仓储档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质仓储档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、仓储档案痕迹化管理的重要性

（一）档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。仓储管理工作实际上就是一个过程控制工作，要保证在仓库当中发生的一切行为都受到科学掌控，已达到预期目标。过程控制的方法和依据就要从痕迹化管理的档案中来，因此，档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。

（二）档案痕迹化管理对于仓储管理工作具有一定的经济价值。信息时代信息的综合数据具有一定的经济价值，尤其在仓储行业当中，数据是仓储管理工作的主要输出结果，数据的来源以及走势都对整个仓储事业有着重要价值，甚至有的带有密级，有的具有一定的经济价值。

（三）档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。仓储管理工作繁琐但呈现出一定的规律性，掌握其规律并制定相应的痕迹化记录，构成仓储档案痕迹化管理，不仅与仓储管理的动态性相契合，并且有利于提高效率，因此档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。

二、仓储档案痕迹化管理的原则

（一）标准化。结合仓储工作实际，按照标准化工作流程建立和管理仓储档案。统一定制或采购不同类型的机关痕迹文档所需要的记录载体如标注卡、统计表、流转袋的格式、材料。通过规章制度、暂行管理办法等形式划定痕迹化记录的时间、范围、具体条目等内容，制度化地制定各?记录的名目，是保证痕迹化管理科学和效率的前提。

（二）时效化。痕迹化管理的重要价值就在于时效性强。只有在各个时间环节做好仓储动态情况的控制，才能保证仓储管理工作有条不紊，也才能在此基础上获取综合信息，对仓储物资做出综合分析，从而对仓储工作作出正确抉择。

（三）精准化。仓储工作繁琐复杂，器具物资的维护、物资装卸过程以及仓库的消防安全系统都离不开检查检录，且必须精确化。唯有精确化，仓储档案痕迹化管理才有意义，否则检查记录只是流于形式，则失去了实质。完善管理体系和明确的岗位职责划分，形成职责分工，将个人岗位职责内容细化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明确，也更加方便平时工作痕迹的完善和保存。

三、仓储档案痕迹化管理方法

关于痕迹化管理的概念，陈舜平先生在《痕迹化管理刍议》一文中指出：“痕迹化管理就是让所有的管理都留下印记，即使是小小的一个环节、步骤都要留有痕迹，以便以后有证可查，还可理解为对管理痕迹的管理，即对于实施管理时所做的记录、图片、电子档案等都需要收集、整理、分类、保存等，以备今后考察。”

（一）采用信息化技术，提高档案信息化管理技术。除了纸质文档，加强电子文档、照片、光盘等多种方式，注重新科技的提升来加强仓储档案痕迹化管理。其一，运用电子文件管理系统的设置、捕获新科技提升文档痕迹化管理技术。其二，运用数字档案室系统的审计跟踪新科技提升仓储档案痕迹化管理技术。运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理。

（二）建立仓储档案痕迹化管理常态化机制。要切实履行仓储档案痕迹化管理，就必须制定相应的规章制度，建立仓储档案痕迹化管理常态化。通过制度管理实现岗位全痕迹信息管理对岗位行为实施全方位的监测、追踪、记录、收集、挖掘、处理全部管理行为痕迹信息，从而减少无形信息的流失，降低信息不对称，进而实现信息对称或接近对称，提高仓储档案痕迹管理效率。

（三）提高档案痕迹化管理人员专业技能。首先，加强专业技能培训。第二，加强宣传教育。最后，通过平时工作中的点滴痕迹、“以小见大”地观察和衡量成员工作的方法、结果和个人的能力，同时加入绩效考评的标准当中，通过各种材料、数据和奖励等平时的痕迹的支持，巩固工作人员个人专业技能的提升。

第2篇

中国艺术研究院图书馆藏音像档案载体数量大，形式多，种类繁、内容广。1997年，馆藏7000小时传统音乐录音资料被联合国教科文组织（United Nations of Science, Education and Culture Organization，UNESCO）列入“世界记忆名录”（Memory of the World Register）称号，成为中国首个入选该名录的项目，也是世界首个以音响档案载体入选该名录的项目。2004年，联合国教科文组织委派奥地利国家音像档案馆资深专家与该馆共同进行“濒危音响档案数字化抢救”实验，馆藏音像遗产的抢救、保护与利用等工作正式启动。同年，国家“非物质文化遗产保护”项目也将这批遗产的抢救列为首批试点。笔者将根据几年来的工作实践，以中国艺术研究院图书馆藏音像档案为例，对这批珍贵音像档案的基本概况、保护收藏、管理与服务等问题进行了梳理。文中将以声音档案和影像档案的内容为主进行论述。一、中国艺术研究院图书馆馆藏音像档案现状与来源

（一）中国艺术研究院图书馆馆藏音像档案现状概况

自上世纪五十年代以来，中国艺术研究院几代科研人员从全国各地陆续采录、收集了大量珍贵的艺术音像资料。截止到目前，馆藏音像档案已逾50000小时，累计13万余件，载体包括蜡筒、胶木唱片、钢丝录音带、开盘录音带、盒式录音带、CD光盘、各种规格的录像带等，其中有近一半的资料属于早期模拟信号的各种记录格式。

中国艺术研究院图书馆藏有19世纪末以来中外10多家著名唱片公司灌制出品的黑胶唱片近十万张，另有英语、俄语等外国唱片万余张，包括钻针唱片、钢针唱片、粗纹唱片、密纹唱片等不同种类，以及78、45、33、16等各种转速的唱片。其中，年代最早的是1896年录制的，极为罕见的“老黄龙”唱片，此外还有百代公司灌制的谭鑫培“七张半”钻针唱片、余叔岩的十八张半等。数万张京剧唱片共收录了570多位京剧名家的唱腔唱段，包括20世纪京剧鼎盛时期的老、新“三鼎甲”、“四大名旦”、“四小名旦”、前后“四大须生”等各流派名家的经典代表作。

馆藏音像档案所记录的内容十分广泛，涉及音乐、戏曲、曲艺、舞蹈等多个艺术门类。就拿音乐档案来说，其内容就包括传统民族民间音乐、文人音乐、宗教音乐、城市大众音乐、出土乐器测音等，涉及到的演唱演奏家多达900多位，几乎涉及到了中国音乐的各个层面，如：采录于全国各地区的汉族民歌，50多个少数民族的民歌，福建南音、白沙细乐、维吾尔族木卡姆、山西套、西安鼓乐等传统乐种，民族器乐曲，戏曲音乐，曲艺音乐及舞蹈音乐等，其中的许多内容现已失传。其中最为著名的要数我院已故著名音乐学家杨荫浏、曹安和先生于1950年在江苏无锡用钢丝录音机录制阿炳的《二泉映月》等6首乐曲。这6首乐曲也成为了阿炳的“世纪绝响”，具有十分重要的历史价值和学术价值。也正是因为这些传统音乐资料所具有的极高收藏价值和学术价值，以及其所反映出的中国音乐学者卓越的学术眼光和资料意识，才使得这7000小时的资料得以被联合国教科文组织列入“世界记忆名录”。

根据馆藏资料的类型，目前这些音像资料分别收藏在三个库房当中。第一个是唱片库，专门收藏各个历史时期、不同材质的唱片，包括钢针唱片、钻针唱片、薄膜唱片等。第二个是磁带库，收藏有音频和视频两大类资料，包括盒式录音带、CD光盘、1/2录像带、3/4录像带、Beta录像带、VCD光盘、DVD光盘等。第三个是戏曲剧种光盘库，收藏有从全国各地收集到的戏曲剧种光盘30000多张，这部分资料与本院自行采集的戏曲剧种资料相结合，使目前馆藏的戏曲资料已辐射全国各地，涵盖了250种戏曲剧种。除以上三个音像资料库房外，馆内还专设有音响设备陈列室，收藏并陈列了录音发展史上各种具有代表性的录音设备，包括手摇蜡筒留声机、发条蜡筒留声机、手摇唱片留声机、电唱机、早期收音机、八音盒、钢丝录音机、开盘录音机、盒式录音机等，其中由美国科学家爱迪生（Tomos Edison）1877年发明的圆筒式手摇留声机堪称馆藏精品。

（二）中国艺术研究院图书馆馆藏音像档案的来源

中国艺术研究院图书馆馆藏音像档案是2002年本院各所资料整合之后的音像资料，大多来自本院音乐研究所、戏曲研究所、舞蹈研究所等机构。总体而言，这些资料的来源大致以下分为几种。

1、自行采集

自行采集是本馆音像资料的主要来源之一。上世纪五六十年代以来，老一辈研究人员开始有计划地进行田野采风，历尽千辛万苦，足迹遍及全国各地，采录了大量的第一手音频和视频资料，这些音像资料现已成为本馆音像资料的主体和精品珍藏。建国以来，本院通过各种渠道收集、采录全国各城市地区的录音资料多达20000余件；“”结束之后，又补救性地收集和采录了3000余盘视频资料。

2、个人以及机构组织的捐赠

接受捐赠是所有博物馆、图书馆、纪念馆等获取藏品的方式之一，本馆也无例外。本馆先后接受了本院老专家以及社会著名人士的捐赠，其中包括梅兰芳、程砚秋等艺术家，涉及的音像载体有黑胶唱片、CD光盘等，此外，还有用于存储音像资料的唱片柜等。

3、转录

由于部分民间艺术的音像资料很难通过采风获得，因此，研究人员便利用各类会演、演出的机会进行资料的采录，此外，还通过电台节目进行转录。通过这一方式也搜集到了一些珍贵的音像资料。

4、购买

本馆也曾有计划、有目的地自行出资购买音像资料。自本馆建立戏曲剧种光盘库以来，为丰富戏曲剧种的类别与数量，我们曾从全国各地联系购买了戏曲剧种光盘逾30000余盘。目前，这批购买的资料加上本院自行收集、采录的剧种曲目，其所涉及的戏曲剧种已达250余种之多。

二、中国艺术研究院图书馆馆藏音像资料的贮藏

所有的档案资料管理工作都具有自身的系统性，在工作流程上都需要具有完整统一性，亦即从资料的收集、分析、整理、建档、登记、贮藏乃至使用，这一系列的操作流程需要有规范的程序和严格的制度。音像档案资料的管理工作更因其自身的特殊属性而有所不同。这里要特别谈谈音像资料的贮藏。

音像资料的贮藏工作是一项艰巨的任务。首先，说一说音像档案入库前的工作。在音像档案正式入库之前，应该认真仔细地对其外观进行检查和归置。此项工作内容的目的是为了检查即将入库的各种音像资料是否出现霉变、是否有机械性的损伤，或者是否出现松弛等现象。如若发现磁带类的音像资料出现松弛的现象，可以用手或者笔等物按其原状慢慢将其旋紧。对于出现轻微霉变现象的音像资料，可以用棉球或者其他柔软物质，蘸少量酒精，在保证不破坏音像资料本身性质的情况下，将霉变轻轻擦去。对于霉变现象严重的音像资料，则要利用专用机器设备对其进行复录后重新保存。音像资料入库前，还需进行初步的清理和除尘，例如，为唱片去除灰尘，要使用细毛刷，切不可使用水或者油来除尘，或者使用专门的唱片清洗设备来进行清洗。音像资料在入库前还需按其属性及种类贴好索取号和各自条码号，这样方能入库贮藏，并按其各自的索取号上架，以利于资料使用时便于提取。

其次，从贮藏条件上说，不同材质的音像载体对贮藏条件的要求不尽相同。大体而言，音像资料库房的贮藏温度应该维持在20℃上下，湿度则应维持在50%左右为宜。由于音像资料大多较难保存，因此对库房条件的要求较高，库房温湿度不宜发生较大变化，尽可能保持稳定，做到恒湿恒温。

再次，就音像资料的摆放方式来说，不同载体也各有不同。黑胶老唱片是极难保存的，依照目前国际上对黑胶片的保存法则，应用塑料封套包住每张唱片，之后竖立放在带槽的柜子里，上面用夹子夹住，每张唱片不得相互接触，不得层层叠置，更不得堆放在一起。因此，这就需要专门订制带槽的收藏柜，否则唱片长久叠压会造成变形，导致彻底损坏。盒式录音带也一样，亦不能叠压存放，必须单独竖立放置。单就这一点来说，本馆的音像资料尚未达到如此严格的摆放要求，但目前正朝这一方面努力。

对于不同时代、不同类型的唱片，要根据唱片自身的属性分门别类进行存放。还需注意的是，一定要保证唱片封套的完整性，不可缺损。若唱片封套内夹有唱词或者所属唱片公司的简介等，必须按其原来的样式进行保存，以保证资料的原始性和完整性。这些唱词或唱片公司简介也是资料不可或缺的部分，具有重要的收藏和研究价值，有时其所提供的信息甚至比唱片本身更为重要。

此外，还需注意的是，磁带属于自身涂有磁性材料、具有塑料性质的物质，在磁场作用力强的情况下，这些物质会被磁场磁化甚至出现退磁、掉磁的情况，可能导致储存于内的信息出现失真等问题，因此，它们万万不能摆放在具有磁场性质的环境中，而应该将其贮藏在能够抵抗磁性的环境之内。

三、中国艺术研究院图书馆藏音像资料的信息化管理与利用

（一）中国艺术研究院图书馆藏音像资料的信息化管理

随着社会的进步，信息技术的飞速发展以及网络化程度的不断提高给档案的传统管理方式提出了全新的挑战。音像档案则更是如此。由于音像档案的实质并不仅仅是载体的物质本身，而是其所记录的动态资料，因此对资料进行全面数字化转储，以及信息化管理成为了音像档案管理中的首当其冲工作。中国艺术研究院图书馆也在音像档案的数字化转储和信息化管理上作出了一定的探索和努力。

自2007年，中国艺术研究院图书馆联合软件开发公司共同研发音视频基础资料管理系统。这个系统的建设一方面是为全面整合馆藏所有音像档案，另一方面也是为未来的读者服务打好基础。如上文所介绍，馆藏音像档案数量庞大，种类繁多，内容广泛，加之其中有部分自行采集的资料所收录信息的详略程度不尽相同，这在一定程度上为系统的搭建带来了困难。为了构建一个完善的、服务于大众的音像档案资源信息平台，音像档案管理人员与其软件设计者不断进行沟通交流，从软件的开发研制到软件各结构的程序设计，从分析用户不同程度的信息需求到软件的功能阐述，乃至网络信息平台的，都尽可能地进行科学合理的规划与设计。在具体实施过程中，由于元数据的种类繁杂多样，难以划分，编目问题曾经是音像信息资料加工设计中的重点和难点。因此，我们以相关国际标准为参照，根据馆藏音像资料的实际情况，对部分编目项进行了修改或增删。目前，这一系统已基本搭建完成，编目人员已开始运用这一系统进行音像档案的编目和审核。但是，该系统中的某些功能还有待完善，某些设计也还有待提高。

除搭建管理系统以外，馆藏音像资料的数字化转储与保护也是一项很有难度且势在必行的工作。2004年，在联合国教科文组织委派专家的指导下，我们积极进行先期实验，于2005年开始启动馆藏音像档案的数字化抢救保护项目，目前已经陆续取得了成果。音像档案数字化工作的首要环节是音源的还放，这就涉及到还放设备的问题。经过多方努力，目前我们已经拥有了不同类型音像载体的还放设备，并根据设备和人员的情况，建立了多个数字化工作站，包括老唱片数字化工作站、开盘带数字化作站、盒式录音带数字化工作站，每种载体的数字化工作站又都配备了数字化审核的程序，以保证数字化工作的质量。其中，视频档案的数字化则全套引进了目前国外权威视频资料采集机构（如中央电视台等）所使用的大洋媒资系统。

（二）中国艺术研究院图书馆馆藏音像档案的利用

众所周知，图书音像档案管理工作的最终目的是信息、提供知识，以读者为中心，为读者提供信息查询服务。随着网络时代的到来，传统的信息传递模式已经越来越不能适应现代社会的需要，这就需要图书馆管理人员在对音像档案管理工作的实施过程中制定出较之于传统服务项目更加具有时代特征的服务措施。事实上，在抢救、保护的同时，我们也在进行馆藏音像资源数据库的建设，充分利用数字、网络等现代科技手段重新实现这批珍贵文化遗产的利用价值，为科研、教学和社会文化服务，实现资源共享。

近年来，馆藏音像资料数字化保护使得这些资料得以被更为频繁、更加合理的利用。如前文所述，馆藏音像档案中的戏曲资料极为丰富，其中有大量珍贵的京剧和昆曲的表演录音和录像。这些重要的戏曲资料为大型国家重点科研项目《京剧大典》、《昆曲大典》丰富了内容，提供了大量音视频资料。此外，我们还为其他科研项目和学术研究提供了珍贵的馆藏音像资料。可以说，馆藏音像档案已基本能够服务于相关的学术研究。

毫无疑问，在中国艺术研究院图书馆努力探索如何更好地为读者服务的过程中，馆藏音像资料的也成为其中的重要内容之一。如何让读者以最安全便捷的方式检索、浏览或下载馆藏音像资料，如何为读者提供音像资料复制服务等等都是需要认真研讨的问题。随着多媒体计算机网络化的普及运用，图书馆音像资料的管理越来越向着数字化管理和服务的方向发展。因此，只有充分了解网络时代多媒体信息技术的运用，掌握此种环境之下图书馆信息资源的特性，并根据实际情况运用到图书馆音像档案管理工作中来，才能提高和完善图书馆音像档案管理工作的工作质量，为读者提供最优质的服务。

图书馆音像档案的收藏、管理与利用至今没有一套规范通用的制度和流程。尽管中国艺术研究院图书馆在音像档案的收藏、载体保护、数字化保护、管理、利用等方面已经做出了不少有意义的探索和努力，但在以全面数字化、网络化为基础，全方位服务于读者，服务于科研的要求和前提下，还有很长的路要走。

参考文献：

[1]李爱晶. 浅谈音像档案管理问题的解决方案[J].硅谷,2010,（18）

[2]白茹,陈丽杰.浅谈声像资料存档工作的价值及音像档案的管理与保护[J]学刊文章.2004,(1)

[3] 郝佳. 影视资料的现代化管理――新影厂影视资料数据查询系统的建立[J]. 中国档案, 2008, (05)

第3篇

1、对工程项目文书档案管理重视程度不够。主要表现在：作为业主单位，重项目建设质量和成本，而对项目建设中的档案管理和文件资料的收集归档往往不予重视，忽略档案记录数据资料对工程质量的阶段反应的功能和对日后使用维护的重要性。作为建设单位，存有应付心理。上应付政府及各管理部门，下应付业主，在项目档案收集、记录、整理上能省则省，不行再补。作为监理单位，则随业主要求去做，业主严则严，松则松，能省则省，过关为原则。

2、工程项目文书档案管理缺乏规章制度和规范程序。文件收集存在随意性、整理不到位、不规范、保存不重视，随意乱放。整体档案管理没有制度遵守，缺乏程序可循，导致文件收集不全，丢失严重，档案作用得不到发挥。

3、工程项目文书档案管理质量不高，个别文书真实性受质疑。由于业主单位要求不严，施工单位缺乏专职档案管理人员或管理人员业务素质低，在档案管理方面存在应付思想等原因，导致存在档案事后补填，仿照同类工程仿造等现象，造成档案质量不符合要求，与工程实际不符。更有甚者，为了项目审批，造假现象不无存在，造成档案的真实性受到质疑，给工程建设和日后使用维护带来无限隐患。

4、工程项目文书档案保存不符合规范要求。尽管业主单位建有档案室，但由于工程施工不是单位的主业，因而工程项目文书档案也就没有成为档案管理的重点，档案管理人员缺乏工程项目专业知识，因此工程项目文书档案管理不能符合规范要求也就成为自然。施工单位对档案管理的重点是关系到自身责任利益的部分，而对全面的建设施工档案规范管理没有积极性。以上原因导致工程项目文书档案保存不全面不规范。特别是对于影像、光盘等信息化档案，没有配备专业设备去保存，往往造成损坏和缺失。

二、规范工程项目文书档案管理的措施

建立工程项目文书档案，规范工程项目档案管理，以此实现对工程项目的规范管理，通过预算计划和工程进度记录档案实现对项目的资金管理；通过监理记录、物资采购合同，实现对项目的质量管理等。这一切的前提是建立规范的工程项目文书档案，并根据工程项目文书档案的特性和存在的问题，提出改进、完善措施，规范工程项目文书档案管理。

1、提高认识，健全队伍，完善各级文控体系。提高认识，重点是提高业主和施工单位领导的认识，把工程项目文书档案当作百年大计去抓，投入资金，完善档案仓储设施、设备，落实专兼职档案管理人员，建立各级文件管控体系，健全管理制度，理顺工程项目文书档案管理程序，做到文件收集与项目进程同步，传递及时准确，数据真实清楚、科学有据。使每个工程档案都成为完整的历史，体现其独特历史背景和不同的文化理念。成为推动建设文明发展的载体。

2、提高档案质量，完善仓储设施。提高工程项目文书档案质量体现在文书档案的科学性、准确性、真实性、完整性和规范化方面。各级专兼职档案管理员要按照建筑档案管理规范和单位管理制度，认真做好文书档案收集、整理、归档、仓储工作。特别是业主单位的档案管理员，要与施工单位、监理单位以及政府各有关管理部门保持沟通联系，及时收集有关资料，监督各有关部门的文件数据的真实性和准确性，为项目档案负全责，为单位项目管理提供详实准确的档案依据。提高档案仓储质量，按照不同的档案载体，采取不同的特殊的仓储办法，如电子档案的防磁化，建设蓝图防褪色等，配备应有的防护设备，保证档案仓储期限和质量。

3、运用科学手段，实现工程项目文书档案管理现代化。档案管理现代化，就是利用计算机办公系统和网络系统，实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性，将纸质档案的目录、编号输入计算机；将电子档案、数字音像档案内容输入计算机，建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统，实现各种档案的快速准确查找、調阅。三是利用网络系统实现档案室与各有关单位的文件传输，做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备，实现档案室安防自动管理。