档案管理概述范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理概述文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

（一）档案管理观念匮乏

长期以来，在中等职业学校从领导到档案管理人员一直都没有重视档案管理。所有人的观念都是存放档案，而不是管理档案。把档案管理当作是一种不需要创新和归类整理的一种简单的保管工作。这样不仅仅会使档案管理效率低下，资料混乱、信息利用率低下。本身档案管理的目的就是为了更好的进行档案资料的查询，能够为以后的学校发展提供更好的条件，这样的简单保管不仅不能达到这个目的，反而浪费人力、物力，违背初衷。

（二）档案管理人员素质不高

由于第一条中所叙述的原因，即领导的不重视，这样就导致了领导委任档案管理人员时的随意性。很多中等职业学校的档案管理工作人员并非专业出身，而且也没有经过必要的培训。这样的工作人员根本不能有效的进行档案管理，无法胜任工作，对档案的分类整理、信息收集、保管利用等业务就更不能落到实处。科技含量高的数字化档案信息系统的开发就更加是难上加难了。

（三）档案管理手段非现代化

一般学校的档案管理手段还处于传统阶段，即手工操作的纸质档案为主的分散管理模式。这样的手段不仅效率低下，查询时候的速度低工作量大，而且在多个学校的档案资料共享过程中，不能够通过现代化技术进行数字化的改革。

（四）档案管理制度贯彻不彻底

根据我国《档案法》的要求，规范各类型的档案管理。但是由于学校领导的不重视，档案管理人员的素质不够高，对《档案法》中的要求不能贯彻到底，这就容易出现相关的档案资料不能上交，或者根本就没有上交的情况。职业学校单位也没有根据自身的实际情况制定出合适自己的《档案管理制度》，以便学校内部的档案管理工作落到实处，更有利于学校自身的发展。

（五）档案资料不完整，设施落后

中等职业学校时常因为经费的缺少，不能给予档案资料管理相应的基础设施。没有跟得上现在发展情况的档案管理设备和相应的空间就不能满足档案管理的要求。这样就会造成档案管理的缺失，资料的不完整和资料丢失的现象。

二、为解决上述问题应该采取的相应对策

为解决以上在中等职业学校档案管理中所存在问题，首先在领导层面就要加强对档案管理的认识，转变传统的思想观念，这样调整这个学校对于档案管理的看法，组织制定一个档案管理的工作小组，专门负责对档案管理人员配备与工作的指导。思想上观念的提高是基础，有了这样的基础，在其他方面的改革就会变得积极主动了。其次是选择专业的档案管理人员进行学校档案管理的工作。配备人员的素质提高了，工作的效率也会相应提高，业务熟练程度也同样会相应提升。同时学校还应该定期对档案管理人员进行档案管理方法和业务能力的培训，只有参加过培训且合格的人才能在档案管理岗位上进行工作。不合格的人员及时进行再培训或淘汰。以上都是对于人员上的建议，随着现代科技的不断进步，各类信息化程度的提高，网络的普及，档案管理也需要从传统的一面转化为现代化的管理。只有适应现代化的管理才能够有助于学校的发展与建设。将传统的管理系统进行革新必不可少的就是要加大有关档案管理的人力物力的投入，更新设备是不可或缺的。结合现代的信息技术，通过计算机进行档案的分类管理。除了纸质档案的保管与管理，还可以建立电子档案数据管理体系，有助于各个学校的资源共享与档案查询。

三、结语

第2篇

1.电力工程档案管理概述

电力工程建设中的资料和数据都比较庞大，档案管理具有非常重要的作用。新形势下的电力工程建设日益增加，电力工程所担负的供电任务越来越艰巨，能否科学地管理好档案直接关系到电力工程建设能否顺利进行。如何归集种类繁多的电力工程档案，提升电力工程成果应用水平，这对电力工程档案的管理提出了新的要求。新形势下，科学合理地划分电力工程档案的类别，建立标准一致的电力工程档案模板以及规范电力工程档案管理流程，是做好电力工程档案管理的关键。

2.电力工程档案管理实施

电力工程档案主要对各类电力工程项目的实施过程、电力工程成果、存在问题及改进意见进行记录，使电力工程的各环节信息记录在案，电力工程项目的质量及效果有据可查，以达到电力工程质量管理、持续改进、扩大电力工程成果应用的目的。科学规范地做好电力工程档案管理工作具有重要的现实意义，而随着计算机技术的快速发展，电力工程档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好电力工程档案管理工作应该从规范化管理流程、档案类别的划分、标准统一的档案管理三个方面着手。

(1)规范电力工程档案管理流程

由于传统的电力工程档案随意不规范归档的模式已经不能适应现代企业的电力工程管理机制，也不能适应信息化形势下电子档案查询的要求。因此，需要根据企业文化及特点，在传统的电力工程档案归档的基础上，引入现代档案管理理念和标准化管理方式，使电力工程档案管理更加符合企业需要。在企业内部建立标准化的流程及归档时限实现整个电力工程资料归档的规范化管理，通过创建纸质及电子档案两种方式，真实有效地记载电力工程的信息，通过信息手段为企业工程管理决策提供有效信息。

(2)科学合理地划分电力工程档案的类别

包括电力工程设计过程、电力工程施工过程、验收过程。电力工程档案应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的电力工程，将电力工程各类档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。

(3)建立标准一致的电力工程档案

电力工程档案的规范统一对于电力工程档案归档、后续查询及成果应用等有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化电力工程档案模板以及电力工程档案装订顺序对于了解电力工程进度、电力工程效果及电力工程评估、改进意见都具有直观性及针对性。电力工程档案应根据电力工程类别分别制定各类标准化、系统化的档案。

3.电力工程档案管理的激励机制

在企业内部通过电力工程档案管理评选的办法，实现“鼓励先进，鞭策落后”，提升电力工程档案的管理水平。开展电力工程档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如电力工程档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀员工进行表彰，同时作为电力工程档案范例进行公开展览并组织学习，促使各电力工程负责部门按照电力工程档案管理规范的要求，督促按时保质地完成电力工程档案工作。另外，对于未按标准、未按要求时限对电力工程档案进行整理的，将列入绩效考核指标对电力工程项目负责人进行考核。

4.电力工程档案管理的意义

电力工程档案的精细化管理是电力企业不断加强电力工程过程精益化管理的一个重要环节。通过对电力工程档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用，促进各电力工程项目的实施严谨有序，注重实效，具有很强的现实意义。第一，电力工程档案记载着电力企业发展过程中的各类电力工程情况，对管理人员研究、了解电力企业整体员工队伍素质及电力工程情况，以及为经营决策提供了支持性证据数据，同时有利于确认企业取得的经营成果。第二，档案是企业的无形资产，是企业在各项电力工程工作中真实的历史记录，电力工程档案本身就是一种重要的资源。过往的一个个电力工程案例、一份份电力工程评估表及改进意见书可以为今后的电力工程提供借鉴，从而可以提升电力工程建设的效率和效果。第三，实行集中管理，统一标准，规范管理，有力保证案卷质量，为电力工程档案的借阅、复印及以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

二、电力工程档案管理中存在的主要问题

1.重视度不够，信息化意识不强

信息化建设尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够重视，信息化意识不强是影响档案信息化的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对其信息化建设以及信息技术的管理应用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求档案数字化，而忽略了相关发展配套技术，这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

2.专业人才不足

在电力工程档案信息化建设过程中，档案管理人员缺少专业化训练，不具备专业的信息化知识，在实践操作过程中对信息的采集、开发与利用缺乏实践经验，从而使档案信息化建设无法理论联系实际，影响了信息化的建设进程。

3.缺乏信息化系统标准，信息基础设施和信息技术开发利用不足

我国档案信息化技术处于较低发展阶段，在实现信息资源数字化、信息化的同时，因缺乏相应的配套服务平台和科学完善的检索工具，从而使档案信息化的建设与利用受到限制。目前要实现电力工程档案信息资源在企业内部共享，必须要统一档案信息系统设计和应用软件的管理标准，同时也要统一电子文件的管理标准和纸质档案的信息化建设及资源共享。

4.设备落后，资金投入不足

由于许多电力企业对档案工作不重视，加之档案管理的经费有限，导致没有足够的资金投入到档案信息化建设中，这成为阻碍档案信息化建设以及普及利用的关键性因素。缺乏信息化建设的必备基础设施，技术得不到提升，系统更新缓慢，影响了电力工程档案信息化工作的发展。

三、新时期电力工程档案信息化建设的策略

1.增强电力工程档案信息化意识，制定发展规划

第3篇

首先是信息化时代的必然要求。在信息化时代，人们对各种时效性强、价值高的档案信息的需求量越来越大，而如果医院未建立档案信息化查询系统，庞大的资料库根本无法满足信息需求者的查询要求，更谈不上使用效率了。其次是提升现代化管理水平的根本途径。随着医院现代化的发展，对信息资源的需求越来越多。然而医院方面虽然在档案信息化方面做出了一定努力，但仍然受到意识、设备、技术等方面条件的约束，实际的工作效率并不高。要想解决这一问题就必须更新传统意识、改革管理方法、更换技术设备，从繁重的体力劳动中解脱出来，花费更多时间和精力研究和提升信息化管理水平。最后，医疗事业可持续发展的不竭动力。医疗事业是一项造福人类健康的伟大事业，从事这项事业要有长远的发展眼光。医疗事业的发展需要大批的建设人才，而档案管理就是为了充分掌握人才的资料，从而合理运用人才，发挥人才的重要作用，实现医院事业的可持续发展。总之，档案管理信息化是非常必要的，不仅有利于医疗卫生系统的发展，为医院造就大批人才，还能够优化信息资源，并延长档案的寿命。

二、推进医院档案管理信息化的具体措施

（一）加强档案软硬件基础设施建设

有许多医院的档案资料仍然是纸质或照片形式存储，这种传统的存储方式对空间、温度、通风以及防火条件等有严格的要求，这种方式的资料存储时间短且存在不安定因素，一旦出现火灾、地震等自然因素，很容易丢失重要的资料。利用信息化存储就能有效避免这种现象，一张硬盘甚至能装下一个图书馆的全部资料，这样就解决了存储空间的问题。为了档案的安全，还可以设置镜像站或选择在互联网服务器上储存，这样安全性就大大提高了。对此，医院要尽快完成计算机、网络、存储及录入系统的建设。

（二）大力推动医院档案数字化工程

我国大部分是公立医院，都有几十年的发展历史，而以往积累下来的资料仍然是传统的纸质或照片，不易保存且检索困难。对此，医院要加大档案数字化的进程，将这些资料利用先进的录入工具转变成数字化存储格式，进而解决传统存储的一些弊端。当前，利用影像录入的PDF格式文件占用存储空间小，而且便于检索，可利用专用软件进行文字的复制和粘贴，是非常值得医院运用和开发的。

（三）建立科学化的信息检索体系

医院要开发高效的检索工具，实现模糊检索、多关键词检索以及多范围、多角度的检索。检索工具的开发可借鉴一些知名的数据库模式，如知网，它的检索系统就是十分高效的。另外，还要充分利用互联网的检索功能，将资料上传于互联网或通过局域网让工作人员随时随地都能检索到需要的资料，最大程度实现资源共享。

（四）开展档案管理人员信息化业务培训

人才永远是基础工作的根本。档案管理工作需要高素质的人才，只有高素质的人才团队才能提高档案管理的水平，实现档案管理为医院管理服务的真正目的。医院档案管理信息化建设的专业性、技术性都很强，亟需一大批事业心强、专业基础扎实、熟练掌握信息科学技术的复合型人才。对此，医院要对档案工作人员进行系统而专业的培训，尤其是计算机技术网络知识、档案数据信息库以及信息设备的运用等方面进行重点培养，提高从业人员综合素质。

（五）充分开展网络共享建设

第4篇

关键词：陈建规划 档案管理 必要性

Abstract: for the development of the municipal files in our country socialist market economy, and promote socialist modernization construction of our country is very significant, it is important to solve economic disputes of the material basis, is also solve the demolition work and old city reconstruction work in an important reference for problems of our country, the construction of modernization in the city has very important function, establish and improve the urban construction file management mechanism, make corresponding management strategy, improve their management way, give full play to the management work of the municipal files positive role.

Key words: ChenJian planning file management necessity

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

改革开放以来，我国的经济建设取得了骄人的成绩，城建规划也取得了长足的发展，随着社会主义市场经济的快速进步，城建规划档案管理工作也被提上了议事日程，在开展陈建规划档案管理工作的过程中，必须要充分重视城建规划的社会效益和经济效益，统筹好各个环节之间的工作关系，建立健全城建规划档案管理工作的统一体系，真正发挥好城建规划档案管理工作的重要意义。

一、加强城建档案管理工作的重要性

1、为我国的社会主义经济建设提供良好的信息依据。城建档案对于发展我国的社会主义市场经济，促进我国社会主义现代化的建设具有很强的现实意义，有效地对城建档案进行保存和管理，能够有力地推动我国城市建设工作的进步，是城市规划、科研、管理、建设及工程扩建、维修、改造等工作中都不可缺少的凭证和依据，能够为我国的城市建设提供良好的信息资源，城市建设工作人员通过对城建档案进行管理和有效地利用，不仅能够减少城市建设工作中的原材料损失率，节约人力、物力、财力，减少建设成本，还能加快城市建设的步伐，为我国的城市建设赢得宝贵的时间。

2、城建档案是解决经济纠纷案件的重要材料依据。在当前我国的经济建设过程中，经济纠纷案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是摆在国家面前的重要课题，我国有十几亿的人口，经济纠纷的案件占据了案件解决人员的很多时间，如果经济纠纷迟迟得不到解决，不仅影响到了公民的根本利益，也会给政府的行政工作带来很大的压力，而在这个时候，城建档案就能起到很好的凭证作用，通过对城建档案进行查证，就能很好地解决经济纠纷的案件，既节省了案件解决人员的时间，又能充分保障公民的自身利益。

3、在拆迁工作和旧城改造等工作中，城建档案起着有力的参考凭证作用。随着我国城市现代化的建设步伐不断加快，各地纷纷开展旧城改造和房屋拆迁工作，在进行这些工作的过程中，难免会出现居民与城建单位的纠纷问题，要想做到既能保障居民的利益，又能促进城建工作的顺利进行，就必须要找到具有说服力的参照物和凭证，在这一过程当中，城建档案就能够发挥其自身的优势，为拆迁工作和旧城改造工作中出现的问题提供解决的依据和办法，促进我国城市化的更好更快建设。

二、城建档案管理工作中呈现出的相关问题

1、档案管理人员对城建档案管理工作没有做到充分地重视。一方面，城市建设单位对城建档案管理工作的重要性没有一个科学的把握，做不到充分地重视，这样的一种工作认识使得城建单位在进行施工建设的过程当中总会抱有一种轻档案、重建设的错误思想，认为城建档案的管理工作没有进行的必要性，在自己的工作范围内严重忽视了城建档案管理工作，缺乏运行城建档案管理工作的有效机制，尤其是在一些建筑类的行业，城建档案管理人员没有实际的业务水平，常常是由工程中的资料员兼职城建档案管理员，缺乏科学的档案管理智能作用，造成了城建档案管理工作中的巨大缺失。

2、缺乏具有专业素质的城建档案管理人员。随着我国城市建设的不断发展，城市建设的工程量日益加剧，城市建设工作中对城建档案管理人员的素质要求不断提高，但是受传统的城建档案管理思想的影响，我国现在严重缺乏能够从事城建档案管理工作的专业人才，当前情况下，很多城市建设单位的档案管理人员大都是由一些资料员进行管理的，缺乏技术技能和专业素质，导致我国的城市建设信息化建设遇到了很多的困难。

3、我国的城建档案管理工作缺乏必要的安全保障。从科学发展观的角度出发，任何一项工作的展开都需要建立安全的保障措施，一般来说，对于城建档案管理工作的开展，首先就要建立好城建档案馆这一特定的档案保存场所，对城建档案管理建立专门的管理机制，切实制定相应的管理制度，我国的城建档案管理工作之所以出现众多漏洞，其很大的一方面原因就是没有建立一个完善的档案管理机构和机制，造成我国的城建档案缺乏统一的管理，在进行城建档案管理工作的过程中，缺乏先进技术的有力支持，没有对城建档案管理工作开展有效的网络技术管理开发和应用，造成城建档案管理工作的效率迟迟得不到有效地提高，因此，在此后的城建档案管理工作中，国家一定要给予大力的技术支持，不断提高工作人员的相关技术技能，以先进科学的技术带动我国城建档案管理工作的有效进展，进而推动我国城市化的建设步伐，促进我国经济的繁荣发展。

结语：随着我国城市化建设步伐的不断加快，城建档案会越来越多，城建档案的管理工作也必须引起有关人员的足够重视，我们要不断加强城建档案管理工作，建立完善的城建档案管理工作机制，制定相应的管理策略，加强对城建档案管理的立法工作，切实实行科学发展观的领导思想，加强对档案管理工作人员的素质培训，提高他们的专业技能和专业素质，促使他们树立正确的人生观和价值观，要求工作人员必须要有强烈的责任心和政治意识，本着全心全意为人民服务的理念，切实做好自己的本职工作，同时，也要加快城建档案管理工作的科技水平，采用先进的数字化信息技术，为城建档案管理建立良好的网络管理机制，树立与时俱进的思想，不断改进自己的管理方式，充分发挥城建档案管理工作的积极作用。

参考文献：

[1] 韩建国. 浅谈效益型城建档案馆应具备的基本条件[J]. 山东档案 , 1998,(02) .

[2] 孔令建. 浅谈取消档案保证金后如何丰富城建档案馆藏[J]. 山东档案 , 1999,(06) .

[3] 任少丽,贾建成,徐广深. 发挥两个积极性 开展多种经营是确保城建档案事业持续发展的保证[J]. 山东档案 , 2001,(04) .

第5篇

【关键词】信息化管理；档案管理；医院档案

随着信息技术不断的发展，信息化的管理也在各个行业得到了广泛的应用。档案管理和电子病历作为医院工作的一个重要组成部分，在医院的工作中发挥了重要的作用。对于医院本身的医学教育、科研管理等都有很重要的作用。随着医学的体制慢慢的改革，并且信息技术不断的进步，档案管理的信息化也成为了大势所趋。逐渐的向着科学化和规范化的方向发展。但是，档案管理的信息化管理本身的过程中也出现了很多的问题。这就导致了医院的档案管理信息化水平和效率都不高。对于如何提高档案管理信息化管理以及信息化进程，促进电子病历的规范化就成为了当前医院档案管理需要面对的一个问题。

一、医院档案信息化环境下档案管理工作人员的素质要求

（一）要有一定的专业基础。在当前信息化的管理环境下，档案的管理不仅仅是从工作的方式上有别于传统的管理手段，在管理的思维上也是需要进行改进的。这主要体现在，在结合传统的医院档案管理理论标准基础上，通过信息化的管理手段和技术，提高医院的档案管理水平。随着信息基础的不断发展，信息的更新速度也在不断的加快，对于医院本身来讲，立足于传统管理方式的档案管理工作已经不能够适合现代化的管理要求，这就需要我们立足于传统的管理方式与现代化的管理手段相结合。所以，相关的档案管理人员不仅仅需要有一定的档案管理经验，还需要有相对完善的医学方面知识，这对于档案的管理工作者来讲是必备的条件。

（二）扎实的信息技术知识。在信息化的环境下，医院的档案管理工作本身是需要相关的管理人员具备比较强的专业素质。这样的专业素质首先就是要求档案的管理人员具备一定的医学方面专业基础知识，同时，随着现代化的管理手段不断的被引入，医院的档案管理人员对于计算机的操作以及相关知识也需要不断完善，在计算机的工作环境下，不管是在医院本身档案的分类、管理方面还是在信息的收集和提供方面，都是要在计算机的基础上进行操作。网络在这样的背景下发挥了重要的作用。医院的档案管理人员不仅仅要掌握计算机的很多基础知识，还要具备比较强的计算机操作能力。所以，在医院的档案管理过程中，相关的管理人员就必须要具备一定的新观念和创新意识，在比较复杂的信息面前要通过不断的思考，勇敢的进行创新。这将有利于现有的资源进行加工和整合，实现信息化管理手段下的最大价值。

二、信息化环境下的医院档案管理策略

（一）改革管理体制，激发档案管理人员的工作积极性。对于档案的管理工作来讲，传统的档案管理工作本身不能够适应现代化的档案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，档案的管理工作就是要从制度的层面入手，以制度的创新带动档案管理工作本身的创新，从医院的角度来考虑，档案的管理工作本身是随着人事制度的改革而进行的。要不断的适应在信息化背景下的知识经济时代要求。改革传统的医院档案管理规定和体制，其最关键的就是要对人事管理制度进行改革。传统的医院档案管理中，人事制度仅仅重视物质的奖励等静态的激励制度，实际的效果却不是很好。所以，我们要营造出比较好的外部环境和外部环境，寻找比较有效的精神刺激，以此带动人事管理工作的效果。医院的档案管理制度要充分的体现出以人为本的思想来，满足人的最基本要求，实现人的价值，追求人的发展，体系出人文的关怀。

（二）创新管理手段，促进医院档案管理的信息化管理。现阶段，通过应用新的基础，实现医院信息管理的智能化要求。传统的检索系统本身只是通过一定的检索工具来实现检索所需求的信息。计算机的检索本身要比手工的检索更加的灵活和快速，所能够满足的功能也是比较多的。但是由于其检索的途径和方法有比较多的限制。这就为很多的工作带来了极大的不便。医院的档案管理工作本身作为医院的发展历史、成果等的方面一个重要的记载载体，已经成为了医院的事业发展过程中一个重要的环节，其有效的推动了医院的医疗制度改革和创新。随着现代化的技术以及信息技术不断的发展，在医院档案管理中的应用已经相对比较广泛。并且随着时间的发展，医院的档案数量也呈现出了几何数量的增长，在网络上的共享技术也支持了网络远程的资源共享。所以，我们结合了医院的实际情况，要针对医生、护士等的查阅要求和查阅习惯等，创新管理的手段，通过现代化技术的应用，实现基于各种习惯的检索，基于内容分析的多方面检索技术，可以有效的满足客户的要求。

（三）创新服务方式，提高服务的质量。服务的方式决定了被接受的程度，而服务的质量将是服务最终目的所在。所以，对于医院的档案管理工作本身来讲，实现服务方式的创新将是能够实现推动医院服务质量发展的重要举措。由于医院的档案管理工作本身的管理内容就是实现档案的查询和使用。在现代的网络环境下，以信息基础作为支撑的信息交互方式已经成为了实现信息查询和交换的主要方式。这就使得我们能够通过医院档案资源的有效整合，实现有序的查询，所以，在医院内部来讲，就要求能够通过档案本身的特点，结合使用者的服务要求，创新使用方式，同时也就为了推动医院本身档案化管理的信息化发展提供了重要的内容。

三、结语

随着信息化技术的发展，医院的档案管理工作效率和评价已经不是单纯的从收藏量以规模的角度出发，而是如何实现有效的信息处理加工以及信息的共享来判断。这就为我们提出了一个比较严峻课题，那就是如何利用现代化技术，开发信息化资源，这也成为了医院的档案管理发展的一个方向。所以，通过积极的探讨信息化在医院档案管理中的应用，推动医院档案管理的发展，提高医院档案管理工作的水平，是十分必要的。

参考文献

[1] 胡果新.浅谈县级医院档案管理信息化建设[J].中国城市经济，2011（12）.

第6篇

【关键词】文书档案管理；资料信息；改进

一般我们所说的文书档案就是团体机关、企事业单位以及一些其他的组织在领导和行政管理的工作中产生的一些文件。这些文件都需要归档保存，而这些工作都是文书档案管理部门的工作。所以说文档资料的可靠性、完整性和安全性与文书档案管理者工作的能力和水平有着很大的关系。只有让文书档案管理工作与时代共同进步，不断地改进和完善文书档案管理工作中存在问题，才能更好地将文书档案管理系统不断地创新，与整个工作单位的运转保持在一个步伐上。

一、文书档案管理工作现存的问题

（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。

（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。

（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。

二、文书档案管理工作改进的方法

（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。

（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。

（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。

三、结束语

文书档案的管理工作是一个很细致的工作，代表了一个工作单位的各项工作运转的情况。将文书档案管理模式与现代化的科学研究成果相结合，实现更为科学化和智能化的文书档案管理模式。与此同时，对文书档案管理人员做出标准化的培训，以便更好地管理文书档案工作。

【参考文献】

[1]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014（04）:157.

[2]卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资,2013（Z4）:47.

第7篇

一、文书档案管理工作现存的问题

（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。

（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。

（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。

二、文书档案管理工作改进的方法

（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。

（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。

（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。

除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。

第8篇

[关键词]档案管理；信息技术；发展思路

随着计算机信息技术的高速发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，档案信息电子化是档案管理规范化、现代化发展的必然趋势。

一、档案管理信息电子化的内容

计算机档案管理系统的功能：主要是对各种电子文档和实物档案进行管理，对各种借阅要求进行控制。档案管理主页面由四部分组成：搜索引擎、最新开放档案列表、用户已经借阅到的档案列表、用户已填写借阅单，正等待档案管理员批准的档案列表。

1.档案查询。档案查询有简单的标题查询和高级查询，在标题查询中，通过关键字，可以查询所有档案标题中包含此关键字的档案；点击高级查询，在查询条件录入窗口，按照查询者的要求将各种查询条件任意组合，并且支持模糊查询。

2.查看最新开放档案。在最新开放档案里能够找到所有开放和内部传阅的档案的标题，如果用户有权限，还可以找到保密档案的标题，而绝密档案只有档案管理员才有权利对档案的标题进行查询。

3.档案维护。档案管理员可以通过系统中一些功能执行 “档案维护”。档案使用者（任意用户）也可以通过“档案上传”的超链接，上传自己认为值得存档的资料。由用户上传的资料由档案管理员进行审核后可正式存档。

4.分类管理。对该分类进行四项操作：删除、添加新类、改名、转移。

5.录入档案。档案管理员可以手工录入电子档案和实体档案，标清楚标题和档案分类号，还可根据用户单位的需要填入其他信息。

6.待归档案列表。把从“公文流转”模块归档过来的文件和用户上传的档案正式入档。用户（有相应的管理权限）可以在档案录入界面根据需要填写相应选项。

7.借阅单列表。用户借阅须填写“等批借阅单”，管理员可以对借阅期限进行修改，然后可进行“批准”或“拒绝”操作。

8.实物领取管理。在用户的某一实物档案借阅申请被批准后，可以进行以“借阅人”和“档案标题”为查询条件的实物领取查询，当用户来领取实物时，可选择“已领取”，或者“删除”来对其进行取缔。

9.档案使用列表。显示所有处于借阅中的档案，可以通过以“借阅人”和“档案标题”为条件的查询了解档案的归还情况。当用户来归还档案时，点击相应的“已归还”，或者单击“删除”来对其档案进行取缔销毁。

10.借阅记录。显示所有历史借阅记录，便于以后进行查询。

11.档案查找。显示所有保密级别的档案（包括绝密级别）。管理员可以在档案列表中，进行修改或删除操作。

二、电子文件档案管理中存在的问题

1.在电子档案使用中出现的问题。电子文件的生存基础是网络，同时它也是引起管理问题的根源。与手工处理方式相比，计算机网络在保密防护方面有三个弱点：一是数据因可访问性而容易被终端用户拷贝下来，不留任何痕迹。二是信息因聚生性而出现弊端。当信息以零散形式存在时，其价值往往不大，一旦网络将大量关联信息聚集在一起时，其价值就不可估量了。三是网络因病毒和黑客的存在而难以设防。给保密工作带来极大的困难。

2.电子档案的对档案的原始性、真实性能以保证。传统的纸质文件一旦形成，在保管好的情况下，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化，其原始性和真实性很容易保证。电子文件建立后，其内容和形式是相对独立的，存在很多可变化的因素，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整。

3.电子文件的法律效力难以界定。通常文件如纸质文件、文件的缩微品等的法律效力都是与其载体相关来确定的。光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难，目前国家尚未出台法律明确电子文件的法律效力。

三、电子档案管理的发展思路

1.随着软件供应商开发出“大规模图文资料数字化”的系统，可以对以往所有的档案进行电子化处理。把纸质文件扫描后压缩为光盘存储，且可以通过关键字、词或逻辑检索。并且做好备份，分开异地保存，这样既方便档案的查阅和使用，又可以大大提高档案的安全性。

2.电子档案极易受到保存环境的影响，要加强对电子档案进行归档保护的措施。档案管理者要对所保存的电子档案，每年进行一次定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。进行严格管理，建立相应的维护管理档案机制，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

3.实现档案信息电子化，对档案信息管理人员的素质有很大的要求，只有运用好现代化设备，才能充分发挥作用。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。要培养和发现现代高技术人才，尤其是档案、信息处理复合型人才，为档案信息电子化的发展提供更大的空间。

参考文献：

[1]夏凤娟, 李净仪. 关于企业档案信息数字

第9篇

关键词：房产档案，信息化，管理，系统

Abstract: in this paper, according to the author years of work experience, combined with the house property archives information management characteristics and importance, house property archives in the informatization construction of several suggestion, only for reference to fellow.

Keywords: house property archives, information technology, management, system

中图分类号:G271文献标识码：A 文章编号：

0引言

以前，我们一直使用传统的人工方式来管理文件档案，管理水平停留在纸质介质的基础上，这种传统的方式存在效率低下和查找时间长、共享信息差、差错率明显比较高和对库房要求很大等缺陷。传统手工处理方式已经过时，不能适应新时代的房产档案管理方式发展的需要。

随着信息技术的发展及应用，以计算机为基础的信息管理必然要取代传统手工方式。信息化管理房产档案已成为一种趋势，同时也是提高房产档案管理利用效率重要途径之一。房产档案信息化管理是现代档案管理的必然趋势，它不仅是权属登记、房地产纠纷仲裁、房产交易、史迹考证、解决房产纠纷的重要依据。对于管理者和决策者来说，城市房地产管理发展也是至关重要的。

1、房产档案管理信息化的重要性

房产管理部门一般都保存了近代和现今的房产档案资料，并担负着收集、管理与提供房产信息的责任。长期以来，它为政府、为人民提供了准确而可靠的基础资料。从业务上看，房产档案信息管理具有量大、复杂、更新快、用途广的特点；而传统的房产档案管理方法全部是依靠手工收集、整理加工，周期长、消耗大，纸质存储，占据空间大，易磨损、检索费力费时，无法进行深层次的日日臻完善，更无法满足信息共享，已经不能适应时代的发展。通过网络为支撑的计算机技术，可以极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，更好地为为房地产经济发展服务。在我国全面建设小康社会的战略中，为城市建设和房产档案管理信息化带来了机遇，同时，房地产交易的逐渐火爆，使查阅房产档案的需求也逐步的增多。就以某市房屋产权交易管理中心档案馆数据统计为例，近几年，仅因房产权属登记的档案调阅量就平均每年近10万条，这还不包括抵押登记、法律纠纷和房屋拆迁等其它原因的调阅。房产档案最根本的作用就在于为物权确认提供依据，房地产登记的基础来源于完整准确的房产登记档案，每一宗交易行为的确认都离不开房产档案的利用和管理，房产档案有效地维护着房地产市场的健康发展。提升管理水平、提高工作质量和效率，是房产档案管理系统的一个极其重要的环节。

2、房产档案信息化管理特点

随着房产档案信息化管理和现代化建设的深入，计算机网络技术在房产档案管理领域的普遍使用，大大提高了档案管理的工作效率.也使房产档案信息化管理明显优越于其他的档案管理，具有自己的特色。

2.1档案资料数字化和专业性

房产档案信息化的基础管理就是将档案实体与日常服务分离，档案实体被作为原始的凭证入库保存，以一次房产登记为宗，建立房产档案数据库，并与各种载体的档案资料转化为电子数字化形成的相应图像进行无缝挂接。大量的信息被计算机处理和程序识别，用这些信息构成相关的信息化管理数据库，建立房产档案信息管理系统。实现对信息转变为日常服务，主要利用存储于计算机中的集图、文、像于一体的多媒体信息。其专业性为房产管理部门负责房产登记工作，房产档案是房产登记活动中形成的真实记录，其房产权属登记和交易管理工作是依照一定法规进行的，是其它任何部门都不能代替的，房产登记部门是产生房产档案的专业部门。房产管理工作，面广量大，政策性强，形成的档案材料专业性强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，以簿、图、档为主要内容的房产档案在管理上也有自己专业的管理方法。

2.2信息传输网络化和动态性

房产档案信息化的核心是利用网络进行信息交流传递，达到实现信息资源共享。借助计算机技术在网络应用，可以使档案一经产生就能马上在网上综合利用，省却了传统意义上那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，确保信息价值最充分的利用。通过网络将图形库管理、产权管理、档案管理有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络里完成，有利于快捷方便地完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序，显著提高档案管理工作的效率。房产档案形成后，房产权属情况并不是一成不变的，随着房产的买卖、交换、赠与继承、分割上、裁决等交易行为使房屋产权不断发生变化和房屋的新建、翻建、改建、扩建等房产变更。因而，房地产档案处于不断变更和转移之中，具有很强的动态性。只有全面真实地反映房屋变化，才具有其利用价值。

2.3查询应用智能化和图档结合

充分利用计算机网络技术和现代化设备，使房产档案信息存储都实现数字化管理，这样可以使档案信息网上智能化检索，浏览快捷方便，效率高，节省了很多人力物力，可以随时查阅所需要的房产信息，并可在必要时进行联网传输，为物权确认提供重要依据，是房地产登记的全程工具。有效维护房地产权利人的合法权益，促进房地产市场健康发展，为加快城市建设提供信息服务。在房产档案管理中形成了以簿、图、档为主要内容的产籍，房屋权属情况并不是一成不变的，登记簿是房屋权利归属和内容的根据；图包括分层分户图平面图、分丘图平面图等反映权利状态范围，形象直观；档指狭义的房产登记文字材料，弥补了图的不足，反映产权的来龙去脉，详尽细致，真实可靠。如果图离开档案，就失去了它的权利归属含义；反之，档离开图，权利范围则不明。只有图档结合，才能真正把权利反映清楚。

3、房产档案信息化建设中注意问题

3. l房产档案信息一定要遵循真实完整的原则

管理档案者可以通过扫描仪导入房产登记资料等图形文件和对不同格式的数据进行编辑处理，通过专网提供档案利用服务，并与房屋登记、市场管理、测绘等相关部门的信息系统实行联网，进行数据交换或共享。房产档案是整个房产物权管理过程的完整历史记录，记录必须与实际相符，记载的权利人、权利范围必须清楚。真实完整性是房产档案的生命，也是发挥档案现实效用的基础和前提，每类原始登记材料产生都有一定的规律，按照一定顺序排列，形成系列化，具有成套性。把工作中直接形成的文字材料、图、表及各种帐、册和原始凭证收集齐全，整理到位，使档案信息的内容丰富、翔实、完整，使之在经过建立、利用后仍保持与原始状态一样，全面整体、准确、系统地反应房产自然状况和权利状态。

3.2档案信息系统需设置房产档案变更、修改模块

房产权利和房地情况并不是固定不变的，具有极强的动态性，所以房产档案也是就成了“活”档案。物权管理要求簿、档、图与房产现状始终保持一致，房产档案必须作相应更改，档案目录随档案材料作动态注记。房屋产权变更转移、灭失的原产权档案数据可以利用汁算机进行修改和调整，形成产权变更数据目录，从根本上确保房屋产权档案数据库的完整性和准确性。

3.3建立个人住房信息系统

房产档案信息作为一种重要的信息资源，是国家档案信息资源的重要组成部分，加强开发利用，对于落实科学发展观，推动经济社会全面发展，构建和谐社会具有重要的意义。建立覆盖各市、县在内的个人住房信息系统，逐步实现省辖市一个独立的信息系统平台、一个数据库运行模式和全国范围内信息的互联互通。政府和在关部门通过利用房产档案，以房产档案为凭据，可以解决很多在城市建设中出现的问题，对国民经济发展和生产力发展发挥举足轻重的作用。

第10篇

摘 要 青铜峡水电站技改工程项目档案是青铜峡水电站科技档案的重要组成部分，是全面鉴定工程质量，对设备进行运行和维护的重要依据。本文从技改档案存在的共性问题，建档控制措施、竣工档案资料编制中需注意的问题进行了阐述。

关键词 铜峡水电站 工程 档案管理

青铜峡水电站是一座以灌溉、发电为主，兼有防洪、防凌功能的综合性水利枢纽工程。青铜峡水电站技术改造工程于2010年全面启动。改造后，电站灌溉、防汛防凌、设备自动化水平等都将大大提高。目前我公司已经顺利完成了伍台机组的全面技术改造工作。本公司形成的技术资料已全部组卷完毕。现对工作中存在的问题进行简要阐述。

一、技术改造档案管理存在的共性问题

1.建设单位往往强调抓工程建设而忽视资料的整理工作，在技改过程中，由于工程建筑物是实体，属于硬件，因此参与技改各方都积极关心工程建筑物的质量，进度等，不论是领导，员工目光都聚焦到实体工程上！而工程资料是一个软件，往往被忽视，往往都是到了最后竣工验收的时候再加班突击各项资料，补充各种文件等，因此，分公司以及有关部门领导，技术管理人员等，对竣工资料的整编的态度和重视程度是能否做好资料的关键。

2.日常的资料管理不规范，在施工过程中，对于平常的资料管理单位一般也花费了一定的人力、物力和财力，也做了相当一部分的工作，但这些工作都是侧重于满足日常工作需要，由于资料管理的深度不够，依据规范程度较低，在最终整理资料归档时，很多资料都需要重做，还要找当事人办理签字，再一次造成了时间，人力和财力的浪费。

3.档案管理制度不健全，目前，宁电分公司虽然建立一些关于档案管理方面的制度，但是，一般都不系统不健全，阻碍了资料整编工作的有效开展，给后续归档工作造成了很大困难。

二、技术改造档案资料整编和归档工作对策

1.建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实现现代化管理的必要条件。施工阶段是档案资料形成、积累和归档的关键时期，作为建设单位首先要主动与上级档案管理部门取得联系，在档案业务上及时请上级档案管理部门的人员进行现场指导和工作协调，同时在上级档案管理部门的支持与配合下，对监理施工、安装等单位的专兼职档案员及相关技术人员进行档案短期岗位培训。

2.坚持档案工作于技改工程建设同步进行。坚持同步管理就是要求技改文件的收集整理归档和技改档案的验收，要与技改项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。特别要做好技改文件的收集工作，它是技改档案工作的基础，必须从源头开始就抓好。在工程建设各阶段中，档案的形成、收集、整理都要同时跟上；技改工程项目竣工验收前，一定要首先进行技改档案资料的专项验收；工程竣工验收时，提交合格的竣工档案要与竣工验收同步进行。

3.技改项目施工及安装文件的管理。为保证工程施工和安装资料在工程竣工时顺利移交，应狠抓平时资料积累工作。项目建设单位档案管理人员要做好监督、检查、指导工作，积极协助指导施工单位实行文件包制度，加强施工记录、资料的及时收集。并且定时组织施工、监理单位工程质量管理及资料管理主要负责人进行文件包制度执行情况的检查。发现问题，及时向施工单位下发整改通知。并监督整改落实情况，从而可以确保施工过程资料及检验文件齐全、完整。

三、对施工单位归档工作的建议

1.建立完善的资料管理制度，施工单位的资料整编应当从工程施工开始就设置专门人员在施工的整个过程负责收集、整编和移交所有相关资料，同时，按照国家和相关部门的有关规范和标准制定相应的管理制度，不但设置专人负责还要把责任落实到人，资料的形成，日常管理，收集整编一直到移交保管应当是一套完整的制度，在整个施工过程中，由于情况不断发生变化，资料的整编工作还应当根据工程的具体情况及时的补充或调整资料管理制度。

2.加强人员学习培训，为了切实提高资料人员和管理人员综合水平，在施工过程中，施工单位应当对工程技术人员和行政管理人员进行重视资料管理和整编方面的培训和学习，通过对档案知识、归档范围进行系统培训，使他们变成即懂技术又懂档案管理的复合型人才，只有懂得档案方面的相关技术和要求，才能在平常的工作中高标准的做好基础资料。

3.严格过程管理，定期开展档案专项检查，定期率相关处室到各监理施工单位，对其档案资料整理情r进行检查，听取档案资料整理过程中的问题和建议，尤其在单项工程能够竣工验收进入高峰时，要每月到各单位现场检查指导，通过检查，一是提高各单位对档案整理工作的认识，督促各单位落实档案整编人员，二是掌握各单位档案整理情况，规范了档案整编要求，加快了整理进度，三是检查各施工单位档案资料编制规范性，及时制止弄虚作假现象，催促整改不符合要求的地方。

四、结语

通过几年来对水电站技改工程资料整编的具体实践，深刻体会到工程项目竣工档案必须从工程项目开工之初抓起，实行“三同步”；建立相应的竣工档案管理制度是做好工程档案工作的基础；加强档案意识宣传教育工作，把工程项目竣工档案工作列入施工的全过程。只有这样才能完整、准确、系统地收集和编制电站技改工程竣工档案资料.

参考文献：

[1] 刘翠霞，李连生.浅谈小型水电站技术改造要点及施工管理[J].工程技术：全文版，2016（8）.

第11篇

【关键词】电子档案 现代化 档案价值 管理措施

一、档案管理

近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。

二、电子档案的管理原则

（1）规范性原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。

（2）效率原则。档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。

三、档案管理工作中存在的问题

档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：一是档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。二是管理人T的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。三是档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

三、应对和研究措施

（1）档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。

（2）增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

（3）加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。

第12篇

关键词：文书工作 档案管理 教学特征 教学改革

        0 引言

        文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

        文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。 

        然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

        1 转变教育观念，完善课程体系

        传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

        2 积极探索研究，改革教学方法

        文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：

        2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。

        2.2 加强实践教学 在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。

        2.3 探索新型教学方法

        2.3.1 范本教学法 俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。

        2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。

        2.3.3 实物演示法 俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。

        2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

        3 加强“双师型”教师队伍建设

        受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

        将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献：

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[j].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[j].秘书杂志.2005（12）.11-14.

[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[j].职业教育研究.2007（7）.85.

第13篇

【关键词】图书馆 档案管理 问题 改进措施

随着信息技术的发展，大量的信息处理已经脱离了手工操作，在图书档案管理方面，传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。中职学校图书馆档案管理工作存在诸多问题，急待改进。

一、中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题

（一）对图书档案管理重视不够。长期以来，相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区，认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解，忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。

（二）图书馆设备太落后。学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。

（三）图书馆制度不健全。中职学校在管理中虽然制定了使用与本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一禄准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理混乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。

（四）图书馆管理不到位。在中职学校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的仲好似，主要表现在几个方面：一时缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作；二是大难管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识单薄；三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。

（五）利用不充分。图书馆是中职学校的窗口部门，图书馆的工作会产生大量具有保存价值的档案材料，为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料，对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后，许多学校的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用，造成了图书馆但当唉资源的浪费。

二、改进中职学校图书馆档案管理工作的措施

图书馆档案是中职学校图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着一个学校图书馆在每一个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代划管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。

（一）领导重视。领导重视是搞好中职学校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理的怎么样，与学校领导的重视程度有很大关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。

（二）配备专职档案管理人员。学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作；另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个关节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。

（三）配备先进的软硬件设施设备。硬件是提高中职学校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备；按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。以提高工作效率。在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录入计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

（四）建立健全档案管理制度。建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。图书馆应根据国家有关档案文件规定，结合学校图书馆的实际情况，制定出科学的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，建立健全各项规章制度，使档案管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。建立健全档案管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性；第二，简明实用；第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工；第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

（五）科学分类。科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门，内容等，分成不同类别。一是党群类。包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类。包括个业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类。包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找利用。

（六）电子归档。档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，已尽快实现档案信息化管理。

（七）提高服务水平。档案管理人员要树立“工作就是服务“的观念。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。

中职学校图书馆是学校的重要组成部分，也是学校档案的重要组成部分档案管理工作不是一朝一夕的工作，而一个漫长的从观念到技术再到实际应用的过程，是中职学校基础建设的一部分。在中职学校的横向比较过程中，除了办学的师资力量，现代化的校园管理方式也是学校综合能力的集中体现，因此图书管理工作对学校的和总体实力是非常重要的做好中职学校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平，对学校的教育和科研都起着十分重要的作用。

参考文献：

第14篇

关键词:高职教育;文书工作与档案管理;教学改革

《文书工作与档案管理》作为高职文秘专业的一门必修课程,紧紧围绕文秘人员的一大工作重心“办文”。虽然大家都深知这门课程的重要性,但提起对课程的兴趣及掌握程度却又让许多高职文秘专业的学生感到无奈。究其原因,笔者以为关键在“教什么,谁来教,怎么教”的问题。

一、课程现状

一方面,该课程近年普遍使用的教材是高教社出版的高职高专专用教材,该类教材的编委会中确有一些高职院校参与编写,但教材内容体系却一如既往地沿用本科院校的教材模式。尽管教材编写旨在突出高职特色,教材内容也的确紧紧围绕文秘从业人员办文需要展开,但依然存在理论过多、实践不足等问题。

其实,分解来看,该课程包含了文书工作与档案管理两个板块,这两块几乎完全涵盖了秘书工作者所有的文字、资料处理工作,对文秘人员是相当重要的。首先我们看文书工作板块,教材对文书工作的体系、结构、法规、流程等讲解极其全面,然而对公文撰写及文书工作具体处理这两类文秘人员最需具备的能力讲解与练习却远远不够,明显存在重理论基础轻实践练习的问题,使学生对理论一知半解,对实践又不知从何入手,完全不适合高职学生的学习模式。其次是档案管理板块,它以文书工作为前提和基础,在办公文书基础上对文书资料进行整理保存以备查考利用。该板块不仅存在档案基础理论过多、业务知识较少的问题,更重要的是教材中的一些理论在实践操作中已经明显过时,学生学习到的都是些陈旧的理论、方法,既不符合档案管理发展趋势,更不利于毕业生就业。

另一方面,教授该课程的教师多为普通高校毕业的档案及相近专业,或者有些甚至直接是文秘专业其它教师兼任,鲜有真正从事秘书行业或者档案管理实践工作的的人员执教。许多教师尽管一直在从事该课程教学,却从未真正参与的实践工作,只能在专业理论基础之上利用“想象”模式外加互联网搜索获取相关实践知识。不可避免地带来了讲授课程理论有余,实践不足,或者知其一不知其二等问题,无法对学生学习进行深层次指导,直接造成了高职学生对该课程兴趣索然,想学学不好,无法真正达到教学目标,教师和学生都陷入“教师不愿意教,学生不愿意学”的两难境地,导致有些学校甚至打算从教学计划中取消档案课程的设置。

二、改革措施

1.转变教育理念

《文书工作与档案管理》课程作为高职文秘专业的必修课程,其重要性不容忽视,但高职教育的特色要求我们在坚持理论学习的同时,必须敢于抛掉过去那套陈旧的传统教育理念,树立以能力为本的观念,积极培养学生的动手能力、实际解决问题的能力和创新能力,构建新型人才培养模式。高职《文书工作与档案管理》的教学目标应该是:以就业为导向,加强理论指导,强化实践学习,着重技能培养,为中小企业、机关团体输送高质量文秘人才。

2.调整课程内容

作为高等职业教育课程,其特有的教学目的决定其教学内容必须区别于传统高等教育的理论化和研究性,它可以没有“大道”,却必须“包罗万象”。《文书工作与档案管理》作为高职文秘专业一门实践性很强的课程,要想真正实现学生在文书处理与档案管理方面技能的提高,课程内容设置上必须坚持“实践为主,理论为辅”的原则。理论知识应该表现得更浅显易懂,可以通过“演绎―归纳”的方式紧密结合工作实例展现各种理论知识,让学生对一些关键核心概念及理论的了解从凭空想象到跃然纸上;切忌面面俱到,更毋须论述十行,尤其需要紧抓职业发展脉搏,从市场需求出发,深入市场调研,全面了解用人单位对文秘人员的要求。对新理论新技术要及时更新,为学生就业提供良好保障。高职院校培养的大部分文秘专业学生毕业后都陆续进入我国一些中小型企业,从事文职人员等相关工作,他们主要负责公司文件的形成与办理,年终文件的立卷归档,同时,辅助领导进行决策和日常管理,又需要查阅大量档案资料,因此课程内容应该增设结合秘书工作实际展开的文书与档案管理相关实践工作内容,增加文书业务工作、企业档案及各类新型载体档案管理等相关内容。

3.优化师资队伍

高职院校应该在充分分析文秘专业师资队伍现状的基础上,加强队伍建设,这是提高教师个人实践能力,积极培养双师人才的需要。不仅要通过资格考试等方式设置职业教师准入制度,还应通过具体的实践考评标准进行资格检验,积极倡导教师投入企业进行业务能力锻炼。首先要把教师打造成行业专家再来教书育人。这就需要高职院校加强与企业合作,创新校企合作模式,学校可以为企业提供员工培训,企业更可为学校提供先进技术和专业人员,在校企之间鼓励形成人才的双向流动机制,最大程度地提高师资队伍的综合素质。

4.变革教学方法

传统的《文书工作与档案管理》的课程教学,教师主要采取理论讲解为主,案例分析为辅,课堂死板,教学形式单一。久而久之,导致学生产生厌学、弃学心理。要想真正把这门课程讲活,让学生学活,一方面教师应该努力提高个人实践能力,另一方面更应该从职业特色入手,积极尝试不同内容的不同讲授方法。

(1)学科引入法。作为高职文秘专业的必修课,文书与档案是文秘工作人员的重要工作内容,但学生对文书工作与档案管理十分陌生,要想培养学生的学习积极性,提高学习效果,教师一开始可以从学生熟悉的生活中汲取素材。比如,一些著名的文物档案(如甲骨文等),一些根据档案记载拍摄的历史剧,一些新闻题材中涉及的名人档案,学生自己的学籍档案等等,通过对这些资料的整理、存档增强学生的档案意识,让学生认识到档案与我们的生活息息相关。

(2)实物演示法。大部分学生在学这门课程之前,从未接触过真正意义上的文书与档案,教师可以通过挖掘多种资源,比如学院的收发文登记簿、上级机关来文、档案室具体档案资料等,为学生提供实物、图片或者利用PPT进行演示,让学生产生直观认识,为以后的学习打好铺垫。

(3)案例分析法。案例分析法的引入以“浅入深出”的方式,在一个个鲜活的案例中让学生在对文书工作与档案管理形成双重认识,并且不同的内容可以采用不同的案例分析法。比如公文行文规则,可以通过正反案例比较,引导学生确立正确的行文规则;比如文书处理流程,则可以通过情景模拟进行案例分析,以某一具体公司,具体文件为例,帮助学生进行不同的角色扮演深入文档工作现场。通过“演绎―归纳”的方式在模拟中学习知识、发现问题,既能培养学生勤思考,善分析的解决问题的能力,又能让学生对抽象空洞的理论知识有更全面深刻的认识。

(4)实践教学法。对高职学生而言,学习最重要的目的是学以致用,《文书工作与档案管理》这门课程是一门实践性很强的课程,但由于教学条件的限制等因素,实践一直处于尴尬境地。教师完全可以利用一些本校本土资源,充分开展实践教学。一方面可以通过参观学习的方式,带领学生参观学校文书处理部门的工作流程,参观每份档案的整理归档环节,小到装订编页,大到修史编研,还可以带领学生参观当地各个级别的档案馆,通过观摩及业务人员的现场讲解对档案的存放、检索、利用等进行全面了解,激发学生的求知欲望。另一方面学生要想真正掌握文档技能,必须亲自动手实践操作,学校及教师应该充分考虑学生以后的就业环境,加强与企业合作,安排学生到公司、企业一些文档部门进行实习操作,让学生既更早更快接触现实工作环境,又全面参与具体文档工作流程。这既是对书本理论知识的强化,更是增强了学生的实战技能,在实习过程中发现新问题,掌握新技术,从专业技术操作能力、职业道德规范能力、管理协调能力、基础能力方面综合发展,为以后的就业做全方位铺垫。

参考文献:

[1] 王秀芝.《档案管理学》教学改革培养应用型人才尝试[J].辽宁师专学报(社会科学版),2004,(3).

[2] 王琦.谈《档案管理学》课程中的实践性教学环节[J].扬州职业大学学报,2007,(1).

第15篇

1 科技档案管理数据化与自动化改革的必要性分析

1.1 时代潮流发展的最终归宿

如今已经进入信息化时代，获得信息的及时性和准确性所呈现出的意义和价值越来越高，因此，科技档案管理工作也必须将信息的管理推向一个新的高度，不能恪守陈规，一直以传统的方式和手段进行档案信息管理。尤其是进入了二十一世纪之后，云计算、物联网等新名词的出现以及相关技术的革新，使得传统管理模式下的档案管理难点和问题迎刃而解，以数据化、自动化信息管理系统取代传统纯人力信息管理系统已经是大势所趋。

1.2 事业单位体制变革的重要内容

事业单位为了能够更好的实现自身的发展也会在原有的模式上针对时代的发展和社会的需求做出相应的能动性变革，而变革的一个重要部分就是包括引入电子数据系统、供应链管理系统、事业单位资源管理系统等在内的信息化管理系统。档案管理工作作为事业单位基层工作重要的一部分，掌管着整个单位的数据和信息资源，自然也需要做出相应的模式改革，以适应单位内部整体变革环境，并以自身的改革来促进整个事业单位变革进程的发展和深化。

1.3 档案管理工作体系和模式发展变革的需要

在传统的档案管理模式中，想要进行相应的信息查询需要的步骤复杂，时间冗长，大大降低了工作的效率，而这种低下的工作效率已经无法满足现代社会高节奏的需求，因此档案管理工作必须进行方便快捷的数据化和自动化改革以适应高速运转的单位机制。同时这种自动化的档案信息管理模式也能够减少很多人力管理模式下的错误和纰漏，还可以通过网络预警机制保证单位信息的安全性，提高事业单位的发展能力。

2 科技档案管理数据化与自动化改革的主要内容

2.1 科技档案管理数据化改革的内容

在进行科技档案管理的数据化工作时，主要需重视现代科技背景支持下的扫描技术、数据库技术、数据加密技术、身份认证技术、网关认证技术等等对于档案信息数据化进程的推动作用。信息是一个单位最重要的无形资产，而将信息数据化并更好的管理则有利于这些资产的价值最大化，更好的服务事业单位的基层工作。

2.2 科技档案管理自动化改革的内容

自动化相对于数据化而言体现着档案管理模式改革的更高水平。用于实现自动化改革的技术主要有电子标签、OCR识别、数据自动处理以及数码扫描识别等等，这些技术可以使信息的存储和系统化归集不再需要更多的人力资源介入而自动完成，同时还可以完成人力所难以或者无法实现的大数据处理、批量数据整理等工作，大大节约了人力和财力。

3 科技档案管理能动性改革实现的措施

3.1 档案管理系统流程结构重置

“流程结构重置”即在数据化和自动化改革的过程中和改革结束之后对档案管理工作的各个环节依据具体改革的现状重新安排，设计适合于改革后档案管理模式的工作职位和各个职位的具体职能，从而提高人力和技术的契合程度，提高档案管理工作效率。流程结构重置工作主要包括业务流程优化和业务标准制度化两个主要模块，除此之外还要加强档案管理工作环节对于网络技术型人才的培养和利用，加强日常工作中对网络稳定程度和信息安全性的维护。

3.2 深化扩展档案管理服务功能

档案管理工作模块作为事业单位的基础工作内容，其工作的本质特征在于其服务性，因此提升档案管理工作的服务能力也是科技档案管理能动化改革进程中重要的一个环节。档案管理工作的服务功能不仅要横向延展，更要纵向深化，满足信息使用者各方面、各层次的需求。同时还要改变以往的“等需求上门”转为“送服务上门”，帮助单位信息使用者更便捷的处理相关工作，实现一键式档案服务，为整个事业单位的工作提供基础信息支持。

3.3 建设信息化档案平台资源库

由于数据化后的档案信息不再如传统般存储在特定的房间内，单位内部的信息使用者都可以依靠网络技术登陆特定的平台进行突破时空限制的信息查询，而为了实现这一点就必须建设安全、科学的档案资源平台。首先是相关的硬件设施建设，使系统硬件能够承载单位内部越来越庞大的信息量并满足信息处理效率的要求。其次是资源整合技术的要求，由于数据信息资源的庞大，无法通过人力一一整理，这就要求信息资源平台能够自动完成大数据的整理和庞大信息库的系统化整合，为后续工作节约时间，提高工作效率。