电子档案管理方法范文

前言：我们精心挑选了数篇优质电子档案管理方法文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：纸质档案；电子档案；信息

一、引言

在科技这一因素的进步与发展之下，社会已经进入信息化时代，在诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，磁盘、磁带、光盘等载体文件也相继运用到各个领域中，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。以前档案的记录形式都是以纸质为主，尽管纸质档案能够存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，办公自动化的进一步普及，也就带来电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，可以说电子档案已经成为档案管理的主要形式。正所谓任何事物都不存在十全十美，电子档案被广泛应用在人们的生产与生活领域中，也会存在诸多弊端，这时候就需要结合纸质档案加以调节，才能做好档案工作。在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中两者缺一不可，因此，电子档案与纸质档案将长期并存，并且互动发展。

二、纸质档案与电子档案之间的比较

电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。

1.归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。

2.鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。

3.保管方法不同。档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。

三、纸质档案与电子档案之间并存管理方法

电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求，但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的，那么，如何将这两种形式进行并存管理呢？本文提出以下几个方面：

1.实现双套归档制度。目前，有很多单位在文书管理管理工作中的文件形式都是以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，将这两个不同形式的文件共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作中根据梁总档案实际的不同而做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双套归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。

2.优势互补管理。信息时代下的纸质档案与电子档案之间并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子文件的安全性无法得到确切的保证，就需要纸质档案作为重要的备份加以保存，因此纸质档案与电子档案之间并共存的局面是符合发展要求的。而需要注意的一点就是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。

四、结语

信息化时代下的档案管理，纸质档案与电子档案之间要各自发挥自己的优势，取长补短，实现共同发展。

参考文献：

[1]陈志亮.电子档案与纸质档案并存是必然的.南平师专学报，2004.

[2]常秀英.对电子档案纸质档案长期并存的思考，太原城市职业技术学院学报，2004.

第2篇

关键词 安全性 电子档案 管理方法

中图分类号：G276 文献标识码：A

当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆（室）打破了单一的传统的纸质档案的管理模式，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。同时，电子档案自身的存储特点以及网络的普及，是电子档案也存在未知的诸多安全隐患。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种变革

一、电子档案存在的安全性的认识

首先，电子档案与纸质档案有着根本的区别。电子档案的安全性尤其重要，没有良好的安全防范措施，电子档案的存在将不再有任何意义。为了维护电子档案的原始性、真实性和安全性，使其真正具有法律的权威性，安全管理工作要给予高度重视。电子文件与电子档案是相辅相成的，档案系统管理的操作人员直接参与电子档案的管理工作，可随意在数据库中增添、改动、删除电子档案内容。因此，电子文件的数字签名技术、消息认证和身份验证技术需要尽快应用普及。

其次，计算机病毒是侵蚀电子档案的祸根，它可能造成整个系统的瘫痪乃至数据的全部丢失。因此，对接收的每块磁盘都要查验病毒，网上更要预防病毒炸弹的攻击。近几年来，黑客的攻击已超过计算机病毒的种类，总数已达到上千种。据悉，我国 95％与互联网相接的网络管理中心都遭到过境外黑客的攻击或侵入，档案部门的管理网络尚处于初级起步阶段，网络安全系统脆弱，易给黑客留下可乘之机。因此，保障电子档案安全性是亟待解决的问题。

最后，人员素质关系到电子档案的质量。电子文件是电子档案生命周期的初始阶段。电子文件由于自身的特殊属性，它可以随时增、删、改而不留痕迹，人们无法判断其原始性和真伪性。为了确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，我们必须从源头抓起。计算机操作人员作为电子文件和电子档案的具体执行者，他们的个人素质关系到电子文件的形成质量和电子档案的真实性，这就要求操作人员不仅要有良好的职业道德、思想品质和熟练的档案管理知识，还要有一定的计算机应用技能。因此，对档案管理人员进行系统的岗位培训和职业道德教育势在必行。以纸质档案作为电子档案的鉴定基础，对接收进馆的电子档案，要逐一鉴定、检测，采取严格的措施，制定严密的管理分段负责制度，进行监督指导，确保电子档案的质量和安全。

二、电子档案的管理方法

1、电子档案的收集与整理。处理电子档案的前提是具备了电子档案存储平台，所以计算机是必不可少的，在档案收集前就建立好办公自动化模块，将收集工作延伸到存储系统设计阶段，为电子档案的管理奠定基础。电子档案的整理应当按照归档原则、格式和规范进行，一般是以年度、组织机构、保管期限分类存盘，在接受文件时集中完成，同时对归档的电子文件编写简要说明，存盘后，档案人员按照数据库结构和规范建立电子档案的目录路径，以便于查找。

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

2、电子档案的使用管理方法。鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性，为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态，就需要认真做好如下几项工作：一要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的，所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境。如适宜的温湿度，存放载体的库房及框架等都应达到要求，要能防尘、防光、防变形，并远离磁场及有害气体等。二要保证电子文件档案内容逻辑上的准确。由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中，所以在以后利用时，还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式。这是一个很复杂的过程，所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点。为保证电子档案内容逻辑上的准确，必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存。三要对电子档案载体经常进行有效检验与维护。电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响，所以要经常对其进行检测和拷贝，以确保电子档案的可靠性，以便能长期利用。

第3篇

在纸质档案长期的发展过程中，形成了系统的收集、鉴定、保管、统计和利用方法，积累了较为丰富的经验。随着科学技术的发展，声像档案和机读档案已有显著增长，直至今天，伴随着计算机和互联网的发展，档案管理工作逐步实现自动化，档案信息的输入、贮存、处理、检索、输出、传递，以及档案的编目和检索基本上都依靠计算机来实现。由于电子文件与传统纸质档案有很大区别，因此档案管理部门的工作技术和方法也需做相应改变。本文结合笔者的工作经验，重点分析如何做好电子档案的管理工作。

一、电子档案的特点

电子档案是纸质档案的另一种储存形式，它是以数字代码代替了文字，以磁带、磁盘或光盘等代替了纸张。电子档案是系统化了的电子文件，是经鉴定后有保存价值的且已经归档的电子文件。电子档案与纸质档案在本质上是相同的，因此电子档案除了具备纸质档案的一般性特点以外，还具有自身特性，总结如下：

1.人不能直接读出电子档案所载信息，需依靠计算机解码 电子档案不像纸质文献那样使用人人可以直接读出的文字进行记录，而是将信息以数字代码方式记录在磁介质和光介质等载体上，人无法直接读出，必须使用计算机进行解码后才能转变为人可识读的信息。电子档案必须在计算机软硬件、数据库、网络系统都齐全的环境下才能发挥作用。

2.电子档案存储密度极高，所需存储空间小 相较于纸质档案的卷帙浩繁，电子档案显得小巧的多。以硬盘为例，它的容量是以兆、千兆、百万兆为单位的。以1兆为例，硬盘上的1G容量大约可以储存536870912个汉字，如果一本纸质书是10万字，那么1G大约相当于5400本书。据某公司的存储产业市场报告，预计到2016年硬盘的面密度将提高两倍以上，最高将达到1800Gb每平方英寸，从而大大节约电子档案存储空间。

3.便于复制和共享 电子档案的信息可以轻松实现复制和传输，便于异地调阅或形成文件。由于 信息载体和信息可以分离，并通过网络或其他介质进行传输和拷贝，因此便于共享。但也由此暴露出电子档案信息的不稳定性，信息的不安全性。

二、电子档案的管理方法

传统档案管理活动一般分为六个环节：收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。电子档案的管理也可以按照这几个环节进行，只在具体方法上有所不同。

1.信息收集 电子档案信息的收集是档案管理部门将具有查考利用价值的文件转化为电子文件或者收集具有保存价值的电子信息。电子档案信息通常可以分为三类：（1）与纸质档案内容相同的信息。在收集这类信息时，要注意与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。（2）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的信息。应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。（3）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。在信息收集工作结束后，将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立数据库。需注意的是，在收集过程中应当保存备份，并在“电子文件登记表”中登记，并留存纸张打印件。

2.信息整理 在电子档案的整理过程中，不再有“案卷”这一基本单位，因为电子文件借助于计算机，可以从任何角度进行分类、组合、检索，充分表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，不再需要专门进行分类和组卷。整理工作结束后要进行信息的接收。电子档案的接收方式有两种，一是软盘、磁带或光盘，二是网络归档和移交。不管哪一种方式都需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。总之，电子档案信息整理就是将第一步收集到的信息进行组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。

3.档案保管 电子档案的保管分为两个方面，第一，保持电子档案载体的安全。要注意的问题有：（1）保持环境的温度为16～20℃和湿度为35～45%，以免发生化学反应；（2）注意密封防止灰尘，避免信息丢失；（3）注意避光，防止紫外线对光盘等的破坏；（4）远离磁场和电场，以免发生磁化和消磁，破坏信息；（5）保持载体平直，防止震动；（6）防止有害生物等。注意库房卫生，定期净化空气，防止产生霉菌，并注意定期对电子档案进行消毒。总之电子档案进入库房以后不是一劳永逸，而是需要定期维护和检测，并适当进行备份。第二，维护所载信息的安全。电子档案保管工作的另一个重要方面是防止信息被窃，维护信息安全，一是密切关注计算机技术的发展方向，及时进行软件升级和更新，适时对电子档案的格式进行转换；二是加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全，严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。

4.档案鉴定 电子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。再者，电子文件具有易逝性、易更改性，因而电子档案必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定需超前，也就是必须在文件形成之初就开始进行。鉴定的内容与纸质档案一样，是对其保存价值进行判断和预测，不同的是在判断过程中要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析。此外，还需要对文件进行必要的技术鉴定，即可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。

5.档案统计 档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。电子档案统计基本上可以分为：（1）档案统计指标选定。统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。（2）档案统计调查。其目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。（3）对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。（4）档案统计分析。主要是对档案统计的结果进行分析研究。档案统计工作是档案工作中的一个重要环节，是保证档案工作质量，提高档案工作水平的有效方法。

6.档案利用 电子档案的利用一般有三种形式：直接查询，拷贝，传输。为保证信息安全和版权，做好电子档案利用管理工作很重要。主要分为四个方面：（1）对用户的管理和档案管理人员的管理。主要是进行使用权限的审核，首先是根据人员身份进行系统注册登录，由系统自动判定使用者身份的合法性及使用权限，并进行跟踪记录；其次电子档案的内容应设置保密级别和开放程度。（2）对档案载体的管理。一是采用双套制的存储模式，一套保留原始格式，作为归档用途，另一套转换成不可编辑的文件格式作为利用用途，确保电子档案在利用过程中不发生内容的篡改。二是建立一套技术验证机制保证原始电子档案的真实性。（3）安全保密措施。网络传输安全采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。根据电子档案的保密级别，建设网络传输保障体系。按照密级，将电子档案利用范围划分为不可用、内部使用和公众使用。还可以采取断点续传的技术，确保电子档案在发生传输中断的情况下，最终获取的电子档案副本保持完整性。

三、电子档案管理工作的重点与难点

从目前来看，由于受到多重因素的影响，电子档案的信息安全问题较为突出，既是管理的难点，也是管理的重点。笔者认为应从环境、设备、策略、技术等各方面采取有效措施，确保在每一个环节上堵塞电子档案利用安全的漏洞，使电子档案能够体现灵活性和便捷性优势，充分发挥其作用。首先档案管理人员要增强安全意识，既要提高信息服务质量和效率，也要增强工作责任心和保密意识；其次，应加强电子档案基础设施和应用系统建设，加强网络安全防范；再次，营造良好的档案储存环境。只有从各方面加强安全管理，才能满足电子档案信息安全管理的需要。

电子档案管理的另一难点问题是电子文件的技术鉴定，只有通过对电子文件进行真实性鉴定，完整性鉴定，可读性鉴定和安全性鉴定，才能确保数据信息的真实、可靠、完整。在鉴定过程中，需要综合运用多方面的知识，这对档案管理人员提出了考验。

第4篇

    【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷,避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊,计算机自身也存在着一些缺陷,导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端,针对这个问题,企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施,力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

    目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。

    一、避免风险的措施

    提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。

    2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。

    3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。

    二、缓解风险的措施

    电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。

    三、分散风险的措施

    在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

    四、评估风险的措施

    当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。

    简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

    参 考 文 献

    [1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37

    [3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4):28~29

第5篇

【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：电子信息档案管理的风险控制方法如下：

1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37

[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4)：28～29

第6篇

目前阶段的电子计算机技术在人们生活和工作当中的作用越来越突出，并且其多样化的功能以及突出的使用效果，使得计算机的应用层面越来越广泛，这一点为人们的生活与工作带来了极大的变革，使得企业很好的节约了成本，并且办公的质量、办公的效率得以大大的增长。就目前的信息化时代而言，最为先进的档案管理方式，就是电子信息档案的管理，其对于企业的发展和进步有着极为重要的作用和意义。但是，由于电子信息技术在传输和存储的过程当中，存在着一定的安全漏洞，所以，还需要对相关的风险进行防范和控制，更好的保证电子档案信息管理工作的安全与可靠。

1. 预防风险的措施研究

深入并且细致的对预防风险的措施方案进行研究和分析，是开展一系列工作的基础性环节，也是一项重要的工作步骤。防患于未然，是避免风险的最为有效的措施方案，而提前性的对存在的风险进行防范，则可以使得风险的代价降至最低。首先，需要建立起严格的限制权限，各个级别的工作人员需要在权限的范围之内进行工作，并且使用档案。同时，还需要进行逐级别的审批，保证审批工作的严格与可靠，进行工作权限的认定，注意针对信息进行管理和保存。最后，则是需要针对使用的规范，对使用的权限进行确认，对备份的文件进行必要的技术处理，防止信息的泄露，尽量的避免出现信息的整理复制备份。在档案信息使用的过程当中，也需要对其安全性进行研究与探讨，避免错误的操作、避免外界的干扰对操作造成不利的影响。对于整个档案信息的使用过程，进行监督和控制，做好相应的记录。

2. 避免风险的措施研究

针对档案的风险避免，需要从以下几个方面做起：

（1）加强最新技术的获取，同时全面的保证安全的可靠性。在计算机时代当中，信息的发展和安全技术不断的发展，相关的技术手段也是日新月异，而信息的档案规避风险，最为有效的方式，就是针对技术进行创新，只有通过这样的方式，才可以保证电子信息档案得到相关的安全保护。首先，需要对加密的技术进行提升，分级别、分层次的对档案信息进行加密处理，同时保证密码不会在一定的时间之内被更改，这样的操作方式更加有利于进行风险的防范。其次，还需要对适合的档案软件进行制定，选择最佳的软件进行数据的加密处理，并且保证用户安全的级别以及访问的授权、密码的设置等等，有效的确保信息的安全和档案的安全。

（2）培养工作人员的安全管理意识。培养并且提升工作人员的安全管理意识，是全面的提升档案安全管理的重要步骤之一。而电子档案使用过程当中的多样性，相关的操作人员消炎药保证操作方式的正确、规范和标准，同时避免档案的管理工作变得更加复杂。所以，必须要在实践的工作当中加强工作人员的安全管理意识以及档案管理的能力，这一点对于当前阶段的档案管理工作有着重要的作用和意义。

（3）风险的防范必须要做到及时的发现和及时的处理。档案信息的管理工作，是数据安全性的核心部分，而对于电子信息档案的使用过程之中出现的风险问题，也需要做到及时的发现和及时的处理，针对在计算机维修时期之内的风险，有关的企业还需要重点的注重对于可能存在的风险进行防范和控制，采取一系列主动的措施方案进行应对。尤其是对于当前阶段安全信息异常敏感的时代而言，还需要采取必要的、有针对性的并且切实可行的防范措施进行风险的控制和管理。

3. 分散风险的措施研究

根据上文的详细阐述和分析，可以对现阶段档案信息管理过程当中预防风险的措施技术以及避免风险的措施方案有着全面的了解和细致的掌握。接下来，将针对分散风险以及评估风险的措施进行深层次的研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。

将档案信息管理的风险降至最低，最为常用的是转移的策略，其实质，是对风险进行分散，并且将风险转移至其他的地方，达到降低风险的目的和效果。在一般的情况之下，诸如针对配置的基本模式进行修改，并且购买相关的保险、外包至其他的机构等等，都可以达到分散风险的目的和效果，并且这一手段方式也是未来对于电子档案信息管理的极为有效的措施手段之一。通过这样的方式，可以使得档案的风险变得更加简单化，对于原来的电子信息进行必要的改进，使得电子信息的管理系统更加的先进，保证档案信息的安全和可靠。

4. 评估风险的措施研究

针对风险进行评估，是非常有效的降低风险的方式和技术，一旦风险发生，如何对风险进行评估，并且如何将风险所导致的损失降至最低，同时找到最佳的处理技术方案，是一项重点性的工作。针对风险进行评估的基本目的，是全面的保证风险的控制计划更加的合理、更加的科学与可靠，而在现阶段电子信息档案实施的基础之上，全面的针对风险所带来的影响进行分析和研究，并且对其后果进行探讨，是非常有必要的。对风险所带来的成本的损失进行探析，同时对档案管理引起足够程度的重视，但是在现阶段的工作当中，部分档案的管理者认为电子信息档案的操作是无危险性和风险的，所以，这样的观点就为风险管理工作带来巨大的阻碍。相关的工作人员，需要时刻的提醒自己，对于风险进行评估和防范，并且采取切实可行的措施手段，对风险进行控制，全面的确保电子档案信息管理的各个细小的工作环节，都得到了有力的保障，所有的工作都有着全面严格的监督控制。最后，在风险评估的工作过程当中，还需要对安全意识进行提升，对于各种类型的安全隐患，需要尽早的发现，及时的进行处理，保证在风险发生之时，将其所带来的危害降至最低。

5. 结束语

综上所述，根据对电子信息档案的风险管理与控制进行全面的分析和研究，从实际的角度出发，深入并且细致的对具体的风险控制和防范的措施方案，进行了深层次的论述，同时，对于分散风险的方式、评估风险的方式技术等，都进行了研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。

参考文献

[1]王平.浅议电子信息档案的风险管理与防范的措施技术方法【J】.现代化电子信息技术科学资讯，2010.10：233-238

[2]刘昌化.试论现代化的电子信息档案管理工作的加强以及风险的防治【J】.黑龙江科学信息，2009.7：45-47

第7篇

【关键词】 企业;档案管理;电子化;问题;方法

一、企业档案管理电子化的现状以及存在的问题

1.大多数企业虽然使用计算机进行文件处理和会议通知等日常事务性工作,真正使用计算机管理档案的在整个档案管理部门占的比例很少。

2.即使使用计算机管理档案,也仅限于输入目录,处于文档分离状态,档案管理电子化处于有名无实状态。

3.部分档案管理人员对档案管理电子化缺乏正确认识,认为只要拥有和装备一定数量的计算机、复印机、扫描仪、刻录机等,就是实行了档案管理电子化。

4.一些档案管理人员年龄偏大,缺乏系统的计算机知识,操作技术不熟练,不懂得电子档案管理的要求,使档案管理与软件程序和计算机系统不能很好结合,影响了企业档案电子化管理的进程。

二、出现以上问题的原因

1.宣传力度不够。企业对档案管理电子化的发展趋势没有迫切的认识。不少企业领导和档案管理人员认为,不搞档案电子化管理也照样过得去。企业档案管理仍停留在管好纸质档案上面,不想推进档案电子化管理。

2.缺乏电子化的硬件设备。长期以来,企业的电子设备大都配备在办公、生产、技术部门,档案管理部门基本上是两手空空,无法建立电子档案系统,即使有关部门的电子档案归集到档案部门,也无法储存、保管,难以实现电子化管理。

3.国家对企业档案电子化缺少有效的政策和指导。如企业在实施档案电子化过程中的投入允许进入生产成本政策;国家档案建立合同网络,联网利用;鼓励企业档案电子化利用;开发适合企业档案管理电子化的软件等。

4.要普及提高认识,加强档案管理人员业务知识培训,提升档案管理人员电子化管理水平。

三、企业档案电子化管理的作用

1.有利于企业档案的保存、保管、保护。档案实行电子化后,简单小巧的磁盘或其他记忆材料就可容纳档案库的全部内容,不但占用很小的空间,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立备份、复制,有利于长久存档。

2.有利于企业对档案的利用和技术开发。企业档案实现电子化后,对需查阅档案的管理、技术人员实行分级授权,在网上就可查阅、下载档案资料,这就省去了管理、技术人员到档案库房查阅、摘抄、复制等繁琐的工作,大大便利了管理和技术开发工作。

3.便于各相关部门的技术交流。过去,各相关部门间的数据交流,技术人员要带上大包小包的技术资料,携带难度较大。实现档案电子化后,技术人员只需带上事先下载好的数据资料,用什么资料就从电脑里调取什么资料。

四、如何促进企业档案电子化管理

1.企业领导、档案管理人员要重视电子化管理。

2.配备知识化的档案管理人员。企业要改变过去那种把老弱病残的员工分配到档案管理岗位上的做法,要充实一些既懂档案管理,又具备电子知识、数码知识、网络知识的年轻人员。有了具备现代化、知识化、高素质的员工,才能真正有效地推进档案电子化的开展。

3.配备必要的电子、数码设备硬件。企业要投入资金为档案管理配备计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件,建立档案电子化的载体和数据库,实施内部局域网络,结合内部的系统资源,为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案创造有利的硬件条件。

第8篇

【关键词】电子信息档案管理；风险控制；方法

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37

[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[J]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29

第9篇

一、现代的档案管理工作的转变

（一）档案载体的转变

在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

（二）企业档案的分类变化

旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理.cn系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。

（三）档案接收和保管上也有所改变

在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。

无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》，提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。

二、电子档案工作面临的问题

（一）电子档案原件的真实性问题

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。

（二）电子档案内容的保密性问题

用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

（三）电子档案保笛的长久性问题

随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

（四）档案管理软件的统一性问题

计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

三、建议采取的对策

（一）尽快培养精通计算机技术的档案专业人才

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖的电子档案管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。

（二）建立健全维护电子文件真实和安全的法规

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的电子档案管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案管理和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

（三）制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以

科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。（四）研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件

建议由国家档案局牵头，研制开发适应电子档案管理现代化的软件，并在全国档集系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。

第10篇

一、用先进的科学技术管理档案

随着时代的进步和科学技术的迅速发展，现代疾控档案管理在很多环节中都逐渐代替了传统的档案管理方法，使得档案管理的效率得到了极大的提高。计算机的普及，使得文档一体化管理成为了现实，同时，传统的疾控档案管理方式因为各个业务时间的先后顺序，效率大幅度降低，而用计算机操作可以将各个业务实现紧密连接，节省了大量的时间，显著提高的档案管理工作的效率，并且质量也得到了极大地保证。

更重要的是，传统的档案管理工作，必须将档案的文字、图片、声音、视频、等信息分开处理，在调查档案时，还需要将各个储存的内容对应起来，造成了人力物力时间等方面的浪费，而运用多媒体技术可以将图像、照片、录音、录像等信息进行综合处理，随时查询各种档案信息，档案信息处理的效率明显加强。除此之外，积极的运用互联网进行档案管理也可以带来极大的便利，如网络技术和虚拟技术的运用大大简化了传统的档案收集，归档等环节的操作，档案管理更加方便快捷。

传统的档案都是纸质的，保密措施相对来说是很简单的，只要档案信息的载体纸张不被损坏，看守档案的工作人员尽职尽责，遵守自己的职业道德，保护档案载体，就可以使档案信息不被泄露，安全性还是很高的。而疾控档案管理引进现代化技术之后，档案信息都被储存在电子计算机中，由于电子档案自身所具备的特点，档案的安全性是毋庸置疑的。但是，在疾控档案的管理中引入网络系统，档案馆中最重要的就不是馆内的各种计算机硬件，而是储存在网络中的数据，如果网络中的数据泄露或者丢失，那么用网络管理数据也就是一个笑话，现在大众普遍使用的网络安全技术主要是防火墙，网络文件备份，网络防病毒技术等，有效的保证了网络中数据的安全。

二、疾控档案管理方法的现代化

众所周知，现代信息化技术实际上就是数字化技术，疾控档案管理的信息化技术就要求档案的管理方法和企业的管理模式随之进行相应的改变。随着现在科学技术的发展特别是步入二十一世纪以来，生产和管理活动的发展、办公室自动化、信息技术的广泛应用，使得疾控档案管理工作迈上了一个完全不一样的平台，同时，档案管理的方法也随之发生的巨大的改变。

1.不同模式下文档归档的方法

很多人都知道，电子文档的归档活动分为两种，一种是在电脑单机的环境下形成的电子文档，它的工作方法和传统的纸质档案文件相差不大。另一种是在电脑联网的情况下，计算机存储形成的电子文件，就是由电脑的网络系统自动完成的积累，然后形成与之相匹配的电子档案数据库。同时，计算机在联网的时候生成的电子文件可以随时办理随时归档，只要办理完毕系统就会自动生成电子文档的逻辑归档，大大缩短了档案交接需要的时间，同时也减轻了工作人员的工作量。除此之外，疾控档案文件各个环节之间的之间的界限已经很模糊甚至已经趋于没有，疾控档案管理也不仅仅是简单的从文件档案转换为档案了，然后再形成文件，而是变成了在文件设计的时候的积极地设计将档案管理融入系统设计之中。

2.档案整理工作新模式

与传统纸质档案的整理工作相比，用计算机在网络环境下做成的电子文档的整理工作组要是通过电脑和网络对网络中的数据进行整理，从而实现对档案信息的整理工作，发生了翻天覆地的变化。这些变化主要体现在了档案立卷的变革、档案的管理模式、档案工作的质量等几个方面。电子档案是储存在网络中的数据，是虚拟的，没有实体，传统的档案手工整理，组卷，装订都逐步被取代，成为了历史。同时，电子档案从生成到删除的整个过程都可以被实时监控，确保了档案信息的安全性和完整性，也保证了工作人员工作的质量。电子档案的整理质量也不仅仅取决于工作人员的水平和工作态度，更重要的是档案管理的软件，使得工作效率和质量更加可靠。

第11篇

关键词：档案 管理 现代化目前，由于计算机网络技术和信息化技术的迅速发展，，人们深刻的意识到成功传统的档案管理方法已经不再适用这个的社会，而且传统的档案管理方法中存在的各种问题也都阻碍了社会发展的进程。因此，人们开始对档案管理进行了一定的探索，而且还赋予了现代化档案管理的新内涵，近几年来，人们对档案管理的要求越来越高，档案管理也进行了不同程度的改革，但是由于我国在档案管理这方面还没有做出明确的规范，因此目前我国的档案管理方法，还与许多发达国家还存在着很大的差距。所以，为了加快档案事业现代化的进程，我们采取相应的措施，从而保障档案事业发展的顺利进行。

一、档案工作现代化的必要性

随着全球经济一体化的到来，我国的市场经济也逐渐的融入到其中，因此如今的市场竞争压力越来越大。而档案管理无论是政府还是企业都是十分需要的，所以加强档案管理不但有利于企业的运作，还能促进社会主义市场经济的发展。目前，由于社会主义现代化思想的提出，对于档案工作的改革是势在必行的，这不但是社会经济的需要，也是人类社会进步的需要。因此，实现档案工作的现代化是建设社会主义现代化经济中，必须要经历的过程。只有做好了这一点，我国的市场经济才可以得到很好的发展。

在传统的档案管理中，对于档案不能快速、准确、完整的保存和管理，一直是档案管理中存在的最大的问题。所以我们只有通过不断的改革，采用现代好电子信息的管理手段，才能很好的解决我们以前无法解决的问题，而且实现档案现代化管理符合当前我国国情，有利于我国社会经济的发展。

二、档案管理工作现代化的主要内容

现代化的档案管理工作是一项创新性、知识性很高的工作，而且它在不同的时期，有着不同内容，而这些内容是根据当时的社会环境而论，而且需要人们在长期的理论和实践中去探求，把档案里面的资源信息化，再通过不同的方法表现出来。目前，由于电子化信息时代已经到来，在档案信息的管理上和以前的档案管理又存在着许多不同的地方，其主要的不同点就是核心内容。

1. 档案工作技术现代化

档案的管理技术是指，把档案中的资源信息化，通过记录、储存、整理、加工等方法进行管理。而且随着电子信息时代的到来，计算机网络技术已经广泛的应用在我们的生活中，因此随着时代的变化，档案工作技术也发生了一定的变化，人们开始把档案中的信息应用当前先进的计算机软件中，实现档案工作的现代化，让人们可以享受到资源共享的真正意义，而且在真正意义上实现了档案的自动化管理模式。

2. 档案工作组织与管理现代化

档案事业的建设和档案工作的组织与管理，经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

3. 档案干部知识化

由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。

4. 档案资源信息化

在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。

三、档案工作现代化的作用

利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。

利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之"延年益寿"，留传给子孙后代。

建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。科技在迅猛发展，社会在不断进步，档案部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义，站在新的起跑点，用新思路、新方法，与时俱进、进取，全面推进档案现代化、信息化建设，促进档案事业持续健康快速发展，为国家改革开放和现代化建设服务。

第12篇

根据现在的房地产现状来说，房地产档案的管理要远远落后于其他的档案管理，这是因为房地产档案与房屋产权档案有着很大的关联，房屋产权档案的管理工作比较落后，在房地产档案的信息录入时，需要大量的录入工作。由于两者档案有着极大的关联性，录入信息时就需要对数据进行处理，这就需要很大的人力物力，正因为种种原因，导致房地产档案管理不能够快速发展。在对房地产电子档案管理中，使用计算机进行档案的管理是房地产档案管理的重大突破。房地产电子档案的信心化管理有着科学、标准、规范等优点，这样的管理大大提高了房地产电子档案管理的效率。

1.房地产电子档案信息化管理内涵

1.1信息化管理内涵

信息化管理是在管理过程中运用信息技术，将电子计算机与现代管理相结合的管理，实现管理方式的创新。目的是为了提高管理效率，实现管理资源的有机整合，提高企业的市场竞争力。房地产电子档案信息化管理内涵。在网络信息技术不断发展的今天，档案管理也由传统的管理模式向电子档案管理方向发展。房地产电子档案信息化管理是指对房地产员工档案实现电子信息化管理过程。员工电子档案在企业发展过程中具有非常重要地位，而且是不能随便改变的，纸质档案随着时间的变化会产生一定程度的变质，还会受到水火等自然灾害的影响。同时对纸质电子档案的管理要投入大量的人力、物力。电子信息技术的出现，对房地产企业电子信息档案管理产生了积极的作用，也促进了房地产电子信息档案管理的革新。

1.2房地产企业电子档案管理的意义

房地产企业实行电子档案信息化管理是网络信息技术发展的必然趋势，档案信息化管理最为典型的意义就是实现了电子档案与纸质档案的分离，在传统档案管理过程中，纸质档案管理方式虽然能够取得一定的效果，但是会随着时间的变化变质损坏。电子档案信息化管理的实施作为一种新型的档案管理方式，能够加强档案管理水平，提高档案管理的效果。而且电子信息化档案管理节约了大量的人力、物力。传统档案管理需要人力对档案进行分类、整理，既要花费时间，而且效率比较低下。实现房地产电子档案信息化管理不仅能够提高房地产档案管理水平，也是企业适应现代化发展的必然趋势。

2.房地产电子档案信息化管理存在的问题

2.1管理人员素质不高

在电子档案之前，我国档案管理采取的是纸质档案管理的方式，档案管理不需要专业的知识，只需要工作人员认真负责就可以。而且传统档案管理的思想观念在工作人员心中根深蒂固，也没有树立运用电子信息来管理档案的思想。由于管理人员素质不高，导致房地产企业档案管理发展滞后。在实际档案管理工作中，由于对计算机掌握不熟练，对电子档案管理安全缺乏意识，这些都影响到房地产电子档案信息化管理。因此，要提高房地产电子档案信息化管理就必须不断提高管理人员的素质，加强对计算机的培训，熟练掌握计算机，加强信息化管理水平和技术。

2.2传输信息不够真实

电子信息技术发展带动了房地产档案信息化管理，但是也带来了一定不利的影响因素。电子档案保存比较方便，也不容易变质，但是却可以更改。这对房地产的重要信息保存构成了一定的威胁。在市场经济利益的诱惑下，部分档案工作人员私自更改档案，获取利益。因此，电子信息技术的发展给房地产企业的档案管理也产生了一定的威胁，房地产管理工作人员在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的监督管理机制，保证信息的真实可靠。

2.3电子档案时间保存问题

房地产纸质档案保存受到时间的影响，电子档案信息化管理也受到时间的影响，但是影响比纸质档案要小些。比如电子档案受到电子产品寿命的影响，如果对电子信息更新不快，电子档案就会丢失。所以，房地产档案管理人员要保证及时的更新信息，对房地产档案进行有效的保存

2.4计算机病毒的影响

在现代信息技术不断发达的今天，计算机黑客比较多，黑客会对房地产电子档案产生攻击，影响房地产电子档案的管理。同时，计算机病毒也在不断变化，隐藏性比较大，容易造成计算机程序瘫痪，信息丢失，导致房地产电子档案信息丢失。

3.加强房地产电子档案信息化管理对策

3.1确定适用标准

房地产档案信息化管理能够使房地产内部人员实现信息的交流共享，管理简单、方便。在对电子档案的管理中，明确管理的适用范围、管理方法、工作流程等至关重要，只有明确了适用标准，才能够使在对全部的数据进行处理时有一定的规范流程、操作标准，形成一个科学、可行的管理方法。进三十年来，我国的房地产行业发生了翻天覆地的变化，取得了巨大的发展。尤其是在最近几年，房地产页的交易数量呈直线上升趋势，交易的流程、事项也更加具体，交易手续也增多，这使得对房地产数据的处理增加了一定的压力，同时也给房地产档案的管理带来了大量的工作。房地产档案关系到房地产公司的自身利益，同时也关系着人民群众的切身利益，寻找更加科学的档案管理方法是企业以及相关部门对房地产档案管理的重中之重。在日常的房地产档案管理中，也不可掉以轻心，必须认真的对待每一组数据，如实记录。对非电子档案的管理、保存尤为重要，比如保存室的温度、湿度必须要严格控制在标准范围之内，防火、防水也要齐全。对于电子档案，也应有严格的管理方法，对档案的查阅、接受等按流程操作，图片、照片、音像等也应有严格的管理规范。

3.2建设高质量的档案信息数据库

房地产的档案管理主要由两个主体组成，分别为：档案的原件和档案内的数据。而要实现房地产档案的信息化，就是把房地产的纸质档案录入计算机中，然后经过专门的系统对这些录入的信息进行收集、整理、分类、计算等，将纸质上的档案信息转化为电子信息，这不仅能够操作方便，查阅、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的档案都可以在一个系统中使用，因为管理方法的不同，每个部门都有着自己的档案管理系统，这导致了档案可能在不同的系统中会呈现出不一样的效果。因此，在没有同意的档案处理系统的情况下，当一个部门将整理好的档案传送给另一个部门时，就有可能无法呈现出原部门想要表达的效果，这大大阻碍了档案电子信息化的发展。在当地产档案的管理工作中，应要利用扫描仪、录入员以及相关专业人员对信息及时录入，并把档案信息整理保存，同时应当对录入的房地产信息建立一个数据库，可以供查阅者收索，方便查看。从经济方面来看，房地产电子档案并不属于商品，但这却对一个企业有着重要的影响，可以为企业计算盈亏、制定企业发展规划，同时也能够为人们提供更加丰富的房地产信息，使得人们更加了解房地产行情。在对档案管理时，管理人员也应当尽量利用好房地产档案网站，与行业内相关的人员进行交流、探讨更好的管理方法，为房地产档案的管理出谋划策，同时为广大人民提供更高质量的服务。

3.3重视人员素质的提高

档案的管理员是档案与用户之间的桥梁，同时也是档案的控制者，档案管理工作者决定着用户将看到什么样的档案，因此，档案管理员的素质培养特别重要，这直接影响到房地产公司的对外形象。从目前房地产档案管理人员队伍来看，许多的房地产部门都缺乏着高技术管理员，大部分管理人员还处于中下的管理水平，在一定程度上影响了公司的形象，也为公司、用户在查阅档案时带来阻碍。到目前为止，虽然房地产方面引进了先进的管理设备，但人才仍然是处于空缺时段，培养更多的专业人才是改善房地产管理的重要手段。同时，专业的高技术人才能够更加科学、合理的进行档案管理，能为公司、用户提供更加优质的服务，以此，重视房地产管理人员的素质，提高房地产管理人员的专业技术。加强档案信息管理。

3.4加强房地产电子档案信息管理

要加强房地产电子信息技术管理就必须对档案信息及时更新，提高信息管理的保密性。对重要的电子信息进行分类管理，对过期的电子信息进行删除，做到及时更新，保证信息管理的真实性和保密性。而且在黑客泛滥的今天，电子档案信息管理的规范化发展就必须不断提高电子档案信息化管理技术，建立电子档案加密技术，防止黑客的入侵。

4.结语

第13篇

一、档案信息化的创新与发展

信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，档案资源信息化建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。

二、档案保护的创新与发展

传统意义上档案保护主要是指档案库房、档案设施设备及档案载体保管保护。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。这些档案信息的记录和存储载体有磁性的和光学性的，磁性的有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案保护创新与发展将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

三、管理手段创新与发展

档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是要利用局域网，建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，充分利用网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索。其次是要建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”，电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。第三是要实现电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。第四是要开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。第五是要开展现行文件阅览服务。目前到档案馆（室）查阅文件的人员逐年增多，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。

第六是要强化档案现代管理方法和理论的应用，通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。第七是要是先进的技术手段应用，要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

四、档案管理标准化

档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

档案管理创新与发展是新时期档案事业发展的必然趋势。也是档案事业创新发展的重要因素，推动新发展，就必须建立新的管理机制和管理体系，以适应持续、全面发展的需要。

一是要建立科学的决策机制。档案管理现代化建设是一项复杂的、系统的工程，要立足于本地区、本行业、本部门的实际情况，从全局性、战略性的发展高度。做出规划，统筹安排，协调发展。

二是要建立完善的人才机制。现代化的管理需要现代化的人才，现代科学技术手段和先进科学管理方法的掌握和应用，人是决定因素。要培养和引进一批专门从事档案管理现代化的工作人员，如软件开发、网站管理、系统维护人员，使之既掌握各种现代技术知识和技能，又了解档案业务，充分发挥现代技术在档案管理中的效用。要通过技术培训手段，培养一批精通档案信息技术的管理人才，造就一支能胜任档案信息技术监督指导工作的管理队伍。

第14篇

关键词：档案管理；创新观念；现代化

档案现代化管理就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。 我国档案管理历史悠久，源远流长，它客观真实地记载人类文明的历程，是人类智慧的结晶，对我国政治经济的繁荣发展有着不可磨灭的贡献。随着科学技术的发展，我国档案管理也一步步迈向现代化。档案的现代化管理表现在新技术的运用，信息化的发展，电子文档的产生，新思想新方法的出现等。

一、档案的现代化管理内涵及具体要求

档案现代化管理实在传统的档案管理的基础上发展起来的，充分利用新的计算机技术等科学技术的信息管理。档案的现代化管理是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（1）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（2）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（3）档案的现代化管理对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

（4）电子文件大量产生，现代科技的日新月异。不断涌现各种新型的信息载体，（图文声像）这就需要档案工作者能及时收集整理鉴定保管。电子文件越来越多，电子文件和电子档案的管理将会在未来的档案学研究中扮演越来越重要的角色。电子文件种类多，范围广，电子文件归档和电子档案长期保存问邮展日益突出。确保电子文件的原始性，真实性可靠性等安全技术（如加密技术，签署技术，消息认证，身份验证防火墙等）显得特别重要。

（5）档案的现代化管理还体现在管理方法的现代化上。档案的现代化管理依托的是先进的技术设备，与传统的档案管理有很大不同，这就需要我们以开放的思想和心态，不断引进相关学科的新技术，新方法，新理论，改善，完善，充实档案管理，让档案管理充满活力和生机，紧随现代化步伐，推陈出新，探索一条通往现代化档案管理的新路。

（6）档案管理网络化是档案管理现代化的一个重要标志。计算机的应用，网络化的发展是信息时代档案管理标志。要不断提高档案管理工作网络化水平，同时要结合办公自动化，逐步建设和完善建设档案部门内部的局域网（内网），依托党政公务网建设区域性档案目录信息网（专网），以国际互联网构架公共档案信息网（外网），最后构建形成区域性的，以至全国性的档案工作信息网。

二、档案现代化管理基本条件

档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理的现代化已成为一种必然趋势。

（1）科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。

（2）数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。

（3）设备技术条件，一是要选择适用的计算机技术装置，二是档案现代化管理专业人员的配备。

但档案管理中使用现代化条件与设备比其它行业略落后一些。因此，提高档案管理现代化水平是适应社会发展的必由之路。“现代”的概念和科技的水平也是不断前进的，我们的目标是要实现与国际先进水平接轨，要实现这一目标就必须创新观念，实现档案工作的持续健康发展。

三、档案的现代化管理对档案管理工作者的要求

（1）增强现代化意识。增强现代化意识，就是在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念，与社会进步相适应。在管理科学理论的指导下，从实际出发，总结经验，大胆探索和改革，全面推进科学管理，形成和强化现代化管理意识。

（2）调整知识结构，掌握多种技能。实现档案管理现代化，要求工作人员相应的调整自身的知识结构，形成一支有较高的知识化和专业化水平的队伍。建造多元化知识结构，全面系统地掌握档案专业知识，学习和掌握现代化科学技术知识和管理科学知识，尤其是电子计算机、光学等学科知识，训练和培养出复合型专业人才，有效的提高档案工作人员的素质，适用现代化的需要。

第15篇

关键词：档案管理　信息化　实践性　操作性　文件

信息化是一场革命，信息化带来了档案管理的变革。档案工作是一项实践性和操作性很强的管理工作，现代信息技术的发展和应用对文件和档案管理领域的影响异常全面且深刻。它就像一把双刃剑，一方面使文件与档案工作效率大大提高，使档案信息的获取与利用更加方便快捷；另一方面，诸多前所未有的、严峻的挑战层出不穷，管理对象的数字化、管理手段的现代化、管理模式的多样化，使档案管理的理念、对象与方法需要全面更新。

一、档案管理对象、方法与手段的全面更新

1、管理对象的更新。

随着现代信息技术的广泛应用，电子文件大量产生，其重要性和利用的方便性日益凸现。电子文件归档后形成的数字档案在档案管理中所占的地位和比重也迅速上升。电子文件作为一种新型的记录形式，异于传统的纸质文件。它是在数字化环境中以二进制数字代码的形式生成、传输和处理的文件。这决定了电子文件既具有与其他种类文件一样的本质属性，又具有截然不同的技术特性，如对网络与信息系统的依赖性、文件内容的易改性和不安全性、文件信息与特定载体的可分离性、载体的不稳定性等。一份完整的电子文件，不仅包括内容信息，还包括元数据和北京信息。可见，信息时代背景下文件与档案工作管理对象发生了巨大变化，管理对象呈现出数字化的新特征。

2、管理手段的变革。

档案管理对象的数字化必然要求其管理手段的相应变革。采用网络化、信息化和数字化等管理手段，是电子文件获得有效管理和安全控制的重要保障之一。档案管理领域中现代化管理手段主要体现在：利用计算机技术有效处理电子文件，利用网络和数字通信技术快速传输电子文件，采用现代数据库有效存储海量电子文件，运用数字化技术对传统载体文件进行数字化处理，应用现代信息检索技术方便快捷地查询、浏览和检索电子文件，利用诸如身份证技术、数据加密技术、防火墙技术、数字签名技术、数据备份技术等信息安全管理技术确保电子文件和网络信息系统安全等。

3、管理方法的革新。

随着电子文件的大量产生与归档，文件和档案管理方法也因此而发生重大变革。

毋庸置疑，传统的档案管理方法在管理传统载体档案方面是可行的、有效的，确保了传统档案的安全完整、真实可靠和有效利用。然而，在电子文件时代，要确保电子文件的安全可靠、真实完整、长期可读，如果完全沿用传统的档案管理方法已经很难行得通了。

随着现代信息技术的运用，在档案管理方法上，改变了传统的文件与档案管理工作流程，依据电子文件和档案管理工作的业务流程的变化、管理洗洗系统的特点对传统的档案管理业务流程进行重组，某些工作环节需要提前监控，某些重复性的工作焊接需要撤销合并等。例如，著录需要在电子文件生成时就开展起来，贯穿与文件和档案管理的各个阶段，并且前期著录陈国能够为后期档案管理所利用等。

二、现代档案管理理念的全面革新

仅有信息化技术和手段是远远不够的，重要的是需要档案管理理念、方法和思路的全面革新。面对电子文件的技术特性和管理手段的变化引起，传统的档案管理理念和方法的变革势在必行，只有采用科学的现代管理思想，才能充分发挥现代信息技术的优势，管理好电子文档。在电子文档时代，前端控制和全程管理理念显得比纸质文件时代更加重要。

所谓“前端控制”，是指档案工作者不能再想传统文件和档案管理时代那样静坐等待，二是需要在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括归档电子文件）的管理要求融入系统功能设计之中。例如：鉴于电子文件数量巨大、“稍纵即逝”等特点，要求在电子文件管理系统中预先设置归档范围、保管期限等功能，在文件生成或收到之时即进行实时归档和前端鉴定。在电子环境中，如果胆敢人员不积极借入文件的形式和保管过程，文件将可能不存在，或至少可能不被鉴定、保存、编目和提高利用。

所谓“全程管理”，是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。在电子文件时代，电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且个个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时能够，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。

时代在发展，社会在进步，科学发展观与现代管理理念呼唤档案管理理论的全面创新。过去，档案界在实践的基础上，探索总结出的包括来源原则以及档案管理和档案工作的所有原则与方法在内的一整套管理理论，如今面临着新的挑战。同时，信息技术和现代管理理论的发展与应用也为现代档案管理理论的发展提供了新的机遇。

在整个社会现代化和信息化发展进程中，档案收集、整理、保管、利用的理念、体制和工作方式都在经历重大变革。这给现代档案管理带来了前所未有的挑战，也带来了档案事业蓬勃发展的新契机。同时，作为一项管理性活动，档案业务也要求档案工作者必须融合现代管理理念，从经济、社会等多角度审视现有的档案管理理论，对档案管理理论进行全方位的创新与变革，提高档案工作的管理效率和管理水平。

市场化带来了档案所有权的多元化。随着经济体制改革的不断深入，我国是行了公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度，出现了公有制实现形式多样化、经济成分多元化的格局。与此相适应，档案作为国家机构、社会组织和个人在各项社会实践活动中形成的历史性产物和凭证性记录，其所有权归属也呈现多元化态势，除党政机关、国有企业事业单位形成的国有档案之外，包括集体所有档案、私人档案、民营企业档案、三资企业档案等在内的非国有档案大量产生。