项目档案管理范文
前言：我们精心挑选了数篇优质项目档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
一、现状及问题
近几年建瓯林业技术推广中心先后承担了大量的林业科技研究和推广项目。总的来说在项目推广和研究方面取得了很大成绩，项目运行正常、科技项目档案相对正常，科技项目示范作用彰显。但有些还存在项目档案建设滞后的问题。归纳起来主要存在以下问题：
（一）重业务轻档案，档案意识薄弱。
有些林业科技人员对不够重视档案工作，林业科技部门多少都存在着重业务轻档案记录的现象，没有把林业科技档案工作看作是林业项目建设中不可缺少的基础性工作，没有把收集林业科技档案作为自己的重要职责，而看作可有可无，说起来重要，忙起来不要。没有意识到林业科技档案是项目验收的重要组成部分，是项目管理的重要内容，是项目验收、项目监测、效益评价的重要依据，常常是到了要检查验收时临时报佛脚，加班加点东拼西凑闭门造车，使档案的真实性准确性完整性大打折扣。
（二）保障不足。
有的无人分管或只分工不真管，没有领导保障；有的不给足够的设备经费、业务经费，没有经费保障；有的不按规定设机构、给编制、定职能、配人员，没有行政保障等等。林业科技项目档案管理员大多是兼职的、没有专职管理员、单位没有给予培训学习的经费和机会，档案员没有更新知识的机会，直接影响到科技档案的收集、归档从而影响到林业科技项目档案的形成的质量。
（三）档案收管用不到位。
档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套，没有适应新情况新变化而加以创新，因而还不到位，不能有效地把档案收全、管好、用活，有些科技人员觉得自己做的项目就是自己的不愿意将档案材料交给档案人员，给档案人员收集材料造成难度，从而使档案材料不齐全（四）人员素质不高。主要是现在档案内容大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，档案工作覆盖的领域和档案工作发挥作用的领域大大延伸了，但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变，人员素质没有得到相应的提高，因而影响档案工作的有效开展和有效服务。
二、探讨与建议
（一）广泛宣传档案法，提高档案意识。
认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、林业部颁发《林业科技学术档案管理办法(试行)》《福建省中央财政林业科技推广示范资金项目档案管理办法（试行）》等相关的法律法规，加大宣传力度，档案员要不断地给林业科技人员指导林业科技项目档案的收集等工作，经常上些培训班，进行林业科技项目档案业务指导，增强林业科技人员对项目档案的重要性的认识。
（二）完善归档制度。
完善归档制度，做到应归尽归，应收尽收。建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施。凡是应归档的文件材料，要向本单位档案室移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，档案员要根据这一条，理直气壮地向任何部门和个人收集应归档的各类文件材料。
（三）责任落实到人、稳定管理队伍。
要加强档案管理工作的领导，配备有一定专业知识的档案管理人员，保持档案管理人员的相对稳定，现在档案内容大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，要配备些经费给档案管理员加强继续教育，更新知识，适应新时期的要求。明确责任，责任到人，将林业科技项目档案管理工作纳入岗位责任制进行年终考核。
（四）建设与建档同步，确保档案完整。
要将林业科技项目档案的收集工作贯穿于项目的整个实施过程，落实到各个步骤各个环节、同步实施、同步收集，以确保档案材料的准确性、完整性和真实性。
（五）健全档案内容、提高案卷质量。
归档的文件资料，包括审批文件、申报书、委托书、实施方案、协议书、项目合同；调查、分析、测试、观测和各种载体的重要原始记录和数据；论文清单、推广使用证明材料、验收证书、专利证书、奖励、经费收支结算等。项目档案必须是原件和定稿，其载体与记录材料具有耐久性，字迹工整、图样清晰，签署手续完备，不得用铅笔、圆珠笔书写或复写纸复写。组卷遵循科技文件材料的形成规律进行组卷，保持案卷内科技文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，排列顺序按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（六）加强档案利用工作。
第2篇
关键词：投资项目；可行性研究报告；档案管理
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1000-8772-（2016）08-0205-01
近年来，城市中投资项目逐步增多，发展和改革局投资科也加强了对投资项目可行性研究报告档案管理，希望能够使投资项目更加符合国家的规定，推动城市发展。投资项目可行性研究报告是通过对项目的主要内容和配套条件进行调查研究和分析比较，并对项目建成以后可能取得的财务、经济效益及社会影响进行预测，从而提出该项目是否值得投资和如何进行建设的咨询意见，为项目决策提供依据的一种综合性的分析方法。通过对投资项目可行性研究报告的归类和管理，能够为城市建设提供重要的参考依据，促进城市的科学、健康发展。
一、当前投资项目可行性研究报告档案管理中存在的问题
1.过分重视文件收集，不注重文件归档。在投资项目可行性研究报告档案管理工作中，很多人都非常重视档案的收集工作，比较重视档案本身的真实性，在收集过程中要求出示和验证原件，防止档案存在不真实现象。在满足档案工作真实性的同时，忽略了对文件的归档，没有按照一定的规范和标准进行归档，甚至过分要求原件，使得一些重要的科技档案无法收入其中，降低档案管理的参考价值。
2.没有认识到资源建设的重要性。投资项目可行性研究报告档案是一种信息资源，具有非常重要的应用价值，但如果档案管理人员没有对其进行正确的开发和建设，就很容易使其信息不够完善，影响投资项目可行性研究报告的权威性。由于档案管理人员缺乏相关专业知识，在归档工作中无法切实反应其中的技术完整性，导致城市项目建设的连续性、专业性不能得到全面反映。
二、加强投资项目可行性研究报告档案管理的措施
1.建立完善的档案管理规章制度。投资项目可行性研究报告的收集和整理，不仅需要档案管理人员的努力，还需要各个部门的共同协调和合作。而完善的档案管理规章制度是档案管理工作运行的基础，在这个过程中，首先应完善档案收集制度，确定档案收集的渠道、方法和手段，确保档案的真实、合理、准确、完整，不能收录涂改严重、存在缺失、不具真实性的档案。其次，应将档案管理纳入投资项目建设管理体系当中，根据投资项目的建设情况，对档案进行跟踪管理，并加强对投资项目可行性研究报告档案管理工作的领导，确保档案管理工作能够顺利进行。
2.科学编制档案管理范围。发展和改革局每月接受很多投资项目的可行性研究报告，这些项目的规模不同、建设内容不同，因此应根据投资项目的具体情况，科学编制档案管理范围，按照《国家重大项目文件归档要求与档案管理范围》、行业建档要求等规范、案例对投资项目档案的范围和类别进行划分，给档案馆的科学性奠定良好基础。例如，归档可以按照建筑类型分为园林、住宅、商业建筑、厂房、学校等类别，也可以根据建设规模分为小型、中型、大型等，还可以设置建筑类型为大类，再在每个类别下根据建筑规模的不同来进行细化分类。
3.确保档案管理工作落实到个人。投资项目可行性研究报告是项目建设的重要资料，对投资项目的建设与使用有着重要意义，如果在资料收集过程中由于沟通协调不足、档案管理人员责任心不强、资料上交不及时等原因，有可能使资料存在质量问题，失去参考意义。因此，为及时、全面、有效地开展项目资料的收集、整理、分类和管理工作，应将档案管理过程中的每一项工作情况，都纳入单位的责任书中，各部门进一步分解，使责任能够落实到人，从而将处于被动位置的档案管理工作转变为主动位置，确保档案工作的科学性和可靠性。
4.加强投资项目可行性研究报告档案管理的信息化管理。随着科学技术的不断发展，档案管理也逐步向着信息化的方向发展，实现了管理工作效率的提升。首先，要提高对投资项目可行性研究报告内容、载体的安全性认识，对重要档案进行加工整理时，一定要规范操作流程，并严格记录操作过程，防止因为操作不当导致的投资项目可行性研究报告损坏的现象发生。其次，投资项目可行性研究报告档案管理工作要在开放式的网络环境下立足，才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务，只有提高相关技术水平，才能排除投资项目可行性研究报告信息在网络环境中的潜在威胁，实现投资项目可行性研究报告的智能化检索，保证档案的保密性和安全性。最后，应提高投资项目可行性研究报告档案管理信息化系统和数据库的安全性，并定期对档案数据库进行备份，做好必要的安全防护措施，防止由于系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失。
三、结语
投资项目可行性研究报告档案管理对城市发展有着重要的指导作用，因此，应对当前投资项目可行性研究报告档案管理中存在的问题进行分析，并探索切实可行的解决措施和方法。
参考文献：
[1]龚霞.浅谈如何加强固定资产投资项目档案管理[J].机电兵船档,2012(3):32-34.
[2]诸葛敏.城市基础设施建设前期档案资料管理问题研究[D].济南:山东师范大学,2009.
第3篇
关键词 项目档案验收 企业档案管理 项目实施与管理 积极作用 转型策略
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）03-000-02
一、引言
随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，项目档案验收水平也在发生着非常大的变化，当然不能落后，不能影响企业的管理建设水平，不能保障企业的权益受到损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现项目档案验收管理的逐步优化，促进档案管理向一体化发展，同时实现项目实施与管理更进一步发展。不能把项目档案验收管理与企业档案管理、项目实施与管理进行分类来管理，这样的话，不利于管理水平的合理化处理，也不利于项目档案验收过程中，人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费信息资源共享时间。为此，我们需要构建完善的项目档案验收管理机构，对档案进行合理归档、安全存放。
二、项目档案验收在企业档案管理的过程中起着非常重要的作用
（一）建立健全企业档案管理建设，完善管理制度
在项目档案验收的过程中，使得企业档案管理建设在不断地趋于完善，只有不断地强化建设，才能符合验收的标准，从而促使其过关。这也就在客观上逐渐地建立健全档案管理建设，完善档案管理制度法规，约束其向规范化、合理化、一体化、安全化发展。自然就会自觉地制定一整套严格的档案管理制度，让人们有法可依，时时刻刻约束着档案管理工作从业人员以及具体的操作人员，这样才能做到有理有据。毕竟企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位，为了加快企业管理的发展脚步，我们需要渐渐地加强对项目档案验收的力度，促进档案建设不断地优化，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。
（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高
开展项目档案验收工作，使得企业档案管理人员与验收人员之间的接触频繁，在他们的验收过程中就会提出一系列关于档案业务需要提升的问题，换句话说，也就在潜移默化中影响着企业档案管理人员业务水平的提高，为他们上了免费的课堂，使之逐步地完善档案管理知识，增加档案管理安全防范意识，并且在彼此交流与合作的过程中，更加拓宽知识面，如何防潮防霉、防盗、档案的安全存储、分类归档、备份等方面更加熟悉，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高。从而为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。
（三）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高
项目档案验收的开展，需要对企业档案管理的问题进行检查与验收，为了达到预期的安全效果，就要求企业档案管理人员对档案进行保存的时候，综合考虑保密安全、防潮防霉、备份处理、防盗系统、高科技信息储存等各方面的因素，把企业的档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于统一管理条件的优化，进而保障企业的权益不受损害。
三、项目档案验收在项目实施与管理的过程中起着非常重要的作用
（一）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化项目实施与管理
项目档案验收的开展，使得各单位为了实现档案验收工作的目标，加快自身项目实施与管理的步伐，严格按照国家规定的程序进行。对项目的实施和管理需要进行招标与监管，不能以各种理由而推脱，不去招标，如此长期发展下去，能够在很大程度上优化项目实施与管理。否则，一些项目的实施与管理没有经过严格的招标与监管，而是任意妄为，违法操作工程项目，那么就属于违法行为，可能造成一些无法弥补的损失，那样的话，就得不偿失了。
（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高
项目档案验收的开展，使得各单位的相关部门加强改革与管理的理念，并且在平时，不断地催促相关人员进行档案工作的培训与学习，了解档案管理的知识，使得部门管理严谨而且规范，有一种无形的力量在鞭笞着他们不断前行，从而在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高。
四、鉴于项目档案验收的重要性，我们需要不断地改革与创新
项目档案验收在企业档案管理和项目实施与管理的过程中，起着非常重要的作用，鉴于其重要意义，需要我们不断地改革与优化项目档案验收工作，具体可以阐述为以下几点：
（一）针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，需要对其进行及时地反馈与改革
针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，验收参与人员需要进行仔细地记录以及汇总，并且把需要改革的地方做出标记，然后将统计出来的资料分析，进行及时地反馈与改革、创新。在反馈与改革的过程中，逐步地优化验收工作的效果，改进验收途径，促使档案验收工作的逐步完善。
（二）逐步地优化项目档案验收程序，让各验收人员分工合作，共同促进验收工作的顺利进行
我们在进行下面档案验收工作的时候，需要逐步地优化项目档案验收程序，并且让各验收人员分工合作，各尽其责，那个人员负责那个验收工作，具体的记录、汇总等则另外安排人，这样分工明确的档案验收工作，将大大地提高验收效果，提高准确程度，从而共同促进验收工作的顺利进行。
五、结语
综上所述，我们了解到：项目档案验收在发展的过程中，不断地促使企业档案管理工作的发展与预防措施的不断改进；也使得项目实施与管理更加趋于规范化、完善化。因此，我们需要对项目档案验收进行管理，不断地优化档案验收方法，注重验收实效，并且对于档案验收的成果需要进行及时地汇总、反馈以及改革与创新，在推陈出新的过程中，逐步地完善验收工作，加强验收真实性，以此对企业档案管理进行客观地保护，为企业的发展提供完整的、准确的材料资源。并且快速地促进项目实施与管理的规范化、完善化、稳定化，使其为各单位的发展而不断努力。
参考文献：
[1] 朱海群.七六所国防科技工业固定资产投资项目档案验收机构资质[J].机电兵船档案，2007（4）.
[2] 周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007（01）.
[3] 卢东.对固定资产投资项目档案验收工作的思考[J].经营管理者，2009（09）.
[4] 梁宇菁，巫庆红.固定资产投资项目档案的管理[J].广船科技，2007（03）.
第4篇
【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用
改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。
一、电子档案与纸质档案的优缺点
（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。
（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。
二、电子档案与纸质档案的整合与利用
（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。
（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。
三、结束语
在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。
【参考文献】
[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009(29)：12-13.
[2]董建萍.产业转移和信息化条件下会计档案的安全管理措施[J].中国乡镇企业会计，2015(4)：220-221.
第5篇
1 科技计划项目档案的概念及特点
（1）科技计划项目档案一般是指政府部门、社会组织或个人在科技计划项目活动中形成的档案。科技计划项目活动主要包括对科技计划项目的管理活动以及项目实施过程中开展的科研活动。因此，科技计划项目档案不仅包括科技计划项目管理活动中形成的文书档案，也包括科技计划项目在研究过程中形成的技术档案。
（2）科技计划项目档案贯穿了整个科技计划项目的生命周期，真实记录和反映了科技计划项目从申报、立项、研究、结题以及实施跟踪管理的各项工作内容，是重要的科技信息资源，也是对科技计划执行和管理情况进行监测、评估的直接依据。而且，淮安市每年立项的科技计划项目数量就达数百项，项目实施周期也较长（一般为1年及以上）。因此，淮安市的科技计划项目档案具有专业性、成套性、数量庞大及形成周期长等特点。
2 淮安市科技计划项目档案管理现状
2.1 淮安市科技计划项目体系
淮安市科技计划项目主要包括：应用研究与科技攻关、产学研协同创新、知识产权战略推进、软科学研究（发展战略研究）等四个基本专项和科技创新平台与产学研载体建设、科技成果转化、科技金融等三个重点专项。但是，每年，淮安市科技局会根据国家和省科技厅的科技计划项目指南并结合实际情况进行相应的调整。以2015年度为例，淮安市设立的科技计划项目体系如图1所示。
2.2 淮安市科技计划项目档案分类
淮安市科技计划项目的活动过程主要包括：项目申报、项目受理、项目评审、项目立项、项目实施、中期检查、项目结题验收、成果转化、跟踪管理等。因此，淮安市科技计划项目档案主要可以分为两大类，一类是项目管理档案，主要由项目管理部门保存和归档；一类是项目科研档案，主要由项目承担单位保存和实施归档。
2.3 淮安市科技计划项目档案管理现状
由于科技计划项目类别多，数量多，实施周期长（至少为1-2年），涉及到的项目承担单位和主管部门也较多，因此，目前淮安市科技计划项目档案管理现状主要为分散管理。科技计划项目主管部门保存在项目申报、立项、结题验收等过程中形成的档案材料，项目承担单位主要保存项目在申报、立项、科研、结题验收过程中形成的档案材料。目前，淮安市科技局作为市级科技计划项目的主要管理单位之一，主要保存在项目申报、受理、评审、立项、监管、服务及结题验收和后期持续跟踪等过程中形成的档案材料，而不同类别的科技计划项目档案又由各业务处室（根据职能）分别保管和归档。
3 淮安市科技计划项目档案管理中存在的问题
3.1 项目档案管理不规范
跟项目档案相关的制度制订不完善，项目档案的归档范围和管理方式没有明确规定，或者有了规定也未能坚决执行。
3.2 项目档案材料不完整或缺失
少部分项目资料由于未能及时归档，已经查找不到。很多项目档案材料存在缺胳膊少腿的问题，不能体现项目实施的全过程，不利于实施项目监管和促进科研成果转化。
3.3 档案管理方面投入不到位
由于部分领导不够重视或者经费紧张等方面的原因，导致档案工作人员配备不到位，档案工作经费投入不足等，不能保證档案工作的正常开展。
3.4 部分人员保护项目档案的意识不强
觉得项目档案可有可无，在项目活动过程中，不能及时的收集和归档项目材料，项目结题验收之后，更是将项目实施材料归档抛之脑后。
3.5 档案管理方法落后
淮安市科技局作为科技计划项目组织实施和管理单位，在档案管理方面仍然主要以纸质材料归档为主，未能全面实现档案的数字化管理，给科技项目档案的利用带来了一定的局限。
4 关于做好淮安市科技计划项目档案管理工作的几点建议
4.1 加大宣传和培训力度
加大《档案法》、《政府信息公开条例》等相关法律法规的宣传，提高档案管理工作的积极性和主动性。对项目管理和项目实施相关人员要加大档案专业知识的培训力度。
4.2 加大档案管理方面的投入
确保档案人员的配备到位，强化档案人才队伍建设，提升档案管理工作人员的素质，并提供足额的档案管理工作经费。
4.3 在科技计划项目合同中，针对科技计划项目材料的归档，对项目承担单位提出明确要求
市级科技计划项目管理单位及项目主管部门在项目实施过程中，要定期或不定期地对项目档案材料的形成过程进行跟踪、管理。
4.4 制订和完善淮安市科技计划项目档案管理相关制度
明确归档范围、归档方法和保管年限等，并确保制度执行到位。
4.5 加快推进档案数字化
档案数字化有利于提高科技计划项目档案的利用率、有利于档案材料的保护、有利于促进政府信息公开。
第6篇
关键词:工程项目;声像档案;电子档案
声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。
1建设工程档案管理工作职责
总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。
2建设工程声像档案管理现存的问题
2．1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象。“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。2．2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象。专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。2．3归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档。声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。2．4建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊。经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6．8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。
3声像档案管理做法———地铁8号线项目
3．1制定声像档案管理原则与职责。项目声像档案管理实行“统一领导、统一标准、分工负责、监督指导、归口实施、分级管理”原则，并按照“简化整理、便于利用”的工作方法，保障声像档案完整、准确、系统与安全，为企业经营管理及发展服务。项目资料室声像档案管理具体业务，履行下列职责:(1)根据企业档案管理办法对每一位相关管理人员进行培训、交底;(2)按照国家和行业要求，制订声像档案管理实施细则及技术要求;(3)监督指导各部门开展声像档案收集工作;(4)负责声像档案数据库运维管理及技术支持;(5)负责职责范围内声像档案的集中保管和声像档案资源开发利用工作;(6)信息管理部负责项目声像数字档案库的硬件配置、运维管理及技术支持;(7)监督、指导声像档案的具体形成部门负责声像材料的整理、分类、编号、归档工作。3．2声像档案收集与整理。3．2．1照片档案收集、整理的基本程序和要求。照片拍摄，一般使用不低于800万像素的单反相机(卡片机不低于1000万像素)从全貌、局部、特写三个方面进行拍摄。照片筛选，应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要照片归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪。照片著录，以每张照片为单位著录“题名”、“档号”、“数码底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄时间”、“说明”等项目。3．2．2视频档案收集、整理的基本程序和要求。视频拍摄，应当采用高清摄录设备以不低于720×576像素记录，并通过非线编辑设备统一转换为“RMVB”格式高清视频文件。技术要求包括:制式选择HD-I100:PAL制式;视频码率:不低于lOOMb/s;输出像素:分辨率不低于为720×576;音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。但反映工程项目开工、施工过程中重、难点、竣工验收等重要事项，应当采用高清摄录设备以不低于1920×1080/50I像素记录。视频剪辑，以事件为单位剪辑形成视频文件，其中大全景或展现事件核心内容的画面应当剪辑在视频第一个画面，且视频末尾须加1～2秒彩条。视频归档，须保证视频文件的完整、准确、系统;视频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时视频档案应录入公司档案管理系统。视频文件归档光盘一式两份。3．2．3音频档案收集、整理的基本程序和要求。音频录制，音频应采用MP3格式录制，音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。音频剪辑，以事件为单位剪辑形成音频文件。音频归档，须保证音频文件的完整、准确、系统;音频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时音频档案应录入公司档案管理系统。音频文件归档光盘一式两份。
第7篇
【关键词】煤矿；项目建设；前期；档案管理
淮北矿业集团有限责任公司坐落在安徽省淮北市，踞苏鲁豫皖四省接连之要冲，卧黄淮海之腹地，北接齐鲁，南连江淮，横跨淮北、宿州、亳州三市，是以煤炭和煤化工产品生产为主，多种经营、综合发展的特大型企业集团。近年来，随着淮北矿业集团“大投入、大开发、大建设”步伐的不断推进，项目建设得到日臻健全和完善，项目档案得到足够重视，各项目建设单位也积累了不少工程档案管理的先进经验，但对于项目前期档案管理还存在一定的问题，没有得到应有的重视。
项目前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范项目前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证企业资产的完整。笔者在淮北矿业集团公司长期从事档案管理工作，现结合实际，谈谈项目前期档案管理存在的问题以及对策。
1 项目前期档案管理存在的问题
1.1 收集滞后
项目前期建设具有周期长、阶段多、涉及部门广等特点，使项目前期档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，各部门只重视工程本身，轻视工程档案，项目前期档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展，造成了项目前期档案工作滞后，反而影响了工程各方面对前期项目档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，严重制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。
1.2 档案管理意识不强
对项目前期档案管理重要性的认识，是做好项目前期档案工作的前提和保证。目前，各项目单位领导和档案人员对项目前期档案重要性的思想认识不够，对项目前期档案工作的学习宣传力度不强，且项目前期建设队伍流动性大，人员不稳定，各部门缺乏相互沟通交流，缺少专职档案人员，档案管理职责没有落实到具体人员，使档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。
笔者所在集团公司一家下属机构，在项目建设中期才配备档案人员，且这名工作人员还同时身兼秘书、文书、业务招待员，根本没有时间和精力投入到档案工作中去，项目前期文件分散、流失严重，项目验收前多次到集团公司档案馆及其它业务处室查阅、收集文件资料，经过多部门合力协作，项目档案方才顺利通过验收考核。
由于项目建设与档案管理工作的专业性都很强，工程人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏对档案管理的实践能力，也是导致项目前期档案收集、整理和归档不及时、规范的主要原因。
1.3 档案管理体制不完善
由于项目建设初期机构和人员配置不健全。许多单位没有设立档案管理机构及专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。档案管理设施设备不能满足档案管理工作的需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，档案管理极不完善，档案管理现代化程度不能适应项目建设和工程建设快速发展的需要，影响了档案管理的工作效率和经济效益。
2 正确认识项目前期档案工作的重要性
根据国家档案局、国家发展和改革委员会联合下发的《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发[2006]2号）文件规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的项目，不得进行或通过整个项目的竣工验收。同时还规定，检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷，抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。
由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响项目发挥最大效益。
3 如何做好项目前期档案管理工作
3.1 各级领导要高度重视工程项目前期档案工作
工程建设是百年大计，项目前期档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。
3.2 加强对项目前期档案工作的组织领导
成立档案工作领导小组，建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
3.3 定期召开档案工作会议
项目建设单位对档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下一步工作。
3.4 加强档案管理制度建设
俗话说“没有规矩，难成方圆”。工程项目建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好档案管理工作的根本保障。
3.5 纳入合同管理
坚持将项目档案工作纳入合同管理，严格各单位归档责任，项目建设单位在与各参建单位签订设计、监理、施工等合同或协议中，一律明确档案工作内容，提出项目档案收集、整理、归档的具体要求，理顺归档渠道和管理职责，从源头上保证项目前期档案的完整、准确、系统。
3.6 建立责任处罚制度
实行档案管理风险抵押，把责任分解到监理、建设等各个层面，形成“责任追查处罚链”，推动各项工作的落实。各参建方在签订合同后即交付给建设方一定数额的档案滞纳金，如各方不按合同及时履行档案移交、归档制度，建设方有权扣除其档案滞纳金，从而保障档案工作规范有序开展。
第8篇
网络信息时代，客观要求档案管理人员要与时俱进，不断创新档案管理理念。创新项目档案管理理念，首先，要树立档案工作的不可替代和不可或缺的思想，改变过去档案工作无足轻重、难有作为的观念。要积极宣传档案管理工作的重要性，争取全社会的重视。其次，要在管理手段上不断创新，逐步完成由传统的手工管理模式向现代化管理模式的转变。要充分利用计算机网络系统，加强档案的数字化、信息化建设，开展网上项目档案利用服务，提高项目档案管理和服务水平。第三，要在服务方式上创新，坚持以“利用”为核心的项目档案指导方针，运用新的思维方法和手段，以积极乐观的工作热情，立足现有条件，不断开拓进取，积极主动地为中小企业网络平台建设提供优质的档案信息资源利用服务，并取得中小企业认同。第四，做好项目档案管理的基础工作。要保证项目实施过程中形成的原始资料的收集、归纳、整理、编研的真实性、系统性和完整性，保证项目档案利用服务工作与项目建设同步进行。
二、创新项目档案管理体系，逐步建立健全统一集中管理、分级建档、逐级负责的档案管理体系
在中小企业服务平台网络建设过程中，项目档案管理要改变以往档案管理部门“单兵作战”的格局，力争服务中心领导、各项目实施业务部门以及中小企业的大力支持和密切配合，形成集中管理、分级建档、逐级负责的档案管理体系。档案管理部门要及时与各项目实施业务部门及中小企业沟通，配合做好项目档案的收集、整理、归档和移交工作。项目档案管理部门将移交的档案资料及时验收、编目、立卷、归档，完成项目档案的信息录入工作，形成以档案研究部门为核心，各项目实施业务部门及中小企业共同参与的机制，为提供高效的项目档案利用服务工作打好基础。
三、创新项目档案的信息化管理模式，建立标准化的项目档案管理系统
创新项目档案信息化管理模式，必须建立科学的项目档案计算机信息存储和检索系统，制定网络环境下系统化、规范化和标准化的项目档案和提供利用服务的管理系统。为使项目档案信息资源更好地服务于中小企业公共服务平台网络建设，必须完善项目档案管理部门的软硬件基础设施建设。首先，应用档案管理系统，及时录入项目档案信息资源，满足信息化的项目档案资源管理的数据存储、检索查询和按需扩展需求。其次，要充分利用中小企业公共服务平台，对项目建设中形成的各种载体文件资料和电子信息及时收集、整理、合理分类归档，编制具有特性检索功能的主题目录或专题目录，直观地揭示项目档案的主题内容，达到项目档案信息资源的社会共享。
四、发挥档案管理人员的创新开拓作用，加强档案队伍建设
随着计算机和信息网络技术在档案管理工作中的应用和发展，对档案管理人员的业务知识和管理、操作能力等方面都提出了更高的要求。首先，项目档案管理人员要有创新意识和创新能力。在思想观念上，善于用创新的思维，研究新情况，解决新问题。在工作方法上，适应服务中小企业的发展需要，增强服务意识和工作的主动性、前瞻性。其次，档案管理人员要拓宽视野、丰富知识，练就过硬的业务技能。第三，要创新教育培训方式，合理设计培训内容和方法，全面提升档案管理人员专业素质。
五、创新项目档案的利用服务功能，保证中小企业公共服务平台网络建设的顺利进行和高速运营
第9篇
［关键词］管理；建设项目；档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098
［中图分类号］G270.7 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02
1 项目档案管理的现状
1.1 项目档案管理普遍存在的问题
在项目施工过程中，领导、基层管理人员及施工人员意识不到项目档案管理工作的重要性，基层单位没有专职或兼职的档案管理人员。另外，各单位和部门之间缺乏相互的沟通交流，不落实档案管理责任，往往是重工程建设，轻档案管理，在工程完工时，各单位才开始整理工程资料。种种因素，造成项目档案资料管理无序，资料流向不明，收集不齐全，组卷、归档的档案存在与工程实际不符的情况，给工程后继工作带来了严重的影响和无法估量的损失。
1.2 当前常见的项目档案管理方法
1.2.1 组建项目档案管理领导小组
建立由建设单位（业主）牵头，设计、施工、监理等单位参加的联合项目档案管理领导小组。
施工单位建立以项目经理为主，技术员、施工员为辅的，负责管理好施工现场的施工图纸、设计更改通知单、施工更改设计、补充设计的施工图纸等档案资料的团队。
设计单位，由项目施工图纸的设计者和档案部门的管理人员一起负责施工图纸、文件、计算数据、会议纪要等资料的收集、整理。
监理单位，由现场监理负责施工现场的各种文件、资料，图纸等管理情况。
建设单位（业主）以合同为依据，以经济为杠杆组织协调各单位，建立健全项目档案管理工作的各项规章制度，明确各方责任。明确工作范围，明确归档时间，责任落实到人。
工程从立项到竣工，由施工单位负责收集施工全过程的图纸、声像等档案资料，整理后按时移交给设计单位的档案管理人员，他们再进行整理、组卷、文件资料的数字化加工。
1.2.2 建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度
建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度是保证项目档案完整、准确、齐全的前提。根据国家、行业的有关标准、规范，并结合各单位的实际情况，建立行之有效的建设项目档案管理制度和管理工作流程，实现档案管理工作的常态化、标准化、规范化与信息化。
加强项目档案管理制度建设，建立档案管理工作程序，是做好项目档案管理工作的根本保障。必须明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设单位是工程项目的业主，也是工程和项目档案的接收者，应承担好工程建设过程中档案管理工作的组织者，把项目档案纳入合同管理，明确各方责任，组织协调各方工作，及时沟通档案资料的管理现况，交流档案管理信息，根据合同规定，要求各单位管理好与建设项目相关的文件、档案资料，并整理组卷，按时向档案部门移交。
2 信息环境下的项目档案管理
2.1 链接局域网，建立设计单位档案管理部门网站
建立设计单位档案管理部门网站，搭建档案信息平台，令档案管理系统通过局域网与相关业务系统OA、EIP系统对接，实现各类档案信息资源的集中管理，遵循电子文件与实体文件同步归档，本着“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，由档案管理部门将条目的主要信息录入到档案管理系统中，同时上传相应的电子文件，实现档案信息资源共享,
2.2 以档案管理系统为平台，构建档案信息网页
建立档案信息网页，为用户查询、检索提供了极大的方便，用户不用再跑到档案部门，足不出户就可以完成借阅、查看档案信息、浏览电子文件全文、归还电子档案等。
建立档案信息网页，传递建设、设计、施工、监理等各单位的档案管理情况，及时档案信息，在各类档案中为用户提供方便快捷的查询和检索功能，档案管理工作的效率和质量都将得到极大的提高，实现项目档案的动态管理。
2.3 项目档案数字化建设
使用数据库技术以及高速扫描技术将声像文件、纸质文件、电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。
档案数字化建设的主要方法是全文储存档案，实现数字化形式的管理，对档案信息中的文字内容与有图像信息进行融合，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。这也需要将纸质材料进行数字化转换，其可以利用扫描仪进行输入。它还包括了对图像文件进行压缩管理后的重命名，并存放在一个固定的路径上，在需要时可以通过文件名查找。有些档案是需要永久Υ娴模需要对光盘进行刻录，这样才能妥善处理这些问题。
2.4 做好档案信息资源的提供利用工作
档案的提供利用工作，是档案的基础性管理工作，是档案功能的再扩展，其能够产生明显的经济效益和社会效益。档案信息资源的开发与利用，能有效地促进项目档案管理信息化的进程。在进行档案信息资源开发时，要重视对档案信息进行科学合理的分类与整合，将信息集成化，系统化，采用统一的管理模式，减少信息的分散程度。
同时要注重档案管理信息化的规范性和标准化，规范性和标准化可以提高档案管理的工作效率，提高档案信息的利用率。制定标准规范要对档案信息进行分类整合，形成规范化、标准化的档案管理模式，有利于档案信息资源的开发利用。
2.5 依据不同需求选择项目档案管理软件
项目档案管理选用软件应注意的事项包括以下几个方面。第一，软件进行档案信息管理时，同时要具备对信息管理平台进行及时的维护与升级的功能。第二，软件要具备安全性与保密性，要有一定的监控功能。这样增强了档案信息管理查询的权限，也可以对所有的用户进行实时的安全监控。第三，软件管理系统必须具备较快的反应速度，满足查询以及操作的需求。第四，软件必须符合国家行业的相关标准和规范，应当通过国家标准的认定。
3 结 语
建设项目档案管理信息化建设，建立档案部门网站，搭建档案信息平台，以及与协同办公系统的无缝对接，有效地实现了建设项目档案的动态管理，提高了档案管理工作的效率和质量，节省了大量的人力、物力和财力，档案信息资源的利用率及共享水平都将得到提高，为社会的发展提供更为快捷有效的档案信息资源的服务。
主要参考文献
［1］杨秉光,王永梅.企业数字档案系统的建设研究――江苏省电力公司数字档案系统案例研究［J］.中国档案,2010(7).
第10篇
关键词：项目 档案 管理
河南煤化集团新疆公司自2008年进疆以来，发展迅速，在伊犁、准东、吐哈、库拜已形成四大产业基地，目前正有序的向克州和塔城地区拓展。产业涉及煤炭开采及洗选、煤化工产品开发、电力、物流贸易等。笔者在参与的130万吨/年焦化项目、20万吨/年焦炉煤气制甲醇项目、40亿立方米/年煤制天然气项目及2×1000MW煤电一体化等十余个大项目的建设工程中，逐渐领悟到，加强项目档案管理，对于促进项目的健康发展的是非常必要的。
1、加强项目档案管理的意义
项目档案记录了项目建设的全过程，是项目建设的历史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重要凭证，同时项目档案也是项目建设后生产、管理、维修、维护、改建、扩建的重要参考文件；这不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，具有不可再生，很难办理，经手人员多，人员变化大等特点。因此，加强项目档案管理，确保项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。
2、项目档案管理的现状
计算机的出现，不仅给生活带来的翻天覆地的变化，同时也给项目档案管理带来了极大的方便，运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，计算机的引入，是档案管理史上的一大飞跃。总体形势让人乐观，但是项目档案管理仍存在着不少问题，急需进行改进。
2.1 项目文件管理的职责混乱
各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。
2.2 项目档案管理人员流动性大
特别是项目建设处于初期阶段时，人员框架还未组建完善，专业技术人员调动频繁，资料管理没有统一的流程，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待项目走上正轨时，项目档案已几经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。
2.3 项目文档资料收集不齐
建设项目前期文件缺失较多。如：项目委托书、重要的会议纪要等；建设项目设计文件不全，如：方案、设计等文件的优化方案；建设项目施工文件不全，如：质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸等；建设项目监理文件不全，如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等；设备文件不完整，如：无设备开箱记录、无检验报告等。
2.4 存档文件不规范
文件格式不规范，文件材料没留装订线；签认手续不完整、不真实；使用不耐久字迹材料记录文件；文件材料的内容自相矛盾（竣工图与设计变更不符）；部分重要文件存在代签等现象。
2.5 文件材料整理编目不规范
文件的组卷不合理，如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息等。
2.6 建设项目文件整理归档不及时
平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。
3、如何加强项目档案管理
随着河南煤化新疆公司项目发展的不断深入和壮大，在工作中形成的档案材料越来越多，对档案管理的要求越来越高，所以加强档案管理工作，使项目档案更好的服务于项目发展显得尤为重要。
3.1 健全档案管理制度，提高档案管理意识
要从思想上认识到项目档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。制定适合项目实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在项目实施过程中明确项目各参与单位在档案管理工作中的所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点。
3.2 加强档案知识学习，提高档案管理人员的素质
项目档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要熟悉所属项目工艺流程，实现由单一专业型向多样复合型的转变。
3.3 及时收集档案资料，合理分类归档
在项目建设与管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关建设单位在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。在档案的整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，区分不同类型，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。
3.4 档案工作现代化
计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。
档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
参考文献：
[1]李巧存.浅论如何提高图书管理人员素质[J].科技创新，2013，02.
第11篇
一、统一部署，建立档案管理机制
为了汲取在工程建设中曾经出现的归档不全、散失严重的历史教训，公司在组建项目管理部时，就统筹考虑将档案管理纳入项目管理职责范围，在综合部设立档案工作组，指定一名副部长专门负责档案工作，配备数名专职档案管理员，提前介入，全程参与，不仅管理建设单位档案，还对所有参建单位的档案形成资源管理进行指导和监督。
二、建章立制，规范档案管理流程
编制信息与文档管理程序文件。项目启动后，档案工作组编制了《信息与文档管理程序文件》，从总体上提出了文档管理计划，具体明确了责任主体该做什么，如何做，确保文件流转环环相扣，在保证文件有效使用的前提下，防止文件散失，使档案的形成具有可追溯性。
编制项目归档文件资源体系。档案工作组研究了项目工程档案的构成，从总体上把握档案架构，以项目建设过程为总体脉络，将项目档案分为前期准备、设计、施工、试生产、竣工验收等阶段档案，并对每一阶段将要产生的文件进行分类，开列文件“菜单”，进而编制了《项目归档文件资源体系》，通过贯彻学习该体系，改变了档案管理人员和工程技术人员在收集环节出现的茫然不知所措。
编制随机资料管理规定。档案工作组编制了《设备随机文件收集、归档管理办法》，明确了设备随机资料的管理责任分工，确定了设备随机文件的归档范围，对设备随机文件的分发与借阅作出了规定，同时提供了整理归档方法。
制定案卷归档整理规范。随着工程交工，文件资料归档进入倒计时，档案工作组按照国家和行业标准制定《项目案卷归档整理规范》，侧重于操作环节，为档案工作人员提供具体可操作的方法流程。
三、培训交流，提高员工素质能力
培养全员档案意识。档案工作组利用各种会议，见缝插针，强势宣传档案法律法规，用档案的实际利用价值体现强调档案管理的重要意义，用反面案例现身说法，强调档案缺失造成的严重后果，提高工程建设者的档案意识，养成注重收集整理资料文件的习惯，为档案管理工作营造了广泛的群众基础和来源基础。
加强技能培训和技术交流。档案管理人员的工程专业知识储备不足使其管理行为受到制约，为了拓宽档案管理人员知识结构，增强对工程建设的感性认识，工作组聘请专业技术人员授课，从宏观层面讲述项目的形成和总体布局，介绍概略的工艺流程和土建安装基本知识，还鼓励档案员经常下现场实地观察，克服了他们对工程建设的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分门别类，抓住管理关键环节
（一）项目前期档案管理。由于立项之前没有项目部统一管理，经办单位多，经办人员习惯于将文件留在手上，若等到工程竣工再来收集整理将存在极大的散失风险。作为建设单位不能将眼睛只盯着各承包单位，还要注重自身形成文件的归档，防止出现档案管理的“灯下黑”，企业要早做准备，要求经办单位随办随归。
（二）设计文件管理。档案工作组应要求各方设置文档单点联系人（DCC），所有图纸文件经由一人办理交接手续，把好进出口关，做好登记台账，保持工作的延续性，避免因错乱出现无谓的纠纷。工程竣工图是具有法律效力的图纸文件，必须如实反映现场实际。现代档案管理理论要求档案专项验收不仅是对档案形式的验收，还注重对内容的检查，竣工图除了要求设计资质章、竣工图章要齐全，签字要到位外，确保图纸归档合格。
（三）交工技术文件管理。工程建设期间，施工单位必须按照《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）等标准正确选用表格，记录准确翔实，签字盖章齐全，编制移交交工技术文件，要做到卷册类别清晰，层次分明；对于电力、交通、港务等独立系统工程，要求施工单位提供相关行业标准，并按其行业标准编制移交交工技术文件。
（四）设备随机资料管理。设备抵达现场后，项目部组织供应商、施工、监理开箱共检，普通设备由采购部门逐一登记保管，整体移交归档；重要设备则由档案工作组直接接收管理。设备随机资料版面大小不一，样式繁多，内容庞杂，档案工作组要做好分类，保证资料一台一档，内容完整。
第12篇
【 abstract 】 the owner in the construction project archives management problems, this paper analyzes the reasons and the owner of the construction project file management and put forward own proposal, for the next owner side of the building project file management to provide the reference.
【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：一、引言
港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、照片、电子文档等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。港口工程档案是项目交工验收、维护、改建、扩建的依据；业主作为项目的组织者和最终使用者,是重要责任主体,应对建设项目档案和竣工备案做好管理。但现在业主方的建设项目档案管理情况并不理想,本文通过现状分析，并针对问题提出了对策建议，希望能起到抛砖引玉的作用。
港口建设项目业主方档案管理现状分析
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分港口建设业主对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能为项目建设增值，只要能应付查档就行了。业主方管理人员比较重视建设项目进度、造价等比较形象的硬件管理,对建设项目软件——档案管理往往认识不足,对建设项目档案的形成、收集、整理、归档等不够重视。轻视档案工作的思想都表明了部分业主对档案工作缺乏了解。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分业主方管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3、档案利用率低，未发挥最大效用。有些港口项目建成投入使用十多年后进行扩建，往往只重视现场勘察工作，而忽视了对已建项目的档案查阅工作。其原因主要有：一是存在档案多头管理现象，技术档案保存在各相关技术人员手中，没有归纳整理；二是档案检阅手段原始，造成查阅档案工作量太大；三是港口使用过程中的维护工程记载不全，导致档案记录的准确性遭到质疑。
4、档案室硬件环境设施不齐全。个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，容易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的单位管档部门甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。硬件设施配备的不足，在很大程度上制约的港口项目档案的规范化管理。三、改进港口建设项目业主方档案管理的对策
1、树立正确的港口建设项目档案管理观念。港口建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况,它对工程质量的评定,工程竣工后的收尾工作以及对新建工程的准备等都具有重要的利用价值,从某种意义上讲,管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值,它可以被继承和积累；但建设项目形成的文件资料涉及面广,内容繁杂,经历的时间长,稍有疏忽就可能遗漏,加之施工组织是临时机构往往是工程任务一完成,临时机构解散,而资料也随之消失。因此,树立正确的建设项目资料管理观念,是做好建设项目资料管理的前提。
2、建立档案管理体系，强化组织培训工作。港口项目建设方组建项目管理办公室的同时，应设定专人负责档案管理工作，并应由项目办领导主管档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。同时，加强对档案管理人员进行水运工程档案知识培训，通过学习《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等规范性文件，使档案管理人员了解档案的重要性，掌握管档要求，在管理档案过程中能够熟练完成档案材料的收集、整理、归档、装订等业务工作。
通过定期的自检或领导督查，确保建设项目档案的真实性与完整性。
3、建立档案电子检索系统，提高档案利用率。
3．1进行档案文件的科学分类。港口工程文件的总体类型可分为立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣工验收、招投标、合同、资金管理及其他9大部分，详细分类可见《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》。
3．2建立档案电子检索系统
港口工程档案种类多、数量大，靠旧式的纸质目录检索已不能满足目前高效的办公要求。而建立档案电子检索系统将会大大提高档案管理的效率。针对大型港口项目较多的业主，建议开发专门的检索软件系统，以达到快捷、准确的目的。针对港口项目较少的主方，建议可以简化电子检索系统，用excel表格进行检索，基本可以满足日常的档案管理要求。
3．3及时更新、定期检查，提高档案利用效率
港口工程在数年甚至数十年的使用过程中总会进行一些维护工程，对工程档案进行及时更新是非常必要的。同时，要通过对档案进行定期检查，确保档案真实、准确反映港口工程项目情况，为港口工程维护、改建、扩建提供科学依据。
4、改善档案室硬件环境设施。
港口工程档案保管年限长，且档案资料数量大，种类多，对档案室的环境设施要求比较高。作为业主方，应当增设专项资金，对档案室进行标准化建设。使得这些珍贵的档案资料保存在一个湿度、温度都适宜的环境中。针对一些项目较少的业主方，采取委托专业文印公司打理档案的方式，在实践中也取得了很好的效果。
结束语
要做好港口建设项目档案的管理,相关业主方领导应从思想上予以重视，通过培训提高管理人员素质,完善制度,落实责任,加强沟通,勤于检查督促；这样,建设项目资料的及时性、真实性、准确性、完整性才能得到保证,才能为港口建设项目交工验收、维护、改建、扩建提供可靠的依据。
参考文献：
第13篇
关键词：棚户区；改造；档案；管理
伴随着我国经济的进一步发展，社会主义现代化建设也步入到快速发展阶段，尤其是十三五规划以来，国家更是给予了社会建设工程更高的重视，切实从民众角度出发，真正实现民生改善的目的。目前，群众最为关注的内容就是居住条件，而棚户区改造工程则是切实改善民生的重要举措。在开展棚户区改造项目时，需要真实的将相关资料和信息予以记录，同时以档案的形式保存下来。因此档案管理工作当属棚户区改造工程项目管理中的重要内容。
1项目档案管理的内容
目前在实施棚户区改造工程项目的时候，无论是前期、中期还是后期阶段，都需高度重视整个工程项目的建设。同时，在记载工程任务相关内容的时候，务必要保障准确、完整，且最终应该以档案的方式保存下来。近年来，随着城镇化建设步伐的逐步统一，棚户区改造工程项目的数量也迅速增加，因此也对工程项目的档案管理工作提出了更高的要求。在棚户区改造工程项目建设的前期、中期和后期阶段的所有内容都纳入到档案之中，确保档案的完整性[1]。对于棚户区改造工程项目来说，关于档案管理的工作内容主要如下：①棚户区项目开始改造之前，关于棚户区的音像、照片资料，棚户区改造项目招投标阶段、立项审批阶段、产权产籍和勘察设计方面所产生的文件资料等；②棚户区改造项目施工过程中，拆迁回迁和工程项目管理等方面的资料等；③棚户区改造工程项目在竣工验收环节中，所产生的一系列的图表、文字和电子形式载体等方面的资料。由于棚户区改造项目涉及的内容较为广泛，因此档案管理工作的难度也相对较大，更需要档案管理部门强化管理工作，提升管理水平。
2工作中面临的主要问题
2.1档案管理工作水平较低
一般来说，对于棚户区项目进行改造的时候，源自于多种因素的影响，导致档案管理工作水平整体偏低。例如，通常在进行棚户区改造的时候，即便成立了相应的领导小组办公室，但是仅为一个宏观的管理单位，并没有实体。领导小组虽然管理、监督和协调棚户区改造工程的项目施工以及竣工验收等工作，然而却未能对招投标、项目立项等相关内容进行涉及，使得工程项目的档案管理工作明显存在缺项，不能形成一个完整的棚户区改造项目档案管理流程，进而导致整个档案管理水平偏低[2]。
2.2档案管理工作不够规范
棚户区改造工程项目作为一项直接关系到民生的工程项目，受到国家的高度关注。因此具体到工程项目实践中，档案管理人员影响分类整理照片、音像以及文件资料，最终做好归档处理。然而现实情况下，由于没有一个规范化的档案管理工作流程，使得音像档案的管理较为混乱和分散。由于音像档案资料的形成可以来自多个部门，诸如新闻部、棚户区改造领导办公室或者开发商等，不同部门所形成的音像档案是单独管理的，进而导致整体档案管理工作较为混乱。
2.3没有统一的档案管理部门
现阶段，棚户区改造工程项目是基于市场化条件下运作的。同时在开发和建设棚户区改造项目时，通常不是由一个开发商完成的，可能涉及多个开发商。虽然工程项目建设过程中相关的档案资料以及城市规划等资料最终可以存放在城建档案管理部门，然而涉及到的拆迁回迁、产权产籍方面的档案资料却留在开发商手中。正是由于缺乏一个统一的档案管理部门，导致棚户区改造工程项目的档案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1构建完善的档案管理体系
完善的档案管理体系有：①构建招标承包责任制。开始建设棚户区改造项目前，首先做好招投标工作。建设单位应在招投标的合同条款中，明确规定档案管理的相关要求，促使能更加规范的进行招投标阶段的档案管理工作；②构建项目法人负责制。因棚户区改造工程项目的施工周期较长，涉及的内容也较多，因此需要基于项目法人负责制的基础上，强化施工各个阶段的管理工作，确保整个工程项目全过程中的档案收集整理工作得以有序开展，确保了档案的真实性和完整性；③健全档案管理相关制度[3]。从档案的收集、归档时间、归档方法等方面予以严格要求，确保档案管理工作得以规范开展。
3.2强化对档案管理人员的培训工作
为了全面提升棚户区改造工程项目档案管理工作水平，需要不断强化档案管理人员的综合素质和业务技能。不仅需要强化档案管理人员的档案管理方法、要领、基本操作步骤、相关档案管理规范等内容，还应该不断从档案管理人员的职业道德、责任心、工作态度等方面着手，做好相关培训工作，进而全面提升棚户区改造项目档案管理工作的质量和效率。
3.3严格落实档案管理工作职责
棚户区改造项目建设时存在多种档案资料，需要对其进行分类归档，并及时保存。在具体档案管理工作过程中，需要全面落实相关人员的档案管理职责。与此同时，工程项目的设计、勘察以及监理等相关单位，也应该针对工程项目建设期间所产生的各种文件资料等进行及时的收集，加强施工各个环节中的档案管理工作，从而实现更为规范和完善的档案管理目的。
4结束语
总之，棚户区改造项目利国利民，需要给予高度重视。在棚户区改造工程项目建设中，档案管理工作的重要性不言而喻。在棚户区改造工程项目中，通过构建完善的档案管理体系，强化档案管理人员的综合素质，落实档案管理人员的管理职责，进而为棚户区改造项目的顺利开展及工程竣工后的交付使用奠定坚实的基础。
作者:孙彩霞 单位:滨州市城市建设档案馆
参考文献：
[1]史春光.伊春市林业棚户区改造工程项目施工管理[D].吉林大学,2015.
第14篇
一、科技计划项目档案管理体制发展中存在的问题
1、缺少实际的主管部门对领导与组织关系进行明确是管理体制的核心，但从我国现在的科技计划项目档案管理的制度来看，恰恰忽略了这两个至关重要的核心因素。从项目管理体制的“条块”来看，专业主管机关是科技计划项目档案管理领导的主体，主要建立在行政隶属关系之上，经济体制转变之后，行政领导关系受到了大幅度的削弱，对以行政领导关系为主的“条块”型的体制造成了较大的影响，专业型“领导”的范围也受到了很大的局限，难以发挥效用。就科研档案管理体制而言，该体制只对各级档案管理、科技行政管理部门工作过程中检查的职能进行明确规定，但是其管理执行的力度却比“条块”体制执行力度低，特别是1998年，科技档案管理信息部门被撤除之后，档案管理就成了一个孤立的部门，科技计划项目档案管理制度也没有得到落实。
2、运行机制缺乏科学性，管理体制得不到落实确保运行机制的有效性和科学性，是落实管理体制的重要条件，是如何实行管理体制的决定性因素，但就目前的科技计划项目档案管理体制落实现状来看，正缺乏一套科学的运行机制。就“条块”制度来说，其体制发挥的功能，基本都是由专业主管的“领导”与档案行政管理部门决定，且该体制中并未提出该如何解决实行管理体制的问题，管理制度的实行取决于专业主管机关领导对档案管理的重视，致使整个档案管理体系失去了生机。[1]而对于科研档案管理制度来说，主要包括两个方面的管理内容，即“四同步”管理、各类项目负责人归档责任管理。其中“四同步”管理的实现，是由项目承担领导者的档案意识决定，不管是科技行政管理部门，还是档案行政管理部门，都不会花过多的时间与精力去对具体单位项目档案工作的执行情况进行检查。在项目负责人的归档责任制管理中，各类科研项目的负责人应该严格履行自己在档案中的义务，如果在科技项目的委托合同里没有将这一点充分的体现出来，项目负责人的档案义务就会成为一纸空文，起不到任何作用。
二、新型科技计划项目档案管理体制的特点
1、落实具体措施，具备较强的可操作性中介管理的实行，是科技计划项目档案管理可操作性强的具体表现，传统的科技计划档案管理制度，由于监管措施得不到良好的落实，管理制度的作用难以真正的发挥出来。因此，将政府一部分管理职能外包给第三方中介机构，留下更广阔的空间进行专业化监督管理，这是政府管理职能发生转变的主要表现，也是未来科技计划项目档案实现规范、法制化管理的具体要求。[2]
2、领导职能和主体更加明确在全新的科技计划管理制度当中，科技行政管理部门执行项目档案工作的地位权力得到了明确，明确了科技行政管理部门的领导职能，让其有了更好的依据来执行管理，不仅能够较好的履行项目管理的职能，还增加了项目档案管理的各个环节的管理力度，提高了管理的效率。3、构成要素之间的关系更加合理转变档案行政管理部门在业务指导方面的职能，突显出科技行政管理部门具备的领导权限，对各构成要素间的关系进行合理化管理。长期以来，国内的科技档案行政管理部门都是基层业务档案管理工作的承担者。而这一情况已经难以与当前政府职能转变相适应，因此，新型的科技计划档案管理体制，应该将档案行政管理部门承担的职能放在客观位置上，确保新的项目档案管理制度得到真正的贯彻与落实。
三、科技计划项目档案管理体制的创新发展对策
1、对项目档案进行归口化管理科技行政管理部门的职能是制定出科学、合理的科技计划项目档案工作总目标和质量管理标准，对单位档案工作执行单位人员的配置、机构的设置及运行经费等进行合理的控制，引导该单位制定科学的项目档案管理体制，并严格落实制度中有关科技项目管理的规范；对委托中介监管的项目档案管理情况进行检查；定期实行项目档案管理人员的培训工作。因此，对项目档案实行归口化的管理，有利于“条块”体制的转变，可以让各行各业、各种类型以及隶属关系中的项目承担者，都由科技行政管理部门直接进行归口化领导。
2、对项目档案进行实时监管当前，政府的职能出现了很大的变化，科技行政管理部门的工作职能也在项目档案宏观管理层面上充分体现出来，微观上的管理交给了外部的社会力量，即相应的中介机构执行。但值得关注的是，项目监管部门在性质上虽然是中介机构，但它依旧还是科技行政管理部门各项工作职责的执行者，所以，科技行政管理部门应严格领导和监督其工作过程。[3]
3、采用有效措施，处理项目档案工作中存在的问题与相关的科技行政管理部进行适当的交流和沟通，制定出合理的科技计划项目档案管理制度和标准，对中介机构档案管理的工作进行严格的规范，并实时监督其执行各项档案管理工作的情况，保障管理制度中的各项规范都能得到真正落实，确保档案行政管理部门的职能不再和微观层面中的档案业务有所接触，而是更加注重宏观层面上的管理。
4、完善相关的规章制度科技计划项目档案管理的实施，首先需要从制度建设方面进行，科技管理部门应该建议制定和《国家科技计划管理暂行规定》、《国家科技计划项目管理暂行办法》等制度相匹配的《国家科技计划项目档案管理办法》。并对国家科技计划项目档案管理的基本要求与项目承担单位、科研人员以及各级计划管理部门的职责进行明确规定。要明确国家科技计划项目形成文件的归档范围与质量要求，并对科技计划项目档案管理制度的形成积累、归档验收、立卷整理以及信息补充等进行规定。对不同的科技计划项目，应该结合项目的实际情况，规定出合理的归档范围与保管期限，以确保规定的范围和期限能够适应相关科技项目档案管理的要求。构建出一套科学、合理、配套的有机体系，将体系中的指导、约束以及保障作用充分的发挥出来，推动科技计划项目档案管理工作稳定、健康、有序的发展。
四、结语
第15篇
一、当前投资项目可行性研究报告档案管理中存在的问题
1.过分重视文件收集,不注重文件归档。在投资项目可行性研究报告档案管理工作中,很多人都非常重视档案的收集工作,比较重视档案本身的真实性,在收集过程中要求出示和验证原件,防止档案存在不真实现象。在满足档案工作真实性的同时,忽略了对文件的归档,没有按照一定的规范和标准进行归档,甚至过分要求原件,使得一些重要的科技档案无法收入其中,降低档案管理的参考价值。
2.没有认识到资源建设的重要性。投资项目可行性研究报告档案是一种信息资源,具有非常重要的应用价值,但如果档案管理人员没有对其进行正确的开发和建设,就很容易使其信息不够完善,影响投资项目可行性研究报告的权威性。由于档案管理人员缺乏相关专业知识,在归档工作中无法切实反应其中的技术完整性,导致城市项目建设的连续性、专业性不能得到全面反映。
二、加强投资项目可行性研究报告档案管理的措施
1.建立完善的档案管理规章制度。投资项目可行性研究报告的收集和整理,不仅需要档案管理人员的努力,还需要各个部门的共同协调和合作。而完善的档案管理规章制度是档案管理工作运行的基础,在这个过程中,首先应完善档案收集制度,确定档案收集的渠道、方法和手段,确保档案的真实、合理、准确、完整,不能收录涂改严重、存在缺失、不具真实性的档案。其次,应将档案管理纳入投资项目建设管理体系当中,根据投资项目的建设情况,对档案进行跟踪管理,并加强对投资项目可行性研究报告档案管理工作的领导,确保档案管理工作能够顺利进行。
2.科学编制档案管理范围。发展和改革局每月接受很多投资项目的可行性研究报告,这些项目的规模不同、建设内容不同,因此应根据投资项目的具体情况,科学编制档案管理范围,按照《国家重大项目文件归档要求与档案管理范围》、行业建档要求等规范、案例对投资项目档案的范围和类别进行划分,给档案馆的科学性奠定良好基础。例如,归档可以按照建筑类型分为园林、住宅、商业建筑、厂房、学校等类别,也可以根据建设规模分为小型、中型、大型等,还可以设置建筑类型为大类,再在每个类别下根据建筑规模的不同来进行细化分类。
3.确保档案管理工作落实到个人。投资项目可行性研究报告是项目建设的重要资料,对投资项目的建设与使用有着重要意义,如果在资料收集过程中由于沟通协调不足、档案管理人员责任心不强、资料上交不及时等原因,有可能使资料存在质量问题,失去参考意义。因此,为及时、全面、有效地开展项目资料的收集、整理、分类和管理工作,应将档案管理过程中的每一项工作情况,都纳入单位的责任书中,各部门进一步分解,使责任能够落实到人,从而将处于被动位置的档案管理工作转变为主动位置,确保档案工作的科学性和可靠性。
4.加强投资项目可行性研究报告档案管理的信息化管理。随着科学技术的不断发展,档案管理也逐步向着信息化的方向发展,实现了管理工作效率的提升。首先,要提高对投资项目可行性研究报告内容、载体的安全性认识,对重要档案进行加工整理时,一定要规范操作流程,并严格记录操作过程,防止因为操作不当导致的投资项目可行性研究报告损坏的现象发生。其次,投资项目可行性研究报告档案管理工作要在开放式的网络环境下立足,才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务,只有提高相关技术水平,才能排除投资项目可行性研究报告信息在网络环境中的潜在威胁,实现投资项目可行性研究报告的智能化检索,保证档案的保密性和安全性。最后,应提高投资项目可行性研究报告档案管理信息化系统和数据库的安全性,并定期对档案数据库进行备份,做好必要的安全防护措施,防止由于系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失。
