测绘档案管理范文

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第1篇

【关键词】测绘成果；档案；管理

测绘档案是一种专业性很强的档案资料，随着社会经济的发展，测绘档案与信息的重要性日益突显。如何加强测绘档案的管理与利用，成为紧要的任务。测绘成果资料是通过测绘生产所形成的信息产品，形式包括测绘记录、图表、照片、文字说明和成果成图等。测绘档案是在测绘资料基础上产生的，具有保存、利用价值，并按一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管。随着科技的发展，测绘档案的形式也有了很大变化，从传统实物档案向机读电子档案方向发展，这就要求测绘档案管理人员在档案管理工作中，不断研究新方法、探索新模式，作好新时期现代测绘档案的管理工作，使其更好地为工程建设进行规划设计、为经济发展提供数据资料、为行政决策提供参考信息，更好地发挥测绘档案在国民经济建设中的作用。

1、测绘成果的特点

测绘成果是指通过测绘形成的数据、信息、图件以及相关的技术资料，是各类测绘活动形成的记录和描述自然地理要素或者地表人工设施的形状、大小、空间位置及其属性的地理信息、数据、资料、图件和档案。测绘成果具有以下几个特点。

1.1测绘种类多

目前我国的测绘行业中种类可谓繁多，而且随着科技的发展，还会出现一些新的门类。就目前而言，测绘行业的分类大致为：大地测量、摄影测量、遥感测量与其它方法地形测量、地图制图与地图印刷、工程测量、科学研究等。而这其中又可以细分为多种小的类别的测绘信息，如不同的比例尺、各大类下的多种专业活动等。如大地测量中的三角网、导线网、长度测量、水准测量、GPS测量等。

1.2测绘载体形式多样化

随着科技的发展，测绘成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为：观测手簿、软盘或光盘、底片、航测内外业原图、清绘原图、二底图、印刷纸图等。而且随着测绘技术手段的不断发展，新的测绘载体还会不断出现。

1.3时空分布广

测绘成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在，并且随着时间的推移、地形的变化，测绘成果的更新又成为必要，这样就有了不同时间和空间的测绘成果。

2、测绘成果档案分类

由于测绘成果的种类多、载体形式多、时空分布广，所以要将测绘成果分类整理归档。具体分类方法如下：

（1）按时间分类：按文件产生的时间界限对档案分类。

（2）按区域分类：以行政区域范围分类。

（3）按专业类型分类：以不同专业划分，如工程测量、地籍测量等。

（4）按载体形式分类：如光盘、纸图等。

分类的方法有很多不再一一列举。

3、测绘成果档案保管的措施

3.1建立测绘成果保管制度，配备必要的设施

测绘成果是广大测绘工作者风餐露宿，付出艰辛劳动获取的成果，是政府管理、国土规划、文化教育、科学研究、外交和国防建设不可缺少的地理信息战略资源和国家的宝贵财富，大部分测绘成果都涉及国家秘密，事关国家安全和利益。因此，测绘成果保管单位应当本着对国家和人民利益高度负责的精神，建立有效的管理制度，配备必要的安全防护设施，防止测绘成果的损坏、丢失、灭杀和泄密。

3.1.1需要建立的测绘成果档案管理制度

需要建立的测绘成果档案管理制度，主要是指按照《中华人民共和国测绘法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》的有关规定，制定和完善测绘成果档案存放、保管、提供、销毁、复制、保密等方面的制度，并要成立相应的测绘成果档案管理工作机构，明确相应的测绘成果保管人员和职责，确保各项测绘成果档案管理制度落实到位。

3.1.2配备必要的的设施

测绘成果保管单位配备的测绘成果保管和安全防护设施，主要包括以下几个方面：

（1）存放载体介质的库房设施。如纸质介质档案资料库房、胶片介质档案资料库房、磁介质档案资料库房等其他特殊要求的档案资料库房。

（2）存放载体介质的柜架设施。如档案资料密集柜、磁介质档案资料专用柜等其他特殊要求的档案资料柜架。

（3）专业技术设备。如档案资料修读与保护设备、磁介质读取备份与维护设备、档案资料杀虫除菌设备、温湿度检测控制设备等。

（4）安全防护设施。如监视设施、报警设施、防盗设施、防火设施、防磁设施、换风设施等。

（5）管理与服务设备。如日常管理与服务用计算机、档案资料管理与服务专业软件、网络设备、目录数据采集设备、档案资料扫描数字化设备、数据存储设备等。

3.2基础测绘成果资料实行异地备份存放制度

基础测绘成果是测绘成果中的核心成果，是国家直接投资完成的重要资源，属于公共财政支持的范畴，大多属于国家秘密，直接关系国家安全。基础测绘成果异地备份存放，就是将基础测绘成果进行备份，并存放于不同地点，以保证基础测绘成果意外损毁后，可以迅速恢复基础测绘成果服务。异地存放的基础测绘成果资料，应与本地存放的测绘成果资料所采取的安全措施同一规格，要符合国家保密、消防及档案管理部门的有关规定和要求。

4、测绘档案利用

测绘成果档案管理的目的是通过对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理，达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底测绘档案管理的目的是为了测绘档案的利用，而非单纯的保管。

随着经济社会的全面进步，测绘档案的利用取得了长足进展。用户范围不断扩展，专业化程度也不断发展。用户需求不断加大，用户数量不断增加。人们对测绘档案质量的要求也不断提高。因此，做好测绘档案的应用改造，就必须坚持以人为本，建立方便用户的档案利用体系，以利用者的需求为出发点和落脚点。目前，测绘档案的利用服务还不同程度地存在一定问题。这主要是由于测绘档案的特点造成的。首先，测绘档案作为科技档案的一部分，与文书档案相比具有很强的专业性。测绘档案包括大地测量、水准测量、GPS测量、地形测量等门类，包含了数学、天文学等多学科的专业知识，因此测绘成果的形成过程比较复杂，测绘档案的组织和排序有其特定的规律和模式。这一特点使得测绘档案的利用范围受到很大限制，用户面十分狭窄。长期以来，测绘档案的用户主要是测绘、地质、国土等专业用户，而其他的普通用户对测绘改造和测绘档案缺乏了解，许多与生活相关的测绘信息并没得到利用。影响了测绘档案信息价值的充分发挥。其次，测绘档案的保密性也对测绘档案的利用起到一定的限制作用。测绘档案中有相当一部分信息涉及国家安全，具有较高密级，测绘档案的利用范围也有严格的规定，在一定程度上影响了测绘档案的利用。

为了促进测绘档案的利用服务，档案管理部门应建立完善方便的测绘档案查询系统，根据测绘档案特点采取多种查询方式，编制用户手册，介绍测绘档案查询系统的使用方法，帮助用户提高查询效率和查询质量。

5、总结

随着科技的发展，测绘档案的管理也向前推进。建设数字化测绘资料档案馆是今后一个时期一项重要的基础性工作。数字档案馆的特征是：所有馆藏档案都具有模拟和数字化两种存储形式，从档案的形成、数字化到管理、提供实现全过程计算机管理，实现网络化查询及多媒体服务。概括地说，包括档案原件全数字化和档案管理全信息化两部分。具体内容有馆藏档案资料规范化整理组卷、数据录入；对破损图件进行修复；研究档案资料信息化管理的新模式，制定相关的测绘档案管理技术标准；全面开展馆藏档案资料数字化处理并建库；开发数据库查询检索系统等。

要实现测绘档案由资料管理机构向信息服务机构转变。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来，要通过多种形式、多渠道向社会各界提供测绘档案信息。因此，测绘档案工作的重点应该以档案信息管理为中心，强化档案信息服务功能，为国家各级领导和决策机关及社会各界提供快速、准确、全方位的地理信息服务。

参考文献：

[1]《中华人民共和国测绘法》

[2]《中华人民共和国档案法》

第2篇

关键词：测绘成果；档案；管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

目前档案的重要作用被人们所忽视，档案管理工作成了“说起来重要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的工作。加强规范档案管理制度、配备先进的档案管理设备、提高档案管理水平是大多数测绘单位重点工作。

一、档案管理的现状

（一）硬件设施差。没有设立专用档案室，存档室、阅档室不明确。“六防”设备不配套；档案在长期保存过程中材料出现霉变、虫蛀，影响档案的使用。档案夹不统一，影响档案的美观整洁、完整。

（二）人力资源配备不足。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，目前大部分测绘单位的档案管理人员都是兼职，主要精力都放在分管工作上，对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，不分类、归档、鉴别、装订，在领导要求或上级管理部门检查时才关注一下档案室的管理，成了一个拥有档案钥匙的保管员

（三）档案管理人员责任心不强。没有认真及时的到各部门、科室收集应该归档的档案材料，被动式工作，导致档案材料收集不全；有时将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，长时间不管不问，没有及时将材料进行鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。

（四）干部职工对档案的认识不足。填写如履历表、年度考核表等类似的表格时，有的人能省则省，认为不会有人看，敷衍了事。有的材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员，送交材料不及时，造成档案材料收集不全甚至丢失。

（五）档案交接工作存在较多问题。首先是档案人员交接手续不严格。按照档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，档案管理人员离岗或调动工作时，移交手续不按程序办理。新的管理人员碍于面子，该检查的不检查，该签字的不签字，使档案交接变成只是交接一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容和基本要求。其次是档案材料交接不及时，往往人员档案调离了存档部门部分档案材料还在原存档部门，造成界限不明，责任不清，以致出现档案材料数量缺失。

（六）档案管理手段落后。目前大部分测绘单位档案还仅限于纸面管理，档案管理软件落后或没有配备，现代化水平不高，滞后于干部档案制度改革的收入开展。档案管理人员一直采取手工检索、编辑，致使档案材料不能及时归档整理，存在档案资料、目录不能及时更新的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方法，不能建立上下互联数据库，档案管理信息化程度低。

二、建立健全档案管理制度机制

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性很强的工作，特别在社会主义市场经济形势下，管好用好档案，对于人才使用、资源开发起着重要作用。因此，要按照国家《档案法》的要求，紧密结合测绘单位的实际，要健全完善文件资料的收集管理、归档范围、归档要求、档案利用、档案销毁、档案管理人员职责等各项管理制度，使档案管理工作制度化、规范化、科学化。分管这项工作的领导和上级业务部门，要定期检查指导档案管理工作情况，确保各项制度的落实。

三、抓好档案管理人员业务培训

档案管理有其内在规律和特定要求。应选用政治上可靠、作风正派、责任心强的同志从事档案管理工作，根据单位档案管理工作量配备档案人员数量。不论专职还是兼职的档案员，都要定期或不定期地进行业务培训，不断学习和掌握档案管理的新知识和新技能。可采取参加档案部门培训班、上级机关组织的档案管理工作交流和平时档案工作的检查指导等形式，通过学习培训提高档案管理人员业务素质。基层测绘单位的档案工作人员应该做到多专多能，只有这样，才能适应收集、分类、编研等工作的需要。

四、做好档案管理基础性工作

档案管理基础性工作的好坏，直接关系到档案管理质量和使用效率。做好档案管理基础性工作，可从四个方面来进行。一要注重完整。档案材料具有稳定性、永久性特点，因此，要求内容真实、项目全面、与结论相关的链条完整。如有缺失，想法补齐，保持档案的完整性。二要注重规程。做好原始档案的整理工作，及时进行分类、编目；建立档案查阅登记制度，以便准确快捷地提供服务，充分发挥档案的作用。三要注重安全。要优化档案保管条件，增加安全设施，做好防火、防盗、防霉变、防虫蛀鼠咬等问题发生，确保档案安全。四要注重保密。根据档案材料性质确定密级与保存期限，档案材料要在保密环境下开展档案利用。档案销毁，要符合监销规定。

五、加强档案管理硬件建设

档案管理硬件建设是必不可少的一个方面，具体讲就是要有单独存放档案的档案室和档案柜。目前，一些基层测绘单位由于办公用房比较紧张，办公室、档案室合二为一的现象比较普遍，这样很不利于档案的安全保存和保密使用。随着办公条件的改善，没设独立档案室和档案柜的单位，一定要设法加以解决，因为很多档案材料是不可再生的。档案管理人员应积极向有关领导反映情况，提出建议，争取得到领导对加强档案管理硬件建设的重视和支持。

六、加强档案管理信息化建设

档案管理信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务社会为宗旨而开展的一项多学科知识交叉应用的新型工作模式。基层测绘单位档案信息化建设重点抓好三个方面的工作：一是抓好档案信息资源数据库建设，形成资源配置合理，特色突出，使用便捷，计算机检索系统实用化，以此提高档案工作的服务水平和服务能力。二是抓好档案管理人员综合素质。思想素质：要政治坚定，工作热情，作风严谨，事业心强；业务素质：熟练运用信息工具，能及时捕捉、有效鉴定、加工提炼档案信息。三是抓好档案信息规范化建设。努力做到档案信息著录规范化，档案信息储存规范化，档案信息管理软件开发技术规范化。通过加强档案管理信息化建设，提高档案现代化管理水平，实现档案信息资源共享。

七、实例分析

（一）规范房产测绘档案地址编号（归档编号）

以市属实测档案为例：01S-02-20110001，“01”表示为市属，“S”表示为实测，“02”表示档案的存放位置为市属实测档案架的第二行，“20110001”为档案编号。

（二）测绘成果档案的索引和目录

1.总目录

XX测绘成果档案总目录

2.分目录

a.市属房产实测成果档案

b.市属房产预测档案、市属房产交易（新测项目）档案、区县实测成果档案、区县房产交易（新测项目）成果档案参照上表编制目录。

c.未完成果档案

d.施工图

参考文献：

[1] 蔡红,李月琴,张寅.中小装饰企业信息化整体解决方案研究[J]. 科技管理研究. 2010(14)

[2] 沈观根.航天企业信息化建设与建议[J]. 航天制造技术. 2008(05)

[3] 2009年武汉市基础测绘成果会召开[J]. 城市勘测. 2009(06)

[4] 饶红旗.工程项目电子设计文件自动归档的方案研究[J]. 中国勘察设计. 2006(11)

第3篇

测绘地理信息档案资料是城市规划和管理的数据基础，具有使用数据量大、保存时间久、使用频率高、修改频率高、管理过程复杂等特点，给现行的档案的保存、管理和利用方式带来困难。数字档案管理技术作为解决档案存储问题，提高档案管理效率的有效手段，已得到广泛应用。本文基于北京市测绘地理信息档案现状，分析了测绘档案保存、管理和利用的特点和难点，并就应用数字档案馆技术解决现存问题的成效进行了预估。

［关键词］

测绘地理信息档案现状 数字档案管理

1引言

近年来，由于人口剧增导致的交通拥堵、资源紧缺、环境污染等综合问题日趋严峻，城市发展面临的挑战越来越多。测绘地理信息资料作为城市精细化管理和规划的基础，现势性和丰富程度备受重视。2008年，北京市政府了《北京市人民政府关于进一步加强测绘工作的实施意见》（京政发［2008］11号）进一步明确了缩短基本比例尺地形图的更新周期以满足社会发展的需要，由此引起测绘地理信息档案资料的增速明显提升，给档案管理增加了困难。另外，随着测绘地理信息行业的信息化建设日渐深入，电子成果等伴随着纸质档案归档成为主流归档形式。因此，电子成果作为信息化产物，也成为一项重要的测绘地理信息档案，增加了档案管理、使用、更新和永久保存的内容。此外，部分档案由于保存年限太久、频繁翻阅使用或更改等原因，给纸质档案的永久保存造成困难，影响了测绘地理信息服务职能的发挥。

2档案现状

2．1存量现状

目前，北京市的测绘地理信息档案资料包括基础测绘、工程测量、航测遥感、地理信息项目成果等各类档案。按照档案介质主要分为纸质档案、电子档案和实物档案，其中电子档案以光盘、硬盘和磁带作为主流保管介质。按照档案内容主要分为基础测绘成果资料、基本比例尺地形图图纸、航测遥感成果、专业测绘和工程测量成果资料、国家测绘标准、项目资料、测绘数据归档光盘等。历史档案最早可追溯至清朝乾隆时期，近年来按照《北京市基础测绘技术规程》进行数据更新，档案数量大，内容丰富，是进行城市变迁研究的重要资料。测绘地理信息档案分类标准首先遵循《中国档案分类法》中对测绘行业档案分类规定。对于国家标准中没有的内容，遵循地方标准。随着北京市测绘数据更新周期缩短以及地理信息相关的信息化项目增多，导致测绘地理信息档案数量增幅上涨。此外，由于北京市城市建设日新月异，带动了与之相关的详细测量、竣工测量、管线测量、拨地规划路等档案变更频繁。总体来讲，测绘地理信息档案存量现状呈现出数量多、类别全、增速快、变更频繁等特点。

2．2管理现状

在强化测绘地理信息档案资料管理方面，通过制定管理规定，建立信息化系统和强化管理标准三个方面来解决测绘地理信息档案资料的保存和利用问题。现有的档案管理规定涵盖了归档内容、归档时间、档案整理方式、手续办理和管理职责等多个方面。目前，测绘地理信息档案管理采用人机结合方式，主要操作环节包括归档－入库、借阅－归还、借出－修改－重归档、统计报表、盘库等。对于频繁借阅的档案类型，例如工程测量档案，建立了专门的信息系统，用于办理归档、借阅－归还手续，并实现对借阅情况进行统计分析，为决策层提供参考依据。其余档案，主要利用Excel表格完成对大部分档案信息的维护工作，包括档案名称、归档时间、档案编号等。此外，库房盘点作为档案管理的重要环节，依靠人工核对Excel表来完成，由于档案数量大，excel表格数量多，给库房盘点工作带来极大困难。

2．3利用现状

可供利用的档案资料包括纸质档案和电子成果。常供借阅的纸质档案资料包括：规划路、拨地、验测、放线、竣测、详测、市政、房地产测量、鉴定、规划路、管线、文书、光盘等。按照利用方式主要分为归档、借阅、借出修改，规划路档案资料的修改最为频繁。在所有纸质档案中，工程测量档案借阅数量约占70％。常供借阅的电子成果资料包括控制点资料、数字地形图等，目前对企事业单位和社会公众公开提供［1］。

3现存问题

（1）频繁的借阅给纸质档案带来损毁风险

在北京市城市规划、城市建设、地形图更新等过程中，相关测绘单位需要频繁调阅档案原件，包括控制资料、拨地、规划路、房产测绘等相关档案。由于外业环境较为艰苦，加之频繁的调阅、复印等，使得档案原件受到不同程度的损坏，更严重者甚至造成档案原件的永久损毁和丢失。

（2）永久保存的历史档案亟待寻求更为彻底保存方式

历史档案资料，经过多年保存，受到空气中酸、碱等物质的慢慢侵蚀，加之失水、以及气温变化带来的破坏，许多纸张已经十分脆弱，面临消亡。此外，历史档案内容多为手写，目前手写字迹已很难识别，如果任其发展下去，档案内容将无法使用。

（3）人工管理方式与档案管理效率和利用率之间存在矛盾

纸质档案数量有限，无法同时提供多个单位借阅的使用，导致档案利用率受限。目前，档案管理，包括档案借阅、归档、盘库等，主要依赖人工维护的excel表格和纸质单据，在管理过程中，需要维护多项冗余信息，且多个Excel表格记录需保持同步，维护工作繁杂且易出错。此外，档案库存位置查找过程中，依赖专业人员的经验，对工作人员的熟练程度要求较高。

（4）科技变革带来的挑战

随着测绘地理信息行业信息化建设的逐步深化，测绘生产模式逐步向信息化和无纸化过渡，数字化成果的类型、数量、更新频率不断增多，针对电子成果的管理、更新和归档制度也在日趋完善［2］。现行的以人工管理为依托，以纸质介质为载体的管理方式在管理数字化成果归档、管理、登记、变更以及借阅方面存在许多问题。

4应用数字档案管理技术成效预估

4．1彻底实现档案永久存护

借助数字档案管理平台的扫描数字化技术、海量电子档案高速在线浏览，存储、备份和保密技术，实现纸质档案的全部数字化［3］，将给现有档案保存和利用方式带来巨大变革。首先，对于珍贵的历史档案，将彻底解决濒危历史档案的抢救性保护和永久保存难题［3］。其次，以借阅为目的档案查询和借出，将利用电子档案综合管理平台实现自助查找和下载，介质将由纸质原件转变为电子档案的打印版，避免了纸质档案原件或副本暴露在外部环境中引起的损坏，减轻了管理人员的查阅工作量，同时，由于打印数量可由用户自定义，一本档案同时可满足多用户的使用需求，提高了档案原件的利用率。此外，对于电子成果将逐步推动电子归档，通过网络传输，在电子签名、水印和版本控制等技术支持下完成归档过程，并实时提供在线浏览和借阅。

4．2提升档案利用效率，提升测绘生产的信息化程度

数字档案管理核心技术履行的职能包括：

（1）档案管理职能：

包括日常档案归档、借阅等办公信息化，档案库房管理智能化、档案利用情况的统计与报表等［4］；

（2）档案服务职能：

在线综合管理平台满足多用户对电子档案的在线快速浏览、查询、借阅、下载和打印等需求，将传统的人工管理过程借助计算机实现，满足政府机关、企事业单位、生产部门和社会大众提供测绘档案的使用需求，提高档案的利用率；

（3）档案编研与信息挖掘职能：

以应用为目的，对电子档案库多类档案进行主题编研，对多类档案蕴藏的信息进行深层次挖掘，发现新知识，服务于现有的科技项目［5］。应用数字档案管理技术，将提升测绘地理信息档案管理的信息化程度，提升现有纸质档案利用广度和深度。

4．3探索行业间的技术交叉，推动测绘科技创新

数字档案管理技术结合地理信息行业的地理分析、室内定位和虚拟现实技术，可以实现档案管理的虚拟化和智能化。利用地理信息档案特有的位置信息结合二维码识别技术，通过档案的流向跟踪，可以精细化的获取与档案相关联的工程信息，为项目管理提供决策支持。在室内定位和虚拟现实技术的支持下，可实现库房管理的真三维可视化，为海量档案管理提供有效的管理途径，提升档案管理效率。通过行业间的技术交叉，探索具有测绘地理信息行业特色的数字档案管理解决方案，推动测绘科技的创新。

作者：赵凌美 赵春香 单位：北京测绘设计研究院

参考文献

［1］张维娜．基于GIS技术的测绘成果档案快速提供系统建设［J］．测绘通报，2011，10：53－55．

［2］任丽滨，张小刚．浅析测绘档案工作在新时期的机遇和挑战［J］．测绘与空间地理信息，2009，32（4）：191－193．

［3］李培．测绘科技档案发展战略的思考［J］．测绘与空间地理信息，2004，27（5）：21－23．