档案管理基本流程范文

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第1篇

关键词：会计档案；质量管理；过程方法

中图分类号：F230 文献标识码：A文章编号：1006-4117（2012）03-0116-01

会计档案是国家档案信息资源的重要组成部分，在社会经济发展中具有非常重要的作用。微观上，它是制定一个单位财务计划的数据源，又是进行科学经济决策的信息源；宏观上，它是研究社会经济发展规律的文献源，是有利于历史研究的记忆库，又是储备会计工作经验、智慧和技术的知识库。会计档案如此重要，但由于种种原因，我国会计档案的管理现状却不容乐观，存在着管理制度不健全、收集不完整，归档不及时、整理不规范、利用不充分等一系列问题，这些问题的存在严重影响了会计档案作用的发挥。借鉴全面质量管理理论，分析会计档案管理的基本流程，研究基于过程的质量控制方法，对会计档案进行全过程质量管理，是当前加强会计档案建设，提高会计档案管理质量和效率的最值得尝试的一种途径，具有很强的理论价值和现实意义。

一、会计档案质量管理的基本依据

（一）理论依据

档案管理学的管理对象包括文书档案、专门档案和科技档案。会计档案是专门档案的一个重要门类，档案学的基本原理应当是会计档案质量管理的重要理论依据之一，会计档案管理必须始终坚持档案管理的基本原理。会计档案质量管理必须遵循全面质量管理理论的要求，强调会计档案管理的全过程控制、全员参与与全方位质量管理。会计档案质量控制方法的研究应当建立在对会计档案管理流程分析，质量要素分析及岗位职责分析的基础之上。

（二）法规标准依据

遵循法规标准的规定和要求，是保证会计档案质量的根本途径。会计档案管理的相关法规标准主要包括1996年7月颁布的《中华人民共和国档案法》、2000年颁布的《中华人民共和国会计法》、财政部、国家档案局于1999年1月1日颁布的《会计档案管理办法》以及1978年颁布的《会计人员职权条例》。

（三）实践依据

在充分依据档案学基础理论和全面质量管理理论的基础之上，加强会计档案质量管理还必须具体分析会计业务实践活动的基本特点，把握会计档案的形成发展规律，紧密结合会计档案管理实践，制定行之有效、具备较强实践操作性的质量控制方案。

二、基于过程的会计档案质量控制方法

根据全面质量管理理论的要求和过程方法的基本理念，应从全过程管理的角度对会计档案管理各个阶段的质量控制方法进行具体研究。

（一）会计档案收集阶段的质量控制

第一，严格依据归档范围，确保档案齐全完整。各立档单位应结合本单位会计档案形成的特点和规律，明确本单位会计档案的归档范围。第二，严格归档时间，确保档案按时归档。会计档案收集工作应严格遵照会计部门保管一年期满应移交归档的规定，保证会计文件材料按时归档。第三，严格执行归档要求，确保档案归档质量。各立档单位根据会计档案归档的宏观规定以及本单位具体情况，制定明确而严格的具体要求，保会计档案的归档质量。

（二）会计档案鉴定阶段的质量控制

第一，严格遵循标准规范，准确判定保管期限。各立档单位鉴定人员要严格遵循相关标准规范，对档案的保管期限进行准确判定。第二，全面掌握利用信息，合理处置到期档案。继续保存仍然具有利用价值的会计档案，集中销毁不再具有保存价值的会计档案。第三，确保档案安全保密，严格遵守销毁流程。各立档单位应指定专人销毁档案，档案的销毁应当严格遵守销毁工作流程。

（三）会计档案整理阶段的质量控制

在会计档案整理阶段，第一，严格遵循分类方案，准确定位档案属性，各立档单位要根据会计档案整理阶段的质量要求，合理确定分类方案；第二，准确揭示文件内容，完整填写卷内文件目录；第三，准确拟制案卷题名，规范案卷编号。依据分类方案，排列案卷，全面反映案卷内容，完整填写案卷目录。

（四）会计档案利用阶段的质量控制

第一，制度上，建立健全会计档案的借阅制度、严格会计档案借阅手续。各立档单位应对档案的利用范围、利用方式、批准手续以及归还案卷的检查作出明确规定；第二，手段上，编制多种检索工具、提高利用需求的反应速度。第三，功能上，拓展会计档案的服务利用模式、满足不同层次的利用需求。要探索会计档案服务利用的多种途径，根据利用者的不同需求，既可以提供会计档案副本或复制品，也可以提供会计档案原件，还可以通过电子网络平台或者提供会计档案信息加工品，满足利用者的不同利用需求。

作者单位：61786部队

参考文献：

[1][美]詹姆斯.R埃文斯,威廉.M.林赛.质量管理与质量控制[M].北京:中国人民大学出版社,2010.

[2]敖景.ISO9000：2000基于过程的质量管理体系策划[M].北京:中国标准出版社,2004.

[3]孙磊.质量管理实战全书[M].北京:人民有点出版社,2011.

[4]冯家春.企业会计档案的收集整理[J].档案与建设,2005,06.

[5]闫汉东.谈会计档案收集工作[J].档案天地,2006,04.

[6]魏黎.会计档案质量控制的基本途径[J].黑龙江档案,2009,04.

[7]唐力,张靖.会计档案的科学管理和利用[J].交通财会,2005,06.

第2篇

〔关键词〕实验室；图片档案；管理系统

虽然目前实验室信息管理系统在国内趋于普遍应用，但是还不够成熟，缺少全面的相关辅助数据。当前的图片档案管理工作也对管理系统有新的智能化需求，因此本研究的目的是在实验室管理系统中建立图片档案管理子系统，以完善实验室管理系统功能，更好地服务客户。

1整体框架

整个系统的软件框架分为3个层次（图1），分别是集成平台层、应用系统层和基础设施层。应用系统层由业务系统和办公系统构成。业务系统和办公系统又分别由多个子系统构成。本研究主要介绍应用系统层中办公系统下的子系统图片档案管理系统。图1系统框架图片档案管理系统主要包括以下3个技术平台。门户平台。使用OracleWebCenterSpace技术搭建统一的应用访问门户平台。用户可以通过门户平台进行网上办公、协同工作。门户平台能够对应用程序进行开发和重用，并且提供单点登录功能。使图片档案管理系统能够集成在门户平台之上，这样此系统即可以作为门户平台上的一个功能模块，展现在用户面前，用户可以进行图片档案管理的相关工作。通过统一平台、单点登录的管理模式，有效地解决了多个系统、多点登录、入口分散的问题。流程管理平台。借助BPM组件，完成图片档案管理系统中全部审批流程设计。通过引入此平台，进行固化工作流程，审批人提交审批动作后，系统立刻自动将任务流转到下一个环节，同时将处理动作和审批意见记录到数据库中。有效地解决了线下审批周期长、历史数据难以统计的问题，提高了工作效率，便于进行问题追溯。内容管理平台。使用OracleWebCenterContent技术搭建内容管理平台，用于存放图片档案管理系统中的图片。支持非结构内容数据与元数据的统一管理，系统管理员可以创建指定在检入、搜索或查阅内容信息时显示哪些元数据值的概要信息。可以使用数字资产管理器功能快速查找、分组、转换和下载各种大小、格式和分辨力的图像，以满足业务需求。在整个平台上搭建的软件系统采用的是B/S模式，用户可以在任意一款当前的主流浏览器上进行访问，非常方便。无须客户端软件的安装和维护，并且易于学习和操作，减轻了运维的负担，使信息管理部门能够在桌面维护方面节省出一定的人力资源。三层体系结构，这样使系统结构更清晰明确，有利于后期系统的维护和升级。

2数据库设计

图片档案基本信息表：档案id号，申请单据编号，总序号，年度，分类，归档日期，归档经办人，状态，摄影者，地点，时间，人物，背景，事由，备注，档案编号的4位序号，缩略图id号，原图id号，小图id号，备用字段。其中档案id号为主键。图片档案信息下载申请单据信息表。申请下载id号，标题，开始时间，结束时间，描述，附件名称，附件id号，附件内容id号，流程角色，借阅人，当前审批节点，文档类型，借阅时间，备用字段。其中申请下载id号为主键。下拉列表值信息视图。列表id号，列表类型，列表类型描述，对应值id号，对应值代码，含义，描述，是否有效。流程审批历史信息视图。记录id号，流程id号，流程类型，审批人，实际审批人，审批内容，审批状态，审批日期，审批结果，单据编号，当前审批节点，当前审批节点描述。

3系统功能

基本信息录入。上传图片后，系统对图片进行处理，在内容管理平台上存储缩略图、小图、原图3种不同规格型号的图片，最后进行基本数据的录入，将所有信息存入数据库。在正式发起档案审批流程前，创建人可以进行查询、修改、添加、删除操作。图片档案审批流程。通过梳理实际业务情况，设计两个工作流程，包括档案的流程和档案的下载流程。在档案流程审批完成后，通过年度和分类的提取，生成档案编号和总序号。在档案下载流程审批完成后，申请人能进行相关信息的下载。管理权限。对于不同权限的使用者进行操作设置，不同的使用者仅能见到并下载权限之内的档案。例如档案管理员能见到、编辑并下载所有的图片档案资料。各部门档案管理员能见到部门内的档案并下载。普通使用者仅能下载自己提交的档案，对其他档案如有下载需求，需要发起图片档案的下载申请流程。统计查询。能够从不同的维度，通过各个字段的组合查询，对档案的信息进行检索、阅览。也可点击高级查询，添加数据库中所有的字段，作为查询条件，进行搜索。实现了对海量内容数据，做到多维度自由检索与实时查询。能通过固定的字段对档案进行升序或降序的排列，便于进行数据管理。

4作用和意义

第3篇

摘 要 随着我国科技的进步，档案管理领域取得了一定经验，但社会的进步需要档案管理模式共同进步，同时档案客户对档案管理方式也有不同的要求，所以，现代档案管理逐渐向公共管理方向发展，这样在公共管理基础上的档案管理需要引起档案管理者的重视。本文就公共管理视阈下的档案管理方法、理念以及管理范式进行了深入的研究和探讨。

关键词 公共管理 视阈 档案管理范式

在市场经济发展中，档案管理工作起到重要的作用，良好的档案管理工作可以更好的充实和丰富档案资源。因此，档案管理部门领导需要考虑改善档案管理方式，创新出更适合我国国情的档案管理体制[1]。现代档案管理应逐渐向公共管理靠拢，在公共管理基础上研究档案管理体制对社会发展非常有益，这需要档案管理部门领导以及档案管理人员共同对此方法进行研究，进而创新出更优质的档案管理方法，使我国档案管理体制到达新的高度，从根本上改变传统的档案管理。

一、基于公共管理视阈的档案管理方法

所谓公共管理，顾名思义，是以公众为主体的管理模式，这个管理模式可以为公众提供高效的服务。然而公共管理视阈下的档案管理，是以公共管理为基准和方向，使档案管理方式更为专业，进而为公众提供优质服务。档案管理应该注重服务好档案用户，以档案用户为主体，关注用户的体验和感受，进而使得档案管理能够不断进步[2]。

二、基于公共管理视阈的档案管理基本理念

（一）承担社会责任

档案管理需要对社会以及公众负责，社会责任是推动档案管理的动力和基础，要想实现合理有效的档案管理就需要档案管理承担社会责任。陈旧的档案管理主要责任是为政治工作人员负责，而公共管理视阈下得档案管理需要承担的是社会责任，不仅对社会发展负责，而且对广大群众负责。

（三）统一管理理念

档案管理想要向公共管理方向前进，就要做到对待公共人群实行统一的管理体系。档案管理人员对于社会各个阶层的公众都要一视同仁，严格按照档案管理制度开展工作，可以面向社会开放的档案要向广大公众开放并提供统一服务，在服务过程中不能出于自身原因对某一阶层人群排斥或歧视，档案管理人员要统一标准，不得为特殊职位人员“开后门”，使其享有特殊化服务，工作人员对档案用户的要求和相应的工作流程应该是统一一致的。

三、基于公共管理视阈的档案管理方式

（一）采集群众意见的方式

档案管理向公共管理靠拢的具体管理方式有许多，其中采集群众意见是最能体现出正确方向的表现之一。既然档案管理面向的用户是广大的社会公众，档案管理工作开展过程中，群众就可以对档案管理工作提出意见，管理人员吸取公众的意见，对未来向更多的用户提供最优质的服务实有裨益。档案管理部门采集群众的意见加以改进，这样不但可以帮助档案管理工作进步，还可以增加档案管理工作的透明度[3]。

（二）档案资源信息化

随着电子化信息时代的到来，档案管理也加入其中形成电子信息档案，电子档案信息化促进了社会的不断发展，同时也需要档案管理部门和领导者重视起信息资源的开发，这对档案管理未来的发展十分有益。档案管理向公共管理发展，同时也要向信息资源方面发展，形成档案信息资源模式，从而更好的推进档案管理的进程。档案管理的基本流程详见图一

图一 档案管理流程图示

结束语：

总而言之，档案管理向公共管理方向发展对我国当前的市场经济发展有关键作用，因此，档案管理部门领导和档案管理人员应该对这一发展方向深入探究并促进其发展。档案管理的主体要变更为社会公众，承担的主要责任为社会责任。与此同时，档案管理部门需要定期为档案管理人员组织培训，培养档案管理人员的业务素养，同时管理人员自身也需要不断提高基本素养。这样才能实现公共管理视阈下的档案管理长远发展。

参考文献：

[1] 曹玉.公共管理视阈下档案管理的实践范式研究[J].档案与建设，2012（7）：15-17，63.