档案管理的方法范文

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第1篇

一、新医改背景下医院档案管理存在的问题

（一）对档案管理的重视度不够

虽然档案管理对医院管理工作有着重要作用，但由于其工作性质属于行政类，与医院主体医疗性质不同，在许多医院中，普遍存在着做好医疗服务即可、行政类工作不重要的观点，缺乏对档案管理工作的深度重视。在这种环境下，大多医院档案管理意识较为淡薄，将其视为可有可无的工作，没有形成良好的档案管理基础，导致档案管理工作无法持续、有效的开展，管理混乱、档案丢失等问题都较为常见，严重降低了档案管理工作效果。

（二）档案管理的制度存在缺陷

管理制度是管理工作开展的依据，就当前医院档案管理制度而言，还存在着一些缺陷，主要体现在：首先，责任制度不明确，没有明确规定档案管理的权利和责任，管理人员行为较为散漫，缺乏工作责任心和积极性，导致档案管理工作拖沓、迟滞，工作效率低下[1]。其次，制度落实度较差，部分医院在档案管理制度方面提出了一些要求，但在实际当中，由于缺乏足够的认识和有效的监督，档案管理依然习惯于传统的工作方法，没有严格按照制度要求进行，也给档案管理水平提升造成阻碍。

（三）档案管理人员的素质较差

管理人员是档案管理工作开展的直接执行者，其素质水平高低决定着档案管理的水平。然而，在实际当中，档案管理人员素质较差在各个医院中普遍存在，许多档案管理人员是由护士、文员等其它岗位转职而来的，没有专业、系统的档案管理知识，对档案的各个工作环节并不清楚，只是通过摸索、总结来完成工作，既无法保证工作的可靠性，也降低了工作效率，严重阻碍了档案管理工作的进步。

（四）档案管理的设备、方法落后

在新医改背景下，医院为提升自身医疗服务水平，将大量人力、物力和财力向临床、药物和人员等方面倾斜，在档案管理方面投入严重不足，甚至挪用档案管理方面的经费，导致档案管理的设备无法及时更新，档案柜陈旧、档案室简陋，缺乏良好安全防护措施，严重影响了档案管理工作质量。此外，在档案管理方法上，依然有许多医院采取传统的手工、文本建档管理方式，信息化水平较低，既造成人力、物力资源的浪费，也降低了档案管理效率、准确性。

二、新医改背景下医院档案管理的创新方法

（一）加强对档案管理的重视

为提高医院档案管理水平，首先要加强对档案管理的重视，充分认识到档案管理对医院发展的重要作用，提升档案管理的地位，树立全员管理理念。首先，从领导层来说，建立专门的档案管理负责小组，给予档案管理足够的支持，与其它部分进行沟通协调，及时解决档案管理管理工作发生的问题，促进档案管理工作进步。其次，从基层人员来说，端正工作态度，积极完成档案管理的相关任务，总结工作经验，改正以往不良工作习惯，正确认识自身工作的积极意义，使档案管理朝着规范化、高效化方向发展[2]。

（二）完善档案管理的制度

良好的管理制度能够对档案管理工作进步起到事倍功半的效果，完善档案管理制度也有着十分重要的作用，具体措施包括：首先，创新管理制度。结合新医改的要求和医院的实际情况，借鉴现代管理模式的经验，对档案管理制度进行搭档创新，制定符合医院需求的制度模式，为医院档案管理工作高效、持续发展提供支持。其次，明确责任制度。责任制度是档案管理制度能够有效落实的重要保障，明确的责任制度应当将档案管理的相关责任划分到具体的岗位、个人身上，激发人员工作责任心和积极性，使管理人员严格按照制度要求完成档案管理工作。

（三）采取现代化管理手段

随着科学技术的不断进步，现代化管理手段的效率、准确性大幅度提升，是医院档案管理工作应当重视的内容。因此，在医院档案管理中，要积极引入先进的现代化管理手段，加强信息化建设，才能有效促进档案管理水平的提升，具体包括两个方面：首先，加强硬件设施的引入。在现代化管理模式中，对存储空间、硬件等提出了更高要求，医院应当结合自身实际情况，加大在设备方面的经费投入，购置计算机、扫描仪等先进设备，为档案管理工作提供便捷手段。其次，强化信息化技术使用。信息化技术应用是管理工作效率提高的有效措施，医院档案管理中，建立统一的档案信息管理平台，将所有档案信息纳入到此平台中，实现档案信息的共享和实时传输，对档案查询、使用有着重要作用。

（四）建设高素质管理队伍

在新医改背景下的医院档案管理工作中，其技术性、专业性和复杂性程度都显著提升，对档案管理人员素质水平要求也不断提高，在此背景下，建设一支高素质的管理队伍十分必要[3]。首先，加强对管理人员的培训，提高其对先进管理经验、专业技术的掌握水平，提升其综合素质，更好地适应档案管理工作的需求，从而促进档案管理水平的提升。其次，建立考核与评价机制，对档案管理人员技能水平、职业道德素质等展开考核与评价，并给予相应的奖励与惩罚，激发其工作积极性，实现档案管理工作的进步。

结语

第2篇

关键词：基建工程 档案管理 方法

随着我国建设社会主义现代化进程的加快，基建工程项目得到大范围的开展，大量的基建档案成为档案管理人员所关注的重点。尽管国家在基建工程的开展中不断规范相关的法律法规，但基建档案的管理依然存在一定问题，需要不断优化完善。基建档案作为基础工程建设的重要部分，对于我国基础设施工程的建设有着重要意义，因此在发展基建工程建设的同时也要加强基建档案的管理。

一、基建档案的作用

基建档案作为档案的一种，其中包括文字、图表、图纸以及相关的音视频文件等，基建档案的出现是在工程项目开始建设到结束的整个过程中，涉及到多个部门的施工管理文件。基建档案作为施工建设管理的重要内容，是施工过程记录的重要数据，对于工程项目的施工、检验、竣工验收以及日后的维修等具有重要的价值，更是相关部门管理的重要档案。对于基建工程而言，是社会发展、单位水平提高的重要提现，同时也作为一项重要的基础工作。在基建项目建设的过程中通过档案的形式对建设过程进行规律、系统、规范的记录存储，可以为以后工程项目的发展以及过程中问题及时的解决起到不可忽视的作用。系统完善的基建档案作为作为技术人员成果的提现，有助于增强相关人员的技术水平，推动单位技术水平的提高，有助于单位自身档案管理以及施工水平的规范化、合理化发展。

对于基建工程而言，项目的开始都是根据统一的建设任务书以及总体设计进行的，整个项目作为几个单体项目的综合，在项目预算上进行统计评估，行政管理上具有独立的组织形式。由于不同的基建项目具有不同的特点，因而相应的基建档案本身的技术水平、技术要求以及档案管理的难度都有区别。基建档案作为工程初期阶段招投标、文件编报、工程施工、竣工检测等不同阶段的最为完整的记录，是工程建设的重要资料依据，更是有关建设单位维权以及相关单位维护合法利益的保障。为了促进基建工程的顺利开展，需要对基建档案进行统一管理，并且定期对其进行收集、分类以及整理，从而有效加强基建档案的实用性，为后续基建工程的开展提供必要的服务。在基建项目开建的初期，需要对项目整体情况进行考察审核，在项目前期需要作出符合需求的可行性研究，做好选址以及土地规划等工作，这些工作的开展需要用以往的基建档案作为建设依据。此外，基建档案更是工程后期竣工验收的重要依据和材料凭证。因此，加强基建档案的管理工作，对于基建工程建设有着重要的作用。

如上所述，基建档案作为基建工程最为完整详细的记录，对于工程后期的完善以及使用过程中的维修、改造具有重要的意义。基建档案真实有效的体现了基建工程在施工以及管理中的全部过程，加强基建档案的管理和归档，不仅仅有助于后期工程建设，更有助于促进对基建工程的监督。对于工程事故的处理，基建档案有着重要的作用，可以为事故问题的解决提供数据以及技术依据。因此，加大对基建档案的管理力度，是提高基建工程质量、管理水平以及维护人民财产权益的重要保障。

二、基建档案管理存在的问题

首先，基建档案管理工作的重视程度有待加强。为了抓住新时期的发展机遇。国家提出了一系列的改革发展政策，不断完善国家基建工程的管理体制，明确工程建设、管理的法律法规，制定了基建档案的管理标准，这也是对传统基建档案管理的挑战。基建档案本身具有工期长、环节多以及涉及部门较多的特点，因而基建档案也就比一般的档案复杂，只有将基建档案的管理系统化，才能有效完整的做好基建档案的管理工作。在实际档案管理中为了追求经济利益以及工程进度，很多单位没有给予基建档案管理足够的重视，进而出现了基建工程建设与基建档案归档不协调，甚至由于工程管理水平不高导致的基建档案的遗失和损坏的情况。

其次，基建档案管理意识有待加强。在对基建档案进行管理的过程中，相关分管领导以及材料管理员的重视程度以及管理意识有待提高，对于基建档案重要性的思想认识不够，在对基建档案进行管理的过程中管理人员不固定，从而造成基建档案管理的不连续，档案管理责任没有具体到人，缺乏完善的档案管理机制。同时，需要加强对基建档案重要程度的宣传力度，明确档案管理责任人，提高对基建档案管理责任人专业水平的要求，定期对其进行检查监督，对于出现的问题及时处理，从而完善基建档案管理程序，做好基建档案的归档工作。因此，提高基建档案的管理意识非常重要。

再次，传统的基建档案管理模式需要优化完善。新时期的基建工程与传统的基建工程存在很大的区别，不仅仅在于基建工程的规模，工程建设周期以及相关配套设施也存在很大区别。要满足新时期国家开发建设的需求，就要不断及时的完善相关规章制度，加强对基建工程的质量管理。设立专门的基建档案管理工作岗位，明确档案管理人员的工作职责，提高档案管理工作者的工作水平，设立专门的档案室，提高对基建档案管理的重视程度，促进档案管理体制的不断完善。建立统一完善的档案工作管理标准，统一有关档案管理部门的工作要求，提高基建档案管理的规范性，加大对档案管理的监督指导，制定完善有效的措施，是当前需要解决的重要问题。

三、加强基建档案管理的方法对策

首先，树立科学的档案管理理念，不断提高档案管理意识，进而实现现代档案管理的市场化和信息化，加大对《档案法》的宣传力度，保证新时期档案管理人员充分理解基建档案管理的重要性。同时，提高基建工程建设各级领导以及相关档案管理人员的主动性，有效提高基建档案的管理水平。加强档案管理有关部门之间的平衡、协调，促进建设单位、设计单位、施工单位以及监理单位之间的配合。明确新时期档案管理工作的重要性，尽快提高有关工作人员的责任感以及科学管理意识，保证基建档案管理的规范性和完整性。

其次，完善基建档案管理体制。对于传统的基建档案管理体制而言，存在很多不完善的地方，基建档案管理相关的规章制度不够健全。在现代基建档案管理中，需要根据基建项目的实际情况以及特点，建立合适的工作标准以及管理制度，设计专门的基建档案管理档案，明确基建档案管理人员的工作职责，建立完善基建档案管理网络体系，促进各相关部门之间的合作和配合。根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式，实行基建档案现代化专业管理模式，制定基建档案各项规章制度，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理。

再次，做好基建档案管理工作，建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。加强基建档案的收集工作，基建工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展以及日后的维修工作。所以，制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施。基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。

最后，加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。充分利用信息化，建立完善新时期的档案管理体系，提高基建档案管理水平。

总之，在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，才能提升单位管理水平和基建工程建设水平。

参考文献：

[1]张梅. 如何做好基建档案管理工作[J]. 咸宁学院学报，2009，02：124-125.

[2]张莉. 如何加强基建工程档案管理[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊），2009，05：20-21.

第3篇

一、档案管理中存在的问题

1.档案管理人员专业素养参差不齐

医院档案需要专业人士来进行相关的管理，但是目前大多医院所聘用的管理人员一般都不是该专业毕业的，普遍存在档案知识不够丰富，对知识的驾驭能力不够强，在管理的过程仍然会出现相当大的失误现象[1]。

档案管理人员的素养问题往往是医院管理过程中容易被人忽略的一部分，加上管理人员在学历、文化素养、专业素养等方面存在比较明显的差异，造成了档案管理的过程中出现不太均衡的现象，如部分人员表现较好，而小部分人员缺乏专业导致部分工作完成不够完美，严重影响了管理工作的顺利进行。

2.档案管理的模式不够完善

绝大多数的医院在档案管理这一块上并未制定出符合自身医院档案管理的合理制度。通常医院都采用各部门负责自己部门档案的处理方法，如人事档案由相关的人事部门负责，医疗病例方面的档案由相关的医疗病例部门负责，而并未成立单独的档案管理部门来进行管理，失去了档案管理的完整性。这样各部门在某一环节上的脱节不仅会导致信息资料收集的效率不高，而且往往会造成信息的遗漏和资料的不全，不利于整个医院的管理。

3.医院管理者档案管理意识较差

在医院的管理过程中，医院的发展和经营模式是医院管理的侧重点，而管理者对于档案管理往往缺乏意识和重视度。管理者对档案管理意识的淡薄会严重影响工作者对于档案管理工作的积极性，很多工作者常常采用敷衍了事的态度，在处理档案上不够重视，工作马马虎虎，这也是很多档案出现资料的不全的主要原因。

4.档案管理水平低下，档案缺失严重

用房紧张的问题时常会造成医院一再缩减档案管理室的面积，大多数的医院档案管理室比较狭小，空间往往不够用，使用起来不方便。管理水平的低下制约了档案管理的发展，严重影响了医院现代化的发展。目前大多数的医院收集整理档案资料仍然采用手工的形式，电子计算机的普及并未在医院档案这一领域被完全推广。手工收集资料，不仅会造成效率较低，而且会导致资料缺失严重，完整度不够。

二、新医改下改善档案管理的措施

随着新医改的日益深入化，传统的档案管理模式已经不能很好地适应医疗事业的改革，在这样的新时代新背景下，我们该如何改进档案管理的方式，以适应并帮助医疗事业更好的发展是值得深思的问题。

1.加强档案管理人员专业知识和素质的培养

档案管理人员专业知识和素质很大程度上影响着档案工作的进行，专业知识的匮乏和素质的高低不齐会导致档案管理工作不能顺利的进行。医院应尽量的采用具有档案管理专业知识的人才，也要加强部门成员有关知识的培训，不断地提高人员的专业知识和素养，使其工作和管理能力与时俱进，创建强大的档案管理队伍。在培训的同时还应重视激发工作人员对于档案管理的喜爱，培养他们的兴趣，并在工作中适当的增加鼓励和奖励的政策以提高工作的积极性，创建强大的档案管理队伍。

2.改善现今档案管理的模式

档案管理受到原来越多人的重视，因此，建立一个专门的档案管理部门是十分必要的。创建一个新的档案管理部门，可有为档案工作者提供一个良好的工作环境和氛围，有效的提高工作效率。在档案管理部门中可以根据其他部门的区别和需求分为病例档案管理、人事档案管理等几个不同的小部门，形成独立化，系统化的管理，同时也可以避免资料的缺少安全性的问题。在成立档案管理部门的基础上，要学会进行管理模式的创新，根据医院发展的需要适当的做出相应的调整，如在档案人力方面的管理和档案开发等方面进行全方位的创新，以促进医院更好的发展[2]。

3.加强医院管理者的档案管理意识

管理者的一举一动牵动并影响着工作者的行为，当管理者重视，加强档案管理时，工作者也会落实要实处。因此，管理者的档案管理意识就显得尤为重要。普及档案管理的重要性，强化管理意识是改善档案管理不可或缺的。

4.更新管理方式，实现管理的信息化

如今，信息化已经渐渐渗入我们每个人的生活中，信息化让我们的生活更加的高效化，系统化。随着时代的进步和发展，医院的需求已经强烈的要求档案管理方式要做出相应的调整，实现档案管理的信息化。以医院自身而论，建立一个强大的档案网络体制是实现档案管理信息化的第一步[3]。同时也要加强信息化的建设和档案资料保密性的建设。当然，在这一环节中，对管理人员电子计算机方面的有关培训也是不可缺少的。

三、总结：

在新医改的背景下，档案管理必须随着发展做出相应的改变才能更好地帮助医院朝着现代化的方向发展。由于现在的档案管理仍然存在着相当多的问题，医院应学会紧跟时代的步伐，做出有效的改革，使档案管理工作进入新的发展阶段，从而更好地保证医院整个发展管理的顺利进行。

参考文献：

[1]张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法[J].科技资讯 ，2011年（第6期）：219-221