高效档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质高效档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：机关档案管理；意义；问题；对策

档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。

一、档案管理科学化的必要性及紧迫性(一)档案管理是机关单位管理的基础环节档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。

(二)档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。

(三)档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题(一)档案管理重视程度低各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。

(二)档案管理模式落后

目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。

(三)档案管理科学化水平低

随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。

三、档案管理科学化的若干对策

档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以档案管理科学化促进机关管理高效化。档案管理科学化工作是一项系统工程，主要包括两方面：(一)国家政府政策层面1.积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。

2.积极塑造典型，发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。

3.积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

4.积极提供档案中介服务

通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。

(二)机关单位自身层面

1.强化档案意识，牢固效用观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。

2.构建科学化档案管理机制

只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。

3.科学利用信息化手段

在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

参考文献：

[1]张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界,2007(6):24.

[2]刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报,2007(4):35-37.

第2篇

关键词：机关档案管理；意义；问题；对策

Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.

Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures

档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。

一、档案管理科学化的必要性及紧迫性(一)档案管理是机关单位管理的基础环节档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。

(二)档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。

(三)档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题(一)档案管理重视程度低各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。

(二)档案管理模式落后

目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。

(三)档案管理科学化水平低

随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。

三、档案管理科学化的若干对策

档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以档案管理科学化促进机关管理高效化。档案管理科学化工作是一项系统工程，主要包括两方面：(一)国家政府政策层面1.积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。

2.积极塑造典型，发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。

3.积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

4.积极提供档案中介服务

通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。

(二)机关单位自身层面

1.强化档案意识，牢固效用观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。

2.构建科学化档案管理机制

只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关

键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。

3.科学利用信息化手段

在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

参考文献

[1]张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界，2007(6):24.

[2]刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报，2007(4):35-37.

第3篇

关键词：档案管理；事业单位；高效；科学；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中图分类号：G271文献标识码A 文章编号

档案是人们进行各种活动的最原始记录，体现了单位及个人的成长和发展的历程，是一笔重要的财富和第一手信息来源。所以，加强档案的管理是各个单位应该重视的问题，尤其是在事业单位，应该致力于通过对档案的科学化管理来助推单位的高效化运行。

一、科学化管理档案的重要意义

档案管理作为事业单位的一个重要基础性环节，应予以高度重视，档案出现混乱必将给单位带来管理上的隐患。当前，一些事业单位的人员流动较快，导致档案出现在流动的个人手里或个别部门，这就容易造成单位秘密泄露，甚至导致知识产权流失等严重后果。首先，在事业单位中，档案还承担着信用管理的重要作用，档案是信用资源的有效印证，科学的档案管理能有效印证事业单位的科技成果及管理水平的高低，在社会的信用体系建设中，档案管理建设也承担着重要的角色。其次，档案是事业单位文化建设的一个重要源泉，文化建设都是从源远的历史发展中提炼获得的，而档案就是一个最好的反映载体，它能全面真实的反映出单位的历史状况、发展规律、文化特点等元素，为文化建设提供有力支撑。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）管理制度不完善

当前，一些事业单位对于档案的管理没有形成一整套制度，对于资料收集也是抓一时，没有形成系统的收集制度做以支撑。尽管当前有些事业单位已经意识到这一情况并做出努力，但是呈现的是，有一定的管理规模，却和单位的发展未有效衔接，各部门分散的管理着自己部门的档案，或者设立档案室后，未形成一系列查阅、登记等制度，没有形成管理规模，不能做到系统、准确的对档案进行管理。

（二）单位重视程度不够

档案管理工作一直都是容易被人忽视的岗位，因此，在具体的工作中，事业单位往往对人事或组织及财务工作管理力度较大，而忽视了对于档案的管理工作，忽视了档案管理在单位发展中的重要作用，没有意识到档案的材料是一个单位的重要信息来源。久而久之，档案管理呈现出应付的状态，也就无从谈起加强管理加强服务。

（三）科学化管理水平低下

伴随着信息化、办公自动化进程的加快，档案的存在方式也发生了很大变化，电子档案已悄然出现在人们的视野中，其易于复制、删除等特点使得传统的管理方法已经适应不了现化化的要求， 对档案的管理提出了新的挑战。因此，要创新管理方法，提高科学化、信息化水平，研究出适应电子档案特点的新方法。

（四）档案管理人员水平不够

当前，一些事业单位的档案管理人员大多是由兼职人员担任，或者有全职的保管人员也未经过岗前培训，因而缺乏如何借阅、登记，如何通过自动化手段实现档案管理等知识，大大限制了档案管理的科学化建设。

三、构建档案管理科学化的措施

（一）建立科学化管理制度体系

一项工作的具体开展，必须依托于完善的制度作保证。因此，事业单位应致力于建立起科学化管理档案的制度，可依据国家相关档案管理规定，结合本单位实际情况，制订出相应的实施细则，包括档案的借阅、登记、转出、销毁等具体规定，将制度悬挂上墙，组织单位人员深入学习，让档案管理有法可依，要以能否满足社会和时代的发展需要为准则，为档案的作用发挥提供支撑。同时，要加强检查和监督，确保制订的制度能够深入人心，能够落到实处。

（二）加强对档案管理的重视

作为事业单位的领导，要高度重视档案管理在单位建设中的重要作用，从顶层设计中把档案管理工作提上议事日程，增强工作的事业心和责任感，可成立单位档案管理领导小组，具体负责档案管理的开展，并择机召开档案管理形势分析会，总结经验和不足，及时查找出问题隐患，以不断的改进工作方法。可以单位中挖掘了宣传档案管理工作中的优秀人物，发挥他们的“辐射”作用，引导全体人员认识到档案管理的重要性，以带动单位档案管理工作的发展

（三）加强科学化管理建设

单位要致力于档案管理的科学化建设，依托计算机、网络等信息化工具加强档案的管理，组织技术力量有针对性的研发档案管理系统，单位提供相应的财力支撑，可主动与地方单位交流档案管理心得，学习借鉴他人科学化管理的经验。对于电子档案的存储、复制要严格予以控制，将纸质档案和电子档案有效结合，通过建立电子标签等方法集中整合管理，建立起规范化、完整化、系统化的档案体制。

（四）加强档案管理人员培训

档案保管员的素质高低直接决定着单位档案管理水平的高低，因此，单位要加强档案管理人员的培训，不仅要学会相关的管理知识，更重要的是要学习通过科学化、信息化手段来管理档案方法。可通过举办培训班的方式，系统培训档案管理工作流程及相关计算机软件使用，并注重平时工作中的帮带督导，培养档案保管人员发现问题、解决问题的能力。还可采取“请进来”和“走出去”相结合的方法，与先进单位挂钩结对，提高单位档案管理人员的综合素质。

结 语

综上所述，档案管理是一个单位的重要历史财富和信息源泉，事业单位领导应高度重视起此项工作的重要性，建立完善起相应的档案管理制度，加强科学化管理水平，努力提高档案管理人 员的综合素质，多措并举提高档案管理的科学化水平，以促进事业单位管理的高效化。

参考文献：

[1] 彭群颐.高校电子文件归档工作存在的问题与对策[J]. 湘潭师范学院学报(社会科学版). 2007(03)

[2] 赵连强.小议现代电子档案管理存在的问题及其解决建议[J]. 中国科教创新导刊. 2007(12)

[3] 贾士宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J]. 佳木斯教育学院学报. 2010(06)

第4篇

关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措

中图分类号：G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-000-01

随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。

一、高校电子档案

高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。

与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。

二、高校电子档案管理的意义

电子档案是顺应时展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。

1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。

2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。

3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。

三、高校电子档案管理存在的问题

1.缺乏管理意识

高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。

2.服务对象受限

很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。

3.技术水平落后

由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。

4.归档工作不科学

大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。

5.安全性有待提高

由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。

四、加强高校电子档案管理的举措

1.提高管理意识

工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。

2.提高服务效能

服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。

3.提高队伍专业素质

加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。

4.提高归档科学性

归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。

5.提高管理安全性

安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。

电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。

参考文献：

[1]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.

第5篇

【关键词】高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况， 2011年相较于2010年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了几十所，学生总规模增加了一百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点：

第一，工作量大：由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，电子信息化程度有待提高：信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

第三，档案管理操作的标准化程度不高：由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。

第四，远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

二、高校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不够

许多档案资料处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。由于档案的专业性各异，档案管理人员可能不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏档案管理的实践能力，使档案的收集、整理和归档不及时、规范。

（二）档案管理制度遵守情况较差

目前，大部分学校根据《档案法》完善了档案管理制度，但是由于领导对档案管理工作不重视，领导和监察力度不够，致使档案管理人员及师生员工对档案管理制度的遵守情况较差。例如在收集档案的过程中，制度形同虚设，交不交都行，档案管理人员也不去催促。在档案归档的过程中，许多档案没有及时归档，部分档案仍分散在基层单位管理，不符合事毕立卷的要求，致使最终有些档案损坏或遗失。

（三）档案利用率低

由于对档案的利用价值认识不够，大多数人不去查找自己所需的资料。由于部分档案管理人员思想观念落后及受过时的档案规章制度的制约，档案利用者往往需要办理许多手续才能借阅所需的档案，有时甚至无法满足利用者的需求，工作效率很低，降低了档案的利用率。

（四）相关法律法规不健全

迄今为止，国家对大学生管理出台了多个文件，但是没有专门针对大学生档案管理工作的法规。因此，大学生档案管理体制呈现出多样化。但不管实行哪种管理方式，因为没有具体的考核标准，都不愿意投入大量的人力、财力等进行专项管理，使得大学生档案管理杂乱无章。

（五）档案管理技术和手段落后。

传统的档案管理内容比较简单，全部为纸质档案，以手工服务为主要手段进行档案管理。近年来，学校招生规模不断扩大，各项事业快速发展，档案管理的内容越来越多。随着计算机技术和通信技术的推广应用，学校档案管理也配备了计算机和档案管理软件，这为档案管理现代化工作提供了硬件设施。

三、加强高校档案管理工作的对策

档案管理是高校正常运行的前提和基础工作，因此，应加大高校档案管理力度，最大限度地提高档案的利用率，为高校发展服务。

（一）树立科学发展观理念，提高对档案管理的认识。

高校档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，正确认识档案的重要性是提高档案管理水平的关键和保证。因此，要以人为本，贯彻科学发展观，用科学技术的最新成果武装档案工作，其核心就是重视档案的建设与管理。

（二）严格执行档案管理制度。

虽然大多数学校制定了档案管理制度，但是执行情况不佳。要想改进档案管理制度的执行情况，一方面，应该通过教育、培训、考试等方式加强档案管理人员的法律意识、责任意识、规范意识，建设一支知法、懂法、守法的高素质的档案管理人才队伍，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，另一方面，领导应该高度重视各项制度的执行情况，定期检查，考核指标量化，赏罚分明，这样才能保证各项制度的有效执行，保证档案管理工作规范高效地进行。

（三）加快档案管理的信息化建设，从纸质档案到无纸档案库的过渡。

对高校来说，档案具有重要的作用，必须妥善保管，以便进行查找与使用。传统的人工处理方式非常麻烦、繁琐，而且使档案库存不断增大，占据了大量空间，浪费了大量的人力物力。

（四）加强大学生档案管理队伍建设，提高其业务能力。

第6篇

1．1独立成套

学校发展过程中的基建档案应当单独整理立卷，而且各个基建项目的档案资料也应该是独立的。基建档案的整理对象是单位工程，应当包含工程各个阶段的依据性文件，具体包括准备、设计、施工以及竣工等各阶段，是一套完整的档案卷宗。

1．2来源广泛

高效基建档案的来源广泛主要是因为基建工程项目规模较大，且设计专业因素较多。工程项目的整个过程包括从工程项目筹划到竣工验收等各个阶段，档案材料来源涉及到各项工作的参与，包括设计部门论证、政府部门审批、材料设备单位供货、施工单位施工以及监理单位质检等。

1．3实用性

作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息，基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息，因此具有很强的实用性，在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。

2高校基建档案管理工作的问题

2．1缺乏档案管理意识和规范的归档方法

由于高校基建部门以及相关领导缺乏对高校基建管理工作的认识和重视，因此在很多高校基建档案部门往往存在着“重建设、轻归档”的问题。高校基建档案管理部门往往缺少专业的管理人员，很多管理人员在基建档案管理工作中往往存在不负责任等情况，造成许多基建档案资料不知去向。除此之外，许多高校在基建档案管理工作中，经常会出现图文不符、文档缺失，还有材料缺失导致文档无法正确分类和归档的问题，这些问题严重影响了档案管理工作的正常开展。

2．2档案管理缺乏准确性和完整性

高校基建项目从最初到竣工涉及到的领域较广泛、资料来源也比较复杂，而且工程周期也较长，不仅需要从高校内部获得基建档案的内容，往往与政府部门也有较深的联系。高校基建部门不主动对基本建设资料信息进行收集和归档，会丢失许多工程建设过程中形成的重要信息资料。在工程建设期间，由于相关档案管理人员缺乏一定的档案管理知识、较强的责任心以及专业的知识，往往会分不清一般资料和重要资料，造成对资料的盲目管理，使得资料的真实性和准确性有所缺失。

2．3缺乏科学的档案管理技术

高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点，管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅，缺乏一定的热情和积极性，管理工作效率也不高。由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量，而忽略了对高校基建档案管理工作的投入，因此，当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式，如人工翻阅模式，对现代化信息搜索、查询工具的应用还不够充分，直接导致耗时耗力、效率低的后果。

3强化新形势下高校基建档案管理工作的有效措施

3．1完善基建档案管理制度

确保高校基建档案管理规范化、标准化发展，就需要将档案管理工作纳入日常管理中，由此可见，做好基建档案管理工作的关键就是完善各种规章制度。实际操作过程中，由于基建档案形成周期较长、专业性较强、涉及单位较多，因此应当及时指导和约束档案管理工作的质量。承包单位在完成工程项目后，必须严格按照规范要求，同步进行基建档案管理、工程建设、竣工验收等工作。档案部门应当注重与基建部门的沟通和交流，明确基建档案管理中的职责，确保重要技术资料归位，如项目施工、安装以及竣工等技术。

3．2实施规范化、同步化

对基建档案进行管理的过程中，应当认真实施同步化和规范化，保证归档文件材料的准确性和真实性满足归档质量要求。具体需要注意的情况如下:需要长期保存的文件应当用耐久性较强的材料进行书写;保证竣工图纸编制的规范性和竣工材料的齐全性，重新绘制污染、磨损严重的竣工图;遵循工程文件的自然形成规律，根据文件之间的联系合理排列卷内文件。为确保基建档案材料的标准化与规范化，应及时掌握管理工作开展过程中的各准确文件资料。

3．3提升现代化、科学化管理水平

实现档案管理信息化的必要条件就是建设好基础设施，具体包括:操作系统、数据库管理系统、存储设备、信息安全系统以及网络设备等等。硬件设施建设是档案管理信息化建设的基础，信息化平台必须凭借网络、设备、计算机等硬件支持才能搭建成功。除了重视硬件设施，软件管理上也不能懈怠，需要积极开辟档案存储的新途径，做好档案管理的网络安全保卫工作。选择硬件和软件时，要想充分发挥档案信息化管理的整体效率，就不能以仅仅满足使用目标为标准，而要预留一定的升级空间即具备前瞻性。

3．4提升管理队伍业务素质

第7篇

【关键词】信息时代；高校人事档案；档案管理

一、信息时代的特征

信息化的不断发展，得益于科学技术的不断进步，以及世界上各个国家之间的联系的不断密切。信息化进程的加深与时代的发展是一个相互促进的关系，双方是彼此前进的有力支持。各个地区之间的联系在不断地加强。信息的传递速度也随之在不断地提高，在无形中提升了信息的价值。信息化正以其独特的优势得到越来越多的人的欢迎，信息化工程的建设正在如火如荼地进行着。信息化正在被医院、学校等各个领域应用到自身的建设中。信息化程度的不断加深，促进了信息在不同地域之间的传递，方便了人们对信息的了解。在速度竞争不断激烈的时代中，信息化的发展在无形中提高了信息本身的价值。各个企业之间随着信息化程度的不断加深，交流与合作也变得更加的顺畅和高效。

二、目前高校在人事档案管理方面的工作现状

在现阶段我国的高校在建设的过程中，较为重视对教学、环境等方面的工作，但是人事档案这个较小的部分，往往不能够引起高校领导者的重视。对于高校的人事档案管理工作来说就缺乏了有效系统的领导和管理。

（一）缺乏管理意识，管理方式单一

在很多高校中，没有对人事档案管理的工作有一个正确的认识，还停留在较为落后的阶段，没有注意到这项工作的重要性。在很多学校，因为受到工作人数等条件的限制，缺少专业的管理人员对人事档案进行管理，往往只是由相关人员进行兼职管理。很多管理者认为人事档案只要在需要的时候能够查找得到就是完成了这份工作。就是这种较为落后的管理意识，导致目前我国有些高校的人事档案管理工作没有真正的做到位，很多有用的信息都不能都得到有效的整理和运用。在现在很多的高校对人事档案的管理一般还是采用传统的纸质实物形式，并没有采用拥有跟多先进优势的大数据方式。这样的管理方式在信息化不断发展的时代显得较难适应时展的要求，有的时候会给一些需要进行档案查阅的工作带来一些不必要的麻烦。

（二）缺少专业人才，管理系统不完善

专业化的技术型人才对于不断发展的信息化高校人事档案管理显得尤为重要，但是目前我国在这方面的专业人才比较紧缺，这可能与档案管理工作的枯燥性有一定的关系。此外，对档案管理工作的重视程度较低，导致目前我国具有较高能力的专业人才较少，目前只能寻找一些有一定工作能力的人员来进行相关的管理。另一方面。由于资金、地域等的限制，我国高校目前的人事档案管理信息系统的建设有很大的不足，存在着系统建设不完善、管理不到位、技术应用不过关等一些问题。只有不断的建设和完善我国的高校人事档案管理系统，才能促进我国高校人事档案管理逐渐地走向正规化和合理化。

三、针对目前我国高校人事档案管理中存在问题的解决办法探究

信息化已经成为这个时代的重要标志，各个领域都要在不断地将信息化应用到实际的工作中，这样才能跟紧时代前进的步伐，不断地前进。虽然目前在我国高校人事档案管理工作中仍存在着一些问题，但是我们要结合时展特色，来进行有效的解决。

（一）重视档案信息管理，提高档案管理意识

在现阶段我国的档案管理工作还没有得到相关领导的足够重视，我们要通过有效的宣传手段，进行关于高校人事档案管理工作重要性的宣传，提高人们对档案管理工作的认识。加强档案管理工作的意识。基于信息化的不断发展，在进行人事档案管理的过程中，要不断地更新工作方式，适应时展的要求。

（二）注重管理人才培养，完善档案管理系统

在现如今人才竞争如此激烈的环境中，人才成为了一种重要的资源。在进行高校人事档案信息化建设的过程中，也需要很多的专业人才的支持。为了能够更好地培养人才和留住人才，高校要制定相关的制度，促进内部人才的培养。在管理的过程中要强调科学的工作方法以及合理的工作制度。并且要利用有效的资源不断地加强和完善人事档案管理系统的建设，这样可以方便档案信息的管理和运用。

四、结语

在历史的长河中，人们通过每个时代特有的方式记录下来重要的事件的发生。在先进科学技术的作用下，在新时代人们有了新的记录信息的方式。我们要将这种先进的方式应用到实际的工作中，在进行高校人事档案管理工作中，就可以应用新的大数据的思想，建立起能够更好地保护信息、促进交流的信息管理系统。让先进的科学技术真正的为人民服务。

参考文献：

[1]高小丽.信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J].中小企业管理与科技,2013(28).

第8篇

关键词：高校；教学档案；管理；策略

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2012年12月7日

高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

一、高校教学档案的内容和特点

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：

1、综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。

2、学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

3、课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。

4、学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。

5、教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。

6、招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。

7、制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。

二、高校教学档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。

2、对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置方面，还是现代化档案管理条件的完善、人员的培训方面，都较少列入领导的议事日程。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性，教学档案被误认为是与其他的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。尽管高校加大了管理改革力度，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

4、教学档案缺乏专业管理人员。目前许多高校都没有给各部门配备专职档案管理人员，教学档案管理基本上是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。

三、加强高校教学档案管理工作的对策

1、规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

2、提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

3、提高高校教学档案现代化管理水平。首先要加强高校电子教学档案的管理。以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。其次要加快高校教学档案信息网络化建设。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学校的教学改革和发展服务。

4、重视培养，加快教学档案技术人才队伍建设。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，应加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

主要参考文献：

[1]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007.7.

[2]赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007.1.

第9篇

关键词：高校；档案；管理；创新

中图分类号：G642 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）28-001-01

近年来，随着社会改革和建设的不断发展，必然也要求学校及其档案工作改革和发展， 学校档案工作是学校科学管理的重要组成部分。学校的档案室是学校档案管理部门，担负着学校各类档案资料的收集、鉴别、整理、分类、立卷、统计、保管、开发、利用等工作，而要实现高校档案管理创新，首先要从管理意识形态即管理思想上创新，继而在具体的档案管理全程各个环节上遵循创新思想。

一、高校档案管理现状概况

1、思想观念守旧。许多高校对档案工作不够重视，国内外档案管理先进的技术和手段无法在高校档案管理中运用。一些高校档案工作人员安于现状、不思进取，对档案工作缺少热情，日常的档案管理一直沿用传统的方法，日复一日，年复一年。思想观念守旧，对档案事业的发展目标模糊，造成档案管理的水平要么提高缓慢，要么停滞不前。

2、专业人才结构单一。随着档案信息化、数字化的发展，面对缩微技术、扫描技术、数据挖掘技术、云计算、海计算、网络平台模式建设、档案馆功能的拓展等方面的技术手段和管理要求，高校档案工作尤其需要多媒体技术、计算机技术以及档案学研究方面的人才。而实际上，高校的档案专职人员大多是“半路出家”，专业水平、技术能力、拓展能力特别是科研能力普遍不高，大多高校档案管理机构的专职档案工作人员在年龄、学历、能力、职称等方面都满足不了新形势下高校档案工作的要求。

3、是管理手段落后。我国目前的档案管理方式多是采用传统的手工操作，当然，这与档案信息的形式有很大的关系。档案信息处理的复杂性大大降低了档案管理的工作效率，也限制了档案信息之间的互享。在部分高校，信息数字化已经成为大势所趋，电子档案形式是很多高校积极采用和学习的信息手段，但一些高等院校的档案管理部门，依旧没有依靠计算机的辅助，进行档案管理工作，这样严重降低了档案归档、查询、检索的效率，影响了档案信息化的发展。

二、高校档案管理创新的措施

1、转变思想观念

随着科技化、信息化的快速发展，档案管理水平也在不断地进步，目前档案管理工作人员的素质相较以往而言，的确提高了许多，但是如果工作人员不与时俱进，仍按照以前的旧办法解决新问题，那么档案管理工作就会遇到问题，档案管理人员的水平就会受到质疑。因此，档案管理工作人员必须跟上时代的步伐，审时度势，积极接受新的管理思想，新的工作方式，在不断学习的过程中，转变以前的旧思维，在自己的工作岗位上，本着服务教师学生的态度，全面开展档案管理的创新工作。

2、建立科学的管理体系

按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合本校的实际情况，制定档案管理的实施细则，做到从宏观上把握主线，从微观上把握细节，努力把档案管理工作落到实处，并按照《高校档案管理办法》认真贯彻执行。首先要提高认识。要使档案工作高效有序地贯彻落实，首先必须提高全校教职工对依法治档重要性的正确认识。为了保证档案工作的顺利开展，高校应积极做好档案工作重要性方面的宣传工作。

第一，学校领导给予足够的重视。领导重视档案工作，并善于用档案资料统筹学校的各项工作，是做好高校档案管理工作的基础。第二，学校档案管理部门应与其他部门合作，联合举办各种宣传活动，大力宣传档案管理工作的重要性，使学校不同部门明白档案管理工作对所在部门发展的重要作用，从而促使各部门在平时工作中加强收集相关的档案信息，促进学校档案工作的顺利发展。

3、技术手段的创新

长期以来，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。技术创新是档案管理创新的内在驱动，档案管理的技术创新包括两方面内容：一方面，档案工作者将社会科技成果创造性的应用于档案管理与保护，防止档案损毁，延缓档案老化；另一方面，要求档案工作者针对档案工作操作技术方面存在的弊端和缺陷，研制出新的档案工作技术和方法，以提高工作效率和质量。

现代的高校档案管理还要实现档案信息化管理，要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

4、人才和知识的创新

要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

知识创新就是档案人员要树立创新意识，培养知识的创新能力，并要认真学习，较熟练的掌握计算机网络化与多媒体等先进技术，培养信息的处理能力以及信息技术的开发应用能力，有计划的开展岗位培训，对档案人员进行在职继续教育，把学历教育、岗位培训、短期培训、学习考察、离职深造和学术交流等有机的结合起来，使档案人员的知识不断拓宽和创新。

参考文献：

[1] 赵华伟.浅谈高校档案管理创新思维[J].文化论坛.2011（2）.

第10篇

关键词:高校人事档案管理 档案管理意识 规范性管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

加强高校人事档案管理的必要性

高校人事档案管理是高校组织、人事管理工作的重要内容,是干部、教师队伍建设的基础，也是衡量一所高校工作质量的标志之一。高校人事档案管理为高校改革、发展、稳定提供服务，是落实干部政策、选拔干部、调整工资、解决待遇、通过国家教学水平评估等工作的重要依据，影响组织、人事工作的宏观决策,直接关系到教职工本人的切身利益。高校人事档案管理将关系到高校人才队伍建设, 是高校“知人、用人”的重要依据。

高校人事档案管理的现状

1、档案管理人员人事档案意识薄弱 ，对高校人事档案管理的重要性认识不够。 长期以来，相当一部分人员对高校人事档案管理认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。 因此，使得人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问，在一定程度上缺乏应有的理解与重视，人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。

2、目前高校人事档案基础设施建设滞后,档案室面积狭小、设备简陋、管理人员数量不够,许多高校达不到国家规定的编制。许多档案管理人员专业化不够、培训不足,影响了高校人事档案管理科学化、现代化。一方面,高校人事档案管理涉及的事务繁杂,并要做到高度保密、随叫随到,另一方面,不少高校的人事档管理人员职务、职称晋升困难，待遇偏低,许多专业人员不愿到档案室工作。同时,由于高校教师等专业人员的流动非常频繁,高校对档案的利用,以至于依赖程度在增强。高校几乎所有与教职工相关的工作都需要人事档案提供相关信息。

3、档案管理人员存在年龄较高,学历层次较低，专业化知识不足。高校的档案管理人员中只有少部分档案专业毕业,其它专业毕业的管理人员其学历也大多是中专毕业。年龄较高,学历层次较低是这些高校档案管理人员的明显特点。非档案专业的毕业生缺乏专业知识与技能。档案员所学专业不对口,有的只取得档案管理专业方面的单科合格证。实践也充分证明,这些非档案专业毕业的档案管理者面对新的管理方法与模式无所适从,其在档案管理中很难胜任此项工作。

4、高校人事档案材料准确性、规范性、及时性有待加强。教职员工人事档案材料的真实性、完整性难以保证。在许多人事档案材料中，我们看到部分内容是经过干部本人或者是相关管理人员人工填写上去的，例如出生年月、工作日期、入党日期等情况。但是在实际工作中，我们经常发现很多人事档案的部分内容出现前后不一致的情况，并且存在较多错误。例如：一个人不同档案中的出生年月能够相差好几年，出现了许多次前后不一致的情况，这为职工管理工作造成了许多阻碍；另外，高校干部经历、干部任职时间、工资调整与数额等方面也经常出现误差。我国组织部出台的《干部档案管理条例》中明确规定了，“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的, 盖章签字后方能归入干部档案”。然而，现实的高校人事档案材料中，普遍存在着缺少加盖的公章、签字，字迹并不符合国家规定的档案材料，尤其是院校新调进来的教职员工，人事档案材料内容可谓是五花八门。例如有些履历表并没有填表年月日期以及本人签字，也没有上层组织审查意见与公章，部分考核表也存在着诸多类似的问题。部分人事档案材料中字迹有圆珠笔写的，有蓝色水笔写的，甚至有铅笔写的，这些诸多不合格的人事档案材料不但增强了人事档案材料管理的难度，也使得人事档案材料不完整。

加强高校人事档案管理的对策

1、提高认识，加强领导，重视发展，加大投资。高校应成立档案工作领导组，提高党委对人事档案管理工作的重视，专题研究人事档案工作，必须做到认识到位、组织到位、措施到位，将档案工作与学校的长远发展规划、教师职工队伍建设、干部队伍建设、退休人员管理、年度计划及相关部门的职责考评相结合， 同步发展，定期召开专题会议，学习有关文件精神，总结档案工作中遇到的问题， 不断探讨和研究工作中出现的新情况、新问题并提出可行性方案并付之实施。 同时，还需加强对人事档案管理工作的宣传力度，将人事档案管理工作放在高校发展建设中的重要地位并充分发挥其作用，切实提高教职工的思想认识，认真对待档案材料，将自己的实际情况收录于档案之中，自觉禁止弄虚作假。 加大投入，加强和完善基础设施建设，改善基本条件，建立人事档案专用库房，实行档案室、阅档室、办公室的分开，同时建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行考核管理，建立“ 定性、定量、定质” 的标准化管理，配合人事管理制度改革的进度，为促进高校人才合理流动做出贡献。

2、实现高校人事档案管理的标准化。人事档案工作的标准化就是要对人事档案实行统一、简化、协调等有序化管理控制,以获得最佳档案管理效益,既要建立和完善人事档案的术语、代码、分类、计量、统计等基础标准,也要建立和完善档案的收集、整理、编目、检索、鉴定等技术标准。高校人事档案管理的标准化,就是按照国际通行的做法管理和处理档案,使档案材料的归类、借阅和保护制度符合国家和国际标准。标准化也意味着规范、科学、人性化,是档案建设和管理的时代要求。

3、实现高校人事档案管理的规范化。高校人事档案的规范化,就是根据档案管理的相关制度和要求建设和管理档案,严格按照制度和国际通行的做法进行档案材料的收集、归档、整理、转移、查阅和保护。由于档案的类型、功能、时效性等存在 差异,因此,应该制定不同的规范和制度,促进档案与档案管理工作不断走向科学化、现代化。《干部档案工作条例实施细则》对工作体制、人员配备和职责,内容及分类,管理范围,材料收集、鉴别和归档,档案的整理、保管与保护,提供、利用和递转等,都有严格的要求和规定。这些规定是人事档案管理走向规范化的重要保证。高校人事档案应该严格按照这些规范进行管理。

第11篇

关键词教学档案;作用;档案管理

中图分类号G25 文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)042-0178-01

高校教学档案是高校在教育教学管理活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和,全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。提高高校教学档案的管理,才能发挥其对教学的参考、指导作用,才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

1教学档案的作用

建立教学档案,其作用不仅是为了保存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料,为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务,而且是为改进教学方法,深化教学研究,提高教学质量提供依据。

1.1教学档案为提高教学质量提供依据

学校的主要任务是教书育人。一所学校的教学质量如何,怎样提高教学质量,这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果,并加以完善和提高,为教学活动提供借鉴和分析,才有可能提高教学质量。

1.2教学档案为改进教学方法提供素材

教学方法的好坏,直接影响到教师的教与学生学,好的教学方法不仅使教师教得轻松,还能使学生学得愉快。通过查阅历年教学档案,可以对教学方法进行对比分析,找出理想的教学方法。

1.3教学档案为加强教学管理提供参考

教学管理水平的高低,在很大程度上影响该校的教学质量,影响学校在社会上的信誉度,教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测,从宏观上可以明确学校的发展方向,制定教学计划,更好地安排师资,并可根据实际需要制定短期规划和长远规划,特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等,可以适时调整对师生的思想工作,解除他们的思想包袱,使他们全身心地投入教与学。

1.4教学档案为编写校史和教育名人传记提供素材

任何一部校史都是该校教与学的发展史,校史既反映了一所学校的成绩,也反映了该校科研能力和发展过程,而教学档案则是编写校史的第一手史料。

1.5教学档案使用方便

教学档案分类清楚、明确每一个分类都装在各自的分类档案盒中,档案盒内附有该盒档案资料的登记表,需要查阅档案时只需打开所需的档案分类盒,查看登记表就可以找到所需资料,方便了教师查阅。

2教学档案管理的现状

从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出,给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。

2.1教学档案管理制度不健全

从目前档案管理现状来看,很多高校仍存在着管理制度不健全的问题,尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制,存在着诸多问题。

2.2对教学档案的重视不够

随着高校发展的步伐不断加快,不少领导的兴奋点在发展上,而对发展的基础之――教学档案的管理,不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置,还是现代化档案管理条件的完善,人员的培训,都较少列入领导的议事日程。

2.3教学档案缺少开放性

传统的教学档案管理方式往往是建档入库,注重保藏而忽视其应用价值,缺少开放性。档案室门口“安全重地,严禁入内”的牌子让人望而却步,教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强,这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。

2.4教学档案管理的数字信息化水平偏低

目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上,利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将互动,并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。

2.5教学档案管理工作队伍不稳定

目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员,其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给教学档案管理带来很大不利。

3加强教学档案管理工作的建议

3.1提高认识,加强领导

高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分。由于档案工作涉及面广,工作量大,因此,高等学校要把档案工作纳入学校的整体发展规划,逐步改善工作条件,使档案工作能与学校的各项工作协调发展。要把各种文件材料的归档工作列入学校各部、系的岗位责任制,纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围,逐步做到“四同步”。加强有关档案工作的宣传,使广大教职员工进一步认识到档案工作的意义和作用,积极支持档案部门作好工作。

3.2遵循“三纳入”、“四同步”的基本原则

即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一;下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,毕业生就业,上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

3.3提高全员档案意识

高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘,及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念,树立全新的服务意识,学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

3.4加强教学档案数字化建设

档案信息化是适应信息化时代的需要,以档案信息资源建设为核心,以信息网络为基础,建立高校电子教学档案数据库,通过将传统的纸制档案转化为电子信息,完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库,及档案信息资源管理网,使档案信息传递及时,通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料,为学院的教学改革和发展服务。

3.5提高教学档案管理人员素质与水平

高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此,须加强对高校档案管理人员的业务培训工作,以拓展档案人员的思维、知识面,提高其业务素质,以掌握新的档案管理技能和方法。同时,应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

第12篇

论文摘要:随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和发展,高校档案管理服务模式的创新要实行“三个转变”:一是服务内容的创新,从档案数量要求向质量要求转变;二是服务方式的创新,由被动服务向主动服务转变;三是服务手段的创新,由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。

随着高科技的迅猛发展,我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代,以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期,高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮,在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果,并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。

高校档案形成于高校各个时期、各个方面,是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明,高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的环节,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏,直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案,有的放矢地开发档案信息资源,以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而,目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位,各高校的档案利用率仍很低,多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段,掩埋在历史的灰尘之下。

高校档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此,高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托,实现档案管理服务模式的创新,从社会需要、学校需要的角度出发,以学校内外的利用者为服务对象,以库藏档案信息为服务内容,以多种服务方式为手段,为档案的开发利用创造一个广阔的空间,实现高校档案信息资源的共享。

二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑

一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢,不能适应人们的要求。当今时代,计算机已深入到社会生活的各个领域,在档案工作中,计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史,大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代,大大提高了工作效率。此外,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。

二是新的电子载体(材料)的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体,录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后,新型载体大量出现,如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介,过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能,使档案信息服务更完善、更便捷。

三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网,校园网的产生使档案工作发生了质的变化,一改传统的手工操作为电子文件,变被动工作为主动工作,利用先进的设备、科学的方法和手段,极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比,电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动,而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输,真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”,利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文,既方便又快捷,实现了档案信息的共享。

三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施

服务内容创新,从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的,高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用,高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节,以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用,适时把相关的信息转化成编研成果,直接为高校的中心工作服务,从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。

服务方式创新,由被动服务向主动服务转变。新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。同时,在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。

服务手段创新,由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现,从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时,加强档案馆信息网络建设,在因特网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”,为利用者提供丰富鲜活的档案信息;按照信息化标准建成的档案馆,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地获得这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起,使这些信息得到最大限度的利用,从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。

参考文献:

[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2007,(3).

[2]李华.对高校档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报,2003,(4).

第13篇

（一）缺少完善的管理体系

如今，很多高校的管理体系还不完善，从档案管理体系这一层面来看，高校现在还未跟上网络信息化时代的脚步，还未创建一个有效完整的电子信息管理的体系。虽然高校现在逐步建立了档案管理体系，同时也对档案进行了分层管理，但依然还存在着不足，特别是对电子档案这个新事物来说，某些高校还没有做好充分的准备。

（二）?w档存有分散性

高校的电子档案有的存在档案管理部门，有的存在某一个系或者某一个院里，散落在各个部门中，这体现出归档的分散性。也大大体现了学校对电子文档的归档太过随意了。同时，由于设备不齐全导致各个部门不能更好保存好电子文档的完整性。

（三）电子文档丢失现象

信息化时代，也很容易出现电子文档丢失。由于在高校中，有的电子文档是由各个部门汇总而成的。但是，恰恰因为各个部门都各行其是，才致使电子文件丢失或重复存储，虽然很多高校不断提高了办公信息化，加强了办公软件在教学和工作中的应用，但是也有很多高校的管理体系还不完善，电子设备不健全，所以导致了很多文档的丢失，以及不能及时归档。

二、加强高校档案中电子档案的应用

（一）提高电子档案管理人员的素质

随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。

（二）强化规范操作流程，完善管理机构

首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。

（三）优化服务方式，拓宽电子档案管理功能

档案管理人员应该尽力挖掘档案馆藏资源，重视处理、加工等过程，充分运用信息技术、多媒体技术、光盘技术，坚持档案管理便捷、快速、个性化，真正实现电子档案资源安全性共享。其次，合理妥善保存电子档案信息，可以储存在光盘里，实现计算机技术具体操作，档案管理人员坚持“以人为本”的服务准则。构建网络在线高效服务体系，提供在线咨询服务，更好地服务于电子档案管理。

（四）为电子档案创建安全的网络环境

高校在进行电子档案管理的过程中，必须严格控制网络环境，保证网络环境的安全性。高校应该安排专业人员进行管理，定期对硬件系统和软件系统进行升级，保证信息安全。相关工作人员还应该定期对档案信息进行整合和备份，防止在今后的工作中由于文件丢失给工作带来损失。高校在进行网络安全维护的工作中，可以通过建立身份验证、网络防火墙、病毒预防和数字签名等，对查询和复制档案信息的人员进行身份验证，严格防止有人恶意拷贝文件。

（五）加大对电子档案应用资金的投入力度

随着电子档案在高校档案管理中应用的发展趋势，在信息技术时代，加大科技经费投入显得尤为必要。只有这样，高校档案管理才能有序地进行。如何通过资金投入促进电子档案管理的发展？我们主要可以采取以下办法：作为一所大学，我们必须加大对现代设备的投资。例如，使用计算机检索更方便，档案数据可以通过缩微胶片、扫描技术等有效地加以保护。只有运用现代高科技手段，才能有效地提高电子档案在高校档案管理中的应用效率，从而有效地克服过去档案工作的落后。因此，增加现代化设备是十分必要的，同时也能使整个高校档案管理工作朝着更加现代化的管理模式转变。

第14篇

关键词:高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来，我国先后筑起中国互联网(Chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(CSTnet)和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。 转贴于

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后;

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。

2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

3高校档案管理现代化的初步构想

3.1采用客户机/服务器(Client/Server)体系结构模式;客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器(Server)发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户(Client)。C/S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在Windows NT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。 转贴于

第15篇

关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

一、档案信息时展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

三、数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

四、高校档案馆网络化建设中存在的问题

1、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

3、数据库建设滞后

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。