档案电子化的重要性范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案电子化的重要性文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：新时期 电力档案 数字化 编研 重要性

一、电力档案数字化编研的发展概述

近年来，我国能源产业发展规模日益扩大，我国电力事业发展速度持续加速，电力企业的发展也相应扩大规模，电力企业发展的过程中电力档案管理作用也越来越明显，电力档案管理的价值在电力企业发展与运行中也越来越重要。电力档案的发展逐渐渗透到了电力企业发展的每一个环节和角落，对于信息网络技术发展而言是一种全新的管理方向，电力企业档案管理的有效性对电力企业的发展稳定性影响很大，管理者通过对档案的分析，可以看出电力企业发展存在的问题，并及时采取相应措施予以解决。档案编研工作是对电力档案的一种信息化的整理，目前电力部门档案工作中需要针对电力档案数字编研提出具体的执行方式，这也是目前亟待解决的难题。信息时代前提背景下，电力企业的档案数字化编研必须根据不同档案内容的载体形态、不同记录方式、档案信息的电子扫描数据、数据库存的共享与转化、电子数据的刻录与贮藏等开展相应的档案管理工作，持续化发展电力档案事业，强化现代化管理的价值，实现电力企业档案管理与电力企业本身持续发展的紧密结合。

二、电力档案数字化编研需要注重的细节

在实际工作中我们体会到， 除了做好电力档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外， 还要抓好以下两个环节：

第一、网络安全对信息数字化的影响这一环节 档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。计算机技术的广泛应用于发展，保证了网络化共享与信息安全技术的开展，电力企业的档案管理向着网络化与信息化转型，对电力企业的发展起到了非常大的帮助。电力企业档案管理必须注重对档案资料收集原文件的了解，详细掌握档案中各种数据的详细情况，档案数据中包括一些具体信息，比如声音、视频、文字、照片等多种信息与数据的储存，档案管理人员要运用计算机技术将这些收集到的数据进行储存与网络化共享，保证电力企业内部的每一位员工都可以通过网络获得这些资料，利用这些资料详细的掌握电力企业内部的发展状况，对一些发电设备和电力系统做出维修的预测，对电力管理制度有了全新的认识。

第二、电力部门档案人员在编研过程中， 即使请有关的业务人员配合进行， 也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中， 通过阅读和分析业务技术报告和总结， 才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型， 共同完成对档案信息的深层次加工， 逐步提高开发利用档案信息资源的能力， 最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然， 这并不是要求档案人员要成为电力专家， 但应该做到“耳熟能详”。

三、电力档案数字化编研的重要性

3.1加强电力档案数字化编研与电力企业生产的关系

不断加强电力档案数字化编研发展，提高员工的重视程度，加强电力档案数字化编研的积极发展，提高电力企业数字化档案的灵活操作性，保证信息化的电力企业档案可以帮助企业内部员工了解电力设备与企业运行的正常发展状况，为电力企业的健康发展提供有力的信息支持，为电力企业的健康发展做出信息支持。档案管理数字化的编研要与电力企业生产关系紧密结合，要保证电力企业内部员工遵守各项电力档案的管理规范，严格按照制度管理电力档案，对涉及电力企业关键性因素的电力档案发展情况做出详细的工作计划。比如： 电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等， 以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开， 从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术， 编辑出版一系列具有浓郁电力企业特色的宣传品， 制作宣传图板陈列在活动室， 编制专题性统计分析， 使有关材料做到图文并茂， 色彩鲜艳， 生动直观， 新颖好看。

3.2加强电力档案管理的技术创新

提高电力档案数字化编研重要性的认识，将新时期电力档案管理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定， 可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约， 容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清， 会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动电力系统电子文件的及时归档和有效管理， 改变了手工管理纸质档案的传统模式， 解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题， 实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理， 提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。

四、加强电力档案数字化编研发展的几点建议

4.1建立有效的领导管理模式

领导应当明确自己的职责，切实加强对数字化档案管理体系建设的组织管理，建立一套行之有效的档案管理制度，以综合档案数字化管理为基础，建立数字化档案管理网络，使整个系统形成一条线，一环连一环，真正使组织领导机制得到强化。

4.2建立数字化档案管理体系的保障机制

建立电力企业数字化档案的管理体系保障机制，主要目的是为了提高数字化档案的管理效率，降低电力企业内部的管理风险，增加生产的安全性。要建立一支数字化档案管理专业队伍，培养专业化的操作人才和专业知识较为丰富的实际操作性员工，才能保证数字化档案管理体系的健全。电力企业的各级领导必须要积极发展数字化档案管理的培训工作，加大对数字化档案管理系统建设的资本投入，全面的采用数字化与信息化技术改善档案管理的发展状况，提高内部员工的信息化档案管理意识，保证电力企业内部生产与日常维护的正常运转。培训中要针对不同人群给予不同特长的培训，帮助档案部门建立独特的培训机制，经常性的举办数字化档案管理讲座，帮助员工加强自我的电力档案数字化编研工作能力，获取业务知识。

4.3加强网络安全管理

对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治、防止恶意攻击、解决信息存贮和传输安全问题、操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份等方面来进行。对于病毒的防治，应该结合档案部门的具体情况，在工作站、文件服务器、互联网网站安装防毒软件，进行多层次防御。对于防止恶意攻击，目前比较有效的解决方式有两种：防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看，防火墙技术更为大众化，不会给档案管理部门带来较大的经济负担。

参考文献：

[1] 杜鹏.浅谈数字化档案管理体系的建立.黑龙江科技.2012.03：30-33

第2篇

关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

参考文献

第3篇

［中图分类号］ G270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

档案信息的管理是指相关部门对档案实体和档案信息进行有效的管理并提供相应的利用服务等各项业务的总称。近年来，随着计算机技术的普及与发展，信息的电子化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中。一些企事业单位由于档案信息管理过于复杂，采用传统的人工管理方式，效率低下而且极易出现差错，而借助于计算机电子化技术，不仅能在很大程度上提高档案管理的效率，还能提高信息的准确率。随着市场经济的不断发展完善，加强档案信息的管理对于企业的发展有着非常重要的作用，因此，研究档案信息管理电子化的应用与影响，具有非常积极的现实意义。

1 档案信息管理电子化的优势和问题

在档案信息的使用过程中，信息的检索者最为关心的当然是最终呈现在他们面前的信息内容 ，而这些信息可能是来自于各个不同的文档，而把这些档案信息进行有效的综合，再系统地提供出来，是档案工作者不可推卸的重要责任。档案的管理事实上是一个去粗取精、去伪存真的过程，使档案最终的呈现必须具有系统性、真实性和价值性等多种特点，这样用户才能得到较为完善的服务。档案的电子化是档案管理的发展趋势。

1．1 档案信息管理电子化的优势

档案信息的电子化处理过程拥有许多不可比拟的优势。其一，它可以发挥现有计算机的潜能，提高计算机的利用率。经调查得知，我国基层的档案室很多都配备了计算机，但是这些计算机的开发功能却过于简单，而采用电子化处理档案无疑会发挥其现有的潜能，提高工作效率，并节约一定的资源。其二，以往的信息加工模式无一例外要经历选材、编辑、出版3个主要的过程，这样的工作过程历时较长，也会对档案应有价值的发挥造成很大的影响，而档案信息的电子化处理过程，编者可以直接通过机读形式的档案迅速完成相关的信息加工，快捷地出版二次文献。其三，实现档案信息的电子化之后，我们可以一次投入而多次的产出，可以从根本上摆脱信息加工受经费限制的不利局面。

1．2 档案信息管理电子化过程中存在的问题

档案信息管理的电子化在近些年得到了一定程度的应用与推行，但是在具体的应用过程中，依然存在一系列的问题，这些问题主要包括以下几个方面：首先，档案管理软件缺乏通用性。由于档案信息管理软件在型号和规格上存在很大的差异，时至今日也没有一个既可以进行文件检索又可以用于档案管理的处理系统，档案信息管理的进度受到了很大的限制。其次是我国到目前为止还没有建立一个达到数据交换机读目的的档案系统，档案管理和网络管理两方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，层次也不一样，这种状况不能适应档案信息资源共享的要求。再次，档案信息管理未实现标准化和规范化。档案信息自动化系统的功能并没有得到充分的发挥，而档案业务基础工作的标准化和规范化水平也非常差。最后，档案管理人员的素质较为低下。档案管理电子信息化需要相关的操作人员具备较高的层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作过程，但是从目前的情况来看，很多档案的部门缺乏高科技人才，而相关的复合型人才更加紧缺，很多的档案管理人员年龄较大，不愿意进行计算机知识方面的学习，过度依赖手工整理，尽管档案室引进了现代化的计算机系统，但却没有人灵活运用，也没能发挥其应有的实际效用，就更谈不上档案管理的电子化了。

2 档案信息管理电子化的应用策略

2．1 转变思想，提高领导者的现代化意识

在进行档案信息电子化的过程中，领导者的现代化意识和知识水平可以说是非常重要的决定性因素。我们可以看到，有的档案管理部门的领导具备一定的现代化管理意识，积极引进档案管理的电子化处理系统，而且也想方设法吸引相关的人才，档案的信息化管理工作开展得如火如荼，而相反，还有一部分领导，眼光狭隘，认识不到档案管理的电子化处理的重要性，也不重视现代化的办公应用系统，工作手段落后，人员素质低下，档案信息管理工作开展得较为滞后。因此，一定要转变思想，切实提高领导者的现代化意识和知识水平，从而推动我国档案信息的电子化进程。

2．2 谨慎选择技术路线

近些年来，信息科技取得了突飞猛进的发展，这也是技术革命的主要特征，目前微机工作站、服务器性能的提高以及应用软件的开发过程对我国档案信息的电子化进程有着非常重要的影响，在这种条件下，谨慎选择合适的技术路线是非常重要的，应该在单位积极推行先进的电子信息处理技术，促进经济效益和技术因素的统一发展。当前档案信息电子化存在的一个问题是，档案信息的电子化进程对于技术的因素要求很高，但现实的技术发展条件却无法满足这种要求，因此，要谨慎选择技术路线，通过不断提高技术水准来满足档案信息电子化发展过程中对于技术的要求。

第4篇

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。

上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。

提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。

第5篇

关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势

现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。

1电子档案是档案发展的趋势

电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。

2电子档案存在的缺点

2.1电子文件的安全性和长期保存性问题

电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。

2.2纸质和电子档案并存的问题

对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。

3电子档案信息化管理方案

3.1更新电子档案的管理方法

电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。

3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。

4结论

在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。

参考文献

[1]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015(24).

[2]邵文红.浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015(24).

第6篇

【关键词】物价局 电子档案 管理

随着我国信息化程度的不断推进，传统的手工管理方式已经无法满足如今管理的需求。因此，将传统的手工管理模式电子化管理转变成为相关档案管理及利用部门的迫切要求。物价局在经济发展、企事业单位的精神文明建设中发挥着重要作用。加快档案信息电子化系统建设是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。电子化使得机读形式的档案信息具有真实性、有价值性，从而推进档案信息电子化建设的步伐。

一、物价局电子档案的特点

1有效性

由于物价局档案信息的涵盖面广泛，且多数的资料都是第一手资料，因此存档的信息有着很强的真实性和有效性。所存档的信息可以很好地反应一个区域的经济管理状况，在现实的使用过程中档案信息也有着极强的适用性。

2易损害

电子档案的信息需要依赖于载体的存在而存在。载体材料大多为磁性物质和光盘。光盘常用的记录易产生物化性质变化的材料。这些材料和磁性材料易与酸性、碱性物质发生反应、易出现磁道损坏等问题。尤其是紫外光足以破坏载体剩磁的稳定性。在信息的安全性上还有电脑病毒的严重威胁。在管理上，电子档案要遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、利用和统计。另外还易丢失，物价局电子档案在网络环境中可能存在安全漏洞，极易造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的推广。因此，应该准备好紧急应对的方式以确保档案信息公开的安全性。

3使用方便

电子档案几乎无重量和体积可言，其可以将文字、图形、声音、影像等多种媒体信息搭配成电子档案的内容，使电子档案不容易丢失信息。纸质文件经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。电子文件的增、删、改等都很方便，而且改后保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合极大降低了档案管理人员的工作量。并且电子档案具使之对检索更加简单、方便。其次，能够实现资源共享。电子档案由于不受时间和空间限制，可以同时发给若干个网络终端，使利用者摆脱时间和空间的制约。

4唯一性

物价局档案信息不仅仅所涉及的内容面广泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一个企业所涉及的信息资料都存入专门的档案管理中都是第一手资料，具有不可复制性。每一个信息资料有着较强的独立性，因此一旦出现丢失的情况会很难 修复和查找。因此，物价局电子档案信息的存档和保管需要更加地谨慎，才能更好地发挥其价值。

二、物价局电子档案管理的重要性

1电子档案是物价局管理质量的反应

电子档案涵盖了从调查开始到验收的全部信息，可以客观直接地反应整一个地区的经济运行过程。从某种意义而言，电子档案是物价监督活动直接作用下的产物，因此，可以帮助我们来检查某些企业或者是商家的运营情况。如果在使用过程中发现问题，可以通过电子存档的资料来找出相关的问题，来更好地发挥其有效监督的作用。

2电子档案质量管理与物价局服务管理是优化统一的整体

有利于掌握一个地区的经济运行过程，同时更好地明确了其中的责任利益归属以及经营中所涉及的所有细节问题，利于经营者把握更好地把握市场价格以及控制涨幅度。

三、物价局实现电子档案有效管理的途径

1加强人员管理

电子档案安全管理关键在于人员的管理，必须加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范非蓄意的人为疏失。对于利用档案信息者，先确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下确保电子档案的唯一性和公信力，同时要进行加密处理，电子档案存储设备必须只允许指定负责人员进入。

2提高电子档案规范化水平

档案信息电子化首要的是档案业务要规范，要推进档案电子化建设必须抓好档案规范化，把握好两者的辩证关系。

3构建行之有效的建设体制

新技术的广泛应用促进了档案事业的发展，但因档案工作有其自身的特点，网上利用档案文件信息的要求越来越高，档案部门应该根据“全国档案信息化建设实施纲要”，以扩大档案信息资源开发利用为目标推进档案资源信息管理信息服务网络化的进程，促进档案事业为改革开放和现代化服务。同时建立电子档案网站，方便百姓利用，电子档案网站是为百姓服务的，而不是仅仅是为档案专业人员服务的。网站建设应以用户需要为宗旨把利用工作做到实处。因此，档案网站应支持非正式用语的检索。

4强化电子档案的检测与维护

4.1减少信息丢失率

电子档案的记录载体会出现自然老化或磁性衰减的现象从而导致信息的丢失。因此每年至少应该进行一次，采用科学的采样方式检测载体外观上是否出现物理损坏或变形外表是否清洁、有无霉变现象，内容上进行修正或更新。

4.2采用先进的安全防护技术

一是身份验证， 为了防止无关人员进入系统应当在其访问之前对其身份的合法性进行验证；二是对文档进行加密保护， 对重要的电子文档采用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等来加密；三是安装防火墙，防火墙通过保护层强制性地使所有的访问或链接都必须经过检查，采用过滤技术、服务技术和状态监控技术等构建多层次的纵深型的防护体系。

总之，物价局电子档案工作要以改革求加强，以创新求发展，为我国的经济发展做出贡献。

【参考文献】

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008(9).

[2]冯万恒.电子档案与传统档案管理上的差异[J].兰台世界，2009(4).

[3]蒋萍萍.浅议电子档案保管与保护[j].科教文汇，200910

[4]吴艳玲吴文刚.浅议电子档案的保护[j]商业文化┭术版，2010（7）

第7篇

【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化

一、我国乡镇档案管理中的问题

乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。

二、乡镇档案管理方式

纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。

电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。

三、乡镇档案管理电子化的优势

乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。

乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。

四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性

（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求

乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。

（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径

乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。

参考文献

第8篇

【关键词】高职院校 毕业生档案 电子化

高职院校毕业生档案管理电子化的必要性

科学技术迅猛发展的今天，计算机技术的高速发展以及广泛普及和应用给高职院校行政管理、教育教学工作带来很多方便。毕业生电子档案便是计算机技术发展的产物，它不仅使得毕业生档案管理发展为电子化方式，方便学生、学校、用人单位的快速查询、保存，同时也实现了远程佐证。传统的高职院校毕业生纸质档案主要包括：高校毕业生登记表、学生成绩单、学生实习鉴定表、体检表、奖惩资料、高中毕业登记表、党（团）材料、高校招生报名表、志愿表等资料。这些都是高职院校毕业生档案里最原始的一手资料，基本属于手工填写，学校仅此一份，一旦遗失或损坏将对学生就业和学校教育教学管理工作带来诸多不便。因此，毕业生档案管理电子化就要从源头做起，档案管理人员应从学生入学就开始着手学生个人资料的收集、鉴定、整理及电子化录入，利用扫描设备等高科技方法实现毕业生档案管理电子化，以保障毕业生档案资料的真实性、完整性、永久性。此外，毕业生电子档案同时具有方便存储、快捷利用的优越性，主要体现在以下两个方面：

1.易于保存，便于查询

传统的纸质毕业生档案大多数会因为年数长久而引起纸张的泛黄、字迹模糊;此外，由于保存空间难以长久保持干燥的环境或者是因为一些虫子的撕咬、人为的管理不当等因素都会使纸质档案受到一定损伤。与纸质档案相比，电子档案则不需要面临以上问题，其只是保存在网络空间内，且可以多次备份，因此更加易于保存，且可以通过搜索或引索功能快速查询所需资料，具有更大的优势。

2.具有更大的服务价值

与传统的纸质毕业生档案相比，毕业生电子档案达到了信息资源共享的最大化。例如，学生学历电子档案，可以很方便地通过网络系统确定该学生的真实学历，有效发挥毕业生档案电子化网络化的重要作用，使用人单位通过本校数据库平台调取该毕业生本人的档案信息，了解学生详细资料。促进了学生就业速度，为社会各界、企事业单位“量才用人”提供真实的全面的学历信息，大大减少了毕业生就业市场不诚信的行为。

高职院校毕业生档案管理电子化存在的问题

1.缺乏统一的标准来限定高职院校毕业生电子档案的管理范围

由于我国的电子档案发展起步较晚，因此到目前为止，高职院校毕业生档案信息化管理工作还没有形成统一的管理标准来限定哪些信息应纳入电子档案管理系统中、不同类型的信息资料各自应保存多久、哪些需要重点保存等，甚至是各个单位都是独自为政，标准不一，既没有弄清哪些该单独保存，哪些应该与社会资源共享，造成毕业生档案资料没能被充分利用发挥其完整性的作用。

2.部分高职院校毕业生电子档案难以确定其真实性、原始性

由于网络环境的复杂化以及黑客、电脑病毒的入侵等使得高职院校毕业生电子档案的真实性、原始性难以确定。由于每个学生的字迹都各有其特点，纸质档案可以通过个人签名、文字、图形等有形方式来确保档案的真实准确性;而与纸质档案相比，毕业生电子档案明显更容易被篡改，且无迹可寻，降低了档案的真实准确性。

3.档案管理人员对毕业生电子档案管理的认识不足

很多院校档案管理人员，没有切实认识到毕业生电子档案管理的重要性及优势，使得他们根本就不重视甚至是忽略毕业生电子档案的归档与整理。

高职院校毕业生档案电子化管理存在问题的解决对策

1.制定科学规范的毕业生电子档案管理制度及统一标准

在毕业生电子档案的管理工作中，为更加有效地面临复杂的网络环境，就必须使其管理工作从一开始就有一套科学规范的管理制度及必须遵循的统一标准。这一规制和标准的确立必须秉承科学严谨的制定程序，详细制定从毕业生电子档案的设置整理、分类归档、保存、修改等方面的具体规则。

2.切实保障电子档案管理的原始性、真实性、准确性

在毕业生信息输入方面，设置密码时，规定采用数字、字母、特殊符号相组合的方式来设置毕业生电子档案个人密码，并时常变动，降低个人密码被盗、黑客入侵等潜在风险;在学院档案部门集体信息录入及确认中，配合使用电子指纹录入、电脑拍照，使得信息与指纹、照片三者相符合，保障毕业生电子档案的真实准确性;在毕业生电子档案管理中，对于个别重要档案资料，同时要进行纸质档案保存，并扫描到电子档案管理系统中，保障电子档案的原始性。

3.加强档案管理人员信息技术培训和对电子档案管理的规范性认识

应加强高职院校毕业生电子档案管理人员信息技术的培训，不断提高现代化技术操作水平，及时更新毕业生电子档案管理内容，促使高职院校毕业生档案电子化管理从根本上从传统档案管理的思维方式向网络化、数字化的毕业生电子档案管理方向转化。

结 语

高职院校毕业生档案电子化管理要想实行科学有效的规范管理，必须从网络的大环境下考虑，采取内外结合的双重保护措施。在毕业生电子档案管理的过程中要综合考虑到技术、环境、人员素质、网络等多方面的因素，并结合本院校的实际情况以及毕业生电子档案管理的自身优缺点，要重视相关电子技术的学习以及新型科技的运用，同时要注重本单位档案管理工作人员个人职业道德素质的培养，保障电子档案的安全性、信息的真实可靠性。

参考文献：

[1]张同宇、李哲：《电子档案管理方案的实施与注意事项》，《企业管理资讯》2009年。

[2]余屹：《浅谈电子档案管理系统的实践应用》，《有线电视技术》2004年。

第9篇

 

一、企业电子档案的形成与利用

 

(一)档案信息数字化

 

数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。

 

(二)电子档案管理系统

 

电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。

 

(三)实现档案纸质化向电子化的转变

 

在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。

 

(四)电子档案的存储与利用

 

电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

 

对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。

 

二、电子档案在企业档案管理中存在的问题

 

(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应

 

历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。

 

(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视

 

很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

 

(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责

 

很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。

 

(四)企业的档案管理的信息化建设滞后

 

首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

 

三、推进电子档案在企业中加快发展的办法

 

(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构

 

各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。

 

(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展

 

电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。

 

(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用

 

企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。

 

(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识

 

只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。

 

综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案的建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

第10篇

办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。

二、档案信息电子化有其不可替代的优势

档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。

三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

第11篇

关键词：海事 电子档案 网络环境 信息化

随着办公自动化(OA)和管理信息系统(MIS)在海事管理中的广泛应用，海事档案也必须实现数字化和网络化，为档案资源共享提供便捷服务。电子档案以机读形式存在，与纸质载体档案的利用方式有很大差异，如何将电子技术与网络系统有效地应用到海事档案的归档和管理中，是新时期海事档案管理工作人员的一项重要主要课题。

海事档案信息电子化的特点

所谓海事档案信息电子化，利用计算机及其它设备对海事工作中所产生的纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等档案文献进行收集、发掘、筛选、整合和数字化加工处理，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息，通过网络传输实现资源共享，并对电子文件档案进行安全、高效、快捷的管理，以提高海事档案信息的利用效率，为行业管理和社会发展提供档案信息服务。其特点有：

1、提高档案信息的时效性和有效利用率

首先是在档案信息收集、整理上或直接应用现存的电子文件，或借助于语音识别、文字扫描识别、超文本和超媒体信息处理等技术，提高工作效率、加快收集、整理速度；其次是借助于网络，运转、传递及时，电子可多人同时阅览，不受空间和时间限制并可在不同地点和不同时间进行复制、打印，为利用者提供极大的便利；再次是借助于检索工具，可以提高查阅档案的快速性和准确性。

2、扩展了档案的种类、加大信息容量。

档案信息电子化可以使档案类型扩展到一切形式，文字、图片、声音、影像，一切动态的、静态的档案都可以及时而逼真地呈现，基本不受档案本身的规格、样式和馆藏条件的限制，信息容量非常大。

3、节约物力和财力资源，降低档案管理经费

首先是在档案信息的收集、整理、编排、查阅方面，借助于转用软件和自动生成系统，在实现办公自动化环境下，不少档案可由计算机形成并辅助归档，文书部门文件整理与归档可一次完成并进行一体化管理，避免了大量重复劳动，提高了工作效率；其次，在档案的保管上，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决馆舍库房不够用的问题，重要成果可多份拷贝，并能长效保存，极大减少了档案维护与消防安全方面的费用；第三，对使用者来说，网络的快速传输，减少人员往来，极大地节约了时间和交通费用。

4、档案管理更加灵活、方便

电子档案管理的自动化和一体化，可以极其方便地实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，档案管理部门也可以通过办公自动化系统对档案收集、传递工作及时进行指导和动态管理，从而实现档案的超前性、预见性管理。密码的设置也有利于确保了电子公文及时高效、安全保密地运行。对一些纸质、实物形式的原始档案管理，在档案统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编写工作，标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计、设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等，使管理工作自动化和规范化。档案数据库的建立和链接，档案管理更具灵活性、扩展性和控制性，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，实现最大化的档案信息数据聚集，满足不同档案类型的管理需要。

当前海事档案信息化建设中存在的问题

从整体上说，相对其它行业管理机构，海事档案信息化建设比较滞后，最突出的问题在以下两个方面：

1、基础条件薄弱，技术、资金不足,人才缺乏

由于管理体制的不断调整，海事档案管理工作本身都存在起步较晚，人员不足，绝大多数单位都是由办公室人员兼任，多数档案工作人员都没有接受专业培训，不要说缺少计算机操作技术，就是档案收集、整理、保管和查阅的专业知识也比较欠缺，而档案信息化建设需要的是集档案、信息处理为一体的复合型人才，因此，以目前从事海事档案管理人员的现有素质很难全面实现档案信息电子化。在设备方面，地方海事部门组建时间短，单位规模小，投入有限，不要说缺少专用服务器，就是计算机、扫描仪、刻录机、摄像机、照相机这些实现海事档案信息化建设的基础设备也未能全部配齐，而电子文件的生成环境是相当复杂的，且电子文件对设备依赖性极强，一些进行海事档案信息化建设的试点单位受计算机病毒感染，造成数据损失的现象都时有发生。此外，海事部门的其它机构也没有完全实现自动化办公，这就更不能实现档案信息与其他信息的无缝交接和有效管理。

2、缺少规范化标准，海事档案信息电子化的应用和推广受到极大制约

海事是一个行业性极强的部门，档案信息电子化首先必须要有相应的规范标准：包括构建程序上的定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式；业务上的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准；技术规范上的软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这些规范都不同于录在纸质等载体上的文件，而目前海事部门还没有制定出相关规范标准，相应的有关海事档案的应用软件也难以开发，加之，各地海事档案室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，数据结构兼容性差，就不能利用电脑实现通用的档案信息管理，更无法信息资源共享，这些都直接制约了海事档案信息电子化、数字化的进程。

建议

海事档案信息化建设是一项系统而复杂的工程,不可一蹴而就,更不是本篇短文所能指明的，这里只就一些原则问题提出一孔之见。

1、提高对海事档案信息化建设重要性的认识

领导重视和支持是加快海事档案信息化建设步伐的关键因素。既要以发展的眼光认识海事档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性，要明确看到电子化档案的先进之处和优越性，认清档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势又要充分认识到这项系统工程的艰巨性和复杂性，只有认识提高了，才可能解决投入、设备、人才、管理等其它诸多困难和问题。

2、健全制度、统一标准

一个系统要全面推广一项新工程，首先必须建立健全的管理制度和标准规范，尤其在海事电子档案管理的推广激励机制、检查审核制度、系统的设计和管理软件的选择、开发制度上要先完善。其次，要对海事电子档案的收集、整合、控制归档、立卷和网上传输，制定一个统一规范化标准，至少先要在归档范围、归档流程及方式、电子文件格式形成统一规定。第三要立足海事档案管理特点尽快开发出专用档案管理软件，要与海事管理工作紧密结合，化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式通过软件自动转化到统一的、标准的模式上，实现不同数据结构间的自动转换功能。

3、在明确档案信息电子化建设目标的前提下，循序渐进、逐步完善

海事档案的信息化建设的目标是建立数字化、开放性、便于管理与查询利用的互通互用专业电子档案馆。但这一目标不可能在短期内一下完成。目前首先要从电子文件的收集、积累入手，解决设备与技术问题，如适当增加一些必要的输入、存储和输出设备，应用一些基础的电子档案管理系统软件，先完成数据录入、处理和存储，然后通过数据的接口实现归档文件的自动流转、归档。其次可逐步推广应用电子文件接收、归档系统及网络报送与应用平台；第三，坚持安全第一，不但要建立防火墙和应用全天候自动升级的防病毒软件，还要作好备份，如以一个季度将生成的电子文件刻录到光盘等存储载体上，重要档案用两台电脑同时存储等。

4、加快人才培养步伐

对海事部门来说，培养和造就一批电子档案管理人员是当务之急。一是先吸纳一些专业型的人才充实海事档案管理队伍，二是开展多种教育培训。如走出去进修、短训，请进来举办讲座、示范，经常性组织岗位培训、业务讨论、技术评比，将现有基础好、素质高的档案管理工作者培养成知识全面、一专多能的复合型档案管理人才和档案信息化行家。

第12篇

引言

随着改革开放政策的实施，我国的经济得到了大力的发展，在这种情况下，档案在企业的发展过程中占有的地位就在不断地提升，如何对档案进行管理成为了一项重要的内容。而在当前阶段，档案的种类以及数量在快速的增加，内容更加的复杂，功能性更加的强烈，使档案在企业的发展过程中具有重要的意义，这时各个企业中就都建立了相应的部门对档案进行管理。而电视广播行业作为我国一个重要的行业，加强对档案的管理，使其在运行的过程中发挥出重要的作用，因此，加强对广播电视行业档案信息电子化管理进行研究，使档案能够发挥出更大的作用，体现出其应有的价值，为广播电视行业的发展做出重要的贡献。

一、广播电视行业档案信息电子化管理的优势

1.增加了档案管理工作的效率

在广播电视行业运行的过程中，为了满足社会的要求，新闻的种类以及数量在不断地增多，在这些新闻中，不仅仅信息的内容数量较多，而且内容的种类较为复杂，如文字类信息、视频类信息、音像类信息等，导致档案管理工作的任务量不断地增加。并且，在少数民族地区，由于多种因素的影响下，还是依然使用传统的手动管理方式来对档案进行管理，使管理工作的效率不高。因此，在管理时使用电子化进行管理，只需要使用计算机，就可以简单的将这一工作进行，改变了以往任务量大的问题，有效的增加了管理工作的效率[1]。

2.为档案的完整性提供了保证

在广播电视行业的档案中，包括的资料非常的丰富，包含了社会中的各个行业，无论是航空事业的研究、生物科技的研究等高端行业，还是人们的正常生活及低端行业，都会进行大量的报道。而少数民族地区的广播电视行业不仅要报道上诉的一些新闻，而且报道中还会体现出一些少数民族的特色，使档案的储存工作带来了难度，常常会出现档案缺失的问题。而使用电子化管理对档案进行管理，在第一时间将档案的信息输入到网络中利用先进的网络技术储存起来，为档案的完整性提供了保证[2]。

3.加强了档案的查找效率

在一些少数民族地区对档案进行管理时，使用的是传统的手动管理方式，在对档案进行利用时，由于档案的种类以及数量较多，在对档案进行查找时，往往需要进行大量的查找工作，需要花费大量的时间，使档案的查找效率不是很高。而使用电子化管理方式后，就可以利用计算机管理平台中对档案进行查找，有效的提高了档案查找的效率。并且，在查找时，还可以根据对全县进行设定，使档案更加的安全。

二、广播电视行业档案信息电子化管理在少数民族地区应用的策略

1.提升管理人员的综合素质

为了使电子化管理更好的在少数地区广播电视行业中进行应用，就要加强管理人员的综合素质。在电子化管理中，计算机作为其中最关键的使用设备，管理人员的使用情况，就会对管理工作带来严重的影响，因此就要提高管理人员的计算机使用能力，加强对管理人员进行相关的计算机能力培训，并且在考核结束时，还要对其进行考核，对考核不合格的管理人员进行再次培训或辞退，以使管理人员的计算机使用能力得到提高。同时还要对管理人员进行思想政治教育，使管理人员培养出正确的人生价值观[3]。

2.建立完善的档案信息电子化管理机制

在对档案进行管理时，具有完善的管理机制具有重要的意义，因此，就需要建立出完善的档案管理机制，在这一过程中，首先可以对当前的机制进行分析，将其中有效的部分筛选出来，继续对其进行应用，将无效的部分寻找出来，进行改善。并且，还可以借鉴一些国外的先进理念，去其糟粕，取其精华，形成适合我国国情的电子化档案管理机制[4]。

3.构建科学的电子化管理服务体系

档案管理工作作为当前阶段一项重要的工作，其具有较高的业务性以及技术性，对档案进行管理需要很多项环节。因此，构建科学的电子化管理服务体系具有重要的作用。可以将部门分成不同的小组，不同的小组分别进行不同的工作，如一个小组专门对档案进行收集与分类，然后将其传递到相应的小组中进行管理。并且在处理的过程中，还要将其制成纸质版的档案，单独进行保管，以使网络瘫痪时依然能够对档案进行利用。

第13篇

档案信息电子化的现状

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆口室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差：档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案、信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

档案信息电子化的益处

可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影Ⅱ向了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

档案信息电子化，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案事业超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

慎重选定技术路线，信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征

目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机口工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

第14篇

【关键词】数字时代；档案；教学

一、高校教学档案原始记录性在数字时代的“适用性”

教学档案是高校档案的重要组成部分，如今高校教学管理已普遍实现了电子化教学。从现有的科技手段来看：磁盘阵列、光盘库等都已作为电子档案存贮的设备，在高校档案信息存储中广泛应用。在这种趋势下档案的“原件”重要性是否下降了呢？答案是否定的。

原始记录性在纸质文件时代最直接、最直观的表现形式就是“原件”，纸张和内容信息不可分割，固化为一体，通过形式特征很容易辨别是否“原件”。但在数字化时代逐渐应用后，“原件”的概念也不那么明显。取而代之的是用“真实性、可靠性、完整性、可用性”判断和保证电子文件的档案属性。通过分析，我们会发现这不是对原始记录性的淡化，而是对原始记录性的继承和发展，是原始记录性在电子文件时代的变现形式。

二、“原始记录性”与“数字化”的关联

“原件”的原始记录性与其“数字化”后，存在一定的共同性。一份真实的教学档案（电子教学档案），应符合下列条件：一是文件与其制文目的相符；二是文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；三是文件的形成或发送与其既定时间一致。这是中华人民共和国国家标准《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》在认定一份电子文件具有真实性时所必备的条件。实质上，对电子文件真实性的要求也是原始记录性的主要内容之一，两者在根本上是一致的。

教学档案管理电子化的目的，是实现教学成果、教案、教材、优秀论文、学籍、毕业生名册等一系列教学信息资源的电子化管理。教学档案信息的网络化是保证教学信息资源共享，以方便档案利用者的使用。由于教学档案范围较小，教学信息资源的共享部分不会，于是教学档案在其性质上便有了“数字化”的优势，所以，实现进一步的教学档案数字化可为广大师生和社会利用者提供一个良好的档案信息服务园地。借助教学档案这一信息宝库，及时了解高校教学改革的最新成果和动态，形成一个紧密的教育教学信息网络。

三、原始记录性与数字化档案可靠性的关联

关于电子文件可靠性的解释是：一份可靠的文件是指文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过程中以其为依据。关于档案可靠性的理解，无论是纸质档案还是电子档案都是基本一致的，都是指内容真实可信。也就是说，档案的内容既可以成为人们开展内容所对应的业务活动的依据，又可以在后续的事务活动过程中以其为依据。电子教学档案的可靠性主要侧重于强调档案的形成活动能够成为真实的历史记录，即教学档案内容所对应的是确确实实于原件一致的，通过内容可以反映当时教学内容、成果的原貌，并可以成为我们日后查考的依据。电子教学档案的可靠性要求符合绝大多数档案的原始记录性标准，都能成为其形成活动的原始记录。如此一来，就充分保证了电子教学档案文件中不允许档案赝品的存在。

目前各大院校的校园网都已建成，在教学档案管理电子化的基础上，利用校园网络实现教学档案信息的网络化管理，使广大师生可以充分利用现有的教学和科研成果，进行教学改革和创新研究，提高自身业务素质，少走弯路或不走弯路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成为推动社会科技进步的发动机。在教学档案的利用上，如毕业生名册和学籍等网上查询，不但可以大大提高教学档案的利用率，同时也可以减少档案利用者往来学校的时间和费用的支出，并能有效制止假文凭的泛滥，为净化社会学风起到良好的作用，从而使教学档案信息资源得到充分的利用，提高教学档案的管理水平。

四、原始记录性与电子文件完整性的关系

一份档案的完整是指档案是齐全的，并且未加改动的。其实，电子档案的完整性体现了其制作活动与形成活动的一致性，要使电子档案具有完整性，就必须要求其制作活动与形成活动相一致。档案的制作活动必须忠于文件制作形成者的思想意志，忠于文件的形成活动。不管是纸质档案还是电子档案，我们都要求完整地保存档案制作形成过程中产生的各种稿本及其各种改动记录，尤其是具有原始记录性的教学档案。就电子档案而言，应该防止档案内容未经授权而改动，即便是经授权的合法改动，也应把这些改动记录完完整整地保存下来。档案形成之后可对文件进行哪些添加或注释，在何种条件下可授权添加或注释，及授权由谁来负责添加或注释。任何授权的对文件的注释、增或删都应明确标明并可跟踪。这个过程其实就是对电子档案制作活动的实时监控，确保电子档案能够成为其制作活动的真实的历史记录，这也是电子档案能够成为其形成活动的真实的历史记录的必要前提。

电子教学档案不同于纸质档案，由于它对计算机系统的严重依赖性，使得它能否为人们所识读、所理解不是完全取决于自身的因素，还涉及到生成、识读它的系统环境的影响。如果抛开电子档案系统环境等技术条件的因素，保证电子档案的可用性与维护档案的原始记录性在根本上是一致的。要使电子档案能够被定位查找、检索、呈现或理解，就必须从电子档案的产生形成、办理运转到归档的整个文件生命周期中将所有的档案制作活动完整地记录并保存下来，这些辅的制作活动记录有助于我们对电子档案内容的理解。同时，确保原始档案与电子档案一致的情况下，也要确保原始档案的妥善保存。便于应对各种尚且不能预测的情况下的原始档案的真实可查。

五、教学档案电子化管理的展望

随着网络信息时代的到来，档案信息管理电子化是社会发展的大趋势，教学档案发展也不能置身世外。如今社会兴起的远程教育、网络教育等，都要求教学档案管理的电子化，我们只要充分利用现代科学技术手段，提高教学档案的管理水平，搞好教学档案的电子化，才能为新时期教育改革发展做出贡献。

参考文献：

[1]周宁媛.教学档案电子化管理[J].兰台内外，2004，（6）：49.

[2]归吉官.再认识档案的原始记录性[J].山西档案，2009（06）：15-17.

[3]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988：40.

第15篇

文献标识码：A文章编号：16749944（2016）12027602

1引言

伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。

2医疗事业单位电子档案发展现状

（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。

（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。

（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。

（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。

3加强电子档案管理工作的对策

3.1更新传统观念，明确电子档案的重要性

面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。

3.2建立健全电子档案的管理制度和工作职责

电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。

3.3提高电子档案工作人员的专业素质

医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。

3.4加大基础设施建设的资金投入

建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础[4]。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率；同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。