档案电子化的重要性范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案电子化的重要性文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：新时期 电力档案 数字化 编研 重要性

一、电力档案数字化编研的发展概述

近年来，我国能源产业发展规模日益扩大，我国电力事业发展速度持续加速，电力企业的发展也相应扩大规模，电力企业发展的过程中电力档案管理作用也越来越明显，电力档案管理的价值在电力企业发展与运行中也越来越重要。电力档案的发展逐渐渗透到了电力企业发展的每一个环节和角落，对于信息网络技术发展而言是一种全新的管理方向，电力企业档案管理的有效性对电力企业的发展稳定性影响很大，管理者通过对档案的分析，可以看出电力企业发展存在的问题，并及时采取相应措施予以解决。档案编研工作是对电力档案的一种信息化的整理，目前电力部门档案工作中需要针对电力档案数字编研提出具体的执行方式，这也是目前亟待解决的难题。信息时代前提背景下，电力企业的档案数字化编研必须根据不同档案内容的载体形态、不同记录方式、档案信息的电子扫描数据、数据库存的共享与转化、电子数据的刻录与贮藏等开展相应的档案管理工作，持续化发展电力档案事业，强化现代化管理的价值，实现电力企业档案管理与电力企业本身持续发展的紧密结合。

二、电力档案数字化编研需要注重的细节

在实际工作中我们体会到， 除了做好电力档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外， 还要抓好以下两个环节：

第一、网络安全对信息数字化的影响这一环节 档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。计算机技术的广泛应用于发展，保证了网络化共享与信息安全技术的开展，电力企业的档案管理向着网络化与信息化转型，对电力企业的发展起到了非常大的帮助。电力企业档案管理必须注重对档案资料收集原文件的了解，详细掌握档案中各种数据的详细情况，档案数据中包括一些具体信息，比如声音、视频、文字、照片等多种信息与数据的储存，档案管理人员要运用计算机技术将这些收集到的数据进行储存与网络化共享，保证电力企业内部的每一位员工都可以通过网络获得这些资料，利用这些资料详细的掌握电力企业内部的发展状况，对一些发电设备和电力系统做出维修的预测，对电力管理制度有了全新的认识。

第二、电力部门档案人员在编研过程中， 即使请有关的业务人员配合进行， 也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中， 通过阅读和分析业务技术报告和总结， 才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型， 共同完成对档案信息的深层次加工， 逐步提高开发利用档案信息资源的能力， 最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然， 这并不是要求档案人员要成为电力专家， 但应该做到“耳熟能详”。

三、电力档案数字化编研的重要性

3.1加强电力档案数字化编研与电力企业生产的关系

不断加强电力档案数字化编研发展，提高员工的重视程度，加强电力档案数字化编研的积极发展，提高电力企业数字化档案的灵活操作性，保证信息化的电力企业档案可以帮助企业内部员工了解电力设备与企业运行的正常发展状况，为电力企业的健康发展提供有力的信息支持，为电力企业的健康发展做出信息支持。档案管理数字化的编研要与电力企业生产关系紧密结合，要保证电力企业内部员工遵守各项电力档案的管理规范，严格按照制度管理电力档案，对涉及电力企业关键性因素的电力档案发展情况做出详细的工作计划。比如： 电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等， 以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开， 从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术， 编辑出版一系列具有浓郁电力企业特色的宣传品， 制作宣传图板陈列在活动室， 编制专题性统计分析， 使有关材料做到图文并茂， 色彩鲜艳， 生动直观， 新颖好看。

3.2加强电力档案管理的技术创新

提高电力档案数字化编研重要性的认识，将新时期电力档案管理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定， 可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约， 容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清， 会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动电力系统电子文件的及时归档和有效管理， 改变了手工管理纸质档案的传统模式， 解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题， 实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理， 提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。

四、加强电力档案数字化编研发展的几点建议

4.1建立有效的领导管理模式

领导应当明确自己的职责，切实加强对数字化档案管理体系建设的组织管理，建立一套行之有效的档案管理制度，以综合档案数字化管理为基础，建立数字化档案管理网络，使整个系统形成一条线，一环连一环，真正使组织领导机制得到强化。

4.2建立数字化档案管理体系的保障机制

建立电力企业数字化档案的管理体系保障机制，主要目的是为了提高数字化档案的管理效率，降低电力企业内部的管理风险，增加生产的安全性。要建立一支数字化档案管理专业队伍，培养专业化的操作人才和专业知识较为丰富的实际操作性员工，才能保证数字化档案管理体系的健全。电力企业的各级领导必须要积极发展数字化档案管理的培训工作，加大对数字化档案管理系统建设的资本投入，全面的采用数字化与信息化技术改善档案管理的发展状况，提高内部员工的信息化档案管理意识，保证电力企业内部生产与日常维护的正常运转。培训中要针对不同人群给予不同特长的培训，帮助档案部门建立独特的培训机制，经常性的举办数字化档案管理讲座，帮助员工加强自我的电力档案数字化编研工作能力，获取业务知识。

4.3加强网络安全管理

对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治、防止恶意攻击、解决信息存贮和传输安全问题、操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份等方面来进行。对于病毒的防治，应该结合档案部门的具体情况，在工作站、文件服务器、互联网网站安装防毒软件，进行多层次防御。对于防止恶意攻击，目前比较有效的解决方式有两种：防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看，防火墙技术更为大众化，不会给档案管理部门带来较大的经济负担。

参考文献：

[1] 杜鹏.浅谈数字化档案管理体系的建立.黑龙江科技.2012.03：30-33

第2篇

关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

参考文献

第3篇

［中图分类号］ G270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

档案信息的管理是指相关部门对档案实体和档案信息进行有效的管理并提供相应的利用服务等各项业务的总称。近年来，随着计算机技术的普及与发展，信息的电子化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中。一些企事业单位由于档案信息管理过于复杂，采用传统的人工管理方式，效率低下而且极易出现差错，而借助于计算机电子化技术，不仅能在很大程度上提高档案管理的效率，还能提高信息的准确率。随着市场经济的不断发展完善，加强档案信息的管理对于企业的发展有着非常重要的作用，因此，研究档案信息管理电子化的应用与影响，具有非常积极的现实意义。

1 档案信息管理电子化的优势和问题

在档案信息的使用过程中，信息的检索者最为关心的当然是最终呈现在他们面前的信息内容 ，而这些信息可能是来自于各个不同的文档，而把这些档案信息进行有效的综合，再系统地提供出来，是档案工作者不可推卸的重要责任。档案的管理事实上是一个去粗取精、去伪存真的过程，使档案最终的呈现必须具有系统性、真实性和价值性等多种特点，这样用户才能得到较为完善的服务。档案的电子化是档案管理的发展趋势。

1．1 档案信息管理电子化的优势

档案信息的电子化处理过程拥有许多不可比拟的优势。其一，它可以发挥现有计算机的潜能，提高计算机的利用率。经调查得知，我国基层的档案室很多都配备了计算机，但是这些计算机的开发功能却过于简单，而采用电子化处理档案无疑会发挥其现有的潜能，提高工作效率，并节约一定的资源。其二，以往的信息加工模式无一例外要经历选材、编辑、出版3个主要的过程，这样的工作过程历时较长，也会对档案应有价值的发挥造成很大的影响，而档案信息的电子化处理过程，编者可以直接通过机读形式的档案迅速完成相关的信息加工，快捷地出版二次文献。其三，实现档案信息的电子化之后，我们可以一次投入而多次的产出，可以从根本上摆脱信息加工受经费限制的不利局面。

1．2 档案信息管理电子化过程中存在的问题

档案信息管理的电子化在近些年得到了一定程度的应用与推行，但是在具体的应用过程中，依然存在一系列的问题，这些问题主要包括以下几个方面：首先，档案管理软件缺乏通用性。由于档案信息管理软件在型号和规格上存在很大的差异，时至今日也没有一个既可以进行文件检索又可以用于档案管理的处理系统，档案信息管理的进度受到了很大的限制。其次是我国到目前为止还没有建立一个达到数据交换机读目的的档案系统，档案管理和网络管理两方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，层次也不一样，这种状况不能适应档案信息资源共享的要求。再次，档案信息管理未实现标准化和规范化。档案信息自动化系统的功能并没有得到充分的发挥，而档案业务基础工作的标准化和规范化水平也非常差。最后，档案管理人员的素质较为低下。档案管理电子信息化需要相关的操作人员具备较高的层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作过程，但是从目前的情况来看，很多档案的部门缺乏高科技人才，而相关的复合型人才更加紧缺，很多的档案管理人员年龄较大，不愿意进行计算机知识方面的学习，过度依赖手工整理，尽管档案室引进了现代化的计算机系统，但却没有人灵活运用，也没能发挥其应有的实际效用，就更谈不上档案管理的电子化了。

2 档案信息管理电子化的应用策略

2．1 转变思想，提高领导者的现代化意识

在进行档案信息电子化的过程中，领导者的现代化意识和知识水平可以说是非常重要的决定性因素。我们可以看到，有的档案管理部门的领导具备一定的现代化管理意识，积极引进档案管理的电子化处理系统，而且也想方设法吸引相关的人才，档案的信息化管理工作开展得如火如荼，而相反，还有一部分领导，眼光狭隘，认识不到档案管理的电子化处理的重要性，也不重视现代化的办公应用系统，工作手段落后，人员素质低下，档案信息管理工作开展得较为滞后。因此，一定要转变思想，切实提高领导者的现代化意识和知识水平，从而推动我国档案信息的电子化进程。

2．2 谨慎选择技术路线

近些年来，信息科技取得了突飞猛进的发展，这也是技术革命的主要特征，目前微机工作站、服务器性能的提高以及应用软件的开发过程对我国档案信息的电子化进程有着非常重要的影响，在这种条件下，谨慎选择合适的技术路线是非常重要的，应该在单位积极推行先进的电子信息处理技术，促进经济效益和技术因素的统一发展。当前档案信息电子化存在的一个问题是，档案信息的电子化进程对于技术的因素要求很高，但现实的技术发展条件却无法满足这种要求，因此，要谨慎选择技术路线，通过不断提高技术水准来满足档案信息电子化发展过程中对于技术的要求。