档案信息化建议范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案信息化建议文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：档案信息化；建议

中图分类号：G27 文献标识码：A

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、、经济文化等方面的信息进行融合处理的信息化。

2 档案信息化应遵循以下三个原则

2.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。

2.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

2.3 效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

3 促进档案信息化建设的几点建议

3.1 档案工作人员要树立档案信息意识

档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

3.2 提高档案信息化水平技术

3.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

3.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.3.1 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.3.3 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

4 对今后开展档案信息化建设的展望

4.1 总体规划，分步实施

档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。

4.2 突出重点，务求实效

当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。

4.3 规范流程，强化服务

档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化。对于不适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，对照提高。同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。

第2篇

档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。针对档案管理信息化建设方面，本文从提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障；转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理；优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力；加强档案网站建设，落实档案信息公开；注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用；规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确；完善数字档案馆建设共七个方面阐述了笔者的建议。

【关键词】档案管理；信息化建设；建议

档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。

一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障

各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。

二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理

传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。

三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力

从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。

四、加强档案网站建设，落实档案信息

公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。

五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用

档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。

六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确

电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。

七、完善数字化档案馆建设,开拓档案工作的新局面

数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

参考文献：

[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2001,(5).

[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[J].档案与社会,2005,(12).

第3篇

1农业科技档案信息化建设的必要性

1.1农业科技档案信息化建设是推动农业科技档案管理发展的趋势加快档案信息化建设是国家及河北省“十一五”以来对档案管理工作提出的新要求，档案信息化建设势在必行。由于农业科研活动多是在野外、田间地头进行试验记录或数据采集，形成的档案资料易受环境限制，因而归档时会出现部分资料字迹模糊、纸张变色或破损的现象，因此，传统的档案利用方式又容易造成损害，影响保存效果。实现档案信息化建设之后，档案的利用、保存和管理通过计算机来完成，这样科技人员只需通过计算机网络即可实现档案的查阅［11］，大大减少对档案原件的损毁，有力地保证了档案的完整。

1.2农业科技档案信息化建设是促进农业科学发展的需要加强农业科技档案信息化建设，利用信息化平台将农业科技档案，从“后台推到窗口”，从“室藏转向公开”［5］，实现档案信息资源共享，全面提升农业科技档案的开发利用和服务水平，进一步提高农业科研的效率;同时，更便于农业科技信息的二次利用和开发［9］，更好地为科技扶贫、科技下乡和科技咨询服务，对保证农业的科学发展，推动农业科技创新和现代农业建设具有重要意义［5］。

1.3农业科技档案信息化建设是推进档案工作目标管理认定的途径传统的档案管理方式工作量大，效率低，既费时又费力［8］。实现档案信息化管理后，档案的收集方式由指导代办转变为经由计算机网络检查督促［13］，确保了归档资料的完整，检索与查询通过网络就可以实现，使档案的利用更加快捷、方便，大大地减轻了档案工作人员的负担，使他们更好地从事档案收集整理和编研工作，进一步提高了档案工作的效率，全面提升了档案的规范化、现代化管理水平［10］，为档案工作目标管理认定奠定了坚实基础。

2农业科技档案管理存在的问题

目前，农业科技档案的管理多数是处于保管和利用状态，没有实现档案信息化的合理配置和科学管理，农业科技档案没有充分发挥出应有的作用［10］。

2.1档案的管理方式单一，工作手段落后由于档案工作受条件限制，档案管理至今还局限于传统的手工操作模式，计算机未能在档案管理及档案信息的存贮、加工上应用。“重藏轻用”问题普遍存在，档案一旦归档就被束之高阁，无法发挥应有的作用。

2.2档案信息化意识淡薄，利用率低部分科技人员档案信息化意识淡薄，对归档的重要性认识不足，为了自己使用方便，将形成的大多数科研资料保留在自己手上［2］，不能反映科研项目的全貌;目前，农业科研单位普遍存在重科研、轻推广的现象，有资料显示，我国每年取得的科技成果有2万多项，而转化率仅为20%～30%［11］。

2.3档案材料形成周期长，不规范由于农业科研工作周期较长，有些试验记载的数据字迹和纸张不规范、不准确［12］;有的课题文件材料中原件较少，复印件较多，字迹又不清楚，不适合长期保存;有的科研项目由于涉及多部门、多单位，以及由于科研人员的调动，档案材料易流失，导致档案材料缺乏连续性、完整性。

2.4部分档案人员业务水平低，服务意识不强档案管理中，缺少既懂一定的农业科研知识又有较强档案专业知识的专职档案人员;部分档案人员兼职过多，业务水平不高，致使其工作热情低，多为坐等上门的被动服务，主动服务意识不强，保密意识又淡薄，在一定程度上影响了农业科技档案的有效利用。

3农业科技档案信息化建设的几点建议

3.1提高思想认识和服务水平档案管理人员必须更新观念，改变传统的“重藏轻用”的管理方式，依靠信息技术实现资源共享［12］，为创新档案管理新模式打好思想基础;将原来“坐等上门”的服务方式通过网络实现直接提供利用，提高档案的服务水平;加大档案信息化建设的宣传力度，提高人们对档案信息化的认识程度［13］。

3.2加强档案的规范化管理档案管理部门要加大《农业法》、《档案法》以及《档案管理的有关规定》的宣传学习力度［7］，不断增强广大科技人员的档案意识，对在农业生产和科研活动中形成的原始档案材料及时进行规范整理，防止原始资料的流失，确保农业科技档案的完整性。

第4篇

【关键词】信息化；城建档案信息化；数字化

一、城建档案信息化的概述

随着信息化时代的到来，特别是办公自动化技术和网络技术的发展，影响着当今世界经济和社会发展趋势，信息化水平的高低能够作为一个国家或地区综合实力的衡量标志，已经成为我国国民经济信息化发展的重要战略方向。其中，城建档案信息化也在不断发展，通过改变传统的档案信息形式和管理方式，对城建档案信息进行分类整理，并且有效地开发其资源，推动了整体工作效率和服务质量的迅速提升。

城建档案信息化，是指通过利用现代信息技术，建立城建档案信息资源库，提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平，从而提升了城建档案工作的经济和社会效益的过程。通过建立城建档案信息化，可以减少档案录入量，达成数据共享，方便信息查询、统计、分析等，从而提高了档案的利用率。一般情况下，城建档案主要靠人工管理，这样会产生对报表统计、分析的工作量和难度，如果是通过计算机将数据录入形成数据库进行管理，使用人员就可以通过网络连接实现即时查询，不但不受时空限制，而且在数据查询导出方面，使用人员可以按照自己的需求来设计出符合自身个性化的档案信息。建立城建档案信息化管理后，将收集的档案信息利用城建档案管理软件系统进行整理、归档，建立涵盖业务范围的城建档案数据库的信息网络，有利于数据库的开发利用工作，从而对服务领域逐步开拓创新。通过城建档案信息化，大大提升了科技人员对城建档案的开发利用，也为城建相关的工作者减少了工作量，相对应地提高了工作效率。

二、城建档案信息化的发展趋势

城建档案信息化以计算机等现代化设备设施的运用为基础，加快城建档案信息资源的利用，从而推进城建档案管理手段的信息化。当前形势下，城建档案信息资源如果要被政府、社会和群众充分开发利用，将有用的统计数据、资料和决策整理归档，就必须重视对城建档案信息化建设，这也是一种必然发展趋势：

1、城建档案信息资源的建立必须迎合全球信息化的新趋势。随着计算机技术的不断更新开发利用，对城建档案信息中声像、电子文件的接收管理，将档案信息数据库进行控制和优化其质量，推动建立科学化的档案信息数据库。城建档案信息化的建设能够为城建相关工作者提供丰富的信息资源，推动着城建档案迎合并且融入全球信息化的数字时代，也将成为城建档案信息化建设的必由之路。

2、城建档案信息化的最终目的是提供服务功能，这就决定了城建档案工作必须走数字信息化之路。传统的城建档案信息已经不能满足当今社会发展的需求。很多中小型城市城建档案机构鉴于各个方面的制约因素，信息化程度低，管理方法相对与大型城市比较落后，依然采用人工检索，工作量负荷重，导师工作效率比较低。因此，中小型城市应当以提高工作效率为目标，利用计算机整理归档实现信息化管理和建立城建档案检索目录数据库，通过数据库自动化检索来推动工作效率的提高，将成为中小型城市城建档案信息化建设的重要战略之一。顺应数字信息化之路，将推动城建档案的服务功能产生变化，在施工管理过程中，必将整理归档大量的电子档案，这就促使城建档案工作必须迈进数字信息化之路。

3、城建档案信息化决定了城建档案工作产业化的形成。由于大量的电子文件与电子档案需要整理归档，让城建档案信息能够得到有效地应用，就必须将城建档案信息的真实历史永久的存储并且能够很好的服务于社会，推动着提供信息、服务社会的城建档案工作融入信息产业化的潮流之中。

三、城建档案信息化建设的建议

1、加强城建档案信息化基础设施建设

基础设施建设主要从两个方面看：一方面是硬件，对城建档案信息管理的计算机应当根据实际需求，不能片面追求最新、高级高性能的计算机硬件和网络设备，只要城建档案信息化运行性能要求的计算机，符合实际的必要的网络设备，如扫描仪、DV等，应用于城建档案管理服务领域，就能满足硬件设备的需要。另一方面是软件，要求能够将业务、事务、服务顺利完成外，更应该与信息资源数据库系统兼容，将数据库形成的全过程有效地整合起来做到相辅相成。有条件的地方，应当与办公自动化或电子政务的基础设施共同建设，形成一个系统平台和设备环境。

2、加强专业人才队伍建设

其一，将人才培养纳入信息化的规划中，重视提高从业整体素质。当前从事城建档案的工作人员，很多存在知识面比较窄、知识结构混乱，城建管理信息化建设要求对档案工作人员知识面广且新，知识结构清晰，不但要求工作人员具有较高的知识与水平，而且在很大程度上要求他们知识更新的速度，所以，要求对从业人员在新技术、新设备、新方法方面进行继续深造再教育，普及计算机硬件、软件知识，促使档案从业人员熟练掌握和运用现代化网络技术的技能。其二，引进具有城建档案信息管理的专业人才。根据城建档案管理的从业人员现状看，必须引进具有不但熟悉城建档案管理基本知识，而且掌握计算机网络技术，擅长使用城建档案管理软件，还要具备文档存储、编辑、检索、利用等工作的高级专业人才。只有加强人才队伍建设，培养和引进专业人才，为了城建档案管理信息化工作能够适应信息化时代的发展趋势，就应当加强从业人员的队伍建设，吸纳并培养一大批具有城建档案信息化管理的专业人才。

3、建立城建档案信息化安全的保障系统

城建档案信息资源必须受到国家相关法律的保护，提供信息安全的法律保障，通过建立合理而健全的管理体制，授权分级用户管理。将使用信息资源的人员分层授权，通过实时记录登录人员的操作行为，并利用访问日志进行跟踪和监管。在档案数据信息安全方面，不但要进行在线式备份系统保护，而且还应根据信息资源的重要程度，分出不同的安全等级，有利于建立综合性强的备份系统。此外，必须安装城建档案信息数据库服务器的防火墙和防病毒软件，更好地规避非法入侵和病毒感染。

4、优化信息利用方法，推动档案信息传递

开发利用是城建档案工作的最终目的。所以，必须适应信息化时代的发展，不同程度转变信息利用的方法，档案利用者能够不受到时间与空间的束缚，随心所欲地通过网络查询各自需要的城建档案信息资源。注重整理归档与城建档案相关的图书、资料，丰富城建档案信息资源并且科学地管理好城建档案。目前，城建档案主要服务于科研方面，在服务经营方面却很少，我国绝大部分的城建档案馆，不管是从经济方面，还是从档案信息资源需要方面，由科研转型为经营，都需要比较长的时间才能实现。因此，各城建档案馆必须研讨出长远规划，制定出具有可行性、持续性、稳定性的方案，这样才能更好地推动城建档案信息为城市现代化建设、经济繁荣发展，提供优质的服务。

参考文献：

[1]王林.对城建档案信息资源开发利用的思考[J].山西财经大学学报,2010,4.

[2]潘玉凤.浅谈城建档案工作信息化建设[J].档案管理,2011,4.

[3]胡佩,周雪.论城建档案信息化建设[J].浙江档案,2011(12).

第5篇

［关键词］ 人事档案； 信息化管理； 对策建议

随着高等教育事业的不断发展，高校人事制度改革不断深入，高校人事档案管理作为高校人事管理工作中的一个重要组成部分，其信息化管理成为高校人事档案事业实现可持续发展的必然选择，是在新的形势下高校人事档案工作如何更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务所要探索的重要内容之一，人事档案信息化管理的推进，必将为整个高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据，积极推动高校各项事业的顺利开展。

高校人事档案信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对高校人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为高校人事档案工作提供即时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。它包括：人事档案信息资源的有序整理、人事档案信息数据库的建设、人事档案信息网络的建设、人事档案信息技术的应用、人事档案信息资源的开发利用、人事档案信息化人才队伍的建设等。

1高校人事档案信息化过程中存在的问题

1．1缺乏人事档案管理信息化建设意识

实现高校人事档案信息化管理，是一项繁重的工作任务，这些工作的顺利进行，必须得到高校领导班子和相关部门高度重视及大力支持，切实把人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看，由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，会限制人事档案信息化发展的速度，使之与高等教育的现代化发展无法适应，使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。

1．2缺乏完善的法规体系和业务规范指导体系

人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。

1．3缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍

人才是高校档案信息化建设的重中之重。目前高校的人事档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要。

2高校人事档案信息化管理对策建议

2．1充分认识人事档案信息化建设的重要性

随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。

2．2建立完善的规章制度和业务规范指导体系

人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务，所以无法照搬传统手工管理阶段的制度，必须结合各校信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作向制度化、规范化发展。特别是人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展［1］。

2．3提升档案管理人员的业务素质

人事档案信息化建设的一个关键因素就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作［2］。

3结语

人事档案管理信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理，提高其质量和效率 ，是一项复杂的系统工程，学校只有不断创新，加强管理才能更好地发挥其作用。人事档案信息化是一个长期渐进的过程，有待在实践中不断发展和完善。要因校制宜，用信息建设思想总揽全局，实现人事档案管理历史性跨越，从而保证人事档案信息化建设与高校信息化同步发展，为高校的教学科研服务。

主要参考文献

第6篇

关键词：信息化 事业单位 档案管理

事业单位无疑是一个国家和一个政党的命脉，无论在哪个国家，它都是重要的思想宣传部门和管理部门，而在事业单位中的档案管理工作更是重中之重，因为它不仅关系到事业单位内部工作的林林总总，更是包含了全国各个方面工作运行的数据和资料，与全国各行各业的工作内容息息相关，因此，强化事业单位档案管理信息化工作具有重要的现实意义和时代价值。

一、建立明确管理目标，进行科学的档案管理规划

随着现代化科技手段的不断更新，管理手段也伴随着日新月异的科学技术发展在不断的更新换代，同时电子信息也逐渐被应用到各个领域，并日益成为工作中不可缺少的工具和手段，那么把事业单位当中的档案管理信息化作为目标就是至关重要的了，信息化的管理方式可以大大减少档案管理中数据的错误和材料的损失率，同时，它也是更加安全和可靠的一种管理手段，但是现如今的事业单位档案管理工作部门，仍有很多工作人员在使用传统的管理手段，例如纸质的、人工的计算方法和计算工具，这不仅费时费力，且易出现错误，保存起来也不方便，这就需要对档案管理工作进行调整，尤其是要进行科学的管理规划，把信息化的工作方法和处理方式应用到实际的工作当中，与时俱进，运用先进的科学手段和科学方法对档案信息进行录入和检索，这样才能在保证数据和信息的安全性的同时，也使事业单位档案管理工作变得快捷、丰富和方便。

二、提高事业单位档案管理工作人员的素质

在很多事业单位中，由于档案管理工作人员的素质不高，能力偏低，导致了信息化档案管理工作无法正常实施，所以要想把档案管理工作的信息化实际应用到事业单位的工作中去就要提高管理工作人员的自身素质和能力，使其不断学习，不能只满足于现有的知识水平和理解水平，要不断学习新的知识，适应时代的发展，紧抓先进科学技术的脉搏，用科学的知识和工作方法武装自己，并把它应用到档案管理的实际工作中去，而事业单位要定期对工作人员进行培训，尤其是对新入职的工作人员，更要把好质量关，净化员工队伍，根据工作的需要对工作人员定岗定位，使其在自己的岗位上发挥自己独特的优势，为单位贡献自己的力量，另外，也要对工作人员进行定期的考核，巩固其知识的理解，增强其对信息化管理工作的能力，并把它实际应用到档案管理工作中去，只有加强了档案管理部门中工作人员的自身素质，才能构建一个合理的科学的信息化档案管理平台。

三、打造实用性平台，加强基础性建设

信息技术无疑是各个领域工作的核心部分，它不仅可提高工作的速度和安全性，更逐渐成为各个行业工作中必不可少的工作手段，行之有效的信息化档案管理手段可以加强档案的录入、检索、整合和保存等多项工作，同时，也可以使繁琐的数据和材料传送工作变得简约方便，例如在实际工作中，会遇到信息交流不便，消息闭塞等多种情况，那么信息化的管理方式就可以拓展消息渠道，加强各方面工作的协调和沟通工作，合理解决数据交流困难的问题，这样就节约了人力和时间，使工作步骤变得简约，在事业单位的档案管理中，如果出现实际困难，可以利用信息化的平台，使困难共享，工作人员通过网络信息这个领域共同解决问题，交换意见，同时可以及时调整、检阅、查找信息，形成良好的集成接口，使信息管理工作更加系统、科学和规范，由此可见，打造实用型的信息交流平台可以全面地加强事业单位的档案管理工作，把信息技术应用到实际的工作当中去。

在事业单位档案管理信息化建设中，更要注重基础性建设，因为信息化建设是档案管理数字化建设的前奏，那么如果想达到数字化的目标，就更要加强信息化建设的基础性部分，从大局着眼，小处入手，不忽略每个细节，构建完善的信息管理体系和管理制度，把档案合理归类，科学分配，明确分清文书型档案、基础性建设型档案、人事部档案、科技类档案等，另外，可以利用计算机技术的优势，把档案合理地保管，提高管理和保存的安全性，为信息技术在档案管理工作中的深入利用做准备。

四、结束语

现如今事业单位档案管理工作中仍存在很多问题，领导者和决策者在对这些问题进行整理和反思的同时，要加强档案管理信息化在实际工作中的运用，这样才能使事业单位内部的档案管理工作日趋规范和合理，从而建立一个健康的档案管理体系，最终使事业单位的档案资源得以最大限度地利用和保护。

参考文献：

[1]朱秀琴.企业档案管理现状分析及改善措施[J].硅谷，2010（19）

[2]王丽华.对企业档案管理的思考[J].中国科技财富，2011（10）

[3]刘昕.试论知识经济时代的企业档案管理[J].中国新技术新产品，2011（6）

第7篇

关键词:信息化 建筑工程设计 档案管理

中图分类号： TU198 文献标识码： A

档案信息化建设，特别是建筑工程设计项目要建立电子档案，对于档案管理人员来说其工作方式不再是只将发行的设计文件按册登录、完成借阅，而是要面对大量的电子文件。大一点的项目要对上千个电子文件进行收集、整理、编目等。建立电子档案要做信息系统所需的大量而细致的工作，是纸介档案管理时初期工作量几倍甚至几十倍，这对档案工作者来说是挑战也是契机。

1 目前我国建筑工程设计档案管理现状

建筑工程设计档案是设计项目的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物的质量的安全性和可靠性，建筑工程设计档案从工程建设项目的招标和投标开始，贯穿于工程建设立项报建审批，工程建设项目的勘察设计，工程建设项目的施工以及施工后期的质量验收等环节。 从中，我们不难看出，建筑工程设计档案是对工程设计全程全方位的记录，建筑工程设计档案在一定程度上反映着建筑工程质量的安全性和可靠性。

1．1 档案管理信息化建设缓慢

随着我国科学技术的不断发展和创新，建筑设计行业加快了建筑工程设计档案信息化建设的步伐。虽然加大了建筑工程设计档案管理信息化建设的关注和投资力度，但是据相关的资料显示，目前我国的建筑工程设计档案信息化建设还是十分的缓慢，根本无法满足我国经济发展和城市建设的需求。在建筑工程设计档案信息化建设过程中，由于多数档案的来源地不尽相同，因此信息相对的都比较分散，很难进行统一的规范的管理; 其次，部分的建筑设计单位的档案管理部门在工作过程中还是更侧重于实体档案管理，对建筑工程设计档案管理的信息化建设的力度还是十分的薄弱。

1．2 档案管理信息化建设动力不足

目前，我国的建筑工程设计档案管理在信息化建设还处于初期的起步阶段，在建设过程中还存在着很多的不足和漏洞，同时，在工程建设档案管理信息化建设过程中，人才紧缺也是阻碍建筑工程设计档案管理信息化建设的一个主要因素之一，档案管理人员对建筑工程设计档案管理的信息化建设的重要性认识不足，在工作过程中出现走形式，无法确保工程建筑档案管理信息化建设的真实性和可靠性。

1．3档案管理信息化建设目标不明确

一直以来，档案管理人员对实物资料的收集总是能采取各样方法与手段使其齐全、系统，但面对电子文件收集、整理等工作的时候，往往存在不太了解其工作意义，不明白实物资料与电子文件资料之间如何发挥互补作用以及电子文件系统收集以后怎样发挥其利用上高效率的优势。究其根本原因主要是由于我国的建筑工程设计档案在信息化建设过程中并没有十分明确的目标，这就成为致使我国的建筑工程设计档案管理信息化建设发展缓慢的直接因素之一。

2 基于信息化的建筑工程设计档案管理建设的方法

近些年来，建筑设计行业逐渐认识到了工程设计档案管理信息化建设是促进行业向现代化发展的重要力量，因此，不少企业和单位纷纷加大了建筑工程设计档案管理信息化发展的关注和投资力度，完善建筑工程设计档案管理信息化的基础配置，力求能够不断的提高建筑工程设计档案的收集和管理能力以及档案的再利用效率。

2．1 增强建筑工程设计档案管理的现代化意识

建筑工程设计档案作为建筑工程的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物施工质量的安全性和可靠性。一直以来，建筑工程设计档案信息化的发展和建设都比较缓慢，封闭性较强，开放性不够，自然也就无法实现与时俱进，导致档案的实际利用在一定程度上成为了空话。为了能够进一步提高建筑工程设计档案管理的有效性，增强建筑工程设计档案管理的现代化意识，将档案管理工作和信息化建设进行有机的结合，确保在工作过程中能够摆脱传统工程设计档案管理模式的束缚和影响，积极的摸索和建立一套健全的科学的建筑工程设计档案信息化管理模式，为我国的经济发展和社会建设做出应有的贡献

2．2 加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度

档案管理人员作为建筑工程设计档案管理的主要执行者和参与者，档案管理人员的综合素养和业务技能直接影响着建筑工程设计档案管理工作的科学性和合理性。随着我国科学技术的不断发展和创新，我国多数的档案管理人员在对建筑工程设计档案进行管理的过程中却还是沿用着传统的管理方式，显然已经无法满足我国现阶段经济发展和社会建设的需求，加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度，是实现我国建筑工程设计档案管理信息化的关键因素。建筑工程设计档案管理人员在工作过程中需要不断地充实自我，丰富自己的知识面，从而不断的提升自己在档案管理工作中的具体价值; 同时相关的管理部门也需要不断的培养和强化建筑工程设计档案管理人员的现代化意识，提高档案管理人员对计算机技术的掌握和应用能力，为实现档案管理的信息化建设奠定坚实的基础和保障

2．3 树立建筑工程设计档案信息化管理的安全意识

随着信息技术在我国的不断发展和创新，为建筑工程设计档案管理提供了更加方便快捷的管理方法和途径，在一定程度上提高了我国建筑工程设计档案信息化管理以及利用的效率和质量，但是由于信息技术的不确定性同样也给我国建筑工程设计档案的信息化管理埋下了一定的风险隐患。目前在我国，部分的建筑设计单位档案管理部门在进行建筑工程设计档案的信息化建设过程中，忽视了对档案的机密性和安全性的相关设置，导致部分的建筑设计档案出现丢失后或泄密的问题，给相关的建筑单位和管理单位造成了十分巨大的影响，阻碍了我国建筑行业的健康持续发展。针对这种情况，相关的管理部门在进行建筑工程设计档案的信息化建设过程中，需要结合建筑工程设计档案中的具体内容的机密性对部分档案进行加密设置，通过运用相关的计算机操作技术提高机密档案的安全性和可靠性，将建筑工程设计档案的信息化管理和实际运用进行有机的结合; 同时，在建筑工程设计档案管理信息化建设过程中，还需要加大对档案纸质文件的保管力度和维护工作，从而进一步提高我国建筑工程设计档案管理的科学性和有效性。

第8篇

一、高校实现档案信息化建设的重要意义和作用

在当今信息时代的形势发展需求下，高校档案信息化建设摆在了十分突出的位置，只有实现档案信息化建设和科学管理，建立多功能管理的信息化档案体系，才能为本单位和社会各界、广大公众提供准确、有效、全面、权威的档案信息，实现档案信息资源的开发和利用价值。

（一）实施档案信息化建设，有利于提高档案信息收集的完整性和时效性

建设一个科学和完善的档案信息化体系，原始信息资料的采集是关键，随着现代互联网以及高校内部局域网络建设的日趋完善，各部门和院（系）之间相互联通，信息资源的收集由点及面，不断增大信息资源数据容量，确保信息收集的完整性，电子文件的收集直接通过邮件或本单位局域网等网络手段传输汇集，是一种相当普及与便捷的方法。

（二）强化档案信息化管理，有助于提升档案管理工作的规范化、标准化水平。

实现档案信息化，主要目的是通过现代高科技的网络手段为信息利用者提供快速、准确和全面的信息，提高档案的利用率和利用价值，促使档案工作的管理方法、工作方式、信息处理等环节不断改进，从而推动档案管理工作流程更加科学化、规范化和制度化。

（三）完善档案信息化体系，有利于实现高效快捷的信息检索

随着社会经济的不断发展和时间的推移，高校的档案数量与日俱增，如果仅仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，难于适应当今社会的发展需要，阻碍了档案管理工作的现代化进程，只有不断完善档案信息化体系，找出适用于本单位局域网信息组织与管理的方法，及时解决好各方面技术的衔接问题，不断优化计算机应用技术，实现网络档案信息检索系统，将促进档案的服务质量大大提高。

（四）加强档案信息化建设，有利于更好地开发和利用档案信息资源

如果说信息采集是基础，管理是过程，开发利用并提供服务则是档案管理工作的最终目标，“档案工作的目的之一是开发利用，利用工作开展得好坏是检验档案工作的最佳尺度”[2]。档案信息化建设管理目标是实现信息的开发与利用，档案信息资源共享成为信息社会中档案利用工作的新要求。档案信息资源的开发利用是档案工作矛盾运动的必然结果，是满足档案信息利用社会化的实际需要，是时展的客观要求，为此，加强档案信息化建设是为社会提供强有力的信息保障。

二、当前档案信息化建设进程中存在的问题

近年来，高校在实现档案信息化建设过程中取得了很大的进步，特别是电子档案的出现给传统的档案管理工作带来了一场革命，档案信息化的管理优势亦为人们所认识，但在日常的档案管理工作中还存在一些问题亟待进一步解决。

（一）档案信息化建设意识淡薄

长期以来，传统的档案管理观念在一些人的意识之中根深蒂固，档案材料的书写和形成中就存在不规范、不统一问题，特别是原始资料交接不及时，往往造成大量的信息资源被丢失。同时，由于档案信息化管理意识淡薄，某些部门、院（系）还自行保管纸质档案资料，造成档案信息收集不齐全与滞后问题，严重地影响了档案信息数据库的建设，阻碍档案管理信息化的发展进程。

（二）档案安全意识薄弱

高校实现档案信息化管理，大大地突破了档案利用的时空限制，使档案信息资源利用变得更加方便和快捷，但由于某些档案工作人员的档案保密意识和档案安全意识严重滞后，使用未经杀毒的外来移动磁盘、链接互联网等等，极容易造成档案信息系统数据错乱、丢失、病毒入侵、重要文件资料在网络上流传等等的问题。

（三）档案管理人员业务能力薄弱

档案信息的管理和利用很大程度上受到档案工作人员业务水平的制约，不少部门、院（系）的档案管理人员由办公室管理员兼任，未经过专业的业务培训，人员岗位流动性频繁，部分管理人员在工作中只能是“摸着石头过河”。由于档案管理人员不熟悉信息技术，有的档案管理人员还只满足于使用计算机管理档案目录，未能掌握相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识，未能使档案信息多元化、拓展档案应用领域。近年来，随着档案载体向着档案数字化的方向发展，高校普遍对纸质档案进行了电子化处理，并在此基础上建立了电子阅览室，随着档案软硬件设备的更新换代极大地改变了传统的档案管理工作的方式方法，但从目前情况看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更是缺之又缺，档案队伍不稳，人才流失严重的境况。

三、推进高校档案信息化建设的几点建议

目前，高校的档案管理工作已逐渐向制度化、规范化、标准化、信息化方向发展，但在发展的进程中仍要不断改进档案管理工作模式，稳步、扎实地推进档案信息化的建设。

（一）建立一支人员稳定、业务综合素质高的档案队伍

推进档案信息自动化的关键是人才，随着计算机和信息网络技术在档案管理工作中的应用和发展，对档案管理人员的业务知识、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先进的设备和技术应用都离不开人去掌握运用，因此，高校档案信息化建设程度的高低很大程度上取决于人的素质，没有一支知识结构合理、人员稳定的档案队伍，难于适应现代档案管理工作的发展需要。要不断通过各种渠道、多种形式加强档案管理人员再教育，促使档案管理人员不断更新业务知识，特别是计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、现代管理技术知识的培训。只有努力培养和打造一支具备现代档案管理知识的高素质档案队伍，才能切实担当起实现档案管理现代化的重任。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就要求档案管理队伍要相对稳定，要具有熟悉的电子计算机操作的信息技术专业人才，使之能适应当前高校档案工作现代化管理之需要。

（二）加大宣传力度，增强队伍的档案信息化建设意识，加强档案人员的事业心和责任感

长期以来，由于人们特别是某些领导同志对档案管理工作重要性认识不足，使得档案工作经常处在可有可无的辅质的尴尬境地，严重阻碍了档案工作的健康发展。因此，搞好档案管理工作关键在领导，领导思想通了、认识深刻了，做好档案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高档案工作人员对档案实现信息化管理重要性的认识，这就要求档案工作人员在收集档案资料时，做到口勤、手勤、脚勤，收集齐全完整、内容真实可靠的档案材料，及时追补和不断补充新的资料，将收集的纸质资料迅速进行电子化处理，提高档案工作的效率和水平。

（三）建立和完善档案信息化管理的规章制度

档案信息化的建设离不开一套严谨的规章制度，没有一套行之有效的规章制度，难以保证档案管理工作的顺利开展。因此，要根据工作的实际需要，制定和完善档案管理规章制度，例如制订一套如《档案归档制度》、《档案保密制度》、《数字档案备份制度》、《网络安全管理制度》、《档案人员岗位责任制》等等，通过规章制度管人，使档案管理工作做到有章可循。同时要规范操作标准和流程，如归档电子文件（档案）存储要按照《电子文件归档与管理规范》操作，存储归档电子文件信息数据的计算机设备一定要安全可靠，并且要不断更新备份设备，严防电子档案被清洗、丢失，确保信息化档案信息安全及资源的有效利用，通过一系列的规章制度和规范化管理，使档案信息化管理工作逐步走上良性的循环轨道。

（四）建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制

要充分为信息利用人提供准确、完整、有效的信息资源，必须加强对计算机档案管理系统的管理和维护，确保档案数据库的安全。一是档案部门的内部局域网必须切实与公共网络实行物理隔离，确保档案信息网络传输的安全；二是要加强档案数据库的管理，应对数据进行异地脱机备份；三是为信息利用人提供优质服务的同时，要认真采用身份认证、密钥管理、防火墙等安全防护措施，确保档案信息在网络传输和利用过程中的系统安全。

（五）加大专项资金的投入，不断更新软硬件设备

俗语说：“巧妇难为无米之炊”，档案信息化建设离不开软硬件的更新换代，档案管理专用软件、电子计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机、刻录机、开通内部局域网、配套信息安全防护措施等等，都需要投入大笔的资金，如果没有一定的设备投入，档案信息化建设只能是纸上谈兵。

总之，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与和配合，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，使档案信息化建设工作达到质的飞跃。

参考文献：

第9篇

关键词：信息化；科技档案；管理

科技档案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于当前世界正处于档案管理的应用阶段，所以对其管理的技术有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基础上，有利于提高档案资源的优化配置效率，节约管理的成本和费用，满足社会发展的需求等。

1 科技档案管理的现状分析

由于当前正处于社会变革新时期，要求建立知识型经济新社会，科技档案体系的建立健全和完善是时展的必然趋势，而且相关管理部门也对此引起了高度的关注。但是，在很多方面仍需要再进行改进。但深入分析研究，一些组织的科技档案管理水平还较为落后，很多档案管理部门仍然没有突破传统管理体系的束缚限制，受到社会快速发展变迁的影响，很多方式和制度难以适应现代化社会，致使其无法正常的投入使用，这就不利于提高档案管理的效率，使档案管理工作y以正常进行，而且降低了信息传播的速度，逐渐的跟人们的需求背道而驰，不符合社会实际发展需要。

对于科技类档案的在整理及管理上，需要注意下列几方面问题：首先，在现代化的档案管理是不断进步，相关软件、硬件都运用在了档案管理上，在这个知识更迭交替迅速的年代，科技档案相关的归档及分类管理的工作量极具增加，原有的传统模式，过于落后守旧，在时代进步中，应摒弃原来陈旧的科技档案管理形式方法。其次，目前由于科技管理针对科研工作的内容较多且繁杂，众多的科研工作的任务时间周期较长并分为不同的阶段，在不同的环节中又涉及到项目的递交申请、开展实践、验收查看等多个阶段。原有的传统模式已经不适应目前的科技档案管理工作任务，因此要求必须采用完备的科技档案管理方式方法，避免档案管理的混乱及效率低下的问题。另外，由于一套完备的科技档案内容记录了科学研究的整个科研流程顺序内容，在科研中又运用了信息化方式来参与研究，其中包括大量的设计图纸、工程图片、数据记载及视频录像等等，这些新的模式都给科技档案管理提出了新的要求，目前的档案管理工作与此还存在很大的差距，在档案管理中缺乏管理人才、缺少设备配置、缺少相关信息数据资源、缺少资金投入等等问题，要求必须要提高科技档案管理的专业化水平。

2 信息化时代背景下的我国科技档案管理建议

（一）采用现代化的形式来进行科技档案的目录，编排，立卷等任务

在科技档案管理中需要具备目录的自动编排及检索功能，这是现代信息化管理档案的手段之一，自动编排目录是将档案管理的内容全部收集整理后，信息运行自动编成档案的目录，并在不同的检索要求下来编制相应的条款目录，其中有整个卷宗目录、分类建立案卷目录、小节目录等等，在对作者及题目编制过程能迅速的发挥出现代化科学技术处理信息数据的优势。自动检索功能可实现通过档案的关键词及标题、档案号等词语快速的反应并及时找到查询目标，得出查询结果，这种方法相对于人工检索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其准确率与精细程度。能最大限度地满足利用者实际需求。通过电脑自动生成立卷，是电脑利用科技信息管理，把具有相关数据的内容文件进行分类整理，综合分析并重新整理成卷宗，并对每本的卷宗进行统一的编排并分类，有效的提高立卷的高效与速度。

（二）采用现代化的形式来自动进行科技档案实现借阅、统计等任务

科技档案中的查验及分析、总结、统计及归纳任务十分的琐碎，通过采用现代化的信息方式来可以实现自动借阅过程及分析相关数据信息的任务，在科技档案的工作中，能够进行自动管理的包括登记、挑选、得出结果、归档、数据分析总结、查验等等，采用现代化的管理借阅手段可以提高工作的效能。在实现科技和借阅管理的方面主要涉及以下内容：是否可借、借阅人的资格权属、借阅的登记内容、借阅的退还等等处理。采用此信息技术还可以对档案的相关资料自动整理编辑，在实现提供档案内容的检索外还可以对档案之中内容进行编辑及进行排版的任务。此外，还要在档案管理中注重档案环境的自动控制，例如可利用电脑程序对档案柜及架子进行自动的管理与应用，运用档案登记的相关信息数据编制档案柜内的具体派位管理，根据数据的具体内容，实现档案架及柜子的自动管理工作，可以实现科学合理的分配资料位置并提升资料的管理利用率，自动的预警档案管理环境中的湿度、温度、防火及防盗等功能。

（三）加强培育科技档案管理的信息化人才

在科技档案的信息化管理中必须注重档案管理的高效能人才，因此，科技档案管理工作中必须不断的提高档案管理人员的综合素质。

拥有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段来管理科技档案管理工作，逐步的推进科技化管理的方向。因此，在科技档案信息化管理的不断发展中必须重视信息化的人才建设。以现代化的管理人才为载体，逐步的提升科技档案管理价值与效率。因此，我们必须的加强信息管理人才的培训教育，实现科技档案管理工作持续有效的展开。另外，档案管理上级部门要注重提升档案管理人员的业务能力，鼓励参加培训与自我提升学习的方式方法，使得档案管理人才进一步的提高个人素质并完善专业档案知识。

3 结束语

在信息技术飞速发展的背景下，在科技档案管理领域，基于信息化的应用将越来越广泛，因此科技档案管理部门需要采取有效措施，加大投入，确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，有效推进的建立科技档案管理的现代化进程。

参考文献

[1]邸家琴. 信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学，2010.

[2]张静怡. 信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.

[3]张斌，徐拥军. 我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J]. 档案学研究，2016，03：25-34.

[4]郑婉玲，刘鹏. 新时期地质科技档案管理工作的创新与发展[J]. 中国管理信息化，2011，16：81.

[5]李卫东. 新形势下科技档案管理模式创新研究[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊），2014，01：45-46.

第10篇

【关键词】档案信息化；医院；档案管理

档案是组织内部的核心资料，档案管理是现代化企事业单位或政府服务部门的重要工作之一。良好的落实档案管理工作，不仅能够提高档案的利用价值，还能使更好的辅助企事业单位各部门更好的工作，为促进企事业单位良好发展奠定基础。但就当前我国医院档案管理实际情况来看，档案管理整体效果不佳。究其原因，与档案信息细化建设不佳有很大关系。在科学技术不断发展的今天，有效运用计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来进行档案信息系统建设，可以将纸质档案转化为电子档案，并且良好的收集、整理、分、保存档案，提高档案的利用价值，并且可以方便工作人员准确、快速地获取档案，使用档案。所以，良好的建设档案信息化，利于提高医院档案管理水平。

一、档案信息化建设在医院档案管理中的价值

从传统意义上来看，档案管理是现代企业和单位未做到准确了解和掌握单位内部人事、管理、财务及员工等方面情况的重要基础。而对于医院来讲，档案管理是医院管理的重要部分，其有效的实施，可以提高档案的利用价值，这对于医疗研究、临床治疗、人员调配等工作的良好开展有很大帮助。所以，在信息化建设已经在社会各个行业领域中迅速铺开的今天，应当高度重视档案信息细化建设，辅助档案管理，促进档案管理与时俱进，满足现代行业发展的客观要求及医院档案应用要求，为推动医院持续健康的发展奠定基础。所以，档案信息化建设在医院档案管理中的价值较高。

二、加快档案信息化建设提升医院档案管理实效的有效措施

基于以上内容的分析，确定加快档案信息化建设是非常重要的，利于提高医院档案管理的实效性。当然，要想加快档案信息化建设，应当采取有效的措施。笔者参考相关文献及自身工作经验总结，提出以下建议：

（一）增强档案信息的管理水平。随着计算机管理软件越来越多地运用到现代档案管理工作中，医院应当注意到这一点，积极增强档案信息的管理水平。也就是结合医院实际情况，为档案部门单独建立局域网络，购置计算机、扫描仪、管理软件等，以便这些设备或软件为档案管理工作人员所用，使管理人员通过对其应用，可以有效处理各种档案管理工作，如档案信息的收集、档案信息利用价值的分析、电子档案的录入等等。所以，在加快医院档案信息化建设的今天，应当高度重视增强档案信息的管理水平

（二）加快档案信息资源的建设。档案信息化建设工作的核心应该是档案信息资源的建设。因为只有建立档案信息资源，才能更好地支持档案管理工作。当然，要想更好的建设档案信息资源，需要合理地进行计算机软件和硬件的配置，也就是结合医院档案管理工作的实际情况，从而选择适合的、有效的技术手段来设置档案管理软件，以便其能够灵活、有效地应用，方便档案管理人员快速、有效地开展各项管理工作，如业务管理、事务管理、档案资源利用等等。另外，还要注意科学、合理地应用信息技术，构建档案资源数据库，以便存储和共享档案资源，方便医院各部门人员应用档案。

（三）做好基础工作推进档案信息化进程。透过表面，看档案管理的本质，确定其是服务于机关事业单位的各项活动，因此档案部门对单位的各项活动的记录文件与相关材料的收集、规划、存档是非常必要的。而通过对医院档案部门以往工作情况的了解，确定档案部门工作或多或少会存在一些问题，如档案资料收集不佳、档案资料整理存在缺陷、档案资料分类不合理等等，这给后续档案管理带来诸多不便，并且造成档案管理效果不佳。为了避免此种情况的持续发生，给档案管理信息化、现代化、高效化推进带来负面影响，在积极进行的医院档案信息化建设的过程中，应当注意整治档案基础工作问题，确保档案资源的完整性和准确性，特别是在电子档案资料归档方面，为保证电子档案资料完整、有效、准确，要制定部门人员工作准则，以便档案工作人员严格按照准则执行工作，并且遵守国家相关数据标准，统一进行电子档案资料的录入。另外，对于过去的一些纸质档案，我们不能随意的堆放，在其数字化之后要及时处理。

三、结束语

在科学技术不断发展的今天，有效运用计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来进行档案信息系统建设，可以将纸质档案转化为电子档案，并且较好地收集、整理、分类、保存档案，提高档案的利用价值，并且可以方便工作人员准确、快速地获取档案，使用档案。所以，在医疗事业不断发展的今天，积极构建档案信息化来提高医院档案管理水平是非常必要的，利于提高档案的使用价值，使之在医院医疗研究、人事任命、临床治疗等方面充分发挥作用，促进医院持续健康地发展。

【参考文献】

[1]尉红.现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设[J].兰台世界，2013（z4）：139-139.

第11篇

【关键词】云时代；医院档案信息化建设；存在问题；解决措施

云时代环境下信息发展的中心思想就是实现资源共享，但是，受到各种主观因素和客观因素的影响，医院档案信息化建设过程中还存在很多需要改进和完善的问题，本文就针对这些存在的问题进行分析，并结合医疗卫生服务要求提出针对性的改进意见和建议。

一、云时代医院档案信息化建设存在的问题

（一）档案管理思想陈旧。很多医院无论是领导还是护理人员、档案管理部门都已经在潜移默化过程中形成资源和信息共享的观念，这就让医院在信息化建设过程中将较多的人力、财力、物力都投入到提升业务便捷性和效率过程中。系统开发商也大都是从医院的要求出发为业务流程提供相应的技术支撑和服务。现阶段医院信息化建设中涉及的电子文件、电子信息，对于档案的前端控制、实时归档、灾难备份、开发利用等都停留在一定水平，还认为只要能够进行顺利保管就不会出现问题，不需要耗费较多的时间和精力来促进其实现信息化、数字化发展。

（二）缺乏复合型人才。在云时代环境背景下，医院档案管理实现信息化发展成为主流趋势，这就要求配备水平较为先进的高素质人才进行管理，他们除了要具备扎实的档案管理工作技能，还要具备全面的计算机专业知识，这就充分说明复合型仁人才是现阶段医院档案信息化建设顺利进行必不可少的动力源泉。但是，受到各种因素的影响，目前档案干部队伍构成成员都呈现出年龄老化、结构陈旧、身兼多职、业务能力较差的特征。虽然，医院也设置信息部门、信息技术人员，但是，他们无法达到档案管理的要求，只会进行简单的计算机维护，让信息系统顺利运行，没有从思想深处认识到电子档案开发、归档、使用的重要性和必要性。

（三）技术标准体系建设相对滞后。医院作为较为特殊的行业之一，其形成的档案也具有复杂和特殊性的特征，医院档案信息内涵和容量较为丰富，还具有内容繁杂、载体多样化、管理复杂等特征，这就要求档案信息化建设水平要达到一定的层次。虽然信息化建设在我国医疗卫生机构已经开展将近20年，到那时，行业主管部门依然没有加以重视，这就让信息化建设无法实现统一。而且，各种软件、信息系统或者其他软件的使用都较为复杂，难以达到兼容的要求。

二、云时代背景下医院档案信息化建设改进措施

（一）转变管理观念，提升档案信息化建设速度。医院各级管理和领导阶层以及工作人员都要能够意识到档案信息化建设的必要性和重要性，还要能够认识到档案信息建设除了能够提升医院科学管理水平、提升其工作效率之外，还能够提升其服务质量。这也是云时代背景下医院档案信息达到全面共享要求的基础、对于新的时展环境，医院所有工作人员、档案管理工作人员都要能够意识到进行档案信息化建设的重要意义，通过改变观念形成更多的无形资产，将其纳入到医院可持续发展的层面。医院领导要能够认识到档案信息化建设在今后发展中的作用，给予其更多的关注和支持，让档案信息化建设受到各个阶层的重视，从而促进其朝着“医疗云”方向迈进。

（二）培养满足医院档案管理要求的复合型人才。医院管理和领导阶层要能够广泛吸收优秀人才，通过复合型人才来对档案管理队伍进行充实，还要全面培养内部人员，强化对他们档案管理知识的培养。还要鼓励更多的档案人员针对新情况、新问题进行研究，通过档案信息化建设人才与计算机专业人才培养的不断交流、岗位变换来强化档案管理人才综合素养。

（三）建立并完善医院档案信息化建设体修。要想从根本上突破“档案信息孤岛”现象，就要能进行统一规划，但是，由于医院属于独特、复杂的体系。与其他行业相比较，其管理难度较大，涉及很多方面，这也是现阶段云计算无法企及的领域。所以，在实际建设期间，可以让政府来统一进行领导，而且引导档案管理系统开发商也参与其中。而且，还要能够对档案进行开发和利用，保证档案交换、灾难备份、迁移都能都满足相关要求，让医院档案信息化建设和各个系统实现紧密连接，满足医院“医疗云”的要求。

【参考文献】

[1]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报(社会科学版),2014(04):66-69.

[2]杨梅.云时代下医学档案信息的共享性研究[J].中国管理信息化,2016(03):204.

[3]樊自强.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].中国培训,2015(06):1-2.

第12篇

【关键词】企业；档案；信息化；建设；意义

档案信息的质量、建设标准会对信息化水平和质量产生影响，我国目前很多企业已经实现了办公自动化，因此，应该提高档案信息化的水平，促进基础工作质量的进一步提高。

1.档案信息化建设的现状及存在问题

在档案管理的过程中，存在着企业领导认识不完善，缺乏对人员配备、硬件配备、软件配备等方面的综合性考量，档案管理人员多为兼职，无法有效集中精力，缺乏对知识的掌握水平，无法使用计算机知识，不能准确应用相关软件进行管理，一些企业虽然开设了相关软件的培训讲座，但是不仅没有降低员工工作强度，还增加了工作负担，最终导致对信息化档案建设产生影响。

1.1档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识

在一些企业档案室中，存在着数量众多的机读目录，但是没有进行备份，很多员工甚至不了解备份的程序，档案室之中的电脑任何人都能够触碰，只要输入正确的口令，就可以对记录进行修改、阐述和增添，存在着保密性和安全性较低的特征，很容易造成数据的泄密和丢失，很多档案室的控制和开放目录共同存在于数据库之中，频繁操作，具有较高的使用率，在机读的过程中，很容易产生信息的泄漏，安全性很低，在一些有条件的企业中，应该将档案室网络和公众网相连接，提高数据安全水平。

1.2数据错误较多

在一些企业的档案室中，为了满足检查的需求，经常进行突击录入等工作，随着机读目录的不断增加，档案管理人员在校对和检查等方面的工作无法满足实际工作的需求，会产生质量问题。

2.做好档案室信息化建设的几点建议

2.1加强档案信息化人才队伍的建设

随着信息化水平的不断增加，对管理人员的素质需求也不断提高，管理人员应该了解管理知识、技术知识，对业务领域的新技术和新工艺进行实时了解，提高著录格式的准确性和统一性。

2.2统一著录格式标准

在工作之前了解工作规范，保证著录格式的统一性，使检索途径不断向多元化等方向发展，针对工作的实际水平选择项目，使著录格式满足工作需求。

2.3加快档案目录数据库建设的速度

档案室保管档案数量不多，应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作，

2.4注重档案数据的安全、保密

档案室的工作人员应该重视安全性工作，关注相关领域的法律规范，重视对网络和设备的管理，结合规定对档案信息网络进行隔绝，进行严密的防护，建设完善的质量监管体系，及时纠正错误，不能够直接使用未经检查的数据。

2.5 树立档案信息化管理意识

意识的能动作用说明，强烈的社会意识会对社会发展起到较大的能动作用。树立企业档案信息化建设意识，有助于提高档案信息化管理系统的建设效率和质量，也是企业档案信息化建设的主要推动力量。所以，档案信息化建设能够在一定程度上理解为“意识信息化”。企业档案信息化建设的实现，需要以档案管理人员为基础，档案管理者需要在档案信息化管理过程中发挥自身作用。

3.档案信息化建设的意义

3.1对于职能部门的意义

3.1.1提高整个部门的工作效率

信息化水平提高之后，档案室工作人员可以提高工作效率，降低工作强度，避免档案室工作人员只进行保管和打字的工作，重视对搜集和编研工作的投入，提高部门职能。

3.1.2提高整个部门的技术水平

企业不断向网络化、数字化和信息化的方向发展，企业之中的每一个部门都应该不断投入精力，提高档案室信息水平，与公司的整体发展相适应，满足社会环境的需求，提高企业的市场竞争力。

3.1.3有效的进行档案的收集工作

搜集档案具有较大的工作强度，在整编和分类档案的时候需要投入大量的人力，因此，应该使用完善的管理工具，建设管理平台，避免产生档案不完整等现象。

3.1.4有效的为科研服务

档案室信息化水平的提高，有助于实现网络信息共享，技术人员通过网络能够及时查找资料，使工作效率大幅度提高，实现对资料的发开和使用，提高综合竞争力和工作水平。

3.1.5有效的为决策服务

科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

3.2对于公司的意义

首先，能够有效管理和收集档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料档案是一种历史活动的原始记录.大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容主要包含合同、科技和文档等多方面的信息，能够对企业发展史进行详细记录，为同行业企业提供借鉴，有助于对信息的搜集和管理。

第二，便于二次使用，提高使用效率。企业当年的档案在下一年才能够整理完成，但是在尚未整理完善之前，档案已经开始使用，对其使用效率造成很大影响，同时，已有的档案在使用过程中具有复杂性的特征，需要登记，在较多档案中进行查找，会造成破坏。

第三，有助于解决丢失和破损等多种问题。以往在搜集和借阅档案的过程中使用人工操作的方式，会导致破坏和丢失，使用计算机进行管理能够避免产生上述危害。

第四，建立完善的信息网络。传统的档案信息无法形成完善的信息网络，在档案借阅的时候十分不便，不利于进行交流、统计和管理等工作，使工作效率降低，因此，应该在企业内部形成信息网络。

第五，建立信息资源体系。电子化管理能够促进和国际的接轨，形成资源体系，有助于今后企业各项工作的展开。

第六，使工作人员的劳动强度降低。科技档案具有较大的经济价值，实现信息化之后，可以通过网络实现档案的浏览、借阅和查阅，避免繁琐的工作，使工作人员的效率不断增加。

4.企业档案信息化建设的主要发展方向

企业档案信息化管理的过程也就是其档案建设的过程，这一过程是十分漫长且复杂的。各个部门要首先收集本部门的档案资料并进行资料整理，这一工作贯穿于企业档案管理的全过程之中，该情况能够在一定程度上提高企业档案管理的难度和复杂度，加强企业档案信息化建设，能够明显提高企业档案管理工作的效益和效率。

按照企业档案信息化管理的实际情况，可采取高效的档案信息化管理工具和软件，从而实现档案信息化管理系统的有效运行，提高企业档案管理的信息化程度，打破传统的地域和部门方面的界限，实现档案信息化体制改革，制定和实施规范的规章管理制度，实现档案信息化交换和高度共享性，并为员工档案管理创造有利条件。建立和实施档案管理者培训和绩效考评制度，逐渐提高档案管理者的自身素质和工作能力。

在收集和整理企业档案信息时，要对数据质量进行严格掌握，因为信息的质量会对计算机管理系统运行的有效率造成直接的影响，准确、全面地输入档案信息，能够为档案信息化管理系统的高效运行提供保证。

5.总结

综上所述，通过使用现代化的计算机网络技术和设备，充分利用计算机设备的作用，能够大大提高企业档案信息化管理的效率。提高档案管理部门工作人员的网络和计算机应用能力，有助于建立信息化的档案管理系统，一方面能够为企业档案的信息化管理提供保证，另一方面，还能够大大提高企业档案管理工作的效率与质量。

参考文献：

第13篇

【摘要】本文分析了高校基建档案信息化的涵义，以及针对高校基建档案的特点和实行信息化管理的必要性、信息化建设过程存在的问题等进行阐述，最终能更好地加快高校基建档案的信息化建设步伐。

关键词 基建档案；信息化

当前，在我国信息化快速发展的形势下，我国高校招生规模发展迅速，高校工程建设规模也在不断扩大，高校工程建筑档案也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。与此同时，形成了大量的业内资料——高校建筑工程档案。

一、高校基建档案信息化含义

所谓高校基建档案的信息化，就是高校档案馆（室）的专业技术人员以纸质档案资料或机读形式的档案资料为主要对象，用计算机对档案资料文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件的形式提供相关部门进行利用的过程。

二、在新形势下高校基建档案存在的特点

（一）高校建筑项目的档案资料来源的连续性。高校基建部门的基建档案，它所涉及的材料从提出项目建议书，到全面完成建设项目的验收，这一成套的基建材料来自政府部门的审批、设计部门的设计和论证、施工单位的建设、监理单位的监督、材料设备等供应单位的供给、质检部门的质量监察评估等，从而使基建档案材料的来源有着连续不可分割性。

（二）建设项目档案过程的完整性。基建档案在项目建设过程中，包括拟建项目的建议、可行性方案的研究、编制初步工程设计、编制设计形成的文件、地质地貌的勘察、工程设计招标、企业签订合同以及施工、竣工、验收的整个过程中所形成的文件和材料，这一过程是工程建设全程真实的、客观记录。这些档案反映工程各个环节的内在联系和本质规律。

（三）基建项目的档案数量众多。建设单位在建设过程中，参与的单位多，涉及的专业广泛，则形成了基建归档的材料数量比单位里其它的专业技术活动形成的档案归档的材料多。比如我们学校的新校区建设，体育场馆建设等工程项目已形成的基建档案数量就达100 余卷。

（四）基建项目涉及内容的繁杂性。基建档案在建设过程中，则需要涉及到天气情况、地质地貌、环境保护、建筑结构、给排水工程、变电站、采暖系统、通信系统、自动化控制系统、消防等专业内容，这些专业内容的有机融合，则导致了基建档案材料内容的繁杂性。

三、高校基建档案实现信息化管理的重要性

（一）采用传统的人工管理方式来管理繁杂的基建档案，不利于基建档案的高效利用。高校基建档案的高效利用是档案管理者的最终目标，档案管理技术人员通过手工的收集、筛选、管理、利用。对管理人员来说，工作量增大且效率低，费时费力。如果实行信息化管理档案后，那么档案管理更多的是体现出信息化和高效性。档案的利用价值也反映出来了。有些高校在保存整幢楼图纸档案时，考虑到该档案图纸的完整性并防止使用过程中出现问题，把同幢楼的建筑图纸订在一起，所以虽然保证了其完整性，但为每次的使用带来很大的困难，复印起来也很困难。并且这种方法受到地域的限制，不利于远距离的访问。

（二）加快高校基建档案的信息化建设是最终目标。由于当前高校办公的自动化、无纸化和电子化管理的逐步应用，高校档案管理的方法显著改变，例如学校文件的起草、签发、催办、归档等整个流程都会在计算机和通信设备上实行，因此档案管理工作者将面临更多机读形式的文件。

四、 高校基建档案管理实现信息化存在的问题

（一）档案管理人员的档案专业知识不强，要求部门归档材料质量不高。导致高校基建重要档案缺失现象很严重, 高校基建主管部门以及分管领导对基建档案归档工作认识不够，由于思想重视不够，宣传力度不到位，导致部分基建档案的管理人员存在着“重建设、轻档案”的错误思想。

（二）基建档案缺少部门相关制度的保障, 管理过程不规范。基于整个基建工程涉及到多个部门，各个部门在档案管理工作中，则缺乏统一的约束机制和调控手段，最终导致归档工作难以落实下去，不同部门的管理人员敷衍了事，消极对待。因此归档时间严重滞后、拖拉直至遥遥无期。更重要的是，档案管理部门在人员、经费保障上也不能满足，这都是相关部门缺乏制度保障和管理不规范造成的。

（三）管理部门缺乏档案专业人员。在我国当前信息化形势下，由于招生规模扩大，许多高校在进行新校区扩建的建设，原来基建部门和档案管理部门的人员都比较少，而专职的档案管理技术人员更是严重缺乏，既懂基建业务又擅长档案管理知识的人员更少。因此，作为一名现代的档案管理技术人员，既要熟悉基建的整个工作流程，跟踪好档案，又能熟练掌握好档案管理信息化知识,能熟悉档案数据库技术和系统操作。如果在建的“新校区”建设规模巨大，如果没有相应地实行信息化技术管理, 那么很容易导致基建资料的丢失，建设单位和施工单位没有相关人员管理则很容易出现这种情况。

（四）基建档案的信息化程度不够。随着世界信息化技术的迅猛发展，档案管理专业软件也在不断地开发、升级和利用，对繁杂的基建档案进行有效的信息化管理已成为时展的趋势。从当前情况上看，高校档案各管理部门的发展水平还存在着差异，一些新单位的信息化水平程度还远远不够，这些都影响基建档案的有效管理。

参考文献：

第14篇

关键词：人事档案管理；信息化建设；企业管理；信息资源；制度保障

所谓人事档案，就是对家庭情况、工作业绩和个人经历等各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息储存库，其对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等人力资源方面的开发和管理工作有着重要作用。而面对新的时代背景以及人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作也由传统人工手工的管理方式向着现代信息化的管理方式转变，这种高效化的人事档案管理方式已然成为新的研究课题。

1人事档案管理工作中存在的一些问题

1.1缺乏足够的重视

目前来说，许多企事业单位都没有给予人事档案管理工作足够的重视，很多单位的领导还存在着“人事管理没有效益”的错误观念，因此忽略了对人事档案管理的投入，以至于档案管理工作的基础薄弱，管理制度也不够完善且形同虚设，而这一切都导致人事档案管理的工作不能发挥其真正的作用。

1.2缺乏专业的人才

当前我国多数的企事业单位中，进行人事档案管理工作的人员都存在着年龄较大的问题，而且有些工作人员还是照顾性调进，这些专业素质低下、未受过专业培训的工作人员给正常的人事档案管理工作带来许多阻碍。管理人员的思想陈旧，进行档案管理还是守着老一套，不利用新技术，而懂得利用新技术的年轻工作人员却缺少管理人事档案的基础原则、知识和流程。专业人才的缺乏给人事档案的管理工作带来了很大难度。

1.3缺乏先进的手段

面对当前信息技术高速发展的新形势，我国很多企事业单位在进行人事档案的管理工作还依然墨守成规、故步自封，依靠传统纸质档案建立和保管的方式，即使部门配备了电脑，却无法充分利用，没有建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，白白浪费了大好资源，也使得人事档案管理的工作效率极低。

1.4缺乏完善的制度

如同人事档案管理的工作手段一样，很多企业单位同样缺乏完善的人事档案管理制度，面对信息化的发展还是依靠过往陈旧的制度，跟不上时代的步伐。就是因为不能根据信息化发展的要求以及自身工作实际而制定出完善合理的人事档案管理制度，以至于很多企事业的人事档案管理工作存在着许多问题，甚至阻碍自身单位的发展。

2新形势下人事档案管理信息化建设的意义

2.1有助于提高人事档案管理的工作效率

当前社会是一个信息化高速发展的社会，信息成了这个时代最有价值的东西，将各种信息挖掘出来并转变成资源价值就是目前的时代要求。因此对企业的人事档案管理进行信息化的建设是促进其向着现代化发展的一个重要推动力，只有这样，才能减少人事档案管理工作的繁琐流程，利用网络来提高其工作的效率。

2.2有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进企事业发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅能够发挥出人才的最大价值，而且通过信息资源的共享也能更好地服务现代化建设。

2.3有助于查阅人事档案管理的相关信息

传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。

3新形势下人事档案管理信息化建设的建议

3.1强化认识

目前很多企事业单位不能发挥出人事档案管理最大效益的一个重要问题就是没有足够的认识，因此想要成功开展档案管理的信息化建设，就必须强化单位的认识。只有单位领导意识到人事档案管理信息化建设的重要性，转变传统的观念，才能跟上时代的步伐，依靠信息化技术来提高人事档案管理的工作效率，促进单位管理的高效化。

3.2配备设备

想要成功开展人事档案管理的信息化建设，除了要有足够的重视，还需要实际的“物质条件”，所以企事业必须要加大对人事档案管理的投入，引进各种先进技术设备，同时也需要建立一套完善的网络信息的管理系统，这是档案进行信息化管理的一个重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享的方式。

3.3确保安全

总而言之，想要实现人事档案的信息资源共享，就必须要保证信息的安全，这二者是共存、相互统一的。只有加强了档案信息的安全，才可以保证档案信息不会泄露。所以各级的档案管理部门必须要加大对档案信息的安全保护，同时加强建设网络的权限，一旦有信息泄露的情况发生，必须要进行严惩，以保证网络的安全。另外，也要加强对档案管理人员的教育培训，以确保不会发生人员泄露信息的情况。

3.4加强培训

在新形势下，想要做好人事档案管理的信息化建设工作，还有一个重点就是要加强对档案管理工作人员的培训，企事业只有建立起具有管理型人才、复合型人才和高科技人才的管理工作队伍，才能保证信息化建设能顺利进行。同时，还要对新职以及现职人员都进行专业的培训，同时开展各种技术交流，以确保档案管理的工作人员不会对档案工作造成阻碍。

3.5建立制度

制度的保障对于人事档案管理信息化的建设有着非常重要的作用，正是由于相关管理制度的缺失，才导致现阶段人事档案管理工作中存在着许多问题。所以企事业单位必须要结合当前信息化时代的背景特点以及自身单位档案管理工作的实际来制定出一套科学合理的规章制度，以保证工作人员在进行档案管理工作时能有据可依、有章可循，从而促进档案管理工作的制度化和规范化，最终发挥出档案管理的真正效益。

4结语

综上所述，在当前信息化的时代背景之下，企业的人事档案管理工作也必须与时代相结合，促进其信息化的建设，提高档案管理工作的效率，发挥其真正作用，最终促进企事业单位发展有着重要意义。

参考文献

[1]姜以敏，于霞．加强人事档案管理信息化建设[J]．黑龙江档案，2014，（3）.

[2]彭芬辉．人事档案信息化管理之我见[J]．湖南行政学院学报，2015，（3）.

第15篇

【关键词】　档案信息化；资源共享；社会信息

前言：室藏档案是档案信息化的重要依据，档案信息化就是在不改变原档案信息内容的基础上，以信息转变原则为前提，改变档案及其内容的存在形式，使档案信息逐渐趋向社会化发展，进而达到档案资源共享的目的。

1建设档案信息化的意义

档案主要记录的就是一种历史的信息，它属于原始记录。而我们应明确的是档案信息化里的信息的涵义，不应将其局限在档案中所记录的信息，还应处理后的原始信息及其他社会信息融合的广泛信息。档案信息化具体可总结为广义和狭义两方面：将社会文化、经济、政治等信息与档案信息融合处理，就是常说的广义信息化；档案内容信息化就是狭义的信息化。在现代化技术条件下，加速档案信息至社会交流系统的融入速度，使其广为流传于社会中；另外，融合其他社会信息的形式与档案信息，促进档案信息的社会化传播，这两点就是建设档案信息化的主要目标，二者之间是相互促进、联系的。若社会大众广泛利用档案信息，必然会使档案信息化同社会普遍发生联系，难免加深其与社会其他信息的广为传播、交流，也形成其他信息形式，这就是常称的广义档案信息化。

2建设档案信息化的重要意见

2.1树立档案信息化意识：意识能动性，决定了社会意识有多强烈就会产生多大的社会能动作用。而社会档案意识的树立必然会影响档案的信息化建设，它是建设档案信息化的根本推动力。因此，档案信息化也可在某方面理解为“观念信息化”。建设档案信息化还需要依靠档案工作人员的根本力量，档案工作人员能动性的发挥是建设档案信息化的关键，档案信息意识的树立，能够使档案工作人员充分认识到建设档案信息化的重要性，能够增强档案工作人员的责任心和使命感，在建设档案信息化事业中投入更多的关注，完善各项信息化工作，深入研究社会文献的融合与渗透，以此来加快档案信息的发展与建设。

2.2增强档案信息化技术应用水平：增加服务器、路由器、交换器、扫描仪和计算机等硬件设备的配备，不断开发并完善系统应用软件，不断加深计算机的系统软件的推广、培训，提前做好档案信息化建设准备，设立档案信息化的建设平台。

建立全文数字化和档案中心目录。目录中心以档案信息的数据输入为基础，单位各职能部门需要对每年移交的档案资料进行整理输入，从根本上解决信息管理问题，并订立统一数据格式标准，实施纸质档案与数字档案“双套制”工作模式，节约人力、物力和财力，减少重复性工作，并加快档案信息的数字化建设进程。

密级界定上网信息。明确上网信息的密级标准，通常根据室藏档案的秘密、公开、机密和内部来界定信息；而且必须要验证档案信息使用者的身份，根据其身份认证决定其对档案信息的查询和使用权限，保证档案信息软件系统安全。

2.3逐渐提升档案信息的管理水平：目前，信息技术和电子政务得到了普遍的应用，它加快了档案信息的建设步伐，实现了档案信息的技术建设到信息化建设的转变。计算机系统管理软件逐渐渗透到社会的方方面面，计算机系统软件的应用是建设现代化档案管理的巨大推动力。因此，我们应当建立属于档案部门本身的局域网，并增添计算机、扫描仪和光盘刻录机等先进设备，充分发挥其在档案利用以及系统开发过程中的重要作用。

在当前现代化进程加快的社会形势下，电子文件应用也日趋普遍，建立安全、高效的电子档案管理所应面临的主要问题。我国国家档案局于2002年颁布的档案实施纲要中，对电子文件的形成与接受单位之间的电子档案管理等相关工作作出了明确规定。所以在选取构建档案管理软件的具有特色的电子文件，并有针对性、有计划的实施档案信息化的开发利用及录入等工作。信息化建设是以档案管理软件为主，而电子文件则是实施档案软件管理的主要对象，选取适宜的档案管理软件，有利于实现电子文件的高效、科学管理，同时也能实现随电子文件信息资源的充分利用，通过软件的开发、整合，从而形成重要的电子信息积累，形成重要的社会经济文化财富。

若想做好一件事情，首先要准备好做事情的工作，实施档案信息化管理同样也必须选择良好的档案管理软件，它是建设档案信息化的重要媒介。确立档案信息化的建设理念，应以科学档案管理软件为基础、和重要方式，传统的文件管理方式早已无法应付当前大量的文件管理需求。现代化的档案管理软件具有全面、高效、便捷和智能等多项优点，同样它对建设信息化管理具有脉络疏通的重要作用，是提高档案工作效率、质量的重要环节，是建设档案信息化的关键。以安全角度来看，良好的档案管理软件能够保障自身系统信息的安全，是档案信息重要坚实城墙，是档案信息安全的重要保证。

3档案工程主要发展方向

工程档案形成过程也就是建设档案工程的过程，该过程将会是复杂而漫长的。分别由不同部门来进行档案资料整理与收集，它贯穿于工程项目的各个阶段，该情况从一定程度上增加了档案工程建设难度，增强档案的信息化管理也是另一种提高档案管理工程效率和效益的方法。

根据档案管理的具体情况，选择适用的档案管理软件，进一步加强档案信息化建设的目的，并规范档案信息化的管理，订立严格的规章制度，进行档案信息化体制改革，突破原有的部门、地域界限，实现信息化工程的高度共享和交换，为公众档案信息利用创造便利条件。建立档案管理人员考评与培训制度，使档案管理人员的工作能力和素质逐步得到提高。增加工作人员档案信息管理与计算机知识培训，深入的了解计算机管理软件，能够加快档案管理部门的软件系统开发，了解档案管理工作真正的信息需求，维持良好的系统运行状态。

我们要严把数据质量关，它关系着计算机管理系统的成败，确保数据的全面准确输入，以保证管理系统正常的运行。档案部门可适当考虑建立档案数据审核制度，对输入系统之前的数据进行审核，认真校对。

结束语：利用先进的计算机设备，充分发挥其重要作用，有效提高信息管理效率。普及档案部门人员的计算机和网络技术有利于档案现代化管理系统的建立，有利于加快档案信息化建设。它既实现了档案工程的动态管理，同时也提高了档案管理工作质量和工作效率，实现了人力、财力和物力的大量节约。档案信息化建设有利于促进我国的社会建设、国民经济发展，提高档案信息服务质量。

参考文献