档案信息电子化范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案信息电子化文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

【关键词】档案信息；电子化；电子文件

档案信息电子化，就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 档案信息电子化的作用

1.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

1.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

1.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

1.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 “信息高速公路”在我国尚在起步较晚，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由此造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形势不统一，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。

2.4 档案管理人员的水平有待提高。实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机操作水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前部分档案管理人员的技术水平不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

【参考文献】

[1]刘英美.于档案信息电子化问题的思考[J].科技信息：学术版，2006（05）.

第2篇

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

第3篇

[论文摘要]随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

第4篇

一、电子文件定义及其特点

所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的益处

从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

三、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

四、积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

第四，电子档案是通过计算机、磁盘、光盘、打印、备份等形成的，与纸质档案相比有其自身特性，由于签名非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可；图像、声音的形成、技术鉴定水平及准确与否，电子档案文件的法律依据等，都决定、制约着电子文件的效力和归档保管的意义。而这些在目前尚未制定立法，因此，也没有依法制定的相应规范和制度。对于档案管理领域内的电子化管理这一法律法规性很强的工作，更需要法律、法规和制度进行规范。

第5篇

[关键词]城建档案 信息电子化 数学化建设

随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

第6篇

关键词：文书档案；电子化；科学化

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。文书档案信息的电子化涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 文书档案信息电子化的作用

1.1 充分利用和发挥计算机的潜能，提高利用率

目前大多数单位档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

1.2 提高档案信息的时效性

档案信息的电子化，工作人员可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序。

1.3 档案信息可多份复制，拓宽了服务范围。

2 文书档案信息电子化的优点

2.1 电子档案能使办公效率大大提高

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

2.2 电子传输，实现资源共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，极大地提高了档案利用工作的质量和效率，通过网络服务这个宽广的平台，可以及时了解档案室概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.3 电子文件保存具有很强的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

2.4 提高了文件传递的速度和安全性

以往文书档案办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失、延误的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

3 文书档案信息电子化管理中存在的问题

3.1 电子档案真实性难以保障

因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

3.2 电子档案的安全性问题日益突出

目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

3.3 电子文件兼容问题

电脑软件开发的通用性差，不同系统生成的电子文件，相互不能通用，或者是不同软件生成的电子文件难以实现格式的转换，为管理人员增加了转换电子文件格式的工作量，同时也增加了经费的支出，要购买多种格式的软件，以便使用。

3.4 要求档案管理人员应具备较高的综合素质

实现档案信息电子化，首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

4 改革措施和解决办法探讨

文书档案信息电子化的应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。

4.1 信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

4.2 提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案人员业务技能。二是要不断加强自我学习，逐步提升业务能力，自觉树立学习意识、责任意识、安全意识。四是加大档案部门间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

5 做好文书档案管理工作的重要意义

单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为单位行政管理人员及时了解单位整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。

参考文献

[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社

[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社

[3]刘涛《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》，[J]，《科技咨询导报》，2006年第14期。

[4]杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。

[5]王凤霞，王秀芳，《深化档案管理工作》，[J]，《齐齐哈尔大学学报》（哲学社会科学版）， 2004年第3期。

[6]柳青，董娟，林雪，《信息时代档案管理工作面临的问题及对策》，[J]，《中国成人教育》，2005年4月。

第7篇

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。，大多数基层档案馆室对机的单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

第8篇

[关键词] 城建档案 信息电子化 数学化建设

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

4.城建档案随着城市规模的飞速扩大，文件资料愈来愈多，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决馆舍库房不够用的问题。

第9篇

在各种信息资源中,档案以其独具的与人类社会各种活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质,而占据着不可替代的独特地位。作为各行各业都离不开的档案工作,使用电子化管理档案信息,是社会进步的必然结果,是历史发展的必然趋势。

档案信息电子化,是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。人们的手工信息加工工作模式是:“选题――选材――编辑――出版”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

手工编辑信息成果出版需要较多的经费,但目前企望国家给档案部门拨更多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

一、档案信息电子化的现状

1.档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这就制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆?穴室?雪藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就更谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者,将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化,就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间上的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。

2.缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题―选材―编辑―出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

3.档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨更多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事。这个问题解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果,只能束之高阁。

第10篇

关键词：文书档案 管理 电子化

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2013）05-0196-01

随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。

一、文书档案管理信息的电子化的优点

电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。

1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。

2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。

第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。

第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。

三、加快推进档案信息化技术的基本原则

1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。

2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。

四、改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。

五、结束语

现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期

第11篇

一、文书档案管理信息的电子化优点

1.使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

2.提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

3.电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。

4.信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

二、文书档案管理信息的电子化缺点

1.档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2.网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

3.电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。

4.文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

三、解决措施

第12篇

一、电子文件的分类

以“载体的异同”划分标准。可以把电子文件分为光盘文件，硬盘文件，软盘文件和磁带文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件，硬盘文件，软盘文件，磁带文件可分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备，生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合，而程序文件又有系统软件和应用软件之分，以“文件内数据的组合形态”为划分标准，数据文件又有数据库文件和非数据库文件之件，数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。（2）以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE数据库，FOXPRO数据库，ACOF3数据库，OGOAL数据库等。（3）而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件，超文本文件和纯文本文件之分，文本文件带有一定的格式，超文本文件是集文，像，声于一体的多媒体文件，纯文本文件是不带格式的文本文件（4）以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文伯，表格文件，图文混排文件，数据库文件，图形文件，动态影像文件与声音文件之分。

二、当前电子文档管理面临的挑战

1.电子文件的原始件鉴别和保存、输出形式的多元化。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。（1）电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。（2）电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。（3）电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构，格式的改变为代价。（4）电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采和不同的方式输出。（5）电子文件不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体，字号以将电子文件输出，无法从字迹上分辩其原始性。（6）目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

2.电子档案管理需要信息化技术的支持。对于电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，需要计算机技术和数据通信技术的协同管理，如果档案管理人员不懂电子文件形成，存储，传输，检索，利用等技术，就无法对电子文件，电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。此外，对于档案管理人员来讲，怎样保证电子档案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎样确定和保证电子档案的开放年限，保密级别，以及怎样解决跨馆利用等问题，都是必须要面对和解决的问题。

三、档案管理信息电子化的优点

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集，筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其长处有（1）可以充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。（3）档案信息电子化。可一次投入，多次产出，可改变信息加式工作受经费限制局面。（4）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。（5）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝。

四、加强档案信息电子化的措施

1.实施电子文档标准化管理。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就要充分注意到电子档案的各项管理标准，法规，制度的建立。制定出本单位的电子档案的管理规章和制度，制定统一的工作流程。

2.对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。电子文件的自身特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，这就需要建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的。

3.加强办公自动化系统安全防护工作。首先要抓好信息存储载体制成材料问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命。一般应存入光盘，最好不用磁盘存贮，二是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制，使用文件权限和文件属性等。三是做好数据库备份工作，保证信息安全。罩要在计算机系统上安装防毒软件，预防病毒，防止网络系统遭受到侵害，对电子档案的管理也应做到不坏，不丢，不散，不乱。

4.以人为本，建设复合型文档管理人才资源。电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，电子文档管理的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又难从事档案，又能从事档案，图收，情报等综合信息的管理，文档案室管理人员既要掌握文书知识和又要具备档案管理基础知识，熟练地掌握电子计算机软硬件技术，数字通信技术等。

五、电子文档管理的发展趋势

1.信息内容数码化。电子文件是将文字，图形，图像，影像，声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储，传输，通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。

2.文档处理一体化。在电子文件形成阶段，档案人员要参与，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存，同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景，设计思想，数据形式，以及相应的电子计算机软硬件技术等。

第13篇

【关键词】档案信息电子化 现状 发展趋势 建设应用

1.卫生事业单位档案信息电子化的现状

1.1标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

1.2档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

1.3档案信息管理人员的素质有待提高。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

1.4电子文件归档人认识存在误区。许多档案管理员认为纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；

1.5病案现代化管理技术薄弱。病案科应具有先进的计算机、扫描仪、刻录机、打印机等设备，建立医院网络化信息系统（HIS）。网络化信息系统（HIS）包括门诊系统、住院系统、影像检查系统、检验系统和病历统计系统，这些系统在全院之间应能实现信息共享。

2.医院档案信息电子化的发展趋势

档案信息电子化是医院档案利用工作发展的必然趋势。运用信息网络技术管理手段，提升当代医院档案管理水平。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，尤其是医院电子病历及病案信息化数字化建设要求必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

3.医院档案信息电子化的建设应用

所谓档案信息电子化，就是以馆（室）藏档案资料，纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。随着国家医改制度的实施，医院住院病人越来越多，病例的管理要求也越来越严格，纸质病例档案已经无法再适应当今医院的发展需求，所以档案管理信息化已势在必行。

3.1医院病案信息的存储可以采取缩微技术，将缩微技术应用于病案管理可以解决病案的存储空间问题，而且缩微后的病案与原件具有同等的法律效力。推广使用电子病历，虽然目前电子病历还不具有法律效力，但随着信息技术的不断发展，电子病案在我国的应用将会逐渐得到普及，它是信息技术和网络技术在医疗领域应用的产物，是医院综合信息系统的核心，将成为医院病案管理发展的必然趋势。应用电子病历可大大减少各种储存的成本和保管病案的成本，提高工作效率，降低劳动强度，又能适应医疗质量管理的需要。

3.2提高档案信息管理人员的专业素质。电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求，除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。

3.3建立“两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。

参考文献：

[1]王秋荻[1]杨敏[2]；档案信息电子化问题研究；现代教育科学：中学教师；2009年第1期

[2]张一楠 周晶；档案信息自动化系统管理若干问题的思考；林业科技情报；2008年第2期

第14篇

近年来，随着我国经济结构的调整和科技的发展，信息化建设出现了迅猛发展的良好势头。“互联网+”很快成了人们热议的话题，很多行业、很多能人都在琢磨那个“+”号后面的内容。所谓“互联网+”是指“互联网+各个传统行业”。大力发展“互联网+”，是满足工作需求的一种方式，也是新常态下企业经济转型升级的一个重要方向。各行各业，各个岗位纷纷试水，档案工作者在信息化建设中同样看中了互联网这个大平台。因为企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案信息资源，真实记录了企业Q生、发展的历史过程。这些档案资料对于企业发展具有十分重要意义。那么，能不能把传统的属于文书工作的档案管理纳入信息时代“互联网+档案”，破解这个难题，我认为需要从以下三方面思考。

1 “互联网+”时代，必须树立档案信息电子化理念

1、什么是档案信息电子化。

所谓档案信息电子化，就是以纸质或机读形式的馆藏档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

2、档案信息电子化是现代企业发展催生的产物

现代企业办公自动化、无纸化的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能为企业提供更为完善便捷的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

2 “互联网+”时代，必须充分认识档案信息电子化必要性

1、档案信息电子化可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前大多数企业档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、档案信息电子化可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息查询工作模式是：选题―选材―查询―记录，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜寻利用有效信息。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息给档案工作者造成大量重复劳动，浪费了企业大量人力物力。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。在企业发展中，档案工作的网络化、科学化可以发挥超前决策参谋的作用。

3 “互联网+”时代，必须在档案信息电子化的进程中有新作为

1、要“敢”。“敢”就是勇敢、果敢，敢为人先，敢于尝试，有点开拓精神，富于进取创新。要勇于克服档案人因循守旧、固步自封的思维和习惯，尤其要摒弃“互联网+”与档案无关的观念，事实上，互联网时代一切都与网络息息相关。我们要积极接受新事物，努力适应新情况，切实形成新思维，把“互联网+档案”当作档案工作“新常态”的重要内容，要有当回“创客”过把瘾的思想，围绕“互联网+档案”，去思考、去筹划、去实践。如果我们“搭”不上“互联网”这个平台，那就要错过一次信息时代自身发展的绝佳机遇。

2、要“能”。“能”就是能做、能成，有能力，有东西。“能”强调更多的是“资质”。这个“资质”，一是能搭上。“互联网+”决不是一点门槛没有、谁想搭就能搭的，就拿档案来说，没有数字化的档案是不可能搭上“互联网+”这个平台的，何况档案还需要鉴定、解密。单就档案信息化建设来说，距离“互联网+”的差距就相当大。二是得存“货”多。“互联网+”其实就是信息大平台，如果没有海量的信息，怎么让网民去搜索浏览呢？所以，要想实现“互联网+档案”的目标，前提是必须要有丰富的档案资源，能够源源不断地输送，做到“源头”有“活水”。可见，加强档案资源建设多么重要。三是要根据企业特点，搞好指导、咨询和培训，并为企业制定档案信息电子化相关业务规范和技术标准，循序渐进，引向规范。

3、要“会”。“会”就是有手段、讲方法，“会”的中心是搞好服务。别以为“互联网+”是神龙见首不见尾，大家谁也看不见谁就可以不讲究服务质量，甚至搞点歪门邪道。事实上，在这里更讲究服务至上。互联网的“用户思维”必须到位，这与市场法则是非常契合的，仍然遵从“用户至上”与“顾客就是上帝”的法则，只是在互联网这个平台上，市场法则更加透明、更加有序、用户眼更尖而已，不遵从市场必然被淘汰。具体到我们档案服务，面对“互联网+”这个“风口”，纸质档案下的服务模式显然已经不适应，怎么开发诸如微博、微信、QQ等多种网络背景下的服务形式传递档案信息，最大限度、最快速、便捷地服务企业，做到科学便捷，这才是我们努力的方向。

从“互联网+”看档案，我们看到的是机遇，更看到的是差距，是新常态“风口”下需要更多付出的一条艰辛之路！

第15篇

摘 要 近年来，我国经济建设在世界范围内取得了较好的成绩，各行各业获得了前所未有的发展空间，各项事业的改革日益深化。在科学技术不断发展的今天，信息化技术得到了广泛的应用。档案管理正向电子化管理迈进。相较而言，电子档案在环境方面具有很高的要求，非常容易被破坏，所以在管理方面要求非常严格。本文将简单分析现阶段会计档案电子化管理的意义，存在的问题，然后提出相应的解决措施。

关键词 信息化 会计档案 电子化 管理

在计算机信息技术的快速发展背景下，会计工作正从电算化向信息化转变，对于会计档案的管理，随之发生了巨大的变化，财务工作者可以依靠高端的信息化方式，能够建立无纸化财务信息资源共享，而传统的手工记账纸质凭证及相应的档案已经由数字档案和电子凭证替代。在信息化条件下，传统的档案管理模式不再适应会计信息化需求，因此，必须进行会计档案的电子化管理。

一、信息化条件下电子会计档案电子化管理的特征

现阶段，会计档案的电子档通常都是采用磁带、磁盘、光盘等方式存储，还有一些工作人员会利用云存储相关信息，将电子档案存放于云端网络空间，这对环境的要求要远远超出纸质档案，很容易受到破坏。可是这种方式又具有查阅方便、信息量大的特点。

（一）会计档案电子化管理对环境具有较高要求

纸质会计档案会占用很大的存储空间，在对资料的分类和保存方面也很复杂，管理难度很高。而电子档案在空间方面要求很少，查阅起来也很简单，可是存储在磁盘或光盘等介质上的信息，对环境要求非常高，如果环境温度过高或者超市，就极容易损毁光盘或磁盘当中的信息。

（二）电子档案易被破坏

会计电子档案都是在磁介质当中存储的，信息的集中程度比较高。而且和纸质档案最大的区别为，会计电子档案如果被篡改，通常不会留有任何痕迹，不容易发现，造成会计档案真实性的降低。磁盘通常都会有相应的使用寿命，在信息保存过程相应的数据同样面临被破坏的危险，还要考虑设备更新，这些都会影响会计档案中相应数据的有效性，导致信息失真。另外，还要高度注意防止他人对信息进行恶意篡改，如果出现此种情况，损失将是巨大的。

（三）具有I域宽泛，内容丰富的特点

在传统的会计档案当中，常常含有一些原始单据，记账凭证，报表和账目等，是反应企业经济业务的一项重要材料。而会计电子档案中不仅包含以上诸项，还含有计算机硬盘和磁介质中存储的一些电子数据，所以在内容方面非常丰富。

（四）具有较强的高速性和共享性

在信息化条件下，会计档案的电子化管理当中，利用相应的计算机进行信息处理，所以在处理及整合数据方面，速度会呈几何倍增加，相应的信息还能利用网络传递，有利于共享某些会计信息，提高信息共享性。所以在信息化条件下，会计档案的电子化管理能够提高速度，更大程度地发挥档案的价值。

二、现阶段会计档案在电子管理中存在的问题

（一）缺乏完善的管理制度

目前，很多企业的会计电子档案都是企业财务软件管理者进行管理，可是财务工作者毕竟是非科班档案管理者，因此进行管理会计电子档案的时候，常常会存在一些管理不善问题。且在实际的电子档案管理工作中缺乏较好的管理制度，相应管理者的工作职责得不到明确，缺乏规范的管理流程，非常随意。所以在实际工作中就会存在档案归类错误或数据对视的问题，也会有无法查找的问题，从而不能有效使用会计电子档案。

（二）缺乏良好的保存环境

保存会计的电子档案的时候，很多部门通常都会利用传统方式来保存和管理，这样的环境常会存在磁场干扰严重或超市问题，还有一些企业的档案室并没有进行明确规定不准随意进入，造成相应的会计档案被恶意篡改或环境遭到破坏。

（三）不采用统一的财务软件版本

目前，有很多版本的财务软件，并未进行统一，各款财务软件在操作方法及功能方面也都存在差异，这就导致财务工作者学习软件时的困难。通常而言，财务工作者不会了解全部财务原件，对各款软件熟悉的程度也都不一样，所以无法避免出现一些失误性操作。

（四）不能及时备份

会计档案所记录的通常是非常重要的财务数据及信息，一些档案管理者不能深刻认识会计档案管理的重要性，不能严格要求自己，所以就会存在不能及时备份数据的问题。如果会计档案损毁或丢失，那么造成的损失就是永久性，相应数据根本不能进行恢复。

（五）缺少计算机维护工作者

进行会计档案电子化管理的前提是计算机网络，可是网络自身也有很多危险问题，比如网络黑客，网络病毒等等，从而严重威胁档案信息。因此，进行会计档案电子化管理就必须配备专业的网络技术工作者有效维护网络安全，可是目前几乎没有单位或者部门配备了专业的网络专业人才，一般都是财务工作者通过短期培训然后负责日常的维护，也有的单位或部门只有在计算机网络出现问题后才会聘请专业人员进行维护，从而无法保证维护效果，还存在信息泄露的危险，为企业造成经济损失。

三、信息化条件下会计档案电子化管理对策

（一）管理制度化

在管理会计电子档案的时候，必须建立健全相应的制度。会计档案中的信息和数据都非常重要，所以进行管理的时候就要特别注意，避免一点差池，这点只有有效执行相应制度才能得到保证。具体而言，可以从以下几个部分着手。第一，制定会计档案电子管理和传递的流程，工作人员整理好相应的信息和数据之后，应根据具体要求对数据进行刻盘和备份，然后根据有关规定保存到会计档案库当中，分类存放好。此外，档案管理者必须对电子档案进行定期和不定期的维护及检查，从而保证会计档案具有较强的完整性。其次，要制定比较严格的会计档案管理的规范，比如查阅相应电子档案的时候必须通过提前申请和审批，管理电子档案人员也必须遵循有关规定，不可进行违规操作。

（二）提高会计档案保存环境的安全性

会计档案要用现代化设备进行保存。一些企业或部门会将会计档案进行纸质档案和电子档案共同保存，电子档案用于查询，比较方便，纸质档案在保存方面则有很多优势，可以对电子档案的有关信息进行校对。保存电子档案的时候，只少要备份一份，所以要将原盘和磁盘进行分开保存。保存会计电子档案的环境应注意防潮性，防火性，防磁性，保证库房温度在规范标准内，避免阳光直射的位置，此外还要保持良好的通风。磁盘应存放在防磁柜中，避免磁盘感染一些计算机病毒。

（三）选用软件时保证版本一致

目前，市场上有很多版本的财务软件，且软件的更新速度也非常快，所以财务人员在软件选择及使用方面也面临很多困难。针对这种情况，企业或部门必须积极强化对财务人员计算机软件业务的培训力度，选择新的财务软件或进行版本更新后，要对相应工作人员进行培训，不断提高业务水平，避免由于对软件不熟悉产生的失误性操作。

四、结语

对企业而言，会计档案具有非常重要的意义，在信息化条件下，会计档案必然走向电子化管理道路。所以相应的企业及部门负责人必须高度重视对会计档案的电子化管理，制定相应的规范，从而保证会计信息的安全性及高效性。

参考文献：

[1]沈栋.会计档案的功能与管理浅析[J].企业导报，2016（04）.

[2]郝菊玲，赵文蕾，李丽光.新制度下的会计档案研究[J].中国商论，2016（29）.

[3]郑爱军，叶子红，周卉.浅议高校会计档案发展方向[J].办公室业务，2014（01）.

[4]王素花.浅析新形式下会计档案的管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014（04）.