律师档案管理范文
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第1篇
【关键词】档案；电子化管理；利用；学校
档案的保管和利用是档案的两大基本职能。随着以计算机技术为代表的现代科技技术的普及与发展，学校利用计算机技术辅助管理各类信息资料成为必然。因此，档案管理也被纳入到学校电子网络管理系统。电子网络管理产生了各式各样的电子文件，面对繁多的电子文件，如何更好地进行整理、归档、保护并加以利用，是众多档案管理工作者面临的新课题。
一、正视困难，客观分析学校档案管理的现状
当前学校档案管理领域，信息技术仅仅应用在收集和整理等浅层次的方面，不利于信息的及时共享，制约了档案资料进一步拓展、应用空间和深度，有效利用率不高。
1.学校档案电子化管理存在的问题
（1）档案电子化管理适用范围较浅。按照档案管理要求，我们把学校教育教学所涉及的资料归集存档，一般以年度为时间单位，按保存期限的长短分长期档案、短期档案、临时档案进行分类保存。计算机主要被用来将档案资料的电子版归类放入相应的文件夹，以及编制目录、打印卷脊等，也就是说主要应用于收集整理，并不能在档案的共享、利用上发挥作用。
（2）档案电子化管理收集归档繁琐杂乱。学校的教育教学资料繁多，而且不同工作归属不同部门分管，相关资料由所属部门分类保存。
（3）档案电子化管理查找不方便，利用率低。在实际工作中，文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。除了少数教师在晋职、评优时用到，学校档案的主要用途就是应对上级检查、考核。真正使用时，由于档案归类不是按照事务而是按时间和时限，所以检索和查找并不方便，更不方便利用。
2.学校档案电子化管理存在问题的原因
（1）思想认识没有达到应有的高度。一直以来，档案管理者没有认识到档案的价值所在，将自己的工作定位于整理和保管档案上。虽然在从纸质档案到电子档案改进的过程中转变了一些观念，但也是认为只要把档案收集整理好，用时能拿出来，检查时能通过，就是做好了档案管理工作。
（2）电子化管理没有达到应有的深度。一是学校硬件和软件支持不到位，电子设备落后。二是档案管理者还是沿用以前的工作习惯，实行管理人员建档，电子保存保管，纸质信息流转。三是对档案管理没有进行完整的探索研究，导致信息化在档案管理上应用不广不深。
二、科学创新，积极探索学校档案电子化管理的新方法
学校教育教学方式的变革，也影响到学校档案管理的变革。学校改革和发展留下了大量的图片、视频等资料，仅凭纸张和磁盘不足以保存，所以档案管理电子化势在必行。而且，只有在管理创新上下功夫，才能在发展中求得生机与活力，建立一种全新的档案电子化管理模式。
1.科学思考，探索学校档案电子化管理的思路
（1）加强对档案电子化管理的研究。档案管理者要将档案电子化管理当成工作中的一个重要课题来研究，要深入学习关于档案管理的专业知识，全面认识档案管理的范围、幅度、深度和信息的传递方式、安全性，区分信息的有效性。对档案的管理不能仅停留在一个收集、整理的阶段，而要通过研究思考，对工作进行梳理细化，总结出对学校真正有用的档案类别，拓展档案的应用深度。
（2）加强档案电子化管理的规范建设。做好学校档案电子化管理，首先应该确立一个标准，厘清分类方法，明确各部门责任，统一档案工作各个环节的管理和技术操作，简化档案工作步骤。档案管理工作与日常工作结合起来，无论是图片还是文字材料，都可以以电子文档的形式整理归类后通过内部网络移交学校档案室，缩短交接时间，简化交接方式，提高工作效率。
2.勇于实践，创新学校档案电子化管理方法
遵循“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作原则，建立起符合学校特点的电子档案管理运作机制，实现学校档案的电子化管理。
（1）确立归档标准。大的方面沿用长期以来的学校档案管理中约定俗成的时间期限要求，以时间为单位分类；每年度的长期、短期和临时档案中，再按部门分类，分成文书、财务、德育、教学等类别；在每个小类别下，再按事件进行分类，将学校内的各类教育教学事件条理清晰地归类存档。
（2）设定范围密级。 档案的收集范围是按上级统一规定进行的，一般包括反映学校各项工作的文件通知、计划方案、过程记录、成果展示等；表现形式为文字、声像、图片、合同文件、行政收发文等。档案密级的确定由学校领导负责，确定后通知档案管理人员照章管理。的档案在局域网上不能查阅，除密级档案外，其它档案对学校内教职员工开放。
（3）确定归档方式。以各部门为单位，在规定的时间内，按照规范档案管理标准，将学校相关的档案材料归档上交至学校档案室。因为档案管理人员不可能完全了解各部门的工作具体包含哪些内容，只有部门具体负责人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通过采用数据迁移技术，实现了档案管理系统与学校网络平台的链接，档案管理员可以直接从校园网、校园FTP等平台中调取资料并形成电子档案。对没有电子文件的重要的纸质档案，则扫描成图片形式存档。
（5）深层次利用档案。各部门负责人和工作人员按不同权限，可在网络上直接查阅档案，实现了各部门信息共享，满足了不同层次领导和教师的需求。
三、有效利用，努力提升学校档案的利用率
学校档案电子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有档案管理完全依靠手工管理、检索定位困难、收集归档繁琐、利用不高的弊端，为实现信息增值利用提供了便利。而要提高学校档案的利用，还需要档案工作者做好以下几个方面。
1.强化服务意识
档案管理员要提高思想认识，熟记档案管理的规范制度，熟知档案的归档时间和类别，熟悉电子档案的操作流程，为档案利用者提供热情、周到的星级服务，千方百计地满足利用者的需求，为其找到理想、满意的档案。
2.加强宣传力度
档案管理员要通过自身的努力，提高人们的档案意识，引导人们利用档案，扩大档案信息的利用范围。
3.提升自身素质
加强政治学习与理念学习，掌握相关档案管理知识，充分认识到档案管理工作的必要性与重要性，树立正确的事业观，做到思想到位、职责到位、措施到位。在工作中磨练技艺，提高收集、整理、归类、检索档案的能力，坚持原则，爱岗敬业，认真履行岗位职责。针对工作中出现的新问题，结合工作实际，积极探索，主动思考，尽职尽责做好工作。
随着电子网络技术的不断发展，学校档案电子化管理必将产生新的问题，寻求新的思路。因此，作为档案管理者，要不断加强自身业务学习，与时俱进，在应用中发现问题，在思考中解决问题，将学校档案电子化管理推向新的高度。
参考文献：
[1]以创新推进档案管理电子化[J]，殷华丽，中国船检，2009年07期，100-102
[2]以创新推进高校教学档案的电子化管理[J]，王学梅，淮海工学院学报，2010年第8卷第8期，130-131
第2篇
一、知识产权的产权特征
知识产权是一种财产权，一种特殊的、受到专门法律保护的无形的智力成果权。按照我国现行《民法通则》规定，我国境内的自然人、法人及社会单位依法享有包括动产、不动产及智力成果的所有权。这些智力成果权包括人们常说的专利权、商标权、著作权及邻接权、其他智力成果权如集成电路设计、计算机软件等等，还包括自然人、法人及其他社会单位所拥有的商业秘密等。
正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。
注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。
二、知识产权的依法取得与保护特征
按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。
以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。
商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。
著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。
在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。
三、知识产权的程序性特征
简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。
例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。
四、知识产权依法取得经济效益特征
我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。
除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。
现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。
在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。
五、知识产权的法律性凭证特征
档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。
知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。
因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。
如在整理专利申请文件过程中，就需要把所有具有原始凭证作用的文件都收集完整，一些看起来没有什么意义的文件、如寄发专利申请时的挂号信收据、专利审查机构向企业寄发专利文件时的信封、寄发各种费用（如申请费、专利申请维持费、注册费、年费等等）时的费用凭证和专利审查机构出具的费用收据等等，实际上都应当作为专利档案的收集内容。因为这些看起来好像没有什么作用、但是实际上可以证明专利申请过程完整性的文件，在必要时就是具有法律效力的有力证据。而那些侵权人所形成的文件是不可能具备这种完整的证据链特征的。
第3篇
1 立足“四抓”，切实强化档案管理工作
一是立足制度抓落实。根据档案装订、登记、查询、保管、保密、移交等环节，制定符合上级主管部门工作实际的档案管理制度，强化档案服务登记记录，并依照台账资料比对考核细则，加强对档案管理人员的日常考评。
二是立足业务抓管理。将档案管理充分运用到用地、地籍、、执法及日常公文运转等实际工作中，全面提升档案为业务工作服务的综合水平。
三是立足平时抓质量。对日常工作形成的具有查考利用价值的文件、图纸、图表、测算、声像等文件资料及时整理归档，切实把好归档资料质量关，阶段性工作形成的资料及时装订成册，全年性的工作平时重在整理，年终或次年初装订成册。
四是立足服务抓创新。立足我中心服务宗旨、提高服务管理创新机制与新办法，再档案的实际管理和使用过程中充分发挥档案电子化管理优势，为了提高档案调阅、借用查询工作效率，开发了网络版的档案查询管理系统。我服务中心在标准化档案室的建设中，打破了以往分类存储档案浪费空间的老做法，采用科学化、集约化的管理模式，将所有档案编号入盒，按顺序入柜，极大的节省了档案柜空间，实现了科学化、精细化的管理要求。同时，为了提高档案入柜、调阅、借用查询的效率，自行开发了档案查询管理系统，该系统采用B/S模式，使档案室的管理不受空间限制。系统设置了档案资料类型、入档时间、档案资料所属时间、档案盒号、档案柜号等项目的精确、模糊和区间查询方式，可以轻松准确的查询到档案所在位置。该系统也具有很好的统计功能，同时系统还具有档案入柜登记和借用登记功能。现代科学技术的广泛应用不断提高档案利用价值，提高工作效率。
2 推进档案管理规范化、制度化、科学化
我中心结合工作实际，积极采取有效措施，推进档案管理规范化、制度化、科学化，不断深化档案工作在服务中心工作的具体运用和服务作用，全面提升案管中心的服务品质，取得了良好的效果。
一是全面谋划部署。中心领导高度重视，组织成立了专门的领导小组，将档案工作与其他工作整体推进，把档案考评纳入年底服务中心的考评范围内。同时，结合奖惩制度，充分调动本中心人员的主动性与积极性，形成了人人参与档案规范化建设的良好氛围。
二是加强学习培训。在抓好专职档案工作人员培训的同时，我中心及时将最新的有关档案工作的管理规范、要求、归档方式对各部门进行专门培训，使全体工作人员充分认识档案工作的重要性，对档案工作熟知熟会，按时、保质、保量交接档案，做到无缝对接。
三是更新硬软件设备。按照上级档案管理工作要求，我中心专门为档案室购置了电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、除湿器等硬件设备，做到文件电子、纸质双层管理，实现卷卷有登记，使档案管理软、硬件水平得到大幅提升。
四是深化管理应用。我中心规范服务档案借阅制度，做到借时有登记，还时有签收，防止档案遗失、错乱。同时充分发挥档案的信息资源功效，加强服务档案为中心业务服务的作用，确保档案利用率不断增加，利用内容不断丰富，有力地推动了服务中心工作的全面发展。
3 进一步完善服务中心档案管理条件
为进一步完善档案管理条件，我中心还购置了高规格的防磁柜、除湿机等设施，并为档案室配备了设备器材和办公用具、档案装具等，从物力和财力上给予了有力的支持和保障。针对原有的文书、会计、专业档案装具不够规范，实物、照片整理不够全面等问题，中心档案人员加班加点将2002年以来室藏全部六大类上几百卷档案全部重新进行了规范化整理，专设了目录柜，整齐规范，排列有序，形成了纸质、电子两套检索工具，查阅十分方便。
我中心依托上级综合档案管理系统，对2002～2013年永久和长期档案全部进行了数字化录入存储，完成了室藏文书（永久和长期）及会计、实物、声像、基建等所有门类档案的数字化管理工作，共完成近千件纸质文书档案的数字化处理，纸质文书档案数字化上万页；还建立了案卷级数据库条目、文件级及全文数据库条目，形成了图像文件和文本文件两套数据，为用足用活档案资料提供了快捷通道，实现了室藏文书档案的电脑检索查阅，使档案利用方式从根本上发生了转变。
4 严把“三关”，不断提升档案工作质量和服务水平
坚持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有关制度及文件并装订成册，使档案管理工作有章可循，不断完善、修订、健全中心干部人事档案材料的档案查借阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范干部档案的管理提供政策依据。建立完善《干部档案查借阅登记簿》、《接收干部档案登记簿》、《移交干部档案材料登记簿》等各种登记簿册，为干部人事档案工作更加制度化和规范化奠定坚实基础。
