律师档案管理范文
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第1篇
【关键词】档案；电子化管理；利用；学校
档案的保管和利用是档案的两大基本职能。随着以计算机技术为代表的现代科技技术的普及与发展，学校利用计算机技术辅助管理各类信息资料成为必然。因此，档案管理也被纳入到学校电子网络管理系统。电子网络管理产生了各式各样的电子文件，面对繁多的电子文件，如何更好地进行整理、归档、保护并加以利用，是众多档案管理工作者面临的新课题。
一、正视困难，客观分析学校档案管理的现状
当前学校档案管理领域，信息技术仅仅应用在收集和整理等浅层次的方面，不利于信息的及时共享，制约了档案资料进一步拓展、应用空间和深度，有效利用率不高。
1.学校档案电子化管理存在的问题
（1）档案电子化管理适用范围较浅。按照档案管理要求，我们把学校教育教学所涉及的资料归集存档，一般以年度为时间单位，按保存期限的长短分长期档案、短期档案、临时档案进行分类保存。计算机主要被用来将档案资料的电子版归类放入相应的文件夹，以及编制目录、打印卷脊等，也就是说主要应用于收集整理，并不能在档案的共享、利用上发挥作用。
（2）档案电子化管理收集归档繁琐杂乱。学校的教育教学资料繁多，而且不同工作归属不同部门分管，相关资料由所属部门分类保存。
（3）档案电子化管理查找不方便，利用率低。在实际工作中，文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。除了少数教师在晋职、评优时用到，学校档案的主要用途就是应对上级检查、考核。真正使用时，由于档案归类不是按照事务而是按时间和时限，所以检索和查找并不方便，更不方便利用。
2.学校档案电子化管理存在问题的原因
（1）思想认识没有达到应有的高度。一直以来，档案管理者没有认识到档案的价值所在，将自己的工作定位于整理和保管档案上。虽然在从纸质档案到电子档案改进的过程中转变了一些观念，但也是认为只要把档案收集整理好，用时能拿出来，检查时能通过，就是做好了档案管理工作。
（2）电子化管理没有达到应有的深度。一是学校硬件和软件支持不到位，电子设备落后。二是档案管理者还是沿用以前的工作习惯，实行管理人员建档，电子保存保管，纸质信息流转。三是对档案管理没有进行完整的探索研究，导致信息化在档案管理上应用不广不深。
二、科学创新，积极探索学校档案电子化管理的新方法
学校教育教学方式的变革，也影响到学校档案管理的变革。学校改革和发展留下了大量的图片、视频等资料，仅凭纸张和磁盘不足以保存，所以档案管理电子化势在必行。而且，只有在管理创新上下功夫，才能在发展中求得生机与活力，建立一种全新的档案电子化管理模式。
1.科学思考，探索学校档案电子化管理的思路
（1）加强对档案电子化管理的研究。档案管理者要将档案电子化管理当成工作中的一个重要课题来研究，要深入学习关于档案管理的专业知识，全面认识档案管理的范围、幅度、深度和信息的传递方式、安全性，区分信息的有效性。对档案的管理不能仅停留在一个收集、整理的阶段，而要通过研究思考，对工作进行梳理细化，总结出对学校真正有用的档案类别，拓展档案的应用深度。
（2）加强档案电子化管理的规范建设。做好学校档案电子化管理，首先应该确立一个标准，厘清分类方法，明确各部门责任，统一档案工作各个环节的管理和技术操作，简化档案工作步骤。档案管理工作与日常工作结合起来，无论是图片还是文字材料，都可以以电子文档的形式整理归类后通过内部网络移交学校档案室，缩短交接时间，简化交接方式，提高工作效率。
2.勇于实践，创新学校档案电子化管理方法
遵循“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作原则，建立起符合学校特点的电子档案管理运作机制，实现学校档案的电子化管理。
（1）确立归档标准。大的方面沿用长期以来的学校档案管理中约定俗成的时间期限要求，以时间为单位分类；每年度的长期、短期和临时档案中，再按部门分类，分成文书、财务、德育、教学等类别；在每个小类别下，再按事件进行分类，将学校内的各类教育教学事件条理清晰地归类存档。
（2）设定范围密级。 档案的收集范围是按上级统一规定进行的，一般包括反映学校各项工作的文件通知、计划方案、过程记录、成果展示等；表现形式为文字、声像、图片、合同文件、行政收发文等。档案密级的确定由学校领导负责，确定后通知档案管理人员照章管理。的档案在局域网上不能查阅，除密级档案外，其它档案对学校内教职员工开放。
（3）确定归档方式。以各部门为单位，在规定的时间内，按照规范档案管理标准，将学校相关的档案材料归档上交至学校档案室。因为档案管理人员不可能完全了解各部门的工作具体包含哪些内容，只有部门具体负责人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通过采用数据迁移技术，实现了档案管理系统与学校网络平台的链接，档案管理员可以直接从校园网、校园FTP等平台中调取资料并形成电子档案。对没有电子文件的重要的纸质档案，则扫描成图片形式存档。
（5）深层次利用档案。各部门负责人和工作人员按不同权限，可在网络上直接查阅档案，实现了各部门信息共享，满足了不同层次领导和教师的需求。
三、有效利用，努力提升学校档案的利用率
学校档案电子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有档案管理完全依靠手工管理、检索定位困难、收集归档繁琐、利用不高的弊端，为实现信息增值利用提供了便利。而要提高学校档案的利用，还需要档案工作者做好以下几个方面。
1.强化服务意识
档案管理员要提高思想认识，熟记档案管理的规范制度，熟知档案的归档时间和类别，熟悉电子档案的操作流程，为档案利用者提供热情、周到的星级服务，千方百计地满足利用者的需求，为其找到理想、满意的档案。
2.加强宣传力度
档案管理员要通过自身的努力，提高人们的档案意识，引导人们利用档案，扩大档案信息的利用范围。
3.提升自身素质
加强政治学习与理念学习，掌握相关档案管理知识，充分认识到档案管理工作的必要性与重要性，树立正确的事业观，做到思想到位、职责到位、措施到位。在工作中磨练技艺，提高收集、整理、归类、检索档案的能力，坚持原则，爱岗敬业，认真履行岗位职责。针对工作中出现的新问题，结合工作实际，积极探索，主动思考，尽职尽责做好工作。
随着电子网络技术的不断发展，学校档案电子化管理必将产生新的问题，寻求新的思路。因此，作为档案管理者，要不断加强自身业务学习，与时俱进，在应用中发现问题，在思考中解决问题，将学校档案电子化管理推向新的高度。
参考文献：
[1]以创新推进档案管理电子化[J]，殷华丽，中国船检，2009年07期，100-102
[2]以创新推进高校教学档案的电子化管理[J]，王学梅，淮海工学院学报，2010年第8卷第8期，130-131
第2篇
一、知识产权的产权特征
知识产权是一种财产权，一种特殊的、受到专门法律保护的无形的智力成果权。按照我国现行《民法通则》规定，我国境内的自然人、法人及社会单位依法享有包括动产、不动产及智力成果的所有权。这些智力成果权包括人们常说的专利权、商标权、著作权及邻接权、其他智力成果权如集成电路设计、计算机软件等等，还包括自然人、法人及其他社会单位所拥有的商业秘密等。
正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。
注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。
二、知识产权的依法取得与保护特征
按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。
以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。
商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。
著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。
在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。
三、知识产权的程序性特征
简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。
例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。
四、知识产权依法取得经济效益特征
我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。
除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。
现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。
在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。
五、知识产权的法律性凭证特征
档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。
知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。
因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。
如在整理专利申请文件过程中，就需要把所有具有原始凭证作用的文件都收集完整，一些看起来没有什么意义的文件、如寄发专利申请时的挂号信收据、专利审查机构向企业寄发专利文件时的信封、寄发各种费用（如申请费、专利申请维持费、注册费、年费等等）时的费用凭证和专利审查机构出具的费用收据等等，实际上都应当作为专利档案的收集内容。因为这些看起来好像没有什么作用、但是实际上可以证明专利申请过程完整性的文件，在必要时就是具有法律效力的有力证据。而那些侵权人所形成的文件是不可能具备这种完整的证据链特征的。
第3篇
1 立足“四抓”，切实强化档案管理工作
一是立足制度抓落实。根据档案装订、登记、查询、保管、保密、移交等环节，制定符合上级主管部门工作实际的档案管理制度，强化档案服务登记记录，并依照台账资料比对考核细则，加强对档案管理人员的日常考评。
二是立足业务抓管理。将档案管理充分运用到用地、地籍、、执法及日常公文运转等实际工作中，全面提升档案为业务工作服务的综合水平。
三是立足平时抓质量。对日常工作形成的具有查考利用价值的文件、图纸、图表、测算、声像等文件资料及时整理归档，切实把好归档资料质量关，阶段性工作形成的资料及时装订成册，全年性的工作平时重在整理，年终或次年初装订成册。
四是立足服务抓创新。立足我中心服务宗旨、提高服务管理创新机制与新办法，再档案的实际管理和使用过程中充分发挥档案电子化管理优势，为了提高档案调阅、借用查询工作效率，开发了网络版的档案查询管理系统。我服务中心在标准化档案室的建设中，打破了以往分类存储档案浪费空间的老做法，采用科学化、集约化的管理模式，将所有档案编号入盒，按顺序入柜，极大的节省了档案柜空间，实现了科学化、精细化的管理要求。同时，为了提高档案入柜、调阅、借用查询的效率，自行开发了档案查询管理系统，该系统采用B/S模式，使档案室的管理不受空间限制。系统设置了档案资料类型、入档时间、档案资料所属时间、档案盒号、档案柜号等项目的精确、模糊和区间查询方式，可以轻松准确的查询到档案所在位置。该系统也具有很好的统计功能，同时系统还具有档案入柜登记和借用登记功能。现代科学技术的广泛应用不断提高档案利用价值，提高工作效率。
2 推进档案管理规范化、制度化、科学化
我中心结合工作实际，积极采取有效措施，推进档案管理规范化、制度化、科学化，不断深化档案工作在服务中心工作的具体运用和服务作用，全面提升案管中心的服务品质，取得了良好的效果。
一是全面谋划部署。中心领导高度重视，组织成立了专门的领导小组，将档案工作与其他工作整体推进，把档案考评纳入年底服务中心的考评范围内。同时，结合奖惩制度，充分调动本中心人员的主动性与积极性，形成了人人参与档案规范化建设的良好氛围。
二是加强学习培训。在抓好专职档案工作人员培训的同时，我中心及时将最新的有关档案工作的管理规范、要求、归档方式对各部门进行专门培训，使全体工作人员充分认识档案工作的重要性，对档案工作熟知熟会，按时、保质、保量交接档案，做到无缝对接。
三是更新硬软件设备。按照上级档案管理工作要求，我中心专门为档案室购置了电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、除湿器等硬件设备，做到文件电子、纸质双层管理，实现卷卷有登记，使档案管理软、硬件水平得到大幅提升。
四是深化管理应用。我中心规范服务档案借阅制度，做到借时有登记，还时有签收，防止档案遗失、错乱。同时充分发挥档案的信息资源功效，加强服务档案为中心业务服务的作用，确保档案利用率不断增加，利用内容不断丰富，有力地推动了服务中心工作的全面发展。
3 进一步完善服务中心档案管理条件
为进一步完善档案管理条件，我中心还购置了高规格的防磁柜、除湿机等设施，并为档案室配备了设备器材和办公用具、档案装具等，从物力和财力上给予了有力的支持和保障。针对原有的文书、会计、专业档案装具不够规范，实物、照片整理不够全面等问题，中心档案人员加班加点将2002年以来室藏全部六大类上几百卷档案全部重新进行了规范化整理，专设了目录柜，整齐规范，排列有序，形成了纸质、电子两套检索工具，查阅十分方便。
我中心依托上级综合档案管理系统，对2002～2013年永久和长期档案全部进行了数字化录入存储，完成了室藏文书（永久和长期）及会计、实物、声像、基建等所有门类档案的数字化管理工作，共完成近千件纸质文书档案的数字化处理，纸质文书档案数字化上万页；还建立了案卷级数据库条目、文件级及全文数据库条目，形成了图像文件和文本文件两套数据，为用足用活档案资料提供了快捷通道，实现了室藏文书档案的电脑检索查阅，使档案利用方式从根本上发生了转变。
4 严把“三关”，不断提升档案工作质量和服务水平
坚持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有关制度及文件并装订成册，使档案管理工作有章可循，不断完善、修订、健全中心干部人事档案材料的档案查借阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范干部档案的管理提供政策依据。建立完善《干部档案查借阅登记簿》、《接收干部档案登记簿》、《移交干部档案材料登记簿》等各种登记簿册，为干部人事档案工作更加制度化和规范化奠定坚实基础。
第4篇
【关键词】办公室；档案管理；效率；方法
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
[2]张绍华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015（6）.
第5篇
关键词：医院人事档案；管理工作；效率
随着我国医疗服务水平的不断提升，医院人事档案管理工作的效率已经得到一定提高，很好地满足了医院不断发展的各种需求，在提高医院人事档案实用价值上有着重要影响，对于促进医院整体管理水平不断提升发挥着重要作用。
一、医院人事档案管理工作存在的主要问题
在信息技术应用范围不断扩大的过程中，医院管理模式和管理方法都得到很大改善，使医院人事档案管理工作的效率有了进一步提高，在一定程度上推动我国医院人事档案管理工作的信息化、智能化和科学化发展。但是，在实践过程中，医院人事档案管理工作仍然存在如下几个方面的问题，必须给以高度重视，才能真正提高医院人事档案的使用效率。
（一）人事档案管理工作基础条件不充足
在开展医院人事档案管理工作时，相关配套设施、管理机制和管理条例等必须比较完善，才能确保医院人事档案管理工作顺利进行。但是医院没有高度重视人事档案管理工作，没有给以一定的投入力度，使得医院人事档案管理的硬件设施和相关设备都不够完善，并且没有比较科学的管理条例，致使泄密、丢失等情况经常出现，大大降低了医院人事档案管理工作的效率。
（二）人事档案管理工作人员配置不合理
一般情况下，医院人事档案管理工作涉及的范围比较广，需要档案管理工作人员具备较高的专业技能、综合素质和业务能力等，才能很好地满足人事档案管理工作的实际需求。但是，医院在人事档案管理工作上的重视力度不够强，没有注重档案管理工作人员的合理配置，从而出现人事档案管理工作人员责任心不强、综合素质不高、执行能力差等情况，给医院人事档案管理工作的安全性带来极大影响。
（三）人事档案管理工作的信息化水平不够高
在信息技术不断推广的过程中，医院人事档案管理工作的要求不断提高，使各种管理方法的合理运用成为提高医院人事档案管理工作效率的重要手段。但是，在实践过程中，部分医院人事档案管理工作出现信息化水平不够高的问题，大大影响医院人事档案管理工作的信息化发展，导致人事信息的查询、更新和维护等流程得不到有效简化，最终影响医院人事档案管理工作效率的提高。
二、提高医院人事档案管理工作效率的策略
（一）注重医院全体工作人员人事档案管理意识的不断增强
在医院不断发展的过程中，提高医院人事档案管理工作的效率，必须注重医院全体工作人员人事档案管理意识的不断增强，让他们充分认识到人事档案管理工作的重要性，才能在加大宣传力度和投入力度的情况下，促进医院人事档案管理工作水平不断提升，最终推动医院可持续发展。在实践过程中，明确各部门工作岗位人员的工作职责，制定合适的考核机制、管理机制，让人事档案管理工作人员严格按照相关规定执行，以在提高人事档案管理工作人员工作积极性的基础上，促进医院人事档案管理工作规范化、信息化发展。
（二）有效完善医院各部门的人事档案管理工作机制和制度
在不断提高医院人事档案管理工作效率的过程中，有效完善医院各部门的人事档案管理工作机制和制度，提高全体工作人员的法律意识和创新意识，才能有效调整医院人事档案管理结构，从而健全医院人事档案管理的各种规章制度。一般情况下，医院人事档案管理工作的有序、稳定开展，需要对人事档案材料收集、人事档案材料递交、人事档案查阅等给以高度重视，注重其规范化、标准化发展，才能为医院开展各种人事活动提供重要参考依据，以确保医院人事档案资料的真实性、完整性和可靠性。因此，不断加强相关机制的有效完善和合理应用，真正提高医院人事档案管理工作的效率，才能充分体现医院人事档案的使用价值，最终促进医院经济效益不断提升。
（三）不断提高人事档案管理工作人员素质水平
在提高医院人事档案管理工作效率的过程中，人事档案管理工作人员的专业技能、业务素质等有着重要影响，必须不断提高他们的综合素质水平，才能真正满足医院人事档案管理工作的各种需求，从而促进医院管理水平不断提升。在实践过程中，注重人事档案管理工作人员计算机操作能力的不断提高，不断增强他们的责任意识和道德素质，才能确保医院人事档案管理工作的有效进行。与此同时，加强医院人事档案管理工作人员的培训力度，制定合适的奖惩机制和人员选拔制度，并不断扩张人事档案管理工作人员的职业发展空间，才能真正吸收和培养出高素质、高水平的专业人才，最终有效提高医院人事档案管理工作的效率。另外，在开展各种培训活动、评比活动等的时候，注重医院人事档案管理工作人员的薪酬待遇提升，才能避免优秀人才流失情况出现，以保障医院人事档案管理工作的稳定开展。
（四）全面提升医院人事档案管理工作信息化水平
在医院不断发展的过程中，信息技术的应用范围越来越广，正逐步深入到医院各个部门的管理工作中，大大提高医院各部门的工作效率。因此，全面提升医院人事档案管理工作信息化水平，不断优化人事档案信息收集、整理和更新等多个环节的流程，可以更好地提高人事档案资料的利用效率，从而促进医院人事档案管理工作效率不断提高。在实践过程中，信息技术在医院人事档案管理工作中的合理应用，可以使各部门的人事组织工作更加有效开展，并全面掌握各工作岗位人员的实际工作情况，从而提高医院人事档案管理工作的质量和效率，真正降低医院人事档案管理的资金投入和运营成本。与此同时，通过信息技术的充分运用，医院各部门的人事档案可以通过电子档案的形式存在，使医院人事档案信息的开放性不断提高，对建立公正、公开和公平的人事档案管理机制有着重要影响。通过人事档案动态管理机制的合理运用，医院每个工作人员的业务能力、工作情况、专业技能、综合素质和培训经历等都可以得到清楚地掌握，并确保医院每个工作人员的考核、录用、晋升和竞聘等多方面信息的真实性、可靠性，对提高医院人事档案管理工作人员的工作积极性有着重要影响。综上所述，随着我国市场经济体制的不断完善，医院之间的竞争不断加剧，给医院人力资源管理提出了更高要求，以不断提高医院的市场竞争力，充分发挥医院人事档案的实用价值，从而促进医院人事档案管理工作效率不断提高。因此，根据医院人事档案管理工作的实际情况，注重相关管理机制的不断完善，增强人事档案管理工作人员的综合素质，不断提高人事档案管理工作的信息化水平，对提高医院人事档案管理水平有着重要现实意义。
参考文献：
[1]周登振.试论如何发挥档案管理在医院发展中的作用[J].科技展望,2015,12:186.
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[4]历红霞.论医院档案管理中信息网络化的运用[J].科技展望,2015,09:8.
第6篇
在办公室中，档案是非常重要的资源，不但可以详细记录办公室的活动情况和工作开展情况，还能够给单位其他工作开展提供服务。首先，档案能够全面展现单位的工作情况，能够给单位将来发展提供参考，能够提高单位内部的工作效率和工作质量。其次，通过管理办公室档案，决策者决策时能够通过档案了解单位情况，从而提高决策的科学性。再次，通过档案能够认定关联工作成果，对双方合作更好进行非常有利。最后，办公室档案工作水平能够体现单位的经营成效和工作效率，会决定单位的资源配置和模式选择。所以，相关档案管理人员必须认识到档案管理工作的重要性，并在此基础上做好档案管理工作，提高其管理效率。
二、办公室档案管理效率提高的策略
(一)创新人员理念
在开展办公室档案管理工作时，理念是做好工作的基础，只有创新理念，才能够将想法转变成为实践，从而不断的提高档案管理的水平。而想做到这点，单位领导以及档案管理人员必须提高思想认识，在详细分析档案管理工作现状的基础上，进行创新，找到档案管理过程中存在的问题，并采取措施解决问题，不断的提高档案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，档案管理人员还应该提高自身的服务意识，更新档案管理思想，确定合理的档案管理目标。在目标确定时，必须根据单位的发展现状和发展需求进行，确保档案管理工作能够和单位日常工作需求相适应。单位管理者也应该重视全体工作人员思想工作的加强，通过会议等形式来提高档案管理人员对于档案管理的认识，并在此基础上转变档案管理工作的形式，从以往的被动管理转变成为主动管理，全面提高档案管理工作的实际质量。
(二)采用有效管理手段进行档案管理
开展办公室档案管理工作时，选择的管理手段会直接影响档案管理工作的效率和质量，特别是在新的时期，办公室开展档案管理工作时，更需要与时俱进的更新管理手段。首先，档案管理应该和时代相适应，需要将信息技术运用到档案管理工作中去，实现档案管理手段的现代化。档案管理部门也应该根据需要进行档案管理局域网的建立，这样能够方便单位人员的档案查阅，不但能够提高档案管理效率还能够提高其使用效率。其次，办公室可以联系相关单位来建立专业管理中心，通过管理中心来整合电子数据，给档案管理和查阅提供方便。管理中心的任务便是收集办公室的电子数据，并通过网络来共享数据，提高其管理效率和应用效率。
(三)重视管理机制创新
在办公室档案管理中，管理机制是效率提高的保证，有效创新管理机制是提高办公室档案管理效率的重要因素。一些单位进行档案管理时，经常存在和其他部门工作协调困难的情况，这是由于档案管理机制不合理导致的。这便要求档案管理工作开展过程中重视管理机制的创新，激发工作人员的创造潜力和工作动力。单位领导也应该正确认识档案管理工作，从单位的实际需要出发，制定更加科学的管理机制，除了需要做好工作流程制定和人员选定工作之外，还需要成立单位文件阅览中心、建立网络档案目录、建设档案咨询台。
(四)根据需要扩大办公室档案管理的领域
现在有些事业单位管理办公室档案时，普遍存在工作范围狭窄的问题，这便需要扩展创新管理范围。想要达到扩大领域的目的，便需要扩大档案服务对象的范围，给整个社会服务。很多单位的档案针对的往往是本单位内部，给单位的正常运行提供服务，虽然档案在单位运行方面做出了一定贡献，但是其作用却没有完全发挥出来。若是能够让档案给整个社会服务，不同的个人或者组织便能够通过档案资源获得自己需要的信息，发挥档案的作用。在扩大档案管理领域的同时，也必须做好人员培训工作，不断提高档案管理人员的素质，让其更好的为档案管理工作服务。
三、结语
第7篇
关键词：档案管理 专业素养 积极性 计算机技术 效率
档案对于处于纷繁社会关系中的我们来说是十分重要的，因此作为档案管理人员的我们要充分运用专业技能来管理好档案，将这项工作做好。档案的管理工作并不只是将档案进行简单的分类、存档，而是一项复杂而且繁重的工作，要想真正做好这项工作并不是一件简单的事。这要求档案工作人员不仅要有专业技能，而且还要不断地积累经验，采取更加有效的手段来提高档案管理效率。如何有效提高档案管理效率是一项长期的课题，所以，我们应该对此问题加以重视。
一、切实加强自己的专业素养
作为档案管理人员，我们要想做好自己的档案管理工作，一定要有良好的素质和专业素养。良好的政治素质是一个人从事任何工作所必须具有的思想前提。档案管理工作由于其特有的政治性以及服务大众的性质，更加决定了档案专业人员必须具有良好的政治素质。对于一名档案专业人员来说，无论是在企业还是在政府单位，良好的政治素质都是必不可少的。每一名档案管理工作者在工作中一定要恪守职责，遵守相关的法律法规，同时也必须充分认识到档案工作的重要性，为成为一名优秀档案工作者而努力奋斗。档案管理工作对专业的知识素养也有一定的要求，档案工作绝不是普通人所认知的简单的存、放、取工作，而是一项涵盖数种专业（如数学、统计学、图书管理学等）的基础工作。如果没有相关的档案专业知识储备，想要胜任这样看似简单的工作也绝非易事，档案专业人员必须具备档案专业知识、科学文化知识和良好的政治素质。档案专业人员必须系统地、严格地学习档案知识，并且在理论基础上培养全面的实践技能。档案管理的实践技能需要在不断的实际工作中逐渐培养，而在实际工作中又不免穿插着档案学理论知识，如对档案资料进行收集、整理、研究、保存的过程需要档案专业理论知识的指导。因此，档案专业人员只有在深厚的理论知识作前提的条件下，才能在实际的工作中有所发现，并能提供合理的解决方案。对于文史知识，档案工作要做记录，因此对于档案工作者的文学知识有一定要求，语言表达能力的强弱直接关系到档案内容的清晰与否，只有了解历史，对于历史知识有相关见解，才能对档案的历史背景、内容有理解；对于学科知识，科技的进步直接影响着文化的发展，现代化管理学理念渗入各行各业，作为档案管理者，对于管理学、图书管理学也应该有所涉猎；对现代化管理技术，现代化技术为档案管理工作提供了便利，如电子计算机以及声音音像存储设备的应用，档案管理者一定要能熟练掌握这些技术；对于外语知识，随着全球化与国际化的潮流，档案专业人员具备一些外语知识对保证外语文献资料的管理保存与应用能够便利进行具有相当重要的意义。
档案是一种重要的资源，它必然要与网络化时代的高科技相结合，这要求着档案工作者必须孜孜不倦地学习相关的知识，来提高自己的能力，进而提高档案管理工作水平。档案管理人员的专业知识素质决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平。因此，只有档案管理人员具备一定的专业素养，才能为提高档案管理工作效率打下基础。
二、对自己的工作投入热情
档案管理工作是比较枯燥的。档案管理工作者整天面对的是大量的档案文字，更多地是将时间用在档案的分类、整理、存储上，难免有时候会感到枯燥。如何克服这种枯燥感呢？档案管理工作者应该在工作中进行自我鼓励，自发调动自己的积极性，充分认识到档案管理工作的重要性，要时刻提醒自己：每个人的档案都至关重要，保管好大家的档案是一件非常有意义的事情，大家将档案交予我们来进行管理，这不仅是一种社会规定的要求，同时也包含着信任的成分在里面。大家信任我们，将档案交付我们进行管理，我们不应该辜负大家的信任，应采取积极有效的方法来将大家的档案管理好。
领导也应该尽可能地采取积极措施来激发档案管理工作者的积极性。因为档案管理工作是枯燥乏味的，传统的工作方式更是如此，倘若领导者不能够及时调动其积极性，就会使工作效率难有保证。一些档案管理工作者很多时候都不知道自己工作的意义所在，这就是一种纯粹为了工作而工作的状态，针对这一现象，领导应该加强这方面的宣传和教育，让他们对于工作有积极的认识，对自己的工作重新定位。领导应该在工作中引入竞争机制，以调动大家工作的积极性：对表现优秀的人员进行一定的奖励政策，对于表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施，以最大限度地发挥个人的工作潜力，从而进一步为提升工作效率提供保障。
三、档案管理手段应该更新
第8篇
关键词：档案管理；法律法规；职责
中图分类号：D9 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-03-0201-01
一、档案法规的立法本意
《档案法》明确指出“档案是指过去和现在的国家机制，社会组织的及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字，图声像等不同形式的历史记录”。并且具体规定了“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位都有保护档案的法定义务”，同时规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”，具体表明了档案事业应当在各级人民政府的直接领导下展开档案收集，整理工作的重要意义和作用，同时规定了“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整和安全，便于社会各方面的利用”的工作体制和崇高的工作目标。
二、档案管理的法律界定
《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有，国家规定的不得归档的材料，禁止擅自归档”。这一规定不仅对档案机构和档案工作人员对应当归档或者不得归档的材料做出严格的规定，也对立卷归档的材料如何定期归档，集中管理做出了明确的时间限制。本法的第十一条，第十二条规定了“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的可以按照法律和行政法规的规定，有上述单位自行管理”，上项规定明确了持有须归档由档案管理机构保存的档案，各机关、团体、企业事业单位和其他组织应负有定期移交档案的法定义务，同时对现存于档案机构之外的具有档案属性的文物、图书资料由各单位执行管理的具体方法以及与档案管理机构必须在利用上形成有效地互相协作，以保证文献资料的公益性利用。《档案法》的第十五条至第十八条具体规定了“档案保存价值，保存期限的标准以及档案销毁的程序和办法，由行政管理部门制定”，禁止擅自销毁档案的规定，确保了档案的保存价值和有价值档案的安全。对档案的安全保管和档案的有序转移、转让、出卖、复制、保管都做出了相关规定。对于立卷归档的材料和属于国家所有的档案《档案法》以第十八条做出了“禁止携运出境”的禁止性规定。
三、对《档案法实施办法》的解读
《档案法实施办法》的颁布施行，加强了人们对《档案法》各条规定的理解，国家行政机关依据国家立法机构依法公布实施的《档案法》，在充分尊重立法本意和保留各条原意的相对独立性和连贯性的前提下，以实施办法或实施细则的方式对《档案法》的施行进行了有权解释。从而使《档案法》的执行更具可行性和操作性。对《实施办法》的理解，贵在工作的实施和践行，《档案法》和《实施办法》是内涵与外延之间的紧密逻辑关系，各条款之间绝不可能出现和发生原则上的冲突和语义上的重复，它们之间的区分仅在于前者是法律，后者是法规，都是必须切实贯彻一体遵照执行的规则，任何人不得随意解释和曲解，更不允许对严肃的法律法规产生不应有的歧义。
四、档案法规的限制性规定和禁止性规定
第9篇
人力资源管理人员每天需要面对大量的人员基本信息管理、岗位凋换、薪资管理等，如果采用传统的管理方式，不仅浪费时间和精力，繁杂的工作也会导致效率低下和错误率高。因此，在信息化的今天，再使用传统的人力资源管理方式，很明显已经无法满足现代企业的需要。为了适应现代化对人力资源管理提相互的新要求，提高人力资源管理的效率，减少重复劳动，实现资源共享和信息沟通，必须通过计算机技术以及网络技术来实现。随着科学技术的飞速发展和计算机信息技术的不断提升，计算机在实际中的应用越来越广泛，对于提高管理效率，降低企业运行成本具有重要价值，已经成为现代企业人力资源管理工作的一个重要工具。
二、人事档案管理工作对人力资源信息管理的影响
人事档案是企业劳动、组织、人力资源等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史的全面的考察职工的依据。
人力资源管理强调通过人力资源管理策略及措施与组织文化的配适，能够使企业达到良好的财务绩效。人事档案管理工作之于组织人力资源信息管理，就如同个人特质之于个人的影响，不但对内会影响组织的各项人力资源管理活动，也会影响组织应对环境变化时所采取的人力资源战略。人事档案管理工作在人力资源信息管理中的作用发挥，体现在可以增加人力资源管理工作的效率与效能，建立竞争优势，增强组织优势，确保组织从战略性观点来从事人力资源管理。
三、对企业人事档案管理主管部门的建议
1.配合人力资源部门需求，加强考核并落实人事档案管理工作
档案管理主管部门应协助组织人力资源部门确实根据档案管理规范办理人事档案管理工作，构建档案管理评鉴机制，办理档案管理倡导、观摩、学术交流及培训;并加强督导考核，落实档案管理绩效。此外，对于档案政策的修定，应适时调整不合规定的法规及作业规定，并与各组织的档案管理人员建立双向沟通的渠道，广纳建言，以拟定相关配套措施，方能落实执行。
2.经费编列的争取与投入及强化人力资源信息管理
一是在经费编列方面。档案管理制度要构建完善，必须要有充裕的人力及经费。然而在组织资源分配不均的情况下，由于档案管理工作在组织内是往往属于不被重视的业务的缘故，因此大部份组织的档案管理部门都缺乏充裕的经费来购置相关设备以提升行政效率，因而在沉重的工作负荷量下，很多档案管理人员都面临极大的心理负担，业务推展成效也不佳。所以组织除了需编列特定经费外，高层主管部门应给予实质上的支持，例如协助经费有限的档案管理部门建立电子化办公体系。当前建立信息库与人事档案对接尤为重要，将档案信息录入信息库，扩大信息库存储项日、范围，建立完善的电子人事档案。
二是在人力资源方面。日前人事档案管理部门普遍有人力不足的现象，因此想要强化档案管理的人力资源，除应加强现有档案管理人员的专业培训外，并应针对专长，进而全面调查，重新调配岗位，从而适才适所的进行人力凋整互相支持，这样才能有助于绩效的提升。
3.加强人事档案管理的倡导
日前，不同组织在推动人事档案管理政策时，若遇到组织管理者不重视，再加上人力资源部门的不配合，经常会使得人事档案管理的业务推动受到阻碍。因此高层主管人员应加强灌输正确档案观念，利用书面公文、倡导文件或召开研讨会，向人力资源主管及员工加强倡导，以多方倡导人事档案管理的相关措施及流程，这样人事档案管理人员才能顺利推进业务，进而建立健全的人事档案管理制度，切实提供有效的人力资源管理信息。
四、对企业人事档案管理人员的建议
1.充实专业技能，展现绩效
把握任何学习进修机会，吸收新知，以提升本职学能，尤其档案运用信息科技已是建立电子化工作环境不可避免的要求，因此档案管理人员应多加强计算机信息能力的训练，从而确保能够以专业知识及敬业精神获取更高的肯定与尊重。
第10篇
【关键词】吕梁市;城建;档案管理;信息化;人才
近年来，吕梁市随着太中银铁路全线通车以及新城区建设、吕梁大武机场、209国道、太佳高速等一批重大项目相继建成，城市建设正面临着前所未有的发展。吕梁因特殊的地理、人文环境，形成了人口流动规模大，人员结构年轻化的人口现状，所以，每个阶段形成的城市发展的档案记录都有其重要意义。而科学的档案管理方法对于吕梁市城市规划管理和城市经济发展极其重要。在信息化技术高速发展的今天，对于城建档案的管理也开始实现现代化，为进一步满足社会对城市建设信息的需要，在吕梁市城建档案管理工作中，相关部门应该从以下几方面着手建设。
一、硬件设施建设
硬件设施建设即档案信息数字化的基础设备建设。特别是在信息资源收集、整理、传输以及共享阶段，更是占据举足轻重的地位。
在传统的档案管理理论的指导下，严格遵循收集、整理、保管、检索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不仅耗费大量的人力物力，效率低下，而且有时达不到应有的效果和作用。
很显然，电子计算机是硬件设施建设的首选，其具有逻辑性强以及信息存储量大的优点，在文件管理上，应以计算机技术为基础，以便更为精准地找到相关文件，同时在文件借阅、归还等方面也会更加方便，并可以在短时间内找出需要销毁的文件，尤其是文件归档工作也将进行的更加顺利。为了让各项工作都能在网络化的模式下更好地传输、共享，还要逐步建立健全局域网。
二、人才队伍及思想建设
对于档案管理这一重大课题的建设，专业人才建设是核心，技术是关键。计算机信息技术的应用，提高了档案管理水平，但在实际工作中发现，档案管理思想还较为落后，与现代信息化要求不相符，因此应重视档案管理信息化建设，并创新档案管理方式，以便满足社会发展需要。
创新的管理思想需要专业的档案管理人才来实践，城建档案管理工作专业性很强，对工作人员的专业素养要求较高。从目前的发展现状分析来看，档案管理存在机构不全、人员兼职过多、业务不熟、档案意识缺乏，概念模糊等问题。所以，要注意人才培养，形成合理的专业人才筛选机制，定期专业化培训，着重培养一支理论、实践、技术兼备的高素质人才队伍。
三、档案管理系统建设
档案管理系统是本文重点论述部分，其主要内容包括档案信息的收集、归档、管理、利用等方面，是一个完整、高效、安全的系统平台。现阶段，无论是城建部门还是其他政府部门都采用较强独立性的档案管理系统，很少会与其他管理系统相联系，严重影响信息资源的使用与共享。对于档案管理工作来说，工作量很大，也十分复杂，所涉及部门也很多，这就需要各个部门能够相互配合，并严格按照相关流程开展工作，但现代档案管理还很难实现这一目标，因此需要根据实际情况进一步完善。
在此我简单介绍一种基于地理信息的管理系统。GIS背景下的城市建设档案管理系统是一个集MIS、GIS、OA和INTERNET为一体的综合性系统。
GIS桌面软件工具主要负责城建档案的档案空间数据和基础地理数据的采集以及城建档案图形数据与属性数据关联建立、图形数据格式转换等工作。
GIS技术属于综合性技术，并被广泛应用于现代社会各个重要领域，因此，为GIS技术构建城建档案也就显得十分重要，GIS技术建成以后不仅可使城市规划更显系统化，建设与管理也更将自动化，对于城建档案管理工作的质量与工作效率也会有显著提升，进而是档案管理更加安全、可靠，真正发挥档案应有作用，推动城市化建设与发展。城建档案依托于地理信息系统GIS，结合档案管理自身分类分级的管理模式，因此，基于GIS城建档案管理系统在未来的发展中极具潜力。
四、档案管理规范化建设
档案管理工作要想实现信息化，更好地服务于城市建设，就必须制定完善的工作规范。目前各档案部门具有的通病是所采用的计算机的规格、型号不统一，管理系统不兼容、经济技术投入不足等。通过制定相应规范准则来对电子文件归档，传统介质档案数字化，如此数字化档案的利用、传递和保管等工作才能更加规范化、秩序化和标准化，以减少重复建设、互不兼容等不良现象的发生。
【参考文献】
[1]许胜伟，宫辉力，石若明.基于GIS的城建档案管理系统的研究与设计[J].2005.
第11篇
关键词：办公室；档案管理；工作效率；现状；措施
办公室档案管理工作在一个单位中具有重要的作用，其的管水平与单位中其他部门工作的开展具有直接的联系，需要采取有效的措施提高单位办公室档案管理工作的效率，从而保证单位各项活动的顺利开展。为了有效的提高办公室档案管理效率的提高，需要使用现代化的技术手段，改善和创新传统的档案管理工作，实现档案的现代化和智能化管理，有利于促进档案管理工作跟上时展的步伐。
1 办公室档案管理存在的问题
1.1 管理意识淡薄，管理方式落后
我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐。
1.2 管理人员的管理素质较低，有待提高
现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。
1.3 办公室档案管理的网络信息化建设有待加强
随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。
2 如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
2.1 健全办公室档案的现代化管理体系
在办公室档案管理过程中，档案管理和文件管理是两个重要的管理方面，同时两个方面具有密切的联系，因此在管理的过程中，这两项工作内容需要结合在一起管理，不能够分开管理。为了使档案管理人员在后期的文件管理中遇到较大的困难，所以建议档案管理人员在文件管理的前期就广泛的参与到办公室的档案管理工作中，这样一来，档案管理人员能够全面的掌握和了解文件按惯例工作，从而能够顺利和快速的融入档案管理工作中，有利于建立和完善单位办公室档案管体系。此外，单位的档案管理制度和档案的操作程序需要完善和健全，从而保证工作人员按照管理程序进行档案的管理，有利于促进单位办公室档案管理的体系化。
2.2 增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
现阶段，单位对档案管理工作重要性的认识还不是很高，加之，办公室档案管理的理念也比较陈旧，带有严重的滞后性，对办公室档案管理工作水平的提高造成了一定的阻碍，因此，需要采取有效措施提高单位对档案管理工作重要性的认识，并促使档案管理理念的更新，该项工作具有十分重要的意义和作用。首先，单位对办公室档案管理规范化的认识需要提高，并在现阶段办公室档案管理现状的基础上，结合办公室档案管理的目标等创建符合现代社会发展的办公室档案管理理念，对于办公室档案管理的意识也需要采取有效的措施进行完善，并需要满足社会发展和自身发展的需求，坚持以人为本的管理理念。单位档案管理意识需要在单位的管理决策中和单位的服务意识中加以体现。在办公室档案管理过程中需要将岗位责任制强化，而单位管理中不合理的规章制度也需要的加强改善，从而使档案管理人员的爱岗敬业意识得到强化，通同也能够使单位档案管理体系的建设水平得到较大的提升。
2.3 加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
现阶段从事办公室档案管理工作的人员的专业素质普遍较低，大部分是兼职，对于现代化技术的应用也不是很全面，在一定程度上影响了办公室档案管理工作效率的提高。所以说，提高档案管理人员的专业素质具有十分重要的意义。为了充分提高档案管理人员的专业素质，单位需要从不同的渠道，以不同的方式进行管理人员专业素质的培训和培养，从而增强档案管理人员的专业理论知识和技能，从而提高档案专业化管理水平的提高。立足于办公室档案管理体制的完善需求，从事档案管理工作的人员需要积极主动的参与到档案专业的培训活动，从而提高专业档案管理技能；其次，还需要提高对档案管理工作的责任感和使命感；再次，办公室档案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在办公室档案管理工作的相关要求的基础上和对档案管理专业人才的要求前提下，对单位档案管理工作人员进行专业的技能培训工作，从而使办公室档案工作人员的专业素质得到较大的提高。
2.4 强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作。
结束语
综上所述，办公室档案管理工作具有十分重要的作用，对单位其他的部门工作的顺利开展具有较大的影响，因此需要采取有效的措施提高办公室档案管理工作的效率和水平，充分发挥办公室档案管理工作的作用。可以通过办公室档案管理制度的完善，增加档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，可以有效的提高档案管理工作的效率，在管理档案的过程中也需要使用现代化的技术，从而促进办公室档案管理事业的蓬勃发展。
参考文献
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第12篇
1、做好档案管理工作宣传
在当前的档案管理工作当中，事业单位的领导以及其他工作人员都没有从根本上意识到档案管理的重要性，在这样的忽视态度和不正确的思想理念指导之下，档案管理工作在实际的实施以及落实过程中就出现了不同程度的问题，并且加大了档案管理的难度，影响到档案管理效率的提高。为了更好的应对这一问题，事业单位必须要努力强化相关工作人员对于档案管理的认知，真正意识到档案管理的重要性，那么做好档案管理宣传工作是必不可少的，而且宣传的力度需要根据实际需求进行扩大。首先，事业单位领导必须强化对档案管理的认知，从根本上意识到档案管理重要性，并为其他工作人员树立良好的榜样，能够在宣传工作当中给予大力的支持和强调，从而提升宣传效果。其次，事业单位可以在当前宣传手段的基础之上，根据工作需要进行宣传手段的??新，运用多元化的宣传技术和渠道来强化宣传成效。最后，事业单位在宣传工作之余还要重视监管，使得管理人员能够在实际的档案管理工作当中做到认真负责，保障管理效率。
2、加快档案管理的信息化
在科技进步和时展的进程中，先进的管理技术逐步和事业单位的档案管理工作结合起来，推动着档案管理的信息化发展，也为按管理效率的提高提供了有力途径。因此事业单位必须要实现档案管理的信息化，运用高质量的信息化管理来解决传统档案管理工作当中效率低和工作难度大的问题，最大化的发挥档案价值。在档案的信息化管理实施当中，要加大对互联网的应用和整合，这样才能够充分发挥二者的整合优势，在效率和质量提升当中发挥更大作用。实现档案的信息化管理，除了在提升效率的同时，还能够避免资源的浪费，减少档案管理的成本。为了保障信息管理的实现，事业单位要注重配备相应的信息化管理设备，并善于引进网络和数字技术，加大技术设备的灵活应用。事业单位也可以专门设置档案信息化管理部门和工作人员，做好信息化管理工作的调试，并在实践当中进行经验的总结，不断完善档案管理的科学设备，更好的提供档案服务。
3、注重完善档案管理制度
就当前而言，事业单位的管理模式和管理技术具备较强的局限性，管理办法和技术手段较为落后，出现明显的创新不足问题，而且当管理的规范化问题得到重视，这直接影响到了管理质量和效率。因此，事业单位要重视完善档案管理制度，而且在制度的构建和完善的进程中，要结合当前档案管理工作中遇到的实际问题和需要改进的方面，推动档案管理的规范化进程，提升档案管理能力。首先，档案管理手段的优化必须要适应时展和科技进步的要求，采用多元化的档案管理方式来提升整体管理效率和质量。其次，将数字技术、信息技术、科技智能手段进行有机整合，构建完善的档案管理技术体系，强化档案管理的能力和效率。最后，必须将档案管理方法、技术等相关内容纳入到事业单位档案管理制度建设当中，从而为各项工作的开展提供制度上的支持与保障，也让各项工作的开展有法可依，那么档案管理的规范化和科学化也能得到强化，切实达到档案管理效率提升的目标。
4、创新档案管理人员培训
从事业单位当简单管理的实际出发，档案管理人员素质能够满足当前工作的需要，尤其是不能够有效掌握先进的档案管理技术，和时展和档案管理需求不相符，弱化了档案管理工作的效用，也为事业单位的长远发展带来了阻碍。因此，要想进一步的探究档案管理效率提升的方法和路径，需要从档案管理人员素质的培养和提升方面着手，强化对档案管理人员的教育培训工作，通过提升人员管理效率和质量的方式来保障档案管理的成效。事业单位要根据自身实际情况来建立健全教育培训制度，按照岗位需求和职责分配等标准进行针对性和合理性的教育培训，从整体上提高档案管理人员的综合素质。一方面要针对档案管理的专业业务能力进行培训，提升工作人员的业务素质，同时针对其专业技术落后等问题，来引导工作人员认真学习先进的档案管理技术，灵活的掌握信息技术、数字化技术等来高效的处理档案管理工作。在培训当中可以运用多元化的方式，例如讲座、多媒体培训等方式。另一方面，要对档案管理人员进行思想道德培训，帮助其树立正确的工作观念和态度。
5、提升档案资源利用效率
第13篇
关键词：高校档案馆；绿色化；环境管理体系；构建对策
高校档案馆是负责保管和提供利用本校历史文献、人物档案、资料和科研成果等重要资料的服务性机构，也是学校工作的重要组成部分，在构建环境优化型高校中扮演着举足轻重的角色。随着我国档案馆建设规模和力度的不断扩大， 低碳节能、绿色环保是一个越来越受关注和重视的话题。如何更好的建设高校档案馆，如何更好的优化高校档案馆环境质量，就迫切需要从绿色环境管理体系上来进行规范和完善。
1 国内外高校档案馆环境管理现状
以绿色环境管理体系来完善高校档案馆的建设是保障史实、资料、书籍、科研成果安全、可靠的重要条件，也是构建绿色校园的内在要求。国外在绿色环境管理高校档案馆管理实践中也取得了较大成果。如美国华盛顿大学与环境保护局缔结合约，推进绿色大学示范性工程建设；英国生态学校规划将环境生态学作为学校管理的重要内容，并从环境信托基金等方面给予学校绿色化经费投入，如“整洁的英国集团”（Tidy Britain Group）将立足于改善居住和生活环境作为提升环境质量水平的基本目标。加拿大“种子计划”也将绿色校园列入规划，推进整个校园环境的改善。2012年伦敦经济和政治学校通过ISO14001环境质量管理体系认证，成为高等教育系统生态校园的典范。从绿色环境管理体系建设来优化高校校园环境，我国的清华大学也将绿色作为校园文化、科研、环境的重要方针，旨在创办世界一流高校的办学环境。如“十景”、“一河”、“一区”等建设工程的实施，从节能、节水、节电、节气以及相应规章制度的建设来推进环境友好型校园景观的构建。同样，在绿色环境管理体系下来构建高校档案馆，需要从档案馆建设全过程，细化选址、布局、绿化设计与建设，能够从建筑风格、档案馆照明系统、智能化控制系统等方面来完善档案馆绿色化管理目标，保护好档案，最大化的实现档案保存与档案开发、利用的价值[1]。
2 绿色环境管理体系下高校档案馆设计与建设内容
高校档案馆在贯彻绿色环境管理体系过程中，需要从以下几个方面来构建。
2.1 布局上要融入环境管理体系。根据档案馆类别的不同，其建筑空间所具备的功能也存在差异。但总体上应该具备档案馆、道路系统、停车场、绿化系统，且不同功能区之间应该合理性设置[2]。如在主体建筑功能上有接待大厅、档案编目整理中心、档案保管中心、档案数字化中心、档案馆工作人员工作区域、以及档案馆配套用房等。接待大厅多为主要出入口，要能够与停车场、道路系统进行有效衔接，便于档案的接收、存放、管理等。档案存放区域应该设置过渡间，具备专门的档案运输线路，且具有相对独立性，在空间布局上要考虑到通风、朝向的优化，保障相应的日照条件。如库房区域北向布置，办公区域南向布置，既有效规避了强光对档案纸张的照射，又能够兼顾办公区域充足的采光条件。
2.2 绿化设计要统合到档案馆建筑环境中。绿色环境管理体系下高校档案馆建设要达到30%以上的绿化率，特别是周围绿植设计，要能够有效吸收甲醛、二氧化硫、二氧化氮等气体，如侧柏、臭椿等树种具有较高的抗菌、抑菌效果；同时，在绿植规划上，要突出乡土树种特色，以常绿乔木为主、辅以黄槐、臭椿等落叶乔木，灌木以桂花、黄榕等为主，地被植物以藤类为主，保障周围四季绿意盎然，打破过去单一、陈旧、沉闷的档案馆印象。
2.3 以绿色、环保建筑材料来改善建筑特性。新建档案馆要加强对新型复合材料的运用，特别是复合墙体材料、外墙装饰面、防水砂浆层、多孔砖、柔性防水层、阻燃级聚乙烯板，以及内墙涂料，来改善档案馆室内温湿度变化问题。如在防水砂浆处理上，添加氯丁胶乳，能够充分发挥高分子胶体材料的吸附力和稳定性，提升传统水泥砂浆的防渗性能和抗潮性；多孔砖作为新型节能、环保材料，利用砖体内的孔隙来降低生产能耗，增强隔热效果。据统计，采用新型墙体材料的档案馆在夏季空调不开启条件下，档案库房温度变化≤2℃，湿度变化也很小，降低了空调、抽湿机的运行成本，体现了绿色、低碳、环保、节能宗旨。
2.4 档案馆防火、防盗、防震、防虫等设计。防范水灾、火灾、虫害等灾害是档案馆日常管理的重要内容。为了提升档案馆建筑的防火性能，一方面融入现代化自动火灾预警系统、灭火系统，另一方面从建筑材料的防火性、耐火性等方面进行改善。如在档案馆防火分区布局上，同一防火分区建筑墙体耐火极限不得小于3小时，不同分区建筑墙体耐火极限不得小于4小时，库房缓冲区及库房的房门应该选用常开式防火门，库房墙面、顶面采用不燃材料进行装修，密集柜采用不燃性材料制作。在防盗设计上，以24小时电子监控设施来布置监控系统，如对保密区域、库房区域、办公区域进行布防，安装报警器并与保卫处报警电话相连接，能够实现自动报警。在防涝设计上，根据不同地区档案馆建设所在地自然气候特征的差异，格外注重档案库房防涝设计，减少因水浸而诱发档案纸张霉变、字迹褪色等损失。如在建筑顶部、建筑周围设置顺畅的排水管网，减少雨水的滞留时间。在防虫设计上，多采用真空充氮消毒法，能够有效杀灭各类幼虫、虫卵，还能够降低档案库房的湿度，减少因放置药片而带来对室内环境的不良影响。
2.5 绿色照明系统的设计。照明系统是档案馆能源消耗的重点，而构建绿色照明系统，不仅能够有效降低光污染，还能够改善档案保存环境。通常在高校档案馆照明系统设计上包括三方面：一是对自然采光区域进行自动调节，来弥补因日光不足而带来的影响；二是在不同功能区设置自动调节光照程序，实现分区化照明；三是引入先进照明设备，改善传统灯管照明的不足。如对于书画类文物，因光照敏感性通常不能超过50lux（勒克斯），可以通过自动化控制照明系统，利用红外线探测设备来调节灯光的亮度、减少光能消耗。另外，在档案馆自然采光设计上，要充分利用反射、折射原理来补充电源照明。如在窗户设计上引入透光性玻璃；在自然采光中消除紫外线辐射。
3 绿色环境管理体系下高校档案馆的构建思路与对策
3.1 选址要符合高校规划与可持续发展需要。高校档案馆的选址要慎重，要从高校发展规划及拟建地址功能区域划分上，综合多方因素来合理选址。如区位选址要具有代表性，以高校出入口附近为主，保持与校园整体规划相协调，要能够从人文景观、建筑风貌、校园环境一致性上更好地满足校内外师生的需要。同时，选址所占地的水文地质条件要满足建筑负荷及承载要求，要远离易燃、易爆区域，地势相对较高，具备完善的排水设施。
3.2 注重档案馆风险防范措施建设。从档案馆可能存在的风险管理上，重点做好防火、防虫、防潮管理。一方面做好档案馆消防器材的管理，定期组织消防演练，并对各类消防器材进行巡查。另一方面注重对档案馆安全隐患的排查与消除，如夏季高温防火安全检查，夜间防盗、防火检查，安全出口、通道的畅通检查，火灾报警装置的可靠性检查等。对于档案馆虫灾、鼠灾的防范，重点采取防范措施，如对档案实施真空充氮消毒管理，控制档案库房温湿度；在物理灭鼠防范上，选择成本低、易清理的夹具；在化学灭鼠防范上，要做好饵剂管理，并及时清理老鼠腐尸；与此同时，还要做好门、地缝、下水道、地漏等水封措施，彻底防治鼠害。
第14篇
关键词：企业档案；法制意识；档案工作；劳动关系；改制企业；合法权益
1 企业档案存在的问题
随着目前市场经济的进一步发展，我国经济体制发生了深刻的变化，一些国有企业破产、重组、兼并或转制，民营企业、合资企业、外商、个体工商户等新的经济组织逐渐成为我国经济发展的重要组成部分，和职工就业的主题。然而在国有企业转制、破产和兼并重组等过程中，企业身份转变和档案管理问题日益突出，主要表现在：一是企业职工档案管理不规范，经过破产、转制的国有企业职工档案疏于管理，有的职工档案去向不明或存在随意涂改等现象。更有甚是，一些新的经济组织不重视企业职工档案的建立和保管，不能及时更新、补充新产生的职工的个人材料，导致职工的档案不准确、不完善。二是企业职工档案被分散保管。部分国有企业破产后职工被分流，但是职工档案没有被带走，一些民营企业或外资企业只保存本单位职工录用以后形成的档案，职工录用之前的档案有的在原企业保管，有的随破产企业档案一起交由综合企业管理部门或破产企业的主管部门保管。总之，职工的档案被分割，形成了不完整的职工个人档案，导致职工个人履历断档，不能完整反映职工个人工作经历。三是部分企业职工档案管理不规范、保管存在安全隐患。有些企业职工档案被装在破旧木柜中或麻袋中堆放在仓库角落，既没有防火、防潮措施更没有防盗设备，档案丢失、损坏现象严重。四是借阅和传递手续不规范。部分单位和企业在职工档案的借阅和传递方面存在不规范的现象，有的职工可以随意带走档案，借阅无借条，调转无手续和回执，有些企业因不同意职工调转或其他理由随意扣押或涂改职工档案，致使职工档案形成“弃档”或“死档”。企业档案管理的缺失或错误，直接导致职工在办理退休、养老、住房公积金等事宜时无法提供完整的法律依据，致使职工或企业利益受损，或有甚是导致企业和职工对簿公堂。
2 档案是企业法律举证的重要依据
企业在经济运作之中总要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多，做好企业档案管理它将为企业各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。企业要想顺利发展减少经济运作中的麻烦与损失，要想胜券在握，就必须在平时的企业管理中谨慎、细致的保存好，既有时效性又有真实性，较为翔实完整的企业档案，才能在各种经济纠纷中立于不败之地。而我国现行的司法理念可以概述为“告诉制”，即民不告官不究，且是“谁主张，谁举证”。然对经济纠纷而言，从民法审判角度，原被告都可以举证、质证，对证据的确认，采信，直接关系到审判的结果。所以原被告方在审理过程中，谁能完成举证责任是致关一环。对原告来说是维权的重要手段，对被告来说是有力的抗争，对法官来说是寻求公正判决的合理支点，一经采信证据，就会依据法判决。所以，企业在应对各种有关经济和其他纠纷司法案件中，如能寻找出有力的证据材料，特别是有关文件、物证、人证、影像资料、录音带等等，既可以还原事实真面目，又能给法院断案依法做出公正、公平、合理的判决，维护权益、讨回公道。因此，从某方面来说做好企业特别是国有企业的档案管理，对维护企业和员工的利益来说是至关重要的，同时还是法律举证的重要依据之一。
3 用法制意识搞好企业档案管理
3.1 企业档案管理融入法制意识的重要性和方法
既然企业档案是企业处理各种纠纷的重要法律依据，因此企业档案管理人员就要严格按照国家有关法律、法规要求妥善做好企业档案管理，在形成档案之初就要树立法制意识，本着实事求是的态度和证据的角度进行收集、整理、管理企业档案。但企业管理千头万绪怎么从法律证据的角度管理企业档案呢？这就要求企业档案管理人员要弄清楚证据存在的基本要素。企业管理虽然表面非常发杂，但万变不离其宗，不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化、企地关系等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。所以取证、索证无时不有，就看从领导到普通职工有没有法制意识与觉悟。所以企业机关文秘人员特别是档案管理人员要对身边的小事、碎事留个心眼，事事都要考虑周详，做事特别是重要事项要留下痕迹，要有原始凭证 、文件记录保存的习惯；要有程序制度逐级办理的手续履行；要有回执、查询的记录原始材料，特别是保留好原始件的孤本作为；要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字据等等这些都是证据的基本要素，一句话：证据要的是原汁原味，这是最关键要素。
3.2 做好企业档案管理的基础性工作
企业应严格执行《档案法》的各项规定，健全档案管理制度，认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料，定期督促、检查，发现问题及时整改，保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养，定期参加地方档案行政部门组织知识培训，加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育，使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求，从而全面提高档案管理水平。
3.3 加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障
为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。
4 案例分析说明
劳动争议案。安阳市某煤炭企业始建于1969年，李某自建矿初被招进该企业工作，并任该企业工会副主席职务。该企业规定领导干部到达53岁期退居二线，正职降为副职、副职降为管理人员。由于该单位职工档案管理不严，为了拖延退居二线日期，李某托关系借出自己的档案并私自涂改了招工日期和自己的真实年龄。按照身份证真实年龄2011年李某该退居二线，但是李某说自己档案年龄不到退居二线年龄拒绝退居二线。结果，该煤炭企业按照李某身份证年龄给予了退居二线降低了李某工资待遇处理，为此李某依据档案年龄不到退居二线年龄为由将该煤炭企业告上了法庭。法院经过调查取证一审认为：该员工省份证年龄到达该煤炭企业规定的退居二线的年龄但招工表和档案年龄不到退居二线年龄，判令公司收回让李某退居二线降低工资待遇的决定。该公司不服一审判决，上诉二审。上诉审理时，该公司从档案中找到李某涂改招工表和档案的认证和物证，请求法庭支持。二审认定举证事实有效撤销一审判决，重新判令退居二线降低工资待遇决定有效，赢得了官司的胜诉。
5 结束语
企业档案管理关系到企业和员工的根本利益，所以用科学积极的态度去搞好企业档案管理，并将法制意识融入到企业档案管理中，是全面贯彻落实科学发展观、实现以人为本、维护企业利益的重要保障和根本举措。
参考文献
[1]《中国档案》 2010第4期；
第15篇
水是经济社会发展不可替代的基础支撑，是生态环境改善不可分割的系统。加快水利改革发展，不仅事关农业农村发展，而且事关经济社会发展全局；不仅关系到防洪安全、供水安全、粮食安全，而且关系到经济安全、生态安全、国家安全。加快水利改革发展对经济社会发展具有特殊的重要意义。
水利工程涉及广泛，不仅有水库、河道、电站、农田水利、农村安全饮水等工程，更主要的由于水利施工单位所具备的资质可以承揽农业、农办、土地、发改等部门发包的涉农工程，它和千家万户和不同行业有着不可分割的关系。水利施工又是个高危行业，多年来，因水利工程涉及的民事法律诉讼也在不断增多，机械伤害、物体打击、溺水等人身伤害事故及工程欠款时有发生，涉案标的大，诉讼时间长，也影响水利事业的发展。如何运用水利科技档案作为证据支撑，维护自身合法权益是水利科技档案工作者重视的一个问题。
近年来，笔者所在的驻马店市水利工程局在工程项目上涉及的民事诉讼纠纷达十余起。其中遂平县橡胶坝工程、舞钢市灌渠节水改造工程两起溺水死亡案件，涉案标的几十万。在案件审理中，我局档案人员充分利用归档的竣工验收资料和工程移交表作为有力证据，证明了两起事故的发生均不在我方施工期间，而是在我方竣工验收及移交后，由管理方管理中出现的事故，法庭采信了我局提交的档案资料，进而免除了我方的责任。近几年来，业主拖欠水利工程款的事件时有发生。我方积极利用工程合同、工程量清单、拨款单为证据，讨要欠款，获得了法院支持。通过多起案件，我们积极利用所存档案资料（照片、视频、施工日志、施工合同、工程量清单、拨款单等）作为案件证据，维护了自身权益，显示了所存档案的利用价值，发挥了档案的证据作用。
笔者就多年的工作实践谈谈对水利科技档案在民事法律关系中的证据作用的几点认识。
1 提高法律意识
认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民事诉讼法》以及其他法律法规，深刻理解档案的凭证作用，特别是《中华人民共和国民事诉讼法》中关于证据的内容。《中华人民共和国民事诉讼法》第63条证据包括：（1）当事人陈述；（2）书证；（3）物证；（4）视听资料；（5）电子数据；（6）证人证言；（7）鉴定意见；（8）勘察笔录。
证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据；同时，书证应当提供原件，物证应当提交原物，提交原件原物确有困难，可以提交复制品、照片、副本、节录本。笔者认为，涉及水利工程事务中的“书证”“视听资料”“电子数据”证据等均应予以重视，应把这些证据保存完好、齐全。注重在民事纠纷中的应用，而不能忽视了这些证据，让这些证据在档案柜里睡大觉。
2 转变观念，及早收集水利工程项目档案
2.1 根据水利工程复杂性的特点，拓展档案收集渠道。水利工程建设的过程是比较复杂的，从项目可研、申报到工程竣工，历时长，工作跨度大，形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，稍有疏忽，就可能会漏存或丢失，而小型水利工程则大多施工要求急，建设周期短，形成的文件数量不多，不易引起建设单位及档案人员的重视。以往习惯于等建设单位移交档案的被动做法已经行不通，档案人员应当提前主动了解水利工程建设易涉及作为证据的安全合同、工程重要安全警示标志照片、工程质量鉴定、工程合同、工程量清单、拨款单、工程竣工资料、工程移交资料的收集以及水利工程的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，及时切入，掌握第一个阶段工作中所形成的材料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。具体分为两方面：一是追踪收集。对工期短的，档案人员到现场了解进程，及时掌握工程信息，并指导督促技术部门做好收集档案资料工作，及时介入收集档案，这样质量会比较高，效果会比较好。二是分阶段收集。对工期长的工程，跨度比较长，采取分阶段进行收集，始终坚持档案员到施工现场督促收集，及时与建设、施工、监理、档案部门取得联系，获取工程进度信息，尽力避免档案原始材料散失，这样才能保证工程档案的连续性、完整性、准确性。
2.2 制定规范，及时组卷
水利档案数量繁多，通过制定规范，明确哪些应该收集，应该怎样收集，对这些列入收集范围的应及时收集、组卷。按水利工程建设的实际情况，我们制定了相应的制度，建立工程档案分类大纲、保管期限、档案分类方法等，将水利工程档案分为13大类：（1）综合类档案；（2）农田水利类档案；（3）水力发电类档案；（4）输变电线路类档案；（5）机电排灌类档案；（6）防潮防洪类档案；（7）供排水、农村饮水类档案；（8）房建类档案；（9）其它类档案；（10）设备、仪器类档案；（11）会计类档案；（12）水利水文资料类；（13）声像类档案等，及时将收集好的文件材料?M行对应、分类、排列，组卷整理，按规范装订成册，使档案管理有序，逐步走向规范化、科学化。
2.3 采用科学规范的标准，严把档案归档关
归档的工程档案首先从内容及深度上符合国家有关勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范和标准。档案资料的内容必须真实、准确、严谨；其次，档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
3 强化档案人员的业务素质，提高水利科技档案的管理水平
在很多人眼里，档案工作就是收集资料，无什么技术可言，事实正好相反，档案工作是一项技术性较强的工作，也对档案工作人员的素质提出了较高的要求。从事水利工程的档案工作人员，专业知识和技能比一般的档案人员要全面，不仅要掌握文书档案的归档方法、基建档案的基本知识、水利行业项目建设档案的归档方法，还要懂一些水利工程的各专业知识，以及要了解水利工程全过程和各阶段的建设，特别是竣工验收的资料、工程移交表、工程量清单、工程合同、安全合同、工程结算单、照片、视频等易作为证据的资料，严格把关归档。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对各专职档案管理人员进行业务培训，讲解水利工程建设中会形成和遇到的种种问题，分清哪些属于有价值的档案，对应当归档的有保存价值的材料及时归档。为了提高水利科技档案管理，一是需要加强领导对水利工程档案的重视，明确主管领导的责任；二是需要挑选责任心强的档案专业技术人员从事档案工作。特别是要保持档案人员工作队伍的稳定性，要培养档案专业人员过硬的技术，加强对水利专业知识培训、法律知识培训；要鼓励档案员自学，补充和吸收更多的专业知识，不断充实自己，使档案工作者提高档案管理水平。
