档案管理的职责范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理的职责文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、关于民政社会救助档案的概念及特点

1．社会救助工作及其管理体制

社会救助，是指国家对依靠自身努力难以满足其生存基本需求的公民给予的物质帮助和服务。社会救助以居民最低生活保障为基本内容，并根据实际情况实施专项救助(含医疗、教育、司法、住房救助)、自然灾害救助(含受灾人员应急生活救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助)、临时救助以及国家确定的其他救助。社会救助工作的业务主管部门为民政部，财政、教育、卫生、住房和城乡建设等部门在各自职责范围内管理相应的社会救助工作。县级以上地方各级人民政府有关部门在各自职责范围内管理本行政区域的社会救助工作。乡镇人民政府和街道办事处负责社会救助的申请、调查和审核等工作；居(村)委会受委托，协助做好社会救助的申请、调查和审核工作，以及救助金发放和救助对象日常管理等工作。

2．民政社会救助档案的概念

广义上讲，民政社会救助档案指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料，既包括文书档案、会计档案，也包括救助专业档案。本文从狭义上讲，民政社会救助档案专指救助专业档案。它是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收入家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。

3．民政社会救助档案的特点

种类多。按救助工作的性质，可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等；按救助对象的特点，可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。

来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。

基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录，这些记录包含了救助对象大量的基础信息，是各项救助工作延续的基础和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞讨人员救助档案外，其他救助档案材料都包括申请审批材料、日常管理材料。

二、民政社会救助档案管理的管理体制和原则

1．管理体制

救助档案属于民政部门的专业档案，民政社会救助档案工作由民政部统一领导，业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导，结合本地区的实际，共同制定相应的管理办法；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理；居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。

2．管理原则

依法管理。救助档案属于专业档案，其管理无法可依，必须加强调研，由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定，规范救助档案的管理。

分类管理。农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助在文件材料的形成上有共同的特点，都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放，形成的材料比较简单，这几类档案可以出台一个管理规定；对流浪乞讨人员的救助不实行审批制，其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录，所以这类档案应当单独搞一个管理规定；最低生活保障档案管理比较复杂，它是一个动态管理的过程，业务主管部门应当结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》实施过程中遇到的一些问题，制定具体的管理办法。

分级管理、基层为主、形成单位为主。根据救助工作的有关规定，各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同，形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作，县级民政都门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。

三、民政救助档案的保管、利用与移交

1．保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站，虽然各单位的条件不同，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。

根据救助管理机关和救助对象以及社会利用的实际需求，救助档案应当短期保管。具体说，流浪乞讨人员救助档案的保管期限为5年；其他救助类档案中的审批类材料保管期限最低3年(低保审批材料的保管期限为低保户停保后不少于3年)，日常管理类档案的保管期限最低5年。

第2篇

    （1）参与档案理论和业务的研究；

    （2）担任档案的收集、整理，编制一般的检索工具和专题资料等工作；

    （3）对馆藏档案有初步的了解，能根据利用者提供的线索，查到所需要的档案；

    （4）参加编辑档案材料的工作；

    （5）担任档案专业的业务指导工作，能正确掌握档案业务方针、政策，正确掌握调查研究的基本方法，能解决业务工作中的一般问题；

    （6）参加培训档案专业干部的教学组织和辅导工作。

    馆员职责：

    （1）独立进行档案理论与业务的研究；

    （2）独立拟订区、县、局级机关档案管理的计划、方案；

    （3）独立从事或组织指导档案业务工作，独立进行调查研究，总结推广典型经验，能发现和解决档案工作中的问题；

    （4）独立完成档案材料编辑工作；

    （5）了解馆藏档案，根据利用者的需要，系统地按专题提供档案材料；

    （6）?制定档案工作的规章制度、办法，提出档案工作业务计划，并组织实施；

第3篇

1 重视民政档案的利用，提高管理功效

民政档案管理工作的开展，与民生有着密切的关联，是维护社会稳定、促进经济持续发展的关键。民政部门的有关领导要提高对于档案管理工作的重视程度，组建档案管理控制队伍，对于档案管理工作的机制进行全面研究，对档案管理工作中存在的问题进行及时有效的解决，让各项管理制度和任务得到更加深入地落实，为档案管理工作的开展奠定一个良好的基础，更好地发挥档案管理工作的功效。

2 对于档案利用效率进行改善，提高档案资料利用的规范性与可控性

民政部门的工作与广大人民群众的基础利益有着密切的关联，并且档案资源具有不可再生和不可替代的性质。针对档案管理工作的具体特点，档案管理部门要对档案管理工作的制度进行调整和完善，并严格地履行各类工作规范，依据档案利用制度来开展日常档案资料的收集、归档、借阅、保管、保密、移交及销毁等，让民政档案资料管理更加完整、全面、真实。

3 以科学的管理思路和形式来开展档案管理工作，提高档案管理工作的科学性

作为社会公共服务部门中的重要角色之一，民政部门的档案管理工作是非常重要的。在相关管理工作开展的过程中，要树立负责任的态度，积极地为广大人民群众提供完善的服务。结合当前社会的热点问题，对于档案资源的利用情况进行不断地完善，对于档案管理工作进行深入调研，提高对于日常婚姻登记、收养、优待抚恤、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理水平，为民政档案管理利用的深度提高奠定坚实基础。结合当前档案管理工作的具体需求，档案管理信息化建设的开展也是非常重要的。档案管理工作的开展是民政工作开展的重要基础和支持，同时也是提高民政管理水平和工作成效的重要保证。在档案资料利用机制的构建上，要将电子档案的管理利用作为其中的一个重点内容，对于档案信息资料的内容进行不断丰富，通过提供多样化的信息资料服务，让民政档案的资料和参考作用得到更好地发挥。在档案管理利用的过程中，也要对于管理方式进行不断地完善，通过创新利用形式和途径，让民政档案的民生价值得到最大限度地利用。

4 积极开展和落实人才的培养和队伍建设工作

民政档案的利用水平受到档案管理人员的自身素质的影响。只有有效地提高档案管理人员的综合素质水平，才能更好地提高档案利用的规范化、科学化、高效化水平，同时提高档案资源的整体质量和利用效果，让档案资源的价值得到有效的发挥。在档案管理队伍建设上，要确保在岗人员具有较强的业务素质能力，提高在岗人员的责任感，打造一个专业的档案管理氛围和风气。在日常档案管理工作开展中，也要积极组织和落实相关的学习培训工作，组织档案管理人员对档案管理的有关法律法规进行学习，并通过交流来更好地学习和汲取档案管理利用经验。另外，民政部门也要积极做好宣传和推广工作，提高不同部门对于民政档案管理工作的支持配合程度，让档案资料的收集和管理效率得到更好地提高，促进档案管理工作标准化建设，让档案管理更加现代化、科学化，从而提高民政档案资源的利用效果。

第4篇

【关键词】 医院管理  电子档案  问题  对策

        随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

        1  医院电子档案管理中存在的问题

        1.1  档案管理职责不明确，管理线条多

        医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

        1.2  医院电子档案管理的意识和制度不健全

        有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

        1.3  电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

        由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

        1.4  档案管理人员素质有待提高

        由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

        1.5  档案管理硬件不能满足要求

        医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。

        2  提高医院电子档案管理的对策

        2.1  建立完善医院的档案管理网络

        医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

        医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

        2.2  制定相应的电子档案管理制度

        要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

        2.3  加强培训，提高认识

        档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

        2.4  加大档案管理的投入

        电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

        随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。 

参 考 文 献

[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.

第5篇

【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策

随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1 医院电子档案管理中存在的问题

1.1 档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4 档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5 档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于

2 提高医院电子档案管理的对策

2.1 建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2 制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3 加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4 加大档案管理的投入

电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

参 考 文 献

[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.

第6篇

食品卫生、食品安全建设是我国的重点民生项目之一，是我国特色社会主义建设的重要组成部分，随着我国基础食品卫生监督、管理工作的逐年开展，它已逐渐融入人们生活的点点滴滴之中。食品卫生监督管理中的档案管理工作是我国职责部门进行有关食品监督工作的重点部分，是后续基础监督工作的前期保障。

食品卫生监督档案管理的意义

它是指在有关职责部门在开展针对食品卫生监察工作时，将对科研成果宣传、培训，对违法违纪的食品安全处理结果，对食品相关企业的安全评价以及与上述有关的食品卫生法律、法规等政策、规章以记录的形式留存的一种综合性记录形式。它记载着我国食品卫生监督管理的发展历程，为我国未来的食品监督工作的开展作出前期指导。同时，肩负相关管理职责的人员可以通过行政执行人员记录的食品卫生现场监督、检查的情况，来考核该人员的综合素质，所以将食品卫生档案管理规范化、是我国发展健全的食品安全卫生监督管理体系的必经之路，同时也为后续的发展打下夯实的基础、提供理论依据。

档案管理的具体实施做法

制定合理方案，将标准统一化。方正市食品卫生管理局刚组建，经验较少，工作中需要管理的档案并不十分繁杂，但同样，由于组织部门新成立相关管理人员经验不足等问题比较严重所以，针对这一问题，我们可以进行优化。

制定适合的立档方案，将归档标准统一化。由于地方特性，方正食品安全管理局其下属地的商户流动性较强，变动较为频繁等原因缺乏统一的管理，由此针对该地区监管工作很难及时、规范的进行。所以，地方职责部门制定了一系列的立档方案，通过食品生产、经营单位等的行业特性等制定了“一户双档案管理制度”，即为同一商户同时设立综合信息卡片及分户档案管理，与此同时，将相关档案的填写、使用规范、食品卫生检查制度等相关管理明细在档案管理者等职责部门，用以规范未来工作进程。同时，增设“食品抽样检测”“行政案例处理分析”的地方特色模块，以期为后续统计、分析工作打下基础。

对档案资料做到及时收集、整理归档。在食品卫生监督管理的档案管理中，对档案中所需的资料做到及时、规范的整理尤为重要，及时将生产、经营个体的各项基础信息、量化测评邓相关资料做备查准备，使得档案与实际情况沟通密切，避免发生“档实分离”。

加强管理，提高存档人员的工作质量。档案管理人员的基本素质是保障相关档案管理妥善进行的重点，如果想要提高档案管理的质量就必须对档案管理人员进行较为严格的业务技能培训。采取定期组织高级档案管理人员进行专业技能的培训、定期组织有关档案管理制度的宣讲，通过提高档案管理人员的综合素质，从而提升整体食品卫生管理档案管理的水平。

食品卫生档案管理的体会

首先，领导层的重视程度是进行一起管理体系改善的前提条件，直接影响档案管理相关工作能否妥善的进行。有了领导层的支持，建立妥善的档案管理制度更容易被落实、实施。从而实现“上下齐心，共同监管，横纵制约”的健康管理体系。

其次，准备较为充分的资料准备是档案管理体系正常进行的基础，存档资料的不细致、不全面直接导致了食品卫生档案管理的无意义。所以档案管理人员在进行档案归档管理的同时需要尤为注意归档资料的真实性。

第7篇

管理主体不明确高校资产使用档案管理主体问题在许多高校也没有得到很好地解决。学校的档案管理部门虽对全校的所有档案具有管理和指导义务，但由于学校档案内容较庞杂，资产使用档案只是其中的一个分支，不太可能承担直接的管理责任;国有资产管理部门往往将主要职责放在规范采购、合理配置资产，加强资产监控与安全管理上，认为自已不是资产使用档案的直接产生者，不太愿意全面承担起资产使用档案的管理任务;教务部门虽有对各种教学仪器的使用加强管理的便利，但无法对其它资产的使用档案进行管理，也不太可能独立承担资产使用档案管理任务;各个实验(训)室管理人员，一般只负责本室设备的使用登记工作，更无法全面负责资产使用档案的建设工作。主体的不明确，直接造成资产使用档案管理的无序化和管理水平的低下。管理对象不清晰作为一种类型的档案管理，应首先解决管理什么的问题。

目前，高校资产使用档案还存在着管理对象不清晰的问题。一是内涵不清晰。对某件资产而言，涉及保管者、操作者、操作量、操作效果、故障维修、生产效益等诸多因素，到底应将哪些纳入记录范围，缺乏明确规定。二是外延不清。高校资产有实验实训设备、行政办公设备等多种类型，哪些应建资产使用档案，没有明确规定，目前重点建设的实验(训)室资产使用档案不应是其全部外延。三是建档单元不清晰。是以设备为单位还是以实验(训)室为单位建立资产使用档案的问题一直困扰着人们。显然，以前者为单位能清晰地看到某一设备的使用效益，但在操作中可能过于烦琐，难以执行，以后者为单位，又过于庞杂，不利于深入分析资产的使用效能，如何处理二者的矛盾需要进一步研究。档案信息利用不充分现有的资产使用档案主要是以实验(训)室为单位的资产使用登记档案。除在一年一度的国家实验(训)数据统计和学校职能部门组织的教学相关检查中有所运用外，还缺少一个档案信息的系统收集、整理和分析利用机制。实际上，除上述作用外，借助资产使用档案，我们可以清晰地看到某一资产的使用状态。通过分析某一类资产、某一单位资产的使用效能，可为学校制订资产调配计划，挖掘资产使用价值，调整资产管理制度提供依据，在提升资产使用效能方面发挥更大的作用。

管理队伍、管理制度和工作机制是影响档案建设与管理水平的主要因素。高校资产使用档案作为档案管理工作的一个分支，同样要遵循档案管理的一般规律。我们要提高其建设和管理水平就应牢牢抓住这三个关节点，结合高校的教学、科研和管理实践规律以及现有的资产使用档案管理现状采取有力的对策与措施。打造专兼结合、分级负责的资产使用档案管理队伍高校资产层级管理、分散领用的特点决定资产使用档案的产生、管理同样具有层级性和分散性。一是该类档案产生于不同层级、不同职能的使用部门，甚至于不同的设备单元;二是该类档案的管理工作也由不同部门的管理人员在各自的权限范围内完成。因此，高校资产使用档案的管理主体应是一支以国有资产档案管理员为主、各部门相关兼职人员为辅的专兼结合、分级负责的管理队伍。1．发挥学校资产档案管理员在资产使用档案管理中的主导作用。目前，高校一般都配有专职的资产档案管理人员。从职责来说，资产使用档案是资产档案不可分割的一部分，他们有责任、有义务承担其管理任务。从工作性质来看，学校资产档案管理员具备档案管理和资产管理两方面的知识，又了解全校资产管理的情況，有能力、有条件做好资产使用档案管理工作。学校应明确其主导作用，创造工作条件、调动其积极性，履行好职责。2．明确各级资产管理员、实验(训)室管理员和大型设备操作员相应的资产使用档案管理职责。这类人员直接接触本部门资产，了解相关资产的属性、功能和使用状态，其中大多数人同时还是资产使用情况的记录者，有条件做好这一工作。同时，做好本部门资产使用档案管理工作也有利于提高他们的工作水平和工作质量。因此，各部门应明确本部门资产管理、实验(训)室管理等人员的资产使用档案管理职责。3．合理分工，构建资产使用档案分级管理体系。尽管学校资产档案管理员、各部门的资产管理员、实验(训)室管理员都有义务做好资产使用档案管理工作，但由于他们所处的位置和履行的职责各不相同，应根据实际情况合理分工，明确各自的职责，才能做到任务不推诿，工作对接无缝隙，制定内容全面、权责分明的资产使用档案管理制度制度建设是做好工作的前提之一。

高校资产使用档案管理是一项常规性、持续性工作，涉及到的单位、人员、内容多，如果没有相应的管理制度来明确管理标准，规范管理行为，很容易造成管理的无序性，导致管理水平低下。因此，各校应根据国家的档案法规和学校实际情况，制订适合于本校的资产使用档案管理制度。这一制度，不同学校的形式和体例可能不尽相同，但资产使用档案管理工作本身具有的规律性决定其最少要明确以下内容。一要明确管理主体，指定不同层级的管理人员及其职责;二要明确管理范围，即要根据本校实际情况，明晰资产使用档案的收集和管理对象;三要明确管理规范，对不同性质资产使用档案的收集与整理时限、技术要求等作出明确规定;四要明确档案利用要求，对资产使用档案相关信息的分析、运用方法作出明确规定。当然，为促进这项工作，还应就资产使用档案的检查、评比等事事项作出必要说明。根据职责履行情况对相关人员进行奖惩也是本制度的内容之一。创新分级管理、集中报送的资产使用档案管理工作机制高校的人才培养、科学研究、社会服务，甚至师生生活都离不开一定配置的资产，都会产生相应的资产使用档案。从这个意义上讲，资产使用档案管理工作实际上是一项涉及全局、人人有责的工作，应建立与之相适应的工作机制。一是建立自上而下的分级领导机制。资产使用档案虽然只是学校档案管理工作的一部分，但不应等同于一般性质的档案管理工作。学校层面应由分管档案工作的领导亲自主抓，学校档案馆(室)从业务上给予指导和支持，资产档案管理员直接负责全校的资产档案管理工作。各二级单位负责资产管理的领导应是第一责任人，负责对本单位的资产使用档案建设工作进行管理和指导。各实验(训)中心主任要对本中心各实验(训)室的资产管理工作进行指导、督促和管理。二是建立自下而上的资产使用信息报送机制。高校资产使用档案的主要价值在于客观地描述资产使用状态和使用效益，为学校及时调整资产管理政策提供依据，这就要求建立分级统计、集中报送的资产使用信息报送机制。即实验(训)室管理员等基层管理人员负责将职责范围内的档案信息整理上报至各二级单位的资产管理员，经主管领导审核后报学校专职资产档案员进行汇总、分析和运用。

作者：刘春霞 单位：黄冈职业技术学院

第8篇

【关键词】高校档案 信息系统 设计

社会发展日新月异，市场对于高校档案管理的要求越来越高，高校的教育机制的不断改进也对于高校档案管理的提出了新的挑战。现在时代是人才的时代，为了能够使得人才可以满足市场的需求，需要大致了解人才的情况，因为高校完善的档案管理便是强劲的动力。总之高校档案管理对于社会、人才市场以及高校都有重要的价值。

1 高校档案管理信息系统存在的问题

1.1 档案管理职责不明，归属不清

高校档案管理的部门的职责不明。其中在档案管理的整个流程过程之中涉及到众多部门，并且涉及到整个档案管理的系统流程。因为档案管理的职责不明，归属的不清，使得学生档案在实用性以及实践性方面有着很大的不足。例如，主要就学籍档案来说，档案管理信息系统便存在着诸多的漏洞。因为学生的学籍档案存在着持续性以及连续性的特点，但是材料的来源广泛而且多源，比如档案会来自于招生部门、学生所、教务处、学生所在的各个部门，因为档案管理信息系统的职责不明归属不清带来了很大的困扰，效率低下，而且档案的信息系统存放地方不科学。

1.2 档案管理信息纸质存储和电子存储不能科学的结合

高校档案管理信息系统整体依然不够完善，其中传统的纸质资料管理模式成为了整个学生档案管理的重要的阻碍。因为在整个学生档案管理信息系统之中，传统的纸质的材料仍然在档案管理之中占据着重要的位置，因为这种占据的主导性的原因使得学生档案管理之中的内容以及重要信息出现丢失、遗漏以及缺失的情况。尤其是其中高校档案管理存在着很多年代久远的资料，这些资料并没有很全面的输入到高校档案管理信息系统之中。但是在整个现代化的高校档案管理信息系统之中需要资料的全面完善以及纸质与电子档案存储的完美结合。但是在大部分的高校档案管理信息系统之中并没有设计出比较科学的方法使得进行科学的结合。

1.3 缺乏相应的软件支撑

高校的档案管理工作的落实部署、检查、审查、监督等重要环节，都需要相应的软件进行支撑。软件在档案管理之中的作用便应该是依托校园网使得各个部门的档案数据能够依据要求进行传输以及公开，并且有着重要的保密性。其中实现整体学生档案数据的共享以及审核、集中最后实现流程化的管理。

2 高校档案管理信息系统的特点

2.1 设计方案可复制性、实践性以及科学性

档案管理信息系统应该能够持续支撑Windows和Delphi的多任务、多层面的使用以及运转，将整个的用户界面设计的简介明快，实践多用，同时具备着很强的保密性与密码功能的使用。其中，用户密码将是整个档案管理的重点以及难点所以需要设计人员在保证相应的安全性的同时保证能够使得用户随时修改密码。

2.2 使用技术的先进性与标准性

在档案管理系统的模块设计之中需要采用Delphi应用程序的开发，并且其中需要发挥可视化的平台应用，其中在高校档案管理信息系统的设计之中，网络连接与扩展数据的工E的使用，使得高校档案管理信息系统能够得到很好的实现。

2.3 功能综合性以及数据的维护性

高校档案管理信息系统需要提升系统的相应程度，从而合理地解决跨操作系统的平台工作的难度以及高要求。其中信息系统的维护与持续的输入能够提升数据综合性以及维护的效率。

3 档案管理信息系统的设计方法

在高校档案管理信息系统的实现之中，需要根据档案管理信息系统的要求与功能实现，进行相应的模块开发，从而下面将管理系统的功能发挥做出了相应的途径探寻。

3.1 档案管理系统的设置

整个档案管理系统之中，档案使用的用户安排与实现占据着重要的位置，这是相应的高级管理人员需要不断实现以及挑战的重要工作内容。其中需要重点注意及实现的模块便是，随着使用者的权限不同而使得操作者的设置而发生相应的改变。在相应的权限之中用户的增加以及删除资料、备份以及恢复的权限有着不同。

3.2 档案信息的模块实现

档案管理模块主要实现归档、归还、检索、删除的等功能，其中的档案输入与实现是最重要的功能。档案信息模块的实现其中，需要输入档案编号、案卷编号、档案类型码，在输入信息之后，便可以进行相应的检索与修改的操作。检索是在用户的权限以及用户提供了相应条件为依据，从而在档案管理信息系统之中检索出符合相应条件与要求的结果，从而最终呈现在用户的面前。

3.3 档案借阅管理模块的实现

在此模块之中主要包含档案的借阅、归还与销毁。用户需要使用到相应的查询界面，然后再进行借阅，在对话框出现之后，系统会对于要求被销毁的档案进行相应的提示。借阅的自动调出、以及列表的自动减少；归还时候仍然依照档案编号为主，从而能够实现多人多次同时的借阅；销毁时候依据编号进行，对于用户没有权限进行销毁的档案进行管理与警示。

4 结语

综上而言，在日新月异的科技发展到来，档案管理的信息化委高校档案管理带来了很多机遇以及提升的空间。作为相关的管理人员应该承担责任尽快的实现高校档案管理的现代化以及科学化，最终做到高校档案管理信息系统能够为所需要的人服务。

参考文献

[1]周莉文.高校档案管理信息网络化建设探究[J].科技信息，2012，（17）：205.DOI：10.3969/j.issn.1001-9960.2012.17.151.

[2]郑纪达.高校档案管理信息网络化建设存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014，（1）：104.DOI：10.3969/j.issn.1673-9116.2014.01.085.

[3]贺彩珍.高校档案管理信息系统建设刍议[J].青海教育，2014，（9）：110-111.

第9篇

1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。

1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。

1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。

1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。

1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。

1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。

2医院档案管理工作的特点

医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:

2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。

2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。

2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。

3医院档案管理工作的新思路

3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。

3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。

3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。

4结论

档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。

参考文献

[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3

[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)

[3]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息,2005,(21)

[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)

三、建设大档案管理体制在实践中亟待解决的问题及对策

海南大学实行大档案管理后，全校的档案资源得到有效整合，档案工作为学校改革与发展和社会建设提供服务的功能得到充分保证，同时也为今后学校档案的现代化建设提供了广阔的发展空间。但是大档案管理模式在现行高校管理体制下也遇到亟待解决的新问题。

1.机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构职责是：“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定：高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”目前，全国各高校档案管理机构在设置上，一是设立独立档案馆，一般列为学校直属业务单位或与图书馆、学报等单位一并定为教辅单位；二是设立非独立档案馆(室)，挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构，都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构，也没有改变这种现状。准确地讲，档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见，在现行高校档案管理体制下，档案馆本应依法承担的行政管理职能，被不科学的“定位”完全弱化了。

2.职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后，档案馆的业务职责与任务加大数倍，但相应的管理职权却没有发生根本性变化，管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责，没有职权的档案馆，在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。

3.没有相关配套政策而引发出“山寨”收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能，同时也明确“用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”；《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，可以按照有关规定予以补助。”但是，《办法》已经颁布实施近一年，各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后，随着高校档案的有效整合，极大扩充和丰富了的信息资源，吸引了众多的利用者。于是，收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下，各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。

4.档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在二级学院的一些领导干部身上。由于高校的特殊性，二级学院的主要负责人大多是单位教学、科研骨干，主要精力放在业务上。档案法制观念淡漠，视档案工作可有可无，对本单位的档案工作很少关心过问，档案工作被边缘化。

对策1：机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题，是一个问题的两个方面，只要赋予档案管理机构依法治档的职能，管理权的问题也就落到了实处。建议高校参照地方政府档案局(馆)两块牌子一套A-5的做法，在校机关设置档案处(馆)。这样，档案管理机构就能够承担起对全校档案工作的行政管理职责了。

对策2：行业收费是一个敏感且严肃的问题，必须认真对待。建议由省一级教育行政管理部门牵头，通过调研提出一个收费与补助标准，报送物价部门审批，从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一，不规范问题。

对策3：单位领导的档案意识对档案部门的影响至关重要，要加大档案宣传力度，加强法制教育，提高他们的档案意识。

大档案管理是一个长期、系统、艰巨的工程，除了需要高校自身的努力，还需要政府有关部门和社会的支持与关注。只要坚持科学发展观，从实际出发，把《办法》的各项规定落到实处，才能实现大档案管理目标，把高校档案管理工作推向新的发展阶段。

第10篇

人事档案管理是事业单位不可缺少的一项重要工作，做好这项工作能够对工作人员有更为全面的了解，综合考查其素质、技能，作为人员调动和晋升的依据。随着信息技术的发展和运用，信息技术在人事档案管理中得到越来越广泛的应用。在这样的背景下，传统人事档案管理模式的弊端日益显露，越来越不适应新时期人事档案管理的需要，应该采取相应的措施进行完善。文章准备探讨新时期人事档案管理的要求，指出存在的不足，并提出相应的改进对策，希望能够为加强新时期人事档案管理的实际工作提供借鉴与参考。

2.新时期人事档案管理的要求

新时期在信息技术的影响下，要求改进人事档案管理，根据新的要求开展各项工作，这种要求体现在以下几个方面。

2.1创新管理模式。改变传统的管理模式和管理思路，实现人事档案管理的创新。例如，改进传统纸质人事档案管理的繁琐工作，对人事档案进行数字化处理，通过计算机辅助，实现归档、查询、借阅、转移等各个流程的一体化，实现管理模式的创新，改变纸质档案管理繁琐的形式，促进管理水平的提高。

2.2重视信息技术运用。在人事档案管理中注重信息技术的运用，建立统一信息化平台，促进管理水平的提高，将纸质档案和电子档案结合起来使用，通过现代信息技术的运用，实现对人事档案的有效管理，从而方便档案信息的更新、删除、查询，促进管理水平的提高。

3.新时期人事档案管理存在的问题

尽管事业单位都注重对人事单位的管理，但由于受到制度、人员等因素的影响，当前人事档案管理中仍然存在不足，主要体现在思想认识，管理制度、模式、人员等方面。

3.1思想重视程度不够。很多单位将工作重心放在员工管理方面，对人事档案管理工作不重视，忽视人事档案管理对全面考察和评定员工的重要作用。在对员工进行考察评价和晋升的时候，常常以调查和平时表现为依据，忽视人事档案的参考作用，制约了人事档案管理水平的提高。

3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理规章制度，对人事档案管理的流程、要求、目的、工作人员职责等的规定不全面，难以有效规范管理人员的日常管理工作。管理人员的职责不明确，管理流程不规范，导致人事档案管理出现混乱的局面，影响了人事档案作用的充分发挥。

3.3管理模式比较落后。管理模式落后，很多事业单位依然沿用传统管理模式，对新时期对人事档案提出的新要求认识不够，依照人工模式进行人事档案的收发，对现代信息技术的运用不全面，制约了管理模式的创新，影响人事档案管理水平的提高。

3.4管理人员素质偏低。缺乏专业的管理队伍，工作人员的素质偏低，创新意识不强，对现代信息技术在人事档案管理的运用缺乏了解，不能熟练的进行人事档案管理的各项操作。

4.新时期人事档案管理存在问题的改进对策

为了应对人事档案管理存在的不足，结合新时期对人事档案管理的要求，笔者认为今后在实际工作中需要采取以下改进对策。

4.1转变思想观念，提高档案管理的认识。事业单位在重视员工管理的时候，要充分认识人事档案管理的重要作用，将其放在突出的位置，认识其在全面了解和评定员工方面的重要作用。并在制度、人员、资金、现代信息技术等方面加强支持力度，促进人事档案管理水平的提高。

4.2完善管理制度，促进各项工作规范化。建立完善的人事档案管理规章制度，有效规范人事档案管理的各项工作。对人事档案管理的流程、方法、目标、要求进行全面的规定，使管理工作有章可循。建立人事档案管理责任制，明确管理人员职责，使他们在日常管理中严格遵循相关规范流程，确保管理工作有章可循。建立奖惩激励机制，调动管理人员工作的热情，促进各项工作规范有序进行，使他们在日常管理中严格遵循规定，认真履行自己的职责，促进人事档案管理水平的提高。

4.3创新管理模式，重视现代技术的运用。重视现代信息技术的运用，建立现代化管理操作平台，在加强人事档案纸质管理的同时，对人事档案资料进行数字化处理，促进管理水平的提高。在具体工作中，对人事档案资料的搜集、归档、查询、转档等内容进行详细的规定，利用操作平台进行操作和处理，提高管理工作的实效性，不仅能够减少管理上的失误，还能够促进管理水平的提高。

4.4加强管理培训，提高管理人员的素质。引起高素质的管理人员，充实管理人员队伍建设，为做好新时期人事档案管理准备人才支持。事业单位还要加强管理队伍培训工作，通过现场授课、进修、学习等方式，让他们掌握人事档案管理的具体操作流程和方法，促进管理水平的提高。管理人员需要加强现代化信息技术的学习，熟练掌握计算机、软件等的操作，能够灵活运用这些技术进行管理，提高管理效果。另外，管理人员还要提升自身修养，加强自身的理论知识学习，管理技术知识学习，培养良好的职业道德，严格遵循管理工作的规章制度的各项规定，促进管理工作的顺利进行和人事档案管理水平的提高。

第11篇

    自《银行会计档案管理办法》实施以来,我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前,有关基层人民银行的管理方法,主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式:一是采取中心支行货币金银部门,对有关会计资料进行事后监督,在中心监督完毕后,将有关资料返回至货币金银部门,实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作;二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,有关的档案资料,需要定期返还至县支行综合档案管理部门,由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式,对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作,没有依照预定日期如期进行;二是对于档案中的磁介质等相关的资料,管理不规范,容易产生磁介质失去信息;三是档案管理手段落后,有关档案管理的自动化程度不高,难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护;四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理,比如,个别行核算系统数据未做到双备份,对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况,有关当前档案保管安全性方面,基层人民银行的会计档案管理现状,主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先,对于会计档案的查询,会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规,严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度,实现有关会计档案的查询工作的严格办理,其次,对于会计档案的复制,在基层人民银行的会计管理中,为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管,主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次,有关会计档案的销毁,基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽,对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案,没有进行及时的销毁。

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

    为切实的强化基层人民银行的日常管理,对于人民银行的基层管理,就应积极的强化自身的制度建设。首先,针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位,这一管理弊端,应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中,并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确;其次,针对会计档案管理工作中的检查,应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手,对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理,以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序;再次,积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善,不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育,还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升,以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;最后,为有效防止会计信息的安全管理,就应加强与司法部门之间的沟通与联系,积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施,进行有效的交流,从根本上确保人民银行的信息管理安全。

第12篇

【Keywords】project； archives management； measures

【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2 提高工程项目档案管理的必要性

2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3 施工企业档案管理存在的问题分析

3.1 有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2 有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3 有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4 提高档案管理能力措施

4.1 加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2 落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3 提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

5 结论

第13篇

1.高职院校实施档案管理工作的必要性

1.1有助于高职院校积累信息资源

作为高职院校，一个规范化的档案资料，可以清晰地映射出院校的发展历程，对今后高职院校发展提供可靠的辅助条件，可以帮助院校维持历史条件和整体的精神面貌，是今后可持续发展的有力参考。高职院校的发展史是一个经历了历史沉淀的办学史，通过对这些档案资料的规范管理，可以使高职院校的发展沿着特色化的方向发展。完整保存的档案资料，也是体现高职院校管理水准及教学质量的重要标志。

1.2为今后改革发展高职院校工作奠定基础

新的社会环境下，为了使高职院校培养出的人才更能适合社会的发展，改革高职院校的工作势在必行。要想在管理和发展高职院校工作中做到科学有序，应当将管理理念跟上时展的脚步。档案管理工作是高职院校管理工作的基础。高职院校在发展过程中遇到的诸多问题都可以在档案管理工作的积极配合下得到较好地解决。开展规范有序的高职院校档案管理工作，可以不断提升高职院校整体管理能力，努力开创适应社会发展的全新局面。

2.现阶段高职院校档案管理工作暴露的问题

2.1档案管理制度存在诸多漏洞

在高职院校中，开展档案管理工作都会制定相应的管理制度，但是现行的管理制度很多存在漏洞，例如，对职责划分情况尚不明确等。由于档案管理工作是一项涉及内容较广泛的工作，通过一个部门很难完成，一般需要多个部门共同配合来完成。各部门应当将有关内容整理收集好，之后交由档案管理部门编档留存。但是在实际操作中，由于管理制度的不完善，很多收集档案信息的职责并未落实到具体部门、这就导致在收集资料的过程中，难免会出现推脱情况，有的部门袖手旁观，这也直接影响了信息归档的完整性。

2.2档案管理方式没有与时俱进

信息化时代的到来，信息技术广泛应用于各个领域。高职院校在发展进程中也将信息技术应用于自身发展中来，但他们更多地将精力放在了教育教学的实践中，对档案管理工作的忽视导致其管理方式陈旧落后，无法适应当前形势的发展需要。在档案管理中，从业人员的工作量较大，所需收集整理的信息较多，工作中难免会出现一些失误，这也直接影响了管理职能的发挥。与此同时，不少高职院校在档案管理工作中，还主要是以纸质的形式留存，占地面积较大，长期保持的完整性难以保证，这种保存档案信息的形式早已过时。

2.3档案管理人员综合素质较差

传统的高职院校档案管理工作，很多从业人员大多不具备专业知识。特别是信息技术面前，很多从业人员信息化水平较低，计算机操作能力薄弱。高职院校主要将重心放在师资队伍建设上，忽视了档案管理人员队伍的建设力度，导致现阶段的工作人员不能适应档案管理的要求。

3.新时期高职档案管理工作规范化途径

3.1提高档案管理工作规范化的重视程度

高职院校在开展档案管理工作时，要不断宣传规范化档案管理工作的重要性，加强对档案管理工作涉及主要部门的宣传力度，开展相应的宣传工作，让从业人员及相关工作人员都意识到拥有规范的档案管理工作对高职院校发展带来的现实意义。与此同时，还应当对入学新生开展相关宣传。要求新生按照规范化要求，填写入学信息，保证信息的准确无误，不能出现任何不实信息及遗漏内容，保证所收集的档案信息完整归档，为高职院校发展提供规范化的有力依据。

3.2构建完善的档案管理制度

高职院校在制定档案管理工作的相关制度时，要从院校的实际出发，考虑经济情况及各方面条件，保证在实施档案管理工作能够顺利开展，实现规范档案管理工作的预期目标。首先，要做到统一建档标准，保证所有收集的档案信息能够符合标准；其次，明确档案管理工作的具体内容。由于档案管理工作涉及的内容较多，应当明确所有内容，有效规范工作条例，保证工作开展的效果；最后，要划分档案管理的具体职责。档案管理不仅仅是档案管理部门的工作，还涉及其他部门的具体职责，在确定档案管理部门的职责后，还应当健全管理责任的相关体系，明确划分其他部门的具体工作职责，让每一项档案管理工作落到实处，保证高职院校档案管理工作有序进行。

3.3加快档案管理的信息化建设

档案管理工作不仅仅是将各类档案信息收档保存，更重要的是让这些保存的档案信息能够发挥自身的价值，指导和辅助今后的工作。在高职院校中，要想不断深化教育改革，有效发挥档案信息的应用价值，应当加快实现档案管理工作的信息化进程，这对提高档案信息的利用率至关重要。为此，高职院校应当不断完善网络管理系统。让多媒体应用于档案管理的具体工作中，依托互联网的信息共享功能，实现交换数据、借阅便捷的效果。在高等院校中实现档案全过程的信息化管理之后，在开展具体工作时，可以便于查找相关档案信息，充分发挥档案的价值。不仅如此，高职院校还应??加大对档案管理从业人员的培养力度，提高他们的综合素质，培养他们掌握信息技术的相关知识，打造一支拥有高素质、专业性的档案管理队伍，进一步规范高职院校档案管理工作，保证高职院校务实地开展档案管理工作。

第14篇

一、档案信息化建设的优点

1）节约成本。进行档案信息化的建设有助于为单位节省不必要的成本浪费。在计算机信息化档案管理没有成为主要的工作模式之前，档案人员需要花费许多的时间和纸张去进行档案资料的编写，在这过程中可能会发生；漏写或是漏记的部分，而最后查找需要从头到尾的查询，浪费大量的人力和物力。运用计算机进行信息资料的管理可以快速查询到所需的资料，在保存上相对简单，不易丢失和缺损。2）提高工作效率。运用现代已经发展得非常成熟的电脑技术进行现代化档案的管理工作，以此作为从原有的纸质信息档案管理到信息化档案管理的一个过渡。运用成熟的电脑技术为档案管理部门节约人力成本。比如说起初档案管理整理纸质文件需要二至四个人来完成这份工作，运用电脑技术就只需要一个人很好的完成这份工作。这就为整个管理节约了人力成本，在此基础之上也提高了相关工作人员的工作效率。

二、信息化档案管理的现状

1）缺乏重视。对档案信息化管理缺乏重视，不仅仅体现在管理部门当中，还包括信息管理人员自身。主要体现在管理部门的管理者遵循陈旧的管理模式，不与时俱进，在快速发展的电脑信息技术面前，管理者还没有跟上信息管理的步伐。另一方面档案管理工作人员，长期以往的工作环境中，已经养成了一种工作习惯，要在让他们重新接受另一种工作方法，一时之间心理上难以接受，甚至是抵触不愿意做出改变。2）管理标准化不足。在进行档案管理上，没有完整齐全的管理制度和部门管理系统。比如，房产信息档案的管理，它应该是拥有专门收集房产资料的人员，分化各级职责，如资料的收集整理人员，其次是立卷检查人员以及档案保管人员。而如今大多数还保持着两三个人员管理信息档案的工作模式，管理人员之间的职责分工不明确，到位。也没有设置专门监督的责任机构和人员，造成档案信息管理总体的不足。3）管理人员素质较低。档案信息人员的素质较低表现在工作责任感不强，具体表现在有的档案信息管理者道德素养不够高，将档案资料据为己有，甚至是私自存放或是拒绝归档保管。档案信息人员素质低下还表现在服务水平不够高。以房产档案信息管理为例，房产所有者需要调动存档的资料进行复印或是作为他用时，管理人员不给予调档，甚至态度恶劣，给他人造成事务办理上的诸多不便。

三、加强信息化档案管理的措施

1）完善基础设施。加强信息化档案管理的先决条件是完善应有的基础设施，没有这些必要的设备就只是纸上谈兵，没有实际的意义。建立现代信息化档案管理首先所需要的设备，计算机是最主要的，其次是复印机，专业的软件设备，打印机、扫描仪等等。而建立档案信息系统是最关键和最主要的部分，拥有一项完整的系统可以更加快速的进行档案的录入，以及档案的分类和档案的查询以及保管。2）重视档案信息化的建设与传统保管。档案信息化的建设固然很重要，是往现代化信息档案保管的一个重要过渡，它使得档案信息形成一项完整的保管系统，也是现代电脑技术运用在档案管理上的一次飞越。它在很大程度上为我们的工作节省了时间，提高了工作效率以及工作的效益。但是传统的档案保管也不能完全的放弃，比如说房产资料文件的原件是作为房产拥有者所有权的一个证明文件，这些文件都是要作为纸质文件资料长期保存的。3）加强信息安全的管理。在建设现代信息化档案管理的步伐之上，还必须得加强信息档案的安全性管理。在电脑科技发展的同时，一些人利用网络的便利性以及网络的漏洞，使用病毒或是黑客软件对信息管理系统进行攻击，造成信息档案管理资料的流失与损坏。在没有备份的情况下，这些流失与损坏的文件资料不能够还原，给拥有者以及档案资料管理部门增加损失。因此，亡羊补牢，为时已晚，档案管理部门应当加强对信息安全管理的预防与应对。4）提高档案管理人员的素质水平。这里所说的提高档案管理人员的素质水平不仅仅包括管理人员的知识水平，更加重要的是道德责任水平。首先是档案管理人员的知识水平，需要他们明确的知道档案信息管理的具体内容以及保管措施以及自身职责的具体要求。其次是管理业务水平，我们知道一些档案管理需要我们妥善的保管一些纸质资料，随着时间的延长，纸质资料容易损坏或是陈旧，看不清楚具体内容，这就需要管理人员具备一定的修复能力。道德素养具体体现在自身的责任意识，强烈的职责使命感以及对自身的约束力。

四、结语

在迅速发展的科学技术时代，印证了科学技术是第一生产力。把这种发达的电脑信息技术运用到档案信息管理当中，完成从传统的纸质管理信息系统到现代信息化档案管理的一个重要过渡。在本文中研究了运用现代的信息化档案管理模式，突出了它的作用，以及它在档案管理当中无法比拟的优越性。在此同时提出在建立现代信息化档案管理中所需要注意的问题，为怎样建立新型的现代化档案管理模式提供了可供大家参考的建议。

作者:刘洋 单位:天津市市区不动产登记事务中心

参考文献：

[1]陆贝贝.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].环球市场,2016,(20).

[2]戴永成.推进财务档案管理信息化建设的探索与实践[J].卷宗,2014,(7).

[3]夏满君,.浅谈电子信息技术在档案管理中的应用[J].卷宗,2014,(11).

第15篇

【摘要】

档案管理工作作为当前医院管理的重要组成部分，在市场经济飞速发展的现代社会，有着其独特而重要的意义。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步，运用计算机管理档案已迫在眉睫。本文通过对电子文件管理的现状、存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

【关键词】

档案管理；电子文件

随着医院现代化的建设，办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨形成的个人履历表、工资变动等信息都可用电子计算机进行管理，由此而产生电子文件。对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存，是档案信息化建设的一项重要内容。

1.电子档案的优缺点

1.1电子档案的优势特点

（1）便于传输和共享性。使同一份文件可以在同一时间，不同地点，被不同利用者共享。

（2）多样性。利用者可以结合自身所需，利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文件信息的利用效率。

（3）经济环保性。利用者可以直接在计算机上阅读电子文件，而不必在纸张上阅读，这样纸张的用量少了，使档案管理的发展更经济环保。

（4）保护原件性。因为数字化档案的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像。

1.2 电子档案的劣势特点

（1）不稳定性。电子档案在利用过程中，其信息内容是很容易被修改和被破坏。

（2）对设备的依赖性。必须借助一定的计算机或相似的设备才能进行，对计算机等设备有很强的依赖性。

（3）不安全性。由于一些不法份子利用非法技术侵袭保存档案的计算机，计算机中的档案很容易就会被窃取，从而导致珍贵档案泄漏出去。

2.医院电子档案管理中存在的问题

2.1 档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

2.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

2.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

2.4 档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。

3.提高医院电子档案管理的对策

3.1 建立完善医院的档案管理网络

建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

3.2 制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

3.3 加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。

3.4 加大档案管理的投入

医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

参考文献：

［1］蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学，2008（20）02：444445

［2］李婷花.谈医院档案管理中的几个问题.山西档案，2009增刊：5455