档案处理方式范文
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第1篇
本预案所指灾害是指因地震、潮湿、尘埃、高温、光照、水淹、火灾、盗窃、鼠害、虫害、有害气体、盗窃等引起的对档案保护造成的危害。
灾害应急工作应当遵循预防为主、常备不懈的方针，贯彻统一领导、分级负责、反应及时、措施果断、密切配合、齐抓共管的原则。
一、灾害应急指挥组织机构
（一）组织领导机构
区档案局（馆）成立档案灾害事故应急领导小组的基础上，成立应急行动领导小组，负责紧急情况下的指挥调度工作。由局长（馆长）任组长，亲自抓、负总责，分管副局长（副馆长）和科长任副组长，靠上抓，并坚决实行责任追究制，确保领导、措施、工作“三到位”。
（二）应急行动机动队
全局（馆）工作人员经严格培训后，组成应急行动机动队，专门负责应急处理工作（成员见上）。
二、指挥组织机构职责
1、全面负责市中区档案馆重特大安全事故应急救援的指挥、组织和协调工作。
2、接到事故报告后，迅速赶赴现场，了解情况，制定应急救援方案。
3、组织有关部门、单位立即开展现场救援，尽快转移馆藏的档案集料及相关设备。
4、根据实际工作需要，紧急调用必要的物资、设备、场地和人员。
5、迅速查清事故类别、影响范围、档案资料、相关设备和经济损失等情况，及时向上级有关部门报告。
三、灾害紧急处理措施
（一）事故报告
发生灾害事故发生后，必须立即将灾害事故概况分别报所归口管理部门、区安监局等相关部门，区委、区政府及主要领导，必要时要通知公安、安监等部门迅速赶赴事故现场开展抢险救灾。并在12小时内报送书面报告。书面报告包括以下内容：发生灾害事故时间、地点；事故的类型及规模；事故的简要经过、档案资料、相关设备及直接经济损失的初步估计；事故原因、性质的初步判断；事故抢救处理的情况和采取的措施；需要有关部门和单位协助处理的有关事项；事故的报告单位（加盖公章）、签发人和报告时间。
区档案局（馆）成立档案灾害事故应急领导小组接到事故报告后，要立即报告区委、区政府主要领导，必要时同时通知公安、安监等部门迅速赶赴事故现场开展抢险救灾。
（二）现场保护
灾害事故发生后，档案馆必须采取有效措施，严格保护事故现场。因防止事故扩大，减少档案资料损失以及疏通交通等原因需要移动现场物件时，要做出标志、拍照、详细记录和绘制事故现场图，并妥善保存现场的重要物证。
（三）现场救援
应急行动机动队和各有关单位接到通知后，要立即赶赴现场，并根据实际情况成立现场指挥部和现场保卫、医疗救护、后勤保障等紧急救援小组，组织有关部门迅速开展抢险救灾工作，力争将损失降到最低程度。
1、在发生地震、水淹、火灾、盗窃、有害气体、盗窃等灾害事故时公安、安监、环保等部门要立即采取有效措施控制危险源，测定事故危害区域及程度，采取封闭、隔离等措施。
2、鉴于档案资料载体的特殊性，实施应急救援、抢救时，所用的设备和材料应尽可能避免损害档案资料。
3、在发生火灾、盗窃、有害气体、盗窃等灾害事故时，鉴于档案资料的保密性，必要时可由公安、交警等部门要迅速组织警戒，维护现场秩序，疏导车辆、人员，并对肇事者要采取必要的强制措施，防止其逃逸。
3、在发生火灾、盗窃、有害气体、盗窃等灾害事故时，如有伤员，卫生部门要立即组织急救队伍抢救伤员。有关医院要及时提供救护所需设备、药品，相关部门要积极配合做好抢救工作。
4、在发生鼠害、虫害等灾害事故时，应急行动机动队工作人员应在相关部门和人员的协助下，立即采取有效措施进行灭鼠、灭虫，最大限度的减少档案资料的损失。
5、有潮湿、尘埃、高温等情况发生，工作人员应立即利用现有库房设备，按照相关规定及时调节库房温湿度。
6在发生火灾、水淹、有害气体等灾害事故时，应立即寻找并切断事故源，防止事故的进一步发展扩大。
7、区财政准备一定的应急救援资金。各有关部门要确保抢险救灾物资供应和运输。
8、遇有重大灾害事故发生初期，档案馆工作人员应积极采取自救措施，防止灾害事故扩大。
（四）其它事项
1、本《预案》是档案馆灾害事故发生后，实施抢险救援并协助有关部门进行事故调查处理的指导性预案，在实施过程中可根据实际情况灵活处理。
2、任何单位和个人都有支援档案馆灾害事故抢险救灾的义务。在抢险救灾过程中由指挥部紧急调用的物资、设备、场地和人员，任何单位和个人都不得阻拦或拒绝。
四、灾害事故的预防
1、档案库房选址和建筑质量符合规范要求。档案库房的地址对档案的安全保管关系极大，因此新建档案库房因选择环境有利于档案保管，地势高，不受有害气体影响的地址。档案馆是长久保管档案的物质基础，新建档案馆舍应符合国家制定的《档案馆建筑设计规范》，构造坚固耐久，要防6极地震。
2、做好库房的基础防潮工作，一是升高地面，二是设防潮层，并定期检查。一旦发生墙体潮湿现象，要及时通知有关人员做好补救工作，确保档案不受影响。
3、档案库房的门窗要坚固密闭，既保温防尘又防盗。库房内不能铺设明电线，并配有特殊照明、通风、温湿测试、去湿（加湿）、空调、报警消防、安全监护、运输等设备以及档案装具。
4、档案馆工作人员要按时记录库房温湿度，并及时调节库房温湿度，库房管理人员能够正确使用和操作各种设备，出现问题及时解决。
5、档案馆工作人员应定期对档案进行消毒，并放置防虫剂、灭鼠设施等，有效防止虫害、鼠害的发生。
第2篇
一、引言
城市的发展是需要遵循一定的规律，并符合城市发展的具体特征，要想让一个城市能够健康发展就要对该城市档案信息资源进行有效的理论指导，城市房屋档案管理是城市管理的重要组成部分，我国相关领域都对该方面有了深入的研究，并取得了很大的进步。但是城市建设速度的加快传统的城市房屋建筑档案管理方式已经不能满足发展的需求，目前城市房屋建筑档案管理中存在的问题主要包括：1.管理意识比较淡薄，人们对城市房屋建筑档案管理的重视度不够高。2.责任主体比较混乱且保存周期不统一。3.城市房屋建筑档案管理的难度较大，并且管理手段比较落后。4.城建档案管理人员对档案工作不够精通，导致整理出来的资料无法使用。针对以上问题可以看出，我国当前的城市房屋建筑档案管理中存在的问题直接影响到城市建筑的未来发展，对此要给出相应的解决对策，本文就对改善城市房屋建筑档案管理的措施进行详细的研究。
二、改善城市房屋建筑档案管理的措施
1.加强城建档案法制建设
随着城市建设的快速发展，档案接收的任务也越来越重，在严重缺少经济制约的条件下，需要对法律法规以及相应制度进行进一步的建设，并从制度上加强对城市建筑档案的管理力度，确保档案的整体水平与质量。近些年来，我国相继推出了很多有关建筑方面的法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》等等，根据这些规律法规再充分结合当地城市的实际情况，就能实现对城市房屋建设的有效管理，同时随着科学技术的不断进步，人们应该把握住难得的机会充分利用计算机技术来完成人类无法完成的事情，利用这种高科技的手段能将管理的事物变得更加简单，以往人工需要很长时间做完的工作计算机只需要几分钟，将计算机技术应用在城市房屋建筑档案中就能建立起数字化档案，对城市档案管理有很大的帮助。
2.提高档案归档的质量
在新形势条件下，城建档案工作者也要时刻明确自己的职责，不能只是等待建设单位主动移交档案，这样不仅档案工作的效率不高同时也影响整个的工程建设，因此作为城建档案的工作人员应该在思想上以及行为上都认真仔细，做到多动脑、多动手、爱岗敬业、勤奋刻苦，真正树立起为人民服务的观念，增强自身工作的积极性与主动性，再加上与相关建设单位的进一步沟通，才能真正掌握档案资料收集与管理的具体情况，同时建设单位在签订责任书的时候，要进行相关信息的登记还要有固定的业务人员根据项目信息到施工现场去检查并指导，让服务工作做到有的放矢。城市房屋建筑档案管理的分析与研究会涉及到很多方面的内容，因此对房屋建筑档案的管理与研究要从不同的角度去考虑，只有做到精心细致的研究才能提高档案管理的水平。项目工程文件的归档是以建设单位为主，要施工与监管相互分工才能实现全部文件的归档工作，建设单位与施工单位是合同的关系，因此工程档案的管理不能依靠行政的方式，而是应该通过法律、合同以及相应计划保证施工文件准确、及时的归档。还要多重视对档案信息的开发工作，充分发挥出档案信息资料的作用，这也是档案工作最根本的宗旨，这需要城建管理部门以及管理人员更加适应时代的要求，充分发挥出工作的积极性与主动性，加强对信息资料的利用，采用现代的管理手段开展更加优质的服务，充分利用档案信息资源来促进我国城市房屋建筑档案的迅速发展，并发挥出信息资源的效益与作用。
3.提高业务管理与技能水平
档案管理质量的好坏，一定程度上取决于档案工作人员，由于城市建筑档案的内容比较多并且涉及到了城市建设的多个方面，对此就需要档案管理人员不断的探究新的业务知识与技能，既要有工程技术方面的知识又要拥有解决实际问题的能力，此外，城市建设档案馆中常会请一些具有丰富档案管理经验的人员来传授经验，并通过交流与学习对档案管理知识进行补充，这样能让档案管理人员的管理观念以及业务水平得到提高，对提高档案管理工作的工作效率与工程档案的归档质量都有很大的帮助。对工作人员的培训工作可以通过培训班的形式，以及施工管理单位或者档案管理人员进行专门的岗位培训，通过培训能让他们充分认识到城市建筑档案的重要性，并了解城市建设的法律以及法规，严格把关培训考试在考试合格之后将岗位培训合格证书进行发放，在日常工作中也要多检查确保档案人员是持证上岗，才能保证工程档案的准确性与完整性，为提高档案的质量打下坚实的基础。城市建筑档案要想跟上时展的步伐，就要采取行之有效的措施同时加大收集的力度，确保档案资料的完整与准确，从而提升工程档案的归档质量确保城建档案工作水平的提高，这样才能更好的服务于城市规划以及相应的管理工作。
第3篇
关键词：档案信息 方法概念 主题
一、有序化及其方法
“有序化”是档案信息处理的核心问题。要有序地排列档案实体或者是表征档案的信息线索，采用使档案存储的目的得以实现，使利用存取比较方便。
为了使文件形成过程中的有机联系得以保持，一般会采用分类的方法在实体控制中，有序化的实现一般是直接进行排列组合对档案实体。档案的基本特征在智能控制中形成检索标识来表达通过著录，或者对档案进行主题分析通过标引并且赋予检索标识对结果，有序化通过规则的排列这些形成的信息线索来实现。
外部特征和内部特征是档案基本特征的两个方面，外表显而易见的档案特征是档案的外部特征，保管期限、责任者、题名、文本、文号、密级等文件属性都需要外部特征；主题和对象等在档案内部叙述的内容这是档案的内部特征。一般会采用主题法或分类法对档案信息进行排列组合为了表现档案的内部特征。一般会采用时序法、代码法和字顺法等对档案外部特征进行表现。
按照地区编号系统、图纸编号系统、文件发文编号系统和产品编号系统等的某种代码系统排列就是代码法。按照文件内容涉及的时间或者是文件形成的实际进行的顺序排列就是时序法。按照例如文件责任者的字序等某种特定名词的笔画笔形或者字母顺序排列的就是字顺法。为了对某些档案内部的信息单元之间的互相联系进行表现也会采用这些方法，不只是表达外部特征的时候也会采用这些方法。还会采用这些方法在实体控制中用来进行对特殊载体或者专门档案以及作为副本保存的档案的处理上。
总之，处理档案信息的关键就是有序化。为了使档案信息的作用得到更好的发挥，因为档案信息因处理的目的不同而具有不同的特点所以需要采用的方法也不同。
二、档案信息处理语言
要实现档案信息的有序化，必须借助人工语言来表达档案信息处理的状况。对档案信息根据一定的规则进行组织，其“近期”的目的无论是在实体控制还是在智能控制上都是为了检索、得到这些信息再根据同样的规则。运用一种规范化的语言是必须的为了便于进行这一过程，描述和表达出档案信息的组织状况和排列位置，以便取得所需的信息按照这种语言在检索的时候。
比较表征档案信息的检索标识和情报提问之间的相符性的过程就是所谓的检索。命中文件找到所需的信息就要做到检索标识与情报提问一致；要继续查寻当不一致的时候，直到两者一致为止对已经比较了的标识就必须跳过。一种能够沟通双方思想彼此能够理解的语言就需要在检索人员和档案信息处理人员之间使用为了相符性比较过程的顺利完成。这种对检索人员与信息处理人员的事项进行统一，对档案检索与存储两个过程进行联接对档案信息处理工作用于保障的语言就是档案信息处理语言。他是人工语言根据信息处理的需要说创建的。
由词汇和语法构成档案信息处理语言，是一个符号系统用于思想的交流同自然语言一样。代码、类目或类号、检索词等表达概念的标识词汇是它的主要词汇。往往称为标识把它的语词因为它的语义即书面形式比较重要，在语音和语词方面不太重要。
档案信息处理语言具有以下几项基本功能作为情报检索语言的一个分支：
对特定事物的概念标识和有关规则能够相当专指和唯一表达，加以描述档案内容与某一些外表特征，便于进行相符性比较与检索用语，可以保证顺利实现检索过程的一套符合人们习惯的简明、扼要的用语；对内容相同及相关文件进行集中通过对标识所代表概念之间相互关系进行显示的办法；使文件或信息线索组织化或系统化通过有序排列标识。
三、分类与分类法语言
分类语言是创建的人工语言为了对分类过程与成果进行表述且方便进行检索，也简称分类法。使用最广泛和历史最悠久的检索语言在文献工作中就是分类法。
等级体系分类法和综合分类法是根据不同的构成原理进行区分的。依据概念划分与概括原理构成的是第几体系分类法，依据概念分析与综合原理构成的是综合分类法。体系分类法被用于实体和智能控制在档案工作中。
概念分类是分类法的基础。对概念外延的逻辑方法根据某一标准进行揭示就是分类，也称为划分在逻辑学上。区分和归类是分类包含的两层意思。对事物用某种标准进行细分是区分，把事物集合成类的过程根据事物的特征和性质称为归类。划分标准、分类角度和分类标准就是用以结合与区别不同事物的某种属性。
以下逻辑规则是分类一般应遵守的：1）为了避免各子类自己的相互重叠和交叉只能用一个划分标准进行每次划分时，但可以进行多次划分对事物。2）其母类的外延应该等于各子类的外延之和，并且不小于外延之和。3）划分标准应该符合分类目的属性和事物的本质这样才能是分类的实用性和科学性得以保证。
分类法据以揭示和组织档案信息的基础就是以上规则。
分类法作为概念标识或词语的是类目或类号。对文件的内容或其他特征进行表达和对人们的检索需要进行满足都会运用这些词语，同时编排检索工具和组织档案上架的依据也会用这些词语。
概念等级体现具有秩序井然、层次分明、结构严谨和脉络清晰的特点是分类法按照概念之间的同一、并列、交叉和从属等逻辑关系组织类目而形成的，概念之间的相互关系可以通过同位类的平等排列和上下位的等级排列等手段来显示，还可以用配备类目索引、设立交替类目、注解类目含义和使用方法等手段。等级结构是这些方法中的主要手段，大量的概念隶属关系和相关关系可以明显直接的显示用等级结构，分类法语言的重要特色就是等级机构，这种语言同时还根据这种等级结构别称为等级体现分类言语。
以下优点都是采用分类法组织与初恋档案信息所具有的：因为范围较广适于族性检索。以文件所涉及的事物、问题、学科或专业、形成机构、社会职能和年度为中心集中与之有关的信息是分类法的特点，所以容易快速查找全面许多事物或者是某一方面的有关信息在同一方面；容易死浏览性检索的要求得到满足还可以自由的缩小或扩大检索范围在一定程度上。分类检索标识的网罗能力很大，系统性也非常良好因为它的排列是按照一定的逻辑关系进行的，因此在查寻过程中可以使检索中鸟瞰全面、触类旁通把最符合需要的信息找出来；对于人们“即类求书”的检索习惯很符合，多种功能都具备。不仅组织馆藏可以用，对于档案报道的统计和检索工具的编制工作都可以用这种方法。
四、主题、主题词与主题法语言
一定的内容是任何档案都必须具有的，主题就是出现在这些内容中的对象、概念和想象。词是主题的语言表现形式，一个主题就是一个概念，必须通过词来对概念的内容进行表现。主题词就是用以表达主题概念的词汇。主题词往往可以用来代表或标识档案本身或档案的内容主题。可以根据主题词对档案进行查找将他们进步编排按照字顺。这些概念标识是由名词术语形成的对档案所记载或反映的思物进行了自己表达和描述，这种处理方法对档案信息的编排是依据这些概念标识的字顺关系而进行的。
主题法的基本特征就是描述，分为单元词法、关键词法、标题法和叙词法根据所标识主题词的种类不同。
比较专指、复杂的在概念上一般是标题词，这种主题标识多为词组在字面上。任何一个标题词都可以对一个文件主题进行独立精确的标引是一个完整的标识。手检主题目录及主题索引款目的标目是标题词主要会用到的地方。单元词是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能对档案主题进行描述的单词。单元词组配成标题要到检索的时候因为只是标题的构件，所以单元词会更加的灵活相比标题词，更容易控制词汇量。叙词是一种后组式的主题标识是在吸收多种情报检索语言优点的基础上发展起来的。叙词弥补了单元词组配“噪音”的缺点，一般有标识特征事物的专有名词和各种基本概念的名词术语组成，可以更为具体的对档案文件的内容进行揭示通过组配。
在组织和检索档案信息方面主题词法有下述优点：方便用于特性检索。主题法揭示和组织与之相关的档案信息主要以文件涉及的具体对象和问题为中心。在集中相同主题档案的同时还可以把与该主题相关的文件头盖骨字顺排列和参照系统联系起来；在对细小概念与新事物方面具有较强的反映能力。主题词法在标识数量上基本不受限制，可以增加比较专指的和对新事物放映的主题词在字顺系统中，对这些概念进行表达时还可以利用原有主题词的组配。在字顺系统中也容易检索因为新旧概念和粗细概念处于同等地位；标识具有较强的直观性。自然语言是主题法的基础，对档案内容用概念标识直接进行表达，用户在检索课题向检索词转化时更加的容易；提供了较多的检索途径。可以分别标引档案涉及的各个主题在主题词法中，还可以用几个主题词的组配来表达在有的时候，往往会赋予较多的标识给每份文件或案卷，因此增多了被查到的机会。
总之，以上方法在档案信息处理工作中都各自有各自的优点，可以互补在实际应用中，综合各自的优点根据实际情况进行综合运用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在实际工作中要多种方法结合，不能有所偏废，应该是相互渗透和吸取，是档案信息的处理朝着一体化和综合化的方向发展。
参考文献：
第4篇
【关键词】 社会保险管理 重要意义 问题 解决方式
1 社会保险档案管理工作的意义
社会保险档案是规范社会保险经办操作的首要载体。社会保险经办工作质量，直接影响社会保险制度是否能够健康运行。社会保险档案是社会保险办理和服务的记载，是考量经办工作是否依法进行的依据。无论是绩效考核、内部控制和外部监督都需要依托档案资料。
社会保险档案是服务参保对象的重要媒介。社会保险也是用人单位保履行义务和参保人员缴纳保险费用的一种历史凭证，通过此凭证，社保人员享受社会保险缴纳范围内的各种权益。随着社会保险事业的发展，广大参保单位和职工对服务的质量要求越来越高，维权意识不断增强，社会保险档案的记录与民众的社会保障越来越密切，记录着民众享受社会保险的详细内容，服务范围将逐渐的扩大。
做好社会保险档案工作是建立健全社会保障体系的重要保证。党和国家提出要建立全覆盖城乡居民的社会保险体系，保障人民的基本生活，这是构建和谐社会的毕本内容，也是实现中国梦和改善民生的根本。做好社会保险档案管理工作是提高社会保险部门服务质量的重要前提。社会保险档案管理也是社会保险事业发展的重要历史资料。通过对档案资料的整理和分析，可以为保险行政部门制定保险费用的收缴和保险服务的方式提供一些珍贵的历史资料，完善保险管理体制。
2 社会保险档案管理中的主要问题
档案管理制度亟待完善。社会保险项目管理制度的不断健全，保险项目的门类增多，办理社会保险的人数只能多，保险项目经办机构所形成的的各种图标、文件和凭证等数量越来越庞大，档案管理的难度增大，管理的范围增加，保管时间的延长和保存方式的多样化等，缺少统一管理的标准和规范。在繁杂的档案管理中，由于能力和技术有限，难免会出现各种问题。
档案信息资源共享程度不高。社会保险办理过程中需要大量的文件资料如身份证、死亡证和收入证明等都来自于其他社会职能部门。这些资料可以直接从这些部门单位的网上进行下载，大量的数据资料堆积造成了档案资料的膨胀，部分单位部门的档案信息形成封闭式的管理方式，档案资料得不到有效利用，造成资源的浪费。同时档案管理信息化程度不高，限制了档案信息的闲置浪费。社会保险机构本身的信息化程度不高，限制着档案资源的信息共享和信息利用。
档案信息化管理水平较低。当前，档案的存在形式主要是纸质为主，计算机信息档案为辅。纸质的档案占据了大量的空间，增加了档案管理的成本，在档案借阅是提供原件或进行复印时，很容易造成实体的损坏，纸质的档案调阅非常繁琐，档案的使用效率比较低。
档案资源利用不够充分。社会保险档案的管理方式比较单一，主要是档案的整理、归档、阅览、借出和复制。档案仅仅在机构内部和参保人员之间进行传递和借阅，档案跨部门之间的信息交流比较少，档案的利用性你比较差。档案管理技术的多媒体化、数字化和网络信息化水平比较低，档案的公开性和共享性难度大，档案的保密水平不够，不利用档案信息的利用。
3 加强社会保险档案管理的对策和建议
加强组织领导，建立健全档案工作体系。档案管理工作体系的建立，必须加强组织建设，形成统一领导和分级管理的方式，做好档案管理各个环节的协调和沟通，正确有效的落实档案管理工作目标。社会保险机构的各级主要领导要对档案管理工作高度重视，关系档案管理工作的现状和未来发展趋势，对档案工作进行详细、全面的部署，并将档案管理工作纳入员工考核的范围之内。县级以上的社会保险机构应该建立专门的档案管理部门和科室，配置专门的人员进行管理，制定专门的管理规章和设置专门的领导机构。
完善制度规定，实现档案管理制度化。为适应社会保险经办管理模式，建立一套完备的业务档案管理制度势在必行。系统化、标准化的档案管理流程和规章制度，可以大大促进档案工作水平的提高。人力资源和社会保障部与国家档案局正在制定《社会保险业务档案管理规定》，准备出台一套符合社会保险特点的专业档案管理制度，将在科学界定社会保险经办业务中所形成文件材料的归档范围、保管期限和分类方式等方面，为全国制定框架性的管理依据。
推进资源建设，实现档案管理信息化。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设。选择功能完善的档案管理操作系统，可以实现档案的轻松快捷著录、完整高效统计和快速准确检索。加强电子档案管理，对于相关协议服务单位联网结算，对通过Internet网上经办产生的电子文件进行档案管理，确保文件的原始性和法律效力。大力开展档案数字化加工，对现存的纸质、实物档案进行数字化加工处理，在业务窗口对档案资料进行前端扫描。
利用档案资源，提高档案服务水平。档案管理的根本目的是利用。档案利用是档案生命力最直接、最有效的体现。积极开展档案利用需求调研，确定服务对象和服务内容，提高档案利用服务的针对性。及时续编档案索引目录，方便各类利用者调用档案。深入挖掘信息资源，整理汇编政策经办资料，向社会公开现行业务文件。建立社会保险档案信息中心，与社会保险经办窗口、劳动保障电话咨询服务中心、劳动保障网等实现档案信息共享，建立社会保险档案服务网络，为社会各界提供社会保险档案信息服务。
参考文献：
[1]王庆悦.做好社会保险档案管理工作的思考[J].山东档案，2011（3）：56-57.
[2]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法[J].现代商业，2012（32）：123-124.
[3]钟闻.社会保险档案管理规范化的几点思考[J].中国档案，2007（9）：68-69.
第5篇
在经济发展的推动下，国有企业面临着日益严峻的发展形式，传统的经营模式难以适应时展的要求，需要进行改进和创新。国企重组，就是在这样的市场形势下提出的概念。本文结合档案管理的特点和意义，对国企重组背景下现行的档案管理方式进行了分析和探究。
【关键词】
国有企业；重组；档案管理
国企重组是指由于难以适应社会经济的发展要求，对企业的组织形式、经营范围或经营方式进行显著改变的计划实施行为。属于重组的事项主要包括对企业经营业务的出售或终止，对企业组织结构的大幅调整，以及对企业经营场所的改进或迁移。本文主要分析了档案管理对企业发展的作用，以及在企业重组背景下的现行管理方式，并提出了管理方式的优化与创新。
1 档案管理对于国有企业发展的作用
档案管理也称档案工作，是档案管理部门针对企业中的档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称，是企业管理的重要组成部分。档案管理从其基本性质和作用分析，属于一项管理性、服务性和政治性的工作。对于企业而言，档案管理的作用是十分巨大的，一方面，档案管理属于企业管理的重要组成部分，直接影响着企业的整体管理水平，另一方面，档案管理工作虽然主要是对档案的研究、整理和编制，但是其最终目的，是为了更好的适应企业发展需要和社会的使用需求，关系着企业的长远稳定发展。因此，档案管理工作需要引起企业领导和管理人员的重视。
2 国企重组背景下现行的档案管理方式
在社会经济不断发展的推动下，许多国有企业陈旧的经营管理方式存在的弊端日益显露，逐渐难以适应时展的要求，因此，国有企业实现了分离、重组和改制，而企业的档案管理方式也随之发生变动。在国企重组的背景下，现行的档案管理方式主要包括以下几种：
2.1 内部统一管理
内部统一管理可以说是国有企业重组中应用最为广泛的档案管理方式，可以细分为统一式管理和分级式管理。统一式管理，是指国有企业对档案管理部门进行重组，统一管理企业重组中的所有档案信息。其优势在于可以形成一个较为统一的企业档案信息利用中心，从而提高档案工作的效率和质量，确保档案管理的顺利有序进行；分级式管理，是指国有企业在重组完成后，集合自身的组织形式和结构，对档案进行分层分级管理，其优点在于工作量相对较小，各级管理部门共同协作，管理效率高。分级式管理适用于两种情况，其一，国企重组后，企业的性质为多法人单位的集团公司，每一个独立的法人单位可以对自身的档案进行管理；其二，企业重组后，形成单一的法人，但是由于规模较大，内部组织结构复杂，层级较多，为了便于档案信息的利用，采用分级管理的方式。
2.2 国资集中管理
该管理方式是随着我国国有资产管理的形态变化而产生和发展起来的，相对比较特殊。在实际应用中，主要是下设的企业档案管理中心，对重组后的国企档案进行集中管理，档案管理中心由国有资产经营公司直接领导。
2.3 国家档案馆接收管理
国家档案馆接收管理的方式，主要是针对破产重组的国企而言，可以确保档案管理的连续性和有效性，避免档案信息的遗失，其意义和作用都是十分巨大的。
2.4 行业集约化管理
行业集约化管理，是指国有企业在重组后的集团公司内部，建立相应的集中管理平台，对档案进行统一管理。管理的责任主体是行业集团，可以通过对行业的区分，实现分别管理，以保障管理的效率和质量。该管理方式并不常用，主要是为不具备档案管理条件，或者条件成本过高的重组企业，提供一条有效的档案管理途径。
2.5 市场化寄存管理
市场化寄存管理的主体，是相应的档案寄存中心。国家综合档案馆专门针对重组国企的档案管理工作，设立了档案寄存管理服务业务，通过收取相应的档案管理费用，为各类国有企业提供档案寄存服务，以确保企业档案的完整性，避免重组过程中档案的遗失和混乱。
3 对档案管理方式的优化和创新
现行的档案管理方式，虽然在很大程度上满足了重组国企对于档案管理工作的要求，但是也同样存在许多需要解决的问题，如自动化管理水平低下、管理难度大、管理人员素质较差、档案存在残缺现象等，严重影响了档案管理的整体水平。因此，需要对档案管理的方式方法进行优化和创新。
3.1 加强档案管理的基础设施建设
在国企重组的背景下，要实现档案管理工作的科学化、合理化，就必须加强档案管理的基础设施建设。就目前的档案管理而言，要加强对于档案存储库房的建设，提高档案管理的效率。例如，可以引入自动化管理系统，并通过相应的处理软件和网络，实现档案资料的信息化管理和自动化管理，切实实现档案管理的现代化，确保档案信息的作用可以得到充分发挥。
3.2 建设高素质的档案管理队伍
档案管理人员的素质对于档案管理工作的影响是不容忽视的，对于重组后的国企而言，必须加强对于档案管理人员的培训，提高其专业素质，建设一只高素质的档案管理队伍。这是实现档案管理现代化的基础，也是确保档案管理质量的重要保证。
3.3 切实做好档案的日常维护工作
档案管理人员要做好档案的日常维护工作，严格按照相关的标准和规范，对实体档案进行保存和维护，对档案信息进行整理和总结，切实保证档案的完整性。同时，要及时了解企业发展动态，定期对档案信息进行更新，确保档案的准确性和真实性。
4 结语
总而言之，档案管理对于企业的稳定和发展有着十分重要的现实意义，需要引起企业管理人员的重视。在当前国企重组的背景下，现行的档案管理方式发挥了巨大的作用，但是也存在一定的问题，需要结合企业实际，进行改进和创新，确保档案管理工作可以更好的为企业的发展服务。
【参考文献】
[1]董秀梅.国有企业转换经营机制后的档案管理工作探析[J].北方经贸，2009，（08）：144.
第6篇
一、要把握和处理好保密与利用工作的关系
根据《保密法》规定，档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。做好档案的保密工作，是档案工作者的神圣职责。档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密和利用两者都十分重要，档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好两者的关系，不可偏废。
利用档案为实践活动服务，具有极为重要的现实意义。然而，在实际工作中普遍存在着重保轻用，利用不足的弊端。档案工作者害怕失密，或心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值的档案被束之高阁，造成档案资源的浪费。两者主要矛盾在档案工作者一边。档案工作者一定要解放思想，端正认识，与时俱进，改变传统观念，在严格做好保密工作的基础上，积极为利用者提供方便，才能使档案的价值真正在利用中体现出来。
二、要把握和处理好制度与措施的关系
俗话说，没有规矩，不成方圆。既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。有制度无措施，执行起来就会落不到实处。有措施而无制度，则会纲目混乱，难以长期坚持执行。两者是相辅相成，互为补充的。以笔者所从事的档案工作实际为例，建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。与此同时，按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。
三、要把握和处理好“死”与“活”的转化关系
根据《保密法》对档案分为三级的规定，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。同时，根据国家还规定了档案的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年，保密事项在其确定的期限内，受国家保护。但是事项不是一成不变的，保密期届满，就失去了它的保密价值，这部分档案便死而复活。在思想认识上，一成不变地看待档案的性，无视性的时效和范围是不对的。而缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。档案工作者必须对档案进行科学管理，及时区分保密期限，掌握“死”与“活”。严格划清活密与死密的界限，确定哪些档案可开发利用；哪些在一定范围内利用；哪些还不能提供利用。使死档案复活，最大限度地开放利用。
四、要把握好纸质档案和电子档案的关系
纸质档案作为传统档案，是做好档案保密与利用工作的基础部分。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，为开发利用档案信息资源作贡献。同时，随着科学技术的不断发展，电子档案已与纸质档案并驾齐驱。做好电子档案的保密和开发利用工作，已是当务之急。笔者认为，一方面要创造必要条件，提高档案工作者科学技术水平，特别是计算机网络保密知识。凡网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保信息不上网。在内外网密级文件管理上，按规定做
到专机专用，使计算机不联网、文件不上网、上网文件不，内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网，也不在与非计算机之间互用。移动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两种不同功能的档案关系，使档案的保密利用工作，取得较好的收效。
五、要把握和处理软件与硬件的关系
第7篇
关键词：Silverlight；档案；系统
0、引言
学生档案是在中学、大学学习期间所形成的各种材料的汇总，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。一方面近年来学校办学规模迅速扩张，学生数量急剧增加，有关学生的档案信息的数量也在成几何级数增长。面对如此庞大的海量信息，传统的纸质管理已远远不能满足需求，另外为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，利用计算机信息管理系统对学生的档案信息进行统一管理已经成为一种必然趋势。
随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。
1、Silverlight技术
RIA（Rich Internet Applications）富互联网应用，具有高度互动性、丰富用户体验以及功能强大的客户端。RIA具有的桌面应用程序的特点包括：在消息确认和格式编排方面提供互动用户界面；在无刷新页面之下提供快捷的界面响应时间；提供通用的用户界面特性如拖放式以及在线和离线操作能力。RIA具有通信的特点则包括实时互动的声音和图像。客户机在RIA中的作用不仅是展示页面，它可以在幕后与用户请求异步地进行计算、传送和检索数据、显示集成的用户界面和综合使用声音和图像。Silverlight是一种新的Web 呈现技术，具有RIA的特点，该技术使开发的程序能够在各种平台上运行。该技术支持创建丰富的、具有绚丽视觉效果的交互式体验，并且可以随处实现：无论是在浏览器内、在多个设备上还是在桌面操作系统中[1]。区别于传统网络程序的开发是基于页面的、服务器端数据传递的模式，把网络程序的表现层建立于HTML页面之上，而HTML是适合于文本的，传统的基于页面的系统已经渐渐不能满足网络浏览者的更高的、全方位的体验要求。使用Silverlight进行学生档案管理信息系统的开发，能够实现数据的快速读取、查询，并且实现用户权限的安全访问，实现高效的MIS系统。
2、系统设计与开发
2.1系统开发的必要性
开发学生档案管理信息系统，可以做到对毕业学生档案信息进行安全、规范和高效的管理，为各级用户提供充足的信息和快捷准确的查询手段，让毕业学生可以快速和清楚地查找学生档案的基本信息和档案的处理方式及去向，从而解决因学生档案信息管理而产生的大量繁琐工作，使档案管理工作能够系统化，规范化和自动化。
通过对学校的实际情况和特点进行认真了解分析，通过计算机技术对学生的档案信息进行分析处理，理清并优化学生档案管理工作流程，使学生档案管理工作更加安全、准确、及时、迅捷、高效；从而推动学校数字化校园建设。
2.2 软件环境要求
该系统是基于Web的一个开放式系统，需要在服务器端进行软件环境设置，操作系统为Windows Server 2008；数据库为SQLServer 2008 Express；开发平台为Visual Studio 2010 sp1+Silverlight4.0；开发语言使用C#4.0；
软件客户端需要用户使用IE 6.0及以上版本浏览器、其他兼容浏览器（FireFox等）。
2.3 系统体系结构
本系统包括服务器端应用程序和客户端Silverlight应用程序。表现层（Silverlight+浏览器）通过WCF与服务器端进行数据交互，数据约定公开了服务器应用程序中的实体类结构[3]。WCF技术最基本的通信机制是SOAP（Simple Object Access Protocol 简易对象访问协议），这就保证了系统之间的互操作性，即使是运行不同的上下文中[2]。因此使用WCF可以跨进程、跨机器甚至于跨平台的通信，只要支持标准的Web Service，即可进行通信，减少了开发的难度，是系统兼容性更强。
2.4 数据库设计
本系统数据主要包括了毕业生的基本信息和档案信息，数据库字段主要包括：姓名、学号、性别、专业、所在学院、档案寄送地址、机要号、材料（包括报到证信息和登记表信息）。采用SQLServer2008数据库可以快速、方便的存储和读取，实现和Silverlight平台的无缝集成。
2.5系统主要功能
①系统管理：对系统进行初始化，对用户进行管理；
②数据导入功能：将每年的毕业生信息导入到SQL数据库中；
③毕业学生档案信息查询：学生档案实时状况，档案存放情况，档案去向及处理方式，档案查询；
系统运行界面图如图1所示：
3、结论
Silverlight技术是RIA应用的开发技术之一，具有丰富的媒体元素，能够呈现绚丽的界面、流畅的动画、开发时数据内容分离，以及支持与客户端的多种方式的网络通信能力，能够开发具备丰富表现力和互动要求高的应用程序[4]。西南林业大学学生档案管理信息系统综合利用Silverlight技术的特点，进行对毕业学生档案信息进行安全、规范和高效的管理，为毕业生提供了充足的信息和快捷准确的查询手段，让毕业学生可以快速和清楚地查找学生档案的基本信息和档案的处理方式及去向，从而解决因学生档案信息管理而产生的大量繁琐工作，使档案管理工作能够系统化，规范化和自动化。
参考文献：
[1]魏永超，银光志.Silverlight3.0开发详解与最佳实践[M].北京：清华大学出版社，2009.
[2]谭淇.基于WCF服务框架与Silverlight的Web应用研究[J].计算机与现代化，2011，（01）.
第8篇
应届毕业生，在考研人群中，是所在比例做多的。应届毕业生在收到调档函之后，处理的方式比较简单。按照调档函上所写的要求，把调档函拿到学院相关领导处签字，然后上交学校就可以。上交调档函之后，就不用再管其他。一段时间后，给拟录取学校打电话问老师收到没有，就可以了。
未就业往届生
毕业后，继续考研，没有找工作的考生，首先要确定你的档案在哪里?通常是保留在你的本科院校，或者是在你的户口所在地。确定你的档案在哪里之后，通常是自己本人去办理，如果路途遥远，也可以申请代办，这个时候，看档案管理处能否统一代办。把档案调出之后，首先要请求档案管理部门帮忙邮寄，因为有的学校不接收以个人名义邮寄的档案，可能会被打回来。如果遇到档案管理部门不帮忙邮寄，自己一定要事先打电话到拟录取院校和老师沟通，说明情况，确保以自己的名义邮寄不会被退回来。
已就业往届生
第9篇
房产作为固定资产的一种，已经成为资产总额的一部分，利用房产进行交易的经济活动也在不停地进行着。在我国出台相关法律法规的支持下，房产的预告登记和按揭抵押等行为频繁发生，这是经济活动争产发展的合理现象，但是在办理抵押时，申请人需要提供大量的文件证明。与此同时，同一房产多次设立抵押，所需要的材料证明更多，增加了对其进行管理的负担。所以注销后形成的房产档案数量庞大，难以管理。想要对房产档案进行科学管理，需要建立科学的制度对其进行合理处置，才能够保证注销后房产档案能够得到科学的管理。
二、处置注销后房产档案的现状
对于注销后房产档案的科学处置是必要的，但是具体措施的实施需要做多方面的考虑。在对注销后房档案是实际的处理工作中，业内对其处置的方法存在着不同的意见，这也是通过不同角度进行考量的表现。
（一）法律规定方面
在经济条件和社会条件允许的情况下，政府会对已经出现的经济活动作出相关的规定，以保证在活动过程中和完成后权责分配的科学性和制度性。在面对房产抵押问题，也有相关的规定加以制约。我国《关于行业标准〈房地产登记技术规程〉的公告》（第1307号）（以下简称《规程》）中，就对房产登记和抵押交易问题进行了规定：“下列纸质档案可列入销毁范围：1、抵押权登记已注销满5年；2、查封登记已解除满5年；3、地役权登记已注销满2年；4、预告登记已注销满2年；5、异议登记已注销满2年”。《规程》对一些房产登记注销后档案的处理进行了明确地规定，给现阶段档案处理工作带来了一定的支持和保证，也是房产档案处理方式发展的基础。
（二）业内观点方面
业内人士对房产抵押和注销后房产档案的处理进行了一些研究，并得出了相应的结论。但是在经过研究后，人没有一个统一的意见，而是形成了两种不同处理方式的观点，两种观点都是以实际情况为主要研究对象而得出的结论。
1、当房产抵押权注销以后，说明合同到期或提前履行合同，双方的债权债务已经实现，如果抵押登记有问题，不会因为抵押权已经注销，对当事人造成实际上的影响。所以，很多人认为抵押登记档案没有必要继续保存。这种观点看起来有一定道理，但是却忽视了一个问题，倘若这一抵押权注销是有问题或是虚假的，就会产生问题。
2、抵押（预告）登记注销后，尽管申请登记权利人和义务人双方合同约定权利义务已完成，但是，登记机构对档案保管任务仍然没有完成。如，某地已发生过对巨额债权的担保被抵押人伪造登记文件而注销的实例。如果抵押登记注销后档案没有妥善保存，一旦对抵押登记或注销登记产生争议，登记机关就无法提供做出登记或注销行为的依据。
三、建设房产档案管理队伍的措施
注销后档案的管理比较复杂，要保证工作顺利、科学地开展，对管理人员的素质要求较高，能够在复杂的工作环境中明确工作的目的，能够充分注意工作中细节的把握，对突况能够及时准确地进行妥善处理。这些对工作人员的要求，都使的建设一直高素质、能力强的房产档案管理队伍成为必须要做的事。如何保证队伍的素质水平，是需要考虑的问题。
（一）健全组织，加大对相关法规的学习贯彻力度
对注销后房产档案的处理工作，在我国还没有一个统一的工作部门，有些地区具有独立的部门专门进行房产档案的管理和处置，但是却不是每个地区都有这种部门。加强档案管理队伍的组织建设是非常重要的，能够使注销后房产档案的管理形成制度化和程序化，避免因地区之间管理队伍参差不齐而造成档案的处理方式不同，造成不必要的经济问题。另外，管理队伍中的每个人，都需要在法律法规的严格规范下进行房产档案的管理和处理，这就要求每个人都需要对相关法规进行深入学习，确保在工作中不会因法律法规掌握程度不够造成失误。组织房产档案管理人员认真学习相关法律法规，保证房产档案管理人员学习掌握法律法规，融会贯通，并正确运用，严格依法办事，保证房产档案管理服务迈上新台阶。
（二）加快提高房产档案从业人员业务素质
房产档案管理队伍的建设，需要从每个从业人员的业务素质抓起，只有这样才能够从根本上强化管理队伍的整体素质，同时加强从业人员的服务理念，把每个从业人员培养成为能做事并且能做好的专业型人才。为提高房产档案管理服务水平，加大业务培训力度，通过举办培训班、代培、继续教育等多种形式，促进房产档案管理人员业务素质和服务水平的提升，积极适应房产档案管理利用新形势。积极招录专业对口的档案专业学生进一步充实房产档案管理队伍，增添新鲜血液，有助进一步提升房产档案管理服务水平。
（三）加大投入，加强房产档案管理硬件建设
房产抵押和档案管理在我国发展时期较短，不仅是在软件上，在硬件设施方面也存在着许多的不足。硬件基础的不足直接影响工作的科学开展，同时对管理从业人员工作的顺利进行产生阻碍。只有严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《城市房地产权属档案管理办法》等具体标准和规格要求，尤其要对照今年颁布实施的《房地产登记技术规程》房产档案管理建设标准，进一步查漏补缺，做好房产档案管理硬件设施的建设，才能够使管理队伍的建设成为可能。
第10篇
【摘要】
当今社会是一个信息化技术飞速发展的时代，随着科学技术的不断发展，文件和档案的形式也不只是局限于传统的纸质图书和资料，更多的现代化新型的软格式材料应运而生，同时在档案管理上如果还继续使用针对传统文件和资料的管理方法，势必在对新型电子化资料的管理中受到限制。
【关键词】
档案；现代化；管理
随着信息技术的发展，档案文件的形式越来越多样化和现代化，传统文件的管理方式因其管理对象的性质有着根本上的不同，所以不能适应新型的现代化档案管理要求。因此，为了适应不断更新变化的现代档案形式，只有通过对现有档案管理方法进行分析和改进，结合现代化档案的特点，制定出能够适应新型档案管理的现代管理方法。
1 存在的问题
首先，档案管理在目前社会人员的工作中没有被广泛重视。多数的档案工作仅仅是局限于专业的档案管理部门，而没有将档案管理普遍进行，这对档案管理工作的现代化发展具有很大的制约作用。其次，目前的传统档案管理形式落后，条理性不强，对传统档案的管理仅仅是存在着形式上的管理，并不能真正对档案的管理做到细致、有效，同时管理人员在工作过程中对档案的执行标准不能完全遵守，更导致了传统档案管理的混乱状态。再次，档案管理的相关制度需要完善，目前在档案管理中出现各种问题，很大一部分是由管理制度不科学、要求不细致和完善造成的，如果要彻底改善目前档案管理混乱、无规律、不科学的现状，必须要改进管理制度。最后，档案管理之所以没有受到应有的重视，还是因为对档案的使用频率不高、使用过程不注意保护，造成了档案的缺失和破坏。由于使用频率低因此对档案管理也无法引起相应的重视，长久的管理缺失导致了档案管理工作停滞，档案保管工作更无法保证档案的完整性和系统性。
2 档案管理现代化的对策
2.1更新档案管理观念
要改变当前社会中档案管理工作落后甚至缺失的现状，首先要提高社会对档案管理工作重要性的认识。档案是各项工作开展过程中的重要参考资料，如果不注重档案保护和管理工作，对现代化的档案继续以传统的落后管理形式进行管理，势必会造成档案被严重破坏，而且对档案的有效利用将会起到直接的制约作用。另外对档案管理制度的不完善，进一步加重了档案管理工作的负面管理效果，造成档案管理系统性缺失，管理秩序混乱、内容无条理可言。因此，只有对现代化的档案特点进行分析，提出能够保证档案有条理进行管理、安全系统的进行保管等基本要求得到满足的新型档案管理制度，然后结合传统档案管理中出现的问题，进一步分析原因和管理缺陷，利用科学的现代化档案管理理论，对传统管理制度进行优化和改进，将管理制度发展成可以适应目前科技化档案形势的现代化档案管理制度。
2.2采取标准化流程
要适应现代化档案管理要求，更应注重管理流程标准化的重要性。只有采用标准化的档案管理手段，才能使档案在管理过程中以一种明确、有条理的形式存在，从而令档案在使用选取上提高工作效率。另一方面，通过标准化的档案管理流程对现代化档案进行管理还能保证档案的系统性和完整性，从而保证档案质量和完善保存。
2.3手工处理和现代化技术的协调
档案的现代化存在形式包括传统的图书文献和一切纸质资料，还有现代的新型电子资料和多媒体资料，对不同形式的档案管理方法肯定也会不同，这就需要针对各种形式档案的特点，采用相应的管理方法，对档案进行正确的操作和保存。传统资料的整理和保存都需要通过手工处理去实现，现代资料的搜集和审核工作也要一步一步通过手工完成，因此通过手工处理方式是对档案管理的基本管理要求。另外，针对传统资料的归档、分类、编目等工作，通过现代化的科技手段进行的话，则比手工处理方式更加高效和精细，同时对先进科技资料的保存也是通过现代化的技术手段进行管理的，所以现代化的管理技术能够保证档案管理工作进行更高效、更准确。综上所述，档案管理在技术方面应当以手工处理为主要形式，现代化技术手段为辅助支持，去更好的完成档案管理工作。
2.4实现档案的现代化
传统的档案形式在管理和保存的工作中相对电子化资料更占据空间，保存环境要求更加复杂，而且保管方式要求更繁琐，而现代化的电子档案在保存上占据空间小，保存环境要求低，保管方式也更加简单，如果将档案的形式逐渐电子化，再利用现代化的管理方式，那么将会使档案管理的工作更加容易进行。
3 结束语
目前的科技形势下随着现代化档案形式的不断加入，对档案管理提出了更高的要求，通过对当前档案管理中出现的问题进行分析，针对现代化的档案形式特点，结合先进的档案管理理论，对当前档案管理模式进行改进和创新，建立起现代化的档案管理制度，保证档案能够被更好的利用。
参考文献：
［1］杨淑梅，崔立红.浅谈档案管理现代化［J］.机电兵船档案，2014（2）：2425
［2］李春风.浅谈档案管理现代化趋势［J］.商情，2014（11）：257
第11篇
一、大数据时代下档案应用管理中出现的问题分析
（一）专业数据处理人才不足。在当前的档案管理中，缺少拥有扎实的数据处理能力的专业人才，主要是统计员和分析员。根据当前社会发展的趋势来分析，在未来很可能会根据档案管理数据分析目前国家人力资源分配的具体现状，因此分析人员责任重大，他们关系到国家、企业的竞争力。而解决这一问题，单单地增强对当代大学生的技能要求，或者引进国外优秀人才是不能解决问题的，因此就需要加大力度，不断增强对专门人才的培养力度，来更好地适应大时代数据的档案管理需求。
（二）档案数据存储系统安全性能不高。对过去的企业引进人才模式分析，可以发现企业中建构的信息都比较分散，信息无法流通，因此也就造成了企业无法直接对档案数据进行有效地整理分类，这就无法发挥出信息本身最大的利用价值。随着当前科学技术发展速度的加快，数据信息也更加容易泄露、遗失。这种数据破坏力极其强大，并且难以恢复。因此当前数据整合所带来的储存信息安全性需要引起高度的重视。
（三）档案信息存储、获取效率低。根据目前的大数据处理方式分析，一般情况下，都是输入容易，输出难。在处理数据时首先需要将相关的信息数据送往一个专门的数据库，一般数据库运行的数据较多，则本身已经构成一个大数据。根据当前社会发展现状分析，企业活动规模、数量越来越大，数据访问、查询频率也就越高。因此当下如何采取有效措施，解决与此相关的问题，就成为了当务之急。
二、当前档案管理引入大数据处理方法的必要性
（一）大数据处理方法可以满足档案管理需求。目前国家对档案管理提出了以下几个方面的要求：多用信息、少用能源。对于档案管理机构而言，其主要任务就是作为长久保存资料的场所，及时为大家提供必备的信息资料，因此是一种为社会服务的机构。它本身拥有广泛的信息，但是由于当前存在种种问题，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人们对档案管理意识不高，使得目前的信息资源并没有得到充分的利用跟发展。只有一个城市中的档案管理体系不断完善，才可以为市民提供更多的便利机会，同时才可以促进城市档案管理的进一步提升。目前应该从多方面出发，定期整理已经保存过的信息，跟社会需求相结合，从而达到为社会公众服务的目的。
（二）大数据处理可以加强相关电子文件管理。随着当前社会发展水平的迅速提升，电子文件的数量也在与日俱增。对电子文件的搜寻也变得比纸质材料更难。因此就需要采取适当的方法对其进行有效处理。当前主要应用的方式是对电子文件进行宏观鉴定，首先判断其是否具有自身的文件价值。这就需要做好两个工作，首先采取大数据处理方式将其归类整理，最后再根据其价值进行归档处理。
三、促进大数据时代背景下档案管理的有效措施
（一）不断地促进技术发展。技术水平越高，处理大数据的档案管理效率才会越高。当前应用的档案管理技术，应该满足高效、快捷的特点。目前常用的模式主要指采用新型的技术，来更有效地获取、存储、挖掘、查询信息，从而提供有效的决策分析。随着未来的进一步发展，可以不断发展形成产业化的创新模式。
（二）提升档案管理技能。对数据进行有效管理可以获取有效的数据信息资源。对于企业而言，由于内部的数据有时需要保密，因此横向之间无法做到共享，这就导致了目前无法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不断完善目前的档案管理，使信息的安全性能得以保障。
（三）加强数字化文件管理模式的发展。在当前的大数据发展时代背景下，人类档案管理的方式不断更新，主要涉及以下方面：电子文件、电子档案、数字化文件。相比较传统的纸质材料，电子文件本身具有众多的优势，例如：具有储存便捷、占据空间小、传播方便等特点。因此它可以快速储存多种信息，更加适应大数据时代对于档案管理的相关需求。
第12篇
【主题词】电算化 会计
一、引言
会计电算化的产生和发展，给传统会计工作提出了严峻的挑战，它改变了会计这一职业的传统，并且重新定义着会计工作。会计工作者必须充分认识会计电算化给会计工作带来的影响，并不失时机的调整会计工作的方向和重点，才能提高会计工作的水平和质量。
随着计算机技术的迅猛发展，计算机在企业管理工作中得到广泛的普及和应用，据一项调查结果显示：已单一使用了财务软件信息技术的企业，占我国企业的60%左右；将财务和企业的进销存或供需链部分功能集成起来应用信息技术的企业占10%左右；现在已有占我国企业的比例将近1%的企业已在企业内部实现全面地集成应用，真正实现了全面的ERP管理。个别信息化水平较高的企业已步入全面电子商务应用的阶段。会计电算化的实现不仅是会计核算手段或财务管理、分析、决策手段的变革，而且必将对会计核算的方式方法、程序、内容产生重大影响，从而促进会计工作职能的转变，使会计人员有更多的时间和精力参与经营管理，更好的满足管理现代化的需要。但从目前情况看，由于这项工作开展时间短、加之缺乏会计电算化管理经验，有些单位还没有完全适应会计电算化所要求的管理方式和核算程序，致使会计核算的安全性和准确性受到影响，阻碍了会计职能的发挥。为此，有必要充分认识会计电算化对会计工作的影响，做好会计电算化后的会计工作。
二、会计电算化对会计工作的影响
1.对帐务处理方式的影响。在手工会计中，根据原始凭证和记帐凭证，平行登记总帐和明细帐。由于明细帐中记录的是逐笔登记的业务信息，而总帐中记录的是相应的合计值，因此，总帐中的信息是非独立的。在一个信息结构中，去掉非独立的信息，也就是计算机软件中所谓：“冗余信息”，之后，仍可保持信息的完整性。因此，如果总帐的作用只是为了保持和提供各科目的发生额和余额的汇总信息，那么也就没有存在的必要性，因为我们可以从明细帐帐中获得同样的信息。在手工会计中，总帐之所以有存在的价值，是因为总帐对整个帐簿体系起控制作用。通过总帐与明细帐之间的定期或不定期的对帐，可以发现记帐中的错误，以便及时加以纠正。另外，安排不同的业务人员负责总帐与明细帐的记帐工作，也起着互相牵制、防止作弊发生的作用。在手工会计中，记帐过程中的错误是很难完全避免的。但在两个人并行工作的情况下，同时发生错误的可能性是很小的，同时发生同一错误的可能性就更小。因此，采用平行处理方式可以有效地发现错误，确保会计数据的正确性。但对于计算机来说，由于总帐和明细帐都是根据记帐凭证登记的，登帐的依据相同，只要会计软件的登帐功能是正确的，总帐和明细帐的数据应是一致的。因此，没有必要采用平行登记的方式，而应当采用集中处理方式，即来源于记帐凭证的信息不再重复处理，而是统一记录于分类帐中，集中加以处理。分类帐也没有必要区分总帐和明细帐。但是，这并不排除在计算机内部设置类似于总帐和明细帐的格式。但这已不是手工会计意义上的总帐和明细帐了，因为它们之间不存在统制与被统制的关系。
2.对会计系统内部控制的影响。会计电算化以后，原来会计业务处理过程中人与人之间的联系部分地改变为人与计算机的联系，原来有多人完成的业务变为由计算机统一完成，原来记录于帐簿中的信息现在记录于磁盘、磁带中。由于工作环境的这一系列变化，原有的内控制度已不可能有效地发挥其对会计体系的制约作用了。在手工系统中，为了提高会计信息的准确可靠性，内部控制主要通过会计人员之间适当的职责分离，实现相互牵制，由人工完成各种检验、核算和判断，例如，定期进行帐证核对、帐帐核对、银行对帐等等。在计算机会计中，内部控制就其基本原理来讲，与手工并没有本质的差别。但保证会计数据正确可靠性的控制方法与技术却发生了很大的变化。在计算机会计系统中，内部控制包括了许多建立在会计软件中，由计算机执行的各种检验、核对、判断以及对软件个别功能调用的权限控制。这些程序化的控制对计算机会计系统的安全可靠非常重要。当然，除了程序化的内部控制外，计算机会计系统的内部控制还包括管理制度和部分手工控制，但程序控制是计算机系统特有的。
3.对帐簿形式和错帐方法的影响。手工会计中规定日记帐必须采用订本帐，总帐和明细帐可以采用活页帐；帐簿记录的错误可用划线更正法、补充登记法和红字冲销法更正。计算机会计系统打印输出的帐页是卷带状的，可装订成活页式，不可能是订本式，只有到了一定时期，再装订成一本订本式帐册，作为会计档案保管。在计算机会计系统中，由于计算机采用的是集中式处理方式，没有类似手工会计的对帐操作，因此，侧重于防止错误，而不是纠正错误。要做到这一点，首先必须保证会计数据输入的正确性。这主要依靠会计软件对输入数据进行多方面的检查，例如，科目合法性检查、借贷平衡检查等。但是，任何一个会计软件都不能保证数据输入和处理的绝对准确。当发现错误后，就要采用一定的方法进行更正。由于在计算机会计中，很难再用划线更正法，所以一般采用红字冲销法和补充登记法进行更正。应该特别注意的是，在计算机会计系统中，应禁止直接修改存储于计算机内部的帐务信息。因为这种修改不利于找出造成错误的根本原因，杜绝今后再发生同样的错误，同时在制度上也造成漏洞。因为在磁性介质上修改数据不留任何痕迹，因此无法知道数据是否已经修改、是谁进行了修改和修改前的数据是什么。这就有可能使修改权限被不负责任地甚至非法的加以利用。
4.对会计信息存储方式的影响。在手工会计中，会计信息是存储在纸性的凭证、帐簿和报表中的，这些信息都是肉眼可见的，若被篡改，如涂改和挖补，会留下痕迹，因此一般较容易被发现。在计算机会计系统中，会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上，这些存储介质上的信息以肉眼不可见的、机器可读的形式存在，因此很容易被复制、被删除、被篡改而不留下任何痕迹。另外，磁性介质在受热、受潮或受强的电磁场影响时，很容易损坏。因此，要保证计算机会计系统的安全可靠，必须对存储介质有相当完善的控制。
5.对会计工作组织体制的影响。在手工会计中，会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为主要依据。手工会计组织内部通常划分为工资组、材料组、成本组、综合组等，他们之间通过信息资料传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使会计工作得以正常进行。会计电算化后，由于计算机处理信息集中性的特点，原有的一些单位，已无存在的必要，而一些新的组织，如数据收集组、凭证编码组、审核组、操作组、维护组、开发组等便应运而生。
⑥对会计档案保管形式的影响。在手工会计中，会计档案以纸介质形式保存，对会计资料的查询，也是以调阅纸介质档案为基础。实现会计电算化后，会计档案将以磁性介质为主、纸介质为辅方式保存，对会计资料的查询主要在计算机上完成。在计算机上查阅效率高、范围广。但对存放档案的环境及温度、湿度等提出了新的要求。
三、适应会计电算化的要求，调整会计工作
1.结合企业发展长期规划制定会计电算化工作计划。制定会计电算化工作计划，可以避免会计电算化工作在实施和管理中的盲目性，保证会计电算化工作更好的与本单位计算机管理信息系统相衔接。当前越来越多的单位实现了会计电算化，并正在实施和准备实施由原来的核算型财务软件向管理型财务软件升级，由财务部门单独实现电算化向人力资源、计划统计、销售仓储等综合利用财务信息的方向发展，会计工作应充分认识到这种发展变化，把精力投入到会计电算化工作计划的制定上，并在制定工作计划过程中充分考虑和分析同其他管理系统的联系和接口，遵从企业管理信息化目标的要求或企业发展的的长期规划，以保证会计电算化工作为企业管理信息系统总目标服务。
第13篇
一、档案信息化建设中存在的问题
（一）数据的异构性
档案部门按受的档案来源具有多样性，不仅具有各自的特殊属性，而且存在着复杂的内部结构和处理方式，这就导致数据具有较强的异构性，给档案信息化建设工作带来了较大的难度。档案作为重要的数据记录，其对于国家、企业和个人的发展都具有极其重要的意义。但在档案记录过程中，由于受制于各地区发展时间、发展效果等因素的制约，档案在数据统计、记录和处理方式上存在一定的差异性，从而导致数据出现异构性，对档案信息化建设产生了一定的阻碍作用。
（二）高度的分散性
在档案信息化建设还受到档案高度分散性的影响。我国幅员辽阔，在档案管理工作中，为了确保档案记录的详细性和准确性，则不同地区及不同单位在档案更新时间、记录方式和处理方法上都存在一定的差异性，在这种情况下进行档案信息化建设，虽然科学技术和信息技术较为发达，但这种分散性则会对档案信息化建设带来较大的制约影响。在档案分散性表现中，更多的表现为档案资料分散在各个管理部门及单位中，这不仅导致信息的重复性及无差异数据情况的存在，而且数据量较大，而时间有限，从而对档案信息化建设带来了较大的阻碍作用。
（三）管理的滞后性
在档案信息化建设工作中，除了做好信息化工作以外，档案管理工作也具有非常重要的意义。在档案信息化建设过程中，需要档案和定量人员针对实际情况来进一步精简、优化和重组档案管理业务流程，同时还需要加大对信息化无毒的融入，从而确保档案信息化建设工作能够取得了良好的成效。但在当前许多档案信息化建设工作中存在着管理滞后性的问题，而且由于管理上的滞后性，从而导存在较大的问题，甚至导致较大的安全隐患存在，不利于档案信息化建设工作的顺利开展。
二、档案信息化建设的强化措施
（一）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
第一，各个地区在进行档案信息化建设的过程中，要将着重点放在管理方面，遵循档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换。由于目前的工作量较大，因此在时间上可以向上级申请宽限。
第二，加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档等一系列的工作，保证产生有保存价值的电子文件真实、完整。此项工作是总体工作当中的重点，并且对后续工作具有很大的影响，如果因为一时心急或者某些主观上的因素，导致最后的价值缺失，势必对档案管理造成很大的负面影响。
（二）提高现代化管理手段，实行资源共享
在当前我国档案信息化建设工作中遇到了较多的困难，因此为了提高档案信息化建设水平，则需要加大对现代化管理方法和手段的应用，加快推动信息资源的共享进程。当前我国现代化档案管理手段具有多元化的特点，再加之通过加快档案信息资源共享的实现，不仅可以有效的避免数据重复情况的发生，而且对于提高数据处理和记录能力具有极其重要的意义。
（三）提升服务意识
过去的档案管理属于被动性质，只有别人向档案管理人员和部门寻求帮助，这种情况的长期持续，导致很多地区的档案管理工作陷入了一种困境。未来的档案管理工作绝对不能被动接受，而是要主动出击，只有提升服务意识，深入挖掘市民的需求和企业的需要，才能更好的进行档案信息化建设。我国作为一个人口大国，档案的数量及其庞大，如果错漏了某些人或者是某些地方，势必导致我国在后续的发展中，遇到很大的阻碍。本文认为，临时需求分为主动性和反应性两类，主动性需求是指在用户提出要求之前就已经准备好答案的需求，反应性需求则要求作调查研究。因此，自助式服务是解决档案部门穷于应付无暇他顾的基本对策，也是信息化管理系统优势的体现。
（四）坚持质量第一
首先，所有的档案在归类、转移、信息化的过程中，每个步骤都要达到一个较高的水准，不能因为时间上的限制或者赶进度等一些托词，忽略质量。
其次，档案从业人员需要努力提高自身的职业素质，加快自身专业知识的更新，树立良好的服务意识，确保为档案需求者提供标准的档案服务。对于来访者需要热情接待，耐心的给予帮助，能够更好的满足来访者的需求。
第三，档案信息化建设是国家的重点工作，所有的地区必须参与，无论是偏远的山区还是技术不发达的地区，如果此时搁置，那么后续工作也接不上，所以此时完成工作会为后面的一系列工作争取很多时间，对提高工作质量具有很大的帮助。除了上述的工作以外，我们还需要做到四个并重：软件与硬件并重;信息资源整合与理顺调整职能并重;农村管理应用与企事业管理并重;拓展建设与安全防范并重。
第14篇
关键词：纸质文物；损害；保护；修复
一、纸质文物的范畴及对其进行保护的意义
一般把以纸张作为载体具有艺术价值或历史意义的古代文物称为纸质文物。纸质文物包括古代文献档案、古代书籍、古代字画等，可以反应出一个民族的文化、历史、艺术等信息，保存好这些文物可以给后人留下丰富而宝贵的文化财富。这些文物在时间的推移中只会越来越少，且无法复制，一旦丢失将无法复原，那么与之相关的文化、艺术、历史、精神价值也会随之消逝。所以说文物保护工作就是为了将这些代表着民族文化内涵的东西进行更为长久的保存，将一个文明古国的风采和内涵加以保护。
二、纸质文物受损的基本类型和成因
2.1虫害
虫害是所有纸张储藏损害中最为常见、发生最为频繁的问题，由于纸张在发明之初就是使用木材等材料制作，在纸质文物的装裱材料当中，通常存在有淀粉、胶质和动物蛋白，有部分虫类以此为食，甚至还有一些纸张害虫在啃咬纸张后还会在其中结蛹产卵，对纸张进行二次损害，另外也有害虫的有色排泄物也会对纸质文物中的文字、图像等珍贵信息造成损害。目前我国的纸质文物虫害中常见的害虫有：书蠹，竹蠹，药才甲、衣鱼、白蚁、烟草甲、短鼻木象、蟑螂、中华圆皮蠹、东方蜚蠊、谷粉虫等等。
2.2霉害
纸质文物的载体――纸张的主要成分是纤维素，一些害虫的尸体和排泄物成为菌类的营养源，进而形成纸质文物的霉害状况。当菌类在纸张上长期生存后会对纸张造成两种损害，一种是菌类分泌的霉对纸张的染色以及侵蚀，另一种是菌类在生长繁殖的过程中将纸张中的纤维素和蛋白质等一些维持纸质文物强度和耐受性的成分作为养分来吸收。
2.3自然因素损害
纸质文物在自然因素下受到的损害主要为温湿度和气体的损害。纸张的长期保存需要维持恒定的温度和湿度，纸张在保存时通常应当将环境温度维持在16 -18°C，当温度过高时，容易造成纸张过速老化，温度过低，则可能使纸张中的游离水结冰，影响纸张的韧性。纸质文物所处空间的空气湿度也要控制，过于潮湿的环境会引发纸张的霉变。对于气体损害来说，纸张主要容易受到一些溶水后产生酸性的气体影响，由于纸张内含有少量的游离水，如果空气中的酸性气体过度，很容易被纸张所吸收，与其中的游离水相结合，容易产生腐蚀性很强的碳酸、硝酸等，这些腐蚀性较强的无机酸会促进纸张中纤维的水解速度，加速纸张的氧化，导致文物无法被长期有效的保存。
三、纸质文物的保护方法
3.1低温灭杀虫害
纸张的虫害防治需要以“防”为主，在进行收藏之前，首先对纸张进行特定的处理，通过条件控制来抑制虫害。建议在实际的收藏中采用低温存放的冻杀技术，低温冻杀符合纸质虫害的防治要求，通常只需要将温度维持在零下20度左右，在此温度下四至五天即可杀灭虫害，这种短时低温的灭虫方法对纸质文物的负面影响不明显，但对虫害的预防却起到了很好的作用。
3.2通过纳米防腐纸进行防腐处理
纳米材料本身的耐受性较高，目前在纸质文物保护领域也出现了纳米防霉纸，这种防霉纸内的无机纳米添加剂不易挥发，不会对原藏品造成较大影响，无机添加物也不适宜于菌类的生存，这种材料还具有耐老化、耐腐蚀等特征，通过这种材料的包覆能够对原作品起到很好的防霉效果。目前常见的防霉处理方式过于传统，其处理方式与虫害的处理方式大致相同，但是具体处理时的标准又有所差异，这就使得文物要经过两次甚至多次的重复处理，这很容易导致文物在处理的过程中出现损害。纳米防腐纸则大大降低了防腐处理的难度，相对的保护投入更低，其处理和更替更为方便。
3.3保证纸质文物收藏的标准环境
在纸质文物保护的环境控制方面，要做好温度控制，湿度控制和通风处理。纸质文物的收藏环境，温度必须控制在纸张强度不受影响，杜绝过高和过低温度。湿度必须控制在纸张菌类不易滋生的环境湿度，当然干燥程度不能过高，还应避免强光的直接照射。管理员要经常性的对收藏空间进行通风处理，还要定期对空气中有害气体进行检测，尤其是收藏馆附近有厂家排放有害气体的，更需要进行频繁检查，如果通风也无法控制有害气体的就需要通过科学的空气净化设施来保证储藏空间的气体质量。
四、纸质文物受损后的修复策略
4.1纸质文物的信息修复
纸质文物的保护包括了纸张本身和纸张载体内所记载的信息这两个部分，具体的修复也要从这两个部分着手，其中信息修复最为困难。在具体的信息修复之前，为了达到长期保存的目的，要建立一份档案文件，其中有纸质文物的图像信息、文字信息、规格、以及保存要求，在编制成文后备案并收录到收藏文献条目当中，以保证今后在进行修复工作时能够得到全面的原始信息；在收藏的过程中，当纸质文物出现损伤后，收藏馆可以结合实际的收藏条件以及对文物的研究结果出示一份修复处理建议书，建议书中结合各自的经验对其修复方案、程序以及所需使用的技术进行诠释，特别要对其中的问题进行划分与排序，指出哪些损害是需要优先处理的，以求尽可能的保留最有价值的部分。
4.2纸质文物的记录及纸张的修复
中国传统的纸质文物修复方法主要有装裱、复制等方式，而如今的修复技术则更为科学和全面。在具体的修复过程中，可以制定以下的修复流程：（1）从收藏目录中找出文物收藏之初所编制的备份档案，与已经出现损害的现有文物进行对比，找出损害的区域和状况，包括虫害、褶皱、出现损毁的图像轮廓等等；（2）进行试剂检查，比对文物收藏时所记录的初始资料，检查纸张的保存状态与原始状态之间的差距；（3）对文物进行清洁，在具体的修复中可以使用干性的清洁工具火山胶海绵或软鬃毛刷等对文物表面的灰尘等污渍进行清理；（4）对纸张进行脱酸处理，对纸质文物的脱酸可以选用非水性脱酸剂，使用这类试剂脱酸后纸张干燥较快，且不易起褶皱，但是某些脱酸试剂会导致纸张变色，因此具体的使用还需要依据实际情况来调整；（5）对损伤部位进行修复并补全残缺，比对原始资料，找出损伤部位和残缺部分的大小，通过材料覆盖纸等进行补全或修复，材料要与作品的纸张厚度颜色以及纤维素等的化学结构一致；（6）进行修复后，还要进行二次检验，并对原始编制档案进行补充，以留作未来的修复参考用。
参考文献：
[1]郑利平,席周宽,武仙竹,王运辅.重庆地区馆藏木质文物病害调查与保护[J].重庆师范大学学报(哲学社会科学版),2008,(06).
[2]张畔枫.唐代图书档案的修复[J].兰台世界,2011,(12).
[3]张晓彤,王云峰,詹长法.纸质文物保护修复的传统与现代[J].中国文物科学研究,2007,(01).
第15篇
1 档案信息化的意义
医院内部的人事档案是原生的信息资源，其对于医院内部的合理预测工作、人员调动管理工作、管理决策工作具有一定的影响。实现档案管理的信息化能有效促进医院的长久性发展，也是社会发展形式下对于医院发展的必然要求。随着人力资源管理理念的不断发展，国内医疗体系改革的不断深化，人事档案管理的重要性逐步体现出来。加快信息化建设是有效发挥人事档案信息作用的关键环节，促进有限的资源发挥出最大的作用。因此，对于医院内部人事档案信息化工作进行深入探讨研究意义重大。
利用医院内部的局域网络建立一体化的工作平台，不仅能够实现档案资源的、传递、存储、加工，信息资源的共享，降低工作人员的工作量，还能保证新的信息内容及时更新，提升信息的时效性。医院可以借助一体化系统，利用有效权限管理，建立电子的查询系统，节省医院的人力资源、经济资源、物力资源，还可以将医院的档案存储在优盘、光存储介质、软盘中，缩小档案占据的空间。医院应选择高效、安全、合理的软件管理系统，避免内部信息资源的泄露，提升管理水平。
2 医院人事档案管理信息化的实现
放弃过去的手工处理方式，利用计算机进行档案管理工作，可以实现高效率的信息存储、统计、查询与分析，为医院管理人员提供精确的信息资源，构建开放式的信息系统，发挥资源的最大作用。
2.1 实现计算机管理
随着科学技术的发展级计算机网络技术的普遍应用，医院内部已开始利用计算机管理人力资源。计算机管理能降低手工管理出现失误的概率，降低工作人员的劳动强度，节省工作时间，提升管理效率，使材料的管理更加科学化。将人事档案信息存储在现代化的介质上，能提升资料的完整度，延长档案的应用时间，避免资源的浪费。一些医院的人事档案管理已实现网络微机化，利用现代网络，通过磁介质交换实现网上的资源输入，进一步加强人事信息管理。此外，利用远程技术进行数据的交换，最终实现资源的共享。
2.2 建立完善的信息系统
医院的工作人员首先需要构建基本的系统框架，建立基本的信息资源数据库，录入各种人事档案信息，然后利用软件及高速的网络系统，通过有序的建设，建立完整的系统。资源的收集是其中的关键环节，医院内部人事档案的信息收集和处理环节需要保证规范化、制度化。资源完整性是系统的关键，为此医院应加大各方面的投入力度，逐渐加强整个信息系统的功能，将成熟的工作经验普及应用。
2.3 建立人事档案管理数据库
在系统的建设过程中，不仅需要购买先进的技术设备，而且要重视资源系统的应用，有效收集信息资源，通过资源的开发和管理，最终实现应用的目的。医院内部应建立专业化的人事档案管理数据库，并提高使用的范围，提供全面化的服务。信息数据库的内容需要包括工作人员的基本信息、薪资待遇、工作经历、档案目录等。将管理层级职工的姓名、年龄、学历、性别、工作时间、职务、任职经历及考核等信息详细地录入计算机系统内部，需要调用档案或员工信息时，工作人员在系统的查找功能中直接输入姓名，就能够直接获得全部的资源，信息检索效率大幅度提高。
2.4 保证信息的安全
医院人事档案的信息化管理，不仅要保证信息的应用期限，还要避免数学档案信息被破坏或故意更改。信息化档案管理系统的安全是需要重视的关键环节，医院的人事档案资源需要分类处理，部分需要长期保存的资源信息应及时复制，通过载体的转化，避免信息的丢失；部分无需变动的长期保存资源需要刻录到只读光盘上进行存储，避免档案的非必要修改。在医院系统的资源共享过程中，部分的关键性、保密性高、价值高的资源，需要通过处理提升安全性，例如：设置系统恢复功能、提高管理等级等。人事档案信息系统需要配合应用现代化的防火墙技术、病毒检测技术、数据备份技术等。
2.5 保证人事信息的准确性
医院内部的人事档案管理信息化的最终目标是提供更加优质的服务，为医院的管理和发展提供更好的资源。
利用信息化系统代替传统的记录方式，使信息查阅工作变得更加简单，文档数字化得到广泛的应用。目前，国内的大部分医院内部已经构建独立的信息网络，该网络和互联网、教育科研网有效链接，为医院档案的对外服务提供可能，也是资源共享实现的基础。使用网络信息技术方式，医院内部局域网络可以建立院级的档案管理自动化信息系统，保持界面的简洁清晰，支持Windows NT、UNIX、NetWare、Novell等各种的处理方式，拓宽使用功能，为需求人员提供随时查询功能，提升医院的档案管理水平，发挥资源的价值，为医院的发展提供服务。
