城建档案数字化管理范文

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第1篇

[关键词]城建；档案管理；数字化建设

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我国城市化建设水平不断提高的当下，城建工作所涉及的道路桥梁、地下管线、房屋建筑和基础设施等工程项目的数量也越来越多，给城建档案管理工作到来了一定的挑战。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，特别是在以互联网为代表的信息时代中，无法满足人们对信息实现传递和共享的实际要求，且存在调阅困难、占用空间大、管理效率较低等缺点，如何以计算机技术为依托，大力推进城建档案管理数字化建设已经成为城市发展中的重要内容，因此必须要亟待解决的实际问题。

一、 档案管理数字化概述

档案管理数字化的实现是通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整的采集，进而形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体之中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。档案管理的数字化建设是一项复杂且系统的工作，主要涉及到了资料整理、数据备份、设备选择、存储与建库、扫描录入等多方面的工作内容，在科学技术水平不断发展的现阶段主要呈现出以下两方面的的态势：一是在全社会范围内都开展了档案管理数字化建设工作，在高校、城建、企业等各个行业领域中都尝试了档案管理方式的转变；二是初步形成较为合理的管理体系，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但数字化建设已经成为档案管理的必然发展趋势。

二、 城建档案管理数字化建设的意义

（一） 符合时展的需要

在城市现代化发展的过程当中，推进城建档案管理数字化建设，创新传统管理模式，是是到发展的必然趋势。依托计算机信息技术，在城建各部门中建立起档案管理的数字化平台，一方面彻底改变了以往分散式管理的模式，使得档案的查询统计等工作的效率实现了提高，另一方面又为档案资料信息的共享提供了实现的可能。

（二） 利于城建档案管理的规范化

推行城建档案管理的数字化建设，将城市建设中的所有工程项目都纳入到数字化管理的体系当中，通过网络和数据操作技术等，按照统一的标准对城建档案进行管理，确保了其工作的安全、准确和高效，使得档案管理各项工作的开展都更加的规范化，从而为城市建设提供更好的基础服务。

（三） 利于城建档案的开发

城建档案管理数字化建设，对于城建档案的开发产生了极大的促进作用。城建档案管理数字化建设为用户构建了信息资料查询的平台，用户只需要直接登录到城市基础设施建设信息服务平台，就可以进行相关的信息搜集和业务申请，并与社会其他行业领域之间形成合作，进而形成了集成化管理的运行模式，实现了数字化资源的整合。

三、 城建档案管理数字化建设的内容

城建档案管理数字化建设是城市实现现代化规划和建设的重要参考，对于城市的可持续发展具有着十分重要的现实意义，开展和完善城建档案管理数字化建设的工作，应该对原有的思维定式进行突破，并从以下几方面内容进行着手：

（一） 规范城建档案管理数字化的指标和要求

规范城建档案管理数字化的指标和要求是推动其工作开展的前提条件和主要方式，特别是对档案资料信息的收集、整理、加工和存储等一系列工作而言，进而实现对城建档案管理的规范化和标准化控制。在参考国家和行业标准的基础之上，对以下工作要求进行明确：①城建档案信息资源的数据格式要保持一致，以保证信息传递的有效性，消除交流障碍；②城建档案业务处理的要求要实现各部门的统一，特别是档案数据统计口径的统一设计，以保证档案数据的实用性；③对档案管理工作者的行为进行规范性指标的要求，尽可能的避免因人为原因而出现的工作漏洞，以保证城建档案的安全性和真实性。

（二） 合理设计档案信息数据库存储功能系统

城建档案管理系统通常是由专业的软件开发企业来承担建设的，但是为了保证系统建设的科学合理性，其档案管理部门的工作人员也应积极参与到前期的方案设计工作当中，使得管理系统的网络建设中的硬件平台和软件平台都具有稳定性和可靠性；其次，要对数据库进行合理的设计，主要涉及到文档库、空间库和影像库三方面，且三者之间存在相互联系，对其进行资料编码，以保证用户能够准确的调取所需要的内容；再次要创建高效的检索系统，利用多媒体技术对不同载体的档案信息进行高效整合，实现对档案资源的多层次开发，以保证档案数据信息的安全性。

（三） 加大城建数字化档案馆建设的力度

城建档案馆的建设是实现城建档案管理数字化建设工作中的重要环节，其是对城建档案进行集中管理的主要场所，是社会资源消费的系统之一。数字城建档案馆的建设应该以信息资源的高效利用为最终目的，以数字信息系统平台为途径，以面向馆内的“统一管理平台”和面向馆外的“统一门户网站”为核心，实现信息服务从“被动”向“主动”模式的转化。加大城建数字化档案馆的建设力度，实际上就是在城市中建立较为完善的信息化网络，将城市建设项目、发展规划等多方面实现综合，在城市建设部门、审批部门和管理部门等实现资源共享和协调配合，实现城市科学合理化的未来发展。

（四） 发展城建档案数字化管理的人才队伍

档案管理工作人员的自身素质和水平能力是影响其管理工作质量和效率的直接因素，因此为了保证城建档案管理数字化建设的有序性，必须要建立档案数字化管理的专业人才队伍。一方面要通过开展多种渠道和形式的业务培训活动，使得工作人员能够熟练的掌握现代化信息技术，提高其运用计算机网络平台的技能；一方面要通过开展多种形式的教学教研活动，向其介绍最新的科技动态的应用现状，以提高城建档案管理人员的素质；另一方面还要对领导层人员的知识结构和领域进行更新，确保城建档案管理数字化建设具备优秀的领路人。

结束语：综上所述，城建档案管理数字化建设是一项系统且复杂的工程，要想切实发挥出城建档案管理的重要功能，提高城建档案管理工作的效率和水平，就必须要转变工作人员陈旧的管理理念，打破传统纸质档案管理的模式，从发展信息化人才队伍、完善档案管理制度体系、设计数据库存储系统等方面来实现城建档案管理的数字化建设；当然，由于城建档案管理数字化仍然处于一个探索的阶段，还需要工作人员对其进行不断的深入研究，以推动城市经济的可持续发展。

参考文献

[1]韩双. 城建档案数字信息化建设管理探讨[J]. 信息系统工程，2014，12：62.

[2]赖宇凌. 信息化新时代对于城建档案电子化的思考[J]. 办公室业务，2014，23：71-72.

[3]傅政权. 新形势下城建档案管理数字化建设探讨[J]. 科技创新与应用，2015，21：277.

第2篇

关键词：城建档案；管理；数字化

在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

[2]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技,2013(34):424-425.

第3篇

[关键词]城建档案；管理；信息化；数字化；现代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

传统的纸质档案管理方式存在很多不足之处，如档案资源的调阅费力、耗时以及占用空间大等。应加强城市档案管理的信息化建设，增强城建档案管理的数字化能力。为此，要借助先进的计算机硬件和软件设施，以电子化的形式保存城建档案，注重城建档案的信息化管理，以提升城建档案的管理效率，更加有效地体现城建档案的重要功能。

1 规范城建档案信息化建设指标和要求

城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。

2 建设城建档案信息管理系统

目前，一般由专业开发软件的企业来建设城建档案管理系统，但档案管理部门的工作者也应参与前期的方案探究与调研事项，并认真调试测试软件。除此之外，为更加有效地共享信息资源，应当统一电子政务资源以及城建档案信息管理系统，提高城建档案管理的起点，使其可从更高的视角上进行信息化建设，大大提高城建档案管理效率。对于档案信息管理系统的网络建设，应在实现各种开放需求的过程中，创建一定的硬件平台与软件平台，提升网络的稳定性与可靠性，规避档案信息化风险。

3 设计城建档案管理系统的数据库储存

目前，城建档案管理信息化的基础性条件业已具备，且逐步健全了硬件与网络设备，城建档案信息化建设的另一重点是管理和设计数据库。因此，要科学设计数据库。首先，城建档案管理数据库需涵盖三项内容，即文档库、影像库、空间库。其中，数据库不同，文件的储存格式也不同，所有的数据库间存在相互联系，在用户调取某一种信息的过程中，其他文件库都能对其实施管理和编码。其次，创建高效检索系统。有效检索信息资源是档案信息化建设的关键，否则，信息系统就仅成为记录数据的工具。在设计数据库的过程中，要借助先进的多媒体技术以及计算机技术有效整合不同载体的档案信息资源，多层次开发档案信息资源。从某种意义上来讲，整个系统的工作效率受系统检索效率的制约，因此，在设计档案管理数据库时，应遵循科学与安全原则，并注重提高信息检索的效率。

4 应用及管理城建档案信息资源

在应用及管理城建档案信息资源的过程中，要注意以下几点。首先，创建与完善信息化安全管理机制。立足于我国相关的法律和法规，创建与完善档案管理制度和体系，清楚划分登录系统不同工作者的责任与权限，提升系统信息的安全性。其次，注重培养信息化的专业性人才，持续提高档案管理工作者的素质，有效实现城建档案信息化建设。

5 注重建设城建档案管理的信息化人才队伍

城建档案信息化的一个重要保障是具备一支综合素质较高的信息化人才专业队伍。建设人才队伍除要提高内部管理工作者的业务素质外，还应培训、引进现代化的管理人才和信息技术开发的技术性人才，以优化队伍结构。尤为关键的是，要不断更新各个级别领导的知识领域和结构，确保城建档案信息化具备一个优秀的引路人，且形成一支强大的人才队伍链，在城建档案管理工作者和信息技术开发工作者紧密配合的基础上，实现城建档案的信息化建设。

6 结 语

城建档案管理的数字化建设处于一个理想的发展阶段，人们的认知能力与思想意识的改变决定了其发展趋势与发展方向。档案管理人员不能停留在以往陈旧的管理理念和管理模式中，应创新思想，立足于城建档案管理的现代化和信息化，纵观历史发展趋势和新形势，确保城建档案管理的数字化建设能有效推动城市经济的发展与社会文明的进步。

主要参考文献

[1]陈涛.云存储技术在图书馆随书光盘管理工作中的应用[J].科技情报开发与经济，2012（5）.