公司的档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质公司的档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：科技档案；归档；整理；组卷；电子图纸

随着同煤集团的扩容及企业的做大做强，以及基本建设规模的不断扩大，对同煤的科技档案管理提出了前所未有的挑战。如何对科技档案进行有效管理，是档案工作的重要研究内容，科技档案工作的根本目的，就是以各种方式、方法、开展和推进科技档案的利用工作，使科技档案在企业建设中产生更好的经济效益和社会效益。实现科技档案价值，使科技档案更好地满足社会需要。

1 领导十分重视档案管理工作，认真抓好机构建设

有独立的档案处，同煤的各二级单位也分别设立档案科，建成了，由集团公司分管领导领导的，以档案处为中心，各二级单位的档案科为主的档案管理体系。档案处承担全局档案工作的规划、组织、协调、管理、指导。使档案管理工作向科学化.标准化.规范化和管理现代化的方向发展。为保证档案管理工作资金的需求各二级单位把档案工作列入了年度财务计划，纳入了发展的总体规划，这样一来既保证了档案管理工作的发展，又为做好档案收集整理工作打下坚实的基础。为确保档案管理的质量，更好地为生产经营和设备管理各项工作服务，制定了有关档案管理制度，抓好档案材料的收集.整理.归档等环节的工作。

2 科技档案的管理

1科技文件材料的归档：要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。

2科技档案的整理：对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。整理程序，1、分类2、组卷3、卷内文件排列4、拟写案卷标题5、复查定卷6、编页号7、填写卷内文件目录8、填写卷内备考表9、填写案卷封面10、案卷装订11、案卷排列与档号编制12、填写卷盒、装盒排架13、编制检索工具

2.1科技档案的分类，（一）基建档案（二）设备档案（三）科研档案分类（四）产品档案

2.2组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。

组卷方法.基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷.（1）大中型建设项目a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。b、竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。（2）小型建设项目a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。

设备档案：（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2―3台组1卷。

科研档案：（1）科研成果档案a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。b、小型：按单独课题项目直接组卷。（2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。

产品档案：（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。

2.3复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。

2.4编制卷内文件页号：除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。用铅笔编写阿拉伯数字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文档相反。

2.5填写卷内文件目录

2.6填写卷内备考表

2.7案卷装订：拆掉金属物，用棉线三孔一线（8字装订法），图纸折叠。a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。

2.8加盖归档章：卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，

2.9对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。

2.10编制检案工具。

3 科技档案的数字化加工

包括图像扫描；扫描件整理；数据压缩，从扫描的文件中识别出相应的著录信息；批量挂接，使文件名与条目的字段相关联，自动挂接到条目下；光盘制作，将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上，使光盘能脱机浏览。把这些纸质文档通过数字化加工后后，扫成可检索的图像文件，采用文档管理系统进行管理，极方便查询和利用，

4 科技档案保管

选择正确的保管方法，创造良好的保管环境。要最大限度地延长科技档案的寿命，必须注意档案保管室的管理条件，为科技档案创造适宜的保管环境。档案库房管理，要做到七防；防尘、防潮、防火、防盗、防虫、防高温、防光 ，并且坚固安全。远离易燃易爆物和污染源；库房门窗要密闭、坚固，应与办公室、阅览室、晒图室分开；应具备安置空调、去湿机等有关设备的条件。除此外库房管理还包括档案的入库管理、出库管理、档案归还和档案库房的温湿度度等。负责对档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料室内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘.消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，不出现任何事故。

5 科技档案的利用

利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。

1、积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。

2、应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。

3、确通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。 图、实不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求是：―以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题保对电子图纸有效地进行动态管理。

4、认真做好查（借）阅登记工作，按要求按项目一一填写清楚，便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

第2篇

关键词： 建筑设计公司档案文件 管理方式

中图分类号：S611文献标识码：A 文章编号：

一、建筑设计公司档案管理的基本特点

1.1 归档内容繁杂，文档数量多

众所周知一个建设项目完整的设计档案包括了六个阶段的档案资料，分别为前期设计阶段、总规设计阶段、方案设计阶段、扩初设计阶段、施工图设计阶段、施工配合阶段。前期、总规、方案、扩初、施工图阶段需要归档的文件资料分为项目管理文件、设计依据性文件、来往函件、设计文件四大类；其中设计依据性文件就很多，包含建设单位上级机关的任务批准文件、设计任务书或招标书、规划部门批准的用地范围及红线图、规划设计要求通知单、建设单位上级机关的方案批准文件、建设单位对方案的修改意见、初步设计审批意见书、上级机关或主管部门批准的初设文件、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、煤气、电话、人防等部门的有关文件、地质勘察报告等；外加各阶段设计文件电子版及已盖章底图等等。施工配合阶段也不容忽视，也有很多文件资料需要归档，比如技术核定单、建筑工程消防验收证书、试桩、地基验槽记录、沉降观测和建（构）工程测量复核等测试记录等等。总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。

1.2 时间跨度较长，材料变更快

建筑设计公司档案形成于工程项目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。在传统档案管理模式下，项目归档主要由人工操作完成，整理文档的时间精力花费较大，效率低下。特别是一些设计项目面临政府政策调整、源环境变化、资方后续资金不足等多种因素造成项目负成果或中途停建，作为设计方有必要进行文档保存，一些项目在设计过程中甚至还会出现产能的扩大或缩减的调整，需要同步对设计做出相应调整，相应增加了档案整理归档等工作的人力财力成本。

1.3 用户范围广泛，应用程度高

设计档案是设计科技活动的记录，承载着设计专业科学技术知识，体现了现实的长期使用功能和价值，在生产生活中应用极为普遍。设计档案的适用性原则也使得设计成果存在共享可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段，设计成果必须及时提供给投资方或业主、施工方参考应用。在实践中，还存在项目建设完工之后的后续设计施工，比如一些民用建筑项目需要接受建设方、业主和城建、规划、环保、绿化等政府部门的层层验收，一些商业地产、住宅项目还需要为个体业主的装修、维修等提供咨询服务。

二、 建筑设计公司档案管理方式的基本趋势

2.1 档案内容由多元化向数字化转变

传统的设计档案主要以工程图纸和技术文件管理为主，内容多数量大，存储与维护较难。信息技术广泛应用为档案管理提供了极为便捷的途径。通过利用电子文件、电子图片、技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得建筑设计公司档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大地促进了档案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向计算机操作转变

传统的档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档案工作人员都是手工操作，劳动强度大，工作效率低。在信息化条件下，通过运用计算机编排，开展档案信息化建设工作，开发图档管理应用系统，实现了工程图纸、设计文件等网上自动归档；完善了图档网络整理、编目、分类、编号等功能；增强了实现建筑设计公司内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。

2.3 管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变

传统的档案管理模式是以保管档案案卷、设计蓝图、硫酸底图实体为主。信息技术的普及使得建筑设计公司档案工作在积极主动做好档案利用服务工作的同时，能够集中精力放在做好工程参考、质量追踪、各类资质申报、职称评聘、质量抽查、财务审计等大量的专题信息查询工作上，这为拓展档案功能的多元化发展奠定了坚实基础。

三、 建筑设计公司档案管理的创新策略

3.1大力推进观念创新

一是要主动提高认识。充分认识企业信息化给档案工作的传统理论、方法、手段带来的严峻挑战，进一步深化档案信息化建设的重要意义，树立将档案信息化纳入建筑设计公司企业信息化整体规划中的观念。二是要注重顺应趋势。准确把握形势变化对档案工作带来的新机遇、新挑战，从思想和行动上适应当前文件形成电子化、文件管理动态化、图纸归档网络化、图纸储存数字化的新趋势，进一步加快推进档案数字化、文档一体化、信息标准化、服务网络化发展，构建统一的档案管理，利用信息平台，建立与企业信息化相适应的档案管理模式。三是积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要求的规章制度，重点要建立电子文件归档管理系统，强化电子图纸形成、流转、接收、监控、归档、鉴定以及安全责任机制；加强对原有纸质档案的安全保管，确保电子档案的原始性和真实性。

3.2大力推进管理创新

认真执行国家档案局档案信息化建设规范和“十一五”期间全省信息化建设的有关规定，坚持以企业信息化建设为载体，着力推动管理机制和手段创新。一是加强图档资料等的编研应用，紧密结合建筑设计公司的工作实际，探索图书、情报、档案一体化的管理模式，有效服务于建筑设计公司工作需求。二是创新管理内容，一方面强化原始档案材料保管；另一方面要加强档案信息资源建设，积极收集国内外核心专业期刊新出现的同类建筑设计公司的设计成果报道、专业研究进展情况等相关信息，特别是与本司业务有直接相关的新颖设计科学技术知识和成果为我司使用。三是加强特色档案信息开发，根据建筑设计公司历年形成的优秀设计成果，重点围绕技术先进、效益显著、适用性强的设计项目，做好编研、推介工作。

3.3大力推进监管创新

高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险。实行档案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心，对建筑设计公司参与的重大建设项目的设计资料、电子图纸、电子文件实行登记备份，避免重要档案的损毁，防患于未然。建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实。探索多元存储手段应用，综合运用三维设计成果、元数据管理等不同类型的档案登记工具，按照规定格式存储到一次光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据信息的真实性、完整性和可读性。

3.4大力推进技术创新

按照“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的跨越。一是建立档案信息管理同步系统，即在其他计算机系统升级和功能的扩展中，档案信息系统要同步组织实施。二是要加快纸质档案数字化转换工作，重点突出建筑设计公司历年积累的纸质载体优秀设计成果、典型项目的数字化转换，全力以赴创建名牌信息资源，为有关用户提供特色服务，体现档案室库藏特色与价值，这是建筑设计公司在合作竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障。三是充分应用局域网和互联网功能。根据网络信息资源本身的特点和属性，运用合适的工具和方法，进行网络信息资源的搜集、加工、整理、排列和组合，开发自动分类，形成主题指南，使之有利于其存储、传播、检索和利用。

3.5大力推进服务创新

创新服务机制，拓展服务领域，把主动服务、规范服务、满意服务贯穿到档案工作全过程。一是建立专业化信息服务模式。按照管理职能和设计专业领域组织档案信息资源服务，保障对用户需求和用户环境的把握，不断提高信息服务对用户需求和用户任务的支持水平。二是树立个性化服务观念。根据档案用户研究课题的特殊需要，以及档案信息用户的个性、使用习惯等，通过现代网络技术，增强检索工具的功能和性能，提供多种检索途径，整合不同档案资源集成检索系统，通过网络向用户提供个性化的信息服务同时开辟设计档案寄存服务、个体业主档案维权服务、建设项目跟踪服务等项目。

四、结束语

以上是本人在工作中的经验总结，仅供参考。

参考文献：

[1]朱秀宇.浅析创新思考对现代档案管理的重要意义[J].黑龙江科技信息，2009（20）：197.

第3篇

关键词：公司；档案管理；电子档案管理

在公司的档案管理过程中，很多单位均已实现自动化办公。工作人员间档案信息输入到相应的计算机系统中，进而制作出电子文件，工作人员则可以通过各种程序来对所有的档案信息进行管理。电子档案管理使得档案管理工作人员的工作变得更加轻松，同时信息的查找也会更加快捷，故很有必要在公司中构建相应的信息管理网络。

一、公司档案管理中电子档案管理依然有所欠缺

1.电子档案安全问题电子档案是通过运用计算机信息技术来完成的，其能够收集、传输以及归档各种类型的档案信息。相比于纸质档案，电子档案的信息整理明显更加高效，且信息的查找也会容易很多。然而，在电子档案的实际运用过程中，不可避免会遭遇到安全方面的难题。电子档案在处理信息的过程中，可能会被他人通过各种方式盗取或者篡改档案信息，进而引发安全问题。2.档案管理人员素质仍有待提升在电子档案运用过后，其对公司档案管理人员的要求变得愈加严格，管理人员不仅需要拥有一定的政治思想水平，而且应该掌握好各种计算机知识以及相关技术，这样才能更好的运用好电子档案。然而，当前我国很多公司的档案管理工作人员由于自身的工作强度比较大，使得他们的精力无法集中起来，从而无法认真做好电子档案管理工作，同时，该岗位人员的流动比较频繁，这对于档案管理工作而言是极为不利的。3.电子档案管理不够规范在电子档案管理中，管理人员并不知道怎样保管好各种电子档案的物质载体，比如U盘等，使得这些工具并没有如纸质档案一样做好登记，放置明显比较随意。对于那些重要信息，由于没有落实相应的标准，使得电子档案备份管理工作极为混乱。

二、推进公司管理中的电子档案管理

1.制定电子档案管理制度通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案是通过网络信息来构成的，故不安稳。电子档案易受到诸多因素的威胁，故要想确保电子档案能够安全工作，则很有必要制定相应的档案管理制度，认真管理好电子档案，进而避免信息的遗失。加强对档案管理人员权限的管理，来确保电子档案信息的安全性。除此之外，还要加强对公司内部人员的监管，普及《档案法》等相关的法律法规条例，强化管理意识和安全保密意识，使得一切电子档案管理工作可以有法可依，井井有条的进行。2.促使档案管理人员专业水平持续提升档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。要想确保档案管理人员具有较高的专业水平，则需管控好人员的流动。由于电子档案管理所涉及的内容杂多，且专业性非常强，对于管理人员的经验有着较高的要求，故人员的流动不能过于频繁。再者，管理人员还需主动学习各方面的知识，确保自己能够做好电子档案管理工作。3.构建安全保障体系在电子档案运用中，安全保障体系的制定显得极为重要，其有助于提升电子档案管理的质量。公司电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障。在硬件设施安全保障中，公司需要把握好服务器的运行状况，定期更新相应的档案日志，同时还应维护好机房的环境，及时更换那些无法正常运行的设备，定期展开监察。在网络安全保障方面，相关工作人员则需每隔一段时间就核验全部的档案信息文件，并制定相应的浏览权限，以此来避免该系统被病毒所侵入。同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则。

三、结束语

在公司发展中，档案管理工作是不容轻忽的，要想档案管理具备更高的效率，则公司需要运用电子档案来管理全体档案信息，然而电子档案依然存在着一些不足之处，公司仍需采取一系列措施来加以改进。

参考文献

[1]王玉珍.事业单位传统档案和电子档案管理电子档案管理“双轨制”探究[J].兰台内外，2016，（3）：123-125.

[2]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015，（24）：267-269.

[3]周海霞.电子档案管理中几个关键问题及解决对策[J].黑龙江科技信息，2016，（34）：53-54.

[4]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务，2016，（10）：23-25.

第4篇

一、公司档案信息化管理的意义

企业档案信息化管理是企业基础管理工作的一个重要组成部分，不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，更是一种十分重要的信息资源，是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。

首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。

二、档案管理信息化的基本内容

所谓档案管理信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，用计算机对档案信息进行收集、筛选和相应的加工，使之转化为数字化形式的二次文献信息供人们参考和利用的过程。

公司在生产运营的过程中每年都会产生大量的档案资料，内容涉及文书、科技、合同、工程等等各种各样的重要信息，这些信息真实地记录了单位的发展历史，利用计算机将这些信息转化为数字化信息分类、存储在计算机中，以方便公司进行管理。这就是公司的档案管理信息化，实行档案信息化管理，必将更好服务于企业的规划与发展。

三、当前档案管理信息化建设存在的问题及解决方案

（一）当前档案管理信息化建设存在的问题。1.企业对档案管理信息化的意识比较淡薄。企业档案管理信息化是一项复杂的系统工程，投资比较高。有些企业会错误地认为档案不能直接为企业产生经济效益，他们将资金投入到设备改造、工程建设和产品销售上，但对于为企业发展服务的档案事业却疏于管理和建设，对档案信息数字化所需的设备不予配备或配备不齐，电子文件的整理和归档较为混乱。2.企业档案管理人员水平有限。很多企业的现代管理理念不强。它们不注重档案管理人员的业务培训，导致了档案管理人员的经验不够、服务意识不强，使他们的档案管理水平、业务能力难以适应新时期档案管理的要求。3.档案信息安全保障体系不够健全。如设备损坏、病毒危害、恶意攻击和入侵、应用软件漏洞等都属于信息化安全范畴，在提供人事档案信息服务以满足利用需求时，非法用户的进入人事档案信息管理系统和传输过程中的信息被窃听是常见的安全问题。

（二）加强企业档案管理信息化建设的措施。1.转变企业领导的思想观念。企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。为促进企业档案信息化建设，作为企业的领导者，应把企业档案信息化的概念和愿望变为实践和现实，意识到企业档案管理信息化将来的影响和效益，正视其复杂性和艰巨性，并关心和支持这一事业，积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。2.增强档案管理意识，提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干、高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。3.建立档案信息安全保障体系。档案部门要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。制定严格的权限管理制度，严格执行上网利用档案信息审核制度，防止档案信息失密情况的发生。

第5篇

关键词：人事档案；管理；重要性；创新思考

一、人事档案管理的重要性

干部人事档案管理可以将工作人员的能力水平、工作经历和工作年限分为不同等级，以便后期工作人员的提拔任用和转掉提供参考价值。除此之外，对人事档案进行科学化与规范化的整理和归纳也有利于促进工作人员工作积极性的提高，工作人员可以参考自己在档案中的位置来判断自己近段时间工作状况，以及在后期工作中要改进的地方。干部人事档案主要包括工作人员的工作能力、生平经历、学历水平、工作履历以及政治身份等，其中较为重要的是工作人员的学历水平和工作经验，工作人员升调的参考标准最重要的是工作人员有过硬的专业知识水平。总而言之，人事档案包括个人的所有资料，为后期工作人员的调动以及升级提供参考。除此之外，做好人事档案管理工作有利于公司把握工作细节，提升工作的效率，为人事部的调用提供参考依据。

二、人事档案管理存在的问题

（一）对干部人事档案管理工作重视程度低

在目前的工作领域中，许多高层人士的管理工作人员不重视对干部人事档案管理这一领域，通常是面试者通过面试及其他一系列相关的工作面试考核进入到工作岗位后，将其工作人员的资料进行完善，但并没有后期对所有工作人员的资料进行整理与归纳，这样就缺乏工作人员之间的竞争与对比，因此，从这一方面来说工作人员的工作积极性有所降低。另一方面，由于工作人员工作较忙，休息时间较少，因此，相关工作人员缺乏精力和时间去对工作人员的档案进行整理和归纳。综合各种因素，大部分公司疏于对干部人事档案工作的管理。

（二）干部人事档案归纳及查阅率不高

工作人员的档案一般都是由相关工作部门进行管理和归纳，且一般存档于公司总部，因此造成在某些特殊情况是需要调用工作人员的档案时，由于地点、时间和空间上的不便，从而使得调用档案效率低下，这也是干部人事档案查阅率不高的原因之一。除此之外，管理人事档案的相关工作部门由于对这一领域重视程度较低，存在工作人员不认真对档案进行归纳与整理、许多新上任的工作人员档案没有得到及时的存档与更新、辞职员工的信息没有删除等，因此，则会造成档案状态较为混乱。此外当需要调用工作人员的档案时需要经过一道道工作审批与审核，这使得相关工作人员不能及时查到工作人员的档案。这也是影响人事档案查阅率不高的重要原因之一。

（三）干部人事档案管理考核制度不完善

每个公司都会对员工建立绩效工作考核制度，其根本目的是为了提高公司工作人员的工作效率以及工作积极性。在公司内的工作人员的绩效考核制度中，人事档案管理方面所占比重较低，因此也造成相关工作领域人员对人事档案管理工作出现懈怠的心理。干部人事档案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影响，找其根本原因还是由于企业对干部人事档案管理工作重视程度不高所以造成后期的一系列问题。

三、加强人事档案规范化管理的对策

（一）提高高层工作人员对人事档案管理的重视程度

从根本上提高企业干部人事档案管理工作的效率必须要提高对干部人事管理工作的重视程度。只有相关工作人员对干部人事档案管理的意识有所提升才能采取相关有效措施，比如可以筛选工作能力较强、工作态度认真和专业化水平较高的综合人才，使他们从事于干部人事档案管理工作领域。当公司领导足够重视干部人事档案的工作领域时，才能投入到更多的人力、物力、财力以及时间和精力去促进这一领域的进步与发展。除此之外，提高高层工作人员对人事档案管理重视程度的根本方法是加强宣传力度，通过娱乐媒体的作用使得企业加强对此领域的重视程度。

（二）强化干部人事档案管理的信息化建设

干部人事档案查阅率低下的一个重要原因是信息不畅通，因此在干部人事档案管理工作领域应当纳入现代信息化的建设，实现全网能够查询工作人员的档案。但为了避免泄露工作人员信息及档案，应当在公司的电脑系统中纳入人力资源管理软件，并设置专门的网站，使得相关工作人员拥有密码才能登陆信息管理系统进行查询。通过信息化建设实现对干部人事档案的科学有效管理、能够方便相关工作人员实时实地进行查询，极大的极高了工作的效率。但是需要重视的是，相关工作领域人员应当确保工作人员档案信息的准确性，这样工作人员档案的查询和档案的存在才有其意义。

四、结语

加强干部人事档案规范化的对策还包括加强制度建设与绩效考核、加强专业培训，提升人事档案开发利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司对干部人事档案管理的重视程度，只有对其有足够的重视程度才能够实施配套措施，以便促进干部人事档案管理工作领域的进步。

参考文献：

[1]李晓玲.浅议流动人员人事档案信息化建设[J].办公室业务,2016(8).

第6篇

关键词：电力工程　档案数字化　高效利用

电力工程档案数字化应当是一个系统的工程，其中牵涉许多环节，任何一个环节的疏忽和失败都将严重影响数字化工程的质量和利用效果。一个成功的电力工程数字化项目应当特别注意以下几个环节：

1.打造严密适用的应用软件系统平台

电力工程项目档案数量庞大且逐年递增，电网发展越快，档案产生的数量就会越多，所以仅仅依靠常用的办公电脑，普通的硬盘设备来保存数据都是不安全的，不能满足数据量增长需要的。单机版的软件虽然可以解决档案人员管理档案和档案电子化的一些要求，但距离真正的档案数字化应用还是有很大的差距。要实现真正的档案数字化应用，一款严谨、安全、适用的网络软件系统是必不可少的基础。这个软件平台至少要具备以下几点：

1.1数据安全。电力工程档案数量庞大，牵涉企业商业秘密，所以数据安全是第一个要考虑的问题。必须要有专门的服务器并且一定和互联网物理隔离，要有数据备份、病毒防范、严密的用户管理、非法用户登陆防范、数据异常更改警示等安全功能，确保数据始终处于安全状态。

1.2网络畅通。电力企业内部网络的应用已经非常广泛和成熟，档案管理软件只有完全适用于企业内网，流畅的支持多用户访问，实行严谨有序的用户注册、登陆、注销、权限管理，才能使档案数字化发挥应有的作用，实现电力工程档案数字化的初衷。

1.3功能适用。档案管理软件应当在对企业档案工作实际进行充分调研的基础上进行。应当尽力避免软件的水土不服现象，即软件上的功能用不上，要用的功能却没有，这样将严重影响利用效果。难以替代传统的档案工作方式，使档案数字化成效大打折扣。所以建议软件系统要有一个比较充分的试用期，如果出现这种现象，要及时调整修编程序，确保软件应用与实际工作的无缝接轨。

1.4离线应用。电力工程档案大多产生于施工现场，这为档案数据的即时录入带来困难。这个问题采用离线客户端程序来实现数据的导入导出会取得不错的效果。

2.新产生档案的数字化处理

一个严密适用的数字化软件系统平台正式投入使用后，首当其冲的工作就是新产生档案的数字化处理，如果形成规范的数字化处理程序，就可以在档案的产生的初期进行数字化处理，避免了日后拆装卷的麻烦，简化工作环节，避免重复劳动，提高工作效率。

2.1划定数字化范围。可以根据利用率、保管期限、档案类别、重要程度等划分一个明确的数字化范围，避免实际工作中因个人观点不同，出发点不一样而导致部分重要资料数字化工作遗漏的情况发生，也可以避免资料电子化中的推诿现象，有利于提高工作成效。

2.2规范数字化格式。可根据软件系统和安全性，明确规定档案数字化的格式，这样可以避免格式错误、系统不兼容等带来的重复工作和其它问题。

2.3纸质档案产生与数字化档案产生同步。设计、施工、监理等工程参建单位最好能配备人力和设备，形成一个规范的工作流程，同步制作纸质档案的电子版，这样可以起到对纸质档案的自检作用，也可以避免影响纸质档案的装订工作。

2.4系统移交。档案移交应在档案管理软件平台中移交。由档案验收人员对纸质档案和数字化档案进行同步验收。验收合格后在纸质移交清册上签字。这样将保证档案数据的一致性，移交清册里的数据可直接转化为档案管理单位的目录，可以大大提高工作效率。

3.历史档案的数字化处理

历史工程档案数量庞大，规格、材质多样，牵涉拆装卷、扫描、修复、校核等多个环节，目前而言，仅依靠电力企业档案管理人员去完成，将面临人力、设备和技术的多重困难。若想短期内完成对历史档案的数字化，并保证数字化档案质量，寻找具有保密资质的专业化公司去做是一个不错的选择。

3.1划定档案数字化范围。电力工程档案内容、材质、规格不一，保管期限不同，进行数字化处理之前，应当对库存档案进行仔细的鉴定和查看，可根据经费情况，优先对利用频繁，保存年代久远，具有重要价值，保管期限长的档案进行扫描。

3.2统计数量，确定进度。历史档案数字化不是几天就能完成的工作，所以进行数字化之前，应当先统计需要数字化的档案数量（通常统计页数），然后根据经费情况和企业实际确定一次完成，还是分期完成。接下来可以咨询专业化公司，制定切合实际的工作进度，合理有序的安排档案电子化顺序。以便减少对档案借阅利用工作的影响。

3.3寻找有资质的专业化公司实施。档案数字化公司的资质和工作质量将直接影响到数字化档案的质量和数字化进度的快慢。所以这时候不要怕花时间，磨刀不误砍柴工，应当对档案电子化市场进行详尽的了解调研。确保选择有档案数字化资质和保密资质、技术成熟、管理规范、设备先进的专业化公司实施。

3.4重视档案数字化过程管理。找到专业的档案数字化公司以后，不是万事大吉，还要加强过程管理，才能保证档案数字化质量。

首先要签订正式规范的合同，合同中要对数字化质量、格式、校验、录入准确性等进行详细的规定，对出现问题时的处理方式和解决办法也要明确，确保扫描过程中不出现歪斜、模糊、漏页、目录与内容不符等质量问题。

其次要签订保密协议，以免实施项目的公司将企业档案信息泄露，给企业造成损失或不良影响。

最后要加强过程中的校验工作，因档案数量庞大，档案管理人员不可能短期内对所有数字化档案进行查阅校验，可采取抽样校验的方法，与数字化处理工作同步进行，随时发现问题，随时解决问题，确保数字化质量。

4.数字化档案的管理工作

当我们花费大量的人力、物力、财力完成档案数字化工作以后，我们就要回到档案数字化的初衷上来，档案数字化的目的就是为了更好，更高效的提供利用，这就要求我们的管理方式要发生改变，不是那种你要什么我给你发个电子版就行的事情，要做好数字化档案的管理工作，必须做好一下几方面的管理工作。

4.1用户管理。要在数字化平台中根据具体情况设置用户身份和操作权限，一半分为管理员（可设全宗管理员或分别设置各门类档案管理员）、兼职档案员、普通用户等，并且要随着用户工作岗位的变动而做相应的调整。用户的分级管理是档案安全管理的重要组成部分。

4.2查借阅管理。提供利用是档案的起始点和落脚点，而借阅是档案利用的重要形式，数字化档案的借阅管理应当根据本单位档案借阅管理制度在数字化平台中设置相应的审批流程，归还时间，催还方式，并设置借阅单的打印、查询、统计等功能，以实现全方位的档案查借阅数字化管理。

第7篇

[关键词]知识管理 档案 信息资源

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）17-0266-01

一、提供档案信息与“知识产品”服务

档案信息服务是指为利用者提供档案信息服务所进行的各项业务活动，促进档案信息流通。地铁公司档案部门最大化的开发档案价值为公司的经济发展提供服务，把隐藏于实体中的档案信息转化为“知识产品”提供对内服务。而在知识管理的背景条件下，档案信息服务将不拘泥于传统的、单一的方式，将所有创新并趋于多元化的发展。由传统的被动提供服务向主动提供“知识产品”服务模式转化。利用专业知识和技能在转化服务过程中提供更多的潜在信息。另外，服务内容由单一向多元化发展，形成数字化档案信息，通过网络和数字载体，提供多元化的档案内容的服务。

二、进行档案信息资源的开发

档案信息资源开发活动是为了获取档案信息资源的价值，提升档案信息资源的价值。地铁公司档案信息资源的开发是为了公司重要经营活动服务，促进地铁公司整体发展。地铁公司档案部门是不直接参与公司的生产经营活动，但是在促进公司生产发展中的作用与实践价值是有目共睹的，有其重要的作用。地铁公司档案信息资源开发，就是“公司档案部门及其合作伙伴，为保证公司内部或社会的利用需求，而通过编目、编研和提供利用等形式，将其有关档案信息挖掘出来，以充分实现公司档案价值的过程。”地铁公司档案信息资源开发的主体主要就是通过公司档案管理部门与其他部门之间合作、沟通，做好开发利用工作。地铁公司档案信息资源开发可以实现地铁公司档案信息资源的价值作用。档案信息资源作为一种信息资源，与其他物质资源相比，有一种特别的价值，即有用性。它需要与其它资源相结合才能发挥其重要的作用，而这种价值可以放大档案资源本身的价值。在开发利用档案信息资源给用户利用的过程中，档案信息资源本身的价值也得到提升。档案信息资源的开发，为地铁公司经营决策提供科学依据，经营决策的过程中，可以利用档案资源，并运用科学系统的交流，可以提高正确决策的科学化和准确度。总之，对地铁公司档案信息资源进行开发利用，可以最大化的利用档案信息为地铁公司经营决策服务，提升地铁公司档案管理的整体水平，进而提升地铁公司的整体竞争优势。

三、构建地铁公司知识库

地铁公司知识库即包括公司人力资源的现状、每个岗位需要的掌握的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。在建立地铁公司知识库以后，应当采取措施将日常文档的电子化作为公司制度固定下来，使各部门业务中新产生的知识在知识库中得到积累。地铁公司与外部机构合作或交易而产生及获得的数据库也链接到知识库中。这样的知识库与以往的数据库不同之处在于，它不仅包含了专业知识和业务数据，也成为管理流程的一部分而容纳了管理过程文档，由于鼓励个人隐性知识的分享而容纳了有针对性的技巧建议，知识库的层次更丰富。地铁公司知识库的建立是实现知识共享与创新的要求，也是为地铁公司提供科学决策和高效管理的需要，也为地铁公司给各个部门同时提供知识服务提供了信息资源库。地铁公司知识库是地铁公司各类信息的有序整合的整体，包括与公司生产经营活动有关的信息知识，是把信息组合起来的有序集合，是人们获取信息的有效渠道之一，在地铁公司的日常活动中起着非常重要的作用。

四、公司知识管理的关键是对地铁公司档案信息的知识的收集与管理

以知识管理为导向进行创新拓展，实现从公司知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这是地铁公司知识管理的发展的关键所在。公司知识管理过程中的档案信息资源收集与整理，即公司档案部门及有关部门对知识信息进行的收集与管理的环节。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，是地铁公司从实现知识管理环境下的公司档案收集与管理的过程，这也是公司知识管理的发展的关键所在。地铁公司档案管理的对象是对公司内部的显性知识记录的载体一文件、档案进行管理。公司知识管理强调信息、知识资源的集成与整合，共享共建信息资源化平台对地铁公司业务管理活动服务。地铁公司档案信息管理过程中的以知识管理为手段进行管理手段与模式的创新发展，实现公司档案信息知识的收集与管理，要求公司档案工作人员重新审视传统的文件归档和档案收集的范围，拓宽档案收集整理的范围，把隐含信息资源作为归档范围进行有效地管理。地铁公司知识管理要求整合公司生产经营过程中产生的全部信息、知识资源，以便于信息、知识共享与开发利用。通常意义而言，隐性知识比显性知识价值重要，包含的信息量大，对公司经济发展能提供更有效地帮助。但是隐性知识的隐蔽性、不稳定性使它难以被公司获取、传播与利用。隐性知识管理强调是隐性知识显性化的过程，即将隐性知识“编码化”或“固化”于文件资料之中，使之转化成为可供使用的显性知识，通过文件的传递与利用实现显性知识的传播与利用，实现隐性知识的价值。以知识管理为发展方向档案管理，是档案管理发展的必然趋势。从地铁公司档案信息知识的收集与管理创新拓展成为知识积累，固化隐性知识；扩大文件归档范围，控制内源显性知识；收集外部信息，获取外源显性知识。现在越来越多的学者清楚地认识到，知识管理是档案管理未来发展的必然方向，应该“以知识管理为导向创新拓展档案管理”。

结论

把知识管理这一系统的管理与方法应用到地铁公司档案工作中，能够有效地开发利用档案信息资源，达到档案信息资源的共享和提供利用服务。探讨分析知识管理在地铁公司档案工作中的应用，对公司组织能力的提升起到重要的作用。

参考文献

[1] 徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案，2008，1.

[2] 齐虹，石慧敏.知识服务及其在档案管理中的实现[J].北京档案，2012（8）：20-22.

[3] 冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯，2011（6）：47.

[4] 张中和.市场经济与计划经济条件下的公司档案比较研究[J].陕西档案，2009 （5）.

[5] 刘国能.公司档案工作的发展状况和趋势[J].档案学通讯，2009 （5）.

第8篇

关键词：档案安全管理工作 思考

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0014-01

一、加强档案管理工作安全的必然性

档案是一种社会现象，从整体来说，档案是党和国家活动的原始记录，是宝贵的文化财富；具体来看，档案是机关、组织和个人在社会活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种方式的载体的历史记录。然而，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和形式不断增加和丰富，另一方面，档案的损失和毁坏现象也频频发生。

无论是针对工作中日益增多的形式内容，还是保管过程中不断损毁的档案，都存在着巨大的困难来确保其完整和价值。因此，档案管理工作的安全性问题迫在眉睫。

二、档案管理工作中存在的问题

1.档案管理人员的素质不高

1.1 专业能力、鉴别能力不足

档案管理是对信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现今，在各企事业单位中，一部分工作人员文化水平参差不齐、业务素质偏低、专业性不高，以其他部门转岗人员和兼职人员居多，精通档案管理并熟悉管理操作流程的人T严重缺乏。因此，在对档案信息的鉴定与识别方面存在很大的问题，有的档案价值大一些，有的小一些，甚至有一些档案价值具有潜在性，只有等待某一时机才能由潜在价值转化为现实价值。如果管理人员不能透过现象抓住本质，深入分析档案的隐含价值，那么极有可能导致一部分有价值的档案流失。

1.2 错误的思想认识

在实际工作中，档案管理人员对于档案管理的重视度不够，不能有效适应信息时代档案的需求标准。在过去的档案工作中，曾经有过重政治、轻业务、重宏观、轻微观以及某些盲目现象，致使一些档案馆利用率很低，不能满足社会需求。其次，档案管理人员普遍待遇偏低、发展空间较窄，管理人员的工资福利没有与其专业贡献直接挂钩，这也导致其工作中凝聚力不强，协作力不够，对档案的安全性缺乏准确的认识。甚至在有些人看来，档案管理工作就是整理资料、看管资料库的杂活，既没有技术性，也不需要投入过多精力，只要不出错就够了。这种错误的意识严重影响着档案工作的进行。

2.档案管理安全措施不完善

2.1 保密工作不完善

信息全球化程度还在不断加深，档案的种类、形式也越来越多。保存档案的目的是为社会主义事业服务，提供档案给各方面使用，充分发挥档案的作用。档案是为了利用，如果只是所在保险柜里，长期禁锢起来不允许使用，那么档案就失去了意义。但是，档案不仅是可以供各项工作利用的重要材料，而且有一部分是属于党和国家以及各单位的机密。因此，保护重要机密又成为档案管理的重中之重。如果安全措施不尽完善，随之而来的就是信息的偷盗失窃、转手买卖等问题，档案信息的完整性、保密性、安全性将受到严重的威胁，管理工作也会陷入空前严峻的状态。因此，保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务。

2.2 资金不足，保管设备落后

在档案管理工作中，先进的技术、配套的设备、专业的知识、熟练的操作缺一不可。但大多数单位都因资金投入力度不够而不能尽数完备。一方面是由于对档案管理的安全意识不够，没有认识到其重要性。另一方面是由于档案作为历史记录历来不受关注与重视。目前在档案管理工作当中有着许多亟待解决的问题。由于自然和社会的各种原因，档案一直处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受到突发性的破坏。

三、提高档案管理的安全性措施

1.增强档案工作者的工作水平

1.1 培养档案人员的工作能力

新时期，档案工作和档案功能的发挥最终都落实在高素质的档案人员这个重要因素上。人是管理活动中最积极、最活跃的因素，人才是编研成功与可持续发展的关键。这就要求档案工作在抓专业知识业务的同时要重点提高自身能力，建立一批高效的档案管理队伍。首先，要引进和培养信息技术和研发型人才，利用各种方式对档案管理人员进行高效的培训工作，提高档案人员的学历水平和知识结构。第二，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节，还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。一个档案工作者应有较高的文化素质，较强的研究能力，才能对素材正确理解，综合分析，系统整理，做出准确的价值鉴定，生产出精品。第三，档案人员要不断拓宽视野、丰富知识。在社会生活和经济处于快速发展时期，对档案的业务管理与服务等各项工作提出了新的发展和挑战。因此档案人员要努力学习，拓宽视野，了解所涉及领域的现状及发展动态。运用档案学科新理念、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

第9篇

摘 要 公路工程档案管理具有十分重要的意义，但是由于公路工程建设具有专业性、范围广、阶段性等特点，我国公路工程档案管理工作还存在诸多的不足。本文在分析公路工程档案管理重要性的基础上，指出了我国档案管理工作存在的不足，并提出了相应的政策建议。

关键词 公路工程 档案 建设 问题；

公路工程档案记录了公路工程建设过程中十分重要的技术资料以及整个公路施工的过程，这些资料是以后对公路施工质量评价及公路维护、扩建及改建工作的十分重要依据，不仅能够影响公路的日常管理维护，同时也涉及到科技资料的保管，对于相关部门来说十分重要，所以，相关部门必须高度重视公路工程档案管理工作，积极采取措施做好相关工作。

一、公路工程档案管理的重要性

公路工程建设对于地方经济建设具有十分重要的意义，在公路工程建设过程中形成的档案的管理不仅可以记录公路建设的整个过程，同时对于公路以后的维护等各个方面也具有十分重要的意义。

（一）公路工程档案管理工作是保证公路工程建设的一个关键的环节

公路工程档案记录了工程施工的过程，是公路工程的一个组成部分，可以直接反应公路工程质量。一般情况下，在公路没有正式施工之前，公路工程档案工作就已经开始了。公路工程的立项文件是整个公路工程项目决策、审批及确立过程的一个很真实的记录，也是公路工程项目经费落实以及公路工程项目具体实施的根本依据。公路工程项目的预算编制、概要设计以及招投标文件都需要依据项目的立项文件。在施工过程中，公路施工的建筑材料的监测报告、使用说明等都是公路工程质量保证材料的主体，记录工艺流程及施工方法形成的施工日志也是建设项目的重要原始记录，上述档案能够反映公路工程建设的水平与质量。

（二）公路工程档案是公路工程验收的重要依据

公路工程验收是交通管理部门根据各种公路工程档案对建设单位、施工单位及监理单位所完成的公路工程建设情况进行验收。在这一过程中，交通管理部门除了对公路实体工程进行检测，还需要对各种资料进行审查，例如建筑材料的检验结果、施工试验数据等，完成公路工程的验收，这一过程中，需要查验大量的公路工程档案。

（三）开发利用公路工程档案可以提升经济效益

公路工程档案是公路部门信息资源十分重要的组成部门，也是宝贵知识财富。公路工程档案包含了大量的科技成果，是获取知识与了解信息的一个重要途径。公路档案工作人员可以据此编制地方交通史、技术成果汇编等材料，为公路工程建设提供技术资料。充分利用这一宝贵资料，可以提升经济效益。

二、公路工程档案管理工作中存在的问题

公路工程档案管理工作十分重要，但是由于公路工程档案管理具有专业性、范围广、阶段性等特点，做好公路工程档案管理具有一定的难度。目前，我国公路工程档案管理主要存在以下问题。

（一）公路工程档案管理模式存在一定的滞后性，缺乏监管

虽然公路工程档案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建设单位及施工单位，将主要的精力放在了公路工程的建设上，对于公路工程档案管理工作重视程度不够，导致整个公路工程施工期间公路工程档案没有及时整理，导致大量工程档案缺失。即使完工后进行突击补充档案材料，但是这样完成的公路工程档案质量相对较差。同时，部分公路建设单位没有将公路工程档案统一集中管理，造成不少公路工程档案散失严重。

（二）公路工程档案案卷质量有待提升

一套完整高质量的公路工程档案应当按照相关要求进行整理，但是在公路工程档案管理的实际过程中，却普遍存在着归档档案质量不高、档案的原始性、系统性差等多方面问题，主要表现在档案资料收集不全、真实性存疑等方面，这些问题严重影响了档案的价值，对于以后档案的开发利用也会产生一定的不利影响。

（三）公路工程档案的开发利用不够

公路工程档案的开发利用是公路工程档案的一个重要用途，但是现实中，很多档案管理部门忽视了档案的这方面用途，只是负责将档案整理入档，注重档案的日常管理，没有充分发挥档案的价值。

三、加强公路工程档案管理的对策建议

（一）进一步提高重视程度。公路工程建设的相关部门必须高度重视公路工程档案工作，各单位领导及档案管理人员必须提高认识，提高重视程度，严格按照档案管理的相关要求做好工作。同时，必须注重公路工程档案的开发利用工作，提升经济效益。

（二）建立完整的公路工程档案管理体系。公路建设相关单位要建立完整的公路工程档案管理体系，实施“统一领导、年终考核、分级管理、定期检查”制度，细化相关内部制度，设立专职档案管理人员，建立专门档案室，加强对公路工程档案人员培训，提升其工作水平。

（三）注重档案的过程收集，提升质量。公路工程建设的过程也就是公路工程档案形成的过程，这一过程中形成的有价值的资料都需要纳入公路工程档案管理。所以，在这一过程中，要注意随时收集，防止出现遗漏，并且注意收集原始文件。

参考文献：

[1] 刘倩.公路工程档案管理工作探讨[J].现代商贸工业，2012（10）.

[2] 潘振英，田丽敏.浅谈公路工程档案管理[J].科技信息，2011（8）.

第10篇

一、灌区工程档案管理中人员和设备的配备

（一）需要配备高素质的档案管理人员

在大多数灌区的工作人员都是水利技术人员，而灌区档案管理人员也多数是在这些人员中抽调的，这就导致长期以来灌区的档案管理人员具有较强的一线施工经验，但对于档案管理工作，由于缺乏系统的学习和培训，所以对于档案管理工作还有许多欠缺的地方，缺乏对灌区工程档案管理工作的正确认识，觉得只是简单把资料收集整理下就可以，对管理工作缺乏认真性和责任感，更没有创新精神。目前我国处于社会快速发展的新时期，工程档案管理与工程质量其重要性处于同一水平位置上，任何一个环节档案材料的缺失都是对工程质量不负责任的表现。所在灌区需要加强档案管理工作，做好档案的收集和整理工作，加强档案的开发和利用。这就需要在进行档案管理人员配置时要选择专业的人员，而且还要加强对人员的培训，能够严格履行档案保密性的原则，遵守档案管理职业道德，熟练掌握档案管理的专业理论知识，明确各项工程中的归档要求，从而加快灌区档案管理水平的提升。

（二）档案室的配备

档案管理工作还需要有一个良好的保存环境，即配备一个科学、合理，能够满足档案各项防护工作的档案室。因为在档案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都离不开后期的管理和保养工作。工程档案资料许多都是纸质性质的档案，这类档案对保存环境具有较高的要求，否则在一定时期内，这部分纸质档案则会发生霉变和虫蛀的情况，这时档案则无法满足查看的需要，无法进行开发和利用，所以在进行工程档案管理工作中，需要加强档案室的建设和管理工作，配置合格的各项管理器材，而且在保管过程中，利用拷贝、扫描和复印等功能，确保档案资料能够满足各项归档的要求，在新形势下，进行档案室建设管理工作中，确保其能够满足各项防护工作的需要。

二、加强灌区档案管理的具体建议

（一）强化灌区档案工作的组织领导

随着形势的发展和上级领导机关对档案工作的要求也越来越高，我们更加清醒地认识到加强档案管理工作对新形势下提高灌区工作管理水平的重要性。所以灌区领导应本着对历史负责、对后人负责、对法律负责的态度做好档案管理工作。根据灌区管理的特点，把档案工作纳入全年工作计划，做到年初与灌区管理工作一起研究、一起布置、一起安排。为把档案工作落到实处，根据档案管理要求，分管领导经常检查档案工作，当档案室遇到工作困难时，能够及时加以解决.

（二）进一步加大档案安全保管力度

档案工作安全保管工作重中之重是顺利开展档案管理工作的基础。我们的档案库房在达到防虫、防鼠、防潮、防尘、防盗、防强光、防高温八防要求的基础上，又更新了更加先进的防盗设备，安装了红外监控设施，确保了档案库房的绝对安全。增强档案利用的安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。档案工作人员能够严格执行档案安全保管制度、保密制度，坚持纠正和制止个别人员不遵守保密制度的现象，加强管理，确保了档案安全。

（三）加快推进档案电子化管理的进程。

随着信息技术的发展，档案管理电子化是档案管理工作发展的重要方向。灌区应加大对档案管理工作中软、硬件设施的投入，加强计算机技术人才的培养，积极借鉴相关部门的成功经验，

（四）加强档案管理和利用的规范化

为了把档案工作落到实处，需要将档案负责人的职责纳入经济责任制考核范围之内，进一步完善了档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度，制定了“三同步、四参加”制度，并在有关领导的负责下贯彻落实。同时建立健全档案管理制度，制定一些切实可行的管理规定，进一步规范了档案管理工作。在搞好管理的同时，积极开发利用档案资源，在严格手续的前提下，即外来人员来我处查阅档案，必须持有单位介绍信、本人身份证、工作证，为水利、房产，建筑设计等单位提供查阅档案的服务，为灌区管理工作提供高效优质服务。在抓好档案管理的同时，我们还要不断加强档案资源的开发和利用，利用现有资料，为水利部门专业人士进行相关书籍的编写提供参考依据，从而实现档案资源的有效利用。

第11篇

一、机关文书档案管理中存在的问题

（一）电子档案原始性难以判断

长期以来机关文书档案都是采用纸质材料作为档案的载体，通过对纸张、字迹、印迹及字体等可以判断档案的原始性，但在当前办公自动化广泛普及的情况下，纸质档案开始被电子档案所取代，这就使档案由实态转变为虚态，档案在生成、传输和接受时的状态处于完全一致的情况，这也使电子文书档案的原始性很难进行辨别。

（二）文书档案资料收集不及时

在社会快速发展过程中，部分业务性较强的机关部门档案数量越来越多，这就导致在行政机关管理工作中档案收集、整理、数字化处理及查借阅工作量较大，因此普遍采用办文与办档相分离的档案管理模式，即在日常工作中，档案管理人员与机关公文收发流转人员相分享，专职档案人员不参与机关文书的日常流转，这种情况下，各个业务科室在对文书档案进行收集时考虑会欠缺周全，而且在日常工作中存在重业务、轻文书的情况，往往在向档案部门移交文书时会发现个别公文丢失的问题。

（三）办文人员档案管理意识不强

首先，文书部门工作人员都没有经过系统的档案业务培训，同时办公室负责公文收发流转的工作人员自身对于档案法律法规及档案专业知识也十分缺乏，这就导致公文流转过程中无法及时对需要存档的文件材料进行收集。其次，由于工作人员缺乏档案意识，个别人员往往为了工作方便，将具有参考价值的部分文件长期的放置在自己手中，从而影响档案的完整性，不利于档案的开发利用，对文书档案日常管理工作的顺利开展也会较大一定的影响。最后，部分领导者对于公文存档的重要性缺乏认识，在对文件行文进行签发及修改时往往使用铅笔及圆珠笔，同时还存在部分重要内容行为不规及资料不全的问题，这使其在保存过程中保存寿命很难保障，影响档案的寿命。

二、加强机关文书档案管理的有效途径

（一）提高文书档案人员的综合素质

首先，文书档案人员要努力提高自身的业务素质，能够熟悉运用计算机技术和网络技术。

其次，作为机关文书档案工作人员，要具备过硬的政治素质，不仅需要具备明确的政治方向，同时还要具有高度的责任感及鲜明的政治立场，在工作中乐于奉献、勤奋敬业。

最后，机关文书档案是一项非常严肃的工作，需要档案物宝天华 员要保持严谨的工作态度，端正服务意识，努力提高档案服务质量，进一步促进文书档案的有效利用。

（二）健全机关档案管理制度

加强相关档案法律法规的宣传，让机关单位领导干部和工作人员认识到档案管理的重要性，提升广大职工对档案管理工作参与的自觉性、积极性，做到按时上交文档资料。专职档案人员加强与机关综合办文部门的联络，在业务档案一月一次移交的同时，加强文书资料的日常监管。改一年一度被动接收文书资料为一月或一季定期核实办文与收存情况，对于无法立即收集的资料，监督办文人员做好交接与登记处理，这样才能落实所掌握的资料，以便后期将其归档。

（三）构建机关档案工作组织网络

健全机关文书档案工作组织网络，就应该不断地创新档案管理体制，闯出新思路，以便更好地服务机关内部工作。在文书档案之中，工作组织网络健全是首要条件，以往的文书档案管理工作过于简单、刻板，也没有相应的“网络”来加以支撑，使得其管理的潜能无法得到发挥。面对这样的情况，就需要健全机关档案工作的组织网络，并在“网络”内部做到层层落实，切实执行，就能够提升管理质量。健全“网络”，需要将重点放置于“活”字上，能够懂得通过网络来挖掘其内在价值，真正地将材料细化、活化，找准档案与机关各项工作的切入点与结合点，最终实现信息化文书档案管理。

（四）做好文书工作和档案工作的规范衔接

文件做好档案的重要组成材料，其质量好坏直接关系到档案的质量，只有高质量的文件作为基础，才能有效的保证档案的质量。因此需要对文书进行规范化处理，以此来提高档案管理水平。这就需要文书人员要做好文书材料的立卷和归档工作，增强自身的档案管理意识，实现文书档案工作的一体化。作为文书人员，日常工作中要对文件材料质量进行重平原面积，及时对文件进行处理，对于收发的文件要及时登记和记录，特别是一些领导讲话及外出开会的记录更要及时进行收集和处理，确保文书档案材料的完整性。

第12篇

一、公安档案信息化管理的必要性

充分运用科技手段提高档案管理水平，已成为档案安全管理和开发档案资源的有效途径和必由之路。

（一）、信息存储的高密度性。计算机储存是利用数字化技术把有关档案信息，如文字、图像、声音、视频等转换成计算机能够识别的二进制数形式进行存储，还可用CD―R或用DVD的密度刻录保存，大大节省了空间。

（二）、信息传递的可操作性。利用计算机或网络技术进行制作、存储、检索、管理和使用的电子档案，可以进行异地查询、复制等信息操作。

（三）、信息查询的快捷性。档案管理信息化的实施，使档案利用者可以通过网络在线和计算机自动检索功能获取档案信息，查询各种档案资料省时省力。

（四）、资料保存的安全性。电子文件将资料记录于载体上的同时，可对载体上的数字信息进行压缩编码、加密等处理，适用于公安保密工作的需要，还可以将档案资料复制进行备份或异地保存，避免了纸质档案发霉、发脆、虫蛀等不利于档案安全保存的问题。

二、公安档案信息化管理中存在的突出问题

当前，公安档案信息化管理中在软件、硬件上存在的一些问题和短板，已经成为新时期公安档案变革发展的巨大障碍，因此，我们必须从战略的层面更加理性地作出思考。

（一）力量薄弱，素质不高。一是档案员素质不高。有的综合档案员工作积极性和热情都很高，但因档案知识欠缺、文化素质、微机操作水平不高，致使档案信息化管理质量、专业化程度不高。二是档案岗位不稳定。在基层派出所，大多数档案管理员是由内勤兼任，且变动频繁，业务衔接不顺畅。三是工作精力顾不过来。尤其是基层派出所内勤既要面对上级各个部门数十几种业务，又要疲于多头应对其他工作，很难全身心集中精力投入“档案信息化”建设中，影响了档案工作效能。

（二）保障乏力，配套不全。近年来，公安机关虽然加大了对档案信息化管理经费的投入，改善了办公条件，但还有一些基层单位档案管理硬件设施不配套，设施陈旧落后;有的单位只是将普通办公室、住房或其它用房充当档案库房，这些库房往往面积小、阴暗潮湿，连起码的去湿机、灭火器也配备不全;有的单位还将一些其它杂物堆积于档案库房。

三、全面提升公安档案信息化管理水平

的途径和策略

如何切实推进公安档案“信息化”建设，全面提升公安档案信息化水平，本人认为应从以下四个方面下功夫：

（一）注重夯实档案工作基础，助推档案信息化管理深入开展。

一是规范归档材料收集工作。要制订、完善、健全收集制度，创新收集手段，做到广泛收集和重点收集相结合;要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集;要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二是规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷内文件排列有序、案卷标题简明、保管期准确、案卷封面、卷内文件目录、备考表填写无错漏、案卷装订结实美观。三是规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用;要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，配置防潮、防湿、防火等安全保管和保护设备;要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作。

（二）要注重公安电子档案与纸质档案兼容并存。

纸质档案和电子档案是两种不同载体的档案，有着各自的特点，它们既有相对的独立性，又具有统一性。我们在实际工作中，既要做到重视电子档案的录入和传输，又要做到纸质档案的妥善保管，使其继续发挥应有的作用。只有将二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为公安工作和社会服务。

（三）加强电子文件归档和接收的集中化管理。

通过建立公安档案信息管理系统局域网，实现与上、下级的互联。分县局机关档案室将基层派出所档案工作纳入全局档案信息管理系统平台，这样不仅可以通过网络对派出所档案收集、整理、归档等工作进行集中统一管理，而且可以通过网络跟踪掌握各派出所档案工作的真实情况，及时发现和有针对性的帮助解决存在的问题，提高派出所档案管理整体水平。同时，通过与省厅、市局的互联，实现档案信息资源的共享，为现实斗争和广大群众提供方便优良的服务。

（四）加强档案信息化管理人才的引进和培养。

第13篇

[关键词] 地铁工程； 档案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 060

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）04- 0115- 02

1 前 言

目前，我国已经迎来了城市轨道交通建设的新，在全国范围内，轨道交通无论是在建线路里程还是规划线路里程，其规模都是史无前例的。地铁工程作为轨道交通工程的重要组成部分，具有投资大、风险高、建设周期长、涉及面广、系统复杂、环节多、内外协作关系复杂的特点，是一个庞大的系统工程。

地铁工程档案管理工作作为地铁工程建设中的一部分，是一项系统化的长期工作，在地铁工程管理中占有重要的地位，在这种形势下，如何加强对地铁工程建设项目档案的管理，应做进一步的思考与研究。

2 地铁工程档案的重要性及其特点

地铁工程档案如实反映了地铁工程建设管理的全过程，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、招（投）标、施工、监理、到竣工验收、试运行等各个环节，是整个建设活动的真实反映，是地铁工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，对地铁工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。它具有以下几个特点：

（1） 档案数量多、载体多样、保存价值高。

（2） 涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就会影响档案材料的完整性。

（3） 形成时间长。地铁工程的工期较长，从一条线路开始立项到工程竣工验收，往往需要3～5年的时间，工序复杂，环节较多，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。

（4） 门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。地铁工程涉及线路、轨道与路基、车站建筑、结构、区间、车站配线及联络线、车辆段与停车场、控制中心、主变电站以及车辆、供电、通信、信号、通风空调与采暖、给排水及水消防、自动售检票、屏蔽门、防灾与报警、环境与设备控制、自动扶梯与电梯等不同门类和专业，地铁工程档案是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

3 当前地铁工程档案工作存在的主要问题

3.1 档案意识淡薄，对档案管理的重视不足

当前，许多参加地铁工程建设的单位偏重于工程建设，对项目档案管理工作的重视不够，推进力度不强，没有认识到工程档案是项目建设和管理的重要依据，减弱了档案信息化建设对推进全局工作的功能和贡献。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位重施工生产轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工，却未能及时列入工作日程，与工程施工不能同步，待到工程要竣工验收时，再投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。这种“秋后算账”的工作方式，致使工程档案的成套性较差，准确性、真实性、完整性得不到保障，这些档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据和凭证作用，从而影响到日后该工程档案的利用。

3.2 档案管理制度不健全，管理水平普遍较差

有些地铁工程建设单位的档案管理机制不完善，没有形成有效的管理网络，建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成档案资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完成得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作。许多参建单位档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。

3.3 档案工作人员业务水平不高，缺乏现代化档案管理技能

档案工作人员一般是新参加工作的人员，且多为兼职，没有经过专业培训，缺乏工程档案知识，多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理，无暇顾及技术档案管理工作的研究，对工程档案比较陌生。部分档案工作人员虽然掌握一定的档案管理知识，但缺乏现代化档案管理技能。在办公自动化普及过程中，开发了一些专业应用软件，但未进行系统地培训和学习；部分档案管理人员虽然使用了计算机，但仅限于目录级检索，缺乏电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能，严重影响了地铁工程档案的归档质量和利用效率。

3.4 档案质量欠佳，档案资料移交不及时

目前，多数地铁工程建设的工程档案普遍存在着原始资料归档不完整、不及时、归档不齐、档案电子文件、电子信息内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、部分归档资料不具备完备的法律手续、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整，纸质文件未根据GB ＼T1182-2000《科技技术档案案卷构成的一般要求》整理，图纸未按照GB ＼T10609/3-1989《技术制图复制图的折叠方法》的要求统一折叠等，难以达到地铁工程竣工档案及时向当地城建档案馆移交的要求。

4 加强地铁工程档案管理工作的措施

4.1 提高认识，加强领导，构建科学适用的地铁工程档案管理机制

做好档案工作就要把档案工作纳入地铁工程建设的总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。建设单位在地铁工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责，材料归档要求、档案的案卷质量、利用与管理等做出具体规定；建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确“科学收集、分级管理、统一归口、定向移交”的具体操作程序；出台地铁工程档案的考核与奖惩办法，把档案管理纳入项目建设的年度工作计划，列入所属各部门管理目标责任制内容内进行考核，使档案管理工作真正做到有章可循，有序进行；在预验、整改和验收工作中全程跟踪，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态，确保资料完整与及时归档。

4.2 完善制度、加强地铁工程档案的规范化管理

地铁工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，完善管理制度。① 要制定与地铁工程相协调的档案管理建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路。② 要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立地铁工程数据网上归档流程等各专业的档案归档并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化。③ 运用合同条款和档案管理的有关规定来提高地铁工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量。④ 参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时“算总账”。

4.3 加强业务指导与培训，提高档案工作人员的综合素质

地铁工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。在地铁工程建设过程中，针对档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训，经常深入施工现场进行跟踪指导服务，一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，提高其业务技能和水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

4.4 推进档案管理现代化，强化地铁工程档案的服务效能

档案的生命在于利用，地铁档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，只有对地铁工程档案开发利用，才能真正体现它的潜力和价值。应按照新的标准，加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。要充分利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，不断提高地铁工程档案的管理和利用水平。建立不同层次的数据库，严格限定利用者的使用权限，并实行档案身份认证和密级双重控制机制，确保档案信息网络传输和利用的安全。

5 结 语

在地铁建设大力发展的今天，抓好地铁工程档案管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需要各相关单位的密切配合，形成齐抓共管的良好环境。重视并做好地铁工程档案管理工作，一定能为城市现代化建设取得更好的社会效益和经济效益。

主要参考文献

[1] 孙祥海. 严格把关超前控制国家重点工程的档案[J]. 中国档案，2000（4）.

[2] 黄小林. 谈施工企业工程项目资料的管理[J]. 山西建筑，2006，32（2）.

第14篇

P键词：广播电视台；档案管理；思考

广播电视台作为人民大众主流的宣传媒体，发挥着主要的宣传功能。做好广播电视台档案管理工作，既能给广播电视台带来一定的经济效益，又能给广大人民带了社会效益，适应现代大数据、全媒体、信息化的发展要求。因此，深化档案管理工作，提升档案管理工作水平，是实现档案管理工作质的飞跃的前提。

一、现阶段广播电视台档案管理工作的现状

1.广播电视台档案管理人员的意识淡薄、观念不强

一直以来，广播电视台的工作重心倾向于如何制作与策划电视节目，在一定程度上忽略了档案管理工作的重要性。现阶段，大多数广播电视台没有把档案管理工作纳入到日常的议事议程上来，缺乏对档案管理工作的重要性的认识，特别是基层的领导只重视人事档案，而忽略在日常工作中形成的录像带、影视素材、文艺节目等其他档案，严重影响到后续档案的利用和查看，以及档案的完整与齐全[1]。

2.广播电视台档案管理人员的队伍不稳定，整体素质不高

档案管理人员队伍的素质高低直接影响到整个档案管理工作的顺利进行，对档案工作起着决定性的作用。目前，大多数广播电视台档案工作管理人才匮乏，管理人员要么身兼数职，要么都是非专业人员身处职位，档案管理人员文化程度及专业素质相对薄弱，一般情况下，人员队伍不稳定，流动性大，经常发生工作变动，有的刚熟悉了档案管理工作的业务又被因为其他事由调离管理岗位，职位的变动使之档案管理工作人员队伍难以稳定，给档案管理工作造成极大的阻碍，从而影响了档案的规范化管理，使档案管理工作中存在归档不及时，丢档现象频频出现，归类混乱，增加了档案管理工作的难度[2]。

3.广播电视台档案管理方式落后致使档案利用率不高

有些基层的广播电视台档案管理制度不健全，落实不到位，缺乏行之有效的保障措施，档案工作的收集、整理、编目、检索和查阅等大都以传统的手工模式为主，档案管理不够集中，保管期限模糊，分类不清，没有明确的系统性和全面性，缺乏现代化信息技术的引进与管理[3]。由于领导在思想上的轻视使之在经费上投入少，保管、整理工作不能落到实处，很大程度上档案工作的正常性开展，使得档案的利用率低，没有真正发挥到档案管理工作的好处。

二、优化广播电视台档案管理工作的具体措施

1.取得领导得支持与重视，为做好档案管理工作打下坚实的基础

档案管理工作是一项悄无声息、默默无闻的工作，有个别领导对档案管理工作存在思想上的一些误区，简单的认为无非就是收集资料、保存资料而已，因此在实际的档案管理工作中存在人员配备短缺、基础设施投入不足、工作人员的待遇不高等问题，以此导致工作人员积极性不高，对档案管理工作的顺利进行存在隐患。由此可见，领导对档案管理工作的重视程度是决定档案工作的关键。要想提高档案管理水平就必须先提高单位领导对档案工作的重视以及对这项事业的支持，在人力、物力和财力上给予无条件的支持，对档案管理工作常开绿灯，加强领导，分工明确，健全组织，责任到人。

2.强化教育培训，努力提高档案管理工作人员的综合素质

广播电视台要注重和加强对档案管理人员的培养，以提高他们的专业职业技能和实际操作能力，充分发挥自身的优势条件，如经常组织专、兼职管理人员参加相关部门组织的专业学习及管理能力的培训，激发他们的潜能和热情。选好、用好热爱档案管理工作的人员，从生活中予以关心，以保证档案管理工作人员队伍的稳定性和专业性。并根据新形式的要求，进行现代化、信息化管理的基本知识和计算机应用能力的培训，鼓励他们钻研新知识、拓展思维、掌握多种技能，善于挑战传统方式，勇于创新管理能力和方式，大胆尝试，以适应社会信息化的发展，从而提高档案管理工作效率以及档案的利用率。

3.加强档案管理工作的基础设施建设，提高档案管理信息化水平

档案的管理是一个长期化的过程，因此对档案的规范化管理提出更高的要求，如改善档案保管的条件和环境，加强保管的硬件设施建设，购买质量好的档案柜、档案袋，完善档案管理所需的基础设施，使档案管理工作从收集到整理再到保存等一系列步骤规范化。同时为适应办公自动化及信息时代的发展，要引进先进的技术和设备，如：电子计算机、扫描仪、装订机、打印机等，善于利用网咯信息资源管理、保存和查找文件，运用信息技术自动检索和保存，对档案管理工作提供良好的物质基础。对所保存的信息资源库房要做好各项安全措施，及时更换灭火器、做好防潮工作，室内通风，保持干燥，添置防虫药剂，确保档案随着时间的推移不褪色、破损、丢失，以保证档案的完整和安全，为经济的发展和现代化建设服务。

三、总结

广播电视台档案管理工作是一个长期的复杂的系统工程，面对信息化的发展以及档案管理人员的意识淡薄，队伍整体素质不高等问题，必须采取相关的措施的解决，以不断提高广播电视台档案管理工作的水平和能力，开发利用好档案资源，促进档案管理工作更上一层楼。

参考文献：

[1]樊杰.广播电视台档案管理信息化水平提升的对策思考[J].办公室业务，2014 （13）：188.

[2]孙立军，卓淑平.对县级广播电视台档案管理工作的思考[J].兰台内外，2012（6）：41.

第15篇

关键词： 职业学校 档案管理 工作创新

职业学校办学规模的扩大，办学层次和教学管理水平的提升，对职业学校档案管理管理的要求越来越高。档案管理工作是职业学校中一项十分重要的基础性工作，是支撑学校健康发展的基石，也是衡量学校办学水平的重要因素，可谓责任重大，意义深远。

一、职业学校档案管理工作的作用与意义

档案管理工作是职业学校全局工作的重要组成部分，是学校改革与发展不能缺少的重要管理工作。学校档案室在服务学校和社会的过程中，发挥了档案信息中心的独特作用，为教学、科研、管理工作及校史志的编撰、学校评估、重大纪念活动、历史和传统教育、对外宣传及个人资历凭证的查考等，提供了可靠的证据和翔实的材料。从档案的功能和作用看，档案具有育人、存史和凭证等功能和作用，是其他任何工作不能替代的。不重视档案工作的结果将可能导致一个学校失去历史记忆，对未来的发展后患无穷。因此，我们要按照科学发展观的要求认识和对待档案工作。

二、职业学校档案管理的现状及存在的问题

1.档案管理意识不强。当前，职业学校不断扩大招生规模，师资队伍迅速膨胀，档案管理工作的任务随之加重。基于此职业学校的档案管理工作应该变被动为主动，这样才能适应职业学校发展的新形势。然而，大部分职业学校，并未配备专用的档案库房，未设立单独的编制，未配备专业的档案管理人员，仅由各部门的有关人员兼管档案工作，对档案工作年初没有部署，年中没有检查，年末没有总结，出现用时想到，不用时不要，评估考核检查时突击整理的现象。档案工作处于可管可不管的被动状态，使其难以发挥应有的作用。

2.档案管理人员素质有待提高。信息化是目前高职档案管理的必然趋势，信息化使档案管理的技术和手段有所提高，同时对管理人员的水平和素质提出更高要求。但是大部分职业学校并没有为档案部门聘请专门的管理人员，而是让其他部门人员兼管档案管理，但这些人员几乎都未接受过管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化的基本理论、基本知识和基本技能。由于没有配备专职的档案管理人员同时也疏于对兼职管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，造成众多职业学校高素质档案管理专业人员匮乏。

3.档案管理手段落后。当下，大多数职业学校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理手段和技术，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象却不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。具体表现在：从文件材料的形成和积累，到文件材料的立卷分类，再到整理组卷，最后拟写案卷标题装订成册、填写卷内备考表，已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。殊不知，随着电子文件的不断增加，如果再继续按照传统的管理模式，则档案管理工作将需要准备大量的打印纸、文件档案柜，还要增加工作人员，所耗成本之大，给教学管理、教学组织都带来一定压力。总之，传统的档案管理手段和技术已经不适应现代社会的需求，档案实现信息化、数字化势在必行。

三、提升职业学校档案管理水平的对策与建议

1.提高对档案管理工作的认识。历史是一面镜子，职业学校办学所走过的曲折道路、艰难困苦、经验教训，无不反映在一个学校的档案材料中，所以档案工作的重要性应灌输到每一个档案人员的潜意识中，使之化为主动工作的行动动力。由于我国基层档案管理收集管理的法制还不完备、健全，我国现阶段管理模式正在不断改革和完善之中等因素的影响，管理层，特别是学校的主要领导更应加强档案工作重要性的学习，真正从思想认识和工作行动方面关心、支持档案工作的构建。

2.提高档案管理人员的综合素质。现代化的设备大大提高管理效率，但先进的设备操控在不同水平层次的人员手中，达到的效果是截然不同的。所以要让组织档案人员进行业务培训，提高业务水平。档案管理人员除了有良好的档案工作素质外，还要有主人翁态度和服务意识。档案管理内容涉及学校的各个方面、涉及材料多、人员广、许多管理人员缺乏应有的态度和意识，这就要求档案工作人员本着从学校利益出发的高度责任心和主人翁态度，主动服务上门，协助档案材料的整理、收集，以自己的工作态度和热情感染他人，保证档案收集的完整性和高质量。

3.提高档案管理信息化水平。随着信息化程度的不断加深，职业学校传统的档案管理模式已不再适应职业学校快速发展的形势与任务。因此，职业学校必须尽快用现代化管理手段替代传统的手工管理，以提高工作效率和服务质量。档案管理人员要认真研究与解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题；职业学校相关领导应当努力采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使职业学校档案管理工作不断上台阶、上层次、上水平，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高效化。