公司合同管理要求范文

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第1篇

【关键词】 合同 管理 规范化

一、合同管理在企业中的重要性

合同是企业经营管理的重要内容，是实现经营行为的主要手段，是现代化管理的必然要求。如果要最大限度发挥合同的作用，就必须加强合同管理，加强合同的标准化管理。因为标准化是制度化的最高形式，是规范化的最高要求，是科学化的最佳途径。只有加强合同的标准化管理，才能避免合同风险，规范经营行为，实现经营目标，提高企业竞争实力。

二、企业合同管理中出现的问题

煤炭企业涉及合同方面的内容很多，其中大家最常见和熟悉的有物资管理合同、销售管理合同等。这些合同都有专门的单位或部室人员进行管理，这些合同基本都有相对的时间、客户、管理格式等，有一定的规律可循，所以管理相对较为容易。但是，机关和后勤等涉及的对外合同，由于涉及种类多，部门多，格式内容等也比较多，部分部室人员由于专业性的限制，对合同需要的各项资料不了解，往往存在资料确实缺失情况，管理起来存在一定难度，需要多个部门的联合把关，也需要专门部室人员的管理。尤其是各矿厂机关后勤，分公司购买的设备、搞的土建工程等，缺少专门部室管理和监管，给企业合同管理埋下隐患。迫切需要鑫龙煤业专门部室及专门人员进行管理。

为避免公司机关、后勤服务部门以及分公司购买的设备、搞的土建工程、进行的各项设备、设施维修、租赁等，涉及的对外合同缺少专门管理。存在以下问题：

1.缺乏必要的法律知识，部分内容存在法律风险。

2.合同的审查、签订不规范，乱，对合同的履行缺乏行之有效的监督。

3.缺乏供应商的资质的审查。

4.部分合同存在对合同双方在合同执行过程中的责任与权利约定不明确、表述不清等问题。

这些都给企业合同管理埋下隐患。鑫龙煤业企业规划部根据公司领导要求，于2014年5月起接手了鑫龙煤业机关、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排专门人员进行了管理，根据合同工作的各项要求，对后面所有的合同全面进行了规范化的管理。

三、合同规范化管理的主要做法

1.完善合同管理制度，优化合同管理流程。为规范各分公司、机关部室的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，制订了《安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司合同管理办法》鑫煤〔2014〕207号，使各分公司、机关部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要内容包括：合同管理机构的建立及其职责的明确界定；合同签订前的供应商资格、价格、质量与履约能力审查；合同签订的程序、权限设定、法人授权委托书办法、合同专用章的管理；合同履行与纠纷的处理等具体内容。

2.及时启用“安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司合同专用章”，并予以公布，指定专门人员进行管理。

3.重点要求各责任单位在合同签订前，加强对供应商的资格审查。对供应商的资质、商品价格与质量、履约能力的审核。合同管理部门在对供应商材料进行审核并形成审核意见后，要将审核报告上报主管部门审核。

4.编制了安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司合同审批表，确保在合同签订过程中，各专业部门或领导及时发现问题，及时处理。

5.对不同合同规定不同的上报材料，加以区分。通过议标签订的合同，报合同会签单与会谈纪要；通过招标签订的合同，报合同会签单与中标通知书；通过领导批示签订的合同，报相关请示和领导批示。

6.编制了安阳鑫龙煤业集团有限责任公司合同管理台帐，涉及序号、合同名称、经办部门、经办人、签订日期、合同期限、合同价、对方单位、存档份数、归档日期、备注等11项内容，确保各项合同查找有据可依，查询方便。如下表：

7.合同查询时，做好查询、借用等相关手续（查询借用人员需要填写查询、借用登记表，并将借用、查询时间及归还时间填写清楚，借用时除了填写登记表外，还要打借条），防止合同备份资料的遗失。

四、实施效果

通过对公司机关部室及分公司涉外合同管理进行了规范管理以来，公司合同管理工作获得了长足发展。

1.通过制度的制定和完善，为机关部室及分公司涉外合同签订前、签订过程和签订后备案等工作提供了管理流程和依据。

2.规避了部分法律风险。

3.加强了机关部室及分公司涉外合同的监管工作。

第2篇

R集团公司是一个拥有多家子公司、分公司、控股公司及直属单位，多年来，在探索、加强合同管理的实践方面形成一套符合自己实际、行之有效的管理方式、方法。现做汇报，以期抛砖引玉之效。

一、确立合同管理模式

R集团公司明确：集团公司范围内（包括各级单位）的合同由集团公司管理，集团公司采取统一与授权相结合、综合与专业相结合的管理模式对合同进行管理。具体：在集团公司与各单位合同管理分工上，集团公司总部合同、各单位重要合同由集团公司统一管理，各单位非重要合同由集团公司授权各单位管理（重要合同与非重要合同的划分标准由集团公司确定，集团公司参照合同标的额、履行周期等进行确定。如对于工程类合同，R集团公司在划分重要合同与非重要合同时，标的额超过一亿元或履行期限超两年的合同定义为各单位重要合同，此类合同由R集团公司统一管理）；在职能部门合同管理分工上，各专业合同由职能部门归口管理（如R集团公司范围内工程类合同、设备类合同分别由工程部、设备部管理），合同综合管理部门对合同涉及风险最后审查把关。

二、加强合同环节管理

对合同过程各环节进行分解分析，加强合同各环节管理、管控，实现合同风险管控。R集团公司的具体做法：

（一）对合同当事人审查

（1）审查内容。1）合同当事人的基本情况。合同当事人是否适格，《企业法人营业执照》或《营业执照》及其年检是否在有效期限之内；2）合同当事人的履约能力。审查当事人的注册资本、净资产是否与合同履行相适应，有无不良信誉记录等；3）合同当事人的签约资格。当事人是否具有签约授权，授权是否合法，有无越权等。

（2）审查程序。集团公司统一管理的合同，由集团公司合同专业管理部门负责对当事人审查；授权单位管理的合同，由各单位合同管理部门对当事人审查。

通过对当事人审查，将无签约资格，或有签约资格而无履约能力的当事人排除在外。

（二）合同起草管理

R集团公司规定集团公司及各单位设置专职或兼职合同管理员，合同管理人员负责合同起草。合同起草参照以下要求：（1）内容符合法律法规；（2）编号统一一致；（3）合同名称与合同内容一致；（4）主、从合同相应内容一致，合同附件齐备；（5）明确合同履行方式；（6）明确违约责任及承担方式；（7）合同设立担保的，明确担保的方式和范围；（8）明确管辖法院或仲裁机构等。

（三）合同会签管理

（1）合同会签。合同会签，是R集团公司职能部门按职责分工分别对合同进行审查，会签是R集团公司合同管理的重要特点。R集团公司总部合同、各单位重要合同经R集团公司合同管理部门按一定顺序会签。下面举例R集团公司合同会签及顺序（见下表）：

（2）会签操作。职能部门在对合同进行审查时，审查意见可在合同会签稿上修订或批注，并及时反馈给合同承办单位或部门，由承办单位或部门采纳，或说明后不予采纳。

最后，R集团合同综合管理部门对合同合法性、有效性进行审查把关。

（四）合同签订管理

合同经会签审查后，送R集团公司分管领导审查，报主要负责人审批（或主要负责人授权他人审批），最后，由合同管理员根据审批后的合同会签稿制作合同正式文本。合同正式文本由法定代表人或授权人签署。合同正式文本加盖合同专用章，并加盖骑缝章。

（五）合同履行管理

（1）合同履性计划。R集团公司总部合同、各单位重要合同经各方当事人签署后，承办单位或部门按照合同特点，对合同履行做总体规划，确定合同履行阶段或履行节点，制定履行计划，并明确履行阶段或节点目标。合同履行按计划、分阶段全面履行。

（2）合同备案。R集团公司总部合同、各单位合同签署后，副本由承办单位或部门报合同综合管理部门备案，总部合同和各单位重要合同备案时附合同履行计划。R集团公司合同综合管理对备案合同登记、建账、备查，加强合同履行监管。

（3）合同履行跟踪。R集团公司总部合同、各单位重要合同履行情况由承办单位或部门定期报合同综合管理部门和合同专业管理部门。合同综合部门对报送的合同信息及通过其他途径掌握的信息进行汇总、整理、分析，协调解决合同管理存在问题，进一步规范合同管理，促进合同管理改进。

（六）合同验收、归档管理

合同验收由承办单位或部门组织，在验收中发现不符合要求的事项，在规定时间内向对方当事人提出书面异议及整改意见，并督促及时整改；验收合格的，由验收人员签署书面验收报告。

合同管理员对在签订、履行合同过程中的信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件和合同文本等凭证妥善保管，并按R集团公司档案管理要求办理归档。

三、合同管理体系的构建

为实现合同管理，为保证合同及合同管理规范、有效运行，R集团公司建立起与合同管理相适应的、其行之有效的管理体系。

（一）组织体系

R集团公司建立起由董事长总经理合同综合管理部门分管领导和合同专业管理部门分管领导集团公司合同管理部门集团公司各单位各单位分管领导合同管理员的组织保障体系。组织体系的建立健全，明确了各合同管理职能部门职责，进一步落实合同管理责任。

（二）制度体系

为适应合同管理，R集团公司进一步完善、明确了由合同法及相关法律法规R集团公司合同管理制度及相关规定R集团公司各专业合同管理制度各单位合同管理规定的多层级的合同管理制度，保障了合同管理有章可循、有据可依。

（三）合同及合同管理动态运行机制

第3篇

1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。

笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。

法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。

3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。

有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。

4.细化合同专用章管理，严格公司合同档案管理。

法律顾问的严谨与细致等优点，还应发挥在公司合同章及合同档案的管理工作环节之上。应明确合同专用章的用印审批相关要求，以及外带合同专用章的原则、申请程序、携带使用要求。合同文本明确记载着合同双方的权利义务，在一定时期内具有重要的保存价值，生效的合同文本应纳入经营档案管理。建立完善的合同档案管理制度并分类保存并不可少。正由于此，对于审结用印的合同，笔者所在的公司以书面目录和电子文档两种方式建立了合同台帐，及时记录合同编号、承办部门、合同名称及对方当事人等信息，并要求各业务部门妥善保管合同订立及履行过程中的有关资料。形成便于查找的电子信息和纸质合同档案，使合同自始至终都处于受控状态。事实证明，完整合同档案的建立，也便于总结合同履行情况，吸取经验和教训。

5.狠抓合同管理考核，加大公司内部合同管理检查的力度。

为有效防范合同法律风险，公司法律事务部门形成了对各一级建制单位合同管理情况进行年度现场检查的贯例。检查内容主要涉及各单位内部的合同管理职责分工、合同审查、签订及履行情况、合同文本管理、合同台帐管理、合同评估、合同印章管理以及上年度合同检查整改等情况，并与相关负责人和兼职合同管理员进行座谈交流。检查会形成《年度合同管理现场检查情况通报》，逐一分析各单位在执行公司合同管理制度中尚存在的问题，评价相关部门合同管理工作，提出改进意见；重点是促进各业务单位对合同履行和合同评估、部门合同管理方面工作的开展和规范。对于不认真执行公司合同管理制度和审查程序的单位和个人，给予绩效考核负评价。合同考核和现场检查工作，能督促各单位执行公司合同管理制度，在合同履行中诚实守信和全面履行。合同经办部门逐步重视对合同执行中的质量、安全、进度等履约情况的跟踪处理，注意利用后履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权等合同履行原则，依法保障自身权益。

6.注重法律知识普及，加强合同管理人员培训。

公司合同管理的每个环节涉及到不同部门的人员，人员的素质保证是合同管理的重点。笔者所在的公司在各单位设有兼职合同管理员30多人，法律顾问对合同兼职管理员和经办人员建立了培训机制，每年组织一次集中培训。培训围绕“合同法律风险防范”的主题，结合实务、配合案例宣讲基础法律知识，剖析合同从签订到终结的全过程，针对各环节进行风险防范提示，还制作令人喜闻乐见的PPT、动画片在公司内部宣传媒介上播放，以强化学习效果，增强了法律意识。法律顾问对合同管理人员培训的加强和重视，一方面促使公司合规文化生根开花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保驾护航，从深层次地巩固了公司的合同管理内控体系。

二、结语