档案整理案例范文

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第1篇

目前，照片档案的收集和征集工作已引起重视，对收集和征集的照片如何按规范进行整理，这是档案业务建设中的一项新工作。本人拟依据国家标准《照片档案管理规范》和《浙江省照片档案管理规范实施细则》，结合实际，谈谈照片档案的征集和整理。

一、照片档案的征集

档案室接收照片是依据《档案馆工作通则》的规定，在接收其他载体形态档案的同时接收照片档案。但是，一方面由于档案室照片档案工作开展较晚，还有大量的照片散存在部门及个人手中，这就不能保证档案室接收的照片档案的完整性，另一方面为了丰富档案室藏，档案室征集照片在内容上应该贯穿以本单位为主的思想，使室藏具有浓厚的单位特色，所以应随时收集和征集反映本单位特色的和具有保存价值的照片档案。

1.档案室征集照片档案的途径与要求

征集照片档案，一是向社会各方面征集，如向相关的本系统的兄弟单位征集。二是向私人征集。征集采取无偿和有偿征集相结合的办法。另外，档案室还可根据需要与有关单位合作补拍或翻拍一些有价值的照片。

档案室在征集照片时，尽量要求底片、照片和文字说明齐全，底片与照片的影像相符，以保证照片档案的完整准确，对于无法确定照片内容的要进行考证。

2.照片档案的征集范围

确定征集范围，是确保照片档案齐全完整的基本条件，档案室在征集照片的同时，应根据丰富室藏和反映单位特色的要求，制订出照片的征集范围，就本单位来讲，本人认为，档案室征集照片大致有以下几个方面：

参加党代会、人代会、工代会、团代会、妇代会和其他重要会议的本单位代表主要照片；

国家局、省、地领导来处视察工作的照片；

领导参加外事活动的照片；

历届主要领导、先进生产（工作）者的照片；

本单位各项奖励证书、奖品的照片；

本单位各项获得各种荣誉的照片；

引进先进设备和技术的照片；

开展重大活动形式的照片；

反映本系统、本单位建设有一定特色的照片；

本单位发生的重大事故、自然灾害的照片。

3.照片档案的鉴定

照片档案的鉴定，也就是照片的筛选工作。在筛选照片的过程中，必须注意照片档案的特性。

客观性：照片档案所反映的是真人真事和具体的事物，它不仅能把当时的人物和事物如实的再现出来，而且能把当时的环境、气氛烘托出来，给人以真实的感觉。照片一经形成，具有其独立的形态，真实地记录下客观外界的反映。照片的价值，首先取决于照片的客观性、真实性。

直观性：照片档案能生动形象地反映出事物的面貌，给人以活灵活现的感觉。照片既可以反映处容处貌、机械设备，又能再现其经营生产状况，照片档案的直观性和形象性是一般文字档案所无能替代的。

再生性：照片档案的真实性和形象性，促使它能够吸引不同的利用者，而被广泛地利用，虽然照片只有一张，但它可以用底片去加印，根据利用者的需要翻印，去满足客观多方面的需要。再生性是照片档案的一个很大的特性，使它比一般档案具有更大的通用价值。

鉴于照片档案有上述特点，因此，对照片档案鉴定应与其他载体档案的鉴定有所区别，凡属反映一定历史时期各职能管理活动的照片，都是人们活动的历史记录，它们都有一定的价值，应作为档案资料保存下来，具体保存方法有二种：一种是作为档案组成案卷保存；一种是作为照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鉴定后的照片分两方面存放。比如说，一个事件的照片归档，有多有少，多的几十张，甚至上百张，对这类照片，就需要作鉴定、筛选，选留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映该事件全貌或内容的照片挑选出来，组成案卷，成为照片档案。对挑剩的照片，也应适当保留，不好轻易销毁，因为凭移交部门和档案人员鉴定，不能确保鉴定质量，有些剔出的照片可能还会被利用，这在我们实际工作中遇到过这种情况。原因有多方面，主要原因在于挑选的眼光不同，利用目的不同。所以，对挑剩的照片另外加以保存，是有利无害的，还有一类照片，拍摄只有一、二张，而且利用率也很少，但它反映了单位在一定时期的某些职能活动。对这类照片，鉴于它的利用率不大，也可与删选后剩下的照片放在一起。

总之，照片鉴定工作十分重要，确定照片是否需要保存，不光从其历史价值、实际使用价值考虑，还应作全面的权衡考虑。

二、照片档案的整理

照片档案的整理是科学地管理照片档案，确保照片档案的安全、方便使用的重要条件。具体地说就是将一组组、一张张有联系的照片，通过分类、编排、加注文字说明等系统、规范地整理，组合在一起的工作。照片档案的整理，有别于其它档案的整理。究其原因，一是档案室征集来的照片来源于不同的部门和个人，具有来源广泛的特点；二是档案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一问题、某一方面特色，它具有专题性强的特点。根据上述特点，档案室在整理照片档案时，首先要对照片档案的归属进行分类、组卷，然后编目。

1.照片档案的分类、组卷

档案室照片分类采用一个全宗内按年代—问题进行分类的方法。分类应保持前后一致，同属一类的，在分类的基础上按时间的顺序将照片用切角或插袋的方式固定在芯页上，然后加注文字说明。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一组照片，应在一组照片的第一张的上方编写总说明，说明采用横写的格式，宽度最窄不得小于50MM。凡是有总说明的，对总说明中已说过的内容，分说明则不在重复，只要说清楚该张照片的主要内容和主要人物即可，分说明中也可不再加注参见号。分说明在照片号前应注“*”号，单张照片的说明在照片正下方或左右侧书写，其他与总说明同。

照片档案的组卷，一般掌握在每卷三十页左右芯页为宜，若是案卷内照片数量太少时，可把几个年代中反映同一问题的照片组卷在一起，各年代之间用软卷皮区分开，在各软卷皮上分别编写各自的档号，统计照片档案案卷数量时以软卷为单位进行并注明照片数量。软卷皮封面书写与普通案卷封面同，案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题。

2.照片档案的编号和文字说明的编写

（1）照片编号。同一类的卷内照片按事件发生的时间先后顺序排放，然后对每张照片编写卷内序号，照片号也就是案卷内照片的顺序号，一个案卷一个流水号。

（2）编写文字说明。文字作为档案的记录手段，在照片档案中占有相当重要的地位，它是整个照片的有机组成部分。照片和文字说明是相辅相成的，是密不可分的整体。因此，必须把好文字说明这一关，文字说明包括照片事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字说明既要揭示出每张照片的内容，又要简洁、明了，不宜过长，避免啰嗦重复。

“说明”分有总说明、分说明。一般以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）有密切联系的照片，开头一张应编写总说明，再对编写总说明的照片及其它各单张照片编写简要的分说明。总说明在开头一张照片的上方书写。分说明在各单张照片正下方书写。

3.照片档案档号的编制

照片档案档号的编制以全宗号———目录号———案卷号———张号的方式进行，根据十大问题类来编制目录号。主要从以下三方面考虑：（1）便于提供利用。采取问题相对集中的分类方法，可迅速、及时地提供利用；（2）有利于插卷。以后归档的照片可按不同类别归入照片档案中去。（3）避免案卷号的重复或留有空号，发生漏号等现象。

4.底片的分类和编号

底片是照片档案的原始材料，照片档案的再生性就起源于底片，没底片就没有照片，因此，做好底片的分类和编号是十分重要的。

（1）底片的分类

按底片的极性分成负片和反转片两种。

负片是经曝光、显影、定影等处理后的胶片，物象的明暗与实物相反，用来印制正片。

反转片是通过感光、显影过程，便能直接在底片上得到与原物象明暗和色彩完全相同的正像。反转片不可复制，用它可直接进行照片制版，反转片也可称为正片。广告片、幻灯片都属于此类。

在每一全宗内，由于负片和反转片两者极性相反，要按不同要求单独整理和存放。

（2）底片的编号

底片分类后，要对各类底片进行编号。其方法是：同一类底片按归档顺序编大流水号，其格式为全宗号——底片号。

底片编号应用铁笔编排刻写在底片乳剂面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角应标明底片号。复制底片应在左上角标注“F”字样。按底片号顺序将底片插入底片册。底片案卷编号在全宗内编制案卷号并注明卷内底片的起止号。

反转片与照片一同分类编号，分别保管。

照片档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技等其他档案保管期限一致。

5.对剔出照片、底片的处理

对整理后删选下来的照片和底片，另外加以保存，以备选用。照片可装入相册或盒子里存放，底片装入底片册保存。这些照片、底片，也要分类编号，和组成案卷的照片档案分类编号一样。这样做，是为了万一利用这些照片、底片时方便查找，及时提供给利用者。

第2篇

1、基础设施老旧。__镇现有档案室2间36平米左右，面积偏小，环境简陋、存在漏雨、阳光直射、潮湿、通风不良，墙壁掉皮等现象，无防火设施、档案柜陈旧，部分生锈打不开，使档案受潮、发霉。

2、档案收集不全。各站所、村、社区形成的文档材料、专业档案和照片收集、整理收集不完整，归档率低。部分文书档案遗失、年份衔接断档，重要档案丢失。

3、档案意识淡薄。各站所、村、社区没有形成良好的存档意识，档案未及时交到镇档案室管理，致使档案散落丢失。养老保险、土地确权等部分基础档案自行保管，安全性不高，利用率低。

结合__年县档案局执法检查和年终考核，集中整理各站所、村和社区10年（2004年-__年）档案，形成环境良好、存档有序、便于查阅、管理规范的新局面。

（一）准备阶段

制定整改方案，设置专门档案室，采购密集柜与相关硬件设施，明确相关负责人。召开部署动员培训会议。邀请县档案局专业工作人员进行培训、培训内容为档案年限的分类、接收档案类型和存档流程等。参加培训人员：档案室工作人员、各站所、村和社区工作人员各1名。（__年1月26日）

（二）实施阶段

1、各站所档案，各站所抽调一名工作人员负责整理、按年限装订后移交镇档案室。镇征地、土地管理、养老、医疗保险、土地确权、民生等档案为重点档案，全部移交到镇新档案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）

2、每个村和社区整理2004年—__年每年的各项计划、安排、总结、各类报表、会议记录、发展党员及亮点工作，由各村、社区装订成册后及时移交镇档案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）

（三）验收阶段邀请县档案局专业工作人员进行验收，验收标准与其他乡镇标准一致。对于验收不合格的由相关工作人员在专业人员的指导下，继续整理，直到验收合格为止。（__年3月20日—4月1日）

1、加强组织领导。各站所、村和社区对此次工作要高度重视、积极配合，组织专人认真梳理2004年至__年重点档案，移交镇档案管理人员将其存档，以防档案遗漏、丢失。镇经济发展中心做好档案用具的采购、装订、保障工作，党政办李晓雪负责全部档案接收、验收工作。党政办视工作需要协调、抽调相关工作人员推进此项工作。

第3篇

关键词：档案；档案；原则

档案的整理工作的内容主要包括；区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具。

档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理学值而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆和档案室内，档案整理工作按其工作内容的范围大致分为如下三种类型：

1 档案整理工作的内容

1.1 系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。

1.2 局部调整

已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。

1.3 全过程整理

由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。

2 档案整理工作的意义

2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件

档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。

2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节

在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。

档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。

总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。

3 档案整理工作的原则

档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理

档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基础

在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。

我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：

第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。

3.3 保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。

总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

第4篇

1 电子档案与纸质档案整合管理的观点

不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。

第5篇

【关键词】电子档案；纸质档案；整合管理；要求；模式

一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性

纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。

二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。

（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。

（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

（四）同步利用 。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

三、电子档案与纸质档案并存的管理模式

纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。

四、结束语

在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。

参考文献

[1]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015.19.

第6篇

一、两者各自存在的优势和不足

（一）电子档案的优势和不足。科学技术的迅猛发展，带动许多行业进入了新时代。在21世纪的现在，人类的社会生活发展离不开科技的发展。档案管理工作也进入了一个新时代。1995年以来，中国网络的发展让电子档案进入到人们的眼界中。许多人见识到了电子档案带来的巨大便利。电子档案存储虽然在电脑上，但拥有很大的存储量，而且不占用实际的空间，也保护环境，在日常的档案管理过程中，将自己的档案传输给他人或接受别人传来的档案，发挥共享他人的资源的优势；电子档案可以长时间的保存信息，可以快速的查阅自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，电子档案也存在许多不足。最大的缺点便是其存储的信息安全性得不到保证，光和暗都是一起出现的，网络的发展创造了许多黑客，这些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的电子档案；其次，电子档案几乎全部依赖设备来运行，没有独立性；最后，电子档案容易被修改的缺点让其得不到法律的保证，这牵扯到大部分人自身利益问题，没有可靠性。

（二）纸质档案的优势和不足。自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。

二、两者之间的整合利用和共同发展

（一）必要性。发展是相互的，电子档案的产生发展带动了纸质档案的进一步发展。电子档案的产生突破了纸质档案的局限，创立了一体化管理档案的形式。科学化的管理档案可以减少人力物力的不必要浪费，简化了纸质档案管理；信息化的管理实现了电子档案和纸质档案之间的转化，可以更有效的保存纸质档案，另一方面是电子档案发挥更多的优势。在进行档案管理的工作时，将电子档案和纸质档案整合利用，建立双向联系，当你需要在众多且复杂的纸质档案中找寻自己需要的信心，只要在和纸质档案建立联系的电子档案库中输入关键字，便可快速找到自己需要的纸质档案。这种双向联系运用在许多工作中，例如图书馆，效率的提高是电子档案和纸质档案共同发展的最大优势。

（二）共同发展的途径。1.趋利避害的发展。电子档案和纸质档案的优势和缺点都已经明确，所以在进行档案管理的工作过程中，要形成扬长避短的心理，优势必须做到整合利用，缺点也要尽力的去除，成为档案管理的助力而不是绊脚石。对于纸质档案，保持其在日常工作中印章和签字生效具有的证据凭证保证；对于电子档案，也要继续保持其超越纸质档案方面的效率化、科学化、信息化方面的优势，将两者优势进行结合，是实现档案管理工作更上一层楼的重要保证。电子档案的缺点往往由纸质档案的优势来补充；纸质档案的缺点也会有电子档案的优势来填补。这点便可以说明，两者的共同发展一定是前进大于倒退的。人们往往只愿意盯着一件事物去寻找他的优点，或者非得揪住一件错误不再放手，其实，有时候换个角度去思考问题，往往会有惊喜的发现在等待着大家。电子档案和纸质档案的整合利用与优势发展便是一个典型的例子，其前景是值得期待和发掘的。2.“双套制”的原则。“双套制”，即电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电子档案和纸质档案想要共同存在于21世纪的今天，只有接受并实施“双套制”的原则，双方才会更好的帮助档案管理工作的进行。在挑战与机遇并存的当今社会里，技术方面的挑战是人类必须克服的，将纸质档案转化为电子档案的难度系数很高，作为档案人员，必须快速掌握现代技术，做好档案管理工作。具体问题具体分析，“双套制”有自己适用范围，技术人员们必须按照具体情况来选择适合“双套制”的档案，不要造成不必要的浪费。

三、结语

第7篇

根据省委组织部有关文件精神，经市委同意，对乡镇（街办）党委书记、乡镇长（街办主任）实行备案管理。乡镇换届时，任免前报市委组织部备案，平时个别调整实行任免后备案。

一、任免前备案管理的程序

乡镇（街办）领导班子换届任免前备案一般按下列程序办理：

1、县市区委按照规定的程序，经过民主推荐、组织考察、书记办公会酝酿、常委会研究后，对拟任或推荐任乡镇党政正职人选与换届领导班子调整方案一并报市委组织部备案。

2、市委组织部召开部长办公会，对备案任免事项进行审核，提出审核意见，以书面形式予以回复。

3、县市区委常委会及全委会议审议表决。

4、乡镇党代会或人代会选举后，将选举结果书面报市委组织部。

二、任免后备案管理的程序

乡镇（街办）党政正职个别调整时，县市区委按规定程序，在办理任免手续或履行法律程序后，将任免文件及相关干部任免材料书面报市委组织部备案。

三、备案审核的主要内容

乡镇（街办）党政正职任免备案审核的内容主要包括以下几个方面：

1、班子职数和结构。包括班子职数、年龄、性别、学历、专业结构等是否符合有关要求。

2、任职条件和资格。审核拟任或推荐人选的任职条件和资格，破格提拔的是否符合有关规定。

3、任免程序。审核干部任免程序是否符合有关规定。

经审核，对不符合规定和要求的任免事项予以纠正。

四、任免备案材料

任免备案采取书面形式，备案材料按一式六份报送。

任免前备案材料包括：备案请示、县市区党委常委会议纪要、干部任免审批表、民主推荐测评情况、群众反映问题的调查核实材料、需要说明的学历材料以及其他有关材料。

备案请示标题为《关于××县市区乡镇党政领导班子换届人事安排方案的备案请示》。内容包括：换届人事安排方案的指导思想和原则、换届方案形成情况、党政正职调整方案，原任职人员不再继续提名的应说明原因和安排意向，同时，附党政正职任免名册。

备案请示以县市区委文件报送。

乡镇（街办）换届时，事前备案材料应在党代会、人代会召开前一个月内报送；个别调整事后备案材料，应在办理任免手续或履行法律程序后一个星期内报送。

五、有关要求

第8篇

关键词：路政内业管理路政档案作用改进措施

Abstract: highway in the industry management is an important part of highway administration. Through analysis of highway road in the industry of the relevant contents of management, this paper expounds highways in the industry and the role of the archives management of highways, aims to strengthen road administration new concept new ideas, this paper improve highway road administration efficiency and highway overall efficiency. Straighten out in the field, the relationship between highway road, in clear and field duty, establish effective and field in communication platform, and to properly deal with and field in contradiction, promote highway road administration work coordinated development.

Keywords: highways in the industry management of highways file role improvement measures

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、路政内业管理与路政档案

什么是路政内业管理？什么是路政档案？这是从事路政管理工作所必须首先弄清的间题。路政内业管理是路政内勤人员的业务工作，它是整个路政管理工作的重要组成部分，是实现路政规范化、现代化管理极为重要的基础工作，也是提高路政管理水平的必由之路。

路政内业管理是相对路政外勤工作而言的，两者之间的关系是辩证的，内业以外业为基础，外业通过内业来反映，因此各级路政部门既要重视抓外业管理，也不能忽视抓内业管理。

路政内业管理通过统计手段和分析报告，向本部门领导和上级业务主管部门提供研究问题、指导工作、了解情况、制订措施、编制计划等所需资料和决策依据。

路政档案是指公路主管部门授权的公路管理机构。依照国家有关法律、法规、规章，履行保护路产、维护路权和发展公路事业的行政管理职能活动中产生的反映路政执法和路政管理内容及资料性质，具有保存价值，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录，集中保管起来的法律文书和技术文件材料（包括图纸、照片、报表、文字材料等）。

路政档案归类于专门档案，与其它档案的区别在于它产生于路政活动中，记述和反映路政公务人员行政执法活动和运动规律。路政档案是路政内业管理的内涵，内业管理则是路政档案的外延。没有路政内业管理，就根本谈不上路政档案，也不可能提高路政管理水平。

二、路政内业管理和路政档案的内容

路政内业管理主要包括以下内容：

1信息管理工作。包括路政信息的收集、积累、分析、加工、传递、反馈等.

2文字材料工作。主要包括路政常用公文的写作、路政事务文书的写作、路政法律文书的制作等。

3统计和统计分析工作。主要包括路政统计报表、统计图表、统计报告等工作。

4档案管理工作。包括路产档案、处罚档案、路政司法档案、复议档案、路政诉讼档案、超限运输档案、违章建筑档案、文书档案、工程技术档案、路政管理档案、各项审批档案等。

5许可证核发工作。主要包括挖掘、占用公路许可证、搭接公路许可证的核发和超限运输车辆行驶公路通行证的核发工作。

6证件、票据、印签、经费的管理。

7装备、服装的管理。

8群众来信来访和其他行政事务工作。

三、内业管理和路政档案的作用。

路政内业管理建立路产示意图，通过调查，比较完整地反映路产全貌，便于对全辖区公路路产实施有效保护；实行目标管理图，可以实现目标管理形象化，便于记忆和检查，有利于实现目标建立路政内业统计报表制度，能够有效地掌握辖区内的路政案件情况，分析路政案件发案的特点。

路政档案是党和国家的宝贵历史文献和文化财富，是国家科技档案不可分割的组成部份，它在路政管理、司法行政中以及路政学术研究中发挥着十分重要的作用。路政档案的作用是多方面的，今天有用，将来也有用，它不仅在今天的路政执法中可资利用，为当前的公路事业及路政诉讼活动服务，而且还可以为今后路产确定路权、产权以及为公路、桥梁的技术鉴定提供服。

1.政档案是进行路政管理和路政诉讼的主要依据。

在路政执法活动中，路政执法档案的依据性同路政执法自身的复杂程度及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。例如：1990年江苏省盐城市郊区公路站处理一农户违章建房过程中，在丈髦公路控制红线距离时发生了纠缠，公路部门一度陷于被动局面。最后还是利用了公路部门所保存的路产档案，根据原始设计、竣工验收、改建等资料以及文书档案资料部颁标准JTJ01―88《公路工程技术标准》等规定，结合现场的具体情况，科学地找出公路边沟的外缘线。通过测量，准确地在现场平面图标明违章情况，才了结这桩路政案件。

2.路政档案是探索适应新形势服务要求的必要措施。

一切路政档案的研究和学术活动都必须充分占有大量的可靠的材料，而路政档案是进行路政 管理和学术研究活动所不可缺少的凭证和参考资料。路政档案就是路政管理发展、继承和借鉴的一种必不可少的、重要的工具。随着我国公路事业的发展，进一步加强公路路政管理势在必行。在改革、开放和社会主义市场经济建设建立的大好形势下，路政管理一定会遇到许多新情况和问题，其难度越来越大，这就要求路政内业人员充分利用“路政档案”与部门之间进行传递、交流和协作，为公路主管部门领导提供大量的可靠的依据来促进交通事业的发展。

四、如何做好路政内业管理和路政档案工作

1.要增强对路政内业重要性和必要性的认识，摆正内业和外勤的位置，加强对路政内业管理工作的领导。

2.要明确路政内业人员，从组织上保障路政内业工作，内业人员必需具备一定的写作能力和文学水平，要熟悉各种常用公文、事务文书、法律文书的格式，应具有广泛的跨学科的基础知识，如档案学、科技档案学、文书学、法律、公路工程、交通工程、社会学、管理学和公共关系学，在人员结构上要强调专业性及其合理级配，应享有本级中层干部的待遇，技术职称归属档案管理和法律顾问二个系列，要熟悉业务，善于法制化、规范化管理。

3.建立健全系列路政内业管理制度，搞好路政技术台帐。

4.加强路政档案的收集、归档工作。要求内业人员在实际工作中做到“四勤”，即手勤多记、耳勤多听、口勤多问、眼勤多看，对每一案件收集的全部资料以及日常各种文字、报表应及时分门别类进行整理、装订，要善于区别玉和石，不能使材料成捆长年堆放。

5.做好统计报表及分析工作。路政统计报表工作应及时、准确、全面地反映该路政部门的工作成果，使上级路政管理部门了解各个时期的路政状态、路政工作好坏、路政活动情况和需要解决的问题，因此报表的详实度、准确度会直接影响到上级管理部门的决策。因此合理制表、认真填写、及时上报对路政实际工作的管理是相当重要的，这就要求路政内业工作人员做到“准、快、全”，“准”是指报表的数字资料准确无误，路政内业人员必须实事求是。如实反映情况，反对弄虚作假，防止“水分”报表；“快”是指要按规定时间上报，还要做到遇重要事情随时上报；“全”就是确保按规定的内容指标填写。必须完整无缺，防止只顾时间不顾质量或片面强调质量而不顾时间的做法。在路政外业中形成的各种台帐、报表，要做到每日统计资料条理化，月度统计资料系统化，年度统计资料档案化，使之一目了然，清晰而详尽。

6.做好做实信息管理。当今的时代是信息时代，公路的路政信息是掌握公路及其附属设施真实情况的源泉，是领导决策以及制定相应管理措施的重要依据。主要包括路政信息的收集、积累、分析、加工、传递、反馈等内容，要求做到上情下达、下情上呈。要做到“五快”，即对问题发现快、分析问题原因快、问题处理快、措施落实快、处理后反馈快。这“五快”实际是提出了在工作态度和效率上的要求，路政内业人员如果在态度上消极怠工、应付了事，仅仅是在原有条条框框基础上略加改动，就会使路政管理部门无法真正从提供的信息中发现存在的问题，并加以解决，在一定程度上影响解决问题的速度和质量，会让大家走许多弯路，做大量不必要的重复工作。

结语：

总之，路政外业是内业的基础，内业是外业的体现，二者互为延伸，要做好路政管理工作，必须同时做好路政内业和外业工作，而且路政工作做得好不好，一定程度上取决于路政内业的完整程度，这就对路政内业提出了更高要求，在管理层面上要加大管理力度，着重在管理的规范化上下功夫，起好领航作用；在内业工作层面上主要从提高工作人员自身素质人手，全面推进路政内业水平。因此要切实抓好和重视路政内业管理工作，为保障公路设施完好和安全畅通服务。

参考文献：

[1]雷孟林、贺宏斌 《公路交通法学》 (M )，人民交通出版社2004年2月版 ．

[1]葛洪义《法理学》(M )，中国政法大学出版社2007年版．

[2]《路政管理规定和岗位职责规定》

第9篇

【关键词】医院管理；人事档案；保护；整理

1.前言

对于现代医院来讲，人才的重要性已经开始凸显出来[1]。在这样的情况下，作为人事调动的重要依据，人事档案对医院的长远发展也有着重要影响。因此，做好人事档案的保护与整理工作，是现代医院管理工作的基本要求。鉴于目前的管理工作中存在诸多不足，人事档案保护与整理工作的方法还需要进一步的调整。

2.医院人事档案保护

2.1必要性分析

对于医院来讲，人事档案的作用主要体现在参考上，因此，其在医院管理中充当着参考资料及凭证的角色，是人事调动工作正常进行的保障。具体来讲，人事档案中不仅记录医院人员的基本情况[2]，还能够反映其工作能力，甚至是价值取向，而这些正是医院人事管理中最重要的参考。因此要想保证人事调动的合理性与科学性，就必须重视保管好档案，确保其参考价值。

2.2策略建议

鉴于医院人事档案的重要性，在具体工作中，就必须重视搜集、保管好档案资料。对此，本文认为可行的改进措施主要包括下述两项：

2.2.1及时更新资料。

定期收集是一种比较高效且实用的档案收集方法。资料搜集看似简单，但实际上也需要注意一些问题[3]。医务人员的能力与行为均具有动态性特征，始终处于变化之中，因此，要想保证现有资料与实际情况相符，资料搜集的及时性就显得格外重要。因此，在档案管理中，有必要及时更新现有资料，并将缺失、不完善之处补充齐全。

2.2.2规范相关操作。

在日常管理中，因医院各项工作的需要，经常会对档案进行查、借等。为避免档案遗失、缺损，医院必须对以档案资料为对象的相关操作进行规范，对于部分没有必要或者不符合规定的查阅行为应予以禁止。另外，为方便管理与查阅，医院应坚持档案保管与人员调动同步的原则，确保档随人走。对于离职或者调动的人员，对其的档案应进行及时的调整，以提高档案资料的有效性，保证其参考价值。

3.实例分析医院人事档案整理

3.1案例分析医院人事档案管理中存在的问题

尽管现代医院的档案管理效率已经有明显提高，但是，依旧有部分医院的档案管理模式滞后，与现实要求相去甚远。对于此种情况，医院必须充分重视档案的参照作用，在明确现存问题的基础上，对管理方法进行创新。我国不少医院的人事档案整理中均存在下述问题：对于人事档案整理的重要性认识不足，在思想上不重视，日常管理中要求不严；没有充分应用先进技术，使得整理效率低下；工作人员工作态度消极，不具备与当今要求相符的管理能力。以某三甲医院为例，在2010年之前，其人事档案管理工作中存在很多不规范之处。究其原因，除医院本身不够重视之外，管理方式陈旧也是造成效率低下的原因之一。该医院的人事档案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此种工作模式下，档案存在错误的几率较高，同时，资料也相对比较陈旧，很难及时的更新。再加上数字处理以及缩微拍摄等手段很少被使用，该医院的档案管理效率长期处于偏低水平。

3.2改进对策及实施效果

档案整理工作改进对策主要从其基本环节，比如，搜集来的资料应对其真伪进行鉴别，以保证档案的可信度与有效性；在纸质档案加工过程中，应注意事先将上面的书钉等金属物取下来，以提高整理效率；在档案归类环节，应进行鉴定，明确档案间的关联，并以此为据，合理排列档案资料；在人事档案整理过程中，编目是最关键的环节，具体操作中，应尽量保证目录细致、规范、准确，以保证查阅的便利性；在装订环节中，需要先将资料整齐，打洞过程中应注意控制好孔洞与边缘的间距；在最后的验收环节中，需要注意对分类情况进行验收，以明确排序是否正确、目录是否与现实相符。针对案例医院人事档案管理现状，该医院自2012年初开始对人事档案管理模式进行正式调整，相继实施下述措施：医院重点强调人事档案的重要性以及对医院的贡献，并在规章制度上对档案管理工作进行支持；由院长带头，成立专项小组，主管档案相关工作；对于工作人员进行月度考核，并辅以奖惩措施注重新技术的引进与推广，积极加大计算机和相应管理软件的应用力度，推进信息化；在制度方面，医院确认档案在人事管理中所发挥的重要作用，并拨出专项资金用以聘请专家指导自身的档案管理工作。通过这些措施，该医院目前的档案管理工作已经进入正轨，不仅档案查阅更加方便，其参考价值也得以更充分的发挥出来。

结语

人事档案在医院的人事管理中充当着十分重要的角色，是医院进行人事调动及任免的依据。所以，为保证医院充分发挥人才的作用，就必须保证档案资料的可信度及有效性。而要想做到这一点，就必须重视档案的保护及整理工作。

参考文献：

[1]唐薇.浅析医院人事档案管理与人力资源开发[J].江苏卫生事业管理,2015,26(05):38-39.

[2]子雪妃.医院人事档案管理存在的问题及解决办法[J].中国科技纵横,2015,(21):204-204.

第10篇

关键词：社会救济，档案，整理

 

社会救济工作是以利他主义价值观为指导，以科学的知识为基础，运用科学的方法助人的服务活动，具有极强的社会性和实务性，所以，一系列助人服务的档案也应该运用科学的方法进行整理。科技论文。社会救济工作档案的整理首先要对社会救济工作进行分类，然后按照具体步骤对每一类社会救济服务中的每一具体个案进行整理归档。

1.按照社会或个人问题的成因进行分类整理

可按自然灾害、突发事件、社会环境、家庭变化等进行整理。A、特大自然灾害的发生，例如汶川地震，突然间，数万人失去了生命，数万家庭失去了亲人，财产严重受损。受灾人员在巨大在压力下会现绝望、焦虑等感受，全国上下，同心同德，众志成城，抗震救灾，同时国家派出了大批的心理专家深入重灾区，开展心理干预和疏导，大部分灾民心理基本稳定，逐渐走出大地震的阴霾，鼓起了生存的勇气，广大灾民大力开展自救运动，生产生活秩序基本走向正常化。B、突发事件的发生，例如车祸，意外的车祸可能导致某人肢体截瘫，原有的美满家庭生活和人生轨迹可能因此而改变。专业的社会工作者对他所做的辅导包括探讨车祸带来的问题和挑战，使其鼓起生活的勇气，同自己和妻子、孩子进行沟通，帮助他联系安排家庭中环境的改造，向他介绍社区康复资源和国家有关残疾人就业政策等一系列工作，所有这些工作过程都要归档整理。C、社会环境的改变，例如企业破产造成员工失业，社会工作者要对因此而求助者进行心理安慰、联系民政部门提供基本的生活保障、对其进行职业培训辅导、积极联系就业单位等，所有这一系列的工作都要按程序整理归档。D、家庭变化，由于方方面面的原因，传统家庭也在发生着变化，包括丈夫和妻子都在外面工作的双亲健全家庭、单亲家庭（因为离婚或非婚生子女家庭）以及几个孩子的相互之间没有亲缘关系的成年男女组成的一种混合性家庭。这些家庭很容易引起成员的心理问题或障碍，社会工作者对此所进行的心理调试工作是主要的，因此，对进行心理调试和疏导的每一个过程和细节都要仔细记录下来，以分析个人变化和干预的结果。由于社会问题的复杂性，以上分类只是将问题简单化而言的。科技论文。

2.按人群进行分类整理归档

可按儿童、青少年、老年人、妇女、残疾人等类型划分整理。A、儿童期作为人的生命中一个特殊阶段，具有区别于其他人的特殊性，这种特殊性是多方面的、复杂的，同时也是多角度的。儿童社会问题主要是环境对儿童的伤害和儿童发展障碍两个方面，由于儿童的特殊性，在实际工作中，有大量的案例需要有专门技巧的儿童社会工作者去服务。在对其服务过程中所使用的谈话、调查、资料收集与研究、沟通等技巧，使用的心理辅导、角色转换等理论和方法都要按程序记录归案。B、青少年期是一个充满变化的时期，青少年社会问题主要是心理和情绪问题、网络成瘾问题、青少年犯罪问题、失学失业问题等，青少年社会工作必须充分尊重青少年的特点，从人与环境互动的视角多层面的开展工作，最终促进青少年健康发展。由于青少年是一个充满活力的群体，一般按照系统的理论进行处理青少年社会问题，多个系统协同运作，是青少年社会工作者经常运用的策略。因此在整理服务档案时要对青少年社会工作者系统、青少年服务对象系统、青少年服务目标系统、青少年服务行动系统四个系统中所有工作内容和程序都记录在案，以保证服务工作档案的完整性。C、老年人又是人生的特殊阶段，主要涉及身体健康、经济、情绪、代际关系、配偶关系、社会支持网络等问题，维护健康是老年人最为关注和渴望满足的需要，另外老年人由于职业生涯的结束，社会交往圈子的大大缩小，老年人晚年生活往往与孤独、寂寞相伴，老年人的交流渴望也不荣忽视。因此对于每一个老年人社会服务个案的记录要以健康保障服务、生活照料服务、精神慰藉服务等为重点，对其中的每个环节都认真记录归档。D、我国是世界上人口最多的发展是国家，女性约占13亿总人中的一半，在社会发展中起着重要的作用。科技论文。由于历史原因，妇女还处于相对弱势的社会地位，有着特殊的需要和问题，需要社会给予特殊的帮助。目前针对妇女服务的个案问题主要是特殊困难女性的求助，重点是为失业女工提供的服务、为单亲母亲提供的服务、为家庭暴力中被虐妇女提供的服务及为进城打工妹提供的服务等。对于以上种种个案要将求助妇女面临的问题或困惑、问题的排序、优先解决的问题、问题的成因、用什么方法解决问题、解决问题过程中的细节问题进行整理，写出详细的结案记录并归档。E、残疾人由于心理、生理、人体结构功能丧失而无法从事正常人的工作，如何使他们跨越人生障碍使自己的潜能得到发挥是专业社会工作者以特定的价值观去服务所做的重点，在整理这类个案案卷时注意对残疾人的康复服务和基本生活服务为重点进行整理归类。

3.按社会或个人问题的性质分类整理

可按经济困难问题和精神问题进行分类整理。A、经济困难问题，自然灾害发生引起的经济困难、企业破产职工失业使职工生活陷入困境、意外的事故造成身体残疾而失去劳动能力引起的经济困难等都可以列为经济困难问题，然后对每个个案进行整理归档，这样将如何解决经济困难问题的具体方法提炼出来以备总结使用。B、精神问题，精神问题往往产生于重大疾病缠身、不堪生活工作的压力、特大自然灾害或突发事件的出现而无所适从等。精神问题的服务往往涉及到对服务对象的心理社会评估和介入问题，专业性较强，需要对心理评估所采取的专业方法、评估的过程及结果特别整理归案，以便总结经验，提高专业工作水平。

第11篇

关键词：正确处理，电子档案，纸质档案，关系

 

根据“中国人民档案法”的解释，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人直接参与社会实践，已经保持了各种形式的活动，形成的历史价值记录。它是人们社会实践的文件，而且是有意识保存的。该文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是满足信息资源的使用，为社会有需要的人士创建更多的物质和精神文化财富。因此说：档案是人类记忆的基础，是连接人类生活的发展。随着电子档案的兴起，传统的档案管理受到冲击和质疑。有人甚至认为，在电子档案兴起的今天。我们完全没有必要再去研究纸质档案，因为未来的档案世界，将会是电子档案的天下。的确，随着网络信息技术的发展，文件信息的使用，无论其内容和方式方法都发生了巨大的变化。那么，这是否意味着对纸质档案的研究就已完全失去意义了呢？对此，本人谈一点自己的看法：

一、电子档案与纸质档案在管理上的区别

所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案。所谓电子档案就是利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如磁盘、磁带、光盘）上的档案。作为高技术产物的电子档案，在今天越来越引起人们的关注和重视，但对有着悠久历史传统，且至今仍广泛流传着纸质档案也始终是人们关注的一个焦点。具体而言如下：

1、在档案收集归档上的区别

纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。电子档案的接收工作比纸质档案较为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，通过网络归档、移交。

电子档案的归档时间与传统档案不同，纸质的归档时间一般分为两类；一是文件形式后第二年上半年归档，主要运用于行政文件；二是项目结束后归档，主要用于科技文件。电子文件则必须在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记。纸质文件的归档是非常直观的，易于辨认的。

2、在档案鉴定工作上的区别

纸质档案的价值鉴定，往往要进行多次，即分为资格审查、确定生存期和价值复审三个阶段。文件在归档前的价值鉴定即资格审查、是逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后档案的价值鉴定即价值复审。论文大全。电子文件的鉴定必须在文件形成之初就开始进行，电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定都是对其保存价值的判断和预测，所不同的是电子档案的判断过程要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，所以，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。

3、在档案分类、整理过程上的区别

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。纸质文件管理中，实体整理的结果与调阅查询直接相关。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理；电子文件的实体整理也仅指对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

4、在档案保管上的区别

纸质档案的保护性管理是指档案的库房管理，它是档案整个管理工作的基础。传统档案的存储对象是纸张、磁带、胶卷等物理载体，这些载体存储信息量少，占用空间大，其库房管理要求有适宜的库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在百分之五十至百分之六十之间和有效的防护措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。论文大全。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。

5、电子档案与纸质档案在利用方法上的区别

（1）、档案利用需求方式的差异

纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案室检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。论文大全。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案。

（2）、档案利用需求载体的差异

从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。

电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物——电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显多元化。纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复制品，提供档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要，使档案信息的利用上不受时间和空间的限制，可以利用进入网络的开放档案，电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等。

二、电子档案与纸质档案的特点

电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；它可以直接由计算机等现代办公设备迅速的处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；而且保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

纸质档案的特点是：信息与载体的依附性、档案信息的原始凭证性、信息存储介质的耐久性。所以，作为两种介质的档案，纸质档案与电子有着诸多的不同，比如：纸质档案具有稳定、不积极、静态、永久、固定的特点；而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的特点。

三、正确处理好电子档案与纸质档案的关系

目前，电子档案与纸质档案并存的局面已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理，对档案界来说是一个新的课题。

两种不同载体的档案有着各自的特点 。既有相对性和独立性，又有统一性，我们的具体的实际工作卡。既要坚持档案管理的基本原则，又不至于将纸质档案的理论、方法生硬的套搬于电子档案。基于这样的出发点，我们随着科学技术的发展，创建电子的档案管理理论、方法和技术，不盲目地仅仅是将纸质档案制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用。只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。

目前，我国计算机的普及利用呈上升趋势，计算机处理汉字之取代传统打字方法，利用电子文件产生纸质文件相当普及。办公自动化、自信自动化正在迅速发展，所以，电子文件取代纸质文件已是大势所趋，但是根据目前电子档案管理的技术和实际发展来看，在一定时期内，电子档案和纸质档案还继续并存。

所谓电子档案与纸质档案并存。就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内。既要保存电子档案．又要保存纸质档案．就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案．及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用传统的文件形式来保持其原始性．证据性和权益性．或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案录入．转化为电子档案．以满足档案信息资源共享的需要

参考文献：

河南广播电视大学学报 2005年第四期

咸阳师范学院学报 2009年第四期

第12篇

人口和计划生育行政执法是履行法律法规赋予的职责,是代表国家行使行政管理权,是依法治育的重要手段。人口和计划生育执法档案是执法工作的主要业务内容,是人口和计划生育档案的重要组成部分,它为将来人口和计划生育行政执法的学习和发展提供依据,对保障人口和计划生育基础地位、维护育龄群众合法权益、保护人民健康和社会稳定都有重要作用。

一、人口和计划生育行政执法档案的特点

1.专业性强。人口和计划生育行政执法档案是人口和计划生育行政执法活动的产物,是一定专业执法活动的真实记录。不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人,都有它的法律法规和特点。这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同,并明显反映出一定的专业特点。例如社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理等,它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同,表现出较强的专业性。

2.成套性。一方面,一个独立的专业执法活动,如在社会抚养费征收执法中,从立案到作出征收社会抚养费决定形成一套完整的档案,主要包括立案、调查取证、案件合议、送达告知书、听证、作出征收社会抚养费决定书、行政复议等全过程,直到结案所形成的全部档案是一个整体,不可分割,也不可能与其他专业案件的档案混淆。另一方面,执法档案是必须成套提供利用的,拆开会影响其使用价值。

3.现实性。主要表现在人口和计划生育行政执法档案与现实的经济、社会关系密切,不仅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中还有现实的作用,一经利用就能收到经济效益和社会效益,故有现实性。

4.存储性。执法档案一般是某一专业执法活动的结果,记载了专业执法活动全过程的真实情况,如案件发生地、相对人,违法事实违反了哪一条法律法规,调查取证是怎样进行的,依据什么来作出处理决定等等,在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据,必要时在执法上可以借鉴和利用。

二、人口和计划生育行政执法档案的作用

1.人口和计划生育执法档案是执法活动的依据和凭证。在人口和计划生育执法活动中,一切活动都程度不同地具有连续性,前一案例为后一案例提供依据。人口和计划生育执法档案的依据性同人口和计划生育执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比,所记载的内容越复杂,依据性越强。主要表现为:一是管理工作依据。在管理工作中,无论是执法工作评价,还是社会效益分析等,都离不开档案;二是执法人员的劳动凭证。在执法人员的考核、选拔中,除人事档案外,还需要有执法档案做依据;三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。

2.人口和计划生育执法档案是进行交流的工具。在人类社会发展史上,各种各样的交流占有重要位置。同样,人口和计划生育执法工作也需要交流。目前,人口和计划生育行政执法刚刚起步,执法体系正在深化改革,执法力度不断加大,逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。

3.人口和计划生育执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。一是执法活动的真实记录,它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平,记述了查办案件的全过程和最终结果;二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体,具有积累办案经验和提高执法水平的作用,使得人口和计划生育行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段,对于一个执法单位来讲,如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备。

三、人口和计划生育行政执法档案业务的主要工作内容

1.收集。就是把分散形成的、有保存和利用价值的执法档案接收过来,集中保存在执法档案室,以利于有关人员使用。

2.整理。就是把分散收集来的执法档案,按规定程序,将其分类、系统排列和科学编目,便于安全保管,更重要的是满足对执法档案利用的方便需求。

3.鉴定。就是鉴别执法档案的价值,需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作,挑选那些需要定期或永久保存的档案,以及销毁那些无须保存的部分。

4.保管。就是采取一定的措施,保护好执法档案的完整与安全,保守机密,防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏,不断延长执法档案的保管寿命。

5.编目与检查。人口和计划生育执法档案数量庞大,成分复杂,要根据归档时的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管。人口和计划生育执法档案分类应从实际出发,当前可分为社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理档案等,在征收社会抚养费中又分为一胎违法生育、二胎违法生育、多胎违法生育处理等。同时,需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分,提供查找档案的手段,方便有关人员的查找和利用。

6.利用。就是创造各种条件满足对执法档案利用的各方面要求,积极做好应有的准备,包括编制各种查考工具,汇编各种参考资料,以及时、有效的方式,介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务,这也是保存执法档案的目的。

四、做好人口和计划生育行政执法档案管理的几点建议

(一)在编制专题性统计分析材料时,应注意以下几个问题:

1.要积极争取业务部门的配合。档案管理人员根据所选题目,以站藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行,又有一定的深度。

2.统计分析时间跨度要大。统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。

3.统计数据真实准确完整。编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍。因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提。有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰。另外,数据必须要准确完整,不能随意遗漏,要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类,同类项目才能进行有关的计算。计算要正确,并要经过复核。

4.形式新颖好看。编制专题性统计分析,往往以表格、数字、文字为主,形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术,使编研材料做到图文并茂,色彩鲜艳,生动直观,新颖好看。

(二)档案人员应具备专业知识

档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为人口计生业务服务,这是人口和计划生育行政执法档案工作不断发展和进取的需要。同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做人口和计划生育行政执法档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是人口和计划生育行政执法专业知识。目前的人口和计划生育行政执法档案人员多为“半路出家”,因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面,档案人员只有学习和掌握了人口和计划生育行政执法专业知识,才能阅读和分析业务技术报告和总结,才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型,这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外,在编研材料的编制过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上,与业务人员进行充分的交流,才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然,这并不是要求档案人员要成为人口和计划生育行政执法专家,但应该做到“耳熟能详”。还有,档案人员还应走出门,向兄弟单位学习编研工作的经验,这也是提高编研水平的捷径。总之,为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。

(三)加强领导,建立组织

搞好人口和计划生育行政执法档案的管理,领导是关键。要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组等组织,应把档案列入执法工作的议事日程,使档案工作有领导、有组织、有管理地开展,使之逐步规范化、标准化,走上依法建档的轨道。

(四)制订制度,明确职责

制订档案管理各项规章制度,是搞好档案管理工作的关键,是规范管理者行为的主要手段。要按照《档案法》的规定,制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等,进一步明确档案管理人员的职责。

(五)加强培训,掌握技能

首先,要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂人口和计划生育法律法规、热心于人口和计划生育行政执法工作和责任心较强的执法人员担任人口和计划生育行政执法档案的管理员。其次,加强学习培训,既要管理人员掌握人口和计划生育法律法规和档案知识,又要学会建立档案的实际操作技能,还要掌握计算机的应用技术,不断提高管理者的业务水平。

(六)规范管理,开发利用

第13篇

关键词：档案管理；收集整理；

有很多方法可以提高档案收集管理工作的水平，但是就我国目前的现状来说，加大宣传，提高档案管理人员的意识尤为重要，因为没有意识，难以付诸行动。另外，档案管理部门应该充分的发挥出网络技术，建设网络管理体系，落实责任，并且要求各个部门加以配合等。

一、档案收集整理的意义

做好档案工作的方法有很多种，但是做好档案整理收集工作无疑是最为重要的方法。如不做好整理工作，档案后期管理将会出现很多问题。从中就可以预见到档案收集整理工作的确十分重要。除了之外，档案收集整理的意义还体现在如下方面：

首先，档案收集整理工作有利于挖掘出有价值的档案信息。很多档案信息的价值都是在前期整理工作中发现的，针对这样的档案信息，整理工作人员会进行重点的记录，以便后期这些档案得到有效利用；其次，收集整理工作是档案形成的一部分，没有收集整理，档案难以形成，收集整理的程度直接关系到档案最终生成的效果，因此重视收集整理工作的确十分必要；最后，收集整理工作是档案管理的一种重要的手段。档案管理最基本的管理手段应该就是收集整理，因为收集整理过程中，就可以对档案进行分类、记录各个档案的关键词等，因此档案管理人员要做好自己的工作，必须加大收集整理力度。

二、提高档案收集整理水平的对策

档案收集整理的确是做好档案管理工作的前提保障，这主要是因为档案管理的前期工作就是档案收集整理，如果前期工作未能打好基础，必然会影响后期工作，基于此，提高档案收集整理水平显得格外重要。笔者认为可以通过如下方式：

1、树立档案收集整理意识

现阶段，仍然有很多管理人员意识不到档案收集整理的重要性，在这些人口看来，收集整理工作并不是档案管理的重要工作内容，因为没有必要投入过多的精力，因此很多时候，档案收集整理制度完全没有发挥作用，形同虚设，这是我国档案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于档案收集整理工作不到位，使得很多有价值的档案信息资源流失，给我国的档案管理事业造成了非常大的损失，为此，档案管理部门有必要将提高管理人员的档案收集整理意识作为重点，大力宣传档案法规以及相应的档案收集整理知识，尤其是档案管理职工，必须对档案收集整理知识有着充分的了解。这样才能够真正的实现档案收集整理的规范化。

2、完善档案收集整理体系、注重突出网络

各个档案管理部门应该结合自身的档案管理体系，按照现有的组织结构设置情况来进行档案收集整理体系的构建，而在构建该体系的过程中，应该重点的突出网络，因为网络时代下，对档案收集整理工作提出更多的要求，而网络管理方式完全能够符合该要求。网络档案收集整理体系需要保证从上到下每个环节都能够有人负责，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

4、积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

5、提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实现档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

6、制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+ 库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

三、结语

综上所述，可知管理好档案的方法不止一种，收集整理是必须要应用的到一种方法，因为作为基础性工作，档案资源只有通过前期的收集整理才能够归档，否则将会形成零散的信息，构不成完成的档案。档案管理工作的主要来源可以说就是档案收集工作，档案收集整理工作水平的高低直接关系到档案机构在人们心目中的形象。也正是因为如此，很多档案管理部门都开始重视档案收集整理工作，并且不断的研发新型的收集整理方式，这对我国档案事业发展意义重大。

参考文献：

[1] 许三鹏，李素真，吕志芳，李劲松，周广平. 浅谈企业工程建设项目档案收集要点[J]. 中国设备工程. 2013（05）

[2] 文归贤. 文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J]. 现代经济信息. 2010（16）

[3] 严焕红. 城建档案收集管理系统设计[J]. 科技资讯. 2009（10）

第14篇

关键词　医院；档案管理；网络化

中图分类号G271　文献标识码A　文章编号1674―6708(2011)36―0055―01

随着时代的发展，计算机在办公自动化领域应用非常广泛，并且产生了深远的影响，这对医院传统的档案管理模式提出了挑战，并且也出现了新的档案形式，例如电子档案等，这就要求我们对医院档案管理不能再停留在传统的管理基础上了，必须在管理模式和管理思想方面进行比较全的更新，才能够适应时代的发展，让医院的档案管理更加快捷、准确。将图书、档案、病案信息进行整合加工，建立统一的检索平台和搜索引擎，使医护人员能够在自己办公室，通过医院计算机网络，随时获得信息资源。

1　医院档案实行信息化管理的内容

1.1　人事档案实现信息化管理

随着医院规模的不断扩大，医院的医护人员也在不断的增加，这个档案管理带来一定的难度。这就需要我们利用好信息化，能够准确、迅速地提供人事档案信息，运用现代化手段，建立和完善人事档案网络化管理，从实体管理向信息化管理转变，实现人事档案的动态管理，这样不仅可以解决日常生活中遇到认识问题，还可以实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。

1.2　病历档案实现信息化管理

随着信息化的发展，传统的病例已经很难适应时代的发展，信息化的病例管理随之而出，新技术、新项目的开展，各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机，通过计算机网络实现各个科室的互联，具有查询分析功能，并将各类手术及疗效情况非常清晰地列出来，这样可以实现各临床科室相互之间的资料共享，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅，通过计算机的信息化可以帮助临床医生不断提高自身的医疗水平，进一步提高医务人员的医疗服务水平。

1.3　档案信息化管理

随着医院规模的不断扩大，医院就医人员也随之增加，这对我们医院的档案管理提出了很大的挑战，日常的档案管理主要表现在文书工作方面，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为了能够适应当前工作的需要，这就需要管理人员把每天的文件用计算机记录下来，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文件，并对文件作出相应的处理，档案管理人员再根据要求预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。

2　档案管理信息化实现的建议和方式

2.1　提高人员素质

档案管理人员的技能及素质的提高，这对医院档案管理信息化将起着非常重要的作用，这就要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。信息化档案管理不仅需要管理人员具备比较专业的档案管理工作的知识，并且还要有相当强的计算机信息化基础知识，这就需要我们医院档案管理人员不断提高自身的文化素质，加强档案管理人员的专业知识的培训和进修，通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，充分发挥档案信息化管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。

2.2　需要领导的重视

档案管理工作是医院的一个重要组成部分，它是医院作出正确决策的一个重要参考依据，这就需要医院在各方面给予相关的支持，随着信息化的不断发展，传统的档案管理已经不能适应时代的发展，这就需要我们在档案管理方面作出新的选择，走信息化道路，但是这一切都需要医院领导给予的支持，领导不仅要改变传统的观念，调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只有各级领导的大力支持，才能够让医院的档案信息化建设取得成功。

2.3　网络设备先行是基础

档案管理信息化必须要有硬件基础设施作支撑，购买先进的信息化设备，建立医院局域网，提高档案管理的安全性。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，将这些建设成医院的一个重要信息中心，购买电脑等信息服务器，依托医院的其他网络设施，构建编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件。通过这些硬件及软件的建设，可以提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。

参考文献

[1]王兆学．浅议医院档案管理信息化建设[J]．黑龙江科技信息，2010(7)．

[2]赵志鸿，沈维，郭海艳，徐萍．当前医院档案管理中若干问题及对策探讨[J]．科技资讯，2010(5)．

[3]吴记春．浅谈医院档案管理人员应具备的思想政治素质[J]．科技创新导报，2010(3)．

[4]杨玉红．浅谈医院档案管理[J]．中国实用医药，2010(1)．

第15篇

一、我国档案整理实践与理论的演变过程

纵观我国档案管理工作的历史，主要可以分成三个重要的阶段，首先是到1980年左右为第一个阶段，这一阶段的档案管理工作主要是以手工整理为主，档案管理工作还属于按部就班，具有一定的保存载体，工作人员的工作内容就是对这些档案信息进行保管。档案信息的公开程度不是很发达，导致公众对于档案信息的了解程度甚少。但是这一阶段的档案管理工作却做到了对档案信息实体加强保护力度，一些档案信息还保存完整，很少遭到破坏。经过多年的改进和研究，档案信息的管理工作也在逐渐完善，档案信息管理工作也朝着更加先进更加开放的方向发展。但是从整体来看，这一阶段的档案管理工作主要是以信息的开发和管理为工作的重点。其次，从20世纪80年代到90年代中期为档案管理的第二阶段。这一阶段的档案工作和第一阶段相比较存在着明显的区别，进步程度较大。其中最为明显的特点就是采用了计算机技术等先进的手段来进行管理，出现了电子档案。因此，档案的保存类型也呈现出一定的多样性，其中包括内容信息，信息结构以及档案的载体信息等都有所改变。为了便于管理，信息载体除了纸张之外，还包括照片、光盘等等。可见，档案信息的多样性和现代化得到了实现。在这一阶段出现了档案实体整理和档案信息整理并存的阶段，所以，这一阶段的档案管理工作给档案管理工作人员提出了更大的难题。所以，档案管理工作的重点应该是保证档案信息的真实性和准确性。这样才能提升档案信息的利用率，增强其服务水平。第三，从20世纪90年代到现如今，档案管理工作由具体的实体保存和信息的开发逐渐转入了档案信息虚拟整理和保存的时代。档案信息的这一特点主要是和现如今的计算机系统以及网络的形成和发展有着直接的关系，电子文件的数量逐渐增加，档案管理的理论和实践都出现了明显的变化。计算机技术、多媒体技术以及数据库技术等逐渐成为档案管理工作的重要工具，这一阶段的档案管理工作已经实现了现代化的发展趋势。

二、“虚拟整理”技术的产生促进了档案内容信息开发利用的发展

（一）适应了电子档案整理的需求

电子文件的出现，计算机让档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的可能和权力。具体地讲，电子文件实体在硬盘存储上的物理排列方式是由计算机及其技术自己控制的，究竟将一份电子文件存放到硬盘的哪一物理位置，是由计算机自己决定的，计算机对此总是遵循它自己的固定逻辑和算法。在电子文件整理过程中，虽然我们不能随便改变电子文件所在的地址，但能根据文件之间所存在的客观历史联系，通过对文件的排序，反映档案之间的历史联系。这种虚拟整理方法，它是以文件的历史联系为依据，对文件进行的非实体排列，仅用一套符号及语法逻辑来记录和解释档案历史联系的技术。

电子文件“虚拟整理”技术出现后，档案界很快地出现了虚拟立卷的技术。具体地说，电子文件的立卷实际操作对象并不是电子文件实体，而是电子文件信息。它并不是组成案卷实体，而是虚拟立卷，并且采用统一的标识来揭示具有有机联系的一组电子文件。具体做法：由业务承办人对社会实践中形成的电子文件的主要内容进行分析，并以此事的主题为名在电子系统中创建一个“文件夹”；给“文件夹”一个惟一的流水号，以便“文件夹”之间可以根据建立时间的先后依次排列；文件形成或收到时，通过标引其归属的某个“文件夹”的流水号，就可以将处理同一具体事务过程中形成的所有文件统统归入同一个“文件夹”中。至此，电子文件的虚拟案卷便形成了，这叫虚拟立卷。但是计算机毕竟只是一种设备，它只能从字面上来判定文件间的关系，这是未必准确的。

（二）对纸质档案也能进行辅助整理

在档案的传统整理中，由于文件实体的限制，只能保留档案间的一维历史联系。“虚拟整理”技术的提出，使得纸质档案在计算机及其技术的辅助下，也能实现多维的整理。计算机辅助整理是在不破坏实体排序的基础上，通过对文件材料历史特征进行著录，按照不同的原则对纸质档案的历史特征进行多维的排序，形成档案历史联系的多维信息系统，以达到更全面地记录纸质档案间历史联系的目的。

这个系统的核心任务就是利用计算机技术、运用历史性原则中的来源原则、事由原则以及时间原则对案卷、全宗的历史特征进行整理，使在传统手工整理中不能体现的历史联系得到完整的记录。

（三）使元数据技术得到相应利用

元数据不仅能有效地反映文件的真实性、完整性和有效性，而且能有效地组织信息资源并方便对电子文件的查询和利用，在达到信息整序的同时建立检索系统，实现智能控制，保持电子文件的有机联系。可见，在电子文件管理中利用元数据全面记录文件的背景信息和结构以及形成管理的全过程就显得非常重要。

三、抓住时机，做好档案内容信息的开发利用

我国的档案管理活动经过漫长的发展、演变，终于成长为一种担负着较大的社会使命、有一定的社会影响力的职业。但是，职业的发展也不是一帆风顺的，更是面临着严峻的挑战，需要通过增强档案职业的社会使命感，加强档案职业的教育和培训，全面提高档案从业人员的职业能力等方面来对档案职业进行重新定位。现在我们已经跨入一个崭新的电子时代，无疑需要档案人员与时俱进，面对电子文件的挑战，如果我们在理论上能做出科学可行的回应，那么我们就可能抓住了这个绝妙的时机，来提高我们的地位。