档案管理基础范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理基础文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

【关键词】基础工作；档案管理；现代化

一、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3、结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4、范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

2、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、结语

在当代信息化迅速发展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。

第2篇

【关键词】基础工作；档案管理；现代化

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢

哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

第3篇

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象。三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。六需要管理的额案卷有不同的规格，越是历史悠久的档案馆这种情况越严重，我国档案馆发展并不完善，对于这种情况还不能很好的解决，要尽快寻求一条新的工作道路，将这种情况及早解决，让档案管理工作进行的更好。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法

档案是一个比较繁乱的工作对象，要想取得良好的工作成果就要对档案实行科学化、标准化的管理方法。

2.1全面普查案卷，去糟取精

要想实现档案的规范化管理，要对档案进行彻底的普查，去除不需要的陈旧档案，达到档案管理的最高效率。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

有些案卷内容混杂或者装订过厚，对于这种档案我们要进行规范化处理，将混杂的信息去除，将过厚的档案进行分类重新装订，让档案管理提高效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

在计算机管理档案的过程之中，著录工作是一项基本工作，著录工作进行的是否科学决定了计算机工作是否准确，我国相关法律曾经出台过著录工作的相关规则，但由于不少工作部门对规则不遵守造成了著录工作混乱，在档案管理时，要结合单位实际，将著录工作进行重新规范。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。

2.5规范题名保证检索查准率

档案分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，要补齐；如果题名冗长则删除。还要统一文种题名，不要出现有“请示报告”等含义不清的文种出现。所以规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”，这样就可在检索中区分出文件的实质作用。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

第4篇

档案管理基础工作是档案管理工作的重要组成部分，它在档案的规范程度和查找的准确度上都是不可或缺的，但在一些企业里档案管理系统还存在一些问题。

1.1档案管理人员对基础工作不重视

档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。

1.2档案的分类不合理

很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。

1.3档案的编号缺失或不准确

档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。

1.4档案管理缺少高素质的档案管理人员

在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。

二、如何加强档案管理基础工作的有效性

档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。

2.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识

在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。

2.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化

档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。

2.3强化档案管理信息系统

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

2.4加大档案管理的安全性

档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。

三、结语

第5篇

关键词：档案管理；问题剖析；解决设想

新经济条件下，以高科技为代表的科学技术飞速发展，一方面给档案管理基础工作带来了前所未有的机遇，同时也面临来自各方面的挑战，人类要进步，经济要发展离不开档案管理工作，档案管理基础工作必将在经济发展的各方面发挥作用，本文拟从档案管理基础工作存在的主要问题分析入手，提出档案管理基础工作的标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，为经济工作做出贡献。

一、目前档案管理基础工作现存主要问题剖析

随着科学技术的普及和发展，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、传统档案管理改革不够，计算机普及程度不高

传统档案管理目前在我国还占绝大多数，正规档案馆计算机普及程度相对好一些，但在机关和企事业单位相对就差很多，比如在住房公积金管理方面，虽然由于行业较新，计算机应用程度还较好，但管理程度就有很大出入，管理也不规范。

2、基础档案管理工作没有一个统一的行业规范

以住房公积金为例存在的问题较多，首先档案号不规范没有目录号另外一卷多册的现象也非常普遍；另外案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍，另外部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，造成资源的浪费。

3、基层单位的档案管理人员队伍亟待提高

以吉林省为住房公积金的档案管理单位为例，从业人员比较杂，专业档案管理人员奇缺，现存管理人员的学历结构和专业技术知识存在很大问题，对现有人员的培训水平也跟不上。

4、档案管理基础工作的重视程度不够

现在的档案管理工作，虽然在表面上被认为是受到重视的，但在实际工作当中，无论是领导层，还是各部门，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽视了档案管理基础工作的开展，有时甚至是流于

形式。

二、完善工作措施

档案管理基础工作是一个系统工程，要想达到系统的产出最大，更好的为经济建设服务必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。同时要齐抓共管，全方位营造和谐氛围，把档案管理基础工作落到实处。

1、充分动员，做好档案的全面普查工作

档案普查是实现档案管理标准化、规范化的第一步。根据整体要求，首先进行档案的科学普查工作，普查过程中主要是查缺补漏，剔出重复的案卷，提高档案的使用效率。

2、加强案卷的规范化管理

普查之后要将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。做到流程式管理

3、著录工作的规范化

规范化档案管理过程中著录工作是一个非常重要的环节，著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。各单位要结合自己的实际情况对细则进行分解，以真对自己单位的实际情况。

4、统一分类号，保证检索查全率

区别于手工档案，计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜地制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。既保证了检索查全率，也提高了检索的效率。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号的设立保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名等项的过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

6、齐抓共管，推进档案管理基础工作的规范化

目前在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了一定的基础。一方面要充分重视，齐抓共管；同时也要科学管理、人本管理共同促进档案管理基础工作的扎实

第6篇

【关键词】房屋档案;档案管理;基础性工作;加强

房屋的档案管理工作有着非常重要的作用和影响。房屋无小事，所以它对人们的日常生活有着极大的影响，相关的管理部门和人员必须要对其做到足够的重视。在我国的社会经济不断发展的过程中，人们的生活水平和质量有了很大的提高。在此状况下，对于房屋的档案管理的关注度越来越高，因为对于绝大部分的人来说，房屋是其赖以生存的所在。所以，对其的管理方式等方面的要求越来越高。近年来，档案管理和电子信息技术进行了充分的结合和应用，不过，从房屋档案管理者的角度出发，档案管理工作仍旧任重而道远!

1房屋档案管理中存在的问题

(1)房屋档案管理软件没有一定的统一性，在房屋档案管理部门中，主要的工作人员所使用的电脑都有着各种各样的问题，其型号和规格等是不尽相同的，这种状况的存在，使得档案管理人员在管理的过程中不能彼此沟通和互动。相关的房屋档案管理人员在开展工作的过程中仍旧会面临这些问题，所以，需要对合适的文件检索软件和档案信息管理的计算机管理软件系统进行充分的普及应用［1］。相应的文件检索软件和档案信息管理系统之间是不能进行互调的，那么，这对于当下的档案管理工作的开展是非常不利的，使得档案管理人员不能通过对计算机进行充分的应用来完成档案管理工作，这对于房屋档案管理和电子信息技术的结合有着很大的影响。(2)房屋档案管理基础性工作的标准并不规范。在房屋档案管理的工作中，基础性工作的标准和规范占据着至关重要的作用，要实现当下的房屋档案管理工作和电子信息技术的有效结合，就需要在很大程度上满足这方面的要求和条件，不断提高管理工作的便捷性。当时，在当下的房屋档案管理工作开展过程中，还是存在着多方面的问题，房屋管理业务的基础比较差，这对于房屋的类别也没有一个非常清晰地划分。(3)房屋档案管理的基础性工作没有和时代的发展和要求进行全面的结合。当下，我国的房屋档案管理和其他的管理有着很大的相似性，都存在很多的问题，没有对互联网计算机技术进行充分的应用，电子信息处理的手段和方式没有得到全面、有效的应用。有很多的房屋档案管理工作人员仍旧用传统的管理方式进行工作，这对于档案的所有人来说是非常不利的［2］。同时，在社会经济快速发展的今天，部分的房屋档案管理工作中已经对电子信息技术进行了应用，但并不充分，仍旧还是有一些档案管理和分类的方法没有跟上时代的发展，脱离了时展的特色和步伐，在一定的程度上阻碍了房屋档案管理工作的发展和进步。(4)许多房屋档案管理工作人员的素质相对不高。在档案管理工作开展中，相关的工作人员必须要具备良好的专业技能与素质。但在实际的工作中，很多的档案管理人员的素质没有达到相应的要求，其中，有一部分工作人员没有接受过档案管理的培训，专业技能不过关，不能使用现代化的档案管理的软件和系统对档案进行管理，这些档案管理人员的技术水平有待提高，同时，我们当下所处的时代是一个信息化的时代，如果档案管理人员的管理技能不足，那么，就会对档案管理工作的质量造成严重的影响。

2加强房屋档案管理中基础性工作的措施

(1)在房屋档案管理工作开展的过程中，需要对统一的管理软件进行充分的应用。主要因为与房屋登记相关的档案资料数量十分庞大，对于人们的生活又有着非常大的影响。从房屋档案管理基础性工作的角度来进行相应的分析和研究，建议相关的管理人员需要将使用型号和规格相同的计算机的意见反馈给相关的领导，而且需要把进行档案管理的软件保持统一。那么，相关领导需要将先进理念与技术引用到档案管理工作中，结合现代电子信息技术的优势提高相关工作人员的档案管理水平与效率。(2)对于房屋档案管理的基础性工作标准需要进行相应的提高。在档案管理工作开展的过程中，需要遵循相应的管理原则和要求，主要包括集中统一管理档案、维护档案的完整和安全、便于利用和检索。房屋与人们的生活关系紧密，处理好这个关系对和谐社会的建立是大有裨益的。所以需要我们将房屋档案管理基础性工作制定的标准作为依据，不断提高管理方式的标准化［3］。在社会经济不断发展的过程中，人们的生活水平和质量有了很大的提高，房屋的重要性越来越高，那么，在这样的情况下，就出现了很多的房屋产权纠纷问题，要有效解决这些问题，首先就需要明确房屋档案管理工作标准和规范。

3结语

随着我国国民经济的迅猛发展，人们的生活水平和质量有了很大的提高，对于各方面的需求也在不断增多，其中，房屋和人们的生活是息息相关的。所以需要房产登记事务中心加强对房屋档案的管理。不过，我国的房屋档案管理中存在着很多的不足，相关的档案管理人员的素质和工作能力相对不高，没有充分有效地利用电子信息技术的优势，在此基础上，就需要我们加强房屋档案管理中的基础性工作，使档案管理日趋完善。

参考文献:

［1］张琳．我国企业档案管理中存在的问题及完善对策［J］．企业改革与管理，2016(15)．

［2］宋守君．工程档案信息化管理系统的功能与对策研究———以山东建筑大学为例［J］．山东建筑大学学报，2014(04)．

第7篇

关键词：改革；档案管理；服务

一、我国档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足呢

档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。档案管理人员对档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；由于受专业和时间限制档案交接手续不严密，重视不够，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。 档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

2、档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。档案交接手续不严密，重视不够。

3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

4、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现电力档案管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、选用准确的文件

选用准确的文件是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行档案管理时出现重复与低效率的情况等问题。

1、优化馆藏、科学保管，提高电力档案利用效率

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行电力管理档案后的利用效率。

2、健全档案管理制度

健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护档案的真实性、可靠性、完整性。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上电力管理档案又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案电力管理工作有很大的提高。

3、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

4、健全规范化和科学化的工作程序

由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清轻重缓急，循序渐进 ，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现电力管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

三、结束语

加强电力档案管理的发展，使档案工作有新的进展和突破，就要形成一整套新的档案思想、档案观念抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，才能适应档案事业的发展，才能符合电力档案管理的需要。

参考文献：

[1] 夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案, 2010,(03) .

第8篇

关键词：基础工作 档案管理 现代化

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

1、档号不规范，一卷多册且没有目录号现象较多。

2、案卷标题不规范，不能反映主题内容甚至没有案卷标题等现象比较普遍。

3、大部分案卷缺少卷内目录，以致于部分内容永远无法检索而不能利用。

4、许多案卷未标注页码，一旦使用中掉页便很难发现。

5、案卷组卷混乱无序现象比较严重。

6、案卷厚薄不一，有的几页纸一文一卷，有的几百页纸一类一卷。

二、提高档案管理基础工作水平，实现标准化、规范化管理。

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的如何，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。所以要求档案管理的各个环节都要统一有序和科学进行。

1、全面普查案卷，去糟取精。

实现档案管理标准化、规范化的第一步工作就是普查案卷。对于综合性档案馆来由于说很少进行全面的清查，难免存在许多无查考价值的文件，所以首先要将这些文件剔除，才能避免使用计算机管理时出现重复与效率低的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

对于那些相互存在某种联系的文件要尽可能将其组合在一起。同时对那些无页码、无案卷标题以及无卷内目录的，还要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范，内容完整。重新组卷可以优化馆藏，同时还可提高计算机管理档案的利用效率。案卷要求：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限。三是公文字迹要牢固清晰，不要使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，有利于日后长久保管利用。四是要合理使用文种，拟制格式要规范，以利于实施应用标准化、现代化检索手段。

3、实施“以我为主”的立卷归档原则

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。应从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求实施“以我为主”的立卷归档原则，这是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。要注意解决好三个问题：

（1）要准确把握文件立卷归档的时效性，在完成现行文件阶段任务的情况下，才能进行立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱

（2）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

（3）坚持贯彻“以我为主”归档原则，分清主次，把住全宗的入口关，在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4、统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。首先根据《中国档案分类法》进行分类，再根据情况制定出一些具体细则。在分类的过程中还应及时校正分类人员的某些错误。提高校正人员业务水平，增强其责任心，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号是检索查全率的保证，而题名准确才能保证检索的查准率。要做到即保证查全率又保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，防止在检索时出现文不对题、含混不清的情况发生。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于分类和检索，促进档案标准化管理。还要注意提高案卷装订质量，以有利于档案规范化管理。

四、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案为社会所用是档案管理的一个重要目。而实现计算机管理档案的目的则是提高档案的利用率。要加强计算机的维护和使用，大力推进计算机管理档案，并在使用过程中从卷宗的整体出发，对所有全宗进行排队，分清主次和轻重缓急，对于可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，予以侧重考虑，进行优先加工整理。这样有利于加快提高档案的社会利用率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

著录时要分类标引，对特殊形式的档案可用计算机程序直接录入人名、地址、时间及使用案卷目录，然后分类号用计算机统一给出。这样可以使著录环节减少，使著录速度明显地提高。

第9篇

关键词：档案管理 数字化档案 自动化 电子文件

电子文件的原始完整和真实可靠；归档制度的创新，包括归档文件整理、鉴定、编目工作的提前进行，对传统的按部就班的手工管理方式提出了新的挑战；文件档案工作“一体化”使得文档工作真正“一条龙”式的全程管理开始实践。

21世纪初，我国档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。随着社会的发展和技术的进步，随着公众档案意识的增强，数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中，才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效的平整价值特性，才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。文件连续体理论倡导者Frank Upward等人提出的对文件进行“档案化管理”的理念是值得我们深思的，这一管理理念将逐渐会渗透到现代档案工作的实践过程中。

一、提前介入的必要性

提前介入实际上是引起档案工作者从文件的形成阶段就开始介入到电子文件的管理工作构成，引起档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入到系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值型和完整有效性。

只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及北京信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的数字化档案实施有效管理。

在已经实施文档一体化信息系统的机关、企事业单位，文件与档案实行了一体化管理，在网络信息系统中，归档工作体现为文件管理权限的移交和文件内容的锁定，这必然要求档案室的工作人员要熟悉系统的使用方法，关注电子文件归档前的管理模式和运行特点，要求档案工作提前介入到电子文件的管理过程中。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。

在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

二、提前介入的工作内容

（1）在进行办公自动化或电子文件管理信息系统设计时，即电子文件管理信息系统建设之前，由档案工作者会同相关的项目工作者、系统设计人员、文件工作者、业务工作者一起，就文件未来是否需要留、存多久，以及诸如文件著录、标引或利用现代信息技术整理档案信息和提供档案利用等各方案因素进行整体设计和分析，从档案管理的角度对文件从源头上进行控制，确定档案的归档范围，保证归档工作的质量，确保数字化档案的完整性。

据有关权威部门统计数据显示，随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机泄密行为也呈上升趋势。而计算机泄密最大的特点就是较之一般侵占案件，其手段更隐蔽、危害也更大。一个恶意的机密泄露事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则会将一个企业置之死地。

（2）将档案管理的一些工作环节提前到文件管理阶段来进行。如文件的收集、鉴定、整理等工作。这里所说的收集对象不再是传统意义上的对“应归档”文件实体的简单收集，而是包括了对文件内容、文件形成背景信息、元数据信息等的过程控制与收集。凡是可能在文件形成时生成的数据，包括描述文件的内容、结构、北京、版本、生存环、存在状态等各方面的信息，均要及时进行采集、保存和整理。同时，对于文件形成流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程方面的信息，则需要进行实时追加。“所有数据均为一次采集，终身使用”。这里的“终身使用”是指包括文件现行期、半现行期和最终转化为档案的整个生命周期。文件的背景信息、元数据信息、应用程序阅读器等都是文件的伴生物，是文件整个生命周期中不可分割的组成部分，是从一开始就随着文件的制作形成而产生并不断追加的一个过程，是保证文件真实完整、准确可靠、可读有效的不可或缺的组成部分。

（3）归档范围、保管期限等方面的确定也应提前到文件管理阶段。虽然在纸质文件的管理中，这些制度也是在文件归档之前确定的，但针对电子文件，归档范围与保管期限等的确定的提前介入却具有不同的内容与含义。

数字信息时代，电子文件归档范围、保管期限的确定，首先是由档案部门会同文书部门和业务部门的工作人员一起制定标准和规范，但其实施执行却与传统的档案管理流程有所不同。档案工作者参与文件（档案）管理信息系统的设计，把文件形成规则、归档范围、保管期限等规定都植入系统当中，促使系统开发者在进行软件设计的过程中，充分考虑档案工作的需求，变被动为主动。

第10篇

【关键词】残疾儿童；档案管理基础工作；现状；措施

为了能够更好的规范残疾儿童档案管理工作，需要从基本工作抓起，档案管理人员要从日常基础工作入手，及时对工作中存在的不足之处进行补充，强化档案管理基础工作，以此来有效的提高残疾儿童档案工作的质量和效率，为残疾儿童档案工作的可持续发展奠定良好的基础，使其成为保障残疾儿童合法权益的重要依据。

一、高度重视，加强组织管理

残疾儿童档案工作需要给予充分的重视，并将其纳入到重要的工作日程上来，进一步做好残疾儿童档案管理基础工作，从思想认识、到人员及组织等各个方面都要到位，做好档案收集工作，对档案归档范围和保管期限进行明确。归档范围包括残疾儿童的出生年月、性别、体验表、父母相关的信息，同时残疾儿童康复过程中所产生的各种资料也应纳到归档范围。

二、残疾儿童档案管理的规范化

首先，需要做好残疾儿童档案收集工作，利用统一规格的档案袋来对采集到的档案信息进行包装和密封，而且在对相关档案资料进行调集时，要有相关的凭证作为依据，档案要具有统一的格式，收集的档案要确保操作步骤的规范化。

其次，残疾儿童档案整理和归类工作需要由专门的档案管理人员进行，可以采用编码形式来对档案信息进行整理和归类，以此来提高档案管理的有序化，为档案查找效率的提高奠定良好的基础。

最后，在对残疾儿童档案进行保管过程中，需要保证档案室环境的适宜性，不仅要具备良好的通风，而且进行除灰处理，控制好档案室内空气的温度和湿度，保证档案信息资源的安全。

三、加强对残疾儿童档案形成过程的指导、监督和检查

残疾儿童档案文件形成时，在严格对残疾儿童申请、入户调查等过程中形成的文件材料进行审核，确保所收集到的档案资料的真实性和齐全性。档案管理人员要定期和不定期对档案文件形成的过程进行监督、指导和检查，控制好档案形成过程中的质量。不仅在确保档案文件资料的齐全性和完整性，同时还要确保文件材料的规范标准，确保案卷质量的全面提高，这对档案后期的整理、加工和利用会带来积极的促进作用。目前在相关部门和单位中，文字资料形成过程中和档案管理工作存在相互脱节的问题，两者各自为政，彼此分割，这对档案管理工作带来了不利影响。文件资料形成过程中和档案管理工作相互关联，具有不可分割性，档案管理人员需要参与到残疾儿童相关文件资料形成的整个过程，同时档案人员还要积极参与到单位各项行政及业务活动中，对工作的内涵进行了解和掌握，并在工作中做好指导工作，使相关人员在书写文件资料时要严格按照规范的要求进行，为档案编辑加工工作提供更多的便利条件。对于各科室形成的文件资料要积极主动收集，确保归档材料的齐全性和完整性，为档案后期的加工利用打下坚实的基础。

四、完善档案管理设施

档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响，残疾儿童档案的管理也是一样的。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，配备档案现代化管理所需要的各种设施，加大档案管理设施的投入力度，培养档案管理人员努力提高自身的操作能力，并使其能够熟练的对档案管理系统进行应用，使档案管理人员能够将所学到的理论知识与实际工作有效的联系起来，从而进一步提高残疾儿童档案管理基础工作的效率。

五、建立档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

残疾儿童档案要实现信息化管理，就必须建立档案管理计算机信息系统，因此，在实际工作中，需要进一步改进和规范计算机条件下档案管理工作流程，使之适应档案信息化管理的需要。依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计。在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在电子档案使用过程中，应注意到电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。同时还要重视电子档案的真实性。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。另外，电子档案的法律效力问题也不容忽视，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

六、结束语

残疾儿童作为弱势群体，受到全社会的普遍关注，因此需要做好残疾儿童档案管理基本工作，特虽是在当前科学技术快速发展的新形势下，更需要根据残疾儿童档案自身的特点，进一步对残疾儿童档案管理工作进行规范，充分的利用各种先进的技术来加快推动残疾儿童档案信息化建设，更好的实现残疾儿童档案的重要价值，有效的保障残疾儿童的合法权益，使全社会能够更关心弱势群体，促进和谐社会的建设。

参考文献

[1]闫亚平，高建军.孤残儿童档案建立及规范化管理[J].陕西档案，2012，02：38-39.

第11篇

从国家应用信息基础设施高度在统一框架中认识记录与档案管理信息化

1993年9月，美国政府正式宣布实施 “国家信息基础设施”（简称NII），也称为“信息高速公路”。之后，世界各国纷纷掀起了“国家信息基础设施”的建设热潮，我国的相应计划称作“中国国家信息基础设施”（简称CNII）。从信息的流动和共享过程看，CNII的基本体系结构包括：信息源、高速信息通道、信息用户终端设备和计算机控制管理系统四部分。从信息生态环境角度考虑，作者认为它由如下5个方面组成：（1）各类信息的采集、传输、存储、处理、服务等所需的各类硬件设备及其它们互联而成的网状信息通信体系；（2）各类基础性信息资源及资源库；（3）各类基础性应用系统，包括安全保障体系；（4）相关标准体系；（5）人力资源和组织架构，包括培训、教育和研发体系。如果仅仅把基础性通信网络体系作为国家信息基础设施，则难免会导致国家信息基础设施建设缺乏完善的动力机制而僵化不前。国家信息基础设施也是国家信息化战略总体框架的基础，所有专业领域的信息化工作在此基础上展开。从专业业务角度考虑，记录与档案管理信息化和图书管理、情报管理、交通、农业、城市管理等各类专业业务信息化具有同等重要的地位，都属于应用层次的内容。从整个社会运动的总体框架考虑，记录与档案管理对所有专业应用具有基础性支撑作用，是建立在国家信息通信网络基础设施之上的基础应用支撑，应该作为国家应用信息基础设施来建设。

我们知道，在人类所有的社会活动中，都要产生规模不等的记录。从来源和规模来说，档案是记录的一个子集。但记录中的大部分在时过境迁后将自然地或人为地丢弃，只有其中重要的部分被保存转化为档案。档案与记录之间有割舍不断的联系。虽然二者运动轨迹和价值体现方式有所差异，但运动形态大致相同。从客观性、系统性和继承性角度考虑，应该将二者置于统一的框架中来规划和实施。

早期的信息化解决方案总是将二者分而治之。比如办公自动化系统主要处理公文流转部分的记录管理，而档案管理系统则专门处理档案的信息化管理问题，很少有统一的公文档案综合管理系统。这一方面是由于记录与档案覆盖范围广、问题较为复杂，另一方面是由于根本就没有将二者置于统一的框架中来规划和设计。其结果是造成公文信息和档案信息相互割裂的信息孤岛现象。文档一体化的问题现在颇受重视，但比公文外延更广泛的记录，其与档案的一体化管理目前仍然没有得到足够的重视。将记录与档案信息管理提升为国家应用信息基础设施来认识，可以从全局出发，构建一个统一的、标准的记录―公文―档案管理体系，为信息时代的社会运动提供记录管理基础支撑。其优势在于有效地消除信息孤岛，形成完整一致的记录―公文―档案信息整合共享体系。其意义在于可极大地促进社会信息化进程，凸显记录、公文、档案管理在国家信息化战略中的基础支撑地位，为各专业领域的信息化进程保驾护航。

记录分布于各行各业、各种活动中，可谓无处不在，无时不生。一个统一的、标准化的国家记录与档案信息管理总体架构，对于整合各类应用系统大有裨益。构建统一的记录与档案信息管理框架，可以对各类信息资源按照作用和功能进行有效的分类。例如消遣类的花边新闻积极意义很小，很快就会被淘汰而丢入信息垃圾堆中；而知识性、常识性的信息资源其积极意义较大，需要妥善保管并广泛传播；专利和具有知识产权性质的发明和创造性信息资源则要具备合理的使用规范约定；公文记录属于政务过程不可或缺的信息资源必须有效地保证其被高效准确地流转和处理；档案则是所有信息资源中极具价值的东西，要进行系统的分类归档，以备查考。总而言之，全部社会活动中的所有记录，都按照其社会价值和功能进行分类，形成一个完整的记录分类体系。在此分类体系的基础上部署相应的信息管理策略。这个策略构成记录与档案管理信息基础设施的基本信息层次体系。因此，记录与档案管理信息基础设施具有系统分类社会记录信息资源的作用。

此外，我国政治体制以条块分割、纵横交错为特点，各部委纵向上管理相关领域的业务工作，各省区地方政府又分别管理各自区域内的相关事务。这种特征必然会在一定历史时期形成信息烟囱、信息孤岛现象。随着信息化的不断推进，信息孤岛和信息烟囱问题日益严重，成为阻碍信息化进程的重要因素。信息整合和共享是当前信息化建设面临的最大困难。从各类信息资源和应用系统中抽取出共性要素，并以此为线索进行信息整合和系统集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息资源的空间位置载体，安全保密是各类信息体系不可或缺的要素，而记录与档案管理又是各类业务正常运行和可持续发展的基础。这些信息资源和应用系统具有极高的共享性和规范性，同时又为其他业务系统提供一致性的、基础性的、特定功能支持。因此可以与其他信息资源和应用系统分离开，作为国家应用信息基础设施来重点建设。这样既可以保证统一性、标准性和规范性；又可以节约投资，减少浪费；更重要的是可以为信息整合和共享提供基础性支撑。从宏观规划层面和系统设计角度看无疑也是科学合理的。因此，将记录与档案管理信息化和地理空间、安全保密信息化建设并列为国家应用信息基础设施来规划，是信息化进程的必然要求。值得注意的是，记录与档案管理信息基础设施，本身也需要安全保密基础设施的保障，安全保密是它的生命线，因此在进行记录与档案管理信息基础设施建设时一定要切实保证信息安全。

国家记录与档案管理信息基础设施的内容和组成

除了记录和档案内容外，与之相关的一系列软硬件设施，也是国家记录与档案管理信息基础设施的建设内容。我们知道，随着信息化进程的不断推进，一些曾经风靡一时的设备如留声机、录音机、电影放映机等相继或正在地退出历史舞台，取而代之的是更先进的以计算机技术为支撑的新的电子设备。而这些设备及与其相配套的原始记录，面临损毁、丢失或者难以读取等危险。这表明，记录与档案管理在硬件设备层面就存在极大的危险。从软件层面看，老的数据格式不能被新版软件系统所支持、各种厂家所提供的数据格式和软件系统互不兼容等问题，使得肩负数据维护和管理重任的软件系统也面临不断推陈出新所带来的版本兼容问题。记录管理的硬件、软件淘汰更新问题，是一个普遍的社会现象，不是一个单位、一个组织所独有的困难。解决这样的问题需要从全社会角度、从国家信息化的总体体系架构去寻找方案。而这正是国家记录与档案管理信息基础设施的意义所在。

值得庆幸的是，目前出现许多诸如网络存储、移动存储等的硬件解决方案。有些单位正在积极地建立信息设备博物馆，有的在积极建设历史软件库。但由于记录与档案管理信息体系涉及全社会各领域、各行业、各机构，不仅包括硬件设备问题，也包括信息格式、信号制式和软件版本问题，内容庞杂，协调难度极大，仅依赖个别单位、个别系统显然难以奏效。只有从整个国家信息化总体框架着眼才能妥善解决。

从记录与档案信息基础设施的组成要素看，它可由下列部分组成：记录与档案信息管理的硬件体系、记录与档案信息管理的应用软件体系、记录与档案信息资源的内容与编目体系、相关的标准体系和政策法规、相应的人力资源与组织架构等。其中组织架构除传统的档案馆、博物馆、图书馆和各种文件中心、数据中心、设备博物馆等之外，还包括与记录与档案管理有关的组织，如社团组织、公益性记录管理团体等等。既要从一个完整的框架体系中去设计和构建国家记录与档案管理信息基础设施，还要针对各个组成部分分别构建相应的法规体系和操作规程。这样，我们就可以确保一个可靠的“国家记忆”机制。

国家信息基础设施主要解决信息通讯问题，为信息社会构建信息高速公路。国家地理空间信息体系、国家信息安全保密体系、国家记录与档案信息管理体系是国家信息基础设施之上基础性信息应用和管理体系。这三个信息管理体系是所有领域各类业务信息化的基础，因此要作为国家应用信息基础设施来建设。记录与档案信息管理基础设施是国家的记忆功能所在，是中华民族进入信息时代必须具备的记忆网络支撑，应该受到应有的重视。?荟

参考文献:

第12篇

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

2、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

3、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。

4、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

5、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

6、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

二、提高档案管理基础工作水平的对策

1、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

3、规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案室条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案室应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4、统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的—个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

第13篇

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

第14篇

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，其首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足或较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案大多内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案数量越大，存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看，我国目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚或内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化档案管理、科学保管，而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合实际，规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各类档案保管的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以我们应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合自己著录工作的著录细则。

4.统一分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名，保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐。如果题名冗长，则删除多余的赘词。还要统一文种题名，“请示报告”等含义不清的文种，很影响检索的准确率。所以我们应将要求批复的文件写“请示”，不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能，将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录，为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些保管时间较长的综合性档案来讲，由于档案案卷多著录工作，不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。我们在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊？我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。

第15篇

一、当前档案管理基础工作实施的现状及问题

从当前我国档案馆的实际情况来看，所馆藏的档案信息具有数量多、时间跨度长等特点，并且在对这些档案进行管理的过程中大多采用封闭式管理方式，即加强档案的收藏，要求不丢失案卷。但是我们需要注意的是，管理者在对档案进行管理的过程中，对于每个时期的档案管理都采用不同的整理质量与整理规格，这就导致其出现各种各样的问题，其主要体现在以下几个方面：1）档案信息在管理的过程中编号并不具有规范化特征，缺乏目录号，出现了“一卷多册”的现象；2）管理者在编制案卷标题的过程中不够规范化，编制的标题与其中的内容不符，这就不利于管理者后期的管理；3）档案馆内大多数案卷都没有目录，当管理者将先进的信息技术应用在其中时，用户根本不能够对档案信息的检索。由此看来，这些问题在很大程度上制约了档案事业的健康发展，这就需要管理者针对问题采取最有效的措施，这样才能够提高档案管理水平。

二、加强基础工作有利于提高档案管理水平

通过实践经验证明，要想在实际工作中提高档案管理水平，就需要管理者规范自己的行为，采取最科学合理的管理方法对档案信息进行管理。

1、档案馆藏去粗取精，对档案信息全面普查

对于馆藏信息进行全面复查是实现档案管理规范化的首要工作。目前，大多数档案馆在对当心信息进行管理的过程中都不会进行清查，知识很多档案信息繁杂、凌乱，这既不利于管理者的管理，因此我们很有必要对档案信息进行全面普查，针对于其中已经过期或者无用的文件剔除，这样才能够提高档案信息的管理效率。

2、案卷重新组合，实现档案信息管理的规范化

在档案馆内，有大部分案卷过厚，内容相对较为混杂，这就需要管理者对其进行重新组合，将其中联系紧密的文件组合在一起，而其中若还存在缺少页码或者没有案卷标题的档案，还要求管理人员在重新加工一遍从而保证案卷的规范化。通过对案卷的重新组合，不仅能够提高档案管理水平，还能够提高档案的利用率，有助于档案信息管理实现现代化与自动化。

3、对案卷统一分类，方便用户对档案信息的检索

在档案管理工作中，通过计算机技术、网络技术的应用有利于用户对档案信息的检索，因此再来满足用户的需求，管理者在对案卷进行管理的过程中必须要严格按照国家现行的相关规定编制一套完善的分类规则，然后严格按照这一规则进行分类，并统一档案信息的分类号，这样也就有利于档案管理实现规范化与标准化，达到理想的管理效果。

4、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。