毕业生档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质毕业生档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的学分或者学时的学生的个人档案，档案应包括的内容：学籍材料、社会活动表现情况、、党、团材料、奖惩情况、体格资料、毕业材料等。

毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间德智体等方面的真实历史记录，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。以创新的思路认真做好毕业生的档案管理工作，充分挖掘档案管理在促进人才培养过程中的积极作用，特别是服务大学生成功就业的推进作用，从而进一步提升高校档案管理的整体质量和效益，是十分重要而又具有现实意义的。

二、高职毕业生人事档案管理的现状及问题

高校毕业生档案的重要性决定了我们应该对其进行全面的规范管理，然而目前，就高职院校而言，档案管理还存在诸多问题。以我校为例，学校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有三年，有五年，形成的学生档案材料也不一致，因此我们的毕业生档案管理仍存在很多问题，呈现出服务被动化、管理不规范、管理模式陈旧等管理现状。

服务被动化。学生档案的管理观念陈旧，还停留在只是汇集学生在校的政治表现和毕业阶段的终端学习成绩，仅供查阅等单纯的学籍资料归档作用上。对学生就业所需的推荐材料，也只是一些基本情况的介绍，与用人单位录用需要的信息要求存在严重脱节现象，内容单调、缺乏个性，既不能反映市场对人才所需求的综合素质，也无法起到为用人单位提供完整准确的人才信息的载体作用。

档案管理不够规范。高职专院校在档案管理上还没有形成符合自身特点的实施细则和制度，在执行过程中存在不够严格的现象，使档案管理流于形式，仅是充当了档案“保管员”的角色。

（1）档案材料片面、不完整。这主要有两个方面的原因：一是学生档案来源的广泛性。有来源于教学管理部门的，有来自系部的，有来自学生本人的，还有来自校外相关部门的，这些材料数量庞大，单从人事或教学方面考虑学生档案的归属，很容易造成档案材料收集的片面或重复，不利于学生档案的完整和统一。二是档案形成时间具有阶段性。学生档案一般是有季节性的特点，有的材料是在学生进校时形成的，有的是按学期形成的。到了毕业生集中离校期间，时间紧，工作任务特别重，往往到了要即将转寄档案材料时匆忙安排几个学生帮忙整理，他们没有经过专门的培训，经验缺乏，责任心不足，导致各种问题层出不穷。

（2）档案材料用纸、书写不规范。从学生档案中发现，有的材料用纸是8k，有的材料用纸是32k，尤其是《学生学籍成绩单》，各个系基本不统一，影响档案的利用质量。还有一些档案书写随便，用圆珠笔书写，但是用圆珠笔书写的材料一般几年后就开始模糊，给档案保存带来很大的困难。

管理方式落后。我校仍采用传统的档案管理方式，即以单一的纸质档案管理为主，导致学校档案占用空间大，查阅不方便，容易出现脱页或字迹不清晰等问题。作为用于服务大学生就业的高校学生档案，具有材料的丰富多样性，收集材料过程的系统集中性和档案材料服务就业的实用权威性等特点，这些特点对高校的学生档案管理方式提出了新的要求，特别是对大学生在校期间成长成才的行为表现形成的档案材料要实行全过程的动态管理，才能为用人单位提供客观详尽反映毕业生整体情况的档案材料，其归档的信息量很大，工作量也很大，这样的工作要求靠现行的以手工操作为主的管理方式是无法承担的。

三、实行毕业生档案规范化管理的对策思考

加强毕业生档案宣传与教育，提高毕业生档案意识。

由于档案管理人员的宣传不到位，使得学生档案意识严重缺乏。根据近期我校开展的一项抽样调查发现，只有极少数的同学认为自己比较了解，而超过七成的学生表示自己对档案不了解，不知道档案有什么用甚至认为档案根本没什么作用，也不清楚毕业后档案到底该放到什么地方。对档案知识的匮乏使学生不关心自己档案的去向，对档案丢失也不理不睬。在这种情况下，就采取不要档案或者把档案存于学校的方式，导致大量的毕业生档案滞留学校，给本来就紧张的档案库房和匮乏的人力物力带来巨大的压力。因此必须加强对学生的宣传和教育。在新生入学上交档案时就对他们进行宣传教育，及时、完整地将档案上交。大学期间，在填写档案内容时要规范、准确、真实，不能弄虚作假。在学生毕业时，高校应把该项工作纳入毕业生教育工作之中，让毕业生知道毕业生档案的形成规律与作用，毕业生档案运转的一些过程等，让毕业生对自己的个人档案有比较全面的了解，认识到毕业生档案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服务观念，树立创新意识。

真正从服务大学生实现成功就业的要求来实施管理，杜绝毕业生档案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滞后等问题。

（1）工作中主动与毕业生档案来源地多联系与协调，及时收集、整理学生档案。力求毕业生档案来源内容与来源渠道的安全。学生档案的收集是保证档案完整性的主要渠道，尤其是入团、入党志愿书、申请书、转正报告、政审材料等，档案管理人员要及时到所形成材料的部门收集材料，及时进行鉴别整理。

（2）定期做好馆藏毕业生档案的管理情况统计，熟悉所藏的毕业生档案的所有情况，以便能及时提供利用。

加强高素质和复合型档案管理人才的培养

目前的档案管理主体多为兼职人员，专业素质不强，因此，首先要转变管理人员的管理理念，提高毕业生档案服务于就业的意识，将档案管理纳入学校整体的规划之中；其次，要加强对管理人员的培训，并定期考核，不仅包括业务知识的熟悉情况，还有掌握与时代相适应的电子信息管理技术；再次，要提高管理人员的职业道德水平，增强工作责任感和积极性。

有步骤、分重点推进毕业生档案信息化管理

在信息化时代，对毕业生档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此毕业生档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善毕业生档案数据管理系统。没有信息化的操作平台，谈论信息化建设只是空想。因此要对各类操作设备进行升级换代，加快对软件系统的升级更新，建立一套完整的数据管理系统。

（2）加强档案信息基础建设工作。在毕业生档案信息化管理中，数据库尤为重要，它以档案为原始依据，是档案信息化管理的核心。学生入校时，应着手建立学生档案数据库，并以网上招生录取时学生的电子档案为基础，入学后学生学籍卡制成标准式的电子文件格式，同时必须及时维护和更新，把学生在校期间的德、智、体、美等动态地记录每个大学生的成长历程。

第2篇

1 高校毕业生档案工作的内涵

高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的的学分或者学时的学生的个人干部档案。主要内容就是在高校就读期间形成的各种记录，包括：成绩册（学籍卡）、综合素质评定表（鉴定表）、体检册、录取名册、社会实践评定表、在校期间获得的各种奖励与惩罚、相关技能证书、毕业报到证复印件以及高中阶段的相关材料等。这些材料全面记载了一个人从高中阶段求学到高校毕业期间形成的所有材料，是社会了解该同志的第一手原始资料，也是该同志步入社会的第一手推荐资料。

20世纪90年代以前，高校毕业生档案基本上是由毕业生就业的相关单位、高校学生工作部门、招生就业等相关部门全面负责管理，与档案部门的综合档案管理是两个各自独立的管理体系。20世纪90年代末期开始，随着我国经济体制的进一步深化改革和我国高校就业体系的改革，同时根据高校各自的实际情况，各高校的毕业生档案逐步转入社会人事中心与学校档案部门馆进行统一全面管理。

2008年，国家教育部第27号令-《高等学校档案管理办法》的颁布，明确规定了学生档案作为高校档案管理之一门类进行统一管理，各高校都在筹备学生档案的统一管理工作，这才真正意味着学生档案纳入到了高校档案管理的范畴。它标志着高校毕业生档案两极存放体系的真正建立，即出校毕业生档案由各地人事中心档案部门存放，留校毕业生档案由高校档案部门统一存放。

2 高校毕业生留存档案管理中存在的问题

近年来，高校毕业生面临的就业环境日趋复杂，高校毕业生在双向选择的就业形势下，越来越多地到各种体制的单位就业。这些用人单位的档案管理体制也各不相同、良莠不齐，甚至有的单位根本就没有完整的人事档案管理部门，加之毕业生本人在就业过程中缺乏重视自己档案管理保存状态的意识，造成了高校毕业生档案的大量遗留。

2.1 毕业生档案内容匹配问题

在高校留存毕业生档案管理工作中，档案内容匹配错误、档案归档混淆的问题并不普遍，可以说只是个别现象，但是这类问题一旦发生却不易及时发现，并且给下一步的毕业生档案转递工作留下严重的隐患。随着高校毕业生人数的逐年增加，高校毕业生档案管理工作日益繁重，毕业生档案在归档管理的过程总越来越多地出现材料不全、同一个毕业生的档案材料分散保管、不同毕业生的档案混淆的现象。

这种档案内容陪陪错误是由于多种原因造成的。一方面是学生从入学到毕业的过程中档案要进过多个管理机构、多人次管理，在这些管理环节的交接过程中，就可能出现交接档案不完全、多次归档的现象。另一方面，在学生档案由各院系转往毕业生档案管理机构的时候，由于不同院系之间或者相同院系不同年级之间对学生档案管理工作的互不联系，导致了一个人的信息相似的档案内容发生混淆、难以区分的现象。出现档案内容匹配问题的学生档案一旦归档，就很难发现问题，一般只有等到相关毕业生在档案流转规程中发现问题，再逆向追溯档案归档管理的过程，重新整理匹配错误的毕业生档案内容。

2.2 毕业生档案缺乏统一规范

毕业生档案缺乏统一规范的问题看似是档案管理工作的表面形式问题，但正是这种形式上的不统一，造成了档案管理过程中无法进行统一有效的管理。毕业生档案缺乏统一规范的问题主要体现在一下两点：一是材料手续不完备；二是材料规格不统一。

材料手续的不完备，主要是指毕业生在校期间的档案材料的完整性问题。毕业生在校档案是毕业生在入学后生成的一系列相关档案，包括党团材料、学籍材料、奖惩材料、课程成绩材料、鉴定材料、学位授予材料等。由于没有统一化的材料管理标准，使得毕业生档案材料中不完备的现象时有发生，给毕业生档案在下一级档案管理机构的管理工作带来不便。

材料规格的不统一，表现在各种毕业生档案材料中缺乏统一的格式管理要求。目前，毕业生档案已经由过去相对单一的档案形式发展成多样化的档案形式，纸质档案与电子档案并存、各种材料表格的规格各异、不同材料的使用纸张各不相同。这些不同规格的档案材料，一方面，使最终形成的毕业生档案看起来杂乱、不美观，同时，也给档案的正常装订带来麻烦。另一方面，电子档案和纸质档案在信息分配上的重复或者缺失、毕业生档案无法统一辨识，都给毕业生档案管理工作带来不便。

3 高校毕业生档案管理的规范化管理策略研究

针对目前高校毕业生档案管理和利用的现状，本人从毕业生档案的主体与客体角度提出自己的应对策略，改善现有的毕业生档案管理的不合理性与被动性，搞好资源整合，实现物尽其用，人尽其才。

3.1 加强对毕业生的宣传教育，从思想上提高毕业生的档案管理意识

毕业生作为国家的知识储备资源，关系到国家、社会的发展大计，毕业生档案是这些知识资源的另一种载体，它对毕业生是否能够全面融入社会，知识能否转化为国家的发展动力关系重大，因此我们应该利用社会宣传媒体入电视、广播、报纸等加强宣传，让全社会重视毕业生档案，纳入关注毕业生就业工作体系之中。

3.2 统一管理存放地，实现资源整合

现在异地存放体系对毕业生档案管理极为不利，不利于毕业生档案的明确去向，也不利于毕业生档案明确转递。更为主要的是，这种状况使得毕业生档案工作成了两方的边沿工作。国家应该从资源整合的角度来解决这个问题，把毕业生档案重点纳入地方人事中心进行统一管理，让地方人事中心真体体现社会、国家、和地方人事资源的中心职责，把这项职责从高校档案管理职责中解放出来，让高校档案管理部门专职为高校教育事业服务，以此推动高校教育事业和社会档案管理工作的双重发展。

3.3 更新管理观念，变被动为主动

1、主动与毕业生档案来源地联系协调，力求毕业生档案来源内容与来源渠道的安全。

第3篇

1系统架构与技术分析

1.1系统架构

系统是基于Web的应用系统,涉及到业务逻辑、数据处理等内容,采用流行的三层B/S(Browser/Server)结构进行设计和开发,使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作,能很好地实现数据共享。

1.2技术分析

本课题开发的在线高校毕业生档案管理系统采用B/S体系结构。

在客户端运行浏览器,提供用户接口,负责产生用户的请求,并接受WEB服务器传递的WEB页面数据;WEB服务器接收请求,将其转换为数据库服务器能识别的SQL语句,传递给数据库服务器,数据库服务器执行后将结果返回给WEB服务器,WEB服务器将结果生成浏览器识别的格式返回到客户端的浏览器上。由于采用互联网的相关技术,B/S结构的系统开放性好,易维护、易扩展。客户端浏览器只跟WEB服务器交换数据,数据安全性比较高。

2系统需求分析

针对于日常的毕业生档案管理流程,该系统需满足以下需求:(1)毕业生可以通过网络很方便地查询自己的毕业档案去向等情况,不受地域和软件的限制。(2)学校毕业生档案管理人员能对毕业生档案的有关信息进行有效管理,包括档案存放、传递、接收等,能够对遗留学生的档案进行有效管理。(3)学校毕业生档案管理人员能够凭自己的权限在网上对该系统内毕业生档案进行添加、删除、修改,检索,打印以及管理者权限等操作。(4)系统稳定,实用,可靠,能够按要求备份数据库。

3系统功能设计

由于本系统是面向特定的对象,所以用户进入系统先应该进行身份验证。根据不同的用户,进入到不同的管理界面,完成相应的功能。

系统的功能模块划分如下:系统主要由用户登录、系统管理、档案管理三大模块构成。其中系统管理和档案管理是本系统的中心模块。系统管理包括:用户管理、权限管理、数据维护管理、日志管理、系统辅助管理等主要功能。档案管理包括:基本信息管理、毕业信息管理、档案转递管理、遗留学生信息管理、打印功能、检索功能等。

普通用户实现的功能包括两部分:毕业信息提交及档案去向查询功能。而系统用户实现的功能则包括以下几点。

(1)系统管理功能:①添加删除用户以及密码的设置与修改;②用户管理:系统支持多级权限管理。系统管理人员可对系统信息进行维护、编辑、检索、打印并对系统进行数据库管理;普通用户仅限于档案去向查询;③信息维护:毕业生生源数据库的维护——按年度,每年一个毕业生生源数据库,进行毕业生生源数据库的汇总与修改;打印方式的维护——根据机要档案交接的需要,按毕业生档案机要转递去向的不同,能够分别打印发往外省、市的,本市、区的,本地人才服务中心的等档案机要交接单;④日志管理:系统日常使用记录,包括:用户名、IP地址、使用时间及使用的相关记录;⑤系统备份功能:系统数据按要求进行备份。

(2)毕业生档案管理功能:信息管理功能:提供毕业生档案管理基本信息的录入、修改,进行相应的数据编辑,以及毕业信息的审核,编辑;检索功能:对于系统用户,能以多种方式对毕业生档案的各种信息情况进行数据检索;对于普通,能在客户端计算机浏览器上通过网络数据检索,对毕业生档案信息进行查询,检索出满足条件的记录。客户查询前提条件是知道姓名及学号;打印功能:将档案转递情况WORD文档表格的形式打印并予以留存。

4数据库设计及系统实现

4.1数据库设计

根据高校毕业生档案管理的工作流程,依托网络,毕业生档案管理系统要处理的信息主要包括:(1)毕业生个人情况信息:学号、姓名、性别、专业名称、民族、身份证号、生源所在地、入学时间、学制、培养方式等;毕业生就业信息;(2)就业单位、单位所在地址、派遣时间、毕业去向、派遣报到证号、就业状况;(3)档案转递信息:档案处理情况——含档案邮寄地址、档案接收单位及部门、档案投递时间——毕业生档案转出所在高校的时间、档案邮寄号码——高校学生档案管理部门转递毕业生档案时的编号、档案机要编号——档案转递机要部门的邮寄编号、档案回执——由高校学生档案管理部门随档案转出,用人单位或人事部门收到毕业生档案后寄还的档案接收单据,这是毕业生档案归属的凭据;(4)遗留学生档案信息:学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他相关说明。

由于涉及到的数据量不大,所以采用了access数据库,设计完成了用户表、档案转递信息表、学生信息表、遗留学生档案信息表、就业信息表。

4.2系统实现

本系统基于平台开发,用2005作为开发环境,界面设计采用了Dreamweave,IIS作为Web服务器,数据存储采用Access,通过编程实现了系统的功能,系统中涉及的关键技术有:数据库连接、条件查询、备份数据库等,由于代码较为冗长,在此不一一赘述。

第4篇

关键词　高职院校　毕业生　档案管理

中图分类号：G715 文献标识码：A1 我校高职毕业生档案的管属部门及内含

高职毕业生的档案管理有的学校放在综合管理部门，实行综合管理；有的院校放在学生工作管理系统，由学生处统一管理；而有些院校放在各个学院、系部，实行分散管理。我校由各系专人负责、辅导员监管，毕业生提取档案需要携带毕业证、身份证、报到证等相关证件到系里领取。在特殊情况下，毕业生档案暂时不能转走，比如：处分未撤销缓发毕业证者；欠学费者；处分未撤销缓发毕业证者，成绩不合格者。监管学生档案的辅导员老师在学生领取档案时告知学生应该注意的事项有：第一，学生档案是个人的重要资料，不能在个人手里存放；第二，学生个人不得自行拆封，应由就业单位档案管理部门拆封等。

高职毕业生档案是指已经完成教育部、学校、各专业人才培养方案中所有需要完成的项目学生个人的干部身份档案。我校高职毕业生档案里面的内容有：高中学籍表；高考电子档案；学生党团关系；每个学期学生综合素质考核表；各种评优登记表；实习成绩考核表；毕业论文答辩开题报告；毕业论文答辩成绩单；毕业生登记表；综合成绩单；学生诚信档案；全国普通高校专科毕业生就业通知书等材料。

2 高职院校毕业生档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理意识不强，管理不规范

高职院校档案管理和建设主体的重视程度不够，意识不强，直接给管理工作带来困难，也造成档案管理中的混乱。在实际工作中，存在着轻视此项工作，不少档案管理部门只遵循下发的《干部人事档案材料收集规定》，并没有形成自己的档案细则和规定。在执行过程中，存在不及时归档、乱归档等现象，档案不能避免有丢失情况，等发现后再补材料和档案，造成和原始材料的不一致。有的学校档案管理者不固定，这直接造成管理混乱，导致人事档案缺乏严肃性。

2.2 口袋档案和弃档现象逐年增多

口袋档案是指毕业生拿到自己档案后，没有将自己的档案放到所任职单位档案管理部门，也没有放在档案的人才中心，就直接放在家中，这种现象的产生一方面是因为毕业生急于就业，并没有签订正式的劳动协议，另一方面也有不少是用人单位并没有档案存放部门。也有的高职毕业生为了自己以后方便换单位——跳槽，档案直接就放自己“口袋”里。甚至有些毕业生毕业以后长期将档案放在学校，好像“永远”没有档案一样，增加了学校档案管理者的工作复杂度。

2.3 档案管理手段陈旧落后，设备不先进

由于高职院校对档案不够重视，管理投入有限，有的院校没有专门的档案管理部门，有许多档案管理人员是身兼数职，没有将全部精力放在档案管理工作中，对任课老师、辅导员和学生档案填写材料归档不及时，目前大多数高职院校仍以传统的手工操作为主，整档材料繁琐复杂，加上每个学期都有新资料加入，归档人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆装订等大量工作，没有时间考虑开发案宗的内在信息，计算机现代化管理并没有派上用场。

2.4 档案私拆、涂改、丢失等不良现象存在

有的毕业生拿到档案以后，马上想知道这个袋子里装的是什么，尤其在意在校期间一些表现，比如：教师评语、思想品德、毕业答辩成绩等，在没有听清辅导员老师或者档案管理员的要求和强调时，就已经将自己档案袋打开，甚至有些看到自己的表现和成绩不算优秀，立刻就拿起笔将自己的档案材料涂改，还有部分同学在学期间表现不是太优秀，个别学生就想到了弃档或者将自己档案弄丢等等。

2.5 高职院校档案管理者档案转交和查询管理不规范

高职院校还没有形成统一的标准，造成发放档案的过程随意性很大，很不规范。有些学生的档案采取机要传递方式，有些采取校方送达，有些学生直接将档案带走，也有不少是请人呈交等等。形式的不统一造成档案发放的混乱，有时会出现“人在档案无”、“档案有人无”等问题。

3 高职院校毕业生档案管理工作完善措施

（1）加强领导，保证毕业生的档案质量。学校应该统一各个部门各个学院系部意见，综合讨论人才培养方案，制定全校统一的载入学生档案材料的全部内容，做好对外宣传等工作。另外，各学院、系部、各专业、各班级针对自己的特殊情况，研究完善入载档案内容，做到档案个性化、特色化，将系部和专业宣传出去。规定学校专门派一名领导直接挂帅管理，各学院各系部各班级有专门的档案管理人员。

（2）重视宣传，强化学生的档案意识。从教育入手，使学生重视个人档案。使学生从入学教育就懂得档案的重要性，跟学生介绍档案中存放的材料都有哪些，这些材料是过去的一个写照，只有历史是不能更改的。毕业生应树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，对于以后自己的工龄、保险、升迁、转正定级等方面都有好处。

（3）提高档案管理者的认识，加强档案管理者的素质提升。从树立责任心和端正工作态度开始，档案管理者必须有较强的保密意识。学校应经常组织档案管理校内外的培训交流，全面提高档案管理者的素质，从技术手段上提高管理档案的科学性。

（4）完善制度，完善档案管理的各项制度。比如：建立台账制度，归档人员使用记录、材料补充填入记录制度等。每学年进行学校档案管理评比活动，及时表扬先进，对表现不足的环节提出建议，进行修改。每学期定期进行补充材料，归档材料入档，毕业学期进行全面大检查，进行查漏补缺等工作，保证毕业生档案质量。

（5）提高档案管理的手段和方法，对档案进行科学管理。在现阶段中各高职院校档案管理手段比较陈旧。我们如果认识到纸质档案管理的弊端，花费的人力、物力、财力较大。如果我们推行或者实施纸质档案、电子档案的双套式管理，这样可以满足本地利用和异地利用并举，切实提高服务意识。

总之，高职院校毕业生档案管理的好坏，直接影响到学校的声誉和学生个人的切身利益。作为高职院校，档案管理工作者应该不断提高收集、整理、保管、利用、传递等方面的本领，做好管理的科学化、规范化，为学校服务，为毕业生和用人单位服务。

L芑鹣钅浚?010年校级课题《高职生就业抗挫力培养研究》的研究成果；2011河北省教育厅课题《高职高专学生就业抗挫力培养路径研究》的前期成果，课题编号S2011214

参考文献

[1]　韩振英.论高校学生档案管理与大学生就业[J].中国成人教育,2007(3).

[2]　尹恒宁.高校毕业生档案对大学生就业的影响[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2009(5).

[3]　李瑛.高校毕业生档案管理工作中存在的问题与建议[J].实践与探索,2010(7):255.

第5篇

关键词：人才中心；毕业生；档案管理；问题；措施

1 人才中心档案管理中存在的问题

（一）档案管理信息化水平较低

随着社会经济的发展，信息科技技术也在不断发展，但人才中心档案管理的信息化水平并未紧跟时代步伐，影响档案管理工作人员工作效率和服务质量的提升。我国已经颁布关于实现人才中心档案管理信息化的通知部署，但基层人才中心实现真正的信息化管理仍相对较难。一是资金问题，一套高级的档案管理软件费用偏高，县级人才中心各项支出费用均由县级则政负担，很难支付高额费用支出。目前，县级人才中心管理档案基本都是使用Excel表格进行管理。二是历史原因，学生自初中开始就已经开始填写档案信息，但所填写的档案多是纸质版，再延续到高中、大学，等到大学或大学毕业后才将档案信息输人到电脑中，档案转到人才中心以后，仍是纸质版的档案材料。要实现信息化管理，就需要将纸质档案转换成电子档案，这需要大量的人力、物力和则一力，县级人才中心难以负担。

（二）被弃档案难以管理

随着经济的迅猛发展，我国就业流动率也在不断增大，给人才中心的档案管理工作带来一定压力。一是部分学校毕业生毕业时，由学校就业指导中心统一将学生档案转至生源地人社局，而学生并未持就业通知书回原籍报到，致使档案被弃置。二是大部分学生在毕业后将档案寄放在人才中心，之后便对其置之不理，无法保证档案的及时更新。面对大量被遗弃档案，人才中心的档案管理人员很难开展工作。多数档案所有者都是等到需要档案时才去人才中心索取档案，但是由于这期间所有者对档案置之不理，导致档案一直“沉睡”在人才中心，给档案管理工作带来困难。

（三）档案管理人员配备不足

对档案管理员的制度是很清楚明了的，但是在实际生活中就出现了一定的差异，没有足够的人员去进行档案管理的工作，这样也增加了人员在工作中的人物量过大。也随着毕业的学生越来越多的情况，档案员的工作内容就比较的繁重，人员缺少，对工作中都会出现影响等问题，要得到合理的解决。

（四）档案流转中存在不规范现象

在档案转接过程中可能由于某些学校对学生的档案没有做好合理的保管，对学生的档案也没有做好明确的说明，所以就出现了一些问题。还有一些是已经放在人才市场的，但是在转接过程中没有规范性，所以也影响了档案不合理的现象，这样也导致一定要是档案的本人就解决，才能进行保管等环节的落实。

2 加强人才中心毕业生档案管理的措施

人才中心档案管理部门在接收毕业生档案的时候，应将这些档案中的信息一一录入到计算机中，同时，平时的管理工作中对于毕业生提取档案以及递交后续的档案资料等新的内容，也应在计算机上面认真、细致地进行记录，并对于档案管理的各个流程都严格实行规范化的管理。

（一）加快档案管理电子化进度

为使档案管理变得更加简单并尽快实现管理信息化，在接收档案时，人才中心应将毕业生档案信息录人电脑；在管理过程中，部分毕业生如需递交后续档案内容或需要提取其档案，都应在电脑上做好记录，规范流程，细致记录，加强档案管理。同时，地方政策应支持人才中心加大档案管理信息化资金投人，比如加大对档案管理软件的资金投人，购买适合县级人才中心实际需求的档案管理软件，提高档案管理的信息化和科学化水平以及档案管理人员工作效率，从而为群众特别是大中专毕业生提供更加优质和便捷的服务。

（二）进一步完善档案管理办法

对档案管理的办法进行进一步的完善是提高人才中心毕业生档案管理质量的重要途径，而且为了更好实现档案的规范管理管理人员应该将管理办法统一化，通过统一归类的办法实现档案的规范管理和办法的一致性，具体来讲可以以时间为依据进行归类管理，也可以采取分级分类的方式进行管理，这种方式对于数量很大的档案管理较为有效，具体就是档案管理人员对这些档案可按地区先进行一次归类，再根据寄存时间进行二次归类等。在档案管理办法得到完善并创新的情况下，能极大地让毕业生档案管理工作的质量和效率得到提升。

（三）适当增加管理人员，提高其素质

应积极引进人才，按照档案管理的相关规则和实际需求配备足够的专职人员，切实解决目前人才中心毕业生档案管理人员不足的问题。其次，为了更快实现档案管理信息化，我们应该重视档案管理人员专业水平和信息技术的培训和提高工作，培养出更多的专业素质过硬、工作经验丰富又懂得信息技术复合型人才，同时，注重人才引进和其岗前培训工作，从整体上提高档案管理人员专业水平和综合素质。

（四）强化档案流转规范性、科学性

实现档案流转的科学性与规范性的前提和基础就是让档案管理以及责任追究的相关制度尽快建立起来，并不断地加以健全，更重要的是严格执行，落实到位，严格相关的流程和手续，对于流转过程中的违规和错误现象、行为必须严格追究责任，提高我们服务质量和工作效率。结束语综上所述，我们应正确面对目前人才中心毕业生档案管理存在的问题，并不断探索改进的措施，并积极做好档案管理重要性的宣传工作，切实实现毕业生档案管理质量和效率的全面提升。

3 结论

综上所述，通过本文分析可以看出，加大毕业生档案管理已经成为当前人才中心面临着的主要工作，因此，对于人才中心的主管部T以及财政部门来说，必须重视毕业生的档案管理工作，加大经费上的投入，进行硬件和软件上的建设，能够满足人才中心档案管理信息化建设的需求，加快档案管理信息化建设的步伐，为广大毕业生提供更加便捷以及优质服务。

参考文献

[1]李宪峰. 浅谈人才中心人事档案管理的创新措施[期刊论文]. 山西青年，2016（07）

第6篇

[关键词]高校毕业生 档案管理

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校毕业生档案管理的重要性

中国网络电视台CNTV报道，人力资源和社会保障部最新统计显示，2012年全国普通高校毕业生预计680万人，创历史新高。近年来全国高校毕业生每年大体在600万人左右，并且呈逐年递增态势，高校毕业生就业工作成为各级政府教育行政部门和人力资源和社会保障部门的重要工作。在高校毕业生就业工作中，档案管理工作存在的问题日益突出，切实做好高校毕业生档案移交和管理工作，对于做好高校毕业生的就业工作至关重要，因此有必要认真研究高校毕业生档案管理存在的问题，有针对性地找出解决高校毕业生档案管理的对策，是高校档案管理部门和教育行政部门乃至人力资源和社会保障部门和用人单位的重要任务。

二、毕业生《报到证》的历史作用

在自主择业就业制度下，高校毕业生档案管理存在的主要问题是《报到证》制度已经过时，根本不适应自主择业就业制度的需要。

在统招统配制度下，高校毕业生《报到证》的作用：一是，《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证；二是，《报到证》是毕业生到用人单位报到的凭证，凭《报到证》报到以后，方可开始计算工龄；三是，《报到证》是用人单位接收毕业生的重要文字证明；四是，《报到证》是任何一个合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明；五是，《报到证》是用人单位给毕业生落户、接管档案的重要凭证和依据；六是，《报到证》证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；七是，《报到证》是毕业生的干部身份证明；八是，《报到证》的有限期和毕业生的报到期限：毕业生报到的期限原则上为一个月，毕业生领取《报到证》以后，应尽快到工作单位或人事局报到，没有特殊原因或延期报到的，所造成的一切后果由毕业生本人承担。如果没有《报到证》，毕业生将会失去干部身份，成为社会劳动人员（工人编制）；而且人才中心无法接收毕业生的档案。按照我国目前的人事管理规定，由人事局管理干部（档案一般放在人才中心），由劳动和社会保障局管理工人（档案一般放在职介所）。《报到证》目前仍在中国人事管理体制中扮演着重要的角色，因此，毕业生们应注意保管好自己的《报到证》，不要丢失。《报到证》原则上不补办，应届毕业生如不慎遗失《报到证》，须及时向学校报告遗失过程，先由本人提出申请，再由毕业生所在院系负责人签署意见后，由学校报请省毕业生就业指导中心核准后予以办理新证。

三、关于毕业生《报到证》的建议

《报到证》制度是计划经济体制下，大学生统招统配制度下的产物，在当时历史条件下对于人才合理调配起到了一定的作用。随着市场经济体系的逐步完善，用人制度真正实现了自主择业双向选择，在当前市场经济体制下，沿用计划经济时代的《报到证》制度，对于人才合理流动和高校毕业生就业丝毫促进作用也没有，并且成为高校毕业生就业的一大障碍，建议立即予以废除。

一是没有法律依据。翻遍中国法律，找不到一条有关高校毕业生《报到证》的法律依据。

二是高校毕业生持有《报到证》无法报到。目前全国各个高校毕业生大体上在毕业前半年左右就开始为就业问题奔波，参加各种招聘会。一旦遇到适合的工作岗位就要履行报名、考试、面试，过五关斩六将，好不容易被用人单位选中，还要耐心等待教育行政部门颁发那个所谓的《报到证》，对于用人单位而言，有没有那个《报到证》根本无所谓，他们需要的是真才实学，需要的是有能力、有水平的员工。一些限制户籍的大城市用人单位，即便毕业生拿到高校出具盖有鲜红大印的《报到证》，也无法报到，因为该用人单位没有进城户籍指标，毕业生档案还得打回原籍，交给户籍所在地人才交流中心代管。

三是《报到证》无法解决人档分离的问题。京沪津等一些限制户籍的城市，即便是研究生、博士生，手持《报到证》也无法将人事档案落到用人单位。这些城市的许多用人单位即便招收了异地户籍应届高校毕业生，由于户籍限制，无法接受高校毕业生档案，只能与该毕业生签订劳动合同，档案还得移交到户籍所在地人才机构，造成人档分离的问题十分突出。据不完全统计，仅北京市企业招收的异地户籍毕业生90%以上人在北京工作，档案仍然在户籍所在地保管。这个《报到证》怎么出具？教育行政部门只好闭着眼睛让该毕业生回户籍所在地报到，这种《报到证》有何实际意义？

第7篇

关键词：毕业生档案；管理信息系统；系统设计

档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面：

（1）价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小单位来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的基层推广。

（2）技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。

（3）片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”的办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际使用当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。

高职学院毕业生信息管理是学院档案管理中的一个重要组成部分。在过去计算机技术还不发达的年代，主要是靠纸质的学籍卡来保存毕业生信息，这种方式非常原始，其弊端不言而喻。随着计算机技术和管理信息系统的发展，档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式。使用毕业生档案管理系统来管理毕业生信息，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高学生毕业生信息的管理效率。该系统使用B/S模式Web服务器端的开发环境，它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下，使用SQL server 数据库，实现了学校毕业生毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。

下面简要介绍毕业生档案管理系统的设计。

1、需求分析

为了提高毕业生档案管理的水平，信息管理员需要对学生信息进行录入、修改、查询、删除以及还原等操作；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现学生信息的录入、查询、修改、删除的流程，使管理人员对毕业生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入毕业学生信息要求准确、完全；管理员还要对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到学生的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。

2、用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户，系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员：使用本系统的信息管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户：本系统的一般用户，能够对毕业生信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除毕业生信息的权限。

3、系统功能模块设置

具体操作：对毕业生信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

（1）毕业生信息的录入：管理员对人事信息的添加

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：信息管理员可以在档案库里新加毕业生信息，需按毕业生实际信息录入；

（2）毕业生信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员在毕业生信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使毕业生信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的毕业生信息；

（3）毕业生信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员可以查询已录入的毕业生信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；

（4）毕业生信息的删除：管理员删除录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退毕业生毕业生信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；

（5）毕业生信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的毕业生信息，便可以直接通过Word文档对毕业生信息进行打印。为方便管理统计毕业生信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有毕业生列表，对其毕业生列表进行打印。

（6）管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：系统由高级管理员和一般用户，一般用户的权限是由高级用户指定的，高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除，及用户密码的设置和修改，高级管理员拥有整个系统的全部功能，一般用户就能对毕业生信息的修改、查询、打印的功能。

3、系统开发的其他方面

在系统的开发过程中可以使用快速原型法，在短时间先开发出 一个比较简单的管理系统。让几个管理员先试用，然后提出各种修改意见。对这些意见进行筛选和论证，之后对系统进行修改、测试、检查、直到系统性能达到用户需求为止。原型法的主要优点在于它是一种支持用户的方法，使得用户在系统生存周期的设计阶段起到积极的作用。经过一段时间的不断补充、完善，这套管理系统功能基本符合学校要求，能够完成全校学生信息的输入、统计以及打印，并提供完整的系统维护功能和相关的权限管理机制。同时也考虑到了系统数据冗余的问题，对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决，极大地方便了管理人员，使其工作既快又好地开展。

第8篇

关键词：大学；毕业生；档案管理；信息化技术；影响

受科技进步的影响，国家在开展信息化建设的同时也加快建设网络化的步伐，而传统的大学毕业生档案管理就在信息化的发展下暴露了弊端。在过去很长一段时间，大学毕业生档案的管理一直使用传统的人工管理方式，这种方式存在一定的滞后性，不利于大学生人才信息的交流，也为大学生去异地工作带来了一定的不便。而且当代用人单位对于大学毕业生档案的需求加大，因此效率较低的传统档案管理逐渐会被高效的信息化管理所取代。下面我们简单分析下在使用信息技术之后，大学毕业生的档案管理会有什么变化。

1 信息化技术在大学毕业生档案建立方式方面的改变

大学生在毕业后都会有自己相应的档案，需要由人才交流中心等相关单位保存并，且以往给大学毕业生建立的档案都是纸质档案。然而随着信息化的发展，大学毕业生的档案不再是纸质形式，而是一电子化的形式体现。而且学生的档案信息也不是写在纸上，而是采用虚拟的方式，记录在电子档案中。这种变化主要是因为当前的社会是信息化的社会，而且互联网技术在发展，通过这些影响使学生的档案实现电子化。

在对大学毕业生档案进行管理的时候，传统的管理方式一般都是纸质的档案馆形式，采用信息化技术之后就能够建立起数字档案馆，传统档案管理部门的工作方式也就会相应的发生改变。在构建大学毕业生数字档案馆的时候主要是根据学生就业的需求为导向建立的，提供的信息包括了就业相关的信息，而在用人单位方面则提供了比之前更加全面的学生个人信息，能够很好地防止事后造假信息的情况发生，能够更加准确和灵活地对学生的信息进行管理。

2 信息化技术使得毕业生档案管理的空间广度以及时间的长度变得更加丰富

实现档案信息扩大化最容易的手段就是网络环境，网络环境不仅能够很好地突破传统管理方式中的时间限制，同时网络环境也能够很好地实现地理环境限制的突破，能够很好地实现空间以及时间信息交流的需要。在开始建立数字化档案馆的时候，最主要的目的就是为了能够使档案信息的利用最大化，它能够将各类比较有价值的信息放置在大学毕业生档案信息网上，实现资源的共享，对于用人单位及社会各界人员在查询大学毕业生相关信息的时候能够有所帮助。通过信息化技能能够很好地实现档案的纸质载体和档案当中所记载的相关内容分开，那么在管理的过程当中也就能够分别对这两者进行管理。传统的档案馆在对这两者分别进行管理的时候是一种双重的管理，无形当中就会为管理工作增加很多的难度和压力。这样在对档案管理的过程当中，不仅需要对纸质的实体档案馆进行和平常一样的管理建设，同时还需要对数字档案馆当中的相关内容进行更新和丰富，因为只有这样才能够很好地实现资源需求者对于资源共享的一些要求。所以在以后进行大学毕业生档案管理的时候信息化技术管理将会是一大特色，同时这种管理方式还需要相关的管理部门进行进一步的适应。

大学毕业生档案管理信息化可以实现档案信息管理互联网技术的研究运用。大学毕业生档案管理单位通过网站建设等方式，在网站上建设档案室网页，公布有关信息，有关人员只需要通过电脑联网，随时随地都可以查询相关管理动态，这对促进大学毕业生档案管理服务水平提升起到极其重要的作用。

3 信息化技术使得档案信息变得更加完整化和多元化

网络对于人们的工作有很大的影响，甚至是影响着毕业生的档案。现在大学毕业生的档案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相应的档案馆，而且这种档案馆基本都是信息化形式，通过档案馆可以让大学毕业生的档案得到很好的保存。学生在毕业之后，根据实际情况，个人的档案可能会随着学生到工作单位，也可能会回到学生的生源地。而人才交流中心建立的档案馆是在学生毕业之后，会有一份电子档案保存在人才交流中心内。通过这种保存方式能够让毕业学生的档案更加完整，让档案具有时效性。在使用信息技术的时候，档案保管的方式较为多样化，而且学生的信息也更真实，学生在毕业之后，自己的档案就可以真实的反映有关信息，发挥毕业生档案的应有作用。

4 信息化技术能够突破纸质档案无法超越的瓶颈

部分单位在管理毕业生档案的时候，存在着漏洞，而且有着这样现象的单位不在少数，甚至是有一些问题很难去解决。在众多问题中，最有代表性的问题就是在管理大学毕业生档案的时候，管理工作分散，使档案不能有效的实现价值。对大学毕业生的档案管理工作有着直接影响的就是档案管理人员，因此档案管理人员要在档案管理工作中发挥作用。但是在真正的工作中，大多数的档案管理人员并不重视大学毕业生的档案管理工作，在收集学生的信息上只是敷衍了事。有一些工作没有在要求内完成，然后在任务期限截止时，匆忙的完成，草率的工作态度，简单的处理，可想而知，管理工作上缺陷有多严重，由于之前学生信息统计工作做好不好，在后期的管理工作中会有很大的问题，甚至会出现管理的混乱。这是传统方式管理存在的不足。但是在使用信息技术的时候，就可以避免了上述问题的出现，学生的档案是电子的形式，在填写信息的时候，可以按照具体的模式让学生统一的填写，然后再保存。在统计信息的时候，根据系统规定的时间进行填写，这样就不会出现突击填写的情况，而且还能让各个部门在规定的时间内完成，收集信息不在那么仓促，这样就可以有效的避免问题，使大学毕业生的档案工作顺利完成。

结束语

综上所述，传统的大学毕业生档案管理方式在信息化的发展下，弊端增多，因此这种管理方式需要改变。现阶段，档案信息的服务对象更为具体，服务的方式也由单一变为多样。在整体的档案管理都发生变化的今天，大学毕业生档案的管理方式也加入了信息技术，并且不断的利用信息技术创新管理方式，使档案管理工作更容易，也使学生在毕业后，档案信息仍能为其服务。信息技术对于大学毕业生的档案管理工作百利而无一害，因此可以在广泛的应用。

参考文献

[1]刘晖，张素丽，柳羽辉.浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）.

[2]巩雅峰.信息化技术在档案管理中的应用分析[J].华章，2012（2）.

第9篇

关键词:高校毕业生 档案管理 转递

高等院校毕业生档案是国家人事档案的一个组成部分,它是记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况,是高等学校进一步教育、考查、培养更高层次人才的第一手资料,更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。在知识经济时代、我国市场经济逐步建立完善的大背景下,高等院校学生档案工作出现了不少新的问题。因此,深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题,对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业,甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。

一、高校毕业生档案工作存在的主要问题

1.缺少具有针对性的法律法规的约束

近年来,教育部和国家档案局针对高等学校档案管理颁发了《高等学校档案管理办法》。该办法规定:关于高等学校全日制在校生规模在1万人以上应当设立档案馆。(参见《高等学校档案管理办法》第二章第六条),由于没有相关的约束条文,各个高校的学生档案管理体制并不统一:有的高校将学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的把学生档案和干部人事档案放在人事处一起管理;有的干脆把学生档案放在各个院系,由辅导员分散管理。就笔者所在学校目前在校生人数已达到11000人,而学校设立的档案室只安排不到两名的相关人员进行临时管理。毕业生档案是在毕业生离校前一个月由系部辅导员移交至学生处就业指导服务中心,再由学生处就业指导服务中心安排一至两位老师采取晚上、周末加班等方式在极短时间里将毕业生档案进行整理、转递。因为学校没有为档案室分配明确的定员编制,也没有具体的办公经费及制订工作量考核标准,所以,造成一些部门和个人也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是,毕业生档案管理、转递工作就在这不规范的环境中勉强运行,其结果不言而喻。

2.学生档案管理缺乏规范化

高校学生在校阶段产生的档案材料,如果没有及时归入档案,就会出现问题。就以笔者所在院校在2009届毕业生档案整理过程中发现的问题为例:(1)归档材料手续不符合要求。比如有的高校毕业生登记表没有学生本人签名;存在没有盖学校印章,用系部印章取而代之的登记表;辅导员因疏忽忘记将高校登记表放入到学生档案袋。(2)档案材料没有明确的排序要求,资料容易混乱。最常见材料有以下几种:论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生(干部)登记表、奖学金申请表――如果同一类型材料(表格)多次出现,就会出现排序杂乱无章的问题。(3)书写用笔不规范。我在整理毕业生档案时,发现有一部分档案材料采用圆珠笔、纯蓝墨水笔书写的,按要求应该是纯黑色钢笔或水笔等。

3.档案管理模式老套,缺乏信息化

大学生在校期间形成的档案是其所有档案的一部分,它记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况。由于档案袋的容量有限,加之一些档案材料需要保密特殊性,就目前纸质档案材料而言,还真是有点勉为其难,尽管各行各业迈向信息化发展,然而,我们高校毕业生的档案却有点“返祖还原”现象,从事过生源数据上报的同志都知道高中阶段都已经有电子录检表(以江苏省为例:上报数据至教育厅时,需事先在扩展项1里面查清楚该学生在录检表的哪一本哪一页哪一行),在一定程度上暴露出档案管理体制、管理模式、方法手段滞后于信息时代。

4.档案转递单位不明确,用人单位接受档案管理不规范

(1)随着就业政策改革,毕业生到中小型企业、外资企业、私营和民营企业就业的人数不断增多,有些单位和学生不清楚档案的管理制度,以为就业协议书上的档案转递单位直接就是工作单位,但是这其中绝大多数单位没有机要接受权,导致档案不能正常转递甚至丢失。

(2)学校按要求转递档案,但是由于接受单位没有规范毕业生档案管理制度而造成档案丢失的现象,例如研究生档案需要分两次寄出――学生收到调档通知函件要求寄出当时的档案政审,学生毕业时再寄出后面产生的档案材料,有的单位收到档案后没有把两次档案合并在一起或者没有及时地将没有被录取的学生档案退回,这也容易造成档案丢失。

二、高校学生档案管理工作的对策与措施

1.加强相关法规建设,确保毕业生档案管理、转递工作有效开展

近年来,党和政府有关部门十分重视档案管理工作,不久前颁布了《高等学校档案管理法》,不过里面缺少具体对毕业生档案管理、转递具体工作细则的说明。这一空白,使得毕业生档案管理、转递“八仙过海,各显神通”。为此,笔者建议相关部门在《高等学校档案管理法》的指导下,从工作的实际出发,尽快出台诸如《高等学校学生档案管理工作细则条例》此类法规,明确具体的单位负责毕业生档案,确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。随着我国高等教育普及化步伐的加快,再加上刚刚过去的金融危机的影响,毕业生未就业比重快速提升,这就要求我们必须将毕业生档案管理、转递工作做实、做牢,确保档案准确无误转递。

2.及时收集、有效整理

毕业生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程,但是,“不积跬步,无以至千里”,笔者个人建议要从他们被录取进校那一天起就做好建档工作,入学后立即根据其系部、专业群体性特点,按照国家档案法规的要求,收齐有关材料。以后一经形成,尽快存入。就目前而言,大学生在校期间参加国家和地方的各种竞赛、技能、等级(计算机、英语)、职业资格落英缤纷,社会实践活动层出不穷,入党入团、评优获奖屡见不鲜,每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者本着一切为了学生、为了学生一切的工作理念,定期地向有关职能部门索取、征集学生材料。尤其毕业之际是毕业生档案材料形成的最集中、最重要的时间段,这个时期是对毕业生在校期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价,形成的材料大致有:论文评审意见书、学生成绩表、毕业生登记表、毕业生体检表等。

3.尽可能多地把信息化技术应用于高校毕业生档案管理的各个环节

笔者所在院校通过毕业生上网直接输入学号和姓名查询派遣单位和档案转递情况,据不完全统计比没有用系统相比学生档案转递后查询量减少50%。一定程度上减少了了信息管理的重复劳动,减轻档案管理的日常事务性工作,还大大提高了毕业生档案查询的效率。

4.加大宣传力度,提高毕业生对档案重要性的认识。

(1)在学生毕业前做好宣传工作,可以通过发放就业指导手册、开设就业指导课程、组织模拟签约以及档案管理专题讲座等形式,强化毕业生的档案意识,让毕业生充分认识到人事档案不是可有可无的,对毕业生今后的就业、生活等各方面都有极其重要的影响。

第10篇

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

第11篇

（一）高校毕业生人事档案管理对国家发展的重要性。

国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。

（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。

高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。

（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。

高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。

二、高校毕业生人事档案管理对策

（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。

在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。

（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。

在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。

（三）推动档案管理队伍专业素养的提高。

第12篇

【关键词】高职院校 毕业生档案 电子化

高职院校毕业生档案管理电子化的必要性

科学技术迅猛发展的今天，计算机技术的高速发展以及广泛普及和应用给高职院校行政管理、教育教学工作带来很多方便。毕业生电子档案便是计算机技术发展的产物，它不仅使得毕业生档案管理发展为电子化方式，方便学生、学校、用人单位的快速查询、保存，同时也实现了远程佐证。传统的高职院校毕业生纸质档案主要包括：高校毕业生登记表、学生成绩单、学生实习鉴定表、体检表、奖惩资料、高中毕业登记表、党（团）材料、高校招生报名表、志愿表等资料。这些都是高职院校毕业生档案里最原始的一手资料，基本属于手工填写，学校仅此一份，一旦遗失或损坏将对学生就业和学校教育教学管理工作带来诸多不便。因此，毕业生档案管理电子化就要从源头做起，档案管理人员应从学生入学就开始着手学生个人资料的收集、鉴定、整理及电子化录入，利用扫描设备等高科技方法实现毕业生档案管理电子化，以保障毕业生档案资料的真实性、完整性、永久性。此外，毕业生电子档案同时具有方便存储、快捷利用的优越性，主要体现在以下两个方面：

1.易于保存，便于查询

传统的纸质毕业生档案大多数会因为年数长久而引起纸张的泛黄、字迹模糊;此外，由于保存空间难以长久保持干燥的环境或者是因为一些虫子的撕咬、人为的管理不当等因素都会使纸质档案受到一定损伤。与纸质档案相比，电子档案则不需要面临以上问题，其只是保存在网络空间内，且可以多次备份，因此更加易于保存，且可以通过搜索或引索功能快速查询所需资料，具有更大的优势。

2.具有更大的服务价值

与传统的纸质毕业生档案相比，毕业生电子档案达到了信息资源共享的最大化。例如，学生学历电子档案，可以很方便地通过网络系统确定该学生的真实学历，有效发挥毕业生档案电子化网络化的重要作用，使用人单位通过本校数据库平台调取该毕业生本人的档案信息，了解学生详细资料。促进了学生就业速度，为社会各界、企事业单位“量才用人”提供真实的全面的学历信息，大大减少了毕业生就业市场不诚信的行为。

高职院校毕业生档案管理电子化存在的问题

1.缺乏统一的标准来限定高职院校毕业生电子档案的管理范围

由于我国的电子档案发展起步较晚，因此到目前为止，高职院校毕业生档案信息化管理工作还没有形成统一的管理标准来限定哪些信息应纳入电子档案管理系统中、不同类型的信息资料各自应保存多久、哪些需要重点保存等，甚至是各个单位都是独自为政，标准不一，既没有弄清哪些该单独保存，哪些应该与社会资源共享，造成毕业生档案资料没能被充分利用发挥其完整性的作用。

2.部分高职院校毕业生电子档案难以确定其真实性、原始性

由于网络环境的复杂化以及黑客、电脑病毒的入侵等使得高职院校毕业生电子档案的真实性、原始性难以确定。由于每个学生的字迹都各有其特点，纸质档案可以通过个人签名、文字、图形等有形方式来确保档案的真实准确性;而与纸质档案相比，毕业生电子档案明显更容易被篡改，且无迹可寻，降低了档案的真实准确性。

3.档案管理人员对毕业生电子档案管理的认识不足

很多院校档案管理人员，没有切实认识到毕业生电子档案管理的重要性及优势，使得他们根本就不重视甚至是忽略毕业生电子档案的归档与整理。

高职院校毕业生档案电子化管理存在问题的解决对策

1.制定科学规范的毕业生电子档案管理制度及统一标准

在毕业生电子档案的管理工作中，为更加有效地面临复杂的网络环境，就必须使其管理工作从一开始就有一套科学规范的管理制度及必须遵循的统一标准。这一规制和标准的确立必须秉承科学严谨的制定程序，详细制定从毕业生电子档案的设置整理、分类归档、保存、修改等方面的具体规则。

2.切实保障电子档案管理的原始性、真实性、准确性

在毕业生信息输入方面，设置密码时，规定采用数字、字母、特殊符号相组合的方式来设置毕业生电子档案个人密码，并时常变动，降低个人密码被盗、黑客入侵等潜在风险;在学院档案部门集体信息录入及确认中，配合使用电子指纹录入、电脑拍照，使得信息与指纹、照片三者相符合，保障毕业生电子档案的真实准确性;在毕业生电子档案管理中，对于个别重要档案资料，同时要进行纸质档案保存，并扫描到电子档案管理系统中，保障电子档案的原始性。

3.加强档案管理人员信息技术培训和对电子档案管理的规范性认识

应加强高职院校毕业生电子档案管理人员信息技术的培训，不断提高现代化技术操作水平，及时更新毕业生电子档案管理内容，促使高职院校毕业生档案电子化管理从根本上从传统档案管理的思维方式向网络化、数字化的毕业生电子档案管理方向转化。

结 语

高职院校毕业生档案电子化管理要想实行科学有效的规范管理，必须从网络的大环境下考虑，采取内外结合的双重保护措施。在毕业生电子档案管理的过程中要综合考虑到技术、环境、人员素质、网络等多方面的因素，并结合本院校的实际情况以及毕业生电子档案管理的自身优缺点，要重视相关电子技术的学习以及新型科技的运用，同时要注重本单位档案管理工作人员个人职业道德素质的培养，保障电子档案的安全性、信息的真实可靠性。

参考文献：

[1]张同宇、李哲：《电子档案管理方案的实施与注意事项》，《企业管理资讯》2009年。

[2]余屹：《浅谈电子档案管理系统的实践应用》，《有线电视技术》2004年。

第13篇

针对目前高职高专毕业生人事档案管理的现状，我们提出有效的解决措施，具体从以下几个方面进行。

1.加强人事档案重要性的宣传与教育作为高职高专院校和人才服务机构，应该向毕业学生大力宣传人事档案的重要性，提升他们对人事档案的认知度，在毕业之后充分做好相关的档案转接工作，掌握档案的所在地;及时与人才服务机构保持长期的联系，进而有效地降低档案的遗失和销毁率。

2.做好充分的联络，保证人事档案的完整性人才服务机构要强化责任意识，对人事档案进行规范化管理，对来了解档案去向的学生，要细心地服务，并做好档案的调取工作。对已报到的学生，应做好相关的手续办理登记工作，并与学生之间取得长期的联系。对不能及时将毕业生档案转出的，应与用人单位和学生本人保持联系，以便后期将档案转入。一旦毕业生的信息发生改变，应与人才服务机构及时取得联系，并且需将毕业之后的各项信息也纳入到人事档案，保证人事档案的完整性，并提升它的利用价值。

3.提升人事档案的转接质量造成档案遗失的主要原因是人档分离，而根本原因就是办理档案转移的程序繁琐，浪费经历和时间。因此人才服务机构在人事档案的转移办理方面要及时，或实行远程办理服务，通过邮寄来完成相关的办理，进而提升学生的档案管理意识。

4.完善人事档案管理制度人事服务机构是在满足社会发展需求的基础上诞生的，它也可以视为一种社会流动人才管理部门。而人事档案就是实施管理的重要依据。因此，必须完善人事档案管理制度，使人事服务机构、毕业生以及高职高专院校之间保持联系，完善人事的内容，对人事档案的管理与转移进行全方位，有效提升人力资源利用率。

5.改进档案管理部门的服务质量与服务内容一般情况下，高职高专毕业生的人事档案主要由人才服务机构代为保管。因此，人才服务机构必须掌握社会对人事档案内容和信息的需求，及时和学校沟通，并填充内容，使其信息具有完整性，进而提升档案的价值。在服务的内容和机制上，使其更加全面和完善，如参加各类考试资格审核、党团组织关系管理、转正定级、养老保险以及聘用合同签证等，这样才能体现出档案的真正价值，使学生纷纷加入到存档的队伍之中来。

6.用人单位应重视档案的建设与延续企事业单位应将高职高专毕业生在各个阶段的个人信息及时记录进去，包含的内容主要为业绩、综合素质与能力、评价、工作中的表现、经权威部门认定的业绩考核信息以及工作的变更等。使个人的信息能够完全被社会最大化地掌握，并使档案的内容一直处于动态和不断丰富的过程，提升它的实用价值。

二、结语

第14篇

一、大学生毕业档案现状

每个人的人事档案，重要性和身份证几乎相当，个人档案记载着一个人的学历、工作经历、、工作表现等，表明一个人的一生人事档案关系。毕业后要定级转正、申报职称、办理养老保险，以及职务晋级、婚姻等有关证明，都要用个人档案。许多档案管理部门都有一批沉寂数年的档案，大学生毕业后往往两三年不理会档案，也不来办任何手续，“往年这种情况很多，但近年来劳动合同签订的要求提高，签合同必须有档案跟随，所以反而促进了档案的流动。”市人社局工作人员介绍，但找不到档案的马大哈依然不少，毕业后忙于工作，等到用档案的时候却总也找不到，尤其是一些毕业生丢失了报到证，增加了寻找档案的难度。此外，网上签约信息也能提供方向指引，但某些公司手续不全导致信息有遗漏，有时候也帮不上忙。另外，一些高校为了方便毕业生，按照毕业生提供的单位、城市信息寄送档案，可毕业生突然又换了工作，将寄送档案的事情抛在脑后，等寻找的时候增加了难度。许多大学生毕业后工作不稳定，为图方便将档案留在自己手中，最终成了“死档”。也有人误以为档案会自动跟人走，对其漠不关心，最终使自己的档案成了“弃档”。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。

二、大学生毕业生档案去向

毕业生参加工作后，档案有三类去处可能：第一类，档案随个人到了新的单位；第二类，自己把档案存放人才交流中心；第三类，本人把档案暂时存放到了学校。各类方式存档都有其独具之处的，具体存放哪里需要依照各地实际情况或者未来归划来实行。新的单位，高校毕业学生将《就业协议书》交给将要毕业学校，由学校人事部门统一到毕业学生人社部门办理毕业学生就业派遣证。需要转移户口的高校毕业学生，还应该持就业派遣证、毕业证书等资料到户口所在地办理户口转迁证。如果需要办理手续的，由毕业学校一起拿到人才交流中心，经整理、核对，符合要求的，整理完手续齐全存档。要办理户口的，持手续齐全存档、复印毕业证、户口准迁证、小二寸照片等在新工作单位或人才交流中心办理新的手续。招聘新的单位无集体户口的，直接迁入省或市（区）的人社部门人才交流中心集体户口。新的单位可能有一些原因不能接纳你的个人档案，或本人自愿做一个不受约束自由职业者，可以把你个人档案存在各地人才交流中心，优点是去留随便，而且晋级、评职称、各种保险等不缺，由于人才交流中心只管个人的档案不用人，在你要一步深造或换想工作时不会因为档案转交困难而受到限制。缺点是人个和新的用人单位只能签定劳动合同，这等于给别人打工，你所在的打工单位因为你可能随时走人的不确定性而减少你的福利；另外在出示各类和档案相关的证明时，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也许会浪费你的时间；还有每一年都应该交一定的档案存入费。

三、做好大学生毕业档案管理工作的建议

第15篇

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法