档案管理与档案服务范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理与档案服务文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：高等学校 档案 管理 服务 创新

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等学校档案管理与服务是以树立高校自我发展的形象和价值为主线，其目的是为高校的发展、建设服务并提供给他人所需的可借鉴的科学依据，其核心价值在于保障服务对象的权利，其宗旨也是与时俱进的。

在新的历史及现时阶段中，高校档案管理与服务却面临着新的机遇与挑战，而如何加强高校档案管理与服务工作，最大限度地发挥职能作用，是档案专业技术人员所面临的课题。高校档案又不同与国家各级档案馆（室），高校档案是记录和反映高校历史及现代活动，保存备查各种文件、材料的综合。当然，高校的发展建设是具有鲜明的时代背景的。因此，高校档案管理也就是高校建设中一个必不可少的十分重要的组成部分，同时，它又是为高校管理者提供决策的一个载体。所以说，档案的管理与服务功能是显而易见的。

1 高校对档案管理重视的程度有待加强

高校档案管理，较长的一个时期处于学校校长办公室隶属管辖范畴，虽然设置了专职档案员（有些高校还不是档案专业人员），但是所设置的档案室与各室（部）、人事处、教务处资料室的档案保存又存在矛盾，有些文件、材料归档、存档又具有重复性，而教师的业务档案及个人信息，又归教务处管理（或各部室）专门人员监管。笔者以我校为例，教师及各专业技术人员晋升职称的个人有价值的信息、材料的归档，又隶属科教处管理；因此，各职能部门又各行其实，这样就给高校档案管理工作者带来了诸多问题，怎样解决，我们应加以探讨。但是档案管理，是依照国家《档案法》和《档案分类法》来管理编目。既要分两类，又要立卷。长期以来，教育行政部门及高校领导者，对高校档案管理与服务工作的重要意义认识不足，因为导致高校档案一些具有历史价值的文件、文献资料流失，尤其是见校历史比较久远的高校，一些重要的档案材料，或者解放前遗留下来的珍贵档案的丢失，包括“”中流失的重要档案，这都给高校的发展建设留下了不可弥补的损失，我们应该引以为戒，并加强管理。

2 加强高校档案管理及创新理念

2.1 完善高校档案管理综合体系

高校档案管理要变分散管理为综合管理，学校设立的档案室要按照《档案管理制度》设置素质高、保密性强、专业能力突出的档案。专业技术人员来管理（党员更好），避免“学的不用，用的不学”的现象法神。在职能上要隶属于学校的直接领导下工作，参照档案馆的管理体系来管理，维护人权增强档案部门的职能作用，为高校师生服务。

2.2 档案馆员制度要加强并赋予其人性化

首先，档案馆员要更新观念，具备现代管理档案技能，要充分发挥档案馆员的专业优势，树立为高校发展、建设、为决策这当好参谋的服务理念，要把档案管理与服务有机的结合起来，各类材料立卷、归档有序，纸质档案与电子档案有机的结合归档管理，使利用者在危机中一目了然，下载便捷。（当然，具有保密性质的文件、材料除外、特批查询除外）使档案工作有法可依。有据可查；并发挥其主观能动性，为服务对象提供最佳服务、不断提高档案管理与服务的观念、人文及学术地位。其次，档案工作者要端正行业部门作风，档案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存档案并对档案进行分类鉴定和编目，并通过诸多形式开发档案的信息资源。为社会、为高校的发展建设服务。

再者，由于高校档案管理的特殊性，高校档案记录在案的都是一些特定的对象，国家宪法和法律所赋予公民享有的权利，也应在此体现；同时，档案馆员要掌握好档案使用中的政策界限和保密工作的分寸，视服务对象而灵活掌握。归根结底，档案工作，是要用人来管理的，一切工作要“以人为本”并创造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”内涵，注重细节，细节决定成败。

高校档案管理与服务，二者相辅相承，不可或缺。档案管理不近需科学地管好，而且还要适应的形式下的对外技术交流工作，最大限度地调动高校档案工作人员的积极性，创造性，把各项制度落在实处，从而建立起高校档案管理与服务的有效机制，为社会服务。

总之，高等学校档案管理与服务工作，虽然有它的局限性，但却是在社会大背景下存在的产物，它的属性是特殊的；它的价值取向是明确的；它的主线是为人服务的。因此，在当今信息资源极其丰富而又公开的时代，我们更要赋予它新的内涵，要把握好时代的脉搏，把现代化的高校档案管理与服务、工作提高到一个新的层面，为社会、为高校的发展建设和《档案法》实施与普及，做出一个档案工作者的应有奉献。

参考文献

[1] 李真.以人为本加强高校档案管理与服务[J].兰台世界（下半月），2010（12）：42-43.

[2] 陈少毅.以人为本促进高校档案管理与服务[J].档案与建设，2010（3）.

[3] 任群，彭朝晖.高校图书馆与档案物业管理专业化运作探索[J].农业图书情报学刊，2006（6）.

[4] 赵静.高校档案馆员职业倦怠的产生及对策[J].科技情报开发与经济，2010（21）：107-108.

第2篇

[关键词]档案管理 电子文件 创新服务

[中图分类号]G271

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）02—0398—01

当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

一、提高创新服务手段

1、建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进涉加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2、建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

4、开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效n生，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案涫（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

5、开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

二、大力开发档案的服务领域

1、信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2、兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

3、加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

第3篇

[关键词]科技档案；管理和利用；规范化

科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。

一、科技档案的特点与重要性

科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。

在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。

二、科技档案规范化管理的内容分析

根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。

1.建档管理规范化

科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。

2.科技档案信息资源的应用

不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。

3.管理岗位与制度规范化

科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。

二、科技档案的管理方式及利用服务

规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。

1.加强业务建设

科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。

2.提升管理人员的素质

科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。

3.创新服务方式

科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。

4.扩大服务领域

随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。

结束语

科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。

参考文献

[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255-256.

第4篇

[关键词]大数据；档案管理；服务；信息安全

一、引言

随着网络技术、数字技术、信息技术的发展，网络化、信息化和数字化成了这个时展的主流，尤其是新媒体时代，只要有网络和终端就可以随时随刻上网，打破了时间和空间的局限。因此互联网时代，各行各业都必须适应时代的发展，同样，档案管理服务也需要在互联网平台上发展，互联网时代是一个充满机遇和挑战的时代，传统的档案管理工作已经不再适合档案管理工作的深度和高度，未来的档案管理工作必将是以大数据作为背景的具有深度和广度的档案管理工作，互联网时代要求档案管理工作要与时俱进。要适应知识经济时代的要求。互联网时代的档案管理工作需要有效的整合和科学的规范，大数据也为档案管理工作带来了便捷和科学合理的管理，能够进一步提高管理水平和服务能力。互联网时代档案管理具有挑战，大数据背景也增强了档案管理的复杂性对档案管理的科学性有更高的要求。

2015年9月，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》（以下简称《纲要》），系统部署大数据发展工作。《纲要》明确提出，推动大数据发展和应用.在未来5至10年打造精准治理、多方协作的社会治理新模式，建立运行平稳、安全高效的经济运行新机制，构建以人为本、惠及全民的民生服务新体系，开启大众创业、万众创新的创新驱动新格局，培育高端智能、新兴繁荣的产业发展新生态。

《纲要》部署三方面主要任务。一要加快政府数据开放共享，推动资源整合，提升治理能力。大力推动政府部门数据共享，稳步推动公共数据资源开放，统筹规划大数据基础设施建设，支持宏观调控科学化，推动政府治理精准化，推进商事服务便捷化，促进安全保障高效化，加快民生服务普惠化。二要推动产业创新发展，培育新兴业态，助力经济转型。发展大数据在工业、新兴产业、农业农村等行业领域应用，推动大数据发展与科研创新有机结合，推进基础研究和核心技术攻关，形成大数据产品体系，完善大数据产业链。三要强化安全保障，提高管理水平，促进健康发展。健全大数据安全保障体系，强化安全支撑。

二、大数据的应用

（一）概念

大数据（big data），指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。

（二）特征

在维克托・迈尔一舍恩伯格及肯尼斯・库克耶编写的《大数据时代》中大数据指不用随机分析法（抽样调查）这样捷径，而采用所有数据进行分析处理。大数据的5V特点（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值）、Veracity（真实性）。

（三）应用

目前阶段，大数据概念主要应用到IT操作工具产生的数据中，大数据可以使IT管理软件供应商解决大而广泛的业务决策。IT系统、应用和技术基础设施每天每秒都在产生数据。大数据非结构化或者结构数据都代表了所有用户的行为、服务级别、安全、风险、欺诈行为等更多操作的绝对记录。同时以网络爬虫的抓取技术，使得网络平台和数据库中的数据快速被获取，以此进行利用、分析和决策，并提高相关工作的作业效率。

三、档案管理与服务的现状

服务是档案工作的本质属性和目的，各级档案馆的社会价值也是通过提供档案服务来体现的。

（一）档案管理服务存在的问题

档案部门要想完善服务功能，提高档案部门社会认可度，就必须不断提高其服务质量和水平，目前我国档案服务过程中存在的问题主要表现为：

1.利用手续繁杂。受档案保密性质及我国长期以来形成的封闭性档案管理体制影响，档案利用者若想获取相关档案信息，需向相关部门提交申请、等待批复等繁杂手续，影响档案信息的及时获取和用户对档案利用的积极性。

2.服务内容简单。目前我国档案馆提供的服务很大程度上局限于档案实体服务，忽视档案深层次开发。这种提供原始档案信息的简单服务很难满足信息社会条件下档案用户高层次、个性化的需求。

3.服务方式落后。多数档案机构仍沿用传统的管理模式，档案数字化进程缓慢，网络环境下软硬件设施不完备，档案网站建设不完善，用户获取档案信息受时间、空间因素影响，传统的手工检索方式也制约着档案服务水平的提高。

（二）问题产生的原因分析

1.服务理念滞后。档案部门在服务观念上“重管理，轻利用”，将档案工作重点放在档案资料的收集、整理上，被动提供档案服务。档案服务的内容也主要以业务指导、监督检查、咨询、培训馆内接待等方式进行。缺乏“以人为本”的服务理念，没有将最大限度满足档案用户个性化需求作为档案工作的重要目标，档案部门在深度发掘档案信息、主动提供服务、创新服务方式等方面亟待改善。

2.管理体制陈旧。由于我国档案部门长期以来受形成的封闭性管理体制制约。多数档案馆在制定和实施管理制度过程中都只是在原有的框架里做文章，在规范管理制度、简化利用程序方面没有实质性的进展。利用者对改变档案馆部分现有制度的愿望迟迟得不到回应，档案服务中种种限制影响了利用者对档案资源的使用热情，造成档案资源的闲置和浪费，最终阻碍了档案馆的发展。

3.现代化水平低。受观念、技术、资金等方面限制，计算机、网络等现代化管理设备和手段在档案管理和服务过程中利用率较低，档案信息检索主要以手工为主，档案服务很大程度上还依赖于用户跟档案工作人员“面对面”的交流。用户想获取档案信息必须亲自到档案部门查阅。且各档案馆之间档案资源处于封闭状态，不能实现共享，造成人力、物力、财力及资源的巨大浪费。

四、机遇与挑战

（一）信息资源就是生产力、强化服务思维

信息资源就是生产力，主要体现在高度智能化与网络化相结合，使得信息资源得以快速的传输和查询获取。信息生产力阶段，信息技术的发展使劳动工具变成了自动化、智能化的机器体系，其效用的发挥需要现代信息网络系统的支撑，以数据库为基础，各种信息资源连成了一个具有正负反馈功能的、网络化节点式的、有机的互动网络体系；各类档案信息从各种有形的实物，如历史档案、书籍、报刊等转变成数字信号在磁盘中转化、存储、处理和显示，并以极快的速度在光纤网络中超越时空障碍地传输。与传统手工查询形成鲜明相比，不仅提高了档案调阅和查询的效率。同时也加强了档案利用的客户体验。

（二）利用APP加强档案利用.打造档案口袋社区

随着智能手机的普及，政府部门、企事业单位、其他盈利部门不断地利用微信公众号、APP客户端进行宣传和推送。各级档案馆可以尝试利用APP客户端的形式提供各类档案服务。

（三）搭建平台整合资源

以数据网络为支撑搭建档案管理系统平台，通过建立y一的标准，规范整个文件管理。包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能。也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

第5篇

论文关键词：档案管理 电子信息创新

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

一、从服务手段上来革新

1.1建立档案室网页，开展网上利用服务。

随着档案室内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

国内许多单位档案室利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的重要形式之一。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

1.2建立“电子档案数据管理中心”。

档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。

1.3 开展在线服务。

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。 二、服务领域上的扩展

2.1信息服务的多样化、多主体。

由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.2 兴办服务实体，发展档案产业。

处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

2.3加强横向联合，实现信息资源共享。

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的着录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书室馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

第6篇

不断深化的政治、经济体制改革和深化，日益发展的信息技术使得我们必须认真的开始关注企业档案管理工作的问题。但是实际在企业中运行的过程中，滞后的工作、不规范的管理仍然是很严重的问题，尤其体现在管理档案和服务工作的过程中。非常传统管理档案的方法带来了很严重的问题，使得不断的边缘化实体档案，而在前进的过程中更是困难重重。为了更好的完善如今企业档案管理创新与服务模式，必须基本完善公共服务，也要进一步拓宽服务领域，更要着手于档案信息资源的开发。本文主要是将企业档案服务模式的创新方法进行分析，然后从三个方面进行展开深层次的分析，如何更好的完善管理的创新化和服务模式，从而稳定和持久的发展企业自身。

2 企业档案管理模式概述

其实研究国内外档案管理创新模式，根据社会变化和市场变化趋势进行总结的可以叫做档案管理创新，优化调整人才，业务和技术，从而创新知识和技术，企业档案管理的发展能够被满足，档案管理信息资源也就能够真正创新。

档案管理理念的创新是第一位，常规传统档案的工作管理理念应该是首先改革的，然后是新意识和新思想的树立，对于大局理念的服务，还有改革开放与竞争协作。

第二位就是对于档案管理机制的创新，企业档案管理工作的特点与规律在新形势下进行积极的探索，然后慢慢开始建立档案开发和利用的创新管理机制能够同步起来，与此同时深入挖掘具有积极性的档案工作者，从而真正的创新档案的管理机制。

3 企业档案管理功能创新服务模式

3.1 服务方面的全方位

原则和方法性的管理档案，思想之间可以用独特的联系建立起来，才能真正意义上的突破“实体保管”的方式。主体是收集、整理、鉴定、保管和统计等主体的档案更要创新性的发掘其中的服务模式。信息计算机网络化以及新型载体档案都是档案管理模式创新包含的内容，当然也有档案管理模式的创新。对于重点的捕捉，对于突破的求得并及时准确的提供档案才能够更好的开发利用资源。对于管理模式的全方位的获取，物质和技术都应该是强劲有力的保障。企业信息开放利用中心的建立，以及对档案的开放，对于公开现行文件的深化都必不可少。如今运营的现有企业中，无法?m应的纸质模式是进行管理现存档案和企业日常运营中非常冲突的方面。如今这种情况对于档案资源全方位的服务就十分重要，对于数据信息的进一步加深更是如此，这样才能将企业发展所需的资源尽快提取出来。可以入手的几方面有对于资源档案电子化的加强，这样工程项目的具体情况你就可以了解。

3.2 信息开放中心的构建

日益发展的信息社会，日益丰富的网络信息资源，今天的档案资源管理与服务如果还使用传统和人力的实体保管方案很明显不能够适用。以WEB平台构建起来的太钢档案的管理服务的模式能够在开展企业档案开发利用工作的时候提供全方位的服务，这样作为一种重要手段就能够有效的提高档案的资源效率。开放利用和回收档案资源时，将信息开放化的方式能够更好的适应企业的发展。档案模式想要更好的优化，就要采用新的服务方式然偶胡就可以将档案宣传的内容和重点等问题进行积极的探索。

其实很多的途径都能够实现信息开放的多元化，对于支持用户通过登录系统的信息查询方式是其中一种，另一种就是针对客户的实际需要然后提供各种各样的远程服务，适应时代的发展从而将信息系统高效的建立起来。

3.3 层次编研的不断深化

档案资料的编研工作另一方面重要的内容是对于档案原始信息的充分优化，如此来说就要注意到很多的东西，一方面是企业日常工作和实际数据运行方面，将原有数据整理就很重要，还有一方面是处理信息根据现实工作的需要。有价值的信息才能更好的保证信息的真实性，这样才能更好的保障企业各种档案编制的需要。这样也才能更好的发展企业。这个过程中面对数量较多的档案应该根据实际需求，而且排列也应该有优先级别的分类，也要和企业自身的利益相关的非常密切，不断深化的深层次编研就显得非常重要。

3.4 规范化制度不断建设

企业项目工程全过程管理涉及到很多方面，比如说项目前期的预知管理，以及档案管理项目开工统一和实时监控，以及的最后的总结反馈。而面对如今分散管理的档案更是出现不完善的制度，力度不足的业务监督问题。面对这些情况，首先建立和健全档案的各种规章制度才能够保证档案的残准确和完整，其次对于在工程档案中大力推行电子文件档案才能够真正将详实的素材提供给企业的文化建设。当然，一个工程档案审查考核制度的建立才能够更好的让经营档案管理工作流程流畅的进行。当信息资料有价值的时候有才能够汇总和检查的更加及时，而相对没有什么借鉴意义的资料也能够很好的分类和汇总。

第7篇

[关键词] 高校；档案管理；服务；安全；创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01

高校档案管理主要是党政管理，科研和教学等历史记录，记载高校发展历史，并反映高校的教学、科研、党政等诸多方面的现状。高校档案管理，是为校内的学生、老师等进行服务，对教学、教研工作的开展有极大的背景支撑作用。同时，高校档案管理工作面向校外，对自身培养的人才负责，对社会负责。

1 传统高校档案管理与服务的困境

传统的高校档案管理模式注重纸质档案的使用，在长久的应用过程中，纸质档案表现出其对于社会人才管理、事物辅方面的突出优点，但是也有其不足之处，比如信息分散，应用调度苦难等等。在高校档案数字化管理的过程中，出现的困境主要有四点：①纸质档案资源分散，档案立卷部门不一致，使档案的收集和数字化的过程难度较大；②各高校对档案的保护、利用等方面的工作投入力度不同，且信息载体多为传统的纸质，或者音频和视频等，信息载体的单一不利于各高校之间进行信息资源的共享；③档案的收集、管理和利用的环节中，由于高校档案发展没有足够利用自身优势，进行技术更新，使高校的档案管理和服务工作落后，不能适应社会的信息化高速发展；④我国的档案管理的信息化工作处于起步阶段，档案工作对于科研和教学的重要性并没有得到全面的认识，使高校档案管理工作的拓展难以展开，不利于管理模式变革。

2 高校档案管理与服务利用的创新性举措

2.1 传统档案与电子档案管理并行

传统的档案分散管理为档案信息的高效、安全利用带来了阻力，而档案的集中管理，为高校的发展、社会信息化管理、档案的多方面利用等工作带来了极大的便利，集中管理主要通过现代化和网络化的管理方式来进行实现。电子档案是在数字化信息技术发展的条件下，产生的产物，具有：存储容量大、信息独立、可长期保存、操作方便、易于资源共享、储存空间小，并能有多种表现形式。但电子档案同时存在缺点，比如对设备等载体都有依赖性，不能直接读取，信息易于共享同时安全性降低，易于修改等。结合以上电子档案和纸质档案的优缺点，在高校档案管理中，可以在纸质档案正常的归档管理前提下，总档案管理人员督促各院系档案管理处室将归档的文件进行数字化处理和电子文档的同步录入、存储，并通过建立高校统一的电子档案管理系统，使各高校之间、高校与社会之间，主要是高校内部的教学和科研管理能更加高效地完成。

2.2 纸质档案与电子档案的查阅利用可以互补

在传统纸质档案单独使用时，档案管理工作对教学、科研等高校工作产生了积极的帮助，但是在电子档案与纸质档案共同使用下，档案的利用在安全与高效的前提下，可以通过标准化、一体化、集中化的手段，将档案的查阅工作由原来的纸质查阅，手续繁琐，不易传送等缺点进行改进，通过电子档案规范化管理，既能避免安全性问题，也能使档案的查阅、使用更加方便、高效。

2.3 高校档案服务内容创新，可以从要求档案数量向要求档案质量进行转变

高校档案管理工作要从简单的档案收集工作进行转变创新，应该对档案管理工作内容进行发掘，从传统的档案实体管理方式向全面档案信息管理和服务转变，将工作提高到更高水平、更高层次。档案的价值在于被利用，只有坚持以利用档案内容为核心，加大档案编辑研究的工作力度，提高服务的主动性，才能创造出最大的社会效益和经济效益。

2.4 档案管理的服务性工作由被动服务向主动服务转变

高校的档案管理工作，应该在现有的档案基数上，将其向现代化、服务化、信息化和开放化上大力转变，建立出科学管理、反映敏捷、能够灵活运行的体制，对社会服务的内容应该更加多元化、社会化，更加高效、优质。

3 结 语

在社会高速的信息化发展前提下，高校的档案管理与服务需要从传统的纸质档案管理、被动进行档案管理服务等内容进行转变，高校档案的管理对于高校教学、科研等事物有极大的基础性作用和帮助。将传统纸质档案管理与电子档案管理相结合、将以往的被动性档案管理工作创新改进，增加内容，变为主动等，诸多的创新性举措，将使高校的档案管理工作更加安全、高效，并创造出更大的经济效益和社会效益。

主要参考文献

第8篇

基于知识服务的档案管理模式的主要实践

1.基本活动方面

(1)从传统档案收集向档案知识积累拓展。建立数字档案馆系统与主要业务系统(包括工程项目系统、创新管理系统、客服知识库等)的接口与集成，全部实现数据自动归档导入；通过业务流程分析，确定每项主要业务活动中会产生哪些文件，哪些文件有价值，应该归档，从而制定更为详细、具体的文件材料归档范围；制定外部信息收集范围与程序；建立隐性知识显性化(文档化)的制度与方法，即确定哪些员工的哪些方面的隐性知识应该以何种方式进行显性化，形成文档；采用内容管理技术，全面推进企业内各种信息、知识的整合与集成，建立公司统一的知识库。

(2)从传统档案整理向档案知识组织发展。建立以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系，逐渐取代原来的分类方案，主分类体系。辅分类体系按照信息类型依次分为：制度与流程、模版与表格、行政公文、最佳实践与案例、计划与总结、合同与协议、策划与方案、会议材料、出版物、资质与证书、调研与咨询报告、媒体报道、行业资讯、培训课件与资料、技术图纸、其他，共计16项类目。

(3)从传统档案鉴定向档案知识评价创新。采用宏观鉴定论，根据机构的级别、职能活动的重要性对文件进行批处理式的鉴定，将高层机构在重要职能活动中形成的文件定为长久保存，将低级别机构在不重要的职能活动中形成的文件定为无需保存或短期保存。与档案形成者、利用者合作，共同鉴定档案价值。通过对利用情况的统计与对用户反馈信息的掌握，研究将一些档案的保管期限降低的可行性。

(4)从传统档案服务向档案知识服务过渡。将档案信息集成到省公司的统一搜索之中，为其他业务系统提供插件式服务，将档案知识服务融入企业工作流程，例如将档案知识服务融入到公文起草环节；以珠海分公司为试点，打通档案管理系统与知识管理系统之间的接口，将档案信息转化为知识资源，供知识管理系统调用；继续做好年鉴编纂，围绕公司核心业务、中心工作与战略决策，选择并实施编研项目。

2.支撑活动方面

(1)营造促进档案管理的企业文化。组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。

(2)建立完善的档案管理组织与制度体系。广东移动建立了一套以省公司档案管理室为中心的，包括各市公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档、知识贡献成为全员职责，这些为RMBKS的实施提供了充分的组织保障。

(3)实施档案人员的知识转型。公司组织对全省专职、兼职档案人员有关RMBKS的专题培训，积极参加移动通信系统内部的垂直交流与省内其他企事业单位的横向交流。同时，公司成立了内部档案工作协作组，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。

(4)构建先进的数字档案馆系统。增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，广东移动实现了档案借阅、赋权的短信审批，打造出了7×24(每周7天，每天24小时)的档案馆，实现档案管理由“纸质化无纸化无址化”的转变。数字档案馆系统的总体架构如图2所示。

3.基于知识服务的档案管理的总体成效

(1)档案知识资源体系基本建成。自2009年起，公司文件归档率接近100％；企业内部以文档为载体的显性知识归档、收集率达到100％；企业外部与公司经营战略、主要业务相关的信息收集达到80％以上；内部知识型员工的隐性知识显性化(文档化)达到50％以上；完成了数字档案馆系统与所有主要业务系统的接口或集成，基本实现了各种信息、知识的集成；数字档案馆系统新增了内容管理功能，基本建成了公司的知识文档库。

(2)档案开发利用体系初步形成。2005-2010年，省公司档案利用平均为8465卷件次／年，利用人次平均为39478人次／年；档案利用覆盖率达到90％，用户满意度达到80％以上；平均每年完成3册以上档案编研成果；平均每年为公司核心业务、中心工作和战略决策提供2次专题性档案知识服务。

(3)省市公司全部通过“国家二级”评审。2008年11月5日，省公司顺利通过企业档案管理“国家二级”评审。2010年9月，全省各市公司100％通过企业档案管理“国家二级”评审。2011年1月，广东移动成为广东省首批档案管理示范单位。

基于知识服务的档案管理模式的创新之处

1.理念与模式的创新

(1)从知识资产的角度重新认识档案。在传统观念中，档案是“历史记录”，人们更多地将其视为“故纸维”、“旧资料”。而RMBKS使人们充分地认识到，档案作为一种显性知识的载体、隐性知识显性化的工具，是企业重要的信息资源和知识资产。良好的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。

(2)体现以用户为中心的理念。RMBKS实行“用户需要什么，我们就收集什么”的档案知识积累原则，从用户的习惯出发进行档案知识组织，尊重用户的判断开展档案知识评价，实行“用户想怎样用，就让用户怎样用”的档案知识服务原则，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。

(3)实现从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。RMBKS从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进

的信息技术、知识技术取代了传统的手工管理技术；从为用户提供浅层的、零散的档案实体查阅、复制等服务，提升到了提供深层的、系统的信息、知识服务，从而实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。

(4)实现文档一体化、图书情报档案一体化。RMBKS强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。RMBKS强调将企业外部的信息(图书情报)也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。

2.业务与制度的创新

(1)对归档与收集范围的拓展。RMBKS不囿于传统档案的概念，将一些非正式的文件材料、企业外部的信息、文档化的隐『生知识纳入档案知识资源范畴，纳入文件归档与档案收集范围，大大拓展了传统的归档与收集范围。

(2)对档案分类方案的丰富。RMBKS提出了以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系的概念与方案，是对传统档案单一分类方案的丰富。

(3)对档案鉴定制度的创新。RMBKS尊重用户对档案的知识价值的认识与判断，强调档案形成者、利用者参与档案价值鉴定的过程，是对传统档案鉴定制度的创新。

(4)对档案服务体系的变革。RMBKS的档案知识服务相对于传统档案服务在服务理念、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程、服务时效等方面具有革命性的创新。

3.技术与方法的创新

(1)档案管理系统功能的强化与完善。相对于传统档案管理软件而言，RMBKS大大增强了业务系统数据的导人与归档、外部信息的筛选与抓取、异构数据的集成管理、全图文检索、关键词搜索、RSS订阅、知识推送等方面的功能，使得RMBKS具有内容管理、知识管理的功能和特征。

(2)各种新技术在档案管理中的应用。RMBKS应用了内容管理、智能、统一搜索平台等先进技术，也使得档案知识门户、电子文件管理元数据等技术得到相应的完善。

基于知识服务的档案管理模式的推广意义

1.可以提升企业核心竞争力

RMBKS将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；RMBKS应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。

2.可以提高档案工作的地位与作用

RMBKS强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。

第9篇

【关键词】信息化；档案管理；现状；创新

随着经济全球化的影响，我们已经迈入信息化时代，而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上，传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要，因此，需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务，并在方式上实现创新。档案作为一种信息的重要储存形式，在当前信息化时代，具有其自身的历史价值与保存价值，在管理与服务上存在着问题，解决这些问题也是分析它的意义所在。

一、信息化条件下档案管理与服务的现状

在档案管理与服务中，利用现代化的信息管理技术对档案信息进行建档、归档的管理以及为社会公开服务，是档案工作发展的唯一趋势，也是必然趋势。在信息化条件下，档案的管理与服务与现代的科技手段已经实现融合，并成功地运用了电子信息技术，转变了传统方式下管理与服务的不足，也取得了显著的成效。但随着社会的不断进步与发展，也出现了一些问题。

首先，在档案工作中，因为设备的不完善，导致了一些先进的科技运用不到管理与服务上。现代化硬件设施是信息化条件下实现档案管理与服务的基本保障，许多档案工作相关部门根本不注重硬件设施的建设与完善，从物质基础上就不具备档案管理工作的科学化与合理化，更难实现档案管理与服务的现代化。其次，社会上对档案工作部门的不重视，也导致了档案管理与服务在信息化上的滞后发展，一些档案信息不能为单位发展提供帮助。最后，在信息化下，档案工作只偏重管理，而忽视服务。有些档案工作部门只把档案归为电子形式进行保存，而不利用管理系统提供网络检索与利用服务，使得档案信息被忽略掉，严重影响了档案工作的信息化建设。

二、信息化条件下档案管理与服务的创新

通过上述现状的分析研究，了解了信息化条件下档案管理与服务还存在一些问题，需要根据社会的需求进行转变与创新，提高档案工作的管理水平和利用效率，以促进社会更好的发展需求。

（一）转变档案工作者的思想观念，创新多样模式。在信息化条件下，档案管理与服务要转变档案工作者的思想观念，重视电子信息技术在工作中的应用，转变传统的被动式服务为主动式服务，使档案服务不再搞形式化并创新服务意识，将档案服务工作实现多样性，改变单一的服务内部意识，将档案信息推广到更大的范畴内，服务于社会需求。档案的管理最终目的是为了服务而服务，档案工作要深入到社会中，开展实践活动，了解社会对资源的需求以及利用者的工作特点，将档案资料库面向社会开放，一方面实现资源的整合，一方面实现信息的相互利用，以求在信息时代共发展。

（二）实现档案信息共享，创新管理模式。在互联网的云数据时代，档案工作要实现档案资源信息的共享，创新管理模式，提高档案信息的服务效率。在上面分析的现状中，我们可以了解到，由于档案管理者的不重视，一些档案信息被忽视甚至出现严重重复的现象，这就是没有利用好档案的信息化而导致的。将档案资源整合起来，利用网络进行检索实现共享，并完成档案工作的信息整合，形成系统科学化管理。

（三）更新档案信息，创新管理与服务形式。在信息化条件下，档案管理与服务应在形式上进行创新。在档案收集过程中，应该转变传统的纸质文件的存档，而是利用办公软件制作电子文件进行及时归档，方便查阅与利用；在整理过程中，利用电子产品与互联网进行资料的整理与整合，从引进信息的源头进行监控与把关，及时更新档案信息，以跟进时代的发展；服务上，改变以前文本的查阅，而是利用网络进行检索与查阅。

（四）建立高标准的档案管理与服务人才队伍。在信息化条件下，档案管理与服务不再是简单的接收与保管，而是在此基础上进行信息服务的提供。因此，必须建立高标准的档案管理与服务人才队伍。首先要对原有的档案工作者进行培训与指导，提高自身的档案管理与服务水平。其次，引进高标准的档案管理与服务人才，充实档案管理与服务队伍。最后，建立健全激励机制，鼓励档案工作者发挥创造力并进行物质奖励，以适应信息化条件下的工作环境。

三、结语

由于档案是历史信息的存储方式，记录了生活的方方面面，对我们的生活以及国家的发展都有借鉴意义，所以在信息化高速发展的今天，我们必须转变档案管理与服务理念，使之为社会大众生产与生活服务好，利用好。在信息化条件下档案管理与服务创新面对着更多的机遇，同时也迎接着挑战，需要档案管理者在不断实践中探索与总结，以求更好地发展。

【参考文献】

第10篇

一、 加强领导，提高业务水平

档案管理是教育工作的重要组成部分，也是教育工作者的重要职责。睢县档案局借鉴图书管理和办公文秘档案管理工作的做法，制定了档案整理目标和档案分类管理办法。一是建立组织。建立档案管理小组，并设立专职档案管理人员，每个科室抽一名同志为兼职档案员。二是增添设备，改善硬件设施。我们在资金紧张的情况下，克服困难，购进专用档案橱、档案袋、档案夹、装订机以及其他档案管理用具，实现专室、专橱、专人管理。三是努力学习整档知识，提高管档素质。组织专、兼职档案管理人员到上一级档案局学习档案管理知识，掌握了一定的整档技术，为建档整档工作打下了坚实基础。四是注重质量，提高整档标准。坚持边干边学，保证质量，通过学习和摸索，逐步明确了适应教育教学需要的档案管理标准，同时技术水平也逐步得到提高。

二、 认真收集、及时归档

明确了档案整理的目标和档案分类管理办法，就要在实际工作中认真实施。我们主要是分两步进行：第一步是收集材料。档案总体上有三大部分：教学管理档案、学籍管理档案和社会管理档案。我们规定从招生开始建档到毕业时为止，班主任按学年将管理档案初步分类后交给专职档案员。教学档案和学籍档案由兼职函授档案员负责收集，在学期末把平时积累的教学学籍档案初步分类后交给专职档案管理人员。专职档案员要每个月定期了解相关人员的档案收集情况并督促帮助。第二步是及时归档。由专职档案员将各种档案材料按规定时间和要求整理装订成册，分类放置于规定的档案橱内，并写出案 卷目录、卷内目录、全引目录。

三、 围绕中心、服务教育，发挥档案服务功能

第11篇

测绘科学技术档案是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始纪录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等……。缘于人们的不熟悉与不了解，在许多人眼里，测绘一直被认为是个范围较窄且很专业的领域，但各种各样基于空间位置服务的社会应用都离不开测绘作保障。进入信息化社会后，据统计人们每天所接触到的信息中80％以上与地理空间信息有关，尤其随着计算机技术、空间技术和信息技术的发展，地理信息产业已经成为测绘事业发展的重要内容，测绘技术已由传统的模拟测绘、数字化测绘转向信息化测绘，测绘的范畴已经得到极大的扩展。同时，测绘档案亦由模拟纸质档案转向基础地理信息数据档案资料，特别是现阶段测绘成果档案的更新换代主要以遥感影像数据、航片为数据源，数字测绘成果档案的数据量将跳跃性增长，一个省级的数字测绘成果档案资料的数据量就达到几十TB，其信息服务面也迅速扩大，延伸到社会的每一个角落，影响着人们的生活。

现阶段的测绘档案利用

现阶段我国正处于实现工业化、城镇化与信息化的历史进程中。测绘档案首先为城市信息化提供城市电子政务与行业信息化建设、社区信息化、城市电子商务与智能交通、城市公众信息服务等保障。其次，影响我国经济社会发展的一个“瓶颈”一资源问题，即水源、能源、土地等问题，测绘档案在土地详查、资源勘探、农业水利建设、能源开发等诸多方面发挥着重要作用。第三，在环境灾害监测、“三防”体系建设、抗灾与灾后重建等方面，测绘档案的保障作用愈加显现。第四，随着电子政务信息化体系的建设，测绘档案作为基础资源广泛应用于政府管理决策平台建设、社会公共管理事业建设等领域。

通过对最近几年测绘档案的提供利用统计分析研究，有以下特点与趋势值得我们思考：

1.模拟纸质测绘档案的提供量总体呈下降趋势。模拟纸质测绘档案由于现势性差、更新周期慢、产品单一，难以满足计算机辅助设计应用，随着信息时代的到来，其应用将逐渐减少。

2.数字测绘档案的广泛使用是必然趋势。数字测绘档案具有现势性好，产品类型多样化，更新周期快，便于计算机辅助设计，可以方便实现喷绘纸质地图，适应性强等特点。随着社会信息化水平的提高，“数字地球”理念深入人心，各地“数字城市”框架建设全面铺开，政府决策部门使用数字测绘档案建设管理决策平台，都增加了对数字测绘档案的需求。另一方面，政府正在加大基础测绘事业的发展，大力推进数字测绘档案的共建共享工作，对社会公益性事业实行测绘成果无偿提供使用，促进测绘成果在政府科学决策、社会公共管理事业方面的支撑保障作用，可以预见，数字测绘档案在社会各领域利用的增长空间是非常大的。

3.信息化建设战略的实施是现阶段数字测绘档案需求不断增长的重要因素，与此同时促进了测绘事业特别是地理信息产业的发展。随着政府公共管理的信息化、电子政务的发展，数字测绘档案应用已延伸到社会管理、公共安全管理、应急管理等全新的领域，与以往狭窄的领域差异可谓巨大。如广东省完成的应急管理系统建设、抗震系统建设、地质灾害及气象预警预报系统建设等政府公共管理服务、辅助决策平台，其中，数字测绘档案成果是基础框架、底层，支撑了上层业务的运行。

4.测绘档案提供利用与国家实施的一系列项目特别是重大项目建设的数量呈正相关分布。一系列重大项目的实施带动了测绘档案提供数量的快速增长，两者的关联性大大增强，呈现周期性变化。第一，重大项目建设由于经济周期的影响，启动的建设项目数量有其周期性；第二，不同性质的重大建设项目测绘档案的需求差别很大；第三，测绘档案的利用也有其应用的周期性。这决定了测绘事业的发展要深度融合到经济社会的建设中，大力生产能满足社会急需的测绘档案。

测绘档案服务管理体系建设研究

测绘档案的管理与服务是一个系统的公共服务工程，即提供丰富、可靠、适用的测绘档案，包括提供模拟地形图产品、基础地理信息数据产品以及其他标准或非标准的测绘档案。笔者认为测绘档案服务体系建设应考虑以下几个方面：

1.重视测绘档案管理与服务工作

测绘档案管理与服务是国际社会普遍认同的一项重要公益性事业，政府应给予重视与财政支持。现今的测绘档案管理与服务已非传统的手工作业，随着计算机技术与测绘技术的深度融合，高档计算机、大型服务器、磁带库、磁盘阵列、大型绘图仪，以及遥感图像处理、地理信息系统、数据库管理等工具已经成为测绘档案工作不可缺少的工具，没有公共财政的支持难以适应现代测绘事业的发展，难以发挥对经济社会建设的保障支撑作用。

2.馆藏档案资源数字化

测绘档案馆保存着大量不同年代的测绘档案，这些地图档案是我国测绘科技发展的真实记载，亦是测绘文化的历史沉淀。由于年代久远或被重复提供查阅利用，这些地图档案存在磨损或失真的危险。通过利用数字化技术将地图档案资料转化为数据资源形式，实现档案资料基于电子文件的形式进行查阅和提供，避免频繁使用档案原件，这对科学长远地保存地图档案资料和方便使用是十分重要的，也顺应了数字档案馆所主张的档案管理信息化的新趋势。

3.档案服务管理信息化

(1)档案目录数据库与元数据库是信息化管理的基础性资源，档案目录数据库主要实现档案资源管理的问题，元数据库主要实现档案资源利用的问题，属于信息资源目录体系。信息资源目录体系是支撑信息资源的开发利用的重要技术基础，作为信息资源共享与交换的基本手段，必将在今后的政务、商务以及面向公众的信息服务中发挥更大的作用。测绘档案是基于地理位置服务的信息资源，可根据空间特性，构建基于网络化的测绘档案目录和元数据系统，实现目录信息资源的空间可视化表达、检索方式的多样化，促使传统的条目式目录向图文一体化转变，单一滞后的交流方式向多样的网络化模式转变。

(2)完善测绘成果副本与目录汇交机制，覆盖国家级、省级、市县级的测绘档案目录与交换体系的建立，是实现跨行

业、跨部门的数据交换机制的重要基础与途径，属于测绘事业共建共享与社会信息化的组成部分。

(3)档案管理与服务系统的开发：建立相关的规范、制度、标准与流程，实现归档与服务的信息化、智能化，能快速、准确满足用户的需求。

4.实现测绘档案由档案管理机构向信息服务机构转变

测绘档案事业作为基础公益性事业，提供公共服务，追求最大的社会效益是测绘档案管理服务机构的核心价值与主题。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来，树立开放的服务理念，改变“重藏轻用”的观念，捕捉社会需求信息，进行测绘档案的深层开发，如在测绘档案的基础上开发各种专题应用、编研测绘档案成果、开展人文教育以传承测绘文化等，通过多种形式、多种渠道向社会各界提供测绘档案信息服务，做信息的服务者，而不仅是保管者。

5.加强测绘档案专业学术研究

以往的测绘服务模式偏地图生产轻服务，测绘档案专业学术薄弱，缺少与档案行业和系统内的学术交流活动和联系，测绘和档案学会中未设置涵盖测绘科技档案技术的委员会。今后必须关注测绘档案专业学术研究，培养研究氛围，创造条件，让更加的人参加到这个体系中来。

6.人才兴档

第12篇

论文关键词：网络；新形式；档案管理；创新服务

一、从服务手段上来革新

建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进1步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第1时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势要求，进1步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆（室）全部建立现行文件服务中心，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

二、服务领域上的扩展

信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等1切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单1需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 转贴于

兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何1个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立1个完整的社会信息系统，实行1体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

三、学校档案服务创新的主要任务

面对高校档案部门“生存”的现状，既不能依靠“上帝”的仁爱，也不能坐等学校的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。

（一）进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。因此，立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基更在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作，全面推进常规归档与即时归档的相结合，大力开展校史人物、校史资料和社会媒体对学校工作报道等方面的征集工作，为学校历史站好岗，为学校今天服好务，为学校明天积累好精神财富。

第13篇

关键词：网络环境;高校档案;管理;信息服务

一引言

全球网络化浪潮随着现代信息技术的飞速发展而兴起，从而造成了以现代信息网络为基础的新信息环境的高速形成和发展。在这样的环境下，导致了高校档案及其功能与形式、工作方式、服务内容、服务方式和服务对象在发生变化。同样也影响到了高校档案的管理模式和管理方式。面对新的挑战，关键在于如何对档案的管理进行根本性的变革。

二高校档案管理面临的新环境

信息网络技术的发展，带来了很多的有利因素，以及引起信息社会对信息需求的不断增加。也带来了一系列的转变，传统档案数字化、网络化、虚拟化，将档案从传统解脱，从而面对整个信息环境来组织、选择、使用各类信息资源及信息服务方式。“网络档案”或称“虚拟档案”这样的新名词就这样诞生了。网络档案作为现在信息网络的核心部分，是未来的发展趋势，也是高新技术发展的必然产物。

网络时代的环境下，档案形态发生了很大的变化，它的工作也发生了重大的变化，重心将落在信息资源的开发和利用上来。档案是信息网络上的一个重要环节。档案是要随着时代环境的变化而变化的，需要在网络环境下不断调整自己的定位和姿态。与此同时，档案的工作人员也需要不断调整自己的行为，提高素养以适应形势发展。

三高校档案管理面临的新要求

一个良好的信息网络，可以为高校的档案信息服务和信息资源创造一个非常好的环境。但与此同时，也为高校的案信息服务和信息资源提出了严峻的挑战，主要表现在以下几个方面：

（一）信息服务人员素质方面的要求

信息技术高速发展的年代，高校档案信息资源的数字化已经是个重要的趋势。在过去，档案室大小和材料多少是衡量档案的地位和作用的一个标准 ，而现在这种标准主要表现在信息服务手段是否自动化、信息服务形式是否多样化、信息服务质量是否高效化、信息服务资源是否网络化、信息服务对象是否全球化和信息服务人员是否高素质化等等方面。因此，要求信息服务人员必须具有各方面的良好素质：计算机，英语，网络，软件，数据库以及其它领区的知识是不可缺少的，而信息的检索能力是更加要熟悉的。

（二）信息服务方式的要求

高校档案的信息服务应改变以保管为主，被动式的信息服务方式。高校档案信息服务人员应积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料的咨询，提供查询和资信服务，为用户提供更好的服务。

四高校档案管理及服务的新对策

管理和档案一样需要电子化、数字化，我们要从多方面来进行调整，这几个方面主要表现在：

（一）改变传统档案建设思想，开发和利用网络信息资源

高校档案必须摒弃“大而全”的思想，根据高校自身的特点积极合理利用网上资源，以此来不断的推广和发展自己的资源，加强自身的管理。

文件材料完整齐全和尽可能满足利用，是高校档案规范化建设的最大化的目标。这就需要我们做出大量的工作来加强过程的控制，需要从根本上来重视材料的收集与应用，并且需要做到每项工作的开展与文件材料收集同步，项目质量检查与档案检查同步。工作激励机制是一项很好的制度，这样可以保证文件材料的质量，建立一个合理的监督和管理制度来监督材料的管理和监督。档案工作的最终目的是的档案的合理利用，也是检验档案价值和档案工作水平的非常重要的因素所在。教学工作水平评估工作对于各高校来说是一个非常好的机会，可以帮助学校慢慢的建立起高校档案资源信息化建设，建立各种专题档案数据库、重点学科建设数据库、历届毕业生数据库等等，实现档案管理现代化，使档案工作的各个环节以更高的效率为高校的各项工作服务，实现档案信息资源的共享等等。

（二）开展档案际交流与合作，实现网络信息资源共享

高校档案建设需要打破自我封闭的状态，一方面要将自己的优势条件放到网上去，加强各地区各学校的交流与合作，另一方面要加强横向联合，寻找别人的长处来弥补自己的短处。例如加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作。广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享，实现优势的相互利用，相互促进与发展，以此达到“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享”目的。

（三）提高档案员素质，强化档案员的服务意识

档案员整体素质的提高无疑是保证网络档案高效运行的根本保障。要真正的实现档案从传统到现代化的转变，创立全新的网络档案形态，高素质的档案员是相当重要的一个因素。各高校应该根据自身的条件有计划、有目标、有步骤对加强对工作人员的培养。注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高，重视开展业务进修和培训工作，重点加强对他们的继续教育。使档案员不仅拥有档案管理的专业知识，热爱档案管理事业，还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作，系统的维护。以及档案信息安全防范意识和技术。

（四）学校领导要高度重视 加大资金投入

《高等学校档案管理办法》强调：高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。还进一步规定高等学校应当设立专项经费，促进档案信息化建设，加快数字档案馆(室)建设，提高档案工作服务学校和社会的能力。思路决定出路，只有高校领导认识了档案管理的重要性，才能从思想上重视档案工作，并且从经费、设备、库房等方面给予支持和保证。配齐硬件设备和档案管理软件，实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能有条件运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。

五 结束语

我们要从网络环境档案、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案管理对策等方面来正确理解高校档案的重要性。网络时代的不断发展，人们的思想观念也随着发生了变化，人们的生活方式不断变化，高校档案的发展问题也存在着很大的挑战，立足现在、抓住机遇、改变观念、准确定位、改进管理、把握档案是现在高校档案发展的一个重大趋势，只要好好利用这些方面的因素，高校档案事业就一定会创造巨大的辉煌。

参考文献：

[1]丁申桃，互连网络与档案信息服务，情报学报，1998(2).

[2]李爱齐，网络环境下的档案工作，图书情报工作，1998(3).

[3]程亚男，网络化趋势与档案发展观，中国档案学报，1998(4).

[4]李传军，网络环境下信息资源的住址管理，图书情报工作， 1999(2).

第14篇

关键词:人性化 人事档案 管理服务

中图分类号:G271 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)10-222-01

传统的档案管理模式是物本管理,档案员工作重点在于整理、保管档案和日常利用工作,而在建设和谐社会的今天,档案工作的核心应该转到服务上来,其目标是让利用者满意,确立以人为本的服务理念,更新服务观念,最大限度地满足利用者的需求。从管理与服务的内涵出发,人性化要求符合人的需求的行为,人事档案人性化管理与服务是上级和下级之间,档案员和使用者之间在档案工作中的互动形式。一方面,以尊重、关怀使用者为宗旨,与使用者进行心贴心地沟通、交流,建立相容、平等、互利的关系,创造和谐、温馨的文化氛围;另一方面,任何一个组织都是一个有机的整体,组织中各个部门之间相互协作、配合才能正常运转,档案工作中的人性化管理与服务能够在组织机构的运转中发挥作用,使组织的正常功能得到高效发挥。

一、档案工作中的人性化管理

人本管理作为正确认识和处理人与其他生产要素的辩证关系,重视人的智慧、创造力及其主导、能动和决定性作用,将人作为“活力源”而形成的关于人的科学理念。人性化的管理则是将组织中的每一个个体作为关注中心,把调节、控制和管理人的行为看作是管理好整个组织系统的关键,把调动人的积极性和创造性看作是搞好整个管理工作的根本。

1.管理方式的变更。传统的管理把人视为经营的手段、人仅仅是机械的延伸、研究人只是为了提高人的工作效率,而在人性化管理中,人是管理的目的,以“人”为中心,把人各层次需求的自我实现作为管理的核心,创造一种促进人不断学习和积极发展的氛围,使之成为组织成员的共同愿望,使组织成员自发进行内在的知识积累,然后在此基础上实现个人及组织潜力的外化,形成个人的自我实现和组织的创新发展。

档案管理工作虽然人员较少,组织结构简单,但也存在着个人目标与组织愿景协同一致的问题,重视情感管理,营造舒畅、和谐的工作环境同样显得重要。通过情感管理可以激发人的动力,充分发挥其积极性和创造性,提高管理效能和服务质量。

2.管理制度的柔化。柔性管理的最大特点,在于它主要不是依靠权利影响力(如上级的发号施令),而是依赖于员工的心理过程,依赖于从每个员工内心深处激发的主动性、内在潜力和创造精神,因此具有明显的内在驱动性。档案管理层级在人员、组织方面存在着有利条件,比如服务的专业性、针对性强,应用上更显直接;工作开展灵活性高,往往一人身兼多职,责任划分清晰,不易相互扯皮推诿;人员结构层次少,便于提高管理的科学性、准确性和系统性;传递信息及时有效。结合这些特点,更应该发挥灵活高效的优势,引入柔性管理手段,为各项业务的开展创造有利条件。除了针对各级档案管理人员,档案管理还有面向使用者的一面。在目前表现得较为突出的矛盾通常集中在制度层面。比如档案借阅时对借阅者戒心重,处处登记,时时监督,手续繁琐,使利用者处于被防范的地位,易产生逆反心理和对立情绪。引入柔性管理,在具体的条款内容上,既作出严格规范,又要采用委婉、温馨的语句取代“不准”、“不允许”、“严禁”、“不得”等强硬语句,以提醒的方式沟通,切实体现对使用者价值和权利的充分认同,将人文关怀外显于各个业务环节和服务细节中,这样才利于建立良好融洽的关系,才能将硬性的规章制度柔化为人性化的基于自律的管理模式。

3.管理人员素养提升。档案管理建立在一系列的制度、流程和信息技术上,但最终还需要既有良好职业道德,又拥有专业档案管理及其他相关学科的知识,并掌握计算机技能的工作人员来实现。档案员的素质应当不断地通过岗前培训、日常业务培训、双向交流、派出学习等方式提高。档案员所具有的服务意识、服务能力、服务礼仪等对使用者的心理有很大的影响。如果在服务过程中不仅有“百问不厌”的服务精神,而且具备“百问不倒”的服务素质,态度和蔼、诚恳,服务积极、认真,说话和气、礼貌,这种和谐的人际氛围很自然地会被对方所接受、所感染,服务的价值也将得到提升。另外,身体动作,面部表情,穿着打扮,空间利用等在内的非语言因素也将在很大程度上反映职员的职业素养。在建立培训交流机制的同时,完善监督、考核机制也是各级档案员素质提升的有力保障,通过对工作的完成情况、绩效结果、群众评议的考核考查,可以查缺补漏,发现问题,及时改进,同时也是增强档案员的责任意识,激发其内在动力,主动地提升自身素养、提高工作效率的有效途径。

二、档案工作中的人性化服务

档案工作中的人性化服务应该是一种以人为本的服务理念和方式,它以尊重、关怀使用者为宗旨,与使用者沟通、合作,提高使用者对档案工作的满意度,促进档案所承载信息效用的最大化。有学者将人性化服务的特征归纳为:服务理念的人本化、服务态度的人情化、服务方式的多样化、服务设计的人格化和服务环境的生态化。

1.服务理念变革。传统的档案管理以“物”为本,重“物”轻“人”的现象由来已久。人性化服务理念要求服务从以档案为中心向以使用者为中心转移。档案工作的目的是为了应用,要实现其价值就必须树立以使用者为中心的服务理念,档案员要从使用者的实际需要和利益出发,理解、关心和尊重使用者。服务导向要求档案员不仅要以现实需求为主,还要能够预见和挖掘服务对象潜在的需求及其变化趋势,利用自身具备的专业知识协助使用者准确表达信息需求,进而将档案工作的开展建立在具有科学依据的分析判断之上。例如本单位职工的人事档案保存在上级管档机关,不方便及时查阅,提供信息时,本单位可以与人事档案相对应,为专业技术人员建立技术档案,提供考核、学历、职称、奖惩等方面的信息材料,可以保存重份人事档案材料或档案复印件,为职工提供及时方便的信息查询服务。

2.归档方法改进。人事档案是个人基本信息、学习及工作经历、德、能、勤、绩、奖惩状况的综合记录,是历史、全面地记载个人综合信息的载体,是各级组织考察、了解和正确选拔、使用人才的重要信息和依据,它在人才的选拔、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。归档材料一直以来是由组织人事部门收集和管理的。这种“背靠背”方式形成的个人档案,难免发生错误。因此,归档内容的透明化也成为档案人性化服务的一个改进方面。收集个人信息要公开,收集的方式方法程度要让当事人知道,人事档案的建立者和管理者应以适当的方式告知当事人其人事档案的建档的程序和内容,当事人知悉有关个人档案的建立、处理、保存和利用的情况,当事人如有需求,可以查询本人档案目录。这样做利于消除个人对人事档案的神秘感,更好地发挥人事档案的作用。

3.工作环境优化。人性化的环境,能超越其物化外表,而成为精神的、人为的审美世界,成为一种可以对使用者施以教化的富有审美意义的文化环境。物理环境方面,布局合理、环境优美、标识醒目、具有个性的阅档室服务环境,足以使使用者感受尊重知识、尊重人才的人文关怀,营造人性化服务环境,必须从观念和设计入手,将情感化、以人为本的理念贯穿其中。阅档室墙壁上应标明归档制度、借阅制度、保密制度等事项,室内温度、湿度、光线、色彩力求令人舒适愉悦,除库房外,可有盆景、花草的点缀,高雅字画装饰,人文关怀的功能布局,会使利用者减轻工作的紧张感。人文环境方面,工作人员应该提高服务意识、端正服务态度、提升服务质量,通过文明用语和恰到好处的体态语言使读者产生宾至如归的感觉,努力营造一个和谐的环境,使使用者能够全方位地感受到环境与人的亲和力,真正为其营造一种无微不至的人文关怀环境。

第15篇

论文关键词：网络；新形式；档案管理；创新服务 

一、从服务手段上来革新 

建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进1步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。 

建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。 

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第1时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。 

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。 

开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入wto后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势要求，进1步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆（室）全部建立现行文件服务中心，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。 

二、服务领域上的扩展 

信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等1切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单1需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 

兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。 

加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何1个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立1个完整的社会信息系统，实行1体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。 

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。 

三、学校档案服务创新的主要任务 

面对高校档案部门“生存”的现状，既不能依靠“上帝”的仁爱，也不能坐等学校的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。 

（一）进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。因此，立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基更在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作，全面推进常规归档与即时归档的相结合，大力开展校史人物、校史资料和社会媒体对学校工作报道等方面的征集工作，为学校历史站好岗，为学校今天服好务，为学校明天积累好精神财富。