电子档案管理要求范文

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第1篇

关键词：电子文档；管理；利用

电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同，给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理，更好地为企业的经营决策提供服务，是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。

一、电子文档的优势

首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”，其利用的人数、时间、地点都受到限制，而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文档“有形”的观念，使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的，而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者，因为数字化文档的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使文档的原件不会受损，如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下，电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知，纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加，导致纸张载体被损耗，字迹也越来越老化，纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同，电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤，正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子文档的载体中，也不会受到影响。

二、电子文档管理存在的问题

（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸，遵守保管要求，一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备，如果没有设备，就无法读取，同时，电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。

（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文档，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。

（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容，给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同，因此电子文档须先转为规定格式后才能归档，也增加了电子文档归档的难度。

三、加强电子文档管理的措施

（一）档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要，更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现，其保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施，对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等。此外还要做好安全防护，保证电子文档的内容和载体安全。

（二）制定行之有效的管理制度和办法。要明确规定电子文档管理的有关要求，例如电子文档格式：文字型电子文档的通用格式为TXT、XML、RTF，扫描型电子文档的通用格式为PDF、JPEG……对于通过其他途径收集的不符合上述格式的电子文档，具备转换条件的要尽量转换，如无法转换，则将相关软件一并收集。此外，要注明有关参数，如用CAD或绘图等设备取得的图形电子文档，注明其软硬件环境和相关数据；对通用软件产生的电子文档，收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。只有这样，才能保证在操作系统和工具软件版本升级的情况下仍能保持电子文档的可处理性。

第2篇

【关键词】 医院管理  电子档案  问题  对策

        随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

        1  医院电子档案管理中存在的问题

        1.1  档案管理职责不明确，管理线条多

        医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

        1.2  医院电子档案管理的意识和制度不健全

        有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

        1.3  电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

        由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

        1.4  档案管理人员素质有待提高

        由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

        1.5  档案管理硬件不能满足要求

        医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。

        2  提高医院电子档案管理的对策

        2.1  建立完善医院的档案管理网络

        医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

        医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

        2.2  制定相应的电子档案管理制度

        要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

        2.3  加强培训，提高认识

        档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

        2.4  加大档案管理的投入

        电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

        随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。 

参 考 文 献

[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.

第3篇

【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策

随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1 医院电子档案管理中存在的问题

1.1 档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4 档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5 档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于

2 提高医院电子档案管理的对策

2.1 建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2 制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3 加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4 加大档案管理的投入

电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

参 考 文 献

[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.

第4篇

一、中专学校电子档案管理现状

现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：

（一）工作过量

立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。

（二）信息化水平过低

现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。

（三）变动量过于频繁

中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。

这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。

二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施

根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：

（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性

第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

第5篇

1.1电子档案的管理不规范

随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。

1.2缺乏电子档案管理人才

有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。

2信息时代电子档案管理的策略

2.1建立相关电子档案管理规范

医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。

2.2加强电子档案形成管理

针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。

2.3加强对电子档案的安全管理

制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。

2.4提高电子档案管理人员素质

电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。

3结语

第6篇

关键词：中学；电子档案；建设策略

本文在分析当前电子档案建设工作形势的基础上，主要探讨中学电子档案管理工作存在的问题以及有效的应对策略。

1中学电子档案管理面临的新形势

1.1档案使用价值不断增加

电子档案的使用价值已经明显的超出传统的纸制档案，电子档案不仅可以记录学生更丰富的数据信息，而且可以延长档案数据信息的保存年限，并且有着极高的数据开发价值。首先，电子档案满足了人们的随时查阅和使用需求，可以同时供给多方面共同使用。其次，电子档案提供了更详实丰富的信息，可以进行综合的数据分析，可以实现借助互联网渠道的快速传递。第三，电子档案提高了数据信息的安全性，肩负了时代对学生档案管理工作需要，可以说学生电子档案正面临着海量、多形式数据存储、高速数据传递目标，全面检查有价值信息的信息化时代。只有围绕着信息化时代的需要，不断完善中学电子档案的质量，才能满足工作需求。

1.2管理标准要求不断严格

在信息技术时代，档案的标准化要求越来越高，学生档案已经不仅仅是由学校保存，而且还要提供给上级学校和教育主管部门进行大数据分析，为教育决策提供基础性的数据。当代社会对电子档案的标准化要求将不断提高，这就要求中学电子档案建设以标准化管理的方式进行。首先，要提高档案整理工作的质量，突出档案电子化的标准化水平，在保证档案数据安全的前提下，尽可能的实现档案的分类存储、检索。其次，保护档案合理规范利用，提高档案管理效率，严格保证档案数据可以在有效数据环境下进行传递，可以进行相关数据信息的汇总分析。第三，实现档案管理的统一标准，落实国家及省市相关部门的电子档案管理要求，经得起相关部门的检查，做到对电子档案事业负责。

2中学电子档案建设存在的问题

2.1领导不重视

初中电子档案建设工作需要必要的软硬件支持，但是，由于学校领导对电子档案管理不重视，导致电子档案建设工作效率较低，没能提高中学电子档案建设质量。首先，学校领导不能经常性的督促电子档案管理工作，不能保证电子档案制度落到实处，制约了电子档案建设的发展速度。其次，还有的领导存在重管轻用的问题，没能根据实现工作需要开发出多种实用的电子档案功能，致使电子档案的应用价值不高。第三，当前中学生电子档案制作要求不断提高，但是有的学校没能引进必要的设备更新，领导没能在电子档案管理中给予必要的支持，影响了中学电子档案建设的速度。

2.2管理人员素质不高

管理人员的专业素质是影响中学电子档案建设工作水平的重要因素。首先，兼职的中学电子档案管理人员不具备责任心，没能抽出更多的精力用于电子档案工作。其次，有些专职的电子档案管理人员没能经过必要的电子档案管理培训，电子档案维护效率不高，严重的影响了电子档案建设质量，。第三，还有的中学电子档案管理人员的专业能力不强，没能结合学校实际情况开展有针对性的电子档案管理工作，导致电子档案没能发挥出实际应用价值，因此影响了中学电子档案事业的发展。

2.3管理工作不规范

提高中学电子档案管理水平，源于执行较高的电子档案管理工作标准，形成严密的电子档案管理规范。由于中学电子档案管理缺乏必要的规范制度，因此影响了电子档案管理效率。首先，有些中学缺少必要的电子档案管理制度，导致电子档案管理随意性大，存在管理疏漏较多，导致电子档案录入不齐全等问题。其次，没能根据实际情况的变化及时修订电子档案管理制度，电子档案管理制度不适应实际管理工作需要，导致电子档案管理被迫适应形势发展，电子档案管理没能走在形势前头。特别是在当前学生择校多、比业出路多的现实情况，学生电子档案管理更应当完善相关制度。

2.4设备不完善

必要的基础设备是电子档案管理的前提，由于电子档案管理作用没能充分发挥，学校领导不重视电子档案管理工作，导致学校电子档案管理设备更新不及时。首先，有的学校没能结合电子档案管理工作的形势需要使用新版管理软件，导致电子档案管理的兼容度低，影响了上级和相关学校的调阅。其次，有的学校软硬件设备更新慢，不仅影响学校电子档案管理工作效率，甚至还可能带来电子档案管理工作的风险，使电子档案无法在网络环境下安全使用。第三，电子档案管理还需要相关辅助设备，而有的学校只配备了计算机和互联网，没能配备必要的扫描仪等，也没能配置必要的专业视频、图片处理软件和高配置硬件，导致电子档案各类形式单一，没能实现高效存储电子档案数据目的。

2.5上级指导不及时

中学电子档案管理不仅要纳入地方教育行政部门的监督和管辖的范围，而且地方档案管理部门也应当担负起业务指导任务，全面加强电子档案的管理工作。首先，教育行政部门还没能加强对中学一级学校的电子档案全面管理，往往只注重学生的电子学籍管理，没能就学校建设的全部档案进行电子化，导致学校电子档案管理存在片面化发展问题。其次，还有的地方档案管理部门没能对学校进行必要的业务指导，导致学校电子档案管理的专业性不强，影响了电子档案事业的快速发展。

3中学电子档案建设的主要策略

3.1制订严格的电子档案管理规范

为了全面提高电子档案管理工作的质量，减少中学电子档案建设的滞后性问题，实现系统化电子档案管理目标，必须推行严格的电子档案管理标准和程序。首先，在中学推行统一的电子档案管理标准体系，实现电子档案管理的标准化与规范化，做到从原始档案到电子档案过程的全面细化。其次，标注好电子档案的内外部特征，保证电子档案是有效数据的集合，提升电子档案内容与形式的准确性，实现电子档案高密度存储，并且加强对电子档案二次加工，全面提高电子档案的质量。

3.2提高电子档案管理软硬件水平

做好电子档案的管理工作，必须使用科学的电子档案的检索与存储工作，要加强电子档案的数据库建设，要根据学校实际情况，建设自己的电子档案数据库，使得关键数据信息得到有效存储，提高电子档案的保存和使用能力。第三，不断依靠行政主管部门对电子档案管理人员进行专职培训，提高电子档案教师的职业素养，提升学校自身的档案建设能力。

4结论

信息技术的快速发展，为电子档案的管理和建设提供了更为有利的契机，只要不断更新电子档案管理技术，提升专业人员的能力素质，取得相关部门的大力支持，遵照相关工作制度要求，就能提高电子档案管理质量。

参考文献

[1]白文珍,李红英.新形势下初级中学电子档案建设工作初探[J].中国市场，2017(3).

[2]陈宝萍.加强我国信用档案建设的思考[J].兰台世界，2013(S3).

第7篇

关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

参考文献

第8篇

企业档案部门要更好地迎接新技术革命的挑战，就必须从现在开始尽快认清形势，顺应时展的潮流，采取得力措施，尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，加强对企业电子档案的管理，以适应企业档案管理工作发展的要求。在这种形势下，企业电子档案如何管理也就成了企业档案部门面临的新任务、新课题。

一、企业电子档案管理存在的问题

（一）对企业电子档案管理重视不够。

少数企业领导错误地认为企业电子档案管理就是收收管管的事务性工作，和企业安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的，也不理解电子档案管理的重要作用和意义。与此同时，一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题，对企业电子档案管理没有足够的认识，对电子档案管理存在不少误解，有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案，而将电子档案拒之门外，或者只作为资料或副本保管。正是由于一些领导的不重视和部分企业的档案管理人员自身就对电子档案管理不够重视，导致企业电子档案会出现归档不及时、遗漏等现象的发生。

（二）企业电子档案管理规章制度不健全。

一些企业电子档案管理规章制度不健全，企业电子档案管理规章制度相对滞后，对企业电子档案管理的要求不够明确，使企业电子档案管理往往无规可蹈、无章可循，不能满足企业电子档案管理的需要。由于缺乏企业电子档案管理规章制度，现有规章制度对电子档案的管理问题没有针对性的规定，一旦电子档案出现受损情况时，往往无法通过相应的法律法规进行有效的界定。有些企业虽然已经建立了一些管理规章制度，但是在实际的执行方面力度不够，效果自然也不够好。

（三）企业电子档案存在一定的安全隐患。

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，企业电子档案在发送、接收、保管、归档时面临着病毒的入侵，同时也存在被窃听、泄密、篡改和伪造的可能性。尤其是对于企业档案部门来说，由于电子档案的修改、复制相对容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹；另外，互联网病毒也会侵入到企业电子档案管理系统，并在网络中不断扩散，一旦造成到病毒侵犯，电子档案将会出现丢失、打不开、无法正常使用等情况。

（四）企业电子档案管理人员素质有待提高。

很多企业电子档案管理人员都不是档案专业毕业的，缺乏较强的专业知识和技能，对电子档案管理也是相当的陌生，进而在实际工作过程中经常会出现各种各样的问题。从目前来看，许多企业档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，企业电子档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，无法对电子档案进行有效管理，企业档案队伍的素质与企业电子档案管理的发展还不相适应。

二、加强企业电子档案管理的对策

（一）提高对企业电子档案管理的重视程度。

电子档案的出现也就是近些年的事情，对许多人来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传，才能提高人们的认识。尤其是提高档案管理人员，还包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等的档案意识。通过增强档案意识，使企业从上到下摆脱传统管理理念的束缚，真正认清电子档案管理的重要意义。因此，我们要想将企业电子档案管理做好，就必须说服企业领导及有关人员，让他们能真正地意识到电子档案管理的重要性，进而支持电子档案管理。只有不断地提高企业领导及有关人员对电子档案管理的重视程度，才能使电子档案管理快速、健康地发展。

（二）健全企业电子档案管理的规章制度。

企业电子档案管理仅有理念引导和技术支持是不够的，还需要有完备的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企业电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，还必须制定符合自身实际的电子档案管理规章制度。这些规章制度的制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映企业档案信息化的应用水平。对于企业来说，必须不断健全现有的电子档案管理相关规章制度，将责任明确到部门和个人，对电子档案在生成到利用进行严格和全过程的管理和控制。要通过完善规章制度，探索企业电子档案管理规范化的道路。

（三）确保企业电子档案的绝对安全。

对电子档案面临的信息安全问题，企业必须给予足够的重视，及时采取有效的措施，不断加强对电子档案的安全管理。首先，可以在系统内部设置专门的访问控制技术，即要求必须输入密码才可进入，此外，还应该构建文件的备份和恢复系统，一旦发生信息的丢失，只需?_启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防，要建立防火墙、入侵检测系统等措施，进而能够在一定程度上避免其受到外来侵犯。在电子档案接收、鉴定、存储、应用等环节，也要提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险。

（四）强化企业电子档案管理人员的素质。

企业电子档案管理是一项需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的工作，要求企业电子档案管理人员不仅具有档案学基础理论知识及专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机及现代通信设备来操作网络化管理信息系统。为此企业要以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强企业电子档案管理人员队伍建设，不断提高他们的专业知识和技能，使他们掌握最新的管理技术，进而能够做好电子档案管理。

第9篇

1 电子档案管理的作用

电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。

1.1 管理电子化

在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。

1.2 资源扩展智能化

往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。

2 从操作内容分析电子档案管理的优势

2.1 真实性

相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。

2.2 操作性

传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。

3 从操作环节分析电子档案管理的优势

3.1 鉴别整理

传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。

3.2 存贮

传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。

4 信息技术在电子档案管理中的改进

4.1 提高电子档案信息的安全性

将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。

4.2 提高档案信息电子化的覆盖率

目前信息技术应用下的电子档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找、使用和管理，降低差错率。

第10篇

引言

高校在日常档案管理工作中，大量的档案不断随着用户的增加而产生，除用户外，各种工作以及项目的运行，也会增加档案的数量。数量如此庞大的档案必须经过科学的管理才能实现妥善保管、有效利用，档案管理的不合理会对的各项工作产生不良影响。大数据时代下只有采取电子信息式档案管理模式才能够实现对数目庞大的档案进行快速高效归档管理，将杂乱的档案归入科学有序的信息系统中。

一、大数据时代档案管理的现存问题

1.管理人员缺乏科学的管理理念

当前高校档案管理工作中存在一系列障?K因素，表现在认识不到大数据时代档案管理的具体特征。学校内部从负责人到管理人部分都缺乏对档案管理工作的改革意识，档案管理的规范性和科学性严重缺乏，管理人员固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。大数据时代档案管理要求其与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到大数据时代档案管理的定位及挑战性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

2.管理技术缺乏先进的设备支持

大数据时代的档案管理意味着建立电子管理系统从而实现对数据信息化管理的效果，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化改革，并与信息技术接轨，实现信息化管理。档案管理设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作信息化的实现。但是，从目前情况来看，基于计算机平台的电子档案管理系统建设的进程过于缓慢，很大程度上与资金投入量过小、经费支持不足有关，档案管理部门的融资情况不好。然而，高校的档案管理正在面临传统模式的困境，档案的管理工作安全性不高，纸质的档案存在自身物质性的局限，存放时间过久的档案可能产生变质的情况，稍有管理不慎就会出现受潮，霉变或虫噬等问题。况且大数据时代下电子文件的处理能力欠佳，管理服务水平不高，都对档案管理工作造成困扰。

二、大数据时代档案管理的改革之路

1.构建电子档案数据系统

大数据时代下档案管理必须依靠信息平台，将信息化管理理念与技术引入档案管理工作，形成彻底改革，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便捷。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理信息化建设的成败，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程[1]。

2.完善电子档案管理设备

学校往往只是认识到电子管理系统对档案管理工作的促进作用，却没有认识到电子技术平台的成本要求，依然采用较为落后的管理设备，档案的管理环境也存在诸多弊端，给档案管理的改革优化造成一定阻力，档案始终管理不善正是由于信息化设备不足导致的。当前仍有部分高校的计算机硬件标准不过关，或者根本没有为档案管理工作者配备信息化办公设备。档案数据化管理软件也需要定期更新，不断优化升级，才能使电子档案管理系统正常运转工作。因此，必须在软件和硬件两个方面不断加强技术维护，促进档案管理水平符合大数据时代的要求。

3.培养电子档案管理人才

大数据时代下档案管理改革的根本动力在于人才。因此，高校若要实现档案管理的现代化转型，首先要从培养技术型人才的方向入手，必须不断加强对档案管理工作者信息化管理技术的培养与考核，从而提高大数据背景下档案管理的质量和效率。单位一方面应对在职的档案管理人员实行岗位培训，聘请专家实地讲学指导，从思想意识和技术能力两方面加强对档案管理者的优化提升。另外，单位应不断吸纳电子高科技人才加入档案管理工作，从而优化档案信息化管理人才队伍。最后，单位应就档案管理人员操作电子管理系统的规范性提出明确要求，建立一套严谨、安全、科学的电子档案管理制度，加快档案管理改革的进程[2]。

第11篇

纸质档案管理

长久以来，纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案，通过检索手段就可查询相应信息资料，无需使用科技设备，而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存，这点与电子档案存在较大的差异。地质单位的资料同样如此，通过建档相应地质资料，形成可供查询的地质资料信息库，能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点，其管理特点也比较突出。纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面：第一，纸质档案存储所需空间巨大，工作量大，管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式，决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说，更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全，同时，也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二，纸质档案整理编修难度高，工作强度大。对于纸质档案管理者来说，最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看，当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时，或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后，就需要对原有的纸质档案信息进行更新，这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入，在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段，这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况，对原存档的档案进行编修。第三，纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如，纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等，在管理上都需要采取相应的措施，而这些也只是预防性基本措施，当不可抗力和意外事件发生时，对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的，诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的，只能在管理中设置相应预防性措施，这些都为纸质档案管理增添了难度。

电子档案管理

电子档案特点依托电子信息技术存在的电子档案，其本身的特点十分鲜明，一方面体现在内容的多样性，另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看，由于引入了电子信息技术，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容，让更多信息形式存入档案成为可能。以地质资料为例，过去纸质档案中收纳资源地貌、资源构成等方面的信息，只能通过文字和照片形式进行初步认识，要对地质信息进行深度了解，只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价，这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助，增强了信息使用效率。而从存储空间上看，电子信息技术通过对信息的数字化，将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中，极大地降低了存储空间，更降低了档案管理的难度。电子档案管理特点从电子档案的特点来看，电子档案的管理也具有一定的特色，可以从三个方面进行概括：第一，电子档案管理技术含量高，对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案，电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外，还需要有一定的信息技术使用能力。例如，地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时，需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力，以保障信息更新的准确性。第二，电子档案整理编修难度虽然降低，但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式，例如对文字图片与音视频信息的编修，不再是简单的文字编辑工作，涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作，这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三，电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导，但档案管理人员也需要关注数据库安全问题，及时对存储档案数据库情况进行了解，检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。

纸质档案与电子档案管理比较

对纸质档案与电子档案的差异进行比较，有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识，降低其存在问题带来的影响，从而更好地进行档案信息化工作。存储形式决定的管理环境的异同将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较，能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看，纸质档案的存储是以实物空间实现的，这种存储形式受到纸张保存要求的限制，对其所在场所湿度、温度等都有一定要求，否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同，不受限于物理空间，但同样面临这种风险，其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求，一旦存储元器件受到伤害，其保存的信息同样会面临巨大风险，这是两者在面临风险时的相似之处。而两者所面临风险的不同则较为直观，相对来说，纸质档案对物理环境的要求较高，需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预，即便采用某些设备进行温度和湿度控制，也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求，目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说，除了极端尘埃和磁场的场所外，电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。从两者比较的结果来看，纸质档案对管理环境的要求更为严苛，而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是，传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的，不会瞬间导致信息湮灭，其发现问题是可以修复的，只是需要做大量的工作；但是电子档案如果受到极端环境影响，将会出现所有信息瞬间湮灭的可能，且难以修复。信息查询方式的异同从查询方式来看，纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的，两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置，从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式，需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置，再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行，其检索方式可以有多种，包括关键词、时间等定位信息的存储位置，进而获得所查询的信息。相较于纸质档案信息查询，电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息，无疑是更为高效、精确的。当然，电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现，而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例，若要查询“内蒙古地区”相关信息，计算机所定位的只是单纯的字段、指令，但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。

档案管理信息化对策

通过对纸质档案与电子档案管理的对比可以看到，对于当前事业单位进行档案管理信息化而言，要进行高效的档案信息化建设工作，不是简单地将信息化技术引入档案管理工作中，而是需要在明确两者异同的基础上，同时考虑到当前档案管理在制度、管理人才方面的不足。对此，提出几条纸质档案管理信息化的对策。强化档案管理信息化建设目前，事业单位纸质档案管理的模式已经十分成熟，但是档案管理信息化程度有限，纸质档案管理在转向电子档案管理的过程中存在一定风险，因而各事业单位需要强化档案管理信息化建设力度。通过对比纸质档案与电子档案，得知应当在梳理目前事业单位纸质档案管理现状的同时，加强对电子档案管理的深刻认识，以便能有效、有步骤地将信息化技术引入当前纸质档案管理中，使其为本单位档案管理工作改革助力，这是当前档案管理信息化建设的重点。基于这种观点，事业单位档案管理信息化建设强化工作不仅是对单一信息技术的使用，更追求传统与新型管理模式的有效对接。一方面，事业单位传统纸质档案管理模式不能被抛弃，在向电子档案转型的过程中要考虑两者并行。以地质资源档案管理为例，要选择性地对部分类型地质资源档案进行电子化，尤其是一些传统纸质档案管理模式下查询比较费时费力的内容，同时，对于一些比较重要的地质资源档案，还是应以安全性为第一要务。另一方面，事业单位强化档案管理信息化建设。在加强纸质档案信息化建设的过程中，必须使档案管理全方位覆盖到整个管理周期，要求传统纸质档案管理模式与电子档案管理模式实现有效对接，即不仅要涉及传统档案管理模式存储和使用这两个主要过程，还要在建档、存储、销毁等所有环节实现衔接，通过信息化手段让传统纸质档案在所有环节欠缺的部分得以完善，这样才能发挥出档案管理信息化的作用。

强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性

在事业单位档案管理信息化过程中，纸质档案管理不能简单地被电子档案管理模完全取代。从另一个角度来看，这意味着在工作推进的过程中两者必然是共存的，且存在一定的影响。要规避这种影响带来的风险，并且最大程度地发挥出两者的作用，就必须强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性。以地质资源档案为例，地质资源纸质档案在信息化过程中，对极为重要的地质资料档案采用传统纸质档案管理模式的同时，要对部分档案进行电子化，这并不意味着两者完全不相关，而是可以将重要的纸质档案电子化当作新增备份，同时电子化的部分地质资料也并不是从纸质档案中完全剔除，而是管理重点有所侧重。未被电子化的地质资料档案侧重于纸质档案管理模式，电子化的则侧重于电子档案管理模式。信息检索过程同样如此，检索复杂的地质资源信息档案依托电子档案优势，实现检索流程优化，同时纸质档案也能够发挥出电子档案目前难以实现的作用，即前文提到的人工检索所具备的“智慧”，弥补计算机检索信息匮乏的不足。强化两者的依存性，让档案管理逐渐从传统模式向新的电子信息模式过渡，可以避免不必要的风险。提高档案管理人员素养通过纸质档案和电子档案管理的对比发现，管理人员的素养在档案管理信息化过程中极为重要。事业单位要想更好地实现档案信息化，必须拥有除掌握传统纸质档案管理技术之外的信息化管理人才。对此，研究认为目前各事业单位在档案信息化推进过程中必须重视从传统纸质档案管理人才队伍中挑选出业务精通、学习能力强、善于钻研的人员进行信息化管理培养。研究通过对比传统纸质档案与电子档案管理，提出档案管理信息化的对策。当下事业单位对档案管理信息化的重视程度越来越高，在充分考虑传统纸质档案与电子档案管理各自存在的风险的基础上，对两者进行直观对比，能够相对客观地认识到这一过程中的重点工作，并最大程度地规避工作开展过程中的不利因素。基于这一观点，当前事业单位在实际档案管理信息化工作推进中，应兼顾传统纸质档案与电子档案两者，根据自身实际情况进行调整。

参考文献

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第12篇

关键词：电子档案；档案管理；应用发展

中图分类号：K206文献标识码： A

引言

随着我国科学信息技术的不断发展，电子档案已成为当前档案管理中的重要内容，同时，电子档案以其方便、快捷等优点在档案管理中发挥着重要的作用，然而，不容忽视的是，由于电子档案自身特点以及日常管理手段、理念和方法等原因，电子档案管理工作中问题层出不穷。

一、电子档案特点及管理要求

1、电子档案特点

电子档案与纸质档案不同，其主要是通过计算机磁盘或其他设备存储文件，

将相互关联的电子图像或文件集合，多以案卷为基本单位。电子档案分为实体档案和虚拟档案两种，其中，虚拟档案主要用于区别客观存在的档案实体，以比特或字节等表示方式将实体档案信息保存在电脑或网络中，当引入硬件或与硬件相关的细节时，这些比特或字节可被定位到某个网络终端，从而以实体符号向用户呈现信息。随着信息技术的不断发展，近年来电子档案采用光盘、磁盘等介质进行存储。与传统的纸质档案不同，电子档案具有信息存储密度高、信息非人工识读性强、具有多种信息媒体继承性、信息和载体可分离以及系统依赖性等特点。

2、电子档案管理要求

目前，每个行业每个领域的信息化水平都在快速提高，档案管理的信息化也越来越受到人们的关注，其重要性也受到广泛的认同。档案管理的信息化，与传统的手工管理相比，是一个划时代的转变，在管理和利用的高效性、便捷性上具有无以伦比的优势。同时，也对档案管理信息系统的定位提出更高的要求，有很多新的问题摆在面前，主要有以下内容：档案管理信息系统需要管理的档案种类非常多，并且具有复杂性，涉及到的行业也很多，有实体档案与电子档案，这基本上把所有的档案实体类型以及电子档案类型都包含了，并且还要管理到位。与此同时，还要与未来可能出现的档案实体类型与电子类型相适应并兼容。在各个行业中，很多单位都有各种信息系统建立，但是，在经过相应的产生与利用以后，就会有很多信息累计在系统中，并且，这些电子信息的出口也是一个不容忽视的问题，需要按照档案管理的要求来进行管理。

二、电子档案在档案管理中的作用

对多数企业、单位、部门来说，电子档案是新鲜事物。电子档案在日常档案管理中发挥着重要作用，因此，从理念上转变档案管理模式，对加强电子档案管理意义重大。

1、电子档案节省人力物力

传统纸质档案在管理过程中，容易损坏，一般要投入大量人力、财力、物力等进行管理保存，尽管如此，纸质档案还是存在损坏的风险。随着计算机科学技术和网络技术的发展，电子档案应运而生，其作为一种快捷的档案管理手段，一方面为获取档案信息提供了便捷的途径，降低了档案归档或查找的困难，另一方面，降低了档案管理人员工作强度，从而节省了大量人力物力。

2、电子档案有助于提升服务效率

为使用者提供高效便捷的服务是档案管理的最终目的，采用电子档案进行档案管理，在实现档案信息电子化的同时，也提升了档案管理服务效率和质量。电子档案不仅能为使用者提供海量信息，同时也可帮助其在海量信息里面快速查找。然而，对电子档案进行管理，要求管理人员掌握计算机技术等新技术、新技能，从而能游刃有余地进行电子档案的管理。

三、电子档案在档案管理中的应用

目前，电子档案在档案管理中有了广泛地应用，其优点主要表现在以下几个方面。

1、保证了存储时间

为保证电子档案长期可读性，要及时更新其文档结构，一旦计算机操作系统更新或应用软

件更新，电子档案的有效性、真实性和完整性等极有可能遭到破坏，因此，及时更新电子档案文件结构，确保其适应“新环境”。

2、保证其完整性

采用技术措施确保电子档案完整性、真实性、原始性以及安全性，防止一些管理人员随意更改档案内容或制造假档案。

3、节约成本

电子档案和纸质档案根据实际情况可给予双套制的管理模式，根据档案内容的特点，选择性地进行电子档案管理或纸质档案管理，这不仅会降低人力财力物力的浪费，同时，也可确保重要档案的双套归档管理。

4、把握准确性原则

除了要保证电子档案管理的高效性之外，保证电子档案管理的准确性也是提高电子档案管理整体效果的重要措施。为此，我们应准确把握电子档案管理的准确性原则，提高电子档案管理的整体效果。

5、保证其安全性

随着电子档案依赖的计算机技术不断发展，电子档案管理工作难度越来越大，在电子档案日常管理中，不仅要从思想上认识到电子档案的重要性，而且要在技术上确保其安全性，这就要求电子档案的制作者和管理者在日常电子档案管理中要秉承认真负责、忠于职守、精益求精的态度，从而确保电子档案的准确、安全、可靠等。

四、电子档案的发展

1、计算机档案应用范围不断扩展

计算机档案从出现至今,已经扩展到各个领域其中包括各个企事业单位。在许多单位中计算机档案甚至是在逐步取代传统档案的应用。计算机档案以其操作简单、速度快、查找方便、易于携带等特点为广大使用者所偏爱。与此同时在当今计算机电子档案亦是科学技术不断发展的必然产物,各个单位如果不使用计算机电子档案就意味着落后甚至是被淘汰。因此将计算机电子档案管理工作落实到位是当前各个单位所关注的池是必须实施的。

2、计算机档案管理工作操作更加规范

受计算机档案各种弊端的启示,我国在计算机档案管理工作中也做以相应的改变和调整,有针对性地对和计算机档案管理有关的人和事进行调整。首先从人的角度来说进行计算机档案管理工作的工作人员的素质是计算机档案管理工作首要保障。我国已经对计算机档案管理的工作人员进行了相应的培训,以提高他们在操作和管理中的专业能力和综合素质,这在人为这关确保了电子档案管理的规范化。同时制定规范统一的管理格式。在档案传输或是转化的时候使用统一的格式易于操作和管理能够有效地避免信息的丢失和篡改。将档案管理工作的规范化作为电子档案管理工作发展趋势更易于电子档案的管理工作规范化完成。

3、电子档案管理工作超安全性发展

加强电子档案的安全性问题,是电子档案管理发展的必然趋势。存储设备的安全是电子档案管理安全的前提保证。第一加强存储设备安全要注重对计算机病毒的清理,定时清理,以保证计算机在一个安全的环境中运行。第二及时对计算机电子档案进行保存和备份确保一旦发生档案丢失的情况能够及时获取信息弥补漏洞尽可能地挽回损失。第三加强电子档案保密工作。要对存储电子档案的程序或是软件进行加密使想进入电子档案程序的非法分子不能够简单地获取信息。通过以上几个方面的努力我国计算机电子档案的发展会规避许多风险,做到防范于未然安全第一。

结束语

当前，社会信息化发展步伐较快，计算机技术和网络技术得到了空前的发展，随之而来的，日渐增多的电子档案成为档案管理中的主要内容。为了适应当前社会发展，适应档案管理工作需要，加强电子档案管理，确保其准确、完整、可靠地归档及利用，意义重大。在日常电子档案管理中，要结合档案实际情况，运用科学管理方法，顺应电子档案管理规律，做好电子档案管理工作，从而使其在工作需要中发挥重大作用。

参考文献

[1]车红梅,刘光.浅析计算机电子档案管理的应用与发展[J].《中国电子商务》,2012,(15).

第13篇

1在档案管理工作中应用电子信息技术的重要性和必然性

1.1应用电子信息技术是现代社会发展的必然要求

现代社会的发展以及信息化的逐渐普及给档案管理工作提出了更高的要求，在档案管理工作中应用电子信息技术成为了档案管理工作适应现代社会发展要趋势的必然要求。知识经济时代的到来对档案管理工作提出了精细化和规范化的要求，信息化和科技化已经成为现代社会的一个主要标志，传统的档案管理模式已经不能满足现代社会发展的需要了。因此，在进行档案管理工作改革和优化的过程中，必须加大力度引进和应用电子信息技术，提高档案管理工作的有效性和规范性，这样才能更好的实现档案信息资源的共享和利用。

1.2应用电子信息技术是创新档案管理工作的必要条件

人们日益丰富和多样化的信息需求给新时期档案管理工作提出了新的要求，档案管理工作必须加大创新力度才能适应新的社会发展形势，满足人们的信息需求。在档案管理工作中应用现代化的电子信息技术，能够打破传统的档案管理工作中时空的限制，人们可以利用现代化的信息和网络技术进行档案信息资源的查阅和使用。同时档案管理人员也可以利用先进的电子信息技术和档案管理理念完善档案管理工作模式，提高档案管理工作的效率，从而为人们提供更优质的档案信息资源服务，开创新的档案管理服务模式。

1.3有助于实现档案的精细化管理

在档案管理工作中应用电子信息技术，有助于实现档案的精细化管理。这主要是因为在档案管理工作中应用电子信息技术必须要有科学的规范和标准作为工作指导，才能实现档案管理工作人员的优化配置，才能实现利用电子信息技术对大量的档案信息资料数据进行存储、维护、更新、共享等，使档案管理工作的每一个环节、每一个流程都有章可循、有据可依，真正实现档案的精细化管理，提高档案管理工作的整体水平。

2档案管理中电子信息技术的应用实践路径

2.1利用电子信息技术进行档案资料的搜集整理

现代电子信息技术能够实现数据信息的快速录入和更新，能够有效节约工作时间，提高工作效率，同时还能节约档案资料占用的物理空间。在档案资料的搜集整理过程中应用电子信息技术，能够有效提高工作效率。这主要是因为在利用电子信息技术进行档案资料的搜集整理过程中，可以更加方便的对档案资料进行科学的分类，比如按照建档的时间、档案的形式等，都可以通过简单的计算机操作就可以完成，极大的提高了档案搜集和整理的效率。

2.2利用电子信息技术优化档案查阅工作

进行档案管理工作模式优化工作的主要目的就是提高档案资源的利用效率，使档案资源可以更好的为人们提供优质的信息服务。因此，在开展档案管理工作的过程中，我们可以借助电子信息技术优化档案查阅工作，对档案进行科学的分类管理，使查阅档案的步骤变得简单、高效。档案管理部门可以利用电子信息技术开发档案查阅软件，通过软件为用户提供档案的编目查看服务，用户只需输入关键字就可以快速查找到自己需要的档案信息，从而实现档案信息资源的最大共享，同时也进一步提高了档案管理服务工作的质量和效率。

2.3利用电子信息技术做好档案资料的备份、保存和恢复工作

电子信息技术在档案管理工作中的应用除了可以优化档案资料的搜集整理工作之外，还有助于强化档案资料的备份、保存和恢复工作。科学技术的快速发展使得电子档案在档案资料中占据的地位越来越高，很多档案资料都是通过光盘、硬盘等介质进行保存的，而且还有很大一部分是利用软管理系统保存在数据库当中的，其安全性和完整性受诸多因素的影响，这就需要档案管理工作人员要熟练掌握和应用现代化的电子信息技术做好档案资料的备份、保存和恢复工作，保障档案资料的安全性和完整性以及档案数据资料的可靠性，使档案资料能够更好地为用户服务。

2.4利用电子信息技术做好档案资源的开发利用

电子信息技术在档案管理工作中的另一个重要应用方面就是进行档案资源的开发利用。网络资源的日益丰富和多样化扩大了档案信息资源的搜集和服务范围，档案管理工作者可以利用电子信息技术对现有档案资源进行整理优化，进行集成化管理，方便用户查找和使用档案资源。

3结语

综上所述，电子信息技术在档案管理工作中的应用是社会发展的必然要求，可以有效提高档案管理工作的科学性和实效性。电子信息技术在档案管理工作中的应用比较广泛，从档案资料的搜集整理、查阅使用，再到档案资料的查阅使用和开发利用等，电子信息技术都发挥着重要的作用，能够有效提高档案管理效率以及档案资料的使用效率。

作者:毕大鹏 单位:南阳医学高等专科学校校长办公室

第14篇

（一）高校各级领导和基层组织档案管理意识薄弱

高校各级领导和基层组织档案管理意识薄弱，主要表现在：第一，不严格遵守《档案法》和《档案法实施办法》中关于权利和义务的约定。第二，没有对档案的管理建设进行全面地规划，有的甚至不配合各级档案机构和人员的工作。第三，在公文起草和签发中使用铅笔、圆珠笔等不符合档案管理要求的书写工具。

（二）高校电子档案服务的层面狭隘

许多高校的电子档案管理部门把为学校的党政部门服务作为其主要任务，狭隘的服务面导致电子档案的利用率低。电子档案的管理人员缺乏积极主动的服务意识。在业务上表现生疏，尽管是电子档案，查阅的速度还是偏低。这些都会直接影响档案的利用率。其次，高校在电子档案方面的宣传力度不够，师生对电子档案的使用意识模糊。

（三）专业管理人才缺乏，技术水平落后

目前，根据调查，90%以上的高校电子档案管理人员没有接受过专业的、系统的、正规的计算机网络知识培训。他们缺乏专业系统的电子档案管理知识。同时，高校也缺乏先进的技术设备及相关的软件。相对与高校优秀的教学资源来说，大部分高校在电子档案管理方面的计算机水平是落后的。

（四）电子档案存在安全隐患

网络本身就不是一种很安全的信息传输方式。网络上的任何信息都是通过重重传输分段传送至目的地的，其中的任何站点都可以拦截、读取或者破坏信息。同时，网络与应用技术的发展日新月异，随着新技术的产生会不断产生新的应用方式，而安全技术总是在对抗中产生的，是滞后的。因此，这就给电子档案的管理带来了不安全的因素，甚至会产生泄密的风险。这样就会给电子档案的管理造成一定的影响。

二、解决高校电子档案存在问题的对策

（一）加强和提高领导对电子档案管理的重视和关注

领导对电子档案管理的重视和关注是搞好高校电子档案管理的基础。电子档案管理工作是一项琐碎、细致的工作，做起来是很不容易的，这就需要全体师生的理解和配合。同时，电子档案的管理工作也不是孤立的，需要人力、物力的积极配合。因此，领导的支持和配合是很有必要的，领导越是重视和关注对电子档案的管理，老师和同学们的档案意识就越强。首先，高校领导应该把电子档案管理列入议事日程，做到有计划、有条理、有记录、有总结。其次，是切实解决电子档案管理中涉及的人、财、物等。第三，建立相关的电子档案管理制度，由专人负责电子档案的管理，从而真正做到关心电子档案、形成电子档案、保管电子档案，使电子档案管理处于良性循环状态。

（二）拓宽高校电子档案服务层面，提升服务质量

高校电子档案的管理人员首先应该改变服务理念。要具有创新精神、创新意识和创新能力。克服工作中教条主义和经验主义的禁锢，积极改变不适应电子档案发展的条条框框。逐步树立竞争意识、用户意识和科技意识，为高校电子档案管理打下良好的思想基础。第二，要根据高校教师和学生的需求，建立跟踪服务、预约服务、查询服务等不同的服务类型。第三，改进服务方法，更新服务手段。随着高校体制的改革和发展，电子档案已经变得越来越重要。这就要求电子档案管理人员将那些重要的、使用频率高的电子档案整理出来，利用网络传递、发送信息，实现资源的共享。

（三）提升电子档案管理人员素质

电子档案的管理人员作为电子档案管理的主体，其素质高低直接影响电子档案管理的进行。有学者认为：“可靠的政治素质、高尚的道德素养、必备的专业知识、良好的心理素养、精湛的技术素养和较强的科研素养是对电子档案管理人员提出的新要求”。因此，高校电子档案管理人员必须提高自身的素质。首先，需要电子档案管理人从思想上认识到档案管理的重要性。其次，要具有高度的责任感、创新能力和计算机知识。第三，电子档案管理人员要不断用新知识充实自己，不断提高专业知识和业务能力。

（四）加强网络保护，提高信息安全

第15篇

随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介质类型较多，包括光盘、硬盘、U盘等，当前最主要的是通过硬盘作为电子档案的存储载体[1]。

电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息，方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索和查询。

电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同时还容易遭受到电脑病毒的入侵， 较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容易受到周围环境因素的影响而遭到破坏。

2 纸质档案管理的优缺点

纸质档案作为传统的档案记录形式，主要包括一下几个方面的优点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次，纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破坏，因此，其保存寿命更长。

纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高；其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管理难度也会进一步加大。

3 电子档案与纸质档案的融合管理

随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事来说，其在档案管理中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前还难以实现的[2]。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充，很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保证电子档案有点的发挥。

（一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统

由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致，方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实现这些档案信息的高效利用。

（二）档案部门对电子档案实行集中管理

通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一的管理，能够进一步规范电子档案从收集到归档在到存储保护的各个环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档案与纸质档案之间建立相互的联系。同时，还能够通过对电子档案的专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门需要积极承担电子档案的管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的一体化管理模式。

（三）建立科学合理的档案管理制度

因为电子文件本身具有可复制和删改无痕的特性，因此，对于电子档案的管理和保护工作需要严格落实到电子文件从建立到后期的使用、修改、删除等整个生命周期的各个环节[3]，在整个过程中，档案管理的重点是过程管理，而不是档案本身的管理。因此，需要建立一套完善的档案管理制度，实现对电子档案整个生命周期过程各个环节的管理，从而确保电子文件的及时收集，避免在分散状态下出现信息丢失或者信息泄露等问题。同时，电子文件在建立之后由于载体或者格式的转化会不断改变自身的存在形式，如果缺乏相关的证明信息来证实文件的内容在载体或格式转化过程中没有发生任何变化，就很难保证电子档案信息的真实性和完整性。因此，需要针对每一份电子文件建立相应的记录制度，记录电子档案生命周期各个环节管理的具体情况，确保电子档案信息的真实性和完整性。

（四）提高档案管理人员的综合素质

当前，很多企业的档案管理人员都是过去的老员工，其更多的是涉及到传统档案的管理工作，电子档案管理作为档案管理方法，其涉及到信息技术、网络技术、计算机技术等多方面的应用，其对技术要求比传统纸质档案管理工作的技术要求更高。因此，需要提升档案管理人员的专业能力，使其能够基本满足计算及操作、网络使用等方面的技术要求。另外，为了更好地进行电子档案管理系统的应用，管理人员一般还要求具备一定的外语基础，从而更好地掌握管理系统的各种功能。所以档案管理人员需要在传统纸质档案管理技能的基础上积极提升自己的专业能力，从而更好地参与电子档案管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的融合管理。