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关键词:电子文档;管理;利用
电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同,给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理,更好地为企业的经营决策提供服务,是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。
一、电子文档的优势
首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”,其利用的人数、时间、地点都受到限制,而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下,成为了“无形的信息资源”,打破了纸质文档“有形”的观念,使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的,利用者可以结合自身所需,利用计算机进行多种形式的信息处理和分析,很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性,利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的,而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等,更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者,因为数字化文档的重复利用是无损耗性的,所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像,使文档的原件不会受损,如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下,电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知,纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加,导致纸张载体被损耗,字迹也越来越老化,纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏;但电子文档却与纸质文档不同,电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤,正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响,其原件仍保存在电子文档的载体中,也不会受到影响。
二、电子文档管理存在的问题
(一)电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸,遵守保管要求,一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备,如果没有设备,就无法读取,同时,电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。
(二)计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步,计算机系统更新换代后,不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用,给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如:在软件方面,Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中,如要使用DOS操作系统下形成的电子文档,有的须迁移到上述平台,或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用;在硬件方面,日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。
(三)办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容,给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位,使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件,而单位档案室的档案管理系统,是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同,因此电子文档须先转为规定格式后才能归档,也增加了电子文档归档的难度。
三、加强电子文档管理的措施
(一)档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要,更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现,其保管期限不仅取决于其内容,还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施,对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理,并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性(内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致)、完整性(内容、结构、背景信息和表明属性的数据,包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损)、有效性(可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容)等。此外还要做好安全防护,保证电子文档的内容和载体安全。
(二)制定行之有效的管理制度和办法。要明确规定电子文档管理的有关要求,例如电子文档格式:文字型电子文档的通用格式为TXT、XML、RTF,扫描型电子文档的通用格式为PDF、JPEG……对于通过其他途径收集的不符合上述格式的电子文档,具备转换条件的要尽量转换,如无法转换,则将相关软件一并收集。此外,要注明有关参数,如用CAD或绘图等设备取得的图形电子文档,注明其软硬件环境和相关数据;对通用软件产生的电子文档,收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。只有这样,才能保证在操作系统和工具软件版本升级的情况下仍能保持电子文档的可处理性。
【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策
随着信息时代的高速发展,医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异,医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次,多形式的档案模式,电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求,如何提高医院的电子文档档案管理质量,是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨,推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确,管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,由于医院历史的原因及医院行业管理的要求,医院的医疗病历档案由专门的病案室管理,而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理,电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理,在一个单位内形成了多部门管理的现状,导致档案管理职责不明确,管理线条多,管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理,但实际运行效果不够理想,不少部门人员档案意识较淡薄,一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室,不能及时归档,导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关,很少组织档案管理方面的学习,档案管理的宣传力度及认识均不够。同时,由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确,导致医院电子档案管理的制度建设相对落后,跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范,缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管,缺乏统一和规范的管理,同时由于电子档案需要依赖计算机贮存,科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象,同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏,导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业,目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高,在医疗人才培养中,多重视医疗技术人员素质方面的提高,对档案管理人员的素质提高的意识不够,投入不足,导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广,计算机在医院已广泛应用,部分科室已经实现联网,但全院网络统一规范管理还有待完善,相应的档案管理需要的硬件投入不足,能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少,导致电子档案管理往往不能满足要求。
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多,可采取相应的高科技手段,为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证,通过三级档案管理网络的建立,明确医院电子档案管理的职责、线条及要求,这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管,有利于组织监督各相关部门的档案管理工作;有利于明确各部门的职责;有利于电子档案保管的安全、完整和规范,同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式,这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成,信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理,综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理,并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确,互相配合,共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作,制度建设的重要环节,医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度,电子档案的利用、保管制度,制订电子档案的保管期限、归档范围等规定,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去,建立健全医疗电子档案的动态管理制度,使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训,提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用,需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定,提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏,关系到医疗安全及档案信息的完整,也是医院教学、科研的需要,最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入,配置各方面性能较优越的计算机、软件,刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件,如防火墙技术、数据加密技术等,保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展,医院档案的管理也出现了许多新的变化,医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进,紧跟时代的步伐,档案管理人员也要不断学习,不断提高自己,不断以创新的精神去改进工作,以满足医院对档案管理不断提高的需要,为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02:444-445.
【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策
随着信息时代的高速发展,医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异,医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次,多形式的档案模式,电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求,如何提高医院的电子文档档案管理质量,是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨,推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确,管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,由于医院历史的原因及医院行业管理的要求,医院的医疗病历档案由专门的病案室管理,而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理,电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理,在一个单位内形成了多部门管理的现状,导致档案管理职责不明确,管理线条多,管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理,但实际运行效果不够理想,不少部门人员档案意识较淡薄,一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室,不能及时归档,导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关,很少组织档案管理方面的学习,档案管理的宣传力度及认识均不够。同时,由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确,导致医院电子档案管理的制度建设相对落后,跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范,缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管,缺乏统一和规范的管理,同时由于电子档案需要依赖计算机贮存,科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象,同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏,导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业,目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高,在医疗人才培养中,多重视医疗技术人员素质方面的提高,对档案管理人员的素质提高的意识不够,投入不足,导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广,计算机在医院已广泛应用,部分科室已经实现联网,但全院网络统一规范管理还有待完善,相应的档案管理需要的硬件投入不足,能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少,导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多,可采取相应的高科技手段,为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证,通过三级档案管理网络的建立,明确医院电子档案管理的职责、线条及要求,这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管,有利于组织监督各相关部门的档案管理工作;有利于明确各部门的职责;有利于电子档案保管的安全、完整和规范,同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式,这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成,信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理,综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理,并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确,互相配合,共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作,制度建设的重要环节,医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度,电子档案的利用、保管制度,制订电子档案的保管期限、归档范围等规定,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去,建立健全医疗电子档案的动态管理制度,使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训,提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用,需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定,提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏,关系到医疗安全及档案信息的完整,也是医院教学、科研的需要,最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入,配置各方面性能较优越的计算机、软件,刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件,如防火墙技术、数据加密技术等,保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展,医院档案的管理也出现了许多新的变化,医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进,紧跟时代的步伐,档案管理人员也要不断学习,不断提高自己,不断以创新的精神去改进工作,以满足医院对档案管理不断提高的需要,为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02:444-445.