档案管理的优势范文
前言：我们精心挑选了数篇优质档案管理的优势文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
[关键词] 流动 人事档案 管理 探讨
什么是流动人员档案？流动人员档案是指脱离国家干部队伍，自行流动到中外合资企业、合作企业、独资企业、集体所有制企业和私营企业工作的人员档案，这是改革开放和干部制度改革中出现的一种新情况。所以在当今社会，流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体。因此,传统的人事档案管理制度已经不适应新形势下流动人员档案管理的需要。
当今的档案流动不断向多极化方向发展，流动人员人事档案管理推动了人才合理流动，随着经济和社会的快速发展，流动人员人事档案管理的发展日趋社会化、多样化。流动人员人事档案管理，以及在档案管理基础上产生的人事制都适应了社会主义市场经济发展的需要，突破了计划经济体制下高度一体化的干部身份管理模式。流动人员人事档案的发端是人才流动的发端，若没有流动人员人事档案，就不能很好地解决人才流动的“身份”瓶颈问题。人事档案它改革了计划经济下的干部身份管理方式，而流动人员人事档案形成了新的人才流动态势，所以它目前是人才中心的基石，它的管理与服务工作始终是各地人才中心的最主要业务，无论从服务结构还是收入结构上看都是首屈一指的。最重要的是，流动人员人事档案的发展是人才市场发展的平台，从目前正在实践的以档案管理为依托的“一条龙式”人事服务，到方兴未艾的人才派遣等新业务，都是站在流动人员人事档案这个根基上对人事工作的突破与发展。我们可以大胆预想，下步人才市场业务的发展将会更多地衍生在流动人员人事档案之上。
纵观整个趋势，人事档案接收是呈跳跃式增加，人事档案的利用日益丰富和不可替代，为人才双向、多向的流动解决了后顾之忧，使流动人员档案有人管，关系有处挂，户籍有处报，职称有处评，人才流动千变万化离不开档案其稳固的不变基石，使各种人才有底可寻，有据可用。据相关调查表统计，目前社会接收流动人员档案出现了四大热点：一是围绕落实当地政府政策推进形成的热点，如近几年的事业单位改制企业，主要集中在2002年至2003年事改企档案；二是2000年至今的大中专毕业生档案大量增加形成的热点，如因为本地人员在外地工作，外地户口迁不进的户口全部回原籍的人事档案、在本地工作的人事档案、外地人员在本市工作等，以上这些大中专毕业生的人事档案集中存放在人才服务中心占总数70%；三是为落实政策，鼓励机关、事业、卫生、学校等干部、科技人员下海创业，辞职的较多，接收的人事档案也明显上升，辞职创业的人事档案占总数10%；四是鼓励大学生进行多渠道选派优秀大学生到村任职，村官的人事档案占总数5%。所以流动人员人事档案同时还拓展了人事管理与服务的空间。从档案相关调查数据显示，流动人员人事档案管理工作，将传统的人事工作服务对象从机关、事业单位、不分配的大中专毕业生拓展到了外省及本市的外资企业、民营企业等非国有企业的所有人才，进行双向流动，选择了适应改革需要自愿接受服务的其他单位，可以看出，人事档案流动强、调动频繁，服务空间大大提高。
然而，从现阶段的人事制度改革的进程看，人事档案不存在弱化的问题，而更应该将关注力放在讨论如何强化它的手段。因为流动人员人事档案工作具有十分重大的历史与现实意义。但是，我们在上述内容也提到流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体，自2000年以来，各行各业、机关事业单位等查档率逐年提高，流动人员人事档案管理已有单纯的人事关系托管发展为一系列社会化的人事服务，查档内容涵盖了流动人员的转正定级、档案工资核算、工龄计算、高校毕业生就业接收手续等多项业务，服务对象逐步扩大、服务领域不断拓宽。所以流动人员人事档案工作是市场经济改革进程中的新产物，也必定随着市场经济建设的深入面临着许多新问题。目前看来，流动人员人事档案必须实现手段更新和服务能力的提升，为需求者提供动态真实的原始资料，更为需求者提供科学信用的评价分析，实现人事档案利用上的飞跃。流动人员人事档案工作必须要改革才能焕发它在市场经济中应有的勃勃生机，必须要拓宽视野，开辟新领域才能提升它存在的价值，因此，我们应当不断寻求服务方式的创新并需要有关上级部门的明确支持和统一指导。一是以法定方式明确人才中心对流动人员人事档案的专营性职责；二是按照现代人力资源管理的要求重新定义档案材料类别；三是根据国际通用的原则加强职业分类和岗位分类形成规范的职业管理制度。
总之，流动人员人事档案是伴随着社会主义市场经济建设的进程而产生的有中国特色的课题，由于人事档案管理实质是人事管理关系的实现，所以它牵涉到人事管理体制改革的各个方面。随着时展，我们回顾近十年社会流动人员人事档案管理工作的实践，我深深感觉到了流动人员人事档案管理工作的不断发展，它推动了人事制度改革的深化，促进了人才资源的市场化配置，并对经济社会发展产生了深远的影响。流动人员人事档案管理是现代社会档案管理工作的重要部分，我们不但要重视流动人员人事档案管理工作，而且还要想办法把这项工作做好。
参考文献：
[1]李明.妥善处理流动人员档案的滞留[J].档案管理,2011,4.
[2]陈榕.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].经济研究导刊,2009,18.
第2篇
【关键词】机关档案管理；现状；途径
从事过机关档案管理工作的人应该有所感触，所谓的机关档案就是把机关历年来发生的公务活动的情况记录并定期进行整理，机关档案是机关工作历史面貌的再现。但随着当代科技的快速发展，现在机关单位中的档案种类已不再单一，各式各样的档案如雨后春笋，包括声像档案、实物档案、科技档案、民生档案等各种档案种类逐渐增加，这就需要以一种全新的管理方式来代替过去的传统模式。但如何跟上时代的发展、强化机关档案管理的水平、提高机关档案管理工作的效率，如何在具体的工作中破除思想意识跟不上时代的步伐，传统的思想观念占据主导位置等现象呢？要搞好机关档案工作，必须从根本上转变观念、加强档案管理实施力度、提高档案人员的素质、促进机关档案工作新进展等工作。
一、审视目前机关档案管理工作的现状
（一）机关档案管理工作过于形式化。现机关单位对档案管理工作的重要性虽然有了一定的认识，机关领导也意识到了对加强档案工作管理的必要性。但是实际的情况却还是趋于表面形式，从根本上并没有改变，虽已经建立的档案资料，但并没有对其进行充分的利用，这就使得档案出现了形式化的一些色彩，造成档案管理的价值也就不能得到很好地体现。
（二）机关档案管理实施力度不够。机关主管领导对档案管理的重视程度直接影响档案工作能否有效开展，对机关档案管理的执行力起着相关重要的作用。但机关的主管领导往往分管几个科室或多个部门，而档案工作仅仅是科室或部门众多工作中的一项，又没有专职档案人员分管，主管领导的重视程度可想而知，档案工作不是在短期就能见到成效的工作，其积极作用往往没有其他部门的工作所起的作用显著，所以在管理的力度上明显不足。
（三）机关档案管理人员的业务水平相对较低。档案管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一小部分，因此没有专业的档案管理人员。负责机关档案管理的工作人员都是身兼多职，这就会导致他们疲于应付日常事务，不会把更多的时间放在从事档案治理工作上，更不会把精力完全放在业务知识和专业技能的钻研上，大多数档案人员对档案工作重要性和责任性理解的不完全不透彻，工作中存在敷衍了事的思想，对所从事的档案工作并不热衷，不能从根本上发挥作用。
二、如何从根本上转变机关档案管理工作的现状
（一）务必由传统的思想观念向创新的观念转变。档案管理工作是一门具有较强科学性且内容丰富的系统工作。只有机关单位领导者观念的转变、工作作风转变，才能真正提高机关档案的管理水平。众所周知，任何一个单位的任何一项工作，如果没有领导的重视和支持是很难开展的，更不要说取得良好的效果或成绩，这项工作能否顺利顺利开展，取决于领导对档案工作的意义和价值的认识程度，取决于他们对档案工作的态度，领导者观念的转变而在很大程度上决定着档案工作的发展。机关单位领导者应站在某个高度，从长远的利益出发，以提高档案管理水平为重点，建立健全行之有效的管理机制，有效提升档案管理人员的整体素质，使得档案管理模式得到有效创新。
（二）务必提升对档案管理人员的执行与监督力度。一般情况下，机关的公务员在工作中的重点与方向几乎都是以领导的指示与态度来作为风向标的，领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入，更重要的是要做好对档案人员的监督与执行的工作，真正将其进行贯彻与落实，而不是一句口号而已。要不断提高档案管理人员的业务素质，加强对专业技能培训，理顺档案管理体制，强化档案管理手段，建立健全档案管理标准体系，合理优化档案管理工作流程，规范档案信息化建设，建立奖惩机制，激发档案人员的工作热情，确保机关档案管理工作抓铁有痕、落地有声。
（三）务必提高机关档案人员的自身素质。因为机关对档案管理工作的不重视，所以导致档案管理工作缺乏专业性、技术性，机关档案管理的人员绝大多数是非专业人员，相关的专业知识相对匮乏，且缺少相关的专业技能，而且还存在一人兼多职、变动频繁等问题。只有将档案工作的重视程度和地位与各机关主要的业务部门同等重要时，才能在机关中配备专门的档案管理人员，才能充分调动机关档案人员的积极性，提高档案管理人员的工作能力，真正的将档案工作作为一项重要的事业来重视。只有提高机关档案人员的自身素质，才能在具体的工作中发挥优势，做好档案管理工作。
三、结束语
档案见证了各个机关单位的成长历程，并在事业发展过程中起着重要的作用。搞好机关档案工作是新的历史条件下机关档案工作面临的新任务、新要求。机关领导者应该转变观念高度重视档案事业，充分发挥其主观能动性，机关中的档案管理者与工作人员应该在工作的过程中不断提升自己的专业技能与职业素养，不断加强对档案管理工作人员的执行与监督，积极创新、努力进取，进而为机关单位未来的发展打下坚实的基础。
【参考文献】
第3篇
[关键词] 医院 档案管理 信息化 优势
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化, 人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化, 医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。
随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。
1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件
将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
2 档案信息化使文件的归档方式得到改善
在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。
3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。
4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。
5 档案信息化改善了档案管理模式
在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。
综上所述,笔者认为,信息化处理在医院档案管理中具有十分重要的意义,较之传统的档案管理有着明显的优势。只有不断增强创新意识,档案工作才有生命力。我们要充分利用信息化建设,让医院档案管理工作进一步标准化、数字化、网络化,为医院的建设和发展发挥更大的作用。
第4篇
受我国传统计划经济体制的影响，传统的人事档案管理是一种以“管理”为中心的陈旧模式，在这一模式下，人事档案管理是一个完全封闭的领域，在这一领域内，人事档案管理体制又是一个强调内外有别、档随人走、档案管理资格限定以及档案利用阻碍重重的制度。目前，这一模式已经在很多方面暴露出缺陷和不足，包括档案内容的真实性和完整性不足、档案管理和利用的无序化以及档案管理技术手段落后等。在这样一种现状面前，人事档案管理的需求和必要性都呼之欲出，探讨人事档案管理工作的优化路径成为学者和相关领域从业者讨论的热点。本文将着重从人事档案管理工作优化改革的必要性和具体路径出发展开下面的论述。
二、改革企业人事档案管理工作的必要性
本文认为之所以强调改革企业人事档案管理工作的重要性是和以下几个方面密不可分的：
（一）知识经济时代的必然要求
对人事档案管理的认识不断加深以及重视度不断提升的现象是与世界经济发展到以知识经济为主导的阶段这一社会经济背景是分不开的。知识经济是指一种经济增长主要依赖于知识的生产、扩散和应用的经济形态。在这样一种经济形态下，知识积累是经济增长的源泉，而知识的积累和技术的进步则主要依靠人力资本。于是知识经济背景下，人力资源管理便成为最受关注的一种资源类型。随着人力资源管理的重要性不断凸显，人事档案这一承载基本人力资源数据和信息的材料便成为管理者们关注的重点所在。
（二）实现企业全面管理的重要方面
企业管理不仅仅是生产和经营这些看得见的价值创造部门。企业的员工也是企业存续和发展的重要基石。特别是技术和知识密集型行业，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企业的员工，为企业创造更多的知识财富也是企业管理者需要倍加关注的问题。而随着劳动力市场的不断自由化，员工的流动性较之以前都有很大的提高。一方面，这反映了市场经济环境下人员的优化配置，能够更好地促进人力资源的优化利用；另一方面，企业在人员管理上的压力也随之增大，人员流动的频繁也不利于档案的保存和管理，“弃档”现象时有发生。这些都不利于企业对员工的管理。因而改革人事档案管理制度对于实现企业全面管理也是有利的，只有这样，企业才能更有针对性聘任、培养满足自己发展目标的员工，提高企业员工的总体质量。
（三）增强企业市场竞争力的有力手段
知识经济时代，知识和人才是财富创造的源泉。那么在市场经济下，企业保持竞争力的一个有力手段便是人才的管理。结合企业的发展方向和目标，有针对性地寻找所需要的人才，并深入了解员工的背景信息，为企业员工和人才的管理建立其一个制度化的体系都是企业人才管理的重要方面。因而，做好企业人事管理工作，对于企业有效利用人才资源，实现自身的长足发展，增强和保持市场竞争力的重要手段。
三、改革企业人事档案管理工作的几个原则
在分析企业人事档案管理工作优化改革的具体路径之前，应当首先明确整个人事档案管理工作的总体原则。本文认为，改革企业的人事档案管理体制应当坚持以下原则：
（一）服务为导向的原则
档案资料是记载个人基本信息、整体素质和能力以及社会履历的重要资料。既是个人向用人单位展示自己的重要手段，也是用人单位认识和了解求职者，更好地管理人才的重要手段。在企业人事档案的管理过程中，从整个档案的归入、管理、移出以及保管都要体现为用人单位和个人服务的原则。保证为用人单位提供真实、完整、有效的档案信息，也为个人提供向用人单位展示自身素质和能力的素材，同时注意保护个人基本信息和隐私不被泄露和不当使用。
（二）保证档案内容完整、准确的原则
考虑到人事档案在企业全面管理的重要性，档案内容的完整准确对于企业和个人来说都是至关重要，否则档案资料的利用价值便值得怀疑。完整性要求是指档案资料必须能够反映个人的全部基本信息，并且全面反映一个人履历变化的过程，不能出现前后矛盾的现象。准确性要求是指档案资料内容准确无误、不存在模糊不清、无法确认的信息。只有满足这些基本要求之后，人事档案资料的使用价值才能得到保证。
（三）实行统一和标准化的档案管理原则
因为人员流动的频繁，档案资料会在多个单位之间流转，为了更加便利有效的管理，便需要有一个统一和标准化的人事档案管理制度。从档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节实现标准化和规范化。
四、改革企业人事档案管理工作的具体路径
在改革总体原则的指导下，本文认为应从以下几个具体方面出发，具体实现企业人事档案管理制度优化目标，包括：
首先，须从总体观念和法律制度上明确用人单位是员工人事档案的建立者和管理者，摆脱已有的认为政府人事管理部门才是个人人事档案保存和管理的唯一主体的错误观念。毫无疑问，相比较各个用人单位主要是企业，政府人事部门对于企业人事档案的利用和利害关系程度存在不足。将档案的建立和保管的权限交给企业自身，既有利于企业自身对人员的管理，也有利于促进企业改进管理方法和制度实现人事档案管理工作的优化。其次，建立合理且可操作性强的人事档案管理制度。按照更好地服务相关主体、确保档案内容完整、准确以及实现档案管理工作统一标准化的原则，在人事档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节都明确具体的操作规范和目标要求，并且明确岗位职责，以此保证整个人事档案管理制度的有序化和科学性。再次，重视档案管理的人才队伍建设，提高整个档案管理工作队伍的业务能力和工作素质。不仅要强化职业道德和行业文化知识教育，提高相关人员的政治素质和法律意识，也要注重提高其知识水平和服务能力，增强其对现代技术手段和管理理念等专业知识的掌握程度。最后，借助信息化技术，实现档案管理工作的全面信息化。计算机和信息技术的已经深入整个社会管理的方方面面。实践也证明，信息技术能够更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地实现管理目标。企业在人事档案管理的信息化过程不能仅仅是进行简单的电脑录入和输出，应当结合企业的不同管理目标，对人事档案进行全面的处理和利用。
五、结语
第5篇
一、档案管理概况
随着科技的进步和计算机网络的深化应用，档案信息化管理越来越受到广泛重视。在新形势下，通过档案信息化管理系统的应用，建立了计算机档案数据库，利用计算机编制了档案的案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录等多种检索工具，实现了档案计算机网络检索。同时，利用网络的优势，可以有效地实现与其他业务系统的交流（如办公自动化系统、合同管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，由于档案管理可以利用电子文件的实时物理归档，极大地提高了档案的利用率。为开展发展新形势的规划、运行分析等各项活动发挥了积极、重要的作用。
二、现代档案管理的存在的问题
虽然随着科学技术的发展，我们已经利用了计算机系统管理档案，使档案管理工作取得了许多成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与档案管理的现代化及今后社会发展的需要还存在着一些差距和不足。具体问题可以讨论如下。
（一）档案管理与社会生产力的发展还不能有机融合
为实现档案管理需要，我们许多单位都建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统可以承载着大量的管理信息，并且随着社会的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分或基本接收不到档案。
（二）社会对档案管理的重要性认识不足
一直以来，对档案的管理只是组织方面的工作，对社会的需要鲜为人知，因此，社会一些部门只注重物质文明的建设，而忽视了的档案建设。再加上部分的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，库藏档案资源不够丰富，影响了在新形势下为生产力的发展提供档案服务和工作支持，使对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。
（三）档案管理现代化体制机制还不健全
在档案管理部门，由于档案科室内部分工不细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，由于各部门的交流不够，致使在档案管理工作过程中，使其形成的材料归档还比较难，导致档案管理工作与其它工作相比相对滞后。
（四）档案队伍的素质与社会生产力的发展还不相适应
由于历史原因，许多单位档案管理岗位缺少专业人员，在一些单位，大都属于人员安置型，造成目前档案管理队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。
三、加强现代档案管理的建议
在新形势下，为了提高档案管理的有效性，应做好以下的各方方面工作。第一，要按照档案管理要求，定期整理打扫档案室，做好档案室环境工作和档案信息的保护工作；第二，要与各部门沟通协调资料归档相关工作；第三，要做好电子数据的收集、整理，维护和利用好文书档案管理系统，努力做到收一份文，及时存录一份文件；第四，要按照档案管理制度，对单位档案室进行常态化管理，专人管理，按照标准对已入库档案进行保存，做好档案的收藏和保密工作。第五，要严格按照档案借阅制度，完善借阅程序，一般只限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。严格履行借阅手续，借阅者要认真填写《档案借阅登记表》，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容，确保档案的保密、完整与安全。第六，要耐心细致，搞好档案工作。档案服务工作的内容比较繁琐，面对大量的日常性档案保管工作和领导临时交办的事项，档案管理人员要抓紧时间，提高自己的业务能力，掌握计算机和档案学的知识，这样才能高效、圆满、妥善地办理好档案管理工作，使档案管理在新时期，为更好地发挥人才的作用，做出共享，为档案室工作的正常开展提供了有效保证。
第6篇
【关键词】档案管理；电子数字化；管理模式；系统软件；优势；功能
档案管理工作在新时期下，借助科学技术的优势与功能，得到了质量与效率上的升华。目前，档案管理工作以被各企业中视为重点提高管理水平的对象，对档案管理系统软件的应用非常重视。实现智能化档案管理模式，利用电子软件系统的优势与功能，不但提高了档案管理专业水平，同时还是得档案资源受到安全保护，保证其数据信息的真实性、准确性、可靠性，使得档案信息为企业l展与抉择方面发挥重要的参考作用。
一、档案管理现状
在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业中均已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。
然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。
因此，为了更好的使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究，经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。
二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势
1.提高工作效率
档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。
2.能够更好地开发档案内容信息
应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。
3.更好地实现档案保密功能
一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。
三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能
1.收文登记
文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。
2.发文登记
可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。
3.组建档卷
可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度―机构（问题）―保管期限”分类法、“保管期限―年度―机构（问题）”分类法、“年度―保管期限―机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出将相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。
4.公文查询
可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。
参考文献：
第7篇
1 档案实施信息化管理的重要性
利用信息技术进行档案管理不仅为用户了解和使用其档案信息提供了便利，也加强了对档案的保存，提高了档案管理工作的效率。详细分析其具体作用，我认为主要体现在以下几个方面：
首先，使档案信息中的传递量和服务对象大大增加。实施信息化管理以后，利用数字信息进行档案管理，因为数字信息使用的空间小，传递过程中不会受空间的限制，再利用计算机网络通讯等科技手段的支持，用于存储和管理数字信息的服务器的数量会明显增加，服务对象的范围也更加广泛。
其次，信息化管理的使用充分延续了使用时间，能让档案信息全天候为用户服务，并且通过网络对档案信息进行检索更加方便快捷，为每个用户提供其个性化档案信息的了解和查询。
最后，利用信息化技术对档案进行管理，可以实现档案信息资源共享。利用网络技术进行档案信息的输送和传递优势更明显，查阅者不仅可以自己利用互联网直接进行查阅，还可以把电子档案下载到自己的电脑上，不用反复往返档案室进行查阅，这就让用户和从事档案管理的工作人员节约了大量时间，还能方便异地查询，使档案信息的利用效率得以有效提高。
2 利用信息化进行档案管理的工作中存在的安全隐患问题
2.1 实施信息化进行管理的过程存在安全威胁
档案采用信息化的管理手段进行管理以后，实现了信息的网络查询和网络传递，这就为信息的安全带来了很大的隐患，尤其是一些机密的档案信息，容易被一些别有用心的人在网络上进行伪造、窃取或篡改，这种情况的存在，为我们的档案管理工作带来了很多麻烦。同时，由于计算机网络病毒的影响，致使一些档案信息在网络上被病毒侵袭，致使档案信息中的资料容易被外泄。另外，保存档案信息的计算机都有一定的使用寿命，再加上软件平台的一些因素，如果采取的处理方法不妥，都容易导致电子信息档案受到损失。
2.2 档案信息本身存在着一定的安全隐患
在传统的档案管理工作中，普遍存在的都是纸质档案，这些纸质档案上边都有领导的签字和单位的盖章，很容易鉴别档案的合法性和真实性，自从实施信息化进行管理以后，这些电子数字档案很容易被复制和修改，这些都会对档案的合法性和真实性带来不利影响，使档案信息的安全面临着很大的威胁。
2.3 人为的操作失误造成安全隐患
在电子信息进行生成和管理的过程中，档案管理人员自身素质较低，安全意识缺乏以及工作时的粗心大意，都会引起操作失误，直接导致电子档案信息遗漏和丢失；另外，由于操作过程中的失误，对操作口令的选择缺乏谨慎认真，或者与别人“共享”自己档案信息的账号和密码，这些行为都会直接影响电子档案信息的安全，使档案信息存在被盗窃或者被泄露的隐患。
3 采用有效措施解决对档案实施信息化管理过程中存在的安全隐患
电子档案的产生对档案管理工作产生的影响是巨大的，但其存在的安全隐患也不容忽视。为了避免这些安全隐患，使电子档案呈现出更多积极的影响，我们必须要采取有力的措施进行改进。
3.1 提升档案管理工作人员的素质水平及安全意识
在对电子档案的安全问题进行解决时，首先应注意的就是人为的因素，这也是最容易防范的一个方面。因此我们有关部门一定要注意对档案管理的工作人员定期进行相关知识的学习与培训，加强他们对档案有关保密法规的学习，让他们能时刻具有安全忧患意识，提高其自身的专业素质。另外，要加强对这些工作人员的安全管理，进一步完善安全管理方面的制度，对档案管理人员有一个制约。同时，还要在这些管理部门经常开展计算机、互联网和信息化管理等方面的先进的科技知识的培训，引入更多的高科技人才参与档案的信息化管理，提高管理人员的综合能力，让他们能在电子档案的管理中及时发现问题并有效解?Q问题，机智的应对档案管理过程中遇到的安全威胁，从而保证档案信息的管理系统正常运转。
3.2 为档案的信息化管理建立健全的保障体系
为档案的信息化管理建立健全的保障体系，是提高档案服务素质，保障档案信息安全存在的一个重要手段。首先，我们应该让管理信息的有关程序更优化，聘请专业水平高的科技人员编订专用的管理程序，以确保管理程序的安全性；其次，在这些管理系统中安装正版的杀毒软件定期查杀病毒，避免系统遭受病毒感染；第三，不能忽视对纸质档案的管理，纸质档案是最基本、最可靠、最原始的档案信息的记录，这是电子档案所不能替代的，两者必须要互相依存。
3.3 采取专业的技术措施保障各环节的安全
专业的技术防范手段是保障电子档案安全最直接、最有效的方式，在对档案进行信息化管理过程中可采取的科技手段主要有以下几种：
首先是对档案信息采取加密技术。对数据进行加密，使电子档案信息变成密文，这样档案信息只有输入密钥以后才可打开，显示信息的内容，这样的信息相对来说不容易被非法窃取和阅读。
其次，在电子档案管理中实施签署技术。这种技术主要包括证书式的签名和手写式的签名，采取这种技术以后，不仅能证明文件确实出自作者之手，而且文件内容也不容易被被人改动。
第三，利用权限控制的技术。这种技术的应用，可对访问用户进行身份验证，只有通过验证以后方可访问档案信息，随时禁止无关人员入读。
第8篇
一、区级档案馆档案管理基础工作存在的主要问题
目前，区级档案馆馆藏档案内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理原则、质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是馆藏档案未进行档案的实体分类，没有编制档号、没有目录号，一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录或有卷内目录但内容填写不全，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索，而难以利用。四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，有按时间组卷的，也有按机构、问题组卷的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的几百页一卷等。从以上情况来看，目前，区级档案馆档案管理基础还未具备实现计算机管理档案的必备条件，这就需要科学地解决这些问题。
二、加强档案标准化、规范化管理，提高档案管理基础工作水平
提高档案管理水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
（一）统一档案分类
将区属各职能部门在工作中形成的各类档案按有关规定制定统一的档案分类方案、归档范围、保管期限表，明确各类档案的档号、目录号的编制原则和依据。
（二）全面普查案卷，去粗取精
将档案馆现存的档案按要求进行清理核对，将无查考价值的重分文件和已到保管期限的案卷进行鉴定剔除，避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（三）重新组合案卷，实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化科学保管而且亦可提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（四）统一档案分类号，保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们快速检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类时，必须以馆藏全部档案为对象。同时，还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后分类一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
（五）规范案卷题名，保证检索查准率
案卷题名准确是保证档案检索查准率的基础。只保证查全率是不行的，还须同时保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，而规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。因为计算机检索是在手工检索的基础上实现的，所以，在著录过程中将题名中责任者、事由、文种等要素都填写完整，规范题名要素，这样就可在检索中保证查准率。
三、加快档案数据准备，推进档案管理现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，将无法保证数据准备工作，甚至直接影响档案管理现代化的进度。
（一）分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。区级档案馆在推进计算机管理档案的过程中，应先根据馆藏各全宗档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况，应重点对馆藏珍贵档案、具有长远使用价值的档案、具有经济、科技、文化价值的档案、具有地方特色的档案和利用率高、需求大的档案进行优先加工整理，然后根据情况再对其他档案进行整理，这样就可以由重要到一般，逐步推进档案管理数字化的进程，提高利用的效率。
（二）分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的档案则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了工作效率。
（三）分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案，如“科技档案”“专业档案”等则可用计算机程序将人名、地址、时间等用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，提高著录速度。
（四）加强电子文件归档管理
数字档案馆的档案信息资源来源有两个，一是对馆藏档案的数字化处理，二是电子文件的收集归档。对于后者来说虽然滞后于数字档案馆建设，但它却是数字档案建设的基础。因此，数字档案馆要发展壮大，首要任务就是要做好电子文件的归档管理工作。否则，不仅使数字档案馆失去了源源不断的数据来源，而且会造成电子文件丢失或失真，还会增加馆藏档案数字化的重复劳动。
第9篇
[关键词]档案管理；信息化；优势；安全风险；评估
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
随着时代的不断发展，信息化建设成为档案管理发展的必然趋势，对现代档案管理工作的开展及档案资源的应用有着非常重大的意义。档案管理信息化是实现档案管理规范化、现代化的一大重要途径，同时也是档案资源实现共享，得到广泛应用的必然要求。
1 档案管理信息化的必要性
在当今档案管理信息量急速增加、种类繁多、信息载体多样的情况下，传统的档案管理模式已与社会信息化发展相脱节。这必然要求档案管理信息化，在满足时展需要的同时更好地促进档案管理事业的发展，充分实现档案的功能和价值。档案管理信息化发展是档案发展的必然要求，当今社会已具备了档案管理信息化发展完善的条件，使其发展成为可能。第一，具备软硬件基础。硬件基础主要体现在各单位的档案管理部门已具备打印机、复印件以及扫描仪等高新技术设备，另外，对计算机的配置也满足了档案管理部门的工作需求。第二，规范的管理机制。其标准体现在整理、统计、服务及技术等多个方面。第三，人们的信息化意识逐渐增强。随着计算机网络技术在生产生活中的广泛应用，人们的信息化意识逐渐增强，同时人们对信息化相关设备技术的操作能力也已满足日常生产生活的需要。这为档案管理信息化的发展提供了良好的社会环境和思想环境，并在一定程度证实了档案管理信息化建设的迫切需求。
2 档案管理信息化的优势
2.1 利于存储
在档案管理信息化中，档案管理不再占用巨大空间，且提高了管理效率，档案只需储存在计算机中。同时，也解决了纸质档案在存储期间的自然损害问题，提高了档案资料存储的长期性。经过高新技术进行“原文扫描“后，利于实现“原文”再现。
2.2 便于查询
在传统的档案管理模式中，查询资料需档案管理人员自大量的纸质信息中，通过肉眼查找。档案管理信息化彻底改变了这一费时、费力的查询方式，通过档案信息管理系统即可实现档案资料的即时、准确查询。这大大提高了档案资料的使用质量、精度和效率。
2.3 实现信息共享
档案管理信息化通过信息网络可促进组织、单位内部的信息共享，使档案资源的使用更加快捷，及时满足组织、单位内部对档案信息的需求。专用的信息技术，可实现档案资料的异地远程管理和使用，最大程度地发挥了档案的作用。
2.4 实现档案的分级管理
在档案管理信息化中，可通过相应的网络权限设置，规定使用者的调阅权限，实现档案资料的分级管理，这有利于资料保密。同时，系统查询记录可自动记录调阅情况，以更好地落实责任追究制。
2.5 提高工作效率
传统的档案管理工作中，档案的收集、整理、保管以及利用等都需要通过手工劳动实现，这需要花费大量的人力和物力资源。而档案管理信息化改变了传统的工作方式，档案资料经微机处理后，实现了按“件”整理归档，其整理、保管及利用等环节均可在电脑上操作。同时，工作人员的工作由以前的集中工作转变为分散工作。另外，系统中按“件”整理的资料，使得文件的插入变得简单，便于文件完善。可见，档案管理信息化在降低工作人员劳动强度的同时也提高了工作人员的工作效率。
3 档案管理信息化安全风险评估
3.1 档案管理信息化安全风险评估的必要性
档案管理信息化的优势逐渐体现出来，且其特点鲜明，与社会发展相协调，是现代化发展的一个重要趋势。信息化的管理方法，能给人们的生活带来方便，与此同时，信息的安全问题也引起了人们的注意。在对档案进行信息化管理的过程中，应确保信息的安全性，保证信息传输路径的安全，并确保数据的完整性。
3.2 档案管理信息化安全风险评估中的存在的问题
目前档案管理信息化安全风险评估存在的问题主要有以下几个方面。第一，对信息安全评估不够重视。各组织、单位的管理层对档案管理信息化安全评估的重视程度不能与档案管理信息化安全评估的重要性呈正比，远远达不到现阶段信息安全的需要。第二，评估技术人员匮乏。各组织、单位内部，对档案管理信息化安全评估的重视程度不够，导致安全评估人员的专业知识及经验严重不足，不能满足其工作需求，甚至相关部门的档案管理信息化安全评估形同虚设。第三，工作流程及技术标准有待完善。就目前档案管理信息化安全评估的发展状况而言，需要完善其工作流程及相关的技术标准。其工作流程和技术标准要根据具体环境及情况而制定，以实现流程和标准的科学性、合理性。特别是评估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要进一步完善。第四，评估工具有待更新。随着信息化的不断推进，其安全问题也日渐暴漏。原有的评估工具已不能满足现阶段解决相关安全问题的需要。因此，必须加大评估工具的开发和推广力度，切实满足档案管理信息化安全评估的需求。
4 结 语
档案管理信息化是档案管理随时展的必然趋势，其与传统的档案管理方式相比有着明显的优势。同时，档案管理信息化所具有的信息安全也需引起重视，要积极解决信息化安全评估中的相关问题，促进安全评估，从而在根本上促进档案管理信息化的发展。
主要参考文献
第10篇
【关键词】档案；建筑工程；管理
中图分类号： G271文献标识码：A
一、建筑工程档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降位移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、建筑工程档案的特点
1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。
2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
3.1 综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
3.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.3 竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
三、建筑工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
四、建筑工程档案有效管理的措施
1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。
各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
结 语
当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
【参考文献】
[1]冯惠玲，张辑哲《档案学概论》[M]，中国人民大学出版社，2001年版。
[2]刘家真《电子文件管理理论与实践》[M]，科学出版社，2003年版。
[3]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J]，工海煤气，2004(5) 。
第11篇
Abstract:The function of the medical archive and information are not limited to the medical institutions, education or research work. The wide uses of them show the development of the medical and public health undertakings and the development of the society. The medical archive and information management is the trend of development. The thesis discusses the advantages and its approach.
关键词:医疗档案管理;存在问题;优势;实现途径
Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach
中图分类号:R19 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0101-01
1 当前医院医疗档案管理存在的主要问题
1.1 档案管理意识淡薄,档案利用率不高。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传,但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。医院以医疗服务为根本任务,轻视档案管理工作的现状较为普遍,同时由于经营者忽视档案工作的重要性,对档案工作建设程度不够,档案信息资源开发不足。
1.2 档案管理制度不健全,档案收集效率不高。在医院管理工作中,医院制定了适用于本院较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责,但由于历史的原因和医院行业管理的要求,在一个单位内形成了多部门管理档案的格局。没有设置专职的档案管理员,因此涉及档案管理的制度、职责就较少,也没有相关的考核目标和检查制度。由于档案管理制度不健全,档案职能管理不完善,形成各科室相关档案工作人员工作松散,出现不及时移交各自保管的档案材料,造成档案资料收集效率不高,档案资料收集不齐全,给档案管理的基础工作带来不便。
1.3 档案专业人员素质差距较大。当前医院的管理架构没有完全分层次设置专职的档案管理员,各基层档案管理员多是由文秘兼于一身。因此,在人员的配备上较重视主要职能工作的能力,而忽视档案专业管理能力。又由于我国档案专业人员匮乏,导致从事医疗档案管理人员队伍素质参差不齐,形成档案管理工作的混乱与滞后。同时由于现有档案管理人员缺乏挑战精神,不及时学习新文化、新知识,更新旧观念、旧方法,使得档案管理工作不能有效地改进与提高,更别谈创新与发展。
1.4 档案硬件设施投入不足,现代化管理水平不高。医院的重点工作是医疗业务建设,对档案管理工作的硬件设施投入相对较少。一些单位由于医疗用房紧张致使档案用房狭小,档案所用的库房、阅览室、办公室做不到三分开,不符合档案保管的标准。另外,档案管理设备陈旧,管理技术落后,也制约了档案管理工作的开展。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中得到广泛运用,医院在各层面的医疗管理手段不断进步。
2 医院医疗档案管理信息化的优势
2.1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。
2.2 档案信息化使文件的归档方式得到改善。在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
2.3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,最大限度地实现档案信息资源的共享。
2.4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可呈现在计算机屏幕上。在档案的利用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以获取更为及时、准确、系统的信息。
2.5 档案信息化改善了档案管理模式。在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料越来越多,不但占用大量的储存空间,还需要做好温度、湿度控制和防虫工作,导致管理成本居高不下,使用效率却比较低的问题。
3 实现医疗档案信息化管理的途径
3.1 培训人员,建立技术平台全面提高医疗档案管理人员的信息技术水平和职业道德素质,建立一支专业化的适应信息时代要求的医疗档案管理人才队伍。引进计算机档案管理技术,数字化技术,网络通讯技术等现代先进技术,建立医疗档案信息数据库,使用高效的医疗档案管理软件,保证档案信息的真实和完整,实现医疗档案信息资源共享。引进先进的保管设备,实现库房温湿度控制自动化,营造一个科学,安全地保管医疗档案的物理环境。
3.2 建立医院共享的医疗档案把个人疾病史和治疗史实行信息化管理的系统,并争取把住院病历也与医疗费用每日清单制一样,通过备份与患者见面,给患者医疗消费的知情权。住院病历可以体现患者在医院接受治疗的情况,可以方便患者对医院的治疗质量进行直接的监督,可以促进治疗医生认真诊治并认真填写病历。患者见到治疗病历记录后,可以随时提出质疑,一旦出现医疗纠纷,或者将来出现医疗纠纷,都可以作为双方的证据。
结语:医疗档案是具有科学性、逻辑性、真实性的医疗卫生科技档案,是医院各项管理工作中取之不尽的信息资源。在信息时代,实现医院医疗档案管理信息化,对于加强医疗档案的管理、开发和利用,及充分发挥医疗档案信息的价值,对加快医院的建设与发展具有十分重要的意义。
参考文献:
[1]陈树霓,陈丹霞,吴英姿,等.医疗档案信息在医院管理中的价值[J].中国病案,2005(3).
第12篇
一、事业单位改进财务档案管理工作的现实意义
新形势下，对于事业单位来说，财务档案管理工作是一项重要的工作之一。由于档案保管年限较长，落后的管理方式等势必会约束事业单位的财务档案管理工作进展。为了使财务档案管理工作能够满足事业单位发展现状，一定要不断改进落后的财务档案管理工作，这对事业单位的正常运转具有十分重要的现实意义，具体表现如下：
首先，有助于贯彻落实相关财务法规。面对各种突发状况，如果没有到位和规范的事业单位财务档案管理，势必会使单位相关工作陷入僵局。只有不断增强事业单位财务档案管理的规范性，优化相关管理模式，才能使事业单位在财务档案管理工作能够依法治理。
其次，便于审计部门开展审计工作。对于事业单位来说，财务审计可以预防犯罪、为取证提供重要依据，因此审计是一项重要的工作。但是，要想高效开展审计工作，离不开规范的财务档案管理。事业单位应当重视档案管理工作的重要性，主动加强管理方式，为审计部门提供工作便利，协助完成单位的审计工作。
最后，有助于充分发挥事业单位的相关职能。事业单位在履行相关职能时，一项重要的参考依据便是财务档案内容。为保证相?P职能发挥地更加高效，一定要确保单位的财务档案内容的真实性，为今后事业单位在决策和制定计划方面提供有力依据。因此，将事业单位的财务档案管理工作开展地更加规范化，可以提升财务档案信息的真实性，保证事业单位在履行职责时，可以有据可依。
二、事业单位财务档案管理存在的弊端
1.对财务档案管理工作不够重视
部分事业单位，对财务档案管理工作认识不足，财务档案管理的从业人员责任心欠缺，不少管理人员甚至报有无所谓的态度。这直接导致很多财务档案管理工作表面化，在真正收集财务档案资料时不够重视，部分重要的财务档案资料甚至出现失真的情况。此外，事业单位不重视财务档案管理人员，对财务档案管理人员的配备没有给予充分的支持，很多从业人员甚至是兼职从事财务档案管理工作，工作效率底下等情况时有发生。
2.财务档案管理工作信息化水平不足
很多事业单位中，财务档案管理工作仍然停留在纸质财务档案管理阶段，对装订和整理财务档案缺乏有效分类。信息化应用于财务档案管理工作后，很多繁琐而复杂的纸质档案归档工作迟迟未能落实到位。加之财务档案管理信息化实施后，并未充分发挥出信息化管理的优势，财务档案管理工作仍然处于落后繁琐的工作环境中。
3.财务档案管理人员素质参差不齐
要想做好财务档案管理工作，需要依靠相关法律法规的规范下，全面开展归档工作，这样才能够保证事业单位的财务信息得到全面、具体的管理。但是，从现阶段来看，由于很多事业单位对财务档案管理工作重视程度不足，配备的从业人员整体素质不高，很多缺乏专业知识或安排兼职人员担任财务档案管理工作。单薄的法律意识，薄弱的信息技术以及没有专业的档案管理知识，这些都成为当前档案管理人员素质底下的主要原因。他们无法满足新形势下，事业单位财务档案管理工作的基本需求，在日常工作中极易发生错误导致财务管理工作无法顺利开展，甚至给事业单位带来不可磨灭的经济损失。
三、优化方案及相关建议
1.提高对财务档案管理工作的重视程度
要想做好事业单位的财务档案管理工作，首先应当从意识上给予足够的重视。事业单位的相关领导应当首先认识到财务档案管理工作的重要性和必要性，加强内部关于做好财务档案管理工作的意识，提高财务档案管理工作的监督机制，完善管理过程中的相关制度。不断增强人员的主人翁意识，让他们能够细致、严格地完成财务档案工作的鉴定和审核，充分发挥财务档案管理机构的协调能力。与此同时，事业单位的领导层应当对事业单位进行科学决策，以身作则，提高事业单位的财务档案管理意识，为单位构建一个良好的工作氛围和内部环境，以此来保障整个财务档案管理工作能够有序开展。
2.加大财务档案管理信息化发展力度
从基础设施方面来看，事业单位的财务档案管理应当加大构建力度。事业单位可以组织相关人员提出设计方案，分别结合档案管理和财务管理两个层面考虑，制定出符合本单位实际的方案，综合多重需求，充分发挥信息化的优势，同时避免部分财务信息出现重叠，提高工作效率，提高事业单位在管理财务档案过程中所需的硬件设备。此外，还应当提升实践能力，确保财务档案在管理过程中的信息化程度，高标准、严要求，将事业单位的工作开展与财务档案管理工作有机结合，保证各项经济活动有条不紊地开展，提高事业单位财政资金的利用率，为事业单位争取最大的发展优势。
第13篇
关键词：石油企业；档案管理；新思路
1 现阶段石油企业档案管理工作存在的问题分析
1.1 企业管理层对档案管理问题重视程度不够。在石油企业的管理中，领导虽然对档案管理的重要性有了一定程度的认识，但在实际操作过程中，他们认为企业的生产经营是企业管理工作的重心，和档案管理没有太大的关系。因此，在关系企业发展的决策环节，都不要求档案管理人员参与。造成很多档案管理人员对企业发展认识不清，长此以往，会导致档案管理人员缺乏工作积极性，对待工作不严肃、不认真，而疏忽了档案管理工作。
1.2 档案管理手段需持续跟进企业发展现状。传统手工档案一般用纸质作为档案收存的载体，但是纸质极易在高温、高湿的环境下发生化学反应，造成字迹模糊、纸质破损等困扰，不利于档案的长期保存。随着现代科技的发展，档案管理使用现代化设备必不可少。将传统的纸质档案单一管理模式，转变为与电子档案并存的模式，充分发挥了计算机和网络资源的优势。利用计算机网络对企业各类别技术档案的收集、整理、保管、利用等工作，实行文、档一体化的管理，并能把档案的管理工作做到细致化、精确化、高效化和资源共享化。查询资料或文献时，进入档案电子服务系统中进行索引，为更多的借阅者提供可靠详实的资料来源，促进了现代化企业的进步。
1.3 档案管理人员的业务技能有待提高。由于企业档案管理工作的艰巨性和复杂性，对负责档案管理工作人员的要求也更严格。一般意义而言，合格的档案管理人员不仅要具有丰富的知识结构和过硬的业务本领，具备对馆藏的熟知能力和档案编目能力，具备敏锐的社会需求探知能力和信息服务能力；还要与时俱进，具备时代前瞻能力，熟悉党和国家有关档案工作的各项方针、政策、档案工作法规、工作标准、工作范围、工作性质及职能等，以便及时、准确、有效地为社会服务；更要具备学习能力，努力钻研相关的学科知识，掌握现代科技，利用现代化管理手段，实现档案管理的信息化。而就目前而言，石油企业的档案管理人员的专业技能还有待提高，主要表现在业务能力不强，缺乏创新意识，不能迅速掌握现代先进的科学技术手段为档案管理工作服务。
2 加强石油企业档案管理工作创新的思路
2.1 提高企业对档案管理工作的重视程度。石油企业的领导要不断与时俱进，更新档案管理的观念，明确档案管理在石油企业中的引领地位，树立以档案管理为单位的实际发展提供支持的核心理念，加强单位员工参与单位档案管理的意识。领导要真正加强对单位的档案管理工作重视与管理，做好档案管理中的信息工作。单位内部要通过广泛的宣传和教育，提升员工参与档案管理的积极性。
2.2 创设良好的运行和管理机制。企业的档案管理需要良好的运行和管理机制，以实现档案功能的真正价值。首先，应建立良好的网络信息运行系统，保障网络信息系统的畅行无阻，提高企业部门及职工对档案资源的查询、利用，实现在企业范围内更广阔的资源共享。其次，还要建立有效的管理机制，相关部门要紧密配合，共同建设安全的档案信息系统，如更新企业的防火墙系统，保障信息资源的安全，以便档案管理能更好地发挥其作用，促进档案信息高效利用和高效管理。
第14篇
计算机技术的发展为人类的工作与生产模式的改变是颠覆性的，而信息技术与互联网知识的不断深入与迅速普及，则让企业单位的档案管理模式步入了数字化的新时代，文字或图像的信息处理技术促进了办公自动化的进程。
一、档案内容数字化管理的基本概述
（一）档案内容数字化
档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
（二）档案数字管理的内容
对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。
二、档案内容数字化管理的优势
（一）缩减档案内容管理的成本
在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。
（二）优化档案内容管理的工作效率
档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。
其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。
（三）加大了档案内容的信息开发
在传统的档案内容管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案内容数字化管理后，管理人员可以将各种档案内容存储在计算机硬盘中，电子档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。
第15篇
关键词：事业单位 档案管理 优化 现代化路径
档案管理部门的工作质量直接影响事业单位的发展，在事业单位发展的过程中起到非常重要的作用，档案管理是一项具有管理性、政治性和服务性的管理工作，事业单位的档案管理工作的难度逐渐的增大。随着信息社会的到来，档案管理工作也面临着新的挑战，事业单位的档案管理是对事业单位历史文件的科学管理，对事业单位的发展起着非常大的作用。为了适应时展的需要，必须建立完善档案管理机制，拥有先进的档案管理理念，运用专业的档案管理技术，来应对事业单位档案管理中的不足，结合目前事业单位档案管理的实际情况，本文从各个方面详细的研究事业单位档案管理的优化与现代化路径。
一、目前事业单位档案管理中出现的问题。
事业单位中缺乏科学完善的档案管理体系，档案管理制度并不健全，不够规范，案卷标题、档案序号不够规范，组卷不系统，相关的工作人员在进行工作时无据可循，有很多案卷都没有卷内目录，档案资料的收集范围不够明确，有一些管理方面的制度，但是疏于执行，归档工作不能按照规定进行，没有发挥实际作用。保存管理等杂乱无章，严重影响了档案所具有的利用价值和真实性，严重影响档案管理的效率以及效果。有的事业单位虽然停留于表面功夫，有些事业单位即使有档案管理制度，档案管理制度的不规范不健全，实际工作中没有有效落实，比较随意，权威性不强。
长期以来许多事业单位没有充分有效地利用档案信息，档案利用率比较低，档案管理意识非常的薄弱，对于档案工作的专业性关注程度不足，宣传力度不强、范围不广，损失了可能档案管理应该带来的效益。事业单位档案管理相关的工作人员的专业性不强，综合素质能力不强，甚至没有接受到专业的教育培训，有些工作人员由于是事业单位，竞争意识单薄工作消极散漫，应付了事，档案管理的效率直接受到严重的不利影响，不能符合当今时代的发展需求。档案管理的现代化应用没有受到重视，相应的硬件设施都比较落后和老化，对于档案的收集、整理、保管等工作是极为不利的。如今是现代化信息时代，但是仍然有些事业单还在用手工来收集和检索，整体比较滞后，严重的阻碍了档案的利用。
二、事业单位档案管理工作的优化的有效措施
需要有完善的档案管理制度，将档案工作列入单位发展规划、管理中。完善档案管理所要遵循的规章制度，及时解决档案工作中的问题。完善档案管理所要遵循的规章制度，建立与单位工作相适应的综合档案资料管理机构，不断的发展更新管理手段，发挥事业单位档案管理的监督指导作用。把事业单位的各个部门进行分类，进一步确定有关人员岗位责任制，明确职能，进行统一管理，明确职能，进行统一管理，建立起较为科学和系统的管理体系。文件形成单位实行予立卷制度。文件材料有关工作程序作为主要考核实绩的内容。根据档案管理工作实际需要，增强档案管理人员的专业性培训，应聘用专业的档案管理人员，配备档案专职人员，对档案进行分类管理。鼓励工作人员参加相关知识的培训，以提高其自身的综合素质，努力促进档案管理人员水平的提升，进一步完善事业单位的档案管理。随着现代化发展加快信息化建设，事业单位的档案管理工作积极使用现代化的信息技术，创建信息化的档案管理模式。开展档案的宣传工作，实现档案管理的现代化的发展，积极将计算机技术应用到事业单位的档案管理工作中，。对档案管理室进行优化建设，保证档案管理室的干净、整洁，一定要严格采用符合标准的档案装具，必要的设备也应该周到考虑，为档案管理创造良好的环境。另外，需要注意的是档案室应避免日光的直射，避免长时间用电发生火灾。
三、事业单位档案管理现代化有效路径。
现代化的库房管理中，应用技术机技术是非常重要的，首先应该建立现代化的管理系统，推广现代化计算机技术。为库房管理带来极大的方便，即可以实时监控又可以控制干燥、潮湿等情况，档案资源的安全性得到确保。建立相对规范和标准的数据库，充分利用现代化多媒体技术把文字、图形等统一管理，为了方便检索和应用，把传统的纸质的档案文件换成现代的电子文档，工作人员对档案的检索时能够更加的方便。档案管理是一项非常复杂的工作，因此要实现档案目录与检索的现代化，是目前档案管理工作中的一项重点。为了提高档案检索的准确率，应及时准确的划分不同的目录与之对应，原来传统的档案目录是手写的，现如今已经转换成了计算机打印的。应充分利用现代化档案管理软件，对相关资料分门别类，输入计算机，进行统一整理。为查找和调档带来极大的方便，缩短了档案检索的时间，对档案数据进行检索、查询、下载，十分方便。建立完善科学合理的档案网络，首先事业单位根据实际情况建立局域网，发挥网络本身的优势，档案管理也要与时俱进，突破传统，敢于创新，实现资源共享。另外，事业单位打档案管理过程中会出现新的档案信息，充分利用计算机软件完成档案的借阅和归还。方便工作人员进行分析和统计，对档案存储的具体内容进行有效的把握。实现档案管理的现代化更加提高工作效率、节省工作时间等，但是在应用计算机和网络的过程中，一定要注意文档分离问题和网络安全问题。对网络要实施密码控制，安装杀毒软件等进一步确保档案的安全。
结束语：
在事业单位管理工作中档案管理工作是非常重要的组成部分，随着社会的快速发展，原有的传统档案管理方法是无法满足现在信息现代化社会的需要，在未来的发展中档案管理对于事业单位有着极为重要作用。为了适应新形势的发展，对档案管理工作进行优化是非常有必要的，需要更加重视档案管理工作，培养一批具有高技术、高水准的档案人才队伍，提高档案管理人员的水平，完善档案管理制度体系建设，不断学习和开发，使用现代化的档案管理方式，及时更新知识，优化事业单位档案室的建立，创建良好的环境和氛围，以积极的态度应对新时期档案管理工作，进一步确保顺利实现档案管理效果。
参考文献：
[1]郑勇.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].福建质量管理，2016（3）.
