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档案管理的优势范文

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档案管理的优势

第1篇

[关键词] 流动 人事档案 管理 探讨

什么是流动人员档案?流动人员档案是指脱离国家干部队伍,自行流动到中外合资企业、合作企业、独资企业、集体所有制企业和私营企业工作的人员档案,这是改革开放和干部制度改革中出现的一种新情况。所以在当今社会,流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体。因此,传统的人事档案管理制度已经不适应新形势下流动人员档案管理的需要。

当今的档案流动不断向多极化方向发展,流动人员人事档案管理推动了人才合理流动,随着经济和社会的快速发展,流动人员人事档案管理的发展日趋社会化、多样化。流动人员人事档案管理,以及在档案管理基础上产生的人事制都适应了社会主义市场经济发展的需要,突破了计划经济体制下高度一体化的干部身份管理模式。流动人员人事档案的发端是人才流动的发端,若没有流动人员人事档案,就不能很好地解决人才流动的“身份”瓶颈问题。人事档案它改革了计划经济下的干部身份管理方式,而流动人员人事档案形成了新的人才流动态势,所以它目前是人才中心的基石,它的管理与服务工作始终是各地人才中心的最主要业务,无论从服务结构还是收入结构上看都是首屈一指的。最重要的是,流动人员人事档案的发展是人才市场发展的平台,从目前正在实践的以档案管理为依托的“一条龙式”人事服务,到方兴未艾的人才派遣等新业务,都是站在流动人员人事档案这个根基上对人事工作的突破与发展。我们可以大胆预想,下步人才市场业务的发展将会更多地衍生在流动人员人事档案之上。

纵观整个趋势,人事档案接收是呈跳跃式增加,人事档案的利用日益丰富和不可替代,为人才双向、多向的流动解决了后顾之忧,使流动人员档案有人管,关系有处挂,户籍有处报,职称有处评,人才流动千变万化离不开档案其稳固的不变基石,使各种人才有底可寻,有据可用。据相关调查表统计,目前社会接收流动人员档案出现了四大热点:一是围绕落实当地政府政策推进形成的热点,如近几年的事业单位改制企业,主要集中在2002年至2003年事改企档案;二是2000年至今的大中专毕业生档案大量增加形成的热点,如因为本地人员在外地工作,外地户口迁不进的户口全部回原籍的人事档案、在本地工作的人事档案、外地人员在本市工作等,以上这些大中专毕业生的人事档案集中存放在人才服务中心占总数70%;三是为落实政策,鼓励机关、事业、卫生、学校等干部、科技人员下海创业,辞职的较多,接收的人事档案也明显上升,辞职创业的人事档案占总数10%;四是鼓励大学生进行多渠道选派优秀大学生到村任职,村官的人事档案占总数5%。所以流动人员人事档案同时还拓展了人事管理与服务的空间。从档案相关调查数据显示,流动人员人事档案管理工作,将传统的人事工作服务对象从机关、事业单位、不分配的大中专毕业生拓展到了外省及本市的外资企业、民营企业等非国有企业的所有人才,进行双向流动,选择了适应改革需要自愿接受服务的其他单位,可以看出,人事档案流动强、调动频繁,服务空间大大提高。

然而,从现阶段的人事制度改革的进程看,人事档案不存在弱化的问题,而更应该将关注力放在讨论如何强化它的手段。因为流动人员人事档案工作具有十分重大的历史与现实意义。但是,我们在上述内容也提到流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体,自2000年以来,各行各业、机关事业单位等查档率逐年提高,流动人员人事档案管理已有单纯的人事关系托管发展为一系列社会化的人事服务,查档内容涵盖了流动人员的转正定级、档案工资核算、工龄计算、高校毕业生就业接收手续等多项业务,服务对象逐步扩大、服务领域不断拓宽。所以流动人员人事档案工作是市场经济改革进程中的新产物,也必定随着市场经济建设的深入面临着许多新问题。目前看来,流动人员人事档案必须实现手段更新和服务能力的提升,为需求者提供动态真实的原始资料,更为需求者提供科学信用的评价分析,实现人事档案利用上的飞跃。流动人员人事档案工作必须要改革才能焕发它在市场经济中应有的勃勃生机,必须要拓宽视野,开辟新领域才能提升它存在的价值,因此,我们应当不断寻求服务方式的创新并需要有关上级部门的明确支持和统一指导。一是以法定方式明确人才中心对流动人员人事档案的专营性职责;二是按照现代人力资源管理的要求重新定义档案材料类别;三是根据国际通用的原则加强职业分类和岗位分类形成规范的职业管理制度。

总之,流动人员人事档案是伴随着社会主义市场经济建设的进程而产生的有中国特色的课题,由于人事档案管理实质是人事管理关系的实现,所以它牵涉到人事管理体制改革的各个方面。随着时展,我们回顾近十年社会流动人员人事档案管理工作的实践,我深深感觉到了流动人员人事档案管理工作的不断发展,它推动了人事制度改革的深化,促进了人才资源的市场化配置,并对经济社会发展产生了深远的影响。流动人员人事档案管理是现代社会档案管理工作的重要部分,我们不但要重视流动人员人事档案管理工作,而且还要想办法把这项工作做好。

参考文献:

[1]李明.妥善处理流动人员档案的滞留[J].档案管理,2011,4.

[2]陈榕.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].经济研究导刊,2009,18.

第2篇

【关键词】机关档案管理;现状;途径

从事过机关档案管理工作的人应该有所感触,所谓的机关档案就是把机关历年来发生的公务活动的情况记录并定期进行整理,机关档案是机关工作历史面貌的再现。但随着当代科技的快速发展,现在机关单位中的档案种类已不再单一,各式各样的档案如雨后春笋,包括声像档案、实物档案、科技档案、民生档案等各种档案种类逐渐增加,这就需要以一种全新的管理方式来代替过去的传统模式。但如何跟上时代的发展、强化机关档案管理的水平、提高机关档案管理工作的效率,如何在具体的工作中破除思想意识跟不上时代的步伐,传统的思想观念占据主导位置等现象呢?要搞好机关档案工作,必须从根本上转变观念、加强档案管理实施力度、提高档案人员的素质、促进机关档案工作新进展等工作。

一、审视目前机关档案管理工作的现状

(一)机关档案管理工作过于形式化。现机关单位对档案管理工作的重要性虽然有了一定的认识,机关领导也意识到了对加强档案工作管理的必要性。但是实际的情况却还是趋于表面形式,从根本上并没有改变,虽已经建立的档案资料,但并没有对其进行充分的利用,这就使得档案出现了形式化的一些色彩,造成档案管理的价值也就不能得到很好地体现。

(二)机关档案管理实施力度不够。机关主管领导对档案管理的重视程度直接影响档案工作能否有效开展,对机关档案管理的执行力起着相关重要的作用。但机关的主管领导往往分管几个科室或多个部门,而档案工作仅仅是科室或部门众多工作中的一项,又没有专职档案人员分管,主管领导的重视程度可想而知,档案工作不是在短期就能见到成效的工作,其积极作用往往没有其他部门的工作所起的作用显著,所以在管理的力度上明显不足。

(三)机关档案管理人员的业务水平相对较低。档案管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一小部分,因此没有专业的档案管理人员。负责机关档案管理的工作人员都是身兼多职,这就会导致他们疲于应付日常事务,不会把更多的时间放在从事档案治理工作上,更不会把精力完全放在业务知识和专业技能的钻研上,大多数档案人员对档案工作重要性和责任性理解的不完全不透彻,工作中存在敷衍了事的思想,对所从事的档案工作并不热衷,不能从根本上发挥作用。

二、如何从根本上转变机关档案管理工作的现状

(一)务必由传统的思想观念向创新的观念转变。档案管理工作是一门具有较强科学性且内容丰富的系统工作。只有机关单位领导者观念的转变、工作作风转变,才能真正提高机关档案的管理水平。众所周知,任何一个单位的任何一项工作,如果没有领导的重视和支持是很难开展的,更不要说取得良好的效果或成绩,这项工作能否顺利顺利开展,取决于领导对档案工作的意义和价值的认识程度,取决于他们对档案工作的态度,领导者观念的转变而在很大程度上决定着档案工作的发展。机关单位领导者应站在某个高度,从长远的利益出发,以提高档案管理水平为重点,建立健全行之有效的管理机制,有效提升档案管理人员的整体素质,使得档案管理模式得到有效创新。

(二)务必提升对档案管理人员的执行与监督力度。一般情况下,机关的公务员在工作中的重点与方向几乎都是以领导的指示与态度来作为风向标的,领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入,更重要的是要做好对档案人员的监督与执行的工作,真正将其进行贯彻与落实,而不是一句口号而已。要不断提高档案管理人员的业务素质,加强对专业技能培训,理顺档案管理体制,强化档案管理手段,建立健全档案管理标准体系,合理优化档案管理工作流程,规范档案信息化建设,建立奖惩机制,激发档案人员的工作热情,确保机关档案管理工作抓铁有痕、落地有声。

(三)务必提高机关档案人员的自身素质。因为机关对档案管理工作的不重视,所以导致档案管理工作缺乏专业性、技术性,机关档案管理的人员绝大多数是非专业人员,相关的专业知识相对匮乏,且缺少相关的专业技能,而且还存在一人兼多职、变动频繁等问题。只有将档案工作的重视程度和地位与各机关主要的业务部门同等重要时,才能在机关中配备专门的档案管理人员,才能充分调动机关档案人员的积极性,提高档案管理人员的工作能力,真正的将档案工作作为一项重要的事业来重视。只有提高机关档案人员的自身素质,才能在具体的工作中发挥优势,做好档案管理工作。

三、结束语

档案见证了各个机关单位的成长历程,并在事业发展过程中起着重要的作用。搞好机关档案工作是新的历史条件下机关档案工作面临的新任务、新要求。机关领导者应该转变观念高度重视档案事业,充分发挥其主观能动性,机关中的档案管理者与工作人员应该在工作的过程中不断提升自己的专业技能与职业素养,不断加强对档案管理工作人员的执行与监督,积极创新、努力进取,进而为机关单位未来的发展打下坚实的基础。

【参考文献】

第3篇

[关键词] 医院 档案管理 信息化 优势

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化, 人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化, 医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。

随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。

1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件

将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。

2 档案信息化使文件的归档方式得到改善

在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。

在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。

3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。

4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。

5 档案信息化改善了档案管理模式

在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。

综上所述,笔者认为,信息化处理在医院档案管理中具有十分重要的意义,较之传统的档案管理有着明显的优势。只有不断增强创新意识,档案工作才有生命力。我们要充分利用信息化建设,让医院档案管理工作进一步标准化、数字化、网络化,为医院的建设和发展发挥更大的作用。