高校数字档案范文

前言：我们精心挑选了数篇优质高校数字档案文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词:高校数字档案馆;必要性;建设

中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校数字档案馆建设的必要性

(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。

二、高校数字档案馆建设的任务

(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。

作者单位:湖南人文科技学院

作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。

参考文献:

[1]郑鸥.关于档案全文数字化工作的思考[J].中国档案,2007(2)

第2篇

关键词：安全；可靠；管理制度；防护体系

随着计算机技术的发展，信息技术在各个领域被广泛应用。档案管理发生了巨大的变化，档案部门或档案工作者不但要管理纸质档案，还要管理数字档案。数字档案的特殊性档案部门或档案管理现不但要做好管理质量与进程的管理，还要做好数字档案安全工作。

一、数字档案面临的安全问题

（一）数字档案管理不规范，档案管理制度不健全

高校注重教学工作、学生工作方面，而对档案管理制度方面没有投入大量的精力。对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面没有进行统一的规定，导致档案管理工作出现了很多的缺陷，各系部之间没有统一的管理，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。

（二）档案真实性、可靠性与可用性

数字档案以光盘、硬盘为载体进行保存和传输，光盘与硬盘需几年更换新的载体，前者易受干扰，易消磁；硬盘操作不当或系统更新易造物理损坏。数字档案易导致档案内容被更改且更改以后不留痕迹；电子档案易复制性，并且复制后不容易分辨原件与复制件。

（三）档案工作人员对档案信息的安全不重视

档案人员对档案安全意识的缺乏，传统档案员保管纸质档案，只要防虫柱、防水、防潮等即可，而面对档案信息化管理安全意识的缺乏会导致不法分子利用木马非法侵入档案网站篡改以及获取档案信息，甚至销毁数据资源；黑客入侵网站，获取管理权限，造成档案信息流失。

二、数字档案安全解决方案

（一）加强档案管理制度建设，促进数字档案管理管理规范化、科学化

高校应当重视建立数字档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者加大宣传，让全本职工了解教学档案的重要性，促例院领导重视档案管理。其次，高校要建立一些完善档案管理方法，明确数字档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案管理工作高效、平稳的M行。

（二）提高档案工作人员的档案意识

在档案管理工作中，档案工作者与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化的管理的工作水平，同时让其他人认识倒档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室存储环境、存储设施等。

（三）使用有效的技术手段，建立安全的防护体系

采用防火墙技术，在档案部门内网与学校的外网之间设置一道保护屏障，以此来保证内部的相关信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通过非法手段获取内部的信息。除些之外还采用安全保密技术，内校人员可随时进行查看，需要下载等操作就需要数字证书以及数字签名等手段，来保证数字档案的安全。

三、结语

实现现代信息资源的共享，使高校教育工作、管理者、档案工作者从繁琐、低效的工作中解脱出来，进一步提高工作效和教学质量势在必行。在不精心策划满足自行开发符合学校的档案管理系统的需求情况下，针对数字档案的安全现状，结合学校自身办学特色开发出形式多校、灵活多变等特点，研制出一套适合本学校的数字档案管理系统。

参考文献：

[1]关友谊.信息时代民办高校教学档案管理的思考[J]，现代企业管理，2014年1下期：P46-47.

[2]方满银.档案管理信息化的安全性探讨（J），现代经济信息.

[3]席杰.档案管理信息化探究[J]，档案管理，2014年第4期总第197期：P83.

第3篇

辽宁大学历史学院， 沈阳 110036

[摘要]高校数字档案馆是学校应用现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。当今的高校机构以及其相应的教育体系越来越与科学技术密切联系，在信息时代的潮流下，高校数字档案馆是必然趋势。

[

关键词 ]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化

新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]

近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。

一、信息资源建设策略

数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。

1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。

2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。

3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。

二、组织与管理协调策略

我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。

1.组织策略

（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。

（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。

2.管理策略

建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。

三、技术应用策略

高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。

1.顶层设计技术与方法

顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。

2.海量数据存储技术

随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。

3.知识管理与数据挖掘技术

随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。

4.多媒体数据访问和检索技术

多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。

5.数字资源长期保存技术

高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。

6.服务导向体系架构技术

SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式来架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。

2.人才策略

“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。

高校数字档案馆则是将学校里的各项事务、教师与学生的档案资源等材料进行数字化，存于计算机之中，然后再向校园网中，以数字档案的形式向全校师生甚至是全社会提供查阅利用。如何在信息时代建立一个高层次、专业化、服务型的高校数字档案馆应当值得人们去关注。

第4篇

【关键词】高校；数字档案馆；建设；问题；对策研究

伴随着网络技术、计算机技术以及数字通信技术的迅速发展以及普及应用，信息资源的数字化开发利用水平已经成为国家信息基础水平高低的重要标志之一，而档案馆作为社会各种本源性信息源，其数字化建设已经发展成为国家信息建设的重要构成部分。我国高校档案馆凭借其强大的技术以及人才优势，已经发展成为数字建设最为活跃的机构之一。面对这一发展趋势，本文将在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上，总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题，进而提出相应的对策以期可以对新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴。

一、高校数字档案馆的概念

数字档案馆最早于上世纪90年代产生于美国，此后在英国、法国以及日本等发达国家陆续开始发展独具特点的数字档案馆。数字档案馆的产生和发展主要基于科学技术的高速发展而形成的一种区别于以往的新型档案馆，它是建立在计算机技术、信息网络技术以及数据库技术发展及普及的基础之上，对分散的相关档案资源进行数字化处理，并且将其以网络化的方式进行连接，从而使档案信息资源利用可以摆脱传统档案馆的时空限制，更好地实现档案资源的网络共享。高校数字档案馆主要承担着全校日常工作产生的各种档案信息资源的数字化采集、储存以及利用的重要职责。

二、高校数字档案馆的特点

（一）共享性。高校数字档案馆充分利用先进的计算机技术、网络技术和信息技术可以将分散在各个档案馆的信息资源联为一体，从而实现档案信息资源的跨国界、跨地区、跨行业、跨单位的数字化传输和网络服务，可以打破时空对于档案资源利用的限制，从而在更广的范围内实现档案信息资源的数字化共享。

（二）再生性。新形势下，我国高校数字化档案馆主要以收集数字化档案信息材料为主，而数字档案信息具有强大的备份以及复制能力，可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动。即使一个数字化档案因为发生意外而损坏，也可以利用备份资料方便快捷地将同样的数字化档案重新建立起来，从而保证档案信息资源的永久性保存。

（三）现代性。高校数字化档案馆主要以计算机技术为主要支撑力量，如果工作人员对原始档案资源进行数字化处理、输入和存储工作之后，就可以通过检索管理系统对文字、图片、音视频方便地进行检索、查找和管理，从而实现档案管理工作的现代化，可以大大节约学校档案馆的人力、物力和财力。

三、当前我国高校数字档案馆建设存在的问题

（一）相关部门对数字档案馆建设不够重视。高校档案管理工作作为一项兼具管理性和服务性的基础性工作，本身难以产生明显的经济效益，相对于学校其他工作而言难以引起学校领导以及主管部门的重视。目前，虽然许多高校都根据相关规定设立了专门的档案机构来负责数字化工作，但由于没有得到足够的重视和支持，使得相应的管理制度规章难以得到落实。另外，高校数字档案馆建设涉及到学校的多个部门，但相关部门的参与意识普遍都不高，在档案材料的收集、整理以及数字化过程中都没有给予档案管理部门足够的支持。

（二）高校复合型档案人才较为缺乏。伴随着档案馆数字化建设水平的不断提高，对于高校档案工作人员的综合素质要求也随之不断提高，不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识，而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术。然而，目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识，又掌握先进技术的复合型档案优秀人才，尽管学校花费巨资购买先进的硬件设备，也因为人才缺乏而难以充分发挥应有的积极作用，进而影响到高校数字档案馆建设进程。

（三）高校数字档案馆建设经费短缺。专业的软硬件设施是新形势下高校顺利开展数字档案馆建设的重要技术支持，如果没有配备先进的计算机软件以及必要的计算机硬件设备的话，必然会影响到高校数字档案馆建设的顺利开展。然而，在现实中由于各种主客观因素导致学生不太重视档案工作，相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求，使得经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。

（四）高校数字档案信息不能共享。目前，许多学校都意识到网络化在学校教学科研日常工作中的重要作用，纷纷投入巨资建立相应的办公、教务、学生、后勤、人事、科研、财务等网络管理系统。然而各个系统之间却是孤立存在的，没有实现互联互通，再加上由于没有统一的数字化标准，使得各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现，直接困扰着高校数字档案馆建设的健康发展。

四、高校建立数字档案馆的可行性分析

第5篇

关键词：高校；数字档案；管理；可持续发展

一.目前高校在数字档案管理上面临的问题

1.缺乏成熟技术

目前各大高校应用的办公系统及其数字档案管理系统都具备一定的优势，但两者间却不能相互兼容，办公系统主要是用来传送文件的电子政务系统；而数字档案管理系统却是专门为档案管理开发的软件，两者不能兼容，不相往来，也导致档案管理工作者常常出现重复劳动的困扰。

2.缺乏安全性

当前高校使用的数字档案管理系统在安全性上缺乏保障，数字档案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真实性，这些问题正是数字档案管理系统缺乏安全性的表现。国家也应法规为数字档案提供安全保障。

3.缺乏高度统一的标准

即使国家出台了一些档案管理的标准法规，但法规出台的速度远不能赶上数字化在档案管理中应用的速度。如，目前高校使用的数字档案管理软件在开发时就缺乏统一标准，在档案文件的收发、管理以及各地区高校档案数据的对接等方面都存在标准不一的状况。

4.进入数字化的脚步缓慢

高校以往的档案文件都是纸质资料，这些手工制作的文件要全部转化为数字文件，是一项工作量巨大的工程，需要耗费很长的时间和大量的人力，而且在转化过程中必然会遇到许多问题，完成难度非常大。

二.创新是实现高校数字档案管理可持续发展重要手段

1.确保数字化设施的齐全性

高校数字档案管理工作必须要拥有完备的设施支持，这些设施包含了各种软硬件，如数据库服务器、文件扫描仪、数码相机、大容量存储器等硬件以及专门为档案管理开发的软件。高校数字档案管理使用的软件应具有多种功能和强大的适用性，以确保其能完成数字档案的整理、集中、分类、存储、搜索以及运用等操作，并能和多种操作系统及硬件平台实现完美契合，该软件也应具有较强的安全自控性能，并能与不同种类的数据库进行数据连接及互换。高校数字档案管理系统应用的软硬件设施应符合数字时代的要求，在数字化建设过程中可依据自身实际条件，投入相应的资金、人力，并确保建设完成的数字设施可以投入使用，进而确保高校数字档案管理工作取得稳步发展。

2.为档案数字化管理提供安全保障

随着计算机的应用范围的日渐广泛，人类社会逐步进入到网络信息时代，网络安全也逐渐引起人们的关注，种类繁多的木马、病毒随时威胁着计算机的安全，同时也为高校数字档案管理造成较大的安全威胁，因此高校数字档案管理的第一要务就是确保档案信息的安全性、完整性以及实用性。目前完善高校数字档案管理系统的方法就是转变以往的管理模式、管理方式、管理机制以及各项法规。当前高校数字档案管理工作应进行制度创新，并制定健全的档案管理、安全规定，资源共享是档案数字化管理的技术要点，在开放共享资源前也应制定一定的法规进行约束。

3.重视人才培养

专业人才是高校档案管理进行数字化建设的必须要素，档案管理者的个人素质将直接影响到档案质量及档案的数字化录入速度。档案管理员的作用是为档案信息和信息应用者间搭建联系平台，因此高校数字档案管理人员必须要具备一定的专业知识，尤其是掌握相应的信息技术，可以熟练的使用计算机等现代化先进工具，并能使用这些工具对档案信息进行数字化管理及操作。所以，高校应重视档案管理数字化建设人员的专业技能培训，并及时对其进行专业知识普及，以提高他们的业务能力，使其跟上时展的脚步，进而确保高校档案管理数字化建设工作能平稳向前推进。

4.确保档案管理数字化建设具备标准性与规范性

高校档案数字化管理规定要求档案在进行集中、整理、入档以及使用等操作时有较为规范、标准的系统软件作为技术支持。将纸质档案转化为电子资料后，档案管理部门应将其集中管理，并归纳到一个兼容性能强悍、可以运行多种基本软件的信息存储系统中，该系统也应具备转变文件存储格式的功能，进而确保电子文件能在高校校园网与数字档案管理系统间进行传送和使用，具备这一功能，是目前档案数字化建设工作的重大技术进步。

5.应尽快将以前的纸质文件实现数字化

档案实现数字化管理后，能有效提高人们对档案的应用效率，也有利于拓展档案的应用范围，因此，拥有档案管理经验丰富的管理者能确保档案数字化建设快速开展，并对数字化建设具有一定的积极意义。此外，应在遵守现存档案管理标准的基础上及时将尚未录入的档案数据进行数字化处理，其将使档案数据库具有更高的实用性。

三.改变档案管理的工作重点，使档案管理在模式上和服务理念上有所改进

1.转变档案管理的工作内容

信息技术被广泛应用到各大高校的档案管理工作中后，各高校怎样处理所生成的电子文件，并对其进行管理成为引人关注的重点问题。信息技术的应用使档案文件的生成、存储以及调用等操作变得更加简捷、便利，但在文件处理过程中有可能会出现重要文件丢失，垃圾文件被存储的状况。在这种现状下，如何有效鉴别文件的重要性、真实性以及可靠性，并将其采取最适宜、权威的方式存储起来显得非常关键。

有的高校在教育体制上出现了一些大的变革，其职能和教育科研等的范围和方式也发生了一些大的变动，相应的该高校档案管理形式也要做出一定调整。因此，我们应积极探寻本管理系统存在的内部联系及其和其他系统之间的连接关系，并依据高校教育和科学研究之间的联系，整合处理档案资源，以实现各大高校之间的资源共享，进而使用最小的投资取得最大的效益。所以，档案管理的工作重点要从实体文档处理转化到文档信息的生成全过程。

2.重视档案管理工作模式及其服务理念的转化

现下文件和档案之间在“关节点”上依然存在问题。档案管理只关注文档管理尾端工作，而在文件生成、传输以及保管等环节上没有发挥作用。为了避免这些问题再次出现，我们应转变以往的文档管理模式，将档案管理贯穿到文件的生成全过程，使文件从生成到入档都能实施有效管理。当然，档案管理部门的职能也应得到扩充，将主管档案搜集、入档转化为对文件实行全过程管理，并在档案形成的全过程中发挥出重要作用。

3.转化档案管理人员的角色

社会进入信息时代，对档案管理人员的工作内容也提出了新的要求，若管理人员忽视时展要求，甚至和时展脱轨，只将自己看做是资料的看门锁，将直接造成档案管理人员的社会地位受损。档案管理人员应将消极管理的态度变为积极参与，甚至成为审核文件一体化的一员。

小结

计算机技术应用范围的日渐广泛，为高校档案管理实现数字化提供了技术支持，因此高校档案管理工作人员应将高校信息资源的作用充分发挥出来，并在推进信息化的社会浪潮中，加大自身建设力度，进行准确定位，突破发展局限，和信息技术共同进步，为社会的发展贡献一份推动力。（作者单位：聊城大学东昌学院）

参考文献

[1]邹悦，高校馆藏档案数字化的建设问题[J]，档案天地，2011年02期

第6篇

关键词： 高校数字档案馆建设 现状 存在问题 提升策略

高校数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

一、高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势

数字档案馆是顺应计算机网络技术、数据库技术和多媒体等技术的发展而产生的新型档案馆，代表着档案馆未来的发展趋势，也是信息时代档案服务创新、拓展社会服务功能的必由之路。建设数字档案馆，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。高校数字档案馆的功能主要表现在以下方面：（1）维系“学校记忆”，传承大学精神。高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校史馆、开办各种陈列展览、举办专题报告会、编写各种出版物来再现学校历史记忆、展现学校历史底蕴与人文精神。（2）服务教学科研。高校档案馆馆藏中的学生成绩、学生论文、教师课件、科研项目等档案都从不同方面为学校教学科研发展提供了可借鉴的历史材料。（3）利用档案原件，提供凭证依据。社会公众对高校档案原件凭证性价值的追求集中表现为对学校毕业生相关信息的真实性核准。在高校档案馆对外服务中，利用档案原件为毕业生本人补办有关证件、为用人单位核实有关毕业生信息的准确性成为其中的主要部分。

二、高校数字档案馆建设的现状

早在20世纪90年代，南京大学档案馆就开始进行档案管理信息系统的研究和开发，并且进行了合理的规划，在以后的建设中围绕建设目标，一步一个脚印地向前发展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统（6.0版）”、“南京大学教授成果管理系统”、“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”、“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建起了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。上海交通大学数字档案馆系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台，通过档案门户网站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。浙江大学近年来努力推进数字档案馆建设，建立和开放档案网上查询系统，在全校范围内全面实施电子文件远程归档。重庆大学数字档案馆从2006年3月开始建设，历时三年半，至2009年9月建成。该数字档案馆将档案管理系统与校园网业务系统紧密结合，有效地实现了馆室一体化、文档一体化、馆库管理智能化的数字档案馆整体建设模式，建立了档案信息资源服务体系，实现了全校范围内档案信息资源的互联互通、数据共享。复旦大学档案管理系统与办公自动化系统链接，在全校各部门之间实现了资源共享，各立卷单位的发文在办公自动化系统上登记后，可在档案管理信息系统发文管理数据库中自动生成，不必再重复录入，同时他们还使用了条形码技术进行库房盘点和档案的查借阅登记。复旦大学档案馆配合百年校庆工作将珍贵档案、历史照片摘选出来，完成了数字化的工作。综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了三个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利用方法；二是介绍各个学校的基本状况；三是提供数字查询。

三、高校数字档案馆建设存在的问题

目前，很多高校虽然设有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门的档案疏于管理。经费的短缺成为高校数字档案馆建设的瓶颈。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。高校档案馆网站信息内容更新周期长，时效性差。一些文件形成者对档案移交归档认识不足。很多有价值的档案不能及时归档，在个人手中积压、滞留。档案信息安全问题也应该给予高度重视。网络信息安全最主要的敌人就是计算机病毒，数字档案馆在目前的技术条件下，很难抵御计算机病毒的侵袭。黑客的侵袭也是数字档案馆的最大威胁。档案人员的综合素质和专业技能水平不够。目前高等学校档案机构中广泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等，不利于高校档案工作发展。高校档案种类较多，但利用类目比较单一；档案利用主体为校内部门、教职工及学生，社会人员较少；档案利用手段以传统方式为主，利用现代技术手段获取远程档案信息服务较少。

四、高校数字档案馆建设提升的策略

充分认识档案工作在高等学校中的地位和作用。高校数字档案馆建设是《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出的教育信息化的重要组成部分，是时展的必然选择，是高校持续发展的基础。各高校要把高校档案馆（室）建设作为学校基本建设的一件大事切实抓好。档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用。

完善基础设施建设。基础设施的完备是进行数字档案馆建设的前提条件。根据数字档案馆的功能需要，基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案加丁设备、存储设备、数字化设备、摄像机、扫捕仪、光盘记录设备等。另外，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应时展需要的综合管理系统平台和网络构架。高校档案数字化工程是需要耗费一定人力、物力、财力的。2008年8月20日教育部以第27号令的公文形式了新修改的《高等学校档案管理办法》，指出:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”在第三十八条中强调：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”

档案信息资源建设是数字档案馆的生命，也是立馆之本、强馆之基，更是活馆之源。高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档。这些文档涉及教学、科研、行政等方面，需要进行整合后才能统一管理。首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息。通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。对于各部门使用的办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。其次，要优化馆藏目录，馆藏档案数字化成功的关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、磁带等数据，要有选择、分步骤地实行数字化。

档案贵在于活，重在于用。高校档案利用工作是指高校档案工作者以档案信息为服务前提，以档案利用者为服务对象，以满足高校教学、科研、党政管理和社会各方面需求为目的，通过多种途径、形式、渠道和方法传递档案信息，实现档案信息价值的过程。高校档案馆作为高校育人资源的重要组成部份，应该通过开展多种适合高校学生和青少年特点的宣传教育活动，增强高校档案馆的开放度和公益性，充分发挥其文化功能和教育功能。

人员素质的提升。在技术方面，档案人员要熟练掌握计算机的应用，在加强档案馆学、情报学专业知识学习的同时，还必须加强对计算机、网络知识的学习，并不断提高英语水平，完善自己的知识结构。高校既要把好档案人员选拔任用关,面向校内外招聘录用相关信息人才,又要建立完善的培训制度,采取在职培训进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨及参观考察等方式,对现有档案人员进行培养和提高水平,使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展需要。

要建立和完善档案信息安全管理体制，各高校档案馆（室）人员就要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，要严格遵守相关的安全保密制度，确保档案数据库安全。非公开档案信息一律不得上外网，档案馆（室）内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。

参考文献：

［1］朱金风.对高校数字档案馆建设的思考［J］.兰台世界，2006，（3）.

［2］苏梅.论高校数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究［J］.文教资料，2009，（15）.

第7篇

关键词：云计算 高校 数字化 档案管理 实现和应用模式

1.高校数字化档案管理发展过程中面临的主要问题

高校数字化档案管理的发展实践面临的问题，主要表现在以下几个方面：第一，高校数字化档案资源日益增多与资源存储空间有限和资源异构的矛盾。目前，电子档案资源已经成为高校档案文献资源的重要组成部分。大量递增的数字化档案信息资源，给高校档案管理过程中对海量数据的存储带来了持续的压力，不但加重了高校档案管理中对基础设施建设的负担，还使对海量数据信息进行可靠访问这一问题也面临着严峻的挑战。另外，随着高校数字化档案建设的不断深入，不断出现大量异构的档案信息资源，包括“信息孤岛”、“信息烟囱”等信息资源分散、孤立的状态比较严重。第二，高校数字化档案资源建设与服务之间的矛盾。高校数字化档案资源建设总的涉及到两个方面的内容：传统形态的档案向数字化档案的转化以及数字化档案的存储和流通。目前高校数字化档案资源建设和管理中重建设而轻服务的现象一定程度的存在。不同用户在个性化信息档案需求以及知识服务等方面的要求日益增长，而高校数字化档案资源利用效率低下以及服务层次不高的现状使档案信息服务与用户对档案信息的需求这一矛盾日益加剧，一定程度的制约了高校数字化档案建设的发展。第三，高校数字化档案资源利用与档案资源保护之间的矛盾。档案资源具有特殊性，面临着保密和著作权保护等问题。因此高校数字化档案资源管理中，在用户的权限设定、数字化资源加密以及数字化档案资源复制制度等方面都面临许多问题。上述问题必然会对高校数字化档案管理中的资源共享、用户服务以及档案信息安全等方面带来不利影响，制约高校数字档案资源价值的发挥与利用。

2.云计算在高校数字化档案管理中应用的优势

云计算在高校数字化档案管理和应用中有以下优势：第一，云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算构建的数字化档案服务平台能够有效利用各种数字化资源，使高校数字化档案管理获得更大程度的资源伸缩度，形成资源集成化。将高校数字化档案的信息检索、数字参考咨询等业务访问向云端迁移，实现一站式服务，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平，并大大的降低服务成本。第二，云计算能够提供多样化和个性化的服务，促进数字档案馆职能不断改变，实现以用户为中心的服务模式，放大高校数字化档案馆的应用潜，提高数字档案馆的信息服务效率。第三，云计算有利于降低数字档案馆的工作成本，提供安全可靠的资源存储能力。云计算对信息资源实施集中存储的策略，档案资源存储于由“云”提供的由数量众多的服务器组成的数据存储中心，由数据中心对数字化档案资源进行统一管理、资源分配、均衡负载和控制安全等等，能够有效解决数字化档案资源的存储问题，还提供了低成本和高安全性的数字化档案利用策略[1]。

3.基于云计算的高校数字化档案管理的主要实现和应用模式

云计算概念的提出给高校数字化档案管理带来了新的信息服务与管理模式。以下尝试从三个方面论述云计算环境下高校数字化档案管理的主要实现和应用模式。

3.1基于云计算的高校数字化档案资源整合框架

云计算环境下的高校数字化档案资源整合的出发点就是实现资源的有效共享。因此，在云计算背景下，高校数字化档案馆的构建就是要为用户提供灵活的部署和应用服务方式，对来自不同服务平台和系统的服务进行整合，提供开放的API接口，实现统一的认证服务[2]。从逻辑结构上看，把云计算环境下的高校数字化档案资源整合框架分为四层，包括基础设施层、资源层、平台层、应用和服务层。

3.2基于云计算的高校数字化档案用户的业务实现机制

针对高校数字化档案的业务特点，云计算环境下高校数字化档案用户的业务实现机制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的网络、计算、存储等基础设施构成，几乎所有的数字化档案数据和应用都可存储在“云”里。云端作为服务端存在，对外提供接口供客户端调用。包括PC、手机、PDA等统称为数据终端，数据终端只需要拥有浏览器和操作系统，通过网络接入“云”，经验证授权后，即可使用云中的档案资源。

3.3基于云计算的高校数字化档案资源的虚拟存储机制

大量数字化档案资源，给数字档案馆的存储带来了巨大的压力。云存储可以将各种物理存储单元通过软、硬件技术转化成为一个逻辑的虚拟存储单元，并共同对外提供数据存储和业务访问功能。在高校数字化档案馆的应用中，采用典型的网络虚拟存储作为云存储的具体实现[3]。

4.结束语

高校应充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高高校数字档案管理的整体业务能力和服务水平，论文的研究对于高校数字档案馆的资源建设、管理模式、应用服务方式等方面都具有一定的积极意义。

参考文献：

[1] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探[J].兰台世界，2011，3月下

第8篇

一、高校数字化档案的特征

随着计算机技术的迅猛发展，特别是网络技术、数码存储与传输技术等的全面普及，使得人们对档案信息的加工、存储、查询、利用等方面有了新的要求。因此，数字档案也就应运而生，它是一个新生事物，它的所有载体的信息均能以数字化的形式获得，包括所有联机采购、编目、公共查询；对各种信息资源的检索，通过网络组织读者访问数据库系统，如电子档案、电子图片、声像资料、多媒体资料等；用计算机系统管理档案的服务；数字档案利用网络连接到全球各个角落，让人们很方便地共享资源。数字档案有如下特征：

1．数字档案是一个分布式的群体，通过宽带高速互连的计算机网络，把大量分布在一个单位或一个地域的众多档案信息资源单位组成联合体，把不同地理位置上及不同类型的档案信息按统一标准加以有效存储、管理并通过易于使用的方式提供给使用者，超越空间和时间的约束，便于使用者在任何时候、任何地方都可以在网上远程跨库获取任何所需的信息资源，达到高度的资源共享。

2．数字档案是面向服务对象的数字化多媒体信息库。数字档案的存储介质已不限于印刷体，它具有文本、声、光、图像、影视等多种媒体，其存储的载体也相应的有光盘、录音带以及各种类型的数字化、电子化装置，它通过多媒体、超文本、超媒体等技术，提供智能化：的信息检索手段，向使用者展示各种生动、具体、形象、逼真的信息。

3．数字档案是与平台无关的数字化资源集合。数字档案可实现异种数据库之间、服务之间、工作站之间的可互操作性，并正在探索深层语义上的可互操作性。它采用一种联合式或协调性软件，从类型相似的数据对象和服务中，取得一致性和连贯性检索内容。

4．数字档案具有强大的信息传播与功能。数字档案的服务方式与传统档案的管理有着重大的差别，它变传统档案管理的被动式服务为主动服务。它可以通过网络随时和传播各种档案资源的信息，对使用者进行“引导”或“导航”，向使用者提供多种语言兼容的多媒体远程数字信息服务。

二、高校数字化档案建设的技术保障

数字信息档案是一个开放式的硬件和软件的集成平台，通过对技术和产品的集成，把大量的各种信息载体数字化，将它们组织起来在网上服务。

1．各种载体的数字化。将档案信息的各种文字、图像等，利用计算机和相关设备，将这些资料数字化。

2．数据的存储和管理。数字档案信息大多数采用客户机／服务器的模式。客户、档案管理服务器和对象服务器构成信息传递的核心结构。档案管理服务器主要管理数据的目录、索引和查询。而对象服务器则用于管理数字化的对象(即各种类型载体的原档案)，当对象数据直接到达客户的时候，就实现了档案对象数据的传送，它存储和管理的数据量是巨大的。

3．组织有效的访问和查询。文本类型的文件检索，实现在网上的快速全文检索软件：如何为多媒体信息档案建立索引，让用户进行有效的查询，也是当前研究的热点之一。

4．权限管理和版权保护。数字档案信息的安全性显得很重要，它要有一般计算机网络系统的管理功能，要重视各种类型用户的权限管理；更重要的是，必须用适当的技术确保资源不被滥用。

三、高校数字档案建设应解决的问题

1．加强高校档案信息数字化的人力资源建设。人力资源，即数字档案管理的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设数字档案的关键。建设数字档案必须确立：“以人为本”。传统档案管理时代的工作人员的工作基本模式是人与纸的结合，或者说是以纸为媒介与用户的结合，也就是人与人的结合。而数字档案时代档案员工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的“人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代档案员既要有扎实的传统档案学的知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识和网络安全维护知识，即是通才、复合型的人才。数字档案的建设和发展离不开高素质人才。数字档案工作要求管理人员具有较高学历和专业素质，需要掌握多方面知识结构的人才，只有拥有这样一批既具有深厚的专业知识、熟练的网络技能，又具有良好的文化修养，同时还具备获取、组织、传播信息能力的新型档案员，数字档案事业才可持续发展。信息技术对档案管理、服务及其馆员的影响是深远的，随着数字化技术和网络技术的发展，档案管理必然将朝着“数字化档案”的方向发展。

2．提高数字化资源。数字化资源建设是发展数字档案的前提条件，不然，档案的数字化发展犹如无米之炊、无本之木。数字化资源建设要立足于做好以下两个方面的工作：一是学校资源数字化；二是社会资源馆藏化。学校资源数字化，就是根据各高校的学科特点、科研方向和日后的发展规模，建立个性化的数据库，实现目录检索、主题检索和全文检索；同时，还可根据教学和科研的需要，对相关的数据作数字化技术处理，在此基础上建立全方位搜索引擎，实现网上轻松使用和下载。社会资源馆藏化，指对社会上已数字化的信息资源进行收集、整合和利用，大力拓展网上资源，通过对信息的搜索、跟踪和过滤，将有关资源分门别类地加以组织，供教师、学生使用以及社会上有关人员使用。

3．创新组织模式数字档案是一种崭新的档案形态。建设数字档案，必须要构筑一个能与之相匹配的新的组织模式。对此，我们通常可以从三个层面去理解：一是从数字档案构成要素去理解，即数字资源、网络化存取和分布管理；二是从技术层面去理解，主要包括用户接口、预处理系统、查询系统和对象库等基本构件；三是从社会组织系统方面去理解，作为社会整个的数字档案与行为个体的高校数字档案之间各自的组织结构及相互关系。按主题进行部门设置、工作分工的数字档案组织模式，是对传统档案组织模式的创新，大大精简了传统档案管理的庞大工作部门，便于按学科、按工作性质加以划分，着重、着力于对信息的采集、整合、传播，突出信息咨询服务，有利于优化人员结构配置，降低管理成本，提升管理效能。

第9篇

关键词：高校档案；数字化建设；方向

文明的积淀赋予人类以更大的创造和发展，信息时代的到来，引起社会诸多方面的深刻变革，它极大地改革了人们过去一直习惯和固守的知识、信息、符号语言等传播方式。档案作为承载文明的介质、其形式和内容也在这次信息革命大潮中发生了巨大的变化。这就是出现了数字化档案(电子档案)，它以电子文件为其主要的存储方式。档案信息数字化是新世纪档案事业发展的必然趋势。因此，信息时代构建数字化档案馆也就成为历史的必然，也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。

高校档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对高校档案的利用体现出档案的价值。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息数字形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式贮存，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。

1　数字档案的概念与特征

数字档案也称电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料(纸张、图片、图像、声音等)进行数字化处理(扫描、数码摄入等)而产生的信息，如办公类电子文件、资料扫描、E-MAIL、MP3文件、程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果。它必将深刻地改变档案工作面貌和信息环境。由于数字文件本身的特点，数字文件和数字一体化已成为数字档案工作的发展趋势。

2 档案信息数字化对高校档案工作的影响

2．1 对高校档案利用方式的影响

数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需一网的电脑，即可进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不用到档案馆就能查到自己所需的信息。

2．2 对高校档案业务工作的影响

使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入计算机中，各部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。

2．3 对高校档案馆职能的影响

随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程，通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。

3 制约高校档案数字化建设的因素及对策

3．1 制约因素：数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”的概念，即有形化向数字化的转变

高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。

另外，高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才、物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。

3．2 对策：高校档案数字化建设须建立一套切实可行的管理办法与制度

首先，由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准，实现档案信息数字化的统一行业规定，落实到《档案法》中，实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范，使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。

其次，高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据，拟定出电子文档的分类标准与要求，实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用，并不断健全电子文档管理制度，实现规范化管理，为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。

4 高校数字化档案馆建设

4．1 高校档案馆现存档案的数字化处理

将档案馆的所有档案数据通过计算机著录、扫描等形式，将档案信息由多种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校档案馆的馆藏档案向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。

4．2 建立和健全一套完善的数字化档案工作体系

从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，主要从以下几方面着手：

(1)数字化档案的收集

数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集。对于数字化文件，如果简单照搬以往的管理方式，出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集，要求采用文档一体化管理方式，只有这样，才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案管理的根本方式。

数字化档案的收集手段主要是通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达到成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档是一种很便捷的方式。只需各单位人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案馆即可。

(2)数字化档案的保管

由于数字档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，档案存放方式由档案框架变成用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

(3)数字化档案的利用

高校校园网的成熟运用，为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用一系列软件，在文件制作的平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具。一般而言，学校档案部门主要用高性能的计算机作为服务器。通过校园网开展电子检索报务；各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档。

5　结束语

高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融，与国际接轨的新走向。它是新世纪档案发展的最佳选择。但是，数字化档案建设也是一项宏大的系统工程，它不但要靠高校档案界的努力，也依托于整个国家信息化水平的提高和社会各方面的支持。面临如此机遇与挑战，我们更应以科学态度和创新精神，积极探索、求真务实、逐步推进，以实现高校档案的革命性转变。

参考文献

[1]　胡耀宗，等．谈高校档案信息化管理[J]。档案,2003．

[2]　孙淑杨，等．档案计算机管理教程[M]．北京：中国人民大学出版社,1999．

第10篇

一、高校档案数字化建设的必然性

1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。

2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务

高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设，当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1、数字化、辅助管理滞后

事实上现有的高校档案计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而是大大增加了额外手工劳动的投入。

2、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作，大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。

3、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。

4、数据库建设滞后

主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺乏全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。

5、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆数字化建设的经费非常有限，无法购置好的软硬件，建立高起点的档案馆数字化模式，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

三、高校档案馆数字化建设的基本原则

基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应坚持以下相关原则。

1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前，应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握，有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中，必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑，才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提，加强各类标准的制定工作，在遵循国家专业标准的前提下，根据自身特点，制定更为具体和切实可行的部门标准，才可能实现资源共享。

4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力，注意适用、节约，不能盲目地追求“高、精、尖”，需与本单位的具体情况相结合，追求经济投入的最小化，实现效益的最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上保证重点，突出重点。

6、安全性原则。在档案数字化过程中，形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，因此，档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的，要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代，高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战，适应档案数字化管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。

1、培养档案复合型人才

高校档案部门应以培养管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想，要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2、加快高校档案数字化建设

高校档案数字化工作，应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理，然后再考虑学校特色档案，利用率高的档案等情况由点到面，分步骤进行数字化处理。

3、主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

高校档案部门应主动开展档案利用调查，改变过去坐等上门的被动服务方式，通过走访调查，了解用户需求，宣传介绍档案馆馆藏档案的信息，主动解决用户利用中存在的问题。

4、建立相应的规章制度

高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

总之，高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

参考文献

1、《南京大学档案信息化建设实施意见》，2003年5月16日。

2、张照余:《档案信息网络化建设研究》，中国档案出版社，2001年。

第11篇

关键词：高校档案管理；数字化；解决策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1009—0118（2012）10—0187—01

针对高校档案管理数字化进程中存在的障碍和问题，必须研究对策，加以解决，否则就会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的进一步扩展和深化，电子文件也会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失。因此，在实施档案数字化管理过程中，必须注意把握好以下几个环节：

一、健全高校数字平台，构建和谐共享环境

档案数字化建设是一项系统工程，具体包括总体设计、软件开发、档案整理、系统管理、光盘备份等。高校档案要想实现数字化，首先必须投资开发一整套与高校相适应的档案管理软件，配备构建这个数字平台所需要的硬件设施。由于高校日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、高速扫描仪集中扫描、光盘等双备份解决方案。使档案文件能及时、准确归档，保护磁介质为载体的档案的安全，延长其寿命。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目标管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、高校分类管理等，从而在机制上提高高校信息共享能力。此外，信息网络系统也要达到以下二个方面的要求：

（一）系统应具有高可靠性

信息系统一定要具有稳定性、可靠性，给电子资料提供一个安全的存储环境。因此所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计（如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等），不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。

（二）系统应具有良好的性能

要使用正规的档案管理软件，能够跟随网络技术的发展而发展。系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，各高校之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。

二、搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流

（一）在办公自动化系于数字化档案管理系统之间建立桥梁

针对高校中办公自动化系统与数字化档案管理系统不能充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、办公自动化（OA）系统、人事管理、教务教学管理等系统的无缝集成。便于收集整理各部门生成的电子文件，更好地建立起高校档案资料数据库。

（二）在电子文件与纸质文件之间搭建“绿色通道”

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存，根据档案管理数字化工作的发展以及数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。

对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。切实确保电子文件的安全，解除人们的顾虑。

三、建立一支高素质、高水平的专职档案队伍

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。档案数字化的实现要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

四、提高高校人员的档案意识

提高高校员工的档案意识，尤其是高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字化建设，并积极为档案的数字化建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案人员要虚心向档案数字化建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字化建设。

总之，高校档案数字化建设是一个循序渐进的过程，不是一蹴而就的，我们要紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，根据高校的现实状况，不断实现高校档案数字化建设，使档案管理从保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。

参考文献：

第12篇

关键词：高校 会计 档案数字化管理

一、高校会计档案数字化管理的优势

（一）会计档案数字化管理可实现数据保存的多样性、安全性和持久性

由于会计电子档案所具有的诸多网络有点和便利性，使得高校会计档案管理工作相对于传统的档案管理具有很多优势，比如会计档案的存储介质形式多样，可以保存在网络、银盘、光盘等，也可直接输出打印成纸质存档。电子档案可以短时间复制多份，分别存放于不同地方，极大的增加了档案的安全性和持久性。

（二）数字化管理可提高管理及应用效率，实现资源共享

实现会计档案数字化可以提高档案的应用效率，实现资源共享。电子档案借助于计算机设备实现录入和存储，所以在信息的更改修正、拷贝和重置等问题上十分快捷方便，鉴于储存介质的特点，电子档案体积小但容量大，存储空间大，可以存储非常多的信息。单子档案的这些特点都有利于应用效率的提高。另外电子档案的数字化和网络化可以实现资源共享，需求者根据提供的用户权限可以通过网络直接访问档案库，相对传统档案查阅和使用，电子档案可以极大的节省时间，提高了效率，实现了资源共享。

二、高校档案数字化管理的现状

（一）高校档案数字化管理存在一定的安全保密问题

高校会计档案数字化的实现离不开网络科技，由于网络的安全特点和使用特点，导致会计档案同样存在安全问题。数字档案的管理过程都是基础网络来完成的，所以会出现网络存在的安全隐患。首先，实现高校会计档案数字化的支撑系统是基于网络来实现的，局域网、广域网以及其他物理设备的安全问题都会影响到数字档案的安全。其次，电子档案信息在存储时会受到存储设备硬件和软件的影响，计算机操作系统和数据库管理系统的不同版本或者操作失误等都会导致电子档案信息数据丢失或损坏。另外电子档案数据的存储和备份以及格式转换等环节同样影响到数据的安全性。最后是应用级安全问题，实现高校会计档案数字化之后，关于档案的共享问题，需要根据网络特点给使用者配备用户权限，一旦权限不明确或者过大，就容易出现档案更改问题。

（二）专业化的管理人员缺失

传统的会计档案管理工作要求比较单一，它要求管理人员具备相关的会计知识技能和档案管理基础即可，但是会计档案数字化管理具有更加鲜明的特点，其不但需要专业的会计知识，还需兼备计算机网络技术和相关数字化操作知识。在目前的高校很少重视档案的管理工作，在会计档案管理工作中没有足够的投入，致使会计档案数字化管理工作中缺乏专业的人才。

（三）相关单位领导不够重视，管理模式较传统

目前我国高校普遍存在这样一个问题，越是历史悠久的高校，其档案管理室越大，档案资料越繁杂，这些都是传统会计档案管理工作模式遗留下来的问题。目前高校的档案管理人员和相关部门领导已经习惯了传统纸质的档案模式，并没有展现出做出积极改变的态度和行动。

三、如何实现高校会计档案数字化管理的有效性

（一）利用高校自身条件，加强网络安全建设

网络安全建设可有效防范来自外来网站的不安全因素，同时可实现档案管理系统的硬件设备维护与网络管理，进而确保介质的安全。为实现这一目标，高等院校完全可利用学校现有的人力和物力资源优势，调动信息技术人员及教师的积极性，集思广益，提高网络的软硬件建设，采取多种措施保证档案数字化的准确性、安全性。

（二）加强会计档案数字化管理人员培训，提高其工作能力

会计档案信息化管理对工作人员提出了更高的要求，管理人员必须突破原有的档案管理理念，及时更新知识，积极学习并适应档案数字化管理的内容与要求，通过学习与实践提升个人业务素质，逐渐培养自身利用网络技术熟练进行会计档案管理的业务能力。与此同时，工作人员必须拥有良好的职业道德与敬业精神，具有客观公正的态度，实事求是的处事原则，尽职尽责，加强管理，提高档案管理的服务质量。

（三）相关领导应积极予以支持与重视

学校领导必须予以支持与重视，改革档案管理体制，积极引进专业人才对财务档案进行管理，同时建立完整的档案管理制度。比如a系统管理员采用双人负责制和任期有限制的原则，防止人员流动或缺岗造成的损失，同时也避免的现象。b根据工作的重要程度确定安全级别，对于安全等级要求高的系统，实行分区控制。 c制定严格的操作程序，操作操作规程要根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围。d制定应急措施，保证在紧急情况下有相应的紧急处理措施，使损失减至最低等等。

（四）通过法律法规性的强制手段对数字化档案的管理和安全性问题进行保护

任何一件事物的安全性都需要相关的法律法规等强制性措施来进行保护，高校会计档案的数字化管理同样离不开法律的支持和保护，通过制定和确定与之相适应的法律法规和制度，确保会计档案数字化管理更加明细化，档案数字化管理的策略更加清晰化。

总之，高校会计档案数字化管理是趋势，但实现会计档案数字化管理还有很长的路要走，因此要依据会计档案管理形成的规律和特点，制定切实可行的会计档案管理制度，为学校领导决策服务，逐步使高校会计档案走入正轨，真正发挥会计档案在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中的作用。

参考文献：

[1]周长华，吴小军.高校档案管理网络化建设[J].扬州大学学报.2004.6

[2]薛四新.数字档案安全应用研究[C].清华大学档案.2005.11

第13篇

一、档案数字化建设的必要性

档案数字化是通过科学技术手段将纸质档案材料加工成数字档案的形式，并能通过局域网、互联网等进行计算机检索和阅读，有效提高管理和效率，增强档案部门的业务能力，为档案内部管理和查找利用提供准确高效的服务手段和信息。

（一）利于提高经济效益。从经费利用的角度来看，人工管理档案存在办公费用高、管理成本大的缺点，而管理数字化档案是管理存储在各种媒介上的数字化信息。在档案保管条件方面节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，而档案查阅方便迅速，在很大程度上也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，进一步提高了经济效益。

（二）利于提高办公效率。档案数字化管理能够提高工作效率是被业界认可的。在传统的纸质载体档案的管理模式中，档案管理受到工作时间、地点和环境的诸多限制，但数字化档案管理则可突破这些限制，更方便快捷的完成档案整理、利用等工作。利用现代化的办公设备、软件和网络，立档单位和档案管理部门之间可以实现有效的互通，完成不同介质材料之间的复制和存储，从而完成档案的移交和归档工作。使用者也可以随时随地查阅档案，极大地提高了办公效率。

（三）利于保护档案原件。将纸制档案转变为数字化的电子档案后，通过科学高效的加密手段，档案的存储和使用都更加安全。特别是对历史悠久的或具有重要历史保存价值的档案材料，数字化加工处理后减少了对档案原件的损耗，对其信息具有更好的保护作用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）档案数字化硬件技术缺乏。经过几十年的发展，各高校纸质档案的数量都很大，依靠现有的主要以办公为主而配备的计算机、打印机、扫描仪等设备，来完成数量庞大的数字化加工工作是很难在短期内完成的。只有依靠配置高运算速度快的计算机、高速度自动化的扫描仪、先进高效的档案管理系统软件、安全稳定的存储设备等硬件设备基础，才有条件完成档案的数字化加工工作，但高昂的费用给档案的数字加工工作带来难度。

（二）档案管理人员的工作能力有待提高。许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机技术的双重知识结构的复合型人才。传统的档案管理人员已不能满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。长期从事档案管理工作的人员有着丰富的档案专业理论知识和实践工作经验，但利用计算机进行数字化处理的能力欠缺。计算机专业管理人员有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。因此，在保证档案管理基本业务能力的前提下有待进一步提高档案管理人员的数字化工作水平。

（三）档案数字化安全难以得到保障。档案数字化是档案信息化的基础工作，认真安全地落实档案数字化工作也是档案信息化安全管理工作的基石。但是在建设过程中会出现因管理不力或技术方面原因发生安全漏洞或泄密事件；档案丢失、损坏、涂改的情况也经常发生。这些情况严重威胁到档案原件与档案信息的安全。在档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何建立数字化团队、如何控制档案数字化质量，使数字化档案与实体档案的信息保持一致，保证信息从始至终不外泄，就成了档案数字化安全工作的核心内容。

三、高校档案数字化建设的应对策略

（一）加强人才培养，为档案数字化建设提供智力支持。各高校档案馆普遍存在年龄偏大，学历偏低，专业结构不合理，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案模式等情况。档案从业人员已不能满足档案数字化建设需要，应培养一批既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术复合型人才。

第14篇

关键词 高校档案 数字化

中图分类号：G271 文献标识码：A

高校档案记录了学校教学、管理活动中的重要事件，是具有保存价值的重要文件材料，对后续的教学活动和管理工作具有重要的参考价值和借鉴意义。档案管理工作是高校行政管理的重要内容之一，是高校建设发展过程中的基础性工作，是一项维护学校历史面貌和提升学校文化内涵的长远事业。当前信息社会迅速发展，档案作为一种文化资源发挥着越来越重要的作用，档案信息化已成为大势所趋。加快实施高校档案信息化、数字化建设，建立高校档案的科学管理方式，探索高校档案校内外服务新模式已成为现时之需。

1高校档案数字化建设的意义

高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享，并实现高校档案的高效、规范、科学管理。

高校档案数字化建设，不仅能够使高校档案管理更加合理有效，并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。高校档案数字化建设的意义主要包括以下几方面：

便于档案资料存储。传统档案管理方式下，档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储。但是，纸张受到保管时间和保管条件的限制，再加上经常的翻阅利用，在长时间保管使用过程中会出现纸张变脆、易碎，易受潮、易被虫蛀的缺点。如果将档案数字化，则可以大大节省保存档案的空间和成本，并且可以提高保存的安全性和保存时间的长久性。

提高档案管理工作效率。档案材料的信息丰富、信息量大，这使得档案的整理和利用工作繁琐、重复性强，劳动强度大。如果采用数字化，一次整理后并将档案数字化后，可大大减少纸质档案使用翻阅频率，全部查阅数字化档案即可。

节约大量人力财力资源，保存成本较低。传统档案管理方式下，档案整理、存储和查找利用需要投入大量人力物力和财力，在数字化后可实现“一次投入重复利用”，大大减少对档案原件的翻阅查找和对纸质档案进行复印利用。

实现档案数字资源共享，为档案信息管理者提供便利，提升档案服务质量。将档案数字化后，能够将可以公开的档案挂接在档案管理网站上，使得档案利用不再受时间、空间限制。

2实施数字化需要解决问题及对策

档案管理复合型人才缺乏、档案工作人员综合素质亟待提高问题。由于当前和今后的档案工作与信息化、数字化结合紧密，档案工作中越来越需要掌握计算机、网络技术等具有相关专业背景的复合人才。然而，目前现有档案管理人员整体素质普遍不高、知识结构单一，思维不够灵活，缺乏掌握现代信息技术和具有档案管理新知识新思想的高素质复合型档案人才。

配套信息化建设滞后、档案管理系统与办公自动化系统不兼容问题。越来越多高校已开始建设办公自动化系统，但由于档案管理系统具有一定专业性，一般来说，办公自动化软件与档案软件系统设计单位不同，两个系统不兼容，不能做到办公自动化系统中的电子文件直接归档的情况。现有的档案管理软件普遍都是只具有档案管理功能，缺乏数据挖掘、数据分析和推荐决策功能，只能满足基本的档案管理功能，无法实现档案资源充分利用和深度挖掘的档案利用要求。

数字化中档案文件报关与利用存在不安全因素的问题。存在档案管理系统中的目录和电子文件信息的正常使用依赖于服务器和管理系统软件正常工作，一旦系统服务器或软件出现问题，就会造成系统数据无法访问。同时，为方便利用，管理系统一般为网络软件，即便在校园局域网内，也存在一定系统被攻击、数据被篡改、服务器遭病毒入侵和人为攻击的风险。

高校档案数字化管理中的保密问题。一方面应注意档案文件的密级，对于档案应严格控制浏览范围；另一方面，对于档案文件材料中涉及的重要信息或个人敏感信息，也应注意保密，防止信息传递过程中的无意识泄露。

硬件条件欠缺，数字化建设资金投入不足问题。档案数字化建设经费投入不足档案数字化建设离不开专业软硬件设施的支撑。由于现实条件限制，用于高校档案数字化工作资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设工作的开展。

避免档案数字化建设中的“黑洞”现象。高校档案数字化建设中存在的“黑洞”现象――数字化建设的经费、人力投入都很大，然而成效和回报率却很低。这个现象的产生与前期准备调查工作不充分、工作目标与重点不明确等因素有关。

针对以上档案数字化建设中可能出现的问题，在实施档案数字化工作时，首先要提高对档案数字化建设的思想认识，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；加强档案管理平台和档案数据库建设，在数字化过程中保护电子文件的原始性与纸质文件的完整性，加强保密工作，加强档案管理软件的安全；加大资金投入，为档案数字化建设提供充足的硬件条件支持，同时还应注意避免出现“黑洞”现象，在进行数字化工作前做好调研工作，结合本单位实际情况，制定目标明确、重点突出、切实可行的数字化方案。

3高校档案数字化建设发展方向

当前高校档案数字化建设主要包括四方面内容：建立档案馆网站，通过网络构筑档案信息网络平台，建立横向通道，依托办公自动化系统实现文件、档案一体化管理，建立各类档案专题特色数据库以及加强高校数字化档案的利用与编研。

建立档案馆网站，通过联网实现档案信息网络平台。这些档案馆网站上一般一些新闻、查档阅档、档案利用相关信息，但是直接在网上进行档案利用的情况比较少。各个高校档案馆网站相对独立，没有实现互联或与所在地教育行政主管部门建立链接，非常不利于更大范围高校档案信息资源共享。如果能够逐步构建地区性、全国性馆际互联，将有助于为全社会提供更方便、快捷、优质的档案信息服务。

依托办公自动化系统，实现文件、档案一体化管理。这种方法是将高校内办公自动化系统在学校日常管理工作中产生的电子文件通过办公自化系统和档案系统互联，将电子文件直接归档。这种方式的好处是可以简化归档环节，减少档案整理移交的工作量。同时也存在一些问题：在办公自动化系统与档案管理系统互联时，要注意防止文件被无意或恶意更改、损毁，保护电子文件数据的原始性和完整性。电子文件的传递还会带来没有签名或公章的情况，这也是与传统归档方式相比，电子文件归档存在的新问题，应在实际操作中考虑解决。

建立各类档案专题特色数据库。这是在有了数字化档案资源基础上，可建立专题数据库，各展示馆内的馆藏数据特色，凸显学校的发展特色和办学亮点。建立特色数据库的特点是大量信息会显示在网站上，对网站的访问能力和安全性也是一种考验。

高校档案数字化后的利用与编研。这一内容属于数字化信息的深入利用工作。日常对数字化档案信息的管理和查阅利用是对档案信息的直接处理利用方式，而编研则是在对原始档案数据进行选择、整理、分析、综合等工作后，形成的具有创新性的材料，是对档案的深入开发和灵活利用，属于研究性劳动成果。出色的编研工作对学校管理工作与未来发展有着重要参考作用。

高校档案部门面对档案管理工作新要求和档案数字化建设大趋势，应不断探索新技术新方法，对现有问题努力改正，不断研究新的管理方法，更好地利用档案信息资源，全面提高档案信息服务水平。

参考文献

[1] 李青青.浅谈高校数字档案建设与管理[J].理论研究，2016（4）.

[2] 彭荟吉.高校档案数字化建设实践与思考[J].城建档案，2015（11）.

[3] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016（2）.

[4] 陈敏.对高校档案数字化建设的思考[J].中国管理信息化，2015（24）.

第15篇

关键词：高校档案数字化；“黑洞”现象；顶层设计；前端控制

1 概念界定

1.1 黑洞。“黑洞”是天文学的一个概念，是指“演变到最后阶段的恒星。由中子星进一步收缩而成，有巨大的引力场，使得它所发射的任何电磁波都无法向外传播，变成看不见的孤立天体，人们只能通过引力作用确定它的存在，所以叫做‘黑洞’。也叫‘坍缩星’”。[1]说它“黑”，是因为它就像宇宙中的无底洞，任何物质包括光线一旦掉进去，“似乎”就再不能逃逸出来。由于其“黑”的特性，人们赋予了“黑洞”许多引申的意义，如可以指无法摆脱的境遇、无底洞等。

1.2 高校档案数字化过程中的“黑洞”现象。高校档案数字化过程中的“黑洞”现象是指高校档案馆在开展档案数字化的过程中投入巨大，但产出很少，形成了投入与产出的巨大反差。从经济学的角度讲，投入与产出的比值称之为效益。由于高校档案馆档案的利用率很低，产出极小，相对于巨大的投入而言简直微不足道。这与天文学中的“黑洞”极其相似，只有物质投入，几乎没有物质逸出。长此以往就成了投入的无底洞。

2 高校档案数字化“黑洞”现象产生的根源

2.1 一笔简单的经济账——高校档案数字化无法走出的“泥潭”。高校档案数字化最基础、最主要的工作就是将纸质档案扫描、挂接，目前可采取的方式有两种，一种是高校档案馆利用自己的力量数字化，另一种是外包，即档案部门支付一定的报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司完成档案的扫描、处理、挂接等工作。由于外包公司在技术设备方面具有优势，且档案部门因为库存档案数量巨大，人手有限等原因，许多高校档案馆都选择外包这种方式。

笔者曾经咨询过一家档案外包公司，关于档案数字化的价格，一般是以张为单位计算的。年代较为久远、纸张保存不好的档案，经过扫描、处理、挂接等一系列程序后的价格是一张0.5元～0.6元，对于大部分高校档案馆来说，这种高龄档案所占比重很小；纸张保存良好、可以一次性、大批量扫描的档案是一张0.3元。按一页0.4元计算，平均100页一卷的档案即需40元，陕西师范大学档案馆截至2011年底库存档案是10万余卷，所需费用竟为400万元，而且，该馆的档案以每年6000卷左右的速度在增加，那么，在2011年度的基础上搞档案数字化，保守估计就需要投入“400万+24万×n（年）”这么多资金，这对于以教学科研为主的西北地区的高校来说是一笔巨大的开支。

高校档案馆数字化工作所需的费用是需要每年向学校申请专项经费的，由于高校均是以教学科研为主，且又要统筹规划，每年能否审批还是个未知数，即便能够审批，资金数额也不会很大，一般也就几万元，对于身处经济欠发达地区的高校档案馆来说就更少了。因此，要想将所有馆藏档案数字化，仅就资金而言，单靠高校本身的支持根本就是一项无法完成的任务。

2.2 热闹背后的冷遇——高校档案数字化无法迈过的门槛。高校档案数字化最便捷最省力的途径就是归档的时候就数字化归档，近年来兴起的OA系统就是为解决高校行政公文电子化流转和归档问题应运而生的。但是，陕西师范大学档案馆每年通过OA系统归档的电子文件只有1000份左右，而且这些文件的利用率非常低，这与高额的系统购买和维修费用根本不成比例。更让人心急如焚的是，由于计算机的普及，其实大部分文件材料都是由计算机系统生成的，尤其是利用率最高的学生成绩单，但由于条块分割的体制以及目前无法解决的系统无缝对接、数字签名盖章等技术因素，绝大部分的档案在移交时都做不到双套制归档，这些材料移交档案馆后，只能由档案馆投入人力、物力再一次数字化。

2.3 长期极低的利用率——高校档案数字化无法避免的尴尬。由于各种因素的限制，目前我国高校档案利用率长期处于极低的水平。以陕西师范大学档案馆为例，2011年的档案利用率不到4.5%，前溯十年，即便是加上本科教育评估等特殊年份，档案的平均利用率也没有突破10%。

高校档案数字化可以节约利用成本，提供快速检索和异地查询，还可以减少提供利用工作中的调卷、还卷等环节，大大减少提供利用的时间。但是，数字化只是改变了档案信息的存在状态，没有从根本上解决阻碍档案开放利用的主客观因素，因此，其对于提高高校档案利用率的功效极微。

在注重经济效益的今天，原本置身事外的档案工作也不得不自觉或不自觉地被纳入经济效益量化评价的范畴。也许，在许多档案人看来，拿经济效益量化评价档案工作是一件愚蠢可笑的事，因为档案的价值是无法用金钱来衡量的。但是，档案工作毕竟是一项管理性工作，而管理性工作的“至上”原则就是追求效益的最大化。高校档案数字化的“黑洞”现象说到底就是一种经济效益量化的极端现象。一方面是巨额的投入和大量的重复建设，另一方面是极低的利用率，二者极端相反的对比，结果就是更大的极端。

3 顶层设计、前端控制——高校档案数字化提高“免疫力”的良药

3.1 顶层设计。“‘顶层设计’（TOP-DOWN）是针对某一具体的设计对象，运用系统论的方式，自高端开始进行总体构想和设计。注重规划设计与实际需求的紧密结合，是一种将复杂对象简单化、具体化、程式化的设计方法。它不仅需要从系统和全局的高度，对设计对象的结构、功能、层次、标准进行统筹考虑和明确界定，而且，十分强调从理想到现实的技术化、精确化建构，是铺展在意图与实践之间的‘蓝图’。”[2]顶层设计实际上是一种理念，它要求将设计对象当做一个整体的系统来对待，通过统筹规划、协调统一等手段，将整体理念具体化，从而保证设计对象的实现。顶层设计遵循的是系统论的方式方法，而作为一个系统来讲，主次关系是系统内各要素最基本的关系。因此，笔者认为，要将“两点论”和“重点论”作为顶层设计所应遵循的主要方法论原则。

高校档案数字化的“黑洞”现象其基本表现之一就是巨额投入相对于极低利用率而产生的极低经济效益。在经济学中，追求效益最大化是最基本的理念，即对有限的资源进行最优配置，以最小的资本投入获得最大的效益产出。而在高校档案数字化工作的过程中，将有限的资金投入到利用率较高的档案的数字化上，将会最大限度地实现效益最大化。

因此，在高校档案数字化的顶层设计中，“利用之上”就成为实现这一“蓝图”的最优选择和所应遵循的基本原则，进一步具体化就是高频档案要优先处理。“高校档案中，教学档案的数量最多，利用频率也是最高的，这与学校以教学工作为中心是相一致的。财会档案次之，党群、行政档案第三。”[3]因此，在高校档案数字化过程中，要优先将利用频率较高的教学档案、财会档案、党群档案、行政档案等数字化，尤其是要按由近及远的顺序数字化，因为移交时间越近的档案，利用频率往往越高，而且，由于档案本身的物理状况较好，外包时的投入也会相应降低。

3.2 前端控制。“所谓‘前端控制’，是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和统一要求，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。”[4]“前端控制”是在电子文件的管理过程中出现的一种方法和理念，如今，其应用范围已大为扩展。笔者认为，在高校档案数字化工作的过程中实行前端控制的方法和理念，有助于缓解“黑洞”现象的扩展。

前文提到，由于各种因素的限制，目前，高校档案尚未全面实现双套制归档，其造成的结果就是档案馆只能将其二次数字化，重复建设，极大地增加了数字化的投入。这种现象的出现是由很多原因造成的，对于高校档案馆来说，主动出击，切实落实“前端控制”理念，最大限度地实现双套制归档将是一种最省时省力、又能取得最大效益的途径。

众所周知，“已办理完毕”是文件转化为档案的基本条件之一，而办理完毕的标准之一就是文件最后的签名盖章。以利用率最高的学籍档案之中的学生成绩单为例，其正文部分由各学院从专用计算机系统中打印出来，然后再经过学院、教务处或研究生院等部门的审核、整理后，统一移交到档案馆，而相关各部门审核的标志就是签字盖章。具有讽刺意味的是，利用者到档案馆后，无论是通过打印还是复印，出来的成绩单上的签字盖章一律都是黑色字体，均需要加盖档案馆的档案证明章方可与原件有同等的效力，而用人单位或其他机构最终认定成绩单真伪和有效的依据恰恰是档案馆的档案证明章，成绩单上原有的签字盖章基本不发挥效力，其他档案利用情况也是如此。

因此，笔者认为，在数字签名盖章技术较为成熟的今天，相关单位完全可以通过数字签名盖章技术完成文件的审核工作，然后集中统一以双套制的形式移交档案馆即可。如此一来，档案馆就可以直接享受现有成果，而不用重复建设了。

注：本文系中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目13XNH221“高校档案利用体系建设研究”阶段性研究成果之一。

参考文献：

[1]夏征农.辞海（第6版·缩印本）[M].上海：上海辞书出版社.2010.

[2]肖能德、李恩敬.“顶层设计”在电子政务建设中的应用[J].福建建材，2010（3）：122～124.

[3]孙大东.基于用户需求的高校档案利用工作研究——以陕西师范大学档案馆为个案[J].档案管理，2011（5）：23～25.