电子档案电子化范文

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第1篇

【关键词】档案信息；电子化；电子文件

档案信息电子化，就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 档案信息电子化的作用

1.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

1.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

1.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

1.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 “信息高速公路”在我国尚在起步较晚，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由此造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形势不统一，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。

2.4 档案管理人员的水平有待提高。实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机操作水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前部分档案管理人员的技术水平不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

【参考文献】

[1]刘英美.于档案信息电子化问题的思考[J].科技信息：学术版，2006（05）.

第2篇

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

第3篇

[论文摘要]随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

第4篇

长期以来，地籍管理工作中形成了大量的地籍档案，这些档案格式多样、保存分散且基本上全是纸质的，有些档案年代久远，不同程度上都有破损。而且传统的档案管理是将档案装订成册，并记录序号，同时建立档案查询索引；查询时通过索引找到该档案在档案架的存放序号，通过序号再查找，这种实物管理的方法已经远远不能满足如今地籍档案管理的要求。

所以，通过将地籍档案电子化实现档案管理信息化，把“死”数据变成了“活”数据，通过建立档案查询系统，提供了地籍信息的快速查询和统计、汇总，更好的为土地资源管理工作服务。

2 地籍档案电子化作业流程

3 地籍档案电子化作业方法

3.1对全区进行分街、分坊、分宗

由于长期以来地籍管理工作都以宗地为最小单位，宗地是按照街、坊、宗的模式组织的，考虑到地籍管理工作的开展以及数据衔接和使用的需求，对整个区域按照行政界线和规划路进行街、坊划分。街坊命名按照国标《县（市）级土地利用数据库标准（试行）》图斑权属单位代码编制格式为： AAAAAABBBCCC其中: AAAAAA代表区（县）行政区划代码；BBB代表乡（镇）级行政区划代码，即街代码，以区（县）行政区为单位分别从001到999进行编码；CCC代表权属单位代码或行政村代码，即坊代码，以乡（镇）为单位分别从001到999进行编码。

3.2对所有地籍档案资料的整理准备：

(1)收集地籍管理部门历年来所形成的地籍档案。各级土地管理机关、各有关部门在实施本辖区范围土地的各项地籍管理活动中，会不断产生和形成有保存价值的地籍档案，这些地籍档案均需按规定编目、造册、立卷，定期或不定期地移交给本机关地籍档案室，集中管理。

(2)由于历史的原因，对于撤并机关移交的地籍档案，也应一并收集整理。

(3)为了保证所收集的地籍档案资料具有较高的保存价值和秘级的要求，必须对所收集的地籍档案进行鉴定。

(4)为了及时掌握和了解地籍档案的数量和质量，必须对所收集的档案资料进行分析和统计，已确定档案的历史性和发现断档的资料，以确定补救措施。

3.3.档案扫描

对所收集在计算机中不能存储的档案资料，都进行地籍档案资料的电子化处理。对于以纸介质所存在的图、表和文字等资料，直接以扫描的方式进行数字化，对于存储在磁带等介质中的声音和图像资料进行数据格式的转换，以形成计算机可以存储和识别的可以利用的数据。对于地籍档案的扫描以页为单位进行，考虑到数据的兼容性和使用的方便，特别注意以下几点：

（1）扫描方式

针对档案的清晰度采用不同的扫描方式，主要是黑白、灰度、彩色三种方式。对于比较清楚的纸质档案可采用黑白方式扫描，对于模糊的纸质档案采用8bit灰度方式扫描，对于有彩色图章的纸质档案采用16bit彩色方式扫描，这样既可以满足档案数字化的要求，又能减少存储空间。

（2）分辨率

确定扫描的分辨率是档案扫描的关键环节之一。扫描的分辨率过高，扫描文件占据存储空间大、操作不方便;扫描的分辨率太低，扫描图像不清晰，满足不了管理和查询的要求。经多次试验，我们认为，对于负载量不重的文件材料，选择“300dpi”像素分辨率扫描比较合适。当文字看不清楚或者很难看清时，可采用更高的分辨率，直到能看清楚为止。

（3）存储格式

扫描文件的格式有很多，其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PDF等格式。BMP位图格式的特点是包含的图像信息较丰富，几乎不进行压缩，缺点是占用磁盘空间过大。G IF格式的特点是压缩比高，磁盘空间占用较少，其缺点是不能存储超过 256色的图像JPEG格式用有损压缩方式去除冗余的图像和彩色数据能获得极高的压缩率。TIFF格式的特点是图像格式复杂存储信息多，且支持 LZ W 无损压缩方式，它存储的图像细微层次的信息非常多，图像质量高，其缺点是扫描文件比较大，占用空间比较多，直接影响数据存储和查询的速度。PDF是Portable Document Format的缩写，意为“可移植文件格式”，是一种结构化的文档格式，其主要特点是传递性好，可以在各种网络环境下正确地传输，支持声音、动画，并且支持对页面内容的随机存取，从而提高了页面的各种操作速度。考虑到扫面后数据主要用来建立地籍档案查询系统，为了方便数据管理和查询，此次选择PDF文件格式。

（4）命名和存放格式

扫描的档案以页为单位存放，文件名以档案要件的标题命名，对于一个标题有多页的文档，按照标题+页码.pdf的方式命名。同一卷宗扫描后的数据应存放于以宗地编号为目录名的文件夹中统一管理，以满足与纸质介质的存贮方式一致性，对于有变更的地块扫描后存放在以该现状进行宗地编号的同一个文件夹中，数据按照地籍档案所形成的时间顺序分目录管理，并建立编号与文件夹中档案数据的索引关系，为后续电子档案系统建设打下坚实的基础。

3.4坐标上图

对所收集的地籍档案资料中的图形资料进行坐标上图。考虑到实际情况，对于具有坐标的地块，通过展绘坐标进行矢量图的编辑和绘制；对于没用测量坐标的地块，无法通过坐标转换绘制图形资料，由区县土地和地籍管理部门应派专门工作人员进行实地踏勘、调查，结合现场实际情况，进行调查上图。

3.5属性录入

对于地籍档案资料，必须满足数据库检索和使用的要求。电子档案属性包括图形属性和档案属性两大部分，图形属性在数据转换时可以直接挂接到相应的图形数据库中。档案属性需要手工录入，该部分属性结合地籍档案管理具体工作的需要进行了必要的扩展。系统数据表结构与《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分层、代码及属性表方案》中的要求相一致。

3.6入库数据制作

对上图后的矢量地籍档案图形数据，进行分层数据转换，系统数据表结构与《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分层、代码及属性表方案》中的要求相一致，转换后的系统数据满足电子档案系统建设对地籍档案数据的要求。

4 电子档案系统建设

4.1系统概述

该系统为国土资源分局设计的地籍档案管理系统，是以现代信息管理技术、缩微技术、扫描技术、图像处理技术、存储技术、数据库及网络技术等实现档案管理工作中的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计等工作。根据地籍档案信息化管理的业务需求和目前计算机应用技术的发展状况，确定系统的总体结构为客户/服务（C/S）器结构。

4.2系统特点

(1)扫描文件与数据库相结合

地籍档案数量有几千件，每件档案又有近百页。如果按照传统的管理信息系统的设计思路，将所有档案内容信息归纳、总结，设计数据库表，将所有纸制档案信息录入到数据库，必将耗费大量的人力和时间，并且短时间内不能在实际工作中得到使用。因此，本系统采用扫描文件与数据库相结合的设计思路，将所有档案文件通过扫描的方式实现短时间内数字化的目的，然后筛选出地籍档案中的关键信息建立数据库，实现主要信息的查询、检索。

(2)地理信息系统(GIS)辅助文本档案管理

地籍档案信息与地形图密不可分，因此地籍档案管理系统也一定涉及到对地理信息的管理。本系统在设计时充分考虑了地理信息的重要性，同时又考虑到系统使用人员的传统操作习惯以及系统使用人员是地图使用者而并不是地图维护和制作者的事实情况。使系统既满足了管理、使用地理信息的需求又不使对地理信息的管理变成用户的负担。

（3)可扩展性

任何系统的设计思想都包含可扩展性，目的是便于实现系统升级以及预防系统投入运行后业务逻辑的改变。其实现手段通过使用标准数据库及标准数据库连接（如：ODBC）、使用资源文件、定义系统接口等。本系统的设计思想不仅涵盖了上述概念，而且对可扩展性具有更广泛的理解和实现。从需求分析到系统设计，从程序实现到系统发行，可扩展性的设计思想贯穿始终。可扩展性的目的为：缩短开发周期、系统设计准确和维护修改方便快捷。

4.3系统功能

4.3.1系统管理

（1）路径设置：建立或修改系统支撑环境的路径说明文件。

（2）安全设置：设置用户和用户权限。

4.3.2数据更新

（1）档案扫描数据输入：档案扫描数据的录入、修改和更新，并维护与其它数据的一致性。

（2）档案数据库表输入：档案数据库表的录入、修改和更新，并维护与其它数据的一致性。

（3）地图输入：地图数据的更新。考虑到地图数据处理的复杂性和技术难度，地图数据更新采用数据文件替换的方式。

4.3.3数据查询

查询方式有：由图形查属性、所有表格属性的查询、宗地属性、由属性查图形、宗地号查询、土地证号查询、通过审批表的属性查询宗地图、通过地名库进行地名查询图形、历史查询、单宗地历史追溯、整图历史查询、多个时期历史同时查询等。

查询内容有：宗地属性的查询，土地登记电子档案的浏览（包括主档案、变更档案、查封档案等）。

4.3.4数据统计

统计方式有：地图范围统计，即统计任意矩形范围内的宗地数据，对所有表格的属性进行条件统计、按街坊统计、按街坊、街道或区进行统计等。

4.3.5数据输出

（1）各种查询统计信息的表格输出和打印。

（2）查询宗地图形输出和打印。

（3）查询档案的输出和打印。

4.3.6地图显示

（1）地图浏览：实现地图的漫游、放大、缩小、全图查看功能。

（2）图层管理：提供对图层的显示、锁定等控制，使用户可以加快地图的显示速度和合理安排图形显示区。并且用户可以根据自己的要求更改图层颜色。

5 结语

在现阶段地籍档案电子化在可视化查询和统计等方面具有以往档案管理无可比拟的优越性，此次设计的地籍档案电子化查询系统是单机版，满足土地部门科室范围内的工作需要。随着地籍管理工作的需求，可以升级为基于web网络查询系统，通过浏览器实现信息查询以及地籍档案数据的更新和维护。所以今后地籍档案信息化建设的最重要环节就是实现档案数据格式和要求的标准化，在兼顾标准化的同时一定要有前瞻性，实现信息资源、数据的可持续性利用。

参考文献：

[1] 张新长，唐国明. 地籍管理数据库信息系统研究.北京：科学出版社，2009.

[2] 潘志强，赖家彬. 关于信息时代国土档案管理工作的思考[J]. 福建土地研究，2D02.

第5篇

关键词：档案电子化 电子档案 整理 保护

一、电子档案的优缺点

1.优点。一是操作方便、传递快捷。电子文件在形成档案之前的修改很方便，并且修改后不会留下痕迹，保证了文件页面的整洁；电子档案具有统一格式，在对电子档案进行检索时方便快捷；电子档案的传递不受时间和空间的限制，可以从一个终端传递给其它若干终端，所用时间很短。二是存储空间大，节省了大量纸张，携带方便。现在光盘等存储设备的容量越来越大，使得电子档案的存储越来越方便，同时也节省了大量纸张，节约了资源，保护了环境。三是具有资源共享的特点。不同使用者可以在不同终端同时阅读和使用，实现了资源的共享。四是表现形式多样。计算机多媒体技术的应用推动了电子档案形态的多样化发展，文字、图形、声音、影像等都成为电子档案的内容，这就是电子档案的多媒体集成性，使得电子档案比纸质档案更加全面、生动、形象。五是复制不影响文件质量。纸质文件在进行复制时容易造成清晰度下降等问题，而电子档案的复制就不会存在这种问题。

2.缺点。第一，由于电子文件容易被删减和修改，而且不留任何痕迹，因此文件的真实性问题难以确定。电子文件容易修改既是它的优点也是缺点，输入者在输入过程中无法留有自己的笔迹，单位负责人也无法在文件上签发，这就使得文件容易被更改，真实性得不到保证。第二，由于电子文件传递的方便快捷性、网络平台的开放性，如果电子档案得不到有效保护就很容易被他人窃取，造成数据外泄，给单位造成严重的损失。

二、电子档案的整理与保护方法

1.完善管理体制，统一管理标准。由于我国的电子档案管理法律法规还没有形成完整的体系，因此相关部门应该针对出现的问题，从我国实际出发，借鉴国外经验，制定具有较强针对性和可操作性的电子档案管理体制，统一电子文档的管理标准，具体包括以下方面：（1）风险管理体制，主要指建立电子档案风险评估和安全等级管理机制；（2）灾害管理体制，主要指灾害的预警、突发事件的应急处理和资料的备份等制度；（3）人员管理体制，主要指对相关人员的安全意识和能力培训、岗位责任和安全审查等制度；（4）系统安全体制，主要指机器设备的安全检测、网络安全管理等制度。

2.对电子档案进行设置和处理，防止电子档案被随意更改。要通过更高级的技术对电子文档进行设置和相关处理，强化电子档案的安全性。主要包括以下方面：第一，档案使用的环境监测技术。档案运行的全过程都要有监控设备的全程监控，防止电子文档的外传。第二，签署技术。目前电子文件的签署技术主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名是发送方利用自己的不公开密钥对发出文件进行处理，接收方运用相关原理进行解密，获取相关资料；手写式数字签名是指用生物测定技术来验证签署人和他的签名之间的关系，通过密码技术把签名与文件联系起来。第三，加密技术。是指通过数学的或物理的手段，保护电子信息在存储设备中和传输过程中的安全，防止信息泄漏的技术，主要包括计算机密钥和防复制软盘技术。第四，身份验证技术。指通过静态密码、动态口令或生物识别等对操作者身份进行识别的技术。

3.严格执行电子档案的使用审批程序。电子文件归档保存之后要严格执行使用审批程序，以保证电子文档的安全性：若内部人员使用需要经过档案管理部门负责人批准，做好使用记录并签名，归还时档案管理部门人员做好相应检查，确认文件完好再归档；若外单位使用需要对使用单位进行审核，签订相关使用协议，双方负责人各自签名，并派相关人员监督使用过程，若有复制，使用后要完全删除，原文档需要完整归还。通过严格的使用审批程序可以降低电子文档保存过程中的安全风险，提高电子档案的管理水平。

4.强化档案管理人员素质培养，提高管理水平。目前由于档案管理人员知识水平不高或法律安全意识不够造成的电子档案的问题时有发生，这就需要档案管理部门做好职位分析，聘用知识水平高、安全意识强的人员进行档案的整理和保管，同时还要对档案管理人员进行岗位培训，强化档案管理人员的专业技能和安全意识，提高档案管理水平。

档案电子化推动着档案信息化的发展，电子档案在得到广泛应用的同时也出现了一些问题。因此在进行电子档案的整理和保存的时候要加以保护，通过加强电子档案管理制度等切实维护电子档案的安全性和完整性，实现档案电子化的健康和持续发展。

参考文献

[1]李宇红.谈电子档案的保护管理措施[J].黑龙江档案，2012（5）

[2]郭玉晖.论电子档案的整理及其保护[J].中国外资，2012（14）

第6篇

摘 要：随着社会信息化程度的提高、网络技术的发展，电子文件大量产生，传统的档案管理工作模式已经逐渐被电子信息技术模式所取代。电子档案信息管理以其操作方便、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统管理模式无法比拟的优势。如何做好电子信息技术条件下的档案管理工作，保障电子档案有效利用，已经成为当今社会人们所关注的一个重要问题。

关键词：档案信息；电子化；管理

一、档案信息电子化基本现状

1.1 缺乏通用性信息管理功能的档案软件。目前，多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，使现代化设备不能尽其用，档案部门各自开发的软件不能互用，这制约了档案信息电子化的进程。

1.2 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于多种原因，目前档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准。

1.3 档案信息电子化经费投入不足。档案信息电子化，目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，信息成果就无法扩大社会影响，更好服务社会。

1.4 档案的技术标准和工作程序标准滞后。由于现行的档案管理标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。档案信息电子化，需要超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来信息高速公路中有一档信息打下基础。

1.5 档案信息管理人员素质尚需提高。实现档案信息电子化，要求管理人员有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化对策探讨

2.1 建立合理的归档方法

2.1.1 是建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的电子文件格式，实行统一管理。

2.1.2 是由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，提高档案管理质量。

无论采取何种电子文件归档方式，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

2.2 建立归档管理质量体系

2.2.1 是保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

2.2.2是保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

2.2.3是保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

2.3做好电子档案保密工作

电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。电子信息档案保存管理相对方便，便于调阅和使用。但由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，在提高档案管理工作服务社会的能力的同时，一些信息也容易流失。由于电子信息技术自身特点，类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。因此，要多部门协同，共同做好电子档案保密工作。

2.4提高电子档案管理人员综合素质

电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。（作者单位：铜山区传染病医院）

参考文献：

[1] 《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.

第7篇

[

关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

第8篇

1 档案管理电子化的重要性

（一）有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能够为管理决策提供可靠的信息

档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

（三）有利于为科研工作提供智能化服务

计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2 档案管理电子化的特点及优点

档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。

档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。

3 档案管理电子化的现状及主要问题

（一）对档案管理电子化的重视程度不足

首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。

（二）缺乏专业的电子化档案管理人才

档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。

4 提高电子化档案管理水平的途径

（一）转变思想观念，树立电子化管理意识

新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。

（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现

实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。

（三）培养档案管理电子化的创新型人才

档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。

（四）增强电子档案信息和数据的安全性

电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。

5结语

综上，在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。

第9篇

关键词：文书档案；电子化；科学化

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。文书档案信息的电子化涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 文书档案信息电子化的作用

1.1 充分利用和发挥计算机的潜能，提高利用率

目前大多数单位档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

1.2 提高档案信息的时效性

档案信息的电子化，工作人员可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序。

1.3 档案信息可多份复制，拓宽了服务范围。

2 文书档案信息电子化的优点

2.1 电子档案能使办公效率大大提高

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

2.2 电子传输，实现资源共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，极大地提高了档案利用工作的质量和效率，通过网络服务这个宽广的平台，可以及时了解档案室概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.3 电子文件保存具有很强的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

2.4 提高了文件传递的速度和安全性

以往文书档案办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失、延误的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

3 文书档案信息电子化管理中存在的问题

3.1 电子档案真实性难以保障

因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

3.2 电子档案的安全性问题日益突出

目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

3.3 电子文件兼容问题

电脑软件开发的通用性差，不同系统生成的电子文件，相互不能通用，或者是不同软件生成的电子文件难以实现格式的转换，为管理人员增加了转换电子文件格式的工作量，同时也增加了经费的支出，要购买多种格式的软件，以便使用。

3.4 要求档案管理人员应具备较高的综合素质

实现档案信息电子化，首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

4 改革措施和解决办法探讨

文书档案信息电子化的应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。

4.1 信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

4.2 提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案人员业务技能。二是要不断加强自我学习，逐步提升业务能力，自觉树立学习意识、责任意识、安全意识。四是加大档案部门间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

5 做好文书档案管理工作的重要意义

单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为单位行政管理人员及时了解单位整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。

参考文献

[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社

[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社

[3]刘涛《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》，[J]，《科技咨询导报》，2006年第14期。

[4]杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。

[5]王凤霞，王秀芳，《深化档案管理工作》，[J]，《齐齐哈尔大学学报》（哲学社会科学版）， 2004年第3期。

[6]柳青，董娟，林雪，《信息时代档案管理工作面临的问题及对策》，[J]，《中国成人教育》，2005年4月。

第10篇

随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

1.档案管理信息电子化建设的必要性

随着计算机和网络技术的发展和普及，信息电子化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息电子化可冲破档案利用的局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，档案管理信息电子化可用详实的档案信息是否完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，这样才能决策的及时、正确，以保障管理措施的适当。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。第三，实现档案管理信息电子化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，同时，亦可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

2.如何实现档案管理信息电子化

首先，要实现档案部门基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工。并要建立和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

其次，要实现档案管理信息电子化项目的试点与推广工作。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，建立、规范、联通各局域网络，并选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点，并提供相应的资金和技术资源支持。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

第三，要实现档案管理信息电子化标准规范建设。需要加强顶层设计，通过业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等，业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等，技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。第四，要实现档案管理信息电子化人才素质培养。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，因此针对档案管理信息电子化人才应积极进行思想教育，有计划有组织地进行培训，使其掌握信息技术的新知识。档案人员还要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平，这样才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

3.目前档案管理信息电子化工作中存在的问题

3.1 战略定位不准确，理论研究不深入。在2006年编制的《档案事业发展“十一五”规划》中提出“以档案信息化建设为重点”的工作任务，但档案管理信息电子化工作仍然存在中长期的总体指导思想、战略目标、基本原则、主要任务与发展架构尚不清晰，档案信息化在档案工作发展与改革的地位与作用还不十分明确，档案信息资源在国民经济与社会发展中的基础性战略信息资源地位尚未确认等等问题。虽然目前关于档案管理信息电子化的理论著作较多，但都只停留在了实践方法和技术应用的层面上，理论研究不够深入，并未形成系统的档案管理信息电子化理论研究。

3.2 法律支持空缺，地位认识不足。档案管理信息电子化已日益成为社会发展的趋势，但国家相关档案法规中尚无档案信息化概念与要求的相关表述，这与档案信息化发展的现状、规律及其档案事业发展、社会发展的要求不相吻合，造成档案信息化建设、管理的法律失据现象，大大地阻滞了档案信息化的发展进程。除此之外，虽然这几年各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但是总体上档案部门对档案信息化在新时期档案事业发展中的战略地位认识不足，危机意识和机遇意识不强，严重影响了档案信息化的推进，也影响了档案事业的改革与发展。

第11篇

电子档案主要是利用计算机来对档案信息进行记录，并将其制作成为能够供人们阅读、传输和处理的电子文件。相较于纸质档案来讲，电子档案在安全性方面还存在一定的不足之处。但由于电子档案的便捷性和高效性，有利于为人们提供更优质的档案服务，因此需要对档案管理电子化给予充分的重视，并对档案管理电子化实施过程中存在的问题进行有效解决和完善，从而使档案工作能够更好的服务于人们的工作和生活。

一、档案管理电子化实施中存在的问题

（一）没有统一的档案管理系统。当前我国档案还处于纸质档案和电子档案共存发展的局面下，在当前档案网络建设过程中，还没有统一的档案管理系统，不仅建设标准缺乏统一性，而且没有数据交换的机读目录档案系统，这就对档案开发、服务和共享等工作的开展带来较大的制约影响，无法真正意义上实现档案资源的共享。

（二）不具备通用性。长期以来我国档案一直采用纸质载体的管理模式，档案管理电子化起步较晚，在建设过程中还存在许多问题，不具备通用性，各单位不仅使用的计算机型号和规格不统一，而且所选用的档案管理软件也存在较大的差异，这就导致各单位之间的资源在共享过程中面临着较大的难题。另外，当前档案管理系统软件开发存在一定的滞后性，当前还没有开发出来一个能够共同完成文件检索和管理所有文档档案信息的软件，不利于档案信息管理中快速编辑的实现，也给我国档案管理电子化的发展带来了较大的阻碍。

（三）档案管理缺乏标准性和规范性。档案管理电子化的实现，需要从强化档案管理标准化和规范化的工作入手。但当前档案管理中，长期以来对纸质档案管理缺乏重视，这也使档案管理整体质量不高，缺乏规范性，各类档案著录细则缺乏相容性，而且系统软件移植性也较差，不同的档案管理系统都是针对自身的需求来对档案信息进行归纳管理，从而导致档案管理缺乏标准性和规范性。

（四）档案管理人员的素质有待提高。在档案管理电子化实施过程中需要由具有较强综合素质的档案管理人才的支持。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，而且能够对计算机进行操作，掌握各类先进的技术。但在当前许多档案管理部门中，档案管理人员整体技术水平较低，复合型人才缺乏，部分人员对接技术接受能力较差，因此即使配置了现代化的档案管理设备，也无法有效的发挥出设备的重要作用，这对档案管理电子化的实现带来了较大的影响。

二、档案管理电子化实现的路径

（一）加强档案管理的标准化、规范化。在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

（二）建立电子档案的资源共享平台。建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

（三）重视档案信息数据库的建设。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现。在具体实施过程中，档案管理软件开发人员需要加强与档案管理人员的沟通和联系，对档案数据收集来源进行我，并针对不同档案信息的来源和类型来对档案进行数字化处理和归档，为后续档案的开发利用奠定良好的基础。另外，在档案信息数据库建设过程中，还需要针对当前计算机软件和硬件平台的快速发展变化情况，做数据库内容结构的完善工作。

（四）加强对电子档案管理人员的培养。在档案管理电子化建设过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。这就需要积极引进即懂计算机技术又懂档案专业知识的复合型人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，加大培训的投入力度，努力提高档案管理人员的计算机专业技能，增强自身的专业知识的积累，能够熟练操作各种先进的档案电子管理的设备，加快推进档案管理电子化目标的实现。

（五）做好硬件设施的维护、更新工作。由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。

第12篇

关键词：档案管理；档案保存；管理

中图分类号： G270 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2015）08（b）-0000-00

档案电子化是以馆（室）藏档案资料为基础，以纸质或机读形式为对象，对档案文献应用计算机这一科技手段进行收集、筛选和加工，使之转化为方便人们利用的二次文献信息，供利用者使用得过程。随着数字化、网络化和信息技术的迅猛发展，电子档案已被我们广泛应用。因此，档案电子化管理和保存工作较为重要。

1电子档案管理和保存的重要性和益处

1.1重要性

科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档包括纸质档案归案和文件电子化归档两个方面。档案电子化的特性决定了在保存与维护方面较为复杂，不同于传统的纸质档案。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，要听取档案工作人员的意见，切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

1.2益处

档案电子化后形成的二次信息有利于提高档案的利用率，这需要充分利用计算机在档案管理中的作用。目前，大多数基层档案馆、室只是单一应用计算机，使现代化设备不能充分发挥其作用。

二次文献信息加工时间得到降低，档案信息时效性得到提高。档案电子化后形成的数字化信息，有利于利用者直接利用档案信息。完成信息加工工作程序要充分利用计算机功能，快捷地加工出相应二次文献信息。

档案电子化形成的信息为一次投入，多次产出。手工编研档案信息需要的经费较多，这可避免由于编研经费紧张对档案信息加工工作的不利影响。但在相当长的时期内，档案管理部门难以从国家或地方或自筹获得更多的经费用于档案信息编研工作，这需要相关领导和管理部门认识到投入充足经费的关键所在。

档案电子化后可多份拷贝相应的信息成果，在相关管理部门和领导中进行广泛传播可扩大社会影响力，拓宽服务范围，档案部门在经济社会发展中的重要地位自然可以得到提高。

档案电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

2做好档案电子化的存储软硬件工作

完善的技术条件是档案电子化管理的重要前提和关键。实际工作中，应根据保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台，并着眼远期发展，配制相应的数据库系统、网络设备及相关的软硬件。电子档案是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档属于无纸形式，应在一定技术环境和一系列技术保障措施下进行并高质量完成，才能使归档的电子档案具有纸质档案的功能。电子档案运用一般有直接运用、通信传输等方法。由于电子档案在工程建设、生产部门等单位多样化的运用，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，加强对电子档案运用的存储，就显得特别重要。

3电子文件归档整理

符合归档条件的电子文件应按照档案管理要求，将其存储到可长期脱机保存的磁带、光盘、磁盘、硬盘等载体上。至少应有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者阅读，第三套作异地保存）归档电子文件材料，因为在其利用过程中可造成损坏等现象，可以永久保存。

3.1档案移交

以年度、组织机构、保管期限等分类方法对内部文件进行组盘。组盘方式有两种，一是按上述分类方法将档案资料统一组盘，二是按上述分类方法将档案资料分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，归档电子文件的保管寿命得到最大化的程度。在同一盘上集中同一归档部门的文件，可以方便利用。赢统一规范完成文书电子文件组盘，档案部门集中完成接收归档文件并组盘，档案人员应按照档案管理要求，以统一的数据库结构和规范命题，建立文书档案盘内文件目录，这有利于利用者查找计算机盘内文件，提高利用效率。

外来文件应以一定的设备，扫描成影像后进入局域网络，在局域网内完成各类公文的传递、批办、督办等一系列工作。业务部门掌握电子文件的归档工作，承办部门根据相关规定将处理完毕后文件的重要性，合理确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，经过管理人员审查后，加上分类号、档案号等档案检索信息，然后将其纳入到档案数据库中。在其权限范围内，可以通过各网络终端查询。归档电子文件收集齐全后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，方便利用和查询。

3.2整理电子文件

文件接收归档时，档案部门应集中完成。为便于计算机查找盘内文件，设定的数据库结构和命题应统一规范，建立档案盘内文件目录。相关人员必须按照要求格式，将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

4电子档案的保护

除了对电子档案的环境要求外，应采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护。正确使用才能保存并有效地延长其寿命。在实际使用中，可用存贮载体光盘保存电子文件。因为光盘有利于长期保存归档电子文件，抗干扰能力和结构稳定性良好。应将归档电子文件转储到光盘上。

4.1加强病毒防范

要采取各种措施，确保保存电子文件的盘不带病毒。

4.2把握存储介质（主要是光盘、硬盘）质量关

质量直接影响到信息的保存寿命，而低质量盘使用时间相对较短，使用寿命过后不能读取相应数据。目前市场所售存储介质的质量良莠不齐，选购盘时要认真把好质量关。

4.3定期检测和拷贝

对所保存的电子档案载体，为确保电子档案信息的可靠性，必须进行定期检测和拷贝。定期检测应采取随机抽样的方式进行，频次为每年1次，抽取的样品数量应在10%以上。

4.4规范保管条件

在理想的温湿度环境中，光盘或磁带在规定的期限内倒带一次。倒带后要保持在标准的读写状态。

4.5掌握信息修复技术

信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等物质载体破损的修复技术等。

为保证电子档案的安全性，防止丢失档案所致的损失，要同时保存电子档案与纸质档案，在当日档案当日网上物理归档以及年终光盘刻录保存的同时，要将电子档案转化成为纸质档案，将其按照要求分类、立卷和保管，尽量做到万无一失。但是，以年度为单位所刻录的电子档案光盘必须与实存纸质档案完全一致，对于不能在网上处理的档案，相关部门或人员应在处理完毕后，及时将其移交给档案部门，由档案部门负责提供给办公网络中心，按电子档案归档要求扫描，保证电子档案的齐全和完整。

档案电子化是档案管理的方向。在实际工作中要不断创新和优化，不断提高工作的简易性和稳定性。在这个高度信息化的时代，继续采用传统的手工方式已经无法满足档案事业的发展需要，只有把工作重点放在电子化和信息化管理上，强化网络资源化建设，充分利用电子科学技术的优越性，才能促进档案电子化管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010（10）：34-35.

[2]王岩松.信息时代档案电子化管理刍议[J].中国管理信息化，2015，18（13）：204-205.

[3]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务，2014（9）：52-53.

第13篇

[关键词]招投标业务，电子化档案，档案管理

中图分类号：F284 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）03-0332-01

一、招投标业务电子档案管理当中存在的问题分析

传统的招投标业务档案管理以纸质为主，无论是保存还是借阅管理都存在着诸多不便，加之许多单位对档案管理工作的重视程度都不够，使相当数量的档案管理环境完全达不到要求，导致档案霉变、虫蛀甚至是丢失。目前，招投标档案管理主要存在以下几个方面的问题。第一，管理水平相对而言不高，如多为手工整理，随意堆放，导致借阅和查询都非常有困难；档案档号的编排不规范；档案管理的制度以及人员配备都不齐全。第二，档案量大和管理的力度不匹配，招投标大量进行，尤其是招标机构内更是大量囤积资料，使得档案管理成为严重的工作负担，长达十几年的保存期更是给相当数量的机构带来极大的管理负担。第三，完整性上达不到要求，归档的档案本应完整记录整个项目在招投标活动当中的记录，但是实际当中是很难做到完整的，尤其是在传统的模式下时，基本上是完全不可能将所有的文件都一并入库的。

二、招投标业务电子档案管理的必要性分析

传统档案工作当中以纸质文件为主要对象，在文件形成之后进行必要的立卷和归档，已经形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，随着现代科学技术以及电子信息技术的飞速发展，电子档案管理成为档案管理急需适应和应用的一种新模式。在电子档案当中，除了传统纸质文件的保存以外，还会有海量的电子文档、照片以及视频等，纳入到档案管理范围之内，但是发展到目前为止，总体上仍然套用的传统档案管理模式。

电子档案是由招投标业务阶段所形成的全部电子文件所组成，记录的是全部业务工作的历史记录，包括文字和声像等，这样一些材料是后续的监督检查当中不可获取的资料，通过对档案资料的审查和了解，才能够最大程度地还原当时招投标的真实过程。电子档案依靠于计算机和网络技术，有很多优势，如能实现远距离的传输和海量储存、资源的高效共享、携带和查阅等，这些都是传统档案管理模式完全无法实现的。l展到目前为止，全国范围内都在进行电子招投标的推广和使用，电子化档案管理的实现也将开始成为体现招投标电子化水平的重要标志。

三、招投标业务电子档案的管理措施分析

1.规范保存年限

在招投标活动中，会涉及到较多方面的单位和人员，如招标单位、投标单位、招标单位、行业主管部门或者是政府服务部门以及监督机构等，招投标业务首先就是会形成较多的档案类文件，其次就是针对于同一内容往往所形成的资料和需要存档的文件也是不尽相同的，这就意味着，在实际管理工作当中是不可能将形成的所有文件全部都存档起来的。加之资料保存期方面的规定，更使招标单位或者是交易服务单位等交易量大的单位不可能将全部资料都保存起来，针对于此，在进行档案管理时要严格按照归档范围和保存年限来进行控制与保存管理。

2.电子档案的管理要点

电子化的管理方式对于档案管理工作而言是非常有利的，一是储存量大，二是查询快速简便，三是便于规范管理。但是在管理过程当中需要注意以下几点。第一，考虑到电子招投标业务当中的流程都是在网上进行，包括业务审批和备案、网上投标报名和网络投标、评委的抽取与开评中标等，在对电子档案进行管理时，有必要选择上述一些关键的节点来进行资料的整理与收集，同时保证资料文件的真实可靠性，这些都是非常重要的。第二，电子文件信息的储存于保护。电子档案的优势较多，但也并不是完全没有缺陷，首要的就是考虑到电子信息与载体可分离所导致的文件信息可能被盗窃、修改甚至是删除和销毁等。发展到目前为止，电子信息的保护措施已涉及到较多方面，如防火墙、数字印章、数据加密或者是存取权限的控制等，但是要保护电子信息不受损害仍然是一个任重道远的过程。第三，要考虑到归档后电子档案载体介质的寿命问题，需要对档案保存期未满而介质保存期将至的电子文件进行必要的复制和备份。

3.电子档案的文件识别问题

科学技术和网络技术的飞速发展使得无论是电脑软件还是电脑硬件技术都不断的提升和创新，而作为历史见证的电子档案很重要的一点就是要随时能够被调阅和识别，这一点对于招投标业务的电子档案而言是非常关键的，也可以认为就是招投标电子档案的特殊之处所在。电子档案的文件识别问题主要体现在两个方面，一方面是应用软件更新，导致低版本的文件无法兼容和被识别，另一方面是硬件和新的计算机配置不兼容，无法读取储存高达十年以上的软盘文件。

四、结语

电子化的招投标是必然的趋势，电子化档案管理也是电子化招投标不可或缺和忽视的组成部分，也就是档案管理学领域内需要拓展研究的部分。针对于此，建立完善的电子档案管理制度，对电子档案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，对于电子招投标业务的发展水平同样有着促进作用。

参考文献

[1] 程亮宏，黄玉英.浅议建设工程招投标电子档案的科学管理[J].宁夏党校学报，2009（3）：125-126.

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。，大多数基层档案馆室对机的单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

第15篇

【关键词】文书档案；信息；电子化

中图分类号：G275文献标识码： A

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案。目前国家提出了文书档案管理的改革文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

一、文书档案电子管理的现状

随着我国办公自动化逐步普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，主要表现在以下方面：

1.1 办公自动化尚未普及。档案电子化管理的前提条件是办公自动化，而办公自动化虽然已声势浩大地推广，已有相当单位的在内部实行办公自动化，但毕竟还未完全普及。而在机关单位办公自动化则要求一体化，行政机关事业单位的业务往往与上下级密切联系，对上履行职责任务，汇报上级下达任务的完成情况，答复上级机关或管理部门的业务范围的问题；对下达任务和传达上级指示精神；同级兄弟部门之间的业务联系也相当密切。而业务信息在很大程度上还需依赖纸质文件的相互传递，影响了工作效率的提高。

1.2 电子化档案的利用率不高。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的纸质文件，而忽略了以电子格式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费，也造成了档案电子化管理进程缓慢。

1.3电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。

1.4档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。

1.5标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

1.6文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

二、关于做好文书档案电子化管理的对策

档案电子化管理必须是在办公自动化条件下，将如何应对日益增多的电子文件进行更科学、更准确及时地归档并保证其安全性呢？我认为必须把握好几个环节：

2.1文书档案要从日常管理抓起。电子文件的日常管理一般来说分为两部分，一部分是电子文件形成过程中的管理，另一部分是电子文件的归档处理。划分出不同的保管期限。同时编制文件索引，供查询调阅使用。

2.2建立电子档案管理制度。为了保证信息资源的安全性，建议由上而下建立起一套电子档案管理制度是必不可少的，可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。

2.3严格执行电子文档的安全管理制度，及时进行预防和保护，消除风险。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密。保密文件需加密码。密码文件的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操机人员的相互制约。就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

2.4针对安全性问题，积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，使得文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。再有一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰等。

2.5分散风险的措施

在电子信息档案管理中，有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。所以为了预防人为因素而造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

2.6建设专职队伍，提高管理水平。随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这就要求管理者应具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握。此外，还根据利用者要求提供大量的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任 ，保证信息的安全可靠。

3、结 语

文书档案电子信息化平台建设应用后，用户只需在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性。针对在文书档案管理信息的电子化应用中实际出现的问题，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，有效规避风险和降低损失。随着现代科学技术的进步，实现文书档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位文书档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把文书档案管理提升到一个全新的水平。

【参考文献】

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）.

[2]骞丽萍.文书档案管理办公自动化[J].经营管理者，2010（19）.