人事档案信息化管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质人事档案信息化管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

[关键词]供电；企业；人事档案；信息化管理；措施

[中图分类号]C36 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0429-01

人事管理是供电企业管理的重要内容，它对于企业的正常供电具有很大影响。科学高效的人事管理有助于提升供电企业管理水平，最终实现正常供电。人事档案管理是人事管理的重点，档案管理涉及到供电企业的每一个员工，科学高效的档案管理有助于企业管理者快速地了解每个员工的情况，同时也是保证员工自身利益的重要手段。在新形势下，供电企业面临的环境更加复杂，高效的档案管理就成为了企业的必然选择。

随着信息技术的发展，计算机网络技术在供电企业的正常生产经营中应用越来越广泛，计算机网络技术在供电企业中的应用有效提高了供电效率。在新形势下，加强计算机网络技术在供电企业人事档案管理中的应用，实现人事档案的信息化，就成为了供电企业实现长远发展的必然选择（图1）。

（1）人力资源管理系统界面

一、企业人事档案信息化管理的必要性

在探讨如何实现企业人事档案信息化管理之前，我们不妨来了解一下为什么要实现供电企业的人事档案管理信息化，只有在充分明确了供电企业人事档案信息化的必要性之后，才能真正实现这一目标，笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供电企业核心竞争力的重要措施。接下来，笔者就来详细分析这两个方面。

（一）企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然选择。人事档案管理是人事管理的重要内容，加强人事档案管理有助于提升供电企业人事管理的水平。在信息技术日益发展的今天，充分利用信息技术来进行管理已经成为了供电企业的必然趋势。目前人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题严重制约着人事管理的效率，而要解决这些问题，很大程度上依赖于人事档案信息化管理。

（二）企业人事档案信息化管理是提升核心竞争力的重要手段。企业人事档案信息化管理与传统的管理方式相比，有很多新的特点。在信息化管理阶段，企业人事档案管理实现了由分散管理向集中管理的转变，由细节控制向核心监控的转变。这两方面的转变是信息化的必然，也是目前供电企业管理缺少的，是制约供电企业核心竞争力的关键因素。因而加强供电企业人事档案信息化管理就成为了供电企业的重要手段（图2）。

（2）企业电子管理系统

二、加强供电企业人事档案信息化管理的措施

上文分析了供电企业人事档案信息化管理的必要性，接下来，就来充分论述如何加强信息化管理。笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理，供电企业要做到三点：一是要建立完善的档案管理网络；二是要建立健全人事供电企业人事档案信息管理运行机制。三是要加强人事档案数据采集工作的管理。接下来，笔者就来详细论述这三个方面的内容。

（一）建立完善的档案管理网络。实现供电企业人事档案信息化管理，我们首先要建立完善的档案管理网络。供电企业人事档案管理要以项目主管为核心，档案室作为业务部门，各个分室为具体负责的企业人事档案管理网络。在人事档案管理中要在电力主管部门的统一协调下，联系日常管理工作来进行有效管理，除了要负责协调之外，主管部门还要认真监督检查具体业务部门档案管理和移交工作。在档案管理中要坚持集中保管原则。

（二）建立人事档案信息化管理的运行机制。供电企业在进行档案信息化管理过程中要严格遵守国家相关的政策，法律法规，以及企业的保密制度。在档案管理过程中要严格保守企业秘密。要派专人负责数据采集，档案信息数字化，数据上传与加载等工作。

（三）加强人事档案数据采集工作的管理。数据采集是供电企业人事档案信息化管理的首要步骤，同时也是最为关键的步骤。在人事档案信息化管理中要重点关注数据采集工作的管理。做好数据采集管理工作，笔者认为要做好三方面的内容。一方面是要完成档案管理工作流程的数字化。另一方面是要在项目扩建之后，要完成数据资源更新工作。最后一个方面是要保证供电企业人事档案的完整性。

（3）人事档案电子化案例（图3）

随着我国信息技术的发展，计算机技术和网络通信技术在供电企业人事档案管理中的作用越来越重要，加强供电企业人事档案信息化管理是提高人事管理效率的必然选择，是提升供电企业核心竞争力的必然选择。供电企业管理人员要高度重视人事档案信息化管理工作。本文提到了加强信息化建设的三个措施，在档案管理过程中，企业管理人员要重点做好人事档案的数据采集管理工作。要重视供电企业网络基础设施建设，要建立健全人事档案信息化管理运行机制。供电企业要定期对网络通信系统进行检测，发现问题要及时处理。

参考文献

[1]熊真勤，浅析供电企业人力资源管理[J]中国产业，2012（10）

第2篇

黑龙江省电力科学研究院人力资源部

[摘要]在信息技术快速发展的带动下，科研院所人力资源管理加快了科学化和现代化的发展步伐。但相对于其他行业来讲，科研院报信息不仅种类较多，而且数量十分庞大，而在管理方式上却较为落后，从而导致工作效率低下。所以在现代科研院所人事资源管理现代化的实现过程中，需要加快科研院所人事档案管理信息化的实现。文中从科研院所人事档案信息化管理的重要意义入手，分析了科研院所人事档案管理系统的主要功能，并进一步对加强科研院所人事档案信息化管理的措施进行了具体的阐述。

[

关键词 ]科研院所；人事档案管理；信息化；意义；功能；措施

人事档案是人事部门对个人业务管理和评价的重要依据，是单位进行选拔人才、录用人才的重要凭证。在科研院所人力资源管理工作中，对人事档案进行管理属于最基础的一项工作，通过人事档案可以考察和了解个人人力资本的提升情况。人事档案信息化管理是以计算机技术为核心，从而对人事档案信息资源实行数据化管理，不仅有利用人事工作效率和质量的提升，而且对加强人才队伍建设，合理配置人力资源也具有十分重要的意义。通过人事档案信息化管理，可以更好的将人力资源管理的优势和潜力发挥出来，能够为科研院所人才队伍建设提供良好的服务。

一、科研院所人事档案信息化管理的重要意义

（一）是当前社会网络信息化发展的必然要求

目前在我国日常的工作和生活中，信息技术和网络技术已成为不可或缺的重要工具，对工作效率和工作质量的提升起到了极其重要的意义。在这种情况下，科研院所为了能够更好的与时展要求相适应，在人事档案管理工作中加快了网络技术和信息技术的应用，利用先进的技术手段来对人事档案信息进行归档和储存，并建立了档案信息数据库，加快推动了科研院所人事档案信息化管理的进度，为科研院所人事档案管理效率的提升起到了积极的推动作用。

（二）解决科研院所人事档案管理不足的需要

长期以来我国人事档案都是采用人工方式进行管理，不仅服务效率较低，而且程序较为繁琐，不能全面实现对信息的获取，工作强度较大。科研院所实施人事档案信息化管理，利用计算机技术、网络技术和通讯技术等来更好的满足用户对档案信息的需求，可以随时查询档案数据，有效的确保了人事档案服务质量和工作效率的提升。

（三）科研院所加快发展的现实需求

在人事档案信息化管理过程中，由于创建了不同类型的人事信息数据库，科研院所可以通过各类不同的数据库更好的了解和掌握本单位人员的各种信息，从而合理对人力资源进行配置，确保更好的将人力资源的重要作用得以发挥出来。

二、加强科研院所人事档案信息化管理的措施

（一）确保人事档案材料的真实性和有效性

目前科研院所加快了档案管理的信息化建设工作，人事档案已从传统的纸质开始发展为电子档案。从电子档案的本质上来讲，其属于一种计算机数据，其建立是以纸质文档数据为基础，通过对其进行扫描、加工和处理，从而完成人事电子档案的构建。这就需要在建立电子档案时，需要确保信息来源的真实性和有效性，这是电子档案存在的重要的基础，对于电子人事档案的真实性存在异议时，可以通过将其与纸质人事档案来进行核对和验证，从而对电子人事档案的权威性和真实性进行明确。电子档案建成后，人们可以通过人事档案信息化管理系统来设置不同的查阅、查询的访问权限，有效的保证人事档案的安全性和保密性。

（二）加强人事档案信息化数据的安全性和保密性

电子档案的建立、使用、管理，享受着现代计算机和网络技术带来的方便、快捷、高效的好处，同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施，在技术手段和制度管理上下功夫，做好系统维护与升级，降低崩溃风险；二是做好相应级别备份机制，定期备份，预防数据丢失，同时采取多种存储介质保存档案数据；三是明确数据公开范围，严格设定修改、访问权限，做到既适度公开又有一定保密性，预防重要信息数据外传和非正常更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围，应该严格设置权访问，以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。

（三）增强人事档案管理人员的责任感和使命感

人事档案信息化管理的关键在于档案管理的工作人员业务素质，培养一支信息技术专业化的人才队伍。要完善人事档案管理工作细则，使人事档案案卷的整理、归集更科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。他们必须是在思想上作风优良，能不唯上、不唯书，实事求是的组织工作干部。他们同时还必须是在业务上理论知识扎实，能鉴别人事档案的真伪性、全面性、时效性、重复性，进行正确的分门别类。人事档案管理在人事管理在人才专业队伍建设中起着重要的作用，人事档案管理人员责任重大，使命光荣，胜任这一工作应该是具备较强的文字处理能力、综合分析能力，既有人事档案管理业务知识又有信息技术知识和优良品德的复合型人才。

三、结束语

科研院所实施人事档案信息化管理，有效的将现代化先进的人力资源管理理念和信息技术结合起来，实现了科研院所人力资源信息的高度集中化管理，构建了适度开放和科学透明的人事档案信息交互平台，加快了科研院所人力资源管理工作的顺利开展。科研院所人事档案信息化管理的实现，其有效的将档案管理人员从繁重的日常事务中解放出来，使其有了更多的时间和精力来强化自身的专业知识和技能，这对推动科研院所人事档案管理工作的信息化、数字化、规范化的实现具有极为重要的意义，为科学技术研究事业的发展奠定了良好的基础。

参考文献

[1]刘英,杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界,2010(1):57-58.

第3篇

（一）信息化服务是人事档案管理服务工作的重要手段和发展方向。人事档案的信息化有利于提高档案管理服务工作效率，实现查询快速化、信息管理标准化、证明出具规范化、数据统计准确化等目标。有利于推进档案数字化，为跨地区档案信息的共享和管理服务水平的提升奠定基础。

（二）以人为本理念始终贯穿于人事档案信息化管理与服务的整个过程。人事档案管理与服务是针对组织或个体独立的信息化服务工作，坚持以人为本的理念，提高人事档案的信息化管理与服务水平有利于充分利用现有资源，服务更多的人群，进而真正做到以人为本。

（三）信息化服务是传统人事档案管理体制机制的有益补充。传统的人事档案管理与服务工作中存在的诸如弃档、篡改档、保管不严及管理与服务水平不高等弊端日益凸显，这严重影响了人事档案管理的整体质量及档案信息参考价值的有效发挥等。因此，通过对人事档案信息化管理与服务工作的探讨，有利于完善我国传统的人事档案管理工作体制机制，更好地为我国经济发展服务。

二、我国人事档案信息化管理与服务的现况

（一）人事档案信息化管理与服务体系基本形成。按照人事档案管理相关规定，我国的人事档案是由各级组织人社部门实行集中统一和分级负责的管理体制。伴随着人事档案管理体系的形成，我国由各级档案管理部门组成的人事档案信息化管理与服务体系框架初成，他为各级各部门在人力资源管理与开发中提供了重要的信息依据，对人力资源的合理配置奠定了基础性作用。

（二）人事档案正在由传统的管理服务模式向信息化管理服务模式发展。人事档案的信息化管理与服务，就是通过先进科学技术的有效利用，达到提高档案的管理水平、服务效率及质量和充分发挥人事档案开发与利用价值的目的。具体的说就是利用计算机及互联网等技术对人员档案信息进行记录及跟踪，并进行综合分析，正是由于这项技术的广泛应用,大大提高了人事档案的信息化管理与服务水平，有效摒弃了传统人事档案管理薄弱、内容陈旧、信息不准确、服务效率低等弊端。

三、我国人事档案信息化管理与服务中存在的问题

（一）工作人员综合素质不高。从我国各级人事档案管理部门人事档案管理工作的实际来看，部分单位存在着招聘档案管理工作人员随意、专业化程度低、管理混乱等现象，这影响了档案管理整体水平的提高及人事档案价值作用的有效发挥。

（二）管理与服务体制不健全，服务意识不强。当前许多部门（机构）尤其是一些企事业单位对人事档案管理工作不够重视，管理体制不健全，档案管理设施、场地等不符合规定，服务意识不强，信息化服务水平低，而人事档案管理与服务工作是人事工作的重要组成部分，档案管理服务水平低下的现状，已不能适应当今社会快节奏的人事工作和国家发展的新要求，影响着档案管理人与记载人整体工作进展与个人的事业发展。

（三）信息化管理与服务水平低，档案价值功能弱化。人事档案管理与服务的信息化，需要一套完整的工作制度、设施设备、信息技术等与之相匹配，而许多单位这些都不健全，导致了材料收集归档不全、不能及时更新、信息可靠性降低、管理与服务水平不高等现象的发生。服务模式在很大程度上还停留在过去的那种纸质信息记录，现代信息技术利用水平低，即使部分利用了也只是滞留在低水平运转，缺乏先进的信息技术管理系统，不能充分发挥人事档案的应有功能。

四、以人文本，加强人事档案信息化管理与服务的几点思考

（一）大力优化工作人员综合素质，广泛宣传人事档案工作重要性的社会知晓度。一是要强化工作人员的档案意识。各级人事档案管理部门既要强化对人事档案管理工作的领导及重要性的认识，更要注重培养提高档案管理工作人员自身的政治素养与业务素质，使工作人员充分认识到人事档案在工作中的重要作用。二是要建立严格的工作人员录（聘）用制度，选拔具有一定专业素质的人员从事档案管理工作，以提高档案管理工作水平。三是要通过采取多种举措广泛宣传人事档案管理工作的重要性，营造社会认知档案工作的浓厚氛围。

（二）充分利用现代信息技术，整体提高人事档案信息化管理与服务水平。为实现人事档案管理工作的整体推进，要定期开展专职人员的技能培训，不仅是档案专业知识方面的，还要包括计算机及互联网等应用技能，以满足新时期档案信息化管理与服务工作的需要。

第4篇

信息技术的快速发展，使得其在各个行业和领域中得到了日益广泛的应用，信息化时代逐渐到来。在这样的大背景下，人事档案管理工作面临着新的发展形势，需要引起足够的重视，运用现代化信息技术，推动人事档案的信息化管理。本文结合人事档案信息化管理的意义，对其有效策略进行了具体阐述。

【关键词】

人事档案；信息化管理；策略

前言：在当前新的时代背景下，信息技术在档案行业中的应用，颠覆了传统的档案管理理念，也在很大程度上推动了人事档案管理的变革，促进了人事档案的信息化管理。对于档案管理相关部门而言，应该立足自身实际，加快人事档案管理的信息化建设，实现档案管理的信息化和现代化，是一个亟待解决的问题，应该得到足够的重视。

1人事档案信息化管理的意义

1.1提高工作效率

在传统人事档案管理中，采用的是人工管理的方式，以纸质档案为主，从数据信息的收集、整理到档案的归档和利用，都是依靠手工操作完成，工作强度大且工作效率低，对于管理人员的专业素质要求较高。而通过在人事档案管理中引入信息化技术，实现管理的信息化，可以以计算机代替人工劳动，实现对于信息的分类、提取和整理加工，工作效率大大提高。

1.2实现资源共享

在当前的信息化时代，信息资源是一种非常重要的战略资源，也是社会经济发展中一个不可或缺的组成部分。因此，通过人事档案的信息化管理，可以利用现代通信技术，实现信息的高度共享，从而直接或者间接推动我国经济的发展和社会的进步[1]。

1.3方便信息查阅

与传统人事档案管理方式相比，信息化管理的对象并非纸质文档，而是数字化、信息化的档案资料，通过专业的档案管理系统，可以实现对档案信息的数字化存储，方便对档案信息进行查询，从而确保其价值的充分发挥。

1.4保证档案安全

传统人事档案管理采用的是纸质文档，在存储和使用过程中，不可避免地会出现损坏或者丢失的情况，影响档案信息的完整性和安全性。而在信息化管理中，可以引入先进的安全防护技术，对信息进行加密，以满足信息保密需求，从而避免信息的泄露，同时也可以减少档案在存储过程中出现变质或者损坏的情况，确保人事档案的安全。

2人事档案信息化管理的有效策略

2.1更新档案管理意识

一直以来，人事档案管理工作都存在一定的封闭性，而在当前信息化技术的冲击下，档案管理人员应该及时更新观念，转变认识，加快人事档案信息化建设，实现管理的信息化和现代化。利用计算机和专业软件，档案管理人员能够对人事档案的相关信息进行归类和整理，提高档案建设的效率和质量。

2.2配备先进技术设备

人事档案的信息化管理必须建立在专业的技术设备基础上，这也是实现信息化管理的物质基础。因此，在当前新的形式下，相关部门应该加大人事档案管理的资金投入，配备先进的技术设备，实现设备的快速更新，建立起一套相对完善健全的的网络信息管理系统，逐步实现人事档案的信息化管理，促进工作效率的提高。

2.3实现档案信息数据化

现阶段，在人事档案管理中，同时存在着纸质档案和电子文档两种形式，需要档案管理部门从实际情况出发，对两者进行共同管理，将人事档案管理的中心放在信息的存储以及二次开发方面，建立起相对统一的管理标准以及完善的信息化系统，逐渐实现原始档案信息的数据化，最终建立起一个能够覆盖全国范围的人事档案信息数据库，方便信息的共享和查询[2]。

2.4增强安全保护工作

信息技术的应用，为人事档案管理工作效率的提高提供了良好的方法和手段，也给档案管理工作带来了一些安全问题，黑客、木马、病毒等时刻威胁着人事档案信息安全。对此，应该合理运用信息加密技术，根据对应的使用权限，实现数据库的加密处理，减少人事档案数据信息的泄露。应该定期对电子文档进行备份，避免突发性故障对于档案管理工作的影响。应该对系统防火墙和病毒库进行及时更新，确保其能够有效拦截可疑文件，保证个人信息的真实性和完整性。

2.5重视管理人才培养

人事档案的信息化管理对于档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，需要加强对于档案管理信息化人才的培养，提升业务能力，拓展知识面，确保档案管理人员能够熟练操作专业的档案管理软件。档案管理部门可以定期举办各类培训班，邀请一些专家和学者进行座谈，使得档案管理人员能够及时把握相关领域的最新发展动态，及时对自身的知识结构进行更新，提升工作能力。同时，应该引导档案管理人员树立责任意识和服务意识，提升其对于工作的积极性和主动性，通过科学的理念和方法，对人事档案进行有效管理，提升服务质量和工作效率。

2.6健全档案管理制度

针对当前人事档案信息化管理的现状，一个健全完善的档案管理制度，是提升信息化管理水平，取得最佳工作效益的关键所在。首先，档案管理部门应该设置专家小组，由信息化专家、人事部门负责人以及人事档案管理人员共同协商和讨论，立足国家相关规范以及单位的经营特点，制定出具备良好可行性和可靠性的管理制度；其次，应该对人事档案信息化管理的权责进行明确，一旦发现档案信息失真或者泄露，应该追究相关负责人的责任，确保规章制度的有效落实；然后，应该将人事档案管理工作融入到人力资源管理中，确保人事档案管理工作能够符合人化的具体情况。

3结语

总而言之，在当前信息化时代，实现人事档案管理的信息化，是时展的客观要求，有利于实现档案信息的共享，提高其利用效率。因此，相关档案管理部门应该合理引入信息技术，逐步实现人事档案的信息化管理，提高档案管理工作的效率。

作者：吕丹 单位：吉林市人力资源和社会保障信息中心

参考文献

[1]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2012,（15）:142-143.

第5篇

[关键词]人事档案 信息化 管理 系统 挑战

中图分类号：G26.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）10-0327-01

人事档案收存包括个人履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入团入党、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。因此革新档案管理手段，加强人事档案管理十分重要。随着技术进步，对人事档案进行信息化管理势在必行。

1.人事档案管理现状

1.1 人事档案特点

人事档案直接为现实工作服务，是人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。必须方便整理查阅。人事档案具有高流动性特点，立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充。避免“人档分离”的状况出现。

1.2 目前人事档案管理存在的问题

传统纸质档案的检索不方便，保管和利用受限制。管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案管理材料不能及时归档整理，存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时的问题；由于档案的唯一性导致一旦发生丢失将耗费巨大精力进行补档，甚至可能影响评定职称、政审、劳动保险、离退休手续及死后遗产的办理。

2.人事档案信息化管理

2.1 信息化建设目标

档案信息化是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。其信息化建设应以促进、完善企业信息化和提高档案管理现代化水平为总目标，坚持技术与管理并重，与企业信息化协调和同步的原则。

2.2 档案信息化管理系统

档案信息化管理系统首先需要完成纸质档案数字化。通过扫描纸质档案、上传相关资料电子版等手段将纸质文件资料转化为电子信息，再进一步利用各种图像处理软件对图像进行相应技术处理，完成档案信息化管理基础数据收集任务。

然后将数据导入专业的档案管理系统软件。其配置应满足本企业的实际工作需要并适应本企业信息化建设发展需要，为适应自身需求，企业也可采用自行开发档案管理软件的方式。无论采用现有软件还是自行开发都要注意软件需要与企业各信息系统之间的衔接，并要能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

电子文件存储时应注意格式，采用通用格式可避免系统间数据的不兼容，必要时需将软硬件环境及相关数据一并注明，保证电子文件的真实性、完整性、有效性。同时针对人事档案高流动性的特点，需要定期对新产生的信息归档，且在网络中予以逻辑归档的电子文件，也需定期完成物理归档。

当需要调取、修改档案时，首先要对操作人员进行权限审核，只有在相关规定允许范围内具有相关权限的人员才能进行相关操作，以保证档案的保密性、真实性。同时企业所使用的档案管理软件也需与企业所使用的输出设备兼容。

2.3 档案信息化管理措施

人员方面，需要领导层自上而下的重视，聘用了解、熟悉国家相应政策规定，具有一定计算机技术的员工。并注重培养不断创新、努力钻研的工作氛围，鼓励员工不断加强自身修养，学习先进档案信息化管理知识。培养新一代掌握人事、档案、计算机交叉知识的复合型人才。

管理方面，严格采用一人一档制度，将每位员工的所有资料封装在一个文件中，避免出现档案混乱、丢失问题。并要对存储设备定期检查优化，如果检查发现存储设备故障及时采取补救措施，减小损失，并且批拨预算随着技术发展更新优化存储设备。并不断优化相关算法、交互方式，使系统逐步自适应于日趋完善的企业信息系统，提高档案管理工作效率。

整理完善方面，基于电子文档存储占用空间小、保存时间长、不易失真的特点，信息化档案应逐步加入员工培训、论文、学术交流、采访录像、照片等电子资料，以便于人事档案对于个人信息更加全面详实的反应，为进一步的工作需求提供坚实基础。

3.档案管理信息化的挑战

3.1 数字档案真实性风险及应对

电子文档本身具有易修改性、易伪造性。人事档案中的各类资料在收集中极有可能收集到由个人蓄意涂改、伪造过的文件，例如伪造的学历证书、获奖信息等，并且单纯由文件本身鉴别其真伪技术难度较大。因此应加强各网络档案系统间的联动，对信息资源在权限范围内实现共享，以方便核对由个人提供的资料信息的真伪，通过核查后再进行归档整理。并且对审核完成的资料及时物理归档，定期将使用资料与备份资料对比，一旦文件被篡改可以及时发现补救，并寻找危规操作者追究其责任。

3.2 数字化档案的病毒风险及应对

信息化档案为方便使用，会在不同终端登录系统。若其中某网络终端因网络入侵或插入不安全的外部存储介质而感染病毒，那么将很有可能被非权限允许的用户远程操作数据，窃取、篡改、删除有关档案资料，将会造成严重后果。为避免病毒感染的发生，企业可以采用隔离管理手段，部门内通过局域网实现数据传播共享，当局域网与外部网络接驳时，建立防火墙，严格审查网络数据流。同时为局域网使用者配发安全的外部存储介质。同时企业网络技术人员应定期对终端、网络、存储介质进行检查，以降低病毒感染风险。调取备份资料时，要预先检查确认终端安全，避免备份资料感染。

3.3 数字化档案的保密性风险及应对

电子文档本身易复制，在方便使用的同时，也给窃取者打开了便利之门。民用网络本身做不到完全的物理隔离，使窃取者始终有途径通过网络侵入档案管理系统。同时大多现行系统尚未对系统用户进行分权限设置，使得本应保密的档案信息可以被超权限访问。基于以上，企业网络部门要不断加强防火墙建设，针对新型攻击给予快速有效的打击；降低病毒风险；将系统功能、数据权限细化，根据岗位为用户设定特定权限；保证防护体系的不间断运行。

3.4 数字化档案的完整性风险及应对

人事档案管理是长期、持久的工作，管理中会不断对信息进行提取、更改、转移，这些行为对数据的完整性均存在潜在风险。尤其当存储介质出现问题，可能造成大量数据损坏。同时由于存储介质的电磁特性，在强电磁环境下极易受到干扰，造成数据失真甚至损毁。对此，首先要加强操作人员规范化意识，按照标准方法使用相关设备；对物理存储设备进行屏磁化管理。

4.结语

在现代信息技术急速发展背景下，建立具有收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需要增扩其他相应功能的人事档案信息化管理系统刻不容缓，需要各方向专业人才的共同努力，以使人事档案管理能为企业发掘员工才干，推动员工发展提供更好的支持。

参考文献

[1] 企业档案工作文件选编.沈阳市档案局.2011，5.

[2] 辽宁省档案局组编.档案保护与档案信息编辑.辽宁人民出版社.2003，3.

[3] 杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议.人力资源管理.2011，3.

第6篇

关键词：企业人事档案；信息化管理；挑战

人事档案管理是将企业所有职员的信息归类、整理的过程，它是一项精确度相对较高的工作，且需要专业水平较高的人员从事相关管理工作。为了保证工作的效率和准确性，通常采用信息化管理，而传统的管理方式由于管理水平低下、失误率高等特点逐渐被时代淘汰。随着科技的进步和社会的飞速发展，人们已经步入信息时代。信息时代主要以计算机为主要工具，通过互联网进行连接。作为企业管理的组成部分，人事档案管理也在逐渐向信息化管理过渡。在这一过程中，不免会出现各种各样的困难和挑战，但企业人事档案管理者应该采取积极的应对措施，以促进企业人事档案信息化的全面、深化管理。

1 企业人事档案信息化管理的重要意义

企业人事档案信息化管理对于企业人事管理行业来说至关重要。它不仅是时展的必然趋势，符合时展的潮流，也是企业人事档案管理的一个创造性的飞跃，对企业、社会以及自身都意义重大。它具有很多独特的优点，既能保证工作效率，又可以化繁为简。在企业人事档案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作质量和效率，它主要是减少了传统人事档案管理的工作量。由于以电子版信息代替打印版信息，工作内容也发生了相应的变化。人事档案信息化管理的重复使用率较高，传统的管理虽然建立档案相对容易，但不利于了解后期的人才情况。而信息化管理合理的解决了这一问题，它虽然录入信息的工作量大，但便于重复利用，可以对人才的综合信息进行掌握，这有利于合理配置人才资源，以使得人尽其用。信息化的档案管理是由互联网进行连接的，这扩大了人才的信息资源，使其在全国范围内进行交流和沟通，这一方面可以使得人才资源共享，另一方面，有利于增加就业率，实现企业的个性化和多元化发展。人事制度对于企业管理来说也是至关重要的部分，信息化档案管理可以在某种程度上完善人事制度，使企业更加合理化、人性化。人事档案的信息化管理可以长期进行保存，还可以进行备份防止丢失。相对于纸质版的档案，在某些特殊的情况下，不容易损坏。信息化管理给企业人事档案管理行业带来了福音，这有利于推动人事档案管理的发展、进步和完善。

2 企业人事档案信息化管理面临的挑战

2.1 工作量大，效率低

人事档案管理是一项特殊的工作，长期以来，企业人事档案管理的管理模式和方法相对滞后，一般以单一的管理方式进行信息库的建立和管理，这种落后的方式使得人力劳动增加、工作效率低下，且由于工作量较大和工作内容繁琐，经常存在或多或少的误差，这严重制约了企业人事档案管理的发展。在实际的管理过程中，也存在很多缺陷：人事档案一般需要进行封存，这制约了企业人事档案的流转和共享，且查阅起来相对困难，耗时耗力；另外，传统的档案管理使得人才的流失严重，不利于企业对于人才的配置，对于企业来说，人才得不到合理的利用，将会造成极大的损失。

2.2 管理人员的业务水平不足

管理人员的业务水平不足也限制了人事档案信息化管理。传统的人事档案管理者的业务水平都是由传统管理培训所得，对于他们来说，人事档案信息化管理是一个新的领域。由于信息技术水平有限，管理人员对于人事档案信息化管理的操作不熟练，这使得人事档案管理信息化进程面临着较大的挑战。管理人员是企业人事档案管理的核心，直接决定着信息化管理是否能够实行。

2.3 信息化落后

人事档案管理信息化是充分利用信息化的一种管理模式，在实际运行中，需要足够的信息化设备作为支撑。信息化设备主要包括软件设备和硬件设施，这是推行人事档案信息化管理的核心要素，也是实施人事档案信息化管理的基础。但是，企业大多缺乏管理软件和平台，设施设备不足，不能满足现代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的实行。信息化设备是实现人事档案信息化管理的物质基础，缺乏了物质条件，人事档案管理信息化的推进更加艰难。

2.4 人事管理与计算机操作不兼容

人事档案管理改变了传统的管理纸质版档案的方法，它主要以网络为载体，利用计算机将人事档案储存在网络数据库中。人事档案以信息文件的方式进行储存，可以提高它的重复利用率，也可以起到一定的保护作用。但它仍存在很多不足，传统的人事管理技术和工作内容与信息化管理相差甚远，且利用计算机进行操作以实现转变的难度系数较大，需要相当长的时间来实现。由于技术层面的问题，使得人事档案信息化管理的形式严峻。

2.5 缺乏规范

处于信息化时代，很多企业已经认识到了转变人事档案管理模式的重要性，也深知人事档案信息化管理的价值和意义，并进行了初步的尝试。在对人事档案管理进行改革的过程中，这些企业仍存在诸多问题。企业管理者并没有完全贯彻改革，也未制定相应的标准和规范，在推进人事档案信息化管理的过程中，落实力度不够，各种问题便随之出现。档案信息不完整、录入错误、信息的及时性、精准性等都存在问题，严重阻碍了企业的信息化建设。

3 应对企业人事档案信息化管理的策略

3.1 增强管理人员的技术水平

管理人员是推行人事档案信息化管理的关键。对于管理人员来说，首先必须具备较高的信息技术水平和业务管理水平，另外，还应该熟悉国家规定和相关法律。只有这样，才能达到较高的管理水平。对于只接受过传统管理培训的老员工来说，应该注重他们业务水平的提高，可以对他们进行信息化操作技术的培训，以使他们熟练掌握并操作现代化设备。此外，还应提高管理人员的素质，培养他们的责任意识和大局意识，以提高工作效率。

3.2 完善设施设备

现代化设施设备是实现人事档案管理信息化的先驱。对于一些落后的管理软件和平台，应视其情况进行更新、升级和淘汰，对于一些缺少的现代化设备，企业应该加大资金的投入，购入相应的硬件和软件设备，为人事档案信息化管理提供物质基础，并满足人事档案管理信息化的相关需求。

3.3 使管理体制趋于完善

企业从传统管理向信息化管理过渡的过程中，应该根据企业自身的发展特点制定独特的管理体制。在进行人事档案管理信息化的过程中，应该根据企业制定的规范严格执行，以确保人事档案信息的及时性、准确性。

3.4 规范管理技术标准和管理工序

在推行人事档案信息化管理的过程中，应该熟悉掌握其管理流程和要点，以原有技术标准为基点，进一步规范管理技术标准，完善管理工序，使人事档案信息化管理更加高效。在实际管理过程中，管理人员应根据相关标准严格落实，以确保管理工作的顺利实施。

4 总结

社会的现代化程度愈高，信息化的发展程度也就愈高，目前，我国各个领域的发展都离不开信息技术，信息技术一方面提高了工作效率、节省时间，另一方面也给人们带来了便利。由于人事档案管理是一项相对传统的行业，因此，在向信息化、现代化过渡的过程中，会存在各种各样的挑战。但挑战是一个不断完善、进步的过程，只要抓住问题的根本，对症下药，便能早日实现跨越。

参考文献

[1]孙小婷.浅谈企业人事档案信息化管理[J].办公室业务，2014，（7）：162.

第7篇

1明确系统整体架构

构建人事档案信息化管理系统，必须明确系统的整体架构。市检验检疫局在经过调研的基础上，明确在目前通用的人事工作系统与薪酬软件开发的平台基础上开发人事档案信息管理系统，并明确系统设计采用模块化形式，包括档案浏览、档案更新、档案查询、档案维护、档案统计、档案输出及其他自定义操作等模块；系统应能够实现多种功能，如档案更新模块应实现对资料的修改、删除、添加等功能，档案查询模块应实现精准查询和模糊查询功能，档案统计模块应实现按照职工文化程度、技术职称、政治面貌、工资收入等条件进行相关设置的功能，档案输出应实现输出个人档案、集体档案、人事卡片、单位名册等的功能；实现自动生成符合国家质检总局、金华市统计局等部门要求的各类报表功能，等等。

2建立人事档案数据库

首先，系统审核人事档案。审核内容包括职工的出生日期、职务、籍贯、参加工作时间、政治面貌、工作经历、学历、职称、资质等信息，确保上述信息准确无误。其次，将经过审核的电子人事档案上传至系统之中，据此建立起人事档案数据库。需要注意的是，在日常工作中，职工很可能因职务变动、工资调整、入党等情况使得人事档案内容发生变化，这时候就要及时将最新的人事档案材料上传至数据库之中，动态更新数据库中的档案信息，确保数据库中档案信息的准确性。

3人事档案信息化管理系统的应用成效

第8篇

关键词：地勘单位；人事档案；信息化管理

现阶段，随着地勘单位改革的深入与发展，人事档案管理工作愈发重要。在地勘单位中，人事档案管理作为推动单位进步的关键基础和重要参考，需要逐渐提升人事档案的管理水平。同时，地勘单位需要根据发展需求和标准，不断完善人事档案管理制度，并将人事档案管理工作进行细化，通过信息化技术等方法，在最大程度上提升人事档案管理的全面性和科学性，并在地勘单位发挥出关键作用。因此，地勘单位需要加强对人事档案管理的认识和了解，全面意识到人事档案信息化管理与建设的重要意义，及时处理好在档案管理过程中的问题和不足，为地勘单位相关决策的制订提供关键支持。

一、地勘单位人事档案管理的重要意义

地勘单位人事档案信息化管理对整个单位发展与建设有着非常重要的意义。首先，档案作为地勘单位中的关键资料内容，记录了地勘单位的发展历程及具体状况，而人事档案是对地勘单位中人员信息的记录。这些档案资料是帮助地勘单位及时掌握和了解人员信息的重要参考，也是制订地勘单位未来发展战略以及相关决策的关键依据。其次，地勘单位人事档案中的信息资料及文件等能够帮助领导层掌握单位员工的工作经验、业务能力以及综合素质等多方面内容，对人力资源的优化配置提供了重要基础，并提高了人事晋升相关决策的准确性和公平性，推动地勘单位人事管理工作的顺利开展。最后，基于地勘单位的人事档案，对单位制订人才培养方案及计划等提供了重要依据。人事档案作为单位员工发展状况的具体展现，也是人事管理工作中的关键资料，对员工职业生涯与规划等都起到了非常重要的影响。为了能够充分发挥人事档案管理的关键作用，需要加强对人事档案管理的关注和重视，根据单位的实际情况，制订出合理有效的档案管理方案，完善并优化人事档案管理制度，推动人事档案管理相关工作的顺利开展。

二、地勘单位人事档案信息化管理的关键作用

1.提升人事档案管理水平在地勘单位日常管理过程中，人事档案是非常关键的内容。地勘单位不断提升人事档案管理的信息化水平，能够在一定程度上推动人事档案管理工作的有序开展，强化档案管理力度，进一步提高人事档案管理的质量和水平。在具体的人事档案管理过程中，可以通过利用信息化技术等，对传统的人事档案管理模式进行创新和改善，合理降低人事档案管理过程中人为失误等情况，提高人事档案管理工作效率，帮助地勘单位有效缩减人工成本，促进地勘单位实现可持续发展。2.促进人事管理制度深化改革目前，随着社会环境的发展与变化，很多单位都会面临人员流动等情况，给人事档案管理工作带来了一定难度。地勘单位通过提高人事档案管理的信息化水平，能够促进人事管理制度的深化改革，及时处理好在人员流动过程中的档案问题。同时，在人事档案信息化管理过程中，通过对人事档案管理制度的不断完善和改进，可以解决人员招聘中档案管理混乱的情况，并结合人事档案资料等信息，更有针对性选择人才，提高地勘单位的整体管理水平。此外，地勘单位人事档案信息化管理，能够为地勘单位其他工作的开展提供重要参考，确保地勘单位各项工作质量。3.提高人事档案信息安全水平在地勘单位不断发展的过程中，人事档案资料及文件数量逐渐增多，其管理与保存的难度也在增加。在具体的人事档案管理过程中，一旦出现意外情况，可能会对地勘单位的人事档案资料及文件造成很大影响，甚至是损毁、丢失等情况。同时，随着互联网技术的发展，对人事档案资料等也带来了一些安全隐患。稍有不慎，可能就会出现档案信息资料及文件泄露情况，对单位人事档案管理工作的开展必然会造成非常负面的影响，阻碍了单位的正常发展。而地勘单位通过加强人事档案管理的信息化建设水平，可以对现有的人事档案信息及资料等进行保管，并通过电子档案的形式，避免出现人事档案信息文件丢失或者是损毁等情况。另外，地勘单位不断提高人事档案信息化管理水平，可以提升人事档案信息查阅效率，保证地勘单位人事档案信息的利用效率，推动地勘单位档案管理相关工作的顺利开展。

三、地勘单位人事档案信息化管理过程中的问题

1.人事档案管理方式相对落后在很多单位人事档案管理过程中，其人事档案管理的方式及管理模式相对滞后，直接影响到了人事档案管理相关工作的开展，并降低了工作效率和工作质量。在一些人事档案管理中，由于工作人员对档案管理信息化的认识程度不高，阻碍了相关工作的开展。同时，由于一些人事档案信息资料记录和整理工作相对复杂，人工操作容易出现失误问题，并且会对接下来的档案管理工作产生一定的影响，甚至影响到了地勘单位正常的人事安排和人事调动等，对地勘单位人事管理工作的开展带来了很多问题。另外，在对人事档案资料进行整理的过程中，消耗的时间相对较长，且工作量较大，在一定程度上提升了工作失误率，影响了管理质量。2.人事档案管理人员信息化水平不足在人事档案管理工作中人员的综合能力是至关重要的。在信息化技术发展与创新的基础上，为地勘单位人事档案管理工作的开展提供了诸多便利条件，促使人事档案管理工作愈发信息化、现代化和标准化。但是，受到多方面因素的影响和制约，部分人事档案管理人员自身能力相对欠缺，对档案管理信息化建设工作的认识不够全面。同时，由于地勘单位没有及时对人事档案管理人员进行相关的信息化岗前培训，导致在实际管理过程中容易出现失误，甚至对地勘单位人事晋升及调动等工作的开展产生了影响。而出现这些问题，都是由于人事档案管理人员自身的能力相对薄弱，且对工作的重视程度不高。3.信息化技术的应用不全面地勘单位人事档案管理工作的信息化水平不断提高，在人事档案管理工作中也取得了一些成果。但是，就目前地勘单位人事档案信息化管理的实际情况来，在具体的工作过程中，其对于信息化技术的应用不够全面，对人事档案管理相关工作产生了影响。虽然有的单位应用了人事档案信息化管理平台，但是在实际应用过程中还存在一些问题，导致人事档案管理工作过于形式化和片面化。另外，有的单位人事档案管理平台的功能不够完善，没有严格按照人事档案管理的实际情况和工作需求进行优化和升级，对其信息化建设产生了负面影响，并降低了人事档案管理水平。

四、地勘单位人事档案信息化管理策略

1.建立并健全人事档案信息化管理制度在开展地勘单位人事档案管理过程中，需要树立正确的信息化管理理念，并根据当前人事档案管理的实际情况，总结以往档案管理经验，就信息化管理的具体要求等，建立健全人事档案信息化管理制度，并对人事档案管理工作进行规范和约束，在最大程度上减少管理失误等情况，提高管理工作的全面性和科学性。同时，地勘单位在建立和完善人事档案信息化管理制度的过程中，需要制订合理有效的管理措施及管理方案，不断提升管理工作的执行力，把握好人事档案信息化管理过程中的重点环节和薄弱环节，实现对地勘单位现有资源的整合，提升其资源的综合利用率。地勘单位的人事档案资料直接影响到工作人员的晋升及工作等，需要确保所有人事档案信息及资料的真实性和完整性，实现对人事档案管理工作的规范，进一步提升地勘单位人事档案管理工作的有效性。此外，地勘单位还要优化和改进人事档案的交接管理机制，从源头上确保人事档案资料的完整、有效，避免出现人事档案文件信息丢失等情况。在对地勘单位工作人员进行考核与评定的过程中，需要加强对人事档案资料及文件的利用率，并对查阅档案的人员信息进行登记保存。一旦出现人事档案资料改动或者是丢失的情况，需要根据具体情况和记录信息等进行追责，从源头上提升所有人事档案相关资料及信息的全面性和完整性，并为人事档案信息化管理工作的开展提供关键依据和支持。2.充分利用信息化技术近年来，信息化技术广泛应用于各个行业中，并发挥出了信息化技术的重要作用。在大数据与信息化技术的影响下，地勘单位需要全面意识到人事档案信息化管理的重要性和必要性，充分利用好信息化技术及手段等，实现对人事档案相关信息及数据的整合与分析，并为地勘单位制订相关决策提供关键依据。地勘单位需要切实做好人事档案信息化管理工作，并把握好管理过程中各个细节，处理好在管理过程中出现的问题和不足。同时，在充分利用信息化技术的过程中，要不断加强各个部门之间的交流与协作，保证部门之间沟通的通畅度，从而确保所有人事档案信息及文件的有效性和真实性，进一步加强人才信息传输的准确性。另外，人事档案作为地勘单位重要的人才资料，在对人才培养及考核中起到了关键作用。在信息化技术的有效应用下，能够实现人事档案电子版与纸质档案并存的情况，并提高了人事档案信息文件的安全性，促进了地勘单位人力资源的整合与利用。地勘单位还需要强化和升级人事档案管理系统，并及时更新和完善人才资源信息库，以便地勘单位后续工作的开展。3.加强管理队伍建设，完善基础设施地勘单位需要不断完善档案管理人才队伍建设，保证人事档案信息管理工作的顺利进行。首先，在开展人事档案管理过程中，要求管理人员具备一定的专业素质和业务能力，并且要求所有档案管理人员都能及时认清人事档案信息化管理的必要性和重要性，积极转变工作以及管理理念，加强对先进的管理模式进行学习和掌握。同时，管理人员还要对自身的知识储备进行更新，并树立正确的工作责任意识，在最大程度上强化档案信息化管理力度，提高各项管理工作质量和工作效率。其次，由于地勘单位人事档案管理资料内容较多，也会随着时间的增加而增加，为人事档案管理工作的开展带来了一定难度，所以在开展人事档案管理工作时，还要借助信息化技术提高档案资料的管理水平以及人事档案的完整性。地勘单位需要根据人事档案管理的具体内容及要求，加强对管理人员的教育培训力度，要求管理人员能够及时把握人事档案信息化管理过程中的重点及难点，将人事档案管理工作全面落实，充分发挥人事档案信息化管理的作用和优势，从而带动地勘单位相关工作的顺利开展。最后，地勘单位需要不断完善人事档案信息化管理的基础设施，为提升档案管理水平和工作质量提供重要前提。信息化技术的发展与创新，为地勘单位人事档案管理工作的开展提供了诸多便利。地勘单位需要及时更换人事档案管理过程中所使用的设备及设施，并增加防火、防潮等设备，从源头上避免各类不确定因素对人事档案管理工作产生的负面影响。另外，地勘单位需要安排专业的人员对档案进行巡查，全面落实安全检查和监督工作。另外，为了推动人事档案信息化管理工作的开展，地勘单位需要保证档案管理相关资金的充足，并购置专业的计算机以及扫描仪等设备，进一步提高人事档案信息的安全性和完整性。4.积极创新人事档案信息化管理模式就目前的人事档案管理工作进行分析，地勘单位人事档案管理的信息化建设工作是推动整个档案管理工作进步与发展的关键途径，也是提升人事档案管理水平的重要基础。因此，地勘单位需要不断提高对信息化档案管理与建设的重视程度，并加大探索与创新力度，全面提高档案信息的安全性和可靠性，需要积极转变人事档案管理理念，学习和引进先进的档案管理模式和管理方式。同时，要通过信息化技术等，完善地勘单位中人才交流系统，积极采取合理有效措施，及时处理好人事档案信息化管理过程中的问题和不足，避免问题进一步扩大，降低对各项管理工作造成的负面影响。另外，地勘单位需要根据人事档案信息化管理的具体情况，对现有的管理制度和内容进行丰富并优化，加强对当前人事档案信息资料的综合利用，为地勘单位相关决策制订提供关键的参考依据，从而推动地勘单位的健康与稳定发展。

五、结束语

在信息化技术的影响下，地勘单位需要不断提升人事档案管理的信息化水平，积极改善传统的档案管理模式，充分发挥人事档案信息化管理的关键作用。同时，地勘单位需要结合人事档案管理的具体情况，建立并完善人事档案信息化管理制度，及时明确档案管理的目标及要求，处理好在档案管理过程中的问题和不足，提高人事档案的价值，为实现地勘单位高质量发展贡献力量。

参考文献：

[1]刘跃华.如何做好地勘单位人事档案管理工作[J].科学家，2017

[2]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报，2019

[3]赵明.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江科技信息，2017

[4]袁亮.浅议事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].现代农业研究，2018

[5]关杰.浅谈关于加强地勘单位人事档案管理的重要性[J].中小企业管理与科技，2014

[6]刘桂霞.地勘单位企业化经营模式下加强档案管理的几点思考[J].科教文汇，2013

第9篇

关键词：人事档案;信息化管理;要求;探索

在高校的整体管理环节中，人事档案管理工作是非常重要的一项工作，它负责整个高校教职员工的晋升、晋级、职称评定与考核评定的档案管理;这些繁杂的甄别、整理工作目前仍然由人工进行操作。随着高校的快速发展及规模的扩大，高校人事档案管理的工作量也大大加重;随着计算机应用的发展，高校人事档案管理工作者迫切希望能够将大部分烦琐的工作交给计算机去处理，实现信息化，以减轻人工操作的压力并提高工作效率 。高校人事档案管理的主要任务是为实现高校的整体战略目标提供合适可用的人才，为学院的发展选拔贤能创造一个良好的工作环境，使教职员工人尽其才、用其所长;也使教职员工无后顾之忧，充分发挥自己的潜能，提高工作激情，积极地、创造性地开展工作。

一、高校人事档案信息化管理的含义

高校人事档案的信息化管理就是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。人事档案信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享，促进人事档案管理事业持续健康快速发展。

信息社会人才流动越来越频繁，人事档案管理工作也变得越来越复杂，因此，人事档案信息资源管理就更显得尤为重要。如果能够实现人事档案管理的信息化，无疑将会给高校档案管理部门带来很大的便利。这就需要把教职员工的人事信息实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。高校人事信息管理为高校人事档案管理和个人提供信息输入、信息修改、信息查询、工资调整、依据信息出具个人的基本档案等服务;为学院和个人提供档案信息的收集、整理、保管服务。

二、高校人事档案信息化管理的基础及要求

高校人事档案源于高校一切人事管理活动。追溯自有官吏选拔制度实施开始，人事档案就已经同步开始发展，经过日积月累，其数量和种类逐步扩展，同时，高校人事档案也在参照公务员档案管理的基础上，在领导的重视下，高校人事档案管理也得到了较快的发展。

针对目前高校人事档案数量大、内容更新快、查询频率高、材料来源散、使用范围广、传输距离远等一系列新情况新问题，进一步加速高校人事档案管理工作向信息化、数字化方向转变，利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传递方便、查询快捷的特点，实现高校人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。

1.人事档案管理信息化

目前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，加速高校人事档案管理信息化进程已经成为共识。在高校人事档案信息化管理中正确输入教职员工人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分;将原有的纸质型档案实现电子型档案的转化，把人事档案更多相关信息输入到计算机中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，从而解决当前人事档案中存在的现实难题。

2.人事档案管理信息网络化

整合人才信息资源是人事档案社会化管理的目标之一，人事档案信息化整合的手段在于依托系统软件支持，快捷方便地实现查询、筛选和统计功能，以达到共享整合信息资源的目的。

人事档案网络化是指人事档案电子化的基础上，在遵循档案保密规定的前提下，更好地利用网络的优势，全面实施人事档案信息资源的异地共享。要有侧重地加强专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟练运用相应软件的优秀人才，进一步树立创新观念，不断开拓创新，加速数字档案的建立进程，加强技术处理，确保档案保密，依托现代化手段为人事档案提供更加高效的管理。

三、加强高校人事档案信息化管理的对策

高校人事档案信息化管理是组织系统信息化工作的重要组成部分，应按照统筹规划、资源共享、安全高效、分步实施、重点突破的原则，从以下几方面入手，不断提升信息化水平，完善信息系统，更好地为高校人事档案管理工作服务。

1.完善平台，实现资源共享

应将高校人事档案信息管理与干部选拔任用工作紧密结合，充分发挥现代信息技术在人事档案管理方面的优势。加强网络建设，充分发挥网络优势，构建信息平台。以信息中心为枢纽，实现网络化管理;对领导和相关处室进行授权开放、资源共享，实现信息服务的良性循环。充分利用现有资源推进人事管理信息化、网络化的进程。注重完善硬件设施，在信息收集和利用等方面加大投入，将信息技术应用到干部选拔任用管理的全过程，以人事档案信息化促进干部工作的民主化、科学化和规范化。

2.安全固本，加强人事档案信息化建设

高校人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不连外网，以保证安全;要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

3.注重系统维护与管理，提升价值。

第10篇

[关键词]人事档案；信息化；管理

随着科技进步，信息化已成为新形势下人事档案事业发展的重要方向，人事档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化也已势在必行。在以知识和信息为主要特征的信息化时代，人事档案作为重要的信息资源，如何适应新形势发展的需要，早日实现人事档案信息化管理，已成为重要而又紧迫的时代话题。

人事档案的信息化就是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。人事档案信息化建设的目标是，通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享，促进人事档案事业持续快速发展。

一、加快人事档案信息化基础设施的投入

基础设施建设是信息化建设的首要任务。建立人事档案信息网络，保证计算机硬件及软件系统的更新换代，全面推进办公自动化，进而实现政务公开，为最终实现无纸化办公的电子政府和人事档案管理全面彻底的信息化打好基础。

二、加快人事档案信息资源建设

信息资源建设是信息化建设的核心。一方面，抓紧人事档案的鉴定销毁工作，玉石分开，把真正有价值的人事档案鉴定出来，轻装上阵，加快馆藏人事档案数字化进程。人事档案信息数字化是衡量信息化的重要标志，是信息化建设中的一项艰巨而重要的任务。要积极推进重要人事档案全文数据库和多媒体数据库的建设，逐步实现人事档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。另一方面，规范电子档案归档管理，加强对电子档案的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，积极探索和研究电子档案接收、保管、利用的技术问题，确保有价值的电子文件真实、完整、有效，加强信息资源的安全保密工作。

三、加快由实体管理转向信息管理的步伐

由手工管理转向计算机管理，由人工检索转向网上查询，实行计算机管理，上级主管部门要统一推出一个通用数据库软件，并设立严格的管理制度，根据使用权限分类加密，使一部分基础数据只能在内部局域网上发行，在相关单位实现资源共享，以满足单位和个人对人事档案利用的需要，提高人事档案查阅的效率。人才市场的建立，社会各方面对人事档案利用的需要越来越迫切。经济建设信息灵敏，瞬息万变，要求人事档案能迅速准确地提供服务，只有应用现代管理手段，才能较好地解决繁琐的手工劳动和低效率之间的矛盾。应用计算机管理技术是时展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。人们预测，新的世纪是全面实现办公自动化的社会，是信息化的社会，是计算机进行社会管理、提供社会服务的时代。把计算机应用到人事档案管理工作，将使人事档案管理工作发生质的飞跃，是信息时展的客观要求。目前，在人事档案管理工作中，计算机管理程度不是很高，大多还是手工操作，我们要逐步进行一些必要的调整，使人事档案的检索、编目、统计、借阅、库房管理、人事档案材料的收集、登记等便于计算机操作，为下一步应用计算机编目和开发人事档案信息资源打下良好的基础。

四、加快人事档案人员信息素质的提高

人事档案人员是从事人事档案工作的主体，起主导和支配作用，提高档案人员的思想政治素质、业务技能素质和职业道德修养，是提高人事档案工作水平的基础。先进的管理手段，要有优秀的专业人才。在科学技术飞速发展并广泛得到应用的今天，人事档案人员要加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质；要培养勇于改革创新的精神，更新观念，大胆探索现代人事档案管理新技术；要及时掌握党和国家最新的人事政策、人事制度和当前人才流动规律；要培养一丝不苟、认真细致的敬业精神，以适应人事档案管理日益复杂、逐步现代化的发展趋势。

跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先，科技进步日新月异，时代挑战迫在眉睫，高素质人事档案人才的培养应加快步伐，加大力度，采取行之有效的举措，快出人才，多出人才。其次，适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则，强调素质教育；而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话，强调能力的培养，即工作的能力，研究的能力，表达的能力等。

第11篇

人事档案的信息化管理和传统的人事档案管理工作存在着十分明显的优势，例如信息输入、查询速度更快，更加有利于重要档案的保存等等，主要分析了人事档案信息化管理，以供参考和借鉴。

关键词：

人事档案；信息化管理；作用

当前，我国的人事档案管理信息化水平已经得到了非常显著的提升，但是这种信息化的程度还需要不断的加强，所以其在发展空间方面也是十分广阔，人事档案管理工作在实际的操作中存在着非常强的完整性、流动性以及机密性。传统的人事档案管理方式还是需要有非常大的人力和物力的投入，同时档案保存的载体通常是纸张，无法在较长的时间内完整保存。所以，人事档案的信息化管理也就成为了一个重要的发展趋势，人事档案信息化管理之后，就可以使得人事档案的利用效率得到显著的提升，从而也使得热人事档案的潜在价值得到全面的提升。

1人事档案管理工作的特点

1.1完整性。

人事档案通常就是人事部门的人员根据当前国家的相关政策，在人员的培养，任命上进行适当的分配和调整，其在人事管理当中发挥着不容忽视的作用，借助翻阅人事档案的记载，我们可以充分的了解到员工的个人经历、业务能力以及工作中具体表现等一些比较核心的也比较重要的内容。它能够更加具体的真实的反映出员工的个人信息。

1.2客观性。

这一特性人事档案利用的一个重要的基础和前提，人事档案的内容一定要具有完整性，只有这样，才能更好的展现出材料自身的客观性和真实性，从而为人事部门提供更加全面而优质的服务。

1.3流动性。

人事档案的管理和员工日常的人事管理应该保持高度统一的状态，只有这样，才能更加显著的发挥出人事档案的实际作用。当前，单位人员流动性明显增强，除了一些国家机关的公务员和事业单位的带编人员之外，企业尤其是私营企业人员的流动性更大，这样就使得人事档案的保管存在着非常大的难度，有时候会出现人档分离的问题，这样一来一方面会对单位工作人员的人事管理造成一定的问题，同时对员工日后工作的正常开展也会产生非常不利的影响，所以，在人事档案管理工作中，我们必须要紧随员工本人工作变动去对人事档案管理工作进行适当的调整。

1.4机密性。

人事档案当中的内容涉及到的范围相对比较广，其中也可能会客观的反映出一些比较重要的历史事件，一些是政审调查本人或者是其家庭成员的资料，所以从某个角度上来说，人事档案是一种机密性的文件，材料内容一般情况下是不能外泄的。个人也没有权利保存本人的人事档案。如果我们需要对其进行查阅，一定要出具正规的手续。人事档案的这些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明显的体现。在人事档案管理工作中，我们必须要做好以下几方面的工作。首先是要保证人事档案保管的科学性和有效性。其次是将员工的各类材料要进行全面的分类整理，同时还要在这一过程中做好存档工作。第三，要制定出一个完善的人事档案借阅和转递制度。第四，我们在实际的工作中一定要采取有效的措施做好纸质档案信息化处理工作。最后一点就是要在实际的工作中做好员工档案的安全保密以及保存等多项工作。

2人事档案信息化管理的必要性

第一，人事档案管理工作需要进行大量的数据统计，传统的数据统计几乎由人工来完成，效率非常低，而且即使能够及时的统计出数量，也无法对数据进行快捷全面的分析，因此必须应用先进的信息技术。信息技术中有很多统计软件，将相关数据信息输入其中，可以直接统计出相应的信息数据，非常方便，还有一些统计分析软件，将相关的信息数据输入其中，系统会自动给出分析结果，档案管理人员可以依据统计分析结果制定档案管理措施。信息化技术的应用，使得传统的封闭式的档案管理，转变为主动式管理，这对我国人事档案管理事业的发展奠定了良好的基础。第二，信息化技术应用在人事档案管理，不仅能够减少管理资金，也能够挖掘出人事档案更多的潜在价值。人事档案是一种特殊的文件资料，其主要记录了个人的实践活动。利用信息化技术能够及时地有效地更新人事档案，领导通过人事档案能够了解到员工的最新情况，这对人才的选拔起到了积极的作用。

3提高人事档案信息化管理水平的方法

3.1增强人事档案信息化基础设施建设的力度。

人事档案要想更好的保证其信息化建设的质量和水平就一定要拥有较为完善的信息化基础设施，其中最为关键的一个基础设施就是信息网络的建设，档案管理工作者在实际的工作中一方面要熟练的掌握一些档案管理方面的知识，同时还要掌握一些计算机网络的技能，对信息网络开展日常化的检查，如果在这一过程中发现了一些问题，我们需要对原来的系统进行更新处理，这样才能更好的保证无纸化办公的质量和水平，此外，其也是人事档案信息化管理得以实现的一个重要的条件。

3.2加大信息资源投入。

首先，档案管理工作人员，必须对人事档案进行有效的鉴定，将不符合归档要求的档案进行筛选，同时重点的人事档案要重点管理保护，这样才能提高信息化技术应用的价值；其次，提高信息数字化的投入力度，因为人事档案的信息数字化，直接反映出人事档案信息化水平，是人事档案信息化建设体系中重要一个环节，为此，人事档案管理部门要积极的应用信息数据库技术，最大程度的提高人事档案的服务质量；最后，重点对归档进行管理，同时对电子档案的各方面工作都要进行监督，将有价值的电子档案收藏起来，并且采取相应的保护手段，保证重点的电子人事档案信息真实，准确、完整，不会被泄露出去或者恶意窃取。

3.3加快实体管理向信息管理转变的速度。

尽管我国有很多档案管理部门，对于人事档案已经实现了信息化管理，但是并不彻底，绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。比如信息化检索查询，同时将人事档案存储到统一的数据库软件中，制定规范的制度进行管理，并且按照使用权限来实现安全保密，这样人事档案中数据就能够在内部局域网中有效的发行，用户登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。现代社会人事档案的重要性已经凸显出来，尤其是数据信息对各个行业发展都异常重要，因此人事档案的利用显得非常重要。人事档案信息化管理是档案事业法转过程中非常重要的一个内容，它也是当前档案工作发展的一个方向，如果档案管理部门在实际的工作中还在使用传统的档案管理方式，就无法满足社会发展的需要，所以我们必须要积极的发展人事档案信息化管理，为人们提供更加高效和优质的服务，加大人才培养力度，只有这样，才能更好的实现人事档案管理的信息化建设。

作者：安正信 单位：图们市旅游局信息中心

参考文献

第12篇

(一)人事档案管理信息化的重要性

人事档案是对个人经历、出生、学历、职称、工资、考试及工作表现等诸多情况进行的记录，是国家、组织、企事业单位必不可少的重要工具。这些历史记录以文字资料、表格及其他各种形式进行保存，与每一职工的切身利益息息相关，不仅可以作为人事管理的重要凭证，同时也是开展各项工作的基础，在人事工作中具有不可或缺的重要意义。通过人事档案可以实现对干部的识别和选拔，有利用加强干部队伍建设。近年来，随着社会和经济的发展，人事档案使用效率不断增加，在这种情况下，传统的人事档案管理模式已越来越无法适应当前人事档案发展的需要，所以加强人事档案管理信息化建设具有十分重要的意义。

(二)有利于工作效率的提高

在传统人事档案管理工作中，其保存介质以纸质材料为主，材料收集、整理和利用都是管理人员通过手工操作来完成，不仅工作强度较大，而且效率较低。人事档案管理信息化实现后，通过计算机来对每个人的信息进行管理，录入电脑的信息进行可以反复的查阅和利用，信息检索方便快捷。而且利用计算机来对人事档案进行管理，可以直接利用计算来实现对信息的分类、提取、分析和加工。同时数字档案更易于保存、查询，不仅有效的提高档案管理工作的效率，而且对档案利用率的提高也具有非常重要的意义。

(三)人事档案管理信息化是必然趋势

在档案行业发展过程中不难看出，信息化是档案管理工作发展的必然趋势和方向。通过对信息化技术的应用，从而确保人事档案的信息更加准确、详尽，可以更方便的实现对各类信息的编辑和管理，给存储和检索带来了较大的便利，加快了资源共享的实现，有利于人事档案管理工作效率及服务质量的提升。

二、人事档案管理的信息化建设的策略

(一)加强对人事档案管理的信息化意识

长期以来人事档案工作都具有较强的封闭性，在信息化技术快速发展下，应加快档案人员思想观念的转变，强化档案管理的信息化意识，从而加快推动人事档案信息化管理的实现。利用计算机来实现对人事档案信息进行收集、整理、存储和利用，确保档案信息共享的实现。在人事档案信息化建设过程中，电子档案作为档案信息化建设的重点内容，通过档案信息化，可以更好的实现档案信息资源的有效利用，可以更好的为人事部门提供更优质的服务。通过建设全面、便捷的人事档案信息化管理模式，能够更好的满足当前人们对档案的服务性需求。提高了档案检索的速度，而且档案所包含的内容也进一步扩展，实现了无纸化阅档。

(二)增强人事档案信息化管理的安全保密工作

信息技术为档案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，我们要正确运用好计算机的加密功能，对通过数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。认真搞好电子档案的备份与维护工作，及时更新。要确保个人信息的真实、完整，不被窃取、泄露、随意传播和灭失，就要重视信息安全的技术保障。切实加强档案工作的安全性研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。

(三)重视人事档案管理信息化人才培养

随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业的学习，注重业务能力的培养，不断拓宽自己的知识面，加强计算机及人事档案管理软件的学习，定期举办各类岗位培训班，邀请专家、学者讲学座谈，及时了解现代科学和档案学领域发展的新成果、新动态，更新档案人员的知识结构，提高档案工作人员的工作技能，促进档案人员服务意识的增强。掌握现代信息管理技术，努力成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的双重型人才。用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。

(四)不断健全人事档案信息化的管理制度

首先，以管理者、人事部门负责人和人事档案信息化专家组成档案信息化管理制度制定小组，结合国家相关规定和单位经营特点，制定出符合单位发展的档案管理规章制度;其次，以岗位责任制确定档案信息化管理工作的权责，一旦发现档案信息出现失真，难以发挥其作用的时候，应该积极去实现问责，责任落实到人，保证相关规章制度切实的执行到工作中去;最后，将人事档案管理信息化纳入到人力资源管理体系中去，不断夯实档案管理工作，保证其符合人化的实际情况。

三、结束语

第13篇

[关键词]医院；人事档案；管理；应用

医院人事档案管理是一项非常重要的信息资源管理工作，它是医院人员个人经历和社会实践的重要记录，是其业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反应，也是重要的人事信息资源。重视和加强医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，只有坚持人事档案信息化管理，才能促进医院人事制度改革，合理有效配置医院人力资源，促进医院卫生事业发展的重要举措。实现信息共享和知识管理，提供先进的技术、手段和方法。

1医院人事档案信息化建设的优点

1.1从根本上来讲，医院人事档案材料具有专业性、机密性、政治性三大特点，因此，人事档案材料需要进行单独存放，而且要求有专人进行保管。传统的医院人事档案管理模式比较落后，而且长期以来医院在人事档案材料的存放和保管这一方面没有给予足够的重视，使人事档案档案基础设施差，收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影响档案资料的准确性和完整性，还严重增加了很多工作量，使用计算机管理医院的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。

1.2利用计算机管理医院人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。

1.3利用计算机管理医院人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

2医院人事档案信息化管理

2.1充分利用医院内部互联网，创建和完善医院人事档案管理系统：由于档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照人事档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院人事档案的作用。

2.2医院人员个人信息管理：以科室为单位，将医院人员的个人科技档案信息输入医院人事档案管理系统。此系统可提供各类人事档案，如人员的基本信息、各年度考核、各项专业技术职称及个人的科研教学信息等。

2.3医院人事档案信息化的基本数据建设

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。在此我做了如下几个步骤：

2.3.1建立医院人事档案基本信息数据库。包括医院职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、入党团时间、参加工作时间、职务与任命时间、职称评定与聘任时间、工资、年度考核、公积金、养老保险等各项信息。

2.3.2建立医院人事档案材料接收数据库。建立联系、送交、催要、登记制度，将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库。使人事档案材料接收管理工作规范、有序。

2.3.3建立医院职工工资数据库。可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。

2.3.4建立医院人事档案目录数据库。将医务人员按职称归类。录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时只须打开计算机”查找功能，输入某个人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。

2.3.5建立职务任免数据库。包括职能科室主任、科长职务任免审批表和科主任、护士长聘任表等。如果要查找一个人哪一年担任某职务，输入该人的姓名，打开该职工职务变动登记表总目录，那么该职工的基本情况便一目了然。

2.3.6建立其它档案数据库。将人事档案接收登记表、转递登记表、查（借）阅登记表、政审证明材料登记表均录入计算机管理.把部分纸质文件和图片制成电子文件。逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和数据交换。实现资源共享。

2.3.7建立和完善卫生技术考核档案与医德医风考核电子档案，将考核结果形成的数据库与个人档案数据库建立关联，通过授权实现个人业绩查询系统。

总之，医院可充分利用医院内部互联网，创建和完善医院人事档案管理系统，将一定程度上促进档案管理的计算机化和档案工作的信息化，并更好地实现将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。

参考文献：

[1]孙中华.医院人事档案管理工作的体会.中医药管理杂志[J]，2009，17（2）：148-149.

第14篇

【关键词】信息化；管理；档案

行政事业单位档案工作制度建设，就是按照规范化的质量和效率，适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要，并便于监督和评价。如何提高档案信息资源的开发和利用，解决社会与档案部门的相互隔离问题，以满足社会各界对档案信息资源的需求，充分发挥档案信息资源的作用是我们当前急需要解决的问题。

一、行政事业单位档案工作管理现状及存在问题

1.档案材料重视程度不平衡

行政事业单位档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够。如收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。但由于人为重视程度不够，经常会发生档案材料缺漏。档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷，造成人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置。

2.档案内容空泛

按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别[1]，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个单位工作人员的个性，使档案的利用价值度大大降低。而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。

3.信息化管理水平不高

由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。

二、信息化管理的新思路

人事档案管理的信息化，不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路，将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路。

1.以信息化推进档案资源

整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于人事档案案卷多，工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。只有共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。才能保证了权威、最新的人事信息数据，根据人事部门管理的数据库每年增加新人的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新人档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象；丰富了人事信息数据，为个人信息添加了新元素，除了文字信息外还存有个人照片，便于查找核实。

2.实现人事档案管理程序的信息化

加强电子文件的管理是做好人事档案信息化的关键：做好档案归档，电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。在实践中需充分考虑安全与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；信息需要档案部门对照相关原件审核，防止出现弄虚作假现象。

3.以信息化帮助做好档案查漏工作

人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深入了解并研究这些规律，可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”，与现有的人事档案目录进行对比分析，将缺漏的材料统计出来。

使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率，该项工作可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现，由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等，需花费一定的人力物力，实现起来有一定难度，但这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。

人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作，减少重复性劳动。档案管理人员工作效率得以提高，就有更多时间与精力思考新问题，提出新想法，不断提高信息化管理水平。若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘，就能提升为知识管理的水平，如对职称、科研进行分类统计，做出相应的知识决策分析，为组织人事考察、任命提拔提供信息支持。

参考文献：

[1]朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策[J].中国档案，1998（8）：14-15.

[2]翟国栋，胡喜宽，武喜梅.高校人事档案材料收集工作探讨[J].

[3]路凤英，衣玉琛.社会信息化的发展和档案工作的对策[J].档案学研究，1999（03）.

[4]张峰，姜兴美.信息化对档案工作的挑战及对策[J].山东档案，2000（06）.

[5]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报，2001，5.

第15篇

关键词：事业单位人事档案信息化建设问题对策

伴随着事业单位的人事制度改革，人事档案管理工作也日益显得重要。事业单位的人事档案是人才信息的重要存储器，能记载人才的重要信息，反映人员的学习工作经历、工作表现奖惩情况、工资薪酬、职务职称、历史背景，还是组织部门选拔任用干部的重要依据。管理好利用好人事档案，加强档案的信息化建设，对于开发人力资源有着重大的意义。下面就结合自己的工作谈谈事业单位的人事档案管理存在的问题及对策。

一、人事档案管理工作中存在的问题

1、不重视对人事档案管理

人事档案工作是一项默默无闻的工作，整日里面对的是档案柜和一本本的人事档案，不像其他工作那样有色彩、有味道，怎么努力都没有明显的成绩。正是这样的静默，使得社会及相当一部分领导干部对人事档案工作的重要性认识不足，且都存在一些误区。在人们的心里，档案工作就是登记、保管的事务性工作，谁都可以做，不是重要的岗位和重要的工作内容，保管好，不遗失、不泄密，能应付外调、查档就可以，就是好档案员。所以这是一项最容易被忽视的工作，提到日程上来的机会几乎没有。各单位的的档案工作，基本上是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的局面。人员素质不高，工作积极性不高，被动应付，便是档案管理工作的写照。

2、缺乏有效的档案管理

现阶段事业单位人事档案工作普遍存在管理理念滞后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些单位管理水平不高，管理手段落后。人事档案工作只看重以往个人历史信息记录的维护，忽视现期内容的补充和更新。一部分人员业务素质不高，没有经过专业的档案知识培训，档案收集意识淡薄。所以工作中对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务处理不当，缺乏全面性、系统性、连续性；对于应该归档的材料没有及时整理归档，档案的收集、整理、储存、检索以及利用等方面，仍沿用传统的管理方法，整理档案靠小作坊式加工，档案材料的检索基本靠手工完成。如此种种严重影响了档案管理水平。

3、档案的搜集管理意识不强

档案管理工作的主要内容便是材料收集和保管。但现实情况却是有些档案员档案意识淡薄，搜集和保管档案的重视程度不够，轻视了这项工作的重要性，导致部分人事档案材料跟不上个人经历的变化，给档案的使用带来诸多不便。

人事档案材料不健全。现存人事档案内容单一，选拔任用干部时，只能从干部人事档案中得到如年龄、主要经历、入党入团、学历、工资调整等一些基本信息。档案缺乏动态管理，人事的继续教育、德能勤绩、收入、经济审计、组织考察等重要内容几乎没有资料可查。

干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，单位应当配备专职人员管理，单独存放。但实际情况却不尽如人意，有些单位还是有人兼职管理，或者非专业人员管理。

4、人事档案信息化、现代化水平不高

在信息技术飞速发展的今天，快捷的微机技术还没有被一些单位采用。很多人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现人事档案的电子化管理在一些单位还是一句口号。一些单位虽然配备了微机，但是也仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索。微机成了工作人员的工具，而不是档案管理的机器。根本不能实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时展对档案工作管理的要求。很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。

二、做好人事档案管理的措施

1、健全制度

人事档案管理是单位管理工作的重要组成部分，首先领导要对人事档案管理工作给予一定的重视，做到对档案工作及时检查、督促、指导，使档案管理工作真正起到服务于单位整体管理的作用，并能同步于人事制度的改革。结合档案工作实际，建立健全档案管理的各种规章制度，干部档案工作人员职责、干部档案查借阅制度、干部档案保管保密制度、档案材料的收集制度等。把档案的管理工作责任落实到人，奖惩分明，确保档案管理工作有章可循，有据可依，规范运行。

2、加强信息化建设

人事档案的信息化建设是档案资源科学、有效整合的手段，建立人事档案的数据库就是最好的整合。建立电子档案，在保管好实体档案的基础上，实现人事档案的电子化，有关信息全部录入计算机，利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析，使得档案的检索和查询更加迅速和快捷，为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时，突出个人特色，实现档案的动态管理和补充。实现上述目的，需要建立在一定软件系统的基础上，还要添置必要的设备，比如计算机、打印机、扫描仪等设备，这是需要资金做基础的，加大对档案管理的资金投入，使事业单位的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

同时要注意电子档案的安全保密工作，因为电子文字修改后是不留痕迹的，电子档案的安全保密是档案信息化管理的前提工作。

3、配备专职档案人员管理

事业单位的人事档案管理有其自身的特点，其工作性质是专业性、政治性、机密性很强的工作。涉及到个人的隐私和一个人的成长、工作、遵纪守法的记录。具体的管理人员必须使具备一定政治素质、专业素质，才能做好人事档案材料管理和存放。但目前一些单位的情况是人员紧张，档案管理人员多是兼职。把一些非专业人员安排到这个岗位上。对于人事档案材料份数多，资料复杂的实际，难以应付，造成档案管理质量的下降。所以新时期的档案管理人员必须具备一定的档案业务知识、电脑操作知识、一定的软件应用能力和网络知识。

4、提高人事档案利用水平

事业单位的人事档案作用尚未充分发挥出来，首先是在干部的考核、提拔和任用上，没能发挥出人事档案的考核作用。人事档案管理的收集整理、鉴别、保管，都是为了组织部门用人、选人、调人、奖惩做材料证明，档案信息的搜集和整理，都是要服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据。其次是其社会服务功能需进一步加强，人事档案作为人员各段时期信息的原始存储器，具有很强的权威性。但长久以来，事业单位人事档案管理重保密、轻利用的现象依然存在，人们感觉人事档案很神秘，削弱了其利用和服务功能。所以，要进一步改善和开发档案的利用价值，变被动服务为主动服务，变简单的基本情况查询为人事信息的全面查询，充分发挥档案的作用。