干部档案数字化管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质干部档案数字化管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：人事档案管理；数字化；价值

干部档案数字化是指采用计算机、扫描仪等设备对干部档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。在世界经济与网络相融的时代，信息化管理亦发挥了重要的作用。

一、实现人事档案管理数字化的必要性

一方面人事档案管理的信息化是人事档案信息管理的核心，是将人事档案的整理工作用信息化的管理模式来替代，干部档案数字化后能使档案信息资源准确方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通过授权的干部档案信息资源得到共享，以满足干部管理工作对档案利用的需求。另一方面人事档案记载着一个人成长的历史轨迹，记载着一个人的身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审及个人能力等等的许多情况。是一个人真实的历史写照。对于在科学研究、政治生涯中有所造诣的人来说，人事档案查借阅越是频繁，相对档案纸张磨损程度越高。实现档案的数字化管理，可以有效保护原始档案的磨损，延长载体的损坏年限。因此，实现人事档案管理的信息化是十分必要的。

二、实现人事档案管理信息化的举措途径探析

如何实现人事档案管理的信息化，保证人事档案资料对人事工作起着积极的作用，提供准确、全面的人事信息资料，推动人事工作的向前发展，是值得人们深思的问题。现就阐述些许见解，具体如下几个方面：

（一）领导重视，大力支持档案信息化

首先，人事档案管理实施信息化，需要单位领导的高度重视，正确认识和评价实现信息化管理的重要性，对人事档案管理人员的培训及管理给予极大的支持，勇于投资信息化软件、硬件设备等。其次，对人事档案部门信息化的工作要制定工作方案，从总体思路、流程设计、标准要求，到具体的质量保证措施、岗位工作说明、安全保密规定等，通盘考虑，尽量做到量化管理、精细管理。

（二）从严从实、实现档案数字化管理

在人事组织管理部门，原始档案管理资料的收集、整理，最终归档的过程，要经过审核，定期地对人事档案资料的及时性和真实性进行清理，对一些缺项、缺页的档案资料进行补充，规范档案管理的监管工作，落实人事档案资料的完整和真实，并且确保人事档案资料的隐私性。从实际工作看，干部档案主要用于干部人事部门开展任免、调动、工资待遇、出国（境）审批等工作，纪检监察、编史修志等工作，近些年办理社会养老保险和个人办理房产、遗嘱等公证也越来越多地用到干部档案，可见，干部档案的作用已经不可小觑，在档案数字化过程中，要绷紧从严从实、保密安全这根弦，严格数字档案制作管理，严禁违规连接互联网，严防黑客攻击、窃取，确保干部人事档案信息的绝对真实和安全。使纸制档案与数字档案一一对应。真实、全面反映每个人的历史面貌。

（三）提高素质、保质保量档案数字化

强化人事档案管理的工作人员信息化管理意识，培养良好的服务态度，提升工作人员的专业知识，是保证人事档案管理信息化工作的重要环节，是保障人事档案管理全面有序地开展，将档案管理数字化有效地发挥智能化的检索及各项功能，处理好档案管理工作及信息保密工作的兼容有着不可小觑的作用。档案管理人员要对计算机的软件操作及信息管理技能熟练，对不熟悉或不了解相关知识的人员勤培训，重实践，加大力度，请专家及有经验的人员来进行讲座或亲身实操示范，加强档案信息管理中出现的各种问题的解决能力，不断地提升自我能力，汲取新的档案管理知识和掌握科学的人事档案管理能力，尽职尽责，为单位提供人事档案的真实信息和人员状况，培训出一批高素质的档案管理人才。

（四）严格把关、工作有序档案数字化

干部档案工作是公道正派选人用人的基础，是提升干部工作公信力的保障，随着信息网络时代，干部档案造假、信息不实的舆情，直接把干部档案工作从幕后推向前台。由此，在实现档案数字化时应严格把关，做到档案出库、进库都要造册登记、逐一审查，层层紧扣，以防出现漏洞。档案出库要登记造册，逐本核对，填写交接单；进行数字化加工前，仔细整理编码，逐份材料，逐页编号，尤其第四大类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学籍、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）和第九大类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料比较多而集中；档案扫描时，每份档案按大类、按顺序进行，不得损坏纸质档案，切勿漏扫。做到精、细、全。

三、结束语

实现人事档案管理的信息化，是社会发展的必然趋势，是社会生产力信息化发展的重要标志，也是社会发展对人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事档案信息化管理体系，有利于动态管理人事档案，在信息数据库中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同时方便广大人民群众在档案信息库中有效地查询，最大限度地为社会发展，构建和谐社会输送人才。

参考文献：

[1]李晓玲.对人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J].办公室业务.2013（03）.

[2]焦英.关于人事档案信息化网络化管理的思考[J].机电兵船档案.2012（05）.

第2篇

【关键词】信息化手段；强化；档案管理；设想

一、现状分析

目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。

二、外部形势分析

据了解，市场上已经出现数字化干部人事档案管理相关产品，并且多省市组织部及档案管理单位已经实现了干部人事档案的数字化管理。（包括：山东省委组织部、潍坊市委组织部、济宁市委组织部、滨州市委组织部、淄博市委组织部、东营市委组织部、泰安市委组织部、临沂市委组织部、日照市委组织部、上述各市地县区委组织部、内蒙古区委组织部、辽宁省委组织部、黑龙江省委组织部、辽源市委组织部、鞍山市委组织部、大庆市委组织部、商丘市委组织部、北京怀柔组织部、承德市委组织部、辽宁省近200家省直管档单位、鞍山公安局、鞍山师范学院、潍坊市教育局、潍坊学院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建设局等单位）。

第3篇

关键词：数字档案；损坏；因素；分析；对策

数字档案是人类的宝贵财富，它在经济社会的发展中起着越来越重要的作用。数字档案依赖于计算机及其网络系统，它可以不受时空限制，但其不安全性已成为制约其发展的最大障碍。由于数字档案的载体材料脆弱，附加设备众多，技术成分复杂，影响因素广泛，这就使得它的安全保o比纸质档案的安全保护还要重要和困难得多。

1 数字档案实施中存在的问题

1.1存储载体的影响 现有的数字档案一般都存储在磁性材料或兼有光学、电学性质材料制成的载体之中，如磁盘、光盘等。以光盘为例，光盘的盘基一般由金属（如铜、铝等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金属常被氧化锈蚀，石英较易n裂，高分子材料容易老化。而它的记录材料一般由碲、硒、锗等金属、高分子聚合物气泡型材料以及相变晶体材料制成，它们具有被氧化锈蚀、易老化n裂、易疲劳失效等缺点。磁盘有可能因存放太久、磁道受损而不能正确读取内存数据。所以，光盘、磁盘的使用寿命是有限的。存储载体的"脆弱性"会导致各种安全风险[1]。

1.2硬件故障的影响 数字档案为达到公众查询利用和实现资源共享的目的，就必须借助于计算机技术、网络技术和数据库技术，为此必须购置档案数字化输入设备（如平板A3扫描仪、大幅面扫描仪等）、网络设备（如计算机、大型高速交换机等）、存储设备（如计算机硬盘、SAN存储器等），还要配置输出设备（如视频输出设备、大幅面彩色喷墨打印机等）、保密设备（如脱机存储设备）等。如此庞大的设备体系无论哪一个出了故障，都会造成数字档案的使用受阻或损毁。如离线存υ靥逍枰相应的驱动器来对数据进行存取，一旦脱离驱动器就不能检测到数字能否正确读写了。RAID磁盘阵列为一种在线的热备份存储，它也有一定的安全风险。此外，磁带库、磁盘库、虚拟磁带库等，还不能防止黑客和病毒入侵，一旦出现黑客和病毒入侵以及人为的误操作，都有可能毁掉主机及存储的数据，都不能保障数字档案的绝对安全[2]。

1.3软件故障的影响 操作系统故障、应用软件故障、驱动程序故障等都属软件故障，也会对正在生成的数据造成大的影响。

1.4人为因素的影响 人为误操作如对磁盘误格式化、误分区、误删除等都会造成对存储数据的损坏。如果是人为破坏，如对磁盘消磁、用Winhex软件将数据完全填充，数据将完全损坏，而且不能恢复。

1.5自然因素的影响 如果遭到地震、火灾、水灾、泥石流、化工品爆炸等自然灾害的不可抗拒力的影响，必然会使数字档案造成毁灭性的打击。此外，战争、恐怖袭击等，则使所有数字档案的设备和数据顷刻化为乌有。

2 我院开展数字化档案的实践与做法

2006年国家组织部门明确指出：要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，加快电子档案的建设，完善干部档案管理系统和干部信息管理系统，逐步实现档案管理的数字化。我院于2015年开展干部人事档案专项审查工作，为了加强数字化档案建设工作，我们将档案案卷与电子信息化管理结合在一起，两手抓两手硬，取得了一定的效果。

2.1建立与维护数字档案信息化管理系统，从严加强档案工作队伍建设。按照市委组织部统一要求，抓紧熟悉政策，迅速行动起来。建立与维护档案专审工作电子信息系统，印发《关于采集报送干部电子信息的通知》，按照干部人事档案专项审核工作要求，规范报送口径，明确统一要求，保证干部档案真实性。严格落实《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部档案工作条例》等有关规定，严肃对待个人档案，严禁干部档案弄虚作假。重视档案工作队伍建设，坚持标准、严把入口，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的党员干部从事干部人事档案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配强档案工作力量，并保持相对稳定性。

2.2建立干部电子信息库，创新数字化档案建设工作。我院在职职工1800人，干部电子信息采集的工作量大，维护信息政策业务性强、要求很高，但我们克服困难、创新工作。在加强人事档案与技术档案数字化建设工作时，我院将干部档案中的个人资质、证件以及相关的成果、荣誉等凡能通过案卷反映出来的内容，除加强纸质材料的接收、借查阅、转递、保管等环节外，还创新档案管理的方法与手段，将他们拍照、制作成PPT、建立个人电子档案储存，并做好电子信息库的后期维护工作。待实施电子档案管理成熟后，整理、归纳并储存在光盘内，定期进行光盘备份，定期对计算机杀毒，不断研究数据恢复的新技术。

2.3不断排查数字化档案管理故障与问题，严格落实档案工作责任制。档案专职人员加强数字化、信息化业务培训与学习，定期做好数字化档案故障排查工作。档案管理部门与信息科、网络中心等部门做好联动，不断解决数字化档案工作中反映出来的故障与问题。加强与纪检监察、卫计委、人社、教育等部门的协调联系，共同研究解决干部档案管理中的薄弱环节和突出问题。不断创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平。

3 讨论

数字档案损坏的防治对策，就内容、形式、技术、方法与传统的纸质档案损坏的防治相比，会有很大的不同，但传统的"以防为主、防治结合"的指导思想，在现代依然是正确和有效的。因为无论是纸质的档案还是数字化的档案，保护的核心部分都是存储载体，只是数字档案附加了许多设备而已。所以，"以防为主"，就要不断研究存储载体的质量问题，使其寿命更长，运用时间更久。比如，古时的圣旨就是封建帝王下达的文书命令及封赠有功官员或n给爵位名号的a命或敕命，当属珍贵的史实档案[3]，它所用的纸质是很有考究的。而在今天，就要不断研究改进数字档案的存储载体，尽量提高它的存取速度、使用时间，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全。

3.1加强制度管理 建立和健全数字档案馆（室）的规章制度，是档案科学管理的依据。要制定科学的规章制度，明确管理规范。通过精细化的管理使档案管理的各项业务工作和利用者服务实现科学化，实现管理环节和程序向更精准的方向发展。

3.2做好预算管理 编制好经费预算是档案工作精细化管理的第一步。有计划合理地分配经费，特别是数字化档案开通后，通过对数据库资源的多方了解及性价比比较，选择适合本单位适用的数据库。对档案信息设备及其他办公用品的购置做出相应的预算，并对下一年数据库的购置、调整、维护等工作做到统筹兼顾、轻重缓急，力求创造更多的价值和效益。

3.3 探讨数字档案损坏的各个因素，根据实际情况采取相应对策，真正做到"防范于未然"。"防治结合"就是要采取行动，保证数字档案有合适的温度、湿度、避光、防污染条件，还要考虑数字档案保护的一些特殊要求。如库房对电力、空调、地面防静电的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在这里的一个特别意义就是防止数据丢失，所以定期要进行光盘、磁盘的离线备份（冷备份），或使用RAID磁盘阵列和应用软件进行双机备份（热备份）[4]。而"治"字在这里的一个特别意义就是指数据的恢复。所以要定期对计算机杀毒，不断研究数据恢复的新技术。

3.4尽快制定通用的数字档案保护标准 改革开放以来，我国的现代化建设、民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步。作为与现代化建设和社会各项事业协同发展的档案事业，目前我国尚无统一的、通用的的数字档案保护标准，这需要尽快制定。依法治国，依规办事，数字档案的安全问题才能有根本保证。

3.5着力解决好制约档案事业持续发展的瓶颈问题 随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战。与发达国家相比，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。从我国档案事业发展来看，档案事业的主体-档案馆（室），存在着馆（室）藏结构单一、档案内容信息匮乏与社会对档案信息无多少需求之间的矛盾，量大质次的档案收藏量过多给档案库房保管造成的压力的问题等，这些都是制约档案事业持续发展的瓶颈问题。因此，如果不运用先进的科技设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

参考文献：

[1]彭远明.试论数字遗产的保护与管理策略[J].档案学研究，2007（2）：56-59.

[2]唐跃进.数字档案灾难防治研究[J].档案学通讯，2014（3）：12-14.

第4篇

【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设

人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。

1 人事档案管理数字化建设的现状

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。

但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。

具体情况有如下几点。

1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强

人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低

人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。

1.3 人事档案管理的方式落后

人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4 人事档案管理人员的素质不高

数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2 人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1 日常业务管理

实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2 数字化档案采集

数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3 数字化档案网上查阅

数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1 应用软件应统一

应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2 应使用先进技术构建数字化系统

建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3 数字化信息系统建设的计划与完善

要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调

外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3 结语

综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。

参考文献

[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.

[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.

作者简介

王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。

第5篇

[关键词]档案；数字化；思考

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机普遍应用于各单位、各部门。局域网、互联网已成为信息交流最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化信息，电子商务、电子政务在短时间内产生并迅速普及，在政治、经济等多个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化档案。特别是区级国家综合档案馆的档案信息化建设、馆藏资源建设，实现档案事业的基础工作。

一、档案资料数字化建设的必要性

1、档案资料数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。

2、档案资料数字化是形势发展的需求。当今，政府把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。

3、档案资料数字化是社会的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案资料数字化建设的内容

1、推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、有重点地抓好数据库建设。目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。

三、对档案资料数字化建设的思考

档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。

1、加强领导，提高认识。加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配备管理软件。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。

3、改变工作方式，健全工作规范。档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解本地区的重要实践活动，为社会发展的基本情况的基础上走创新之路。

4、提高人员素质，培养现代化管理人才。作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机、网络技术和电子文件管理知识是必不可少的。但从目前档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员非常少，这对档案管理现代化、信息化工作的控制十分不利，要改变这种情况，简捷的办法就是适度调入档案专业的大专院校毕业生。对有发展前途的年轻干部，加大业务培训，适应现代化、信息化管理的需要。

第6篇

一、档案资料数字化建设的必要性

（一）档案资料数字化，可改善档案管理工作

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。

（二）档案资料数字化是形势发展的需求

当前，各部门把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。如我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无法挽回的错误。

（三）档案资料数字化是社会的强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案资料数字化建设的内容

（一）推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（二）有重点地抓好数据库建设

目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。

三、对档案资料数字化建设的思考

档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。

（一）加强领导，提高认识

加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）加大投入，配备管理软件

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。

（三）改变工作方式，健全工作规范

档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解一定时期本地区的重要实践活动，本地区发生的重大事件，社会发展的基本情况的基础上走创新之路。以进一步加快区档案馆馆藏存量档案数字化，努力构建档案信息资源共享体系。

（四）提高人员素质，培养现代化管理人才

第7篇

（一）数据库建设存在问题

很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。

（二）缺乏现代化的档案工作者

一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。

二、数字化管理高校人事档案的对策

（一）更新观念

实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。

（二）修订《干部人事档案管理条例》

《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。

（三）建立数据库

高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。

（四）强化系统的管理与维护

第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。

档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。

三、总结

第8篇

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。

1 要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。

2 要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。

3 建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。

4 要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。

5 档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。

6 建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。

7 建立档案网站

第9篇

1、医院档案管理现状

目前，医院档案管理中存在的主要问题有：（一）档案意识不强，档案利用率低。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。（二）档案管理机构不健全、管理范围不明确。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。（三）档案硬件投入不足。由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案安全保管的要求。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

综上所述，医院档案管理面临深刻的变化，这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，医院必须正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。

二、建立科学规范的档案管理体系

针对医院档案管理中存在的若干主要问题，通过展开深入细致的分析研究，进一步探索了现代化档案管理在医院建设和发展中的应用，需要加强如下各方面的管理。

（一）加强档案法的学习，增强医院干部、职工的档案法意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识，不仅是档案工作自身发展的需要，而且是影响市场经济和知识经济健康成长的一个不可忽视的因素。只有建立规范化的管理体系，才能使档案工作顺利开展。

（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下，面临诸多新的问题。因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。

三、逐步实现档案信息资源管理对医院决策的科学化

（一）档案信息管理自动化。新时期医院档案工作主要是实行计算机辅助立卷，实现文档一体化管理。把档案人员从繁琐的手工立卷程序中解放出来。所谓文档一体化管理，就是指运用计算机技术对文书和档案工作的全程实施自动化管理，其功能将涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。

第10篇

数字档案馆建设目标

数字校园建设对高校档案馆产生了深远的影响，在为档案管理工作提供更广阔的平台和视野的同时也对档案工作和档案工作者提出了更高的要求，促使高校档案馆在管理内容、管理模式、服务功能、人员技能要求等方面做出调整，以担负更多的任务。笔者认为高校数字档案馆的建设不应仅仅停留在传统档案数字化的层面上，应根据数字化校园建设构架，从资源、管理，应用和服务4层面为数字化校园学习环境提供全面支撑。

1实现校内信息资源共建、共享

为了最大程度地实现档案信息资源在校内外的共建和共享，发挥档案信息的增值作用是数字档案管理的核心功能之一。其特点是数据“一次录入，共享使用”，即数据仓库中的所有数字化档案信息数据来源唯一，由档案部门输入后，各教学管理部门可以通过统一的学校信息访问平台获取所需的信息，避免信息重复和混乱等现象。

2.实现文件、档案一体化管理

数字校园背景下的数字档案馆克服了以往工作环节、程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程，对文件管理进行超前控制，保证了档案的质量。开展文件材料网上立卷归档，将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动。

3.实现多种应用集成

在数字校园网络环境下建立一个面向对象、分布式的、能兼容多种操作系统、可在不同数据库平台环境下运行、能够支持系统从分散的应用管理系统中收集所需各类电子档案信息的档案管理系统平台，实现教学、科研和管理等数字化信息资源规范化存档管理，构建其管理应用目标。

4.实现信息服务的多元化、网络化

在数字化校园环境下建立统一的档案信息访问平台，解决异构平台的信息资源检索，数字化校园用户可以通过访问档案馆的网站，以最快速度查找存放在不同型号服务器以及不同操作系统和数据库平台下的、实时归档或网上逻辑归档的数据库或数据仓库中的档案信息。

数字档案馆建设路径

1.建立完善的数字化档案工作规范

要构建适合数字校园环境下的数字档案馆，必须制定数字化工作规章制度并建立符合数字化特点的档案工作流程。首先，要根据国家规定制定本校的相关标准与制度，如文档一体化工作制度、数字文件归档制度、数字档案鉴定制度以及数字档案备份制度等，保障数字档案馆建设、安全有序地开展。其次，在档案收集环节，建立数字化文件档案一体化管理归档收集模式，由各单位文书处理人员在产生电子文件时转发一份到档案馆，完成文件归档。再次，在管理环节，建立数字档案设备与信息安全管理体系，注意逻辑与物理存储管理问题，建立数字档案对设备的依赖，防止信息丢失或被非法更改，保证数字档案的可读性和可用性。最后在利用环节，通过数字校园平台建立数字档案信息体系并建立跨网联机用户使用情况文档等。

2.加强档案信息数据库建设

高校档案部门应加强数字化档案信息资源库建设，积极推进馆藏档案数字化进程，为数字档案馆建设提供信息储备。有了数字化的信息资源还不够，还必须建立与之匹配的档案信息数据库。档案信息数据库是一个系统化的数字信息集合，当前高校建设档案信息数据库主要x~--T两种途径：一方面来源于现有的馆藏档案，另一方面通过对电子文件的收集。通过数字校园应用系统进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。

5.实现数字档案馆管理系统与办公自动化各应用系统的无缝衔接

在数字化校园建设的过程中，学校的各职能部门相继建成了各种应用系统，如教务管理系统、资产管理系统等，这些系统中蕴藏着大量的信息资源。最终这些系统产生的有价值的信息资源应通过一个数据接口自动转入档案管理系统中，实现文档一体化管理。可以说，各应用系统与档案管理系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。档案系统通过对各应用系统的数据进行采集、处理、分类、加工，形成指导性、有长久保存价值的信息，为校领导和有关部门决策服务学校的不同职能部门所产生的电子文件归档要采取不同的策略。对于党群、行政等部门所产生的电子文件，档案管理系统直接与各归档部门的收发管理对接，紧紧抓住归档的源头，所有的收发文材料都在网上进行登记，而后再按归档类目进行文件的预立卷工作，保证归档的完整率。对于像教务、科研、设备等专业化门类，通过标准化信息采集平成网上归档和信息采集。因此学校要加大投资，尽快建立档案管理系统与各应用系统的无缝衔接，建立完整的信息体系。

4.建立数字化环境下档案利用服务中心

利用服务中心不是档案实体存放机构，而是存在于数字化校园网络上的有序的信息空间，是面向数字化校园用户提供档案信息的在线利用。主要表现形式是学校档案网站作为档案信息服务平台接人数字化校园。建设内容有档案信息的主页设计和更新维护，组织档案信息的上网浏览，档案数据库的更新维护，利用者对档案信息的远程调用，对远程用户的身份认证，对利用部分档案原文的用户进行在线收费，对整个网站的安全维护，对用户利用信息的反馈分析以及提供与其他档案馆的链接点等内容。

第11篇

一、开发高校档案专题数据库的必要性

1.有利于提高档案利用水平。高校档案管理工作的基本任务是：通过收集、加工、整理、保管档案资源，为教学、科研、党政管理等各方面工作以及广大师生、校友提供档案利用和信息查询服务。以纸质为主要载体的档案在利用中存在着明显缺陷：查询速度慢，利用效率低，而且容易造成档案实体磨损。档案专题数据库是档案信息资源的重要组成部分，它主要专注于用户的实际需求，按照不同的专题遴选有较强利用价值或潜在利用价值的档案信息，最大程度满足用户专题信息的需要，同时也可以实现各类专题数据的输入、修改、统计、分析、汇总等多种功能。因此，加快高校档案专题数据库的开发与应用，是档案资源利用创新的重要手段，是推动高校档案工作由“被动”向“主动” 服务转变的有效途径。

2.有利于实现档案信息的优化和增值。档案专题数据库是档案编研的特殊形式，是对档案信息资源的二次开发。未经加工整理过的档案信息往往是零散的、无规律的、浅层次的，通过对已有馆藏信息实行鉴定、筛选，并加以比较、概括、整理，深入挖掘尽可能反映主题内容的信息，将不同全宗和案卷中具有某一特定专题内容的档案信息提炼出来单独建库，从而实现档案信息的浓缩和增值。同时档案专题数据库突破了传统纸质档案编研成果的功能局限，具有使用方便、传递快捷、检索排列方式灵活多样等优势，提升了档案信息的内涵和利用价值。

3.有利于推动高校档案信息化建设。档案信息化建设是提升档案管理现代化水平的重要措施，是信息社会对档案管理工作提出的现实要求。随着信息技术以及高等教育迅猛发展，加快档案信息化建设步伐，建设功能强大的数字档案馆是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择。高校档案信息化建设主要包含以下内容：一是实现档案信息的数字化和网络化建设；二是实现档案信息在接收、传递、存储、查询等方面的一体化管理；三是实现档案信息数据库资源共享。经过深入加工、整理、优化而形成的档案专题数据库，是档案信息化建设的主要信息来源，也是数字档案馆的重要后台保障。因此，通过档案专题数据库建设不仅为高校档案信息化建设提供了信息储备，也积累了技术基础。

二、基于个的高校档案专题数据库的主要类型

1.教学档案数据库。教学档案是高校档案的重要组成部分，在高校档案查询利用服务中，教学档案是利用率最高的。因此，将学生录取名册、学籍、成绩、学位、毕业登记表等构成的教学档案进行数字化处理，构建教学档案数据库，可以为毕业生求职、出国留学、继续深造提供快捷方便的相关材料，同时也提高了档案部门检索过程中的查全率、查准率。另外，还可根据高校教学管理、教学实践、学科与实验室建设以及其他有关教学档案材料，分别建立各种教学专题档案数据库，如：教学管理数据库、教学信息数据库、教学研究数据库、教学成果数据库、学科建设数据库等，从而为高校开展教育教学管理、教学研究，掌握教学动态，评估教学质量等提供准确的信息来源。

2.科研档案数据库。教学、科研是高校的中心工作，高校教师除了做好教学工作以外，还在日常的科学研究中形成了一系列丰富的、有价值的档案资源，主要包括：科研课题档案、科研管理档案、教师个人科研档案等。科研档案数据库作为科研信息的载体，它的建成使用不仅可以为高校各类科研人员及相关部门快速提供系统的信息支撑和有价值的数据材料，还可以通过数据库实现数据统计、分析、修改、输出等多种功能，这对于改进科研档案管理方式，提高工作效率，促进学校科研水平提高将发挥重要作用。因此，高校档案部门要在深入调查科研人员及学校领导相关科研信息需求的基础上，科学确定主题内容，把已归档的科研档案材料通过数字化加工，建立科研管理、科研项目、科研论文、教师著作、教师专利、科技成果等科研专题档案数据库，为学校科研工作提供丰富的科研信息支撑。

3.文书档案数据库。高校党政机关在各项日常管理活动中形成的文件、会议记录及纪要、工作总结、计划，以及上级机关与学校有关党群管理、人事管理、行政管理的材料等构成了高校的文书档案。文书档案是学校过去各项管理活动的原始记录，也是学校各部门开展工作的重要参考依据，对于学校各项工作发挥着极为重要的作用，具有广泛的应用范围。高校档案部门要对学校党委、行政部门每年产生的应归档的纸质文件及时实施数字化，并对接收的电子文件进行实时录入管理，根据文书档案形成部门及内容等，分门别类地建立各种专题数据库，如：行政发文数据库、党群发文数据库、会议纪要数据库等，通过提供文件信息的检索和利用，从而为学校党政部门各项管理活动及领导决策提供可靠的信息保障。

4.干部人事档案数据库。高校干部人事档案是记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现及其他各种形式的历史记录，发挥着重要的凭证作用和准确的信息作用。在涉及干部的提拔聘任、工作调动、职称晋升、学历提高、进修学习、工资变动等方面，都需要借助干部人事档案，利用频率较高。建立干部人事档案数据库，要借助专门的干部人事档案管理专用软件，通过人工著录个人基本信息、将纸质档案扫描加工转换成可供计算机存储和处理的数字信息等步骤，运用相应的管理软件或网络进行查询、利用和管理。高校档案部门可以结合干部人事档案特点，在目录数据库的基础上，建立干部任免、职称晋升、教授专家、工资变动等专题数据库，通过干部人事档案管理系统，实现信息检索、动态统计和结构分析功能，从而为学校人事部门以及教职工个人及时、准确、迅速地提供信息和数据，更好地为领导决策和相关部门的工作提供方便快捷的信息查询利用服务。

三、基于个的高校档案专题数据库建设实施路径

1.确定选题。选题是专题档案数据库建设的第一步，高校档案管理人员应当认真分析档案利用规律，坚持遵循实用，兼顾特色的方针，注重分析档案应用规律，对档案用户的个性化需求进行准确的细分和定位，了解学校领导及相关党政部门所关心的热点问题，围绕学校中心工作，结合馆（室）藏档案内容，按照不同的专题，遴选出有现实利用价值和潜在利用价值的档案主题开展编制工作。切忌眉毛胡子一把抓，把利用率不高的档案信息资源都以数字形式存储在数据库中。

2.数据采集。高校档案数据库信息来源主要有以下几个方面： 一是馆藏档案的数字化。通过计算机录入、电子扫描、数码拍摄等方式将纸质和其他介质的档案转变成计算机可识别处理的数字信息；二是通过高校档案网站或档案管理系统接收的各归档单位的应归档电子文件，按照确定的专题，选取专题数据库所需要的信息内容；三是网络相关信息资源。通过关键词检索、全文内容检索等手段，在海量的信息资源中查找所需要的专题数据材料。数据采集是数据库建设最基础工作，要在保障人、财、物的基础上，制定相关技术规范，并根据专题内容，合理确定数据采集范围。

3.加工整合。通过数字化采集的档案信息往往是零（下转第40页）（上接第42页）散、杂乱、无规律的，因此必须对这些信息资源要进行数据分析和重组，按照某种联系归类排序，转化为系统的、有序的、深层次的档案信息。要针对不同的专题数据形式制定统一的数据库字段和数据格式，对于采集到的不同类型数据进行技术加工和整合，不符合规范格式的要进行统一转换处理，确保整个专题数据库的规范性、标准性和可共享性。专题数据库建设不仅要包含目录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，还要开发档案全文数据库，涵盖文本、图形图像和多媒体等。

4.构建平台。档案专题数据库建成后，应将各类专题数据库刻录于光盘或存贮于磁盘、硬盘等仓储平台中，并通过传输平台、窗口平台以及其他工作平台向用户提供查询或自助查询服务。因此，专题数据库建成后，在切实保障全文数据库安全的前提下，要通过学校档案门户网站、档案信息管理系统等平台实现资源共享，拓展专题数据库的使用价值。特别是档案信息管理系统是有效搜集、整理、存贮档案数字信息资源并及时、高效地提供档案信息查询利用的平台，是档案信息用户利用数字档案馆时提交申请、检索、咨询的基础交流工具，在高校档案管理工作中具有广泛的应用。因此，要充分利用这一平台，真正发挥专题数据库应有的功能和利用价值。

开发档案专题数据库涉及OCR识别技术、信息存储与压缩技术、全文检索技术、图文关联技术、网络传输与安全技术等等多种现代信息技术。因此，高校档案专题档案数据库建设是一项系统工程，只有确定好选题，保障丰富的信息资源，有效利用现代信息技术，才能充分发挥专题档案数据库的作用，为高校的各项管理工作及师生提供高质量的信息服务。

第12篇

某些电力企业的档案信息化程度还处于起步阶段，特别是一些基层单位，在档案信息化方面的资金投入不足，设备陈旧，这些客观条件限制了档案信息化的发展，如果未能得到有效的处理，可能会导致档案信息丢失等问题，不利于电力企业的档案的管理；二是电力企业的具有数目庞大的档案资料，大量的纸质档案需要进行扫描，转换为电子文档存入电脑，有的基层单位根本就没有配置扫描设备，不能进行档案的扫描工作，只能将档案资料的标题录入档案管理信息系统，不利于档案资料的查找和利用。这些在电力企业档案管理中存在的问题，特别是在档案管理信息化建设中存在的不足，严重制约着电力企业档案管理的与时俱进，电力企业应在档案的信息化工作中投入足够的人力、财力，推进档案管理的现代化进程。

二、改进电力企业档案管理的措施

（一）树立档案管理人员的管理意识

为提升电力企业档案管理人员的思想道德素质和职业技能，应当经常对档案管理人员进行的培训，比如学习《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案法律知识》《档案保护技术》《电力工业企业档案分类规则》等，着重培养和提高档案业务人员的综合职业能力。同时，树立档案管理人员的信息意识，认识到电力企业档案信息化的重要性，这样才能使档案管理人员主动地去关注档案信息化、认真做好自己的本职工作，及时发现档案信息化工作中存在的问题。

（二）加快档案管理信息化建设

在市场经济发展迅速的时代，电力企业档案管理要摒弃以往的老方案，应向着智能化、信息化方面发展。为提高电力企业档案管理水平，中央对电力企业档案信息化建设工作提出了要求和目标。我们应该抓住这次机会，全面实施电力企业档案管理数字化，从以下几个方面着手：

1.充分利用电力企业各项资源

在电力企业档案数字化的过程中，档案管理人员应充分利用企业的信息平台和档案软件，尽快地将纸质档案转换为电子档案。在档案数字化的过程中，档案管理工作人员不仅能参与数字化工作，还能通过利用其它部门的资料对档案进行对比分析、对照检查。并且在数字化过程中，可以利用档案的优势、发挥档案的作用，发现企业目标偏差，或者不合理的资源配置等问题，以便于管理层及时调整行动部署，达到提高企业管理，增加企业效益的目的。

2.大力开发档案信息资源

档案管理人员应当运用档案的优势与特点，总结以往电力企业的经验，对档案的信息进行科学有效的开发、分析，在企业的管理决策方面提出建设性的意见，提高领导干部对档案数字化的重视。让领导干部加大在数字化方面人力、财力的投入，并为档案管理人员提供交流学习的机会，提升他们的工作能力和信息技术水平。只有充分利用信息技术，才能提高在档案管理方面的水平，为电力企业提供质量优、效率高的服务。

3.聘用具有专业技能的管理人员

开发利用电力企业档案的信息资源，并将其运用到日常管理工作汇总，是档案信息化的重要内容。而电力企业档案信息化要求具有专业档案知识和电力相关知识的人才，这项专门性特别强的工作，要求档案管理人员有专业的档案管理能力、细心的工作态度、较高的工作责任感。最重要的是能熟练地运用先进的管理方法和科学技术，对电力企业档案进行数字化，并对档案信息资源进行开发利用。如果档案管理人员的知识水平不够，缺乏创新，将会严重制约电力企业在档案信息上的开发工作。因此，电力企业应重视档案开发人才的培养，建立具有先进档案开发技术的档案管理队伍，同时加大人才的吸引和在职人员的培训，充实电力企业档案管理队伍，以实现电力企业档案管理的现代化为目的，真正做到与时俱进。

三、运用现代化的管理机制

第13篇

数字化的档案管理平台，需要相应的硬件设施建设，这是实现环保档案信息化管理的保证。因此，企业环保部门首先要投入物力和财力，狠抓数字化信息管理的基础设施建设。如计算机、打印机、复印机的采购；其次，要选用合理的软件系统，建立标准、安全、通用的软件平台；再次，要按照国家、行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标准原则与要求建立数据库，实现对信息资料的保存与备份。这些基础设施建设都需要资金投入，因此，企业环保部门一定要重视基础设施建设，为实现企业环保档案的数字化管理，提供强大的经济支持。尤其是在大量的环保电子文件产生以后，软件平台是需要解决的首要问题。企业环保部门可以与软件公司合作开发适合自己单位的软件，也可以选用当地档案局推荐的档案管理软件，这都是需要花费一定的资金。当然，从节约成本的角度来看，最佳的办法应该是大家都采用统一的通用的软件系统，这样可以避免重复开发，也能克服兼容性等问题，也能为信息资源共享提供有利条件。

二、着力开发利用，更好地为企业的发展提供优质服务

档案利用是档案工作的最终目的，是企业赖以生存和发展的动力。随着改革开放的不断深入，面对企业环保档案管理存在的新问题，要转变观念，开拓进取，牢固树立企业环保档案的价值观、信息观、服务观，积极做好企业环保档案的开发与利用，以便为企业科学管理、技术改造、提高经效益、研究企业发展、塑造企业形象等将提供有效的服务。要努力实现由重保管、重安全向重开发、重利用转变，由过去的被动调阅向主动服务转变，做到在服务中发展，在发展中提高。做好档案环境法规和管理制度的档案编研，为强化环境执法监督和环境管理服务。要利用档案，开展环保技术研究和推广，为防止环境污染和生态破坏提供档案技术支持，努力探索为企业的改革、发展、经营决策、组织管理、市场营销、前景预测、生产经营服务的新路子，努力开创企业环保档案工作新局面。

三、加强队伍建设，不断提高企业环保档案管理人员的素质

第14篇

关键词 档案管理 思路 数字化

目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。通过计算机的网络技术，能够实现资源的共享，将传统的管理模式进行转变。

一、数字化的档案

对数字化的档案进行管理指的是对具备相应价值的语音、软件、图像、影像、文本以及科学的数据进行整理、加工以及保管，实现电子的存取。在档案的信息化发展过程中，必然会出现数字化的档案，它能够体现信息化建设的综合实力，也是档案馆实现信息化的要求。

二、重要性

随着多媒体的技术、数据库的技术以及计算机的网络技术不断发展，逐渐的出现新型的档案信息状态，也就是档案的数字化。目前，各个领域中都在广泛的使用计算机，使数字化的档案逐渐形成，同时也就形成了数字化的管理。它能够将地理位置不同以及载体不同的信息通过数字化形式进行存储，运用网络进行连接，实现资源的共享。

数字化的档案使信息的对象进行转变，由纸质载体的档案转变成为机读的档案，将保管的费用有效节约，将占据的空间有效节省，同时使档案的查阅得到有效简化，避免对资料进行反复的印制而导致资源浪费。数字化的档案能够对资料进行及时的归档，同时可以对资料进行充分利用，将办公的效率有效提高。

对数字化的档案进行管理，能够促进档案的领域中不断运用多媒体技术、网络技术、计算机技术以及通讯技术，使档案管理的方法、技术以及理论进行转变，使档案的信息资源实现共享以及有效的利用，将档案信息在增值方面具备的作用充分发挥，促进档案事业发展，将档案的作用以及地位进行有效的提升。

在将档案进行数字化的处理之后，社会公众以及职能部门可通过管理系统对需要的档案以及信息进行及时查阅和有效利用，不再受到各个方面的限制，同时也避免重复的劳动以及时间的浪费，这将会使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，档案会因为经常性的翻阅出现破损或者是丢失，使永久性的保管受到严重影响，在进过数字化的处理之后，在对档案进行利用时可以通过电子的方式，将使用原件的频率有效降低，保障了原件的安全。

三、思路的构成

（一）管理人员素质

在进行数据库的建设过程中，管理人员素质是非常重要的一个方面。随着档案的数字化发展，档案的信息在不断的增长，对档案的利用也在不断的增长，导致对数字化的档案进行管理成为非常重要的一项工作。在对数字化的档案进行管理时，一个必不可少的要素就是管理人员，同时管理的工作对管理人员素质提出了较高的要求。管理人员不仅仅要具备相应的管理知识，还要对一些网络的基本技能进行掌握，如数据库与网络的管理、数据的录入以及计算机的操作等等。对管理人员要进行相应培训，运用新的方式、机制、思路以及体制，依据以人为本的原则，使管理人员素质得到有效提升。同时对管理人员进行针对性的教育以及培训，使管理人员能够将相关知识进行更新，对相关技能进行有效的掌握，对管理工作的知识点以及环节进行详细全面的掌握，在进行管理工作时能够使用现代化的手段以及技术，对数字化的档案进行有效管理，将管理的工作有效加强。

（二）个性化的服务

对数字化的档案进行管理并不是对某一个具体的档案馆进行管理，它管理的对象是由社会资源构成的档案体系，为档案的使用人员提供动态化以及形式多样的管理服务。在对数字化的档案进行管理时，依据档案使用人员的需求将相关信息进行收集，强调的是运用自身在档案方面具备的能力以及信息为档案使用人员创造相应价值，将档案使用人员没有办法解决的问题进行解决，从而实现价值。对数字化的档案进行管理时，档案的管理人员要将管理的能力充分发挥，同时将创新的精神以及研究的能力充分提升，将服务进行有效的创新，为档案使用人员提供个性化的服务。

（三）与社会的信息进行联结

在对数字化的档案进行管理时，与社会的信息进行联结，能够使数字化的档案在使用方面的效率有效提升，同时能够满足发展的需求。将相应的网页或者是站点在档案的信息网进行设置，将情报、档案以及图书进行有效的结合，打破了单一局面，使社会的信息系统得到有效完善，实现一体化的管理，将整体的优势充分发挥。在进行社会的信息系统建设时，主要的内容以及前提就是实现资源的共享，将整合的目录进行建立。

相同的档案在进行数字化的处理之后，会呈现出不同格式。实际的使用过程中，最为常见的就是标签图像的文件格式以及便携的文档格式这两种。其中，对文件输出的分辨率没有较高要求或者是内容相对较多时使用便携的文档格式；对图像文件输出的精度具备较高要求的时候使用标签图像的文件格式。

除此之外，在对数字化档案进行存储的时候，可以使用光盘、磁盘的阵列以及服务器等形式，将数字化档案的安全性有效提升。在进行目录机构的建设时要依据档案类别进行，依据文件档号对经过扫描的文件或者是图像进行命名，然后存储与相应目录之下。对存储的结构以及文件的名称进行规范，使管理的工作有效加强，对文件进行有效的利用。

四、总结

目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。对于数字化档案的管理工作，我们要充分意识并且高度重视其重要性。在对数字化的档案进行管理时，要对管理人员素质、个性化的服务以及与社会的信息进行联结充分重视，使数字化的档案管理工作能够有效顺利的进行，对数字化的档案进行有效的管理，实现资源的共享。希望本篇文章可以为管理人员提供一定的参考，促进数字化的档案管理工作。

参考文献：

[1]陈敏.浅谈加强数字化档案管理的重要性[J].企业导报，2011（8）.

第15篇

关键词：信息安全；人力资源档案；数字化管理

未来的社会发展将是信息技术的时代，其优势是快捷、便利、资源含量大、安全，人资资源档案的数字化管理自然大大提高了HR的工作效率，但也因为其技术更新速度快，而导致存在不少安全隐患。同时人力资源档案的数字化管理也是企业信息化建设的关键一环，这样更加凸显了其信息安全的重要性。

一、人力资源档案数字化管理的意义

首先，在人力资源档案中涵盖了企业内全体职员薪资、业绩、行为规范等重要个人信息资源，而其数字化管理是推进企业科学经营和管理的第一步。其次，人力资源档案数字化管理能相对过去以纸制品为档案管理将更加安全有效的保。过去的纸质档案，由于自身较脆弱，在长时间保存上存在很多问题，并且因为档案过多容易造成难以整理，查找麻烦等现象。但利用数字化管理技术，人力资源档案资料可以转换为数字信息，保存将更加的安全，并且减少了存储档案所占用空间，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力资源档案资料数字化管理将令信息的存储、查询、整合建立在快速、高效、稳定的基础上，使人力资源档案管理更加的科学，也完全符合了社会发展的趋势，拥有查阅权限的管理者，查阅起来更加便捷，减少了查阅时间，并且避免了过去查阅档案时出现损坏或遗失信息的情况。

二、人力资源档案数字化管理存在的问题分析

目前很多企业人力资源档案管理数字化存在着不少问题：第一，以往的纸质档案过多难以快速的数字化。在国内部分企事业虽然实现了务信息化和交流信息化，但以往的年代较久远的资料积累过多，这些数量巨大、繁杂的人力资源档案直接影响了数字化整合的速度。第二，人力资源档案资料的安全性问题。由于所有人力资源档案都可以通过网络查询，这样就加大了被黑客或商业间谍攻击、盗窃的几率。很多企业在人力资源档案实行数字化管理的同时，没有意识到网络信息安全的重要性，导致黑客和商业间谍可以较轻松的偷窃公司的人事档案信息。并且很多企业的人力资源工作者的警惕性也较松懈，对于账户、密码设置的较随意，提高了账户、密码被盗和破解的几率。

三、信息安全背景下人力资源档案数字化管理的有效方式

第一，信息安全是人事档案数字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保证信息安全的基础上开发人力资源的专属管理系统。管理平台的建设可通过Web、内部局域网，并且需要注意的是管理权限的设置，实现与企业财务信息管理系统类似的数字化管理方式，以保证人事信息的安全性。并且还要相应的建设人力资源数字化管理系统的防火墙，以抵御外部黑客的攻击。在完善了人力资源管理系统后，更加可以利用其开发网络招聘，这样不但极大的提高了企业人才招聘的范围，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘时间的灵活性，为人才的储备建立了良好的基础。

第二，人才信息数据库。现代企业的运营目标不再单一的是利益，更加是培养人才的基地，所以准确的对企业内部人才进行分析、培训和分配能够极大的提高企业自身人力资源的有效利用率，降低人才流失和浪费人力资源的现象。所以在人力资源档案数字化管理中应设置符合企业发展需求的人力资源整合、分析数据库，将企业所有人员的信息全部输入数据库中。通过人资数据库，可以根据企业所有职位员工的个人基本信息、以往工作情况等进行分析，从而更加有效的分配企业职员，提高工作效率的同时，也为企业的职员规划了更好的发展方向。

第三，建立考核信息管理模块。职员的绩效考核信息很大程度上直接说明了职员的工作态度和效果，是企业管理者了解职员工作情况和企业运营情况的重要依据，并且还反映出了企业运营的执行力和职员的合作能力。职员绩效考核的数据信息也是企业采购预算的依据之一，比如：一线生产职员的坏件率等数据，在反映了一线职员的技术水平的同时，也可以作为检测原材料质量的参考之一

第四，建立薪资管理模块。很多企业的职员薪资待遇等情况是重要机密，因为较高的薪资待遇可以提高职员的工作效率和工作态度，增加职员的忠诚度，减少人才的流失，而薪资信息的整合、分析也可以成为企业人力资源管理以及企业未来发展策略的重要参考依据，数字化管理的薪资信息能够更为全面和准确的分析这类庞大的信息资源。

四、人力资源档案数字化管理需要注意的问题

人力资源档案实现数字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意两个方面。首先，人事职员要处理好档案管理系统和档案原件之间的联系，即使人事信息全部转为数字化，但人事档案的原件仍然是企业的宝贵资源，实现了数字化管理并不表示可以轻视档案原件，随意处置或者丢弃档案原件。企业还是需要妥善的保管和整理人力资源的原始档案，并且在整理和保管的同时进行分门别类，如：企业职员的入党申请书、证明信件等重要资料，而且部分重要的原始档案应当呈送相关的档案室储藏。第二，人力资源档案数字化管理工作应实现标准化。标准化管理工作是档案信息长久有效的重要前提，数字化管理并不是从纸质到计算机的硬件变化，更是工作内容和方式的进步，不标准的管理工作，将直接降低人力资源档案信息的有效价值，影响了企业信息化发展的脚步。因此，企业自身应当把研究国际人力资源档案信息化管理的标准加入到未来发展的规划中，令企业与国际接轨，可以及时的改进和弥补自身人资档案数字化管理的不足之处，这也是未来全球信息一体化发展的趋势。

五、结语

总之，信息化和数字化的管理，是企业未来发展的必然方向，而由于国内相关的技术起步较晚，在实现先进的管理技术时，特别是当出现新技术代替旧技术的情况时，自然会出现种种问题，这就需要管理层和人事职员的不断学习和改进，以保证新技术的安全落实。

参考文献：