办公室档案管理职责范文

前言：我们精心挑选了数篇优质办公室档案管理职责文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

【关键词】办公室；档案管理；效率；方法

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、 办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

第2篇

【关键词】办公室；档案管理；效率；方法

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

[2]张绍华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015（6）.

第3篇

关键词：办公室文书 文书档案 管理缺陷对策

一、办公室文书档案管理特征

文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。这些信息资料都是被分门别类存放的，这一阶段的档案管理工作中心是信息收集与整合，之后对其编目和保存。

文书档案中涉及的内容非常丰富，其中包括企事业单位的发展历史、科技发展、设备管理、财务管理以及行政管理等等。

办公室文书工作与文书档案二者之间存在这密切的联系，其中办公室文书的工作内容是收集与整理文件信息内容，之后需要对其进行归档与编目；文书档案管理工作涉及到的工作内容是文件的书写材料、格式以及归档。

二、办公室文书档案管理现状

（一）办公室文书档案管理建设力度过低

通常情况下办公室文书档案资料多数存放于库房底层，潮湿、不通风、灰尘沉积的环境并不利于管理工作正常进行，部分档案室非常破旧，加之存放档案的区域受到限制，导致文书档案职责不明就会出现管理不完善的现象，这样就会出现现有的管理成果与档案管理标准相差甚远。由于档案管理工作得不到重视，从而有限的资金也不会注入到办公室文书项目发展中，从而档案管理工作建设被完全忽略。

（二）办公室文书档案工作认知尚浅

诸多企事业单位在对待文书档案管理工作时缺乏宣传力度，导致工作人员在文书管理过程中对自身的工作职责认知不清晰，档案工作人员平时的日常工作量较大，加以对档案管理工作认识不到位，不愿意花费精力做指导工作，从而导致辖区内的档案信息管理工作存在一定滞后性。工作项目顺利开展，首先要得到领导重视，档案管理工作革新整改需要得到办公室文书领导的重视，因为部分领导在思想意识上没有领会到档案管理的重要性，认为只要有人管理就可以，因此在队伍建设方面没有加大专业力度。

（三）文书档案管理工作缺乏积极性与规范性

工作人员积极性匮乏具体表现：多数企事业单位档案管理人员无论是理论水平、文化水平还是专业素养都或多或少有欠缺。甚至一些工作人员不是专业人员，并不具备文书档案管理工作知识与技能，所以在工作中就会出现主人翁意识的缺失。工作人员调动密集、薪金待遇一般使在职工作人员对本质工作出现懈怠性，不能激发工作人员提升工作素养以及业务水平，导致办公室文书档案管理工作不能够与时俱进。

三、办公室文书档案管理工作有效措施

（一）规范文书档案管理工作

在工作中要进一步实现档案管理与文书工作的有效融合，在文件信息收集与整理时要注意纸张使用的规格、要统一文件格式的使用、要统一笔支型号的选择，这样直接影响到文件信息的管理质量，以此才能够统一实现办公室文书与文书档案管理的现代化管理，使其更加规范化。

（二）培养与塑造文书档案管理人员的专业知识与技能

首先，要良好利用受众群体，抓好档案管理宣传工作，要将社会大众的意识作为着力点，强化群众档案管理认知，使他们感受到档案管理与保存在企业发展中起到的重要作用，同时需要办公室文书档案管理工作人员参加档案业务培训，不断学习专业知识理论以此来丰富档案管理专业知识。其次，档案宣传工作要渗入到领导工作重点范围内，在日常工作中不断增强其思想认知程度，摒弃传统封闭的观念，向办公室文书职能发展观念、社会大众服务意识方向发展，在办公室文书档案管理工作中加大人力、物力的有效投入，从本质上提高档案工作的发展速度，使之与办公室文书等日常工作齐头并进，为企业经济发展起到助推作用。

（三）激发文书档案管理工作人员积极性

首先，需要管理层对待工作人员招募工作要慎重，严格把控招聘人员的专业知识与技能，这样才能够保证员工在工作过程中有责任感；其次，加强办公室文书档案工作基础设施的管理，使硬件能够发挥其工作职能。其次，制定岗位责任制度，健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作，并且认真落实到档案管理具体职位中，将档案信息管理工作细分落实给每一位工作人员，这样可以激发工作人员的责任意识以及事业观念。为确保档案工作队伍稳定的工作状态，要建立有效且健全的激励制度，使工作人员对档案管理的本质充满正面思想。

四、结束语

档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的，所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用，文书与档案管理是一定要得到充分重视的，企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的，对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的，所以在工作过程中要强化文书与档案管理工作人员的个人素养，使之能够认识到自身的工作职能，使企业的有效资源得到最大化的利用，最终实现企事业单位信息资源的优化，同时也是体现企事业单位管理水平的重要途径。

参考文献：

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会，2011

第4篇

【关键词】办公室；文书档案管理；信息社会；改革；创新

应用信息技术能够使办公室文书档案管理工作更为快捷、便利，还能对各单位的长远发展起到推动作用，并使办公室文书档案管理的质量得到有效提升。本文主要阐述了办公室文书档案管理工作中容易出现的问题，提出在信息社会背景下如何改革并创新办公室文书档案管理工作。

一、办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境

近年来，文书档案的数量随着各单位的发展而不断增多，从而凸显了原本隐藏在深处的一些不足与弊端，影响了企事业单位的发展。因此，认真地面对办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境，单位内部各部门之间的有效沟通才能得以实现。

（一）缺乏整体的文书档案整理规划。在信息化档案管理中，电子存档系统是一个重要的组成部分，该系统虽然能够对档案管理的系统化与规范化起到帮助作用，但是整体规划性较弱，该系统缺失了协调运作模式，导致无法信息化地自动生成各部门的文书管理归档，对管理工作形成了阻碍，因此应对文书档案进行整体的协调与规划。

（二）文书档案管理人员的认知水平不一。将信息技术应用于文书档案管理中，需要高业务水平与高综合素质的管理人员进行操作。但是，由于个体间具有不同的认知水平与不同的操作能力，而档案管理工作的智能化与科学化均需要较高的技术水平与认知能力，因此容易在档案管理工作中产生问题。

（三）忽视了文书档案管理工作，档案价值没有得到发挥。单位领导对文书档案管理工作的关注度较低，导致档案价值无法得到充分的发挥，而档案管理信息系统的运行与资金投入均较为滞后，并出现信息不匹配等现象。因此，应对办公室文书档案管理机制进行不断完善，并对其有效价值进行充分利用，才能保证单位文书档案管理工作能够顺利地发展。

二、在信息社会背景下如何改革办公室文书档案管理工作

（一）实施“三全”管理。“三全”管理指的是全过程管理、全员管理以及全方位管理。在全过程管理中，起点为档案形成，终点为归档。由起点到终点的过程中，相关管理人员应抓住重点，制定并实行科学的管理规划，重点发展管理工作的科学性。在搜集材料时，对相关信息进行有效、科学地整理，以防档案中混入虚假信息，并使信息搜集的准确性得到保证。在归档时，应对档案文书的写作进行规范，同时应统一将档案进行分类编号。在全员管理中，应建立单位所有员工的档案，并将每一位员工的工作性质进行标注，统一管理所有的文书档案，并落实各部门的责任；同时将单位员工配合档案管理工作的积极性进行调动，实现“人人负责，人人监管”。在全方位管理中，应注意档案管理工作的安全隐蔽性，应统一管理相关部门，并均衡其力量；重视档案的安全，避免产生信息外漏而对单位或员工个人产生不良影响。

（二）实施“三化”管理。“三化”管理指的是精细化、流程化、标准化的管理。在管理文书档案时，应结合单位的具体发展情况进行管理，通过“三化”管理能够使办公室档案管理的系统化得以实现。管理与编制文书档案时，应遵循“标准统一、上下一致”的管理模式，使档案管理信息技术化，与时展相适应。双重备份档案的文档版与电子版，并采用机读模式管理检索式的文档，避免产生因为意外或黑客造成电脑信息缺失的情况。

三、对办公室文书档案管理工作进行创新

（一）创建科学的文书档案管理系统。规范地管理办公室文书档案，并创建科学的文书档案管理系统，将档案进行分类，主要分为一般、秘密、机密以及绝密四种形式；建档管理工作应根据文件的机密等级进行展开，收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁这个顺序是档案的归档顺序。在一个单位中，只有拥有阅文资格的管理人员与起草人才能批示机密的等级；当文件起草与建档时，应遵循相应的规章制度，严格、细心地对档案进行分类与归档。

（二）提高k公室文书档案管理工作人员的专业素质。办公室管理文书档案的工作人员首先应具有强烈的保密意识，才能使归档、建档的管理水平得到提高。档案管理人员不仅应对自身行为进行规范，并明确自己职责所在，同时还应掌握档案管理的方法，并遵循保密制度，及时地销毁不易泄露且无价值的文件。提高办公室文书档案管理工作人员的专业素质，能够使档案管理工作的规范性得到提升。

（三）完善文书档案管理制度。单位相关管理人员应完善、规范文书档案管理制度，叮嘱办公室档案管理人员在工作时一定要遵守规章制度，从而在实现责任分工化的同时提升管理工作效率。首先，不同内容的文件应给予明确的责任分工。其次，分离具有公众内容与保密内容的文件，使信息化系统的内外网分离得以实现。最后，对办公室文书档案的防护措施进行加强，可在计算机系统中安装报警、防火墙等安全软件，阻止档案泄露的情况发生。

【参考文献】

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013（01）：191+194.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（03）：57-58.

[3]胡西春.文书档案管理工作在信息社会的改革与创新[J].办公室业务，2013（05）：99+100.

第5篇

爆竹传吉语，腊梅报新春。转眼，2019年的工作即将告一段落，一年来，办公室在公司领导和各位同事的支持与配合下，认真履行部门职责，较圆满地完成了各项目标任务。现将部门年度工作状况总结如下：

（一）加强部门人员自身学习。办公室作为公司的综合协调部门，工作任务繁杂而艰巨，而办公室人员的学识、潜力和阅历与其任职都有必然的联系，所以部门人员始终不敢掉以轻心，不断在学习：向书本学习、向周围的领导学习、向同事学习。在工作中加强与各部门的配合与联系，用心提高部门各项业务素质，争取工作的主动性，努力提高工作效率和工作质量。

（二）创新档案管理模式。以往公司采用的是传统档案管理模式，即将纸质档案分类装订，存储在档案柜中。但分类较为模糊，且文件、资料经部门间传阅较为分散，造成查找不便，极大降低了办公室的工作效率。公司领导充分意识到了该档案管理模式的弊端，批准办公室收集各科室的零散文件资料，统一实行电子档案管理。这一举措极大提高了档案查询的效率，使公司的档案管理实现了跨越性的飞跃。

（三）公司会议安排布置。年内，我公司共召开了大小会议包括夜学超过百余次，公司对内、对外的会议，办公室从会前准备到会中服务及会后跟踪，会议接待、会场布置都能较好地完成，以及重大会议的信息报道，保证了各项会议的成功召开。

第6篇

关键词：医院办公室；档案管理；工作探讨

医院办公室档案管理工作经过长时间的发展和改革，逐渐的在实践中获得完善和发展，办公室档案作为医院多年的综合性材料，对于提高医院的综合竞争能力，促进医院的稳定发展具有重要的意义和作用；医院办公室档案的管理质量直接决定着医院档案的完整程度，对于医院的综合进步具有关键性作用，随着社会科技的发展，医院逐渐采取科学的管理模式对档案进行综合整理，通过引进先进的技术，建立数字档案管理，丰富档案管理方式等提高医院办公室的档案管理水平。虽然档案管理逐渐获得了发展和改进，但是医院办公室档案由于工作种类繁杂，仍然存在很大的问题，本文结合相关的问题和应用进行分析，希望能够提高医院办公室档案管理水平。

1 医院办公室档案管理工作特点

1.1 档案馆内容的复杂性

随着科学技术的不断发展，医院办公室的档案管理水平也逐渐发展，在对传统的档案形式进行保留和整理的过程中，通过科学技术，建立相关的影音、视屏、图片等电子类档案，通过电子类档案管理，有效的提高了档案管理的严密性和准确性。由于医院工作种类繁琐，因此医院办公室档案管理也存在众多的复杂类型，根相关的调查和分析，我国医院办公室档案管理主要包括以下几种复杂类型，首先，医院办公室档案管理的过程中，业务指导类的档案数量较多，众所周知，医院作为基医疗卫生服务建设行业，工作内容复杂、繁重，而且受到医院自身的原因影响，医院自身的救治工作比较多，这样的不平衡的繁重工作任务直接导致医院治疗部门和档案管理部门之间存在很大的差异和不同。档案作为基础性信息记录，受到时代的快速性影响，档案管理方式也不断更新，在医院办公室档案管理过程汇中，对于新的制度要求、操作标准、都需要及时的补充和发展。

1.2 相关的医患关系档案影响性大

医院作为公共医疗服务卫生机构，面向的是整个社会的广大人民群众，所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系的档案，随着社会综合素质水平的提升，社会群众对于医疗机构的卫生水平和技术问题都有了很大的提升，在进行医疗活动的过程中，患者与医生在治疗方式上也存在一定的纠纷，这样的医患档案不仅与档案管理水平有关，而且能够直接反映出医院本身的医疗技术问题和道德文化问题，因此，针对这样的问题，医院要积极做好医患关系的档案，加强医患关系档案的整理和保存。在医院发生医疗事故或者引发医疗纠纷的问题时，相关的调查问题和解决处理都会从医院办公室的档案管理进行，成为处理问题和纠纷的重要依据。

1.3 医生调任、晋升类的档案处理

医院工作过程中，医生会经常出现晋升、离职等问题，作为医院的主体工作者，加强医生的档案管理也是医院办公室档案管理的方面；为了能够积极推动完整的档案管理体系，医院办公室要积极保证三个方面的医生方案问题：首先，加强档案完整性，医院办公室档案管理的人员流动相对比较小，与普通单位之间存在很大的差异，只有医院办公室档案工作人员的稳定才能保障档案管理工作的完整性和稳定性；与此同时，加强档案管理人员的工作成熟度也是促进档案高效管理的措施，能够积极提高档案的管理质量和管理效率。其次，注重档案管理的科技性，随着社会的不断进步，医院办公室档案管理工作需要跟随时代的步伐进行改革，逐级向着信息化和科技化的法相进行转变，这样的发展趋势也是档案管理的重要发展方向，一方面能够减轻办公室管理工作的压力，另一方面能够减少不必要的人力资源的浪费。

2 医院办公室档案管理目前存在的问题

2.1 档案管理人员紧缺

在医院办公室档案管理过程中，由于工作重点不同，医院领导很容易将医院的所有重心放在硬件建设和发展上，缺乏对于管理层面的认识，特别是很容易造成档案建设的忽视问题。档案管理过程需要专门的专业人才进行管理，从而才能保障档案资源的安全性，档案管理人员通常由行政工作人员管理，在管理过程中，很容易出现工作人员的职责不明确，保管制度不及时不严格等问题出现，给整个医院办公室的档案管理带来很大的问题。

2.2 现代管理软件水平不足

在电子技术和通信技术不断发展的当今社会，档案管理不在局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件成为档案管理的必然需求，虽然使用Excei软件进行录入和编写在一定程度上已经极大的提高了工作效率，但是却仍然无法满足医院档案管理的要求，给整个医院办公室的档案管理带来很大的影响，因此，对于医院办公室档案管理部门要积极投入资金，加强现代化的档案管理模式，从而提高医院办公室档案管理的效率。

2.3 档案收集以及归档不及时、不规范

医院作为医疗服务场所，档案数量相对于其他行业的档案管理而言具有很大的复杂性，医院办公室档案包括很多临床科室、住院部、以及后勤部等多个部门的相关资料，档案管理相当巨大，管理任务很重；由于档案管理人员紧张，很多临床科室的档案不能进行及时、有效的整理，给后期的档案处理带来很大的问题，直接影响医院的总体管理水平。

3 医院办公室档案管理的应用

通过上面的医院办公室档案特点和存在问题的分析，我们能够清晰的了解到医院办公室档案管理工作对于医院发展具有重要的意义和作用，加强档案管理是促进医院稳定发展的重要保障；下面将结合医院办公室档案管理的现状对医院办公室档案管理的应用进行分析，医院办公室档案管理主要存在以下几个方面的应用。

3.1 优质的档案管理是医院文化建设的重要部分

医院办公室档案管理是医院建设和发展的重要部分，对档案进行合理化的管理，能够积极提升医院的品牌形象，提高医院的综合竞争能力；在实际工作过程中，掌握档案管理的行管细节，能够积极减少医患问题的出现，领导应该对档案管理给予足够的重视，除了加强各项规章制度外，要积极对档案价值进行合理的开发，提高医院办公室档案管理的强度和力度。优质的医院办公室档案管理能够积极推进医院总体水平发展，提高医院的品牌效应，加强竞争能力。

3.2 完善医院办公室档案管理促进医院建设发展

办公室档案管理工作的重心应该积极推进档案完整性管理，在保障档案管理完整性的基础上，努力做好档案的保密工作，保障档案使用的效果和作用；与此同时，要定期对医院办公室档案管理工作进行定点的抽查和监督，从而确保整个档案管理的工作质量。对于一些医患纠纷事件，档案管理部门要注重此类档案的价值开发，仔细分析其内部的利弊问题和原因问题，形成完整的分析报告，从而为以后工作做出指导性的意见。

总而言之，医院办公室档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，对于医院的具有重要作用，医院档案管理工作是一项长期的、系统的工作，能够切实推进医院的发展，完善医院内部的建设发展，因此应该对其进行重视，并不断的在实际过程中推动医院档案管理工作。

参考文献

[1]舒放.实施精细化管理，提高医院办公室行政效能[J].中国医药导报，2013，10（25）：159-161.

第7篇

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1.

公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.

在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.

凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.

各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.

档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.

公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1.

总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.

因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.

公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.

档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1.

公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.

当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.

凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.

经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

第8篇

关键词：办公室档案、收集整理、内容、措施、信息化

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

为了更加全面地对办公室档案收集和整理进行分别，因此本文分别对学校办公室档案收集和整理的内容、特点、改进措施以及实现信息化管理的必要性、策略进行了详细的分析。特别是随着科学技术的发展，办公室档案收集和管理是朝着信息化方向发展的，因此学校应该加强对办公室档案信息化的研究。

一、 办公室档案收集整理的内容以及特点

1、 办公室档案收集整理的内容

办公室档案的收集和管理主要包括四个工作内容，分别是对档案资料的搜集、对档案资料的整理、对档案资料的审核以及对档案资料的保存。这四个内容也是办公室档案收集管理的步骤，都需要按照一定的顺序进行，如果漏掉其中一个工作内容，将无法开展档案的收集和整理。比如，在开展办公室档案收集和整理的第一个步骤就是对档案资料的搜集，如果漏掉这个步骤，那么之后的工作也就无法开展。对档案的搜集，顾名思义就是搜集档案内的各种资料，然后将搜集到的档案存放在档案盒中。对档案资料进行整理，搜集完档案后，工作人员就要对档案盒内的档案资料进行整理，按照相关的目录进行整理，从而保证档案资料的整齐性。对档案资料进行审核，档案必须要求真实性，因此要用来存档的档案就一定要保证真实性，要不将会影响到之后的工作，因此工作人员需要对档案进行审核。最后，档案资料的保存就是对审核通过的档案资料进行分类归档，方便之后的查询。

2、 办公室档案收集整理的特点

办公室档案的收集和整理主要具备有三个特点，分别是综合性、逻辑性以及创新性。首先，办公室是与学校各个部门沟通的部门，因此办公室所收集到的档案资料应该具备一定的综合性，这样才方便各个部门对于档案的查询。其次，档案资料在收集和整理的过程中是严格按照学校相关的规章制度来进行收集的，因此是具备一定的逻辑性的。最后，“档案是死的，人是活的”，为了更好地发挥出档案的作用，在进行档案整理的过程中，应该结合学校的发展而调整收集管理的方法。

二、 提高办公室档案收集整理效率的措施

1、 加强对档案分类大纲的编制

由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案资料的来源众多，而且数量也多，因此办公室档案在收集和管理上是存在一定的复杂性的。因此，在进行档案资料的收集和存放的时候，就应该对档案进行分类，因此首先要对档案的分类大纲进行编制，这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下，档案的分类大纲有以下几种：第一，是上级下达的公文，第二是办公室材料文件；第三是各种参考资料。首先，上级下达的公文，可以根据不同的上级进行分类，如省下达的公文、市下达的公文。其次，办公室材料文件包括的内容比较多，比如一些平级单位送过来的相关文件，还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后，各种参考资料，比如学校内部的宣传资料等等。

2、 加强对档案的分类存放和处理

编制好办公室档案的分类大纲后，档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放，从而方便之后的档案查阅。首先，工作人员需要对档案盒进行说明，比如该档案盒是存放市上级下达的公文，就要在档案盒侧面表明“市上级下达公文”。其次，工作人员应该对每一份档案都进行编号，从而更好地方便之后的查阅，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候，工作人员应该严格按照编号来进行存放，并且做好相应的登记，这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案，提高档案查找的效率。随着档案的增多，工作人员需要定期对档案资料进行转移，从而更好地保证办公室档案的条理性。

3、 加强与其他部门之间的关系处理

由于办公室是与其他部门沟通最多的部门，因此要提高办公室档案资料的收集和整理效率，办公室部门就要加强与其他部门之间的关系处理，特别是职责关系。处理好与其他各部门的职责关系，才能更好地避免各种冲突矛盾的出现，才有利于员工之间的相互合作和沟通，提高档案资料的收集效率。

4、 完善档案收集的方法和途径

为了更好地提高办公室档案的收集和整理效率，工作人员就应该积极地完善档案收集的方法和途径。传统的办公室档案资料收集是直接到各个部门进行纸质版的档案收集，随着社会科技的进步，工作人员可以通过网上来收集信息，比如关于上级下达的文件，工作人员可以先接收电子文件，然后再打印出来进行归档。除此之外，学校也应该完善对档案的查询途径，比如学校员工可以通过网上来对档案进行查阅，从而大大地节约了员工查询档案的时间，也就大大地提高了办公室档案的收集和整理效率。

三、 实现办公室档案信息化的必要性及策略

1、 实现办公室档案信息化的必要性

实现办公室档案信息化，首先是可以提高档案收集整理的效率，通过实现办公室档案信息化可以大大地压缩了档案的收集时间，从而提高档案收集和整理的效率。其次实现办公室档案信息化是有利于档案信息的交流和分享。通过实现信息化，档案可以实现网上分享，员工可以根据自己需求来查询自己所需的档案资料，从而更好地实现档案的交流和分享。最后，实现办公室档案信息化可以大大地提高档案保存的安全性，如果是使用传统的纸质档案进行保存，如果一旦出现火灾，档案就很容易全部被烧毁，而且在潮湿的天气下，纸张也容易出现发霉的情况，从而大大地影响到档案资料的完整性。而实现办公室档案信息化，可以将档案资料上传到云端或者是存放在移动硬盘中，而网上云端以及移动硬盘的安全性远远要高于纸张的存放。

2、 实现办公室档案信息化的策略

实现办公室档案信息化的策略主要有以下三个，分别是加强对档案管理人员的素质培训、加强对档案信息的保护以及完善档案信息系统的建设。首先，要保证办公室档案信息化的水平，就要提高档案管理人员的信息化水平，因此学校应该定期对档案管理人员进行信息化培训，确保档案管理人员的信息化水平，从而更好地提高档案管理人员对于计算机系统的运用、文件分类和查找的运用，从而更好地实现办公室档案信息化。其次，在实现办公室档案信息化的过程中，必须要加强对档案信息的保护，由于大部分的档案资料都是仅供内部查阅，因此一旦档案管理的计算机被病毒入侵，就很容易导致学校的档案资料外漏，对学校以及员工都会造成很大的影响，因此学校要加强对防火墙技术的开发，提高档案管理计算机的安全性。最后，办公室档案信息管理系统的建设对于实现档案信息化有着非常重要的作用。档案信息化管理系统主要是对档案资料进行分类加工以及进行查阅检索，因此档案信息化管理对于档案管理人员的专业性要求也是比较高的。

综上所述，我们可以发现办公室档案收集和管理比我们想象中要复杂许多，因此办公室档案收集管理人员应该时刻都保持着学习的心态，不断地提高自身的专业技能，从而更好地提高办公室档案资料收集和管理的效率。

参考文献：

[1]张岩. 浅析办公室档案管理的改进与人员素养提高[J]. 兰台世界，2013，S2：159.

[2]杜慧玲. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务，2014，05：171-172.

[3]刘子晗. 探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 黑龙江科技信息，2016，25：196.

第9篇

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

第10篇

关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.

第11篇

关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。

与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.

[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010（8）：130-131.

第12篇

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。>>精彩专题推荐：公司管理制度大全

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的

四、

七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

第13篇

关键字：文书档案；管理建议

文书档案是由办公室保管的文件及资料，是可以反映党务、行政管理的档案。一般来说文书档案是具有价值的文件资料，对于每位员工、领导的工作都是有重要作用的，可以作为一种办公工具使用。文书档案记录的内容包括公司、组织参加过的培训活动、会议情况、发展规划等，形式有发文原件、会议记录、存档件等。

1.办公室文书档案管理特点

文书档案管理具有涉及范围广的特点，包括合同、协议、信件、会议记录等，所包含的内容多种多样，都是对单位日常运转有着重要作用的档案；文件档案管理工作具有一体化特点，文书档案是由公司专门部门、专门管理人员负责的，文书档案管理是以文件搜集、整理、催办等基础上建立的，这是文书工作的最后一步；文书档案是非常重要的，有的关乎整个公司的命脉，在日常工作中，起到辅助作用。文书档案具有保密性的特点，文书档案管理者最重要的任务就是让档案处在一个安全状态，不会被随意的盗取；文书档案是经过筛选、整理、归档等部分形成的，这是一个复杂的过程，在对文书档案整合的过程中，一些档案资料可能会正在使用，所以也伴随着不断的重复查找；近年来，文书档案的存档形式越来越复杂，电子资料和纸质资料并存，复印件、扫描仪、录音笔等电子设备的出现，也提高了把文书档案归档的效率，对于纸质资料需要尽可能的延长保存时间，电子档案更多的需要考虑保密性。

2.办公室文书档案管理难点

文书档案管理制度实际上并不完善，一般都是由综合办公室管理，部门工作人员负责，每个人负责的工作都有很多，在对待文书档案的整理工作，并没有那么及时的把档案进行归档，原因有很多，可能是因为个人工作多、存放档案的空间不够、部门管理松散等，这就造成了文书档案没有发挥其作用，利用率低，在需要用到文书档案时并不能及时查找，出现问题也不能清楚明了的找到负责人，同时领导对于文书档案的管理工作并不是非常重视，导致部门管理意识薄弱，管理结果和理想中的结果有很大的区别。

文书档案工作在很多公司、单位都是分开管理的，文书与档案是两个不同的工作。这种工作方式会导致档案人员对档案管理的意识不清晰，不愿意花时间去思考，同时两个人负责工作，很大程度上会存在不和谐性，不能做到真正的步调一致，让文书档案的工作有滞后。

3.办公室文书档案管理的思路及建议

文书档案工作需要及时进行整理，不能因为其他工作忙、或者存放档案的空间问题而进行推迟，部门设置要合理，档案管理工作多是由综合行政办公部门负责，部门要加强管理，对整理归档任务的完成结果不定期抽查，起到督促警戒作用。明确文书档案管理工作的职责，由专人负责，一旦出现问题，责任落实到具体的人，不能发生互相推诿的事情；同时部门要重视文书档案的管理工作，领导时时询问，让工作人员感受到自己负责的是一个重要岗位，对工作可能会有更多的思考。

对文书档案要保管齐全，工作人员要把已经整合好的文书档案进行单独整理存放，在整合过程中的文书档案放于另一个位置，不能混放，以免混淆；在整理资料的最初要J真检查，有需要搜集的资料要及时联系，有借出去的资料要及时收回，没有按时收回的资料要进行追踪。进行资料检查时要认真仔细，辨别文书档案的重要性，把具有重要价值的资料单独保存，没有特别价值的资料可以定期销毁，腾出空间。

加强对文书档案管理人员的培训，提高工作人员的工作能力，并且培训要长期举行，明确培训结果，让其具备丰富的档案管理工作的能力，对于管理方法要不断的更新，积极完成各项文书档案管理工作。文案管理工作要倾向于计算机管理，让文书档案证书更加准确的查询，在平时的工作中要努力提高计算机学习。

办公室文员要想做好文书档案管理工作，首先领导要重视这项工作；建立关于文书档案的规章制度，一切管理都依据规章制度来处理；因文书档案可能比较繁琐，需要处理注意很多细节问题，所以办公室文员要有极好的耐性和责任心来管理；在管理工作中，要注意学习新知识，可以运用一些新技术去管理文书档案。不断提高办公室人员的文书档案管理水平，做好文书档案和其他工作交接，跟随社会发展，不断学习文书管理档案工作，保证文书档案管理的顺利的进行。

参考文献

[1]黎乃宁.刍议高校办公室文书裆案管理工作[J].办公室业务，2015，10：16-17.

第14篇

关键词：档案管理；办公室；改进；人员素养

Abstract: with the development of the society and the development, office archival management should advance with The Times and continue to improve work efficiency, and this cannot leave the archives management hardware and software resources improvement. The paper describes the concept and file management office archival management based on the content, according to your work experience, this paper puts forward the improved office archival management and to improve the file management personnel literacy proposal, the hope to perfect the institutions of the office archival management at present.

Keywords: file management; Office; Improvement; Personnel literacy

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

一、办公室档案管理工作的内容

档案系统的基础工作是档案实体管理，信息的开发和反馈是在档案实体管理的提前下进行的，档案实体管理就使对档案进行集中，安全，统一，高质量的管理，档案实体管理分收集、整理、鉴定和保管四个环节：

（一）收集

档案的收集是丰富馆藏的重要工作环节，是实现档案集中管理的前提。科学技术的发展，使档案的载体记录方式出现了多样化趋势，现在很多的社会活动的记录都不在采用纸质的记录方式，而是伴随着计算机网络技术的产生，以声像，图片等多媒体方式进行保存记录，这样就一定程度上增加了档案收集的难度。档案通过各种方法存入计算机，作为机读档案数据库，完成档案收集工作，确保档案收集的完整性。

（二）整理

档案整理是一种系统的整理过程，将多种多样的零散的文件按照一定的规律进行整体归纳，从而化零散为系统。档案整体的对象为收集的有价值资料，一般手动操作，现在主要为计算机操作。当分类、组卷时计算机随时可以迅速的对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类组合，可以尽可能的表现文件之间的在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。

（三）鉴定

档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。

（四）保管

档案的保管工作是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节。保护档案的完整与安全，保证档案存储井然有序，提高档案传递效率，及时提供利用。科学技术的发展为档案的管理工作提供了新的手段。

二、对办公室档案管理工作的改进建议

上述工作内容既是事业单位中办公室档案管理中基础的工作，也是非常重要的工作。办公室工作的主要职能是参与政务，管理事务，搞好服务。而档案管理工作是办公室“三务”工作的一个重要组成部分，是做好办公室工作的基础和前提。加强档案规范化管理，开发和利用档案信息资源，充分发挥档案在实际工作中的作用，是办公室工作的一项重要任务。因此，在长期的办公室档案管理工作中，笔者根据自己的工作经验，对事业单位中办公室档案管理工作提出几点改进建议：

（一）将办公室档案管理工作制度化

建立健全档案管理工作规章制度，实现档案管理科学化、规范化，是档案管理的保证。建立健全档案管理的各项规章制度，是做好档案工作的关键，是开展档案工作的行为准则。办公室要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，根据《档案法》，完善档案管理“三合一”制度，建立档案员管理考核制度。同时结合本单位的实际，细化档案管理的流程，明确档案管理的职责和要求，使档案管理工作进一步向规范化、标准化迈进。

（二）办公室档案管理工作要完善硬件资源

做好档案工作必须有一定的设施保证，办公室要按标准设置档案库房、阅览室、档案人员办公室，做到库房、阅览室、办公室三分开，按照有电脑，有档案柜，有温湿计，有防火、防潮、防高温器材，有防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫设施等“五有”要求，做好库房的安全管理工作，这样既为档案管理创造良好的工作条件，又确保档案运行的完整与安全，也为档案工作的发展奠定了良好的基础。

（三）推进办公室档案管理方式的电子化

科学技术的进步为档案管理方式方法的创新提供了条件。电子政务的推行使档案的归档整理产生了根本性的变革，传统纸质档案一统天下的局面受到冲击。为了适应变革，国家档案局已颁布了《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等一系列法律法规。档案部门必须从当前电子文档形成的特点出发，采取相应的对策做好电子文档管理工作。此外，在档案管理从手工操作走向智能化的趋势下，无论是档案载体，还是档案的收集、整理、保管、利用等工作实践，无不渗透着人类科技进步的成果。

三、办公室档案管理工作人员素养的提高

21世纪是知识经济时代，是信息时代。经济的发展必然会丰富档案内容，不断出现的新载体和现代化管理手段如计算机、互联网等的应用，让办公室档案管理工作面临着机会，也面临着诸多困难。办公室档案管理工作的顺利开展，离不开档案管理人员的高素养。作为一名路政大队的办公室档案工作人员，笔者认为可以通过以下几点来提高档案管理工作人员的素养：

（一）从选人源头把好关

在选配档案工作人员时，要认真坚持德才兼备的标准，特别是在道德品质方面，要挑选那些爱岗敬业、公道正派乐于奉献、、遵纪守法、保密观念强的同志从事人事档案工作。要定期进行业务培训，上级业务主管部门应定期举办相关知识培训班，组织档案管理人员学习上级文件，了解业务知识，交流工作经验和心得，以适应形势发展的要求。要鼓励档案管理人员加强进修学习，提高专业素质，解决“半路出家”、专业性不强的问题。

（二）培养强烈的责任意识

1、有平常心

档案管理人员任务重、要求严、责任大，工作没有前台的辉煌，只有后台的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献。这些要求工作人员发扬“老黄牛”的精神，勤勤恳恳，任劳任怨，置个人得失于度外，力求达到“淡薄以明志，宁静以致远”的崇高境界。

2、有上进心

档案工作者只有保持旺盛的学习上进心，不断从学习中汲取营养，才能更好地适应形势发展的需要。在“学习―实践―提高”的循环往复中使档案管理工作始终保持蓬勃的生机和活力，不断开创档案工作新局面。

（三）优化人员的知识结构

第一，要有扎实的信息理论知识和相关知识。档案工作者必须掌握信息管理和文件、图书、情报等领域的基本理论和专业管理技能，才能应对面临的挑战。

第二，要熟悉当代政策法律知识，并掌握管理科学的基本知识。

第三，要不断提高自己的计算机水平。事业单位档案标准和规范本身是一个系统工程，必须推进事业单位档案数字化和电子化建设，这就需要档案管理人员要有熟练的计算机操作技术，充分利用网络资源，不断提高自己档案管理的水平。

参考文献：

第15篇

办公室

办公室是宿管会中组织协调其他各部的关键部门，以配合主席团、协调各部门工作为主要职责。其职能可分为日常工作、财务管理、档案管理三大块。为将办公室建设成为一个有特色﹑高效率的部门，更好地修订与落实各项规定，抓紧、抓实地开展各项工作。现将各块工作安排如下：

一、日常工作版块

保证日常工作的有序开展和各项职能的扎实落实，是办公室工作的基点，也是办公室工作的主要责任。

1、起草下学期即将成立的宿管会的计划、总结和各项规范。

2、负责主席团例会和全体会议例会的点到及会议进程记录工作；作好各种会议的通知工作。

3、负责学工办二报刊的收发及增订工作；整理布置学办，购置办公用品，发送比赛请柬，制作席签等日常事务。

4、负责学工办二的值班安排以及抽查工作，并监督各部做好学工办二的财物保管及保洁工作，为大家营造一个良好的工作环境。

二、档案管理版块

由于档案管理具有长期性，且各部活动较多较杂，有些活动档案往往很难收齐。因此，办公室将及时明确各部门专门负责档案管理的人员，每次活动后，及时联系相关人员，收齐相关档案，做到一个活动有一个档案，并及时进行归档、存档。对各类档案的管理，实行具体问题具体分析，对特殊档案实行特殊归档法。

1、保留三年内具有使用价值的旧档案，其余作废。

2、将当前各部所有活动的方案、总结自成一档，档案统一用a4纸打印，一式四份，分别由学工办﹑主席团﹑办公室﹑本部各保留一份。

3、为了使各部的各项活动及各种评比结果能够有档可查，确保档案管理不流于形式。办公室将及时做好对各部的学期工作计划、工作总结以及学期末干事考核结果的归档工作。

4、特殊档案管理，在继续沿用原档案管理细则的基础上作了适当调整，尤其是对基础部各项检查评比结果的归档上作了如下规定，以确保档案管理的严肃性：

①各项检查评比结果在下月初10号前汇总后交办公室归档。

②归档前如发现检查结果有误，基础部可自行更正，并注明理由及负责人签名，归档后原则上一律不得修改。

③归档后如确需修改，到学工办办理申请手续后方可改动。

三、财务管理版块

为了规范即将成立的宿管会的财务收支状况，使各部在经费使用上拥有自和支配权，同时使财务管理更具规范性，将制定新的《人文学院宿管会财务细则》和《人文学院学生活动经费报销手续》。此措施的出台将使各部经费的使用更具目的性和规范性。根据各部的工作计划，做好财务预算工作。平时，对宿管会财务进行宏观调控，统一管理，由专人负责，规范活动经费的申请手续及经费的报销手续，对拉赞助所得收入也及时进行保管和记录工作，既保证各部使用经费的自主性，又确保经费使用有的放矢，避免浪费。在学期末，及时清算帐目，做好财务总结工作。具体程序如下：

1、 活动经费申请：

①申请部门领取活动经费申请表，并按要求填写。

②院领导﹑主席团﹑办公室财务负责人签字后领取资金。

③活动结束后上交活动清单和发票，由办公室记录，申请报销。

④每月30日归还所申请的经费。

2、 赞助收入：

宿管会由外宣部负责拉赞助，各部也可自行去拉，赞助收入交办公室保管并记录，各部需活动经费则向办公室申请，发挥办公室“财务管理中枢”的作用。

3、经费报销：

申请者备好收据﹑财务章﹑必备签字，统一转帐。（详见《人文学院学生活动经费报销手续》）

总之，办公室的工作是琐碎的繁杂的，但却是不可或缺的。在今后的工作中，我们将强化办公室的职能，有序开展各项工作，不断完善自身建设，积极开拓创新，努力协助宿管会做好各项工作。

基础组

基础组是为同学们服务的部门,工作都属常规工作，既琐碎又繁杂。大致分为三个方面：即寝室内务、查夜以及小家电维修。上学期，我们迎来了基础组有史以来的最大的改组和职能转换扩充，我们已成立“学生宿舍管理委员会”。管理寝室方面的各项事务。