电子档案管理的优势范文

前言：我们精心挑选了数篇优质电子档案管理的优势文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

电子文档在归档前可以进行随意的修改、复制、删除等操作，可以进行多次复制，没有次数的限制，在操作上比纸介文档简单、容易——只需要在计算机上通过相应的软件来对文件内容进行修改、增加，不留任何修改痕迹，其真实性和原始性不会发生改变。电子文档还可以对档案上的小瑕疵进行修复，例如档案因为时间的久远，上面的字迹或者图像不清晰，可以通过软件进行修复，使字迹或图像变得清晰而方便归档、保存，档案经过修复后，保存就不再受到时间的限制了。

而纸介文档的生成需要通过人手书写记录内容，比较耗时，不利于操作，当在抄写时出现错误需要修改或者需要增加内容时，只能重新抄写或者直接在文档上修改，纸介上就会出现修改痕迹，对有价值的文档转化成档案后会影响文档的整洁。同时，纸介文档保管时间长，会出现纸张发黄、破损、字迹模糊等问题，需要对档案进行修复或修补，既费时也不利于档案保存和利用。

二、电子文档的储存

电子文档形成后可以存放在多种存储介质，例如磁盘、光盘、移动设备等，而且必须在计算机上读取、处理。电子文档存储在特定的存储介质上，就可以在不同的时间、地点通过特定的方式去阅读、处理、保存，可以不受时间、空间的限制，但却离不开计算机的软硬件环境，只能在计算机上通过相应的软件来进行读写。

但是电子文档在储存方面也存在一个比较大的劣势，即在操作过程中，一旦管理员操作不当或违规进行操作，文件可能会因此出现损坏，甚至会丢失，影响文件归档。而纸介文档只能存放在专门的库房里保管，需要采取各种专门的技术措施去保护档案，如复制、修裱、消毒、灭虫、灭菌等措施去长期保存档案，比较繁琐；在查阅方面，也只能在特定的时间到档案馆去查阅，比较耗时，不利于档案的利用。

三、电子文档的安全与保密

在电子文档案管理的过程中，单位和档案员要加强对存储介质的严格管理。由于电子文档可以存储于多种存储介质，如光盘和移动硬盘等可以存储大容量的电子文件；这些存储介质都不受时间和空间的限制，可以在不同的计算机上读取，因此，令到电子文件的安全性大大降低。同时，由于这些介质携带方便，因此亦更容易造成丢失或泄密，造成不可挽回的损失。

所以，我们需要不定时对信息系统进行检查，确保档案信息系统的安全；此外，从档案资料的录入到读取信息利用都需要由专人负责，实行专人专机使用，确保电子文档的安全与保密；对于保存在电脑里的文档，也要不定时进行备份或者拷贝到特定的存储介质，如移动硬盘、光盘，防止文档的丢失。纸介文档虽然在查阅、利用比较麻烦，但由于它处于专门的密闭空间，安全性相对比电子文档好。

第2篇

关键词：幼儿园；电子档案；管理；实践

目前存储媒介为刻录光盘，但在实际操作过程中遇到了诸多问题：1．视频文件越来越多，借阅光盘只能给一位老师使用，其他老师就无法使用。2．光盘查阅困难，光盘堆叠在一起，很难迅速查阅到需要的。3．光盘借阅至归还存在问题，归还不及时，导致光盘丢失，再次刻盘耗费时间。4．光盘存储容量小，普通单张光盘容量为4．7G，针对目前高清视频，动则5－6G，单张光盘不能容纳一个视频。5．电子档案现已越来越多被幼儿园所应用，但经常会出现误传、误删等现象，权限管理不清。针对以上问题，在遵循电子文件光盘刻录的前提下，对我园教师电子档案存储和借阅方式上应用“云盘”和“享存”软件进行管理，更好地服务教师查阅幼儿园电子档案。

一、云盘使用

云端存储编辑其实是网络硬盘，只要有网络，学校、教师可以随时随地地存放电子类文件。云盘相对于机械硬盘或者移动硬盘来说更加得方便，教师不用再将机械硬盘等设备带在身上，却可以通过无线互联网络随时随地地从云端来获取自己存储起来的信息。（一）使用优势：1．存储空间大，现普通DVD光盘单张存储容量为4．7G，百度云盘有2T空间，相当于435张光盘，腾讯微云有10T空间，相当于2178张光盘，而且存储空间会不断扩大，满足视频文件需要大空间的存储要求。2．将视频文件按时间顺序上传至云空间，可以按具体文件夹名称检索，也可按类型分类检索。3．创建分享，便于需要查阅老师自行下载查阅，无需借阅手续，减少中间烦琐过程。步骤如下：（二）使用的不足：1．借阅教师收到分享链接，下载查看时需要有网络支持，下载时间依网速而定，需要一定时间才能查看。2．存储介质为云技术，而基于web的应用长时间以来就被认为具有潜在的安全风险。这就是说云托管的数据可能会产生少量的数据丢失，这是由于特殊情况引起的。

二、文档管理软件享存应用

（一）幼儿园的文件应该统一存储到幼儿园的服务器里面，让老师们可以共享资源。（二）共享过程中目录有权限管理，实现权限管理。①谁是该目录的文档管理员目录的文档管理员，可以进行分权管理。比如，我们创建“业务部”这个目录，我们指定x为业务部文档管理员，则x可以在“业务部”目录下建立自己的分目录，并设置相关权限②谁可以在该目录内－上传文件③谁可以在该目录内－下载文件④谁可以在该目录内－浏览文件文件可以看，但拿不到实体文件。浏览文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤谁可以在该目录内－修改文件想要修改或者删减文件需要有修改的权限，但是具有上传权限的人不一定拥有修改的权限。（文件资源收集到幼儿园的服务器之后，上传的人不能对文件进行删除和修改，以免有人恶意地进行破坏，做好防范措施。）（三）查询查询的时候实行多条件模糊组合，支持多条件组合模糊查询。总而言之，幼儿园电子档案管理需要在新的计算机技术上不断发展，在操作应用中选择适合本园的媒介，并让电子档案更好地服务于本园教师，在此基础上更好地优化电子档案管理工作。

参考文献：

第3篇

【关键词】新形势；电子档案管理；规章制度；安全管理

新形势下，随着计算机和信息技术的发展与进步，电子档案出现并得到越来越广泛的应用。通过电子档案的应用，不仅可以方便档案资料查阅和检索，还能减少档案的占用面积，方便携带，更好满足使用者的需要。同时，为促进其作用有效发挥，应该加强管理工作，促进电子档案管理水平的提高。但目前电子档案管理工作中，一些人员素质偏低，制度不健全，导致管理仍然存在不足，应该采取优化策略和完善措施。

一、新形势下电子档案管理面临的问题与挑战

新形势下，虽然电子档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，当前电子档案管理仍然面临以下几个方面的问题与挑战：

（一）原稿的管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视电子文件的管理工作。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非，失去归档保管的作用，需要采取改进措施。

（二）归档管理不被重视。传统的纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员进行管理。纸质档案的使用时间较长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度也比较成熟，有利于提升档案管理水平。而电子档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于电子档案的生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案的方式进行，电子档案的归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。

（三）档案安全管理不足。电子档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施也没有被严格执行，制约电子档案管理水平提升。

二、新形势下电子档案管理的优化策略及有效措施

为弥补电子档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化策略和改进措施。

（一）加强原稿管理，重视电子文件收集。电子档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重电子文件收集，与纸质档案完全不同的是，电子文件的收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免电子档案丢失。

（二）完善规章制度，加强归档管理工作。完善电子档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员的职责和权限，让他们有效适应电子档案管理需要，严格落实各项制度措施。重视电子档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。电子档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。

（三）重视安全管理，健全安全管理制度。加强电子档案安全管理工作，注重安全防范工作。要综合采用加密、签署、信息认证、身份验证、防篡改等措施，实现对电子档案的有效管理。还可以将其修改为只读性文件，防止被任意修改，保护电子文件的原始结构，增强其安全性与可靠性。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对电子档案的有效管理，确保其安全可靠。

（四）注重管理培训，提高管理人员素质。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对电子档案的有效管理。完善管理培训制度，学习相关理论和前沿知识，促进电子档案管理效率的提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，提升爱岗敬业精神，增强动手操作能力，有效提升电子档案管理水平。

三、结语

新形势下，随着信息技术和计算机的广泛应用，电子档案的应用也越来越广泛。为促进电子档案管理水平的提高，实际工作中应该认识存在的不足，结合电子档案管理需要，综合采取优化策略和有效措施。从而促进电子档案管理水平的提高，使其更好地运营和发挥作用。

【参考文献】

[1]文一博.新形势下加强电子档案管理的策略[J].黑龙江档案，2015（1）：99.

第4篇

关键词：事业单位；电子档案管理；对策

方便、快捷的电子档案管理模式，已逐步取代传统的纸质档案管理模式，在事业单位的档案管理工作中逐步推广应用。但是，目前事业单位的电子档案管理还处于无序管理的状态，缺少制度规范，存在一些不足。本文从电子档案的优势、不足、对策三个方面进行了阐述，以加快事业单位电子档案管理制度化、规范化进程。

一、电子档案的优越性

1.电子档案能有效降低办公成本

传统的档案管理模式，既需要档案室、档案柜、档案盒、档案袋等大量物资，还需要大量的人力从事收集、整理、分类、汇总、登记、存档等各个环节的工作，工作琐碎、工作量大，基本上每一项工作都需要手动完成，需要大量时间。而使用电子档案，只需要一台计算机、一个网络管理平台和熟悉计算机操作的档案管理人员，就可以完成电子档案管理工作。档案资料在传阅过程中，利用电子档案管理平台就可以快速完成，实现无纸化传阅，降低办公成本，解决档案资料堆积问题。

2.电子档案管理能进一步提高工作效率

电子建档与传统的手动建档相比，用计算机工作代替了人力劳动，直接减少了档案管理人员的劳动强度，能节省大量时间。电子档案管理，把传统的按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，遇到需要补充的遗漏的档案，或者删除重复的档案时，传统的立卷方法只能一个一个查询，打开整卷，再重新立卷，非常繁琐，而电子档案可以快速查询，修改一下档案目录就可以了。

3.电子档案保密程度更高

传统的立卷归档，利用者如果需要其中的一份档案，就能看到整卷档案的内容，而使用电子档案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不会看到，大大提高了保密程度。

4.电子档案更有利于发挥档案资料的价值

传统的档案管理模式，利用者需要从堆积如山的档案资料中逐个查找，费时费力，不到万不得已不想去档案馆或者档案室查阅资料，尤其是查阅信息范围比较宽泛时，更需要时间和耐心，最后还不一定能查询到。同时受档案管理人员立卷习惯等因素的影响，传统档案的标准、质量也不尽相同，给档案利用者带来一定麻烦，所以一般都习惯从网络上搜索。而电子档案，一般都用表格形式，标准统一，一目了然，搜索快捷，大大缩短了档案的查询时间，提高了档案利用率。

二、电子档案管理中遇到的问题

1.安全性问题

计算机给人们带来方便、快捷的同时，其安全性不容忽视。机房、计算机、打印机等硬件设备陈旧，杀毒软件等配套软件不到位，档案管理人员安全意识不强，对移动硬盘、U盘、光盘等存储设备重视程度不够，都会直接影响电子档案的安全。同时，电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、伪造等安全问题。

2.档案管理人员认识问题

目前的档案管理人员还没有完全从纸质立卷的传统模式中解脱出来，只是安于现状，尤其是年龄较大的档案管理人员，不愿意接受新生事物，更不想创新，导致电子档案管理工作停滞不前。电子档案业务知识培训不足，特别是仍在使用纸质档案的事业单位，档案管理人员的时间、精力都用在手动建档上，研究档案管理发展、开展业务知识培训的投入严重不足。

3.电子档案管理制度不健全

目前，已经使用电子档案管理的单位，电子档案管理的收集、整理、归档、审核、检验、调阅等各个环节都缺少统一的标准，归档时间、归档范围、硬件管理、软件升级、技术指导、存储格式、密码设置、监控系统等都缺少制度规范，都还处于起步阶段，处于无序管理的状态。

三、电子档案管理的对策及建议

1.完善电子档案管理软硬件设施，确保电子档案安全

高质量的硬件设备、稳定安全的软件和系统、相对独立的电子档案管理区域，是电子档案能够持续稳定发展的基础。因此要加大软硬件投入，配足配齐设施设备，加强对计算机储存设备的安全保护，实行专机专人用，对计算机的软件和硬件设备进行定期的更新和维护，以保障计算机设备的正常运行。设置专门的电子档案管理工作区域，安装电子监控、防盗门窗等设施，确保设施设备安全。

2.培养专业的电子档案管理人员

各事业单位抽调综合素质高、责任心强、勇于创新、工作严谨的档案管理人员，作为重点培养对象，通过自学、集体培训、交流学习、先进经验分享等形式，对电子档案的法律法规、软硬件操作技术、业务知识等进行全面的学习，通过分析贴近工作实际的生动形象的典型案例，让档案管理人员切实感受到电子档案的优势，真正提高档案管理人员的创新意识和业务能力，既能具体做好电子档案管理工作，还能研究创新电子档案管理方法和管理模式，成为电子档案的管理者、宣传者、推广者。

3.建立健全电子档案管理的各项规章制度

电子档案管理制度化、规范化管理，必须有健全完善的规章制度作为保障。事业单位要结合档案法、档案管理规定的要求，立足工作实际，制定本单位的电子文件归档及电子档案管理办法，明确收集、整理、归档、审核、检验、调阅等标准，促进岗位职责、硬件设备、软件升级、人员培训、保密协议等各项工作制度化、规范化，确保电子档案管理工作安全有序发展。

结语：电子档案管理的优势明显，也顺应了时展的需要。但是目前事业单位的电子档案管理还不够成熟，还需档案管理人员深入调研，积极探索，提高业务能力和网络操作技能，还需逐步完善硬件设施设备，建立健全规章制度，推动事业单位电子档案管理工作逐步制度化、规范化，进一步发挥档案资料的利用价值。

参考文献：

[1]吴秀娟，浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理，管理视察，2013年第19期。

[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施，商情，2013年第24期

第5篇

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。

针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质

电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。

第6篇

关键词:农村中小学档案管理 电子档案

中图分类号:G420 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)09(a)-0241-01

如何实现农村中小学校电子档案管理?笔者根据农村中小学档案管理的现状,结合自身的学习和工作体会,就实现电子档案管理提出几点粗浅看法。

1农村中小学校档案管理的现状及存在问题

目前农村中小学档案管理的现状却不容乐观,普遍存在着注重硬件实施建设,轻视电子档案管理建设的现象,存在着教育主管部门、学校领导和教职工的普遍不够重视、学校专职档案管理人员缺乏、档案资料单一、档案存放条件较差、档案材料收集不完整等问题,特别是多数学校的档案管理还处于人工管理模式,与教育发展很不适应。因为传统的人工档案管理方式,特别是案卷多为纸质档案,卷内纸质好坏混杂、页面大小不一、手写打印墨迹有浓有淡,且信息量大,数据繁杂,安全性差,不仅给档案资料的收集、整理、立卷、归档、保密等带来了诸多不便,而且由于人工档案管理检索手段落后,查阅利用不便,给档案存放保管、更新达标、日常维护带来了很大困难,直接影响着档案管理效率的提高,影响着档案利用价值的提高。

2农村中小学校电子档案管理的优势

针对农村中小学传统档案管理方式的现状和存在问题,建立现代化的农村中小学电子档案管理体系刻不容缓。根据农村中小学档案管理的现状和自己的工作实践,笔者认为:农村中小学电子档案管理系统至少具有以下优势。

(1)农村中小学电子档案管理系统是广泛应用电子计算机处理图文声像等原始档案资料,并以硬盘、光盘、录音带、录像带等介质贮存,具有处理迅速、存储量大、查阅方便、保存期限长等纸质档案所无可比拟的优势,这种电子档案管理系统真正实现了文档一体化,文字纸质档案和电子文件并存,可以为查阅者方便地提供查询、阅读、交流、使用等多项服务。

(2)农村中小学电子档案管理系统的建立和不断完善,为各学校培养和造就了高素质的专职工作人员。从笔者所处的地区来看,尽管农村中小学校档案专职管理人员缺乏,且普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象,但也有不少经过专业学习和业余自学在电子档案管理工作中独当一面,各显才能,为信息化建设做出了较大贡献。我们相信,在建立电子档案管理系统的过程中,只要领导重视,上下合力,电子档案管理发展过程中一定会解决好管理人员数量不足、素质不高等发展中的问题。

(3)农村中小学电子档案管理系统,具有以地区或学校建立网站、网页、局域网或电子文件数据管理中心的优势。如一个学校或地区建立自己的档案网站、网页,就可以方便地为政府、教育主管部门、社会各界提供网上利用服务,在学校自己的网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现各学校优质教育资源共享。同时,通过电子档案管理建设,可以促进学校各项工作管理的公开化,可以通过网络征集各界人士对学校发展的意见或建议,更便于广大群众对学校各项工作的监督,以利不断改进工作。

3农村中小学校电子档案管理的意义

农村中小学档案管理必须主动适应信息时代的发展,加快电子档案管理建设步伐。

(1)教育发展表明,农村中小学电子档案管理对于促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补越来越发挥着纸质档案无可替代的重要作用。

(2)农村中小学电子档案管理是学校其它各项工作的规范化、标准化是基础。因此,农村中小学电子档案管理系统的建设和完善必将有力地促进农村中小学校各项工作的改进和提高,促进教育管理水平和办学水平的提高。

(3)农村中小学电子档案管理系统是重要的教育资源,它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生员工档案的日常管理,积累管理经验,而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系,发现、改进、创新自身工作,不断提高管理工作效率和学校管理水平。

4农村中小学校电子档案管理的途径

实现农村中小学校电子档案管理应主要做好以下几方面工作。

(1)确定电子档案管理的标准。目前,虽然档案管理部门还没有明确规定电子档案管理、规范化的标准,但教育主管部门、各学校至少要以超前的战略眼光,制定本地区、本部门、本学校电子档案管理系统的所必须具备的基本条件和基本标准,并随着信息技术的发展而更新提高。当务之急是配置相应的信息设备,配齐必要的专职管理人员,创设良好的条件。同时严格要求学校各职能组室要以信息化建设的标准形成正在形成的档案资料,档案管理人员则要明确建档标准,及时予以立卷归档,逐步形成领导重视,部门协作,互相促进,共同提高的农村中小学电子档案管理建设新局面。

(2)建立农村中小学校档案管理数据库。目前农村中小学电子档案管理系统建设仍处于起步阶段,其档案正在由原来的笔写文字或打印件向信息管理系统的过渡。教育主管部门或学校应抓住这一有利时机,加快农村中小学数据库建设。只有数据库建设好了,才能运用先进的信息技术对档案资料进行科学的管理。

第7篇

【关键词】医院电子档案管理 实践

医院在工作中通过对护理、医疗、教学、管理活动的总结建立档案，对具有价值的文字、研究、图标与音像等进行记录与保留，对于医院以后的研究与调查提供资料与指导作用。随着经济的发展与社会的不断进步，高新技术与计算机在医院档案管理中得到了广泛的推广与使用，其在提供很大便利的同时也带来了比较多的问题。本文根据医院电子档案优点与缺点，结合医院在管理工作中使用电子档案应该注意的问题，论述在医院档案管理中电子档案的重要性。

1.医院电子档案管理的现状

近年来，国内医院电子档案管理得到了迅速的发展，医院加大资金投入用于档案的管理，充分的运用网络技术，实现了档案管理的网络化与数字化，综合档案信息资源的管理取得了较大成就。然而科室管理还存在着一些问题，这些问题影响了医院技术的提高与发展。

1.1档案管理人员水平与素质缺乏

档案管理并不只是单纯的看管，一些医院在进行档案管理时由于存在认知的错误，对档案管理的重要性不能充分的认识，档案管理人员的选用上大多不是专业人员，这些人员由于对档案管理知识的缺乏，在管理时存在着严重的失误，分类不严密，管理不科学等问题广泛存在，医护人员需要档案进行研究时，不能有效及时的提供，耽搁科研工作的进行。现代社会的发展，许多医院实现了档案管理的信息化管理，原有的管理人员在计算机操作水平上知识欠缺，不利于推动医院电子档案管理的数字化，影响了医院推动信心化、数字化管理的进程。

1.2协调机构的空缺

现代医院各部门的档案管理相互分离，国内虽然医院众多，然而各医院之间的资源相对独立使用，资源获得上来源较少，各医院缺乏交流导致医院资源的浪费，而国内目前尚未出现统一协调的机构来引导医院之间实现资源共享，这导致医院之间交流较少，不利于我国医疗科研结果的创新与发展。

1.3档案管理水平较低，标准不统一

许多医院的档案管理硬件设施并不完善，规模较小的医院没有足够的资金支持，而一些大医院虽然硬件较先进，但是并不能满足医院众多档案管理的需要，且医院不愿意投入更多的资金与人力进行档案的管理，这就造成了档案系统管理的不完善，人力与硬件的缺乏导致在数据输入时出现差错，且资源共享不能有效的实现，标准化较低是医院采用网络对电子档案进行管理时存在的突出问题。

2.电子档案管理的优点

首先电子档案主要采取磁盘以及光盘等能够被计算机读取的介质为载体，当前计算机已经能够达到每秒数亿次的运算速度，从而有效的缩短了档案检索时间，同时方便了工作人员查阅档案。

其次由于电子文本自身也属于网络资源一种方式，因此其也能够采用电子网络来进行有效传输。同时其还拥有传统的传输方式所无法超越的优势，具有比较快的传播速度，能够满足当前人们高传播速度的要求，带来比较大的经济效益。

最后电子档案通过电子文本的方式来储存，可以通过网络来传输，一些相关的部门能够依据网络协议来科学有效的检索电子档案，从而发挥电子档案的优越性。

3.解决电子档案管理问题的对策

3.1加强档案管理教育，增强管理人员的意识

档案管理虽然在医院发展中起着巨大的推进作用，然而医院管理人员意识较淡薄，忽视了档案管理的重要性，不利于档案管理与医院的发展。档案管理者在管理中思想陈旧、单一，档案只是用来收藏而不能得到有效的利用，且档案管理人员的水品不足，导致电子档案管理存在着严重的问题，针对这一现象，可以对管理人员进行专业知识的培训，针对现代社会对档案管理的要求，引进专业而又复合型人才，保证医院电子档案的科学发展。医院要将电子档案管理工作作为重要工作内容，对电子档案管理的职能进行充分的完善，注重收集与使用。

3.2建立良好的规章制度

由于档案工作属于一项比较严肃的工作，尤其医院档案关系到人的生命安全，其权威性是确保档案价值的主要前提与基础。针对这种情况，需要医院构建相关的制度，从而有效规范档案部门的相关作业流程，来保证电子档案真实性。

4.结束语

医院电子档案管理对于医院的科研、提高医院的医疗水平，改善护患关系有着重要的作用，因此，医院在日常工作中要引起足够的重视，提高医院的其他业务水平的同时，加强科室管理，实现二者的共同发展。

参考文献：

[1]吴晓琪.医院档案与医院文化建设[J].江苏卫生事 业管理，2002，13（6）：44-45

第8篇

【关键词】人事档案；电子信息化；档案管理

档案资源的管理是每一个机关事业单位不可缺少的，重视人事档案电子信息化管理，可以为单位提供有效的信息资源。随着数字化的产生，档案管理打破传统的人工管理，开始向电子信息化的管理模式上转变，但是目前阶段，人事档案电子信息化管理呈现不同的问题，这就需要我们有效解决，使人事档案电子信息化管理进行不断的完善，这有利于人事单位的工作管理，进而提升了人事档案资源的利用率。

一、人事档案电子信息化管理呈现的现状

（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关人事单位档案室存在堆积物的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与人事档案电子信息化管理状况严重的脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的信息化手段的使用，从而影响了人事档案电子信息化管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺没有让人事档案电子信息资源进行有效的利用，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源进行有效的利用。

（二）档案检索效率低。现在的人事档案电子信息化管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有完全实现计算机的检索，这在一定程度上影响了人事档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅的工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关人事单位的档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。

（三）档案管理人员综合素质问题。人事档案电子信息化管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的信息化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，从而对信息化档案管理无法顺利进行。因此，机关人事单位的档案管理员，要迅速建立属于电子信息化的管理信息知识体系，提升自己的工作效率，达到电子信息化的档案管理水准。

二、人事档案电子信息化管理的对策

（一）创建电子信息化的数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给电子信息化的档案管理提供了便利，方便了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于人事档案电子信息化的管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，就需要人事单位建立一个高校的电子信息化管理系统。我们可以根据人事单位的实际情况，结合自身的优势，创建电子信息化的数字档案管理，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为人事档案电子信息化管理创建一个有利的环境，这有利于人事单位工作的顺利进展。

（二）提高电子信息化的管理效率。1.档案管理能力提升。对于网络控制的电子信息化的档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高人事单位电子信息化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对信息信息化的档案管理进行系统性上的提升，还可以通过增加系统内部的储存量，从而为人事资源的信息补充创造空间。2.强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这对电子信息化的人事档案管理的系统的功能奠定了更新的基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于人事档案电子信息化管理，而系统功能得到了保障，使人事档案电子信息化管理系统的数据有了一定的安全性。3.档案管理使用性能提升。人事档案电子信息化管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对人事档案电子信息化管理系统的重视，实现其在线升级的功能，可以使系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样人事档案电子信息化的管理系统有了更强大的发挥空间，这有利于人事资源的高效利用。

（三）提升人事档案管理人员的素质。档案管理人员是人事档案电子信息化管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要人事档案管理单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对电子信息化的档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员对自身素质进行提升，以保证工作的开展需求，从而实现人事档案电子信息化管理从管理型向服务型迈进。

三、结束语

综上所述，信息技术的发展，对人事单位电子信息化的档案管理提供了技术支持，这使人事档案的管理打破了传统的手工管理，让档案管理向信息化的趋势发展，这种管理方式顺应了时代的趋势，有利于提高人事单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新电子信息化的人事档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，从而促使信息化的档案管理更好地服务于我们。

【参考文献】

[1]赵玉荣.浅谈人事档案信息化管理的几个问题[J].城市建设理论研究(电子版),2013(15).

第9篇

关键词：新时代背景 企业电子档案管理 优越性 现状

引言：企业电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与企业纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。换言之，虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。目前电子档案归档主要用磁带和光盘。

一、新时代背景下企业电子档案管理的优越性

1、相比与传统档案的优势

一方面，文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。另一方面，与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

2、基于电子档案本身其所具有独特的优势

一方面，电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。 另一方面，电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

二、当前我国企业电子档案管理的现状

1）电子档案管理普及率低。尽管计算机在国内企业中运用频繁普及度广，但大多是用在会议办公，企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面，在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案，也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。2）对电子档案管理的重视程度不够。很多企业的档案管理人员，对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存，对文件、图片多次备份更罕见。时长日久，企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失，这样档案便不完整失去了整理管理的价值。3）电子档案管理自身存在的不足。企业电子档案的储存方式一般是光盘、磁带等方式，这些储存方式比较复杂不稳定，而且光盘、磁带等储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象。同时电子档案的安全性比较低，大部分企业电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意，加上电子档案的开放性，使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。

三、完善企业电子档案管理的有效措施

1、领导要高度重视电子档案管理体系的构建

电子档案管理若在企业档案管理中普及，须企业领导充分认识电子档案的优势，对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后，在领导的高度重视下将企业电子档案管理体系构建落到实处，使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理，使企业档案部门的管理数字化、电子化，使各项管理、技术规范严格，使电子档案管理普及企业的各个角落。

2、应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3、提高企业档案管理者的信息素质

企业加强对档案管理者的培训，使企业档案管理者认识到电子档案管理的优点，使之接受信息时代下各行各业的信息化，接受企业电子档案管理模式，使其高度重视企业电子档案管理。同时，在各项培训完成后，应不定期的对相关从业人员进行企业电子档案制作、保存、管理的相关知识进行考核，并将考核成绩与其企业年度奖金挂钩，以充分调动相关从业人员学习积极性，从而可以大大提升他们相关业务能力。

四、结语

二十一世纪是信息的时代，信息化已经成为了时展的主旋律，更是企业档案管理的一个重要发展方向。档案管理的电子化、信息化将大大提高企业的工作效率，并为其发展方向提供有益的指导信息。为达到这一目的，我们企业必须积极配合，为档案部门提供必要的管理设备和人才的培养环境，以尽快完成企业档案的信息化目标。

参考文献：

[1]朱敏芳.现代企业电子档案管理[J].机电兵船档案，2006（2）.

第10篇

【摘要】本文对档案在事业单位中的重要作用进行研究，希望能对我国事业单位的档案管理工作提供帮助。

关键词 电子档案；事业单位；档案管理；重要作用

随着电子计算机网络技术的不断更新，在我国事业单位的档案管理中，电子档案管理已经逐渐取代了纸质档案的管理模式，并且逐渐居于主要的地位，可以说，这是对我国事业单位档案管理工作的一次变革，它以自动化的办公方式取代了纯手工的办公方式，提高了档案管理人员的办公效率，但是，任何事物在发展的过程中，都会存在一定的问题，这就需要我们进行不断的探索，寻找出改善问题的方式与方法，只有这样，才能更好地使得电子档案发挥其在档案管理中的有效作用。

一、电子档案管理概述

目前，在大多数事业单位档案管理的工作中，基本运用了电子档案的管理方式，使得自动化办公有了充分的发展空间，大大提高了工作人员的工作效率。在电子档案管理工作中，工作人员只需要将档案的信息输入到计算机的系统之中，计算机便会将这些信息进行编排，形成电子文件，然后再通过电子计算机后台的运作，将这些文件进行统一的处理。这样不仅仅方便了工作人员的档案管理工作，同时也为用户的档案查询带来了一定的便利。这样有利于事业单位各部门的协调发展，促进我国事业单位的稳定发展。

二、电子档案管理的优势

在传统的电子档案管理工作中，事业单位的工作人员主要是以手工抄写的方式来进行档案的管理与编排工作，这种工作方式的效率极其低下，工作量浩大，而且这项工作又比较繁琐，所以，比较浪费时间。同时，纸质的档案还不容易保存，会随着时间的变化而受到不同程度的损坏。因此，为了提高事业单位工作人员的工作效率，将计算机网络和信息技术相结合运用到事业单位的档案管理工作中，形成自动化的电子档案管理模式，提高了工作人员的工作效率，同时也提高了事业单位对档案信息的有效利用，体现了它独特的优势。

（一）高效、快捷。在事业单位的电子档案管理工作中，利用先进的计算机管理技术，在很大程度上为电子档案的归档工作提供了快捷的管理手段，为信息的利用提供了快速的途径，免除了传统的手工档案管理中立卷归档、检索查找的困难，达到减轻档案管理工作人员工作量的目的，提高了档案归档的质量和检索的速度，使得档案管理工作不再变得繁琐与枯燥。另外，由于电子档案实现了档案的随机管理，这就把集中的立卷工作变为了随时整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以实现档案随时归档的目的。由此不难看出，高效与快捷是电子档案管理的突出优势。

（二）及时补漏增缺。在传统的档案管理工作中，如果一旦出现档案相关的文件收集不齐的情况，要想进行补漏增缺，就一定要拆卷重做。而在电子档案管理的工作中，如果出现类似的状况，只要将档案检索出来，就可以随时进行补漏增缺的工作了，这在很大程度上提高了事业单位工作人员的工作效率，使得他们有更多的时间去对其他的工作进行改善，不断提高事业单位档案管理的工作质量。

（三）提高档案的利用效率。电子档案的管理提高了档案管理的工作质量，而档案管理工作的本质就是在于利用。传统的文书立卷工作是人为的，是工作人员根据自己的理解来进行的操作，具有一定的主观性，对立卷工作的标准上很难实现统一，就会影响立卷的质量，为以后工作人员对档案的利用工作带来了极大的不便。而电子档案管理的实施，就使得这些问题迎刃而解，使得档案管理工作人员从繁琐的工作中解脱出来，使他们有更多的时间进行档案其他工作的研究，进而提高了文书档案在档案管理中的工作效率，为用户提供了更优质的服务，大大提高了档案的使用效率。

三、电子档案管理在事业单位档案管理中的重要作用

（一）强化了广大档案管理人员的档案意识。很多工作人员对自己的档案根本就不重视，所以，不能使他们的档案被很好地利用以及保护。而电子档案出现之后，由于它快捷，便于操作，实现了员工对自己的档案管理的实践，事业单位提高了对档案的利用率，这就使得员工认识到档案对他们自身发展的重要性，进而强化了他们的档案意识。

（二）充分认识电子计算机管理档案工作的重要性。可以说，电子档案管理在很大程度上使得事业单位档案管理工作的质量得到了不断的提高，尤其是在文件的管理上，运用电子计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件和档案的归档利用工作，使得事业单位中从事档案管理的工作人员，充分认识到电子档案管理的重要性，进而促进了事业单位的档案管理工作顺利地进行，提高了档案管理的质量。

参考文献：

[1] 杨卉，刘敏. 浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J]. 办公室业务，2015，10（1）：75~76.

[2] 刘欣欣. 浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J]. 科技视野，2014，11（2）：199.

第11篇

【关键词】事业单位；档案管理；电子档案

引言

档案作为事业单位的基础工作之一，对于单位未来的建设发展有着不可取代的作用，档案管理的主要职能就是整理和规范档案资料，并且做好这些档案的管理，为单位制定下一步工作计划提供支持和参考。在社会信息化的背景下，电子档案也逐渐开始普及，在引入电子档案之后，单位的档案管理效率得到了明显提升，并为事业单位各项工作的开展奠定了良好基础。

一、事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题

虽然目前大部分的事业单位都认识到了档案管理信息化的重要性，也开始普及电子档案，但是由于电子档案在我国发展时间很短，因此电子档案管理中依旧存在很多问题，下面针对这写问题进行具体分析：

1.电子档案安全问题。

电子档案主要借助计算机信息技术，利用计算机设备实现档案信息的搜集、传输以及归档，与传统纸质档案相比，电子档案在信息获取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，电子档案却存在很多隐患，电子档案在发送、接收过程中，很容易遭受到外部因素的影响，一旦病毒入侵，档案信息就有可能被窃取和篡改，进而造成十分严重的损失。

2.档案管理人员素质不高。

电子档案对事业单位档案管理者的要求更高，管理人员在具备了良好的专业素质之后，还需要具备较高的职业道德素质，能够自我约束，并且对计算机信息技术操作技巧和流程十分熟悉，这样才能够充分发挥出计算机信息网络的优势，从目前事业单位的档案管理情况来看，档案管理的工作量过大，内容繁杂，档案管理人员本身素质不高，无法将全部精力都投入到电子档案工作的研究上，另外，流动性是人力资源的显著特征，由于岗位人员流动比较严重，频繁的更换人手，也在很大程度上影响了电子档案管理工作的落实和发展。

3.电子档案管理不规范。

从目前事业单位的电子档案管理的情况来看，电子档案管理的不规范性比较普遍。档案管理人员对纸质档案比较重视，并且长久以来单位档案管理人员已经习惯了纸质载体，在引入电子档案之后，很难在短时间内彻底转变工作思路，也没有充分认识到U盘以及光盘、移动硬盘等电子档案载体的重要性与使用方法，这些载体与纸质载体相比，具有一定的不稳定性，但是目前管理人员没有进行规范性的管理，电子档案备份也没有及时进行，电子档案防范措施有些不规范，导致电子档案管理中存在很多漏洞。

二、事业单位档案管理中的电子档案管理

在分析了事业单位电子档案管理中存在问题之后，单位领导就必须要认识到强化电子档案管理力度的重要性，下面针对电子档案管理的措施进行分析：

1.保证电子档案在利用中的安全。

事业单位在进行电子档案管理的过程中，最重要的就是要确保电子档案的安全性，事业单位内部领导要强化档案管理工作人员的安全管理意识，由于计算机网络本身存在很多不稳定因素和不安全因素，因此必须要全面做好硬件、断电以及病毒入侵等方面的防御，并且电子档案管理者要全面掌握这些防范措施，减少这些不安全因素对电子档案安全管理的威胁。另外，档案立卷人员在档案存档过程中，必选秉持安全性原则，档案管理部门的办公设备与软件要及时更新、完善、升级，定期对电脑硬件进行检测和维修，做好计算机系统为安全防护工作，最大限度的提升电子安全管理的安全性。

2.完善相关法律法规。

法律法规的完善与健全是电子档案管理能够稳定运行的关键，也是人们行为与思想得以约束的保障。针对事业单位电子档案管理的情况来看，健全电子档案管理的相关法律法规是非常必要的。只有这样才能够加快电子档案管理的规范化与科学化的速度。具体来说，电子档案管理制度要从文件的制作、审核以及搜集等环节进行详细规定，同时每个单位根据自身的特点进行完善和补充，最终达到提升本单位电子档案质量与效率的目的，使电子档案管理有法可依，有章可循。

3.提升档案管理人员的综合素质。

在强化事业单位电子档案管理的过程中，必须要强化档案管理者的信息化管理理念，要帮助这些工作人员彻底掌握操作的规范与技巧，首先单位应该制定人才培训制度，定期开展人才培训活动，及时更新财务管理者的知识体系，强化其职业技能，另外，加大网络信息技术的宣传与普及力度，实现各种信息数据的分类与整合，这样才能够充分发挥出电子信息档案的优势，真正提升单位的档案管理效力。

4.完善电子档案管理的软、硬件设施。

既然是电子档案，那么必然需要借助各种计算机软件和硬件设备来实现，在这个基础上，单位必须要配置成熟的技术以及性能稳定的软件系统，不能使用盗版软件以及未知软件，单位要定期对计算机内网进行查毒，定期进行防火墙升级和杀毒软件升级。

结束语

我国事业单位在落实电子档案管理的过程中，必须要积极借助先进的管理技术与理念，同时以国家整体市场经济的发展趋势为背景，确保电子档案的安全性与完善性，单位应该积极培养新型档案管理人才，建立完善的档案管理制度与规则，这样才能够更加符合当前国家档案电子化建设的要求。

参考文献：

[1]刘晓焱.水库电子档案管理初探[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015(12).

[2]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务,2015(24).

[3]刘妍.论如何加强电子档案的管理与利用[J].办公室业务,2015(24).

第12篇

关键词：事业单位；档案管理；改善途径；信息化；电子化

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。

4 结论

档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。

参考文献

[1]张红生.事业单位档案管理信息化建设问题的讨论[J].活力，2011（23）：48.

第13篇

1 电子档案的特点优势

1.1 保密性强

相较于传统纸质档案的整卷查阅所带来的风险，现在所使用的电子档案可以实现部分查阅，这就在一定程度上降低了档案被泄露的风险性。在进行纸质档案查阅时，因为所有的档案信息都是连在一起的，所以，不可避免的会看到一些所查阅资料之外的信息，不利于档案的保密[1]。档案查阅时，只能够接触所需的单份文件，而无法了解其他内容，实现了文件的保密。同时，电子档案的查阅是利用计算机的技术，改变了纸质档案查找时的困难。

1.2 高效、快捷

电子档案是电子信息技术在档案管理中的应用，不但能够降低工作人员的工作负担，提高工作效率，也能让查阅档案的人高效、快速的获取信息。网络技术的应用，极大的方便了档案管理，避免了档案归档和查找的繁琐，让工作人员从人力的耗费中解脱出来[2]。同时，可以分散工作量，实现随机归档，减少了归档和整理的时间，更方便进行检索，提高了信息的获取效率。因此可看出，高效；便捷是电子档案最大的优势。

1.3 提高档案的使用效率

对档案的进一步加工、利用是档案管理工作的主要目的，电子档案可复制、能重复使用的特点，更能满足档案加工的需要。传统的纸质立卷工作是有档案管理人员按照自己的认识水平进行操作的，由于每个人的认知是不一样的，这就造成了档案标准的不统一，既影响了档案整体的质量，又不利于档案今后的使用[3]。同时，在进行人工归档时会浪费掉大量的时间，从而导致了管理人员没有时间进行编研工作，不利于管理水平的提高。

电子档案的使用既可以提高工作人员的工作质量和工作效率，又能够减轻工作人员的压力，让工作人员把更多的时间和精力投入到编研工作之中，从而提高档案管理的水平。

1.4 及时补漏增缺

传统文书在资料收集时，如果出现漏记、漏交的情况，为了及时的增缺补漏，就要把文书进行拆卷重做，这样既浪?M了人力、物力、财力，又降低了工作效率。如果电子档案中出现了问题，可以直接利用计算机进行修改、更正，更加方便、快捷，省时省力，让档案随时保持在最新状态。

2 电子档案管理中存在的问题

2.1 管理不规范

纸质档案的使用时间较长，管理人员已经逐渐形成了保存纸质档案的意识。而由于电子档案的使用时间不长，档案人员单纯的认为只要将档案信息录入系统等存储设备就可以，疏忽了对于电子档案载体U盘、移动硬盘、光盘等的管理，没有对其中的数据进行备份，随意进行放置，最终导致设备丢失，档案资料的外泄。另外，在技术安全方面，没有采用一定的防复制技术，不利于档案的安全。同时，管理者对于文件备份的要求太过笼统，没有明确具体备份的文件、备份所采用的设备等，给工作人员的工作带来了一定的困扰，导致电子档案备份管理混乱。最后，电子档案的管理比较分散，没有建立一个完整的体系，不利于信息的获取和交流。

2.2 档案管理人员素质不高

新的档案管理方式的使用给事业单位档案管理人员提出了更高的要求，为了充分发挥、利用电子档案的优势，档案管理人员必须要在具备高的职业道德水准和自我约束力的前提下，熟练操作计算机以及相关的应用软件。结合实际情况，我国现阶段的档案管理人员由于日常工作量比较大，无法集中进行电子档案管理工作，并且部分人员对于计算机操作存在着一定的障碍。另外，现在的岗位人员具有较强的流动性，频繁的人动不利于电子档案管理工作的长期进行。

2.3 电子档案安全问题

电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关人员资料信息被泄露的情况频频发生，给这些人员的安全带来了一定的隐患。

3 电子档案管理的创新性对策

3.1 建立健全相关的规章制度

建立健全电子档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让电子档案管理走出无序化状态。电子档案在事业单位中的应用已经非常普遍，但是由于缺乏档案之间的联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用电子档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善电子档案的管理制度。详细规定电子档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且结合事业单位的特点对档案进行补充和完善。电子档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。

3.2 培养专业的档案管理人员

电子档案的管理水平是由档案管理人员所决定的，因此，在进行电子档案管理时，必须采用专业的管理人员。首先，在进行人员聘用时，要选用一些专业知识强，并且计算机技术过硬的高素质复合型人才。其次，对于已有的档案管理人才要进行定期的培训教育，提高他们的计算机技术和职业道德。之后，由于电子档案管理是一项内容复杂、专业性较强的一项系统性工作，所以，要尽量避免人员的流动或将人员流动控制在合理的范围内，以保障工作的延续性和长期性。

3.3 提高电子档案的安全性

电子档案的安全是电子档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障电子档案的机密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。

3.4 加大资金投入

档案管理中所使用的设备软件的质量好坏，在一定程度上影响了档案管理的水平，要想改善这种情况，必须加大资金的投入。档案管理人员可以向相关部门申请经费，改善档案管理的设备和工作条件，现代化设备的使用可以极大的提高工作效率，降低工作人员的压力。另外，使用一些保密性强的应用软件，提高档案管理的安全性。

第14篇

【关键词】计算机；档案管理；影响因素；控制措施

计算机是工业化时代和信息化时代的一种必然产物，在企业档案管理过程中具有重要作用，档案管理的效率提高离不开对于信息化时代的计算机管理方式的合理应用，受限于多种影响因素，计算机档案管理依然显得有些混乱，因此笔者的主要目的就是提供计算机档案管理的理论基础，实现新的技术条件下人们对于计算机档案管理的重新认识，并且提高其管理效率，使得大量的档案管理工作变得相对简单，保证档案的完整性，这样才能为人力资源的管理等工作起到积极的促进作用。

1计算机档案管理的基本功能

1.1推动档案信息的数字化

在传统的纸质档案中，由于数量巨大，而且管理十分复杂，无论是在整理、收集上都是十分艰巨的任务，在最后的归档阶段成为最大的麻烦，复杂且容易出现错误。对于日后的查询也不是特别的方便，随着计算机的出现，计算机电子档案管理法成为一种必然，在保存上、收集上都更加方便。电子档案可以随时修改，但这一点既是优势，也是劣势。在人力资源录入上，存在错误可以及时修改，但也可能被不良人员进行暗箱操作。总之，计算机档案管理方式实现了管理的数字化和信息化，最大限度的提高了档案的使用效率，并且降低了成本支出，可以满足更多的要求，因此从整体上具有更多的优势。

1.2推动档案管理智能化

随着计算机管理的出现，档案管理过程中的大量信息得以快速处理，档案管理涉及多个方面，只有智能化的计算机管理才能推动档案管理。档案管理在各方面的需求也不断增加，采用不同的信息管理软件，只通过一次录入就可以完成档案的保存等工作，也使得大量的信息档案得以进一步的开发。智能化是档案管理的一种重要手段，也是计算机出现的一种必然现象。未来，我们要将人工管理和智能化管理结合起来，这样才能发挥其最大的作用。最后，通过智能化的建设可以实现档案信息的共享化，推动档案信息共享化。目前的档案管理水平已经实现了信息检索网络化。计算机管理融合了现今网络的特点，将物联网技术和智能终端等技术结合起来，使得其功能更加强大，使用范围更加广泛，现今的计算机档案管理已经实现了单机检验和在线检索等基本功能，资源共享更深一种简单的技术。

2影响计算机档案管理的主要因素

2.1数字档案的准确性受到挑战

计算机电子档案虽然存在一个优势，就是对于错误的档案可以随时修改，但由于档案通过一定的方式可被其他人所见，这使得正确的档案也可能被修改，出现一些档案失准的现象。并且这一现象对于当事人和对于管理人都是一种负担。同时，在计算机档案管理过程中，需要大量的人工录入、传输，目前状态下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出现错误。在这一过程中，也很容易受到来自网络的计算机病毒的侵蚀。一旦信息丢失，就很难再找回，这是电子档案丢失的主要原因，虽然档案的保存更加方便，但丢失也是一种不可避免的事情。档案的管理受到网络安全的挑战，如何能够确保计算机档案管理的安全性，使信息更加准确，则成为这一时期档案管理的主要问题。

2.2档案管理人员综合素质影响

档案管理是一项复杂的过程，并且管理人员的薪资待遇并不高，这项工作的发展空间小，因此其受欢迎程度不高。在具体的工作中，就会表现为管理不认真，管理过程散漫，存在人为的档案错误，对档案的保护也不够。使得我国档案管理虽然已经进行了多年，但管理效果并不尽如人意，而且管理观念上更新也较慢，部分管理人员缺少有档案文件缺乏“保存”和“归档”意识，还没有正确区分电子档案和纸质档案的真正区别，没有重视到如何来保存电子档案，也没有对其进行正式的归档与保存，导致信息很轻易的就被其他人获取。在原始档案和电子档案的保存上，认为原始档案需要保护，但电子档案只需要录入就算完成任务，这恰恰给档案管理带来了灾难。另一方面，在正确的输入下，可以很方便的调出需要的档案，但由于录入人员不认真，导致信息有误，这样比纸质档案更难找到。理念上的落后就会造成查找不方便等问题，因此计算机档案管理的影响因素就会成为电子信息时代档案管理的一种阻碍。

2.3档案管理标准不统一

近年来，计算机档案管理效率已经得到提高，并且还在快速的发展，凭借这一发展势头，计算机档案将成为一种全新的管理方案。但事实上，我国各个地方的档案管理并为采用统一的手段，缺乏统一的标准，对应的档案管理问题也是不断的出现。在档案开发上，就存在一个较为突出的问题，那就是档案管理部门不能提供统一的标准，在很大程度上，管理的数据库结构存在差异，档案数据格式不兼容因此很难实现统一的管理，一定程度上降低了管理效率。所谓的国家管理并未出台，也缺少相关的指导意见。档案管理的核心就是资源共享，不能实现资源共享就会使得其检索受到影响，数据交换乃至建立全国性计算机档案管理网络的制约瓶颈。

3计算机档案管理的控制措施

3.1强化数字档案的信息基础设施建设

基础管理的加强是计算机档案管理的前提，也是目前需求解决的问题之一。加强基础管理才能确保档案信息的准确性、完整性和可靠性。也是未来计算机智能化和数字化的重要条件，管理理念上，要重视电子档案的管理，与纸质档案一样需要进一步的加强。相关部门应加大对于档案管理的重视程度，加强对于档案管理人员的培训，投入人力的同时也要投入财力，使管理人们认可档案管理。通过手工录入、扫描录入等形式，实现纸质档案向电子档案的转变，这样可以确保其准确性，并且减少工作人员的压力，为工作效率的提高奠定了基础。

3.2推进计算机档案数据库规范化建设与管理

要确保计算机档案管理的规范化，就要加大管理力度。全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，并且实现结构优化。另外，还需要加强对于电子档案共享平台的建立，建立多种的平台供管理者参考，推进服务机制创新，建立长效的管理机制，使档案管理能够提上日程，在这一管理方案下，我国电子档案的管理水平才会稳步上升。最后，根据档案管理需求，应遵守标准统一，并且正式管理的方式，从而推进传统的载体档案的数字化和电子化进程。对于网络管理中存在的具体的问题，还要根据互联互通的方式将纸质档案和电子档案之间的结合更加紧密，建立与完善当下计算机管理的数据库，不要忽视纸质档案的作用，而是要发挥其在电子档案转化中的作用。

3.3完善计算机档案管理制度

针对我国目前档案管理意识上存在的问题，应进一步的完善的计算机管理的工作的规章制度，包括计算机的相关资料。文档和数据上的基本数据，在计算机上的整理合归档备案。对计算机档案管理人员进行考核与评价，禁止档案管理人员泄露机房内的数据和资料，不得以任何一种方式将信息以及相关的有效文件随意传播。在涉及到网络问题上，还应该做到妥善存放，尤其是针对非本市户口人员的档案，要确保其真实性，还要进行正确的查阅。实现完全的制度化的管理方案，才能确保档案管理的高效性。

3.4强化计算机档案管理人才建设

由于计算机档案管理也是一项具有复杂性和专业性的工作，因此需要一只专业性的队伍。从学历上来看，档案管理人员的学习可以满足工作需求，但在相关的技能培训和理念转变培训上依然缺乏。应从信息技术发展角度要求管理人员，使其信息技术的掌握能力得到增强。增加档案管理人员的薪资水平，并且增加社会对这一职业的认识程度，引入更多的年轻人来加入这一行列，更好的促进档案管理的高效性。并且对相关人员进行必要的培训，使其技术水平上得到提高。也可以考虑结合本地区和外部地区的人才，形成一种团体优势，解决人才匮乏的问题。提出档案管理中的共性问题，实现共同解决。针对档案管理人才的培养上，还可以从高校内部建立档案管理等相关专业，或者开设相关的培训班，培养一批专门负责此类工作的人员，可以使档案管理工作与部门其它更有发展的工作联系在一起，给与员工更大的发展空间，使其从主观上喜欢上这份工作。

4总结

档案信息是信息系统管理中不可缺少的部分，在社会发展中占据主要的地位。在管理过程中，需要正确认识档案管理的作用，并且要关注其管理流程，提高管理技术和管理重视程度，减少电子档案管理中的问题，确保其高效性。对于管理部门来说，应致力于分析影响计算机档案的因素，并且通过各种途径来解决问题，采用计算机档案管理的统一规划，建立完善的管理制度，并且要强化计算机档案管理人才，总之要不断的改进计算机档案管理水平。

参考文献

[1]梁程琳.计算机档案管理系统的应用领域及安全维护路径思考[J].佳木斯职业学院学报，2015（08）.

[2]陈少梅.计算机档案管理的思考及实践分析[J].办公室业务，2013（11）.

[3]方金艳.计算机档案的保护方法浅析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（4）.

[4]王跃辉.计算机对档案管理的作用[J].中国新技术新产品，2011（5）.

第15篇

1 电子档案与纸质档案整合管理的观点

不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。