合同档案管理方法范文

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第1篇

关键词：医院 合同档案管理工作 问题 创新思路

很多医院仍旧是采用传统的合同档案管理办法，使得管理工作存在很多的问题，让医院的合同档案管理工作落后、效率和质量都不高，档案的管理是医院工作的基础，因此面对这种情况，必须对其的管理办法进行创新，不断的提高管理工作的水平。

1、合同档案的含义

其是指从合同的签订到终止，在这个时间段内形成的体现了签订合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相关的具有保存的价值的其它文件材料。

2、医院合同档案管理工作存在的问题

2.1合同档案保管机制不完善，缺乏合理的规章制度

医院中每个科室都有自己的工作职责，需要遵守相应的规章制度，但是在合同档案管理上虽然有相关的管理体系，但是却仍然有一些问题，具体表现在缺乏完善的管理制度、管理人员的职责范围也不完善，缺乏明确的规划和划分标准，这些都让医院的管理机构设置不统一，管理上也没有统一，没有发挥出其应有的功能，对信息资源的整理和分类的工作无法有效的展开，这让信息搜查变得难度很大[1]。整理、分类的工作都无法做好，信息资源就更加无法实现共享，这些都为科学化的合同档案管理工作带来了难度，也无法满足医院发展对于档案管理的需求。

2.2缺少专业的管理人员，对医院合同档案管理的重要性认知不足

信息化技术在其他领域中的广泛应用，在医院的合同档案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和质量，但是还有一些人对于合同档案管理的信息化建设缺乏正确的认识，重视程度也不够，他们的思想过于陈旧，还在使用传统的卷宗档案的管理方法，而且管理人员中缺乏专业的人员，档案管理人员通常也都是别的科室来兼职的，他们缺乏专业的管理知识、方法，对于档案的管理也没有足够的意识，让医院的合同档案管理工作变成了一种形式，缺乏实质性，让医院的合同档案管理工作停步不前，与时代的发展脱节，阻碍了医院的发展[2]。

2.3合同档案利用率较低

信息资源在当今的社会中也是一种十分重要的资源，也关系着行业的发展。医院内建立合同档案，就是要为以后的工作提供借鉴和参考的资料，但是还是有很多医院并没有重视到档案的重要性，知识将档案收集整理后就结束了，并没有真正的发挥其价值，档案存在利用率低下的问题，没有对档案信息资源进行合理的开发，比如一些对医疗、教学、科研有重大意义的病历档案却放在那不加以使用，过了档案保管的期限就急于清理和销毁档案资料，让一些很有价值的合同档案信息资料浪费了[3]。合同档案如果没有充分的利用，就会让其失去它应有的价值，让医院的合同档案管理工作止步不前，合同档案信息无法物尽其用，长期如此会让医院的合同档案管理工作得不到进步，影响医院的长远发展。

3、有效提高医院合同档案管理工作创新性的策略

3.1完善合同档案管理制度

创新是需要建立在完善的基础上，因此首先应该做的就是完善医院合同档案管理的管理系统，只有完善好管理系统才能在此基础上进行创新，否则只会根基不稳。虽然我国的医疗技术一直都在发展，对于合同档案管理的工作方法和水平也都在不断增强，但是因为管理方法陈旧，使得在其管理工作中还是存在一些不足，且管理工作比较落后，因此需要先完善管理体系， 让其能够满足实际的档案管理的需求。在完善时，应该要先明确合同档案部门的职责，制定统一的管理标准以及评价标准，对医院内的不同类别的载体实行统一的管理和评价，让档案管理和医疗服务共同发展。另外还需要扩大档案管理的范围，对于医疗市场改革时进行的各项活动的资料等也要进行收集和整理工作，让采购和招标工作能够孙经理的进行，总之要把医疗有关的信息都要记录在档案中，再教给专门的合同档案管理人员进行管理。

3.2加强档案管理信息化建设

合同档案管理是医院各项工作的基础，其重要性不言而喻，体现了医院的经济活动，记录了医院的发展历史，在医院的档案管理中非常重要。对于其的管理效率有效这医院的整体管理工作。以人为本理念的提出，也对医院合同档案的管理工作提出了更高的要求。随着信息技术的发展，对于其的应用越来越多，医院的合同档案管理工作中也必须加入信息技术，让管理工作信息化是必不可少的，在档案信息检索中就必须要加入信息技术，可以提高合同档案资源的开发效率，信息化的管理可以让医院合同档案管理工作得到极大的发展，因此医院要重视信息技术的应用，加大对硬件设备以及医疗管理软件的资金投入，加强信息化[4]。足够的资金也是对其进行创新的基础，另外，还需要规范档案管理工作内容，保障档案管理的信息化建设。

3.3提高合同档案管理人员队伍素质

信息化的合同档案管理也对工作的质量提出了更高的要求，档案的管理人员也不例外，管理人员除了要掌握专业的知识以外，还需要掌握信息化技术，需要具备多方面的知识和技能，满足合同档案管理工作对管理人员的需求。因此医院需要为管理人员提供培训，提高他们的专业知识以及信息技术的能力，加强他们的职业素养和道德水平，让他们能够明确自己的只能，用认真、严谨的态度面对合同档案管理工作，提高管理工作的水平和质量。

3.4探索合同档案管理新领域

创新是发展的动力，因此医院的合同档案管理工作也要进行创新，树立创新的意识和理念，拓展合同档案管理的新领域，要根据医院的实际情况以及时代的变化，对工作的原理、方法进行改革和创新，通过创新和信息技术促进医院的发展。医院个合同档案管理工作也要改变以往传统的管理办法，主动的去改变，不断的优化管理模式，让医院的合同档案管理工作能够顺利的发展。

结束语：

当今社会，信息也是一种很重要的资源，信息的保存其中一种就是建立档案，且合同档案管理工作是医院其他工作的基础，因此医院必须要重视对合同档案的管理工作，充分发挥医院档案的价值，充分利用这一种资源，促进医院的发展，也对整个医疗科研事业具有积极的影响，医院要为管理人员提供培训，加强他们的知识和技能以及职业道德，让他们用认真、严谨的态度去面对合同档案管理工作，完善合同档案管理的机制，不断的创新管理理念、方法等，满足社会对医疗事业的需求，让医疗工作能够顺利进行。

参考文献：

[1]梁初蝉.信息化时代医院档案管理工作的创新分析[J].科技展望.2015（15）

[2]张娟.关于医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].办公室业务.2015 （9）

第2篇

【摘要】科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，是科研活动不可或缺的重要组成部分。本文结合实际工作，针对普遍存在的问题，提出了新的管理思路和管理方法，以便科学合理地开展科研项目合同档案管理工作。

关键词 科研项目；合同档案；管理

科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。

一 、类别

我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。

二、存在的问题

由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。

（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。

（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。

（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。

（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。

三、管理的方法和措施

档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。

（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。

（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。

（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。

四、采取有效的管理措施

馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。

（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。

要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。

（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。

（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。

对于合同档案的分类、组卷、编号，我所是参照文书档案的管理标准来进行的，首先将“合同档案”设置为一级类目，然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”，就是合同档案的类别。这个管理方法非常便于合同的统计、查找和利用，充分满足了合同管理部门的工作需求，给档案人员的工作也带来了便利。与此同时，由于合同档案不是一个独立个体，与科研生产经营管理各方面有着千丝万缕的关系，通过建立参见号，关联至各相关的案卷中去，进一步完善整个档案管理体系。

第3篇

关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研

【分类号】U231.3；G271

0 引言

地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。

1 地铁工程合同特点及类别

地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；

2合同档案管理现状

2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。

2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；

2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握

2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。

2.5合同电子文件目前尚未归档。

2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。

3合同档案管理思路

3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。

由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。

3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。

合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。

3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。

在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。

4.4加快合同档案信息化建设

公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。

3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。

通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。

第4篇

摘 要 我国物业管理起步时间较晚，物业管理还不系统，作为物业管理重要组成部分的物业档案管理尚不完善，城市化进程不断推动物业及物业档案管理的发展，要求物业档案管理不断完善，以发挥物业档案的重要作用。本文针对物业档案的内容构成、管理现状、管理制度、利用、优化物业档案管理水平等提出见解和方法，希望能起到优化社区物业档案管理的目的。

关键词 档案管理 物业档案 规范

我国在推进城市化进程中，提出发展小城镇，由此引发大量农村人口向大城市和中小城镇集中，城市形成越来越多、越来越大的社区，物业管理公司应运而生。物业公司应有一套详尽的物业档案管理方法，加强物业档案管理利用。

依据档案法规定，物业档案是指企业在物业管理活动中直接形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的文字、图表、声像材料等历史记录。

物业档案管理是物业的基础工作，其基本任务是对辖区内的物业档案进行科学、规范的管理，以保证档案的安全、合理利用，以提高物业管理水平，为业主生活提供服务。

一、物业档案的内容

（一）房产开发公司移交的基建档案和设备档案

2007年国务院颁布《物业管理条例》二十九条规定：“物业公司在办理物业承接验收手续时，开发建设单位应向物业服务公司移交下列材料（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网竣工图；（2）设施设备的按装、使用、维护保养等材料；（3）物业质量保修和的物业使用说明文件；（4）物业管理必须的的其他文件”。

（二）物业合同档案

（1）开发企业与物业公司签订的物业管理服务合同；

（2）房屋及设备修缮的工程合同、装修合同、房屋租赁合同等。

（三）业主及住户档案

物业公司应“一户一档”分开记录业主、住户及其家庭成员的基本信息和身份证复印件、业主房屋入住验收单、业主车库车位验收单、业主和物业签订的各项协议、房屋钥匙交接验收单等。

（四）物业管理清册

反应各楼单元、房屋数量、户数、面积、户型、房屋使用性质、公共区域情况及所有权状况的物业管理清册。

（五）物业经营、租售档案

包括物业开展经营和延伸服务时形成的房屋、车库（位）出租合同、物业产权证明、同意出租的文件、公证书等。

（六）业主报修、物业保养维修档案

包括业主报修登记情况、物业维修情况、维修基金使用情况、维修计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、工程预结算材料等。

（七）物业服务档案

物业在各项服务中形成的绿化、清洁工人、保安、车辆管理等档案。

（八）物业其他档案

物业收费档案、清洁工人及保安的发放工资记录、社区卫生情况、保安值班情况、监控运转情况、社区的公共秩序管理记录，收缴物业费、车位使用租金、清洁工人及保安的发放工资记录等档案。

（九）还包括党群工作档案、科教档案、社区组织各项活动的档案等其他档案

只有理清物业档案包含内容，才能提高物业管理水平，提高物业服务质量，创造物业品牌价值。

二、物业档案管理现状

（一）物业档案管理意识不强，存在重视物业外在业务工作轻视物业档案管理利用；物业公司基本上没有专门库房保管档案，无专门的档案柜架，无专门档案管理人员，档案基本保存在各个业务部门，无法规范整理，档案管理分散利用不方便。

（二）物业档案管理制度不健全，无统一标准，有的单位没有相关物业档案管理制度，档案分类无统一标准，档案随处堆放，丢失严重。

（三）兼职物业档案管理人员缺乏档案意识，不能全面收集、整理、利用档案，个别单位聘用的人员素质低，加上管理的物业项目多、任务重，对档案工作无暇顾及，造成档案借出后到时无法追回，业档案整体管理水平不高。

三、优化物业档案管理、规范物业档案管理制度

（一）物I档案管理的基本属性

（1）物业档案管理具有基础性，物业档案是物业服务公司工作活动的原始记录，是物业管理的基础工作，物业档案是物业维修、更新、改造的重要依据，；物业档案是业主维护合法权益的原始凭证；物业档案是物业公司各项工作的真实记录，是物业公司解决法律纠纷、化解矛盾的重要材料。（2）物业档案具有动态性，物业服务是动态的、不断发生变化，因此物业档案也应及时反应物业公司的变化情况，为物业管理提供档案依据；业主需求的动态性，物业公司提供的服务要不断适应业主的要求，提供让业主满意的服务，创新服务方式，提升物业服务层次；（3）物业档案具有服务性，物业管理本身就是服务行业，以提供令人满意的服务为宗旨，坚持以人为本，各项管理措施应人性化；满足业主的利用物业档案的要求，为业主提供查询档案的服务。

（二）优化物业档案管理措施

（1）提高物业公司领导及档案管理人员的档案意识，制定合理的档案管理制度，加强管理，责任落实到人，组织员工参加档案知识学习、培训，将档案管理列入考核项目，提升全体人员档案意识，推进档案工作。引进档案专业人才，实现档案专业化管理，还要加强计算机知识的培训，以适应信息化的档案管理。

（2）创新服务理念，物业档案保管应以方便利用为宗旨，一服务业主为导向，物业档案管理的内容要满足业主需要、物业公司工作两个方面。加大档案宣传力度，增强社会对档案的关注，监督物业服务公司的档案管理工作。物业公司应重点加强物业服务档案管理。

（3）推进物业档案信息化管理，利用计算机存储物业档案信息，方便查找档案，节省档案利用人员的时间，推进物业档案的数字化建设。做好社区监控图像档案、物业组织各项活动的录像档案的收集保存工作。

（4）物业档案管理是动态的，社区物业公司会发生更换，因此新的物业接收社区工作要及时进行档案移交清点，及时掌握业主因买卖、交换、继承等动态变更信息，将原物业公司形成的档案与本公司档案形成一个新的全宗，以保证物业档案的完整性。

四、物业档案利用服务

加大档案利用的宣传力度，普及居民的档案利用意识，对于公开档案要充分发挥其档案价值，通过借阅、展览等方式为业主和其他工作人员提供档案利用

物业档案管理贯穿于物业服务工作的全程，提高物业档案管理水平，可以提升物业服务的整体水平，更好的服务社区居民，为改善民生、建设和谐社区做出贡献，同时树立公司形象，加强行业竞争力。

参考文献：

[1] 李清华.论加强档案管理的重要性[J].兰台世界，2015.S5.

[2] 蔡P.物业档案管理研究[J].北京档案，2012.07.

第5篇

关键词：高职院校；学籍档案；管理

中图分类号：G717

文献标识码：A

文章编号：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡娅丽，湖南体育职业学院办公室；湖南，长沙，410014

学籍档案管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍档案管理工作的严肃性、准确性和适时性，提出了更新、更高的要求。因此，学籍档案管理人员要不断的研究学籍档案管理过程中的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的管理方法，以适应新形势的需要。

一、高职院校学籍档案的主要内容和主要作用

(一)高职院校学籍档案的主要内容

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合高职院校的实际情况，高职院校学籍档案主要包括：(1)招生计划、新生名册等；(2)在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料；(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；(5)学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；(6)毕业证书和发放登记表：(7)毕业分配单位统计表和签约单位合同；(8)扩展材料――毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

(二)高职院校学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。(1)对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。(2)对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。・学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着高职院校的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提高职院校的管理水平。(3)对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进高职院校向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

二、高职院校学籍档案管理的现状

高职院校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，现在许多高职院校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作，而且提供了比较完备的硬件设施条件。但是，高职院校学籍档案管理在微观的具体管理上，还存在不少问题，主要体现在以下几点：

(一)学籍档案自身的问题

1、学籍档案繁杂：这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育，还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育，成人教育又包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更多，如短期培训、单科教育、证书教育、职业技能认证等。而每个学员的个人档案又包括新生录取审批表、登记表、名册(含照片)、学籍变动档案(如转学、休学、复学、转专业等)、在校各科成绩登记表、毕业生登记表、短期学员名册、成绩册、结业名册等。如此，学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就相当繁杂。

2、学籍档案缺损：高职院校学籍档案的缺损表现在材料不齐全，不完整。有些学院、分校在填写学籍档案材料时，没有逐一填满；有的竟然在毕业生名册上没有填写毕业生情况，给日后的学历核实、查找带来了困难。

3、学籍档案模糊：学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个严重的问题是填写时书写不工整，字迹潦草，而且多处有涂改的痕迹。有的用圆珠笔或铅笔填写，时间长了档案内容往往模糊不清、难以辨认，客观上削弱了高职院校学籍档案的凭证效用。

(二)学籍档案管理问题

1、学籍档案整理不规范：主要存在以下几种情况：一是编排混乱，同一学院的档案材料年度互相穿插：二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按学院(或分校)、系、专业的层级关系组卷，有时两、三个系、或几个专业一起组卷。

2、学籍档案管理不严：在学籍档案里竟然发现有假材料，还有篡改学籍的现象，严重违背档案真实性的特点。每年开展干部学历、学位档案核查，档案部门就可能发现不少假毕业证书、假证明。这虽然绝大多数是社会上不法分子的行为，但是与高校部门操作不当、管理不严也有一定的关系。

3、学籍档案检索不先进：高校自2001年实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后，1991年(含1991)以后的学籍全部实行网络化管理，电脑检索，查询十分便利。但1991年前的学籍档案资料却仍是手工查找，加上以前的档案资料杂乱、不规范，使得查找相当困难。

三、对高职院校学籍档案管理的几点思考

(一)增强学习意识：既要学习相关的党的路线、方针、政策和法律法规，以保证工作中能依法办事，又要掌握计算机技术、统计分析等专业技能；既要坚持孜孜不倦地自学，又要虚心向老同志请教；既要加强理论知识的学习。又要积极参加实践锻炼。

(二)增强服务意识：学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理工作者必须时刻牢记党的全心全意为人民服务的宗旨，在工作中摆正心态，绝不能唯利是图。

(三)增强政治和法律意识：学生学籍管理有着严肃性和规范性的特点，学籍管理工作者的一切行为都不能违背党的路线、方针、政策，不能违背国家的法律法规。同时，必须时刻保持清醒的头脑，认清学籍管理工作的严肃性，自觉抵制不良风气的影响。

(四)增强创新意识：在学籍管理工作上，一些旧的学籍管理文件、学籍管理方法和学籍管理手段，已经不再适应时展的需要，必须大胆改革。学籍管理工作 者要勇于探索、敢于创新，淘汰不适应要求的旧方法和旧手段，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中。

(五)增强统计分析意识：学籍管理工作者应该用好统计知识和统计分析手段，及时、真实、准确地为学校有关领导提供有关学生的学习成绩分析、教学计划的调整和完成情况的资料统计以及分析结果，以便领导能采取有效措施，保证教学质量的不断提高。

(六)运用好现代化技术：学籍管理是一项严谨细致的工作，许多信息用手工处理非常困难，为此，可以运用适合实际需要的计算机软件，并通过计算机网络技术对学生的学籍进行管理。

四、高职院校学籍档案的管理办法

正确认识目前高职院校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理方法，就显得尤为重要。高职院校有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。

(一)不断完善管理制度

随着高等教育的不断发展，学生学籍管理部门必须结合具体情况，对细则进行适当合理的修订，使之日趋完善。不断完善管理制度实施细则，对学生提出更高、更符合时展的要求，以便更好地保证学生素质的提高。

(二)做好原始材料的收集与整理

学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，要做好以下几点：一是要重视学籍档案和档案工作的重要性，增强责任感，使各部门上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。二是要加强管理，从严要求。对各部门教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。

(三)加强学生考核管理工作

在对学生的考核中，注意健全和完善考核命题制度，加快考试科学化进程；不断改进考核方法，实行教考分离制度，并实行口试、论文答辩、演讲等多种考试形式；加强考试和考场管理的规范性和制度化，对考试中的违纪行为要及时、严肃处理；认真组织好集中阅卷登分工作和缓考、补考工作。

(四)做好学生成绩管理工作

做好学生平时成绩的登载检查工作，对学生缺考、作弊、补考科目一定要如实记载；对学生各科考核成绩要按照教学计划要求和学籍管理办法规定进行登记，并载入学生学籍管理档案；对成绩的查询、修改一定要严格履行学籍管理规定的手续。

(五)做好学籍异动工作

在对学生进行学籍异动处理工作中，要严格执行学生学籍管理办法的有关规定。不管是留降级还是退学处理，都必须坚持“教育先行”的主导思想，要把相关处理看作是教育手段，鼓舞学生进步，而不是机械的处罚，让学生厌学。

(六)做好毕业质量把关工作

第6篇

一、我国社保档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

二、社保档案管理的创新举措

（一）尽快将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）施行社保档案分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）建立全国统一管理下分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

第7篇

Abstract:The electric power designs in the archive office electrical power system construction the capital stock storehouse. This article mainly obtained from the analysis electric power design file's characteristic, to elaborate in the present our country electric power design records management existed the question, and on strengthened the records management to put forward some proposals.

关键词：电力设计 档案管理 数字信息化

key words:Electric power design Records management Digital informationization

电力设计档案是电力系统建设的重要资源库和无形资产，它是指在电力工程建设过程中的工程开工竣工报告、用电环网引接、变压器施工容量、勘察设计合同、设计变更等档案资料。这些档案能为工程的竣工验收、交付使用、维护管理、改建扩建和解决经济纠纷提供重要的依据。因此，做好电力设计档案管理在电力工程建设中具有十分重大的意义。

一、电力设计档案的特点

1. 工程设计种类多。随着电力工程的发展，其种类在不断的增加。除了常见的水力发电站、火力发电站、变电站和输送线路工程设计外，越来越多的电力工程设计单位涉足核电常规岛、风力发电站、环境评估、工程监理等多个方面。与此同时，所产生的设计档案种类和数量也都随之增加，呈现出多样性特点。

2. 涉及专业面广，专业性强。除了机务、电气、热工自动化、采暖通风、输变电外等以外，还涉及建筑结构、计算机技术、岩土工程、水文气象、环境工程、技术经济等多个专业。

3. 工程档案管理形式多样。随着市场变化的需要，电力工程设计院所充当不仅是一个工程设计者的角色，还经常会充当业务工程师、合作伙伴或是技术咨询师等角色。

二、现阶段电力设计档案管理中存在的问题

1.管理体系的不健全。档案管理工作具有管理性、科学性的特点，需要一套科学、完整、可操作性强的管理规章制度。但是目前很多的工程设计院却对档案管理的重视程度不够，忽视档案资料的形成和整理，管理的手段扔停留在经验管理和手工操作。并且在工程设计书或是大纲中也没有明确的规定不同工程项目的归档范围，对不归档或是归档不及时的现象也没有指定相应的奖惩制度。

2.档案管理不及时、不准确。电力设计工程档案的归档应该始终贯穿于工程项目的整个过程。但是在实际操作中，往往都是等整个项目完成以后才进行整理归档。一方面会造成档案管理工作的滞后，另一方面，可能会导致资料遗失或是漏掉，造成档案资料的不准确、不规范。

3.档案管理工作中数字信息化程度不高。随着信息技术和办公自动化技术的不断发展，电力工程设计的成品越来越多的采用电子文档的形式，电子文档的归档也随之增多。但是目前档案管理的数字信息化建设仍处在探索和发展的阶段。信息管理系统、资源管理系统CAD/CAM方面的建设还比较滞后。并且在保存下来的设计档案中还含有大量纸质的原始底图、专题图、各种地形图、相关文献资料。这些纸质的材料都还没有经过数字化的处理，无法在需要的时候为人们提供准确快捷、全面直观的服务。

三、关于加强档案管理的建议。

1.健全电力设计档案管理机制。为了加强档案的管理，国家制定并颁布了一系列相关的法律法规，如《档案法》《企业档案管理规定》《工业企业档案分类试行规则》等。电力工程设计单位可以参考这些法律法规并结合单位自身的发展水平和实际需要，建立和健全有关电力设计档案管理制度和实施规范。利用约束机制、激励机制和监督机制有效的进行档案管理。并且要着重落实领导责任制。

2.加快推进数字信息化进程。电力设计档案数字信息化不仅包括信息资源的有序整理和开发利用、数据库的建立、网络建设和人才队伍的建设，而且还包含着为做好以上各项工作制定的标准、规范。要加快推进数字信息化进程，首先要制定出相关的章程，详细的规定出在数字化建设中每一项工作的操作、管理方法。要做好电力档案管理数字化的基础工作，包括：修复受损的档案、对没有加工的档案进行补充，然后进行统一的扫描和数字化入库。利用现有的较为成熟的软件和网络技术，建立文件、档案和文档交换三方面安全与管理体系。并且实行统一登录和用户权限管理，用户随时随地都可以方便快捷的查找所需的档案资料。

3.加强档案管理人员队伍的建设。定期的组织设计档案管理人员进行专业培训，使他们在认识档案管理工作重要性、增强责任心的同时，掌握设计档案在接受和整理方面的质量要求及竣工图纸的编制方法。要特别加强相关人员的信息数字化培训，保证高质量的进行电力设计档案信息的收集、开发和传递。同时由于电力设计档案管理所涉及的专业面广、专业性强，因此也要主要计算机、外语等其他相关专业的人才，实现其他专业人才同档案管理专业人才的知识互补，为更好的进行档案管理工作服务。

电力设计档案管理工作是一项综合性的工作、涉及到信息化、系统论等诸多领域的知识。随着电力设计业务的不断拓展，开展有效的档案管理工作也会不断面临新的问题和挑战，这需要档案管理人员在实际工作中不断的探索和解决。

参考文献：

[1] 谢品贤. 浅谈科技档案信息在电力设计中的重要作用[J]. 山东电力技术,2001, (02)

第8篇

[关键词]地勘单位；人事档案；管理；问题；解决；办法；数据库

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，是跟随每个人一生，与个人关系最为密切的一种档案，是我国人事管理制度的一项重要特色。人事档案不仅是个人身份、学历、资历等方面的证据，还与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险，以及升学等都需要人事档案。没有人事档案，不但办不了上述事宜，连基本的个人经历都很难证明，根据国家政策，没有档案最直接的影响是无法办理退休，也领取不了养老金。因为退休年龄不是以户口本或身份证决定，而是以个人档案中记载的出生年龄来决定，因此每个人一定要妥善保护好自己的人事档案。作为档案管理人员，更加应该尽职尽责，本着对自己的职业负责，对他人负责的态度，做好档案管理工作。

根据几年来从事档案管理工作的经验，本人谈一下对地勘单位人事档案管理工作的几点看法。

一、人事档案管理工作中存在的问题

地勘单位作为一个专业技术性较强的单位，在生产上有别于其他单位，具有特殊性。在档案管理方面，既存在与其他单位相同的共性，也有自己的个性问题。

（一）档案管理不够严格

由于地勘单位比较分散，有的单位不在同一座城市，人事档案管理工作也比较分散。在职称审批，工资晋级的时候，不仅加大了档案管理人员的工作量，经常往返于单位所在地和职称工资审批地两座城市之间，还容易造成工作中的疏漏。此外，如果条件允许的单位，能够建立独立的档案室，档案管理人员可以在档案室整理和查阅档案；如果条件不允许，档案的保密性很难保证。尤其一些基层单位没有制定严格规范的档案借阅手续，容易出现档案管理中的纰漏。受地勘行业相对闭塞及历史因素影响，部分职工在行业内部“结亲”，有的一家三口或父子同在一个单位工作，还有的祖孙三代都是地勘职工，“裙带”关系非常严重，既容易出现档案管理人员保管自己或者直系亲属档案的现象，又容易出现个别人利用职权，对档案进行修改、图抹等现象。按照《干部档案工作条例》中的规定，“任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。”

（二）档案作用发挥不大

人事档案详实记载了一个人的思想品质、业务水平、个人能力等综合信息，是选拔优秀人才的第一手资料。如果档案管理人员不能充分利用人事档案中的有效信息发现人才、培养人才，优秀人才不能被及时发现和启用，不仅是一种人才的浪费，更是单位的损失。目前，大多地勘单位的档案管理人员，通常所学专业并非本岗工作，或者没有经过专门的岗位培训，他们对档案管理工作认识不够，不懂得如何利用档案内的有效信息，有针对性的制定人才培养和人才发展计划，也缺乏主动思考、主动研究档案管理工作的积极性。基本都是在完成档案资料建档工作之后，将档案直接装入档案柜，需要查找资料的时候，再进行查找，平时也不进行整理和研究，仅局限于一种简单的档案保管行为，档案的作用发挥不大。

（三）没有建立人事档案管理系统数据库

简单的档案管理方法，早已不适应现代档案管理工作的需要，更不适合地勘单位这种对专业技术人才需求较大的单位。建立人事档案管理系统数据库，已经成为现代档案管理工作的一部分，也是档案管理工作未来的发展趋势。没有建立档案管理系统数据库，是地勘单位在人事档案管理工作中存在的普遍问题，从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，缺乏对人事档案的科学管理，既浪费时间，又增加了档案管理人员的工作量。建立适合地勘单位发展特点的人事档案管理系统数据库，是每一位地勘档案管理工作人员需要思考和解决的问题。

二、解决办法

为了防止和减少上述现象的发生，笔者认为地勘单位的人事档案管理人员，应从以下几方面做好档案管理工作。

（一）认真细化，加强监管

首先，对于各单位党政领导和负责档案管理人员的人事档案，应由上一级人事管理部门统一管理，本单位的其他人事档案由人事部门进行管理。其次，人事档案管理部门应对所有人事档案中的重要信息进行档案备份。作为档案管理人员，对于一些重要人事信息，尤其是为单位带来经济效益的技术人才的档案信息，应该作为电子文档进行备份保存。既防止人为篡改档案资料，又为经常查阅和使用的档案提供了方便。再次，加强对合同工人事档案的管理工作。自从2003年以来，随着全国煤炭形势好转，在国际、国内两个市场的扩张，地勘队伍对专业技术人才的需求不断增加，对临时工、中长期合同工的需求也呈直线上升趋势，尤其是对中长期合同工的需求加大。往往经过一段时间的培养与锻炼，这些合同工已经发展成会生产、懂业务的技术工人，可以作为成手使用，但是工期一结束，大多地勘单位便与工人之间解除了劳动合同关系。当地勘单位再次需要这种成手工人的时候，不仅需要花费相当多的时间和精力重新培养，还影响到施工的进程。所以为劳动合同技术工人建立档案，做好信息储备，并且通过制定相应的优惠政策，为地勘队伍保留部分成手劳动合同工人，当地勘队伍需要这些人的时候，他们能够马上上岗工作，这样对地勘单位和合同工双方都是一种约束和保障。

（二）利用档案信息优势，制定人才培养发展计划

通过人事档案可以了解一个人的特长和优势，地勘单位的档案管理人员，应该允分利用人事档案中的有效信息，把专业技术人才作为人才培养和人才发展的战略重点，为地勘单位更好地培养和发展人才。首先，对专业技术人员和管理人员进行细化和分类。根据分类的特点和需要，有针对性地制定人才培养和人才发展计划。使不同类型、不同岗位的人才能够学习、掌握最新的岗位知识，提高他们的业务水平。其次，通过业务培训，激发各类人才的工作潜力，提升他们对本岗工作的认知与认可程度。通过人才培训发展工作，增加了工作效率，又发挥了人才效能的最大化，做到人尽其才。尤其现在蓬勃发展的地勘单位对专业技术人才的需求越来越强。根据档案信息对专业技术人才进行评估，通过制定人才培养发展计划，既为地勘单位发展培养和储备了人才，又体现了人事档案管理工作的成效。

（三）建立人事档案管理系统数据库

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，如果把人事档案中的信息资料建成管理系统数据库，每次查找人事档案信息的时候，只要通过电脑中的人事档案管理系统数据库就能完成。不仅为档案管理工作人员节省了大量的工作时间，还为人才培养发展计划提供了方便。尤其象地勘单位这种对专业技术人才要求较高的单位，建立一套完整详尽的人事档案管理系统数据库，不管什么时间，需要什么样的人才，通过档案管理系统，都能够快速、准确的找到第一手资料，为地勘单位人才培养和发展储备信息。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，而且和各单位的具体情况有一定的关系。如领导重视程度，是否统一认识，计算机技术人员同档案业务人员协同配合，在建数据库的时候，要面向应用，突出重点，建立“活库”，并且通过网络联接形成开放的分步式数据库群，这样才能使自动化系统效率大大提高。

参考文献：

[1]邓绍兴.完善干部人事档案工作管理体制的管见.档案与建设，2008（1）.

[2]魏勤政.关于人事档案所有权的思考.档案学通讯，2008（1）.

第9篇

西方有句谚语，财富的一半是合同，合同在经济活动中扮演着重要角色。大数据时代下的经济活动具有种类繁多、数据量大等特点，这需要企业的管理者具备更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力，合同管理贯穿经济活动的整个流程，合同管理能力的高低则是管理者流程优化能力的重要体现。合同管理具有两个方面的作用。一是作为商务活动的集合，包括前期考察、调研、谈判、拟定文本、签订等环节；二是对经济活动的监督与控制，是企业风险控制的重要环节，包括对合同履行风险的控制，以及合同各环节的参与者的监督。利用标准化的管理方法进行企业合同管理，可以更为有效地避免签订对企业不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、当前合同管理存在的主要问题

1．企业管理者对合同管理的重视程度不够。多数企业管理者重生产、重订单、轻管理，尤其对合同管理不够重视，有的企业没有相关的合同管理制度，有的企业没有专门负责合同管理的部门或管理人员，有的虽有相关合同管理制度及合同管理部门，但管理混乱或无序。企业管理者对合同管理工作的无视或不够重视，造成合同管理工作主题缺失或管理无序。

2．合同审核不严，缺乏风险控制机制。由于很多企业没有专门负责合同审核的法律事务部门或企业法律顾问，有些企业设立了法务部门，但企业法务部门的法律顾问和各有关人员在合同管理中的具体责任和权限的规定不够明确，不能充分或有效地发挥其作用。如在合同谈判和签订时把关不严、合同条款表达含糊、法律或合规性审核不够严格、合同履行监督不到位等问题，将会给企业经营带来潜在风险。

3．合同的管理和履行效率低下。企业缺乏高效、科学的合同管理制度及审核程序，合同的洽谈、起草、审核、签约、履行等环节无法紧密衔接，造成合同管理无序混乱，合同履行效率降低；合同履行过程中缺乏准确高效监督及反馈程序，对企业的生产经营活动产生消极影响。

4．缺乏标准化管理体系。没有制定涵盖合同起草、谈判、审核、签订、履行、监督的合同管理制度和统一的合同编码体系，使合同管理缺乏制度依据；没有按照一定的程序对履行合同条款的能力进行评审，对于企业常用业务合同进行文本格式化和通用条款优化等标准化工作没有开展。

三、合同管理标准化的必要性

合同管理也是一门科学，要尊重其内在的发展规律，在大数据时代下，合同管理亟待建立科学的标准体系，使企业合同管理标准实用可行。

1．推行合同管理标准化是经济和时展的客观要求。各种经济合同客观地反映着生产和流通的现实经济情况，它作为联系原材料采购、生产加工、流通消费各环节的纽带与桥梁，在保障生产生活、经济发展顺利进行，提升企业经营管理水平，促进经济发展方面，发挥了非常重要的作用。随着经济管理体制改革的进行，混合所有制和大数据引领经济发展新时代的到来，企业改革和发展活力不断增强，各经济体之间的联系愈加活跃，经济合同的数量也随之增加，构成了大数据时代经济活动的重要组成元素，社会经济和时代的发展，就客观地向我们提出了合同管理标准化的问题。

2．合同管理的现状是推行合同管理标准化的潜在动力。由于非标准化合同管理带来诸多问题，给经济合同的审核、履行、监督等环节带来很大困难与不便。要做到提升经济合同的履约率，减少合同纠纷，减少合同管理方面所投入的人力、物力，必须实施合同管理的标准化，大力推行合同管理制度化、编码体系的标准化、内容条款规范化，以及合同文本格式统一化。

3．合同管理标准化是降低合同管理沟通成本和提升工作效率的重要手段。通过合同管理的标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、业务间的衔接关系、各自承担的责任、工作程序等用标准的形式加以明确，这样可以使合同管理工作规范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理标准体系的模式

企业合同管理纷繁复杂，在大体上可将标准体系划分为管理和操作两个层面：

1．管理层次包括《合同分类编码体系》、《合同审核管理标准》、《销售（采购）合同管理标准》、《特殊合同类管理标准》等标准，这些管理标准分别对合同分类编码及各类型的合同在拟定、审核、签订及履行全过程中的管理部门及其职责、管理方式及程序等做出明确规定。

2．操作层次包括《合同格式文本标准》、《合同要约推荐标准》等标准，格式文本是企业结合自身业务特点，一般在积累总结经济活动实践经验的基础上逐步形成完善的，完备成熟的格式文本不仅可保护自身合法权益，还能大大提高工作效率。

五、合同管理标准化的具体措施

1．合同管理制度的动态化。制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。任何企业都要建立健全适合于自身的的合同管理制度。首先要看有没有合同管理制度，其次要看合同管理流程有没有严格按照合同管理制度执行，最后要看现有的制度是否适应目前的企业合同管理，若不适应，则要对制度进行修改，将合同管理制度纳入动态化管理，合同管理制度要随着合同管理工作的发展、管理范围和形势的变化而改进，不能一劳永逸，更不能让制度成为制约合同管理工作的瓶颈。

2．合同编码体系的清晰化。一个企业的合同的编码体系一般包括合同承办部门的代码、合同签订日期、合同序号、合同分类等，在合同编码体系中，合同承办部门代码和合同分类较为重要，一个能够清晰地表达了合同承办的主体，一个能够清晰地反映合同的类型，合同承办部门代码一般以部门英文缩写或部门在企业的习惯性代号作为编码，合同分类一般按照合同的经济性质分为销售合同、采购合同、技术合同、担保合同等，合同分类看似简单，但直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同管理流程带来很多不便。

3．合同审核流程的层次化。企业的合同管理要有一个明确的合同审核流程，审核流程要分类制定，各审核人员要责权清晰，层次分明，将一般合同、重大合同、特殊合同审核和签订的权限具体化，由于合同履行和监管也大多是由合同审核的参与人负责，通过完善合同审核流程，将合同审核流程层次化，进而明确各层次在合同管理中的权限与职责。

4．合同档案管理的日常化。合同管理中的档案管理工作极为重要，它是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程，在大数据时代，合同数据更加复杂，应当更加重视合同档案管理工作。合同承办人或者合同管理人员要按照合同管理的相关规定主动收集合同相关数据，包括合同签订前的项目审批文件、考察、咨询、谈判会议记录、法律及合规性审核等材料，合同履行过程中的标的物签收、核验、合同变更等材料，合同履行后的经济效果评价、合同总结等材料，形成完备的合同管理档案。合同档案要纳入常态化管理，做到合同管理数据随产生、随收集，做到洽商记录不过夜、合同备案和审核意见表填制不过夜。

5．合同管理相关岗位的互控化。合同管理相关岗位的工作是一个互相衔接、联动的体系，每个岗位虽然分工不同，但对其他岗位都有纠错、互控的责任和义务，这样才能相互促进，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法为前提，尤其是格式化合同涵盖了法律规定的主要条款，在客观上起到了法制宣传的作用，提高合同参与者的法律意识和履行合同的自觉性，加强合同文本格式化的普及，也可大大减少经济合同纠纷。

7．合同管理的信息化。在大数据时代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促进合同管理标准化的重要保障，要应用现代化信息手段加强合同管理工作，开发适用企业自身的合同管理软件系统，加强合同处理流程的信息化，不断提升合同管理的信息化水平。

六、结束语

第10篇

我是属于国家重点水利水电项目工程----华能**水电工程筹建处，以下就是我对国家重点水利水电项目工程---华能**水电工程的关于加强管理、狠抓落实、群策群力做好档案工作的详细工作报告。

一、档案体制及管理制度的建立

华能**水电水利枢纽工程的档案工作按照统一领导，分级管理的原则，建立了相应的机构，配备了专职人员。建设初期，本着建设单位要对水利工程档案负全责的指导思想，公司在办公室设立了资料室，配备了专职人员，负责工程资料的管理工作。其它设计、监理、施工单位也都明确了专职档案资料管理人员，各负其责。

二、要按照档案工作的要求，认真抓好档案改革。

水利工程档案部门应加强对改革档案工作的监督、指导保存，有条件的地区可同时将一套原件移交同级国家综合档案馆保存；要做好档案的利用服务。县级水利工程改革档案除确需保密的之外，应当按照有关水利水电工程档案管理总则进行处理。详细制定的水利水电工程档案管理总则如下：

第一条为加强水利水电工程的档案管理，实现档案工作科学化、标准>标准化、规范化、积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案条例》、《基本建设项目档案资料管理办法》及有关的规范和标准，结合工程实际，特制定本办法。

第二条水利水电工程档案是在工程建设和管理活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、磁性载体文件及计算机软件等不同形式的历史记录，是国家的宝贵财富，各单位必须切实加强档案工作的领导，把档案工作列入单位目标管理岗位责任制，实行集中统一管理。在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。

第三条档案工作要积极探索现代化管理方法，积极采用计算机等现代化设备和技术，不断提高档案管理水平，努力实现“一流工程，一流档案”。

第四条档案工作要确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。

第二章档案机构及其职责

第五条要根据工作需要配备政治条件好、业务能力强、能胜任工作的专（兼）职档案人员。其主要职责是：集中统一管理本单位文书、科技、照片、磁性载体等全部档案。制订有关的办法、制度，负责接收、保管、统计、鉴定、提供利用等工作，并对文件形成单位的档案工作及文件材料的形成、整理、归档等情况进行检查、指导，保证档案的完整、系统、准确和案卷质量的标准化。

第六条档案工作在业务上受上级和同级档案管理部门的监督、指导。

第七条档案工作人员要忠于职守，热爱本职工作，具备专业知识，具有从事档案工作的资格和规定学历，身体健康，严守秘密，遵纪守法。要保持档案人员的相对稳定。

三、加强管理狠抓落实群策群力做好档案工作

**水电站位于云南省普洱市和澜沧县交界处的澜沧江下游干流上，是澜沧江中下游河段八个梯级规划“两库八级”的第五级电站。是澜沧江梯级中装机容量最大的电站。电站总装机容量585万kW,是云南省继小湾电站之后又一巨型水电工程;是我国“西电东送”、“云电外送”的重点工程项目；建成后是云南省境内最大的水电站；在全国排名第四，装机容量仅次于三峡、奚落渡、向家坝水电站。

**水电工程项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。**水电工程档案既是重点水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，也是全体建设者智慧和劳动的结晶。所以做好档案管理工作是工程项目工作中的重中之重，以下是我近两年来的档案培训的体会认识：

（一）、根据DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、DL/T5123-2000《水电站基本建设工程验收规程》和《**水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》对水利工程竣工资料编制内容及竣工图纸资料编制都有明确的规定和要求。**水电站前期工程项目档案在归档过程中普遍存在以下问题：

1、纸张不标准

原始资料用纸不符合归档要求，纸张不同大小不一，给整理和装订工作造成不便，致使竣工资料案卷质量无法得到保证。

2、书写不规范

常见的毛病有：原始资料的文字书写有的是用稳定性差的圆珠笔和纯兰墨水笔写的，甚至还有复写的；原始资料字迹潦草，不清晰，有错别字；随意用涂改液涂改，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字。

3、资料不齐全

有的差开工报告，有的差工程技术要求、施工组织设计、施工方案、施工计划；有的差竣工验收资料（竣工验收鉴定书，竣工验收报告等），有的差施工总结等等。各参建单位资料收集、整理跟工程进度不同步，很多单位都是工程全部完工才开始收集、整理资料，从而造成归档资料不齐全，不完整。

4、整理不规范

有的原始资料不按资料分类要求成册，成册的又无卷内目录，有的卷内目录不准确，卷内目录文件编号、责任者、日期填写不准确；案卷题名跟卷内文件内容不相符等。

5、资料内容不准确，甚至不完善

竣工图与实际不相符，无竣工图编制说明，有的无竣工章；工程名称与合同上不一致（无变更依据）；竣工资料上的合同编号跟合同上的编号不一致；盖章签字不符合要求（单位工程验收应盖单位印章，有的盖部门印章，有的没有盖章），备考表上竣工文件章、检查人签名有的立卷人代签;设计变更审批签字不完善;有好几个标段出现重要的、该归档的资料未归，不该归档的资料归档了，没有掌握工程资料归档范围。

6、移交不及时

竣工档案没有按照竣工验收3个月内移交档案的规定执行，竣工档案管理控制措施在执行时间上滞后，导致工程竣工资料丢失，归档竣工资料出现大量复印件现象。

前期工程项目档案出现这么多问题，主要原因各参建单位领导对档案工作重视不够；档案人员大多数都是刚从学校毕业的临时聘用人员，流动性大，没有参加过正规档案业务知识培训，专业知识欠缺，管理水平不高，服务意识差，工作往往处于一种被动应付状态；筹建处档案管理人员对各参建单位工程项目档案工作的指导力度不够。建议公司以后在其它工程建设中档案人员在工程开工就介入到工程管理工作中，了解工程工作内容、特点、工作目标，及时对各参建单位归档工作进行指导，保证工程竣工档案完整性、准确性、系统性。

（二）、**水电站主体工程又好又快推进的同时，搞好档案管理工作刻不容缓。加强**水电工程项目档案管理工作的建议：

1、统一思想、提高认识，加强领导

加大对《档案法》及相关档案工作法律法规的宣传力度，增强各参建单位领导干部的档案意识，促使领导干部和档案管理部门达成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，这是抓好建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。

2、充分发挥监理作用

在抓工程质量同时，把好工程资料质量关，检查验收施工单位形成的归档文件材料是否齐全、完整、准确。协同档案管理部门对施工文件实行跟踪建档，参与工程档案检查验收。

3、建立切实可行的项目档案管理控制措施，由筹建处竣工办牵头，组织相关单位及相关人员定期对各参建单位的项目档案管理工作进行检查，发现问题限期整改。

4、加强培训，主动指导

针对各参建单位档案管理人员业务水平不高、流动性大的实际，每年至少举办一期基本建设项目档案业务知识培训，提高档案管理人员的业务素质，为做好工程档案工作，提高管理水平、档案质量打好基础。还可以在适当时候召开工程档案管理工作座谈会，邀请有关领导、职能部门、各参建单位领导和档案管理人员参加，就如何抓好工程项目档案工作进行探讨，增进相互间的经验交流，群策群力，共同做好**水电工程档案工作。与此同时，筹建处档案管理人员应加强对各参建单位项目档案工作的指导力度，经常深入各工程现场进行实际指导，在档案收集、整理过程中遇到一些实际问题在业务指导中加以及时解决，以确保档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证**水电工程项目顺利通过验收。

工程项目档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体，一组完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参战人员的档案意识，一起参与档案收集，确保归档资料的完整、准确、真实。使**水电工程项目档案工作呈现出新面貌。

第11篇

关键词：档案资源构成核心档案资源多元化策略现代企业

“档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”①《中华人民共和国档案法》从档案的形成特点和价值特点两方面定义了国家档案的本质属性，为认识国家档案及各领域的档案提供了基本依据。档案的形成特点—直接形成的原始记录，揭示了档案的自然属性，对此人们的认识比较统一。而档案的价值特点—对国家和社会有保存价值—由于反映了档案的客观属性，人们的认识见仁见智。

在国有制情况下，国有企业没有自身利益可言，国家需要的档案就是企业应该保存的，国家认定的档案价值就是企业档案的价值依据。在非国有企业成为我国企业主体的今天，现代企业的利益诉求日益明确，对其档案的价值取向必然发生变化。档案价值是企业档案资源建设的动力，决定着企业档案资源建设策略，是档案界必须认真研究的问题。

一、前提：现代企业的档案价值观

档案是企业信息资源的基本形式，工业时代保存企业档案能够垄断档案中沉淀的知识和经验，增强企业的竞争力。信息技术的发展使知识老化加剧、信息传播便捷，现在拥有企业档案已经难以垄断其中的知识，而且一味地垄断档案，将阻断档案信息的交流，使企业失去知识的自我更新能力，降低企业的竞争力。

档案的价值是其内在价值因素与外在客观需求相互作用的结果，虽然企业档案的价值毋庸置疑，但是其价值因素及价值量，必然根据企业档案需求的变化而调整。企业是以提供商品获取利润的社会组织，获得最大利润是企业的核心价值观。初创期的企业，其体现为尽快生产产品，完成资本积累；稳定期的企业成进入了市场竞争者的行列，产品品牌与知名度提升，企业需要通过规范化管理，降低成本提高利润；成熟期的企业处于市场领导者的地位，产品生产达到一定规模，需通过精细化管理与科技创新，进一步发掘利润空间。不同发展阶段的企业获取最大利润的方式不同，档案需求不同，对档案价值的认识也不同。

处于稳定期或成熟期的现代企业，对档案资源的客观需求已经不仅限于指导产品生产，更加注重它在企业科学管理中的标志与辅助作用，进一步提升了现代企业档案的价值。而且，现代企业的信息化程度较高，企业对资金流、物流的管理都要依靠信息流的带动，强化了企业管理对档案信息的依赖性。而知识经济的生产方式，将档案提升为现代企业重要的资源与财富。

实行现代企业制度的前提是“产权明晰”，明确档案价值标准、界定企业档案的范围，是“产权明晰”的重要内容，涉及现代企业的根本利益。现代企业必然要根据自身需要，立足于保护企业自身利益、满足企业的成长与发展，自主确定企业档案的价值标准。

二、保障：现代企业档案资源的构成

档案资源是现代企业竞争力的信息保障，是现代企业规避信息风险、获取更大利润的战略资源。档案资源构成完整是档案价值的前提，探究档案资源构成，全面掌握档案资源，是企业档案价值实现的保证。

我国企业档案工作实践，为研究现代企业档案资源构成提供了有效的方法，通过企业职能分析，揭示相关档案文件的价值与联系，能够具体确定企业档案的范围，以便在它们形成之时，按照档案管理的要求实进全程监控，有效地保证了档案的质量。我国企业档案管理的这些成功经验，是目前国际档案界推崇的档案管理方法。美国国家档案与文件局（ARMA）在有关档案资源的政策中，提倡采用“文件系统分析方法”，即“了解联邦机构实际是怎样形成、利用、保管和处置现代办公室的信息和文件的。仔细考察其具体的工作过程和产生的文件，利用可查到的资料(如机构出版物、网站)编制一系列演示被访机构工作过程的流程图”，围绕“相关机构进行‘文件系统分析’确定实际管理的文件。”②

根据职能活动及工作流程分析，现代企业档案资源构成分为宏观和微观两个层次。宏观构成指一个单位档案资源的种类构成；微观构成则指一套档案必备的档案文件构成。只有两种构成都齐备，企业档案资源的价值才可能实现。

（一）宏观档案资源建设应重在完善基本职能活动的档案类别

现代企业档案资源的宏观构成必须覆盖企业全部职能活动，才能提供现代企业需要的各种信息。依据现代企业的基本职能，其档案宏观构成应包括以下类别：

1、企业资产档案，包括有形资产如基本建设、设备仪器和无形资产的档案；2、资本运作档案，包括董事会、监事会、股东大会决议，公司“上市”以及企业战略等重大决策等档案；3、经营管理档案，包括招投标文件、各类合同、原材料等档案；4、企业文化建设档案，包括社团活动、企业仪式、社会公益慈善活动、其他社会职责等档案；5、创新研发档案，包括新产品开发、工艺改革、环境保护与治理、科技奖励等档案；6、产品生产档案，包括产品设计、试制与鉴定、验收、制造等档案；7、市场与客户档案，包括市场分析、销售与售后服务、客户与合作伙伴、竞争对象等档案；8、行政管理档案，包括党委、综合或企划部、人力资源、财务、审计、质量、安全、统计等档案；9、其它管理档案，如典型团队或人物、涉外活动、重要纪念活动、突发事件及处理、工业遗产等档案。

企业职能分为基本职能与辅助职能，就档案资源建设而言，目前企业档案宏观构成中反映辅助职能活动的档案类别比较齐全，而反映企业基本职能的档案类别较薄弱，特别是反映现代企业新职能与经营特色的档案类别少、档案内容过于概括。例如，许多单位的企业上市及资本运作档案、董事会与股东大会文件没有作为档案管理；各职能活动档案多为原则性依据文件，缺少细节和操作性内容。而这些正是具有现代企业特色的档案内容，是企业活动最典型的反映，也是社会共享性最强的企业档案资源。

（二）微观档案资源建设应着力充实反映关键过程的文件

根据现代企业经营活动的特点，微观档案分为横向运作与纵向运作两种形成方式。横向方式主要体现在管理决策活动档案的形成。例如，一项投资决策首先要由研发部门提出的建议与研究报告，然后经过财务部门、技术部门、营销部门进一步分析论证，最终由决策人员“拍板定案”。这类档案一般由各职能部门的文件组合而成。如，生产管理档案一般由生产计划、财务、研发、材料供应等部门的文件组成；经营管理档案一般包括：生产调度、计量与检验、营销、财务统计等工作形成的各种报告、计划、合同、协议及内部核算等文件构成。

纵向形成方式主要体现于产品研发、生产等活动档案的形成，这类活动呈现出相对独立、循序渐进地运作态势。以新产品开发项目为例，其档案微观构成应包括项目运作全过程的主要文件。如项目建议书、意向书，可行性研究报告、项目合同或协议，以及项目研究、设计、制造、验收、使用等专业活动形成的主要文件。这些文件虽然来自不同领域和单位，但是它们之间的基础性和延续性显而易见，一般以前一阶段的档案文件为基础，形成后续的档案文件，只有囊括了项目运作全过程的主要文件，档案才能客观地记录与再现相关活动，成为技术推广应用的依据。

目前企业微观档案资源建设的现状是，某些类别档案基础较好，但整体质量不理想；重要依据和结果档案较全，中间性、操作性的档案文件很差。如，制造企业产品设计档案较全，工艺档案和检验档案不完整；化工企业设备档案中随机文件较全，日常使用维修记录和生产原始纪录不完整；企业基建项目的竣工图齐全，维修、改扩建文件支离破碎；一些企业的行业监管业务档案较规范，而其他档案质量较差……。微观档案建设的这种“短板”，已经为日后档案的利用留下隐患，“亡羊补牢”已刻不容缓。

三、关键：掌握现代企业的核心档案资源

企业档案是一种海量的信息资源，一概实行档案专业化管理，不仅生成高额的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，现代企业档案资源建设必须突出重点，管好核心档案资源。现代企业核心档案资源是企业资产的重要组成部分，是企业创新的软实力，必须要在企业决策者的参与下，明晰其对象，界定其内容。

企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件，即那些一旦失去企业将无法恢复重建、正常运转或蒙受重大损失的档案资源。有一种说法是，如果企业遭遇毁灭性破坏，只要档案在就能恢复重建。这里说的“档案”当然是核心档案资源。信息化环境下的档案资源尤其脆弱，一旦信息系统或信息设施出问题，电子档案将瞬间消失，势必危及企业的生存。“911”事件使企业决策者开始关注档案实体与信息的安全管理，催生了一系列对核心信息资源实施重点保护的核心文件保护计划。

如何界定核心档案资源？ARMA认为应该从“①对本现代企业继续运转最为关键的那些职责；②各职责对文件保管的要求；③对每项职能至关重要的具体文件。”③的角度加以识别。香港特别行政区政府则明确提出“极重要档案资源”的概念，即“所记录的是各政府职能部门在紧急情况或灾难时及其后，赖以持续和有效地运作所必须要的资料。”④这两种定义同一方式，都以保证职能活动的延续为依据。

结合我国现代企业的实际，以下档案在维系现代企业职能方面具有重要依据作用，是现代企业核心档案资源的重要组成部分。包括：其一、企业资产、资金及技术资源凭证，如企业营业执照、董事会记录、党委会决议、资产凭证、债权债务凭证、专利文件、特许证书以及其他维护自身利益与生产经营权的依据文件等。其二、企业生产经营活动必须的依据性文件，如主要产品的设计文件、技术操作规程或工艺文件、企业标准、重要检验数据指标、主要产品的销售市场、关键设备及设施的档案等。其三、本企业运营管理的规范性文件，如企业制度与重要规定、关键岗位技术骨干的资料等。为保证核心档案价值的实现，它们“必须具备内容、结构和脉络资料，包括副本、大纲、摘要，任何种类资讯的存贮载体及其检索工具”并且作为“档案资源保管系统的一部分”⑤实行档案专业化管理。

四、重点：企业档案资源建设不可忽视的内容

我国现代企业档案资源是在传统企业档案资源的基础建设起来的，受计划经济的局限，反映市场经济活动与现代化管理的档案信息缺失。现代企业档案资源建设应该关注市场经济，特别是国际贸易需要的档案文件。

（一）企业活动的原始纪录。如，设备运行记录、各批次原材料与产品的测试、化验、检验记录等。原始纪录的现实作用虽然得到公认，由于其数量巨大、更新快、时效性强，许多企业并没有它们作为档案。原始记录不仅能够实时地提供丰富、客观的细节信息，还是准确印证相关活动、反映其规律的可靠凭证，而且也是国际贸易经常要求追溯的凭证性文件。浙江新昌皮尔轴承有限公司为应诉美国商务部的反倾销调查，短期内提供了包含130万个数据的应诉材料。内容涉及公司的组织结构、财务制度、出口和国内销售的详细交易记录、468个产品型号的钢材消耗、工时消耗、电力消耗、包装、废品回收五个生产要素的生产成本记录。⑥如果没有平时原始记录的积累，及时提供如此详细、准确的反倾销证据是绝对不可能的。为了保障现代企业在国际市场或国际竞争中的利益，企业必须重视原始记录的科学管理。

（二）市场分析研究文件。为在激烈的市场竞争中稳操胜卷，现代企业必须知己知彼，此信息需求使“竞争情报”变得炙手可热。有种观点认为，竞争情报必须来自企业外部，果真如此吗？情报界权威Kahaner认为“信息是事实性的，……竞争情报则是经过过滤、蒸馏和分析的信息片段的集合。”⑦强调竞争情报与一般信息的区别，在于信息分析与加工的程度。

竞争情报依据的信息分析对象，自然是企业及其对手竞争，在特定产品的开发、设计、制造、营销等方面的信息。这些信息在现代企业的职能活动，尤其是新产品开发和市场营销活动中已经大量形成。如市场需求、产品市场占有率等分析报告，不仅是企业营销活动的重要记录，也是竞争情报可靠的信息源。决不能因为它们反映了大量的企业的外部信息，而忽视了它们企业档案的本质。

（三）企业合同文件，即企业形成的对合同双方具有约束作用的法律文件。如购货合同、供货合同、销售合同、服务合同、用工合同等等。合同是市场经济基本的法律凭证，由于它具有一次性，一旦履行对合同双方不再具有约束力，被认为失去了保存价值，因而许多企业没有将它纳入档案的范围。市场经济的发展激发了合同拥有的反映企业经营状况、鉴证企业信用等功能，成为市场经济活动中经常需要查阅的原始凭证，特别是在反倾销活动中举有不可替代的作用，现代企业应该从长计议，把重要的合同文件纳入档案范围。

（四）客户信用管理文件。“信用是承诺在将来某一确定时间付款而获取资金、物资和服务的能力。”⑧企业客户管理主要是客户销售（赊销）信用的管理，在外国称为风险管理。加强客户信用管理是发达商品经济的客观需要，也是现代企业与国际贸易接轨的重要形式。

客户信用管理即“：企业通过制定信用政策，指导和协调与信用销售有关的部门，以完成对信用销售中客户信息收集和评估、信用额度的授予、债权保障到回收应收账款各交易环节的管理。”⑨可见，客户信用管理的基础是信息，信用信息是否准确、全面、及时，直接影响企业对客户的判断和选择。这些信息既有企业内部生成的信息，也有从外部收集的信息。企业外部信息主要是银行或其他信用机构的信用评估，企业的内部信息指企业在与客户长期的交易中，形成的交易记录和还款情况记录等。

目前，现代企业已经开始形成客户档案，但其内容及管理方法存在较大偏差。在内容上，目前客户档案多为客户名单，缺乏对客户赊销状况的连续记录；而客户档案的管理就更加随意，无法形成相关信用信息的关联，更不能及时提供客户信用能力的可靠凭证，应该按照档案专业化管理的要求强化客户档案管理。

（五）企业社会职责文件，如企业在安全、劳动保护与卫生条件、环境保护与治理活动中形成的重要文件等。它们体现了企业对职工权益的关注、对社会及环境责任的履行，反映了企业的文化与道德建设状况。当前，社会对企业社会职责的要求不断提高，70年代国际上兴起在确定企业利润水平时，把员工、企业、社会的利益统筹起来考量的企业社会互利价值观。例如，在纽约证交所上市的企业都要定期接受供应商对其履行社会责任状况，如人权、劳工、环境等问题的评估。对企业社会责任的评估目前涉及无公害技术的使用、职工健康安全、预防人身伤亡事故和职业病防治等内容。有些企业社会职责已成形成如《职业安全卫生评价标准（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等国际指标，现代企业要走向世界，必须研究这些国际标准，防患于未然及时对相关文件实行档案管理。

五、多元化：现代企业档案资源建设策略

随着企业与环境的发展，海量档案资源的管理手段与方式日益专业化，管理成本随之提高。精细化、多元化是现代企业档案资源建设的重要策略。

（一）多元化的企业档案鉴定标准与方法

档案质量直接影响档案资源建设的效益，海量档案管理凸现了鉴定在档案管理中的地位。传统企业档案鉴定比较保守、粗放，“重要”或“一般”是鉴定档案价值普遍运用的尺度，其结果是档案范围宽泛，保管期限偏长。例如，占企业档案数量相当比重的“科技档案”，以往鉴定结果基本是永久或长期保存，在档案数量有限的情况下，如果企业还可能接受的话，海量档案长期管理必将受到现代企业价值观的质疑。

档案价值是其内在价值与外在客观需求相互作用的结果，判断企业档案价值涉及各种复杂的因素，而且这些因素又各自存在着变数，档案价值判断变得更加复杂。面对飞速增长的电子档案，企业档案鉴定的压力剧增，重建其价值指标体系，是细化与简化企业档案资源鉴定的出路。

根据现代企业经营发展的需要，细化企业档案的价值指标，既要考虑档案作用的性质又要考虑其作用程度，既要顾及档案使用频率又要考察其使用周期，形成多元的档案价值指标体系，就能帮助我们比较明确、精细地辨别档案的价值量。

在鉴定方式上，在严格控制永久档案数量的前提下，适应企业档案价值变化快的特点，应加强档案价值的周期性鉴定。根据档案反映的相关技术与活动的更新状况，及时对档案实施鉴定，根据鉴定结论及时采取适当方式处置相关档案，严格控制企业档案资源的存量。

（二）多样化的档案实体

档案是信息及其载体的结合形式，传统档案实体已经十分丰富，信息化又创造出更多的档案实体形式，使企业档案实体形式更加丰富多彩。在重保管的档案管理阶段，人们曾一次次地试图统一档案的实体形式与保管方法，虽然消耗了大量的档案劳动，但管理效益却鲜有提高，统一电子档案实体更加困难重重。因此，应该摈弃“一刀切”的实体形式，针对不同档案实体，确定各自的保管方法。如，重要档案凭证应采用两种实体形式保管以强化其安全性；数量巨大、使用频繁的技术档案，从方便利用出发，逐步将纸质实体转化为磁性或胶片形式以缩小保管空间；海量的原始记录允许采用数据库形式留存；……。档案实体的多样化与适时调整档案实体形式，是优化档案管理、压缩档案保管空间，提高企业档案管理效率的有效措施。

（三）多元化的档案管理体制

管理体制是档案工作的组织保证，一般指对档案实体及档案机构采用的集中、分散等组织管理形式。企业档案管理体制必须与现代企业管理体制相适应。当前现代企业管理体制发生了很大变化，一方面，企业成为无主管组织，企业之间靠股权、产权关系维系，企业档案机构失去了行业归属。另一方面，企业内部采取职能分工与项目管理相结合的组织形式。单一的档案管理体制无法适应现代企业的多元化特点，而且目前很难认定一种最适宜的档案管理体制，必须综合考虑现代企业的生产流程、档案价值、使用状况、实体形式等因素，分别确定各种档案最适宜的管理体制。如，核心档案资源设专人集中管理较为稳妥；对利用者相对稳定的档案采用单独管理较为合理；……。现代企业制多元化的档案管理体，需要依托信息技术将多元管理整合成相对统一的档案资源网络，发挥多元化的优势，实现档案资源共享。

现代企业档案资源建设关乎企业的根本利益，必须围绕自身需要，建立现代企业档案的价值体系，指导企业档案资源建设，提高档案资源对现代企业的贡献率，进而履行现代企业丰富国家档案资源的社会责任。

参考文献：

①《中华人民共和国档案法》

②李音译：《知道公司的核心文件保存在哪里吗》，《外国档案资源工作动态》2003年第2期。

③贺真：《深圳香港两地档案资源意识管窥》，《北京档案》2003年第6期。

④《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑤《香港特别行政区档案管理守则》第七章。

⑥张伟东：《用档案应诉国外反倾销》，《中国档案》2003年第4期。

⑦霍国庆：《企业战略信息管理》，科学出版社2001年版。

第12篇

我是属于国家重点水利水电项目工程----华能**水电工程筹建处，以下就是我对国家重点水利水电项目工程---华能**水电工程的关于加强管理、狠抓落实、群策群力做好档案工作的详细工作报告。

一、档案体制及管理制度的建立

华能**水电水利枢纽工程的档案工作按照统一领导，分级管理的原则，建立了相应的机构，配备了专职人员。建设初期，本着建设单位要对水利工程档案负全责的指导思想，公司在办公室设立了资料室，配备了专职人员，负责工程资料的管理工作。其它设计、监理、施工单位也都明确了专职档案资料管理人员，各负其责。

二、要按照档案工作的要求，认真抓好档案改革。

水利工程档案部门应加强对改革档案工作的监督、指导保存，有条件的地区可同时将一套原件移交同级国家综合档案馆保存；要做好档案的利用服务。县级水利工程改革档案除确需保密的之外，应当按照有关水利水电工程档案管理总则进行处理。详细制定的水利水电工程档案管理总则如下：

第一条为加强水利水电工程的档案管理，实现档案工作科学化、标准>标准化、规范化、积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案条例》、《基本建设项目档案资料管理办法》及有关的规范和标准，结合工程实际，特制定本办法。

第二条水利水电工程档案是在工程建设和管理活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、磁性载体文件及计算机软件等不同形式的历史记录，是国家的宝贵财富，各单位必须切实加强档案工作的领导，把档案工作列入单位目标管理岗位责任制，实行集中统一管理。在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。

第三条档案工作要积极探索现代化管理方法，积极采用计算机等现代化设备和技术，不断提高档案管理水平，努力实现“一流工程，一流档案”。

第四条档案工作要确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。

第二章档案机构及其职责

第五条要根据工作需要配备政治条件好、业务能力强、能胜任工作的专（兼）职档案人员。其主要职责是：集中统一管理本单位文书、科技、照片、磁性载体等全部档案。制订有关的办法、制度，负责接收、保管、统计、鉴定、提供利用等工作，并对文件形成单位的档案工作及文件材料的形成、整理、归档等情况进行检查、指导，保证档案的完整、系统、准确和案卷质量的标准化。

第六条档案工作在业务上受上级和同级档案管理部门的监督、指导。

第七条档案工作人员要忠于职守，热爱本职工作，具备专业知识，具有从事档案工作的资格和规定学历，身体健康，严守秘密，遵纪守法。要保持档案人员的相对稳定。

三、加强管理狠抓落实群策群力做好档案工作

**水电站位于云南省普洱市和澜沧县交界处的澜沧江下游干流上，是澜沧江中下游河段八个梯级规划“两库八级”的第五级电站。是澜沧江梯级中装机容量最大的电站。电站总装机容量585万kW,是云南省继小湾电站之后又一巨型水电工程;是我国“西电东送”、“云电外送”的重点工程项目；建成后是云南省境内最大的水电站；在全国排名第四，装机容量仅次于三峡、奚落渡、向家坝水电站。

**水电工程项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。**水电工程档案既是重点水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，也是全体建设者智慧和劳动的结晶。所以做好档案管理工作是工程项目工作中的重中之重，以下是我近两年来的档案培训的体会认识：

（一）、根据DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、DL/T5123-2000《水电站基本建设工程验收规程》和《**水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》对水利工程竣工资料编制内容及竣工图纸资料编制都有明确的规定和要求。**水电站前期工程项目档案在归档过程中普遍存在以下问题：

1、纸张不标准

原始资料用纸不符合归档要求，纸张不同大小不一，给整理和装订工作造成不便，致使竣工资料案卷质量无法得到保证。

2、书写不规范

常见的毛病有：原始资料的文字书写有的是用稳定性差的圆珠笔和纯兰墨水笔写的，甚至还有复写的；原始资料字迹潦草，不清晰，有错别字；随意用涂改液涂改，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字。

3、资料不齐全

有的差开工报告，有的差工程技术要求、施工组织设计、施工方案、施工计划；有的差竣工验收资料（竣工验收鉴定书，竣工验收报告等），有的差施工总结等等。各参建单位资料收集、整理跟工程进度不同步，很多单位都是工程全部完工才开始收集、整理资料，从而造成归档资料不齐全，不完整。

4、整理不规范

有的原始资料不按资料分类要求成册，成册的又无卷内目录，有的卷内目录不准确，卷内目录文件编号、责任者、日期填写不准确；案卷题名跟卷内文件内容不相符等。

5、资料内容不准确，甚至不完善

竣工图与实际不相符，无竣工图编制说明，有的无竣工章；工程名称与合同上不一致（无变更依据）；竣工资料上的合同编号跟合同上的编号不一致；盖章签字不符合要求（单位工程验收应盖单位印章，有的盖部门印章，有的没有盖章），备考表上竣工文件章、检查人签名有的立卷人代签;设计变更审批签字不完善;有好几个标段出现重要的、该归档的资料未归，不该归档的资料归档了，没有掌握工程资料归档范围。

6、移交不及时

竣工档案没有按照竣工验收3个月内移交档案的规定执行，竣工档案管理控制措施在执行时间上滞后，导致工程竣工资料丢失，归档竣工资料出现大量复印件现象。

前期工程项目档案出现这么多问题，主要原因各参建单位领导对档案工作重视不够；档案人员大多数都是刚从学校毕业的临时聘用人员，流动性大，没有参加过正规档案业务知识培训，专业知识欠缺，管理水平不高，服务意识差，工作往往处于一种被动应付状态；筹建处档案管理人员对各参建单位工程项目档案工作的指导力度不够。建议公司以后在其它工程建设中档案人员在工程开工就介入到工程管理工作中，了解工程工作内容、特点、工作目标，及时对各参建单位归档工作进行指导，保证工程竣工档案完整性、准确性、系统性。

（二）、**水电站主体工程又好又快推进的同时，搞好档案管理工作刻不容缓。加强**水电工程项目档案管理工作的建议：

1、统一思想、提高认识，加强领导

加大对《档案法》及相关档案工作法律法规的宣传力度，增强各参建单位领导干部的档案意识，促使领导干部和档案管理部门达成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，这是抓好建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。

2、充分发挥监理作用

在抓工程质量同时，把好工程资料质量关，检查验收施工单位形成的归档文件材料是否齐全、完整、准确。协同档案管理部门对施工文件实行跟踪建档，参与工程档案检查验收。

3、建立切实可行的项目档案管理控制措施，由筹建处竣工办牵头，组织相关单位及相关人员定期对各参建单位的项目档案管理工作进行检查，发现问题限期整改。

4、加强培训，主动指导

针对各参建单位档案管理人员业务水平不高、流动性大的实际，每年至少举办一期基本建设项目档案业务知识培训，提高档案管理人员的业务素质，为做好工程档案工作，提高管理水平、档案质量打好基础。还可以在适当时候召开工程档案管理工作座谈会，邀请有关领导、职能部门、各参建单位领导和档案管理人员参加，就如何抓好工程项目档案工作进行探讨，增进相互间的经验交流，群策群力，共同做好**水电工程档案工作。与此同时，筹建处档案管理人员应加强对各参建单位项目档案工作的指导力度，经常深入各工程现场进行实际指导，在档案收集、整理过程中遇到一些实际问题在业务指导中加以及时解决，以确保档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证**水电工程项目顺利通过验收。

工程项目档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体，一组完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参战人员的档案意识，一起参与档案收集，确保归档资料的完整、准确、真实。使**水电工程项目档案工作呈现出新面貌。

第13篇

【关键词】构建；民生档案；联动机制；现状；对策

经济社会发展到哪里，档案工作就要延伸到哪里，这是档案服务永恒的主题。党的十七大报告提出以科学发展观为指导，加快推进以改善民生为重点的社会建设，强调社会建设与人民幸福安康息息相关，这表明经济社会的发展已经进入到一个新的阶段，民生问题正成为我们当前工作的重点。

民生档案是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案，包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的档案。它是建立解决民生问题长效机制的重要基础；是维护人民群众合法权益的现实需要；是档案部门服务大局的重要途径。加快推进以改善民生为重点的社会建设，努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养、住有所居，推动建设和谐社会，是我国改革发展关键阶段社会建设的重点内容和战略目标，也是档案工作服务党和国家工作大局的前进方向。作者结合多年档案基层工作经验，就如何构建民生档案工作联动机制，更好地共享资源，服务和谐社会，谈一些想法：

1 当前民生档案管理工作中存在的问题

1.1 对民生档案重视不够

有的单位档案人员变动频繁，管理设备和经费不到位，有的镇、街和部门没有专门的档案室。特别是村、社区和企业基层单位的档案管理薄弱，该归档的档案没有及时归档，档案随意保存的情况时有发生。

1.2 民生档案管理政出多门各自为阵，没有统一的管理体系

我市不同种类的民生档案分别归属不同的部门管理，形成多头管理问题，造成档案行政管理资源分散、利用效率不高、信息沟通困难；部门之间协作配合差、管理规范不一致、管理方法不科学，查全一个人的民生档案往往要跑多个部门。

1.3 民生档案数量大、种类繁多、管理难度很大

我市民生问题涉及众多领域和各个社会阶层，形成的档案数量大，种类五花八门，时间跨度很长，造成管理不到位，民生档案资源存在散失和毁损风险。仅社保档案就分为业务档案、文书档案、财物档案、个体工商户参保档案、部分破产、解体企业退休（职）人员档案、个体工商户参保人员退休档案等六大类；还有各类人事人才档案、物权产权档案、教育教学档案、医疗卫生档案、婚姻状况档案、收入情况档案等。随着民生事业的深入推进、民生领域改革不断深化、民生档案的覆盖面也不断扩大，民生档案的库存量每年以20%的速度增加，对民生档案的管理难度越来越大。

1.4 管理标准和规范不健全

社保档案执行的是《企业职工档案管理规定》，部分条款已不适应工作需要，医保档案和民营企、事业机构则没有规范的档案管理办法，造成档案管理混乱，查阅不便。

2 构建民生档案联动机制的对策

2.1 加强调研，协调涉民单位建立民生档案工作联动机制

针对档案形成特点、管理现状、利用服务情况，档案部门应制订详细可行的实施方案。一是系统性地开展民生档案工作调研活动，将调研结果总结、探讨，提出意见建议，及时反馈给上级领导，积极争取领导支持。二是切实贯彻落实《关于加强民生档案工作的意见》等相关民生档案发展的文件精神，组织召开涉民单位民生档案工作协调会和民生档案工作现场会，协调各涉民单位，构建共建、共享民生档案工作联动机制。三是宣传推广典型经验，全面促进民生档案工作的开展。

2.2 加强指导，多个领域发展民生档案工作

各级档案部门和广大档案工作者要立足实际，开拓创新，扎实工作，协调配合，在多个领域发展民生档案工作。

（1）要积极开展新农村建设档案工作，在农村和农民服务方面要有新突破。在巩固农村建档率的基础上，围绕村庄规划、农村养老保险、宅基地划分、村级财务、计划生育等热点工作，开展档案的收集、整理和保存。选择条件好的乡镇（街道）开展“示范乡镇”、“示范村居”试点工作，组织召开“新农村建设档案工作现场会”，总结推广先进经验。

（2）要大力推进社区建档工作，努力提高基层和群众服务水平。拓展社区建档内容，把民生档案工作作为社区建档方向，建立低保人群档案、残疾人档案、优抚对象档案、贫困户援助档案等社保档案，健全低保户廉租房档案和拆迁安置档案，完善社会医疗保险、养老保险、残疾人救助、孤困儿童等民生档案。例如，为使全部社区加强建档，曲阜市档案局深入社区，积极开展档案业务指导， 与市民政局联合制发了《曲阜市社区档案管理办法》，编辑出版《社区档案工作操作手册》。

（3）要广泛开展“档案进家庭”活动，使家庭和民生服务有新亮点。可以与市机关工委、文明办等单位共同组织开展以“建家庭档案，促社会和谐”为主题的“档案进家庭”活动；对有建档需求的家庭开展义务指导和无偿帮助，使之建立起具有一定规模的家庭档案，从而成为全市的家庭档案示范户。

（4）要重点抓好社会保险档案，使完善社会保障体系服务有新成效。积极联系保险企业，促进保险档案升级达标规范化；联合房产交易中心、住房公积金管理处、婚姻登记处等多个单位建立起规范的房屋确权档案、住房公积金档案等，提高工作的规范化水平，拓宽了民生档案工作领域。从而形成各部门共建共享民生档案的联动机制，使民生档案工作规范化水平全面提高。

2.3 整合资源，完善服务，发挥民生档案利用价值

（1）大力丰富馆藏。重点接收涉及民生的档案进馆，不便于进馆的通过目录共享等多种联动机制，建立完善包括土地延包档案、社保档案、医保档案、合作医疗档案、养老保险档案、房屋拆迁档案、档案、环保档案、用工合同档案、卫生防疫档案、疾控档案等服务体系。针对部分企业改制过程中档案流失的现象，可采取与改制企业签订《改制企业档案移交进馆责任书》，积极争取市经贸局支持的方法，将档案移交工作纳入企业破产程序，保证档案移交与企业破产同步进行。发挥破产企业档案在开展就业培训、办理职工保险、促进社会稳定等方面的重要作用。

（2）完善民生档案数据库建设。建立包括婚姻档案、知青档案、公证档案、劳模档案等内容的民生档案目录数据库，并对部分重要档案进行全文扫描。

（3）加强民生档案开放鉴定。优先对馆藏民生档案进行开放鉴定，编制出开放目录。按照《政府信息公开条例》的要求，建立政府信息公开查询服务中心，开展政务信息公开服务工作，直接为群众提供服务。

2.4 齐心协力，常抓不懈，建立健全民生档案工作长效机制

结合民生档案工作实际，可持续做好以下五个方面的工作。

（1）建立经常性的涉民单位档案工作协调会议制度。与各民生档案管理部门建立起经常性、互动式的协调机制，定期召开民生档案联席会，交流民生档案工作情况，协调工作关系，统一部署工作任务，保持民生档案工作同步发展、平衡发展。

（2）制定一个具体的民生档案工作时间表，有计划、按步骤地开展民生档案收集整理工作，确保涉民单位不空档、民生档案门类不缺项、民生档案资源不流失。

（3）推行民生档案工作包保责任制，将涉民单位进行分解划块，责任到科室，并将民生档案纳入档案年检范围，每年开展一次交叉检查活动，确保责任落实到位。

（4）建立方便群众利用的民生档案查阅场所。设置民生档案查阅场所，并配备便民设施、设备；深化“文档服务中心”的作用，坚持服务群众的优良传统，简化利用手续，公布服务承诺，对弱势人群利用档案给以照顾，使服务凸显人文关怀。

（5）全面提高民生档案工作规范化水平，建立共建共享民生档案资源体系，实现民生档案的数字化和管理现代化。

【参考文献】

[1]胡莹.关于民生档案工作的实践与思考[J].2011，01.

第14篇

【关键词】油田企业 合同管理 管理制度

合同是企业经济往来的主要表现形式，合同管理是企业经营管理的重要工作之一。

一、合同管理的基本含义

合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等系列行为的总称。合同管理是实现现代企业在市场中的平衡制约和权利的桥梁，使当事人活跃在一个公平的环境中。合同管理必须是全过程的，由洽谈、起草、签订、生效开始，以合同失效为终止点。合同管理必须是系统性的，对与合同条款内容有关系的部门要做到统一管理。合同管理是动态性的，要及时关注履行合约过程中的变化情况，发现不利情况时要及时修改、变更、补充、解除和终止合同。

二、建立完善合同管理制度

实现优化合同管理环节必须要完善合同管理制度，现阶段合同管理制度的建设已经得到了我国油田企业的高度重视，正处于建立和完善科学的合同管理制度的过程中，主要通过完善合同的过程控制，整理清楚合同签订、实行、结项的全过程，从而达到适应企业的合同管理制度的建设和完善的目的，使企业合同管理工作更加规律、规范，进一步实现企业的科学化管理。合同管理制度包含的内容较广泛，包括：合同签订的审查审批，合同管理的模式，明确相关部门职责，合同结算的审查审批，合同的订立、履行、变更、解除，合同管理人员培训等。为了提高企业合同管理水平，有效控制合同风险是前提。在企业中派专业的工作人员肩负合同管理职责，负责企管法规科、计划科、财务资产科、工程科等相关合同工作，聘用律师加强对合同的审查，从而规范企业的合同管理。合同管理制度是否切实可行取决于很多方面，包括：合同审批、签订、审查、记录、保存；合同的档案管理；合同履行情况的变动记录，合同专用章管理等。要做到管理层次分明、程序规范、职责清楚，使合同的各项问题都在有效的控制范围内，就要制定一套科学化、规范化的合同管理制度。在未经审查和批准的合同上，不允许办公室盖章，不允许财务部结算付款，必须按规定进行合同的订立、审查、结算等环节。建立合同管理台账，对合同进行分类、分期管理；建立合同动态统计分析制度，可以定期分析合同履行的变化情况，对发现合同管理的问题以及企业经营管理中存在的问题有很大的帮助，从而研究出解决的方法。

三、在合同管理过程中实施科学的控制方法

在签约前严格审查资质，防止经济风险和法律纠纷现象的产生，合同当事人应该具有法律规定的资格。对企业法人有两个方面的资格审查，其一，企业法人或法人分支机构是否按国家的规定审批程序依法成立，是否持有营业执照，并且按时进行了年检。其二，对参与签订合同的相关人员进行审查，确保是企业法定代表人或授权委托人，两者签约范围不同，前者必须在企业的经营范围内订立合同，后者则必须在授权范围内订立合同，否则不具有法律效力、企业也不能享有权利。在签订合同前，通过合同相对人或工商行政管理部门了解本单位的资信情况。另外，在签约前还应审查当事人是否有履行合同的能力。其三，要用标准的合同文体，防止因为合同内容引起的争议。油田企业发展迅速，在经济往来中签订的合同种类也越来越多，合同类别较多，在签订合同时，若每个合同都制定一个独立文本，会大大增加业务人员的工作量，而且很容易出错，例如合同条款不全，约定不严密等。为避免这些情况，可以推行合同文本规范化管理。合同承办人在起草合同时，只需对合同标准文本中的主要条款进行改动，得到合同主管部门同意就可以；对于其他无合同标准文本的，由业务主管部门、合同承办部门和合同主管部门一起草拟。如果需要采用合同相对人合同文本，应取得本单位合同主管部门的同意。其四，提高监督验收及履约的力度，使合同管理动态化。履行合同的过程是一个动态的过程，包括：签订、交货、验收、结算等项目。合同管理中最重要的环节就是合同的履行，所以在履行合同的过程中，承办单位应对合同文本和合同相关文件做好保管工作，在合同结算、解决争议时作为依据。在合同履行过程中，各单位应监督合同相对人履行合同的情况。

四、明确合同管理机构的职责

站在油田企业的角度来看，合同管理机构的几大职责有：第一，制定本单位的合同管理制度要有针对性；比方说测井、固井、钻井、油气测试等要匹配专业技术方面的合同管理。第二，企业签订、变更、解除合同要在授权范围内，对重大合同的谈判、起草合同也要在授权范围内，对相关部门签订的合同要做好检查、监督工作，避免不合法、不完善的合同产生。第三，适时开展与法律、法规和专业知识相关的讲座，向员工宣传成功的合同管理工作经验。第四，依法参与本企业合同纠纷的协商、调解、仲裁等活动。第五，在合同履行的过程中进行监督、监察，发现问题和纠纷要及时处理，对于违反法律、法规的合同行为要坚决制止。第六，要建立合同档案，保管好合同以及与合同相关的文件。

五、加强合同管理人员的培训

管理的主体是员工，人才是企业优化管理的保证。所以，企业合同管理的水平与合同管理人员的综合素质息息相关。要定期对员工进行专业化岗位培训、外派学习等业务交流，提高管理人员的法律知识和业务素质。实行理论培训与专业知识培训、中长期培训与短期培训、课堂教学与考察观摩相结合的学习方式。有针对性的制定学习方案，尤其是在职学习。定期组织法律讲座，将最新的《担保法》、《合同法》、《招投标法》等法律法规介绍给业务人员。在新的法律法规颁布前，及时举办最新的法律学习班。

企业经营管理过程中的一项重要工作就是合同管理，它的内容不仅仅是简单的要约、承诺、签约等，它是一种科学的、全方位的管理模式。油田企业应充分运用科学的管理方法来进行合同管理，要做好事前的防范，事中的管理，事后的妥善弥补，防止对企业带来损失。

参考文献

[1]谭亚明.企业合同管理中的常见问题与对策[J].江汉石油职工大学学报，2010（6）.

[2]饶璞，谭丽，杨鸣.浅析企业采购合同管理的风险、困境及对策[J].集团经济研究，2007（9）.

第15篇

关键词：档案数字化；建设；水务

某水务集团于2011年成立，经过近10年发展，逐渐形成以供水为主体、水电开发、污水处理为两翼，以水生态、新能源、水饮品为辅助，以金融服务和水务科技为支撑的“一体两翼三辅助两支撑”的板块产业发展格局。随着集团水务事业发展壮大，水务档案数量和规模不断增加，档案管理呈现新特点，也面临新机遇新挑战，尤其是信息技术的发展和应用，产生大量电子文件档案，做好档案数字化建设与管理，成为推动新时期水务档案管理的重要内容和迫切任务。

1水务集团档案数字化现状及特点

某水务集团有限公司现有室藏档案2508卷（件），其中，科技档案1700卷，文书档案808件，财务档案1130件，声像档案76件，荣誉实物档案65件。为加快推进档案数字化进程，在前期将全部库存档案进行数字化扫描录入和整理，初步完善库存档案电子化管理的基础上，达到重要和核心水务档案数字化异质备份，确保新生水务档案随时移交、整理、扫描、备份，实现新生水务档案的规范化管理，以及重要水务档案数字化扫描、录入。水务集团档案数字化主要呈现四个方面的特点：1.1内容原生性。档案数字化并未改变档案本身承载着的信息内容，数字化后的水务档案，体现的是水务集团在其生产、经营、管理过程中产生的具有保存价值的原始、真实、完整的信息资料，内容本质依然为其原生性。1.2记载多样性。除《纸质档案数字化技术规范》规定纸质档案数字化具体操作规范，实物档案、视音频档案资料也可以进行数字化处理，以文字、图片、数字符号等形态存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等载体格式及形式存储。1.3传输网络化。水务档案数字化，后期的查询、利用并不需要接触到档案原件，只需在存储系统中查询到相关数字信息即可，且档案信息传输借助于局域网、互联网等渠道，实现水务档案信息网络化传输，形成巨大信息空间。1.4服务便利化。水务档案数字化，将各种水务档案信息存储于相关的档案数据库，集团内部各个子公司或个人根据预先分配的查询权限，可直接通过登录终端设备实现24小时随时查询、检索、阅读、下载、打印等，突破了传统档案查询的时空限制，档案利用更为便利。

2水务集团档案数字化建设应遵循的原则

2.1经济适用原则。水务集团室藏档案随着水务业务的拓展，呈现出不断增长态势，无论是采取数字化外包，还是自行进行数字化建设都需要耗费大量资金。尤其是数字化设备筛选以及文字识别软件选用方面，应立足集团档案数字化规划及经费预算，不能一味追求高精尖设备（常用数字化设备见表1）。2.2重点优先原则。水务集团档案数字化应坚持重点优先原则，首先将利用频率高、高附加值的档案资料进行数字化，然后对其他类型档案进行数字化规划，分步骤、有计划、有目的地推动档案数字化。伴随着水务集团业务的拓展，供水、污水处理、水电开发、水生态、水务科技等涉水业务需求增加，相关领域成为档案服务工作的重点对象，需要进一步加强。2.3安全保密原则。档案安全和保密工作是档案数字化工作的底线和生命线，尤其是数字化外包过程中，需要与第三方数字化专业服务机构签订安全保密协议，要求第三方严格遵守《保密法》《档案法》《档案服务外包工作规范》等相关法律及规定，确保档案数字化过程及结果的安全保密。如水务集团自行数字化，应严格按照档案数字化标准和要求，进行专业数字采集、整理、分类和数字挂接，并选用正版软件用以存储档案数字信息，重要档案应采取物理隔离、数据备份等相应的安全保密措施。

3规范水务集团档案数字化建设流程的措施

3.1做好档案数字化前期准备。水务企业档案数字化前期准备工作主要包括三个方面。3.1.1成立数字化领导机构，加强对数字化工作的领导。根据水务集团档案工作现状，成立由分管领导任数字化工作领导小组组长、其他子公司主要领导为副组长、公司办公室负责具体实施的数字化工作领导小组，统一领导数字化工作。明确小组工作职责，制定集团档案数字化工作方案，细化各个时期、各个阶段集团档案数字化工作目标、任务。集团财务部门应将档案数字化所需经费列入集团年初预算，为后期档案数字化实施提供充足经费保障。3.1.2选择数字化设备和软件，为档案数字化提供必要的物质条件。基础设施：准备数字化过程中档案存放必须的库房场所；硬件设备：档案数字化所需的计算机、大型扫描仪、彩色打印机、刻录机、存储硬盘、档案装订机、打孔机、档案扫描录入笔、档案装具等；配置档案数字化软件。3.1.3强化数字化知识培训，为档案数字化提供坚实的人力基础。组织相关人员到水务系统档案数字化开展较为成功的企业进行实地参观学习，也可邀请其他国企、民企等企业人员来进行现场经验传授，开阔视野、拓宽思路、博采众长，为做好集团档案数字化营造良好氛围，打下扎实理论基础。3.2严把档案数字化各环节质量关。3.2.1第一步：整理档案。将出库的水务档案盒及卷内档案进行记录，必要的予以拆装，并做好页码编号，检查档案是否有缺损，及时修补。3.2.2第二步：扫描处理。根据水务档案保存及纸质资料清晰度设置具体分辨率。如灰度水务基建图纸，可将其分辨率调至300dpi，增加扫描清晰度；工程档案纸张较多较厚，易卡纸，可选用平板扫描仪扫描。纸质档案扫描完成后，再逐页检查是否存在漏页、重复等，并将扫描结果上传至服务器。3.2.3第三步：结果识别。下载汉王OCR工作包进行扫描结果识别。识别时需对扫描的档案资料进行文件格式调整（大小、倾斜度、图片方向等）、版面分析（版面布局及内容逻辑分析等）、识别（存档较久的手写体需要借助手动识别）等。3.2.4第四步：文字校对。常采用纵校与横校两道工序，能够有效降低识别工作包中的错误率。3.2.5第五步：版面复原。校对完毕后，一般会选用“双层PDF”格式进行保存，便于后期全文检索。3.2.6第六步：质检。在档案数字化管理端，软件系统会为客户端自动分配工作，主要是承担返工单处理及质量控制。根据《纸质档案数字化技术规范》，应按照5%比例抽查作业包中的文件识别清晰度、文件页数及格式，如发现不合格，应返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：备份。选用汉王OCR软件，该软件中的“OUTPUT”子文件夹可将前期经质检合格的数字档案全部保存至专门的档案系统，实现备份。应做好备份标签，便于后期的检索利用。3.3提升档案数字化成果利用水平。首先应设置登录系统。根据集团内外用户不同，赋予其不同登录查询权限，并在线提交相应的申请查询信息，由档案部门审核作出相应答复处理。其次档案部门审核申请档案材料。水务工程、合同档案等属于档案，档案管理部门只能为具有相应查询权限，且按照档案查询利用制度及流程提供相应的档案资料。经系统审核、身份认证后，档案管理部门线上或线下将相关资料提供给查询者，限期返还。

参考文献：

［1］林兰.加强水务档案管理的实践与思考［J］.浙江档案，2020（7）：62—63.

［2］朱玉娟.夯实基础创新发展实现水务档案工作新跨越［J］.档案与建设，2019年（9）：55—56.

［3］程旭，马崴，白建华.水务档案的新特点与新的管理方法［J］.水利天地，2005（2）：18—19.

［4］酒吴珍，陶婷婷，周美君.企业档案数字化建设的思考与研究［J］.机电兵船档案，2020（4）：74—76.

［5］叶国梅.国有企业档案数字化的探索与实践［J］.电脑知识与技术，2020（17）：239—240.

［6］张晓飞.企业档案数字化建设路径探析［J］.档案天地，2019（10）：52—53.