档案现代化管理范文

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第1篇

【论文摘要】随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理,从20世纪80年代开始,我国已经步入了档案管理现代化时期。

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识，拓宽服务领域。

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。

要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。

参考文献：

第2篇

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1、分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识，拓宽服务领域。

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。

第3篇

关键词：档案管理;电子政府

档案之有用，源于之其特有的、强大的凭证价值和参考（情报）价值。曾经指出：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。档案管理作为国家利益的捍卫力，经济发发展的拉动力，社会进步的保障力，科技创新和文化繁荣的促进力，其管理具有重要意义。在信息化浪潮中必须确保先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，提高档案工作整体水平。随着信息时代的发展。档案管理方式已发展到以电子档案为中心，业务处理过程档案化以应用为中心的新模式。本文将对档案的现代化管理进行分析，提出几点意见［1］。

1 档案工作的概述

广义上的档案工作是指档案事业，所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。狭义上的档案工作是指档案管理工作，具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。档案工作具有管理性,服务性和政治性［2］。

随着时代进步，现代档案工作发生了以下四点转变：

1.1 在工作定性、定位方面，从附属性、机要性转为服务性、职能性；

1.2 在工作格局方面，从封闭转为开放，从以保管为主导，转为以开发利用为主导；

1.3 在服务对象方面，从单纯为领导服务、为本单位内部服务，转为同时面向全员和社会服务；

1.4 在服务方式方法上，从被动的、手工的、内向型的服务，转为主动的、开发性的、数字化和网络化的服务

当前档案管理主要存在的问题为档案总量偏少，载体形式单一，并且载体结构具有缺陷。

其相应的解决措施为：

(1)密切关注经济社会发展和各项工作的新领域、新业务、新事物，拓展建档范围，加强收集工作；

(2)健全档案管理制度，保障档案收集完整；

(3)在档案结构的多元化上下功夫，重视各种门类、各种载体特别是电子文件的归档和收集。

2 档案的现代化管理

2.1 构建现代化档案管理新理念。

构建现代化档案管理新理念，需要明确的档案管理任务和发展目标：以妥善保存档案，便捷应用为发展目标。

2.2 解决适用、配套的管理设施。

不少档案管理设施仍停留在50、60年代的木制柜，由于条件有限落实困难，温湿度控制乏术。档案资料堆积混杂，

档案基本管理设备缺乏［3］。

因此，在档案管理中需要注重场所，装具以及信息化设施使用情况，确保档案的妥善管理。

2.3 实行制度化、规范化、标准化管理。

制度化、规范化、标准化三者之间有密不可分的关系。制度是对各方关系、行为准则、办事程序作出统一规定。规范是对工作的数量、质量、方式、方法等作出统一规定。标准是对普遍性的业务技术作出统一规定。制度根据法律、法规、政策制定，偏重宏观，以调整关系、规范秩序为主要目的，有强制性。规范、标准以科学、技术以及普遍性的经验的综合成果为基础制定，偏重微观业务，侧重业务性、技术性和操作性，一般属非强制性。其中，档案工作的标准化为重中之重。

档案工作的标准化是一个过程，即标准的制订和实施的实践过程。其实质为简单化，统一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

档案工作标准化体系的构成包括档案工作基础标准，档案工作业务技术标准以及与档案工作标准相关的标准。

——档案工作基础标准。包括档案专业基本术语标准、档案馆代码编制标准，档案种类划分标准，档案计量单位标准，档案统计工作标准，等等。

——档案工作业务技术标准。包括档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准，档案保管与保护标准，等等。

——与档案工作标准相关的标准。如：文件制成材料质量标准，底图、蓝图制作规范，竣工图编制标准，技术文件格式，国家机关公文格式，CAD电子文件光盘存储与归档标准，等等。档案工作标准体系，就其横向结构而言，一般分为国际标准、国际区域性标准、国家标准、行业或专业标准、地方标准、企业标准等。

因此，在档案工作标准化的实施过程需要增强贯彻标准化的意识；认真学习、掌握标准文本的内容、要求；要有推行标准的保障措施，运用法律、经济、行政手段保证标准的贯彻执行。

2.4 大力推进档案信息化。

档案信息化既是整个档案管理现代化的重要基础，也是体现档案管理现代化水平的主要标志。档案信息化的三大任务，分别为文档一体化管理，电子文件归档管理和档案数字化、网络化。

2.5 着力进行档案信息资源的有效开发。

档案信息资源开发具有很大的潜在价值，但其目前有以下问题：1、档案资源匮乏；2、数字化程度低；3、可检索性差。因此应该大力开展档案信息资源的有效开发。

3 结语

档案的现代化管理是档案事业不断进步的重要动力和源泉，做好档案管理，思想上要高度重视，要根据自身的情况来确定工作思路，加强档案的基础业务工作，重视档案收集完整和齐全，重视档案编研工作，重视档案信息化建设和实现网络化的查阅和检索，积极争取职能部门的支持，存进档案管理与信息化的结合，推动其不断发展。只有现代化管理，才有使档案管理具有更广阔的发展空间。

参考文献

［1］ 王丽梅. 简谈新时期档案管理工作的重要性［J］. 青年文学家, 2011, (10)

［2］ 卫双囤. 谈档案的管理和有效利用［J］. 山西档案, 2011, (S1)

第4篇

关键词：计算机技术；档案管理；现代化

1 档案管理现代化的定义

档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。

2 档案管理现代化进程中的问题

2.1 档案标准化程度低

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

2.2 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

2.3 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

3 实现档案管理现代化的对策

3.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

3.2 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.3 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

3.4 强化管理意识，加大投入力度

首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

参考文献

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）.

第5篇

基于以上对当前档案管理中存在的问题及其成因分析，笔者认为可从以下几个方面着手应对：

（一）必须转变传统的档案管理观念，增强现代化意识

现代化档案管理必须要求有现代化的管理观念。档案管理的主要内容是要有现代化的管理思想。假如档案工作者不具备现代化思想意识，就会直接影响管理档案的现代化进度。没有现代化档案管理思想，即便是有先进的档案管理和保护设施，也不能被称作现代化的档案管理。在实现这种现代化管理的进程中，相关档案工作者一定要树立科学管理的思想观念，并建立起与时俱进的档案管理意识，彻底转变重管理轻利用和封闭保守等观念，将传统被动式服务的档案管理转变成主动式服务管理，由封闭式服务模式转化成开放式服务模式，更好的使档案工作适合社会主义现代化经济的发展。

（二）建设好硬件设施，具备现代化的技术和装备

在档案管理中，要充分运用现代科技，及时配备科技现代化所必须的计算机、光盘记录机和互联网等办公设备，开发新的档案管理软件，加快管理档案的现代化进程。这就要求政府增加财政支持的力度，相关档案部门也应大大提高工作水平，得到更多的财政支持；与此同时，相关档案部门应利用自身存有的档案资源，从各个方面挖掘潜力，开发出种类多样的档案信息来适应社会的需求，把档案的内在价值变成经济效益。

二、加大开发档案资源的力度

首先，要想迅速的获取档案信息，必须要凭借现代化科技手段。基于档案信息量的不断增加，再加上电子载体的大量涌现，档案工作必须应用计算机及多媒体技术，打破传统的纸质载体的信息储存方式，对档案信息进行文图声同时储存，实现现代化多层次、全方位的档案管理。要快速了解档案信息，就必须要选择统一标准的软件，软件要首先具备先进性，与此同时，还要符合我国的国情，使档案的管理达到现代化水平。其次，在档案的收集和管理中要介入电子文献。电子文献具有很多特性，比如信息共享、动态文件特征、载体稳定、不可识别性、依赖性、形式多样性等，再加上寿命短，体积小的特点，所以应尽快建立电子化信息管理系统，自其产生便对有关业务进行监督，从而来确保拥有持久性的信息。

三、结语

第6篇

关键词：档案管理 现代化 现状 问题 对策

中图分类号：G271

档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为国家建设服务。其包括档案管理观念现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等三个方面。

随着信息技术的发展，档案管理现代化已成为档案界的热点。因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。

一、档案管理现代化发展进程

档案管理现代化也是一个与科技发展同步的渐进过程，是一个有重点、有步骤地代替手工管理、解决实际问题的发展进构。然而，档案管理现代化也是一个相对的概念，过去曾经先进实用的技术与管理方法，现在也许就落后于实践发展了。因此简要地回顾―下档案管理现代化的发展演变过程，有助于探讨当前的档案管理现代化中存在的问题，并提供解决问题的对策。

从世界范围来看，档案管理现代化发端于20世纪60年代档案管理自动化研究工作。20世纪60年代初，国外一些档案工作者在计算机专业人员的帮助下，开始试用计算机管理档案，并开展了档案管理自动化研究，如美国、英国、法国、南斯拉夫等。1972年，国际档案理事会设立了档案自动化专业委员会，负责研究、收集和交流各国档案管理使用汁算机的情况，并通过召开会议、出版书籍和开展培训等活动，对各国档案管理自动化起到较好的推进作用。

我国档案界于20世纪70年代末开始了运用计算机管理档案的尝试，至今已有三十几年时间，也取得了不小的成就。我国计算机档案管理的发展，从时间进程上对以分力四个阶段：即调查论证阶段、初步实验价段、技术攻关阶段、网络化及其推广应用阶段。

调查论证阶段。1979年开始，个别档案馆开始对计算机在档案部门的应用，进行了调研和可行性论证工作。

初次实验阶段 。1983年.有少数几个档案馆，使用计算机开发了档案管理实验性的应用系统。开始了档案著录标引方法的摸索，着手制定档案著录标引的国家标准。

技术攻关阶段。从1985年开始，档案部门攻克了计算机应用档案管理的―些技术难关，出现了一些比较好的档案目录计算机管理实用系统及应用结果。目录数据已开始准备采用国家标准。

推广应用阶段。1987年后，随着计算机软硬件技术的发展和档案管理自动化研究的深入，计算机在档案部门的应用，已开始向档案管理的各个环节扩展，档案管理软件系统功能也由“点”到“线”再到“面”，呈现不断提高与完善的趋势。

20世纪90年代以来，我同的档案管理现代化建设进入了快速发展时期。90年代中期，现代化管理开始了网络化阶段；进入21世纪，则开始了以启动数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。与此同时，我国档案部门还进行了现代化管理标准的制定与完善，如颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘储存系统的一致性测试》等。这将有力地促进我国档案管理现代化走上规范化的发展道路。

二、我国档案管理现代化的现状

近年来，档案管理现代化建设取得了很大成绩，如适合于机关档案工作的文书工作―体化管理系统已大规模应用，各档案部门已基本实现计算机自动处理的环节，光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段，档案计算机管理正逐步走向网络化等。

虽然我国档案管理现代化建设已经得到了很大的发展，但此项工作毕竟是一项较大的系统工程，其发展过程中仍存在着这样那样的问题，如不及时采取措施妥善解决，将制约档案管理现代化的发展进程。

三、我国档案管理现代化建设中存在的问题

1、档案管理现代化意识不强。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。多年来，档案管理现代化是人们探讨的热门话题，但由于档案意识薄弱，对档案管理现代化的认识不够，大多数单位也仅仅是把它停留在话题上。由此出现了领导不重视，资金投入不足，设备陈旧落后，对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题（如电子文件的管理与利用）缺乏深入研究和具体的解决方法等若干问题，严重影响了档案管理的现代化进程。

2、档案工作人员业务素质亟待提高。人才现代化是档案管理现代化的前提。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这就要求档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员知识结构还远远达不到这些要求，这将成为制约档案信息化建设的瓶颈问题。所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才就成为了当务之急。

3、对档案管理现代化缺乏统筹规划和强有力的指导。从总体上看，各级档案馆、各企事业单位、各系统的档案管理现代化工作仍处在“各自为战”的状态，没有统一的标准、规范，目标不明确，步骤不清楚，重点解决的问题不突出，由此造成购置设备型号不一，功能各异，技术设备不配套，系统操作平台不一，为档案管理现代化的统一、规范带来极大的障碍。

4、技术设备问题。由于经济条件的限制，部分档案部门不能在现代化建档案管理现代化方面投入足够的资金，使得自身的现代化技术装备较差。而且绝大多数单位档案室的计算机，仅用于档案的检索，检索的卷数却仅占档案室档案总数的30%左右，且主要集中在文书档案，其他各门类的档案，如会计档案、科技档案等仍为手工检索。

四、解决措施

针对目前档案管理现代化过程中存在的问题，笔者提出以下解决措施

1、更新观念，增强档案管理现代化意识。在实现档案管理现代化的过程中，首先是提高领导干部的认识，他们握着地区或单位档案工作现代化管理的命运与前途。其次档案工作人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤积极而稳妥地开展档案现代化建设。

2、加强档案人员的培养，提高业务能力。要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人才资源开发推动档案现代化的进程。首先要提高档案工作人员的基础素质，树立标准意识，因为档案人员的标准意识如何，决定了档案基础业务工作的质量。其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高档案工作人员的业务素质，以满足档案信息化发展的需要。

3、加强组织领导，促进交流、合作。档案管理现代化建设是一项系统工程，绝不能各自为政，必须加强组织领导，搞好宏观管理。档案行政管理部门要统筹规划，加强协调，把档案管理现代化建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理现代化建设的资金投入，制定统一的现代化管理标准，在设备购置、数据库建设、应用软件推广、人员培训等方面统一布置；规划好档案馆、机关档案室、科技事业单位档案和企业档案馆（室）的现代化管理工作。需要注意的是档案管理现代化是一个循序渐进的过程，各级档案部门条件差异较大。因此，档案管理现代化建设不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，推进档案管理现代化建设有条不紊地发展。_

交流、合作，则是实现档案管理现代化的纽带和桥梁。档案工作在国内地区间、省际间的发展存在着差异，我国与世界上发达国家的档案工作也存在着一定的差距。这就需要及时地进行科学的交流、学习与合作。认真对照、分析、研究，取长补短，加速实现档案管理现代化的步伐。

4、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。这是实现档案管理现代化的物质基础和保障。要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

5、采用现代化管理。这是实现档案管理现代化的主要途径和必经之路。档案管理包括宏观管理和微观管理，前者是指制订档案工作发展目标，以及为实现这一目标进行计划、组织、协调、控制等一系列活动，后者是运用先进的科学方法，做好档案的收集、整理、保护、鉴定及开发利用。档案部门及档案工作者应遵循档案工作的发展规律，采用科学的管理方法，最大限度地发挥人、物、财的效用，把档案馆建成一流的党和国家管理的档案基地和提供优质服务的信息中心。

总之，档案管理现代化是一项复杂的系统工程，要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使档案工作形成一个科学、完整、合理的现代化管理体系，真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平。

参考文献：

1、傅荣校 《档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视》 浙江大学出版社 2002年版

2、薛四新、彭荣、陈永生主编《档案信息化应用系统建设》 机械工业出版社2006年版

3、宋宝英 《档案管理现代化的几点思考》 《世纪桥》 2009.2

4、韩先美 韩 波 《档案管理现代化建设中存在的问题及对策》 《山东档案》

第7篇

[关键词]档案 管理 现代化

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）17-0163-01

一、档案管理现代化的意义

档案管理工作时组织发展中一项必不可少的工作内容，传统的档案管理工作方法已经陈旧，不适合企业的发展，随着社会的发展，档案管理工作也有了新的发展和进步，档案管理工作的现代化的实现，一个主要的内容就是要实现档案管理工作的信息化。实现档案管理的现代化，对于组织发展而言有着重要意义。

做好档案管理的现代化，首要的一点内容，就是要提高档案管理的信息化水平，这有利于充分利用组织内的信息管理系统，实现档案信息的保存，发挥现有的微机潜能，实现组织的信息系统的充分利用。另外，从档案管理工作的角度来讲，做好档案管理工作的现代化，实现信息化的档案管理工作方式，对于档案信息的检索，查询等也是非常有帮助的。传统的档案管理方法多是使用纸质记录的方式，纸质文字记录的档案不仅要占据一定的空间对档案信息进行保存，同时，从另一个角度来讲，这种档案管理方法还不利于管理工作中对于信息的检索和查询。如果要检索一些具体的档案信息，耗费的时间会比较长，影响档案管理工作的效率。除此之外，传统的档案管理工作方法采用纸质管理，这种管理方法在档案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的档案内容有可能被泄露出去，信息的外泄就会影响到组织发展的安全，因此，这种档案管理工作方法有可能带来安全管理工作方面的疏漏，影响到组织的发展。

所以，在档案管理工作中，实现档案管理工作的组织化和现代化，是推进档案管理工作顺利发展的重要要求，能够保证档案管理工作的顺利实施，提高档案管理工作的效率，保证档案的安全性。

二、未来档案管理现代化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是 档案利用工作发展的必然趋势。

三、当前档案管理信息化发展的现状

实现档案管理工作的现代化，一个主要的途径就是实现档案管理工作的信息化，当前，在组织的档案管理工作中，还存在一些问题，影响着档案管理工作的顺利发展。

在档案管理中，信息化的电子处理设备在档案信息的管理方面功能还不健全，在组织内部的信息系统中，这种档案管理工作的具体模式还没有完全运作起来，为了更好地实现档案管理，推进档案管理工作的规范化和现代化，这种档案管理模式必须要改变。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

另外，从档案管理工作人员的角度来讲，在档案管理工作中，工作人员的具体能力素质存在很多不足的地方，现代化的档案管理工作要求工作人员要具备一定的计算机操作能力和基本办公软件的使用能力，这对于档案管理工作人员来说是一种压力，过去的档案管理工作中，主要的管理方法就是纸质管理，管理人员主要进行一些纸质档案的保存和检索工作，一旦实现信息化的管理，就需要逐步实现档案管理工作的无纸化办公，一些档案管理工作人员的计算机操作能力和办公软件的掌握水平低，也是一个重要问题。

四、实现档案现代化管理工作的对策

未来，在档案管理工作中，要想更好的推进档案管理工作的现代化，就要努力实现档案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好档案管理工作，实现档案管理的现代化，主要可以从以下方面入手。

首先，要加强在组织内部的档案管理信息化系统的建设，配套的软件和硬件设施要建设全面，把档案管理工作纳入到一个系统化的轨道上来，配套的计算机设备要安排到位，同时，引进一些高水平的电子软件，服务于档案的管理工作。同时，在档案管理工作中，信息系统的建设还要实现组织内各部门的联合，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一，所以，在信息化系统的建设中，还要注重做好联合目录的建设，增加档案信息的全面性。

其次，对于档案管理工作中的工人员，在档案管理过程中还要加强对工作人员的能力培养，要加强对工作人员的信息化技术的培训，提高他们对计算机信息系统的操作能力，提升他们的软件使用能力，加强对他们的具体技能的培训，提升他们信息化管理工作水平。

结束语

综上所述，档案管理工作对于组织的发展具有重要意义，传统的档案管理工作发展中，无论是管理方法还是管理思想都比较陈旧，未来，档案管理工作要向着现代化的管理目标发展，在这个管理目标的指导下，档案管理工作要提高信息化的管理水平，强化现代信息技术对档案管理工作的支持力度，提高档案管理人员的工作技能，更好的服务于现代化的档案管理工作。

参考文献

[1] 客付安.谈现代化的档案管理[J].中华少年：研究青少年教育，2012，（8）.

第8篇

关键词：档案管理现代化、数据采集、高水平的咨询服务

什么是档案的现代化管理？如何研究开发档案现代化管理？如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。综合多年来的工作经验，谈谈本人的见解。

（一）

档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，是记录历史真实状况的重要资料，是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来，它以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，使整体动态取得最佳效果。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式，两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，传统档案管理的主体是纸质档案，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征；二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目 、排架、统计和提供利用等诸环节，现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。

总的来说，档案现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。

档案现代化管理的最终目标，是最大限度地保护档案质量，延长档案的寿命；最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。要完成档案现代化管理的最终目标，必须做好三件事：一是在保证电子档案质量的基础上延长档案寿命；二是利用计算机技术提高档案管理效率和水平，开发档案信息资源，为社会各界提供高水平的咨询服务；三是对档案数据文件的采集、整理，形成电子档案，丰富资源。这三件事不是各自孤立的，而是相互依赖、相互制约。延长档案的寿命是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发；不能为社会提供相应的咨询服务，延长档案寿命就失去它应有的意义，即提供高水平的咨询服务要靠高质量的档案资源为基础，延长档案寿命的意义要靠提供高质量的咨询服务来体现。如果没有源源不断的档案数据采集，在电子时代，档案就失去了继续丰富档案资源的源泉，其后果不堪设想。三件事都要靠人去做，特别是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人员科技素质的提高，显得尤为重要。

（二）

能否有效的进行数据的采集和整理，将直接影响到档案的现代化管理，并有利于提高咨询服务的水平。档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作,没有档案数据的采集,档案管理的现代化建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作,档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。

由此可见,档案数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案现代化管理建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范档案资料数据的采集,扩大数据中心收集范围的覆盖面,使档案资料的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合档案资料的数据资源,有效提高档案管理和利用的水平。

要实现档案数据采集与整理的高效化，应从以下几个方面确定中心档案数据采集的范围和数据采集的渠道：

档案资料数据采集的范围

档案资料目录中心数据采集范围为:反映该地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。

档案资料数据采集的渠道

档案目录信息齐全、数据准确是档案管理现代化建设的基础,而高效的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。档案数据的采集人员应主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富档案数据资源的信息含量。在档案数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集数据、采集数据数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。

（三）

现代档案咨询服务是随着档案中介结构的产生而发展起来的，它要求档案界人士充分认识到服务是档案赖以生存和发展的基础，使档案人员主动积极地参与到社会生活当中，将档案融入生活，发挥档案工作的重要社会功能，高水平的咨询服务是依托档案人员有效的数据采集完成的。

一般说来，档案咨询服务除了具有独立自主性，复杂综合性等咨询服务的共性外，还具有社会服务性、专业针对性、层次实用性、真实可靠性等特点。我国档案咨询服务的社会服务性决定了其必然分为多个种类，我们不妨试从以下几个角度来分析：（1）按档案咨询的形式，可分为口头咨询、书面咨询、网络咨询;（2）按咨询服务的难易性来分，可分为一般性咨询和专门性咨询；（3）按内容性质分，可分为事实性咨询、指导性咨询、管理性咨询、专业性咨询、科研咨询及委托咨询。

档案咨询服务的形式众多，由此而来的是近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善;(2)公私服务机构间矛盾日益突出；（3）咨询人员素质普遍过低；（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。

针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平，应从以下几个方面着手：

从根本上提高档案工作者的总体素质

档案资源管理人才是知识型的管理人才，档案信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当代社会的档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的电子化管理。计算机的产生和普及应用，对人类科学文化的发展必然产生巨大的推动作用，机读的电子文件在档案载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不能完全取代纸张载体，但纸质文件载体形式必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用。即为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须要学会利用档案计算机化管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求档案工作者必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。在电子技术逐渐普及的时代，档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，才能真正解决理论与实际脱节的问题，为社会各界提供高水平的咨询服务。

加大档案现代化管理的投入

制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、技术、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化管理的意识。首先，应加大精力和资金的投入，注重地域和业务领域上的不平衡，缺少资金，应想方设法创造条件吸收资金；缺少设备，应千方百计配备先进设备；缺少管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才，以解决规模效应小、人员素质低等问题。其次，各部门领导，尤其是主管档案工作的领导，要经常了解过问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。再次，要有宏观指导的总体思路，提出切实可行的办法，解决公私服务机构间的矛盾，实现发展战略上的创新，提出新的管理内涵和技术手段，这些都对档案事业的发展具有重要的意义。

由此可见，电子信息化是当代档案事业发展的重要方向，档案资源是社会发展和经济发展的重要保证，档案资源系统是整个国家文献信息系统的重要组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案的现代化管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有重要的意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。档案中蕴藏的丰富信息将在当今时代的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程，建设一个完善的档案现代化管理系统。

[参考文献]

罗秀梅《浅谈档案管理现代化》黑龙江科技信息 2009年19期

刘忠浅《谈如何实现艺术档案的现代化管理》.江西图书馆学刊 2007年01期

第9篇

【关键词】档案管理；现代化；重要性；管理措施

0.前言

档案管理现代化主要包括管理手段的现代化、管理方法的现代化以及产生的管理工作的新模式。档案管理手段的现代化主要是利用计算机完成文档一体化管理，运用多媒体技术实现档案管理的数字化，运用网络技术和虚拟技术实现档案管理的网络化。

1.档案管理现代化概述

档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。概括起来主要有三方面的工作：一是运用成熟的新技术，科学地保管好档案，延长档案寿命；二是利用计算机及其网络技术、数字化技术，开发档案信息资源为社会各界服务；三是收集、积累、整理电子文件。

1.1档案资源信息化

档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的主要内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

1.2档案保护现代化

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

1.3档案管理手段现代化

管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

2.档案管理现代化的重要性

2.1时展的要求

新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。而随着现代化的电子信息技术和高新科技在全世界范围内的迅猛发展，计算机、网络等第三次科技革命带来的新技术、新手段在社会生活的各个领域和部门中得到大范围的普遍运用。自动化办公和无纸办公已经成为现代企业发展的一个新趋势，而档案管理工作作为现代企业不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时展的步伐，朝着实现现代企业档案管理的现代化发展。

2.2工作效率的要求

现代企业的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的，提高工作效率，节约办公时间和办公资源，是市场经济时代的主流发展方向。而如果一直沿用过去传统的档案管理模式，就必然会出现办公效率低下、查询时间长、管理资源浪费过多等现象，这样的档案管理方式严重影响了对档案管理的利用效率。档案管理部门也很有可能成为企业的鸡肋部门。从另一个角度来说，企业内部实行的办公自动化也对档案管理的现代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企业的电子档案库，这样既方便资料查询、提高了档案管理工作的效率，也有利于节约档案管理资源。

2.3档案保护和利用的要求

对档案的的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理的现代化。许多档案由于存放的时间过长，再加上对档案的防护措施不足，导致有些纸质的档案材料由于长期因疏于保护而出现脱落、模糊等现象。此外，传统的档案资料保管方式非常落后，不利于其他部门的随时查阅，在企业内部，也不利于档案资源信息的共享，而在同一时间段，几乎不能同时与他人同时掌握相关的档案资料，降低了档案信息的利用效率，不利于实现各项工作的高效性和机动性。

3.实现档案管理现代化的重要措施

3.1实现管理现代化

增强档案管理现代化意识， 管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识， 就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段， 前沿的管理方法，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法， 使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.2加强各项档案管理制度建设

大力宣传国家《档案法》，做到严格贯彻执行。形成领导和员工在思想上做到高度重视，真正认识 档案在企业发展中的重要作用。使得企业真正重视档案工作基础设施建设，加强档案管理的各项规章制度建立和进一步完善，做到思想上高度重视，行动上积极主动，不断学习，更好的开展业务。

3.3实行档案管理的规范化、标准化、信息化

这就要求我们在做好传统的纸质版档案的归纳整理存档等工作的同时，对于企业内部网络运转系统的网上办公等方式，即文件在网上的传阅、审批、阅办，到最后事情办理完毕，文件的归档，要极为熟悉。并且在整理电子文档时更加注重文档的真实性、完整性、有效性、保密性。实现对电子文档的前端控制和全程管理，做到电子文档的网上网下的全程控制、整理和记录。档案管理的标准化即要求档案管理要依据企业的特点、标准，运用相关的辅助计算机应用程序系统，来实施企业的档案管理。实现档案的网络检索、建立档案的卷、表、目等目录，为实现档案管理的标准化打下良好的基础，也利于档案的信息化建设。档案管理员对于行业的档案管理专业知识及新的科技手段的学习也要与时俱进，全面提升自身的综合素质，做到与企业、时展的脚步保持一致。使企业的档案管理实现现代化，更好的适应和服务企业管理、发展的现代化，提升企业的市场竞争力和发展潜力。

3.4加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

第10篇

一、档案信息电子化安全管理的现状

1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。

2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。

二、档案信息电子化安全管理的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化安全管理的益处

所谓档案信息电子化安全管理，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化安全管理，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4、档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化安全管理，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

第11篇

        档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。档案管理实现计算机化是大势所趋。作为档案工作者，必须认清档案管理现代化的趋向，努力学习微机使用、管理知识，以实现档案管理规范化。

        1、档案管理将实现无纸化、虚拟化

        随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

        档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

        2、档案管理将实现缩微化、数字化

        缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

        3、档案管理将实现信息化、网络化

        当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，使地球变得越来越小，信息空间越来越大，没有“国界”，没有距离，“足不出户知大小”已成为现实。这不仅提高了整个社会的办事效率，而且也密切了整个社会的联系。这就为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。

        目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。

       网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。

        4、档案管理将实现多元化、智能化

        随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

        计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。

        5、档案管理将实现社会化、市场化

        其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

        其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。

第12篇

一、加强对档案管理整改

档案是开展业务活动的原始记录，目前，在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题，如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱，而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节，我们首先做到加强工作力度，认真梳理管理存在的问题，认真编研材料编撰，、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实；其次，制定达标方案，落实责任人，我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限；第三要重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准，移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一整套比较完整的档案管理制度，同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先，要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推行计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次，对于那些建馆时间比较藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档” “案件”等则可用计算机程序将人名.地址.时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

三、高标准强化档案管理工作

首先，档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分，是做好各项管理工作的基础和关键。同时，随着信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些可待解决的问题。因此，我们要对档案管理工作给予高度重视，必须强化档案管理标准化。其次，随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程，文件档案的计算机管理克服了以往工作环节，工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件档案管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。第三，当今世界已经进入信息时代，办公自动化已经成为不可争议的现实。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现档案计算机辅助管理势在必行。另外，各种新型载体档案的储备技术已经应用到档案管理领域，数字化档案馆也已开始启动。为了适应时展需要，使我国档案管理工作与各项工作有效衔接，我们确立了档案管理工作的网络化、数字化目标，并制定了详细的工作方案，为最终实现档案自动查询和档案资源共享做好充分的准备。

第13篇

关键词 档案管理；保密；安全

中图分类号 G271；G647 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2013）012-0237-01

1 概述

计算机系统的安全与保密同属一个问题的两个方面，既有区别又有着密切的联系。系统安全是指对人身的安全和系统本身承受自然灾害，人为破坏，操作员失误及系统故障后对信息处理系统的正确性、完整性及可用性的考验。安全措施应确保系统对上述灾害的预防保护及恢复能力。保密是指对系统中的信息资源的存取、修改、扩散及使用权的控制。危害系统保密的主要因素是犯罪分子的窃密，保密工作中的漏洞，以及工作人员的疏忽。

计算机系统的安全和保密问题已越来越为更多的人们所重视。随着计算机网络的日益发展，资源共享的目标正在逐步得到实现。然而有利就有弊，资源共享这一方式一旦被一些别有用心的人所利用，就会给国家、单位和个人造成巨大损失，这方面的例子不胜枚举。目前，世界各国政府和企业在实践中已深深体会到计算机安全的重要性，开始在计算机安全方面进行大量投资，设立安全技术和理论研究机构，大力开发安全产品，并对计算机通信设备等进行安全技能技术认证和鉴定。安全和保密技术已作为一个新的边缘学科在国际上形成。本文仅以电子文件与电子档案的安全为例说明档案现代化管理中的保密与安全。

2 电子文件与电子档案的安全。

电子文件和电子档案的各项性能是由技术决定的。随着电子文件和电子档案的广泛应用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者应积极采取有效措施，提高电子文件和电子档案的可靠性。

2.1 确保电子文件与电子档案安全的技术措施

目前，用于维护电子文件的真实性、安全性方面的技术主要有以下几种：

2.1.1 加密技术

电子通信系统中采用了“双密钥码”进行加密。在网络中每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自己知道的解密密钥解密。这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件的内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

2.1.2 签署技术

目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来的笔迹如同在纸质文件上亲笔签名一样。电子计算机将这种“签名图象”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。另一种是利用双密钥码可在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个数字签名，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数字签名。

和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任。2005年4月生效的《电子签名法》则为这种技术的推广使用提供了法律基础。

2.1.3 防写措施

目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其作任何修改。在电子计算机外存储器中：只读光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

2.2 确保电子文件和电子档案安全的管理措施

在电子文件的形成、处理、归档、电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有可能被更改、丢失，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立一整套科学合理严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。

2.2.1 加强对电子文件相关人员的管理

电子文件是由人制作的，其存储、检索传输等处理都是按人的意愿进行，因此，对参加电子文件制作和管理的人员进行严格管理是至关重要的。工作中要提出严格要求，明确具体管理措施，对相关人员进行教育，不断提高电子文件制作和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工作精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平，这才是保证电子文件原始性真实性的根本措施。

2.2.2 建立电子文件的全过程管理制度

电子文件从形成到利用中间经过很多环节。哪一个环节职责不清，制度不明，考虑不周，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此及早建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集积累，以防止在分散状态下发生信息丢失。电子文件的收集、积累比纸质文件要复杂的多，稍有不慎，就可能造成无法挽回的损失。因此，一开始就要明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集积累制度和要求。严格的归档制度，是保证电子档案安全性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。

2.2.3 建立电子文件管理的记录系统

电子文件形成后因载体转换而不断地改变自身存在形式。如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。用电子文件形成、处理、保管过程中都有真实记录可供查询，来证实电子文件的原始性、真实性。

保密与安全是档案管理现代化中的一个永恒主题，当我们在享受现代化给我们带来方便快捷的同时，也要时刻注意整个系统的安全和保密，防止因为一时疏忽而带来不可估量的损失。

参考文献

第14篇

关键词：办公档案；现代化管理；措施

办公档案管理对于企业的发展与进步具有总结与引导性作用，企业可以从档案记录中对企业的发展方向进行分析，发现在过去的发展路途中所存在的不足之处进行改善。随着科技的不断进步，经济的持续发展，办公档案管理越来越标准化、科学化和现代化，其在社会各个领域中都起着重要的作用，管理内容方式不断改进，促进了办公档案价值的有效发挥。下文将对办公档案现代化管理的相关内容进行详细的论述。

一、办公档案现代化管理的重要性

现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。

现代化办公档案管理不仅推动着企业档案管理事业的发展，对于计算机、互联网等科学技术也有着推动作用。在现代化办公档案管理制度中，除了需要现代科技的支持，更重要的是现代管理理念的支持。在现代档案管理理念中，处于核心地位的是现代化办公档案管理办法。科学、合理的办公档案管理办法能够使得办公档案获得事半功倍的工作效果，对于提升企业办公档案管理水平有巨大意义。

二、办公档案现代化管理的优势

1.显著提高办公档案的健全性

在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平[2]。

2. 提高查找效率

采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。

3.现代化办公档案管理更加规范化

现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，防止出现交叉情况。

三、强化办公档案现代化管理的措施

1.重视办公档案现代化管理的创新

在实际工作中，用持续发展的眼光来分析研究办公文件归档工作，解决办公文件电子化后遇到的新问题，以此不断提高办公档案的现代化管理水平。在办公档案现代化管理工作中，要与时俱进、重新认识和采用新方法来加强办公档案管理。扩展思路开发，利用办公档案信息，使用新的手段指导办公档案现代化管理，改进管理的机制。

2.强化办公档案的标准化管理

办公档案管理的各个方面都应当按照标准化的制度与程序进行，保证办公档案管理科学合理。标准化缺失将直接导致办公档案现代化管理难以开展，而衡量办公档案现代化管理效果的一个重要尺度就是标准化的程度，标准化是促进办公档案科学管理的重要途径。

3.现办公档案管理传统方式和现代方式的有效结合

倡导办公档案现代化管理并不是意味着要将传统的管理方式全部舍弃，不是对传统办公档案管理方式的全盘否定，而是在加强传统办公档案管理的基础上，采用先进的管理方式和技术逐步向办公档案现代化管理转变。在过渡中，需要继承发展传统办公档案管理中的优点，改进传统办公档案管理中落后的管理手段。

4.实现办公档案管理组织的科学化

办公档案管理应当以科学理论作为指导，结合办公档案管理的实际情况，根据管理工作的特点与客观规律，促进办公档案管理的科学化和高效化。科学化可将传统的行政领导方法转变为宣传教育、绩效考核和行政领导等措施相结合的综合管理方法，从而提高办公档案现代化管理的效率。高效化可在办公档案管理组织内部做到物尽其用、人尽其才，确保文件流通和人员查询顺畅，信息能够准确、及时的得到传递。

5.加强新技术、新知识的学习和人才队伍建设

新技术、新方法的学习，主要体现在以下几个方面：载体材料现代化；保管条件现代化；复印装订等技术现代化；咨询业务智能化和档案工作方式现代化等。人才队伍是办公档案现代化管理的主体，其办公档案管理能力、技术和业务知识水平的掌握程度直接影响到办公档案管理水平的高低。

四、结束语

综上所述，办公档案现代化管理是符合时展的要求，是由多种因素组成的一项系统工程。日益强调工作效率的现代社会，对办公档案管理有着更高层次的要求。为了顺应社会发展的需要，办公档案现代化管理是档案管理的发展趋势。在具体实践中，应当树立创新、发展的观念，加强办公档案现代化管理的人才队伍建设，加大办公档案现代化管理手段的投入，促进办公档案管理朝着标准化、科学化和现代化不断迈进。

参考文献

[1] 陈小玲.办公档案现代化管理探析[J].办公室业务，2012（21）.

[2] 褚海燕，贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济，2013（30）.

第15篇

[关键词]档案工作；现代化管理；档案管理

现代化管理是相对传统管理而言的。它是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体动态的最佳效果。现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分发挥人的作用。

我国已经步入快速发展的知识经济时代，实现档案现代化管理是现代化社会发展的必须趋势。在实施档案现代化管理过程中，应严格执行国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002]8号）中的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文件的真实、完整、有效。

一、档案现代化管理的必要性

实现档案管理现代化，是我国社会主义市场经济发展的必由之路。档案工作是党和国家事业的重要组成部分，进入二十一世纪，我国现代化建设飞速发展，在世界上的地位不断提高。在赶超世界先进水平的进程中，需要利用各方面档案材料，档案工作始终为社会的政治、经济、文化、科学等方面提供服务，为社会主义经济建设服务。要赶超、借鉴，就要有充分的国际、国内动态档案材料作为前提，充分了解过去和现在，为今后的发展方向和赶超目标制定方案和改革措施，这就要参照以往的档案材料做出全面规划和部署，使社会主义经济建设朝着远大目标蓬勃向前发展。使档案管理工作能与社会主义四个现代化建设相适应，与市场经济接轨，为党和国家各项工作服务。随着城市化建设的不断发展，各类人才伴随着经济开项目和国家的区域开发聚集流动，这就要求档案管理必须要与社会的发展同步，人才档案、学籍档案、科研课题、科研项目档案等必须要实现网上查询和异地转录，只有这样才会满足社会发展的和人才流动的需求，因此，实现档案管理现代化是大势所趋，势在必行。

二、电子文档建设是实现档案管理现代化的基础

随着办公自动化的深入发展，以纸为文件的主导介质，开始让位于数字代码序列的电子形式。电子文件如何归档是当今档案界共同面对的大问题。电子文档的特性是一种数字化的信息形态，可以在随时随地进行查阅和下载，实现档案资源的共享。但是电子档案的缺点也很明显，就是对计算机设备的依赖性、载体的非直读性、信息的易更改性等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性；电子档案长期保存的困难性；电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性；创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的艰巨性。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源网络化一方面囊括档案工作的服务内容，另一方面将拓宽档案工作的范围。丰富的网络资源和完善的网络功能，将为档案工作走向多元化创造良好的客观条件。如果档案系统形成网络，那么利用开发的档案资料会十为便捷，服务领域更加宽广，社会效益与经济效益也更为广泛。

三、信息容量大，占用空间小，检索迅捷

随着科学技术，特别是用于档案管理的计算机技术的不断进步，大容量的存储设备不断出现，大大增加档案信息的存储量，信息存储的时间和安全性也得到了大幅度的提高。现在常用的普通优盘的容量达到4GB甚至更大，理论上可以存储20亿个汉字，或者高清的视频可播放达到6个小时，个人电脑的硬盘容器更是达到250GB、500GB。同时，计算机的运算速度也不可同日而语。信息检索快速便捷。而且，数据库技术、数据仓库技术也为档案管理提供了新的理论依据。

四、计算机技术和网络的应用是实现档案现代化管理的前提条件

（一）加强宏观管理，做好组织协调工作

鉴于目前档案现代化管理工作尚处于各自摸索、分散管理的状态，加强宏观管理，做好组织协调工作是十分必要的。这样可以在现代化进程中少走弯路，避免人力、物力和技术的浪费。首先，行政管理部门要建立专门的现代化管理机构，强化档案管理现代化的监督和指导，协调解决各地区、各部门档案管理现代化建设的重大问题。其次，要制定中长期建设和发展规划。实现档案现代化管理是一项长期的任务，各级档案管理部门应根据上级档案馆的规划要求，制定适合当地实际的总体目标和各阶段工作任务，明确建设任务。第三，要组织技术协作攻关，统筹解决档案现代化管理的共性问题。开展档案现代化管理既涉及现代化管理的理论问题，又涉及广泛的科学技术问题，单靠一个地区、一个部门是难以胜任的。各地应进行必要的分工协作或合力攻关。

（二）以电子计算机技术的应用为重点，加快档案现代化管理的步伐

应用电子计算机，在档案馆工作现代化进程中处于主导地位。目前，电子计算机技术已在许多领域得到了广泛运用。由于计算机性能不断完善，运算速度不断提高，价格不断下降，从而使运用电子计算机管理档案成为现实和可能。必须以计算机的运用作为实现档案现代化管理的突破口，提升档案管理人员利用计算机技术进行档案管理的能力，全面推动档案管理现代化建设。

五、档案工作现代化管理的方法和途径

（一）加强领导，加大投入

要做好档案现代化管理，关键在于加强领导的档案管理意识。第一，将档案管理现代化管理列入议事日程，并纳入工作计划及对其进行考核。第二，应投入大量的精力关心和支持这一事业，配备人才、资金、设备。第三，各级领导，尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

（二）提高档案标准化，规范化水平

档案标准化是实现档案管理现代化的重要前提。当前和今后一段时期，积极推行档案管理标准化应是各级档案馆的重点工作。首先，制订和完善相关标准，使档案管理的各个环节都有标准可以遵循，并要采取措施，积极推行档案管理标准化工作。其次，要加强档案业务基础建设的规范化。这是各级档案馆工作的一项经常的、大量的工作任务。各级档案馆可通过定级升级活动，应评促建、以评促改，还清长期拖欠“旧帐”，使档案业务基础建设有大的改观。特别是对新接收征集进馆的档案，要做好整理编目的规范化工作，为档案现代化管理创造良好的条件。第三，要积极开展档案的著录标引工作。这是应用电子计算机技术的重要的前处理工作，直接影响到计算机管理系统能否实用。同时，在著录标引工作中，要坚持著录与标引的标准化，按科学方法办事，为档案检索的自动化打下扎实的基础。

（三）抓好数据库建设

数据库管理和检索服务系统是实现档案现代化管理的基础。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。首先，领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合。其次，面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。再次，突出重点，由单一库向系统库发展。

（四）确保档案数据库安全

安全是档案现代化管理不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息是否直接面对普通公众。档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案现代化管理中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。在技术层面上，可通过采用先进成熟的信息技术手段，建立安全可靠的档案数据存储、管理平台，确保对数据的长期存储和安全保管；在应用层面上，可通过对档案利用者的访问权限和范围的控制，实现对档案的可控利用。

（五）坚持效益型原则

由于档案现代化管理是一个漫长的过程，需要投入相当的人力、物力和财力，因此必须遵守效益的原则，循序渐进。档案现代化管理是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，实行多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。

在国家提出建设社会主义文化强国的大背景下，档案现代化管理工作作为文化建设一个方面，必须扎扎实实从点滴做起，顺应国家战略，发挥其应有的作用。

参考文献：

[1]兰祝刚，周艳华.基于知识服务的档案管理模式的实践与思考.中国档案，2011（6）.

[2]李华峰.关于非公有制经济组织和新社会组织档案管理的若干问题的思考.人大复印资料.档案学，2022（2）.