采购档案管理范文

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第1篇

[论文关键词]高等学校；采购；档案管理

根据《政府采购法》相关规定，高校在一定规定金额和范围之内可以自主招标，招标涉及货物、工程、服务等项目，招标过程中会产生招投标文件、评标资料以及合同等相关档案，种类繁多，数量会因投标单位的数量而变化，总量庞大。招标档案是学校的建设过程中的重要资料，是后期的项目实施、验收的依据，也是高校权益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息资源。因此，招标档案的科学管理对高校的规范管理和全面发展有着举足轻重的作用和重大意义。

一、高校采购档案管理中存在的问题

（一）档案机构与采购职能脱节

目前大多数高校单位的文书和档案管理是两个相对独立的部门，档案工作在高校不受重视，加之高校招标项目量小、时间较分散、阶段性的工作，从职能角度上讲，工作的交叉性使招标工作和管理存在诸多问题。档案管理部门通常认为招标结果产生后即表示招标工作已经完成。而各级领导、项目负责人及工作人员的档案意识都不强，对招标档案工作缺乏足够重视，没有把招标档案工作实质性地列入专项管理，招标档案没有被作为一种重要信息来认识和保护，致使招标工作形成的档案在归档、保存、查阅上存在很大困难。

（二）采购档案的信息化程度不高

由于编制、开发计算机管理档案软件的大多数是计算机专业人员，他们对档案管理中的一些特殊规律缺乏明确的认识，而档案管理人员对计算机技术的掌握又缺乏深度，因此实际工作中所用软件功能还比较单一，仅局限于档案的编目和检索，许多工作还得靠手工来完成，信息化程度很低。招标工作形成的档案资料种类比较多，这些资料最大的特点就是，纸质资料量大、保存年限较长，事后查阅频率较高。招投标文件都讲究权限和时效性，在规定的时间和要求下必须作出有效的承诺和保证，而这些均以纸质形式反映，保证公平、公正和公开。在信息技术高速发展的今天，有些学校甚至还未使用计算机进行相关数据录入，更谈不上专业软件管理。

（三）采购档案管理目标不明确，缺乏配套的管理制度

有的高校对反采购档案要达到什么没有明确目标，不能根据现有的软、硬件条件和单位实际工作的需要提出合理的工作目标，也缺乏相应的规章制度。招标项目往往涉及的人员多，档案收集不规范。同时会涉及货物、工程、服务等多方面，项目管理人员档案的整理水平差异很大，没有按照统一标准和制度进行整理归档，档案的收集也不完整，遗漏现象等。但高校对这方面工作也缺乏相应的责任制度。另外由于招标工作人员及项目负责人多是兼职，没有额外的报酬和奖金，也没有相应的管理制度，责任心不强，工作不重视，工作中缺乏沟通配合等，直接造成档案质量不高。

（四）采购档案保存存在安全隐患

与纸质档案载体相比，电子文件的存储材料的寿命要短很多，一般仅为5- 15年，而很多采购档案保管期限都达15年以上。在信息化程度比较高的学校，会形成大量电子数据。电子文件的存储材料容易受材料变质和外来磁场的影响导致数据被破坏，造成数据的丢失。由于计算机系统出错造成数据库系统和文件系统故障；录入或更新的数据不满足格式条件或要求；人为地、有意识地破坏活动，对数据非正常修改，对软、硬件的蛮力破坏等都会导致数字化档案的缺失，并且无法修复的可能性比纸质档案大的多。

二、改进高校采购档案管理的建议

（一）重视采购档案管理工作，明确专职专业管理人员

招标档案工作对于高校的权益保障有着至关重要的作用，高校应加强重视此项工作。鉴于招标档案的重要性，应建立学校招标档案工作领导小组和明确档案管理专职人员，并且应保证一定的稳定性。专职工作人员应利用现有的资源，采取科学的方法和手段从各方面及时、广泛地搜集现有招标相关档案，并对照归档范围进行系统的整理、检查分析，确保招标档案符合原始、完整、准确的要求。

（二）加大采购档案的信息化程度

档案是一种信息产品，要合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用并获得最佳效益，必须通过软件开发编制档案检索管理系统。此外，在服务技能上要有自动控制技术等手段的支持，对档案进行全方位、多角度、高效和安全的改造，保证电子文件的管理与监控。高校招标工作的阶段性和时效性特点确定单独开发编制档案检索系统的成本太高，但人工检索管理存在较大的难度，工作效率低。因此，系统检索方法的实现可利用学校资源，比如在校档案室管理软件的平台上进行再次开发利用或者利用学校人才资源开发简易检索工具，这一检索方法的存储量大，检索效率高。另外，各高校档案管理机构需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，通过构建网上档案服务平台，为更多的用户提供服务。

（三）完善采购档案的专项管理制度

高校招标档案资源建设涉及学校货物、工程、服务等各方面，也是一项系统工作。做好招标档案管理工作的重要基础和保证就是建立健全档案管理规章制度。

建章立制，完善各项招标档案管理办法，并认真贯彻实施。根据学校设置招标组织的情况制定招标档案管理规章制度，明确招标档案管理人员的具体职责，按照问责机制原则进行管理和监督，同时设定一定的奖惩制度，提高工作人员的责任心和积极性，保障招标档案的连续性和完整性，使招标档案工作进一步制度化、规范化。

（四）构建采购档案的保密及安全防护体系

招标过程中每一个信息对于招投标双方的公平都是至关重要的。关系着招标后项目合同的签订、项目的实施验收以及纠纷处理。随着招标的结束，合同的签订、项目的实施及验收陆续进行，包括可能出现的纠纷事宜，招标档案是这一切工作的基础，学校合法权益的重要保障，是具有重要价值的原始资料。这就要求档案专职管理人员要做好招标档案的保管和保密工作，确保档案的安全性和完整性，不能违反相关的操作程序。同时，根据电子档案特点和网络结构的特点，其安全防护也应综合使用各种安全防护措施，构建立体化的安全防护体系。包括设立防火墙和安装杀毒软件，防止未授权系统的侵入；安装加固软件，防止对系统安全构成的威胁。档案信息网络主要是学校内部局域网，其网络上运行有大量的密级信息，除安装各种网络安全防护软件外，还应对网络的安全运行情况进行检测。为了确保信息的完整、准确，必须进行数据备份，并脱机保存到其他介质上，以防止数字信息的丢失或更改。

第2篇

第二条*市货物和服务类项目政府采购档案管理适用本办法。

第三条政府采购档案是指在政府采购活动中直接形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

政府采购过程中形成的各种记录的正本必须归档保管；政府采购过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，可以作为资料保存；对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当按照国家保密法律和行政法规的规定进行管理。

第四条各级政府采购监督管理机构负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第五条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理机构、采购人和政府采购机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第六条政府采购档案包括以下文件资料：

（一）采购计划申请表，包括采购需求清单或需求说明和资料等；

（二）政府采购审批表和移交表；

（三）政府采购活动日程；

（四）招标文件，包括有关文件、资料、样本、图纸等；

（五）招标投标信息公告所刊登的媒体记录和有关审批记录；

（六）采购人对招标文件的确认记录；

（七）供应商领取招标文件记录；

（八）对已发出招标文件的澄清或修改的文件；

（九）供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；

（十）抽取评审专家记录；

（十一）标前会会议纪要；

（十二）投标供应商签到表；

（十三）评审专家签到表；

（十四）有关部门现场监督人员签到表；

（十五）投标文件正本，包括有关文件、资料等；

（十六）在投标截止时间前，投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录；

（十七）开标一览表；

（十八）开标过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

（十九）开标过程中其他需要记载的事项；

（二十）工作人员对评审过程的记录；

（二十一）评审专家评审记录；

（二十二）投标供应商的书面澄清或承诺；

（二十三）需要考察的采购项目的评审报告；

（二十四）废标报告及处理意见；

（二十五）有关部门现场监督人员对采购活动监督的签字记录；

（二十六）依法变更采购方式或采购结果的记录；

（二十七）中标、成交通知书；

（二十八）采购结果公告记录；

（二十九）政府采购合同，包括依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录；

（三十）公证文书；

（三十一）评标报告；

（三十二）采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录；

（三十三）政府采购验收报告；

（三十四）采购资金拨款通知单；

（三十五）有关部门或中介机构的验收报告；

（三十六）争议或纠纷处理结果；

（三十七）供应商质疑材料、处理结果记录及答复；

（三十八）供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

（三十九）其它需要存档的资料。

第七条政府采购机构自组织签订政府采购合同之日起，五日内将政府采购过程中形成的全部文件材料移交政府采购监督管理机构。

第八条政府采购活动现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存；应当建立健全监控系统音像资料的使用管理制度，以保证监管工作的实际需要。

第九条政府采购档案应当符合以下要求：

（一）文件格式、内容符合要求，规范统一；

（二）整个活动中形成的文件材料齐全完整；

（三）必须是原始件，不可用复印件替代；

（四）文件材料中的签名、印鉴手续齐全。

第十条政府采购档案不符合要求的，档案管理人员不得接收，并告知原因，确保政府采购档案符合国家有关质量标准，便于保管和利用。

第十一条政府采购监督管理机构和政府采购机构应当依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制。

第十二条档案管理人员应当加强政府采购档案的管理，在合同签订、交付验收和结算完成后，按照要求，负责收集、整理档案，档案装具应当符合档案主管部门的规定。

第十三条政府采购档案应妥善保管，并保证档案库房的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十四条政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。

第十五条政府采购档案按照政府采购工作流程排列。

第十六条政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

政府采购活动现场监控系统录制的音像资料的保存期限，必须保存至该政府采购项目履行完毕。

第十七条查阅、复印政府采购档案，必须填写《政府采购档案查阅/复印登记表》，经单位负责人批准后，由档案管理人员负责调阅；需复印的，由档案管理人员负责复印。

第十八条外借政府采购档案，必须填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间最长不得超过三日。

外借档案返还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理返还手续。

第十九条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十条保管期满的政府采购档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见必须报单位负责人审核批准，同时报同级档案主管部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，必须有两人以上监销，同时要邀请财政主管部门人员参加现场监销；

（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第二十一条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政主管部门和政府采购监督管理部门处以罚款和对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交政府采购监督管理机构、档案工作人员归档的；

（二）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（三）涂改、伪造，损毁档案的；

（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员，造成档案损失的；

第3篇

关键词：电力企业；招标采购；档案管理

进行电力建设过程中，需要及时的进行项目采购，确保降低建设成本，保障电力项目的建设质量。但是具体采购过程中，如果没有完善的管理措施，不控制不了资金的使用情况，甚至出现挪用公款，中饱私囊的问题，因此必须科学的对招标采购资源进行分配，然后严格监管采购成本，把企业的经济利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招标采购档案管理中所存在的问题分析

1.管理规范中的问题分析

对电力企业的建设项目进行招标和采购，就是要各个供应商在公平竞争的情况下，把电力建设中需要使用的多种物资，利用投标和招标的方式进行购买，其优势就是市场透明公开，电力企业可以获得价格便宜，质量有保证的建设物资，在我国经济不断发展的情况下，招标采购事业也日益繁荣，但是也暴露出了一些问题，例如监管规范存在很多漏洞。采购和招标都是新兴项目，其制度也有待完善，一般都是在不断发展发现中提出问题，然后予以解决，对该制度进一步完善。其是一个长期的过程，不能毕其功于一役。而电力企业进行招标前，一定要先设置严格的规范制度，这样才能很好的对其行为进行约束。由于企业没有系统的招标方式，因此导致采购流程随意，少部分企业有严格的规范，但是在落实不到位，其具体效果也很难体现。很多招标行为都是暗箱操作，导致项目不能正常建设。除此之外，一些招标部门管理职能划分不清，监管工作不到位，再加上监管人员配合不默契，招标期限一拖再拖，因此必须完善招标采购的监督机制。

2.审查制度存在问题

在招标的审查工作中，供应和编码是主要问题。第一，项目和需要的物品编码不匹配，而对物资监管中，也没有一个相对统一的程序。第二点，少部分企业得到物资后，需要验证物资的质量，但是企业内部在这方面并没有资质，但是还是进行验证，导致物资质量级别不符合要求。除此之外，大部分企业都没有认识到审查的重要性，实施招标前没有进行调查分析，物资的种类、质量情况，以及单价都不了解，这样没有标底的招标很容易被太高招标价格，不利于企业的发展。

3.人员管理方面的问题

由于对人员监管不力，致使虚假招标情况层出不穷，如果预先确定了中标者，那么招标方会单方面提高招标的条件，进而排挤其他的竞争对手，除此之外，一些招标人员和招标方串通一气，利用陪标进行竞争，极大的损害了第三方的利益。进行评价时，有很多非理性干扰因素存在，没有一个可操作的定量化依据。部分评标人员违背了公平原则，只是迎合项目企业提供的建议，破坏了正常的管理流程和秩序。

二、电力企业建设中招标采购档案管理的对策分析

1.对选择程序进行完善

供应方对于电力企业的建设很重要，直接影响企业项目的质量。采购的物资方是企业的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之间的工作流程，供应方为企业提供可靠的资源，其有分享利益的权力，但是也要承担一部分建设风险。因此电力企业在选择时要有一定的标准，在合作前对工作流程中的问题加以分析，然后一同采取解决措施，改变被动的执行方式，优化操作流程。确定供应方前，应该对所有企业都采取一视同仁的态度，提供一个公平竞争的平台，以市场为导向，主要降低采购成本。确定供应方数量时，可以结合企业的实际情况，然后对建设风险进行预测，采购来源不能单一，除此之外，有效降低附加采购经费，让企业利益最大化。

2.完善合同监管工作

在拟定建设合同过程中，采购部门要积极参与到合同具体条款的协商中，然后对采购流程进行确定，如果现有流程存在问题，就是提出和修正。对验证人员、评判规则和验证方法都要仔细商榷，如果有不利的情况及时提出，避免成为既定事实[1]。在执行建设项目时，可能遇到多方面的阻碍，因此在合同中就要预先规定好，增加一些有约束力的条款，对制造商的级别，以及分包资质都要进行合理约束。进行协商过程中，一定要限制物资采购的范围，这样可以尽早确定建设资金的分配[2]。形成合同的时候，采购企业的人员应当对信息途径进行扩展，掌握越多对企业有利的信息越好，对于合同中有关关键技术的条款，采购人员要格外的重视，避免项目业主利用这些条款来约束电力企业。签订合同人员要和项目设计人员进行沟通，对服务的种类，服务的要素、采购期限，以及施工单价进行了解，对各种风险因素进行衡量[3]，做好一切的准备和防范措施。总而言之，在进行合同签署中，必须全程进行有效的合同监督，确保电力企业的合法权益。进行物资采购过程中，先检查物资的质量情况，如果发现严重的质量隐患，应该立即提出，不要隐瞒，通过协商进行解决，坚决不能回避或视而不见。

3.加强人员管理

任何工作和项目都是由人来完成的，人在这方面处于主导地位，如果相关岗位的人员没有很高的职业素养，那么制定再合理的规章制度也会出现问题，为了避免中饱私囊、内部人员和物资供应者勾结等损害电力企业利益问题的发生，必须加强人员道德方面的学习，然后在岗位上考核，重要岗位必须让业务骨干来担当，监督人员部门也要做好监督工作，切实把企业利益放到第一位。

三、总结

随着我国经济建设的发展，电力项目工程也逐渐增多，因此企业在这方面的投入也开始加大。在电力项目建设中招标是有效的采购模式，如果招标工作出现问题，将会直接影响电力设施的安全运行，相关的采购部门必须加以重视，完善管理制度，在合同签署中积极参与，提供有建设性的意见，切实做好本职工作。

作者:陈晓燕 单位:贵州电网有限责任公司物流服务中心

参考文献

[1]王建军.电力企业重点建设项目档案工作“全过程”管理探索[J].档案与建设，2014（，2）：78-80.