电子档案管理规范范文
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第1篇
[中图分类号]R197.3 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）07（c）-105-02
Standard management and utilization for electronic medical record
CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei
(Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)
[Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.
[Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record
电子病历档案是医务人员对病人进行问诊、查体、检查、诊断、治疗、护理等医疗过程中形成的文字资料的总和；它不仅是病人住院期间诊疗过程的真实反映，具有法律效用的原始材料，而且还是医疗机构临床、教学、科研的宝贵财富以及综合评价医疗质量、技术水平、管理水平的依据。
1电子病历档案的规范管理
环节病历质量的规范管理与监控是病历管理中最重要的一环，它能及时发现和纠正医疗运行中环节病历存在的问题，最大限度地减少医疗缺陷的发生，提高医疗安全。医院质控部门应按《执业医师法》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗事故处理条例》、《病历书写规范》等相关法律中，规定的三级查房制度、术前讨论制度、疑难病例和死亡病例讨论记录、手术分级管理制度等去审核和抽查各科在院病人的环节病历质量。检查病历书写的及时性、准确性、医疗质量、上级医师审检病历等情况。发现有医疗缺陷的病历及时纠正，有效地提高了医疗安全，保证病历质量。
终末病历是医务人员对病人诊治过程结束后的归档病历，使病历质量监控由事后检查向事前预防的方向转化。终末病历质量监控是对归档病历认真履行职责，严把入库关工作。对病历中存在的缺陷，及时给科室反馈信息，对所发现的病历书写缺陷，必须在不影响病历资料的原始性、真实性的情况下进行选择性的补充和完善。监控措施分两步：①各科室主任全面负责本科室已完成归档前的电子病历的质检、评分、签署等质量管理。②归档后由医院病案统计室的质控部门对终末病历分病案首页、病历记录、病程记录和其他四个方面，按《病历书写规范》和各种法规进行全面质检，对于病历存在不足之处督促书写人及时整改，并将在病历中反映出的医疗或管理中的缺陷及时反馈给科室，提高临床医生“记录所做的事，做所记录的事”的意识，提高各种记录的有效价值；杜绝和预防丙级病历的存在。
病历书写及时性的规范管理是病历质量符合客观、真实、准确的要求。住院志、入院记录应当于病人入院后24小时内完成；首次病程记录应当在病人入院8小时内完成；抢救记录，抢救结束后6小时内完成；手术记录术后24小时内完成；出院记录，患者出院后24小时内完成；死亡记录应当在病人死亡后24小时内完成；出院病历档案72小时内完成和归档等；这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。但在临床医疗过程中，由于受繁琐的医疗工作和教学任务的冲击，有些医务人员也重治疗而没有及时书写病历，事后凭印象去补写，有可能造成记忆的遗漏或混淆，影响其真实性和可信度；病历书写按时限完成是保证病历质量的重要一举。
2 电子病历档案的开发利用
设计医院电子病历（EMR）与病案统计模块进行数据交换的网络接口，从EMR提取病历档案信息内容到病案统计系统，病历内容就是医院业务统计重要的原始资料，是医疗业务活动数量和质量统计的可靠依据。经过编辑、整理、分析的病历档案资料：①可为医院管理和上级部门提供报表服务；为临床业务开展、专科的建设、病床的分布、人员的安排等制订切实可行的工作计划，改善管理方式，提高工作效率提供依据。②与医院信息管理系统衔接，可在医院的局域网内查询到医疗动态、临床经验、病人诊疗过程及病人基本情况等资料，为医院管理和临床诊疗提供了必要的内容。③据病历资料可筛选病种输出至Excel表中进行量化后，导入SPSS中分析某疾病的发生发展、变化趋势、密切关系、危险因素的相关关系、设计某疾病的诊疗模型和鉴别诊断服务于临床。
在临床教学中，需要利用大量病历档案作为生动的示范教材，通过各种形式的病例讨论(如疑难病例、术前病例、死亡病例讨论等)，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。特别是对典型病例或罕见病例的讨论，更让学生终身难忘，受益匪浅。一份科学的、完整的病历档案往往起着教科书无法替代的作用。
电子病历档案是病人接受医疗诊治过程中的详细记载，它不仅是病人住院期间疾病诊疗的真实反映，还是确立疾病诊断和拟定治疗方案必不可少的依据。尤其对再次入院病人的诊治，病情的追踪，更要参考以往的病历档案。它还可成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料。也是临床实践最直接的记录，通过分析、总结，对提高医疗质量和技术水平，评价医疗业务能力、发展医疗卫生事业起到极其重要的作用。有些在治疗过程中还可发现某些特殊的规律，从而提示医务人员及时修正治疗方案，使治疗更趋正确、合理，缩短病程，提高治愈率，为医学研究提供可靠依据，推动医学的发展。
随着社会医疗保障体制改革的深化，法律制度的不断完善和人民法律意识的增强，病历档案的使用范围日益扩大，社会化的利用比例日趋上升。在解决医疗纠纷中，病历档案作为真实有效的凭证和判定责任的重要依据，处理各类肇事、事故、伤残等刑事、民事案件，司法机构往往是根据病历档案的原始记录来处理或判明责任。随着人们思想观念的改变和医疗制度改革的深化，大病保险和其他商业性的疾病保险，病历档案为医疗保险、保险公司补偿或理赔提供真实信息。故病案档案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据和重要依据。
[参考文献]
第2篇
【摘要】
阐述了电子档案的优势特点，分析了医院电子档案管理工作中存在的问题，并立足医院档案管理工作实践，就如何将手工档案管理向现代化档案管理过渡，以适应现代医院数字化发展的要求进行了分析，提出了规范管理电子档案的措施和做法。
【关键词】医院电子档案管理 思考
现代信息社会计算机系统作为工具已经与人们的工作、生活紧密不分，在医院随着信息化程度的不断提高，各种新型信息介质和记录方式不断涌现，因此，医院形成了大量以磁盘和光盘为载体，可以在计算机、局域网、广域网进行复制、存储、传递、检索、使用的文字、语音、图片、影像、视频动态文件。收集、整理、管理、利用这些有价值的电子文件是电子档案规范管理所要面临的问题。
在电子文件产生初期的1988年，当时在法国巴黎召开了第十一届国际档案大会，大会的主题就是“新型档案材料”，会议意识到采用新技术的机读档案能为传统档案开辟新路。到了1996年的国际档案大会，会议提出了：档案馆原来只保管实体档案的传统做法和理论原则正在受到“虚拟档案”的巨大冲击［1］。由此可见，电子档案的作用和地位在飞速发展，逐渐为人们所重视。进入到21世纪，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，比如医院这样的机构，各类档案也是种类繁多，形式不一，电子档案呈逐年成倍增长之势。现在，我院档案管理模式是：纸质档案与电子档案并存，计算机网络作为一种高效、便捷、处理庞大信息的现代先进工具被较为广泛地应用，并参与到医院档案管理中。这种模式大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、空间，提高了效率。应用计算机、光盘、硬盘、服务器等高科技存储、检索工具，借助网络信息系统平台，同时也可以便捷地得到所需的档案资料，丰富了档案查借阅手段，有效地提高了档案查、借、阅效率。
1电子文档所具有的共同特点和优势
1.1便于检索，办公效率大大提高
电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面，计算机强大的信息处理能力参与到文书档案管理，最明显的优点就是解决了在传统档案管理中人们使用手工操作时出现的信息收集不完整、漏抄、字迹不工整等问题，改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的公文收集、公文处理，节约了人力，也提高了准确性。
1.2电子传输跨越时空，实现了资源的共享
电子档案在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅。因此，电子信息化管理相比传统的管理方式，检索效率高，同时还可以将诸如档案收集、查询、统计等功能与具体业务密切关联，快速查找，使档案利用更加便捷、充分、及时。
1.3存储时间长，节省资源，信息易于保管
与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防潮、防止虫蛀，而且可以重复使用、节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案最大的优点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力［2］。
1.4流程化的业务处理将档案管理规范起来，强化了制度的执行
办公自动化软件的应用使大多数的数据是由协作工作流程执行过程中自动生成的，为医院档案管理提供了一个规范的工作过程的管理平台［2］，因而档案制度得以规范执行。
1.5传输安全性提高
传统的档案传输是靠人力，在传输过程中不免会出现资料的丢失，费时费力，安全性也随之降低。电子传输不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
2电子档案管理中存在的问题分析
电子档案虽然优势明显，但是我院档案室在近年的工作中意识到电子档案的产生、收集、管理、利用与各部门密切相关；与各种软件、硬件的配备密切相关；与管理密切相关。各环节管理如果不协调，总有各种缺陷等待完善和弥补。
2.1电子文件自身缺限
电子文件具有依赖性和信息的不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及保存环境的特殊性［3］。因此，电子档案的收集依赖于操作软件。电子文件便于修改、复制，使体现原始记录的内容和形式不复存在。
2.2对电子档案资料收集整理重视不够
档案管理人员仍然将目光停留在传统的档案管理模式上，往往只注意收集医院颁发的行政文件，忽略了医务人员在从事医疗活动中形成的各种学术资料、电子视频教学传承资料、发表的论文、开展的科研课题、典型案例的影像资料等材料的收集归档，从而造成流失。
2.3对电子档案的管理仍然缺乏应有的专业技术能力
随着档案管理的数字化发展,电子文档越来越普遍。电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本和副本的差异，文件与档案之间很难划定界限，并且在机器上可以随时方便地复制电子文档。医院的档案管理者对这一新问题明显认识不够、经验不足。尽管引进了现代化设备，但是缺少专业培训，仅满足于一般的计算机操作，对于电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等知识匮乏，与医院档案量快速增长、档案信息电子化发展的需求存在一定的差距。
2.4在电子档案信息安全与保密方面重视不够
电子档案具有存放位置不固定性、载体可转换性、信息接受对象开放性以及文件内容可分解性的特点。电子档案原始数据来源于医院各个部门，各部门是电子档案的建立者或者是第一收集者，档案管理人员无法参与到档案的始建阶段，也无法控制各部门传播和利用的过程，因此，电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。分布在医院各部门的载体一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
3规范电子文档管理的措施和体会
我院是一所有着半个多世纪悠久历史的三甲中医医院，档案管理的历史相对也较长，传统档案形式保存较多。作为中医医院在信息化建设方面虽然起步较晚，但是，近几年来，由于领导重视,投入增加，建设速度很快。目前，计算机管理已全面应用于医院的医疗、管理活动中。医院信息系统（HIS）可以为医院所属部门提供病人医疗信息、财务核算分析信息、行政管理信息和院长统计决策信息，具备收集、存储、处理，具有提取信息和数据通讯的能力，基本能够满足各部门用户的信息需求。医院信息系统、电子病历病案系统、办公自动化系统、成本控制系统等电子信息技术的普及，医院办公自动化、网络化的日趋完善，极大地完善了医疗服务管理,提升了工作效率。医院各部门之间的信息交流90%均在网络中完成，由此，相应也减少了很多传统文件，而产生了大量的电子文件。如何收集、保存、利用好电子档案，医院对此具有前瞻性,非常重视。2011年以来，根据精细化管理的要求，结合当前档案工作的新趋势新特点，我院在规范电子档案管理方面主要采取了七个方面的措施。
3.1建立电子归档的管理要求，明确电子资料的归档范围
2011年我院明确了电子文件归档范围和电子文件类型。参照有关纸质、磁性载体、照片等文件材料的归档范围，划定保管期限。归档内容包括相应的背景信息和元数据等。凡是在医院活动中形成的具有一定价值，通过计算机操作、传输、存储等处理的公务文件，明确规定均应收集、拷贝，按时归档。具体包括：①电子文书：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等；②电子图像：用数码相机、扫描仪等设备获得的静态图像文件；③图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；④影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件；⑤声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件；⑥多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件；⑦数据文件：用计算机软硬件系统在信息处理中生成的各类参数、数据等；⑧程序文件：指计算机使用的或在某特定平台上开发的系统软件、支撑软件、应用软件以及相关软件的版本信息等。
3.2建立了完善的医院档案管理网络
实行院内三级档案管理网络，明确了档案室和各电子档案产生部门的相应职责。我院电子档案管理工作实行统一领导，明确分工，严格执行档案集中管理，由医院档案室具体负责，档案室隶属于医院办公室，由办公室予以指导，一名副院长分管医院档案工作，做到了层层负责，层层把关。三级档案管理机制相互配合、协作，把规范化管理延伸到归档前电子文件的形成、收集阶段，提前介入电子文件的运作与管理。院内行政管理与电子档案管理规范结合后，使文件的形成、检查、鉴定等一系列环节有章可循。所以，电子文件一旦形成，即可按照档案室提出的要求，进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交给档案室保存，档案室及时备份、存储，并定期归档，避免了电子文件被随意删除。
3.3严格执行电子文档归档操作要求
3.3.1医院建立了一整套科学、合理、严密的《电子文件管理制度》。将电子文件管理工作纳入档案管理流程和相关人员的岗位职责中，旨在通过加强对电子文件制作、形成、收集、积累、鉴定、审查、记录，实现对电子档案的全程管理，提高医院电子档案归档质量。
3.3.2档案室现行档案实行纸质媒介和电子文件并存形式，两者之间相互联系，相互补充。在整理文书档案时，实行在案卷目录中注明文件的电子档案编号，以利对应查找，规范文件的名称、主题词、关键词和逻辑结构，以便分配、检索。
3.3.3电子文件归档要求拷贝两套，一套封存，另一套提供借阅。对于医院发生的重大活动、重要事件所产生的电子文件，归档时进行辅助认证工作，并要求与相关纸质文件结合，定期完成物理归档，载体要求选择通用性好、存储质量好、存储容量大的。
3.3.4对医院陈旧档案分步实行“数字化”管理。我院建院历史较长，目前档案室室藏档案仍以传统载体为主，如纸质档案、照片档案、录像带档案等。由于电子档案具备诸多优势，目前我院档案室正在计划分批逐步对现有档案实施经过数字设备等加工服务，转变为数字化图像，形成数字化档案［4］。尤其对医院珍贵档案进行专业、大像素扫描，进行服务器和磁盘柜存储，再备份刻录成DVD光盘或胶片，制作成数字化档案，为抢救和更好地保存原始档案作出努力。
3.4改善存储条件，妥善保管
3.4.1创造良好的保存环境。根据载体的特性，2011年我院增设了一间适合于磁、光电介质保存环境的档案室间，该空间保持了良好的温度和湿度，能够满足避光、防尘、防虫、防有害气体腐蚀污染及防机械磨损和强烈震动等条件，对于保存电子档案、延缓载体的自身老化，减缓载体所存信息的自然衰减起到了较好的保障作用。
3.4.2加大投入,不断完善档案室信息化建设。近年来，医院先后配备了先进的电脑、专业扫描仪、刻录机、大容量硬盘、防磁柜等，购置了专业档案软件，为电子档案管理工作提供了良好的条件。
3.4.3对已归档电子档案载体实行定期有效的检测和维护，同时保证电子档案所依靠的技术及相关支持软件。定期复制、转储（每三年至五年一次），转储后的载体与原载体同样编号保存。对于出现破损的电子档案及时修复和补救。
3.5确保电子档案载体的安全
由于电子文档不同于纸质载体形成的文档，其安全性特别重要。在国外电子档案已经实施多年，许多国家和国际组织都颁布了指导原则，电子管理方面均有一套严密的管理制度，这些是我院值得借鉴和学习的。因此，我院档案室在电子文档安全管理方面结合网络安全要求和保密制度，草拟和制定了更加切合实际的电子文档管理办法。该办法主要针对电子文档的非法访问、拷贝和对电子文档的篡改、非法打印问题，实施了一系列的安全措施。①通过对文件设置入口命令、口令、加密、注册登录来控制非法用户的访问。②通过提供特殊服务器来控制用户对文件的拷贝、下载、打印，利用防写技术将电子文档设置为“只读”状态，只允许读取而不能对其做任何修改。③在电子文档管理全过程中，严格遵守操作规程，并对其原始性进行认定，实行备份制度。④实施跟踪记录机制，实时记录电子文档的收集、整理、管理和使用等情况，在形成、处理、保管的过程中都有真实记录供查询，进行有效的跟踪监控。安装先进的防毒杀毒软件，建立防火墙，在局域网中应用VLAN（虚拟局域网技术）等［5］，强化网络安全，阻止病毒传播，隔离广播风暴，防止对电子文档恶意破坏和篡改。2012年我院全部实行了内外网物理隔离，确保了电子档案安全。
3.6加强医院办公自动化系统建设
由于医院办公自动化系统与档案管理系统、医院局域网系统之间存在不兼容情况，要实现依托医院HIS系统强化医院办公自动化系统、实现医院行政工作效率的提升、实现档案信息资源共享，必须在三者之间建立交换平台。2009年以来，我院在信息化建设方面实行有目的、有计划、有步骤，科学、合理发展。2011年办公自动化系统投入使用，该系统涵盖了医院各项业务办公领域，非常有利于归档各种电子档案。今年，我院继续完善信息化建设，在近期提出的第四期信息化建设需求分析中，档案室提出了通过进一步规范和统一网络办公自动化，规范办公自动化系统的操作管理，借助计算机网络技术和现代通讯技术，组建联合信息网络，实现不同软件下的数据转换，目前正在落实当中，不久将较好地解决我院多个网络系统无法对接，多数职能科室知识使用计算机单机办公，对所形成的电子文件未能进行统一管理的问题，节省时间，避免重复著录工作，方便网上电子档案的提供利用，有利于做好计算机组卷归档。
3.7注重档案管理队伍建设
积极培养档案队伍“多能”型复合型人才。要求档案员既要掌握专业知识、掌握现代化信息技术，又要熟练运用计算机以及现代化办公、通讯设备进行电子信息制作、使用、维护、管理，介入文件的形成和保管，参与电子文件管理、检索系统的规划设计。
电子文件来源广泛，形成者有业务管理部门也有数据录入人员、信息管理人员、计算机技术人员，医院档案室定期组织各部门此类档案兼职人员进行电子文档业务知识培训学习。将医院制定的电子文件管理制度形成文字材料，发到医院各职能部门，组织电子文件全程管理学习，并将电子文件归档工作纳入本部门的目标考核中。强化档案意识、保密意识、信息安全意识，提高运用和处理现代化信息的能力，担负起对电子文档监督管理的责任。
信息高速发展对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理方式必然向现代信息化电子档案管理方式转变。医院电子档案规范化管理是一项系统工程，医院应根据自身实际情况，创造条件，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件综合条件，采取措施，确保电子档案管理形成一套科学化、规范化、流程化、标准化的安全、高效档案管理模式，以适应现代医院数字化发展的要求，更好地为医院决策层、为医院建设发展提供有价值的档案信息服务。
参考文献
［1］肖成刚.论电子档案利用的利与弊［J］.医学信息,2010(6):44.
［2］殷红娟,王宏伟.文书档案管理的探讨［J］.健康大视野,2012(8):239-240.
［3］朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考［J］.河北联合大学学报:医学版,2012, 14 (2):278.
第3篇
关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
第4篇
关键词：二级学院；档案管理；现代化；规范化
基金项目：丽水学院教学研究项目：“二级学院档案管理的现代化与规范化对策研究”。项目编号：09JY03
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0106-02
一、问题的提出
近年来，我国在高等教育体制改革上取得了前所未有的成就，高等学校的办学规模不断扩大，越来越多的高校都成立了诸如文学院、理学院、工学院、农学院、医学院、商学院之类的二级学院。伴随着高校的升级、升格、合并和扩招，高等教育日益大众化，二级学院的规模越来越大，二级学院档案管理工作的重要性日益突显。
由于大部分高校二级学院成立的时间不长，一切从零开始，档案管理工作存在着诸多问题，如档案不全、材料散乱、分类混乱、案卷标题、目录不规范、电子设备陈旧、电子技术落后、缺乏专职管理人员或管理人员专业素质低下等等，这一切都直接影响了二级学院档案管理目标的实现。二级学院档案管理短期目标或最低目标，也是最直接、最现实的目标无疑就是迎接高校评估检查，长期目标或最终目标则是实现高效、科学、有序的档案管理。这两个目标都要求档案管理规范化与现代化。
二、相关的概念
我们有必要先界定“二级学院”的定义。“二级学院”的概念有广义狭义之分。狭义的二级学院是指我国近年来高等教育办学体制出现的一种新的办学形式，或者说是一种新型的高校，名曰国有民办二级学院，即指引进社会资金，由本科院校成立或帮助成立的独立核算、具有独立法人资格、独立校园校舍，进行独立教学管理并实施学历教育的学校。[1]或者称为“独立学院”，它是我国高等教育由精英教育向大众教育转变的产物。广义的二级学院，是指所有以“学院”二字为后缀名的高校下属的任何一个学院。本文中所论说的“二级学院”，应该是属于广义上的二级学院，但又不完全等于广义的二级学院，因为我们把国有民办的独立二级学院排除在外，严格的说是中义的二级学院，即指高校下属的以“学院”二字为后缀名的，从原来的系部发展而来的，没有独立法人资格的学院。
二级学院档案管理，是指用科学的原则和方法管理为高校教学科研服务的各类二级学院档案。二级学院档案管理规范化指二级学院根据国家有关法律、法规如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等，按照高校档案分类方案标准和规范，对二级学院各类档案进行规范化系统管理。二级学院档案管理现代化是指利用计算机、通信、网络等现代数字化管理技术对二级学院各类档案进行记录、存贮、整理、保管、编目、检索、研究及其利用等。[2]
三、二级学院档案管理规范化与现代化之关系
要实现二级学院档案管理的现代化首先要做到档案管理规范化。二级学院档案管理的系统化、规范化，为档案管理的现代化打下了基础。二级学院档案管理要切实执行《高等学校档案实体分类法》，按照《高等学校档案实体分类法》的著录标准，从检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面全面实行标准化、规范化管理，这无疑为二级学院的档案管理的现代化打下了坚实的基础。在此基础上，二级学院的全部档案都可轻松地借助计算机辅助处理，借助于档案软件系统外在计算机的存储资料库上大量档案数据进行档案查询利用。输入计算机各种档案数据和有关内容特征信息，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，都具备了用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案信息网络的创建打下了一个良好的基础，促进了档案管理的现代化。
二级学院档案管理的现代化要求规范化。二级学院档案管理的现代化是按照档案管理的有关法规，主要通过计算机及其网络进行电子档案信息的搜集、整理与传输。档案管理现代化建设必须在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序和技术标准。电子档案不标准规范，档案软件五花八门，档案管理没有统一标准、统一规范，没有建立科学规范的管理机制，就势必影响档案管理的现代化的进程。所以二级学院档案管理的现代化，也必须纠正各自为政的现状，认真贯彻实施《电子文件归档与管理规范》、《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等国家标准，使用既符合档案信息化规律，又符合国家技术规范标准和档案部门业务工作实际的应用软件，才能最有效地使二级学院档案管理为教学科研服务。
四、实现二级学院档案管理规范化与现代化之对策
第一，增强意识，主要是增强二级学院档案管理的理论意识、人才意识、责任意识等。
首先是增强二级学院档案管理的理论意识。从高校领导到二级学院主管领导，再到专职档案管理人员都存在档案管理理论知识不足和档案管理现代化的意识不强的问题。正因为如此，所以不少二级学院领导都对档案管理重视不够，只是迫于评估检查的压力，走走过场，档案意识薄弱，没有真正的把二级学院的档案管理当作一件重要事情来抓，在领导的影响下，管理人员当然也没有动力去认真学习档案管理的理论知识，努力提高业务水平，这就严重影响了档案管理的现代化进程。所以，从学校领导到部门领导都应该增强档案理论意识，更新观念，树立与时俱进的档案理论意识，努力构建与我国现代化建设目标、规模和方法相适应、与高校发展相适应的档案管理规范化现代化体系。
其次是增强人才意识。二级学院档案管理存在较为严重的人才不足和管理人员素质低下的问题。大部分高校由于各个二级学院都有自身的困难，人员编制的确紧张， 很难抽调专职人员出来，所以二级学院的档案管理人员都是由行政秘书或教学秘书兼任，没有专门的档案管理人员，这样就很难全心全意投入档案管理工作。还有不少兼职档案员，身兼数职，既是教学或行政秘书，又兼档案管理员，又兼授课教学，还兼二级学院其他杂活，以致兼职档案员形同虚设，没法履行职责。用人上的随意性，频繁换人，也很大程度影响档案管理水平和效率的提高。二级学院很少有档案、文秘专业的教师管理档案，也很少对兼职的管理人员进行专业培训，复合型的档案管理人才更是贫乏，这无疑也制约档案管理规范化现代化建设。档案管理规范化、现代化的前提是人才现代化。要实现档案管理规范化、现代化，当务之急是努力培养或大力引进一批既有档案管理的理论素养，又有较高的计算机运用水平的档案管理人才。对现有的兼职档案管理人员除了减轻其兼职负担外，还要加强档案管理专业培训，增长其档案理论知识，提高其档案管理专业水平和计算机运用水平。只有这样，二级学院的档案管理规范化与现代化才能真正得以实现。
最后是增强责任意识。二级学院档案规范化、现代化建设人人有责，全院职工都有责任参与或协助做好档案的管理工作。但是二级学院档案工作是一项并不引人注目的工作，也仍有老师看不到这项工作的重要性，以为事不关己，高高挂起。这种思想是十分错误的，我们每个老师备课、上课、听课、考试等都与档案工作相关，所以我们每个人都应当清醒地认识这项工作的重要性和肩负的重任，牢记各自的责任，自觉地做好自己档案材料，及时上交各种档案资料，包括纸本、电子本都应做得规范，这样就可以减轻档案管理人员的一些负担，这也无疑有利于档案规范化现代化建设。档案管理人员责任感当然要更强，务必把档案工作真正作为一项崇高的事业，始终充满激情，脚踏实地，努力创新，在档案管理领域做出突出的成绩。
第二，提高水平，主要是提高档案管理专业水平和现代化科技水平。专业水平的提高我们前面已经论及，我们这里重点阐述现代化科技水平的提高。现代科技日新月异，计算机等现代化办公设备已经广泛应用，大量电子文件应运而生，无纸化办公的步伐日益加快，科学技术的发展对档案规范化、现代化管理不断提出了新的课题。自古以来，从甲骨、金石、木竹发展到纸张、录音带、录像带，以及到现在储存电子文件的磁盘、光盘，每次档案载体的变化都会给档案工作带来深刻的变革，电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，其形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用技术、方法有质的不同，可以说是文件管理的一场革命。新世纪里的档案管理现代化将是计算机技术、网络技术、虚拟技术、数据库技术、多媒体技术、海量存储技术和自动控制技术开发利用的综合环境。其中计算机技术是档案管理规范化、现代化的最重要的技术基础，其他技术都必须与计算机技术结合起来，才能发挥真正的效用。如果我们对电子文件的归档及电子档案的管理没有足够的思想准备和物质准备，必将会给档案工作带来不可弥补的损失。二级学院普遍存在现在技术设备简陋、管理人员现代科技水平低下的问题，所以我们既要加大现代科技设备的投入，又要不断提高管理人员的现代科技水平，这样才有可能尽量减少档案工作的不必要的损失。以档案的维护为例，不少二级学院常常忽略这个问题，可是，档案资料具有唯一性和不可再生性等特点， 一旦遭到损坏将难以弥补，所以档案管理人员必须严格执行安全管理规章制度，熟练运用防火、防盗、防霉变、防磁化、防病毒攻击等软硬件设施和现代化技术手段，加强对档案资料的维护，加强对资料信息的备份，以保证档案资料安全和长期保存。
第三，恪守标准，依法依章办事，严格执行国家和上级部门制定档案规范标准。档案管理规范化、现代化实现的物质基础是计算机技术的应用，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。[3]对于杂乱无章、没有一定规范的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难。要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准、联接标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。[4]所以二级学院的管理人员必须严格执行国家和上级部门制定档案规范标准，既包括档案管理业务标准，如《电子文件归档与管理规范》、《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《磁性载体档案管理与保护规范》等；又包括档案著录标准、标引语言和标引规则标准、目录组织标准、档案编纂标准等档案信息处理标准，如我国颁布的《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》等；还包括档案工作现代化技术与设备标准，如计算机数据库设计标准、磁记录交换标准、缩微复制品质量和规格标准、计算机硬件和软件通用标准、缩微复制设备和视听设备标准、档案术语与代号代码标准等等。这些标准对于二级学院档案管理的规范化、现代化有着极其重要的意义，二级学院的大多数管理人员因为没有系统的学习这些标准，因而没能很好的执行这些标准，这与档案管理的规范化、现代化是极不适应的。
五、小结
二级学院档案管理的规范化现代化是现代社会经济发展和高校日益大众化发展的客观要求，也是高校档案管理规范化、现代化与档案事业可持续发展动力。我国高校改革在今年取得了长足的进步，高校的教学评估也在如火如荼地进行，二级学院档案管理的规范化、现代化正是为了适应这一需要。不少高校二级学院的档案管理在规范化、现代化进程中取得了可喜的成就。
参考文献：
[1]傅荣校.档案管理现代化――档案管理中技术革命进程的动态审视[M].杭州：浙江大学出版社，2002：15.
[2]李晨生.档案管理现代化[M]. 北京：中国档案出版社，1994：28.
[3]赵中新.信息社会档案学理论与实践[M]. 北京：中国档案出版社，2006：19.
第5篇
关键词：电子档案 医学高校 信息档案管理
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.06.016
电子档案是信息时代背景下诞生的一种全新档案类型，与传统纸质档案在保存和管理上存在很大不同，而医学高校中的电子档案类型和数量又较多，因而为了提高电子档案管理水平，管理人员应该采取相应措施对电子档案进行管理，以便提高医学高校的工作效率。
1 当前医学高校中电子档案管理中存在的问题
1.1 对电子档案管理的意识不够
由于电子档案是完全存储在计算机当中，因而在实际管理过程中，管理人员过分依赖于计算机，对于一些重要档案和文件没有及时进行备份打印处理，使得在计算机出现问题时导致一些重要电子档案丢失[1]。同时，在电子档案的管理上，管理人员还保留着传统的档案管理意识，在管理模式上还是维持着重保管而轻服务的模式，并且对于电子档案还缺少一定的归档意识，没有及时将电子文件进行保存归档，这就使得很多电子文件在不断删除、覆盖的操作中被流失，造成很多档案资源的浪费。而另一方面，有部分管理人员则在电子档案的管理上将所有电子文件通通打印归档，使得很多无意义的文件归入到电子档案当中，这无疑增加了电子档案的管理工作量。
1.2 电子档案的管理不规范
随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。
1.3 缺乏电子档案管理人才
有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。
2 信息时代电子档案管理的策略
2.1 建立相关电子档案管理规范
医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展[2]。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。
2.2 加强电子档案形成管理
针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。
2.3 加强对电子档案的安全管理
制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失[3]。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。
2.4 提高电子档案管理人员素质
电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力[4]。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。
3 结语
医学高校电子档案是学校教学管理和行政管理的重要资源，高校档案管理人员应该从学校实际管理工作出发，积极采取有效的管理措施，强化医学高校的电子档案管理，提高电子档案管理水平，以促进医学高校教学和行政管理工作效率的提高。
参考文献：
[1]朱焕芝，罗慧芳.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报（医学版），2012，（2）.
[2]曹俊兴，程孝良，赵亮，孙爱珍.基于质量管理的高校本科专业电子档案系统建设[J].成都理工大学学报（社会科学版），2011，（4）.
[3]郑俏，杜一宁，王莉萍.电子档案袋与高校计算机机房管理人员专业化发展[J].电脑知识与技术（学术交流），2011，（5）.
第6篇
关键词：档案管理；标准化；规范化
档案管理发展中，档案管理的规范化以及标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节，只有在档案管理标准化与规范化的基础上，才能够促进档案管理的现代化发展，提升档案管理的效率与水平。基于此，在具体落实档案管理的过程中，应当做好相关规章制度的完善、档案管理工作的规划、档案管理人员的配备、档案管理硬件设施的建设等等，从而按照相关要求，规范化、合理化、标准化落实档案管理，以便充分发挥档案管理的作用，保证档案的使用价值。所以，档案管理工作规范化、标准化落实是非常有意义的。
一、档案管理工作规范化、标准化建设中存在的问题
基于现阶段我国一些企业、单位档案管理的实际情况来看，可以确定的是档案管理标准化、规范化程度不高。究其原因，主要是档案管理工作规范化、标准化建设过程中存在一些问题，使得档案管理规范化、标准化程度低。具体为：
（一）认识方面存在问题
现代化的今天，依旧有很多单位领导及管理者没有认识到档案管理规范化、标准化落实的重要性，而是一味的追求档案管理的信息化、数字化。其实，档案管理的确需要借助于先进的科学技术，如计算机技术、信息技术、互联网技术等等，从而实现信息化、数字化的档案管理。但是，相对来说，规范化、标准化的档案管理应当是数字化、信息化档案管理的前提条件。只有规范好各项档案管理工作，在按照相关标准落实各项档案管理工作，并在具体落实档案管理过程中借助先进技术如此才能真正提高档案管理质量。如若没有落实规范化、标准化的档案管理，而直接落实信息化、数字化档案管理，那么档案管理将难以切合实际，真正发挥作用[1]。
（二）存在资金方面的问题
目前很多企业或单位在进行档案管理规范化标准化建设的过程中存在经费不足的情况，这也使得档案管理规范化、标准化程度低。究其根本，一方面是政府对档案管理部门的经费支持能力有限；另一方面是档案管理部门融资渠道少，难以通过融资来职称档案管理规范化、标准化建设。
（三）存在政策方面的问题
落实规范化标准化的档案管理，需要由相关法律法规的支持，如此才能保障档案管理有依有据、有章有法的落实，使广大人民群众信服。但遗憾的是目前我国政府并没有针对档案管理，颁布相关政策或法规，这使得档案管理工作缺乏完善的法律法规及标准的制度规范。
二、强化档案管理工作规范化、标准化的有效措施
为了改变当前档案管理工作规范化、标准化程度低的情况，笔者的建议是：
（一）做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作
出于落实规范化、标准化档案管理工作的考虑，在强化档案管理工作的过程中，首先要做好档案管理工作中规范化、标准化的基础工作。具体工作内容是：其一，做好公文制发。公文作为档案的前身，多数档案资料都是有公文转化形成的。所以，为了保证档案资料的规范化和标准化，应当加强工作制发的监督与管理，从而提高公文制发的质量。其二，做好公文、文书的档案收率管理。也就是在制发公文的过程中，对公文签发手续、公文审批、公文标题设定、公文内容等相关方面进行详细的了解与检查，及时发现错误，及时纠正错误，保证公文完好、规范、标准。其三，做好公文书写。为了保证公文规范和标准，在制发公文的过程中，应当按照制发公文的相关要求，采用标准的文种，并规范格式，进而书写公文，保证公文简洁、标准、规范[2]。
（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征
档案管理中，保证档案的时效性是非常重要的，这可以保证档案的使用价值，这也使得档案管理有意义。当然，要想保证档案时效性特征，应当注意及时进行档案案卷清理。也就是在档案保管的过程中，应当结合档案文件的保管价值作用及特征，采取适合管理方式予以保管。在一段时间之后，对档案案卷进行清理，确定没有价值的档案予以销毁，对于永久性保存价值的档案文件，则需要查看，确定是否完整、保存是否良好，以此来保证档案时效性特征。
（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理
在现代化的今天进行到案管理规范化标准化建设，建立电子档案数据库是必不可少的。因为电子档案数据库的建立，可以将企业或单位的档案以电子的方式存储，如此可以保证档案的安全性，且规范化、标准化管理档案。另外，查阅或使用档案也会变得更加方便、快捷。那么，如何构建电子档案数据库，推进规范化标准化档案管理？即借助计算机技术、信息技术、互联网技术等，构建电子档案管理数据库，设置为档案管理数据库的软硬盘，使其能够对档案进行快速的收录、分类、存储，如此可以保证档案管理更加标准化、规范化、有效化。结束语档案材料对于—个单位来说，也是一种重要的历史见证以及明智决策的重要依据，对于本单位人力资源管理工作也能够提供重要的资源保障。所以，强化标准化、规范化档案管理是非常必要的。对于当前我国档案管理存在一些问题的情况，笔者的建议是做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作；及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征；构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理等。希望对于提高档案管理规范化、标准化水平有所帮助[3]。
参考文献：
[1]丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J].档案学研究.2010（3）.
[2]王德俊.国家档案事业领导档案学术学问大家——冯子直著《论档案事业与档案事业管理》读后感[J].档案学研究.2011（6）.
第7篇
一、办公自动化与传统档案工作的主要矛盾
办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现对文档的保管；而传统的档案工作以纸质文件为工作对象。因此，以纸质材料为主的档案载体管理和无纸化办公所产生的电子档案管理之间的矛盾是办公自动化与传统档案工作的主要矛盾。
其他方面的矛盾表现为：
1.档案的原始性与电子信息的可变性
档案的本质属性是原始性。纸质档案是由客观存在的材料，经手写、印刷等手段把文字符号、图形等与客观存在的纸张紧密结合在一起，它的原始性以最直观的形式展现出来，合法性为人们所公认。而电子档案因信息与载体的可分离性，可以通过电子信息技术对信息复制、拷贝、扩大、缩小、改变等，且电子档案被修改或删除后几乎不留任何痕迹。当代世界各国政府和司法部门严格限制电子产品作为证据,就是对电子档案难以反映其原始性和真实性的最好注释。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定,电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2.不同部门之间文件的发送与接收
电子文件的发送与接收是通过电子邮件机制完成的，它必须依靠一定的办公自动化系统平台。当前，由于办公自动化还没有完全普及到各部门，纸质化文件和电子文件将会在很长时间内并存。对没有实现办公自动化系统的部门就不能发送文件电子文件，还需要形成纸质化文件。办公自动化部门接收的纸质化文件进入办公自动化系统，还需要通过扫描等不同输入方式转化为电子文档，才可运行于办公自动化平台之上。即使各部门彼此之间均实现了办公自动化，由于彼此所采用的软件不同、接口不同、数据处理模式不同，或网络间彼此不能互联，同样无法实现文件的发送和接收。
3.档案存储纸质化和电子档案格式多样化
以纸质载体档案为存储目标的档案馆，不能满足管理电子档案的需要。同时面对目前已经产生和正在产生的大量格式不一的电子档案，真正从模式、存储模式全部管理起来已非一朝一夕的事情，同时电子档案馆采用何种存储介质、存储环境、如何开发利用以及所需的经费、人才和技术，都将成为档案部门的难点。
二、解决办公自动化与传统档案管理工作存在矛盾的途径
依靠科技、加强立法，解决电子文件的原始性和合法性问题。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时使之按本来面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出纸质文件。电子文件法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠科技真正攻克电子文件原始性的界定关，这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依，这解决电子文件法律效力问题的法律依据。
第8篇
关键词：医疗保险；档案；信息化；对策
档案资料是社会经济发展必不可少的宝贵信息资源，随着技术的发展与进步，档案由最初的纸质存档发展成现在的电子存档，与之相应的是对档案信息化的需求进一步增强。而如今迅猛发展和广泛应用的信息技术，更是为档案的信息化建设创造了前所未有的契机。作为我国五大保障险种之一的医疗保险，其系统涉及到群众根本利益，其档案管理工作就显得尤为重要，在“大数据”和“互联网+”背景下，档案管理的信息化是利国利民的，也是势在必行的。
一、医疗保险档案信息化建设的重要性
杨公之主编的《档案信息化建设导论》中定义档案信息化建设为：“在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”医疗保险档案信息化建设作为医疗保障系统档案信息化建设的一个重要组成部分，尤其是在当前快速发展的信息社会中，信息技术变革了医疗保险传统的信息管理模式，使得以计算机及档案管理软件应用为主，利用计算机、扫描仪等对档案进行搜索、存储和管理，成为了医疗保险档案管理方式发展的必然趋势，也是医疗保险实现信息共享、实现与医疗保险系统联网，保障人民群众效益的重要手段。
二、全面完成医疗保险档案信息化建设的主要任务
1.完善医疗保险档案管理基础设施
医疗保险档案的管理需配置足够面积的医疗保险档案室，档案室内要配备足够的档案管理设备，例如档案柜，杀虫剂，干燥剂等，与此同时，电子档案储存应用还需服务器智能设施、制冷设备、干燥设备、防火设备、自动温控设备等软硬件设施。由于数据服务器为档案管理人员提供了极大的便捷，档案管理人员可以通过计算机等数据服务器进行医疗保险档案的收文、查询、借阅、返还等档案的归档利用和管理工作。同时由于医疗保险工作面对的社会群体具有广泛性及医疗保险处本身具有的社会公益性等特点，医疗保险电子档案信息更加复杂繁多，对于数据服务器基础配置也有着更高的要求，因此提高医疗保险档案管理部门的数据库服务器硬件配置和网络拓扑率，是进行医疗保险档案信息化建设的必要条件。另外，随着医疗保障制度的进一步完善，医疗保险涉及人员范围的进一步扩大，建立和完善医疗保险档案信息系统局域网，使档案管理的各项工作趋于网络化，在一定范围内实现医疗保险档案信息的共享，是现阶段人民群众对加强医疗保险电子档案信息利用的迫切要求。
2.制定严格的医疗保险电子档案归档及管理规范
档案信息电子化主要是通过计算机、扫描仪等现代数据录入设备将档案资料整理输入数据库服务器，使之转变成数据资料再加以储存和应用。其一，根据相关法律法规，因地制宜地制定医疗保险档案管理规范，并定期组织医疗保险档案管理人员学习最新的档案管理办法，根据新法规及时修正档案文件管理规范。其次，建立健全医疗保险档案目录数据库，建立健全医疗保险档案电子数据的索引机制，对医疗保险档案实现数据化管理，规范医疗保险档案电子数据的归档与管理，保证电子档案信息的科学保管和有效利用。再次，注重特殊病号、特殊报销比例的医疗保险电子档案的管理，方便医疗保险档案管理人员及时查阅。
3.培养与发展高素质医疗保险档案管理人才
（1）医疗保险档案管理人员需要具备较高的政治修养与责任心，这就要求医疗保险档案管理人员要熟悉档案管理政策，具备良好的职业道德和强烈的责任感，有扎根医疗保险档案基础工作的信心和决心。
（2）医疗保险档案管理人员需要具备电子档案专业技能。针对新形势对档案工作的要求，医疗保险档案管理人员面对信息时代“打铁还需自身硬”，需要加强信息技术的学习，加强信息技术的实践，熟练掌握现代数据挖掘技术、大数据分析技术等新兴信息技术，使医疗保险档案管理跟的上信息时展的步伐。
（3）医疗保险档案人员需要是具备综合素质的复合型人。
新形势下，医疗保险档案需要管理方法、纸质档案、数据库服务器三位一体的复合型人才，综合运用管理理念、计算机知识、信息技术知识、档案专业知识等，从而对档案工作进行有效的管理。同时也需要用现代网络技术整合医疗保险传统档案管理模式，为医疗保险档案信息化建设提供有力的网络梳理与网络保障。
4.注重医疗保险档案信息数据安全
由于电子信息应用会受到来自病毒和黑客等问题的影响，因此保管医疗保险档案数据的服务器各种防病毒措施及设备要完善，针对部分需要提供网络共享的医疗保险电子档案信息资源，必须提供有效的网络安全保障；在档案信息化的同时，更不可忽视纸质档案的保存，要“两条腿走路”“两套账并存”，要实现电子档案与纸质档案并存。
医疗保险档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它需要完善的基础设施、先进的管理规范、优秀的档案管理人员、严谨的安全措施等各方面的综合配合，实现医疗保险档案信息化建设是医疗保险现代化管理的重要组成部分。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，只有积极推动医疗保险档案信息化建设进程，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。尤其是医疗保障险种的社会公益性决定了其服务团体的广泛性，而其自身档案信息化建设历程又是社会档案信息化建设历程的直接体现，因此，加强医疗保险档案信息化建设不只是医疗事业可持续发展的需要，更是整个社会可持续发展的必然要求。
参考文献：
[1]张荣蓉.浅谈企业档案信息化建设[J].科技信息，2012.
第9篇
关键词：档案管理；数码照片；国家标准
随着数码时代的到来，数码相机得到普及和广泛应用。数码照片特有的成像快、处理快、传输快、查阅快和成本低、存储久等特点，使其大有取代传统胶片型照片的趋势，成为照片技术发展的主流。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，是基层档案工作者面临的新课题。
目前，国家尚未出台相关的标准和技术规范，现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）仅是适用于银盐感光材料照片档案，也就是传统胶片型照片档案的收集、整理和保管工作。尽管目前数码照片档案管理问题已经引起各级档案管理部门的重视，一些省、市和单位出台了在本地、本部门试行的数码照片管理规范，但存在标准不统一、内容不完整、操作性不强等问题，数码照片管理从总体上来说，仍处于一种无“法”可依、无“章”可循的状况。笔者认为，对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）进行修订迫在眉睫，使该标准既适用于传统胶片型照片的档案管理，又适用于数码照片的档案管理，提高档案管理的标准化、规范化水平。建议对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）从以下几方面进行修订：
一、在“1 范围”条目中，去掉“银盐感光材料”这一界定，使得《照片档案管理规范》的应用范围涵盖数码照片。
二、由于数码照片是一种电子文件，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，建议在“2 规范性引用文件”条目中，增加“GB/T 18894 电子文件归档与管理规范”。
三、在“3 术语和定义”中增加数码照片的定义：“数码照片electronic photograph 是用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”
四、由于数码照片依赖计算机系统进行阅读、处理，一方面，其数据信息很容易被修改，数码照片档案管理必须保证照片的原始性、真实性。另一方面，必须符合电子文件的规范要求。建议在“4.2 收集要求”中，增加以下条目内容：“对存在真伪疑义或修改处理的照片应采取必要措施进行鉴定，确保照片的原始性、真实性”；“数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，用数码相机直接拍摄的数码照片，其光学精度至少在300万像素以上；用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率一般应在600dpi以上，数码照片迁移、格式转换、归档过程中，应保持原有精度和不丢失图像交换信息”。将“4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片”修改为“对无底片的照片应按照标准扫描或制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；对永久或长期保存的照片，归档时，应同时制作纸质照片，按双套制要求保存”。
五、为满足纸质照片和数码照片编号的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的编号”应采用以下格式：“全宗号―门类―年度―保管期限代码―册号（盘号）―张号”。门类是用来区分纸质照片和数码照片的代码，分别用“ZP”、“SP”表示。册号（盘号）是在某一全宗某一保管期限内纸质照片册或存储数码照片光盘的排列从“1”开始的顺序号。需要增加“数码照片文件的命名”、“数码照片的存储及说明”条目，内容如下：“数码照片文件命名规则为‘门类―年度―保管期限代码―张号’，张号用五位阿拉伯
数字表示，位数不足的在前面补‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示门类，第3～6位表示归档年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示张号。”“数码照片应采用只读光盘作为保存载体，一个归档年度的数码照片应存储在一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时，应选择‘一次性写入’方式，刻制一式三套，套别分别为‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示异地保存。光盘背面应注明全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：‘全宗号―门类―年度―保管期限―盘号’。书写时，应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。说明文件文件名‘README.TXT’，文件内容应包括全宗号、门类、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等信息。著录文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件内容：数码照片光盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式‘XML文件’。数码照片子目录目录名‘DATA’，目录内容：存放经过整理后的数码照片。光盘封面正面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写上述说明文件的内容。”
六、在“5.5 照片档案目录的编制”中的“目录种类”，增加“文件目录”内容和条目：“数码照片文件目录应逐张照片编制，使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、门类、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄者、拍摄时间、备注。”
七、在“6 照片档案的保管”中的“6.1 包装物与装具”，增加“光盘”条目：“存储数码照片的光盘应放在坚硬的光盘盒内存放。”在“6.5 保管要求和措施”中，增加“光盘在光盘盒中应竖立存放，避免挤压，不得弯折，不得堆叠，远离强磁场环境，避免擦、划、触摸记录涂层。光盘只有在使用时，才能将其从包装物中取出，使用后及时放回。如果光盘有污渍，可用照相机镜头的绵纸或非常软的刷子从中心向边缘轻轻擦拭，也可用水或中性清洁剂如酒精沿着磁轨的中心循环向外清洗，不得使用玻璃清洁剂或溶剂擦拭。提供档案借阅服务时，应尽量使用数码照片。每隔四年，应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于四年”。
第10篇
1.公共管理下的档案管理方法
公共管理是指以社会公众为服务对象，并围绕着服务对象开展管理工作的公共服务管理，在公共管理的过程中需要采用有效的管理方法。公共管理视角下的档案管理规范化是指将档案管理工作清晰化，使之能够更广泛地表现给大众。在进行公共管理的档案管理规范化的过程中，需要考虑档案利用者的要求，通过对档案利用者的重视，使公众观念在档案管理中突出显现。档案管理与公共管理有相同之处，在服务的理念上来说，都是从广大受众利益出发，为社会公众档案用户服务。在服务的对象上来说，都是社会公众、社会组织、机关团体等。在公共管理视角下，将用户放在档案管理工作的重要位置上，通过用户对公共档案管理的感受进行反馈，对档案管理的模式和方法进行改进。
2.公共管理的基本理念
公共责任是档案管理存在的一个基础，内在推动着档案管理的发展。在履行社会责任的前提下，能够实现档案管理的合法性。在社会责任的范围和程度上，现代档案管理的社会责任明显与传统的档案管理有明显差别。传统档案管理的责任主要是政治责任，而现代档案管理的责任在原有的责任基础上增加了全新的社会责任，全新的社会责任包括经济责任、政治责任、文化责任以及社会责任在内的促进社会事业发展的责任和为公众提供档案信息完整性和安全性的责任。在全面发展理念上，表现为档案信息资源的建设和档案信息的服务，能够为社会各项活动提供全面的发展支持，传统的档案管理只是针对政治与行政管理、历史研究等领域展开服务，远远少于现代档案管理的理念。在工作的对象上，摒弃传统的只面向政府人员、科研人员等人员的服务，转向广大人民群众。档案管理服务的范围在朝着整个社会经济活动上发展，是一项任重而道远的工作。在公平服务理念上，体现在档案管理服务在本质上消除了对部分对象的歧视现象，在进行档案管理的执行过程中，需要秉承开放性的特点，在控制好开放的基础上，满足社会上各类人员进行自由的使用的权利。通过原则、政策和标准的同化，保持档案信息的核心利用群体能够和公众一样共同的享受同等的权利。通过统一的服务标准，对各类利用者的利用权限进行控制。
二、公共管理下的档案管理规范化
1.文档集成式
通过集成化的技术能够形成较为系统的管理规范，然后运用这种系统的管理规范对公共管理下的档案进行管理的方法就是文档集成式档案管理方法。协调各文档管理的过程是文档集成式管理方法的核心所在。在文档管理中，一般将文书部门和档案部门分离，使其单独进行工作。文书部门着重于文件的管理部分，而档案部门是对档案管理进行负责，这两个部门相互独立，互不影响，不能充分保证文件档案的完整性和准确性，使得档案管理的质量得不到保障。在文档集成式管理方法下，将文件管理部门和档案管理部门这两个部门有机结合到一起，使之在管理系统中能够充分发挥自己的作用，在保证文件档案完整性的基础上还能体现文件档案的开放性。
2.资源管理式
电子档案随着社会和信息技术的进步得到了越来越快的发展，伴随着众多的电子档案，档案的管理也需要向信息档案管理的方向发展。在未来档案管理的工作中，应大力发展信息资源，这对档案管理有着十分重要的作用。在信息资源方向加大档案管理的力度，使得信息资源体系能够作为一种基础影响着档案管理工作。
3.公众参与式
公众参与模式是公共管理视角下的档案管理规范化的最为基本的具体表现形式之一。公平、公正和大众化是公共管理视角下的档案管理规范化的主要发展方向，为了更好地使得档案管理服务面向广大人民群众，可以让公众参与到档案管理工作中来，提高档案管理的公共管理。首先应该加强公众文档管理的培训，通过培训提高群众的文档管理能力，使得群众能够更好地参与到文档管理中，提高文档管理的质量。群众在档案管理工作的评价过程中，需要及时向档案管理的相关人员反映在档案管理中的问题，使得档案管理的相关人员能够及时对出现的问题进行改正处理，提高档案管理质量。公众参与能够显著的提高档案管理的公开度，在保证档案管理的有效性和完整性的基础上，贯彻落实公共管理视角下的档案管理规范化。
三、结语
第11篇
一、档案管理规范化发展现状及存在问题
档案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，却缺乏统一的、系统的建设。并造就许多问题的出现，阻碍着档案管理工作的发展，使其欠缺管理的规范性。下文将针对档案管理规范化的问题进行具体的分析。
1、信息化管理系统建设不完善
档案管理系统复杂而庞大仅仅依靠人力无法进行高效有序的管理，并且随着电子计算机技术的迅速发展电子文件与电子文档大量涌现，运用传统的档案管理系统往往无法保证管理的规范化，尽管目前信息化管理方法已经推展开来，但是依然存在许多问题。首先是硬件设施及设备配备不齐全，无法为信息化管理提供基础条件。其次是软件设施，主要问题是档案管理系统功能不健全或者是软件程序复杂，这样一来就会为档案的查询、浏览、统计、归档、借阅等造成不便，有时可能会因为系统的不完善导致档案丢失等，严重破坏了档案管理的规范化。
2、管理系统不完善
在新形势下对档案管理工作的时效性的要求也越来越高，这首先需要让档案管理工作的规范化与标准化落实到位。档案管理工作需要严谨的工作态度，但是当今管理档案管理工作中规范标准的工作流程与工作制度并不完善。首先由于部分单位对档案管理工作的不重视导致前期对档案资料的收集与整理不全面不深入，进而直接影响后期对档案的利用效果。其次，由于对档案管理部门的管理较为疏松，部分工作人员有时没有将归档与立卷工作做得详尽而细致，有时甚至损坏了档案资料的完整性，但是在这种相关人员的工作职责与工作内容没有明确的划分的背景下即使出现了这种错误也不一定能被及时发现。
3、档案管理工作人员业务素质较低
新形势下组织档案管理工作的开展，规范化程度依然较低，其中一个很重要的原因就是相关工作人员自身素质。在许多单位档案管理工作都没有受到管理层的重视，大家经常把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，也正是由于对这种认识上的欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。
二、促使档案管理规范化发展的措施
通过上文的详细阐述，对档案规范化管理存在的问题也有了一定的了解和认识。究其问题存在的实质原因还是因为相关的管理不到位。信息化系统建设不完善，并且沿用传统的档案管理措施，不能够与时展的步伐相接轨。因此首要任务就是创新管理方法。并提升档案管理人员的综合素质。下文将针对具体的应对措施具体阐述。
1、依法管理，建章立制
档案管理工作是一项严肃的工作，建立完善的法制系统去约束它，能够让档案管理工作更加的规范化，能够更加良好的保证档案管理工作的进行。社会在进步，企业在发展，档案管理工作中的设备也得到的升级，各项软硬件的优化，让档案变得更加的多样化，从过去的纸质档案、影片档案，到现在的数字档案，无疑是一个飞跃，所以过去的档案管理工作方式也需要得到转变，以适应现代档案管理的要求，作为档案管理工作者应该提升自己的档案管理知识和技巧，要多多的充电和再培训，让自己能够掌握现代档案管理方法，顺应形势需要，坚持走依法治档的道路，建立一整套行之有效的档案法律法规，建立健全档案管理规章制度，只有这样，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的制度化，最大限度的发挥其应有的社会作用。
2、求实创新，与时俱进
信息时代已近悄悄的来临，我们的生活已经离不开信息这个关键词，工作、生活、学习都与之相联系，特别是计算机网络的普及，让我们的社会前进了一大步，而档案管理工作同样迎来了新的改变，我们档案工作者也这接受着新的挑战。将现代技术与档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让档案管理工作步入一个良性循环，这需要我们档案管理工作者从根本出发，寻找档案管理的特点，运用自身的档案管理知识，与现代信息相结合，更好的尾社会、企业服务，体现信息社会的优势。
3、科学规范，提高效能
档案管理工作涉及的都是档案，而这些档案只有被利用了，才能够体现它的价值，也能体现出档案管理工作的价值，而我们档案管理工作者的价值就需要我们去做好档案的开发和利用工作才能得以体现。档案的利用是企业发展的重要依据，也是社会发展的重要信息资源，而且档案信息资源的共享显得更加重要。作为档案管理工作者，我们应该要掌握科学的档案管理手段，学会先进的档案管理技术，从档案的收集、整理、鉴定和保管这些工作上都体现出先进性和科学性，在平时的工作中要掌握重点，例如档案的编目、检索、编研，这些工作是档案管理的前奏，但是却非常的重要，做好这些工作能够让后面的管理工作变得简单、快捷。在档案利用过程中，对于一些重要的珍贵档案应该更加妥善的保管，可以对其进行备份、复制、压缩等等，但是原件不予以外接，这样能够保障档案的安全性。在库房的选择和建设上也应该注重安全性，避免外界条件对档案造成的不可修复损害。
第12篇
关键词：电子档案管理系统；收集整理；档案归档；档案上交；档案汇交；档案分发；档案接收
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
传统档案业务的一般原理是：部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理。由于不能充分发挥电子文件的优势，造成手工劳动量大，操作程序复杂，人力、物力资源浪费，而且档案利用率极差。为了加快中国石油天燃气集团公司信息化的发展，统一各个下属单位档案管理规范，形成中石油档案共享知识平台，项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。
系统的原理是：部门档案归档人员将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单，由档案管理部门人员进行档案整理和入库维护。这部分功能主要由系统中收集整理模块完成。本文介绍收集整理模块的总体功能结构和各个子模块的工作原理。
1 总体功能结构图
“收集整理”模块主要包含“档案归档”和“档案上交”的功能。
档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中，以达到提供借阅利用的目的。档案上交的目标是实现油气勘探开发类档案的汇交和分发。图1是收集整理模块的总体功能结构图。
2 档案归档
档案归档包含预归档、归档整理、档案整理三个子模块。
2.1 各个子模块任务
2.1.1 预归档
1）归档部门人员对待审核档案的电子条目进行录入、编辑、提交；
2）归档部门领导审核；
3）档案管理部门领导审核；
2.1.2 归档整理
1）部门归档人员对不需审核的电子条目录入、编辑、移交；
2）部门归档人员对实体档案的同步归档：归档清单打印、实体档案同步移交到档案管理部门；
2.1.3 档案整理
档案管理部门人员对归档部门提交的电子和实体档案编辑、实体整理、归档办结；
2.2 档案归档流程步骤
如图2，系统提供四种归档流程，可由各单位根据本单位业务情况选择使用。
2.2.1 标准流程归档
对应上图的全部五个步骤12345。
2.2.2 直接归档
归档流程从第四步开始，即从“归档整理”步骤开始，这种归档流程完全以实体归档发起，去掉了前面三步电子条目先归档的过程，档案归档只经过45两步流程完成。例如：总部的档案归档就是这种流程。
2.2.3 档案部门审核
对应标准归档流程去掉第二步，即1345。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由档案部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
2.2.4 归档部门审核
对应标准归档流程去掉第三步，即1245。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由归档部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。
3 档案上交
档案上交分为档案汇交、档案分发、档案接收三个子模块。如图3，源单位（如油气田A、油气田B……）把档案上交到目标汇交单位（如勘探开发研究院）。如图4，由档案产生部门将档案分发到各个下属单位档案部门（如A单位档案部门、B单位档案部门……），由这些部门利用“档案接收”功能，将档案接收到系统的收集整理模块中，进行编辑和存档。
4 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。作为档案系统的核心模块――收集整理，以其简洁的归档程序、严密的在线审批流程、兼容的条码和清单打印功能大大方便了用户单位的推广和使用，促进了企业的减员增效。“电子文件先归档、实体随后”的管理理念，使归档部门确保实体档案要和相应的电子档案一致，并同步提交到档案管理部门。跨部门、跨地区的不同单位间档案的汇交、分发和接收，只需几个简单步骤即可在线完成。电子条目的录入项设置严格遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定的档案基础业务规范和档案信息化规范。系统统一了中石油各个下属单位档案管理规范，将成为中石油集团公司档案管理平台和共享知识中心。
参考文献：
[1] 师玉强,王政.大型工程档案收集整理模式探讨[J].现代商贸工业,2010(7).
[2] 刘宏.关于建设工程档案收集整理标准化的思考[J].北京档案,2010(10).
[3] 魏薇,高强.档案收集整理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术,2011(2).
第13篇
中图分类号：R197.323文献标识码：B文章编号：1005-0515（2011）8-286-02
随着临床安全输血工作社会化地位的日益提高,安全输血工作越来越受到人们的重视，对采供血工作的档案管理提出了更高的要求。2006年《血站质量管理规范》颁布实施，对采供血机构质量管理提出了规范性的要求，其中对采供血质量记录提出了具体的要求，采血、供血及检测的原始记录应至少保存10年，从献血者招募到病人输血的“血管―血管”全过程工作提出了具体的质量记录管理要求。由于记录可以被证实特定的标准已采用，因此各环节中原始记录是血液质量的客观依据，是一个血站采供血工作过程的真实反映，是质量保证体系最重要的部分，采供血档案管理的有效性和规范性就愈加重要。
1 《血站质量管理规范》涉及的档案管理范围
1.1 各级各类人员资质信息 凡从事与血液质量有关岗位工作人员的教育经历、培训、再培训证明、专业技术资格、岗位资质、特殊岗位培训证明、与质量岗位操作相关的批准、授权等均纳入档案管理范围。
1.2 采供血工作质量记录 凡涉及到献血者献血信息、血液采集、成分制备、血液检测、血液发放、运输、使用、传染病管理等记录均应纳入归档管理范围。
1.3质量控制记录 各种血液产品、关键设备、环节、工艺卫生、环境、物料等质量抽检记录等档案。
1.4质量管理记录 质量文件、记录控制、内部审核、管理评审、过程控制、质量改进及确认、差错管理、预防纠正措施、顾客满意调查等档案。
1.5 基础设施、设备、耗材管理档案 设备采购、确认、使用、维护、维修、报废，耗材采购信息、采购过程及验证、测量监视设备计量检定，库房管理等档案。
1.6 科研、开发、新技术应用等档案 科研立项、阶段管理、结题、评审、鉴定、应用等技术文件档案。
1.7采供血数据统计信息 财务报表、采供血工作量、数据统计分析及财务分析等档案。
2采供血机构档案管理中存在的问题
2.1 重视不够，档案管理工作滞后
在《血站质量管理规范》没颁布实施前，采供血档案管理的现状：一是对采供血质量档案管理地位和重要性认识不到位，档案的系统化正规化管理起步较晚，往往在档案管理不善导致在出现需出示各种质量记录以获取证明（如在输血纠纷诉讼中，未能举证采供血记录及记录汪完整而导致败诉）时才意识到档案管理的重要性。二是业务科室人员往往更重视其岗位工作的实际操作而轻视对工作的记录，导致工作无记录、记录不全、不规范，缺乏采供血全过程工作的有效证明；三是缺乏责任感和主动作为意识，认为档案材料的收集、整理与归档是档案室或档案员的事，对采供血各环节和过程档案的管理不到位，暂存、交接、整理、装订、建档等环节脱节，档案管理缺乏坚实整体的畅通的管理流程。四是对档案的储存、查阅、借阅、转存、销毁等监管存在漏洞，使档案的安全性受到影响。上述情况必然影响了档案管理的规范性和有效性。
2.2 档案整理 缺乏统一的规范标准
采供血专业机构由于其业务工作的特殊性，决定了档案管理的独特性。目前国家和有关部门尚没有采供血方面档案管理的专业规范标准，现有的机关或医院的档案管理模式，也不完全适用于采供血的档案管理，因此，目前在采供血档案管理中，对归档文件及质量记录的范围、鉴定、整理和管理利用等无标准，很多过期档案不能及时销毁，导致库房涨满，占用本就有限的库存空间，很难实现规范化、标准化，难以保证文件及记录的齐全，检索时难以提供有效档案。这种“有档不归”或“有文必归”的现象，影响档案的完整性和系统性。《血站质量管理规范》提出对血液采集、检测、供血的原始记录至少保存10年，仅提出了一个宽泛的保存范围，但对于采供血各工作环节产生的众多质量记录并未规定一个较清晰的归档标准，各单位依据各自对规范的理解自行制定各类档案的归档要求和保存时限，造成档案管理的不规范。
2.3 缺乏高素质的档案管理专业人才
目前许多采供血机构的档案管理人员为兼职或由普通行政职员担任，专业知识匮乏；各业务科室多没有指定的档案管理员，多未受过档案管理方面的培训，造成档案产生源头管理不力的现状。很多单位配备了专业的档案专业管理人员，但又缺乏对采供血业务工作流程的充分了解，不了解业务工作和文件产生过程，以及文件之间的联系，整理立卷工作难度大。对重复过程、科室间的业务交接、与本科室职能无关的参考性材料等，往往被重复归档或忽视归档，案卷质量也难以保证。
2.4 对待非纸质档案重视不够，档案信息利用有待加强
近年来，非纸质档案如电子信息、影像、光盘、软件、通讯等类档案不断增多，采供血电子档案管理中愈加重要，采供血网络的安全使用、采供血数据定期备份、双机备份、异地备份，电子文件的管理等也应纳入血站档案管理的范围，但目前对这类档案的重视和管理还不到位、不规范，影响档案的完整性。目前对采供血档案的使用多是查阅和参考，通过对档案信息的统计、分析，在对档案信息安全保存的基础上，为人们的社会实践、科学研究服务最大化的实现档案信息的作用。
3加强血站档案管理应采取的措施
3.1 提高认识，加强管理领导和监管
把档案管理工作摆上采供血质量管理的重要位置，落实到各项业务活动的每个环节。单位领导、档案管理人员和采供血一线的业务人员提高对档案管理工作重要性的认识。采供血各科室、各环节、各过程都应纳入档案管理的系统工程，在各科室和有关人员的积极配合和参与下，各种档案资料的收集、整理、归档、管理工作才能落实到实处。
3.2 结合采供血行业特点，依法规范档案管理
贯彻《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的规范要求，结合采供血行业工作特点，是做好血站档案管理工作的根本。各采供血机构及档案管理人员，要把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理；采供血机构或档案管理部门应制定一套适合血站特点的档案管理标准和规章制度，依照《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的要求，我单位建立了覆盖包括质量记录在内所有工作部门和流程的质量管理体系，规范了采供血工作的归档范围、保管期限及档案收集、整理、保管和利用的具体要求，在档案管理上更加规范。建议进一步扩大档案管理的覆盖面，注重基础性档案的管理，将档案材料形成的各个环节纳入管理范围，保证档案的完整性；加强对不归档材料的管理，妥善处理和及时销毁不归档材料；应结合采供血工作特点，理顺各类记录、档案产生、交接、保存的源头、过程及部门规律，使档案管理体现行业特色，逐步实现档案工作法制化、规范化、科学化。
3.3提高档案人员综合素质，提高档案管理水平
努力创造多种培训、学习机会，除提高档案管理知识水平外，尤其注重档案管理人员的采供血业务知识的提高，并且注重全员对档案管理知识的普及和培训，形成和谐和顺畅的档案管理流程，在各级部门和过程中指定专人兼管各类文件资料的收集、整理和归档工作，强化人人重视档案意识，才能使档案管理的水平不断提高。
3.4 加快档案管理现代化，提高档案信息利用率
应借助网络化管理的条件和优势，实现采供血档案的电子信息化管理，对非纸质档案、尤其是计算机网络形成的档案资料的收集、整理、归档和管理；进一步加强档案信息的开发和利用，开展档案研究，提高档案信息的有效利用，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。
参考文献
[1]中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范,2006.4.
[2]中华人民共和国卫生部.血站实验室质量管理规范,2006.5.
第14篇
关键词：高校档案；数字化；信息化；档案管理
如何构建准确、安全、标准化的档案数据库，实现档案现代化管理和数字应用，根据本单位的数据库建设实际工作，笔者建议，可从以下几个方面入手：
1 基础设施现代化
基础设施主要包括：联通行业或单位的电脑、打印机、扫描仪、wep等相关信息化办公设备。这些是信息化的基础，是档案数据化建设和发展的必备物质条件。
基础设施是工具，是为档案数字化建设和应用服务的。充分利用现代信息技术提供的手段和平台，改造传统档案业务处理模式和方式，从而提升业务的处理效能，提高档案的利用率，是档案界所不断追求的。多年的实践经验告诉我们，要想走档案现代化建设之路，实现档案数据库管理应用，就必须要有相应基础设施。
2 档案信息电子化
档案由载体和信息两部分组成，档案的本质是信息而不是载体，在建立档案数据库前，载体和信息是不可分的。随着高校办公自动化的普及，网络功能的扩大，各部门产生了大量电子档案，这些电子档案就是档案数字化的基础和资源，比如：招生信息、科研信息、教务信息等等。数字化的前提是要建立数据库，数据库的信息来源有两个路径。一个是将馆藏实体档案全文内容转换为数字信息，也就是对馆藏档案加工扫描数字处理，形成档案数据库，并在此基础上进行二次、三次文献加工；二是网络环境下，接收现代办公条件中新产生的电子档案和数据库。把大量的电子档案信息资源收集后转入数据库，或是直接拷贝建库是档案界值得借鉴的。近几年，随着网络备份技术的提高，采用自动化系统采集和数据导入档案信息，是档案收集的快车道。也就是将办公自动化系统产生的大量电子文件直接生成数字档案，经归档处理后可直接将其建库存档或放到web服务器上。
3 档案管理规范化
档案管理规范化是档案数字化建设的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各个环节的统一规范，才能实现档案数据的有序流通。
首先要考虑档案馆数据库建设的等级标准和数据格式，并规定各种标准下的应用软件开发、硬件购置等信息资源建设的规模。各高校应结合自身的特点和需要，合理选择相应的建设标准，建立现代化档案信息系统，避免盲目的低水平重复建设。其次，应建立数字档案的统一标准和档案信息化操作的统一规范，主要包括传统档案的数字化操作规范和现行电子档案管理规范，数据库建设的标准规范，档案系统的软硬件规范和接口标准，以及档案安全管理标准规范等，使档案信息管理的每个环节中的每一步都有章可循，每份数字档案都有标准规范，有效实现档案信息的安全保密、互联互通、资源共享，并将部分标准规范上升为法律法规，做到依法治档。
4 档案利用网络化
档案的网络化利用是传统档案工作与现代科学技术相结合的产物，是网络带个人们的方便和快捷。我们在建立档案管理系统的过程，学校各个部门在向档案馆递交纸质资料的同时，通过校园网将资料数据同步发送到档案馆的系统服务器上，档案馆根据这些案卷信息进行整理、组卷编号入数据库，对于有必要进一步加工的内容，可再做深入的技术处理，比如，制作音频视频、文字识别、索引目录、鉴定筛选、加权加密等，最后放到网络终端提供利用和服务。
数字档案提供利用的方法无外乎三种，即提供拷贝、通信传输、直接利用。高校校园网为高校数字化档案馆提供了极好的网络环境，同时也为高校档案网络化利用提供了条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用同一系统软件，以高性能计算机作为web服务器，通过校园网进行电子检索服务、互传、互换信息。值得说明的是在提供利用过程中，要切实采取安全措施，注意档案的保密工作。首先，在提供利用方式上应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供；第二，要确立数字档案内容的密级层次，进行有效管理；第三，对网上传输的数字档案内容要进行加密，并对所使用的密码进行随机更换；第四，利用的系统应有较强的容错能力，避免由于操作失误或掉电等其他自然因素带来不可挽回的损失。
5 服务利用现代化
高校档案馆的职能主要体现在服务上，档案是学校重要的信息资源，若要充分发挥其作用，最大限度的提供服务利用，充分发挥档案馆的服务职能，适应社会信息化进程的需要，必须要转变服务理念和服务模式，提高现代化的服务手段。
首先利用校园网达到网上检索和利用，在是充分利用档案管理系统，达到网上传递不的档案信息。另外，根据需求建立常用数据库，据我们学校档案利用的信息统计，学籍档案利用约占全馆档案利用的80%左右，行政和基建科研等仅占所有提供服务利用的20%。依据此情况，我们学校在已有的档案数据库基础上，把常用的数据库拿出来，另外组建档案馆内部办公系统，形成内部局域网，主要是为利用提供方便的，有：学生的成绩单数据库、学历认证数据库、英语四、六级考试成绩数据库。该库通过两种方式收集。一是库房已有的纸质成绩单通过高速扫描仪扫描成电子版，之后利用对成绩单目录的OCR识别，将电子版成绩单与学生学号关联建立数据库库；二是将教务处教务管理系统中的电子成绩单则通过pdf打印机批量生成pdf文件，同时利用自动化脚本程序将pdf文件直接与学生学号关联。最后将所有的电子档案信息与已有的学生信息关联，即可实现输入学生名字或学号即直接打印出档案信息，减少了原件反复复印的破损，同时也节省查档时间。
总之，实现高校档案数字化，可以极大地方便用户查询和读者服务工作，是高校档案工作的新出路，是新形式下高校档案管理模式的转变，也是实现高校档案信息共享和有效快速利用的新途径。
参考文献
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[2]张春.关于高校档案数字化建设的思考[J].北京档案，2009（12）
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第15篇
档案管理部门应该制定一套完备的医疗档案安全管理规范系统，严格规定档案管理的每一个细节内容，并对档案管理制度遵守和执行情况进行实时的监督和检测，保证管理规范的每一步都落到实处，在档案安全管理制度的制定和执行两个方面上都尽量做到最好，达到双管齐下的效果。在实践中完善和健全医疗数字档案信息安全管理制度，确保医疗数字档案在进行信息化建设时的信息安全性。要做好医疗档案数字信息安全保障工作，必须从设备、网络、系统、数据等多个方面进行综合管理，形成一个协调配合的信息防护系统来防止医院数字档案信息的外漏和非法传播。这里需要注意的是，电子文件档案具有易被改动、易被窃取、易于传播、易于丢失的特点，而且它是一种不能直接识读只能依靠特定设备和软件才能读取的信息，因此，在逐步提高档案存储技术的同时，也要加强对电子文件档案的管理，通过制订科学的管理方案和健全相关管理制度来达到电子档案的保真、保密、保存、保读取的目的。
二、加强档案安全的管理设施建设
档案安全的管理设施对于是否能保证档案存放的安全性十分重要，科学建设和完善档案安全相关基础管理设施，给档案管理提供一个安全、稳定的环境是实现档案安全管理的重要前提。近年来频繁发生的自然灾害和人为灾害给档案的管理带来了更多的安全隐患，由此可见，在建设医院档案馆库的过程中做好医疗档案管理的防震、抗灾、防火等各项防护工作非常有必要。在进行医院的档案馆库时，要保证其符合国家档案建设规范规定的各项标准，如坚固性、安全性、环保性、实用性等，都要严格根据设计标准进行建设。档案的存储工具要确保能保障档案的安全性，实践证明，档案多节柜是能够有效保证档案安全的装具。存放音像、电子档案要使用防磁柜。在温湿度的控制方面，要把温湿度控制在档案可承受范围之内。除此之外，还要加强对档案管理相关的视频监控、门禁、火灾报警、消防、温湿度监控、计算机安全等系统的建设，保障医疗档案安全管理体系基础设施建设的科学性和全面性。
三、提高档案管理安全技术水平
档案管理安全的关键技术包括医院受损档案抢救修复技术方法、医院电子档案真实性保证以及技术方法等，只有保证医疗档案安全有科学的理论基础和技术支持，才能实现档案的安全管理。引入先进的档案管理技术、方法以及设备，并不断地推广达到较为全面的应用，在最大程度上增强医院档案安全管理的能力。加强在网络信息安全方面的治理，通过改进和完善网络信息安全管理技术，形成一个安全、稳定的医疗数字化档案管理系统。对后台管理操作系统的选择，要综合多种因素，选择最为可靠的系统，同时还要保证配置的安全性。在网络服务方面，对用户合法性的认证工作要进行严格把控，防止登陆者进行违规操作，盗用系统内部信息，保证医院电子档案被完好、安全地保存，实现医疗电子档案和纸质档案的同步归档。除此之外，为防止数据信息丢失现象的发生，需要做好对医疗档案重要信息的备份，对特别重要的电子文件要进行易质或异地备份。这种备份是医院的档案部门在遇到突发事件或自然灾害时能够保证重要档案资料不丢失的重要途径，它确保了档案的完整性、安全性以及保密性，也是在当前形势下保护医疗电子档案信息绝对保密性的最根本手段。
四、做好对档案人员的专业技能培训工作
社会经济与科技的飞速发展带动了档案信息化建设事业的不断加快，这也给医疗档案管理人员提出了更多技能要求和职业规范标准。医院档案管理部门目前一个重要的工作就是要从整体上提高档案管理人员的综合素质，不断完善医院档案的安全管理系统。一方面，要定期组织医院档案管理人员进行安全知识教育和管理技能培训，增强他们对医疗档案信息的安全意识、防范意识以及保密责任意识。另一方面，要积极引进和学习国内外关于档案信息安全防护的先进技术和方法，使档案管理人员具备基本的档案信息安全管理知识与技能，形成一个具有专业档案管理技能和灵活运用多种科技设备并且具有强烈责任意识的医疗档案管理队伍。
五、结语
