档案存档管理范文

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第1篇

关键词：积存档案；零散文件；组织整理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

档案是历史文件的积累物，现行文件的立卷整理归档，一般属于文书部门和有关部门的任务，但是由于历史档案的收集及其他某些特殊原因，档案室需要对积存档案或零散文件进行整理，或协助指导有关部门整理积存档案或零散文件，此项工作比较复杂，是一项较为艰巨的任务，怎样才能系统的整理这些文件让它们的价值得到充分发挥呢？本文主要针对云南省水文水资源局的积存档案和零散文件的组织整理情况进行了阐述。

1 现阶段云南省档案管理工作的实际情况

到目前为止全省各个水文观测站点当中保管的相关水文资料以及各类档案材料一共有12万多卷册，在这当中1928-2007年期间的水文原始档案大约有10万余卷册，1937-2005年期间的整编成果大约达到了2万余卷册，1887-2006年期间刊印成果将近3千多册，除此之外还包括文书、实物、财务、地图、声像、基建、专题、设备、民国、照片、科技图书等各种门类、载体档案若干卷册，这些档案仍然以每年3800多卷的数量快速增加；整个水文资料档案排架的长度达到了7400米，一共拥有1500多个档案柜，3栋档案库房，库房的总占地面积接近3000平方米。此外，全省水文数据库存储的水文数据达到了400多兆，并且以每年200多万组数据的速度在增加。但是，在档案整理的过程中积存档案以及零散文件的整理工作还存在很多问题，没有统一的标准，由于积存时间过长或者过于零散等原因很容易被人们忽视，导致水文档案资料不够全面，水文工作得不到可靠的保障。

2 做好积存档案以及零散文件的整理准备工作

2.1制定高效可行的整理工作方案

为了使积存档案和零散文件的整理工作能够顺利地进行，在整理以前，应先了解档案的情况，订出一个整理工作方案。此工作方案包括以下内容：立档单位的历史沿革和档案状况，整理的要求和具体方法，工作程序劳动组织，以及各次工作完成时间。根据所要整理的档案状况、数量以及参加整理的人数的不同，整理工作方案可详可简。整理工作方案一般以全宗为单位编订。整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。

2.2立档单位的历史沿革

积存档案和零散文件的整理，一般是从研究立档单位的历史沿革和档案状况开始的。只有熟悉了立档单位及其档案的历史和现状，才能深刻地了解和掌握被整理档案的各种特点，才能正确地解决整理工作中一系列的实际问题。对立档单位历史沿革和档案状况研究的结果，应写成书面材料，通常称为“立档单位和全宗历史考证”，作为整理工作方案的一部分，或作为单行材料。立档单位和全宗历史考证，对档案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制订可行性整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据，如对该全宗及其各个部分档案的整理要求如何确定，采取何种方法等等，均应在研究全宗材料实际情况的基础上确定。较为详细的历史考证，不仅是档案整理的整个过程中一种必要的参考材料，它对判定文件所属全宗，考证文件日期和所属组织机构等等，都有辅助作用，而且对日后进行档案价值的鉴定工作、编制检索工具和利用档案，也有一定的参考作用。质量较高的历史考证，实际上是一种颇有实用价值的工具书。

2.3 立档单位的档案状况

立档单位和全宗历史考证，一般由立档单位沿革和全宗状况两部分构成。立档单位的主要内容如下：（1）立档单位成立的时间和原因，机关名称的变化，撤销的时间和原因，机关的名称；（2）立档单位的性质、任务和职权范围，它在社会中的地位，它与其他相关组织的关系；（3）立档单位活动的情况，如活动地点、范围等；（4）立档单位内部组织机构的设置及其职能，机构的变化，立档单位及其各组织机构负责人姓名；（5）立档单位文书工作制度及其变化情况，文件处理中使用的各种印章戳记及其作用。另外，全宗状况，即档案情况部分，一般包括以下内容：（1）全宗档案内容与成分的概况；（2）全宗的历史：档案入馆（室）前的保管处所和保管情况，档案馆（室）接收档案的时间等，入馆（室）后档案管理的情况（如是否经过整理，是否受过损失和经过销毁，及其它情况）；（3）档案现状，如整理、鉴定的质量等；（4）档案被利用的情况。总之，立档单位和全宗历史考证，通常在开始整理全宗之前写出初稿，在档案整理过程中边使用边补充修改，全宗整理结束时最后修订定稿，存入“全宗卷”内。

3 积存档案以及零散文件的整理程序

整理积存档案特别是零散文件，在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时，必须科学地安排整理工作程序，它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存档案和零散文件的工作程序大致如下：（1）区分全宗；（2）全宗内档案的分类（分类中补充区分全宗）；（3）初步立卷（立卷中补充分类），拟写标题草稿；（4）案卷的初步排列；（5）调整案卷，修改标题，系列排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等；（7）确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号；（8）编制案卷目录。以上这些序列步骤，只是全面系统地整理零散文件的一般程序。在实际工作中，应根据不同情况，因档案的状况和整理的具体要求而采取相应的程序安排。从上述步骤的全过程可以看出如下特点：零散文件整理程序，是在档案整理工作基本程序的基础上，有规律地交错结合而组成的；零散文件的整理程序及其实际运用较为复杂，但如运筹得当，却又可能摆脱材料由文书部门经档案室到档案馆这种常规流程所造成的限制，而把整理工作程序组织得更为科学。

4 积存档案以及零散文件的整理措施

最近几年以来，我省水文水资源局在档案管理的过程中存在很多问题，尤其是积存文件和零散文件的管理，给档案的管理和搜查造成了极大的困难。在档案管理过程中，常常会由于档案管理方法以及管理措施过于落后导致管理效率水平低下，造成管理不规范。这就要求我们必须不断的更新改进档案管理方法和措施，提高档案管理的效率。所以，目前在水文水资源局的档案整理过程中需要通过采用现代化信息技术来提高档案整理的效率，确保档案管理工作的顺利进行。

4.1 通过制定统一的分类标准，采用现代化技术进行分类整理

在人工立卷的过程中，工作人员都是按照自己对文件的理解进行分类，虽然分类标准都能够统一，但是每一个人对文件的理解和判断都不尽相同，在分类的过程中也存在一定的不一致现象，难免会发生分类不准确的问题，这就直接影响到了档案的整理质量，在日后对档案进行搜索和利用时会产生很多不便。另外传统的纸质档案整理工作过于繁琐，需要大量的劳动力，耗费过长的劳动时间。因此通过使用现代化计算机技术进行积存档案和零散文件的整理，能够获得更佳的效果，不需要再对案卷的标题进行拟定，可以有效的降低劳动强度，缩短劳动时间，并且在利用计算机进行检索时更加方便快捷，极大程度的减少了档案整理过程中由于人为因素而造成的不良影响，充分发挥计算机档案整理的优势，有效提高积存档案和零散文件组织整理工作的效率。

4.2 提高积存档案和零散文件管理人员的素质水平

档案整理组织工作的质量会直接受到档案管理人员业务水平高低的影响，为了提高档案管理人员的业务水平，让其能够更好的适应档案组织整理工作的需要，应该尽可能的调动工作人员的工作积极性，增强他们的工作责任心。由于积存档案特别是零散文件不管是从种类上还是从载体上来说，都具有多样化的特点，所以还需要及时更新管理方法，这就对档案管理人员提出了更多的要求。而过去所采用的方法已经无法再继续适应现阶段的发展形式，因此还需要尽快做好档案管理人员的教育培训工作，帮助其尽快掌握管理新技术。

5 结语

总而言之，积存档案和零散文件的组织整理工作非常重要，随着信息化的不断发展，对档案管理的要求也不断增多，这就要求档案管理人员能够做好立档单位和全宗历史考证工作，严格按照积存档案和零散文件的整理程度，不断的引进现代化技术，采取新措施，从基础抓起，制定统一的档案分类标准，优化档案检索，完善积存档案和零散文件的组织整理制度，同时加强对档案管理人员的教育培训力度，确保其能够为实际工作提供更多更全面的档案资料。

第2篇

关键字：信息化；图书馆档案；双轨制

中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著录格式：[1]李志刚.信息化时代下图书馆档案存档的分类及双轨制管理[J].软件，2013，34（8）：44-45

0引言

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。[1]图书馆档案管理是图书馆基础业务、读者服务和现代化建设工作的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性直接代表了图书馆的管理水平。信息化时代下，采取纸质文件与电子文件双轨制管理是图书馆档案管理的发展趋势。[2]

1图书馆档案存档范围和常见分类

当前图书馆档案存档和分类主要分为图书馆管理类、业务工作规范类、声像实物档案类以及其他资料档案类。以平泉县交通运输局图书馆为例，具体明细分类如1.1表、1.2表：

1.3 声像实物档案类。包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片以及获得上级或其他有关部门颁发的锦旗、奖状、奖牌、证书、奖杯等。具体分为：声像、照片、实物（ 奖状、奖牌、证书、奖杯等） 。

1.4 其他资料档案类。包括国内外其他图书馆或图书情报单位赠送给本馆的图书馆介绍、图书馆通讯、年度报告等有保存价值的资料。

2图书馆档案双轨制管理

通过以上图书馆档案分类，我们发现档案是具有保存价值的原始材料，所以原始性是档案的本质属性。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。纸质文档的管理工作就是将这些原始的材料进行分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等。与纸质文档相比，电子文件归档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

2.1档案管理双轨制的内涵

所谓双轨制是指，在文件生成和运转过程中纸质文档和电子文档共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质档案的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善。双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，纸质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。

2.2档案管理双轨制的必然性

在目前技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，图书馆档案可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3结束语

在图书馆档案管理的过程中，图书馆档案管理工作人员要能不断创新。鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这只是一种必然的发展趋势。

参考文献

[1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社出版，2006年6月第二版.

第3篇

关键词：纸质档案；电子档案；共存期；管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理；也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存；但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。

参考文献

[1]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2000，1.

[2]琳达.马里[美国]肖永英编译.谢伦伯格理论和计算机自动化世界[J].山西档案，2000，1.

[3]安素琴.国际档案界共同关注的话题：档案鉴定和电子档案的保存[J].档案学研究，2000，1.