办公档案数字化管理范文

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第1篇

关键词：办公自动化；文书；档案管理；地质

Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.

Keywords: office automation; Documents; File management; geological

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号

地质矿产局在办公自动化的环境中，文书档案的归档管理工作分为电子文件的归档与纸质文件的归档两个部份，这就要求文书档案的管理工作必须贯穿文件的产生、流转、处理、归档的全过程。在一定程度上，办公自动化对文书档案管理工作提出了更高的要求。

一、文书档案应用办公自动化管理的优势

1.1办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。

1.2实现信息资源的充分交流与共享

运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。

1.3提高文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

二、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题

办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题，主要表现为以下四个方面。

2.1管理制度不健全、设备落后

虽然各个文书档案部门都制定了相关的档案管理制度，但仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值；二是保管制度不健全、基本设施不完善，造成档案的损毁和遗失档案现象屡屡发生；三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值，而有的档案却莫名流失。此外，不少地质科研部门只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对文书档案的管理重视不够，文书档案的基础设施落后，设备设施陈旧。

2.2电子化的档案文件保密性受限制

与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外，由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。

2.3电子化的档案文件对管理人员要求高

随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面，如果仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员不仅具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的知识层次和先进的管理水平。然而，当前许多档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才。这样，导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。

2.4信息化水平低

随着计算机和网络技术的引入，文书档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而不少文书档案管理信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，严重影响了地质科研档案查找利用的效率，大大降低了档案的利用价值。

三、针对文书档案管理中存在问题的应对措施

3. 1提高单位管理人员对文书档案管理的认识

认识转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极有效的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高单位员工尤其是领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识，一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高单位文书档案管理工作的地位与影响。

3.2做好档案工作与文书工作之间的衔接

由于文书工作质量的好坏对于档案管理工作质量的好坏将会产生直接的影响。因此，在实际工作中，如果不能保证高质量的文书工作，就无法实现科学有效的档案管理。这就需要切实做好档案工作和文书工作之间的衔接。单位中的文书人员一定要具备较强的档案意识，做好对文书材料的归档工作，并且在文书处理的过程中，要力求实现档案和文书工作一体化运行。

3.3提高档案员的专业素质和工作能力

科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的、更高的要求，档案干部要自觉学习新知识、新业务、坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务.

四、加强文书档案保密与利用工作

4.1 文书档案管理人员的职责

文书档案管理人员的职责是要维护档案资料的完整与安全。贯彻落实《保密法》和《关于开展地质资料清理工作的通知》的精神，这既是文书档案管理人员基本要求，也是文书档案工作当前主要任务。对于地质科技资料不仅要做到不坏、不丢、不散、不乱，还要保证地质资料实体安全和文书档案资料的安全。

4.2正确处理的文书档案保密与利用的关系

日常工作中，文书档案管理人员十分重视文书档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，文书档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批文书档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的文书档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成文书档案浪费；不能有效地利用文书档案，失去文书档案的价值。

五、对文书档案管理工作的建议

建立电子文档信息一体的管理系统。在档案现代化管理迈向数字化、信息化的今天，依托信息网，建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统。使归档文件的真实性、完整性、有效性以及鉴定、编目、著录等在文件生成和处理阶段进行和控制。提升档案管理人员全面素质，坚持可持续发展。面对新时代全新管理理念，面对信息化快速发展的逼人形势，面对行业的需求，档案管理工作者要具备比较宽广学科知识，具有对文件信息进行二三次开发能力，具有较高的组织、管理能力；要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力。运用现代化手段快捷便利地提供服务，满足利用者的目的。加强档案资源的开发和利用，要突破习性思维，把握规律性，实现理论创新，服务创新，管理创新，做好档案工作，从而促进档案事业持续、健康、快速发展，努力开创地勘单位档案工作的新局面。

总结

文书档案管理者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，文书档案管理工作才能跟上时代的步伐，才能在地质调查、矿产勘探、探测试验、专题研究等生产技术活动中发挥更大的作用。

参考文献

[1]郭伟.有关文书档案工作的若干思考[J].西部探矿工程,2009

第2篇

关键词：文书档案；办公自动化；档案管理；应用浅析

引 言

随着科学技术的发展以及办公自动化的应用，施工企业的文书档案管理越来越便捷。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已拥有一套其自身的工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。

文书档案管理是施工单位档案存在的基础和重要的资源发生地，它客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的不断发展，文书档案管理水平如何提高，以满足各方面的需求，从而适应日趋发展的新形势，这是文书档案管理的自动化在档案工作中应用的新问题。

1 办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用

在施工企业日常的公文办理过程中，相关工作人员办理的文件在传递过程中丢失的情况时有发生。在传统手段中，文件传递是靠邮政系统派发传送，因而文件到达时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索造成很大的不便，在应用计算机网络技术之后，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。下面就谈谈办公自动化对施工企业文书档案管理工作的促进作用。

1.1 工作效率和质量得到了前所未有的突破

施工企业所要登记在案的资料数据数量大，包括地质信息数据、人员设备等等。施工企业实现了办公自动化后，相关的档案信息经过数字化处理后，便可储存在计算机中。如果需要计算或者整理，计算机也可以自动处理，其运行速度也很快，文件资料的收集与查询等也变得十分便捷，大大提高了文书档案管理工作的效率和质量。特别是档案信息的服务利用，这是办公自动化的最大优势。传统的手工操作档案管理方式，完全依赖于人工进行档案资料的收集、储存与查阅等，档案工作人员的工作量异常繁重，致使档案信息的服务利用不能够满足人们的日常需求。办公室自动化在施工企业文书档案管理中的应用恰好解决了这一问题。

1.2 解决了档案存储的空间问题

文件文书档案数量越来越多，尤其像是施工企业，需要记录和储存的文件数量和数据特别多，这也意味着其整理工作越来越繁琐。但随着办公自动化设备的普及，大多数文书档案已经变成了数字化的电子文件，再根据办公目的和要求将所需的文书档案印制成纸质文书进行保存。为了适应新形势下的档案管理和信息服务的需求，要求要将原有的纸质文件转化为数字信息，这就大大节省了文书档案的储存空间，档案信息的查询也变得十分便捷。

1.3 实现了档案信息的共享和在线服务

传统的档案管理模式使档案信息不能共享，档案的利用率也就不高。但是如果把文书档案管理转化为电子文件之后，可将电子文件组建为一个电子文件数据库，利用计算机检索功能进行信息查询。施工企业可利用计算机技术，将施工信息输入并建立与每个施工项目相关的数据库，并进行精细化的管理，由案卷级扩展为文件级，从单一的途径转变为体系化，实现从管理档案目录的外部特征向内外部综合特征的管理转变。借助计算机网络将档案信息与载体分离，并利用信息系统进行链接，可以得到信息的历史与现实、纵向与横向的多方位记录，实现档案信息的共享与在线服务。

2 应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

2.1 电子文件的保密性受到了限制

电子文件的内容是没有固定的形式，且容易变化，这使得文件的保密性变得很弱。电子文件的修改可以不露痕迹，尽管当前已经有很多防治电子文件伪造和在原稿上进行删改的计算机技术，但是仍然不能从根本上改善电子文件的易变性。电子文件的字体、字号等固定的模式，将电子文件印制成纸质文件后，无法辨认其作者，因为电子文件不具有特定的字迹。这些问题都对电子文件的保密性提出了挑战。

2.2 档案综合管理人员培训缺失，专业素养不足

当前，文书档案管理在施工企业中有着举足轻重的地位，可以直接反映企业的整体管理水平，也是当下社会发展的必然趋势。调查显示，由于文书档案管理在我国发展较晚，受到的重视程度还不高，一部分单位的档案管理工作者缺乏相关专业的档案管理工作培训，专业素养缺失，对档案管理工作的进展在一定程度上存在影响。况且对电子档案的管理，绝不仅仅是懂得纸质档案管理理论、原则、方法和懂得电子计算机技术或数据通信的管理人员所能胜任的。这就对管理人员在技术和素质水平上有了更高的要求。

3 办公自动化在施工企业文书档案管理应用中问题的解决方法

办公自动化对施工企业的文书档案管理有着重要意义，这也使文书档案管理进入了一个快速发展的新时代。但需要注意的是，办公室自动化的应用也引发了很多问题，如何有效地解决这些问题成为新形势下施工企业文书档案管理健康发展的关键。

3.1 加强硬件建设，改善硬件环境

文书档案管理的现代化是依赖于计算机、互联网等手段得以实现的，这也就要求施工企业必须搞好硬件建设，这也是实现文书档案管理现代化的先决条件。只有不断地加强网络建设、计算机技术的更新等，实现技术设备和手段的现代化，使相关工作人员学会使用先进的科学技术进行文书档案管理工作，才能提高施工企业整体的文书档案管理水平。

3.2 实现档案工作人员专业化和现代化的有机结合

档案管理工作人员是实现办公自动化的基础，传统管理模式的长期侵袭，使得相关工作人员变得麻木和落后，其意识和思想没有得到更新，导致现代化的计算机技术和设备没有被完全和合理地应用。所以，档案工作人员必须认清当下的发展形势，及时学习和熟练掌握新的管理理念和手段，才能减轻工作量，也提高了工作效率。

3.3 采取措施提高文书档案的安全性

首先，通过扫描技术，将带有印章、个人字迹等文书档案转化为图像性质的电子文件，这样可以有效地防止电子文件文书档案被肆意修改，保证电子文件的原始内容，还可以大大减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；其次，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；然后，采取备份和验证措施，防止电子文件的丢失及失真，对永久保存的电子文件要制成纸质文件或缩微品；最后，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。

3.4 提高档案人员的综合素质

①以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高自身素质的根本途径，同时，相关管理部门对文书档案管理人员的培训也是相当必要的，他们可以从中得到交流与学习的机会，不断积累档案专业知识及管理经验，进而运用到档案管理工作中；②加强档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自己的交际面，通过互动交流与学习，可以获得兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，以及运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维的能力，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。

4 结 语

综上所述，办公室自动化有助于施工企业文书档案管理工作，这也是当今社会经济发展的必然趋势，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，实行全面科学化的文书档案管理是衡量施工企业管理水平的一个重要标准，这就要求相关部门必须切实对档案管理者进行素质培养与提高，重视文书档案管理工作，强化文书档案管理水平，加强部门间的协调合作与交流，实现文书档案管理的安全化、规范化、标准化，确保我国施工企业文书档案管理工作走向正规化、健康化的发展轨道，为最终实现经济效益和社会效益提供可靠保障。

参考文献

[1]张会华.文书档案管理的办公自动化[J].科技资讯，2012（26）：67～68.

[2]李冬梅.文书档案现代化管理工作之我见[J].黑龙江档案，2012（4）：21～22.

第3篇

一、提高文书档案管理工作效率

以往的文书档案管理工作，较多依赖于人工的手动操作，对人员的档案管理素质要求较高，需要用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，归档文件需要严格执行修整、组建装订、编页、分类、排序、编号、编目、装盒8个环节，这样的档案管理工作又费时，又费力。引进计算机处理相关工作，实行办公自动化，通过信息化技术和方法的应用，加强档案信息资源的合理配置和科学管理，运用相关程序对档案管理工作进行自动筛选、编号、归档和保存，在文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节中，工作有序快捷地开展，从而大大提高了办公效率。特别是在复杂的档案管理工作中，尤为突出，例如，基建档案的管理工作，要求按照前期准备、设计、施工、竣工验收、建立及使用维护等内容，区分保管期限组成案卷，且每个工程项目的文件材料要保持成套性，这样对文书档案管理工作的要求极高，要全面、及时、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理费时费工，耗时耗材，引入自动化系统，则方便快捷，利用电子文件非实体归档的特效，用计算机网络技术，很快地完成电子文件的收集积累、整理归档等任务，实现随时办结随时归档。

二、提高档案利用工作的效率

档案利用的方法是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足档案用户需要的目的所采取的各种服务方式、程序和手段。目前档案利用的基本途径是：提供档案原件、提供档案复制品、提供档案信息加工品。档案利用的方式主要是开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录、编写档案参考资料、举办档案展览、档案信息上网、政府公开信息查阅等。由于原始的文书档案资料管理工作过于依赖纸质载体，大部分的资料长期仅能存档于文件柜中，查找和使用极其不方便，给档案利用工作带来了诸多的不便之处，大大限制了资源的相互交流。在应用办公自动化系统后，文书档案资料可以脱离原载体，可根据不同的需求自行选择相应的储存介质，比如VCD、DVD、U盘、磁盘阵列、移动硬盘、云端等等，这些介质通过互联网或专门的电子渠道迅速传送所需资源，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，电子档案可通过提供拷贝件、通信传输和直接利用来完成提供利用的功能，从而可以更好地用好、用活、用透资料，使文书档案资料的价值得以更好地体现。

三、保障文书档案资料安全性

传统文书档案资料以纸张为载体，在档案保存和利用的过程中，档案纸张在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化，比如变色、强度下降和化学性质变化。纸质的文书档案资料不利于环保节能，保存档案资料时占用地方，特别是小心保存的同时还不能保障完全的安全，纸质的文书档案资料极其容易受到保存环境的影响，比如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，会发生水解和氧化反应。在《档案法》中从法律角度明确了档案保管工作的职责和内容，《档案馆建筑设计规范》中也对档案馆的库房建设提出了具体要求，可见保管档案对基本物质条件有相当严苛的要求。在实际操作中，稍有不慎，在文书档案管理的工作过程中，就可能发生不可挽回的损失。实行办公自动化后，文书档案的管理介质有了较大的提升，这类新载体的优点是存、读方便快捷，便于携带，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具备可修复性，具有很强的稳定性，复制容易，交流方便等。

第4篇

一、办公自动化在文??档案管理中应用的意义

首先，能够实现高效的工作。传统的文书档案管理都是人工进行操作的，通过人工的方式收集、整理、储存文书档案资料，会造成人财物的浪费，并且工作效率不高，档案管理服务与人们的实际需要之间还存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。

其次，能够很好地优化档案服务功能。传统的文书档案管理中，资料的共享性不强，档案资料的查找也遇到一定的困难，服务效果并不理想。使用办公自动化技术建立档案数据库，可以通过网络查找档案资料进行应用，档案资料的应用率比较高，能够实现更便捷的服务功能。使用计算机进行精细化管理，使档案信息与网络系统相连接，使得信息的深度延伸，做好档案信息的共享以及在线服务，使得档案服务功能得以优化实现。

最后，使用办公自动化技术还能够高质量地储存文书档案资料。文书档案管理中应用办公自动化技术，实现电子档案的储存，能够提高储存的便利性。此外，还能结合实际需要，实现纸质文档与电子文档之间的转换。传统的纸质档案在应用上是不方便的，并且在传输储存过程中容易出现损坏，使用办公自动化技术能够实现电子档案的保管与储存，使得档案资料更加完整，提高传输储存的安全性。

二、办公自动化在文书档案管理中应用的策略

（一）健全文书档案管理的制度。当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。

（二）统一文书档案管理的技术标准。文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。此外将办公自动化技术应用到文书档案管理中，还需要注重其系统功能的实现，对相关的技术参数进行规范，使得文书档案管理各项工作的开展都有科学的依据，提高文书档案管理的效率、安全性。

（三）技术处理电子档案。将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。

（四）强化档案管理人员的综合水平。在文书档案管理中，档案管理人员的素质水平对档案管理的效果有着直接的影响，因此必须要提高档案管理人员的素质水平，实现高效的文书档案管理。文书档案管理中应用办公自动化技术，还需要提高档案管理人员的专业化技能。加强档案管理的投入，使工作环境以及硬件设备得到优化，档案管理人员能够熟练地操作各种设备，具有较高的业务素质。强化档案管理人员的教育培训，树立终身教育的理念，完善奖惩机制的建立，提高档案管理人员的技能以及工作积极性。同时做好职业道德教育，在档案管理工作中能够更加认真、细致。此外，要加强与单位各部门之间的有效沟通和联系，使档案管理的影响力得以提升。还要积极与其他单位加强联系，积极学习先进的经验技术，并结合单位自身的实际情况，通过现代化的网络技术手段，使得文书档案管理工作水平得到全面的提升，更好地为单位各项决策提供科学依据。

第5篇

关键词：文书档案管理；办公自动化；实际应用

只有提高了文书档案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用时间。随着当今社会的发展，文书档案的管理得到了一定程度的进步，然而办公自动化的应用却加快了这一进程，更好的使社会各方面都能得到提升。因此推广以及应用自动化文书档案管理是必然的趋势。

1 应用办公自动化文书档案管理的好处

1.1 提高了工作效率

传统的档案管理工作费时费力，专业性很强，人员在操作过程中不小心就会出现错误。传统的文书管理工作有三难：遗失立卷难，费脑费心，操作难度大，工作程序枯燥繁琐，工序多而繁杂，干起来枯燥乏味，掌握起来也难：二是管理工作难，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查准率并不高。如果因为文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟标题不能准确提示卷内文件的内容，查找起来就很困难。

而在计算机信息技术高度发达的今天，应用信息技术来简化工作，节约时间和减缓压力是很普遍的事情，通过这种计算机信息技术我们可以获得媒体多种多样的信息源，加强了对各行各业的联系，使工作变得更加轻松合理。

1.2 获取信息更为方便

计算机的出现促使档案管理走向一个新的方向。无论从信息的录入来看还是从查找信息来看都更加方便而且节约时间，更重要的是减少了很多繁琐不必要的操作。我们可以利用计算机直接建立一个档案管理系统，对档案系统进行规范和日常维护，更多的人可以通过资源共享来浏览系统化的档案，也有助于人们了解什么才是档案管理工作。从总的来看，档案管理工作比以前要更加的简约，效率更高。

1.3 提高了安全性和稳定性

传统的档案管理和现今的管理方式进行比较，可以明显看出传统方式的繁杂之处，首先录入档案的工作就很繁重，长期保存档案的成本也很高，一旦保存时间长了，寻找就会很麻烦，而且有可能出现遗失或者虫蛀等损坏现象。而且传统的档案和文件如果要长途运输的话，一半会采用运邮的方式，这种方式相当危险，很可能会造成信息的泄露或者遗失，对于企事业单位的安全性产生威胁。反观现代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隐蔽性，就算距离再远，也能快速准确的传输。

1.4 减少了办公难度

就我们所知，有些特殊工作的难度主要在于信息量巨大，比较复杂，分类也麻烦，因此人工操作的时候工作难度高，工作压力也大，比如气象的文书管理工作正是如此。而文书档案的自动化完全解决了这些难题，正是因为计算机拥有存储空间，可以录入信息并且保存，在有需要的时候只需要查询即可，因此气象文书档案在管理方面自然也变的容易，工作人员的压力随之减轻，办公的效率要比以前更高，更快捷。

2 应用办公自动化文书档案管理的缺点

2.1 对工作人员的要求较高

虽然应用计算机管理文书档案会更加便捷，但是与之相反的是想要熟练的操作电子信息技术却存在着一定的难度，这绝不仅仅是数字管理，作为一名文书档案管理员应用计算机管理档案的时候必须掌握相应的计算机技术，拥有专业的计算机水平。办公自动化文书管理要求工作人员要熟悉掌握理论知识，管理方法，管理技术和管理流程，它不同于手工操作，只是一些简单纸质档案，较为简单。但是，目前来看，计算机水平较高的人才少之又少，所以这种高科技的文书档案管理技术，不能快速的有效发挥。

2.2 对文件的保密程度差

文书档案的办公自动化有优势但也有劣势。众所周知，文书档案是记载处理问题和采用措施的载体，因此在日常的工作当中，管理人员就需要经常的修改或者在有需要的时候浏览、传送，并且修改之后不留痕迹，然而在这些操作过程中如果不够细致，可能会造成原文件出错或者丢失，这使得工作不能顺利进行。更加严重的问题是随着计算机技术的发展和完善，还是会有伪文件夹杂在档案内，这些伪文件没法认出，文件的保密性自然令人担忧。但在这一方面传统的档案管理方式要稍微好一些。传统的档案需要手写录入，每个工作人员的字体也不一样，一旦文件修改就必然会留下痕迹。一般纸质的档案上面会有管理层的签字或者公司的印章之类的，那么假的文件就容易被识别出来。但电子文件是不能盖章的，所以从这一点看电子档案管理是存在相当大的弊端的。

3 弥补文书档案管理自动化弊端的方法

文书档案的自动化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重点问题就是趋利避害，找到正确的处理方法，进行整顿，提高自动化管理的效率。

3.1 建立独立的网络系统

在工作的过程中，要将平常的办公网络系统和文书档案管理的网路系统划分开，这是保护文书档案安全的关键，也是最有效的措施之一。用现代的隔离装置，对不同的网络系统进行隔离，并设置上防盗装置，例如，密码识别，这样可以使得文件在一个安全的系统内流通。还可以用防火墙进行保护，大多数的防火墙都是必须通过认证的，对不同的网页的访问都要经过严格的确认，对于无关的消息来源快速隔绝，防止对系统造成损害，所以防火墙能有效的封锁消息。

3.2 加强对档案管理人才的培养

档案管理人员的技术水平不够高，会严重影响到工作的质量和速度的。所以，要加强人才的培养，首先，要大量的引进高端的技术产品和硬件设施，要使得档案管理人员，对这些设备有新的了解和认识，只有熟悉了产品的性能，才能进行下一步的深入学习，和对技术的熟练应用，提高管理水平。要带动员工学习和管理的积极性，个人的主动性影响着学习效果，如何调动管理人员的积极性呢？这是一个关键问题，例如，可以以考试的形式对人员进行分段的考核，文书档案管理部门要加大管理力度，可以强强合作，加强和外界的交流，借鉴成果，增大自己的交际面，时刻关注科技的进步情况，引进最先进的技术，提高工作效率。

结束语

虽然文书档案的自动化管理存在一定的风险，但总的来说对各个企事业单位的帮助还是利大于弊。社会在发展，现代的信息技术也在发展，各单位的工作职责也在增大，提高档案管理的能力和专业性，更多的推广和使用自动化文案管理是时展的趋势。这有利于新时代的档案管理人才的成长也有利于工作效率的步步提升，人员的压力减轻了，就从没有意义的劳动中解脱出来从而更好的工作。

参考文献

[1]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技，2006（3）.

[2]杨勇，刘晶.关于“文书档案一体化”的若干认识[J].大学图书情报学刊，2003（1）.

第6篇

关键词：办公；文件；档案管理

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一谈自己的见解。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.实现信息共享

在手工操作管理中，单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。

2.提高工作时效

传统的文书管理工作有“三难”。一是立卷难，二是管理工作难，三是提供利用效率低下，查准率不高。由于档案管理的人工操作，查找文件就是一大难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在那一年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。这时，如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就困难了。知识经济时代的今天，现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，提高了归档质量，检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。工作不再是累人的差事，而成为其乐无穷的视野开拓。

3.提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全同一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作，处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案进行办公自动化管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。

2.对档案综合管理人员要求高

实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

3.档案标准化、规范化水平有待提高

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。

三、对策

1.办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。

3.档案标准化、规范化管理

档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

参考文献：

第7篇

关键词：文书档案；办公；自动化；问题；应用

文书档案资源，对于企业单位领导决策有直接影响，也关系着企业单位未来的发展方向。在改革开放政策全面落实和深入发展的今天，文书资源管理工作走向了新的纪元。信息化办公模式的形成与应用，给文书档案管理工作现代化提供了基础。信息与现代化的文书资源管理模式，让文书档案管理工作结果更加准确，也让工作人员的整体能力得以提升。

1 文书档案资源管理的办公信息化应用难点

1.1 自动化管理模式下文书资源安全性下降

文书档案管理的办公自动化，需要对文书档案进行电子化转变。与过去的传统档案相比，信息档案的格式和内容更容易变化，也就是说，计算机档案极易被他人不留痕迹地更改。电子档案没有个性化的字迹，操作者可以通过字号与字体的变化对电子档案内容进行随意调节。另外，电子档案也没有相关人员专属的签名或者盖章。计算机档案的保存上具有优势，也具有劣势。纸制文档诸多特性的消失，让文书档案的特性消失，安全性不强。电子档案是不是原始档案，很难保证。

1.2 自动化管理模式下文书档案管理难度提升

笔者所在的企业已经将文书档案梳理工作自动化落实有八年之久，在这些年里，文书档案梳理者体会到了办公现代化的技术困难。电子档案的整理与归档是专业性与技术性较强的任务，文书档案梳理者只有具有较高的计算机操作素养，才能应用文书档案梳理自动化工作。日前，相当多企业单位中的文书档案梳理者缺少计算机专业知识，也没有系统地学习过文书资源信息化管理方法，实际工作困难重重。

1.3 自动化管理模式应用对硬件设施要求较高

文书资源梳理的办公自动化发展，无疑需要得到诸多硬件设施的支持。在过去的文书资源梳理工作中，管理人员用手工整理的方法对文书档案进行归档处理。而现在，电子档案的整理需要利用电脑、扫描仪器、打印机等诸多现代化办公机器。为了控制成本，许多企业并没有采购符合文书档案管理工作需求的硬件设施，影响了文书资源梳理办公信息化改革。

2 文书资源梳理的办公自动化应用对策

2.1 重视信息化办公硬件设施建设

文书资源梳理的办公信息化，需要得到硬件设施支持。互联网、计算机与各类数字设备，都是文书档案管理办公现代化发展过程中必不可少的硬件设施。企业要给予文书资源梳理环节以支持，就要重视硬件设施的采购与良好硬件环境的建设。做好硬件环境建设，改善文书资源的办公现代化环境，才能激发文书资源梳理工作者工作热情。硬件环境的优化，能够促进文书资源梳理工作积极去学习，开发资源梳理者的潜能。

2.2 重视文书资源梳理者自动化办公能力提升

资源梳理工作者，是文书资源梳理办公改革工作的主要落实者。档案梳理者的个人专业素养，对于企业文书资源梳理办公自动化改革有着较大影响。在传统的文书资源梳理工作中，工作人员利用手工管理方法实施工作。在办公现代化改革的这几年中，文书资源梳理者感受到了科学技术的力量，也遇到了许多工作问题。计算机操作水平不足的文书资源梳理者，出现了焦躁工作情绪。硬件设备的引入，是服务于文书资源梳理办公便捷化的，不是给管理者出难题的。重视文书资源梳理工作人员的培训，是让企业自动化文书资源梳理工作顺利落实的重中之重。

在社会经济发展的新形势下，企业管理者需要重视文书资源梳理者的培养。首先，要做好办公自动化专业技能培训。邀请信息技术专家到企业内为文书资源梳理工作者讲解计算机、扫描仪以及其它各类数字设备的使用方法以及注意事项，将文书资源梳理工作者培养成为设备使用小能手。企业可以利用专业技能大赛，激发文书资源梳理工作者的学习热情。其次，要做好内部思想政治教育工作。让每一位文书资源梳理工作者意识自动化办公的意义，建立责任感，将文书资源自动化处理工作目标的实现与个人价值目标实现结合起来，做合格的文书资源梳理者。

2.3 采取有效措施提升文书档案管理安全性

保证文书资源的安全性，是文书档案管理工作之重点。解决安全问题，才能使一切文书资源梳理行为具有意义。

首先，文书资源管理者可以应用用缩微技术将纸制档案的特征转移到电子档案上。将字迹相对模糊，具有负责人签名或者盖章的纸制文书档案以扫描或者拍照的形式存档，存留特性明显的电子档案文件，有利于提高安全性。保留个性特征的文书档案不易被他人篡改，也能使原始档案得以保存。其次，企业可以采购正版安全软件或者保密软件，对电子文书资源进行加密处理，明确电子文书资源的浏览与使用权限，促进文书资源自动化管理安全性的提高。最后，要重视电子文书档案的备份工作，以此来减小档案丢失或者失真给企业决策带来的不良影响。

3 结语

综上所述，对于企业来讲，文书档案管理是对企业发展历程的管理。文书档案资源包括企业的发展历史与基本工作记录，这些资源对于企业未来发展决策的制定有重要的参考作用。对自动化办公模式进行有效应用，针对文书资源梳理工作的特点实施自动化管理，保证文书档案资源的安全性，才能促进文书资源梳理工作的优化。

参考文献

[1]张宁红. 浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J]. 黑龙江档案，2011，01：26.

[2]冼汉聪. 文书档案管理的办公自动化应用[J]. 商情（教育经济研究），2008，06：48.

第8篇

关键词：文书档案 办公自动化

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）09（b）-0245-01

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反应着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程。档案信息作为一种特定的资源，有相当一部分信息是社会公众信息，档案信息的属性决定了它是一种历史记录，只有当决策时需要回溯性利用时，它才能发挥其管理功能。档案信息资源开发就是从馆藏档案中，挖掘和揭示出人们在管理、研究、生产、生活及其他方面所需要的信息。一个单位或企业要想有效地开发并利用档案资源，必须熟悉和掌握档案本身的特点、档案信息开发的主体、客体及实现档案信息开发利用的途经和手段。针对实践应用过程中遇到的一些问题谈一点粗浅的认识。

1 文书档案的管理与利用

档案信息资源能否被充分开发利用，在很大程度上取决于档案用户和档案开发人员的情报素质。如果设计或管理人员没有充分认识到档案是一种信息资源，他就不会成为档案用户。文档管理现代化，是加强文档管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影响文件和档案质量，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。要把握现代化管理技能，提高综合素质，传统的档案管理主要依靠人来完成，在信息社会中，人对档案的管理主要是依靠信息技术，但人文管理在其中也起着极其重要的核心作用，信息技术终归只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生产者、组织者、利用者及信息资源的管理者和决策者，人在档案信息的管理中起决定性的作用；二是信息技术只是信息资源管理的工具。有许多问题，如档案信息资源的完整性、信息资源的供给。所以，档案管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重计算机知识、信息技术学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

2 应用办公自动化后文书档案管理的优点

2.1 办公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流与共享

在以往传统纸质文件的管理，将文件与档案管理分成两步：第一步即由文秘部门完成文件的生成、收文的处理、文档的预立卷及移交档案部门；第二步即由档案部门完成档案的保管、查阅及提供利用。手工劳动不仅劳动强度大，而且由于重复性劳动多，使人易疲劳、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而导致档案的不完整，还造成文件和信息查找困难。最突出的弱点就是办公效率低下，这与当今飞速发展的经济时代的快节奏是格格不入的。在使用计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。在纸质文件管理环境中，除了普发文件外，大量的文件（档案）都是“孤本”，即使存在副本或文件汇编，其数量也很有限。这不仅加大了保存上的风险，而且也给利用带来了诸多不便，利用者的人数、利用的时间与地点都受到了限制。传统的纸质文件可以说是一种聚集在固定场所、固定时间内为有限的利用者所用的“有形的资源”。而在电子环境下，这种“有形”的观念被打破，同一份文件，可以为众多需要它的利用者所“共享”。并且通过网络这个平台，了解其他档案工作部门概况、工作重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.2 文件保存的稳定性，传递的速度和安全性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长的多。电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件，这是由数字信息利用的无损性决定的，重复利用不会导致文件本身的老化。将其与记录在纸载体上的信息作比较，随着利用次数的增多，载体的损伤程度和字迹老化的程度也会不断增加；而一份电子文件无论多少次显示在计算机屏幕上或是打印到纸张上，其信息都不会受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子文件的信息寿命产生丝毫损伤，而其“原件”仍保存在磁带、磁盘或光盘中，也不受损失和破坏，对于利用频繁和用量较大的档案（如图纸），特别有益于原件的保护。在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

3 改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，提出以下举措：（1）针对安全性问题，在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，带防止文件流向外网。设备的配备，各单位可根据自己业务范围的大小和工作量的多少来配备，可多可少，条件充许的可一次到位，配好配足。条件不充许的可先满足正常工作的基本要求。（2）针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训。培训过程中，同时也是宣传和统一认识、统一作法的过程。对档案管理人员不但要培训，提高他们的管理水平和业务能力。对形成人员也要培训，使他们明确管理要求，以做好本职工作，对档案管理人员的培训，还要进行计算机知识和应用软件的培训，进行相关知识专业知识的培训。否则，形成人员应用软件形成的电子文件我们不懂，就无法参与管理。要更新现有人员的知识库，学习新知识，以适应新工作。

参考文献

[1] 张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案.

第9篇

一、要高度重视文书档案自动化管理工作

（一）能够提高办公效率。随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化办公的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，特别是在档案管理工作中，传统的管理工作，工作人员的劳动负荷很大，纯手工的管理工作，使档案管理工作复杂化。从纸质形式转变为电子形式。现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量。

（二）能够有效的提高文书档案管理的运行和使用效率。传统医院文书档案管理过多依赖于纯手工操作，对工作人员的要求比较高，但极易发生各种错误。而计算机拥有强大的处理信息能力，使得文件收集储存和统计分类变得更加有序、便捷，文件起草、传递等各环节都变得更加简单方便，办公效率得到了有效提升。当前，随着社会主义市场经济的深入发展及目前正在进行的医疗卫生体制改革，医院档案管理工作也步入了一个新的阶段。如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足医院各方面的需求，适应日趋发展的新形势，是医院文书档案工作的新课题。

（三）能够实现信息资源的共享。医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史记录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。随着我国经济的不断发展，电子信息科学地不断进步，医院文书管理也需要更系统化、程序化、具有科学性地进行管理，档案工作更为突出信息化管理。医院文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并管理。档案信息同载体分离，实现了同其它医疗机构档案信息的互联互通，提高了档案资源的利用效率，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。

二、提升医院文书档案自动化管理与利用效果

（一）规范文书档案管理与利用的基本体系。加强和规范文书档案信息资源，是适应医院发展和社会信息化建设的必然势趋。过去我们没有足够意识到档案信息资料的重要性，对随时产生各种门类和载体的档案资料，比如医疗、护理、科研、财务、荣誉、声像等，认为存放在档案室就完成历史使命，其实不然，正是那些被束之高搁、无人问津的档案资料，对医院各部门及医院的可持性发展都有着非常积极的借签作用。因此，医院要采用文书档案管理软件必须符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索功能，支持信息的实时浏览，实现良好的数据存储、收集整理、权限控制一体化管理。

（二）做好文书档案是收集和整理。在当今电子文件中，文件的形式特征和内容特征均已发生了变化，电子文件通过计算机系统进行迅速、多角度、有效的整序，而不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理，不同的用户根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由的组合与分类。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。因此，文书档案的收集和整理要按照及时、齐全、完整的原则，确保档案收集渠道的畅通和信息灵敏。建立归档资料目录，便于检索使用。随着信息化建设步伐的加快，更需要配备专业的电脑科技人才，及时收录归档资料，实现无纸化办公，充分做好档案信息电子化的技术处理、保存、发展、演变和提取利用工作。

（三）提高档案人员的综合素质。首先，应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策。其次，必须具有档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的档案管理工作者。对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求。第三，采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。

第10篇

关键词：文书档案 办公自动化 管理

随着中国特色社会主义建设日新月异的发展，我国档案事业得到了前所未有的迅速发展，文书档案管理也进入了飞速发展的时代。文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。

一、应用办公自动化进行文书档案管理优势

（一）办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。

（二）实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。

（三）提高文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

二、应用办公自动化在文书档案管理中制约因素

（一）电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都是对电子文件的保密性提出了严峻的考验。

（二）对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出了更高的要求。要实现档案信息办公自动化，档案管理人员不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，要具备较高的知识储备和先进技术水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏档案综合管理人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用。

三、文书档案应用办公自动化管理的对策

（一）办公自动化系统内外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离，以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

（二）提高档案管理人员的综合素质：一是从硬件建设和投入上下工夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备（施）了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。

第11篇

【关键词】办公自动化 文书 档案管理

随着经济的快速发展，科学技术的日益提升，许多办公自动化的系统也得到了不断的完善。就文书档案管理，目前许多单位仍然沿用传统的纸质文件存储的方式。纸质文件存储虽然也有很多的优点，但是给资料的查找、读阅带来了时间上和空间上的限制，而且过多的文件柜的使用也带来了资金和时间上的浪费。而在文书档案管理中，运用办公自动化，不仅能够有效的提高文书档案管理的运行和使用效率，同时还能够提高工作人员的办公效率，得到资源的共享，由此可见在文书档案管理中运用办公自动化有着十分深远的意义。

一、办公自动化在文书档案管理中的利弊

（一）能够有效的提高办公效率

传统的文书档案管理工作主要的还是依赖于人工操作，工作人员需要准确无误的书写、分类、统计，投入大量的时间。而实际上这项工作不仅耗费了大量的人力，还往往还容易出现差错，造成大量的损失。采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高。

（二）能够确保相关文件的稳定性

相对于纸质档案而言，电子文件档案材料能够保存的时间更长。纸张的寿命都是相对的，而且还受到外部客观环境的影响，一旦纸张受损，纸质档案相关文字信息丢失，将带来不可挽回的损失。但是电子文件档案材料则不同，可以选用的载体丰富多样，包括VCD、DVD、U盘、移动硬盘等等。而这些载体的优越性显著，使得保存资料不仅不易损坏，而且方便阅读，查看，稳定性显著。

（三）有利于信息资源共享与交流

在原始文书档案管理中，大量的文书档案都被手工操作者置入文件柜中，不仅不方便查阅，造成查找困难，使得资源共享与交流困难，而大量的文件储存柜存放文件，也一定程度上造成了资金的浪费。运动办公自动化系统后，文书档案管理也变得更加体系化，不再受到空间的限制，而且通过便捷的互联网，文书档案的查询也变得简单、快捷，大大的提高了资源的利用率，有利于资源的共享与交流。

但是，办公自动化在文书档案管理中也存在以下问题：

1.电子文件保密性变弱

电子文化和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，易于变化，即便是被修改后，也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改，痕迹十分明显。因此在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，电子文件还使得一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。目前虽然有一些相关的技术能够防止他人在“原稿”上增、删、改，对原文进行伪造等，但是没法有效地鉴定文件的原稿。它不像纸质稿可以通过印章或署名进行判断。这些都是电子文化在保密性方面遭受的严峻的考验，电子文化的保密性存在隐患。

2.对文书档案管理人员的要求高

办公自动化系统在文书档案管理中的运用，就需要加强文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的，还需要有过硬的电子计算机技术水平。因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次，还需要掌握一定的现代高技术，拥有处理相关问题的综合能力。当前大部分档案管理人员的技术水平不够，相关理论知识跟不上，在办公自动化设备的使用上缺乏一定的主动性，不利于档案信息管理的电子化。

二、办公自动化在文书档案管理中的具体运用

（一）规范文书档案的管理体制

当前，许多单位依旧对文书和档案实行分部门管理，这种分部门管理的现状使得部门间的交流与合作难以实施，不利于文书档案管理的统一化。因此，规范文书档案的管理体制势在必行，只有实行单位内部的文书和档案管理的统一规划，才能促进二者同步发展。文书的管理不管是前期的工作，还是后期的归档处理等，都隶属于档案管理部门统一监督管理。

（二）制定业务流程标准

对于文书档案管理的具体要求需要有统一的标准和流程。在文件的处理、归档、电子文件格式等方面要有具体的程序规定和规范，使得相关部门职员在处理文书档案工作时能够有章可依。

（三）统一技术操作标准

采用的办公自动化软件不仅需要兼容性强而且还要有良好的应用性能，唯有如此方能确保文字信息处理的能力。除了选用功能强大的系统，还需要规范一些技术参数，包括数据安全标准、数据转化标准以及数据接口标准等。保证电子文书档案在办公自动化系统的管理下安全稳定。

三、结语

办公自动化在文书档案管理中的应用有着十分明显的优势，不论是时间上还是物质上，它都能够极大地改善文书档案管理工作，提高工作效率，节省相关开支，提高资金的有效利用率。因此在文书档案管理中具体地运用办公自动化系统，注重规范管理体制，统一相关流程和标准，就能充分的体现办公自动化的优越性，真正地提高文书档案管理的质量。目前虽然办公自动化系统也存在着一些缺点，但是通过不断的技术创新，也必定能够得到完善，将文书档案管理工作做得更好。

【参考文献】

［1］张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）.

第12篇

关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理

0 引言

伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。

1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响

1.1 为实现文档一体化创造了条件

对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。

而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率

企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。

2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法

2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来

企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。

2.2 实现在线实时归档

在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。

下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。

企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。

对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。

2.3 电子文件的安全管理

随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：

①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。

③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。

④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。

2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管

尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。

保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。

2.5 建立文书档案的现代管理模式

传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。

而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。

2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署

制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。

3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用

在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。

办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。

4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进

在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。

通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。

参 考 文 献

[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.

第13篇

1.数字化档案管理有利于提高事业单位经济效益。事业档案过去传统粗放式的档案管理过分依赖增加办公人员和费用，使事业单位的费用开支大幅提升。通过采用数字化档案管理，将传统纸质档案变为电子档案，缩小了档案占地空间，节约保管成本，在档案调取和查询上也十分便利，有利于提升事业档案的综合经济效益。

2-数字化档案管理是提升事业单位办公效率的必要手段。采用数字化档案管理，能够使档案数据快速、准确归档，随用随提，快捷、高效，是提升事业单位档案管理效率的必要手段。

3-在数字化档案管理模式下，档案数据的利用率明显提升。众所周知，传统纸质档案大多保存在档案室或档案馆，用户查阅与调取时很不方便。档案采用数字化管理后，用户能够、快捷、方便地查询到自己所需的档案信息，极大地提升了档案的利用率。

二、推进事业单位档案数字化管理的具体措施

(一)大力促进事业档案文书处理过程与归档数字化，提高档案管理效率

在档案管理中，文书处理是最基础性工作，文书处理效果直接关系着档案的质量和水平。在现代信息技术不断普及，事业单位每天处理的档案量不断增多形势下，档案管理者应该将每天收到的档案信息利用计算机进行归档处理，按照批办流程在事业单位内部网内传阅，设置具体的传阅、催办时间。当传阅的待处理文件未按设定的时间进行信息反馈，就应该利用信息技术的优势，及时提醒相关人员及时处理，确保档案管理工作的有效性，防止档案处理延误，档案堆积量不断增大的现象出现;同时，通过这种网络数字化的处理方式，大大缩短了信息传递和反馈的时间，不仅能减轻档案管理人员工作负担，还能极大提升档案管理效率。

(二)构建事业单位档案数字化管理体系

从长远的角度来看，事业单位档案数字化管理是今后的必然趋势，同时也是一项较为复杂的系统工程。在这个过程中，数字化管理体系的整体构建、硬件设备采购、软件系统开发与升级、档案录人、资料备份、档案查阅等都是该系统必备要素。对事业单位而言，其每天工作量大，档案资料较多，数字化管理系统应该采用双服务器的备份方案，确保档案管理安全;此外，要细化档案管理工作，将数字化档案管理细化为操作系统管理、系统维护管理、档案密级管理、性质种类管理等，不断提升档案管理效率。

(三)将数字化档案管理融于单位办公自动化系统中，从而整合数字信息资源，提高事业单位管理的综合效率

在当前事业单位运作中，自动化办公系统已运用得十分广泛，显现出了自动化办公系统的巨大优势。在这种背景下建设成功档案数字化管理系统后如何将该系统与办公自动化系统有效整合在一起，发挥出整体优势成为事业单位档案数字化管理必须要面对的考验。对此，笔者认为应该对办公自动化系统进行软件升级，两个系统间需要开发相互兼容性端口。例如在办公自动化系统中增加档案查询功能，同时档案管理系统要开放查询权限，确保两系统有效整合，实现各系统的无缝链接，提高事业单位管理系统的综合效率。

(四)确保档案数字化系统得到可靠的信息支持

维护好档案数字化管理系统，确保其能安全、高效运行，辅以可靠的信息支撑十分重要。具体来讲应强化以下工作:

1.确保档案数字化管理系统拥有良好的系统升级能力。系统拥有良好升级能力是不断丰富、完善系统功能的必备条件，只有这样，数字化管理系统才能不断与时俱进，发挥强大的管理功效。

第14篇

医院档案数字化管理，是指在医院在档案管理过程中采用现代化新型技术，对档案信息资源进行数字化利用与管理。对医院档案进行数字化管理，符合网络时展的需求，建立一个完善的医院数字化平台，实现数字化管理对于医院的生存与发展而言尤为关键。

【关键词】

医院；档案；数字化；优势

二十一世纪是信息技术、网络技术迅速发展广泛应用的时代，随着科学技术的日益成熟，全球数字化时代的来临，医院档案发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理模式亟待改革。追究其原因在于医院档案载体的变化，纸质为载体的信息形态渐渐被磁带、光盘等磁性载体和计算机硬盘存储所取代[1]；同时医院档案保管方式、分类模式、提供利用方式等方面均发生了巨大的改变。档案数字化管理已经成为了当前档案研究人员重点探究的新课题。

1医院档案信息数字化管理的优势

传统笔纸化医疗办公已经难以符合现代办公的需求。我国医疗网络信息技术迅速发展，以网络为基础的医院运营管理技术，受到了医学界学者的肯定和医院的喜爱，医院工作形式渐渐变成了无纸化办公，运用数字网络技术广泛搜集和妥善储存医院档案信息，这一改变也为医院实现数字化管理创造了条件。先进的网络档案管理方式完全替代了传统的纸张式档案管理，这不仅降低了医院档案管理费用支出，还节省了大量空间，而且能够随时随地对档案信息进行查阅与储存，操作方便，并且还能解决纸张打印清晰度较低和浪费等棘手问题。档案数字化管理，不仅节约了人力，而且提高了医院档案管理工作效率。

2医院档案信息数字化管理的主要问题

2.1纸张存储和信息储存同时存在在各种医疗研究和医疗活动中，都是采用电子文件的方式记录研究结果和会议记录，同时在整个医院进行传阅，从而有力地增加了医院各科室的工作效率。然而，往往在电子文件阅读完成和工作完成后，都需要进行纸张归档保存。在这一过程中便出现了纸张文件与电子文件同时存在的情况，不仅增加了医院成本，而且制约了医院数字化管理的发展进程。

2.2对数字化档案管理认识不深目前，大多数医院大力推广档案信息数字化管理，然而医院工作人员依然惯于采用纸张进行办公，将档案数字化管理当作软任务，并未引起高度重视，传递文档和借阅文档信息依然采取人力的方式，这不仅影响了数字化管理作用的发挥，而且增加了人力资源，使得数字化管理流于形式。

2.3电脑网络的安全问题电脑网络存储档案具有传阅方便、速度快、空间小等特征，然而随着信息网络技术的发展，威胁网络的因素也渐渐出现，例如数字档案信息不稳定性、能够随意修改、对硬件要求较高等问题[2]。同时，网络病毒更是威胁医院档案数字化管理的重要因素，极有可能造成整个医院网络系统的崩溃，影响了医院运营安全。

3实现医院档案管理数字化的策略

3.1建立健全医院数字化信息档案管理平台为了实现档案数字化管理，医院必须制定一套符合医院实际情况的档案管理软件系统，配齐相关硬件设施。档案管理系统具有双服务器、光盘等双备份和高速扫描仪集中扫描等作用，确保档案资料能够真实、准确、及时归档，提高档案管理的安全性。另外，还需要制定档案查询系统，通过信息检索、网络文献传输实现档案数字化管理。同时需要定期检查档案管理系统，及时更新和不断优化管理系统，确保管理系统的安全。

3.2加强档案资料管理相关领域的信息交流（1）在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁[3]。医院需要在信息查询接口程序中添加档案资料查询功能，将医院财务管理系统、认识管理系统、教研管理系统、办公自动化系统同档案资料管理系统密切结合起来。这一做法有助于对各部门的电子文件进行全面收集，进一步完善档案资料库，使得数字化档案管理系统同办公自动化系统之间形成密切的关联。（2）在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，能够把电子文件和纸质文件以影像、文本的方式共存，同时基于档案的特征，制定相关的档案管理机制。为了保证档案资料的安全，电子文档和纸质文档之间必须确保其可共享性和非重叠性。

3.3构建高素质档案管理专职队伍为了实现档案管理数字化，首先要求具有现代化的人，档案管理人员必须具有较高的知识学历和专业技能，不只是局限于一般的计算机操作。从当前情况得知，大多数医院现代高技术人员尤为紧缺，尤其是档案管理、信息处理复合型人才，大多数档案专职管理人员专业技能低，职业素质差。虽然引入了现代化管理系统和设备，但是并未充分发挥其作用，更别是实现档案管理数字化了。档案数字化管理的实现必须要求档案专职人员具有高超的分析能力，精确把握专业性较强的档案。同时，还能够基于利用者的要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高知识水平、高技能的现代化档案专职人员才能胜任，因此医院必须高度重视档案专职队伍的培训，组织档案管理人员系统学习电子文件管理知识，强化电子文件管理意识，做好数字化档案管理工作，尽力增强电子文件管理能力。

3.4增强医院人员的档案管理意识增强医院职工档案管理意识，特别是医院领导的档案管理意识，引导他们充分认识到档案管理工作的重要性，使得医院领导和相关部门都能够高度重视档案数字化管理，同时为实现档案数字化管理提供稳定、长期的技术和资金支持。同时，档案管理人员应该主动向档案数字化建设卓有成效的医院学习，相互交流，吸取成功经验，根据自身的具体情况，有计划、有步骤地开展医院档案数字化管理建设。总之，医院档案数字化管理的实现并不是一蹴而就的，是一个循序渐进的过程，我们必须敢于创新，主动学习新的计算机网络技术、多媒体技术和数据库管理技术，按照医院的实际情况，不断增强自身管理能力，争取早日实现全方位、多层次的档案数字化管理。

参考文献

[1]刘少德.档案数字化管理在医院档案管理中的应用探讨[J].哈尔滨医药，2012，4（25）：141-146.

[2]许扬，马卫星.数字化管理在医院档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2014，12（5）：48-50.

第15篇

一、档案数字化管理概念及基本特征

随着电子计算机的广泛应用，档案管理也由传统的管理方式向数字档案管理转变。国家档案局所的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出：档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。[1] 档案数字化即数字档案，是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。[2] 那么，数字档案具有什么特点呢？第一，数字档案需要以计算机等设备设施为载体。第二，数字档案信息具有高度共享性。第三，数字档案具有可变性，易丢失性。第四，数字档案存储方式多样性。

二、对档案信息数字化管理的必要性

计算机网络和多媒体技术的飞速发展为数字档案的出现奠定了必要的物质基础，数字档案作为一种新型档案信息形态，通过将需要存档的分散的信息资源以数字化的形式存贮起来，并通过网络实现对资源的利用和共享。目前，“无纸化”办公正在广泛推进和普及之中，办公自动化为数字档案的出现提供了可能，也在一定程度上要求档案管理实现数字化，这就要求我们认真积累和吸收数字档案管理的专业知识，科学地应用有效的设备和资源为数字档案提供保证。经济社会的飞速发展增加了社会生活的广度和宽度，这也使得档案的内容更加丰富多样化。面对庞大的档案管理任务，实施数字档案既能降低纸质档案的高额成本、减少档案存放的空间、减少档案管理人员数量，提高档案管理工作效率，还能方便对档案资源的查阅和共享，防止档案资源的大量闲置和浪费。

三、档案信息数字化管理存在的问题

由于一直以来对档案的管理都是采取传统的方式进行纸质档案管理，数字化档案管理对我们而言还属于新鲜事物，面对这一新事物，我们没有可供参考的经验和可借鉴的做法，因此，在实践档案信息数字化管理过程中时常存在着一定的问题。

一是电子档案与纸质档案同时存在，造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中，由于缺乏对其正确的认识和系统的把握，总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求，在积极实践数字档案的过程中，又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理，这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费，不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容，时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。三是电子档案由于随时能够修改，动态记录档案信息，所以，很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。四是数字档案具有一定安全隐患，由于数字档案需要以计算机、数据库和网络等为依托，而计算机可能会受到病毒侵袭、黑客攻击，这就使得档案信息的安全保密问题成为关键。五是数字档案的利用意识淡薄，造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识，未能适应数字档案给其查阅带来的方便，常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。

四、实现档案信息数字化管理的对策

针对数字档案管理中存在的这些问题，笔者针对性地提出了切实可行的对策，为实现档案数字化管理提供参考和依据。

一是为数字档案建设提供必要的软硬件设施。数字档案建设作为一项复杂的系统工程，包含软件开发、档案资料筛选、电子扫描录入、系统备份、档案系统管理等多个环节， 这些环节需要必要的软硬件设施为保证。因此，需要为数字档案提供所必须的软硬件设施为物质保证。

二是实现档案管理系统与自动化办公系统的有效衔接。针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能， 实现与现有的财务系统OA 系统、人事管理系统的无缝集成。[3]

三是大力推广数字档案，防止纸质档案与数字档案并存。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物，必须大力推广。同时，为了防止“双套制”的存在，需大力推广数字档案，防止二者并存带来的资源闲置和浪费。

四是加强专业人才培养，满足数字档案人力需要。信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平，因此，需要通过开展培训学习，大力提高管理者的专业素质，以满足数字档案对人才专业素质的客观需要，更好地胜任数字档案管理工作。

小结

总之，档案信息管理数字化是适应档案信息化发展趋势和要求的，对于提高档案的规范性管理、实现对档案资源的充分利用意义重大，我们必须积极推广档案管理数字化进程，将档案的社会价值得到最好发挥。

参考文献：