数字档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质数字档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：数字档案档案管理

中图分类号：C93文献标识码： A

一、 实施数字档案管理之目标

1、开发建立与企业各应用系统之接口，实现与各应用系统间的无缝连接，各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档，将企业各业务系统数字资料，按档案的管理规范，完整无损地保存到档案资源库中。实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用，为企业提供便捷而全面的服务。

2、采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件，与企业综合信息系统集成，按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分，使档案资源库在服务器上的逻辑与物理定位明确，使管理员像管理自己的纸质档案一样，脱离开所有目录和软件，仅凭资源管理器就能管理数字档案。

3、加强对电子原文的防护，通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。

4、部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储，根据需求显示为业务部门所要求的台账模式。使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移，即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用。同时，数字文件的阅读器符合国家规定的标准。

二、数字档案的收集

数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。

三、移交归档的重要性

数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。

四、数字档案管理中存在的安全隐患

1、基于计算机技术特性的档案数据风险

数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比，虽然具有能够存贮海量信息的优点，但是其存贮的条件相对苛刻，对温度、湿度、磁场的要求较高，寿命与传统介质相差甚远；数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障，如服务器故障、网络出错，磁盘阵列出错、电源掉电等，数字档案信息就无法读取；如果出现软件故障，如系统瘫痪或关键应用发生问题等，数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容，格式转化困难，给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时，不及时解决格式转换问题，数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快，平均每三个月就问世一种，而大部分语言之间不能兼容，不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外，无论是Windows操作系统，还是Unix操作系统，都存在着漏洞和薄弱环节，都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。

2、基于管理能力和技术水平的人为风险

影响数字档案安全的风险因子是多元的，除了技术问题之外，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚，档案信息数字化方面的法律、法规还不健全，档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理，缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲，档案数据灾难是小概率事件，所以很容易让人产生麻痹思想，对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理，对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外，电子文件有易传播、易修改、易删除等特性，而档案管理系统是个多用户多管理的系统，因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖，越权访问、恶意篡改等安全事故。

五、数字档案的鉴定

目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。

六、数字档案整理

对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。

七、数字档案的保管利用

如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。

八、如何做到数字档案管理安全

传统档案馆只有在白天开放， 而且纸制档案保存在监管严密的库房中， 其安全性极易得到保证。而数字档案馆以网站为其服务的平台， 对外全天二十四小时服务， 而且信息资源库只需要用户名和密码就能够进入，其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机黑客技术得以攻破， 因此， 档案信息资源库的安全隐患很大。

实体档案的原件能够作为凭证作用主要是通过签署具名来保证的，数字档案的签署就需要通过数字签名和CA认证（Certificata Authority，也称电子商务认证中心，是负责发放和管理数字证书的权威机构，并作为电子商务交易中受信任的第三方，承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任。）来实现，核心技术就是密码体制。常用的认证方法大致是这样：发文方和收文方各自都有一对密钥，分别称作公开密钥（以下简称公钥）和私有密钥（以下简称私钥），用其中任何一个密钥对原文加密都只能用另一个密钥解开，公钥是对外公开的，密钥只有自己才知道。所以一般都是发文方用收文方的公钥对发送的文件进行加密，而后再在网络进行传播，收文方收到后用自己的私钥解开密文即可。但是仅仅如此还不能证明文件是收文方发过来的，所以还需要发文方在发送密文的同时对原文进行一次hash算法（又称哈希函数，是一个数学方程式，它可用文本，如电子邮件信息等来生成称为信息摘要的代码，该算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私钥对该摘要进行加密，收文方用发文方的公钥对收到的摘要进行解密，然后对同时收到的密文也进行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，则可以证明文件是发文方发的。至于彼此的公钥真假性则是通过CA中心这个机构进行认证的。

结束语：随着信息化的快速发展及建设，电子档案的出现给档案者管理提出了一个亟待解决的课题，如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用，完善档案管理，实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接，是现代企业档案管理的发展方向。

参考文献：

[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007，（9）.

第2篇

关键词：数字档案馆；档案管理体制；解决措施

一、引言

数字档案馆是一种可以提供网络资料搜索的网络信息系统，其主要以信息技术为基础，使用数据库的方式进行储存和应用档案资料，实现资源的共享，提高档案资料的利用率。[1]在信息技术不断发展的情况下，建设超大型档案存储已经开始启动，使得档案馆可以有效突破时间和空间的限制，为档案利用者提供针对性的档案信息检索服务。所以通过建设数字档案馆，不仅可以有效提高档案馆档案的数量，也可以有效保护档案资料的安全，使人们可以合理利用档案资料，最终促进档案馆的发展。

二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响

第一，促进档案服务功能的丰富。数字档案馆可以有效解决以往档案馆位置过偏、档案资料分布不够合理、信息查阅速度过慢、对空间储存的要求过高、需要花费大量人力物力等问题，不但可以为档案使用者提供各种服务，也可以节省档案管理的时间，使案管理人员可以有更多的精力开发新的业务和服务，提高档案管理人员的工作效率。[1]第二，促进档案管理体制的改变。以往档案管理体制主要以档案的保管为主，使档案得到有效保护。这种方式，虽然可以有效保护档案，但是无法发挥档案的价值[2]。而通过建设数字档案馆，可以充分发挥网络的作用，使更多有需要的人员可以进行利用档案信息资源，并且也可以有效简化档案查询利用方式，使档案可以被快速找到。在数字档案馆当中，不仅可以有效保护档案数据的安全，也可以使档案价值得到有效的发挥。[2]第三，完善现有的档案管理体系。在以往的档案管理当中，行政管理的关注点多为档案实体的监控和规范。但是这种管理方式容易影响到档案管理工作和档案利用方面的创新和进步。通过建设数字档案馆的建设，可以有效打破以往管理模式对档案利用的限制，使档案管理者可以真正扮演服务者的角色，为档案利用者数字提供针对性的服务。[3]第四，促进档案馆相关职能的进步。以往在工作当中，档案管理人员是统一由上级档案管理部门直接领导的，当数字档案馆之后，可以使档案管理的各个部门进行互相沟通，共同参与档案管理[3]。数字档案馆的建设不仅仅是某个部门的事情，其需要涉及各种知识，因此各个部门均需要给予数字档案馆建设足够的支持，使数字档案馆建设得以顺利完成。通过这种方式，不仅可以有效提高各个部门的团结程度，也可以使档案管理的质量得到提升。

三、利用建设数字档案馆完善档案管理体制的解决措施

第一，对数字档案馆建设的认识，促进数字档案馆的发展。建设数字档案馆属于档案管理体制的创新路径，因此在实际工作中，档案管理人员需要转变自己的观念，合理利用数字档案馆提高自身的工作效率。同时档案管理人员需要意识到数字档案馆的重视度，不断学习各种有关数字档案馆的信息技术，合理利用数字档案馆进行档案管理工作。另外需要进行掌握数字档案馆应用的方法，这样不仅可以使自己的办事效率得到提高，也可以使档案的管理和利用更加便捷。第二，实现档案资源共享，促进档案利用率的提升。要想建设数字档案馆，就需要打破档案馆档案管理固化、资料利用率不高的现状，使部门之间可以进行有效沟通，不仅需要完成档案的保密工作，也可以使档案资料得到有效共享，使档案的价值发挥。因此需要进行档案管理，尤其是要做好系统中档案数据库的保护，使档案资料可以得到有效的利用的同时，可以保障档案资料的安全。第三，加大人才培养的投入，培养更多的专业人才。建设数字档案馆需要大量的人力物力，因此政府需要投入足够的财政资金，企业也需要给予足够的资金支持，才能使数字档案馆得到充足的经费进行建设，促进档案管理方法的先进化。同时因为数字档案馆系统和技术的使用需要专业的知识，因此需要加强专业人员的培养。比如可以招聘专业技术人员进行管理数字档案馆，并且可以利用自己的专业知识为其他员工进行培训，为数字档案馆的后续应用提供有效的人才保障。第四，加强数字档案馆的安全防范，保障档案信息安全。在进行数字化建设工作的时候，档案信息资源会处于比较开放透明的状态，如果没有得到合理利用或者被不法侵害，将会造成巨大的损失。所以在建设数字档案馆时，需要注意防范档案资料被不法侵害。比如可以进行制定完善的工作管理操作制度，使每个员工均可以按照制度的要求进行工作。同时在进行资料查询的时候，需要分级设置查询权限，使档案资金的获取到有效保护。另外需要需要做好档案的备份以及防止黑客入侵的措施，使档案资料可以免受恶意技术的侵袭。

四、结束语

综上所述，数字档案馆建设对保护档案资料，提高档案资金的利用率具有重要的作用，因此需要加强数字档案馆建设，解决以往档案管理存在的问题，改善以往的档案管理体制，为人们提供专业的服务，促进档案管理工作效率的提升。在实际工作中，可以通过提高对数字档案馆建设的认识、实现档案资源共享、培养数字档案管理专业人才、加强数字档案馆的安全防范等措施使数字档案馆建设得以顺利进行。这样不仅可以有效保护档案资料的安全，也可以促进档案使用效率的提升，促进档案管理目标的实现。

参考文献：

[1]冯克民.规范化数字档案馆（室）建设研究[J].办公室业务，2017（02）:152-153.

[2]钱欣.智慧档案馆与数字档案馆的关系研究[J].黑龙江档案，2016（06）：88-89.

第3篇

一、数字档案馆应注重成本与效益

长期以来，我国的档案工作者对成本效益的观念一直都很淡薄，很少有人关心和研究档案整理、保管、利用的成本效益问题和档案价值与档案整理、保管费用之间的关系。无论投入整理和保管档案的费用是否超过档案的价值都不会影响对档案的正常保管，这样就出现了两种情况：一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费；另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。在数字档案馆的条件下，这种投入与产出的不协调将显得尤为突出，对档案工作的影响更是显而易见。数字档案馆不是一次性的投入，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。然而，巨额投入支撑的数字档案馆所形成的利用率并没有想象中的可观，这使得数字档案馆建设必须树立成本效益的观念，处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。

二、传统档案馆工作流程与数字档案馆工作流程的联系

传统的档案管理工作是单一、单向的简单过程，接收、处理、管理、服务等主要业务环节都是依据纸质档案管理而产生的，数字档案以及数字档案馆的出现，为传统档案馆注入了新的内涵，同时也带来了新的挑战。新形势下的档案管理工作不应仅停留在对档案实体的管理上，还应将管理的着眼点扩大到档案信息管理的层面，运用新的档案管理理念从新的管理角度来指导和约束现今的档案管理工作。

长期以来，档案馆都是进行实体保管的机构，其发展潜力局限于馆藏规模及其相应的处理能力上，然而在数字档案馆的背景之下，档案馆管理工作应从有限的馆藏建设向开发、链接和传送信息资源的方向发展，通过网络服务的方式来发展档案馆。数字档案馆的出现以及全方位的发展给传统档案管理工作带来了巨大的影响和冲击，它将实体档案馆的各个流程丰富为接收、处理（分类、整理、编目、标引、归档、入库、数字化缩微等）、管理（实物管理、信息管理、实物与信息之间的关联、对应、拷贝以及信息的迁移转换和箭备份等）和提供利用服务等核心环节。档案信息管理打破了全宗、机构、年限和专题的界限，追求的是更大范围内信息的收集、存储与输出。在各类案卷、文件中，根据利用者的需求随时自由组合各类信息，并通过计算机和网络提供给远程利用者，突破了实体档案馆的范围，档案信息管理有了更大的空间。档案实体管理与档案信息管理是两个紧密相连的不同的工作阶段，前者是后者的前提条件和工作基础；后者是前者的深入和延伸。延伸即在档案实体管理的基础之上，将档案中蕴含的丰富内容开发出来，更广泛地传播。档案管理内容的延伸是由利用者的需求决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。档案信息管理对档案实体管理不是替代的关系，而是有利的补充，因此，我们必须实现数字档案馆环境下传统档案管理与档案信息管理的有效结合。

三、数字档案馆的档案信息检索理念

（一）档案信息检索的核心理念是“以用户为中心”

传统的档案馆以发展完备的馆藏为主要目的，档案信息检索以严格的信息揭示和有序化的信息组织为基础，以完善的系统建设为主要任务，适合业务熟练的工作人员使用，体现一种“机械观”的理念。随着社会环境的变化，档案信息检索的核心观念逐步转变为“以用户为中心”。不断地推出主动性的档案信息检索服务，其服务水平也在逐步提高。

（二）信息检索服务以档案信息资源的充分利用为目的

早期的档案信息在经过数字化处理后，多被保护起来而没有得到充分合理地利用，档案利用者不能以最方便的途径获取信息。在信息时代，信息资源是被认为与物质、能源、材料一样重要的生产要素，其价值被充分认识，这就要求在数字档案馆背景之下，各级档案馆应采取各种信息检索服务，以提高档案信息资源的利用率。

（三）档案信息检索是一个有生命周期的系统

列维坦认为，信息生产的生命周期是由信息被记录下来，从而成为信息源开始的。从收集档案信息到利用档案信息是一个完整的生命周期。在使用档案信息的过程中，了解到新的信息，进行新的档案信息的采集，然后开始新的生命周期。只有将上述过程所有环节的工作做好，才能使利用者在需要档案信息资源的时候在最有利的时间和地点以顺畅的方式获取信息和使用信息。档案信息检索的生命周期是将自然生命周期和利用者需求有机结合在一起的一种抽象模型。具体表现为，针对利用者表达出来的需求，信息检索系统通过信息推送、个性化定制等服务形式实现；针对利用者认识到的普遍性需求，分门别类地组织好信息；针对利用者具有的潜在的信息需求，信息系统通过建立知识库等方式满足利用者的需求。利用者的信息需求总是被档案馆工作人员不断地感知、认识、再认识，形成一个良性循环的生命生长周期。

四、数字档案馆的馆藏获取方式

（一）重视数字化档案和电子档案的质量和安全问题

在档案数字化的过程中，一定要建立完善数字档案安全管理制度，档案数字化之后，安全工作显得尤为重要，既包括硬件的安全管理，又包括软件的安全管理。硬件方面，要严把信息存储载体的质量关，提高数字保存载体的保存寿命；软件方面，要通过采用多级权限和密码管理，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。与此同时，对于电子档案也要把好进馆档案的质量关，不让不符合进馆要求的电子档案进馆。

（二）重视电子档案保护的基础工作

要从电子档案形成的基层部门开始抓起，其工作的好坏直接能够影响到后期电子档案保护工作的质量。在档案数字化的过程中，一定要重视和加快数字化档案管理人员的培养，从事数字化管理的人员必须具备档案管理的专业知识和计算机管理技能。