数字档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质数字档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：数字档案档案管理

中图分类号：C93文献标识码： A

一、 实施数字档案管理之目标

1、开发建立与企业各应用系统之接口，实现与各应用系统间的无缝连接，各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档，将企业各业务系统数字资料，按档案的管理规范，完整无损地保存到档案资源库中。实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用，为企业提供便捷而全面的服务。

2、采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件，与企业综合信息系统集成，按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分，使档案资源库在服务器上的逻辑与物理定位明确，使管理员像管理自己的纸质档案一样，脱离开所有目录和软件，仅凭资源管理器就能管理数字档案。

3、加强对电子原文的防护，通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。

4、部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储，根据需求显示为业务部门所要求的台账模式。使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移，即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用。同时，数字文件的阅读器符合国家规定的标准。

二、数字档案的收集

数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。

三、移交归档的重要性

数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。

四、数字档案管理中存在的安全隐患

1、基于计算机技术特性的档案数据风险

数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比，虽然具有能够存贮海量信息的优点，但是其存贮的条件相对苛刻，对温度、湿度、磁场的要求较高，寿命与传统介质相差甚远；数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障，如服务器故障、网络出错，磁盘阵列出错、电源掉电等，数字档案信息就无法读取；如果出现软件故障，如系统瘫痪或关键应用发生问题等，数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容，格式转化困难，给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时，不及时解决格式转换问题，数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快，平均每三个月就问世一种，而大部分语言之间不能兼容，不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外，无论是Windows操作系统，还是Unix操作系统，都存在着漏洞和薄弱环节，都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。

2、基于管理能力和技术水平的人为风险

影响数字档案安全的风险因子是多元的，除了技术问题之外，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚，档案信息数字化方面的法律、法规还不健全，档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理，缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲，档案数据灾难是小概率事件，所以很容易让人产生麻痹思想，对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理，对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外，电子文件有易传播、易修改、易删除等特性，而档案管理系统是个多用户多管理的系统，因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖，越权访问、恶意篡改等安全事故。

五、数字档案的鉴定

目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。

六、数字档案整理

对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。

七、数字档案的保管利用

如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。

八、如何做到数字档案管理安全

传统档案馆只有在白天开放， 而且纸制档案保存在监管严密的库房中， 其安全性极易得到保证。而数字档案馆以网站为其服务的平台， 对外全天二十四小时服务， 而且信息资源库只需要用户名和密码就能够进入，其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机黑客技术得以攻破， 因此， 档案信息资源库的安全隐患很大。

实体档案的原件能够作为凭证作用主要是通过签署具名来保证的，数字档案的签署就需要通过数字签名和CA认证（Certificata Authority，也称电子商务认证中心，是负责发放和管理数字证书的权威机构，并作为电子商务交易中受信任的第三方，承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任。）来实现，核心技术就是密码体制。常用的认证方法大致是这样：发文方和收文方各自都有一对密钥，分别称作公开密钥（以下简称公钥）和私有密钥（以下简称私钥），用其中任何一个密钥对原文加密都只能用另一个密钥解开，公钥是对外公开的，密钥只有自己才知道。所以一般都是发文方用收文方的公钥对发送的文件进行加密，而后再在网络进行传播，收文方收到后用自己的私钥解开密文即可。但是仅仅如此还不能证明文件是收文方发过来的，所以还需要发文方在发送密文的同时对原文进行一次hash算法（又称哈希函数，是一个数学方程式，它可用文本，如电子邮件信息等来生成称为信息摘要的代码，该算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私钥对该摘要进行加密，收文方用发文方的公钥对收到的摘要进行解密，然后对同时收到的密文也进行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，则可以证明文件是发文方发的。至于彼此的公钥真假性则是通过CA中心这个机构进行认证的。

结束语：随着信息化的快速发展及建设，电子档案的出现给档案者管理提出了一个亟待解决的课题，如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用，完善档案管理，实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接，是现代企业档案管理的发展方向。

参考文献：

[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007，（9）.

第2篇

关键词：数字档案馆；档案管理体制；解决措施

一、引言

数字档案馆是一种可以提供网络资料搜索的网络信息系统，其主要以信息技术为基础，使用数据库的方式进行储存和应用档案资料，实现资源的共享，提高档案资料的利用率。[1]在信息技术不断发展的情况下，建设超大型档案存储已经开始启动，使得档案馆可以有效突破时间和空间的限制，为档案利用者提供针对性的档案信息检索服务。所以通过建设数字档案馆，不仅可以有效提高档案馆档案的数量，也可以有效保护档案资料的安全，使人们可以合理利用档案资料，最终促进档案馆的发展。

二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响

第一，促进档案服务功能的丰富。数字档案馆可以有效解决以往档案馆位置过偏、档案资料分布不够合理、信息查阅速度过慢、对空间储存的要求过高、需要花费大量人力物力等问题，不但可以为档案使用者提供各种服务，也可以节省档案管理的时间，使案管理人员可以有更多的精力开发新的业务和服务，提高档案管理人员的工作效率。[1]第二，促进档案管理体制的改变。以往档案管理体制主要以档案的保管为主，使档案得到有效保护。这种方式，虽然可以有效保护档案，但是无法发挥档案的价值[2]。而通过建设数字档案馆，可以充分发挥网络的作用，使更多有需要的人员可以进行利用档案信息资源，并且也可以有效简化档案查询利用方式，使档案可以被快速找到。在数字档案馆当中，不仅可以有效保护档案数据的安全，也可以使档案价值得到有效的发挥。[2]第三，完善现有的档案管理体系。在以往的档案管理当中，行政管理的关注点多为档案实体的监控和规范。但是这种管理方式容易影响到档案管理工作和档案利用方面的创新和进步。通过建设数字档案馆的建设，可以有效打破以往管理模式对档案利用的限制，使档案管理者可以真正扮演服务者的角色，为档案利用者数字提供针对性的服务。[3]第四，促进档案馆相关职能的进步。以往在工作当中，档案管理人员是统一由上级档案管理部门直接领导的，当数字档案馆之后，可以使档案管理的各个部门进行互相沟通，共同参与档案管理[3]。数字档案馆的建设不仅仅是某个部门的事情，其需要涉及各种知识，因此各个部门均需要给予数字档案馆建设足够的支持，使数字档案馆建设得以顺利完成。通过这种方式，不仅可以有效提高各个部门的团结程度，也可以使档案管理的质量得到提升。

三、利用建设数字档案馆完善档案管理体制的解决措施

第一，对数字档案馆建设的认识，促进数字档案馆的发展。建设数字档案馆属于档案管理体制的创新路径，因此在实际工作中，档案管理人员需要转变自己的观念，合理利用数字档案馆提高自身的工作效率。同时档案管理人员需要意识到数字档案馆的重视度，不断学习各种有关数字档案馆的信息技术，合理利用数字档案馆进行档案管理工作。另外需要进行掌握数字档案馆应用的方法，这样不仅可以使自己的办事效率得到提高，也可以使档案的管理和利用更加便捷。第二，实现档案资源共享，促进档案利用率的提升。要想建设数字档案馆，就需要打破档案馆档案管理固化、资料利用率不高的现状，使部门之间可以进行有效沟通，不仅需要完成档案的保密工作，也可以使档案资料得到有效共享，使档案的价值发挥。因此需要进行档案管理，尤其是要做好系统中档案数据库的保护，使档案资料可以得到有效的利用的同时，可以保障档案资料的安全。第三，加大人才培养的投入，培养更多的专业人才。建设数字档案馆需要大量的人力物力，因此政府需要投入足够的财政资金，企业也需要给予足够的资金支持，才能使数字档案馆得到充足的经费进行建设，促进档案管理方法的先进化。同时因为数字档案馆系统和技术的使用需要专业的知识，因此需要加强专业人员的培养。比如可以招聘专业技术人员进行管理数字档案馆，并且可以利用自己的专业知识为其他员工进行培训，为数字档案馆的后续应用提供有效的人才保障。第四，加强数字档案馆的安全防范，保障档案信息安全。在进行数字化建设工作的时候，档案信息资源会处于比较开放透明的状态，如果没有得到合理利用或者被不法侵害，将会造成巨大的损失。所以在建设数字档案馆时，需要注意防范档案资料被不法侵害。比如可以进行制定完善的工作管理操作制度，使每个员工均可以按照制度的要求进行工作。同时在进行资料查询的时候，需要分级设置查询权限，使档案资金的获取到有效保护。另外需要需要做好档案的备份以及防止黑客入侵的措施，使档案资料可以免受恶意技术的侵袭。

四、结束语

综上所述，数字档案馆建设对保护档案资料，提高档案资金的利用率具有重要的作用，因此需要加强数字档案馆建设，解决以往档案管理存在的问题，改善以往的档案管理体制，为人们提供专业的服务，促进档案管理工作效率的提升。在实际工作中，可以通过提高对数字档案馆建设的认识、实现档案资源共享、培养数字档案管理专业人才、加强数字档案馆的安全防范等措施使数字档案馆建设得以顺利进行。这样不仅可以有效保护档案资料的安全，也可以促进档案使用效率的提升，促进档案管理目标的实现。

参考文献：

[1]冯克民.规范化数字档案馆（室）建设研究[J].办公室业务，2017（02）:152-153.

[2]钱欣.智慧档案馆与数字档案馆的关系研究[J].黑龙江档案，2016（06）：88-89.

第3篇

一、数字档案馆应注重成本与效益

长期以来，我国的档案工作者对成本效益的观念一直都很淡薄，很少有人关心和研究档案整理、保管、利用的成本效益问题和档案价值与档案整理、保管费用之间的关系。无论投入整理和保管档案的费用是否超过档案的价值都不会影响对档案的正常保管，这样就出现了两种情况：一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费；另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。在数字档案馆的条件下，这种投入与产出的不协调将显得尤为突出，对档案工作的影响更是显而易见。数字档案馆不是一次性的投入，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。然而，巨额投入支撑的数字档案馆所形成的利用率并没有想象中的可观，这使得数字档案馆建设必须树立成本效益的观念，处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。

二、传统档案馆工作流程与数字档案馆工作流程的联系

传统的档案管理工作是单一、单向的简单过程，接收、处理、管理、服务等主要业务环节都是依据纸质档案管理而产生的，数字档案以及数字档案馆的出现，为传统档案馆注入了新的内涵，同时也带来了新的挑战。新形势下的档案管理工作不应仅停留在对档案实体的管理上，还应将管理的着眼点扩大到档案信息管理的层面，运用新的档案管理理念从新的管理角度来指导和约束现今的档案管理工作。

长期以来，档案馆都是进行实体保管的机构，其发展潜力局限于馆藏规模及其相应的处理能力上，然而在数字档案馆的背景之下，档案馆管理工作应从有限的馆藏建设向开发、链接和传送信息资源的方向发展，通过网络服务的方式来发展档案馆。数字档案馆的出现以及全方位的发展给传统档案管理工作带来了巨大的影响和冲击，它将实体档案馆的各个流程丰富为接收、处理（分类、整理、编目、标引、归档、入库、数字化缩微等）、管理（实物管理、信息管理、实物与信息之间的关联、对应、拷贝以及信息的迁移转换和箭备份等）和提供利用服务等核心环节。档案信息管理打破了全宗、机构、年限和专题的界限，追求的是更大范围内信息的收集、存储与输出。在各类案卷、文件中，根据利用者的需求随时自由组合各类信息，并通过计算机和网络提供给远程利用者，突破了实体档案馆的范围，档案信息管理有了更大的空间。档案实体管理与档案信息管理是两个紧密相连的不同的工作阶段，前者是后者的前提条件和工作基础；后者是前者的深入和延伸。延伸即在档案实体管理的基础之上，将档案中蕴含的丰富内容开发出来，更广泛地传播。档案管理内容的延伸是由利用者的需求决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。档案信息管理对档案实体管理不是替代的关系，而是有利的补充，因此，我们必须实现数字档案馆环境下传统档案管理与档案信息管理的有效结合。

三、数字档案馆的档案信息检索理念

（一）档案信息检索的核心理念是“以用户为中心”

传统的档案馆以发展完备的馆藏为主要目的，档案信息检索以严格的信息揭示和有序化的信息组织为基础，以完善的系统建设为主要任务，适合业务熟练的工作人员使用，体现一种“机械观”的理念。随着社会环境的变化，档案信息检索的核心观念逐步转变为“以用户为中心”。不断地推出主动性的档案信息检索服务，其服务水平也在逐步提高。

（二）信息检索服务以档案信息资源的充分利用为目的

早期的档案信息在经过数字化处理后，多被保护起来而没有得到充分合理地利用，档案利用者不能以最方便的途径获取信息。在信息时代，信息资源是被认为与物质、能源、材料一样重要的生产要素，其价值被充分认识，这就要求在数字档案馆背景之下，各级档案馆应采取各种信息检索服务，以提高档案信息资源的利用率。

（三）档案信息检索是一个有生命周期的系统

列维坦认为，信息生产的生命周期是由信息被记录下来，从而成为信息源开始的。从收集档案信息到利用档案信息是一个完整的生命周期。在使用档案信息的过程中，了解到新的信息，进行新的档案信息的采集，然后开始新的生命周期。只有将上述过程所有环节的工作做好，才能使利用者在需要档案信息资源的时候在最有利的时间和地点以顺畅的方式获取信息和使用信息。档案信息检索的生命周期是将自然生命周期和利用者需求有机结合在一起的一种抽象模型。具体表现为，针对利用者表达出来的需求，信息检索系统通过信息推送、个性化定制等服务形式实现；针对利用者认识到的普遍性需求，分门别类地组织好信息；针对利用者具有的潜在的信息需求，信息系统通过建立知识库等方式满足利用者的需求。利用者的信息需求总是被档案馆工作人员不断地感知、认识、再认识，形成一个良性循环的生命生长周期。

四、数字档案馆的馆藏获取方式

（一）重视数字化档案和电子档案的质量和安全问题

在档案数字化的过程中，一定要建立完善数字档案安全管理制度，档案数字化之后，安全工作显得尤为重要，既包括硬件的安全管理，又包括软件的安全管理。硬件方面，要严把信息存储载体的质量关，提高数字保存载体的保存寿命；软件方面，要通过采用多级权限和密码管理，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。与此同时，对于电子档案也要把好进馆档案的质量关，不让不符合进馆要求的电子档案进馆。

（二）重视电子档案保护的基础工作

要从电子档案形成的基层部门开始抓起，其工作的好坏直接能够影响到后期电子档案保护工作的质量。在档案数字化的过程中，一定要重视和加快数字化档案管理人员的培养，从事数字化管理的人员必须具备档案管理的专业知识和计算机管理技能。

第4篇

社会的进步，促进了科技大幅度的提高，以此来制作出了很多有利于人生生活的高科技产品，这些产品也很快的融入了人们的社会，并且起着很重要的作用。数字化技术的出现，是科技史上的一个里程碑，它很大程度的体现出了科技的价值，它主要体现在档案管理上。因为数字化科技的出现，现在的档案管理都实行了数字化管理，以此来使得档案管理变得更容易，能为企业或者集团带来更大的好处，为人们的生活带来更大的利益。

二、浅析数字档案管理以及它的重要性

数字档案管理顾名思义就是利用数字化科技技术，对档案进行合理的管理。数字技术是现在最新的一项科技技术，它的出现，为人们的生活提供了很大的便利以及带来了更多的利益和好处。数字管理技术其实指的就是出现的新型档案管理方案，它主要使用的就是现在最高的科技技术，譬如：摄影技术；扫面技术等，借助这些技术，把文本的形式的信息转化为数字信息，然后利用最新的数字存储技术来储存这些信息，使得这些信息能很好的被保留下来。数字档案管理的出现对人类社会有很大的作用，它主要的目的就是使用数字化技术，保存想要储存的一些重要的信息，把这些信息整理成档案，以便在使用的时候能很快的找到，不至于丢失。数字档案被看重的原因是它有很多的优点，而这些优点都很适合档案管理，首先就是不占空间，数字管理就是把文本直接转化成数字信息，把它们储存在计算机中，使得不占空间；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、数字档案管理所出现的问题

（一）技术不完善。数字档案所用到的数字化技术所使用的时间是非常短的，虽然它的出现为人们的生活带来了很大的好处，但是，因为所使用的时间较短，缺少很多的经验和借鉴资料，导致它的技术还不是很完善，在使用的过程中难免会出现一些问题。众所周知，数字化技术是依附于计算机而出现的，因为我国的计算机水平还不是非常的成熟，对于计算机的各个部分都有待于改善。因为计算机经常会出现各种不同的问题，这就会导致储存在计算机里面的信息出现一些问题，对于档案管理来说，最长见的就是信息安全的问题。很多企业和单位所储存的档案信息都是非常重要的，其价值都是非常的大，所以，要求数字管理必须确保机密，但是因为技术不完善的问题，使得档案的机密性无法保证。

（二）缺乏完整的管理体系。有一套完整的管理体系对于任何一个团体都是非常重要的，因为它就是团体发展的基础，有好的管理体系，团体就会有更好的发展潜力。而数字档案管理也是一样的，为了它有更好的发展，它就必须要创建一套属于它自己的管理体系，但是，在现在，数字档案管理的安全却出现了威胁，主要的原因就是其缺乏完整的管理体系。因为数字档案管理措施没有完整的管理措施，所以在进行档案管理的时候，经常会出现录入错误、操作不规范、系统奔溃等问题，这些问题的出现严重的影响到了数字档案管理的发展。

（三）所使用的储存载体不安全。数字档案管理所储蓄信息的方法和传统的方法是完全不一样的，它已经摆脱了纸上记录的时代，在现在，档案一般都记录在计算机中，以数字的形式存在着。但是，数字档案储蓄也存在着很多的弱点，其中一个就是它的脆弱性，它的出现会为档案带去毁灭性的打击。数字档案的载体本身是非常脆弱的，譬如：光盘；U盘等，这些东西的共同特点就是特别脆，很容易被损坏和遗失；其次就是数字档案的载体是需要经常进行更新的，只有在最新的设备中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、对数字档案安全管理的措施进行浅析

（一）提高专业技术水平。数字档案管理是非常严格的，在进行管理的时候是不能出现任何错误和过失的，要不然就会造成不可挽回的损失，所以，为了能够达到最好的效果，就需要提高专业技术水平了。对于数字档案管理来说，最重要的就是信息的保密了，所以，为了保证档案更加的安全和绝密，信息加密技术就出现了，它的目的就是对网络中的信息给予多重保护，防止被窃取。其次，为了能使得数字档案更加的安全和自由，就需要设计出认证程序，其主要的目的就是通过一些特殊的密语，来控制档案能否预览，为了防止被人获得密语，就需要设计防火墙来阻挡，以此来增加保护层。

（二）创建一套完整的管理体系。数字档案是非常重要的工作，为了能使得它正常运行，就必须要创建出一个完整的管理体系来控制它的运转，以此来保证能获得更大的利益。完整的管理体系必须要借鉴成功的实例，通过分析它们成功的原因，结合自己的现状，来制定出一套完整的管理方案，这个管理方案一定要适合数字档案管理的现状，要保证能控制数字档案的正常运行。

（三）使用专业的技术性人才。人才是所有团体发展的技术，他们是团体的资本，拥有好的人才，团体的竞争力就越大。对于档案管理来说，它是一项高技术含量的管理措施，所以，需要很多的专业性人才，尤其对现在的数字档案管理来说，人才更是非常重要了。现在需要的人才，首先是要对计算机能有足够的了解和认识，掌握关于它的知识，这样在进行档案数字化的时候，就会变得更加的方便和快捷了。除此之外，这些人还必须要懂得档案的管理知识，以此来保证档案管理的正常运行。

第5篇

档案馆原本的储存方式是用利用纸质文件进行资料档案的储存和管理，但是在数字化发展极为迅猛的今天数字档案馆已成了社会发展的要求，同时也是档案馆发展的新方向。所谓数字档案馆简单来说就是将信息的储存还有查询等用数字化的方式实现，同时和纸质档案一样，数字档案馆也一样具备有查询和检索等功能，并且相比较于传统的档案馆这些功能显得更加的方便和快捷。此外，数字档案馆的主要依托是计算机技术还有多媒体技术的不断发展进步。计算机技术的不断发展使得超大型档案存储成为可能，此外在网络技术的帮助之下档案馆的数据资料的支持可以跨越距离的限制和时间的约束。在需要的时候人们甚至可以实现随时随地的资料查询和数据整理。所以说总体来说数字档案馆就是一个网络化、虚拟化的档案馆，但是相比较传统的档案馆来说，数字档案馆的存储量更大、查询起来更加方便还有管理起来也更加的安全。虽然数字档案馆的建设以及后期成果比较理想，但是在现阶段数字档案馆的建设仍然还存在有一些问题。第一就是数字档案馆的建设需要相应的软件设置和硬件设置的到位。数字档案馆和传统档案馆的建设的一个很大的不同就是数字档案馆的建设工作需要高素质的技术人才作为建设基础，数字档案馆的数据库建设和后期维护管理都需要专业的高素质人才。第二，数字档案馆的数字系统需要具备有信息处理、储存还有管理等一系列功能，这需要相应的网络建设和系统建设，同时对于资源的整合利用还有目录数据收集处理都有比较高的要求。第三就是数字档案馆的建设需要不断的引进最新的技术，数字档案馆需要保证档案数据的安全性，因此对于其保护系统需要定期升级维护。而且数字档案馆的管理手段也需要紧跟时代进步进行不断的进步与改革。要不断提高其自主独立性。此外不仅仅是这些当面的建设，数字档案馆建设的相对应的保障措施也需要及时、准确的对档案馆建设提供帮助，确保档案馆的安全与正常运转。

2数字档案馆的建设会产生的影响

2.1促进现行档案管理体质重点的改变

传统的档案管理制度的重点放在保护档案的安全不受损害，档案的安全性处于标准要求之中。并且传统档案馆在对于档案整体的保护工作上还是比较有优势的。但是这样的档案管理方式对于档案本身的价值是一种削减。在这样的档案管理方式之中虽然其安全性可以得到有效的保证但是其利用价值却没有得到体现。而在数字档案馆的帮助之下档案数据的安全性不仅能够得到保证而且档案的价值会得到更好的体现。而且数字档案馆本身的技术先进性对于档案的使用方式也可以产生积极的效果，使得档案的使用更加的凸显灵活性和多样性。

2.2冲击现有的管理体系

数字档案馆的建设对于现行的管理体系会产生比较大的冲击。传统的管理体系对于档案管理工作的进步会产生消极的作用。数字档案馆的建设冲击的原有的管理体系，让档案馆真正变成为人民服务的存在。此外数字档案馆中各部门之间的交流以及和外部部门之间的交流会变得更加的方便。

2.3促进相关职能的改革进步

传统档案馆的职能分配在数字档案馆的冲击之下也会出现改革情况。数字档案馆的建设工作需要各个部门之间相互努力配合，同时不仅要档案馆内部同心协力还需要外部人员的帮助。数字档案馆的建设涉及到的知识范围比较广，各个部门之间都需要给予相应的帮助，这个一个以技术为基础进而推动整个档案管理行业观念革新和体制重塑的一个重大改革。

3对数字档案馆建设的建议

数字档案馆的建设需要注意到四个方面。首先是应该对数字档案馆的建设给予足够的重视，这一点一方面是改变人们对于传统档案馆的观念，另外一种是对其建设提供足够的人才支持。其次，数字档案馆的建设需要加强其共享性，让档案的价值真正的发挥出来。再其次是需要对数字档案馆后续的建设和发展进行人才储备。最后是提高档案管理工作的安全性，确保档案的安全。

4结语

第6篇

关键词：数字化；档案管理；重要性；应用

在信息化、数字化不断深入档案管理体系发展的过程中，传统的纸质档案管理模式已经显现出迟滞性，数字档案管理系统的研发和利用全面更新了档案的在线、实时查看和传输保存等内容，更好地实现了对档案的信息资源的共享和利用，更好地满足了社会对于档案信息的需求。

一、数字档案管理系统综述

数字档案管理系统可以较好地改变档案信息渠道混乱的状态，它可以基于计算机信息化平台，实现对档案信息数据的采集、处理、存储、分析和记录，更好地显示出档案信息资源的真实性，使之具有更为可靠的凭证价值和功能。同时，在数字化档案管理系统之中，还可以使档案信息文件保存完整、长久存储、方便查询和利用，可以有效解决档案信息查询和利用中的问题。数字档案管理系统具有自身的特点，表现为以下几个方面：一是可操作性。在数字档案管理系统中，可以转变原有的纸质档案管理模式，将原先查找纸质档案的工作量缩减，利用数字化平台实现对档案资源的随时查找和翻阅。二是媒体的集成性。在数字档案管理系统中集成了诸多的图像信息、视频信息等，这些不同类型的档案信息通过信息媒体的方式，实现了最优化的集成，使档案信息更为多元化。三是可变性。在数字档案管理系统中，计算机、信息化技术是强大的支撑和依托，档案信息可以在计算机系统中得以修改。同时，也存在管理中的一些漏洞，需要加以安全有效的防护。

二、数字档案管理的重要作用

（一）满足社会对于档案多样化、个性化的需求。在数字档案管理的模式下，需用户可以极为快捷、便利地使用档案信息资料，无需考虑时间和空间的限制，以计算机信息化平台为载体，实现对信息化档案管理资源的利用。（二）提升档案文件管理的质量。在数字档案管理过程中，计算机网络技术以其强大的技术优势，成为数字档案管理的有力支撑，在利用计算机网络技术实现对档案文件的采集、整理、归档、分类、存储的过程中，可以极大地提升档案文件管理的质量和效率，将工作人员从繁重的档案分类整理、归档存储的日常事务中解脱出来，将精力集中于对数字档案文件的深度开发和利用之中，充分地体现出数字化档案文件的价值和功能。（三）增强对档案信息文件的保密性。由于档案文件信息涉及到单位的诸多事务性内容，具有安全程度不同的保密等级，在计算机数字化技术的应用之下，可以较好地建构档案文件的防护墙，将不同保密等级的档案进行分类归档，并实施事后跟踪和责任的追查。（四）确保档案信息文件的原始性和完整性。在传统的纸质档案资料管理的过程中，使用者需要查询档案时，要将纸质档案在大量的信息中翻寻出来，这种查询方式在反复的利用过程中，容易导致原始档案的破损，使原始档案不够完整，使档案信息文件的利用效能下降。而在数字化档案管理体系之中，用户对于档案的查询和利用，只需要通过数字化平台的查询方式，在查找到相应的原始档案文件之后，将其进行扫描即可，这样不仅满足了用户的使用需求，而且还极大地确保原始档案的完整无损，极大地提升了档案信息的利用效能和价值。

三、数字档案管理的关键性技术

（一）图像处理技术。在数字化档案管理之中，图像处理技术是基础而关键的技术之一，它可以实现对原始档案的扫描和图像处理，在数字档案管理的各个子系统模块中，通过数据录入、数据维护时的图像处理模块，实现对原始档案的扫描录入和图像处理，在图像挂接功能的应用前提下，将原始档案与图像文件快速、自动匹配，以实现自动化的、批量的图像扫描和自动处理，具体包括对原始档案的图像扫描、旋转、缩放、幅面调整、纠斜、合并等。（二）档案管理平台技术。这是数字档案管理系统的核心技术，它是基于关系数据库应用前提下的自动化管理工具，在这个管理平台之中，有不同的功能管理模块，如：档案全宗管理及类型管理、报表生成及界面生成、用户权限管理、数据字典管理等，在这些功能不同的系统模块之下，可以快速、自动地实现对业务档案的管理。（三）全文检索技术。全文检索技术可以实现对档案信息文件的自动辨识和扫描，无需人工干预，即可实现对档案原文的大面积检索和查询，而不必考虑档案的结构化和非结构化数据的统一性问题。同时，全文检索技术还可以实现快速的检索和查询，在用户的使用权限之内，可以随时随地获得所需的档案信息资料。

四、数字档案管理体系的应用趋势

（一）档案管理方式不断创新和优化。计算机网络信息化技术极大地推动现代档案管理方式，也替换了原有的档案管理理念，在全新的信息环境和平台之下，数字化、电子化档案管理模式替代了传统的纸质、手工档案管理方式，实现了对档案信息资料的快速查询、检索、利用，在智能化、数字化的信息共享平台下，将不断引领现代档案管理走向科学化、系统化、智能化的方向。（二）现代档案管理制度日趋完备。在现代档案管理的数字化平台建设过程中，还需要更为完善和齐备的档案管理制度，由于现代档案管理体系相对复杂，容易由于遗漏而引发档案管理缺损的现象和问题，导致现代档案管理存在一定的缺陷。为此，还需要不断完善现代档案管理制度，并从现代档案管理的不同环节入手，全面调整和规范化，以更好地适应数字化、电子化档案管理趋势和社会需求。（三）实现知识的交叉多元化应用。在现代档案管理的数字化、电子化建设过程中，还要实现知识的交叉、多元化应用，要将档案管理知识与社会经济知识、文化知识、历史知识、科学知识等相融合和渗透，在交叉、多元化的扩展之中，使现代档案管理更为专业化和多元化，要注重吸纳新兴学科、边缘学科的知识，更好地丰富和创新数字档案管理体系。（四）提升现代档案管理人员的知识结构和层次。在数字化档案管理的建设进程中，档案管理人员的知识结构和层次要不断拓宽和深化，能够全面、专业地运用数字化档案管理知识，更好地为社会需求者提供数字化档案服务，以充分彰显数字化档案的利用价值。

总之，在信息网络技术不断升级的背景下，现代档案管理要不断优化其数字化、智能化环境和平台，采用创新的档案管理模式和方法，更好地充实和丰富数字现代档案管理的知识交叉运用，使数字档案管理的利用效能达到最优化，并在档案管理人员的素质不断提升的条件下，充分发挥数字化档案的利用价值。

作者:安伟红 单位:吉林省白城市通榆县档案局

参考文献：

[1]王婷，段岩.基于知识管理的档案管理系统的构建研究[J].机电兵船档案.2017（1）.

[2]林文芹.新形势下档案管理系统的设计和研究[J].办公室业务.2016（3）.

[3]张雅萍，孙瑞.浅谈档案管理系统的设计与实现[J].科技视界.2015（7）.

第7篇

一、数字档案的特点

（一）便于存储。纸质档案在保存过程中，需要占用较大的空间，并且随着档案数量的逐渐增加，还需要修建新的档案管理室。同时，纸质档案对档案管理室内部的环境要求也较为严格，例如要保证档案管理室具有较好的通风条件，保证空气干燥，避免档案潮湿、发霉。而对于一些年代久远的档案来说，在档案借阅和搬运过程中，容易出现破损问题，尤其是一些具有珍贵价值的档案，一旦出现损害，将会造成不可逆的损失，档案的利用价值也会受到影响。而数字档案则不需要考虑上述问题：首先，数字档案以数据形式保存在计算机中，一台普通计算机的内存在200G以上，其储存的数字档案数量甚至比一座标准化的档案管理室还多，这也就意味这数字档案的保存不需要占用太多的空间。其次，数字档案可以被多次复制和拷贝，并且通过异地备份的形式，将档案资料分开保存，即便是发生不可抗拒的影响因素（例如设备突然断电、非法网络攻击等），也能够保证备份资料的安全。

（二）资源共享。信息和资源共享是互联网最显著的应用特点。而借助于计算机和互联网发展而来的数字档案管理，则继承了这一特点。人们在查询、借阅、归还档案资料时，不需要通过档案室的前台服务人员，而是在各种服务端设备上自行完成上述工作，极大地提高了档案管理的效率。同时，人们可以在网络平台上分享这些公共的档案资料，确保档案的价值得到充分体现。利用互联网将多个数字档案室连接起来，还能够实现相互之间的信息沟通，一方面能够实现优势互补，弥补了单个数字档案馆存在的信息缺陷；另一方面也能够分享管理经验，对于全面提升数字档案管理水平有一定作用。

二、数字档案管理的作用

（一）管理数字化。档案形式发生变化后，为了适应档案管理工作的需要，档案管理模式也必须要与时俱进进行变革。由传统的人工式管理转向数字化管理，不仅确保了档案管理效率的提升，而且也降低了人工管理压力。可以预见的是，随着信息技术的成熟发展，数字档案的应用范围也会越来越广。只有充分掌握数字档案的特点，认识到数字档案管理的重要性，才能推动数字档案管理工作的稳定开展。

（二）资源扩展智能化。档案管理是一项动态的工作，由于档案数量的不断增加，档案管理工作的压力也会相应增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不仅档案管理效率极低，而且很难体现出档案管理的服务职能，也就不能为用户提供完善的档案借阅体验。因此，档案管理部门需要集中有限的人力、物力和财力资源，实现档案信息资源的优化和开发，在保证发挥档案管理应有功能的基础上，不断降低管理成本。

三、数字档案管理存在的问题

（一）数字档案本身的安全性不高。数字档案是以数字化信息的方式储存，而这种储存方式具有一定的安全隐患，因其储存需要考虑到介质的质量与磁场等，如果达不到要求，档案会很容易丢失，数字档案丢失后比较难以找回。除此之外，数字档案具有容易转移的特点，这里就存在着一定的安全隐患，数字档案容易转移，那么数字档案在进行转移的过程中就有可能出现因为转移过程中的某些问题，造成原档案的丢失。

（二）互联网给数字档案带来的不安全性。互联网作为一个完全开放的环境，本身具有一定的不安全因素。近年来，因为遭受网络黑客攻击而导致商业信息泄露或档案资料丢失的新闻屡见不鲜，如何保障信息化背景下数字档案的安全，成为现阶段档案管理人员需要重点解决的问题。除了网络黑客的非法攻击外，网络系统不稳定、突然断电或人为操作不当等因素，也有可能给数字档案的管理造成负面影响。

（三）人带来的不安全因素。人为影响因素又可分为主观因素和客观因素。主观因素就是部分不法分子出于某种目的，人为破坏、损毁或是偷盗某些具有重要参考价值的档案；客观因素就是档案管理人员由于业务技能不熟练，或是操作失误，导致数字档案被误删。与其他问题相比，只要加强数字档案的管理工作，就可以极大程度上避免类似问题的出现。

四、信息技术在数字档案管理中的改进

（一）加强硬件设施的管理。硬件设施的质量不过关，或是相互之间的兼容性不好，就会影响数字档案的管理质量。例如，硬件设备运行稳定性不好，（下转第179页）（上接第169页）在文件传输或保存过程中出现问题，就会导致数字档案受损，甚至是丢失。因此，必须要及时更新硬件设施，并且定期开展系统检测工作，确保硬件设施的安全运行。另外，对于重要的档案资料，还要做好异地备份，即在不同的硬件设备上分别进行复制和保存，从而提高了档案资料的存储安全。

（二）提高数字档案信息的安全性。一是要从外部着手，构建安全的网络环境，杜绝不法分子利用网络漏洞和攻击手段窃取档案资料。近年来，市场上各种网络杀毒和保护软件层出不穷，档案管理人员可以根据实际需要，安装一些网络杀毒软件，避免木马、病毒破坏数字档案管理系统，造成档案资料的泄露。

（三）提高档案信息数字化的覆盖率。数字档案作为一种新型的档案管理模式，在实际运用中体现出了较好的应用优势。但是我们也应当看到，受技术条件、管理理念等因素的限制，现阶段档案数字化管理的覆盖率还相对较低。因此，需要通过投入一定的人力、物力和财力资源，推广数字档案管理理念，建立数字档案管理库，利用网络实现多个数字档案库之间的信息交流和资源共享，为用户提供更加完善的档案查找和借阅服务。

（四）满足用户的多元化需求。服务性是数字档案管理工作的基本属性之一，满足用户多元化的需求，也是加强数字档案管理工作的重要内容。数据库开发人员提高专业素质，不断地补充完善数据库功能，建立特色的、专业的、系统的信息数据库。档案管理员要具备相关专业知识，熟悉管理系统的功能，了解档案管理、信息技术等综合知识，具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力。同时，相关部门可以通过后续教育，帮助管理者和用户加强?Φ蛋腹芾硇畔⒒?的理解和实施，充分发挥信息技术的作用，提高员工的整体专业素质、道德水平，从而提高档案的管理水平和服务水平。

第8篇

数字水印是将一些标识信息直接嵌入数字载体（多媒体、文档、软件等）当中，用来标识版权或用户信息，且不影响原载体的使用价值，也不容易被探知和修改。数字水印技术是从信息隐藏技术发展而来的，是数字信号处理、图像处理、密码学应用、算法设计等学科的交叉领域。随着信息技术和因特网的快速发展，各种形式的多媒体数字作品纷纷以网络形式发表，其版权保护成为一个迫切需要解决的问题。由于数字水印是保护信息安全、实现防伪溯源、版权保护的有效办法，因此，现今已成为多媒体信息安全研究领域的热点，也是信息隐藏技术研究领域的一个重要分支。该技术就是通过在原始数据中嵌入秘密信息――水印，来证实该数据的所有权。这种被嵌入的水印可以是一段文字、标识、序列号等，它与原始数据紧密结合并隐藏其中，并且不破坏原数据使用价值。在数字水印系统中，隐藏信息一旦丢失，即意味着版权信息的丢失，从而就失去了版权保护的功能。因此，数字水印除了具备信息隐藏技术的一般特点外，还有着其固有特点，即较强的鲁棒性、安全性和隐蔽性等。

1.1 鲁棒性。是指不因图像文件的某种改动而导致隐藏信息丢失的能力。也就是说，当被保护的数据在经过攻击后，嵌入的水印信息仍能保持好的完整性并能以一定的正确概率被检测到。这些可能的攻击包括噪声、滤波、剪切、旋转和编码等。在理论上任何水印都可以去掉，只要对水印的嵌入过程有足够的了解，但是如果对水印的嵌入只是部分了解，任何破坏或消除水印的企图势必导致载体严重降质而不可用。

1.2 隐藏性。也称不可感知性，即对于不可见水印处理系统，数字水印的嵌入不应使原始作品发生可以感知的变化，也不能使被保护数据在质量上发生可以感觉到的失真。也就是水印在通常的视觉条件下应该是不可见的，水印的存在不会影响作品的视觉效果。

1.3 安全性。指隐藏算法有较强的抗攻击能力，即它必须能够承受一定程度的人为攻击，而使隐藏信息不被破坏，确保嵌入信息的保密性和较低的误检测率。换句话说，水印安全性就是未经授权的使用者删除、检测估计、写入或修改原始水印的不可能性。所有水印都包含一个水印嵌入系统和水印恢复系统。

数字水印有可见数字水印和不可见数字水印两种类型。可见水印就是人眼能看见的水印，其表现形式就像在原数字图像或音频段上盖上一个可见的邮戳，比如照片上标记的拍照日期或电视频道上的标识等。不可见水印就是人类视觉系统难以感知的，也是当前数字水印领域关注比较多的。不可见数字水印作为一段信息保存在原始数据或图像上，从某种意义上来说，更有利于标识作品的版权、所有者等方面的信息。

2 数字水印在数字档案管理中的应用

随着数字水印技术的发展，数字水印的应用领域也得到了扩展，数字水印的基本应用领域是防伪溯源、版权保护、隐藏标识、认证和安全隐蔽通信等。在数字档案管理中，为了确保档案的真实性、可靠性，我们可以运用数字水印技术对一些重要的档案进行加密，这样人们就不能进行伪造和非法获取，确保档案信息的安全。数字水印在数字档案管理中的应用主要有以下几个方面：

2.1 版权保护。即数字作品的所有者可用密钥产生一个水印，并将其嵌入原始数据，然后公开其水印版本作品。当该作品被盗版或出现版权纠纷时，所有者即可从盗版作品或水印版作品中获取水印信号作为依据，从而保护所有者的权益。版权保护是当前数字水印技术最主要的应用领域，这种应用要求其水印具有非常高的鲁棒性。

2.2 加指纹。为了避免伪造信息的发行，出品人可以将不同用户的ID或序列号作为不同的水印（指纹）嵌入作品的合法拷贝中。一旦发现未经授权的拷贝，就可以根据此拷贝所恢复出的指纹来确定它的来源。

2.3 标题与注释。即将数字档案的标题、注释等内容（如，一幅照片的拍摄时间和地点等）以水印形式嵌入其中，这种隐式注释不需要额外的带宽，且不易丢失。使用时更为方便，甚至注释信息可以用于资源检索。

2.4 篡改提示。当档案信息被用于法庭、医学、新闻及商业时，常需确定它们的内容是否被修改、伪造或特殊处理过。为此，可将原始图像分成多个独立块，再将每个块加入不同的水印。通过检测每个数据块中的水印信号，来确定作品的完整性。与其他水印不同的是，这类水印必须是脆弱的，并且检测水印信号时，不需要原始数据。

2.5 使用控制。这种应用的一个典型例子是DVD防拷贝系统，即将水印信息加入DVD数据中，这样DVD播放机即可通过检测DVD数据中的水印信息而判断其合法性和可拷贝性，从而保护制造商的商业利益。利用这一特点，可以控制档案信息只能在特定的机器上阅读。

3 几点思考

第9篇

关键词：数字档案馆;建设;档案管理;体质;影响;对策

在数字信息技术迅速发展的现状下， 档案信息的管理需要一不新的管理体制满足现状对于信息的需求， 数字档案馆的建设势在必行。数字档案馆的发展技术已经有了一定的研究， 这对于数字档案馆的建设是有积极作用的。面对全球的数字化发展， 以及发达国家的相关信息体制建设， 我们也必须加快信息化进程， 而数字化就是对信息化的充分利用。对于档案管理这种高度机密和繁琐的管理， 数字档案馆的建设是提高传统档案管理的有效手段和提高使用率的现实之举。

一、数字档案馆概述

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。数字档案馆的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

二、数字档案馆的建设内容

数字档案馆建设的主要内容有：①按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。②开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。③全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。④应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。⑤运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。⑥配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。

三、数字档案馆建设现状

目前我国的数字档案馆建设在安全平稳的进行中，但由于档案工作的特殊性，数字档案馆建设也面临着很多问题。首先就是数字档案馆建设没有一个宏观的整体规划，并没有实现数字档案馆建设和政府的政务系统同步规划，档案的信息采集、信息利用、信息安全维护等等都需要有宏观的规划和指导，但现阶段还没有实现。其次是经费不足，因前期的规划不到位，之后的经费投入也就无法进行，数字档案馆建设需要大量的经费作为支撑，否者没办法进行。还有就是数字档案馆建设需要大批专业人员参与，但是由于档案保密的要求，不能直接外聘人员或转包出去，所以培养内部人员就是当务之急，必须提高档案馆的人员素质以适应数字档案馆建设的需要。最后就是对数字档案的使用和共享利用还需要进行论证，我们没有多少经验，因为数字档案馆建设还在摸索阶段，信息共享的安全性也要长期调研，因此这项工作进展缓慢。尽管数字档案馆建设会有很多问题，但是这并不能阻碍数字档案馆的建设工作的开展。

四、数字档案馆建设对档案管理体制的影响

首先， 传统的档案管理体制， 都是以档案的保管为主要内容， 体制的核心是如何防止档案信息泄露， 并且在整体的档案上有所提高， 这样一种管理体制的弊端是体现不出档案本身的实际价值。我们对于档案信息的管理是为了在保证机密不被泄露的同时可以充分得到利用， 提升使用价值， 因此需要转变为档案服务管理。数字化档案馆的建设就是在于借助网络的力量提升档案利用效率， 并且活化档案使用方式。数字化档案馆的建设就是对传统档案管理体制控制方式的一种冲击和完善。其次， 对于档案管理体制在运行上的影响就是改变行程层级的管理体系， 当然对于这种行政层级的管理体制在对于档案的监控和规范上是有着积极作用的， 但是这种传统的模式容易阴碍档案管理工作的进步与档案使用价值的地位。数字档案馆的建设影响了这种传统模式在对档案利用上的限制， 真正以服务者的姿态借助数字系统， 可以加强与相关行业和部门的交流沟通， 而不再是一种仅仅是收集规范的老传统。再次， 是对于档案管理工作中的相关职能分配的影响。传统的档案管理体制都是统一由档案局作为管理部门的， 不管是哪个档案管理部门都是从属于这个系统，数字档案馆的建设和发展是档案局各个部门都需要参与的。总之，数字档案馆是将实现众多的档案资源库群与档案信息处理中心，促使档案用户群的联系更加紧密，从而共享更为充分，使用也更为便捷，这些都是档案管理体制适应时代的创新和发展。

五、数字档案馆档案管理的有效对策

（一）提高对于数字档案馆建设的重视程度

随着信息技术的进步，档案用户对档案的查阅与适用的服务要求势必提高，同时档案部门自身提高工作效率的要求也需要对传统的档案管理进行技术和体系的创新，还有数字档案馆的特有优势是传统档案馆所无法匹敌的，所以我们必须重视数字档案馆的建设和普及工作。

（二）加大对人才的培养

数字档案馆其系统和技术具有高度专业化，因此要引进专业人员对数字档案馆的技术支持工作进行专项负责，同时要对在岗在职的其他人员进行定期培训，为数字档案馆的建设和运营提供人员支持， 这对于档案管理体制的改革和完善非常重要。因为数字化的建设是信息高度集成的过程， 需要高度专业的技术人员进行建设， 因此必须要做好人才的引进和储备。并且在对使用中的管理人员加强数字化的培训和支持。

（三）档案的存档、调阅安全工作要高度重视

档案是相关单位和个人重要的资料，如果出现不合理使用和非法侵害，造成的损失将是无法估量的，有的甚至会导致国家重大利益的损失，这也是为什么档案管理工作采用数字化管理步骤缓慢的重要顾虑。所以，我们在建设和管理数字档案馆的时候，首先要攻克的课题就是档案的安全工作，不仅要做到安全存放，按管理级别安全查阅，保证不受到恶意技术的攻击，做好系统的防毒工作，同时档案的备份处理也是很重要，不可忽视。

六、总结

总之，对于档案管理体制的一种完善和改革， 数字档案馆的建设影响意义是深远的， 它对现代化建设中资源的需求利用必然会起到积极的作用。我们在进行数字档案馆建设的同时要加强各个方面的分析和研究， 找到正确的对策， 为我国档案管理工作的健康、稳定、有序、安全地发展做出贡献。

参考文献：

第10篇

关键词：文化馆;档案;数字化管理

一、前言

随着科学技术的不断发展，数字化技术得到了非常广泛的应用，为了适应当今社会文化馆档案管理的要求，需要将数字化的管理方式运用于文化馆的档案管理工作之中，进而提升档案管理工作的水平，从而为珍贵的档案资料提供良好的管理。在文化馆档案管理的实际工作中，要对当前档案管理工作的不足进行充分的分析，再通过有针对性的引入数字化的管理方式，进而弥补传统档案管理方式的不足，经数字化技术充分的运用于档案管理之中。

二、文化馆档案数字化管理的必要性

文化馆档案的数字化管理是指通过扫描、拍照、手打等方式，将纸质的档案资料输入到数据库的服务器之中进行存储，进而实现档案资料的存储、备份以及检索利用等。对文化馆档案进行数字化管理的必要性主要体现在以下几方面：（1）由于档案资料往往都记录于纸张之中，而纸是一种比较脆弱的载体，经过长时间的使用会不可避免的发生不同程度的破损，会对档案资料的完整性造成严重的影响，因此，将纸质资料转变为数字形式有利于档案资料的安全保存；（2）由于纸质档案会占用大量的空间，随着档案数量的不断增多，对其进行管理的难度也会越来越大，尤其是对纸质档案进行查阅时，会浪费大量的时间，通过将纸质档案转变为数字档案，能够大大提高查阅效率，而且还有利于纸质档案的集中管理。

三、文化馆档案数字化管理的问题所在

由于档案的数字化管理所涉及到的内容较多，而且具有非常强的专业性，在当前文化馆档案数字化管理过程中，存在着如下的问题：（1）档案数字化处理设备配备不足，某些文化馆的数字化处理设备还比较落后，仅配备了计算机和扫描机等最基本的处理设备。在对文化馆档案进行数字化的转化过程中，还停留在本机上处理本机上保存的管理模式，没有专业的数据库服务器、存储设备及配套的安全设备。同时，还无法对数字档案进行有效的共享和进行异地备份，导致数字档案的安全性无法得到有效的保障。（2）档案馆缺少专业的数字化管理人员，文化馆中的档案管理人员往往都缺乏档案数字化管理的理念，也就无法对数字化档案进行良好的管理。同时，档案管也没有对档案管理人员进行系统全面的数字化档案管理培训，虽然很多档案管引入了先进的数字化档案管理软件，但是档案管理人员缺乏相应的数字化档案管理知识，也就无法充分的发挥出档案管理软件的作用。

四、提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施

为了进一步提高文化馆档案的数字化管理水平，需要结合当前数字化档案管理的实际情况，采取以下有效的改进措施：（1）加大数字化档案管理的投入，配备充足的数字化档案管理设备。文化档案馆要加大档案数字化管理设备的投入资金，并建立有效的监督机制，确保资金能够有效的投入到档案数字化管理设备上。在设备类型的选择上，要充分的考虑当前文化馆的实际需要以及经济上的合理性，优选出技术先进经济合理的数字化档案管理设备，进而提高档案管理的数字化水平。（2）制定切实可行的人才引进制度和培训制度，文化馆要通过引进专业的数字化档案管理人员和对档案管理人员进行有效的数字化管理培训，进而提高档案管理人员整体的数字化管理水平。文化馆要加大人才引进资金的投入，进而吸引到更多优秀的档案数字化管理人才，从而快速提升档案管理人员的整体水平。同时，还要加强档案管理人员的数字化管理培训，通过进行系统全面的有效培训，逐步提高档案管理人员的整体数字化管理水平。

五、结语

综上所示，在文化馆的档案管理工作中引入数字化的管理方式是大势所趋，也是档案管理发展的实际要求。通过对文化馆档案进行数字化管理，能够有效的提高档案的安全性，在实际的文化馆档案管理过程中，要对档案管理的实际情况进行充分的分析，尤其是档案数字管理中存在的问题，进而对问题采取有针对性的改进措施，从而提高档案管理的数字化水平。

参考文献

[1]赵红颖.图书档案资源数字化融合服务实现研究[D].长春:吉林大学,2015.

[2]彭清清.我国数字档案馆信息资源服务研究[D].合肥:安徽大学,2014.

[3]王镇.县级档案馆档案数字化建设研究—以太原市X县为例[D].太原:山西大学,2016.

第11篇

科学界将文字的出现作为界定文明的重要标志，通常人们把文字出现以后的历史称之为人类文明史，而把文字出现以前的历史算为史前史。历史学家通过文字的载体，推断人类文明的起源。为了记录文字、为了有效地存储知识、为了准确地传播讯息，从古至今人类通过各式各样的物理载体来记录信息。古代人类的文字主要记录在甲骨、兽皮、青铜器、木椟、竹简、锦帛等上面。而汉代造纸术的出现，使人类的文字载体逐渐开始以纸张为主。随着第三次工业革命的推进，电子计算机技术被广泛地运用到人们的日常生活中，文字也出现了新兴的载体，如磁带、缩微胶卷、光盘、U盘等。文字载体的变化使得档案载体也发生了变化，档案开始了数字化的进程。

1 数字档案的构成

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。因此在文字的载体变化的同时，档案的载体也在随之变得多元化。在计算机已经完全普及到人们生活和工作的背景下，数字化档案已经成为一个不可避免的趋势。不论是将纸质档案数字化，还是电子档案的存档，都是档案工作现在需要面对的考验。

1.1 纸质档案电子化

纸质档案在很长的一段时间内占据档案载体的主要组成部分，多数基层档案管理部门的库存档案都是以纸质档案为主。将这些纸质档案转化成数字档案需要硬件设施，而管理数字档案需要软件。但电子化档案所需的软件及硬件设施需要的资金也不容小觑，并不是所有的档案管理部门都能够及时购置相关数字化的设备。

在没有足够的软件及硬件设施的支撑的情况下，可以利用现有工具对纸质档案进行初步梳理，为将来纸质档案数字化做好前期准备。我们可以在excel中先录入档案的抬头、撰稿人、发文单位、收文单位、文件编号、生成日期、存放位置等关键信息，形成详细的数字化目录信息。数字化目录可以更精准的捕捉到关键信息，使档案工作人员能够更快更便捷地查找到相应的纸质档案。而将这样的目录信息共享，既不用担心文件内容被泄漏、篡改，也能有效提高档案利用的效率。档案利用者能够通过目录查找所需档案是否归档及存放位置，再到档案部门进行查阅，避免无谓地奔波。

在有相应的软件及硬件设施的情况下，为了更好地提供档案利用，我们可以将纸质档案通过扫描、微缩等方式电子化，通过软件对数字档案进行系统的管理。在通过扫描仪、微缩设备等硬件设备将纸质档案转化成数字档案的过程中，档案工作人员需要确认档案在转换的过程中没有出现信息的缺失、乱码等问题，保证档案信息的完整性。纸质档案完成转换后，档案工作人员在软件中将数字档案与档案目录进行一一对应链接。在档案管理系统中，档案利用者可以直接通过目录链接到相关的数字档案进行查阅。软件通过对查阅人员的身份进行辨识，提供不同层级的档案信息。档案利用者可以在档案管理系统中获取所需信息，并可实现多人同时查阅或异地查阅。仅在借用档案原件的情况下，档案利用者需要到档案部门进行借阅。

1.2 数字档案的归档

随着科技的进步，计算机、摄像机、照相机等电子设备已经融入日常生活的方方面面，也成为我们工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我们通过摄像机、照相机记录下重要的时刻；在工作中，我们通过邮件沟通工作；在工作中，我们通过OA系统提交申请流程……

（1）声像档案

声像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。在有重大活动、事件的时候，人们喜欢通过摄像机、照相机等对生活、工作进行直观的记录，由此产生了不少的声像档案。在声像档案归档的时候，档案工作人员需要确定档案载体的可读取性。声像档案载体的不稳定性较高，容易受到磁性等影响，而不当使用会对声像档案造成不可逆的损坏，甚至导致载体上的档案信息无法读取。因此在保管和利用声像档案的时候，档案工作人员需要根据载体特性进行妥善保管和使用，尽量延长声像材料的使用寿命，并在声像档案载体发生问题前做好相应的备份，以防档案信息的遗失。

（2）邮件

邮件在日常工作中有着举足轻重的作用，很多时候我们需要以邮件为工作及处理问题的凭证。然而邮件多保存在个人电脑的本地磁盘中，有的甚至因为内存不足并未保存而直接删除，这使得邮件处于失控状态。大部分人都没有意识到其实邮件也是数字档案的一种，是归档内容的一部分，导致这一部分数字档案的缺失。档案工作人员应当对此加以重视，督促相关人员将重要邮件保存归档。

（3）OA流程

过去人事任免等通知公告都是以纸质文件进行张贴或者传阅，归档的也是这些加盖公章的纸质文件。现在的企事业单位很多都是通过OA系统（或其他内部系统）进行人事任免、节假日休假等通知的。这些通知会打印成纸质文件归档，而不会归档原始的电子文件。OA系统（或其他内部系统）做数字时代的产物，为现代工作带来巨大的便利，人们可以用它提交流程，而不用像过去拿着申请单到处找人签字。通常提交流程时需要上传所需审批的文件，系统会记录各节点审批人员及审批意见或在签署文件上加注电子签名。OA系统（或其他内部系统）能够更完整更全面地记录整个审批过程，然而这些通知、流程等数字档案一般都存储在IT后台，传统的档案归档范围并不包括后台数据，这也是档案工作人员需要加强关注的。

档案的数字化不仅需要配备计算机、服务器、扫描仪、缩微设备等硬件设施，还需要数据库、管理制度的跟进。没有硬件设施，纸质档案无法完整地转化成数字档案；没有相应的管理制度，数字档案就会处在失控的状态。数字档案的转化和储存需要依靠硬件设施，而数字档案的管理和利用则需要依托软件系统。

2 档案管理系统的建设

档案的最终目的是利用，如何管理数字档案的利用是重中之重。只管理不利用，会使档案失去它的价值。只注重利用，却无法妥善地管理将会导致档案的失控。要管理好档案的利用，需要档案管理系统与档案管理制度双管齐下。

按档案管理制度的需求，档案管理系统需要可以按不同身份设置不同权限，具备浏览目录、浏览内容、下载及打印等几种不同权限，并记录浏览、下载及打印数字档案的人员名单和时间等信息。目录浏览功能可以让档案利用者按目录的查询结果判断所需档案是否归档，是否需要进行权限申请或查找原件等后续工作，不需要档案工作人员对档案是否归档等信息再行确认。记录浏览、下载、打印数字档案的人员、时间的这一功能可以更好地掌控数字档案的走向。由于一个部门的员工的权限一般都是一致的，系统需要能够批量进行权限设置，这样可以避免档案工作人员无谓的重复劳动。对跨权限的查阅，系统需要能够对文件进行特定人员及时间开放的设定。

管理保密性高的数字档案，特别是机密档案，需要和一般数字档案区别对待。数字档案在档案管理系统中即使不开放下载及打印功能，浏览人员依然可以通过截屏等方式对档案内容进行存储。为了保证档案内容不遭到泄漏，可通过配备公用机的方式来提供机密文件的查阅。

定期对档案管理系统的数据进行备份。注重数字化档案的备份，对系统内的档案资料定期进行备份，可以尽量避免由于系统崩盘、防火墙漏洞等导致数据的遗失、缺失，保证档案的完整性。对待重要数字档案，可以进行异地备份。“5?12”汶川特大地震不仅造成巨大的人员伤亡和财产损失，也对档案造成了无可挽回的破坏，它给我们敲响警钟，自然灾害、人为灾害都有可能会让档案遭受毁灭性的损毁。因此，档案的异地备份必须受到重视。

3 数字档案的优缺点

由于数字档案的虚拟性、可复制性强、载体多样等特点，使其具有优于纸质档案的便利性和一些无法回避的缺陷性。我们要认识到数字档案的优缺点才能做好数字档案的管理工作，在提供数字档案利用的同时，保证数字档案的完整与安全。

3.1 数字档案的优点

数字档案具有虚拟性，查阅利用不受地域限制。档案利用者即使出差，只要在网络畅通的地区，依然可以通过档案管理系统查阅到临时所需的档案资料，查阅档案的便捷度大大提升，这是过去纸质档案所无法做到。

数字档案复制性强，可以填补纸质档案在备份方面的缺失。就时间、人力等方面而言，数字档案备份比纸质档案备份更为快捷方便。而数字档案也可以作为纸质档案的备份，起到间接保护纸质档案的作用。在不是必需原件的情况下，可以查阅电子档案，减少对纸质档案的磨损，尽可能地保护档案原件。

数字档案载体体积小，储存信息量大，可以极大地节省空间，也更便于异地备份。U盘、光盘、移动硬盘等存储设备体积较小，存储容量最大能达到几TB 。数字档案与传统纸质档案存储等量档案所需的存储空间可谓天壤之别，这一点为异地备份提供了巨大的便利。

数字档案便于检索，档案查找速度快，可以高效地提供利用，提高档案的利用率。过去纸质档案通常只能通过检索卡片等人工检索方式进行检索，检索效率较低。而现在，纸质档案及数字档案都可以通过计算机技术的机器检索，极高地提升了检索效率。

3.2 数字档案的缺点

数字档案的虚拟性使其即使被篡改，也不容易被察觉。这就需要档案工作人员对归档的数字?n案进行鉴别，判断归档文件的真实性。对已归档的数字档案进行权限设置、备份等防篡改措施。同时，纸质档案也要妥善保管，在数字档案受损、遗失的时候，能够做到及时修复、补充的作用。

数字档案的可复制性强、传播性好、信息流转速度快，这也导致数字档案比较容易被泄漏、窃取。因此需要数据库具有强大的防火墙，防止外部网络攻击和入侵；同时也需要完善数字档案的管理制度，防止内部的篡改和泄漏。

数字档案的载体更新换代速度较快，对硬件设备依赖性强。十几年前主流的储存载体是软盘，现在又有多少电脑能读取软盘内的信息。所以档案工作人员需要定期对数字档案的储存载体进行检查、更新，避免发生由于无法读取载体导致档案信息的缺失。

第12篇

关键词：数字档案 档案管理 问题

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。

1 数字档案的主要特点

传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。

1.1 数字档案载体容量大

一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。

1.2 数字档案安全性高

传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。

1.3 数字档案的使用效率高

纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。

2 数字档案的不足之处

在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。

2.1 首先是人们的认知度

从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。

2.2 其次是数字档案的格式的问题

数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。

2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑

纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。

3 数字档案管理问题的解决方式

数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。

首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。

其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。

再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。

最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。

由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。

参考文献

[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.

[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社1994.

第13篇

关键词：数字档案；安全；策略

档案信息是记录社会活动历史过程的文化财富。随着信息技术的快速发展，档案信息的数字化和网络化也越来越广泛深入发展。在人们享受数字档案信息带来的种种便利的同时，屡屡发生的数据丢失事件以及普遍存在的故障与事故隐患等档案信息安全管理问题，日益引起档案界对档案数据安全的忧虑，研究数字档案的安全管理策略，对丰富数字档案理论研究，促进和推动我国档案信息化建设健康发展具有重要的意义。

1、数字档案管理中存在的安全隐患

数字档案是在数字设备及环境中生成与传输，以数码形式存储于特定载体之上，必须依赖于专用设备和软件才能读取的一种记录。当前数字档案安全隐患主要体现在以下三个方面：

1.1基于计算机技术特性的档案数据风险

数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比，虽然具有能够存贮海量信息的优点，但是其存贮的条件相对苛刻，对温度、湿度、磁场的要求较高，寿命与传统介质相差甚远；数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障，如服务器故障、网络出错，磁盘阵列出错、电源掉电等，数字档案信息就无法读取；如果出现软件故障，如系统瘫痪或关键应用发生问题等，数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容，格式转化困难，给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时，不及时解决格式转换问题，数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快，平均每三个月就问世一种，而大部分语言之间不能兼容，不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外，无论是Windows操作系统，还是Unix操作系统，都存在着漏洞和薄弱环节，都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。

1.2基于管理能力和技术水平的人为风险

影响数字档案安全的风险因子是多元的，除了技术问题之外，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚，档案信息数字化方面的法律、法规还不健全，档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理，缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲，档案数据灾难是小概率事件，所以很容易让人产生麻痹思想，对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理，对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外，电子文件有易传播、易修改、易删除等特性，而档案管理系统是个多用户多管理的系统，因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖，越权访问、恶意篡改等安全事故。

1.3基于自然灾害的档案数据风险

如火灾、水灾、地震、雷电、飓风等突发且极具破坏力的灾难。其特点是突发性、高破坏强度、大范围，无论是对实体档案还是数字档案都具有极强的破坏力。

2、数字档案安全管理策略

2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制

行之有效的数字档案安全管理机制的架构主要应体现在以下三个方面。

一是贯彻前端控制思想。前端控制是数字档案安全预防保障中的重要内容，体现未雨绸缪的智慧。在数字档案馆建设之初就要充分考虑抗毁性与灾难恢复，制定和不断完善数字档案的操作规程、应急预案，抢救预案等配套措施。在设备的选择时，充分考虑档案管理软件和数字档案存贮介质的技术成熟度及普及程度，购置合适的档案管理软、硬件，从而规避因技术淘汰过快而产生的读取风险。合理配置、储备档案技术力量，优化数字档案运行环境。通过前端控制，提高数字档案保存和维护的相对稳定性。

二是全程管理。全程管理是伴随着数字档案生命周期而开展的安全保障活动。包括日常维护、灾难备份、恢复和抢救，实现数字档案安全的全程监测。

三是后续监督与评价。首先，划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法，确定适当的评价指标。然后，收集有关数据进行统计分析，得出评价结果，再进行持续改进，以不断提高数字档案信息安全管理体系及具体过程的有效性和效率，实现数字档案信息的保密性、完整性和可用性。

2.2加强数字档案管理的人力资源建设

加强数字档案安全保护意识的教育，提高档案人员安全防护意识和能力，对数字档案的安全管理具有重要意义。只有安全意识提高了，档案人员才会发自内心地重视数字档案工作，自觉遵守各项规章制度。数字档案的安全教育要做到经常化，防护知识普及化，特别要增强管理操作数字档案信息内容的档案员的安全防护意识。加强安全管理制度的培训和考核，包括安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度等。加强安全保障技术的培训，包括计算机能力培训、数字档案的收集、整理、传输、贮存、利用、鉴定、迁移、备份、加密等技术的培训，增强档案人员的安全防护能力。

第14篇

【关键词】档案；数字化；管理

如今电子信息飞速发展，计算机、互联网、智能手机在改变人们工作方式的同时也在改变着传统档案管理方式，随之档案的数字化管理模式普遍发展起来，所以本文就将对档案数字化管理进行简单的阐述，供参考。

一、档案数字化管理的特点

一是占用空间小、储藏信息量大。档案数字化管理运用先进的数字存储技术将各种文字、图片和声音影像等档案性资料转化为计算机能够识别的数据，通过计算机等电子设备展现给用户，占据空间很小的数据库能存储大量的信息资源，打破了原来纸质文档一统天下的局面，崭新的存储方式让传统档案馆望尘莫及，同时，全球互联的网络技术实现了信息共享，用户通过数字化档案馆能查阅到其他档案馆的信息，它不仅是网上档案馆，更是网上文化和信息交流中心；二是实现了管理模式自动化。通过设计出合理的程序，各种档案信息就能被分门别类地存入信息系统，无需人工鉴别再分门别类地运输上架。新型数字化档案馆将传统档案馆实现了高智能的技术型管理，而相关的工作人员主要任务也将以信息的收集、分析以及信息资源的开发为主，更有利于促进档案馆信息资源的全面化和服务优质化；三是查询资料更加快捷，使用数字化档案馆，短时间内就能获得大量所需要的档案信息，用户只要拥有数据终端，比如一台电脑，在操作系统中输入档案资料或信息的关键字就能立刻查询到数据库中存储的相关信息，更重要的是，档案数字化管理通过网络将信息自动呈现在读者面前，免去专门跑传统档案馆的麻烦，能够让读者随时随地方便快捷地查阅信息，省时省力，提高了工作效率；四是不同地域、单位建设的数字化档案馆通过网络的互联互通，实现了信息资源共享，大大增加了档案馆的资源，加大了不同地域、单位之间的信息交流。

二、数字化档案管理的重要意义

随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注，只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义，具体表现在三个方面：一是可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻；二是计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换，同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存；三是计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以将大量的信息结构文档的形式储备起来，促进工作的完成，关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平，总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。

三、档案数字化管理需要注意的问题

1、加大投资，奠好档案数字化的工作的根基。面对新事物，觉悟是基础，落实才是关键，所以各部门领导要高瞻远瞩，对档案的数字化给予充分的重视，并有计划、稳妥的进行设备的更新，如在计算机的硬件设施、软件更新、安全设备上更新等，至于软件的开发，则应由国家档案行政主管部门出面，尽快建立一套完善的、有关档案数字化管理的软件，进而加速档案数字化管理的进程。

2、重视培养专业技术人员。档案数字化管理需要一大批熟练掌握计算机、互联网技术的专业技术人员，所以要高度重视专业技术人员培训工作，更新知识，更新技术，更新观念，在数字摄影技术、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术和数字存储等项技术领域要进行重点培训，进而让专业技术人员熟练掌握各种设备的原理和使用方法，熟练掌握影音、图片编辑和保存，掌握档案管理数据库工作原理和应用。熟练进行档案数字化管理技术，为档案管理创新改革提供强有力的技术支撑。

3、加强对档案工作者的培养与培训。一方面要彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用；一方面要加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展；一方面要强化档案工作者训练，加强培训。对档案工作者要分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时还要突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

4、确保数字化档案管理数据安全。数据安全问题一直是困扰计算机、互联网领域的一大难题，天灾、人祸、病毒、黑客入侵等都有可能造成数据损毁，所以在数字化档案管理工作中一定要加强防范，确保万无一失。

5、实现档案馆资源共享。为避免重复化建设，节约数字化档案馆建设成本，我们要最大限度地实现资源共享，应按区域、按类别采用联合采购、联合存贮、联合编目、联合建库、联机检索等手段，实现不同地区间数字化档案馆的资源共享，更好地服务大众。

综上所述，本文主要对档案数字化管理的定义、特点、意义及需要注意的问题进行了论述，希望能对大家以后的工作有所帮助。

参考文献：

第15篇

一、档案数字化管理概念及基本特征

随着电子计算机的广泛应用，档案管理也由传统的管理方式向数字档案管理转变。国家档案局所的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出：档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。[1] 档案数字化即数字档案，是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。[2] 那么，数字档案具有什么特点呢？第一，数字档案需要以计算机等设备设施为载体。第二，数字档案信息具有高度共享性。第三，数字档案具有可变性，易丢失性。第四，数字档案存储方式多样性。

二、对档案信息数字化管理的必要性

计算机网络和多媒体技术的飞速发展为数字档案的出现奠定了必要的物质基础，数字档案作为一种新型档案信息形态，通过将需要存档的分散的信息资源以数字化的形式存贮起来，并通过网络实现对资源的利用和共享。目前，“无纸化”办公正在广泛推进和普及之中，办公自动化为数字档案的出现提供了可能，也在一定程度上要求档案管理实现数字化，这就要求我们认真积累和吸收数字档案管理的专业知识，科学地应用有效的设备和资源为数字档案提供保证。经济社会的飞速发展增加了社会生活的广度和宽度，这也使得档案的内容更加丰富多样化。面对庞大的档案管理任务，实施数字档案既能降低纸质档案的高额成本、减少档案存放的空间、减少档案管理人员数量，提高档案管理工作效率，还能方便对档案资源的查阅和共享，防止档案资源的大量闲置和浪费。

三、档案信息数字化管理存在的问题

由于一直以来对档案的管理都是采取传统的方式进行纸质档案管理，数字化档案管理对我们而言还属于新鲜事物，面对这一新事物，我们没有可供参考的经验和可借鉴的做法，因此，在实践档案信息数字化管理过程中时常存在着一定的问题。

一是电子档案与纸质档案同时存在，造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中，由于缺乏对其正确的认识和系统的把握，总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求，在积极实践数字档案的过程中，又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理，这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费，不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容，时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。三是电子档案由于随时能够修改，动态记录档案信息，所以，很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。四是数字档案具有一定安全隐患，由于数字档案需要以计算机、数据库和网络等为依托，而计算机可能会受到病毒侵袭、黑客攻击，这就使得档案信息的安全保密问题成为关键。五是数字档案的利用意识淡薄，造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识，未能适应数字档案给其查阅带来的方便，常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。

四、实现档案信息数字化管理的对策

针对数字档案管理中存在的这些问题，笔者针对性地提出了切实可行的对策，为实现档案数字化管理提供参考和依据。

一是为数字档案建设提供必要的软硬件设施。数字档案建设作为一项复杂的系统工程，包含软件开发、档案资料筛选、电子扫描录入、系统备份、档案系统管理等多个环节， 这些环节需要必要的软硬件设施为保证。因此，需要为数字档案提供所必须的软硬件设施为物质保证。

二是实现档案管理系统与自动化办公系统的有效衔接。针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能， 实现与现有的财务系统OA 系统、人事管理系统的无缝集成。[3]

三是大力推广数字档案，防止纸质档案与数字档案并存。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物，必须大力推广。同时，为了防止“双套制”的存在，需大力推广数字档案，防止二者并存带来的资源闲置和浪费。

四是加强专业人才培养，满足数字档案人力需要。信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平，因此，需要通过开展培训学习，大力提高管理者的专业素质，以满足数字档案对人才专业素质的客观需要，更好地胜任数字档案管理工作。

小结

总之，档案信息管理数字化是适应档案信息化发展趋势和要求的，对于提高档案的规范性管理、实现对档案资源的充分利用意义重大，我们必须积极推广档案管理数字化进程，将档案的社会价值得到最好发挥。

参考文献：