档案管理规则范文

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第1篇

一、当前档案信息资源管理系统中曝露的问题

首先，档案归档管理模式陈旧目前。我国档案归档已经慢慢地实现了通过计算机系统进行控制的目录管理以及全文管理，同时，电子档案归档也逐步向着网络化的方向发展。然而，对于归档管理而言，其模式却并没有实现同步的发展。管理中对归档部门业务引导方法效果不佳，没有管理好兼职档案人员，对于归档文件的质量管理工作执行不到位。其次，档案信息资源管理系统运作效率低。企业或者部门的档案工作人员是档案信息资源管理系统的直接使用者，对于档案管理的流程他们都比较了解，熟悉系统的运作模式，明白业务规则制定以及管理的方法。但是，由于业务规则存在形式是代码，而代码在计算机系统中不集中，计算机系统灵活性和友好性都较差，所以规则的修改和调整需要由档案工作人员将意图告诉IT技术人员，然后再由技术人员对业务规则进行修改，这就导致了业务规则调整的时间变长，管理系统的运作效率降低。再次，档案信息资源管理系统维护费用较高。很多人认为信息系统上线运作后就代表工作的成功，然而这却仅仅是工作的开始，在后面还有更多的工作等着完成。系统的维护、软件的升级、数据库的开放等等，这些后续的工作导致了档案信息资源管理系统维护费用昂贵。然而，档案业务人员对于系统的维护工作不懂，必须有专业的技术人员或者公司进行，这势必会造成维护费用的提升。最后，档案信息资源管理系统寿命过短。许多档案部门为了省事直接把档案信息资源管理系统的开发工作交给外包公司来完成，然而最终能够成功开发出合适系统的并不多。因为我国的档案事业发展比较迅速，管理规则以及操作制度等变化较快。档案管理部门种类不同、级别不同，则业务管理标准也不相同。业务规则经常发生变化，而规则每变动一次就要对软件进行一次修改，经常有系统刚要交付就有出现需要修改规则的要求。

二、业务规则管理及其系统原理

业务规则是描述信息，它主要功能是对业务逻辑结构进行验证，影响并控制业务逻辑。业务逻辑的处理方式正是受到了业务规则管理而发生改变，业务行为采用结构化的业务规则数据表示。业务规则与程序之间相互独立。所以在编写程序时，可使用专业术语，对业务人员开放业务系统。业务规则系统属于工具和机制的综合，包括了多个组成部分。规则集成开发环境、规则语言框架、规则管理工具、访问控制、规则库、规则引擎等。规则集成开发系统主要是对规则进行调整。规则语言框架根据面对的对象不同，存在方式不同，有程序设计形式、数据库处理语言形式以及业务规则语言形式三种存在形式。规则管理工具面向更加多样化的对象，向他们提供入口，方便他们对规则进行调整。访问控制主要是设置访问权限，保证规则数据库的安全。应用程序主要把对象和数据交给规则引擎，规则引擎调用对应的规则，发生动作。总的来讲，业务规则管理系统的功能包括了管理规则、部署规则、分析规则、定制规则和设计规则，这些功能共同提高了业务规则管理的水平。

三、业务规则管理系统在档案信息资源管理中的应用

档案业务规则管理系统组成主要包括了五个部分，首先是档案业务规则集成开发的环境，它主要集成业务编辑器和编译工具，管理业务规则等工作。依据图形界面，能够方便用户建立业务模型对象。其次是档案业务对象的模型，它主要对档案管理工作进行描述，记录档案业务的约束条件和名称等。业务规则语言是通过业务对象模型提供词汇。第三是档案业务规则语言，语言模型能够为技术人员以及业务人员提供了业务规则的语言，语言通过系统的处理后，以代码的形式传给规则引擎，由它进行执行。通常情况下对业务人员提供受限中文业务规则语言，对技术人员提供Java之类的语言。第四是档案规则库，其发挥的作用主要是存储作用。当用户将规则输入后，系统编译后将其存储在档案规则库，规则引擎可以对档案规则库中的规则进行调用和执行。有些公司还对档案规则库进行了分类，方便使用。最后是档案业务规则引起，其工作流程大致是创建对象、加载更换规则集、数据集合的提交、命令、得出结果。

第2篇

本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范

GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

DA/T 1―2000档案工作基本术语

DA/T 18―1999档案著录规则

DA/T 22―2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子邮件electronic mail

由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。

电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。

3．2 公务电子邮件electronic mail document

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem

用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem

为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。

4总则

4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。

4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。

4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。

4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

5公务电子邮件的撰写与传递

5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。

5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。

5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。

5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。

公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。

5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。

5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。

6公务电子邮件的鉴定与归档

6．1鉴定归档责任归属

6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。

6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。

6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。

6．2鉴定内容

6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。

6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。

6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

6．3归档范围

6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；

b)发送、接收邮件的时间；

c)邮件密级；

d)邮件的题名；

e)邮件正文、附件；

f)邮件收发日志；

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

6．4归档要求

6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。

7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c)著录文件，存放有关文件的目录信息。

d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a)载体编号；

b)立档单位名称；

c)类别(或主题)；

d)邮件起止日期；

e)转存日期；

0密级；

s)文本(正本或备份)；

h)操作环境(硬件或软件)；

i)存储介质的生产日期；

j)保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。

8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

9．2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894―2002中9．4的相关规定。

第3篇

（吴海琰 师伟）

社区志愿者走进西城区档案馆 前不久，西城区档案馆邀请白纸坊街道30余名学雷锋志愿者走进档案馆，走进档案库房，近距离接触档案，切身感受西城悠久深厚的历史和全区的发展变化，加深社区志愿者对区情区史的了解。

（石丽芝）

朝阳区档案局加强统计年报表指导 日前，朝阳区档案局以新增加的数字档案统计内容为重点，对全区140家单位进行统计年报业务指导，帮助其正确理解指标涵义，确保统计数据准确无误。

（张一）

海淀区马连洼街道召开2012年度档案工作会 会议总结2012年工作同时部署了2013年工作重点，传达了区档案局对我街道进行“北京市区县机关档案工作测评”的初查情况，进一步强调了加强规范立卷归档的要求。

（高京育）

市档案局到通州区调研政府信息公开查阅工作 前不久，市档案局到通州区档案馆调研。副区长刘佳参加并表示区档案工作一定按市局要求，不断创新工作方式、积极创造亮点，为社会经济发展做好服务。

（张钰丛）

石景山区召开2013年全区档案工作会 会议总结了上一年全区档案工作的成绩和经验，分析了当前工作形势和问题，并明确了2013年全区档案工作在基础业务、档案服务、档案文化、行政管理和干部队伍建设等五方面的具体任务。

（武小影 糜栋炜）

大兴区档案局积极服务新机场建设 前不久，大兴区档案局与机场办联系协调帮助其建立完善档案工作各项管理制度，确定档案归档范围。同时针对其工作特点开展业务培训，并进行现场指导，确保大兴机场建设档案齐全完整和规范管理。

（曲良亮）

房山区副区长曹蕾到区档案局调研 前不久，房山区副区长曹蕾到区档案局调研。她在听取2013年工作计划和当前工作面临问题及“十二五”时期档案馆建设规划情况的汇报后，提出要认真思考创新档案工作模式，要加大重点项目和精品项目的建设，同时还要抓好人才队伍建设。

（何涛）

密云县档案馆建章立制保证数据安全 日前，密云县档案馆出台了《档案数据光盘存储规范》，详细规定了数据光盘的制作要求和管理存放的注意事项等各方面事宜。并以此为依据对馆藏土地房产证数字化副本进行了光盘刻录，充分保障了数字档案信息的安全。

（刘静）

平谷区《农村档案信息资源整合与利用问题研究》课题通过市局验收 该课题提出的档案资源整合方式具有较强的创新性和可操作性，开发利用措施，对全市其他涉农区县农村档案信息资源整合与利用具有一定的理论指导和借鉴意义。

（杨有启）

顺义区2月份民生档案利用量显著提高 2月份，顺义区档案馆共接待146人次查阅各类民生档案199卷，其中：婚姻档案174卷，土地档案4卷，知青档案15卷，工作查考利用档案4卷，编史修志利用档案1卷。

（刘英楠）

怀柔区政协主席武占刚到区档案馆视察 3月1日，怀柔区政协主席武占刚等一行5人到区档案馆视察工作，在实地查看库房，了解馆藏及利用情况后对我馆工作给予了肯定，并表示区政协将继续支持档案工作，共同推进我区档案事业发展。

（丛丽红）

延庆县档案局荣获“法治延庆”建设先进单位 在“法治延庆”建设工作中，延庆县档案局通过深入学习、明确分工、责任到人、广泛宣传等多项措施，得到了依法治县领导小组的高度认可，被评为建设先进单位。

（李挺）

丰台区档案馆征集优秀摄影作品进馆前不久，丰台区南苑乡犇牛摄影协会将24幅摄影作品无偿捐赠给区档案馆，这是区档案馆首次集中接受群众团体捐赠的摄影作品，这批作品将纳入区档案馆的记忆专题档案。

（刘岳）

门头沟区加强档案消防安全专项检查 近日，门头沟区档案局与消防支队联合对馆内电源、消防设备等直接关系档案安全的各种设施进行了全面安全大检查，并将检查结果及时整理汇总，联系相关部门消除安全隐患。

（安宏清）

第4篇

关键词：档案管理 规范化 标准化

一、档案管理规范化建设的重要性

1．对企事业单位的重要性。档案管理工作是信息产业的重要组成部分，档案资料的收集、归档以及档案的数字化管理都成为单位进行档案管理规范化建设的具体实施步骤。规范化的档案管理工作给单位的信息收集做出了巨大贡献，重要的科研资料、关键的经营策略大部分都出自于档案资料之中，档案资料成为企事业单位发展、建设的无形资产。

2．是企事业单位的信息来源。在信息时代的带动下，档案管理工作逐步受到社会各界的重视。档案作为一项重要的信息资源，在无形中给予企事业单位各种决策依据。档案的规范化建设才能最大化的发挥档案的重要作用。档案管理过程中，资料收集、整理以及归档等工作都为日后档案资料的查找提供了便利，档案管理规范化建设成为企事业单位信息来源的动力。

二、档案管理规范化建设存在的问题

1．档案管理观念落后。传统的档案管理工作主要以手工管理档案为主，对于现代化的档案管理处于抵触的状态之中。档案管理工作没有引起领导的高度重视，没有充分的认识到档案发挥的重要作用，对于档案的收集整理工作都处于消极的状态，落后的观念意识严重地影响到了档案管理工作，对档案管理的规范化建设产生了十分消极的作用。

2．档案管理人员素质低下。我国的档案管理人员多数不具备专业的素质，单位对于档案管理工作的不重视，导致对于档案管理人员的安排十分松散。档案管理工作对于专业素质的要求十分高，需要档案管理人员具有一定的责任心，要保持严谨、细心的工作态度。但是，我国的档案管理工作十分艰辛，普遍薪资待遇不高，不能留住科班出身的档案管理人员，导致档案管理系统人员不断流失，档案管理规范化建设难以进一步发展。

3．档案管理体系不完善。首先，我国的档案管理制度不健全。档案管理各项工作没有统一的规章制度作为约束，大多数企事业单位的档案管理工作成为一种自发行为，档案管理工作缺乏时效性、规范性，档案带来的信息资源不能得到很好的利用，从而使档案管理工作失去了实际的意义。其次，我国的档案管理体系落后。我国的档案管理工作起步晚，受到经济、文化的制约，档案管理工作仍然滞留在改革开放初期。缺乏专业的管理人才，档案管理的观念意识十分落后，档案管理体系落后。

三、档案管理规范化建设对策

1．提高档案管理人员素质。首先，要培养档案管理人员的专业素质。定期对档案管理人员进行培训，丰富档案管理人员的专业素质，提高其业务水平。档案管理工作具有时代性，需要档案管理人员不断提高自身的素质，从而进一步完善档案管理的规范化建设，以更好地完成档案管理工作。其次，提高档案管理人员的道德水平。档案管理工作因其自身的特点十分的枯燥乏味，需要档案管理人员具备良好的道德素质，树立崇高的职业道德，在工作中树立责任心，认真负责地做好档案管理的每一项工作。

2．完善档案管理规范。完善档案管理规范，有效提高档案管理规范化建设的效率。首先，建立档案管理规则。档案管理工作应该建立相应的管理规则，完善的规则有效地提高了档案管理的工作效率，增加档案管理的有序性。采取合理有效的档案管理方式，利用最小的人力、物力、财力将档案室管理得井井有条，节约档案管理时间的同时提高档案管理工作的效率。其次，完善档案管理人员交接工作规定。档案管理人员在离职后档案的交接工作十分重要，事业单位由于档案交接没有完整的规章制度，造成工作的交接不完善、不彻底，许多具有十分重要价值的档案严重地损坏，不能很好地利用，会造成严重的损失。这就需要档案管理人员在离职时做好全面的交接工作，建立完善的交接工作规定，严格按照规章制度交接工作，减少交接带来的档案管理问题。

3．实现档案管理信息化建设。信息化时代的到来，要求档案管理工作也逐步实现现代化、信息化建设，档案管理的信息化更加有利于档案管理的规范化建设。首先，投入大量的资金，加强档案室的硬件设备建设，引进先进的档案管理的设备和程序。培养专业的档案管理人才，掌握档案信息化管理工作，完善档案室的信息化建设。其次，完善档案管理向信息化转变。档案管理通过实现信息化，进一步完善规范化，需要档案管理工作不断从传统的管理方式向信息化转变。改变从前的纸质档案管理，利用先进的信息管理设备，节约档案管理的费用，提高档案管理的效率。

参考文献：

[1]王灯.如何正确理解档案管理与利用的理论思考[A].贵州省档案学会纪念建党80周年学术交流会论文集[C],2001

第5篇

1.单位忽视了文书档案管理工作的重要意义

文书档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为单位整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是单位领导甚至是一些文书档案管理工作人员都产生了“文书档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是单位不肯花钱为文书档案配备先进的设备、不肯为文书档案管理工作改进办公场所、不肯为文书档案工作人员进行讲座培训等等。除此之外，文书档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些文书档案管理人员只是做一些简单抄写、录入、作，对文书档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想发挥出档案资料的价值，难上加难。

2.文书档案管理方式较为落后

影响文书档案管理工作的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多事业单位的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。

3.文书档案管理制度不健全，文书档案管理不规范

一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前单位尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重?，因此单位文书档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了文档管理与利用效率。

4.文书档案管理工作人员的业务素质较为薄弱

首先，由于单位对文书档案管理工作的不重视，导致了文书档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于单位在文书档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致文书档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，单位缺乏对文书档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分文书档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了文书档案管理工作的质量和效率。

5.单位内部各个科室不协调，阻碍文书档案管理工作的进一步发展

文书档案管理工作内容涉及广泛，包含对各个部门工作行为、过程的记录。因此，与其他部门之间的良好配合有利于文书档案管理工作的进一步开展，但是反观当下，由于很多其他部门人员对档案管理意识不足，直接或者间接表示拒绝配合工作，从而造成了档案资料收集不到位现象的出现。除此之外，单位内一些部门由于过程繁琐所以不愿意将需要归档的材料交给我们统一保管，而是采取各自存放的方式，这样不仅无益于档案利用效率的提升，而且还会就造成档案的丢失或者是损坏。

6.配套不全，条件较差

这方面问题主要体现在以下几点：

（1）档案管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流。

（2）档案管理系统落后，软件条件差。

（3）存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。

（4）缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。

7.缺乏必要措施来维护档案信息内容的安全

事业单位的有些资料会涉及到一些机密问题，因此在进行对传统档案进行理时要特别注重对文件内容进行保密。但是反观当下，我们在对文书资料进行信息化处理时却忽略了这一点。不仅缺乏严密的防护系统进行信息维护，而且对一些文书档案审查不严，黑客很容易就能侵入我们单位内部计算机系统，解锁密码，从而造成一些需要保密的文书档案外泄。

2 提升事业单位文书档案管理工作质量、效率的措施探讨

1.提升事业单位工作人员对文书档案管理的意识

文书档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对文书档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给文书档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。

2.以多种手段提升文书档案管理者的素质

首先，要提升事业单位文书档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对文书档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，单位要采用优胜劣汰的方式来提升文书档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。

3.更新档案管理设备，创新文书档案管理思路，革新文书档案管理方式

创新是进步的源泉。事业单位的文书档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行文书档案管理等等

4.完善文书档案管理制度

由于当前单位内部的文书档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，文书档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，单位应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的文书档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。单位在进行完善档案管理制度时，要注意以下两点：一是要注意根据自身发展实际制定一些科学合理的档案管理规则，有针对性的开展文书档案管理工作。二是单位在制定档案管理规则时要充分注意到与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性

第6篇

关键词：档案管理；事业单位；现代管理手段

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）31-0219-02

档案管理作为事业单位管理活动的一项内容是事业单位正常运行的前提，对事业单位的职能发挥和持续发展起着重要的基础性作用。因此，档案管理作为事业单位的一项基础性工作，必须认真对待和扎实有序推进。在任何一个事业单位发展历程中其档案管理发挥了应有职能和重要作用，也为事业单位积累了大量史料和实践参考文献。本文从事业单位档案管理现状出发，针对其存在的基本问题提出了一些思考和对策。

一、档案管理内涵与基本原则

档案管理主要包括两个方面，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的过程，具体包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等环节。从管理活动过程角度看可以概要分为基础工作和利用工作两大部分。档案管理的最终目是提供档案信息为社会实践服务，其中每项工作都必不可少并有一定程序，为实现档案管理的整体功能而发挥各自的作用。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。

事业单位档案管理从其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作和政治性的工作。档案管理工作不直接生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是事业单位管理中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为事业单位实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。

事业单位进行档案管理要遵循集中统一管理、维护档案完整与安全及便于利用的原则。集中统一指档案要由各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；二是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性和保持档案的原貌也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

二、事业单位档案管理几个基本问题

事业单位的档案包含很多方面，这些方面对于人才的选拔、考核以及单位其他工作都是有很大的帮助的。随着信息技术的发展，事业单位对档案管理工作已经越来越完善，但是还有一些问题存在于档案管理中，如果不能及时的去发现并解决这些问题，那么对于事业单位来说无疑会有很大的负面影响，所以事业单位必须要及时发现并解决档案管理中的问题。

1.管理人员缺少专业知识及必备工作态度。在事业单位中，档案管理的工作人员普遍缺少专业知识，一些事业单位对档案管理职能认识不清，任用非专业人员担任此岗位，往往造成的档案管理杂乱而制约文献参阅，影响事业单位工作正常运行和职能发挥。

2.缺乏现代化管理理念和手段。随着信息技术的发展进步，事业单位缺少引进高科技来管理和保护档案的意识，原有的档案管理方式和管理设备已经不能适应发展的需要，但是一些事业单位未有认识到或还未能解决这一问题，对于档案的损坏也是需要引进高科技产品来修复，很多事业单位不能有效应对。

3.档案管理缺乏科学系统性和持续性。档案的管理工作是一项复杂有序、系统性的工作，很多事业单位对于档案管理没有建立科学规则，工作中存在随机性，如想到怎么做就怎么做，根本没有规律性。而且档案里的纸张往往散乱无章，当需要的时候查找却要耗费大量的时间，影响工作效率。还有一点就是缺乏持续性，表现在事业单位档案管理人员变换时，对于档案管理的交接工作并没有做好，最后造成很多档案变成了“死档”、“弃档”，这对事业单位来说是一种损失。

三、提升事业单位档案管理的几点对策

1.加强对事业单位档案管理人员的技能培训。事业单位应当定期的安排档案管理人员进行相关工作培训，提升管理人员的专业知识和技能，并使其认识到此工作的重要性，树立正确的工作态度。

2.提升档案管理人员的工作交接的连贯性。事业单位要建立档案管理规章制度及工作人员责任制度，对档案工作人员的工作交接问题作出严格的规定。当一个事业单位的工作人员因为一些原因需要离开岗位时，要在临走之前做好档案的交接工作。

第7篇

一、纸质档案管理的重要性

“档案”对于任何一个国家、任何一个单位而言，都是非常重要的。如果档案管理工作不利，不仅会使原始档案遭到损坏，同时也有可能泄露该国家或该单位的机密，对档案主体的发展造成威胁。但是由于纸质档案的存在符合人们生活和工作的习惯，人们不可能立刻就将它淘汰，虽然“无纸化办公”已经开始好多年了，“纸质档案”仍然存在于每一个机构。此外，凡是具有印章或签署的文件都是具有法律效力的，因此这类型的文件必须以纸质的形式进行保存并加以管理。

二、纸质档案管理工作存在的问题

所有的纸质文件都是张纸、笔迹以及笔迹材料的集合体。那么纸质档案可以保存多长时间，就与档案本身的材料、管理人员的工作态度、单位的档案管理条件以及外界借阅人员的爱护程度、一些突发事故有关了。

首先，从管理人员的工作态度及档案管理条件来看。当前纸质档案的管理流程是：收集、整编档案资料――档案除尘、除虫――档案归档、入库――档案管理。但是，能够严格的按照流程进行档案管理的单位少之又少。此外，档案管理室都配有“温湿度管理系统”，能够仔细的根据档案室内环境的变化进行温湿度调节的工作人员，可以说几乎是没有的。还有，部分单位还存在档案借阅信息不入计算机管理系统的现象。这些都对纸质档案资料的管理保护工作不利。

其次，从档案借阅者来看，有部分借阅者缺乏保护意识，在查阅档案资料时，也不查看桌面是否干净、也不在乎不带手套对档案资料的损坏、翻阅资料时也不小心、也不注意资料的借阅期限，对纸质档案资料造成了很大的破坏。

再次，从预防突发事件的情况看，由于各单位档案管理室的条件不同，有的位置比较偏僻，房屋年久失修，有的位于山区，受自然灾害的威胁较大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分档案资料管理室都没有严格的突发事件应急预案，即时有，也很少进行演习。

三、解决对策

首先，要做好档案保护宣传工作，明确惩治规则，提高档案管理人员及纸质档案资料借阅者的责任意识。档案管理人员要明确自己的工作职责，确保档案管理室的整洁，保证档案室的温度及湿度在合理的范围之内。同时，管理人员要及时提醒资料借阅者，带上配备的手套翻阅资料，明确借阅的规则及惩治条款，对于资料的借阅状况要及时录入计算机系统中去。对于珍贵的纸质资料，能利用复印件的一定不要随意使用原件，避免对原件的损坏。一旦发现损坏资料的现象，一定要惩，还要及时修补破损资料。此外，要保证密封杀虫消毒工作的正常有效开展。由于计算机管理系统的引入，不仅方便纸质档案编码归档，还方便资料的查阅、更新，提高了资料管理的有效性，所以，管理工作人员一定要掌握计算机管理系统，集合本单位的具体工作内容，制定出一套适合自己的管理规则。

其次，要提高对于突发事件的重视程度。首先，对于各地各单位的纸质档案管理机构而言，纸质档案不像电子档案一样，它具有独一无二的特征，特别是对于一些珍贵的原始资料来件，更是不可替代。所以针对突发事件，各单位一定要提前制定好不同事件的应急预案，从上之下贯彻落实，一定要提起相关工作人员的重视。一切以保护资料为原则。此外，相关的应急预案，也要不定期的进行演习，同时，还要对员工开展灾害预防及应急措施培训，提高其突发事件的处理能力及应变能力。为了能够及时发现档案管理室周围环境的变化，各单位最好可以指定出相关的规定，对于可以及时发出预警信号的同志进行一定的激励或者奖励；对于故意制造时间的人员进行严惩。使得同志们在日常的资料管理工作中能够做到发现安全隐患及时上报，降低突发事件对纸质档案管理室的破坏。

第8篇

[关键词]档案管理；政治素养；科学发展

中图分类号：G271；F542 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0216-01

随着信息技术的快速发展，各种现代化通讯网络、计算机现代化管理也在各个档案部门开通和使用，档案管理工作在现代经济社会发展中也赋予了新的时代特点和使命，作为新时期公路系统档案管理工作者，只有根据新形势的需要，做到与时俱进，不断加强自身的修养，不断完善提高自己的综合素质，具备在新时期条件下的综合档案工作能力，才能更好地适应现代化的档案管理工作。

一、新时期公路档案管理工作者应具备的专业素养

1. 坚定的思想政治素质

档案管理是一项政治性与保密性很强的工作，档案管理工作者只有具备高度的思想政治觉悟和良好的工作作风，具有坚定正确的政治方向，树立科学的世界观、人生观和价值观，才能在档案管理工作中顾全大局，自觉遵守档案管理方面的政策法规，确保档案的信息安全。因此，档案工作的性质决定着管理工作者如果没有较高的政治素质和强烈的责任感，就无法担当这一重任。

2.系统的专业知识素养

档案学是一项系统性的管理科学，档案工作也是一项专业性较强的工作，这一工作要求档案管理人员无论是在档案的收集与整理，还是在档案的管理与服务各环节，必须掌握一套系统的专业理论知识和工作方法，才能较好地完成档案管理工作任务。

3. 精湛的专业能力素质

档案管理是一项事业也是一门学问。要求档案管理工作者不仅具有对档案材料的收集、整理、统计、鉴定和保管的一般能力，而且还要具有适应档案室建设网络化、信息化、数字化的特殊能力，这样才能及时为上级领导进行管理决策提供文献信息，通过高质量、深层次的档案信息服务，提高档案管理质量。

二、公路档案管理队伍建设存在的主要问题

1.对档案管理的重要性认识不足。

档案管理岗位地位和待遇偏低，学习进修的机会少，专业自我成长和发展的空间不大，缺乏科学合理的激励和考核机制。日常工作得不到领导重视，造成档案管理人员欠缺工作热情，被动应付工作，缺乏创新精神。

2.业务素质和专业技能水平不高。

档案管理人员专业、学历、年龄结构和工作能力参差不齐，当前许多单位的档案干部队伍，早已是老者无、中者少、青者多的非正常年龄结构。大多没有系统地接受过档案管理学、教育学和心理学等方面的基本理论培训，知识结构不成体系，或者知识面窄，不能强化自我学习促进自身专业成长。

3.干部培训急功近利。

档案业务培训社会化、效益化，由追求培训效果的急功近利演变为培训收费的急功近利。盈利性培训的档案业务培训班使得缺乏管理经验和基本业务技能的新上岗人员如嗷嗷待哺的婴儿无人顾及。

三、做好公路档案管理工作的对策

1. 实事求是，确保施工资料的真实性管理

真实是归档文件的生命，是工程建设质量检验的基点，也是竣工验收公路工程的关键。要想为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息，必须要有真实、完整的施工资料，这样，才能充分发挥文件效能，才能反映工程全貌，也能为以后的公路改造、维修、扩建提供基本依据。施工原始记录的真实性体现在所记录的事件是确定的某一时间段，与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。施工记录的时间跨度应与分项工程的具体时间一致。施工数据的完整性体现在施工记录体系的各个组成部分相互补充、相互验证。同时，采用“三同时”的管理模式，即在招投标的同时明确提出档案管理要求；在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况；在工程交工验收的同时验收档案的收集和整理情况，确保档案齐全、真实管理。

2. 制定档案管理规则，确保档案在宏观上的管理

在工程建设之初，为了加强对建设过程中所形成的材料进行收集、整理、归档、编目、装订等，以达到“ 齐全、完整、准确” 的要求，可依据《档案法》，按交通部《公路工程竣工验收办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《公路建设项目案卷质量标准》，结合具体路段公路建设项目管理的特点，编制相应的《公路档案资料管理规定》、《公路建设项目档案分类编号规则》等。在工程实施阶段，应结合本路段的具体情况，组织专业人员编制体现本路段的《公路竣工文件编制办法》，详细规定档案资料的收集与整理的内容与质量要求，组卷的方法与要求，案卷的编制、装订、编目、保管等方面的要求，以有效控制档案资料的齐全完整及填写质量。通过各项规则的制定，使档案分类整理有章可循，工作规范、有序进行，切实做到对档案的整理、收集、归档的宏观管理。

3.严把竣工验收关，确保竣工档案凭证作用的发挥

在工程项目建设验收阶段，工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，严格审查各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告，对隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况要着重检查，如存在问题及时整改，以确保竣工档案的真实性和准确性，在工程项目合同决算时，使竣工档案资料能真正发挥凭证作用。

4.制定制约措施，确保资料的完整性管理

依据《档案管理办法》与《竣工资料编制办法》制定相应的合同、运用法律手段加强档案资料的管理。在合同中应确定参建各方的档案责任与权利，明确文件材料的形成范围、费用及归档套数，明确档案质量及权属，从法律上真正保证档案归档工作。工程监理也应充分发挥监督职能，监督、审核、验收工程资料形成及档案整理工作。在工作的具体开展中，要实行专项检查评比，建立奖罚分明的经济责任制，奖先罚后，以加强参建单位档案管理的质量意识，以推进优质档案的形成。

5.制定档案管理规章制度，确保档案的制度保障管理

在制定档案管理规则的基础上，为了保证各项规则的真正落实，应建立、健全项目档案管理制度，使项目档案的分管领导及各部门如建设、设计、施工、监理单位专兼职档案人员均明确职责，切实抓好项目文件资料的形成、积累和有序管理，以保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符，真正实现“网络”档案管理，以保证工程建设全过程各阶段档案工作进程的顺畅。

6.加强人员业务培训，确保档案的有序管理

档案管理有序进行的前提是档案人员需具备过硬的业务素质。但由于现在的档案管理人员多以兼职为主，专业水平有限，使档案工作的深入管理受到限制，工程文件资料的形成质量和档案整理质量也难以保证。因此，工程建设之初，就应对高速公路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行有计划、有措施、分期分批的业务培训，使其明确工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求，明确施工过程中原始签证资料的操作方法，明确竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，明确项目档案的管理分工职责，使他们在增强档案意识的同时也熟知掌握档案业务和工程质量标准。同时，采用各种办法，如奖励机制，激励他们积极主动地参与项目档案管理，在实践中提高自身的业务素质和专业技能，以实现规范化、标准化管理。

结语

以上是我结合自己的工作，对新时期公路系统档案工作者应具备的素养的几点思考，总之，在科技进步今天，档案工作的任务、工作环境、管理方式都发生着变化，对档案工作者的素质要求是多方面和多层次的，档案管理工作者应站在新的高度，用更宽广的视野、更新的思路开拓创新、与时俱进，用多方面的知识武装自己，使自己成为综合素质较高的“复合型”人才，为档案事业做出自己应有的贡献。0

参考文献

[1] 徐义全.谈档案现代化管理的建设[N].中国档案报，2000.

第9篇

关键词：新时期；高速公路；档案管理；现状；对策

中图分类号：G270文献标志码：A文章编号：1673-291X（2010）36-0221-02

随着中国高速公路等级越来越高，对工程质量要求也越来越高，作为公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证――高速公路工程档案管理也越来越受到重视，它所具有的重要作用是能为高速公路的项目使用、养护、改建、扩建提供准确、可靠、真实的依据，从而减少大量的人力、物力、财力。本文结合当前高速公路档案管理的现状与存在问题进行简要的分析并对如何做好高速公路档案管理工作提出相应的对策。

一、新时期高速公路档案管理的现状与存在问题

近几年，由于中国高速公路建设事业得到了快速发展，大量的工程项目档案也随之产生，再加上高速公路工程由于受诸多客观因素，如专业性强、投资大、工期长，项目多，参建单位多等影响，使高速公路所形成的格局是线长、点多、面广，正是这一格局致使工程档案管理存在许多困难。具体表现如下：

1.过分注重工程建设，忽视资料整编工作

在高速公路的工程建设中，作为“硬件”的建筑物本身是摸得着，看得见的，为大家所瞩目，领导关心，社会各界关注，几乎所有的人都把精力放到工程建设当中，抓进度，抓质量，抓关键目标的实现。而作为“软件”的工程资料，却被弃之一旁，等到工程即将验收时，才被想到，于是加班加点抽调人员整理资料，可想而知，资料整编的效果。

2.日常资料管理缺乏规范性

在工程的具体实施过程中，无论是建设单位，还是施工单位，无论是设计单位，还是监理单位，在日常的资料管理中都花费了较大的人力、物力，做了许多工作，但基本都是围绕工程的实施，而并没有将日常资料与最后的整编归档有机结合，致使在资料的管理上深度不够，规范程度较低。

3.缺乏既懂工程档案管理又懂工程技术的人员

之所以工程的原始文件不规范，质量不高，其中最重要的因素是这些原始资料，多数由现场的作业层完成，而作业层人员素质较低，技术力量薄弱，培训少，管理水平有限；监理人员参加正规国家监理工程师培训的较少，拥有工程师资质的人员较少，在施工现场监理的工程师虽然有专业技术，但施工管理水平差，因此，不能做到现场签证严格把关；有的施工单位在工程档案管理方面虽然配备了一些专门的具有较高专业知识的档案管理人员，但对工程建设方面的专业知识了解甚少，甚至不懂工程技术，而工程技术人员又不熟悉档案管理方面的知识，二者不能有效结合。

4.缺乏健全的资料管理制度

虽然各参建单位建立了一些资料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建设单位和施工单位对竣工资料管理重视不够，所以资料整编工作难以有效开展。具体表现在：文件、技术通知的管理规定不统一，编号不系统，规格大小不统一；竣工资料编制要求不清晰，没有具体措施有效控制竣工文件的质量；工程建设的特点是周期长，人员频繁变动，再加上在工程资料管理方面尚未有专门制度保管与移交资料，因此，在资料移交时，易造成交接手续不到位，资料遗失，给归档工作造成很大的损失。

5.档案管理缺少法律控制

工程资料质量失控，其法定原因是建设单位与施工单位在签订合同时，没有明确、具体的整编责任，整编内容，而且整编的深度及要求也没细化，造成工程档案资料管理缺少法律控制。

6.缺乏完善的资料整编规范及标准

在工程档案管理方面，国家出台了一些相关的规范，交通主管部门也制定了相应的规定，但由于形势在不断的发展，这些固定的规范和标准难以详尽、完善的满足具有特殊性的工程项目，因此，在工作的具体开展中，经常会遇到困难，如没有合理的资料分类办法，没有清楚的资料整编的责任划分，没有明确规定由谁负责整编几个单位共同形成的资料等等。

二、做好高速公路档案管理工作的对策

1.制定档案管理规则，确保档案在宏观上的管理

在工程建设之初，为了加强对建设过程中所形成的材料进行收集、整理、归档、编目、装订等，以达到“ 齐全、完整、准确” 的要求，可依据《档案法》，按交通部《公路工程竣工验收办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《高速公路建设项目案卷质量标准》，结合具体路段高速公路建设项目管理的特点，编制相应的《高速公路档案资料管理规定》、《高速公路建设项目档案分类编号规则》等。在工程实施阶段，应结合本路段的具体情况，组织专业人员编制体现本路段的《高速公路竣工文件编制办法》，详细规定档案资料的收集与整理的内容与质量要求，组卷的方法与要求，案卷的编制、装订、编目、保管等方面的要求，以有效控制档案资料的齐全完整及填写质量。通过各项规则的制定，使档案分类整理有章可循，工作规范、有序进行，切实做到对档案的整理、收集、归档的宏观管理。

2.实事求是，确保施工资料的真实性管理

真实是归档文件的生命，是工程建设质量检验的基点，也是竣工验收高速公路工程的关键。要想为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息，必须要有真实、完整的施工资料，这样，才能充分发挥文件效能，才能反映工程全貌，也能为以后的公路改造、维修、扩建提供基本依据。施工原始记录的真实性体现在所记录的事件是确定的某一时间段，与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。施工记录的时间跨度应与分项工程的具体时间一致。施工数据的完整性体现在施工记录体系的各个组成部分相互补充、相互验证。同时，采用“三同时”的管理模式，即在招投标的同时明确提出档案管理要求；在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况；在工程交工验收的同时验收档案的收集和整理情况，确保档案齐全、真实管理。

3.严把竣工验收关，确保竣工档案凭证作用的发挥

在工程项目建设验收阶段，工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，严格审查各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告，对隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况要着重检查，如存在问题及时整改，以确保竣工档案的真实性和准确性，在工程项目合同决算时，使竣工档案资料能真正发挥凭证作用。

4.制定制约措施，确保资料的完整性管理

依据《档案管理办法》与《竣工资料编制办法》制定相应的合同、运用法律手段加强档案资料的管理。在合同中应确定参建各方的档案责任与权利，明确文件材料的形成范围、费用及归档套数，明确档案质量及权属，从法律上真正保证档案归档工作。工程监理也应充分发挥监督职能，监督、审核、验收工程资料形成及档案整理工作。在工作的具体开展中，要实行专项检查评比，建立奖罚分明的经济责任制，奖先罚后，以加强参建单位档案管理的质量意识，以推进优质档案的形成。

5.制定档案管理规章制度，确保档案的制度保障管理

在制定档案管理规则的基础上，为了保证各项规则的真正落实，应建立、健全项目档案管理制度，使项目档案的分管领导及各部门如建设、设计、施工、监理单位专兼职档案人员均明确职责，切实抓好项目文件资料的形成、积累和有序管理，以保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符，真正实现“网络”档案管理，以保证工程建设全过程各阶段档案工作进程的顺畅。

6.加强人员业务培训，确保档案的有序管理

档案管理有序进行的前提是档案人员需具备过硬的业务素质。但由于现在的档案管理人员多以兼职为主，专业水平有限，使档案工作的深入管理受到限制，工程文件资料的形成质量和档案整理质量也难以保证。因此，工程建设之初，就应对高速公路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行有计划、有措施、分期分批的业务培训，使其明确工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求，明确施工过程中原始签证资料的操作方法，明确竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，明确项目档案的管理分工职责，使他们在增强档案意识的同时也熟知掌握档案业务和工程质量标准。同时，采用各种办法，如奖励机制，激励他们积极主动地参与项目档案管理，在实践中提高自身的业务素质和专业技能，以实现规范化、标准化管理。

总之，档案管理工作是各项事业发展的一个重要基础，要进一步提高公路建设项目的档案管理，就必须坚持建路与建档同步发展，全面提高档案人员整体素质，重视档案的开发利用，重视档案的真实可靠，以确保档案为高速公路工程建设提供可靠依据。

参考文献：

[1]徐义全.谈档案现代化管理的建设[N].中国档案报，2000.

第10篇

摘 要 众所周知，企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作迅速的发展。

关键词 工程企业 档案管理 地位意义

一、工程企业档案管理的重要地位与意义

一般的档案管理，通常情况下，人们比较清晰，对其重要性的认识也基本上形成了一致的共识。但是，在工程管理档案管理的问题上，许多人的认识还是模糊不清的，甚至是步入歧途的错误认识，需要有一个拨乱反正的过程。

1.工程档案是一种重要的信息资源。作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

2.工程档案的管理模式是在实践中自然发展的。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要

3.不可忽视工程档案管理与一般档案管理规则的共同规则。工程档案管理不同于一般的档案管理，有自身独特的一整套制度、规则、办法，二者是不能混为一谈的。但是同时也必须看到，工程档案与一般的档案管理之间并不存在不能逾越的一条鸿沟，二者之间是相通的。工程档案是一般档案的组成部分，是包含与反包含的关系。比如，大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。

上述情形，在一般档案管理过程中出现是正常的，不足为怪，实际上，在工程档案管理过程中，同样也会出现类似的问题和矛盾，以至于常常影响企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。

二、努力建立现代新兴的工程档案管理理念

这是一个讨论了很长时间的命题。以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

1.档案事业管理是指对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。有必要了解其中的主要内容，如：根据本国的社会制度确定档案事业管理原则和档案事业管理体制；依据国家的法律和政策，制订档案法规和档案工作方针、政策；调查统计档案事业发展状况，制订长期和短期规划，并组织实施；按照档案法律、行政法规、规章，对档案馆和档案室的档案管理工作进行监督、检查和指导等等。

2.熟悉工程企业档案管理的基本模式。档案管理模式包扩集中统一管理和分散管理两种。按照集中程度又可分为三种：档案集中统一、档案分级管理、档案分散管理。

三、致力于完善工程档案管理的相应措施

1.探索区域性档案管理中心的管理方法。建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。

2.完善企业工程档案内容制度的修订。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。

3.加强对工程档案工作进行考核评估。结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面考虑：一是借助主管部门执行力，定期考核。二是中介机构测评制度；三是个人监督制度要到位。

参考文献：

第11篇

关键词：档案管理系统；功能开发设计；业务需求；用户需求；系统需求；问题

随着科学技术不断发展及档案管理信息化建设不断推进，市面上出现了各种类型的档案管理系统。一些系统在功能设计上基本相同，多采用以传统管理为导向的工作模拟，面对电子档案的急剧增加及档案管理的深入应用，现今市面上不少档案管理系统表现出了不少问题。为了适应档案管理信息化建设，满足各类型企事业单位对档案管理的需求，必须立足于业务需求、用户需求及系统需求来进行档案管理系统的功能开发设计及利用工作，力争充分发挥档案管理系统效用。

一、档案管理系统的需求分析

（一）业务需求

就目前看，各类型企事业单位日常管理基本采用现代化办公系统，如办公自动化系统、物资采购系统等，常常产生大量的电子文件。从业务角度看，面对庞大数量的电子文件，单位需要的是集中式规范化管理、确保电子文件长期保存、多途径的检索途径，只有这样采用有效利用电子文件。

（二）用户需求

用户分为普通用户、档案管理员、系统维护人员。对于普通用户来说，要求档案管理系统具有浏览、检索、借阅、下载等功能。对档案管理员来说，要求档案管理系统具有文件管理、收集，档案信息的录入、审核、验证、分类，以及相关辅助管理等功能。对系统维护人员来说，要求档案管理系统具有系统权限定制、档案管理架构定制、档案整理规则定制，以及数据和用户使用维护等功能。

（三）系统需求

档案管理系统管理的目标是通过成熟而先进的硬件技术软件技术，开发设计出一个安全、稳定、友好、简单的系统，能高效的处理用户请求，自动按照档案管理规则实现档案分类处理。为清楚掌握系统需求，要从功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。从功能需求角度看，要求系统具有采集管理、数据操作、查询利用、增值服务等功能；从数据需求角度看，要求相关数据信息的录入、处理具有精确性、高效性，保持数据的一致性与完整性，以及共享等功能；从非功能性需求角度看，要求保障档案的原始性、完整性，传输安全性，以及身份认证、加密处理、防篡改等功能。

二、目前档案管理系统开发设计中存在的问题

目前，市面上一些档案管理系统开发设计中表现出了这些问题。第一，对档案管理系统的业务了解不足；第二，对档案管理系统的系统需求分析不深入、不全面。系统需求分析是进行系统功能开发设计与利用的基础和条件，这是跨出成功开发设计档案管理系统的关键一步，值得引起设计者足够重视；第三，不少档案管理系统存在不完整性等问题；第四，管理系统跟踪服务、更新服务不及时。为设计一个能满足业务需求、用户需求及系统需求的档案管理系统，进行必要的需求分析是必要的，了解软件产品开发设计中的问题更是进行档案管理系统功能开发设计工作的前期工作。

三、档案管理系统功能开发设计及利用

（一）系统功能架构设计

在这里，采用低耦合度和高内聚度的标准进行档案系统架构设计。档案系统主要包括电子档案应用服务平台、业务层、存储层、配置管理层、数据层、系统安全层，其中的各个功能模块的功能都是独立的，通过对外接口实现各功能模块交互、调用，形成一个完整的档案管理系统。尤其每个功能模块都设置对外接口，从而确保系统功能的开发设计、利用、维护具有较强的灵活性。

按照功能性分析，分为输入部分、输出部分和管理部分。输入部分设置档案数据扫描入库、格式转化、录入及分类整编等功能；输出部分设置在库档案数量统计、借出档案数量及类别统计、超期档案自动催还、用户查询档案等功能；管理部分设置档案审核、归档、档案备份、删除等功能。

（二）功能开发设计与利用

档案管理系统是一个操作简单、性能稳定、界面友好的自动化管理软件，其系统是复杂而强大的。基于档案管理系统的功能架构设计，下面从档案管理角度及各方需求看，这一系统应开发设计以下功能模块。

1、档案的归档与接收

文件的收集、整理、鉴定是档案形成的基础，也是检验档案真实性的关键。对于电子文件，收集、整理、鉴定是一个交叉操作的过程。由于电子档案形成以后，依然可以进行编辑和修改，所以进行电子文件归档时要附属清楚每一份电子文件的静态及动态数据信息，以加强电子档案原始性认定。

2、档案的存储与备份

档案的存储与备份，是档案管理系统运行的安全保障，所以要求建立一个电子文件的有效备份、恢复的系统，这就要依靠计算机的软硬件产品。基本上应采用通用的存储格式，并设置格式转换功能。如果是机密文件，要加密，或进行脱机保管。此外，还应采用多样的存储方式，如目录存储、光盘存储等，具体采用哪一种则要根据实际需求来定。

3、档案的检索与利用

在整个档案管理过程中，档案的检索与利用是档案管理系统的终极工作目的。为便于用户查询与使用，在这一功能模块要设置灵活多变的组合查询方式，可在网上浏览与下载无查阅条件限制的电子文件等功能。

4、档案的维护性管理

进行维护性管理目的在于保障电子档案的完整性与安全性，能实现长期、有效的存储与利用。对电子档案的维护性管理由用户来实施，根据用户需求设置具有不同功能的维护性管理功能。主要管理内容包括数据库管理、电子档案保管期限坚定及销毁、电力档案加密与解密、电力档案数据输出等。

（三）数据安全管理

档案管理系统内的信息数据是非常庞大的，为保证相关数据的安全性和完整性，除了依靠计算机及网络提供的安全管理机制之外，还应设立一套完整的数据访问系统，避免机密档案泄露。例如，建立授权管理机制、档案档案密级管理和审批级别设置，从而保障档案信息安全。

四、结束语

档案管理系统是为用户、档案管理而服务的，所以系统架构设计及功能开发利用都要以业务需求、用户需求、系统需求为基础，通过功能需求分析指导功能模块开发利用，只有这样才能使档案管理系统的功能开发利用与需求相符合，满足各类型企事业单位的档案管理需要。当然，随着各方需求的变化及提高，档案管理系统也要与时俱进，及时更新系统内软件，提高服务能力。

参考文献

[1]欧文斯.档案馆：记忆的中心和传承者[EB/01].中国档案，2011，（4）： 59-61.

[2]Michael.俄罗斯档案文件保管中的安全问题[J].陕西档案，2011，（3）： 43-45.

[3]时荣，张伟.基于Struts2+Spring+Hibemate框架的网上评教系统的设计与实现[J].电脑知识与技术.2009，（31）.

第12篇

目前，在县级疾控档案档案信息化建设中存在诸多问题：一是由于财政困难，对于县内各事业单位档案管理经费预算不予列支，导致各单位没有专门的档案机构，各门类、各项业务形成的文件、资料自成体系，没有统一的管理规则，档案的系统性、完整性得不到保障，也不能保障按规定向档案馆移交档案，更谈不上档案的信息化管理。二是受工作经费、人员编配、意识形态等条件的制约，县级疾控中心的档案通常无专职人员管理，延缓了档案信息化的进程。三是档案管理工作程式化，不能在短时间内产生效益，单位不愿投入过多财力，人们也不愿选择这一岗位，增加了档案信息化建设的难度。四是信息数据库建设中人为原因造成资料零散，档案缺失严重，导致数据不完整、不准确，直接影响档案信息的使用率和可信度。

导致基层疾控档案信息化进程缓慢的原因无外乎：1.档案管理人员文化素质低而且更换频繁，要掌握档案信息化技术难上加难；2.资金投入的不足，直接导致档案管理过程中硬件设施不完备，基础设施建设相当薄弱；3.档案工作人员、单位领导没有从思想上认识到档案信息化建设的重要性，关心档案信息化建设的自觉性、主动性不强。

为落实疾病预防策略，加强疾控档案信息化管理，建议重点抓好以下方面：

一、明确单位档案管理目标，做到任务清楚，渠道通畅，实行计划管理、信息管理和责任管理。县级医疗卫生单位之间要形成档案管理网络，要确定疫情信息员为本单位疾控档案管理员，各管理员要互相沟通协作，互通信息。县疾控中心应建立设施齐全，技术领先的综合档案室，配备1～2名专职人员，负责收集县级单位档案管理人员递交的和本单位工作中形成的原始文件资料，集中管理本单位的各种门类和载体的档案，并按照规定向档案馆移交档案，贯彻执行有关法律、法规和上级有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度，创造条件，实现档案管理的规范化、标准化与现代化，监督、指导各单位疾控档案的管理工作。

二、不断对档案管理人员知识进行更新。基于疾控档案的重要性和行业的特殊性，要求档案管理人员既要具备优良的品质和过硬的业务素质，更重要的是要树立档案信息化的意识，掌握现代化的档案管理知识。同时，有足够的信息化知识，熟练掌握新型电子设备和信息技术的应用。相关部门应经常组织档案管理与技术培训和研讨，将新的管理理念和技能传授给基层档案工作人员，推动基层档案信息化管理的进程。

三、档案信息应数据化。应选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，运用高新技术管理档案。为方便查询，可以将信息库适当进行分类，或按要求制成不同的表格，建立检索系统，提高档案的利用效率和管理质量。

第13篇

关键词：手足口病 档案管理 利用

手足口病是由多种肠道病毒引起的常见病、传染病。以婴幼儿发病为主，主要为肠道病毒coxA16及EV71，传染性强，易引起暴发和流行。中国卫生部于2008年5月2日明确将手足口病纳入《传染病防治法》规定的丙类传染病管理，

―、医院手足口病档案管理的重要性

传染病的档案同人事、财务、病历档案一样至关重要，同时也是档案管理工作的重要组成部分。手足口病属丙类传染疾病，建立健全其档案是预防公共卫生突发事件及医院科研发展不可缺少的一环，医疗机构管理好.利用好这一资料，不仅有助于预防传染性疾病的发生与流行，减少疾病对人民群众健康的危害，同时还能为医疗系统广泛开展应对传染性疾病的科技攻关活动提供第一手资料。

二、手足口病档案管理

从平顶山市疾病防控中心档案管理的实践来看，手足口病档案管理主要包括以下几各方面：

（一）手足口病档案管理主要的内容

手足口病属丙类传染性疾病，其档案内容从该病的病原学、流行病学、诊断标准、住院出院指征，疫情报告、流行病学调查、预防控制措施，会议记录，上级批示、宣传材料等全过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样和声像记录等不同的材料。手足口病患者的档案应包括患者姓名、家长姓名、性别、出生日期、居住环境、联系方式、诊断依据、治疗措施、疫情报告及转归情况。

（二）手足口病档案资料的收集

手足口病四季均可发生，并可暴发和流行，因此其档案收集归档范围也较广，据其有传染性、流行性、暴发性，可造成集体感染和家庭聚集发病，可以从医院、社区、学校来收集资料。

1.医院手足口病的档案收集

（1）医院按上级部门的统一布署成立手足口病领导组成员及分管领导的职责和相关科室人员的职责和任务。

（2）手足口病预防控制、治疗工作的标准、指导原则、方法及上级有关部门与本单位形成的具有保存价值的收发文件、内部会议文件、记录、简报、统计报表、重要的电话记录、宣传材料、照片、录像带、录音带、电子文件等。

（3）手足口病流行病学调查、预防控制方案、工作总结、传染源、传播途径以及疫情报告、隔离、消毒、护理、治疗等资料。

（4）对门诊就诊病人、住院病人及其家属进行筛查、确诊、隔离、消毒处理、治疗形成的材料，其中住院病人形成的病历由病案室保管，门诊病历则由患者本人保管，以便复查时查阅，但医院应有详细的登记记录，包括姓名、性别、家长姓名、联系方式、住址、治疗、隔离措施等、对疑似病人、接触者要进行跟踪观察，并有相应记录。

（5）对医务人员进行相关知识培训情况，考核的记录，及预防和治疗手足口病医院各项经费的开支，相关设备的利用，如呼吸机、监护仪等。

2.学校和幼托机构的手足口病的档案收集

（1）婴幼儿每日的体温监测记录，对玩具、用具、餐具清洗、消毒登记。

（2）对孩子可触及的进行消毒，专人负责记录。

（3）流行期间教室、宿舍进行通风、清扫的记录。

（4）发现患儿及时就诊的时间，并对其所有用品消毒记录。

（5）患儿增多时采取的措施、报告、上级指示的记录。

3.社区手足口病的档案收集

（1）社区居委对手足口病的宣传材料、以及相互间交流的材料。

（2）对预防传染病发生所采取的措施的记录。

（3）社区患儿的就诊、治疗及转归，以及接触者的预防消毒情况。

（4）对手足口病患儿的报告记录以及接触者家长的心理反应。

（三）手足口病档案的归档

1.手足口病确诊病例需住院治疗的形成的住院病历则由病案室归档保存，保存30年。

2.手足口病的流行病学、流行病学的调查、疫情报告、手足口病防控领导组、电话会议记录、重要的电话记录及统计报表、简报、各医疗机构、社区、托幼机构的各种宣传材料、预防措施、工作总结、反映防控工作的录像、电子文件、照片等。卫生部关于手足口病的诊断预防指导原则、标准方法、医疗机构对手足口病的治疗、消毒、隔离措施、接触者、疑似病人的处理记录均由档案室保存，文字材料实行一文一件整理归档，声像、照片使用专用装具归档，电子文件则按国家并实施的《公务电子邮件归档与管理规则》的相关要求整理归档。

第14篇

水文档案管理服务的信息化，既要遵循档案管理信息化的一般规律，又要兼顾水文信息生成和储存的特殊性。基于一般规律与特殊性的综合考虑，我认为水文档案管理服务的信息化应着重抓好“五大建设”。

1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。

4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大，浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统，再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户，浏览查询系统软件已经十分成熟，完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时，既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅，也要能够做到汉语及拼音双识别查询，以最大限度地提高查阅效率。

第15篇

【关键词】 手足口病 档案管理 利用

手足口病是由多种肠道病毒引起的常见病、传染病。以婴幼儿发病为主，主要为肠道病毒coxA16及EV71，传染性强，易引起暴发和流行。中国卫生部于2008年5月2日明确将手足口病纳入《传染病防治法》规定的丙类传染病管理，

— 医院手足口病档案管理的重要性

传染病的档案同人事、财务、病历档案一样至关重要，同时也是档案管理工作的重要组成部分。手足口病属丙类传染疾病，建立健全其档案是预防公共卫生突发事件及医院科研发展不可缺少的一环，医疗机构管理好.利用好这一资料，不仅有助于预防传染性疾病的发生与流行，减少疾病对人民群众健康的危害，同时还能为医疗系统广泛开展应对传染性疾病的科技攻关活动提供第一手资料。

二 手足口病档案管理

1、手足口病档案管理主要的内容

手足口病属丙类传染性疾病，其档案内容从该病的病原学、流行病学、诊断标准、住院出院指征，疫情报告、流行病学调查、预防控制措施，会议记录，上级批示、宣传材料等全过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样和声像记录等不同的材料。手足口病患者的档案应包括患者姓名、家长姓名、性别、出生日期、居住环境、联系方式、诊断依据、治疗措施、疫情报告及转归情况。

2、手足口病档案资料的收集

手足口病四季均可发生，并可暴发和流行，因此其档案收集归档范围也较广，据其有传染性、流行性、暴发性，可造成集体感染和家庭聚集发病，可以从医院、社区、学校来收集资料。

2.1、医院手足口病的档案收集

（1）医院按上级部门的统一布署成立手足口病领导组成员及分管领导的职责和相关科室人员的职责和任务。

（2）手足口病预防控制、治疗工作的标准、指导原则、方法及上级有关部门与本单位形成的具有保存价值的收发文件、内部会议文件、记录、简报、统计报表、重要的电话记录、宣传材料、照片、录像带、录音带、电子文件等。

（3）手足口病流行病学调查、预防控制方案、工作总结、传染源、传播途径以及疫情报告、隔离、消毒、护理、治疗等资料。

（4）对门诊就诊病人、住院病人及其家属进行筛查、确诊、隔离、消毒处理、治疗形成的材料，其中住院病人形成的病历由病案室保管，门诊病历则由患者本人保管，以便复查时查阅，但医院应有详细的登记记录，包括姓名、性别、家长姓名、联系方式、住址、治疗、隔离措施等、对疑似病人、接触者要进行跟踪观察，并有相应记录。

（5）对医务人员进行相关知识培训情况，考核的记录，及预防和治疗手足口病医院各项经费的开支，相关设备的利用，如呼吸机、监护仪等。

2.2学校手足口病的档案收集，（尤指托幼机构）

（1）婴幼儿每日的体温监测记录，对玩具、用具、餐具清洗、消毒登记。

（2）对孩子可触及的进行消毒，专人负责记录。

（3）流行期间教室、宿舍进行通风、清扫的记录。

（4）发现患儿及时就诊的时间，并对其所有用品消毒记录。

（5）患儿增多时采取的措施、报告、上级指示的记录。

2.3社区手足口病的档案收集

（1）社区居委对手足口病的宣传材料、以及相互间交流的材料。

（2）对预防传染病发生所采取的措施的记录。

（3）社区患儿的就诊、治疗及转归，以及接触者的预防消毒情况。

（4）对手足口病患儿的报告记录以及接触者家长的心理反应。

3、手足口病档案的归档

（1）手足口病确诊病例需住院治疗的形成的住院病历则由病案室归档保存，保存30年。

（2）手足口病的流行病学、流行病学的调查、疫情报告、手足口病防控领导组、电话会议记录、重要的电话记录及统计报表、简报、各医疗机构、社区、托幼机构的各种宣传材料、预防措施、工作总结、反映防控工作的录像、电子文件、照片等。卫生部关于手足口病的诊断预防指导原则、标准方法、医疗机构对手足口病的治疗、消毒、隔离措施、接触者、疑似病人的处理记录均由档案室保存，文字材料实行一文一件整理归档，声像、照片使用专用装具归档，电子文件则按国家并实施的《公务电子邮件归档与管理规则》的相关要求整理归档。