档案的风险点及防控措施范文
前言：我们精心挑选了数篇优质档案的风险点及防控措施文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
摘 要：信息技术在不断的发展，现在各行各业都在利用信息技术，信息技术可以提高工作的效率，对人们的工作有着极大的好处，在电子文件档案上也是如此，档案在不断的发展，现在的电子档案已经逐渐的取代了纸质档案，电子档案自身有着很多的优点，在档案管理中是极其关键的。本文就是对试论电子文件档案的优越性及其风险防控措施的优越性及其风险防控措施进行分析，为相关的研究提供借鉴。
关键词：电子文件档案；优越性；风险防控措施
档案在国家的发展中是极其关键的，关系着我们的基本信息和国家的机密。随着信息技术的不断发展，传统的纸质档案已经无法满足人们的基本需要，人们对档案的要求在逐渐的增加，电子文件档案已经成为了档案的主要方式，利用电子文件档案可以减少档案面临的风险、也可以减少工作中的强度，可以说电子文件档案有着极大的优越性。
一、电子文件档案的优越性
电子文件档案是相对于纸质档案而言的，利用电子文件档案可以加快档案工作的效率，对档案有着极其重要的作用，在电子文件档案使用的过程中，可以简化很多的程序，仅仅需要在计算机上完善所有文件的归档工作，也便于文件的保存，对于档案工作人员是非常有利的，作为档案工作人员在相同的时间内可以完成更多的工作量，对于档案工作者来说是非常快捷的，提高了工作的效率。现代社会是一个信息化的社会，电子网络在逐渐的普及，为电子文件的归档和是整理提供了科学的依据，在整理的过程中，减少了立卷。检查、寻找的难度，仅仅将关键词输入到相应的档案系统中就可以将需要的信息检索出来，利用虚拟的信息网络，电子文件档案可以减少档案占用的空间，只需要使用先进的存储设备就可以将电子文件进行存档，如果是纸质的文件，则需要大量的空间，在存储的过程中对环境的要求也较高，随着时间的推移，容易受到潮湿环境的影响，也不需要频繁的进行档案的搬动，减少了档案出现遗漏、丢失和破损等现象，保证档案可以科学合理的利用。
传统的纸质档案在使用的过程中，需要对档案进行检查，档案工作人员在检查的过程中需要逐字逐句的进行检查，保证文字的准确性，章节之间的连贯性，档案要健全，在排查完成之后，还要进行查缺补漏，对纸质档案进行完善，还要对修改的档案进行拆封，对这些文件进行重新的订装，但是电子文件档案就不需要这么多的环节，利用计算机进行管理，可以在计算机上直接对相应的档案进行修整，做到查缺补漏，利用计算机进行修改，这样就可以有效的保证电子文件档案顺利使用，在利用电子文件档案的过程中，在计算机上直接对相应的电子档案进行检查，如果出现了问题就可以及时的进行补漏增缺，如果出现了其他的问题也可以及时的发现，对整个电子档案的利用有着极大的好处，不需要进行反复的拆卷，也不需要进行检查装订，这样就可以减少很多的环节，对档案的管理有着极大的好处。
传统的纸质档案在使用的过程中经常会出现各种个样的问题，尤其是在保密性上，传统的方式有发掘密道，后来又档案馆，但是这些档案保密的方式都费时费力，对人们的利用也没有好处，在使用的时候也有着很大的影，但是电子文件档案在使用的时候是不需要进行这些繁杂的环节进行保密的，只需要在计算机上设置一个密码锁，这样就可以对计算机内的文件档案进行保密，在利用的过程中是极其便捷的，为了提高保密性，不会导致档案的丢失，对档案可以设置分部阅读，人们在查找的时候只能够查到需要的那一部分，在使用的过程中是极其便捷的，作为修改人员也仅仅能够看到所要修改的那一部分，不能看见全部档案，对档案的管理有着很大的好处，保证档案的保密性，档案不会被轻易的泄露。
二、电子档案存在的风险
文件档案的电子化一方面节省了人们对文档进行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在着诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整和不可靠，影响其效力的发挥。那么文件档案的电子化究竟存在哪些风险呢？
（一）计算机和网络技术方面存在着不安全因素
由于网络是开放的，任何人都能通过计算机进入网络，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等，并且改后往往不留有任何痕迹。
（二）制度管理方面的不安全因素
电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性，普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中，人员的专业素养值得考究，业务水准参差不齐，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。
（三）电子档案的保存上不稳定
电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。一旦遭遇断电，电子档案是无法服务的，甚至可以说，一旦失去了电力供应，那么电子档案将不复存在。
三、风险防控措施
（一）应做好电子档案使用中的控制与管理
首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据，从而保证电子文档的原始性和真实性。
（二）要建立统一的电子文件管理体制
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。
（三）应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍
档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
四、结论
电子文件档案的形成得益于高速发展的电子科技，它有着传统纸质文档所无法比拟的优越性。我们不仅要充分利用计算机技术和网络技术，更要建立健全电子文件及电子资料管理制度，加强各个环节的沟通管理。
参考文献：
第2篇
1 电子档案相较于纸质档案具有的优越性
1.1 电子档案的发展使人们摆脱了传统的纸质档案归档保存的乏陈工作，大大减轻了工作人员的劳动强度，提高了工作效率
随着科学技术的发展、电子网络的普及，信息的网络化为信息的归档保存和检索提供了便捷的管理手段，减少了工作人员立卷、存档、检查、寻找的难度。同时虚拟的信息网络也大大节省了保存档案需要占用的空间，延长了档案文件存留的时间，避免了文件档案因存留时间过久、保存空间潮湿、过于频繁的搬动等原因造成磨损、遗漏和丢失。
1.2 传统的纸质文件档案需要专门的工作人员在完成文书后进行逐字逐句的检阅，确保文字准确、章节连贯、语句通顺、理论健全
逐一排除检查完毕后，一旦需要增缺补漏或是进行修改完善，则需要将已经修订好的档案拆封拆卷重新订做。但文件档案采用微机电子网络化管理后，档案用计算机文档即可增删补改，可随时进行补漏增缺，无需反复拆卷，无需重新修订，更无须积存待检修档案。如此省时省力，高效便捷。亦可防止因反复的拆卷导致文件的遗失。
1.3 电子文件档案的保密性明显高于传统的纸质档案
前人为了将重要的纸质档案很好地保留，防止被人窥见其中辛密，多会建造类似于现代防空洞一样的幽深密室，亦或在隐秘之地挖掘秘密窑洞将档案深埋，费时费心费力还多有此地无银三百两之嫌。而档案管理的电子化就省事得多了，将所有的文档归于小小的计算机里，一个保密设置密码锁一上，任你是有千军万马还是能工巧匠均无法窥探丝毫。并且电子档案可设置成单分文件阅读，如此就连卷宗的查阅修改人员也只能查阅其所需要的部分，无法借机阅读档案的其他文件，从而保证了文件的保密性。
1.4 电子档案更便于人们进行阅读和理解
传统的纸质档案是人工进行编辑、修订的，立卷人多是根据自己的理解进行编译，对于立卷标准的尺度掌握带有强烈的主观意识。这就为后来翻阅的人增加了阅读理解难度，常言一百个读者有一百个哈姆雷特。但若文书档案由微机进行管理编译成电子文档。档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。
2 电子档案存在的风险
文件档案的电子化一方面节省了人们对文档进行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在着诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整和不可靠，影响其效力的发挥。那么文件档案的电子化究竟存在哪些风险呢？
2.1 计算机和网络技术方面存在着不安全因素
由于网络是开放的，任何人都能通过计算机进入网络，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等，并且改后往往不留有任何痕迹。
2.2 制度管理方面的不安全因素
电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性，普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中，人员的专业素养值得考究，业务水准参差不齐，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。
2.3 电子档案的保存上不稳定
电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。一旦遭遇断电，电子档案是无法服务的，甚至可以说，一旦失去了电力供应，那么电子档案将不复存在。
3 风险防控措施
3.1 应做好电子档案使用中的控制与管理
首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据，从而保证电子文档的原始性和真实性。
3.2 要建立统一的电子文件管理体制
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。
3.3 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍
档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
第3篇
【关键词】电子文件档案；优越性；风险性；管理举措
说到电子文件档案，其发展势头是十分迅猛的，随着自动化的发展，电子技术应用在档案的管理过程中，这使得档案管理的效率得到了显著的提升，档案的发展不仅体现在载体的变化上，如纸质档案向电子档案的转移，同时也体现在相应技术手段的创新上，并且与档案相关的软件也随之出现，为这项工作的进一步发展起到了积极的意义。但是电子档案的发展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之处，尤其是相应的劣势更应该引起人们的关注，让档案朝着更好的方向发展。
1.电子档案相较于纸质档案具有的优越性
相比较于传统的纸质档案，电子档案是具有一定优越性的，其集中体现在以下几个方面。首先是减轻了档案管理人员的工作负担，让工作效率得到进一步的提升，在当前的科学发展环境下，科技手段的创新进一步简化了档案的管理程序，并且在存档以及保存等环节上也降低了难度，对于档案文件，可以实现更长时间的保存。
其次是对档案进行整理以及检阅的过程中，可以让档案中的文字更加准确，语句也相对流畅，实现对档案的进一步完善，在修订好档案文件以后，不需要重新订做，而是运用计算机的相关技术对问题查缺补漏，起到了高效便捷的效果，同时也可以避免档案出现遗失的现象。
第三是在保密性方面更胜一筹。对于传统的纸质档案，经常会容易让他人窥见其中的秘密，而在现代化的电子档案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查阅人员可以审阅电子档案，每个档案都是单独存放的，并不会出现档案外泄的现象，这样也就进一步提高了档案文件的保密性。
最后，采用电子档案的方式可以让人们更加方便的进行阅读以及查阅。在进行传统纸质档案的管理过程中，主要是采用人工的方式对档案进行编辑以及进一步整理的，而在立卷的过程中，通常都是建立起个人的意志基础上，所以主观意愿比较强烈，在这种情况下，如果读者想要查阅相关的档案信息，就会具有一定的难度，因为不同的人在主观意识方面是不同的，他们对于事物的理解也会存在很大的差异性，但是将其编译成电子档案的形式就有所不同了，一方面可以减轻档案管理人员的工作负担，另外一方面，也可以将更多的精力放在对档案进行二次开发的工作上，进一步提高了档案管理的工作效率以及相应的利用率，将档案自身所具有的价值真正的发挥出来。
2.电子档案存在的风险
虽然电子档案为人们的查阅以及管理等工作带来了极大的便利，但是在实际的工作中，还是存在一定风险的。这些不安全的因素严重威胁了电子档案的进一步发展，造成电子档案存在不真实的隐患，无法确保电子档案的可靠性。在这种情况下，就需要进一步对电子档案存在的风险隐患进行研究，并且加以有效的预防。
2.1 计算机和网络技术方面存在着不安全因素
由于网络是开放的，任何人都能通过计算机进入网络，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等，并且改后往往不留有任何痕迹。
2.2 制度管理方面的不安全因素
电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性，普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中，人员的专业素养值得考究，业务水准参差不齐，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。
2.3 电子档案的保存上不稳定
电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。一旦遭遇断电，电子档案是无法服务的，甚至可以说，一旦失去了电力供应，那么电子档案将不复存在。
3.风险防控措施
3.1 应做好电子档案使用中的控制与管理
首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依，从而保证电子文档的原始性和真实性。
3.2 要建立统一的电子文件管理体制
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。
3.3 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍
档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
4.结束语
电子文件档案的形成得益于高速发展的电子科技，它有着传统纸质文档所无法比拟的优越性，但也有着其自身固有的风险性，我们不仅要充分利用计算机技术和网络技术，更要建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通管理。只有这样，才能顺应时代的发展，使电子档案更好地为社会大众服务。
参考文献：
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005（3）.
