工程档案的管理范文

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第1篇

【关键词】工程项目；档案管理；问题

对工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作，指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要，因此，如何加强工程项目档案管理工作刻不容缓。

1. 工程档案管理的重要意义

1.1 完善工程实施状态，确保质量、进度、安全的全面控制。目前我国诸多工程项目一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，以便突出工作效益和经济效益。项目经理承包责任制对确保工程项目的完成起着重要的作用，在工程项目承包合同中，针对不同内容，确定不同的目标，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准，项目承包奖才能得到兑现，如果将工程施工文件归档工作也纳人到工程项目承包合同中，就能保证工程施工文件材料的完整、准确、系统。

1.2 建设工程档案是建设工程的有机组成部分。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累。在项目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程准备阶段文件，项目经费落实和项目预算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施的根本依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要经送检合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施中还有旁站监督记录和检测记录，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些都需要工程资料来指导。

1.3 建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏。建设工程质量关系到人民的生命财产安全，因此，质量问题是重中之重，建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏，随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。相信在档案管理的前提下，工程质量也会更加得到重视。

2. 如何完善工程项目档案管理

2.1 做好项目实施前的准备工作。先期介入，控制为主。在工程准备阶段，建设单位首先要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此，为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全，建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任，做到以预防为主的重点。

2.2 档案管理要明确范围，突出重点。总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等；在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等；在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等；竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过，对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点，抓住主要环节。

2.3 促进档案信息化建设。

2.3.1 档案工作人员要树立档案信息意识。哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.3.2 提高档案信息化水平技术。

（1）配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

（2）档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

（3）对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3.3 提高档案信息管理水平。信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

2.4 进一步提高项目档案管理人员的素质。档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

提高认识，加强培训。一是要提高各档案馆（室）对新形势下档案工作重要性的认识，从思想上强化服务意识。二是加强对兼职档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训，提高业务素质。三是加强档案宣传力度和档案法制建设，对严重影响基建档案质量的，就要追究相关人员的责任。

3. 结语

总之，相比一般的档案管理，工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程，因此，是对工程项目的一个更加直接有效的控制，因此，在建设工程档案管理已有成效的基础上，进一步完善建设工程档案管理工作，为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。

参考文献

[1] 刘来芳. 对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议. 城建档案， 2007，（09） .

[2] 张海艳，文毓初. 浅谈工程项目档案的管理. 科技信息， 2009，（02）.

第2篇

关键词：工程技术材料；工程档案；管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.

Keywords: engineering materials; Project files; management

一、工程技术材料管理

(一)工程技术材料的重要性及存在的管理问题。

工程技术材料具有备查与追究事故责任的功能，它是记录并反映了整个工程的历史记录，其形式主要有文字、音频视频、图纸、图文文件等等，它是工程单位从工程的开工至工程结束这个过程中逐步形成的。因为工程技术材料具有的可备查性，所以管理好工程技术材料显得尤为重要。

现阶段，很多工程单位的工程技术材料的编制及审核中还存在很多不符合规范的地方，例如：用圆珠笔填写表单、技术负责签名并不真实等等问题。那么工程技术材料的可备查性就大打折扣，技术材料的价值更无从谈起，当然也就不能作为质量事故分析的佐证。

(二)工程技术材料管理的突出问题及改进建议

(1)工程技术材料真实性存疑

随着电脑的普及发展，很多领域依赖电脑进行日常工作的单位企业越来越多，现在很多工程技术材料都是在电脑中进行编制并完成的（包括技术负责人签名、质量验收记录及实测偏差值）。利用电脑编制工程技术材料方便高效并兼顾美观，但是这样编制而成的技术材料若稍加改动就可以套用在其它的工程项目上，近而技术材料的真实性得不到有效的保证。因此，工程技术材料的编制必须严格按照相关行业规定由工程材料技术负责人进行手写。

另外，在实际的工作中，工程技术材料由工程材料整理员代签的现象较为普遍。这样一来，如果出现质量事故，那么相关责任人很难明确，这给事故的处理加大了难度。综上所述，工程技术材料的相关负责人必须认真负责，明确负责，该谁签名就得签，不得找人代签，工程技术材料的核对员要认真核对，发现若有代签、伪造签名的情况必须立即提出并纠正、批评。

(2)工程技术材料的质量存在问题

由于管理不严加上检查不力等等因素，很多时候工程单位不能把好技术材料的质量关。往往都是在迎接检查时，工程单位通知材料员到现场临时编制如原始数据、记录、验收表等等。因此，建设单位要加大对工程技术材料的监督和管理，不符合行业规范的坚决不能出具合格试验报告。

(3)人们对工程技术材料管理重视不足

实际工作中，人们对工程技术材料管理的认知停留在编写和归档上。如果工程当时遇到问题，人们往往惯性的找到参与设计建设的人员来了解回忆，然后根据建设人员的回忆推定相关技术问题，或是凭着“经验值”来推定技术问题。不出现重大质量问题都不会去查证技术材料。因此，要建立起对工程技术材料的重视，不要等出了事才调出材料用来分清责任，应有效的利用工程技术材料来为建设保驾护航。

二、工程档案管理

(一)建立工程档案管理

工程档案不仅是建筑规划及使用、建筑改建、扩建的重要依据，更是工程负责查证的重要法律依据，同时它更是工程建设的潜在生产力。目前，随着工程建设的飞速发展，工程档案越来越受到人们的关注和重视，当务之急一定要做好工程档案管理工作。工程档案是工程发展与建设中一个重要环节，不可缺少。相关部门一定要引起高度重视。相关部门要组建档案中心，将工程文书、工程基建等各类档案统一管理，由专门的档案管理员来负责管理工作。

(二)提高档案管理人员的业务素质

管理―――顾名恩义，强调“管”与“理”两方面。针对于档案管理，在实际的工作中不能忽视“管”，但同时更重要的是“理”。不能只将收到的工程材料等简单的分装入库就算完成任务，更要注意科学的编制排列并分类，制定检索工具，这样保证工程资料可以随时快速的调档以便查证。而在实际工作中，不难发现档案管理人员对档案的分类排列、鉴定、编目等方面的知识与经验相当的缺乏。在建筑工程发展如火如荼的今天，对工程档案管理员的要求也非常严格，有关档案管理员、资料员必须持证上岗，同时相关单位还要对工程档案的管理人员定期进行工程档案管理有关方面的培训、相关问题及标准的讲解，加强管理人员的专业知识，以此保障工程档案管理人员的业务理论水平和实际操作能力。

(三)将工程档案管理要求列入工程合同与职责

“工程合同制”、“工程项目法人制”、“工程监理制”等等制度的建立体现出人们对超前控制手段的认识与利用。这些制度在为工程管理规范化上起到了促进的作用，同样的，其制度也对工程资料档案管理提出了更严更高的要求，其制度对工程档案管理人员的责任与义务的要求进行了更为具体的明确，将其制度化，形成工程档案管理的水平与档案员的自身利益挂钩，并将工程档案管理人员的业务水平计入考评范围。

(四)建立同步化管理，加强对档案管理的过程控制

档案管理部门应与基础建设部门建立工作上良好的联系制度，同步掌握工程建设中的动态。在工程建设开始时就要向基础建设部门的主要负责人提出工程档案管理、文件归档的要求，及时建立文件等的登记制度，遵照基础建设的各个程序的各个阶段文材料的自然形成规律，保证文件与文件间的联系，对于往来的文件要逐一记录在案。档案管理方应根据基础建设方文件的特点，给予指导，主动向工程项目资料员提供帮助，指导其进行对档案的初步分类与组卷。同时，根据工程的进度，工程档案管理员会同工程项目资料员一起与工程监理工程师进行有效的沟通，交流意见，统一看法，最终分工明确，这样可以避免由于工作上缺乏沟通而引起的工作环节脱节，理解不统一，近而相互推诿责任的现象。如果在工作中，在档案的管理上出现争议，要马上反应给基础建设方的负责人并解决协商出解决办法。由于工程档案在实际工作中会出现档案文件等调阅频繁，因此基础建设部门必须建立严格的工程档案借阅制度。这样在工程进行中，不仅可以保证随时调用工程档案进行查阅，在这基础上还可以做到多而不乱，保证工程档案文件的完整性。

(五)把好工程档案文件验收关

验收前，基础建设部门应要求工程有关方（包括施工方、设计方、监理方等）进行档案资料的自查。对工程的具体情况、概况、文件处理、各类资料的归档等情况附加专项说明，从而形成工程档案样本，工程档案管理人员可在现场进行指导，实际指导操作，讲解有关工程档案要求。之后，工程档案管理员对提交上来的工程档案文件进行审核，主要从准确性、系统性及完整性上严格要求。最后由总负责人签字确认归档。这样的优点在于分清责任，形成准确的责任制。

三、工程档案、工程技术材料的管理同重同抓

工程技术材料管理、工程档案管理，在整个工程中占有同样重要的地位。它们为备查、明确工程质量责任提供重要而准确的数据。在实际工作中必须严格遵守工程技术材料管理、档案管理的有关规范，确保真实与准确性，为工程的建设保驾护航。

参考文献：

[1]魏锋.建筑工程施工技术管理探讨[J].建筑经济,2008,(S2).

[2]方梅.要加强施工技术材料的管理[J].浙江档案,2009,(01)

[3]陆玉田.浅谈建筑施工企业成本管理[J].蚌埠党校学报,2009,(01).

[4]认真对待高度重视切实抓紧抓好基建档案工作[J].北京档案,2003,(04)

第3篇

关键词:奥运工程档案 前端管理

工程档案的前端管理是指在档案形成之前，从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程，是确保赛时、赛后使用的重要凭证，是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中，对工程档案采取的有效措施，切实实现了工程档案的前端管理，把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中，使档案管理与工程管理工作同步进行，协同作战。

一、健全档案网络，完善制度建设，确保档案管理的前端控制

1、组织机构、明确责任、落实到人

强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况，我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系，保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导，部室经理、部室档案员负责的档案管理网络，落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人，总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络，实行层层管理，落实责任。领导负责制的档案管理网络，为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。

2、完善奥运工程档案新制度

为保证奥运工程档案高质量、高标准，必须实现与施工进度同步进行的要求，我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法，使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求，做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度，并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度，并要求把这些制度悬挂于墙上，时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事，为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。

二、实行动态监管，强化档案管理与施工管理同步

1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合

档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中，要求参建各总包单位根据工程施工进度表，制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合，根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》，这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起，把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做，为档案及时收集、整理，为保证档案的齐全、准确，为工程竣工发挥了保障作用。

2、工程分部分项划分措施，从源头解决档案收集问题

奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重，交叉施工现象非常严重，因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现，工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分，档案收集就会出现杂乱无序的情况，与施工同步进行便无从谈起，因此，要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准，根据分部分项划分标准，确定档案的形成时间和收集内容，从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题，使档案技术人员很快进入收集状态，有效解决了档案收集入手难的问题。

3、动态监管保证档案同步收集

(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段

按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况，如施工单位何时进场，何时土方开挖，何时物资进场，何时进行相关试验，哪项工程进行隐蔽，哪天进行分项验收，哪天进行分部工程验收等。针对施工进度，集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件，真正达到同步管理的目的。

(2)有效监督设计变更通知单整改

工程前期，大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求，设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单，只有设计单位自己内部各管理层的签字，即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认，这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件，给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦，档案部门积极与设计院进行协调，提出按《规程》整改的建议，并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足，实现档案的前端控制，保证了工程质量与责任。

档案工作计划的制定，分部分项的划分，动态的监督检查，把施工单位档案工作量化，增加了可操作性，使档案管理工作更具针对性，从真正意义上达到同步整理的目的，实现工程档案的前端控制。

三、建立风险管理机制

1、成立档案检查小组，实行全过程把关

在集团网络制度下，成立档案检查小组，由公司副总经理担任组长，由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成，有效实行从规划到竣工的全过程把关。

2、成立档案验收小组，保证高质量竣工档案的移交

为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行，集团成立档案验收小组，编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》，在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见，使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中，把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案，填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》，让总包单位按检查要求进一步整改，合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等，办理移交手续，使档案验收、移交工作做到程序化，进一步保证了竣工档案的准确性与完整性，体现了奥运工程档案的历史价值。

3、建立档案防汛应急预案机制，保证施工现场档案安全

档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场，由于条件的限制，每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁，为保证现场施工技术文件的完好与安全，集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》，从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料，提前对现场档案保管情况进行监督检查，检查档案设施、设备、装具，检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季，施工现场雨水倒灌的现象时有发生，然而由于我们提前采取了架高档案柜，柜上加盖防雨布等措施，没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识，实现了档案安全工作的前端管理。

四、加强档案培训，提高档案管理人员业务水平

1、强化档案意识

强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，最大限度地满足利用者的需求。为此，我们利用工程档案例会，第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯，强化各级管理人员的档案意识。

2、加强档案业务人员专业培训

第4篇

（一）分散性与复杂性

建设工程和其他工程有很多区别，工程周期相对比较长，整个建设工程比较复杂，不管是建设用到的复杂材料还是建设工程技术更新换代的速度，以及建设工程结构的高复杂性。整个工程中不同的分支之间会产生相互交叉的情况，这就直接导致了工程档案管理的分散性。

（二）继承性与时效性

随着我国建筑业施工技术不断提高，新材料的使用和管理水平的不断提升，在这整个过程中工程档案管理有很强的时效性与继承性。时效性表现在工程档案随着时间的延长使用价值越来越低。继承性表现在工程能够通过之前的经验教训对后面的施工提出宝贵意见。

（三）全面性与真实性

建设工程中的档案管理有自身的真实性和全面性。真实性表现在资料填写的真实性，工程建设中的具体情况需要通过真实地填写资料来进行记录，包括工程中发生的各种隐患或者事故等。全面性表现在档案信息的完整和全面。

（四）随机性

建设工程档案包含了整个工程项目的所有资料，它对整个工程进行了详细记录，很多资料都是在现实中的工程事项中产生的。因此，建设工程档案在一定程度上有较大的随机性。

二、建设工程档案管理要点

建设工程档案管理的整个过程大致分为：管理文件收发文和登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。下面重点对档案在管理中的不同环节进行详细说明。

（一）建设工程监理文件资料分类存放：建设工程档案的管理工作首先需要管理文件经收发文，然后登记与传阅，之后必须要采用严格的分类方法对其进行存放。这样能够在很大程度上满足工程在建设中对资料方便查阅和审核，有利于工程完工后档案的归档工作与移交工作。

（二）建设工程档案的管理需要根据分类原则进行分类，在分类中需要根据工程不同的特点和监护管理中的相关内容来进行确定。档案资料管理的原则应当由工程监理单位技术管理部门进行，做到档案的一致管理特色。建设工程档案资料在管理的过程中应当保证内容的清晰，方便查阅，不能对资料进行随意更改。在管理过程中应当保持资料的清洁与破损。

（三）建设工程档案管理中的分类需要根据工程施工的体系、施工顺序和工程划分等因素来进行实施，并做到分类有一个非常情绪的条理，应当与项目监理机构的业务工作相互结合根据工程开展情况进行管理，能够大大提高建设工程档案资料的查阅和归档流程的顺利进行。

（四）项目监理机构在进行档案管理时需要用到存放档案的专用柜与资料分类存放的专用夹，档案管理部门应当选择一个合理的档案存放位置，尽量避免档案资料由于空气湿度和昆虫造成的长期受潮或者侵蚀轻的发生。某部分或者某项工程结束之后文件需要转放到档案袋；资料夹装满的一些相应文件资料也需要转移到档案袋中，档案袋要标注好编号，方便查找。

三、建设工程档案归档范围及要求

（一）建设档案的归档层次

首先，向单位档案管理部门移交形成的文件，一般包括勘察、设计和施工等工程。然后，需要向建设单位档案管理机构移交的文件，主要包括设计、监督管理、施工等工程建设。最后，需要向地方城建档案管理部门移交的文件，建设工程单位根据归档要求进行的档案文件。

（二）建设工程文件归档范围

我国对建设工程档案归档有明确的规定，规定中指出，需要归档的资料指的是在整个工程中应当进行保存的文件，时间范围是工程项目的提出到工程完工投产使用的过程，在这个过程中主要形成了以文字、图纸和录像等资料。这些资料是工程从建设到交付使用的依据与凭证。具体归档范围主要有以下两个方面：第一，与该建设工程有关的建设活动、记录了建设过程的材料，有很大保存价值的各种形式的文件；第二，按照国家规范的档案归档具体管理措施。

（三）建设工程文件归档的要求

建设工程文件归档的具体要求主要表现在以下几个方面：建设单位应当对单位中的工程文件的形成进行管理和监督，对文件的积累和立卷进行责任管理；在进行建设工程档案移交时，双方交接单位应当按照规范的交接手续进行，需要编制移交清单，双方必须要在交接清单上签字并且盖章；有关人员在拿到工程档案文件以后，必须要由档案管理机构出具的工程档案认可文件，才能够进行工程竣工验收程序；工程文件的材料制作需要使用耐高温和耐腐蚀材料，双方的工程文化档案一定要为原件；工程文件纸张的使用必须要统一使用A4纸进行资料的记录，不能使用其他规格的纸张，工程竣工之后竣工图必须要加盖图章；不同工程文件的保存期限有很大差异，一般情况下分为永久保存、长期保存和短期保存三种形式，根据不同工程来选择不同的档案保存形式；在建设工程过程中，如果出现意外导致工程建设日期推迟或者停建的，工程档案需要由建设单位进行保存。

四、结束语

第5篇

关键词：工程设计 归档管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

城建档案是国家极具利用价值和潜在开发价值的重要资产，是国家重要的经济资源，管理好、利用好城建档案资源将对社会经济发展产生巨大的推动作用。工程设计类档案是城建档案的重要组成部分，同时也是设计院（所）的主要档案，它的收集完整、系统、齐全是档案工作的基本要求，是充分发挥城建档案凭证依据、查考、科技储备作用的前提。但是，由于许多地级市中小型工程设计单位存在档案材料不齐全、不完整，掉档、漏档时有发生，直接影响了城建档案的质量，为档案的利用带来很大的局限性。因此，有必要分析工程设计档案收集工作中存在的不齐全、不完整的问题及原因，探讨提高工程设计类档案归档率及完整率的有效方法。

1、工程设计档案收集工作中存在的问题及原因分析

目前，据不完全统计，中小型设计院（所）工程设计档案归档工作存在相当严重的不完整现象，表现为建设周期长、时间跨度大的设计项目档案材料不完整、丢失；部分设计文件材料长期滞留在设计人员个人手中，破坏了科技文件材料自然形成的成套性，导致归档资料残缺不全，很难收集；电子文件没有统一规范的管理模式，处于自发形成和保管状态，散落在设计人员手中，造成电子档案损坏、失效、散失等，破坏了电子文件的系统完整性，以至无法提供利用，或利用范围狭窄，只能是业务人员之间互相传阅，效率低，无法实现科技档案资源的充分共享。

主要原因在于（1）制度的问题:档案管理系列制度不健全,执行制度不严格，致使归档工作无章可循，具有很大随意性。（2）人员的问题：领导不了解文件归档的必要性，不重视归档工作，缺乏督导；工程设计人员或受传统小生产习惯势力影响，或是担心资料被他人丢失，或是无时间整理，或是不明确归档范围，将文件资料据为已有，取用方便，不及时清退；档案人员有畏难情绪，不积极主动收集和督促清退文件，未提供快捷有效的档案检索服务，使得技术人员宁愿自行保管文件资料，随时取用。（3）硬件设备的问题：由于计算机存储容量有限，建设周期长的大型面目在项目后归档电子文件时，新产生的电子文件不断覆盖旧的电子文件，或计算机系统故障，造成电子文件不完整；此外，计算机病毒、硬件故障、人为误操作、其他不可预见性因素都会造成电子文件损坏、丢失，很难与纸质文件保持一致。

2、如何提高工程设计档案归档完整率

当前工程设计文件材料收集工作中存在着归档不完整的诸多问题，违背了城建档案系统、完整的固有规律，影响了工程设计档案的质量和使用价值，提高工程设计文件材料的归档完整率是必要的和紧迫的。针对问题存在的原因，可以从制度、人员、方法几个环节着手，逐步提高工程设计档案的归档完整率。

2.1建立、健全档案制度

要做到工程设计档案归档齐全完整，必须要从制度上约束，制定完善的归档制度，明确归档目的、时间、原则、要求、范围等，使档案部门与相关部门有章可循。为增强归档制度的权威性和约束力，应依据《档案法》等有关法规制定。归档制度一经建立，则严格执行，以发挥实效。

规定明确、详细的归档范围。依据国家档案局、建设部颁发的归档范围的相关规定，结合工程设计活动的特点，制定明确、详细的归档范围，是保证归档齐全的重要前题。归档范围应适度，从工程设计的整体概念出发，根据工程设计中形成文件材料的种类，把握重点，兼顾全面，明确、详细地规定出各个设计阶段的归档范围。

建立逐级管理责任制。责任制是加强工作责任心、提高效率、保证秩序的一项有效措施，要想收集一套系统完整的档案资料，首先工程设计人员要有较强的档案意识和责任感，积极配合档案人员进行档案归档工作；其次档案管理人员要经常深入到工程设计实际中去，注重了解工程设计的速度，在工程设计进入新阶段前，就下步工程档案的归档问题及时提醒有关领导和科技人员注意，并提出具体的归档要求。建立由主管总工――档案管理人员――室主任――项目负责人组成的逐级管理责任制，把归档工作落到具体人员的岗位职责，可以使档案收集工作跟上工程设计工作的每一环节，避免遗漏设计活动中形成的文件材料。

编制归档通报制。每年的总结通报上一年的归档情况，对质量好、归档率高的项目组予以表扬，同时批评归档率差的项目组，此外向全院员工通报档案室工作的成绩和不足，通报结果与设计人员的项目承包奖、设计评优奖挂钩。编制归档通报是一种很好的档案管理制度，一方面，以其公开、公正的方式在员工中形成一种主动清退设计文件、积极配合归档工作的风气，并对缺乏档案意识、不主动清退设计文件资料人员形成一种无形的压力；另一方面，其合理地运用经济原则，结合物质奖励与惩罚，加强对工作设计文件材料形成、积累的监管，促进归档材料的完整、准确、系统。

阶段定期归档制。按预可行性与工程可行性研究、初步设计、施工图设计、施工及竣工验收不同设计阶段相应的归档范围要求，分阶段定期归档。原因在于基本建设是按照一定的程序依次进行的，大、中型工程项目设计的周期性较长，时间跨度大，相关人员变动也较大，如不分阶段归档，大量的科技材料长期积压在形成部门，对生产业务部门是一个很重的负担，而且不利于维护有关文件材料的完整和安全。

随时归档制。针对时间紧，任务重的项目，设计人员要加班加点工作，文件材料形成很快，分阶段定期归档制已无法满足需要，这就要求建立随时归档制，加快节奏，提高效率，变定期归档为随时归档。

2.2树立档案意识，提高档案服务质量

提高工程设计文件材料的归档完整率，仅仅建立起完善的档案管理制度是远远不够的，只有在工程设计人员中普遍树立档案意识，提高档案专业人员的服务质量，才能自觉严格执行档案管理制度，形成主动清退文件与优质服务的良性互动。否则，一切制度都是空谈，为此应做好以下几点：

加快提档速度，改进服务态度。科技档案管理的目的是提供利用，对于科研人员，时间就是成果，所以，档案人员应以最大限度缩短用户查找档案信息时间为已任，加快提档速度，改进服务态度，耐心、热情，解除工程设计人员的思想顾虑。

变“你来我查，你用我找”式的被动服务为“科技档案参考咨询”式的主动服务。以科学技术档案为依据，积极发挥科技咨询和科技参考的作用，具体应做到，采用先进的档案检索工具与方法，开展对新的科技档案信息的报道和交流，以目录、简介等形式及时向有关部门和人员宣传、介绍；实行开架阅览，使密级低的档案直接与用户见面；积极进行档案资料的综合分析利用，根据不同的利用需求，整理出二、三次档案文献，主动提供给利用者。

2.3采用灵活多样的档案收集方法

采取灵活多样的工作方法，多途径、多方式收集档案资料是提高档案完整性的重要环节。平时注意了解本单位各个时期、各个方面的工作内容、特点、程序、产生文件的情况，做到收什么、向谁收、何时收、怎么收等心中有数，这样就能有针对性地检查督促文件材料清退归档，堵塞文件散失的漏洞。

健全文件材料收集网络，平时由各科室配备的兼职档案员收集分散的文件材料，由专职档案人员指导、督促、检查项目组档案收集情况，保持与工程项目组的密切联系，待工程设计结束时很快立卷归档。

2.4利用专业档案馆的人才优势

各中小型设计院（所）可利用专业档案馆的人才优势，为各设计院（所）提供全方位，多层次的服务。专业档案馆是市政府所属的科学文化事业机构，所有工作人员都具有档案管理的专业知识，可针对各专业部门的要求，提供档案收集、整理、分类编目、建立利用台帐服务，达到城建档案可直接入库保管并提供利用的目的，减少有关部门因人员紧，工作繁忙，专业知识欠缺引发的档案管理工作薄弱的现象。

3.结语

综上所述，只要建立起规范的档案管理制度，树立档案意识，提高服务质量，采取行之有效的档案收集方法，就可以逐步提高工程设计档案的归档完整率，充分发挥工程设计档案凭证、查考、科技储备的作用。

参考文献：

第6篇

1．理顺关系，制定制度，强化电子档案的归档管理。2003年，档案管理部门开始接手电子档案的归档管理后，建立健全规章制度，制定了电子档案归档管理制度和有关规定，得到院领导的高度重视。以技术管理通报的形式，了《院工程CAD成品文件的归档流程实施办法》等一系列电子文件成品文件的归档规章制度和规定，做到责任落实到人。档案人员严格把关，认真核对。从源头上杜绝电子文件的丢失，保证了归档电子档案成套性、连续性、准确性、真实性、完整性、有效性，提高了电子档案的归档率。

2．重视电子文件归档后的检查验收和备份工作。档案人员在接收电子档案归档时，力求全面，发现问题及时与专业人沟通，有效地解决了电子档案归档后的相关工作。此外，档案部门还定期对电子档案进行了数据备份，实行异地保存，保证了电子档案数据和信息的安全。

3．奖罚分明，加大电子档案归档的文明考核力度。2004年8月，院印发《进一步加强规范CAD成品文件及文本电子文件的归档要求的通知》，进一步完善和明确了CAD电子文件及电子文本文件的归档工作。同时，对电子档案归档存放位置、字型、CAD成品文件的正确命名，以及已经出版的CAD正式成品文件和文本电子文件的管理作出新的规定。档案部门定期检查，并把检查结果纳入院月度双文明考核中，对违规者给予处罚，对执行好的设计人员给以奖励。4．严格保密制度，防止电子档案的流失。在CAD成品电子文件归档工作中，严格按照档案和安全保密条例去做，涉及电子成品文件的调用和转换、拷贝，采取事先填写CAD成品调用审批单，实行院领导逐级签字审批制度。通过一系列电子档案归档管理制度的完善，电力工程设计的电子档案管理工作，有了长足的的发展。

二、今后工作的对策

为了改进和加强电子档案归档工作的管理，更好地为专业设计工作服务，今后应做好以下几个方面的工作。

1．取得领导的重视和有关部门的配合。从电子档案形成的过程看，它既来源于工程设计部门和信息管理部门，也来源于上级领导机关等，其涉及面广、内容多、专业性强。因此，仅靠档案人员有难度，需要各级领导和相关部门的支持和通力协作。为此，各级领导要把电子档案工作同其它工作一起抓，将电子档案归档工作纳入领导工作日程，纳入工程计划管理，帮助协调好档案人员与有关部门的关系。

2．做好宣传教育工作，增强全员档案意识。为了更好地把电子文件的归档工作落到实处，档案部门应认真贯彻《科学技术档案工作条例》和《电子文件归档与管理规范》等有关规定，会同有关部门积极开展档案法规和安全保密条例知识的普及教育工作，使每个专业人员都能明确其在电子档案归档工作中所应承担的责任和义务，进而形成人人懂档案、人人管档案的局面，让更多的人配合我们搞好电子档案的归档工作。

3．加强岗位培训教育，提高档案人员的业务素质。通过培训，不但要学习档案专业知识，还要学习其他现代科学知识，使档案人员成为复合型的档案工作者。通过组织学习《档案法》，增强全体档案人员的法制观念，依法治档，是今后做好电子档案管理工作，促进档案事业全面发展的重要依据。

第7篇

关键词：工程监理 档案管理

中图分类号： U415 文献标识码： A

建设工程监理档案管理是建设监理服务内容的重要组成部分。其从工程开工之日起，就要有监理档案管理人员进驻现场，开展工程监理档案管理工作;对施工准备、材料设备采购、分部分项工程施工、还有施工过程中的技术管理和材料设备进度等都要记载在档案内，对施工期间的各种图纸，文件，保证书进行收集。工程竣工后，除了要按规定将一份合格的工程监理档案提交给上级公司的档案管理部门归档之外，还要在工程监理档案基础上，协助业主，督促工程参建各方，共同编制符合规定的、完整的、正确的工程建设档案，提交城市档案管理部门。因此，工程监理档案管理工作不能有半点马虎。

一、工程监理档案管理的概念

工程监理档案的管理，是指监理档案管理人员受建设单位委托，在进行建设工程监理服务期间，对建设工程实施过程中形成的与监理服务相关的图纸、说明、文件、质保书、试验资料、施工方案、技术和质量等资料进行收集、鉴另i}、整理、保管、统计和利用的一系列工作。

二、工程监理档案的特点

来源的广泛性

监理档案资料来自于业主、承包商、供应商、服务单位、政府审批部门以及市政配套部门等。在立项报批、勘察设计、招标、实施、竣工验收(备案)等工程建设各个阶段，参建各方都会产生一定的档案资料，涉及政府批文、技术措施和交底、材料制品试验、质量验收、进度协调、投资审核、设计图纸和变更文件、合同管理等方方面面。

数量多

有施工图纸、施工组织设计及审核意见、各类交底记录、原材料质保书及复试报告、各类质量验收资料、各种会议纪要、参建各方之间来往函件、设计变更、政府相关部门的审批文件和监理日记等等，每天都会产生几份乃至数十份工程监理档案资料，到工程竣工验收(备案)时，将会有几百乃至上千份归档资料，需要分类装订成册。

动态性强

在工程实施过程中，伴随着各项建设活动的开展，每天都会有档案资料需要记载，这时候就需要准也的档案管理员来进行记载了，以确保工程监理档案资料的及时性、完整性和正确性。

具有一定的范围

工程资料的记载档案就是城建档案的一部分。在工程建设过程中产生的资料有些不都是工程的监理档案资料大量，这其中，只有那些与业主委托的建设监理服务内容相关的档案资料才是监理档案资料，所以，工程监理档案的资料记载业主所要求的内容。并且对其鉴别和归档。

具有系统性

工程监理档案是在一定的时间和空间范围内形成的，它与监理服务活动密切相关。各种监理档案本身、各种监理档案之间，以及监理档案资料的收集、鉴别、整理、保管、传递和利用过程中都具有明显的系统性。

三、工程监理档案管理现状分析及存在问题

（一）全员工程档案意识不强

近年来，建筑行业的发展速度过快，但是工程的管理人员的素质却跟不上时代的步伐，工程的施工人员流动性较强，建设规模越来越大、年青和新上岗位的管理及操作人员也越来越多;加上工程档案意识教育跟不上，使不少人员重施工活动，轻工程档案管理，笔者认为工程档案资料是政府需要，是工程验收需要。因此，对建立、提供、管理工程档案资料缺乏配合。

档案管理人员的责任心有待提高

以我国目前的各个工程的档案管理人员来看，我国的档案管理人员都不是专业的人士，只是经过简单的培训之后上岗的，这样的档案管理人员，他们对档案的重要性不懂，也因为工资的不高，而导致工作的积极性降低，这大大降低了对企业档案管理的目标。

（三）工程监理档案内容不齐全

比如:在施工期间对工程的验收资料记载不齐全，对于有的相同的材料，不同的批次只做一次复试，甚至有的进口产品材料不做复试，报告不全，严重影响了档案资料的记载，和协议书中无法人代表或委托人签字、无签订日期;参建单位之间来往函件无编号;请示报告之类的文件无标题;施工中发现和处理的技术文件漏保存等等。

档案内容有出“错”。

例如:有时候对施工的原材料不能进行正确的记载，对施工单位之间的交接填写错误，合同书与协议书的的工程名称记载不一致，分部分项工程质量检查验收单中有时数据填错，有时统计计算错误等等。

（五）档案资料收集、整理与工程进度不同步

例如:原材料，对于施工期间使用的材料要把各种质保书和测试报告同时记载在档案内，有时候使用后就忘记了记载，一拖数月，甚至更长;地基处理、幕墙工程、电梯安装、暖通、弱电工程等分包商的施工技术资料常常一拖再拖，有时到工程竣工时还收集不全;会议纪要、工程变更文件，往往先施工后办签证手续，涉及单位多、流转慢、迟迟收集不全等等。

四、加强工程监理档案管理的措施

（一）要进一步加强宣传教育

可采用不同方式，分类分层次，集中与分散相结合，对承包商和供应商和侦察设计等操作人员，进行工程宣传档案管理的重要性。要让每一个人都认识到档案管理的意义，要让每一个人都认识到工程监理是整个工程的标准，是工程质量评定、工程验收，及日后使用、维修、改扩建的重要依据，也是妥善处理承包商、供应商与业主纠纷的重要依据，以有效提高工程参建各方人员搞好工程监理档案管理的自觉性和责任性，从思想上保证进一步搞好工程监理档案管理。

要进一步加强队伍的建设

工程方的管理人员要了解自己工程施工人员的专业状况，应该找一些技术资料管理方面的专业人士来充实自己的队伍，平常应该注意对员工专业素质的培养，提高他们对工作的积极性，适当提高员工的经济待遇，提高奖惩力度，这样有利于提高员工工作的积极性，以有效提高工程监理档案管理队伍的素质。

（三）工程监理档案管理要逐步向无纸化发展

目前，每个监理项目竣工验收后，都有大量纸质工程监理档案资料提交到上级公司档案室保存，都有大量纸质城建档案资料送交城建档案部门保存。这样，需要占去大量空间、耗时又费力。随着扫描和计算机技术的创新发展，今后可采用将工程档案资料通过扫描后，储存到计算机内。这不用纸张，即可将大量工程档案资料信息储存在计算机内，可达到查找便捷、正确，省时又省力，节约费用且提高工作效率的目的。

（四）要定期组织检查评估工作

在工程施工过程中，监理企业对各监理组、监理组对监理档案专职管理员和专业监理工程师、参建各方对自己的技术资料专职管理人员和工程技术人员的相关监理档案资料管理状况，要进行定期检查评估，若发现问题应及时采取有效措施，予以纠正，以促进工程监理档案管理工作正常有序的开展。

总而言之，在每个工程完工以后，所产生的资料信息都要交到公司档案室保存，但依目前科学技术的发展，监理工作已经发展到了无纸化，但是所记载的信息必须准确及时。监理工作的重要性是整个工程质量核对的核心，所以一定要把监理工作完善，使我国的建筑事业更上一层楼。

参考文献

第8篇

关键词：档案信息化；工程档案；管理分析

工程档案信息化建设是现代工程档案管理发展的必然方向，实现工程档案管理的信息化，不仅能够提高工程档案管理效率和准确性，还能够提高工程档案管理的服务质量，帮助企业实现对资源和能源的优化配置，从而发挥档案信息在工程建设全过程管理中的作用。

一、工程档案信息化建设的重要性分析

（一）工程档案信息化建设有助于提高工程档案开发和利用效率

工程档案信息化管理对提高工程档案管理水平的作用是显著的，我国现阶段工程档案管理水平不足是客观存在的。改革_放以来，我国建设工程行业的高速发展，对工程档案管理水平的要求越来越高。传统的档案管理方式和方法，已经无法满足现代建设工作对档案管理工作的新要求。为了适应现代档案管理工作的要求，必须不断推动工程档案管理信息化建设，提高信息化建设水平，使工程档案管理向着科学化、规范化和制度化的方向发展。而工程档案信息化建设有助于这一目标的实现，有助于提高工程资料收集整理的全面性和资料管理的科学性，有助于帮助企业更深层次的挖掘工程信息和资料的价值，实现对建设档案和信息的深度开发利用，帮助企业提高行业核心竞争力，并推动整个建设行业的发展。

（二）工程档案信息化建设有助于促进工程档案资源共享

21世纪是个信息爆炸的时代，信息互联网技术已经成为推动社会发展和进步的重要引擎。建设工程作为人类改造和利用自然的重要工程，其行业发展对社会和经济的发展意义重大。在信息时代背景下，建设行业的发展已经离不开信息资源，而建设企业想要在行业竞争中获得发展空间，在激烈的国内外行业竞争压力下，必须实现相互间的战略合作和优势互补，从而形成集群效应，促进国内建设行业的共同发展。档案管理信息化系统借助互联网技术，能够帮助企业实现资源和信息的共享，帮助企业与其他企业构建更加稳固的战略同盟关系，从而最大化的发挥行业竞争优势，在国内外行业市场中获得更大的市场份额。

（三）工程档案信息化管理能够促进建设工程行业的发展

我国近年来建设行业发展迅猛，但由于技术、经验、人才的缺乏，与西方发达国家的企业仍然有一定差距。在经济全球化背景下，国内建设行业想要发展，必须拓宽视野，向发达国家的优质企业看齐。而实现工程档案管理信息化，是与发达国家优质企业拉近距离的必要措施，也是提升国内建设行业整体竞争力的必要手段。为了解决我国技术、经验和人才不足的问题，必须加强工程档案管理信息化建设，使整个建设行业能够实现资源共享，共同进步和发展，不断提升建设行业的技术水平和技术经验，为未来我国建设行业的科学发展打下基础。

二、工程档案信息化管理的实施策略

（一）提高对工程档案信息化管理的重视

工程档案管理信息化建设相比于传统的档案管理工作，不仅是工作方式上的改变，还涉及到整个管理流程的变革。建设企业在推进档案信息化建设中，需要投入大量的人力、物力和财力，正因如此，很多企业在投资和改革面前，为了短期的经济利益，对档案信息化改革不够重视。为了进一步促进档案管理信息化建设，企业就要加大对档案信息化管理的重视，不仅要求各企业能够积极应用档案信息化管理技术，还要求在设备上、人员上和制度上为档案信息化建设作出保证。只有配齐信息化设备，加强档案信息化管理人才的培养力度，并给与可靠的政策支持，才能有效推动建设档案信息化改革的步伐，为企业的发展打下基础。

（二）加强档案信息化管理制度建设

建设企业在档案信息化管理制度推进中，由于缺乏经验、技术和人才，往往存在着照抄和照搬其他企业管理制度的现象。但每一个企业，甚至每一个项目都有着各自的特点，这种照搬的管理制度根本无法发挥作用。想要实现档案信息化管理的建设，首先要从制度上给信息化管理的实施提供环境，进一步健全和完善制度体系，加强档案信息化管理的科学性、规范性和有效性。这就要求建设企业从自身实际出发，将工程档案管理信息化的内容、流程、制度等形式固定下来，并完善运行机制，在项目中不断微调和完善，保证工程档案信息化管理能够有章可循。

（三）打造工程档案管理信息化专业团队

这就需要建设工程企业必须高度重视档案管理人才建设，引进和培训一批既懂档案管理、 又懂信息化的档案管理人才，为工程档案信息化管理奠定人才基础。除此以外，企业还可以和相关学校建立战略合作关系，通过专业定向培养为企业培养一批符合岗位要求的档案管理人才，保证企业发展过程中人才储备质量和数量。

综上所述，工程档案是建设项目最原始的数据记录，档案管理工作不仅是工程管理的重要内容，还是提高建设项目施工质量和效率的关键。为了进一步推动我国建设行业的健康发展，必须不断推动工程档案的信息化建设，提高档案管理服务水平，实现档案管理工作的规范化、制度化和人性化。

第9篇

关键词：水运工程；档案管理；分析

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

水运工程档案是建设工程质量状况的综合反映, 是进行工程后续建设的重要参考资料, 是工程质量管理的重要环节, 是提高工程质量的有效手段。水运工程建设期间的档案管理质量直接关系到工程档案鉴定、保管、检索、开发利用以及档案信息化和管理现代化, 做好建设期间工程档案管理对水运工程管理具有十分重要的意义。

水运是交通运输事业（铁路、公路、水运、民航、管道等5大块）的重要组成部分，水运工程档案是在水运工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。

1 水运工程档案管理特点

1.1 工程档案来源分散，涉及领域广泛。形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大。工程项目的完成要经过项目建议、可行性研究、勘察、设计、建设准备、施工、竣工验收等多个阶段，不仅涉及研究、决策、设计、建设、监理、施工、监督环保等多个部门和企业，还涉及多个专业、多种技术领域是多种技术、工艺的综合运用。

1.2 工程档案记录形式的多样性。工程内容繁多、形式多样，也造成了记录形式的多样性。各种批文、说明、报告、往来公函等资料以铅字印刷为主;工程内容、型式、施工工艺、施工进度、竣工结算等资料以图纸、表格为主；为保证原始记录的隐蔽记录、材料检测记录等资料以手写为主。随着科技发展，为了形象表达工程效果，音像视频材料也成为工程档案记录的一种。

1.3 档案成果的系统性。水运工程本身是一个复杂的系统工程, 一个水运建设项目会包括不同功能的单项工程, 其设计、施工、监理等资料不仅复杂而且内容繁多, 各单项工程之间既相对独立又相互联系, 所以, 水运工程档案也必然是由若干单项工程档案有机地组合在一起的, 形成一个配套齐全的完整的档案体系, 哪一个单项工程的档案都不可淡化和缺少。

1.4 工程档案的实用性。水运工程档案是从工程建设前期开始到工程竣工验收交付使用全过程的真实、完整记录。所以, 水运工程档案在建设时期, 是施工单位施工的工作依据, 也是监理单位对工程建设质量控制、进度控制、投资控制的依据; 在竣工验收时, 是行政主管部门和工程质量监督部门验收的依据; 在工程竣工投入使用后, 是运行管理部门调度运用和维修养护工程的依据; 在发生争议时, 是双方责任认定或举证的重要凭据。因此, 工程档案是水运建设和管理工作中最实用, 最具保存价值的历史性资料之一。

2 当前水运工程档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄，管理制度不够完善。水运工程档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、工程运行管理质量评定、工程竣工后的管理和维护等，是日常业务和工程项目的重要依据，也是水运工程完工后运行管理体系中的一个很重要的方面。但是，作为相关的领导和工程管理人员，在思想上普遍对档案管理的重要性认识不足、重视程度不够。在管理工作人员少、工作繁杂的情况下，工程档案的收集、整理工作往往被忽视，缺乏相应的制度来规范日常系统的管理。

2.2 工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面水运工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来，往往是有多少接多少，往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。

2.3 档案管理体制和制度不健全。目前，部分重点工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有制订应有的档案管理规章制度，有些参建单位虽然有制度规章，但也不健全。

3 加强工程档案管理的措施

3.1 加强对工程档案管理的投入。水运工程档案管理是直接关系到工程的安全运行及发挥效益,是水运工程运行中不可忽视的重要环节。是企业领导应加强对档案管理人、财、物的投入，加强对档案工作尤其是档案基础建设的领导，强化单位主要负责人的档案管理现代化意识，树立责任感，把档案管理基础建设放在应有的位置。

3.2 建立和完善档案管理制度，落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。

3.3 提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。

3.4 重视收集归档，不断提高工程档案管理效率。工程档案整理的时间长，为便于管理，减少不必要的重复工作，已经收集整理完成的组卷应妥善保管、及时归档。充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，能有效地实现工程档案的动态管理从而节省大量的人力物力。

3.5 大力开发、利用计算机在水运工程档案管理中的作用。随着对计算机的广泛认知 使计算机在档案管理中的应用打下了基础, 也提出了迫切要求。目前, 计算机在设计档案管理中, 主要进行电子存档和查阅。电子存档要求,每项工程完成后,其原始数据、计算结果, 这些内容经设计人员整理后,传到网上, 由档案管理人员统一归档, 并刻光盘上保存。查阅功能主要指设计人员可能通过网络查阅设计图纸、图书资料目录, 个人借阅情况等。随着社会的发展, 计算机在档案管理中的作用也将进一步深入、广泛。

4 结束语

近年来，随着水运工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水运工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。为此科学地进行档案管理，大力开发水运工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向各部门和社会提供利用，是实现水运工程档案自身价值和档案工作的根本目的。

参考文献：

[1] 于亮.谈工程档案管理的问题及对策[J]. 经营管理者. 2011，(04).

[2] 孙美玲.试论水利工程档案的管理[J]. 黑龙江科技信息, 2012，(01).

[3] 陈兵. 浅谈如何改进水利工程档案管理工作[J]. 经济师 ,2011，（03）.

第10篇

关键词：天然气管网；档案；管理

中图分类号：C93文献标识码： A

引言

严格的燃气管网工程档案管理，是实现对城市燃气管网建设、生产、运行、维护、安全等全过程与各环节有效管理控制的前提和基础。因此，切实提高企业燃气管网工程档案管理的科学性和有效性，对确保工程建设质量、生产运行安全，具有极其重要的意义和作用。

一、工程项目档案概述

项目档案，指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。

工程项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

二、燃气工程档案管理方法

（一）科学合理分类，使档案管理精细化

档案正确分类是保证卷宗内档案系统整理、编目、利用及运用计算机管理的基础。根据《企业档案分类规则》和《城建档案分类大纲》，在保持档案本身所固有的内在联系和系统性，便于保管和利用的原则下，应将档案分成四大类，实施精细化管理。即：工程建设类、基建类、设备类、科研类。其中，工程建设类又可分为厂站建设类和管道工程建设类。对每类工程建设档案，按照燃气建设工程档案自然形成的规律和特点，又可分为若干小类，实施进一步精细化管理。对档案科学合理分类和实行精细化管理，不仅有利于对档案的分析、研究和利用，而且，能够有效提高对燃气建设工程高风险、隐蔽性的识别、预防和管控能力。

（二）严格归档标准，使文件资料规范化

要按照《城镇燃气室内工程施工与质量验收规范》、《城镇燃气输配工程施工及验收规范》和《建设工程文件归档整理规范》确定的标准，严格燃气建设工程资料的收集和审核标准，切实保证所归档的文件资料内容真实、齐全、完整和系统。重点内容：燃气输配工程文件资料（包括工程依据文件、交工技术文件、验收合格记录、竣工图纸、工程竣工验收文件、工程监理文件等）和燃气室内工程文件资料（包括设计及变更文件、设备与管道组成件、主要材料的合格证、鉴定证书或质量证明书、施工安装技术文件、质量事故处理记录、城镇燃气工程质量验收记录、其它相关记录等。

（三）强化措施责任，使管控过程制度化

首先，要把文件材料的形成、积累、收集、整理、归档等内容、程序、标准和要求，纳入企业燃气工程建设、管理的规章制度和保证措施之中，并切实做到与工程建设“三同步”：一是工程立项开工与竣工资料收集同步。二是工程施工过程与竣工资料形成同步。三是工程完工验收与合同竣工资料验收同步。其次，要根据燃气管网的设计、开发和建设进度，每年制定有可操作性、可测量的目标考核体系，并将文件材料管理纳入工程技术人员岗位责任制之中。明确资料管理、工程管理、设计、工程监理、施工管理等人员在文件材料的形成、积累、收集、整理、归档过程中各自所必须承担的岗位责任，严格进行考核，确保工程验收时没有完整、准确、质量合格的文件材料就不算完成计划，工程就不算达标，验收就不能通过。

（四）加强信息化建设，实现现代化管理

为提高燃气设施的监控及管理水平，科学、准确、有效地掌握燃气管网信息，可建立SCADA系统、GPS卫星定位系统、GIS燃气管网地理信息系统。档案部门则根据实际情况，配置了主要以管理工程建设档案为主的档案管理系统。通过以上定位系统收集到相关数据并移交档案管理，定期对移交到城建档案馆的管网数据光盘更新处理。对已竣工的燃气工程档案，利用档案管理系统软件对归本单位保管的燃气工程档案进行微机管理，并对全部室藏档案的目录录入、检索。通过导入、扫描、摄影等数码技术将一些重要文件的内容通过系统中原文管理功能存入档案管理系统数据库。为使燃气工程档案管理更有序、查询更方便及时，提高查全率和查准率，应合理认真使用档案管理软件。

（五）加强培训学习，实现档案人员多元化管理

天然气是一种易燃易爆产品，而天然气管网工程建设做为一项专业性较强的建设项目工程，不仅要求燃气行业的档案人员必须掌握天然气管网工程档案专业知识和计算机天然气管网工程管理档案的操作技能，而且要有燃气方面的专业知识。从而使天然气管网工程行业档案人员在对天然气管网工程文件材料形成过程中的监督、指导、管理有的放矢、有理有据。

为了适应新形势和新技术对档案工作的要求，促进城建档案标准化，规范化、切实落实住建部颁布的《建设工程文件归档整理规范》等法律法规，档案部门、施工部门、监理部门、工程管理部门的相关人员参与天然气管网工程档案馆举办的城建档案收集、编制、整理的培训。通过学习，使相关部门的技术人员了解了从工程的立项到工程竣工验收、从文件的形成到文件的归档一整套工作内容和工作程序，避免档案管理人员与工程施工人员、或监理人员在工作中的脱节，造成天然气管网工程管理与资料管理互相推托的现象。实现天然气管网工程档案管理人员的多元化发展，可以提高天然气管网工程档案管理水平，确保天然气管网工程档案的归档质量。

（六）强化日常监管

以天然气管网工程质量控制前移为端口，保证天然气管网工程归档文件材料的质量。天然气管网工程档案人员应当转变观念，在加强对天然气管网工程建设单位工程技术人员的业务指导的同时，对天然气管网工程施工单位技术人员进行业务指导，加强天然气管网工程编制竣工技术文件的质量规范和要求，引起天然气管网工程施工单位对天然气管网工程编制技术文件材料的重视。要做好天然气管网工程从形成到归档的全过程归档文件材料的天然气管网工程档案管理，把综合天然气管网工程文件材料的形成纳入天然气管网工程建设单位的行政、经营、生产技术管理中，做到天然气管网工程档案归档与天然气管网项目建设进程同步，保证天然气管网工程归档文件材料的质量。

（七）提高认识，完善制度，健全机制

天然气管网工程档案迈向社会化、市场化的大方向，档案人员需要树立可持续发展的科学理念，深刻重视天然气管网工程档案管理工作，真正落实档案管理。要不断健全天然气管网工程档案管理体制，从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设，增加专职人员，排除兼职工作，将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通，实现天然气管网工程档案管理的体系化建设。此外，还要建立起一整套科学合理、适用性强的天然气管网工程档案管理制度，包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化，事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求，进行标准化、制度化、规范化管理。

结束语

对天然气管网工程档案管理中，应做到天然气管网工程档案管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。只有这样才能使天然气管网工程档案信息得到充分利用，实现天然气管网工程档案管理为燃气公司工程工作服务的根本目的。

参考文献：

[1]王新霞.油田地面管网工程档案现状分析及对策研究[J].陕西档案,2013,04:42-43.

[2]马慎云.浅论对燃气管网工程档案的管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2010,03:11-12.

[3]赵云峰.对依法管理建设工程档案的浅述[J].大家,2010,07:131.

第11篇

【关键词】自来水管网；工程档案；管理；信息化

一、引言

随着我国经济和社会的飞速发展，其中的自来水管网工程建设规模也在增大。自来水管网工程涉及面比较广，包含管网维修、改造、扩建等等，由于工程建设需求的扩大而带来的管网图纸档案等量也非常大，这就给自来水管网工程的档案管理工作带来了挑战。当前，我国很多地方的自来水管网工程档案管理中明显存在着更新速度缓慢、管理手段落后以及档案信息的分享交流不充分等一系列突出问题，从而极大地阻碍了后续管网的改、扩建和管理维护工作，基于此，本文结合笔者的实践工作经验，提出了对自来水管网工程档案资料的补漏、档案管理制度的完善、档案管理的信息化建设等一系列行之有效的措施，希望可以为同类的实践提供一定的参考价值。

二、当前自来水管网工程档案管理中存在的突出问题

（1）档案资料更新速度慢

我国经济的飞速增长带动了城乡一体化进程的加快，而城乡一体化进程的加快也带动了基础设施的建设需求加大，就使得对其中自来水管网的改建、扩建变的频繁。在这些排水工程的建设中，其中很大一部分都属于小工程，临时组成的施工队便可以完成。而管网的管理单位也单纯从经济利益出发，并不重视这些档案资料的形成，使得现有的档案资料不能完全反映管网建设的实际情况，从而给未来的管网维修管理带来一定的困难。因此，应该采取有效措施保障档案资料的更新速度。

（2）档案资料管理手段存在弊端

长期以来，我国很多地方自来水管网工程的资料的管理，多是采用手工管理的方式，由于信息化手段的匮乏，对于自来水管网的档案图形和数据资料往往存在于纸质的媒介之上。传统的纸质媒介不同于信息化保存手段，在高频率的使用下，容易发生破损现象。一旦发生破损现象，要想进行修复就变的困难重重。而且，由于资料数量众多，在进行后续的工程建设中，给相应的查询和统计工作带来不变。因此，有必要改变传统落后的人工档案资料管理手段，提高工作效率，提高档案管理服务水平。

（3）档案管理难以适应城乡发展一体化的发展

自来水管网施工在城乡发展一体化中，属于基础设施，在原有城市中有些已经纳入了统一规划管理，因此，应该有自来水管网的准确图纸及资料。但是对于新城的发展，却难以在城乡一体化中寻求档案管理的平衡点。这就可能造成一些施工单位不查清施工地段的自来水管道现状就野蛮施工，导致自来水管道断裂。因修路和建房导致自来水管道拉断、错位、钻孔、破裂，是自来水管网损坏的重要原因。因此，要采取合适的措施将自来水档案管理纳入到城乡一体化的规划之中。

三、完善自来水管网工程档案管理的有效措施

（1）做好自来水管网工程档案资料的补漏工作

鉴于当前城乡一体化加快所带来的道路扩建等工程，造成原有自来水管网工程档案资料中的图纸及数据的失效或者误差的现状，有必要针对当前自来水管网工程档案资料进行一次全面的普查工作，重点对自来水管网工程的档案资料进行补测、补绘和补全。从而进一步完善自来水管网工程的档案基础资料，为未来的系统化和标准化的档案资料管理打下基础。由于自来水管网工程档案资料的长期不齐备，很容易造成老城区现有改扩建工程进度的延后，因此，尤其要重点对老城区区域的档案资料进行完善。

（2）对自来水管网工程档案管理的制度进行完善

对自来水管网工程档案管理的制度进行完善显得尤为必要，具体来说，首先，供水公司应将档案工作纳入议事日程，明确业务的主管部门，并把自来水管网工程档案质量作为考核的主要指标之一，与经济效益挂钩，以确保自来水管网档案管理工作的顺利开展。其次，建立以档案机构为中心的档案管理网络，配备素质较高的专职档案人员，根据规范性文件，完善自来水管网工程竣工档案的验收移交手续，保证自来水管网工程竣工资料的真实、准确和完整。

（3）健全自来水管网工程档案管理的信息化建设

采用信息化手段对自来水管网工程进行档案管理可以有效改善传统人工纸质媒介管理的种种弊端。笔者认为，可以结合当前应用较为广泛的GIS系统技术，也即是地理信息系统的英文简称，其是结合了计算机图形技术、数据技术的信息化技术，在自来水管网工程档案管理中可以将管网的信息和文字化的属性数据结合在一起，对其进行数字化建设。在建设的数字化自来水管网工程档案管理系统中，一方面可以对新增和新改的信息数据实时反映，以保证档案资料的实时准确性，另一方面，还可以按图与属性的关联，以多维方式衬托管道的

地图、相关属性、周边情况、运行管理中的动态记录及运行分析，得出决策意见。这种信息化手段的采用，可以大大方便自来水管网的日常管理和维护，在遇到突发事件时，可以结合该系统做出迅速的响应以及决策支持。

（4）将自来水管网档案管理纳入城乡一体化的规划范畴

最后，应该讲自来水管网档案管理纳入到城乡一体化的规划范围之内，而其中针对自来水管网工程档案管理工作不能仅仅存在于施工之后，而要贯穿在施工的全过程之中，以保证自来水管网工程档案的完整性。具体来说，首先，要提升档案编制人员的整体素质，档案编制人员不仅要对工程的施工进度进行充分了解，而且必须准确和清晰地绘制竣工图纸；其次，要保证工程档案资料记录的准确性，同步性和完整性，尤其在工程施工过程中的隐蔽工程、工程验收、材料合格单以及设备说明书等进行仔细记录。在工程完工后，要保证施工人员能够及时向档案编制人员进行施工档案资料的移交；第三，工程档案图纸要随着城乡一体化的变化而及时更新，比如，如果管网的参照物发生变化时，要及时进行标注，以方便未来的维护和管网。

四、结语

综上所述，自来水管网工程档案的管理工作对于管网后续的改扩建以及管理维护等工作具有重要的作用，应该提起重视。笔者认为，在自来水管网工程档案管理工作，需要在建立健全相应的档案管理制度的基础上，采取现代的信息化管理手段，以进一步提升自来水管网工程档案管理的服务水平。

参考文献

[1]朱焱，赵强，李楠.浅析供水管网普查建库[J].中小企业管理与科技（下旬刊）.2010（05）

[2]刘庆，张中禹.浅谈自来水工程的经济投资[J].水利科技与经济.2009（07）

[3]吕冬梅，刘洋.浅谈自来水给水管网的管理[J].科技资讯.2008（33）

第12篇

（一）缺乏专业素质高的合同文件档案管理人才

高速公路的合同文件档案管理工作必须具备较强的专业性与技术性，要有档案管理专业的知识和管理经验，又要有熟悉公路桥梁建设的基本知识，近年来，随着高速公路工程建设的不断开展，业务市场竞争十分激烈。为了促使我国高速公路工程合同文件管理的得到有序进行，需具备专业素质高、管理经验丰富、资历雄厚的档案管理人员。然而，在目前的高速公路工程建设中，仍然比较缺乏合同文件专业档案管理人才。多数合同文件档案管理的人员素质不高，缺少较强的工作责任心，甚至不了解合同文件档案的收集、整理及归档工作等，导致高速公路工程的合同文件档案管理水平不高，加上多数档案管理的人员主要是兼职人员，经常会有轮流上岗的情况发生，是造成整个项目工程合同文件档案管理较为不规范关键，因此，培养合同文件档案管理的队伍是在必行，提高合同文件管理人才的素质是当务之急。

（二）合同文件档案管理的意识不强

在我国加快高速公路的工程建设的进程中，各承包业务的施工单位竞争十分激烈。部分承包单位为赢得整个工程项目的权，不惜和业主签下不规范的合同，这为往后的合同文件管理留下隐患。再有多数承包商在履行合同期间，往往违规办事，根本没有按照合同文件要求执行，甚至在出现利益纠纷时，完全抛开合同文件内容，而是通过关系、各种手段等形式处理工程中的疑难事情。由于大部分建设工程单位尚未设置专门的合同文件档案管理部门，以致缺乏有效规范的操作流程及管理体系，进而无法及时跟踪与监督整个工程项目的合同文件档案动态。

（三）不规范的合同文件档案

在高速公路的工程施工中，由于各个参建单位签订的合同条款种类繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照样本拟定合同条款之后经过甲方业主认同，双方才签字的。但往往在合同拟定时，承包商与业主双方没有认真分析合同文本，或者对某些条款理解错误，对合同的风险评估不够等，致使最终的合同款项和实际的招投标文本中的相关款项相差甚远，最终导致合同无法很好的履行，产生较多的合同纠纷事件。要求合同文件书写要规范、表格填写要一致、单位印章要清晰、形成合同时间要统一，否则，不符合要的合同文件档案部门应该给予指正和整改后才能接收，针对上述存在的问题，我们必须尽早采取有效可行的改进措施，才能逐步确保规范高速公路建设的合同文件档案管理工作，从而也才能促使整个项目工程的有序进行，避免不必要的合同纠纷。

二、加强高速公路工程合同文件档案的管理措施

（一）强化合同档案管理的规范性

高速公路合同文件档案管理的主要任务是收集、整理、归档、入库各种合同文件，它是项目管理工作的根本，始终贯穿于整个项目工程的各个环节。因此，高速公路工程的技术人员与监理人员，需要与档案管理人员密切联系，同时，管理人员必须及时跟踪工程的施工进度，确保档案资料的收集完整及准确。另外，工程项目的监理人员也应认真检查合同文件的内容是否完整、清晰，书写有无统一、规范以及合同文件上有无双方的签字证明盖章等。此外，工程单位的档案管理部门也要确保合同文件的原始记录，重视合同文件原始资料的收集与归档工作。只有这样，才能减少相应的合同文件档案管理问题的出现。

（二）构建完善的合同文件档案管理制度

在高速公路的工程建设中，应根据合同协议来明确承包商与业主之间的权利与职责，保证双方的利益平等。这就需要工程建设单位构建与完善合同档案的管理制度，依照国家档案局颁布的法律和法规，国家的合同法和建筑法以及招标投标法等法律政策认真拟定合同文件，明确合同双方的权利与义务。如果任何一方随意更改合同或违背合同的规定，均应承担相应的法律责任，只有不断完善工程建设的合同文件档案，逐步规范工程建设的档案法规，确保合同档案的法律性。高速公路的业主单位、设计单位、建设单位、监理单位、国土单位、环保单位、水保单位应该主动提供合同文件作为档案移交，还应明确规定合同文件的负责人，让他们知道合同文件的收集范围和归档期限等。合同档案的管理人员应努力做好本职工作，分清单位内部各级别之间的关系，确定合同档案管理工作的重要性，以此激发档案管理人员的工作积极性，保证工程合同归档的完整性与及时性。合同文件档案作为工程建设的重要组成部分，负责管理档案的人员必须学会运用先进的科学理念，不断完善工程建设的合同档案管理工作，实施动态管理与实时管理，及时发现、分析及解决存在的管理问题，做好合同文件档案的保密工作，确保工程建设单位的合法权益不受损害。

（三）强化合同档案管理人员的知识培训

强化合同档案管理人员的知识面，是高速公路工程建设开展档案管理工作的根本。提高专业人才的队伍建设问题，不断强化档案管理人才的知识与技能培训，同时引进更多素质高、技术性强的专业人才，可利用在职学习、进修等方式不断提升合同文件档案管理人员的知识水平；可以通过参加国家级、省级、市级档案局档案馆的长期、短期培训提高业务知识，也可以参加一些大学院校档案专业的长期脱产在校学习，以加强现有档案管理人员的素质，同时逐渐增强他们的职业道德和转变思想理念，以及提升档案管理人员的工程技术与档案管理的能力，积极引进大量具有丰富管理经验的档案管理人才，以便为高速公路工程建设的合同档案管理提供可靠性人才，加快合同文件档案管理的工作效率。

（四）注重合同文件档案的变更文件管理

高速公路项目工程的具体实施中，通常会出现合同变更的情况，这表示承包商可能有会要求业主索赔的行为，已获得最大的经济利益。对此，为减少该种情况的发生，在高速公路工程实践中应对相关的变更合同文件进行仔细的登记，并作详细记录，保管好变更的合同文件，包括变更图纸、变更施工方案、变更计量、变更工程量清单、变更汇总表、变更进度表、更改意见、变更人员会签名单等都很重要，另外，负责管理合同档案的人员在将变更合同文件归档时，不要因为它们是变更文件不予以重视收集和整理。档案工作人员要明确的自己的工作权利与工作职责，完善构建相应的变更合同文件档案管理体系，以便对合同文件档案的归档范围和保管期限进行及时跟踪和动态管理，确保高速公路工程的合同文件档案管理工作顺利开展。

三、结束语

第13篇

1提高建档意识,从基层抓起

水利部门要把基层水利单位建档、升级工作作为年终先进单位考评内容之一。同时,基层水利单位管理档案成绩的好坏也要作为领导政绩的考核条件。水利主管部门要建立健全工作责任制,要指定每个基层水利单位的主管领导为档案管理负责人,每个单位设一个档案员,做到一级抓一级,层层抓落实。基层单位主管领导在日常工作中,要督促档案员肩负起档案资料收集的责任,健全档案工作的各项规章制度。档案员要严格按照各种水利工程档案的管理制度、岗位责任制等积极履行自己的职责。

2建章立制确保档案资料的系统性、完整性

水利工程建设项目的各参建单位必须建立、健全项目档案各项管理制度,在工程建设开始,就应根据国家《档案法》及水利部《水利工程建设项目档案管理规定》,结合本项目管理的特点,编制本项目详尽的档案收集、整理、分类编号、竣工图编制办法。制定档案的利用、保管、保密等制度。只有通过制定项目档案管理制度,统一标准与要求并加以落实,及时指导各施工监理单位,才能使档案收集归档有序开展,分类整理有章可循,才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范,保证施工技术材料记录齐全、签署完备,原材料质量有保证,资料真实可靠,竣工图与实物相符。

3从源头确保水利工程档案管理的规范化

水利工程一般建设规模大、时间长、要求严,在施工中还会创造许多新工艺、新技术,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。所以,对水利工程按性质和项目进行分类,在工程开始即由项目负责人到档案室领取工程档案号,使之在设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。这样,不管这些文件和图纸是单一的还是散乱的,都能很快地归纳到它应在位置,不仅为文件资料的收集、整理,以及档案的完整性、系统性提供了保证,同时也为归档工作打下了很好的基础,无须再作另外的处理,只要按档案号进行清点后(一个档案号也就是一个案卷),填写卷内目录,著录、登记完毕即可按号上架,进入提供利用工作。此外,需要统计的数据大多数都反映在档案号和明细帐上了,不必专门进行。所有这些,既节省时间,又节省人力。当以上工作完成之后,科技人员利用检索工具查找到所需档案,只要把档案号告诉档案员,数分钟之内既可准确无误地提供给对方。另外,详细、全面地记载施工过程,并及时收集归档,还要有领导的高度重视,施工一线技术人员的认真负责,档案人员的勤奋敬业,否则是不可能做到的。

4改善保管条件,保证档案安全

加强档案室建设,配备档案密集架等一系列设备,保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等“八防”要求。同时,还应配备录像机、照相机等现代化管理设备,基本实现档案管理与利用的现代化,使各类档案资料条目清楚,存放有序,管理规范,防止档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。

5加强学习,提高档案人员管理水平

对于水利工程的建设,在基层工作的同志一般都很少参与全面的工作,对其中的档案管理也比较陌生。因此,基层的水利工程档案管理人员要不断加强业务学习,注重提高业务素质和工作能力,增强责任心和荣誉感,在工作中注意遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,使水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。

6实行利益驱动,建立归档责任制

只有完整、准确、系统的档案,才能满足水利工程建设、管理工作对档案利用的要求,而做好档案管理工作是提供利用的基础和保证。因此,领导应加以重视和关注,使其在制度上、资金积累上、人员配备上得到支持和保证,使档案工作纳入科技、生产管理之中,明确项目档案的分管领导及各部门职责分工,将项目文件的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围或岗位责任制。把水利工程档案的形成、积累、整理工作形成制度并与个人的经济利益挂钩。即工程设计、施工或竣工,项目负责人在资料形成过程中对资料的收集和整理负责;之后,又必须对档案进行鉴定、整理,并完整地移交档案室,凭移交单才能报销或结算各种费用。档案管理人员也必须时时督促和指导档案的收集、整理工作,一旦发现问题,及时更正。

第14篇

关键词：水利工程；档案管理；问题

中图分类号：TV 文献标识码：A 文章编号：

前言

水利工程项目档案管理就是在工程建设、管理真实的记录，其具有相关的凭证以及依据的作用。工程项目档案的资料在工程的建设、维护、管理、改造等都具有极其重要不可替代作用，是水利工程技术管理人员劳动智慧结晶，是维护水利工程真实面貌重要的工作，它是贯穿整个水利工程项目建设全过程的。

一、水利工程项目档案的管理重要性

不同阶段形成的不同技术人员收集归档的水利档案，不管是在档案文件信息的形成过程中还是在档案形成之后长期的管理和使用的过程中，出现任何的一个小纰漏均会给水利工程带来安全隐患，甚至有可能引发重大的责任事故。因此，加强水利档案管理工作是保证水利工程运行安全的前提。此外，水利工程的档案资料是其正常运行最基本的保障，可靠完善的水利档案对于水利工程的管理单位和相关技术人员熟悉工程的一般状况，搞好水利工程的维修和改造，提高对水利工程的管理水平也有着重要的意义。总之，加强水利档案管理工作能够确保水利工程的安全运行和正常效益的实现。

二、水利工程档案管理工作中存在的问题

1、工程档案管理人员业务水平不高

在水利工程建设过程中，档案工作人员一般都是工程技术人员多，有的是临时抽调，且身兼数职，没有经过业务培训，缺乏工程档案专业知识，对水利工程档案管理相关法律和制度不熟悉，有些档案工作人员不直接参加工程的施工管理工作，缺乏水利工程管理的经验，这些都可能使水利工程档案案卷质量差、不规范，影响归档质量。

2、缺乏专业的档案管理人员，缺乏实际经验

任何档案的管理工作都需要专业的管理人才，否则很难管好档案，对于水利工程档案管理来说更是如此。但在实际的档案管理过程中，由于一些项目是临时动工，项目部的人员都是临时组成的，普遍专业素质差，管理水平低，没有经过专业的水利工程档案管理培训。档案管理人员一般都是学习文秘、人力资源管理、中文专业出身，不是水利工程专业毕业，对水利工程专业知识了解少，因此，缺乏水利工程档案管理的经验，在进行档案的接收过程中，由于自身知识的缺乏，只接收了工程项目负责人员提交的资料，根本无法考察资料是否齐全，保存的是否完整，因此，就会导致一些不规范的现象发生，常常会发生水利工程档案的资料内容缺项、漏项、签章手续不齐等。

3、对工程档案管理的不够重视

水利工程项目的档案管理是属于一项服务性并且专业针对性非常强的一项工作，应该高度重视。不过现实里通常建设单位和主管单位往往忽视了其重要性，没有专业技术的档案管理工作人员，或者有专职管理人员但也只限于一种形式，没有发挥其真正的作用，由此直接影响到工程档案的质量，到最后无法形成完整无误档案资料，也因此带给水利工程建设管理重大的负面影响。

4、水利档案管理规范存在一定的缺陷

水利档案的档号不规范、案卷标题不规范、大量的案卷没有卷内目录以及组卷混乱等等。水利档案的检索效率不高。我国水利档案的检索方式以手工检索为主，虽然在手工检索途径上做了不少改进，但是新开发的检索工具存在求多不求精的问题，不能有效缓解档案资源利用不充分、检索效率不高的难题。缺乏对水利档案保密工作的重视。我国水利档案管理部门对档案信息的保密工作重视不够，在信息化日益深化的今天。加大了水利档案的泄密、失密的风险。

三、做好水利工程档案管理工作的有效措施

1、努力提高管理人员知识水平

一个管理人员的自身知识水平需要不断的进行提升、进步，这对做好档案管理工作来说是相当重要的。因此，作为一名档案的管理人员来说，应该努力提高自身的素质和理论水平，不断去完善自我和超越自我。可以多利用业余时间进行多学习，理论知识和实践技能都要提高。管理人员可以在假期休息时，去参加档案管理方面相关的培训或者高级别的学术研讨会，还可以参加管理方面的研讨会，这些对提高管理人员自身的知识水平是非常有益的。

2、提高工程档案的归档意识，建立完善的档案管理制度

档案行政管理部门和工程建设管理部门要采取多种形式加大宣传力度，组织参建单位领导、职工认真学习《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等相关的法律、法规，提高大家对水利工程档案工作的认识。把档案工作纳入水利工程建设的总体格局之中，明确具体责任，实行统一领导，专人负责。在工程建设初期就制定本工程档案的收集、整理、保管等一系列制度，并严格执行；在建设过程中建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，做到档案工作各个环节都有章可循、有法可依。理

3、明确水利工程技术资料的归档范围

《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定，划定一定的范围，可以规范各级管理人员收集、分类、整理、立卷、编目、鉴定等归档行为。以大中型水库除险加固工程为例，大体包括以下范围：工程建设前期文件材料：项目立项、勘测设计、可研报告、初设报批及审批文件等。工程建设管理文件：开工报告、建设征地及其申批文件；重要合同、会议纪要等。施工文件材料：组织设计；设计变更文件；各种监测、隐蔽工程记录；施工总结等。监理文件材料。设备开箱检验记录、图纸等。工程概算、预决算、审计等文件；工程竣工验收文件：各类工程竣工总结及报告；全部竣工图。有关工程的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。工程所获得的荣誉资料（奖杯、奖牌、证书等）。其它需要收集、整理的资料。

4、要严格注意水利档案的保密

因工作需要必须对水利档案进行复印的，要经该类档案的主管部门的领导的签字同意的并经过上级主管领导批准方可复印。对于设计本单位保密性的技术类水利工程档案，在加盖保密印鉴的同时，原则上不得复印，切实保证档案的不泄密、不失密。在出现水利档案失盗、丢失、泄密等紧急情况是，要采取必要的措施妥善处理。

5、注重工作反思与借鉴

对于一个合格的档案管理工作者来说，不断地进行工作反思是很必要的。管理人员的这种反思，可以有效的进行工作总结，找出档案管理工作中一些做的不够完美的地方，然后进行改进，重新再认识工作工程中的表现。一名优秀的管理人员更应该做好反思工作，通过这样的反思，不断认识自己，提高自身的管理水平和管理能力，找出自身和工作过程中存在的缺点与不足，找到产生不足的原因，好好总结，把经验教训记牢，以避免以后出现类似的情况。除此之外，管理人员应互相学习，在工作之余进行有效的交流，互相借鉴和学习，加深对档案管理工作的体会。经过长时间的借鉴和学习，自身的素质和管理能力一定会得到较大的提高，别人的先进经验就会转化为自己的技能。

6、完善水利档案使用的完备手续

不同的单位和人员因工作需要，必须查阅和借阅水利工程档案的，要求按照单位的关于文件查阅的相关规定和工作流程办理相关的手续。使用水利工程档案的经办人要负责保证档案资料的完整、不丢失、不损毁、不泄密。档案管理人员要及时催促档案借阅者归还水利档案并对借出的文件进行验收。因工作原因，不能及时归还的，经办人要以书面形式说明原因并办理续借手续。

结束语

鉴于水利档案信息共同反映了水利工程施工的全过程，需要对不同阶段形成的不同类别的档案信息均做到有效管理。

参考文献

[1] 宋延玲.浅谈水利工程档案的管理工作[J].中国西部科技，2011，6，67-69.

第15篇

1.电力工程档案管理实施

电力工程档案主要对各类电力工程项目的实施过程、电力工程成果、存在问题及改进意见进行记录，使电力工程的各环节信息记录在案，电力工程项目的质量及效果有据可查，以达到电力工程质量管理、持续改进、扩大电力工程成果应用的目的。科学规范地做好电力工程档案管理工作具有重要的现实意义，而随着计算机技术的快速发展，电力工程档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好电力工程档案管理工作应该从规范化管理流程、档案类别的划分、标准统一的档案管理三个方面着手。

（1）规范电力工程档案管理流程。由于传统的电力工程档案随意不规范归档的模式已经不能适应现代企业的电力工程管理机制，也不能适应信息化形势下电子档案查询的要求。因此，需要根据企业文化及特点，在传统的电力工程档案归档的基础上，引入现代档案管理理念和标准化管理方式，使电力工程档案管理更加符合企业需要。在企业内部建立标准化的流程及归档时限实现整个电力工程资料归档的规范化管理，通过创建纸质及电子档案两种方式，真实有效地记载电力工程的信息，通过信息手段为企业工程管理决策提供有效信息。

（2）科学合理地划分电力工程档案的类别，包括电力工程设计过程、电力工程施工过程、验收过程。电力工程档案应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的电力工程，将电力工程各类档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。

（3）建立标准一致的电力工程档案。电力工程档案的规范统一对于电力工程档案归档、后续查询及成果应用等有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化电力工程档案模板以及电力工程档案装订顺序对于了解电力工程进度、电力工程效果及电力工程评估、改进意见都具有直观性及针对性。电力工程档案应根据电力工程类别分别制定各类标准化、系统化的档案。

2.电力工程档案管理的激励机制

在企业内部通过电力工程档案管理评选的办法，实现“鼓励先进，鞭策落后”，提升电力工程档案的管理水平。开展电力工程档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如电力工程档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀员工进行表彰，同时作为电力工程档案范例进行公开展览并组织学习，促使各电力工程负责部门按照电力工程档案管理规范的要求，督促按时保质地完成电力工程档案工作。另外，对于未按标准、未按要求时限对电力工程档案进行整理的，将列入绩效考核指标对电力工程项目负责人进行考核。

3.电力工程档案管理的意义

电力工程档案的精细化管理是电力企业不断加强电力工程过程精益化管理的一个重要环节。通过对电力工程档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用，促进各电力工程项目的实施严谨有序，注重实效，具有很强的现实意义。第一，电力工程档案记载着电力企业发展过程中的各类电力工程情况，对管理人员研究、了解电力企业整体员工队伍素质及电力工程情况，以及为经营决策提供了支持性证据数据，同时有利于确认企业取得的经营成果。第二，档案是企业的无形资产，是企业在各项电力工程工作中真实的历史记录，电力工程档案本身就是一种重要的资源。过往的一个个电力工程案例、一份份电力工程评估表及改进意见书可以为今后的电力工程提供借鉴，从而可以提升电力工程建设的效率和效果。第三，实行集中管理，统一标准，规范管理，有力保证案卷质量，为电力工程档案的借阅、复印及以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

二、电力工程档案管理中存在的主要问题

1.重视度不够，信息化意识不强

信息化建设尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够重视，信息化意识不强是影响档案信息化的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对其信息化建设以及信息技术的管理应用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求档案数字化，而忽略了相关发展配套技术，这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

2.专业人才不足

在电力工程档案信息化建设过程中，档案管理人员缺少专业化训练，不具备专业的信息化知识，在实践操作过程中对信息的采集、开发与利用缺乏实践经验，从而使档案信息化建设无法理论联系实际，影响了信息化的建设进程。

3.缺乏信息化系统标准，信息基础设施和信息技术开发利用不足

我国档案信息化技术处于较低发展阶段，在实现信息资源数字化、信息化的同时，因缺乏相应的配套服务平台和科学完善的检索工具，从而使档案信息化的建设与利用受到限制。目前要实现电力工程档案信息资源在企业内部共享，必须要统一档案信息系统设计和应用软件的管理标准，同时也要统一电子文件的管理标准和纸质档案的信息化建设及资源共享。

4.设备落后，资金投入不足

由于许多电力企业对档案工作不重视，加之档案管理的经费有限，导致没有足够的资金投入到档案信息化建设中，这成为阻碍档案信息化建设以及普及利用的关键性因素。缺乏信息化建设的必备基础设施，技术得不到提升，系统更新缓慢，影响了电力工程档案信息化工作的发展。

三、新时期电力工程档案信息化建设的策略

1.增强电力工程档案信息化意识，制定发展规划

管理者对档案信息化要予以充分重视，对档案信息化的资源配备、信息共享、协作开发等问题能够进行全面深入的可行性研究，制定信息化的发展规划、科学计划，企业各部门相互协作以加快档案信息化的进程。

2.培养专业档案信息化人才

加快培养专业档案信息化人才是促进档案信息化建设进程的有效途径之一。作为档案信息资源与用户之间的纽带，档案工作人员负责对电力工程信息的收集、归类和整理，因此，电力企业不仅要对在职档案工作人员进行业务培训，重点培养计算机技术、档案管理知识及电力工程知识三门知识兼备的综合性人才，强化其信息化意识，不断提高信息化水平，还要适时引进具备信息化专业技能的人才，从多方面努力建设以管理型人才为基础，以综合型人才为骨干的电力工程档案信息化建设队伍，促进电力工程档案信息化工作的顺利进行。

3.加快档案信息资源建设，制定统一的信息化系统标准

档案管理的中心工作就是建设档案信息资源库，即对档案资源进行合理配置，以有效提供档案信息。只有对档案信息资源库进行合理配置、方便利用，才能有效地满足和保证企业对档案信息的需求。在档案信息化建设过程中，建设统一标准和规范也是重中之重，因此应加快制定统一的信息化系统标准，只有这样才能满足档案信息资源共享的需求以及规范档案信息化建设。

4.增加资金投入

档案信息化的建设与维护需要大量经费，在资金投入方面不仅要多方面筹集资金，加大信息化建设的软硬件设备投入，促进服务平台的建设，大力改善档案管理条件，促进信息化建设工作与现代高新技术的相互结合，还要科学合理地使用资金，严格防止资金不合理和浪费现象。

四、结束语