档案数字化的重要性范文
前言：我们精心挑选了数篇优质档案数字化的重要性文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
（一）改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限
多媒体技术在档案管理中的应用，可以使档案信息中的图、文、声像等各种档案实体有效的集中管理，是档案管理能够视听一体化，使得各种档案信息都能以非常生动活泼的形势保存并且再现，使得档案信息的管理和表现形式更加丰富，而且在很大程度上度改变了档案信息内容单一、表现乏味的状况，并且有效改变了目前档案信息中文本和声像档案分开管理的界限。
（二）使得档案实现无纸世界成为可能
利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩、存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量的存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。
（三）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量
多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密的将声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等从而有效实现了声像档案的快速查询，进一步减少了文件往来传递的时间，节省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式对档案信息进行组合打印输出，进行主题关键词的检索，自动进行文件组卷等等，使档案管理人员有效的从繁琐单调的工作中解放出来。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效的将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了蛋糕信息管理的质量和安全。
（四）增加了档案信息的保密性
多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息为可以被电脑接受处理的数据，而且有效的利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效的避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。
（五）提高档案信息管理能力
多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点得归档工作，一直以来都得到非常的重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量非常之大，任务繁重，大部分档案管理人员都将大量时间和精力花在档案资料归档工作上。而多媒体技术的广泛应用，有效的加强了档案管理的数字化管理，简化了繁杂的立卷归档工作，如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速的将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确、高效的分类、整合以及归档，从而高效的完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效的完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。
二、未来多媒体技术在档案数字化管理中的应用前景
（一）多媒体档案虚拟现实系统
未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。
（二）多媒体保安监控系统
多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。
（三）多媒体档案信息检索系统
多媒体技术将数字音频、数字视频以及通信等多种先进的技术与计算机融合在一起，有效的实现了档案数字化管理，它具有强大的功能，使档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且能够以非线性的结构组织信息。
第2篇
【关键词】档案管理；数字化；模式开发
0.前言
高职院校档案管理的内容，涵盖了招生、人事管理、图书馆信息、毕业管理等工作的信息资源，其数字化管理模式的开发，是在国家档案行政管理部门的统一规划指导下，借助现代化信息技术，更为科学地处置、管理档案信息资源。关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，无论是档案的查阅和浏览，还是档案的借阅和调用，都可以借助内部网络迅速完成，大大提高了档案管理工作的效率水平。
1.档案数字化管理模式开发的重要性分析
关于档案数字化管理模式的开发，其重要性可分别从以下三个方面展开分析：
1.1满足档案日益增长的存储需求
随着高职院校管理工作规模的扩大，档案管理工作的内容越来越复杂，所涉及的档案内容，存在重复、互补、缺失等实质性问题，而传统档案以纸质档案为主，且存储数量大有日益增长的趋势，以手工为主的档案管理模式，逐渐表现出管理效率低下的缺点，严重影响了档案信息的共享和利用。为进一步满足档案信息资源的存储需求，我们应该尝试性改变档案的存储模式，其中数字化技术提供化解档案空间存储压力的可能性，在各个行业当中，数字化技术完全避免了空间的限制，将原本有形的信息资源压缩能够无限扩大的空间中，满足档案日益增长的存储需求。
1.2具有超强的存储和压缩能力
档案的数字化管理，借助图片、声音、视频、文字等综合处理技术，在保证档案图片、声音、视频和文字不会失真的基础上，经过压缩处理，减少了存储空间的占用，提高了档案在网络应用中的存储效率，同时解决了传统纸质档案管理技术的限制性问题。随着近几年硬盘技术的发展，计算机的容量和存储空间不断扩大，而且成本要求也不高，这无疑给档案数字化管理模式提供了成熟的开发条件。
1.3具有准确的数据分析能力
档案数字化管理系统通过对档案信息的分析，分别从宏观、中观和围观的角度，判断档案管理内容的真实性，总结出档案内容中所折射出信息资源的可靠性，以便采取更为针对性的管理手法，满足档案存储与利用之间的需求平衡，促进档案管理工作健康稳定地发展。期间，档案管理主体应该强化系统分析模式的开发，可供档案管理信息的综合分析，从档案管理的角度来看，能够为档案信息分析提供微观数据，然后通过档案数字化管理的平台，及时公布档案目录的信息，引导档案管理者更快地找到所需档案，提高档案管理的效率水平。
2.档案数字化管理模式开发的技术建议
在分析档案数字化管理模式开发重要性的基础上，我们需要明确数字化权属档案的内容，同时建立数字化管理系统，以及确定公开化数字档案的管理特点，方可保证档案数字化管理模式开发的有效性。
2.1数字化权属档案的内容
首先是建立高效目录管理模式，建立高效目录管理模式，数字化档案除了要通过分类编目、划分密级、归档权属档案，还必须根据需求生成档案目录表，以供快速查询。同时通过设置系统的权限，将电子目录作为检索查阅的唯一通道，以便结合系统的服务对象，自行判断是否允许服务对象的进入系统，并通过档案统计功能，生成不同类别的报表，便于档案管理工作人员快速作出决策判断。其次是确定建档范围的文件材料，譬如学校在考生工作中，需要分别收集考生报名登记表、身体健康状况体检材料、考生登记表、考试答卷、考试成绩和相关证明资料等；再次是开通档案管理的局域网和互联网，实现档案管理的数字化，以便及时将各种信息录入并公布，打破以往信息公布利用时间和空间的限制，提高档案的共享程度。
2.2数字化管理系统的建立
首先是数据库的开发，数据库是任何数字化管理系统最为复杂的组成部分，尤其是档案的数据存储系统，要求选择SAN 存贮系统，这种系统基于Fiber，并具有全冗余/容错结构，以2Gbps/300MB/s的FC接口为通道，可为系统提供可靠的高性能。为提高电子档案的安全级别，除了将档案信息存储在SAN系统中，还要定时进行全备份/增量备份光盘备份，而存储和备份都可以自动化操作。如果档案信息发生变化，档案的增量变化可以通过动态的档案管理系统，在档案出现动态变化之后，直接在线跟踪权属的变化和更新。其次是档案信息的录入，在纸质档案信息的基础上，将档案的资料录入系统内，档案资料录入工作人员应该检查每一卷的权属档案内容是否真实完整，确保录入的准确性。再次是档案资料扫描过程中，扫描工作人员要按照档案中的资料排放顺序，逐页扫描，并边扫描边检查扫描的效果，如果在扫描过程中发现档案资料的缺失，要及时汇报负责人，确保整个扫描工作的无误。最后是录入和扫描档案的复查，档案资料录入和扫描后，直接进入资料的检查程序，检查工作人员分组进行，第一组负责录入资料的检查，第二组负责扫描资料的检查，第三组负责录入资料和扫描资料的复查，经复查无误后，进行资料汇总。在检查和汇总的过程中，要注意档案每一项信息的完整性，譬如发现扫描图片失真或者歪斜，则要用PS软件调整或者重新扫描。除此之外，档案资料的备份，也是档案数字化管理的重点，相比于传统的权属档案管理模式，数字化管理存在安全性的隐患，为了避免资料的丢失，一方面要分开保管好纸质档案，另一方面要根据档案备份制度，将已经录入、扫描和检查完毕的档案信息，用光盘、磁盘、备用主机、移动硬盘等进行多渠道备份。
2.3公开化数字档案的管理要点
录入、扫描进数字化管理系统的档案，具有不同的权限级别，其中部分档案信息可以公开化，这些档案信息必须进行引导性管理。一方面是确定查询的内容，可根据相关档案信息查询登记管理的规定，对档案内容记载的信息，供以单位和个人公开查询，但查询的范围要有一定的限制，一般情况下查询的原则是委托许可，否则查阅他人信息的范围将受到限制。另一方面如果涉及到当事人权利义务的房产信息，由于档案管理部门工作的疏漏而造成信息外泄，相关部门应该承担相应责任。
3.结束语
关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，大大提高了档案管理工作的效率水平。文章通过研究，基本明确了档案数字化管理模式开发的重要性及方法，但鉴于不同领域档案数字化管理要求和条件的差异性，以上方法在实际档案管理工作中的应用，还需要结合具体档案管理工作的主客观情况，予以灵活地参考借鉴，以保证相关管理方法的适用性。
【参考文献】
[1]陈丽亚.对档案数字化建设的一点认识[J].机电兵船档案，2014，（1）：81-82.
[2]吕春艳.档案管理数字化的优势及问题分析[J].管理观察，2014，（11）：144-145.
第3篇
一、疾控机构档案管理现状
目前，多数疾控部门的档案仍采用传统的、烦琐的、人工的方式进行管理，并且分科室进行资料的收集、整理、存放。没有专人负责全中心的档案管理，单位内部业务考核和上级各部门的考核需要查阅相关资料时，都要到具体科室翻阅审核纸质档案，电子版资料也存放在各自科室的计算机中，非常零散不便查找。没有做到统一的规范化、信息化管理，资料整合利用率低下，已不适应现在疾控工作发展的需要。
二、实施档案规范化数字化管理的必要性
（一）国家自2009年实行疾控机构绩效考核，对档案管理的标准和要求提高了，资料分类要求更加细化。疾病预防控制工作绩效考核操作手册（2009版）考核指标体系中，省级机构34个项目77个指标，设区市级35个项目104个指标，县级机构35个项目101个指标，主要包括日常工作记录、监测数据、检测结果现行的信息管理系统数据、有关专业的专项调查资料等，需要收集信息数以万计。面对着日常工作中产生的海量数据，疾控档案数字化规范化管理已是势在必行。
（二）办公设备自动化、信息化技术应用的不断发展，以及大数据时代的到来，为疾控档案管理提供了技术平台。以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现规范化数字化档案管理，可以确保档案及时收集整理、统一保管，不但高效、安全，而且能够及时提供利用，实现资源共享，必将使疾控档案管理模式发生巨大转变。
（三）实现档案规范化数字化管理的具体措施。1.加强档案管理人员培训,增强业务人员专业技能。定期对档案管理人员开展专业培训，内容主要有计算机基础知识，数据库技术、数字档案信息存储、管理、索引等，以及网络安全、电子档案保密等相关知识与技能。培训可以采用“请进来，走出去”等多种方式，定期请行业专家到疾控中心进行专题讲座，派出专业人员到档案管理先进单位进修学习。通过专业化、系统化培训，档案管理人员能够及时了解档案的最新发展动态及信息，并实现日常电子档案的维护、管理与利用，不断提高疾控中心档案管理人员的业务水平。2.加大投入，逐步完善档案管理的软硬件设施。疾控中心首先要整合各科室现有资源，将目前的档案信息采集设备、存储设备等集中归中心档案室管理使用，档案室配备专职人员具体负责，在此基础上再购进一些高端的扫描仪、计算机、服务器、关盘等设备，更好地完成纸质档案的数字化转换、存储、检索、统计等功能。3.各业务科室档案管理员对本科室纸质档案进行数据录入、全文添加、目录整理、图片扫描等，将整理后的资料设为共享，由中心档案室专职人员负责将各科室的档案进行统一编目、标引，在计算机上进行文档一体化管理，本单位局域网用户都能查阅，方便文件的检索，可以大大提高了疾控中心档案管理质量与效率。4.建立疾控中心的档案信息网站，将必要的档案信息网联入互联网或公众信息网，不但可以实现本单位部门间的信息交流和资源共享，而且使异地档案信息资源传输和利用成为可能，更加突出疾控档案工作社会化服务的时效性、广泛性。5.严格控制电子档案的质量，中心档案专职人员定期对业务科室的档案数据录入情况进行抽查，对数据的年号、卷宗号、卷内目录顺序、保管期限等内容是否准确无误，扫描的图片是否清晰完整、目录与文件、图像的对应、保密资料是否加密等内容重点检查，发现问题及时处理，确保电子档案的准确性、完整性和规范性。
三、建议
我国的档案管理工作已进入网络信息时代。疾控机构专用的档案信息管理系统操作方便，数据输入方式灵活，易于升级和维护，业务处理高度智能化，信息自动识别分类归档，资料检索查询快速而准确，且可实现系统功能的增加及调整，国家应采取必要措施在疾控机构尽快推广使用，以提高了档案的整体利用率。总之，档案数字化规范化管理已成为疾控机构档案发展的必然趋势，疾控部门要在工作实践中不断创新与完善，提高档案管理水平和档案的利用率，更好地为疾控工作服务，为群众健康服务。
作者:王冬微 祁业敏 单位:沧州市疾病预防控制中心
参考文献:
[1]吴迪.疾控中心档案信息化建设探究[J].兰台内外,2015(6):60.
[2]朴春梅.浅谈疾控档案管理的现代化[J].中外健康文摘,2010,7(21):388-389.
