档案数字化的重要性范文
前言：我们精心挑选了数篇优质档案数字化的重要性文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。
第1篇
（一）改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限
多媒体技术在档案管理中的应用，可以使档案信息中的图、文、声像等各种档案实体有效的集中管理，是档案管理能够视听一体化，使得各种档案信息都能以非常生动活泼的形势保存并且再现，使得档案信息的管理和表现形式更加丰富，而且在很大程度上度改变了档案信息内容单一、表现乏味的状况，并且有效改变了目前档案信息中文本和声像档案分开管理的界限。
（二）使得档案实现无纸世界成为可能
利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩、存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量的存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。
（三）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量
多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密的将声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等从而有效实现了声像档案的快速查询，进一步减少了文件往来传递的时间，节省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式对档案信息进行组合打印输出，进行主题关键词的检索，自动进行文件组卷等等，使档案管理人员有效的从繁琐单调的工作中解放出来。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效的将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了蛋糕信息管理的质量和安全。
（四）增加了档案信息的保密性
多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息为可以被电脑接受处理的数据，而且有效的利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效的避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。
（五）提高档案信息管理能力
多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点得归档工作，一直以来都得到非常的重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量非常之大，任务繁重，大部分档案管理人员都将大量时间和精力花在档案资料归档工作上。而多媒体技术的广泛应用，有效的加强了档案管理的数字化管理，简化了繁杂的立卷归档工作，如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速的将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确、高效的分类、整合以及归档，从而高效的完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效的完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。
二、未来多媒体技术在档案数字化管理中的应用前景
（一）多媒体档案虚拟现实系统
未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。
（二）多媒体保安监控系统
多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。
（三）多媒体档案信息检索系统
多媒体技术将数字音频、数字视频以及通信等多种先进的技术与计算机融合在一起，有效的实现了档案数字化管理，它具有强大的功能，使档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且能够以非线性的结构组织信息。
第2篇
【关键词】档案管理；数字化；模式开发
0.前言
高职院校档案管理的内容，涵盖了招生、人事管理、图书馆信息、毕业管理等工作的信息资源，其数字化管理模式的开发，是在国家档案行政管理部门的统一规划指导下，借助现代化信息技术，更为科学地处置、管理档案信息资源。关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，无论是档案的查阅和浏览，还是档案的借阅和调用，都可以借助内部网络迅速完成，大大提高了档案管理工作的效率水平。
1.档案数字化管理模式开发的重要性分析
关于档案数字化管理模式的开发，其重要性可分别从以下三个方面展开分析：
1.1满足档案日益增长的存储需求
随着高职院校管理工作规模的扩大，档案管理工作的内容越来越复杂，所涉及的档案内容，存在重复、互补、缺失等实质性问题，而传统档案以纸质档案为主，且存储数量大有日益增长的趋势，以手工为主的档案管理模式，逐渐表现出管理效率低下的缺点，严重影响了档案信息的共享和利用。为进一步满足档案信息资源的存储需求，我们应该尝试性改变档案的存储模式，其中数字化技术提供化解档案空间存储压力的可能性，在各个行业当中，数字化技术完全避免了空间的限制，将原本有形的信息资源压缩能够无限扩大的空间中，满足档案日益增长的存储需求。
1.2具有超强的存储和压缩能力
档案的数字化管理，借助图片、声音、视频、文字等综合处理技术，在保证档案图片、声音、视频和文字不会失真的基础上，经过压缩处理，减少了存储空间的占用，提高了档案在网络应用中的存储效率，同时解决了传统纸质档案管理技术的限制性问题。随着近几年硬盘技术的发展，计算机的容量和存储空间不断扩大，而且成本要求也不高，这无疑给档案数字化管理模式提供了成熟的开发条件。
1.3具有准确的数据分析能力
档案数字化管理系统通过对档案信息的分析，分别从宏观、中观和围观的角度，判断档案管理内容的真实性，总结出档案内容中所折射出信息资源的可靠性，以便采取更为针对性的管理手法，满足档案存储与利用之间的需求平衡，促进档案管理工作健康稳定地发展。期间，档案管理主体应该强化系统分析模式的开发，可供档案管理信息的综合分析，从档案管理的角度来看，能够为档案信息分析提供微观数据，然后通过档案数字化管理的平台，及时公布档案目录的信息，引导档案管理者更快地找到所需档案，提高档案管理的效率水平。
2.档案数字化管理模式开发的技术建议
在分析档案数字化管理模式开发重要性的基础上，我们需要明确数字化权属档案的内容，同时建立数字化管理系统，以及确定公开化数字档案的管理特点，方可保证档案数字化管理模式开发的有效性。
2.1数字化权属档案的内容
首先是建立高效目录管理模式，建立高效目录管理模式，数字化档案除了要通过分类编目、划分密级、归档权属档案，还必须根据需求生成档案目录表，以供快速查询。同时通过设置系统的权限，将电子目录作为检索查阅的唯一通道，以便结合系统的服务对象，自行判断是否允许服务对象的进入系统，并通过档案统计功能，生成不同类别的报表，便于档案管理工作人员快速作出决策判断。其次是确定建档范围的文件材料，譬如学校在考生工作中，需要分别收集考生报名登记表、身体健康状况体检材料、考生登记表、考试答卷、考试成绩和相关证明资料等；再次是开通档案管理的局域网和互联网，实现档案管理的数字化，以便及时将各种信息录入并公布，打破以往信息公布利用时间和空间的限制，提高档案的共享程度。
2.2数字化管理系统的建立
首先是数据库的开发，数据库是任何数字化管理系统最为复杂的组成部分，尤其是档案的数据存储系统，要求选择SAN 存贮系统，这种系统基于Fiber，并具有全冗余/容错结构，以2Gbps/300MB/s的FC接口为通道，可为系统提供可靠的高性能。为提高电子档案的安全级别，除了将档案信息存储在SAN系统中，还要定时进行全备份/增量备份光盘备份，而存储和备份都可以自动化操作。如果档案信息发生变化，档案的增量变化可以通过动态的档案管理系统，在档案出现动态变化之后，直接在线跟踪权属的变化和更新。其次是档案信息的录入，在纸质档案信息的基础上，将档案的资料录入系统内，档案资料录入工作人员应该检查每一卷的权属档案内容是否真实完整，确保录入的准确性。再次是档案资料扫描过程中，扫描工作人员要按照档案中的资料排放顺序，逐页扫描，并边扫描边检查扫描的效果，如果在扫描过程中发现档案资料的缺失，要及时汇报负责人，确保整个扫描工作的无误。最后是录入和扫描档案的复查，档案资料录入和扫描后，直接进入资料的检查程序，检查工作人员分组进行，第一组负责录入资料的检查，第二组负责扫描资料的检查，第三组负责录入资料和扫描资料的复查，经复查无误后，进行资料汇总。在检查和汇总的过程中，要注意档案每一项信息的完整性，譬如发现扫描图片失真或者歪斜，则要用PS软件调整或者重新扫描。除此之外，档案资料的备份，也是档案数字化管理的重点，相比于传统的权属档案管理模式，数字化管理存在安全性的隐患，为了避免资料的丢失，一方面要分开保管好纸质档案，另一方面要根据档案备份制度，将已经录入、扫描和检查完毕的档案信息，用光盘、磁盘、备用主机、移动硬盘等进行多渠道备份。
2.3公开化数字档案的管理要点
录入、扫描进数字化管理系统的档案，具有不同的权限级别，其中部分档案信息可以公开化，这些档案信息必须进行引导性管理。一方面是确定查询的内容，可根据相关档案信息查询登记管理的规定，对档案内容记载的信息，供以单位和个人公开查询，但查询的范围要有一定的限制，一般情况下查询的原则是委托许可，否则查阅他人信息的范围将受到限制。另一方面如果涉及到当事人权利义务的房产信息，由于档案管理部门工作的疏漏而造成信息外泄，相关部门应该承担相应责任。
3.结束语
关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，大大提高了档案管理工作的效率水平。文章通过研究，基本明确了档案数字化管理模式开发的重要性及方法，但鉴于不同领域档案数字化管理要求和条件的差异性，以上方法在实际档案管理工作中的应用，还需要结合具体档案管理工作的主客观情况，予以灵活地参考借鉴，以保证相关管理方法的适用性。
【参考文献】
[1]陈丽亚.对档案数字化建设的一点认识[J].机电兵船档案，2014，（1）：81-82.
[2]吕春艳.档案管理数字化的优势及问题分析[J].管理观察，2014，（11）：144-145.
第3篇
一、疾控机构档案管理现状
目前，多数疾控部门的档案仍采用传统的、烦琐的、人工的方式进行管理，并且分科室进行资料的收集、整理、存放。没有专人负责全中心的档案管理，单位内部业务考核和上级各部门的考核需要查阅相关资料时，都要到具体科室翻阅审核纸质档案，电子版资料也存放在各自科室的计算机中，非常零散不便查找。没有做到统一的规范化、信息化管理，资料整合利用率低下，已不适应现在疾控工作发展的需要。
二、实施档案规范化数字化管理的必要性
（一）国家自2009年实行疾控机构绩效考核，对档案管理的标准和要求提高了，资料分类要求更加细化。疾病预防控制工作绩效考核操作手册（2009版）考核指标体系中，省级机构34个项目77个指标，设区市级35个项目104个指标，县级机构35个项目101个指标，主要包括日常工作记录、监测数据、检测结果现行的信息管理系统数据、有关专业的专项调查资料等，需要收集信息数以万计。面对着日常工作中产生的海量数据，疾控档案数字化规范化管理已是势在必行。
（二）办公设备自动化、信息化技术应用的不断发展，以及大数据时代的到来，为疾控档案管理提供了技术平台。以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现规范化数字化档案管理，可以确保档案及时收集整理、统一保管，不但高效、安全，而且能够及时提供利用，实现资源共享，必将使疾控档案管理模式发生巨大转变。
（三）实现档案规范化数字化管理的具体措施。1.加强档案管理人员培训,增强业务人员专业技能。定期对档案管理人员开展专业培训，内容主要有计算机基础知识，数据库技术、数字档案信息存储、管理、索引等，以及网络安全、电子档案保密等相关知识与技能。培训可以采用“请进来，走出去”等多种方式，定期请行业专家到疾控中心进行专题讲座，派出专业人员到档案管理先进单位进修学习。通过专业化、系统化培训，档案管理人员能够及时了解档案的最新发展动态及信息，并实现日常电子档案的维护、管理与利用，不断提高疾控中心档案管理人员的业务水平。2.加大投入，逐步完善档案管理的软硬件设施。疾控中心首先要整合各科室现有资源，将目前的档案信息采集设备、存储设备等集中归中心档案室管理使用，档案室配备专职人员具体负责，在此基础上再购进一些高端的扫描仪、计算机、服务器、关盘等设备，更好地完成纸质档案的数字化转换、存储、检索、统计等功能。3.各业务科室档案管理员对本科室纸质档案进行数据录入、全文添加、目录整理、图片扫描等，将整理后的资料设为共享，由中心档案室专职人员负责将各科室的档案进行统一编目、标引，在计算机上进行文档一体化管理，本单位局域网用户都能查阅，方便文件的检索，可以大大提高了疾控中心档案管理质量与效率。4.建立疾控中心的档案信息网站，将必要的档案信息网联入互联网或公众信息网，不但可以实现本单位部门间的信息交流和资源共享，而且使异地档案信息资源传输和利用成为可能，更加突出疾控档案工作社会化服务的时效性、广泛性。5.严格控制电子档案的质量，中心档案专职人员定期对业务科室的档案数据录入情况进行抽查，对数据的年号、卷宗号、卷内目录顺序、保管期限等内容是否准确无误，扫描的图片是否清晰完整、目录与文件、图像的对应、保密资料是否加密等内容重点检查，发现问题及时处理，确保电子档案的准确性、完整性和规范性。
三、建议
我国的档案管理工作已进入网络信息时代。疾控机构专用的档案信息管理系统操作方便，数据输入方式灵活，易于升级和维护，业务处理高度智能化，信息自动识别分类归档，资料检索查询快速而准确，且可实现系统功能的增加及调整，国家应采取必要措施在疾控机构尽快推广使用，以提高了档案的整体利用率。总之，档案数字化规范化管理已成为疾控机构档案发展的必然趋势，疾控部门要在工作实践中不断创新与完善，提高档案管理水平和档案的利用率，更好地为疾控工作服务，为群众健康服务。
作者:王冬微 祁业敏 单位:沧州市疾病预防控制中心
参考文献:
[1]吴迪.疾控中心档案信息化建设探究[J].兰台内外,2015(6):60.
[2]朴春梅.浅谈疾控档案管理的现代化[J].中外健康文摘,2010,7(21):388-389.
第4篇
【摘要】随着信息时代的发展，档案管理已由纸质管理向数字化管理转变。文章探讨了纸质档案数字化的重要性和必要性，并结合目前地方高校纸质档案数字化的现状和存在的问题，提出初步解决措施。
关键词 地方院校；纸质档案；数字化；对策
在全球信息化和信息资源共享的趋势下，社会对数字化档案的客观需求日益加强，传统的档案管理手段面临着巨大的冲击。因此，国家档案局于2011 年颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中，把“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理” 列入主要目标。在这样的背景下，近三年档案管理也由纸质时代向数字化时代迈进，纸质档案的数字化作为实现数字档案馆建设的基础工作就显得尤为重要。而作为培养人才的地方高校的档案部门与其它档案部门相比，在硬件和软件上存在着一定的差距，因此对地方院校纸质档案数字化建设进行分析探讨尤为必要，只有在对档案数字化有清楚认识的基础上，才能更好地解决好纸质档案的数字化之路，为今后的地方院校数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。
一、地方院校纸质档案数字化的重要性
（一）提高效率，降低成本。纸质档案数字化就是采用现代的科技设备，如扫描仪、数码相机等对纸质档案进行扫描和拍摄，加工成图像或数字文本，然后存储在光盘、磁带、磁盘等载体上，并且在电脑上进行识别的数字图像处理过程。经过数字化处理的档案可以在计算机上得到很好地保存，需要查寻时方便快捷，可以大大提高效率。地方院校档案部门实行纸质档案数字化，能使数字档案资源不断丰富，学校的各院（系）、各部门以及校友、社会公众能通过数字化档案管理系统即时查询，利用所需要的档案数据原文（件）信息，避免了纸质档案利用方式对档案实体的多次借出或复印所造成的大量时间和人力的浪费，有效提高工作效率，降低档案保管和利用的成本。
（二）保护库存档案安全的最大化。一直以来，由于传统的档案保存方式是纸质档案和目录管理，不仅需要大量的库存空间，而且查找利用必须到库房，工作量大，管理成本较高，且档案容易受到损坏，如纸张发黄、发霉、变脆等。而档案管理由纸质档案为主转变为数字档案为主后，可以通过一定的权限控制直接在网上查阅复制或打印，减少了对库存纸质档案查阅和复印次数，降低了库存档案的受损速度，解决了档案反复借阅利用和档案管理又必须尽可能延长档案寿命的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效管护，确保档案实体的完整与安全。
（三）提升档案工作者的形象和社会地位。在以纸质档案为主的高校，档案工作者大多仍从事于比较机械的手工劳动，工作效率低下，这在一定程度上影响了公众对档案工作者的评价。纸质档案的全文数字化管理，既是各级档案管理部门与时俱进，实施国家档案事业“十二五”规划的大事，是促进档案管理信息化、现代化的具体措施，也是适应信息时展的需要和现阶段档案工作的亮点工程。地方院校档案数字化项目完成得好，档案的价值得到充分发挥，档案工作对本校的发展及服务地方经济等发挥的作用就显著，可以大大提高档案工作者的社会地位。
二、地方院校纸质档案数字化面临的问题
（一）缺乏数字化的规范和标准。目前，纸质档案数字化标准是《纸制档案数字化技术规范（中华人民共和国行业标准DA/T，31-2005）》。这一规范尽管为纸质档案数字化工作的开展提供了技术指导和支持，但与纸质档案数字化工作相配套的管理规范尚未建立完善，如数字化的扫描流程、扫描件使用的文档和表格等，标准规范较少或各系统、各省市自行其是，或标准的内容不尽全面，尤其是一些地方高校，由于档案硬件设施、技术水平相对落后，还必须同时接受省级、地( 市) 档案行政管理部门的领导和管理，在面对某些标准前后不一、上下不一时，无所适从。再加上档案管理软件及有关设备硬件的差异，直接影响着数字化过程中形成的电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的程度和范围，直接影响档案信息化建设的步伐。
（二）缺乏档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。信息化背景下，档案信息化建设需要既精通档案业务知识，又掌握现代化、网络化技术等信息技术的复合型人才。受地方高校现行人事制度的影响，目前地方高校档案队伍整体素质普遍偏低，年龄结构、学历结构不合理，计算机水平较差，一直以来，习惯并固守于传统的纸质档案管理的工作模式。往往是懂计算机、网络技术的人员不了解档案业务，精通档案业务的人员对数字化及网络技术研究不够，有的甚至认为档案数字化是计算机人员的事，对此项工作的重要性及自身的责任和义务没有较好地把握，服务意识和综合素质不强。
（三）纸质档案数字化过程存在安全隐患，工作流程衔接性较差。为了保护档案的安全，优化工作流程，地方院校档案部门大多根据实际情况制定相应的档案安全措施，如纸质档案的领取、扫描、数字转换、挂接等环节的保管制度。但由于纸质档案数量庞大，参与扫描、挂接等诸环节的人员多，加上计算机硬件、数据导入、导出等不确定因素，档案信息的安全得不到保障。（四）重视不够，经费投入不足。纸质档案的数字化要求具备相应的软件和硬件条件，要人力、物力和财务支撑。如购置计算机、服务器、扫描仪及相关软件，聘请专业技术人员或直接将数字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于经费困难，学校必须将有限的资金投入到关系学校生存发展的教学和科研工作中，对学校档案工作的经费投入相当有限。
三、地方院校纸质档案数字化建设思路
（一）提高思想认识，加强硬件投入。首先，面对信息化的时代要求，地方院校的各级部门应当在思想上有明确的认识，应当充分认识到纸质档案数字化的重要性和必要性。在信息化时代中，信息公开是必然的要求，而且其公开程度将会越来越高。这样一来，档案的社会性质就必然会不断地得到强化，档案所涉及到的对象和档案利用的范围也会不断地逐渐扩大。作为培养地方社会经济发展人才的高校，应当首先充分地认识到档案数字化建设的重要性，提高思想认识，转变观念，发挥高校档案信息资源在地方经济发展中的作用。
其次，在有了思想上的明确认识后，要做好建设规划。纸质档案数字化是一项庞大的系统工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的学生培养、学科建设、人才培养、校园基础建设、上级文件等档案，需要花费大量的人力、物力和财力来进行数字化。这种数字化过程不是一蹴而就的，得对馆藏档案进行调查，要求对档案的类型、数量、利用情况和保存状况有一个很好的了解。然后再根据情况做一个统筹计划，然后进行数字化建设，包括扫描仪、服务器等硬件配套设备的采购，数字化时间进度的安排，专职人员和专项经费的安排等，从实际和长远的目标保证纸质档案数字化建设的效果，早日对重要档案和利用率较高的档案进行数字化，在保证档案数字化正常建设的同时，也能满足档案馆正常功能的运行。
（二）做好培养或人才引进工作。要适应信息时代档案工作发展的需要，必须有一支素质高、业务精的档案工作队伍。在地方院校，以前因受管理体制和思想认识等的影响，往往认为档案室是一个不重要的部门，忽视了档案部门的作用，因此普遍存在档案人员配备不足或不合理的现象，导致档案工作人员素质不高，业务能力不强，从而影响了地方院校档案部门所发挥的作用。因此，在以后的工作中，除了得引进档案专业的人才以外，更应当考虑挖掘现有档案工作人员的潜力，通过送出去参加培训班、研讨学习、考察学习、脱产进修学习等多种形式，使他们的业务知识、能力和技术得到不断地更新，促使整个部门的业务素质也得到提高，为纸质档案数字化建设工作顺利进行创造条件。
第5篇
【关键词】城建档案数字化;质量控制;重要性
城建档案数字化工作在我国拥有较长的发展时期，从城建档案的形成原因上说，主要是在人们从事城市建设时，在工作中形成了一系列具有保存价值的的历史记录，这种档案还有可能包括领导作出的一些重要的决策，城建档案数字化工作的顺利进行，有利于相关人员对于工作进行查考，并且也方便了科研人员进行科学研究，同时，为设备的建设提供了可靠的资料。通过对于我国城建档案数字化工作进行一定的完善，能够在总结我国传统城建档案数字化工作所存在的优势以及不足的情况下，吸取城建档案数字化工作的经验，对于档案的制度建设工作作出贡献，以下将对我国的城建档案数字化工作及其质量控制重要性进行深入的探讨。
一、概述城建档案数字化工作
对于我国传统上的城建档案数字化工作来说，无论是从体制上，还是从管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，传统的城建档案数字化工作无法在较短的时间内收集档案所需的大量资料，因而造成城建档案数字化效率的落后。其二，传统的城建档案数字化工作没有适应当今形势变化的管理方式，并且，传统的城建档案数字化工作的服务方式仅仅立足于工作的表面，这对于城建档案数字化工作的效率来说，无疑是起到很大的影响。在另一个方面，传统的城建档案数字化工作的服务范围也是极其狭窄的，原因就在于它仅仅从工作的本身出发，而某些城建档案数字化工作还要求在城建档案数字化工作中加入当地的经济以及社会发展的因素。并且，随着计算机以及网络技术的发展，逐渐出现了采用多媒体文件来进行城建档案数字化的模式，多媒体文件主要指得是一种电子文件，这种电子文件通过将声音、图片、文字等资源进行有效的整合，能够对于档案实现长期的保存。有效的多媒体文件还能够对于当时历史活动发生的场景进行详细的记录，甚至再现声音以及图像效果，因此，也就在某种程度上成为一种有效的历史记录的模式。城建档案数字化工作只有在这样的工作模式之下，才能够最大限度地适应社会的发展，加强新形势对于城建档案数字化工作的需要。传统上的城建档案管理往往具有这样的特点，那就是档案的建设一旦完成，城建档案管理人员便不再对于档案的维护负责，只有在档案出现严重的安全隐患或者是质量问题时，才会由城建档案管理人员重新对于档案进行改造。然而用于城建档案管理的档案与城建工作的实际进行是分不开的，由于这个特点，就很有可能造成城建档案管理人员在进行档案的建设时，不注意对于施工标准的实施，或者是随意制定施工的规范，甚至于出现编造档案的情况。由于此类的原因，就造成档案难以收集。并且即使是档案人员找到了与建筑物的关系有着紧密联系的档案，对于档案的归档也是一个难题，因为档案归档所需要的环节相当复杂，一个城建档案的项目即使能够在最短的时间内归档，也需要至少半年的时间。至于档案的建设上来说，其经历的周期便更长。我国许多城建档案的建设项目从施工的准备直至档案的竣工，往往需要一年甚至是更长的时间。城建的立项不能依靠建设单位自己来完成，而是需要建设项目所在地的政府来提供保证，只有得到当地政府的批准之后，被列入投资的计划，之后还需要当地的政府下发相应的证件即投资许可证之后，才能够在政府的支持下投入档案的建设，不仅如此，只有建设单位的建设项目与当地的消防标准相符合，才能够开始档案的建设。一个高效的城建档案数字化工作的模式不仅仅能够形成一种良好的工作环境以及工作的氛围，还能够在一定程度上提升单位对于人员的管理工作，进一步提升城建档案数字化工作对于社会的价值，从而使城建档案数字化工作获得应有的发展，并且使其服务于社会，服务于人民。
二、城建档案数字化过程中质量控制的重要性
城建档案数字化只有实现一定的科学规范性，才能够为社会以及经济的发展作出贡献。从形势的需要上来说，城建档案数字化工作的重要性主要体现在以下几个方面：
(一)有助于提升管理人员的工作热情。
做好城建档案数字化工作不仅仅是形势的需要，同时也是城建工作的需要，通过完善城建档案数字化工作的体系，能够加强城建档案数字化工作的水平，并且改善传统城建档案数字化工作存在的问题，开创城建工作对于城建档案数字化的新局面。并且，最为重要的是，提升城建档案数字化工作的水平，能够在极大程度上提升城建档案数字化工作的层次，培养工作人员对于城建档案数字化工作的热情，促进城建档案数字化工作向着科学化、规范化的方向发展，进而使城建档案数字化工作实现长期的科学持续地发展。
（二）有助于衡量单位的业绩以及管理水平。
城建档案数字化工作的有效性直接决定城建档案数字化工作的发展水平，并且还反映了这个城建工作的管理水平的高低。一个单位的档案不仅仅记录着这个单位的有效成果，而且还在一定程度上反映了这个城建工作在历史上的重大的决策。有助于管理人员对于城建工作的经营战略进行系统性的分析，有助于协助城建工作制定科学的发展战略。并且，科学的城建档案数字化的方法还可以培养城建工作人员进行科学分析的水平，使分析人员看到城建工作的发展中存在的不足以及优势。从而进行针对性的分析。对于我国的城建工作来说，要想做好城建档案数字化工作，需要城建工作的管理人员从根本上改变传统城建档案数字化的观念，从新时代的特点出发，大胆地对新的城建档案数字化方案进行探索。只有这样，才能够对于城建工作的整体的发展方向以及城建工作的经营战略进行精确的分析，帮助城建工作在一定的时间范围内，实现城建工作内资源的有效合理的配置。这对于城建工作的未来的发展上来说，是尤为重要的。通过制定新的城建档案数字化的方案，可以在更深的范围内实现对于城建工作的管理效率，提升城建工作的发展空间。
（三）有利于经济社会又好又快发展。
城建档案数字化实际上就是对于历史活动的一种记录，通过对于这种记录进行分析，可以对于档案中的资料进行合理有效地分析，这种分析方法实际上就是一种对于档案的基础性的工作。通常在这种历史资料的记录，经常会体现对于经济活动的规律，甚至是体现社会的发展方向。因此，从这个意义上来说，档案是在经济社会活动中一项不可多得的资源。加强城建档案数字化工作在当前的时代中有很强的时代意义。加强城建档案数字化工作有助于在全社会形成一种信息资源的贡献氛围。档案工作人员不仅可以通过对于档案的收集以及保管，还可以利用一定的检索工具对于档案进行检索，并且实现对于参考资料的有效的利用以及整理。因此有助于经济以及社会的发展。
（四）有助于完善城建档案管理的管理制度。
首先，建设单位需要从城建档案管理的资料上入手，从城市建设的立项以及施工，直至最后竣工的整个过程入手，确立城市建设城建档案管理资料的收集范围，以保证城建档案资料具有一定的准确性。
（五）有助于制定清晰的归档方案。
在城市建设的项目完成之后，需要施工单位根据施工的标准来制定城市建设的竣工文件，在制定完竣工文件之后，还需要城市建设的审核部门对于文件进行审核，审核的主要内容为城市建设的测量文件，以及城市建设的施工标准，城市建设的质量认定等等。另外，还需要审核人员对于城市建设中出现的质量问题进行把关，保证竣工文件的准确性以及清晰性。
三、结束语
综上所述，通过对于城建档案数字化工作的现状以及城建档案数字化重要性进行深入的探讨，不仅可以提升城建档案数字化人员的工作热情，促进城建档案数字化工作发展，还可以在一定的范围内实现城建档案数字化工作水平的提高。提升城建档案数字化工作的效率，不仅能够衡量单位的发展水平，还可以利用合理的档案对于城市的发展方向进行预测。
【参考文献】
[1]韩玉梅.中外进馆前的文件、档案管理比较研究[J].档案学通讯,2014（05）.
[2]郑琦.浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作[J].办公室业务,2014（15）.
第6篇
【关键词】计划生育档案管理创新；内容；重要性；存在问题；有效方法
创新是社会进步和国家发展的源泉，对于我国国民经济的提高和社会各行各业的繁荣，有着重要的积极推动作用，社会各领域都应该积极创新，进而取得更优异的发展成绩。计划生档案管理工作也不例外，相关的计生档案管理部门必须在计生档案管理实践工作中开展创新，依据时展和社会进步需求对计生档案管理进行数字化建设，从而更好地满足我国的计划生育工作发展需要。
1计划生育档案管理创新的重要性及创新内容
计划生育档案管理能够为我国开展计划生育工作提供大量具有实用价值的文件资料，对做好我国的人口控制工作，稳定我国的低生育率有着十分重要的作用。所以，计划生育档案管理人员必须充分认识到计划生育档案管理工作创新的重要性，同时进一步加强计生档案的管理力度，力求实现计生档案信息资源的有效共享。计划生育档案管理工作是我国实施计划生育基本国策的重要信息基础，通过不断的对计划生育档案信息管理人员进行创新工作宣传和数字化培训，可以提升工作人员的工作效率，提升计生档案管理的数字化建设程度，提高计生档案的利用率。同时也可以使我国的计生档案管理人员对自己的工作有更全面深入的认识，更积极主动地开展档案管理服务。通常计划生育档案管理创新包括两方面的内容：①对计生档案实施规范化、系统化管理；②进一步提升计生档案管理人员的综合素质和档案管理数字设备的性能。相关计生档案管理部门在实际工作过程中，必须建立一个规范化、科学化的计生档案数字化管理系统，进而提升计生档案管理人员的工作效率和工作质量，增强计生档案管理工作的权威性。同时计生档案管理工作人员还应该熟练掌握各种档案管理新技术和现代化信息设备，能定期维护档案管理信息化系统，只有这样才能加强档案管理的规范性，合理有效地利用各种计生档案信息资源。并且这种规范化的管理，还可以逐步加强计生档案信息的真实性，提升我国计划生育档案信息的管理水平。开展计生档案管理创新工作离不开优秀的档案管理人才和先进的计算机软硬件设备。因此计生档案管理部门应该定期的对计生档案管理人员进行档案知识培训和现代信息技术培训，以增强计生档案管理人员的档案业务素质和信息技术专业技能，提高他们的档案信息管理能力。然后，各级政府还必须拨出一定的专项资金供计生档案管理部门购买先进的计算机设备、正规的档案管理技术软件以及各种信息安全防护软件，进一步提升计生档案管理数字化设备的各种软硬件水平，创建起一个科学先进的计生档案数字化管理系统，最终促进我国计生档案管理工作的高效、安全、顺利、有序进行，为我国计划生育工作的持续开展保驾护航[1]。
2计划生育档案管理数字化建设过程中存在的问题
计划生育档案数字化建设是当前我国计生档案管理工作中的一项重要任务，它的开展既是顺应当今信息时代社会发展趋势的结果，也是现代计算机技术和互联网技术在计划生育工作中大规模应用的必然结果。但是计生部门工作人员仍然应该清醒认识到，我国现阶段在计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些问题，亟待相关人员深入研究并有效解决，这些问题大致可分为四个方面：
2.1没有设定统一的计划生育档案管理机构
现阶段，我国许多的计划生育档案管理工作人员其岗位属于临时调动，没有统一的计生档案管理机构对其考核管理。大部分计生档案管理人员都没有经过严格的计生档案管理业务培训，就直接上岗了。他们不能充分理解计划生育档案管理工作的重要性，档案管理意识差，对各项计生档案管理操作规定和业务知识也不太清楚，难以胜任日常的诸如计生档案收集、整合、归类、存档等基本的档案管理工作[2]。
2.2缺乏统一的档案管理工作标准和完善的档案管理制度
当前我国并没有制定统一的计划生育档案管理标准，多数计生档案管理机构都是自行发展，缺少规范化的档案管理要求和准则。因为我国的计生档案管理人员很多都是临时抽调来的，档案管理专业才能不高，所以他们在计划生育档案管理工作中工作表现不佳，常常在工作过程中丢三落四，存在大量的管理漏洞。同时计生档案管理机构的管理制度也不完善，权责划分不清楚。档案管理人员对档案数量、档案内容等保密意识不强，一旦出现管理失误和档案泄密事件，很难查找具体的档案管理责任人[3]。
2.3档案管理数字化建设资金不足
由于我国是一个发展中国家，经济条件还相对落后，所以我国各级政府在计生档案管理工作上的资金投入是非常有限的。资金问题是现阶段我国进行计划生育档案管理数字化建设的最大制约因素，资金不足严重限制我国计划生育档案信息化管理事业的进一步发展。因为档案管理经费少，很多计生档案管理部门就难以购置先进的数字化软硬件设施，从而难以建设比较规范和科学的高性能计划生育档案管理数字化网络系统。
2.4数据库建设较为落后
各级计生档案管理部门的数据库建设严重落后，这也是现阶段导致我国计划生育档案数字化建设发展缓慢的重要原因之一。虽然我国许多的计生部门依据时展创建起了不同规模的计划生育信息档案数据库，然而因为这些数据库没有与先进的档案管理软件相结合，“信息孤岛”现象严重，所以，它们的利用率不高，在进行一般的计生档案管理时，很多时候仍需人工操作查找，增加了档案管理人员的工作负担，降低了计划生育档案管理的水平。
3加强计划生育档案管理数字化建设的有效方法
3.1提高计划生育档案管理人员的综合素质
因为我国的计划生育档案管理人员很多都不是专业的档案管理人才，所以计生档案管理机构必须加强对这些人员的定期培训，从而提高他们的综合素质，帮助他们更好地胜任计划生育档案管理工作。一般在对这类档案管理人员进行培训时，其培训内容可从三方面着手。①对他们进行职业道德培训，使他们养成良好的职业道德习惯和信息安全保密意识，并让他们充分认识到计生档案管理工作的重要性，增强他们的工作责任心。②对他们进行档案业务知识培训，提高他们的业务处理能力。③加强他们的计算机技术和网络技术培训，从而提高他们的档案管理设备操作水平[4]。
3.2加大资金投入，购买先进的档案管理软硬件数字设备
在进行计划生育档案信息化建设的过程中，各类软硬件设备是建设基础和建设工具。因此各级政府都必须加大对计划生育档案管理数字化建设的经费投入，帮助他们购置先进的档案管理数字软硬设备，为更好地开展档案管理数字化建设工作提供强大的物质保障。
3.3做好计生档案信息的虚拟化工作
计生档案信息虚拟化，有利于档案管理人员对计算机服务器资源进行集中化管理。①通过创建虚拟的计生档案信息资源，可以增强服务器的管理性能，进而降低档案信息数字化管理运行成本。②档案管理工作人员还可以与其它的计划生育档案信息资系统相联合，实现本部门计划生育档案信息的共享，提升计生档案信息的利用率。③在计划生育档案管理数字化建设的过程中，不断创建规范化的档案信息管理系统，创新档案信息管理方式等，也非常有利于档案数据虚拟化的实现。简而言之，现代计算机设备和互联网技术的应用，极大地推动计划生育档案管理事业的发展[5]。
3.4加强情报监控
加强计划生育档案的情报监控对于完善各类计划生育档案信息，进行科学的档案信息管理意义巨大。在计划生育档案数字化管理过程中，不断应用新的信息模式，建立新型数据库，能够逐步增强计生档案信息管理的标准性、适用性和安全性。在进行计划生育档案管理时，特别是在信息情报管理过程中，不断进行网络咨询和实时浏览，能够有效控制和迅速更新计划生育档案信息。在具体的计划生育档案数字化管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的职业道德意识，充分借助现代互联网技术、计算机信息技术等方法，对计生档案分类、归整，并最终实现计划生育档案信息的共享，提升计划育档案的利用率，确保计划生育档案管理的实用性、严谨性和真实性。也就是说计算机技术的应用和互联网的普及极大地方便了计划生育档案管理的信息搜集、信息整合以及信息存储，提高了档案管理人员的资料管理效率，促进了我国计生档案管理事业的进一步发展[6]。
4结语
综上所述，对计划生育档案管理进行创新发展和数字化建设不但有利于进一步促进我国计生档案管理工作的革新，还能促进计生工作的规范有序开展。所以以各级政府必须大力支持和全力配合计生部门档案管理机构进行档案管理创新和数字化建设。虽然当前我国计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些不足之处，但只要计生档案管理工作人员积极学习档案管理业务知识和现代信息技术，并配合其它一些针对性的措施，这些问题都是可以有效解决的，并且能有效实现计划生育档案信息资源共享。
参考文献
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第7篇
论文摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。
1.档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007（09）
第8篇
一、高校档案数字化建设过程中存在的问题
1.高校档案数字化建设资金投入不足
在我国很多高校里面，校级领导注重学校的科研工作以及教学任务，而对高校档案管理的重要性，却没有予以足够的关注和重视，高校的很多教师也没有注意到档案管理工作的重要性。因此，高校的很多资金，一般都会投放在科研工作以及教学任务上面，相比较而言，高校档案管理方面的资金投入非常不足，用于高校档案数字化的资金就更少。这就严重影响了高校档案数字化的建设进程。
2.高校档案数字化的建设缺乏依据的标准和规范
高校档案数字化建设，需要有明确的标准和规范，这也是高校档案数字化建设的一个基础条件。目前高校数字化相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字化著录标准以及全文数据库标准等还没有形成规范。应参考国内已有的档案数字化技术标准，来规范高校档案数字化工作。高校档案数字化应用软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校的实际，统一规划，创新机制，与软件公司、高校以及科研单位合作进行多种形式研发，形成符合高校档案数字化发展趋势的管理软件。
3.高校档案数字化建设工作人员技术水平不高
高校档案数字化建设，需要有一定档案业务水平和熟练掌握计算机技术的复合型人才。但是就现在大多数高校档案管理工作人员的分析与调查发现，很多高校从事档案管理工作的人员，他们普遍年龄较大，业务知识陈旧，对计算机的运用也不熟练，对于信息化的快速发展，无法适应。这就严重制约了高校档案数字化建设的开展。
二、高校档案数字化建设问题解决对策
1.加大对高校档案数字化建设的资金投入
高校档案数字化工作是高等院校事业发展的重要组成部分，高校领导应该充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分，高校档案信息资源对经济社会发展和教育事业具有重要的、不可替代的作用。高校领导层应予高度重视，加大人力、财力的投入，满足档案数字化建设所需经费，给予档案数字化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持高校档案数字化建设的开展。
2.建立健全高校档案数字化建设的标准和规范
建立健全高校档案数字化建设标准和规范，对于高校档案数字化的建设有着非常重要的推动作用，高校档案数字化标准是进行档案数字化建设的重要基础和必要条件，进行高校档案数字化建设，没有标准化，档案数字化就难以实现。高校档案数字化管理部门应根据国际、国内和行业的标准规范，结合高校自身的发展需要制定共同遵守的档案数字化管理制度和业务标准，让档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循，为规范档案数字化管理奠定基础，使高校档案数字化工作有共同的衡量标准、协作依据，为建设高校档案信息网络做好准备，真正走档案信息资源共享之路。
3.做好高校档案数据库建设
高校档案数据库建设是发展高校档案网络的基础，也是发展新型数据库的必要条件。网络环境下，“资源共享，共同发展”是大趋势，做好高校档案数字化档案信息库建设，把网络技术和数据库技术紧密地结合起来，引领高校档案数字化向信息资源网络化的方向发展。高校档案在推进高校馆（室）藏档案数字化的进程中，要建立高校档案目录中心，丰富高校档案数据资源储备，提供高校档案数字化后台数据库支持，实现高校馆（室）藏档案信息的传输网络化和利用在线化。高校档案信息只有在传递使用的过程中才能体现出自身的重要价值，高校档案信息存在于网络数据库时，网络系统就成为高校档案信息最主要的传输平台，为高校档案信息的快捷传递提供了重要条件。现代信息技术的使用，使高校档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用。提高对高校档案数字化信息的有效管理和使用，需要建立高质量的高校档案数据库来存放。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。
4.提高高校档案数字化管理工作人员的技术水平
高校档案进行管理的重要组成部分就是进行档案管理的工作人员，所以，高校要想做好档案数字化建设工作，就必须要提升档案管理工作人员自身的技术水平。通过集中的方式进行培训，还可以通过网络的方式进行培训。如高校在培训每位工作人员时，要求其在输入档案内容的过程中，扫描以及录入等工作的错误率不能超过1%。此外，还需要安排核查人员，按照30%的比例进行抽检，督促工作人员更好的完成高校档案数字化工作。高校档案数字化过程中，还可以临时招聘一些能够熟练掌握计算机基本操作、了解档案管理基础知识的人才，进行档案数字化工作。
5.加强高校档案数字化建设中的档案安全工作
第9篇
高校学籍档案管理的重要性
学籍档案是指在学生学籍管理活动过程中形成的、作为原始记录并具有保存价值以备查考的不同形式的文字材料、图表的总和。主要包括:新生录取名册、学生登记表、学籍卡片、原始成绩报告单、在籍学生统计表、学籍变动材料、学生奖惩材料、毕业生名单、验印申请书、毕业生成绩汇总表、学历证明存根等,是学生在校期间形成的具有保存价值的珍贵档案,是高校档案馆重要的馆藏资源,也是高校档案管理的重要组成部分。随着社会的发展和高校办学规模的不断扩大,学籍档案的数量也在急剧增加,学籍档案管理面临着更大的挑战。由于学籍档案自身具有原始性、凭据性、权威性等特点,其利用率也在不断提高,例如企业用人单位甄别学历真伪,毕业生就业、出国留学、资格认证等方面都需出具学籍档案证明材料。另外,学籍档案也是校友资源信息库的主要资料,是建立校友信息库的数据来源。学籍档案也为校史研究、举办展览、编辑出版年鉴、画册等提供素材。
随着时间的推移,由于保存手段、室温环境等多方面因素的影响,原始纸质学籍档案出现了纸张松脆、结块、字迹淡化等现象,失去了使用的准确性和可能性,同时,学籍档案在翻阅或利用中还经常会发生损坏或遗失现象,过度的查询利用也加快了纸质学籍档案的破损速度。原始简单、落后的学籍档案管理方式已经不能适应日益发展的档案管理要求,高校学籍档案的管理与利用之间的矛盾日益突出。
高校学籍档案管理的现状
随着信息数字化的发展,内蒙自治区各高校在20世纪初才开始校园数字化,档案部门开始启动学籍档案数字化工作,高校学籍档案的数字化工作还处于起步阶段。目前,档案管理仅限于2000年开始招录学生的新生录取名册、在籍学生名单统计、毕业生名单及成绩单的数字化管理,学籍档案的其他相关信息等。例如学籍卡片、学生的奖惩情况、毕业生的去向等都还没有进行数字化管理,特别是2000年以前学生的学籍档案情况还是原始的纸制学籍状态,所以学籍档案的目前管理状况与利用之间存在着脱节现象,没有充分满足学籍档案的利用要求,在自动化管理与提供服务方面存在较大的局限性。
目前,高校学籍档案化管理存在的问题及误区: 1. 2000年以前的学籍档案管理还是原始的纸制管理方式,需要将这部分学生的新生录取名册、学生名单、毕业生成绩单的纸质档案进行数字化扫描,便于统一管理。 2. 电子版的学籍档案不能等同于档案数字化管理。很多学籍档案,如学生的学籍变动材料、学生的奖惩材料、毕业生的就业去向及联系方式等各高校都有电子版的材料却没有进行数字化管理,这样既不利于学籍档案的完善,还会导致原始材料出现失真,或因电脑的损坏及一些突发事故导致档案的遗失。所以,必须将现存的原始电子版档案转化为数字化管理模式,才能使档案永久保存。 3. 学籍档案管理部门不能只注重学籍档案的管理,还应重视数字化档案的利用和开发,以适应当前不断发展的学籍档案利用。
高校学籍档案数字化的发展构想
随着学籍档案利用率的日益增加,不同用户对学籍档案数据的需求也各不相同,这就要求构建学籍档案数字化平台。学籍档案数字化平台应以原始的纸质学籍档案为中心,搭建一个以网络为基础的学籍档案数字化传输平台、资源共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用平台,实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式服务。学籍档案数字化平台应具备三个主要模块:学籍档案数字化加工模块,学籍档案信息著录模块,学籍档案查询与展示模块。
学籍档案数字化加工模块。学籍档案目前主要是以纸质的形式保存,该模块主要实现对纸质学籍档案的数字化扫描以及对扫描完成的图像进行编辑处理,通过扫描的方式转换为数字化资源进入数字化平台。
学籍档案信息著录模块。扫描后的学籍图片资源有的并不能直接用于查询和利用,需要建立专门的学籍信息库,使这些原始资源能够进行正确的识别。
学籍档案查询与展示模块。该模块能够提供灵活多样的查询方式,满足学籍档案各个层面的不同查询要求,可以按照多种条件查询,并能将查询的结果转化为文件形式进行打印。
第10篇
【关键词】 高职院校 档案数字化建设 问题 对策
近年来，伴随着国家高等职业教育大发展，广西的50多所高职院校的发展也进入了快速发展阶段，办学规模、办学质量、综合实力都在不断提升。随着信息技术高速发展、网络技术的广泛应用，各高职院校也越来越重视校园信息化建设。档案数字化建设是校园信息化建设工程的一个重要组成部分，如何加快档案信息数字化建设的步伐，推进高职院校档案信息化建设的进程，已成为各高职院校档案工作所面临的一项重要课题。
一、高校档案数字化建设的内涵及其重要性
（一）档案数字化是校园信息化建设的重要组成部分。随着科技的发展，广西高职院校也正逐步开展校园信息化建设，纷纷使用办公自动化（OA）系统、网络教学平台、学生信息管理系统等先进管理平台。高职院校档案室是为学校教职员工、学生提供重要服务的窗口，必须得跟得上学校发展的脚步。档案信息化是校园信息化建设的重要组成部分，只有加快档案信息数字化建设，才能更好地为学校各项工作提供高质量的档案信息服务。
（二）提高档案提供利用的效率。传统的档案资料查找方式是先经过手工或者的档案管理系统进行目录检索再到库房查找，有时候要往返几次库房才能查到利用者所需档案资料，花费较长时间。档案数字化后就可以直接在计算机上轻松查找，节省了时间，提高了工作效率。同时，将档案信息经过校园网络传输，就可以提供给校内外相关人员利用，利用者不受时间、空间的限制就可以进入档案管理系统查找相关档案信息。
（三）有效提高档案的科学管理水平。传统的档案管理模式以纸质档案管理模式为主，占用空间大；对纸质档案的频繁翻阅容易造成损坏、字迹褪色。目前，广西大部分高职院校的档案库房面积仅能容纳3-5年的库藏量，随着档案的逐年递增，现有库房很难容纳庞大的档案。实施档案数字化建设，不仅可以大大节省档案存储空间，还有利于延长档案的使用寿命。
二、广西高职院校档案数字化建设存在的问题和困难
（一）档案工作经费投入不足。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》中规定：“建校历史在50以上或全日制在校生规模在1万人以上或已集中保管的档案、资料在3万卷以上，都需要设立档案馆。”根据规定，目前广西大部分的高职院校已符合成立档案馆，但是由于各方面的原因还没有一所高职院校成立档案馆，仅仅是成立了档案室，隶属于学校办公室。档案室仅配备1名专职档案员，虽然少数院校配有2名专职档案员，但常常还要兼顾学校办公室的日常工作。档案数字化建设需要投入大量的人力、物力和财力，需要配备相应的软件和硬件设施。大部分高职院校正处于建设发展阶段，主要将经费投入基建、教学和科研上，不可能对档案工作投入太多。
（二）以传统管理模式为主。目前，广西的高职院校档案管理仍以传统管理模式为主，主要采用纸质、录音、录像等载体保存档案；以案卷归档和保管的方式，开展档案的收集、整理、鉴定、利用等工作；提供查阅的方式以手工翻本，费事费力。虽然统一使用了GD2000档案管理系统，但仅局限于档案目录数字化，档案全文数字化仍然是空白。更没有实现档案资源在校园网共享，无法满足多用户的同时需求。
（三）档案数字化建设步伐缓慢。2002年国家档案局《国家档案信息化建设实施纲要》颁布，自此我国全国各地、各高校档案信息化建设逐步开展。但是2002年广西的大部分高职院校刚刚从中专、技校升格为高职高专，学校工作的重心是整合办学资源、扩大办学规模，把精力集中在教学和科研工作上，根本无暇顾及信息化建设，因此档案数字化建设是非常滞后的。
（四）数字化档案信息安全存在问题。档案数字化为我们提供了方便快捷的服务，但是档案信息安全问题也成为档案管理中不可忽视的问题。一是将纸质档案原件数字化过程中，拆分、扫描、数码相机拍摄时容易造成档案原件的丢失或者字迹、数据不清晰。二是档案信息网络化后，面临着计算机“病毒”、“黑客”等安全问题。高职院校档案内容涉及范围广、信息量大，尤其是科研类档案具备非常高的科技含量。如果不加以安全保护，将造成重大损失。
三、广西高职院校档案数字化建设的对策
（一）加大对档案数字化建设经费的投入。要提高对档案管理工作的重视，加大经费投入。首先要配备档案专职人员，对档案人员进行定期培训，档案人员除具备档案业务知识外，还要掌握计算机操作、网络管理、数据库建设、图像处理等专业知识。其次还要配备档案数字化建设所需相关设施，如计算机、数码照相机、扫描仪等。
（二）制定完善的数字化建设的标准和制度。在开展数字化建设前期，按照国家制定的统一标准和规范，结合高职院校的实际情况，建立一套完善的档案数字化建设制度，确保学校档案数字化建设的质量，从而使档案管理朝着系统化、标准化和规范化方向迈进。
（三）做好前期调查研究工作。档案信息数字化是一项系统性工程，不可操之过急。高职院校档案信息量庞大，短时间内不可能将全部材料数字化。在进行档案数字化建设前，要做好调查研究工作，可到区内外先进的高校或者企业学习了解档案信息化建设的先进经验，避免盲目建设。根据本校近几年档案的利用情况，制定科学合理、切实可行的计划，要按照先新后老、先重点后一般的原则，分步骤对档案信息进行数字化。
（四）加强数字化档案信息安全。档案信息安全保护涉及的主要内容包括：信息安全规范、信息加密、信息认证、防治计算机病毒、信息备份、网络安全和档案信息长期可存取技术等。一是档案信息数字化工作中要注意档案材料的完整性，不能在数字化过程中造成原始档案的丢失、破损，在扫描或相机拍摄过程中要注意使字迹清晰不模糊。二是做好档案信息备份，购买先进的存储设备，避免档案管理系统的软、硬件更新换代后导致档案信息无法读取。三是档案信息数字化后，要维护好档案管理系统的稳定性和可靠性，给档案信息一个可靠安全的存储环境。
参考文献：
第11篇
一、分析新形势下城建档案数字化建设面临的问题
1、档案数字化建设缺乏资金
城建档案数字化建设其资金来源主要是依靠财政拨款，自然而然的各地拨款也不统一，但是拨款资金不足是绝大部分档案馆共同面临的现象，实行城建档案数字化建设对硬件设施是有一定要求，它需要以计算机和计算机辅助设备为前提条件，只有在这个基础之上相关工作才能够顺利开展，但是就目前情况来看应用于档案数字化建设的计算机数量相对较少，也就是说其硬件设施不能够满足城建档案数字化建设的需要，而这也是影响城建档案数字化建设的客观因素。
2、城建档案数字化建设缺乏专业性人才
城建档案数字化建设不同于其它专业，其是一个多专业、综合性强的复杂系统工程，城建档案数字化建设需要的不仅仅是硬件设施，而且还需要综合能力强的综合性人才，只有这样才能够满足城建档案数字化建设发展的需要。但是在实际中不难发现，现有的人才不能够及时处理城建档案数字化建设中出现的问题，甚至是出现兼职现象，人才要求不能够与城建档案数字化建设同步，其效用自然而然不能够显现出来。总而言之，人才问题与专业技术问题是影响城建档案数字化建设的重要因素。
3、计算机及网络系统安全问题
在传统的档案建设过程中，将纸张与字迹有效结合起来，既能够保证数据的准确性，且纸质档案保存时间比较长，某种意义上来说纸质档案更具安全性。但是城建档案数字化建设使用的是电子存档，对技术设备依赖性比较强，对环境条件要求也较纸质档案要求高，且受诸多外界条件影响，倘若出现系统问题可能重要数据就会丢失，严重时系统瘫痪，造成不可估量的影响。
二、解决城建档案数字化建设面临问题的对策
1、依据实际情况制定行之有效的计划为更好开展档案数字化建设创造条件
要做好城建档案工作其首要任务是制定行之有效的计划，进行科学、合理规划，将大量的档案转化成数字文档，当然要想做好这项工作并不在短时间内能够完成，需要长时间不懈探索。也就要求相关工作人员做好馆藏的调查工作，依据现有资料对其类型、载体、信息化情况做好数字化的规划工作，贯穿城建档案数字化建设的始终，从而加快城建档案数字化建设的步伐。
2、财政部门加大对城建档案数字化建设的资金投入
档案馆首先要明确自身定位，充分认识到城建档案数字化建设对开展相关工作的重要性，主动争取财政部门对城建档案数字化建设的投入，将其投入的资金发挥实效，再者就是积极参与到政府数字化信息建设过程中，充分利用政府信息化资源从而为城建档案数字化建设提供内在动力，在实现资源共享的同时，不断完善城建档案数字化建设，可以考虑对重要信息资源采取有偿服务的方式，从某种意义上来说能够弥补资金不足的问题，为档案馆全身心投入到城建档案数字化建设中创造条件。
3、加大人才引进和人才培养力度
要想根本性解决人才问题只有依据自身情况制定行之有效的计划，通过人才引进和人才培养，尽管处理这个问题的难度很大，但是只要采取正确的方式还是可以克服。作为档案馆首先要不定期组织相关人员进行技能培训，使其能够将所学知识应用到实际工作中，再者就是与高校进行合作，档案馆为其提供实习岗位，高校为档案馆提供后备人才，只有这样才能够加快城建档案数字化建设的步伐。再者，处理信息系统安全问题过程中，要通过加密、访问受限、身份认证、数据备份等技术手段确保信息安全，倘若受外界因素干扰也能够确保数据不被丢失，为城建档案数字化建设提供一个稳定的发展环境。
第12篇
（黑龙江省第二医院，黑龙江 哈尔滨 150000）
【摘要】随着社会信息化进程的加快，给医院档案管理工作带来了新的契机，特别是医院档案数字化建设作为适应时展的新举措、新要求被提上了议事日程，其重要性正日益凸显出来。
关键词 医院档案管理；数字化建设；医院档案信息化
随着加快档案信息化建设，加快现有档案数字化进程，列入《全国档案事业发展“十五”计划》，表明我国将加快数字化档案建设，我国卫生行业与世界卫生行业接轨，档案数字化建设尤为重要，医院档案数字化建设是以计算机、通信技术及数据库为其构成要素，以资源共享和开发展为目的，因此，准确把握好医院档案数字化的建设与发展，积极推进新时期医院档案数字化建设具有非常重要的意义。
1医院档案管理的职能转变
医院档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，从而实现档案信息资源的合理配置、科学管理。现在档案工作的方向和重点要以数字化、网络化为手段主动为医院各项工作及社会大众提供优质高效的档案信息服务，实现档案实效最大化和档案信息资源共享化。
1．1医院档案载体的更新换代
随着医院档案内容及载体多样化医院档案信息量剧增，纸质载体在电子信息化时代逐渐并迅速地被计算机磁盘、光盘等存储介质所取代使得档案数字化建设更加迫切。
1．2医院档案的收集
收集是医院档案数字化建设的起点和开端，是医院档案数字化建设工作的基础，随着信息网络技术的发展，数字档案有许多不同于纸质档案的特点 ，根据载体的变化要求医院档案信息的收集、必须准确、标准、规范，要实时收集，定期收集、定向收集、跟踪收集，逻辑收集等，以确保档案信息的准确无误。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样化的强大功能，通过医院各个部门的配合，通过网络的传输使医院档案信息服务更加完善、更加便捷。
1．3医院档案范围的改变
医院档案由最初的行政文书、照片、病例、人事档案等发展到医疗文书档案、医学科研档案、胶片档案、病理档案及图文档案、实物档案、声像档案数据档案等等。
医院档案载体的更新及医院档案范围的改变档案收集的多样性，迫使医院档案管理必须转变职能，尽快改变管理方式，利用现代的科学的手段，用现代化、多功能的服务，使医院档案的信息能及时、方便地为广大的需求者服务，为医院领导决策服务、为医院的医疗、教学、科研工作的需求服务，提高档案的利用率。因此，被动、传统、手工的档案管理，必须逐步被现代的、数字化的档案管理方式所取代。
2医院档案数字化建设的社会发展需求
（1）建设数字化档案可充分实现信息的共享和信息实效性的目标，信息化改变了医院管理环境，领导做决策有了依据，更便捷、更准确，准确性实效性加强了。
（2）医院各个部门之间通过信息系统、网络系统信息共享，提高了工作的时效性。
（3）要大力宣传医院档案数字化建设的重要性，使干部职工充分了解、认识，更好地支持档案数字化建设工作，建立档案信息数据库使档案利用更方便、更快捷。
3加强医院档案数字化建设的工作
（1）加强医院档案数字化建设的领导，保证必要的人力、财力的投入。加快医院档案数字化建设工作的步伐必须加强软件、硬件的建设，首先领导重视是做好医院档案数字化建设工作的前提，要把医院档案数字化建设纳入重要议事日程与医院业务建设，同步规划、同步发展。
（2）提高医院档案管理的标准化、规范化水准。在信息时代信息的共享网络沟通更依赖于统一的标准，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案信息的共享等都需要通过制定、建立各类档案的管理标准，形成管理标准体系和规范管理制度，确保档案工作的有效开展。随着科学技术的发展，数字化档案管理手段的更新及管理水平的提高，建立健全科学数字化档案管理体系和规章制度，是推进医院档案数字化建设的关键。档案标准和规范本身是一项系统工程，要推进医院档案数字化建设就要坚持医院领导与档案管理人员、计算机技术人员及各个部门的协同配合，在管理上、制定上统一标准，在实际操作上制定科学的技术规范，从而保证数字化档案管理的准确性和实效性。明确职能，将各个部门、各个门类、不同载体的档案在实现原文件信息数字化后统一管理。
（3）加强培训提高档案管理人员的素质及专业水平。
从目前看医院档案管理人员普遍缺乏通才、专才及复合型人才，部分人员专业水平较低，尽管引进了先进设备，由于不能全面掌握科学的操作技术，仍不能充分、高效的发挥其作用。因此，医院要将数字化医院档案管理人员纳入医院人才培养计划，通过专业培训、进修学习等不断提高数字化档案管理人员的素质及专业水准，使其具备不断探索数字化医院档案管理工作及发展的能力，从而提高数字化档案管理的水准，从而带动医院档案数字化的建设进程 。
第13篇
电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用，受工作环境的限制，管理人员对档案的管理受到限制，，无法实现快捷方便管理，不利于企业的正常运转，在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外，传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范，纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求，才能提高管理人员的工作效率，帮助企业更好更快地发展。在信息化现代，多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式，适时抓住机遇，加快建设和完善档案管理工作，实现公文信息快速运转的档案数字化管理，适应现代社会市场的发展，保证电力企业经济的快速发展。
2提高电力企业数字化管理的重要性意识
数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度，发现档案管理中存在问题，及时采取有效措施进行改进，还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作，由于信息量庞大，管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆，且需要进行防潮、防火、防虫工作，占用存储空间大，不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式，提高了管理人员的工作效率，保证了部门管理的稳定性与健全性。此外，数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命，还可以实现资源共享，适应节约型社会的发展要求。一方面，跟进多媒体时代的步伐，满足档案管理人员的工作需求，另一方面，促进了电力企业在全球信息化时代的发展。
3建立健全电力企业数字化数据管理库
数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关，为了更好地统筹管理，建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先，可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始，给电力企业档案进行分门别类，标上“套”“册”等分号，写上相应的档案名称，这样在查找档案时，只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、册数，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立档案时间数据库，时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存，系统自行将信息收集传输到档案时间数据库，进行统计整理，方便管理人员对信息进行管理的同时，也能够区分新旧档案，便于提取信息。
4做好对企业档案管理人员的全面培训工作
第14篇
医院中的档案是存储信息和管理信息的重要载体。其中包含了大量的技术资源和医疗成果。伴随着信息数字化和网络技术的发展。怎样高效的将信息数字化应用到医院的档案建设中，为医疗和科研项目提供便利的条件、快速准确的信息服务。这是我们目前亟待解决的问题。
一、实现档案数字化管理所面临的主要问题
众所周知，医院是属于为广大病患提供医疗帮助的服务性场所，在开展医疗帮助的过程中。每天医院都会受到大量患者的患病资料。再加上医院本身管理工作过程中产生的一些信息类的文件，两者汇集到一起。那给医院的档案管理工作者带来的真的是不小的挑战。鉴于医院档案对于其开展工作的重要性，将医院档案的管理进行全面的数字化是具有必然性的。但是在进行医院档案的数字化进程中却仍存在很多的问题等待解决。
1.资源的浪费
电子文件与纸质文件并存的保存机制造成了资源上的浪费。因为想要避免因为一些机器的故障或者其他原因导致档案医学成果的丢失。一般都会在档案电子化的基础上，仍然保存一份相同内容的纸质文件。这不但在人力物力上造成了浪费，同时也影响了电子文件在档案事业上的进一步发展。
2.医院档案的信息资源没有得到合理利用
现在很多的医院都已经为本医院的档案室配置了电脑、并开发了网络信息平台。但可惜的是这些现代化的管理设备并没有的到合理有效的利用。现如今的医院档案管理面临着犹如守着推土机却仍然使用铁锹铲土的局面。在信息化发展越加快速的今天，却仍然在使用传统的封闭式的管理模式。电脑、网络平台在很多医院的档案管理上并没有发挥它应有的作用。
造成这种局面的原因是多个方面的，只有医院真的认识到了档案管理数字化的重要性，积极主动的培养一些适应信息化管理要求的档案管理人员，才能真正使得医院信息化设备得以起到其应有的作用，才能使档案的数字化管理得到真正的发展。
3.医院档案信息数字化的标准尚不完善
现在很多医院在我国信息化进程日益加快的大背景下，都采取了各种各样的措施用来推进档案信息数字化的工作进程。但是数字化的进程除了工作态度上的积极之外也要规范化的工作，建立标准化的档案信息。不然很容易发生信息数字化的资源得不到合理充分的应用。另一方面，不能完全统一数据的格式、分类标准等也会使得档案数字化信息的全面性和准确性有所下降 ，不但不能借助网络有效的利用数字资源，同时也制约了医院档案数字化的进一步发展。
4.医院负责管理档案的工作人员的信息化素质不够
随着信息化逐渐深入到医院档案的管理工作中，这对医院负责管理档案的工作人员也提出了更多的要求。在了解专业的医学知识、档案知识管理的基础上，还要具备一定的计算机信息化技术素养。
现如今，很多的医院档案工作人员对于信息技术的了解不深，技术水平不够致使其业务能力下降达不到现在医对于档案数字化的新要求。现在很多医院的档案工作人员还兼任着医院内的其他工作，分身乏术致使其根本不具备业务培训和学习的机会。致使大多数医院的档案工作智能停留在调用和查询的基础性信息化水平上。这样一来，医院档案的数字化、信息化就更难得以真正的实现。
二、医院档案数字化管理的完善对策和发展策略
1.对于档案信息收集上的完善和操作上的规范模式
对于实现医院档案数字化管理的当务之急，首要任务是先要建立起一个标准的信息档案资料库。通过数字化的管理形式，将医院内原有的档案信息加以整理存储。并开发深层次的档案应用，提高其档案的使用价值。
在这个基础上，我们要建立网络平台上的档案查询系统。这个网络平台要能实现信息资源的数字化处理、存储、检索以及输出功能等等。从而建立其整个比较完善的工作系统流程。当然在创建系统之前，我们也要保证在对其信息资源数字化的处理过程中，是采取标准化的规划分类体制。以防止资源的浪费，提升信息存储和传输的效率。我们还可以鼓励医院内各个部门上报资料时是以规定的格式和要求并是以电子文件的形式进行传输。
在对信息档案实行数字化的过程中，可以根据信息资源的不同进行不同的处理方式。比如：可以对文字或者图像类的信息采用扫描录入的方式，逐份的扫描然后编好索引和目录。也可以采用文本格式进行全部的归档存储，但是要配备全文的数据库，当然也可以采用上述两种方法组合的形式进行档案的数字化处理。
2.对其医院档案服务的体制进行完善
现在医院的档案管理可以在信息化的帮助下创建新的管理体制，通过网络平台更好的为医院内的其他部门进行服务。推动档案管理数字化信息化的发展。比如：建立专门的档案管理查询网站、建立档案信息资料库、信息可以实现自动的上传和存储以及信息资源可以实现在线查询等等。这写举措不但可以为档案的管理上提供更便捷的服务而且在某种意义上来说也实现了医疗资源的共享和档案信息的良性循环。
3.培养熟悉信息化数字化技术的档案管理人员
在医院的档案进入信息化、数字化的管理模式后。档案管理人员不仅要具有专业的医疗知识、档案管理知识同时也要具备较强的网络信息处理能力和数字化的信息服务能力。档案信息数字化的成功与否很大程度上取决于档案管理人员的信息技术是否过硬。现在的医院应该着重培养档案工作人员的信息技术能力。提高其工作时的工作效率和质量。
第15篇
关键词：城建档案；管理；数字化
在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。
一、城建档案管理数字化的意义
（一）实现便捷高效的管理
传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。
（二）实现规范化的管理
在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。
（三）便于城建档案的开发利用
城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。
二、城建档案数字化建设中存在的问题
（一）管理信息的缺失
在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。
（二）管理信息的泄露
城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。
（三）初期建设难的问题
在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。
三、城建档案管理数字化建设的措施
（一）合理的规划
对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。
（二）制定科学、统一的标准
由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。
（三）优秀的管理人才
在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。
（四）数字化管理模式的应用与推广
随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。
总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。
参考文献：
[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.
[2]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技,2013(34):424-425.
