人事档案归档范文

前言：我们精心挑选了数篇优质人事档案归档文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：人事档案 归档工作 档案管理

一、人事档案管理中存在的问题

这些年来，随着单位团体的适应改革和市场的经济发展的需求，人事档案工作变得日益重要，人事档案工作从实际中出发进行了许多积极有益的探索，取得了一定的成效。然而随着大量的人才流动，市场中人才的挖掘，一年又一年的应届毕业生等等大量人力资源的加入，人事档案的数据变得日益庞大。

第一，对人事档案管理的重要性缺乏认知。人事档案工作不像其他工作一样，它的沉默性导致了其不容易为人所注视，同时在这个领域中也不容易取得明显的成绩。长时间下来，就产生了这样的一种情况，很大部分人员包括部分的领导干部都对人事档案管理工作存在着一些错误的理解，很容易会认为人事档案工作是最简单的文职类工作，抄抄写写，记录一下，保存一下，常规性的事务类工作，得不到应有的重视。在他们眼中这种人事归档工作只不过是资料的整合，不能为公司带来经济的收益。只要保管好不丢失，需要的时候能外调出来查阅一下就可以了。所以，一些单位往往忽略了人事档案管理的工作，甚至在议事日程上不把人事管理工作纳入到其中，从而衍生出一个现象，说起来重要的事情、在安排方面却变成了次要，在众多项目的情况下容易忘掉，用起来的时候又突然需要。这样导致了人事档案的工作长时间处于被动的应付状态，很难高质量地去为单位团体和单位领导等提供完善服务。

第二，人事档案的管理手法相对落后。这是得不到重视而衍生出来的一大问题。人事档案管理的方式在这个计算机普及的社会上，还处于手工操作的尴尬局面。缺乏对现代科学技术手段的应用是最大的问题，管理水平与认知水平过于落后。作为一个信息系统检索速度慢，根本就无法适应更新人才资源的开发条件和人才竞争快速提升的高效率标准。

最后，档案管理员的管理水平有待提高。目前大部分的管理员只是简单地接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工装订还有做好防火、防蛀、防霉仓管工作，即他们通常说的“抄抄写写，守好摊子，不漏不泄，查阅外借”，工作单调产生职业厌倦。

二、探究新时代人事档案归档收集工作的改革

推进人事档案信息管理的进步，有利于加强和认知档案信息的开发利用。人事档案信息只有通过利用最大化，才能展现潜在价值。

首先，提高对人事档案的认识，了解其重要性。现今社会人事工作面临着许多新的情况和问题，无疑之中人事档案管理的要求有了新的准则，其工作的重要性已经不再是过去中那种传统的资料整理，更需要的是如何去整合优化。只有通过认真学习关于人事档案管理的方针和对策，进一步认识人事工作的重要性，才能更好地规范人事档案管理，实现新时代的档案管理的改革。另外，还需扩大人事档案的收集范围。

其次，要健全人事档案的管理制度，提高人事档案管理的管理化水平。人事档案管理工作基本上都是一些琐碎繁多的工作，如果没有完善健全的规章管理制度，很容易就会出现无章可循的局面。人事档案管理制度的完善与制定，主要是从实际出发，把握好信息需求，严格规范档案材料收集归档等重要任务。严谨排查各种虚假信息，使人事档案更加科学、全面、完整地为人所利用，为领导考察任用提供准确的人才信息。

再者，加强人事档案管理的现代信息化建设。人事档案数据说白了就是人才信息库，只有合理整合利用信息资源，才能更有效更大限度地发挥其作用，发掘出潜在的人才。加强人事档案管理的现代信息化，能够提高工作效率与资料的搜索整理功能。手工操作阶段的人事档案归档收集已经费事，传输速度慢，信息更新不及时，已经无法适应这个社会的需求。要提高人事档案工作的效率，就需要更新对档案管理的辅助工具。

最后，应加强档案管理员的管理水平。单位对档案管理员制订有效的晋升奖励的激励机制，促进他们提高自身的工作胜任力，改变档案管理员简单的管理员、投递员的身份，使新时期的干部人事档案管理员变成人力资源开发利用的直接参与者。提高自己的能力，要掌握文书学、档案学、档案保护技术学、档案学史等等基本知识及组织文字材料的写作能力，具备档案宣传和展览、领导学、管理图书馆学等相关专业知识外，还应掌握外语技能，并具备稳定的心理特质、较高的道德水平、较强的成就动机以及较强的演讲能力。

总之，人事制度改革的推行，既给人事档案事业提供了创新的机遇，同时也能发挥出人事档案为单位团体带来的最大效益。新时代人事档案归档和收集必须全面全效，掌握其有用之处，才能是追随人才市场发展的基本趋势。

参考文献

第2篇

关键词：人事档案材料；编排；归档；流程；计算机；优化方案

学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案室，须将其及时归入各人的人事档案，以便管理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找将序号（或档案编号）数字标注在材料上给材料排序。这时，材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找”材料序号（或编号）这个环节比较繁琐，需要花费一定的人力和时间。

怎样精减流程、实现高效编排呢？本文为此提出人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。

1 已实现办公自动化管理的材料，其编排可由计算机自动完成

最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。

1.1 如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放入人事档案卷夹。

1.2 人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编号，打印工资表前,选择按档案编号排序也可以达到同样的效果。

2 人事档案材料交接建立了电子文档，这些材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环节——瞬间“批量查找”材料序号（或编号）

人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Word或Excel文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的基础。

2.1 当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时

2.1.1 将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制粘贴到Excel工作表中（见图1），

此时，A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是一致的。没有“交接号”的，在工作表中添加一列即可。

2.1.2 选中A、B两列数据排序主要关键字选“材料姓名”确定（见图2），此时，B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列，与人事档案的编排顺序相一致了，A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。

2.1.3 在C列加入一列“序号”（见图3），这列数字即是为材料排序的顺序号。

2.1.4 选中A、B、C三列数据排序主要关键字选“交接号”确定，这时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们可以为C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色（见图4）。

2.1.5 将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可，省略了人工在人事档案名册中逐一地查找序号这一环节。序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色，可以提示工作人员注意，在抄写时，抄的是这一列的内容。最后，将材料按序号数字顺序排列，再依次“对名入册”，放入档案卷夹。

2.2 当人事档案采用其他编排方法时，又可分为两种情况。

2.2.1 接收到所管档案之中部分人员的材料时，可以利用Excel的“高级筛选”功能。

2.2.1.1 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册（电子版）中的“档案姓名”和“档案编号”复制、粘贴到sheet1工作表中，形成一个“档案编号名单”（图5中A1～B11区域）；将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的下方（图5中A14单元格），

再将“材料交接登记表”（电子版）中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方（图5中A15～A20区域）。单击A1单元格数据筛选高级筛选单击“条件区域”输入框选中A14～A20确定。此时，“档案编号名单”区域少了几行（见图6），Excel已经以A15～A20中的姓名为条件，在“档案编号名单”中自动把它们筛选了出来，其余的姓名则被隐藏了。

2.2.1.2 击打开sheet2工作表，如图7所示，将“材料交接登记表”的“送交号”、“材料姓名”复制、粘贴到A、B两列；将图6中筛选出来的“档案姓名”、“档案编号”复制、粘贴到C、D两列，并在E列加一列“序号”。

2.2.1.3 选中A、B两列，以“材料姓名”为主要关键字排序；再选中C、D、E三列，以“档案姓名”为主要关键字排序。如图8所示，此时，B、C两列中的姓名已一一对应，计算机已经为材料找到了它们的编号和序号。

2.2.1.4 全选表格，以“送交号”为主要关键字排序，如图9所示，此时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们为“档案编号”、“序号”两列数字所在的单元格填充醒目的颜色，将这两列数字都抄写在对应的材料上。在给材料实体排序时，就按标注的“序号”数字顺序排列，相对更方便查看；之后，将材料放入档案卷夹时，则可按材料上标注的“档案编号”来“对号入座”。

2.2.2 接收到所管档案之中全部人员的材料时，图10即为我们所需要的效果：A、B两列为“材料名单”，选中并以“材料姓名”为主要关键字排序；C、D、E三列为“档案名单”，选中并以“档案姓名”为主要关键字排序；最后，全选表格，再以“交接号”为主要关键字排序。我们只需将E列的序号数字对应抄写在材料上，然后，按序号顺序排列即可。

3 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案的特点

3.1 简单易学。主要运用到了Excel的“排序”和“高级筛选”功能。了解Word、Excel基本运用的人事档案管理人员可以较快掌握。

3.2 实用性强，材料数量越多，利用计算机编排材料的效率就越显著。

3.3 人事档案材料形成部门的办公自动化程度越高，其形成的人事档案材料的编排归档流程就越简便。

3.4 人事档案的编排方法不同，利用计算机编排材料的步骤也有所不同。可根据实际情况，灵活地采取合适的计算机优化方案。

参考文献：

第3篇

【关键词】人事档案；归档管理；工作

为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。

一、加强人事档案归档管理工作的重要作用

医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。

二、医院人事档案归档管理的现状

现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。

三、加强人事档案归档管理工作的具体方法

人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。

（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。

（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。

（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。

四、结语

综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。

【参考文献】

[1]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.