人事档案归档范文

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第1篇

关键词：人事档案 归档工作 档案管理

一、人事档案管理中存在的问题

这些年来，随着单位团体的适应改革和市场的经济发展的需求，人事档案工作变得日益重要，人事档案工作从实际中出发进行了许多积极有益的探索，取得了一定的成效。然而随着大量的人才流动，市场中人才的挖掘，一年又一年的应届毕业生等等大量人力资源的加入，人事档案的数据变得日益庞大。

第一，对人事档案管理的重要性缺乏认知。人事档案工作不像其他工作一样，它的沉默性导致了其不容易为人所注视，同时在这个领域中也不容易取得明显的成绩。长时间下来，就产生了这样的一种情况，很大部分人员包括部分的领导干部都对人事档案管理工作存在着一些错误的理解，很容易会认为人事档案工作是最简单的文职类工作，抄抄写写，记录一下，保存一下，常规性的事务类工作，得不到应有的重视。在他们眼中这种人事归档工作只不过是资料的整合，不能为公司带来经济的收益。只要保管好不丢失，需要的时候能外调出来查阅一下就可以了。所以，一些单位往往忽略了人事档案管理的工作，甚至在议事日程上不把人事管理工作纳入到其中，从而衍生出一个现象，说起来重要的事情、在安排方面却变成了次要，在众多项目的情况下容易忘掉，用起来的时候又突然需要。这样导致了人事档案的工作长时间处于被动的应付状态，很难高质量地去为单位团体和单位领导等提供完善服务。

第二，人事档案的管理手法相对落后。这是得不到重视而衍生出来的一大问题。人事档案管理的方式在这个计算机普及的社会上，还处于手工操作的尴尬局面。缺乏对现代科学技术手段的应用是最大的问题，管理水平与认知水平过于落后。作为一个信息系统检索速度慢，根本就无法适应更新人才资源的开发条件和人才竞争快速提升的高效率标准。

最后，档案管理员的管理水平有待提高。目前大部分的管理员只是简单地接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工装订还有做好防火、防蛀、防霉仓管工作，即他们通常说的“抄抄写写，守好摊子，不漏不泄，查阅外借”，工作单调产生职业厌倦。

二、探究新时代人事档案归档收集工作的改革

推进人事档案信息管理的进步，有利于加强和认知档案信息的开发利用。人事档案信息只有通过利用最大化，才能展现潜在价值。

首先，提高对人事档案的认识，了解其重要性。现今社会人事工作面临着许多新的情况和问题，无疑之中人事档案管理的要求有了新的准则，其工作的重要性已经不再是过去中那种传统的资料整理，更需要的是如何去整合优化。只有通过认真学习关于人事档案管理的方针和对策，进一步认识人事工作的重要性，才能更好地规范人事档案管理，实现新时代的档案管理的改革。另外，还需扩大人事档案的收集范围。

其次，要健全人事档案的管理制度，提高人事档案管理的管理化水平。人事档案管理工作基本上都是一些琐碎繁多的工作，如果没有完善健全的规章管理制度，很容易就会出现无章可循的局面。人事档案管理制度的完善与制定，主要是从实际出发，把握好信息需求，严格规范档案材料收集归档等重要任务。严谨排查各种虚假信息，使人事档案更加科学、全面、完整地为人所利用，为领导考察任用提供准确的人才信息。

再者，加强人事档案管理的现代信息化建设。人事档案数据说白了就是人才信息库，只有合理整合利用信息资源，才能更有效更大限度地发挥其作用，发掘出潜在的人才。加强人事档案管理的现代信息化，能够提高工作效率与资料的搜索整理功能。手工操作阶段的人事档案归档收集已经费事，传输速度慢，信息更新不及时，已经无法适应这个社会的需求。要提高人事档案工作的效率，就需要更新对档案管理的辅助工具。

最后，应加强档案管理员的管理水平。单位对档案管理员制订有效的晋升奖励的激励机制，促进他们提高自身的工作胜任力，改变档案管理员简单的管理员、投递员的身份，使新时期的干部人事档案管理员变成人力资源开发利用的直接参与者。提高自己的能力，要掌握文书学、档案学、档案保护技术学、档案学史等等基本知识及组织文字材料的写作能力，具备档案宣传和展览、领导学、管理图书馆学等相关专业知识外，还应掌握外语技能，并具备稳定的心理特质、较高的道德水平、较强的成就动机以及较强的演讲能力。

总之，人事制度改革的推行，既给人事档案事业提供了创新的机遇，同时也能发挥出人事档案为单位团体带来的最大效益。新时代人事档案归档和收集必须全面全效，掌握其有用之处，才能是追随人才市场发展的基本趋势。

参考文献

第2篇

关键词：人事档案材料；编排；归档；流程；计算机；优化方案

学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案室，须将其及时归入各人的人事档案，以便管理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找将序号（或档案编号）数字标注在材料上给材料排序。这时，材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找”材料序号（或编号）这个环节比较繁琐，需要花费一定的人力和时间。

怎样精减流程、实现高效编排呢？本文为此提出人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。

1 已实现办公自动化管理的材料，其编排可由计算机自动完成

最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。

1.1 如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放入人事档案卷夹。

1.2 人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编号，打印工资表前,选择按档案编号排序也可以达到同样的效果。

2 人事档案材料交接建立了电子文档，这些材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环节——瞬间“批量查找”材料序号（或编号）

人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Word或Excel文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的基础。

2.1 当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时

2.1.1 将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制粘贴到Excel工作表中（见图1），

此时，A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是一致的。没有“交接号”的，在工作表中添加一列即可。

2.1.2 选中A、B两列数据排序主要关键字选“材料姓名”确定（见图2），此时，B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列，与人事档案的编排顺序相一致了，A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。

2.1.3 在C列加入一列“序号”（见图3），这列数字即是为材料排序的顺序号。

2.1.4 选中A、B、C三列数据排序主要关键字选“交接号”确定，这时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们可以为C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色（见图4）。

2.1.5 将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可，省略了人工在人事档案名册中逐一地查找序号这一环节。序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色，可以提示工作人员注意，在抄写时，抄的是这一列的内容。最后，将材料按序号数字顺序排列，再依次“对名入册”，放入档案卷夹。

2.2 当人事档案采用其他编排方法时，又可分为两种情况。

2.2.1 接收到所管档案之中部分人员的材料时，可以利用Excel的“高级筛选”功能。

2.2.1.1 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册（电子版）中的“档案姓名”和“档案编号”复制、粘贴到sheet1工作表中，形成一个“档案编号名单”（图5中A1～B11区域）；将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的下方（图5中A14单元格），

再将“材料交接登记表”（电子版）中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方（图5中A15～A20区域）。单击A1单元格数据筛选高级筛选单击“条件区域”输入框选中A14～A20确定。此时，“档案编号名单”区域少了几行（见图6），Excel已经以A15～A20中的姓名为条件，在“档案编号名单”中自动把它们筛选了出来，其余的姓名则被隐藏了。

2.2.1.2 击打开sheet2工作表，如图7所示，将“材料交接登记表”的“送交号”、“材料姓名”复制、粘贴到A、B两列；将图6中筛选出来的“档案姓名”、“档案编号”复制、粘贴到C、D两列，并在E列加一列“序号”。

2.2.1.3 选中A、B两列，以“材料姓名”为主要关键字排序；再选中C、D、E三列，以“档案姓名”为主要关键字排序。如图8所示，此时，B、C两列中的姓名已一一对应，计算机已经为材料找到了它们的编号和序号。

2.2.1.4 全选表格，以“送交号”为主要关键字排序，如图9所示，此时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们为“档案编号”、“序号”两列数字所在的单元格填充醒目的颜色，将这两列数字都抄写在对应的材料上。在给材料实体排序时，就按标注的“序号”数字顺序排列，相对更方便查看；之后，将材料放入档案卷夹时，则可按材料上标注的“档案编号”来“对号入座”。

2.2.2 接收到所管档案之中全部人员的材料时，图10即为我们所需要的效果：A、B两列为“材料名单”，选中并以“材料姓名”为主要关键字排序；C、D、E三列为“档案名单”，选中并以“档案姓名”为主要关键字排序；最后，全选表格，再以“交接号”为主要关键字排序。我们只需将E列的序号数字对应抄写在材料上，然后，按序号顺序排列即可。

3 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案的特点

3.1 简单易学。主要运用到了Excel的“排序”和“高级筛选”功能。了解Word、Excel基本运用的人事档案管理人员可以较快掌握。

3.2 实用性强，材料数量越多，利用计算机编排材料的效率就越显著。

3.3 人事档案材料形成部门的办公自动化程度越高，其形成的人事档案材料的编排归档流程就越简便。

3.4 人事档案的编排方法不同，利用计算机编排材料的步骤也有所不同。可根据实际情况，灵活地采取合适的计算机优化方案。

参考文献：

第3篇

【关键词】人事档案；归档管理；工作

为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。

一、加强人事档案归档管理工作的重要作用

医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。

二、医院人事档案归档管理的现状

现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。

三、加强人事档案归档管理工作的具体方法

人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。

（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。

（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。

（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。

四、结语

综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。

【参考文献】

[1]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.

第4篇

【关键词】高职院校；人事档案；规范管理；思路；策略

高等教育已经进入新的发展时期，高职院校作为培养人才的重要基地，担负着培养应用型人才的任务。在高职院校的各项管理中，人事档案管理需要从系统上进行架构才能够实现高职院校人事管理的升级型发展。人才战略是真正提高高职院校整体水平的重要思想指导，在发挥高职院校人事档案管理优势的时候，既要沿用传统的方式，又要进行新的创造。利用互联网信息化的管理是新时期高职院校人事档案管理的思路，人事档案管理能够纳入学校的整体规划中，人事档案管理需要从宏观上进行考量，更要从细致上进行推进。人事档案管理以培养人才为发展目标，以构建起人才培养的多渠道建设为发展方向。高职院校的人事档案管理需要理念和技术上的提升，才能够适应新时期高等教育的发展。

一、高职院校人事档案规范化管理的重要性

信息技术的高速发展给予了档案管理新的方式，在众多领域中，工作的管理方式都发生了变化。在人事档案管理中，数字化管理系统得到发展，人事档案的信息化技术有了新的提升。在高职院校人事档案管理中，采用数据化的管理方式有利于人事档案管理能够更加规范，人事档案管理工作的规范化实现了档案管理信息化发展的重要目标。在人事档案管理中做好硬件建设和软件建设，能够从整体上提高管理水平。众多的工作实践表明，人事档案管理与其他的档案管理有着一定的差别，人事档案管理既有其丰富性又具有其独立性，人事档案管理需要注重各个流程之间的衔接，在强化系统思维发展的前提下，正确实现档案工作的规范化管理，有利于高职院校人事档案管理更加符合现代化发展的要求。在人事档案管理中档案的立卷组合都要符合档案的规范化管理要求，档案的价值、档案的保护、档案的安全性以及各项检索都要符合要求。立卷归档工作要严格按照要求进行。各项具体工作需要解决人事档案的核心问题，各项具体工作要多方面注意细节的管理。

二、高职院校人事档案规范化管理的思路与策略

（一）提高人事档案信息管理的可靠性。人事档案系统进行更新时要保证其安全性和可靠性。操作系统在更新过程中保证其稳定性，如果是不成熟的系统就容易使档案管理系统陷入信息不安全的境地。信息数字化管理系统架构操作技术能够有效提高管理能力，在具体执行方面的融合操作技术的完整性，使人事档案的信息避免外漏。在实施技术管理的过程中，管理系统具有仿真安全性，也就是说在进行数字化管理过程中，保存的信息需要更高级别的软件进行维护。基础档案信息不容易复制，系统的仿真性能够得到有效的保障。人事档案管理坚持技术更新，在规范档案管理过程中，提升学校的管理水平，做好档案管理工作，实现档案管理工作的多重价值。在发展建设过程中，人事档案信息数字化管理要运用网络技术、计算机技术、档案管理知识和信息数字化技术，高职院校在发展建设的过程中采用多种措施，从硬件和软件两个方面强化档案管理工作，使档案管理工作能够促进高校的快速发展。现在科学技术的重要优势就是对于计算机软硬件的应用，计算机软件和硬件高度匹配，信息可以从操作软件和操作软件上进行有效的转移，档案的信息化管理可以呈现出新的发展状态，档案管理可以有效应对传统的管理问题。在信息化管理中，档案操作需要注意系统技术方面的融合。档案管理需要具有前瞻性，在选择技术要求时，注意人事档案信息管理的安全性，操作系统要与数据进行有效对接，保证信息系统的安全，这是档案管理的重要要求；人事档案信息管理在发展运行的过程中信息量存储载体较大，对信息的完整性和真实性要求很高，操作系统依托安全设计对系统进行整体数据化的管理，数据信息能够符合各类管理要求。

（二）实施人事档案专业化管理模式。在高职院校中，人事档案管理与档案管理并存的局面始终存在。但是，人事档案管理不同于一般的公文档案管理。人事档案管理需要以人力资源管理的目标为研究核心，对人事档案的管理要尊重人才的基础信息。在人事档案管理中重视信息的差异性管理，对档案信息及时准确的传输，大量的人事管理信息具有时效性，需要在管理过程中根据不同的时段进行更新和完善。人事档案管理采取动态化的管理模式适应新时期发展的需要，在数据库的管理上要建立起多种技术融合的档案管理模式。人事档案管理能够对人力资源的管理起到基础性的作用，也能够通过人事档案管理让决策层能够更好地清晰人才成长的基本路径。高职院校在人事档案管理中以人才发展和建设为目标。新时期高职院校人才管理理念更新具有重要价值，在档案管理中运用新知识和新理论开阔眼界指导工作，使高职院校的人事发展管理工作能够按照新规定和新方法去执行。学校决策层要重视档案管理工作，提高档案管理意识，在实施专业化管理中，政治思想、品德作风、业务能力、工作表现都要以现实情况为基础，主管领导根据人事工作的实际情况指导档案管理。人事档案管理的利用范围可以不断拓展，人事档案具有其保密性，在进行应用的时候，要充分重视人员隐私权，建立专业化的管理模式，拥有专业性的管理人才，将新的档案内容不断充实到档案信息资料中，实践中注重搜集职工的最新情况，信息可以在人事档案中得到明显的体现。

（三）对人事档案进行科学分类。在人事档案管理中，立卷归档以及文件形成的方式要重点解决文件立卷归档的实效。文件阶段的立卷归档的情况，立卷归档的重点，立卷分工档案管理的信息，档案利用的效率和效果都要有效维护卷宗的完整性。档案在形成的过程中，需要按照规范化管理的方式实施，需要着重注意的问题要进行及时整理。人事档案在新的发展时期就要求进行数字信息化管理，依托计算机软件技术，利用档案管理数字化建设，建立与之相匹配的管理模式。强化应用软件操作系统，实现数字化信息的检索方面的能力，强化技术基础，保障应用准确。根据不同的人才进行档案划分，加强档案数字化建设，建立健全完善电子档案建设。在资料的收集、整理、归档、查阅以及人员工作制度上面，按照档案管理工作的要求进行设计。在推进信息化建设过程中，人事档案要充分反映教职员工的科研创新、社会服务等方面内容，核查鉴定教职工工作实绩。例如人事部门做出的结论鉴定和考核结果等。在电子档案和纸质档案相结合的过程中做好衔接。人事档案的数据库利用数字信息服务来提高人事档案的工作质量和效率，档案管理人员需要保持工作的严谨性和完整性。

三、结语

第5篇

1.档案管理的重视程度不够，工作质量不高。

在一些企业里，相当一部分职工包括领导对人事档案管理的重要性认识不足，认为人事档案管理就是抄抄写写、装装订订的事务性工作，它不会产生经济效益，不应作为企业的主要工作来抓，档案管理只要做到保管好、不丢失、不泄密，能够应付外调和查档就行了，搞好搞坏无所谓，因而档案管理的人员、经费、硬件设施等很难到位。这种片面的思想认识和做法，必然影响档案管理规范化提升。档案规范化的基础就是要保证档案的真实性，特别是人事档案的真实性。实际工作中接触到的很多人事档案均存在或多或少的问题：如材料空洞的内容比较多，真实的却很少；关于个人经历、学历、工资、政治面貌等这些一般性的内容反映比较多，而在个人道德品质、业务能力、技术专长等重要内容放映的却很少；对过去种种情况反映的远远多于近期的情况；定性结论过多，定量描述较少；内容空泛，只记录优点，缺点却只字不提，甚至前后矛盾等情况。这种档案材料，根本就不能客观、公正、全面的对一个人的真实情况进行评价。

2.人事档案管理制度不健全，漏洞较多。

有些企业尤其是是股份制企业普遍存在人事档案管理不规范的现象。在这些企业当中，无论是对员工职务的升降还是薪金待遇增减的随意性都十分大，没有固定的薪酬考核奖罚体系，有时仅凭老板口头随意决定职位、薪酬变动，这就造成员工的工资级别、职务任免等信息无法形成书面资料。这些不规范行为，很容易造成一些不良后果。例如，有些人会利用档案管理上这些不规范或者漏洞随意变更参加工作时间、更改年龄、学历等等，甚至编造出许多对自己有利的虚假资料，从而使得档案丧失了它应有的真实性、严肃性和权威性。这种有机可乘致使档案信息失真的行为，不仅会对人力资源造成严重的浪费，同时也严重亵渎了档案资料的真实性。另外，档案管理上存在的不规范和某些漏洞，还能导致档案转递无章可循，在程序上极不严肃、在运转上存在漏洞。

3.人事档案整理不规范，调档查档没有规律性。

人事档案整理是一项细致的技术性较强的工作，必须通过整理使每一个档案都符合完整、真实、精练、实用的标准。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位普遍存在：原始材料混杂、散乱，甚至根本没有分类归放等情况，有些单位档案虽己立卷成册，但没有按照人事档案要求的十大类进行分类详细整理，对尤为重要的四、九类材料和别的类型混装在一起，给档案利用带来了诸多不便。

4.档案队伍建设不到位。

有的档案室人员配备不够，没有专职人员，而兼职人员往往身兼多职，没有把主要精力放在档案管理方面；有的虽有专职人员，但未经过培训，业务不熟练，原则性不强，处于应付了事的状态；有的企业不能把档案管理工作者和其他职工一视同仁，待遇明显偏低，因而他们不想安心工作，当一天和尚撞一天钟，总找机会想跳槽。这样的队伍状况，严重影响了档案管理的质量。

5.档案管理体制有待改进。

人事档案的保密性强，在国有企业，基本上是本单位管理、本单位使用，档案利用范围十分有限。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，非公有经济组织、外资企业、中介组织等成为吸纳人才的重要方面，同时，国有企业的人事制度改革逐步深化，大、中专毕业生面向市场自主择业。这种情况表明：通过市场机制调配人力资源，加快人才流动，势在必行。很显然，目前的人事档案管理体制还不能适应这种变化了的新情况。

二、怎样规范化

实现人事档案管理规范化，有许多工作要做，需要企业的人事、组织、办公室、离退办等多个部门通力合作，各负其责，各自把关，齐抓共管。本文要强调的是，档案管理工作者必须明确自身职责，从自己做起，首先把自己的份内工作做好。

1.真实准确，是人事档案管理规范化的前提条件。

明确收集人事档案的范围和条件，哪些材料必须入档，哪些材料不必入档，心中有数，避免盲目性。对于入档的材料，要核对事实，严格把关，去伪存真，查漏补缺，如出生年月，是公历还是农历？参加工作、入党入团时间，各种表格是否一致？学历、工资、职称材料、首签合同、续签合同是否有序衔接？职工调动，还要看调出、调入的手续是否齐全。对于不符合归档要求的材料，及时处理；手续不全的材料，联系相关部门进行补充。从源头上把好质量关，确保入档材料齐全完整，真实可靠，确保人事档案信息准确性和权威性，为职工管理工作提供基础保障和可靠依据。

2.注重学习，是人事档案管理规范化的必由之路。

档案管理人员素质的高低决定了档案管理水平的优劣。因此，档案管理人员必须加强学习，不断地学习新时期党的路线方针政策，学习十以来的新观点、新理念，学习人事管理制度的有关规定，熟悉人事工作相关业务，如工资政策、考录调配、人员编制、人才开发、员工管理等，善于总结经验，注重理论研究，使自己具备合理的知识结构和业务技能，不断提高人事档案工作的管理和服务能力。

3.健全制度，是人事档案管理规范化的根本保证。

档案管理工作者要认真学习《中华人民共和国档案法》，领会其精神实质，结合实际，制定本单位的人事档案管理制度，如材料归档制度、检查核对制度、借阅查阅制度、转递保密制度、登记统计制度等。建立了制度，就要严格按照制度办事，档案管理工作者更要身体力行，给职工做出好样子。企业还应该建立档案阅览室，并把人事档案和其它档案阅览室分设，以达保密要求。

4.信息化，是人事档案管理规范化的必然趋势。

第6篇

1 干部人事档案的定义

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的文字载体。

2 管理干部人事档案的意义

2.1 干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案是组织、人事等部门在干部人事工作中形成的，记载和反映了干部的自然情况、成长经历、工作表现、德能勤绩等方面的情况，是准确记忆干部情况的有效工具。借助干部人事档案，可以全面了解干部的工作经历，有何特长、成绩和贡献，个性特点、道德品质等方面的情况，把档案记载与现实考察进行综合分析，就能得出全面、准确的评价。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，坚持公道正派地选人用人，查阅干部人事档案始终是一条重要途径。

2.2 干部人事档案是维护干部合法权益的可靠凭证。干部人事档案是关于干部成长经历和个人情况的原始记录，其中，大多数材料是各主管部门依法履行部门职能形成的，或者是当事人自己手书、签字认可并且按照规定程序经过组织确认的原始材料，因此，干部人事档案是历史的记录，它具有无可辩驳的证据作用，是澄清相关问题、维护个人权益的法律信证。

2.3 干部人事档案是人才资源的信息库。干部人事档案本质上是干部信息的物质体现，它集中、系统、全面地记载了干部、人才的各种有价值信息。对档案中记载的性别、年龄、学历学位、专业特长、工作业绩等进行深入的开发利用，有助于进行有针对性的培养教育和合理使用人才；可以掌握人才队伍现状，分析人才队伍。

2.4 干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。干部人事档案是组织人事部门形成的，客观反映了干部任免、调配、考察、考核、审查、奖惩等干部工作的质量。通过查阅干部人事档案，既能够历史地系统地了解干部情况，看到干部人事工作的成就，也能够发现干部人事工作是否全面执行了党的路线方针政策，是否符合上级主管部门规定的程序。正是因为干部人事档案客观记录了干部人事工作的真实情况，干部人事档案成了检查干部工作质量、开展巡视工作、进行廉政教育的重要依据。

2.5 干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料。干部人事档案数量巨大，内容丰富，从不同侧面反映了组织工作、干部工作固有的内部联系及其发展规律。通过深入研究干部的成长经历，能够发现某些地区某些部门培养干部的做法，总结归纳不同类型、不同地区和部门干部成长的特点和规律。通过对比分析、深入研究不同时期的干部人事档案材料，能够梳理出干部工作的演变轨迹，揭示出干部工作背后的深层次原因，研究提出改进工作的建议。

2.6 干部人事档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。历史主要是靠档案记载的，档案工作是一项记载历史、传承文明的重要工作，古人说档案是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”。确实，从历史的角度来看，今天的档案就是明天的历史，做好档案工作就是在为组织工作积累史料，为党和国家积累财富。中国历代都有利用档案编史修志的传统，利用档案教育后人的传统。认真做好手中文件资料的收集、归档，其实就是在保存历史、保护历史。

3 新形势下创新干部人事档案管理工作的意义

新形势下创新干部人事档案管理工作是适应知识经济时代的需要。当前，在干部人事档案管理中，存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性，并且在很多方面都存在着明显不足。作为档案管理工作者，我们要深刻挖掘知识经济时代干部人事档案管理工作新的内涵和特点，要具有广阔的视野和开放的思维，更要适时把握当今社会不断发展和变化的局势，及时调整工作思路，完善工作手段，以适应时代改革的新潮流、新思想。

4 当前干部人事档案管理工作存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理手段对推动我国的各项工作作出了不可磨灭的贡献。但随着“改革开放”进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度已无法跟随时代的潮流。而“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等不良现象逐日剧增，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能已愈演愈烈，在相当一部分人才的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”――食之无味却弃之可惜，可见目前干部人事档案管理工作之尴尬。由此可见，传统的干部人事档案管理手段必将走向尽头，取而代之的则是新的、科学的、跟随时代潮流的管理手段。

根据全国人事人才工作会议之精神，要想促进人才的合理流动，就必须及时消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等规定的束缚，大力发展干部人事档案管理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。我认为，干部人事档案及其制度的公共政策创新必将沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说，契约化、社会化、电子化、法制化是新形势下干部人事档案制度创新的必然路径。

5 关于创新干部人事档案管理工作的几点建议

保持人事档案工作的高质量，就必须有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

5.1 实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。对已经收集好的资料要进行严格的分类，还要进行逐次的筛选和核对，做到细致的分类、排序和编目，直到装订成卷。整理档案时要做到仔细对照，认真研究，并根据人事档案的内容和特征进行必要的分类。还要对一些档案材料不够规范和出现破损，清晰度不够以及次序不够的档案资料进行技术的加工和修剪。还要做到装订的四边整齐，保证文字不被遮住，材料的内容不会被损坏，最终要达到的目标就是实现档案的完整、真实、条理分明、精简、实用性强。

5.2 改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。21世纪是一个知识经济时代，如何适应经济时展的需求、实现干部人事档案管理工作全方位的创新仍是重要课题。当前，人事档案信息化管理基础薄弱，尚处在建设时期，因此，更需要制定信息发展战略，分阶段、有计划地加以实施，进而奠定档案现代化管理的基础。首先遵循“科学、实用、适用”的原则，要确定档案信息化建设的长期工作目标和近期工作任务，以“收集、管理、利用”三大环节为主线，以信息集聚、整合、为原则，构筑干部信息化管理平台，逐步消除各自为政、系统缺乏通用性、科学性的现状，促进档案管理社会化，发挥人文管理在信息化管理中的作用，建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。

5.3 分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

5.4 人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

第7篇

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

第8篇

一、加强人事档案管理基础工作的意义

高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要组成部分，是一项集政治性、政策性、专业性、技术性为一体的工作，涉及集体和个人双重利益，在学校人事管理工作及学校发展中起着重要的作用。随着国家人事制度改革的深化，人才市场的不断扩展，对人事档案管理规范化要求更加迫切，人事档案基础工作规范化，是实现干部人事档案管理规范化、信息化的前提，能真正使档案在组织人事工作中达到“观其卷，知其人，用其长”之效果，为高校的人才选拔和人才交流提供祥实的信息，进而有利于高校干部人事管理工作的顺利进行。基础工作的规范能提升干部人事档案的价值，人事档案作为“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心，是“人”的历史和现状的一个真实反映，二十一世纪的竞争是人才的竞争，真实准确、完整系统的人事资源信息，有利于进一步与社会接轨，加快人才流动频率，提高人们的就业自由度。

二、做好高校人事档案基础工作的方法

1.健全和完善人事档案工作的各项规章制度

按照干部人事档案管理工作的条例、规定，结合实际制订和完善本校干部人事档案工作的规章制度，如《高校干部人事档案管理工作实施办法》、《高校干部人事档案材料收集归档规定》、《高校干部人事档案整理工作细则》，制定材料的审核、档案的保管和保护、查（借）阅、转递等工作的规定、办法、制度，实行依法治档，依法管档。

2.规范人事档案材料的收集工作

人事档案材料收集要做到完整、齐全。在具体收集工作中要明确人事档案材料的形成来源，理清收集渠道，这是做好档案材料收集工作的前提条件。材料形成来源有组织人事部门形成的，有个人形成的；基层单位形成的，上级机关形成的；本部门形成的，其他部门形成的。档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，尽可能将各级层、各部门、社会群团组织等形成的材料，如：干部履历表、年度考核表、晋升工资审批表、干部调动审批表、干部转正定级审批表、职称评审呈报表、教师资格审批表、优秀教师、教育工作者登记表、（离）退休审批表、教师公开招聘录用、聘用干部、续聘解聘、辞职、干部任免、入党入团、政审、公派出国、出境、各类奖励、处分、学历学位、教育、教学、科研材料，以及记载干部个人德、能、勤、绩、廉等各方面材料。这些方面材料形成量大，有规律，时间性强，档案管理人员必须抓住时机，第一时间收集齐全，成套材料必须保持其完整性，不可缺头少尾，对于因历史原因而无法收集完整的材料要按规定写出书面说明。要建立人事档案材料收集工作网，确保档案材料收集的保障性，各部门在材料形成之日起一个月内及时归档，做到随办、随收、随审、随归。所收集的材料数量要精选，内容质量要好，有一定保存价值。

人事档案材料收集要真实准确。人事档案材料必须是由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合档案人的客观实际，材料内容没有涂改造假，没有模棱两可的语言。凡头尾不清、来源不明，又查不清或对象不明确的材料不能归档。

收集的人事档案材料要规范，手续要完备。收集的材料必须是办理完毕的正式材料，凡规定需由组织盖章的必须有组织盖章，审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议、年度考核和干部考察中形成的综合性材料，要求本人签署意见者，本人必须签署意见或由组织注明本人已阅知。任免、评审等之类的审批表须注明任免或评审职务的批准机关、批准时间及批准文号。出国出境审批表须注明出去的任务、目的和往返时间等。

3.做好人事档案的整理工作

首先，整理人事档案时要根据材料形成的历史条件、主要内容、用途，辩证唯物的甄别材料的真伪和保存价值，并确定其是否属于归档范围。其次，对鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤，严格遵循《干部档案整理工作细则》，严格把关，既不能整“欠”也不可整“过”，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。

档案材料审核鉴别工作必须以《干部档案工作条例》和《干部人事档案收集归档规定》等有关规定为依据。

一是审查档案材料是否齐全、完整。对原已归档且历史上形成的材料可维持原状，对新归档的材料属于成套的必须齐全，属于单份的必须完整。凡时间、来源和对象不明确或查不清的材料，一律不得归档。

二是审查材料手续是否完备。凡不符合归档要求或手续不完备的材料不可归档，要审核登记后统一到材料形成部门补办手续后方可归档。

三是要审查鉴定档案中的材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。有同名异人、张冠李戴者，及时纠正调整。有不属于归档范围的内容和重复的材料，要清理出去，并在《剔除档案材料登记表》中登记后，按照销毁规定集中销毁，不得擅自处理。

四是审查人事档案归档材料的载体和记录材料是否符合档案保护要求。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，不采用喷墨打印件、传真件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档，归档材料采用原件，一般不得使用复印件。对历史上形成的且已归档的有保存价值的材料，可在维持原貌下进行必要的裱糊或复制。

干部人事档案分为十大类，即：履历；自传；考核鉴定材料；学历学位、职称、职业资格、个人科研学术水平、培训材料；政审、三个时间认定；党、团组织材料；奖励；处分；工资待遇（转正定级、招聘、任免调动、退（离）休、、辞职、退职、出国（境）、党代会、人代会、政协、派、群团会议等形成的审批表、登记表）；其他材料。排列顺序为：干部（专业技术）职务变动表、目录、档案材料、备考表。而每类档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。一般情况下第一、二、三、四、七、九、十类适用于按时间排序，但特殊情况可特殊处理，如第四、九类中含有不同性质的材料，采取二级分类法排序，先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。而第五、六、八类适用于按材料内容和材料之间内在联系排序。分类是档案整理工作的重要一步，要做到认真鉴别，准确归类。

技术加工即对一些字迹材料不符合要求或纸张破损，以及纸张不规则或卷角、折皱等的档案材料，在保持其原貌状态下采用复印、扫描、拍摄、拆剪、补粘、折叠的方法进行复制、加工。在技术加工过程中不得损毁文字、照片，不得涂改、圈划、污损、撤换。

4.规范高校人事档案的日常管理工作

人事档案的日常管理是档案基础工作的环节之一。如档案的传递、接收、保管和保护、查借阅、档案检索等，要严格按照干部人事档案管理八项制度操作，实行依法管档，科学管理。

档案归档入库后排架是一个重要环节，科学合理的排架有利于档案管理人员快速准确的查阅到档案，提高工作效率。目前高校人事档案均根据各自实际选择其排架方法，常用的有：部门+姓氏笔画排架法、籍贯+姓氏笔画排架法、姓氏拼音排架法、汉字结构排架法、新的拼音排架法五种方法。笔者单位总结各方法利弊后采用的方法是：部门+姓氏编码排架法，即以学校各学院或部门划分为类区，再采用四角号码对姓名进行编码，取每字四码中的任意码组成一组x位数的号码（依习惯而取），用阿拉伯数字表示，两字姓名用0补齐，从0—9的顺序往下排。重名重姓者可通过部门区分，另外可在档案盒脊附上标签，除编码、姓名外，再加上籍贯，查阅起来更加科学方便快捷，此方法简单明了，只要掌握四角号码编码口令即可，案卷间不必预留空余，易于随时增加或减少，便于Excel下操作。

第9篇

人事档案管理工作的规范化是实现档案管理信息数字化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现人事档案工作规范化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化与档案工作规范化同行的工作指导思想。

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍人事档案工作实现规范化的最大问题。实现人事档案工作规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的立卷归档工作是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。这要求我们在实际工作中要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三要注意有效地维护全宗的完整性。这样在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实的工作基础。

人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术随着时代的发展更新较快。人事档案信息数字化管理得以正常运行来源于所依赖的与之相匹配的相关设备、应用软件、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。可是，现代科学技术的更新换代速度日新月异，计算机升级速度不断更新，从而致使计算机软件和硬件系统之间不断的出现不匹配的问题，可能会让存储在u盘和光盘上的信息无法读出，有时新的操作软件和原来的操作软件没法有效转换等等问题，使得人事档案信息数字化管理面临着较为严峻的问题和挑战。

针对这样的问题和状况，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合时代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即选择操作管理系统时注意该系统相关信息和数据在进行转移的过程中，安全性是否可靠。由于现代人事档案信息在运行的过程中，不同的存储载体的特性有很大程度上的不同，这将会对原有信息的完整性和真实性产生很大的影响，所以该系统的操作技术必须要能够考虑安全方面的因素，避免产生数据丢失或者数据失真的问题。

其次是可靠性。即选择操作管理系统时注意该系统在进行更新的时候，必须是安全的和可靠的。操作系统会因其他原因而进行更新，在进行技术更新换代的同时也会因为新的操作系统不稳定和不成熟而存在不同程度的安全隐患，从而造成数据被窃取的问题。所以，人事档案信息数字化管理系统要有一个十分完善的操作技术才可靠，避免人事档案信息外泄带来不必要的麻烦和损失。

第10篇

关键词：规范化管理 人事档案 事业单位

人事档案记载了个人的学习工作经历、政治思想、品德作风、工作表现等大量重要信息，是全面系统了解和评价一个人的重要参考依据。随着人事档案作用的日益明显化和人事档案管理的变革，个人信息的真实性和有效性越来越受到关注，人事管理的规范化也日益显得重要和迫切。事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，加强事业单位人事档案管理规范化成为适应社会发展的步骤。

一、事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1.对档案管理不够重视。在部分事业单位的人事档案日常管理中，存在着一些领导不重视人事档案管理的现象。传统的人事档案管理观念认为，人事档案管理的内涵就是信息的有效可查。并且，相当一部分工作人员也认为人事档案只是简单的收集材料、整理、装订、保管，没有更多的用途，因此使得很多档案管理人员养成了散漫、安于现状的思想，普遍缺乏改革、创新意识。

2.缺少稳定专业的档案管理人员。社会的发展和档案管理的革新对档案工作者素质和文化程度也提出了更高的要求，但是在现阶段的档案管理人员普遍学历低，档案专业的工作人员更是少之又少。由于档案管理比较清闲，常常由即将退休的工作人员或者其他工作人员兼职。因此，档案管理工作人员变动频繁，并不稳定，缺乏对档案管理的深刻认识，使得人事档案管理难以得到更大的革新和突破。

3.档案管理基础设施落后。现阶段大部分的事业单位所采用的人事档案管理办法和技术手段都很陈旧，距离现代化管理的水平还相差很远。主要表现在没有规范的档案室和先进的信息技术。面积、温湿度等指标也远远达不到档案室标准化的要求，直接使得档案管理现代化难以正常实现，并在一定程度上给人事档案的长期保存带来了隐患。部分单位则是缺乏计算机技术方面的人才，使得一些现代化的管理设施处于瘫痪状态，浪费了资源。

4.缺乏健全有效的档案管理制度。由于人事档案管理制度的不健全，使得一些单位无法制定适合自身实际、合理有效的实施细则和规章制度，并且不能及时系统地收集相应的档案管理材料。长此以往，直接导致事业单位人事档案信息失真的情况。

二、事业单位人事档案规范化管理的策略

1.加强对档案管理工作的重视。提高认识，更新相关领导和档案管理人员对档案管理工作理念，将人事档案管理工作的规范化放到事业单位人才队伍建设的高度去认识和思考，坚持和履行人事档案管理工作的原则并进行督导、检查。通过这样一种方式来全面系统地更新大家对于档案管理工作的认识和定位，切实做好事业单位人事档案管理的规范化工作。

2.提高档案管理人员的综合素质。在现阶段的事业单位人事档案管理中，绝大部分的工作人员学历并不高，专业职称和档案专业毕业的工作人员更是寥寥无几，这在一定程度上直接影响了档案管理的综合质量，使得档案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事档案管理人员的基本素质和业务能力，培养档案管理工作人员多层次、多形式的业务技能，是做好事业单位人事档案管理的迫切要求。

3.完善基础设施建设。事业单位人事档案管理变革的目的在于实现档案管理的规范化和现代化，这就要求具备实现这一目标的基础设施。按照档案规范化管理标准，档案室需要具备通风、采光、防潮、防虫、防火等条件。除此之外，还需要配备必要的计算机、扫描仪等现代化的基础管理设施，从而达到提高工作效率、利用信息化达到档案规范化管理的目的。

4.规范完善档案管理规章制度。加强事业单位人事档案规范化管理，首先要明确档案管理工作和档案管理人员的工作职责，使得人事档案管理做到有理可依，有理必依。《档案法》的公布和实施为事业单位人事档案管理规范化提供了有力保证和依据，根据《档案法》对规范档案管理的相关要求和标准，制订更为详细、完善、灵活、科学、合理的“规章”和“制度”等细则。

总而言之，档案管理工作想要得到不断的发展，必须要在保证和巩固现有成果的基础之上，坚持实行人事档案管理的规范化的探索和改革精神。另外，还要不断丰富和培养人事档案管理工作人员的科学文化水平，提高相应的管理能力和业务处理能力，完善制度，使档案管理改革的成果成为推动档案管理规范化的不竭动力，为档案工作的科学化和现代化做出贡献。

参考文献

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[2]章华艳.关于高校人事档案建设的思考[J].南昌高专学报，2002，1：43-45

[3]马夺正.浅议人事档案管理中存在的问题及建议[J].科技情报开发与经济，2010，21：105-106

第11篇

学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事类档案(教职工档案、学生个人档案)是否应该划归学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不体的话题，大家各抒己见，意见不～，以至于出现了以下几种归属关系：

除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、浙江大学、吉林大学、山东大学、上海交通大学、太原理工大学、山西医科大学、中北大学等；

除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学，

除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如太原师范学院；

含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、四川大学、武汉大学、重庆大学、东南大学、西南交通大学、上海师范大学、北京师范大学、陕西师范大学、华中师范大学、山西大学、山西农业大学、太原科技大学等。

鉴于目前高校人事类档案归属的不明确性，各高校要根据自身特点，一切从实际出发，通盘考虑，无论是从档案馆的面积还是与人事类档案目前的归属单位的协调、档案馆的长远规划都要充分考虑，要考虑清楚人事类档案归档案馆管理是不是可行，可行度有多大?千万不能盲目地不考虑实际，一味地要求人事类档案归档案馆管理，结果因为没有与相关部门达成共识，只是存在档案库房放在一起，人员归属又各不相同。这样，不但没有统归到档案馆，反而又产生出了一系列新问题，给查阅利用档案者造成概念上的混乱。档案馆经常来一些要转学生个人档案的或者要移交个人档案的，档案工作人员只好解释、说明，说我们不是一个单位的，这给前来办事的人员和档案馆都造成了一些不必要的麻烦。

人事类档案划归档案馆管理的前提

笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案安全、顺利、及时地移交给档案馆，同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽陕适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：

1　划归的必要性

21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校档案信息资源相当丰富，如果将人事类档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事类档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、物力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。

2　划归条件是否成熟

人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也只是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢?所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。

其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以山西师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动，人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能不执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之间的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。

再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化建设的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事类档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了，别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢?实在是可惜了!由此可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。

做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法

1　必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。

2　一旦确定人事类档案归档案馆统一管理，全校上下必须积极配合，共同支持，不能人为地设立障碍，阻挠新生事物的产生。

3　人事类档案归档案馆管理的目的就是为了更好地整合档案资源，适应档案信息化建设的需要，更好地实现档案资源的共享，所以档案馆必须要做好充分的思想准备。统筹安排，长远规划，积极迎接挑战，争取以最小的投入，梳理好档案馆内部的方方面面，使学校档案工作上下一盘棋，全力服务于学校的教学科研工作，服务于学校的改革发展。

第12篇

关键词:医院 内部人员档案 管理 现状 对策

医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，也是医院档案的重要组成部分，对于医院管理部门客观、真实地考察了解和使用选拔人员具有重要的参考意义。

一、当前医院人事档案管理中存在的问题

(一)人事档案管理制度不健全

在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。

(二)人事档案管理方式和手段落后

当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。

(三)人事档案管理人员业务素质参差不齐

人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。

二、规范医院人事档案管理的对策

(一)加强宣传，提高对医院人事档案管理工作的重视程度

人员档案管理是医院人事管理工作的重要组成部分，人事档案资料的合理使用将对医院的人才考核、选拔、使用提供可靠的依据和有效的参考。因此，医院领导要对内部人员档案管理工作高度重视，把档案管理工作作为医院发展和管理的重要工作来抓，要下大力气宣传人事档案管理工作的重要性，使医院各类人员，尤其是档案管理人员提高对人事档案管理工作重要性的认识，使其具有良好的档案意识。

(二)建立健全各项规章制度，使人员档案管理工作有章可循

完善健全的制度是各项管理工作的核心。加强医院人事档案管理制度的制定，建立行之有效的档案管理体制，对医院人员档案管理工作具有非常重要的意义。档案工作内容繁杂、专业性强、点多面广、保密要求高，因此，各医院要结合自身实际情况，并依据《档案法》等有关法律、法规的规定，建立严谨、科学、合理的符合本单位实际情况的人事档案管理制度,在档案的收集、整理、保管、维护保养、查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有详细的管理规定，使人员档案管理工作有章可循、有法可依、规范操作、有序进行。

(三)加大培养力度，提高人事档案管理人员的业务水平

人事档案管理人员的业务能力素质直接影响到人事档案管理的水平和档案利用率，影响到医院人才的培养、选拔、使用，甚至影响医院的长远发展。因此，各个医院应当按规定配备专职档案管理人员,并把人事档案管理人员的培养纳入医院人才的宏观培养计划，通过专业培训、在职交流、考察进修等方式多措并举抓培养，建立一支长期稳定的、业务技能过硬的人事档案管理人才队伍，使医院人事档案管理人员的能力素质能够适应新形势下医院档案工作需要。另外，还要档案人员事业心责任感教育，只有具有了强烈的事业心和责任心，才会有全身心投入工作的热情，才能勤于观察、善于思考、刻苦钻研，不断提高自己的专业知识和业务素质，提高人事档案管理工作的效率和档案的利用率。

三、结束语

部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。尽管当前医院人事档案管理工作中存在着诸多问题和弊端，但只要医院领导能高度重视，不断改革创新，加强档案管理人员培养、建立健全一套行之有效的规章制度，人事档案管理工作必将更好地为医院的建设发展服务。

参考文献：

第13篇

一、修改《暂行规定》的标题

首先，《暂行规定》标题概念不明确。其标题由于出现了“档案执法”、“档案执法监督”等相对独立和常用的概念，似乎看不清楚是对“档案执法” 还是对“档案执法监督”做出的规定。档案执法即档案行政执法。行政执法和行政执法监督是两项既有联系又有区别的工作，也是各类行政执法工作中常用的规范用语。“档案执法监督检查” 如果指的是对档案执法的监督检查，那么《暂行规定》的题目则表述不准确，应该修改为《档案执法监督暂行规定》；如果指的是行政执法和行政执法监督两项内容，其题目的表述则不规范，因为无论从行政执法理论还是从法制工作实践角度看，“档案执法监督检查”都不是行政执法和行政执法监督两个概念的合称或简称。由此可见，《暂行规定》的题目本身就存在着概念不清和不规范的问题。

其次，《暂行规定》对“档案执法监督检查”的解释没有依据。《暂行规定》第二条：“本规定所称档案执法监督检查，是指各级档案行政管理部门对贯彻实施档案法规的监督检查以及依法对违反档案法规行为的查处。”从这一解释来看，“档案执法监督检查”既包括“监督检查”，也包括“对违反档案法规行为的查处”。而实际上，“档案执法监督检查”只能是“对贯彻实施档案法规的监督检查”，而不可以包括“对违反档案法规行为的查处”。《档案法实施办法》第七条关于国家档案局的第三项职责是这样规定的：“对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为。”据此可以认为，档案行政管理部门实施的“监督检查”和“依法查处档案违法行为”，是同一项职责中两个有着紧密联系和明显区别的工作方面，它们是不能互相取代、互相包含的。所以说，《暂行规定》第二条的解释是没有依据的，也是不准确的。

最后，《暂行规定》的题目已经“名不符实”。在《暂行规定》的全部条款中，不仅有档案行政执法检查、对轻微违法行为处理、对违法案件查处的规定，还有行政执法监督、查处案件的程序、管辖以及机构设置、表扬奖励等诸多方面的内容，几乎涉及档案行政执法工作的各个方面。这种情况表明，即便是《暂行规定》的题目没有概念不清等问题，也存在着“名不符实”或文不切题的情况。

综上所述，《档案执法监督检查工作暂行规定》应修改为《档案行政执法工作暂行规定》，并在此基础上对《暂行规定》的全篇内容做相应调整和修正。

二、修改关于制定《暂行规定》目的的表述

“为实施档案法规，加强档案行政管理部门的行政监督职能，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》制定本规定。”这是《暂行规定》第一条关于制定《暂行规定》目的的表述。由于这一表述使用了“行政监督”，从而使其目的与全篇内容产生了矛盾。因为在《暂行规定》的全部内容中，属于“行政监督”范围的只有少数条款。

“行政监督是指在行政机关内部，上级行政机关对下级行政机关，或者专职行政监督机关对有权管辖的其他行政机关实施的监督”（法律出版社出版的《社会主义法制建设基本知识》第143页）。应该说“行政监督”职能的主要特点是在行政机关内部实施的监督。可是，《暂行规定》中大部分条款的内容都是对外部的，即档案行政管理部门对辖区内档案工作实施的所谓“档案执法监督检查”的规定。这就造成了《暂行规定》的内容与制定《暂行规定》的目的大相径庭。

笔者认为，制定《暂行规定》目的应修改为：为实施档案法规，加强档案行政管理部门对档案工作的监督指导职能，规范档案行政执法工作，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》制定本规定。

三、修改关于制发《执法监督检查证》的规定

多年来，各级地方档案行政管理部门和其他行政执法部门一样，领取和使用的都是由省人民政府统一印制，县级以上人民政府核发的《行政执法证》或《行政执法监督证》。法制工作实践已经说明，《暂行规定》第七条中关于“专职或兼职档案执法监督检查员均发给《执法监督检查证》”和“地方监督检查员证分别由各省、自治区、直辖市档案局及计划单列市档案局负责制作并填发”的规定已经没有必要，且《执法监督检查证》的证件名称也不合规范。

笔者认为，应将《暂行规定》第七条修改为：各级档案行政管理部门的行政执法人员应申领由省人民政府统一印制的，经县级以上人民政府核发的《行政执法证》；行使监督检查权的人员应按规定申领《行政执法监督证》。

四、修改关于档案行政管理机关性质的表述

《暂行规定》第三条中关于“国家档案局和县级以上档案行政管理部门是国家贯彻并监督执行档案法规的机关”的表述不严谨，易产生歧义。

根据《宪法》、《档案法》和《档案法实施办法》等法律、法规的规定，各级地方档案行政管理部门应是贯彻和执行档案法规的行政机关，是档案行政执法的主体,其关键词是“执行”，而不应是“监督”。用“监督”与“贯彻” 并列表述是不严谨和不规范的。笔者认为，应将《暂行规定》第三条修改为：国家档案局和县级以上档案行政管理部门是国家贯彻和执行档案法规的机关，依法行使档案行政执法权。

五、修改关于档案法制工作机构职责的内容

《暂行规定》第五条，把档案行政执法工作内容几乎全部纳入“档案执法监督检查机构”（应改称法制工作机构）职责范围的规定，是不规范的。

1999年6月，国家档案局、中央档案馆在学习宣传贯彻执行《中华人民共和国档案法实施办法》的通知中明确指出：“各级档案行政管理部门的法制工作机构要规范执法，加强对各类档案行政执法的检查与监督，充分重视对各类档案行政处罚引起的行政复议和行政诉讼案件的处理。”由此我们至少可知两点：其一，对档案行政执法工作的检查与监督，是法制工作机构的一项主要职责；其二，做好档案行政执法工作，不是也不应该是个别工作机构去完成的，而是由法制工作机构和其他相关工作机构共同去完成的。一般情况下，前者的工作侧重点是对各类档案行政执法的检查与监督；后者的工作侧重点是开展相关的档案行政执法工作。可见，《暂行规定》把档案行政执法工作几乎全部纳入法制工作机构职责范围的规定是不正确的，客观上还会误导人们的思想和工作。

长期以来，部分同志存在“档案执法工作是法制机构的事情，设立法制工作机构就是专门执法”的思想。所以，一些地方的档案行政执法工作，往往是档案行政管理部门内部的一个法制工作机构在运作，“行政执法”和“行政执法监督”没有实行分离，不同程度影响了档案行政执法工作的正常开展。其主要原因，就是受到《暂行规定》第五条规定的误导。笔者认为，修改《暂行规定》第五条，规范法制工作机构的职责，有利于正确引导和统一各级档案行政管理部门工作人员的思想；有利于理顺守法、执法和执法监督三者之间的关系；有利于促进档案行政执法工作健康地向前发展。

六、修改与《档案法》不相一致的条款

《暂行规定》第十条将10种行为一律视为轻微违法行为,仅将其列入可以发出《档案执法监督检查通知书》范围的表述，是不符合《中华人民共和国档案法》有关规定的，应该予以修正。

如：对于“拒不向本单位档案部门移交应立卷归档的文件材料的”和 “在保管或利用中涂改、撕毁、丢失档案”的行为，根据《档案法》第二十四条规定，应由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。可是，《暂行规定》第十条不论情节轻重，将上述行为仅列入“可以发出《档案执法监督检查通知书》”范围，这是不符合《档案法》规定的。（《暂行规定》第五条第三项中规定“对轻微违法行为进行批评教育或发出《档案执法监督检查通知书》”）

七、修改与《档案行政处罚程序暂行规定》

不相一致的内容

第14篇

关键词：医院；电子档案；规范化管理

医院档案作为医院制定计划的主要依据，对医院长远发展有着非常重要的作用。电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务。

一、医院电子档案管理存在的问题

（一）对电子档案的重视程度不够

在医院的运行过程中，有些单位对档案管理的重视程度不够，认为档案管理不能够给医院带来经济效益，把档案工作简单的看成是各种数据的简单搜集和保存，没有把档案工作和医疗工作同步起来。另一方面，档案管理人员还没有真正转变管理思路，管理方法还停留在传统的文档管理层面，忽视了对各种电子视频文件、学术资料、典型医疗视频资料的整理和归档，不利于医院档案的丰富，影响了医院档案管理工作的顺利推进。

（二）电子档案容易缺失破坏

源于电子档案的数字化特征，如果管理不善，很容易出现缺失或者破坏的问题。首先，档案的多头管理容易造成档案的丢失。有些电子档案材料是由多个科室进行保管，缺乏规范和统一的管理，很容易出现电子档案损坏和丢失现象，影响了档案管理工作的顺利推进；其次，随着计算机网络的发展，网络安全、病毒防范等问题凸显，如果不能够有效保障计算机的安全，电子文档就会面临被病毒和黑客攻击的危险；再次，由于电子文档信息修改的不可识别性和信息载体的分离性，电子档案的原始记录内容和形式就不复存在，不利于对医院档案的追溯。

（三）电子档案管理缺乏相应的专业技术能力

近年来，医院档案管理的数字化发展趋势越来越强，电子档案变的非常普遍。对于电子档案来说，它是计算机文字处理的最后一个文本，没有印稿和草稿的区别，也没有副本和正本的差异，文件和档案之间很难有个清晰的界限。所以，在医院电子档案管理的过程中，一定需要管理人员具备较强的专业技术能力，能够对电子文档进行相应的操作，保证医院电子文档的规范性和合理性。

二、强化医院电子档案规范化管理的对策

（一）优化电子档案的管理要求

根据当前医院发展的实际和信息技术发展的趋势，医院要进一步明确电子档案归档的范围以及管理要求。首先，明确电子档案的采集范围。医院档案部门应该加强对医院电子文书、电子图像、影像材料、视频材料等的搜集和整理，完善电子档案数据库；其次，明确电子档案的管理要求。要根据医院发展的实际需求，明确电子档案的管理要求，在档案管理的具体工作中，工作人员需要第一时间处理医院相关部门的信息，通过计算机进行数据的整理和汇总，然后通过网络实现资源共享，确保档案信息的及时性和有效性；再次，结合医院实际，编写《档案实体分类大纲》等多种规范性文件，统一标准，确保档案工作的顺利推进。

三、优化医院电子档案归档的具体操作

首先，医院应该根据实际情况建立一整套《电子档案管理制度》。在制度的框架下，明确档案管理流程和相应人员的岗位职责，以便于能够更好地对医院电子文档进行制作和归档，实现对医院电子档案的全过程控制；其次，合理归纳电子文档和纸质媒介，实现两者的相互补充、相互配合。在电子档案的整理过程中，采用编码的形式对其进行标准，方便匹配和查找；再次，对医院陈旧档案实行“数字化”管理。利用先进的技术设备对档案进行技术转换，把纸质版档案转变为电子版，进一步丰富医院的电子档案数据库。

四、积极改善电子档案存储条件

首先，改善医院档案馆建设。医院应该加大财政投入力度，进一步丰富档案馆建设，购置先进的电脑设备、扫描仪、刻录机等，引入先进的档案管理软件，确保电子档案管理工作的顺利推进；其次，优化电子档案保存环境。依托于载体的特征，建立合理完善的档案控件，保持良好的湿度和温度，防止电子档案的自然老化现象，进一步保障电子档案；再次，对已归档电子档案载体实行定期有效的检测和维护，同时保证电子档案所依靠的技术及相关支持软件，定期或不定期对其进行相应的复制、转储，转储后的载体与原载体同样编号保存，对于出现破损的电子档案及时修复和补救，从而更好地保证电子档案管理工作的有序开展。

信息高速发展对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理方式必然向现代信息化电子档案管理方式转变。医院必须从自身发展实际出发，采取积极的措施，不断强化对电子档案的规范化管理，进而更好地为医院决策层、为医院建设发展提供有价值的档案信息服务。

参考文献：

[1]薛.对医院内部审计档案规范化建设的思考[J].延边教育学院学报，2008（06）.

[2]岳书静.探讨如何做好医院档案规范化管理[J].黑龙江史志，2013（13）.

[3]李春梅.加强档案规范化管理促进疾控工作可持续发展[J].南方论刊，2007（01）.

第15篇

关键词：档案管理；法律法规；职责

中图分类号：D9 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、档案法规的立法本意

《档案法》明确指出“档案是指过去和现在的国家机制，社会组织的及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字，图声像等不同形式的历史记录”。并且具体规定了“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位都有保护档案的法定义务”，同时规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”，具体表明了档案事业应当在各级人民政府的直接领导下展开档案收集，整理工作的重要意义和作用，同时规定了“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整和安全，便于社会各方面的利用”的工作体制和崇高的工作目标。

二、档案管理的法律界定

《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有，国家规定的不得归档的材料，禁止擅自归档”。这一规定不仅对档案机构和档案工作人员对应当归档或者不得归档的材料做出严格的规定，也对立卷归档的材料如何定期归档，集中管理做出了明确的时间限制。本法的第十一条，第十二条规定了“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的可以按照法律和行政法规的规定，有上述单位自行管理”，上项规定明确了持有须归档由档案管理机构保存的档案，各机关、团体、企业事业单位和其他组织应负有定期移交档案的法定义务，同时对现存于档案机构之外的具有档案属性的文物、图书资料由各单位执行管理的具体方法以及与档案管理机构必须在利用上形成有效地互相协作，以保证文献资料的公益性利用。《档案法》的第十五条至第十八条具体规定了“档案保存价值，保存期限的标准以及档案销毁的程序和办法，由行政管理部门制定”，禁止擅自销毁档案的规定，确保了档案的保存价值和有价值档案的安全。对档案的安全保管和档案的有序转移、转让、出卖、复制、保管都做出了相关规定。对于立卷归档的材料和属于国家所有的档案《档案法》以第十八条做出了“禁止携运出境”的禁止性规定。

三、对《档案法实施办法》的解读

《档案法实施办法》的颁布施行，加强了人们对《档案法》各条规定的理解，国家行政机关依据国家立法机构依法公布实施的《档案法》，在充分尊重立法本意和保留各条原意的相对独立性和连贯性的前提下，以实施办法或实施细则的方式对《档案法》的施行进行了有权解释。从而使《档案法》的执行更具可行性和操作性。对《实施办法》的理解，贵在工作的实施和践行，《档案法》和《实施办法》是内涵与外延之间的紧密逻辑关系，各条款之间绝不可能出现和发生原则上的冲突和语义上的重复，它们之间的区分仅在于前者是法律，后者是法规，都是必须切实贯彻一体遵照执行的规则，任何人不得随意解释和曲解，更不允许对严肃的法律法规产生不应有的歧义。

四、档案法规的限制性规定和禁止性规定