采购档案管理的重要性范文

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第1篇

关键词：医用；高值耗材；档案管理；探讨

医用高值耗材对人体安全至关重要，通常多为植（置）入、介入性耗材，且价格昂贵，属于严格控制的产品，具有种类规格多、价值高、使用风险大、流通使用环节特殊等特点。随着科学技术的发展与医疗技术日新月异的创新，医用高值耗材产品更新也较快，为加强医用高值耗材规范管理，促进医用高值耗材合理使用，本文从医用高值耗材档案管理工作这个基础层面进行分析探讨。

1医用高值耗材档案管理的内容

医用高值耗材指直接作用于人体、对安全性有严格要求、生产使用必须严格控制、价值相对较高的消耗型耗材，主要包括心脏介入类、外周血管介入类、神经介入类、人工关节及脊柱等植入性骨科类、人工器官类、眼科材料（含人工晶体）类、人工、心脏起博器、支架等植入性器材。医用高值耗材档案管理是对所有医用高值耗材的产品档案、供应商档案、采购档案、出入库记录档案、使用记录档案等的综合档案管理。高值医用耗材的档案做为临床使用和质量追踪的重要依据，其有效完善的管理也越来越体现其重要性[1]。

2医用高值耗材档案管理在现实工作中存在的几个显著问题

2.1医用高值耗材的种类繁多、规格型号复杂、专科性强，医院在编号归档时的依据不统一，且角度多维化，究竟按使用科室对高值耗材专科性进行分类编码归档好，还是按医用高值耗材的招标分类进行分类编码好，或是其它标准分类，无法权衡。

2.2为规避医院采购风险，医院在采购医用高值耗材时，多以省市招标的耗材目录为依据，但医用高值耗材产品更新速度快，每招一次标，生产厂家便以各种理由提高耗材投标价格，最常见的是一旦原产品的价格已被全省统一，利润空间下降，便会停止生产原产品，而推出更新换代产品，从而提高新产品售价。但医院在存档此类高值耗材时，一般不会将两个产品存在同一个档案，而是当成新产品。建立医用高值耗材档案的关联性是接下来档案工作的一个课题，这有利于医院掌握新增耗材与原产品的对比性，从而择优选择产品。

2.3医用高值耗材供应商名称的经常性变化增加了医用高值耗材档案归档的复杂性。有些供应商因累积销售金额达到了一定的数量，导致税率被提高，为了避税，这些供应商会选择重新注册新公司，再取得权；还有些进口高值耗材因授权时间到期，而未取得续期销售，导致产品在国内的商发生了变化。这便使得档案专业人员在归档供应商档案时会发现有些供应商的连贯性比较难衔接。供应商档案管理是一个薄弱环节，暂时大部分只停留在单一的时效性管理上，建立供应商评价管理体系的档案将是需要花气力加强的一个方向。

2.4医用高值耗材的各项记录一般都有存档，但是因实际工作中产生的一些障碍，尤其是高值耗材管理系统不是太完善的情况下，医用高值耗材的采购档案、入库记录档案、使用记录档案、出库记录档案与回收管理档案没有关联性的存为一个档案，而是单独的分散在各项专类档案中，不利于系统性归档，这需要一个档案体系的构建。

2.5医院对医用高值耗材档案管理的信息化重视程度还不够高，医用高值耗材档案未全部实现电子化管理。而一旦未实现系统化的电子管理，对于相关资料的查询是不便的。

3医用高值耗材档案管理的信息化

3.1档案信息化建设就是在档案管理活动中全面地应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务[3]。先进的医院信息系统是医用高值耗材档案管理信息化的有力保障。医用高值耗材的出入库记录资料有签名的纸质版本存档，但为了更好的追溯，电子记录档案是最有利的查询方式，医用高值耗材的电子流通过程记录档案不仅具有物流管理和财务管理的意义，同时也是医院医疗服务信息的重要组成部分。

3.2我院医用高值耗材档案管理目前采用的是某医像科技有限公司开发的一套信息管理系统，但被分成了3个系统：①条形码系统，用于记录送至我院的高值耗材，并为其打印条形码；②HIS系统，用于记录高值耗材使用收费；③物资系统，用于记录高值耗材出入库办理。前两个系统记载的医用高值耗材记录以电子存档为主，最后一个物资系统记录出入库档案则是以纸质档案与电子档案的形式共同存在的。

3.3档案管理信息系统的优点

3.3.1名称规范 信息系统中使用国家颁布的耗材目录规范名称、有招标目录编码、规格、单价、生产批号、有效期等，减少了误歧，规范了医用高值耗材档案管理，也为HIS系统提供了准确、清晰的收费依据。

3.3.2流程完整，并可为反向追溯物资状态提供依据 手术室固定一台电脑终端内网均装有物资系统，凭科室、人员、密码登录系统界面，领用审核人为科主任或护士长，既明确科室责任，又避免冒领行为。

3.3.3科学核算 出库单完成后，医用耗材管理部门和各临床科室都可随时在各自的电脑终端上查询本科室医用耗材领用情况，适时控制成本费用，并可对异常情况进行原因查找与分析。

4医用高值耗材档案管理的重要性

4.1医用高值耗材与患者的生命安全息息相关，医用高值耗材来源的合法性、质量的可靠性、功能的有效性等直接关系到患者的身体健康，医用高值耗材档案的建立对于医用高值材来源的追溯性等具有基础性意义。

4.2医用高值耗材在医院所有医用耗材采购与使用中一般来说约占50%甚至更高，直接关系到医院的经济效益，对医用高值耗材档案的开发利用，有助于医院物资成本的控制，减轻患者经济负担。

4.3《三级综合医院评审标准实施细则》中对医用高值耗材管理的评定标准有明确要求，要加强医用高值耗材（含植入类耗材）的采购记录、溯源管理、储存、销毁记录、不良事件检测与报告管理，医用高值耗材档案管理可以给予有利保障。

档案要服务于人们管理的需要，人们占有和利用档案是为了获得追求档案的价值[4]。医用高值耗材发展历程较短，管理以粗放式为主，医用高值耗材档案管理的标准化、规范化、信息化和精细化还需要更多经验的积累与科学的方法来促成，从而为医院临床提供更高医用信息价值。

参考文献：

[1]佟玉杰，张淼.浅谈高值医用耗材档案管理[J].内蒙古科技与经济，2013，1（2）.

[2]刘婕.临床科室医用耗材闭环管理的探讨[J].中国卫生信息管理杂志，2014，4，11（2）.

第2篇

1 新时期的政府采购档案信息化管理现状

1.1 管理人员专业素质有待提高

新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。

1.2 档案信息化建设的不规范性

纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易影响档案的准确性与安全性。

2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性

2.1传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。

2.2新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。

（1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅；

（2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳，，与传统的纸质资料分类相比有明显的优势；

（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率；

（4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力；

（5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。

（6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。

2.3政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。

3 新时期政府采购档案信息化管理的创新对策

3.1 加强管理意识

提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。

3.2 提高档案信息化安全保障

政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。

3.3 提高管理员技术水平

管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。

3.4 档案管理规范化

加强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。

第3篇

一、采购档案的含义及重要性

（一）采购档案的含义

采购项目档案应包括该项目的全部文件材料和记录，真实、全面反映采购全过程，其中包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料，是烟草商业企业采购活动中形成的原始文件。

（二）采购档案对行业的重要性

烟草企业档案是行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富，档案管理工作更是企业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。行业领导正是看到这点，才提出要紧紧围绕烟草行业改革发展的中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进采购档案管理工作迈上新台阶。

采购档案管理工作更是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础性工作，是行业精益采购、阳光采购的最直接体现。从2008年行业开展“三项检查”（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案就是个大专型检查的重点和必查内容，这就要求采购项目档案要具有可追溯性，采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，是否体现阳光操作。

二、采购档案管理工作的不足

从近年来行业组织开展的检查情况看，烟草行业的采购工作在程序规范上有了很大的提高、档案规范意识也明显增强，但在实践过程中采购项目档案管理工作仍然存在一些问题。

（一）归档责任主体不明确

目前，烟草行业收集采购档案的责任主体比较多，有采购经办部门、下属单位、招标机构等，各主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目档案管理存在极大差异。

（二）采购过程痕迹化资料不完整

近年来，烟草行业采购管理工作严格按照“应招尽招、真招实招”原则扎实推进，大多数的单位都是通过委托招标开展采购工作。招标机构只参与了招标工作的中间环节，对项目立项、决策和合同签订后的履约及验收评价、结算等过程并无介入；采购经办部门经历了项目的全过程，但有些人员对采购档案痕迹化资料收集、规范采购档案的意识薄弱，从而造成采购项目档案过程痕迹化资料收集归档不完整、不规范，导致档案管理脱节。

（三）档案信息化管理水平不高

信息技术的发展给采购档案管理信息化工作的发展提供了完备的资源和技术保障。采购档案信息化建设可以保证档案的安全性外，同时还可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。

正是为了适应社会信息化的要求，从2011年全国烟草行业“两项工作”试点现场会召开以来，整个行业花费了大量的财力、物力、人力研发了烟草行业物资采购管理信息化系统，但是整个行业的使用情况和利用率比较低，信息化管理水平不够高。

三、加强烟草行业采购项目档案管理的完善对策

（一）充分认识行业采购档案规范化管理的重要性

目前，烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与档案管理人员意识薄弱、重视程度不够有关。部分采购人认为采购工作已经委托公司，招标、评标过程的痕迹化资料有公司收集和整理，自身忽略了跟踪和收集相关资料，而公司只保存了招标、评标过程的相关痕迹化资料，项目的立项审批、合同后续的验收、结算、供应商评价等资料未及时收集或没有收集。为有效解决这一问题，应该明确档案收集整理主体、加强对采购项目档案归档业务的监督和指导。

（二）建立采购档案一项一卷归档制度

针对采购项目档案规范化管理，于2014年年初，我们根据省公司的相关管理办法，出台了《宜宾市烟草专卖局（公司）采购项目档案管理办法》，明确五种采购方式的归档内容和具体要求。采购项目一项一卷资料应该包括采购计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料，整个采购过程的痕迹化资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。

（三）加强采购人员意识培训

在明确归档责任主体后，要加强采购归档人员的业务培训和收集归档意识培训。作为采购项目档案的归档整理经办人员，要树立牢固的责任意识，明确自己的工作范围和职责，掌握档案管理工作的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。

（四）完善提高信息化管理水平

第4篇

【关键词】设备管理 重要性 档案管理

【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用[1]。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

1.首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

2.其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

3.设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

结 语

有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义，档案管理人员要热爱本职岗位，要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料，充分发挥其作用，促进医院在两个效益上获得双赢。

第5篇

医院设备的现代化程度的重要标志，是医疗、科研、教研、教学工作最基本要素，是不断提高医学科学技术水平的基本条件。某些学科的发展相当程度上依赖于设备的发展，起着决定性的作用。因此，做好设备管理已成为医院管理的重要标志，而设备档案管理是设备管理的基础环节。

【关键词】  设备管理　重要性　档案管理

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用［1］。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

    1首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

    2其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

    3设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

    4小结有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义，档案管理人员要热爱本职岗位，要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料，充分发挥其作用，促进医院在两个效益上获得双赢。

第6篇

关键词：医院；招标采购；档案；管理；

院档案管理中，病人信息资料档案最为重要（成立专门的病案室进行管理）。政府招标采购档案是医院档案的重要组成部分。但是，部分医院近年来对于政府招标采购资料档案的管理工作，还未引起足够的重视。

医院的档案资料，包括基建工程档案，大型设备档案，药品招标档案，办公设备招标档案，等等。目前部分医院只重视基建档案，医疗设备档案。对于药品招标档案和办公设备档案未引起重视。实际上，药品招标采购是医院招标工作的重头戏。药品采购支出是医院支出的大部分。办公设备支出虽然金额较少，但也是医院执行政府集中采购工作政策的反映。资料是反映招标过程其公平、透明性的依据。有关资料整理归档后，可以作为以后工作的指导；它反映着医院对政府招标采购工作执行力度。体现医院执行政府招标采购政策的实际行动。

医院的政府采购档案资料管理存在一些问题：

医院的档案管理有其特殊性。医院的政府招标采购档案资料管理未能引起足够的重视有具体的原因：一是医院档案资料多管理人员少，无法顾及所有档案资料管理。比如药品政府采购是药剂部门操作。设备采购又分为医疗设备和后勤设备，由不同部门采购，部门多资料散，收集整理费时费力。二是目前尚未出台国家统一的政府采购档案管理规范，即使是地方政府部门政府采购档案管理工作也滞后于政府采购活动。三是医院采购部门重视采购活动而不重视档案管理。四是没有健全和执行政府采购档案管理制度。致使不及时填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的工作。从而影响了医院的政府招标采购档案资料管理工作。

医院的政府采购档案管理有其重要性。

医院的政府采购档案资料是医院全部档案的组成部分，它同其他档案一样具有重要作用。

先举个工作上的简单例子：江门市中心医院1997年与某跨国公司购买一台大型设备，保修期限内一个配件多次维修，造成仪器时停时转，不能正常工作。一过保修期，厂商工程师便将该配件换掉，零件费130万元。我方多次查阅档案，根据维修记录资料确定是厂家产品质量问题，双方经过多次商谈，最后我方以厂家产品质量问题为由只须付65万元零件费。一个档案能为医院节省了65万元。

一个档案能为医院节省了65万元，医院的政府招标采购档案资料将会起到更大的作用。

《政府采购法》第四十二条对采购档案的内容作了明确规定“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他文件、资料。”

采购活动记录至少应当包括下列内容：

（一）采购项目类别、名称；

（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；

（四）邀请和选择供应商的条件及原因；

（五）评标标准及确定中标人的原因；

（六）废标的原因；

（七）采用招标以外采购方式的相应记载。

通过公开、公平、公正地进行招标投标活动体现政府采购资金的使用效益提高。并促进廉政建设。招标采购档案能系统、完整、真实地记载了政府招标采购活动的全过程。一方面为医院保存提供真实可靠的原始资料，又可便于有关部门及管理组织对资料的备查，参考，利用。能为医院建设服务发挥作用。

二、采购档案是防范风险，减少法律责任的重要保证。符合规定的完善的政府采购档案，不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用，而且在防范风险方面也将起到关键作用。目前质疑和投诉招标采购案件不断涌现，政府采购档案无疑为法律赋予的正当的采购权利予以保护。

采购档案资料管理工作是要对采购档案资料进行收集、整理、保管、利用、统计等。医院的政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为医院的政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关管理措施等项工作提供客观依据。

医院的政府招标采购档案资料管理可以强化内部管理，提高政府采购的工作质量。提高采购资源的使用效益，促进廉政建设，达到“公开、公平、公正”的目的。

医院应加强政府采购档案资料管理工作。设想：

医院应建立健全政府招标采购档案管理工作制度，明确职责分工。采购业务部门负责在执行政府招标采购项目过程中认真收集采购文件和记录。负责项目的采购文件及记录资料的真实性、有效性、完整性；档案部门工作人员负责档案的审核、归档、立卷、贮存管理。负责对医院有关部门需要借阅事务。医院可培训档案兼职人员，以及采购部门人员兼职管理政府采购档案。按归档要求收集、整理、立卷、装订、编制目录。档案按照年度编号，卷内材料按政府采购工作流程顺序排。从具体操作部门做起，加强内部管理，使医院政府招标采购的档案管理工作规范、科学、制度化。促进推动医院的政府招标采购档案资料管理。使医院档案管理工作更进一步提高。

参考文献：

第7篇

1.在进行档案管理现代化中出现的问题

1.1基层档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位

大多数基层档案管理人员在以往的工作过程中是使用传统的方法来进行档案的管理的，在他们的工作过程中由于对工作理解的加深以及工作的熟练等原因已经在日常的工作过程中积累了一定的经验，取得了较大的进步，因此这些档案管理人员认为传统的档案管理方法已经十分先进，因此从内心地处档案管理现代化的使用。另一类的基层档案管理人员虽然不抵触档案管理现代化，但是对档案管理现代化的认识会出现问题，他们认为档案管理现代化就是买入一些先进的档案管理设备，例如计算机，光盘，微缩机等设备。但是在实际的使用过程中，大多数档案管理人员会因为缺乏档案管理现代化的培训而不会使用这些设备，因此在日常的档案管理工作中也就会将这些设备闲置下来，造成较大的损失。而且对于档案管理单位而言，也没有重视对于基层档案管理人员的培训工作，大多数基层档案管理人员就算已经了解到了档案管理现代化的一些知识，希望使用档案管理现代化来让工作更加有效率，但是由于工作经验以及专业知识的原因也无法很好地应用这些设备来进行档案管理现代化的工作。

1.2档案管理现代化的准备不充分

目前虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作，并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作，但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中，档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作，但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现，因此在这样的情况下，档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入，也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大，而且大多数是需要手工完成的，因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。

1.3档案管理现代化的标准不统一以及发展不平衡

在进行档案管理现代化的过程中，每个单位进行计算机的采购过程往往是不同的。一些单位采购的计算机价格实惠，但是性能较低，而且型号较老。另一些单位由于经济较为宽裕等原因采购的计算机都是新型的高性能计算机。在这样的情况下，由于计算机的型号性能等因素都不相同，因此在使用的过程中的通用性也就不好，大多数的数据由于这些原因无法共享，也就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。而且对于档案管理单位而言，一些单位使用档案管理现代化设备的发展也不平衡，虽然有的档案管理单位已经采购了高性能计算机，但是仍然有一些档案管理单位没有计算机用于档案管理现代化。这也是导致我国的档案馆在进行档案管理的过程中无法较好进行的一种主要原因。

2.如何解决档案管理现代化中的问题

2.1对基层档案管理人员进行定期培训

为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，首先应该对基层档案管理人员进行培训。通过一系列的培训能够让档案管理人员名学应该如何使用计算机来进行档案管理的方法，同时也能够让基层档案管理人员能够明确档案管理现代化的内涵以及意义，从而能够让档案管理人员的专业技术得到较好的提升。同时在进行实际的培训过程中也需要让基层档案管理人员进行一定的实践活动，通过这些实践活动能够让档案管理人员明确在实际的档案管理过程中应该如何进行，并且对在使用计算机进行档案管理过程中的各种问题进行初步的了解，从而保证基层档案管理人员能够在实际的工作中较好的使用档案管理现代化设备来进行工作。并且对于一些不愿意使用档案管理现代化的基层档案管理人员要进行开导，让这些档案管理人员能够了解到档案管理现代化对于档案管理工作的意义。而且通过定期培训的方式，也能够帮助基层档案管理人员尽快的了解到在实际的工作过程中应该如何进行高效率的工作，对于一些在实际工作过程中容易出现的问题也需要提前对基层档案管理人员提出，以帮助基层档案管理人员明确在工作过程中可能会遇到的各种问题，因此在工作中就能够将这些问题着重的注意，避免问题的发生。同时对基层档案管理人员也需要做出一些档案管理重要性的宣教。

2.2加强档案管理现代化的准备工作

在对基层档案管理人员进行了一定的培训后，基层档案管理人员也就具有了一定的档案管理现代化的专业知识。在这这之后就需要做好档案管理现代化的准备工作。在进行准备工作的过程中，需要对档案的著录以及标引工作进行较好的完成，这主要是对档案信息进行更加深层次的加工，同时也是在进行档案管理现代化的过程中必不可少的一个环节。虽然在进行档案管理现代化的工作中会显得十分繁杂以及困难，但是这主要是为了较好的进行档案信息管理，如果要实现档案管理现代化，那么准备工作也就必不可少。在进行现代化准备的工作中，当地政府可以为档案馆准备一些现代化的档案管理设施，例如新型的电脑等管理设备。也可以采购一些关于档案现代化管理的书籍，挡住基层档案管理人员在遇到问题时也以及时的进行翻阅，将问题解答，避免出现较为严重的后果。在另一方面，针对基层档案管理人员在短时间内无法较好的学习到高级档案管理等情况，档案馆可以聘请一些有着丰富经验、并且在理论知识是也过硬的档案管理人员来对基层档案管理人员进行带教，在带教的过程中，基层档案管理人员可以通过观察有丰富经验的档案管理人员是如何进行档案管理的，并且从中学习到丰富的干干管理知识和经验，在日后的实际工作过程中也就能够更好的将这些理论知识进行使用。档案馆也需要注意，对基层档案管理人眼的考核工作需要达到要求，以避免带教工作无法起到应有效果的情况。

2.3进行档案管理现代化统一管理

由于标准的不统一，在进行档案管理现代化的过程中会出现各种问题，例如文中提到的档案管理单位中的计算机采购往往型号和质量参差不齐。因此为了更好地实现档案管理现代化，进行统一的管理是必不可少的。在进行档案管理现代化工作之前，应该对各个档案管理单位进行统一的采购工作，并且在进行采购工作完成后将操作系统以及数据进行相应的统一，以便于档案管理单位能够较好地使用档案管理设备进行档案管理工作。不仅需要采购相同的操作系统并且进行统一，另一项相当重要的工作是需要将各种数据进行共享，以保证档案馆之间能够在工作过程中及时的了解到一手信息。但是在进行数据共享和统一的过程中，需要注意的是档案馆数据的安全，避免在进行共享和统一的过程中出现不法分子窃取档案馆信息等情况的发生。同时为了更好的保证档案管理现代化能够实现，在操作人员上也需要注意，尽量选用计算机使用经验较为熟练的基层档案管理人员，在熟悉了应该如何使用相关的设备后，才可以让所有的基层档案管理人员使用这些现代化的档案管理设备以及相关的操作系统。

第8篇

一、医院中的档案管理

医疗卫生机构在日常的工作中涉及到的工作包括日常的医疗、卫生的防疫、医疗的科研教学以及医疗器具的购进与使用等等为了维持医疗工作正常进行所必须的辅工作，这些工作的产生与进行过程中会产生大量的数据资料以及影像资料等记录或是证明性质的文件，无论是对医院还是国家来说这些档案文件都是一种财富，其存在不仅可为医院的领导提供相关的决策参考，还能够为国家评估行业发展以及制度行业政策提供依据，而医院的档案管理工作主要负责的便是这类文件的保存与管理工作。

档案管理工作不仅关系着当前的资金流动以及医疗能力的记录，更关系着今后的档案调阅与审核的顺利实现，在医院的发展与运作过程中具有承上启下的衔接作用，这就为研究档案管理现状的问题与解决方法提供了现实的条件与必要性。

二、医院档案管理的现状与问题

1.医院档案管理工作得不到重视

当期的医疗机构对于档案管理的重要性都没有一个正确的认识以及端正的态度，这就使得档案的管理工作缺乏必要的资金支持以及专业的管理队伍，这种不重视的态度自然就导致了档案管理人员工作态度的消极以及工总过程中的应付以及敷衍，影响了档案管理的效果。

2.管理人员业务水平不高

当前医院中的档案管理人员多数都不是专业人员，档案管理的知识体系不够完善，专业技能也达不到要求，基本都是在实践中现学现卖，具有较大的临时性以及较明显的应付性，对于档案资料的分类以及处理办法都不够专业，缺乏科学性，造成了档案管理工作的混乱。

3.管理资料内容不全

医院内部的档案管理工作中效果最好的便是对于病患档案的管理与保管工作，不仅可以满足随时的调阅，还是档案管理中最具有条理性的档案文件。但是对于采购、建设以及科研类的文件档案便没能做到类似的负责与认真，即便是那些财务资料、业务资料或者是相应的文书以及人事资料，都不具有条理性，分类管理的工作十分的不到位，很难发挥资料的作用与价值。

4.管理工作不规范

大部分的医院都没有对于档案管理工作系统化以及规范化的规定以及管理，致使档案管理人员只能够依据自己的经验以及理解来进行，致使重要的文丢失或者归类错误，为日后的调取以及审阅工作带来了一定的困难。

5.管理工作现代化水平不高

由于医院对档案管理工作的不重视，档案管理工作中便很容易出现懒惰以及应对的思想与行为，档案管理人员难以自主的提高自身的业务能力水平，致使档案管理工作中的问题难以解决，档案管理的方法陈旧落后，管理水平难以提升。

在当前的医院档案管理过程中由于硬件设备不足，难以实现现代档案管理的现代化，限制了档案管理工作的发展。即便是个别的医院引进了先进的设备以及现代管理的技术，档案管理人员也难以适应其要求，操作水平不高的管理人员难以提高档案管理工作的水平，提高其现代化水平。

三、优化档案管理的策略建议

1.制定与完善医院的档案管理制度

档案管理工作需要相关的制度指导以及规章约束，为档案的管理工作提供指导与约束，规范档案管理的进行。

而制度的制定以及施行，首先便需要领导层改变对于档案管理的重视度，认识到档案管理工作对于医院运行与改革的重要性。档案管理工作作为医院管理中一部分，不仅可以保证医院工作的正确运行，保证医院的正常运转，还可以保证上级领导对档案资料的随时调阅，以便管理层对医院运转做出科学的安排，提高医院的效益。

其次，还需要明确档案管理工作的激励制度以及奖惩原则，即便是考察以及试用期的人员都要有严格的考核以及惩罚制度，体现出医院对于档案管理工作的重视的同时也能够激励档案管理人员工作热情，进而为档案管理工作提供明确的依据，提高档案管理工作的水平。

2.培养档案管理人员的业务能力

鉴于档案管理队伍素质的参差不齐，需要在实践的过程中对档案管理人员进行业务能力培训以及专业知识深化教育，进而提高档案管理人员的业务能力以及综合素质。

培训的内容不仅要包含档案管理的专业知识，还要包含对于档案管理工作重要性的讲解，进而提高了工作人员责任意识、培养了工作人员的从业道德同时也端正了工作人员的态度，不仅能够培养出档案管理人员的爱岗敬业精神，还能够强化档案管理人员的吃苦耐劳精神以及服务意识，有效的减少档案分类归档中的错误，减少珍贵文件的损坏或者丢失现象的发生，从而切实的提高了档案管理工作的质量与效率。

3.鼓励档案管理人员进行创新

档案的管理工作对于医院的正常运转以及效益的实现都有着关键性的作用，这就要求档案管理工作能够随着经济形势以及医疗改革的深化而不断的进行创新与做出相应的改变，适应新形势与新要求。

医院可以鼓励档案管理工作采取计算机技术进行现代化的管理，提高档案管理的现代化水平的同时，也能够显著的提高管理的效率；同时也可以鼓励档案管理人员对档案管理的方式进行自主研究与开发，创新档案管理的方法，丰富档案管理的理论，表扬与宣传医院内部的档案管理创新方法，促进医院档案管理的超市形式，促进档案管理的发展。

第9篇

【关键词】输油站设备 档案 管理

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

设备档案管理在输油站中极其重要，也是设备管理的基础，管理的好坏直接影响输油站的管理水平和经济效益，是保障输油生产的重要依据。

1输油站设备档案管理的必要性

输油站的档案管理工作是保障输油安全生产的基础和前提，建立设备档案管理是提高输油设备的利用率，给输油站管理提供及时、准确依据，便于更好的为输油站服务，在设备的大修、突发事件的管理中利用率很高。

档案管理的目的就是为生产、生活服务的，是为领导决策提供及时、准确的科学依据的，是为了更好的保护企业和个人的经济利益不受损失的。所以设备档案管理在日常收集、积累、整理、归档是首要的，把平时生产和生活过程中产生的文字、图纸、照片采购过程中的发票、单据等具有参考价值的资料收集起来就形成了档案，使其在工作中充分利用。通过查看设备档案资料，根据维修记录对设备进行预防性维修，充分做好设备维修前的准备工作，以缩短停机时间，减少维修费用。减少事故隐患的发生。

2如何加强档案管理

2.1建立完善的管理网络

建立完善的管理网络，广泛深入的宣传《档案法》强化各级领导以及管理人员的依法治档的意识，自觉接受法规的约束和监督，实行科室、站队，操作人员的三级管理网络定期召开有关人员会议，明确工作目标修订和完善设备档案管理制度。同时明确各职能专业工作管理目标和各自的岗位职责，并将设备档案管理工作作为输油目标管理责任制的一部分，纳入站队、班组目标考核。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，认真做好日常设备记录，每半年将整理好的记录上报给设备负责人，经核查后交档案室存档，形成有效的管理网络。

2.2明确归档范围

根据输油设备的管理要求确定输油设备档案的归档范围，不能盲目的收集，结合输油生产实际状况，明确输油设备档案的归档内容。输油设备档案主要有两部分组成：①设备申购过程中形成的档案，主要包括申购单、论证表﹙记录﹚、购销合同、协议书、发票、复印件、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。②设备运行过程中形成的档案，主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维护保养记录，每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。

设备从申购到安装使用，其相应的材料有设备人员做好档案的收集整理工作，再移交档案室，同时将有关材料打印下发到使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案管理的内容要求，使之配合档案管理部门做好资料的归档和移交，并做好记录。

2.3严格归档移交制度

档案管理一定要做好衔接工作，尤其是输油设备的原始资料要保管好，为以后的生产中维修、大修提供参考依据就，基层单位无法制约施工中原始档案的归档制度，可是在日常生产中基层单位是档案的利用者，所以一定要做好输油档案的移交工作，严格移交档案管理制度，形成及时、准确、无误、完备的工作作风，杜绝输油设备档案在移交中丢失、损坏等现象的发生，以保证输油生产工作的顺利进行。

2.4提高档案管理人员的业务

科学的发展以及办公条件的逐步升级，为了更好的适应信息技术的发展需求，培养输油档案管理人员多层次，多途径的管理人才是档案工作迎接信息技术革命的重要途径，培养档案管理人员广博的知识，也是档案管理工作的根本对策

3提高档案的利用率

当前，城市住宅的迅猛发展以及农村耕地的巨大大变化更能体现输油档案管理的重要性，结合聊城输油处的实际状况，输油档案的利用率在逐步提高，尤其是外管线的技术资料及文字原始档案的保管的齐全、完好在与地方规划建设等协调中给予了充分的事实证明，无形中给企业节约了资金。

第10篇

一、学校档案信息化建设的制约因素

（一）对档案信息化建设的重要性认识不足，信息化意识薄弱。学校档案的信息化建设，可以是学校的档案资源得到有效利用，实现档案信息的共享和远程服务，有利于节省档案管理过程中的人力物力资源，节约档案管理成本。但是当前档案管理的信息化建设还没有引起足够的重视，特别是采取旧有的档案管理方法的工作人员，对档案管理的信息化建设还有排斥心理，无法充分认识到信息化建设的重要性，不能接受信息化的档案管理工作方法。档案管理部门，对档案信息管理安全性、高效性和信息资源的共享作用认识不足，信息化建设的意识淡薄。这些都造成学校档案信息化建设无法得到有效展开。（二）档案信息化建设的管理队伍薄弱，配套设施不齐全。档案管理的信息化建设需要有专业的信息化管理队伍，这是学校档案信息化建设的必要因素。同时，信息化建设需要有与档案信息化管理相配套的信息化设施，从而提高信息化水平和档案管理的效率。当前的学校档案管理的信息化建设过程中，往往会利用以往的档案管理人员进行档案的信息化操作，这些管理人员往往缺乏必要的信息化知识，无法对档案管理进行规范高效的信息化操作。现代的科学技术、计算机技术、互联网技术发展迅速，知识技术的更新快，而学校的配套设施往往难以跟上档案管理信息化建设的要求，设备老旧。这些都大大降低了档案信息化建设的建设水平。（三）档案信息化建设标准不规范。无论是传统的档案管理还是档案的信息化管理，管理标准的规范化都是档案管理的重要内容。特别是档案管理的信息化建设，涉及到相关的计算机技术和信息技术的使用，规范化的管理标准和操作规则更成为档案管理科学性、高效性的重要途径。当前的学校档案信息化建设过程中，对信息化建设标准还没有严格统一的规范，有些学校的建设水平甚至仅仅停留在利用电脑进行文字和数据的输入。档案信息化建设标准的不规范，使得档案信息的查阅、共享都很难实现。

二、学校档案信息化建设的对策

（一）加强对档案信息化建设的重要性认识，促进信息化意识的提高。学校档案管理部门要充分了解和认识到学校档案的信息化建设对提高学校档案管理水平，加强档案资源共享和学校之间的档案交流的重要性。档案管理的信息化建设，是提高学校教学水平和学生学习方法的重要措施，通过档案信息化建设，学生和老师对学校的教学活动和学习活动都可以通过更加便捷的方式获得。学校也可以通过信息的分享，加强学校之间的学习和交流，提高学校自身的建设水平。对档案管理人员的信息化认知要加强培训，促进档案管理人员信息化管理意识的提高和档案知识的更新换代。（二）加强信息化队伍建设和信息化设施的配置。学校要加强档案信息化建设的专业人才的培训和选拔以及档案管理人员的更新换代。信息化建设涉及到计算机、互联网和信息通信技术等先进的技术的应用，这些都需要专业的技术人才。学校可以利用自身的优势，在学校老师和学生中，选取专业的技术和管理人才，并通过对以往的管理人员的培训工作，加强信息化管理队伍的建设。同时，学校也要加强硬件设施的配置，促进信息化建设的安全、高效，加强计算机、扫描仪等硬件设施的采购和更换力度，建立稳定安全的学校局域网。对一些管理软件的技术性和安全性要有充分的认识，在使用过程中注意操作的规范性。（三）规范档案信息化标准体系。学校的档案管理信息化标准要严格符合国家《电子文件归档与管理规范》等相关标准规范的具体规定和要求，在具体的实施过程中，要注意加强电子文件的归档与管理工作规范，做到及时登记、整理、编目、归档，并要建立和完善电子文件的接收、采集、保管、保护和利用等措施。标准体系的建设，有利于学校之间和学校档案管理部门之间的有效沟通和良好的合作，有利于形成统一的档案信息的分享系统，促进我国整体档案管理信息化的建设发展。

三、结语

第11篇

关键词：食堂档案管理；资料收集；科学管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）41-0009-03

俗话说：“民以食为天”，高校食堂历来是高校领导不能放松的一根弦，也是维护高校稳定的重要基础。尤其是在新形势下，物价不断上涨，通涨仍在延续，因此，当下，必须充分认识到高校食堂工作的重要性。虽然高校食堂工作一直是学校管理工作的重点和难点，如何做好新形势下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持续发展是学校各项管理工作的重中之重。高校食堂的管理千头万绪，如何进行科学化管理，就是摆在我们高校管理者面前的一项重要课题。在各项管理工作中食堂的档案管理是科学管理的基础和前提，没有科学的档案管理，管理就会成为无源之水，无本之木。只有实施科学的档案管理，才能为科学管理提供信息和依据。

一、当前高校食堂档案管理存在的问题

高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租赁制。食堂的员工大多以农民工为主，食堂的具体管理者及员工的身份多数都不是学校的正式员工，他们重视的首先是利润，对于档案管理往往被忽略或没有档案管理这个概念，甚至许多食堂没有档案，更谈不上档案管理，这种状态是与高校档案管理及学校的发展极不适应的，必须加强食堂档案建立和管理工作。

1.对食堂档案管理重视不够。高校食堂应以服务为前提，不能等同于商业机构，不能以盈利为主要经营目的。学校对食堂的管理首先应科学化、制度化，而不是简单的做好饭菜满足就餐者一般性需求。科学化管理需要建立在完善的信息系统，管理科学化，就是综合运用现代管理理论、技术和方法，对食堂的生产过程进行全时空、全方位的科学管理。尤其是对档案的科学高效管理，对于降低食堂经营成本、提高食堂系统运行效率、增强食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建设现代化食堂，必须在食堂的档案管理上下功夫，进而促进食堂管理更加符合现代管理制度的建立和完善，确保食堂管理的标准化、制度化、精细化[1]。

2.克服对档案管理的可有可无的思想。加强对食堂食品安全管理监督，是管理者的首要任务。在日常管理工作中，发现问题要及时纠正；对违法经营，诱发事端的食堂经营单位或个人，相关单位要及时做出相关处理，要防止与杜绝诱发事故的苗头和隐患，食堂档案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，来不得半点马虎，必须通过建立完善的档案资料来完成。忽视档案管理的经营者是不符合现代企业制度建设要求的，是不可能管理出符合现代高校要求的现代化食堂的。

3.食堂务工人员对建立档案的重要性认识不清。目前食堂务工人员大多是农民工，农民工对个人档案意识和档案观念淡薄是普遍的，也是当前农民工民生档案建立与管理存在的首要问题。由于缺乏建档意识以及自我保护意识，对自己专业技能的积累没有足够认识，甚至连是否签劳动合同，是否加入社保、医保也没有引起足够的重视。假如这些合同文件存在，而不能进行有效地保存，致使在发生劳动纠纷、个人合法权益受到损害时，无法出具完整的档案信息凭证或者翔实的档案信息资料，使得个人合法权益无法得到保障，同时，也会给未来求职带来不便[2]。

二、食堂档案资料的收集与完善

高校食堂档案的建立是件大事，不仅涉及到食堂的科学管理，更涉及到食品安全以及政治稳定。食堂管理工作不仅要做好事前预防、事中监督，还要做好事后处理。档案的建立和完善势必为食品安全提供了保证，由此可见，档案建立是件事在当代，立在未来的大事。高校食堂档案资料来源于与食堂有关的各个部门，产生于与食品生产的各个环节，贯穿于食品采购、制作、出售的全过程。食堂档案的保存和管理，首要的前提是食堂档案资料的收集，没有档案资料的收集，就无法保存档案，当然也就更谈不上档案管理了。如果食堂资料收集不全面，也就不能全面地保存食堂档案，而且保存的食堂档案也不是食堂发展过程的真实记录和完整凭证。因此，要进一步加强高校食堂档案管理，必须首先全面、完整、准确、系统地收集食堂档案资料，避免遗漏和缺项[3]。

1.档案搜集要做到全面性。关于档案搜集的全面性，众说不一各有所长，笔者认为食堂档案应从以下几个方面入手：（1）食堂经营许可证、卫生合格；（2）从业人员身体健康体检证等相关证件、从业人员劳动合同、人员工资表等；（3）食堂制定的规章制度、工作计划、报告、总结、会议记录以及管理工作中形成的文件材料和各种会议纪要等；（4）食堂每餐的食谱、价格确定的方案；（5）学生伙食管理委员会的开会记录；（6）上级主管部门、行业协会等有关于食堂工作的文件和信函；（7）学校党委、行政的重要文件及学校相关部门发给食堂的文件和相关文字材料；（8）食堂获得的荣誉证书、奖励等文字材料；（9）年终结算清单及年终总结；（10）上级领导视察留下的照片及有关对食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同时期建立的水、电、火、中毒等突发事件应急预案。以上十一项内容只是笔者的一孔之见，还不够完善，还要在食堂的经营和发展过程中，不断丰富，但目前上述11项内容可以说基本上覆盖食堂档案的全部内容，也是高校食堂档案不可缺少的重要资料。全面地收集和保存上述档案资料，确保食堂生产全过程得到生动有效的记录，才能谈得上对高校食堂档案的科学有效地管理。

2.切实做好食堂档案资料收集的保证工作。高校食堂档案的建立和完善，除规定具体内容是远远不够，要保障档案资料收集的全面性，还必须做到以下几点：（1）必须建立健全食堂档案法规体系，把食堂档案收集管理纳入到学校档案管理的统一轨道上来。（2）深入宣传档案法规，提高食堂管理者及从业务工人员的认识，增强主管部门和食堂管理者的档案意识。加强跟踪管理和对档案收集的现场指导，提高对档案资料的收集质量，真实地记录食品生产的工作流程，保证档案的原始性、真实性、完整性、准确性和系统性。（3）设立独立的档案管理人员，提高档案员的素质。加强经常性的业务培训，实行档案员持证上岗。

3.食堂档案资料的整理。档案资料了的收集仅仅是档案管理的第一步，更重要的是对所收集到的资料进行有序的整理。加强高校食堂档案资料管理工作是一个承上启下的重要环节。食堂档案有别于其他档案管理，必须按照时间顺序，生产流程，不同类别进行排列编号，以便档案资料的保存、管理和利用。为此，食堂档案管理必须坚持完整性，真实性、时间顺序性。为了便于日后查找和利用，食堂档案整理大致可归纳为以下几类：（1）政策法规类。具体包括各类许可证件；上级文件；规章制度；劳动合同；劳动保险；管理机构组成人员名单等。（2）原料采购类。原材料采购是保证食堂饭菜质量的重要关口，采购的主要食品要保证质量，避免“三无”产品进食堂。为此，包括采购人，供货单位，每天采购的食品品种和数量、价格等都要一一存档。（3）生产过程类。食品安全是食堂经营第一要务，食品的生产过程必须严格遵守生产程序和制度。各种食品的名称，食品加工生产过程要记录到人，确保责任到位。（4）务工人员的个人档案。主要包括个人履历，学历，专业特长证书，工作以来的鉴定及考核材料，社会关系，录用、聘任、奖惩材料，工资级别，对组织有保存价值的材料等。

三、加强和完善食堂档案管理的途径和方法

高校食堂档案资料的收集和整理是高校食堂档案管理的重要前提和基础，然而，所收集的资料能否得到妥善的保存和利用，其关键是能否做到科学的管理，科学管理档案要从以下几个方面入手。

1.档案管理人员应具有专业素质。管理是一门科学，搞好管理必须具备专业的管理知识，档案员也是如此。档案管理是一门学问，不仅仅限于简单的资料收集，更重要的是对收集到的资料进行科学专业的管理。建立食堂档案的过程是件繁杂、劳心、费神的工作，保存高校食堂档案资料的最终目的，就是为了更好地开发和利用食堂档案的信息资源，为提升食堂服务质量服务。档案资料的搜集及整理十分重要，资料收集不全会影响对食堂全貌的记载和有效利用；资料整理不规范会影响到今后的查询。要科学规范的建立和管理以及有效地利用档案，档案管理者的业务素质格外重要，没有业务素质作保证，档案的作用就无法发挥，从而也就失去了建立档案的意义。另外，除业务素质要求外，还要选择政治上可靠，具有较高的政治素质、高度的责任心、作风正派的人员，因为档案管理具有严格的保密性要求[4]。

2.要强化档案管理者的服务意识，充分发挥档案信息资源的作用。建立食堂档案，保存食堂档案资料的最终目的，就是为了更好地开发和利用食堂档案的信息资源，为广大学生服务好，保障学生有一个健康的体魄，把旺盛的精力投入到学习中去。为此档案管理人员要明确服务方向，端正服务态度，提高服务质量。服务的质量如何是衡量档案管理者职业道德标准，发挥好档案信息资源的作用，是档案管理者义不容辞的责任。在某种程度上说，目前，我们许多单位档案管理只限于管，而往往忽视了如何利用，也就是说档案的管理大多处于“重管轻用”的状态，从而使食堂档案资料利用率非常低，甚至长期“闲置”在书架上、库房中，使高校食堂档案管理工作总是在低层次上止步不前。这种状态严重地背离了建立档案的初衷。为此，食堂档案管理必须坚持“管、用”并重的原则。档案的利用不仅是被动的调来调去，档案管理者应为档案信息资源的利用提供主动服务，要结合食堂工作的不同时期、不同季节的不同特点，及时向食堂管理及经营者提供有针对性的档案信息服务。

3.建立、健全档案管理制度，是充分利用档案资源的保证。档案管理是件严肃认真政策性很强的工作，档案工作的管理要严格遵守档案法的有关规定，同时还要结合不同行业的不同特点，完善管理机制，结合工作中出现的新情况、新问题，不断加强档案制度建设。首先，要建立健全岗位责任制，使目标管理任务分解到位、落实到人；第二，建立健全档案借阅制度，保证档案安全；第三，建立档案保密、利用制度，工作中严格按制度办事，保证档案管理的制度化、规范化[5]。

食堂档案管理对于未建档案的食堂来说是一件全新的工作，而对已建立档案的单位还有不断完善和充分利用的必要。面对现在食堂管理模式及食堂就业人员组成的复杂性，作为管理者要高度重视食堂档案管理工作，要克服建档和管理的为难情绪，全面认真的收集经营过程中留下的有保存价值的各种资料，科学地整理和保存档案资料，充分和有效地利用档案信息资源，必将为高校食堂现代化建设打下坚实基础。

参考文献：

[1]孙忠柱.高校食堂管理的几点体会[J].科教平台，2008，（6）：1-4.

[2]田艳艳.农民工档案管理的问题与对策研究[J].档案学研究，2012，（4）：1-5.

[3]赵金鹏.高校学报编辑部档案管理应在三个方面下功夫[J].管理与改革，2008，（1）：1-2.

[4]朱娟.论现代高校食堂的管理[J].管理观察，2010，（35）：12-17.

第12篇

关键词：行政事业单位；档案管理；问题

1 前言

行政事业单位的档案管理工作如今变得日益重要，一方面其档案记录着单位成长的点点滴滴，其中包括行政事业单位在建立以来的每次改革与创新，另一方面反映了行政事业单位发展的各类议程和计划，也是行政事业单位从过去寻求问题和经验，避免再出现类似问题的经验总结，对于档案管理工作而言同时也需要照顾单位的秘密文件，在制度上防范这些重要文件的泄露，完善的数字化管理系统能够以数字化的形式对档案进行部分，这也对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，能够熟悉掌握档案管理电子系统，能够对档案管理工作进行定期检查和分析，及时纠正工作中存在的错误，为档案管理工作改革的发展指引出路。

2 行政事业单位档案管理的现状及问题

2.1 缺乏对档案管理在人力资源管理重要性认识

行政单位的人力资源管理长期以来的发展是迟缓的，特别是档案管理往往只是被看作是对行政人员生平经历的记录，或只是资料的整理和抄写工作，没有看到档案管理质量与行政部门整体效率之间的必然联系，缺乏对档案管理在人力资源管理重要性充分重视，所以也会造成了档案管理工作的一些疏忽，比如档案资料因为人为的失误而流失，档案管理体系的不完备，这给人力资源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠扰。一些行政单位甚至没有设立专门的档案管理的岗位，忽视了在档案信息里充分挖掘人才的信息，没能反映人力资源发展的具体状况，也不利于对行政部门激励机制的建设。

2.2 档案管理的技术手段落后

数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digital records）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。然而现实中档案管理的技术手段落后的问题日益突出，一方面行政事业单位硬件投入不足、档案管理人员没有掌握现代化的管理技术，没有进行专业数字化档案管理的技能培训，所以整体上看档案管理的水平依然没有取得长足的提高，往往档案的登记和分类管理依然有过多的人为的痕迹，阻碍了人力资源档案管理的发展和有效利用。

2.3 档案分类管理体系的不完善

人力资源的档案材料的管理的基本要求是“全面、客观、完整、真实，能够在满足上述条件下反映一个人的生活经历、发展历史全貌，但是行政事业单位在实际管理过程中因为种种原因造成了原始材料的抽象和单一，并不能反映一个人的特色，这些不完整的档案资料难以为事业单位选拔人才、使用人才提供有益的参考，也会影响到潜在人才的挖掘和应用。同时，在档案分类管理的体系建设上不够重视，使得人力资源内容的不完整和不规范，失去了统一性，其分类管理没有机遇电子信息档案管理系统，操作受到很大的人为要素干扰，使得其管理效率并不高。

3 加强行政事业单位档案管理的对策

3.1 建立和完善标准化、科学规范的制度

行政事业单位档案管理的改善首先需要制定统一、标准化、科学的档案制度管理体系，这是加强行政事业单位档案管理的基础性工作，不仅能够通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序，同时也能提高档案管理工作人员的积极性和责任感。能够在档案管理制度环节和工作程序上进行有效的监督，对于关键环节―档案的保存、信息资料的流转和管理的方法都能够统一规定，标准化的工作流程能够大大提高档案管理办事的效率，降低不必要的人力和物力的浪费。

3.2 加强数字化档案管理的建设

纵观二十年来我国档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速发展的今天，档案管理的网络化建设依然缺乏统一的技术标准，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国档案数字化工作依然还有很长的路要走。加强数字化档案管理的建设一方面要形成有层次、有结构、有内容的网络信息管理，实现档案管理资料的数字化存储，加大硬件和软件方面的资金投入，比如“打印机、复印机、扫描仪、电脑”等，对档案信息管理设立专门的监督部门，实施全程的掌控。

3.3 提高档案管理人员的职业素质

现代科学技术发展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案管理部门将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的开展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的发展趋势。因为观念上的落后，势必上会阻碍档案数字化管理工作的开展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作开展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。

档案管理工作人员专业素质的培训和职业道德的培训是要同步进行的，档案管理虽然有数字化的发展趋势，终究还是依靠人完成的，所以行政事业单位的档案管理虽然依然与工作人员的工作态度、工作能力和工作水平有着巨大的关联。提高档案管理工作人员的职业素质和水平需要制定完善的培训管理办法，加强岗位的培训，同时引入专业的技术性人才，实现档案管理新技术的转型，提高行政事业单位档案管理的升级以及工作效率的稳步提高。

4 结束语

综上所述，我国行政事业单位的档案管理工作的改进还有很长的路要走，总之科学、合理的档案管理制度让档案管理工作更加标准化，完善的档案管理制度下，管理人员的职权才会更加清晰、配合更加密切。因为档案管理毕竟还是人来完成的工作，不可能完全托管给计算机，所以加强档案管理人员的素质才是档案管理持续发展的路径，需要从根本上重视档案管理，这是档案管理工作改善的基础性内容，为档案管理提供持续发展的动力。

参考文献

[1] 汤志星. 信息化环境下单位财务会计档案管理的创新[J]. 办公室业务. 2013（05）

[2] 井少岩. 加强事业单位会计档案管理策略[J]. 商. 2015（42）

[3] 王玉杰. 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J]. 黑龙江科技信息. 2015（31）

[4] 李树力. 浅析运用计算机管理财务档案的重要性[J]. 新校园（上旬）. 2016（10）

第13篇

1 医院档案管理中存在的问题

1.1 领导重视不够。由于医院的业务性很强，而档案工作和医疗工作相比，又往往处在辅的位置，因此，领导对临床重视得要多一些，而对档案工作重视得要少一些。对档案工作在医院管理中的重要性缺乏必要的认识，影响了档案管理质量和效益的提高。

1.2 管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前，绝大多数医院制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

1.3 档案管理人员素质参差不齐。目前，从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大。档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求差距悬殊，难以适应新形势下的档案事业发展。

1.4 重管轻用，没有发挥档案应有的作用。目前，医院档案管理工作重管轻用的现象普遍存在，档案虽然进行了收集、整理、编目、保管等一系列基础工作，但忽视档案信息资源的开发利用，许多重要的档案被“束之高阁”，失去了保管档案的重要意义。

2 加强医院档案管理工作对策

2.1 加强领导、增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展，大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。

2.2 建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。通过建立信息档案科室，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。由于医院处于一种特定的条件，面临诸多新的问题，因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。

2.3 重视人才培养，提高人员素质。随着医院档案信息化建设的深入推进，档案领域需要一支具有较强综合技术和管理能力的复合型人才。有条件的医院可以适当增补档案专业的高校毕业生，提升档案服务层次；也要提高现有档案人员的素质，将提高专、兼职档案管理人员业务水平放在突出位置，加大对现职人员的业务培训力度，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩，最大限度发挥档案专业技术人员工作的积极性、主动性和创造性。

第14篇

[关键词]设备档案；档案管理；设备管理

[中图分类号]G647

[文献标识码]A

[文章编号]2095-3712（2015）21-0085-02

[作者简介]朱小青（1989―），男，江苏泰州人，硕士，天津农学院国有资产管理处，研究实习员，研究方向：设备管理。

《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定：设备档案管理主要包括设备工作管理和设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各环节中形成的文件材料的管理。从中可以看出，设备的档案管理贯穿了设备从制订采购计划到到货验收以及后期的维修报废全过程，能够有效地串联起设备管理的各个环节。因此，建立完善的设备档案管理制度对提高实验教学水平，推动实验室建设和设备的管理工作有着重要意义。

一、设备档案管理的现状和存在的问题

目前大部分高等院校的设备档案管理采用的是设备管理部门和设备使用部门共同管理的方式。国有资产管理处是管理学校固定资产的职能部门，负责设备从制订采购计划、招标、到货的验收安装及后期的维护与保养，他们方便收集设备的采购、验收、管理档案材料并保证其完整性。设备使用部门主要负责设备购进以后的安装和操作等档案管理。因为设备购进初期，操作人员更熟悉设备的操作方法和设备性能，安装时也需与使用人员进行沟通协商。因此，各种随机文件及原始资料会散置在使用人手中。这样做虽然方便了操作人员的使用，但同时也给档案管理带来了麻烦，直接后果就是大量的技术资料流失。这种“双头”管理不到位很容易发生“扯皮”的问题，可能会导致很多有价值的技术资料散失或残缺不全，有些设备因此失去了一套完整的档案资料，从而影响设备的日常维护和使用开发。设备资料的收集是设备档案管理的基础，没有前期的资料收集，也就谈不上后期的管理、归类等其他环节。

在后期设备的使用管理过程中，往往缺少专人对贵重大型设备进行管理。当设备转交他人管理时，资料往往不能随机办理交接手续，容易丢失。而且在设备定期维护保养时，如果没有按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录，可能导致资料不全，在设备后期的维修和报废环节中，容易出现各种问题。

二、设备档案的收集和建立

（一）设备档案的横向收集

对设备档案进行管理，首先要将设备进行分类。分类的依据一般是以金额为标准来区分普通设备和大型设备，具体金额各高校有不同规定。个人认为结合目前实际情况以十万元为标准比较适宜，少于或等于十万元的为普通设备，大于十万元的为大型设备。一般来说，普通设备只需要订购合同、验收报告和维修记录等资料即可。同时，使用单位应根据学校相关规定及时建立固定资产账目、粘贴设备标签，并将相关信息录入资产管理系统。

大型设备的档案采集相对复杂，需要设备采购各个阶段的原始资料，对其进行纵向的管理，这也是由大型设备的使用价值和其产生的经济效益决定的。大型设备的档案管理，应该分别进行，即每件设备单独设卡管理，建立完整的技术资料档案。使用单位可办理长期借用手续，但一定要妥善保管相关资料，当设备转交他人使用或管理时，资料要随机办理交接手续。对大型设备进行定期维护保养时，要按时填写使用、维护、故障、事故、维修记录。大型设备借出和收回时都应立账立据，严格执行交接、验收规定。

（二）设备档案的纵向收集

设备的管理过程可分为设备申购、验收、使用和报废四个阶段，各个阶段需要的资料一般有：设备申购报告、计划、论证报告，定购合同；开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字移交文件、保修单，验收报告；设备说明及全套随机文件，使用和维修记录；报废申请书，设备报废鉴定与审批材料等。如果是进口设备，还需相应的技术商务文件，如外贸合同等。

每件设备都应从这两方面进行相关资料的收集，为之后的分类和管理打下坚实的基础，这只是设备档案管理工作的第一步，但没有这一步就没有完备的资料及技术文件，就无法对日后设备的使用、维护和报废进行有效的管理，就无法了解到所购置设备的使用机时及其产生的教学、科研效益，更无法对今后的设备采购工作有指导和借鉴意义。

三、设备档案的管理

（一）从思想上提高认识

在平时的管理工作中，很多工作人员对档案管理的重要性认识不够，没有将之摆到正确的位置。因此，从学校层面就必须重视设备档案管理工作，加强平时的教育与宣传，采取有效的措施，把设备档案管理提高到一个新水平，以适应改革发展的需要。要制订翔实的管理办法，结合不同类型设备的特点，进行合理的管理。

（二）建立完善的档案管理制度

建立健全设备的档案管理制度是做好设备仪器档案管理工作的关键。设备档案管理要从设备申购、到货验收、整理归档三大方面入手，制订行之有效的规章制度。各个设备的档案资料都应由国有资产管理处负责收集整理并统一保存，从检查主机、附件配置、说明书与技术资料是否齐全等工作做起。如果实际安装或使用过程中，操作人员需要相关技术文件，可复印原版文件，以保证原始资料的完整性。设备如果需要维修或报废，应由使用部门向管理部门提出申请并同意后，方可进行维修或报废。维修或报废过程中产生的记录、文件、票据要及时送交管理部门规定。同时要有专门的工作人员来管理这些资料，避免资料丢失。

同时，不能只注重设备采购过程中的档案管理，还要注意设备使用过程中的档案管理。针对不同类型的设备应采取不同的方法。普通设备可以采取单位日常管理为主，设备主管部门监督抽查为辅。每个学期对这些设备的使用记录、运转情况以及维修记录进行一次检查考核，考核结果通报各使用单位。大型设备的管理不光要做到以上几点，还要注意在新形势下各高校强调大型设备开放共享的情况。大型设备开放共享需要对上一年度设备的使用效益进行考核，这就要做好使用记录、运转情况以及维修记录的管理。在申请大型仪器开放基金的过程中，又会产生很多的文件，如贵重仪器开放基金使用申请表、维修合同、验收报告和贵重仪器开放基金实施情况总结等。对这些资料的档案管理尤其要引起重视，因为这不仅关系到大型设备的使用与维护，更关系到大型贵重仪器开放基金的使用。这部分工作完成得好，就能够为大型贵重仪器开放基金的管理、使用和分配打下坚实的基础。

而对于待报废的设备，一般都会由设备所在单位负责人组织有关专业人员做好技术鉴定。进行档案管理时要注意保存好技术鉴定、申请报废表、主管领导的批示等原始文件，以备存档查询。

（三）加强设备管理部门师资队伍建设

设备管理工作需要有一支工作认真负责的人才队伍，而档案管理人员素质直接影响档案管理水平。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，对管理人员的素质和水平的要求较高。这不仅要求管理人员有扎实的理论功底，还要求他们有丰富的实践经验。要充分利用高校优势，采用各种培训方法，如在职培训、岗位轮换、交流学习等，对管理人员进行培训，从而加强管理队伍的建设，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。档案管理人员在平时工作中也要加强自身的学习，了解国家和高校对于档案管理的一些相关法律和规定，从而规范自己的日常工作。

高等院校设备仪器的科学化管理对提高本科教育教学质量和推进实验室体制改革都有重要的意义。采用科学合理的机制实现设备仪器的档案管理成为实验室建设的重大课题。档案管理工作贯穿了设备采购、使用、开放共享、报废等各个环节，做好这项工作不仅对日常设备的管理极为重要，同时还能够为以后采购新设备提供宝贵的经验。

参考文献：

[1] 田太福.高校仪器设备档案管理的探讨[J].中国现代教育装备，2010（7）：25-26.

[2] 王蕾，张富春.高校设备档案管理的几个问题[J].实验技术与管理，2000（4）：125-126.

[3] 陈志强.高校实验室仪器设备档案管理刍议[J].兰台世界，2006（8）：27.

第15篇

档案管理在当今科技不断发展的趋势下，其管理理念与方法也必须要更加科学，也就是说，档案管理工作的科学化研究越发迫切。这就要求档案管理者应该深刻认识到自身的责任，积极投入到新方法与新理念的学习中，确保档案管理的科学化。本文针对如何提升档案管理的科学化路径进行几方面分析。

【关键词】

档案管理；科学化水平工作；现代档案管理

引言

在社会不断向前推进的过程中，社会活动会产生大量的信息，这些信息通过档案的形式被保存下来，也就是说档案是人类发展过程中不可缺少的重要资源，实现档案管理的科学化、合理化，能够更好的社会活动提供依据和参考。但是从目前我国档案管理的情况来看，其中还存在很多问题，客观面对这些问题，才能够制定出更加科学的管理方式，促进档案管理的可持续发展。

1.实现档案管理科学化的意义

社会的不断发展与进步，各种信息资料也逐渐丰富，企业内部的档案管理工作者要全面整理分析这些发展过程中所产生的新资料，并将其归纳整理，为日后的工作提供更多，更加科学的依据，下面具体分析：

1.1是全面贯彻落实科学发展观的需要。档案管理是我国精神文明建设的重要组成部分，档案管理的内容丰富，涉及众多领域，国家经济发展、政治制度以及文化发展等都会被记录在档案之中，所以说档案是社会发展的记录和总结，是人类进行社会改造的记录载体，在新的发展阶段，社会经济以及科学技术水平的不断提升，档案管理也必须要积极创新和完善，档案管理人员要树立科学的发展观，以此作为档案管理的宗旨和原则，促进档案管理的与时俱进。

1.2是顺应档案管理的发展趋势的举措。档案管理的创新与改革，不仅为了提高档案管理工作质量，同时也是为了适应当今社会的发展需求，随着社会活动的日渐频发，各个领域的信息量也在不断增多。传统的档案管理模式不能全面适应当前社会的发展，为了能够协调各领域的信息分类，顺应当前社会的发展需求，管理理念、管理方法的创新与改革也成为了必然。

1.3能够有效迎合信息化发展要求。目前社会已经进入了信息化阶段，也就是说网络技术已经普及到了社会生产的各个领域。为了能够与时展的要求相适应，档案管理工作的方法、理念也必然要更加科学、合理。让档案的存档和查阅变得更加方便快捷，让人民群众享受到更优质、更贴心的服务。

2.进一步提高档案管理科学化水平的路径

基于上文对档案管理科学化的重要性分析，从当前档案管理形势出发，采用更加切合当前社会发展需求的方式进行档案管理是非常必要的，下面针对档案管理的科学化策略进行分析：

2.1强化档案管理意识。在开展档案管理科学的过程中，首先要强化管理人员的科学化意识，将可持续发展战略作为前提，重新对馆藏资源进行整理、分类，及时更新馆藏信息，确保信息的时效性。同时也方便了用户使用者提供了方便。档案服务工作必须要打破传统封闭式的管理模式，做到与时俱进，服务对象从传统的机构学者向全面社会大众转变。档案管理过程中，档案质量的控制是最关键的内容，提升档案质量是开展档案创新的基础。通过进行这些转变，将创新意识深入到管理队伍中，在管理的每个环节落实下去。

2.2加强档案管理的制度建设。制度能够约束人们的行为，同时也能控制人们的思想。在落实档案管理科学化的过程中，需要更加完善的管理制度作为保障，从当前档案管理的实际情况入手，建立更加完善的制度，在此基础上实现档案管理的自主创新。通过制度完善与创新，强化管理人员思想意识的转变，帮助管理者认识到创新的意义和重要性，一旦出现违反制度的行为及时基于处理和纠正。落实考核激励机制，通过这样的方式激发管理人员的工作热情，提升档案管理效力。

2.3提高档案管理人员的素质。档案管理过程中，管理人员是主体，管理人员的专业素质的高低，直接决定了管理的质量，在创新过程中也是如此，首先要将新的管理理念与方法落实到人力资源队伍中，强化管理者的创新理念与思维，定期开展培新活动，强化管理人员的工作责任心，必须要让管理工作者认识到自身工作的重要性和意义，为管理人员提供更好的学习平台，依靠先进的网络技术，构件档案管理电子平台，在引入管理人员时，以掌握先进信息技术的人才为首要选择对象，通过提升档案管理人力资源队伍素质的方式，推动档案管理创新工作的开展。

2.4提高档案管理的利用度。档案的价值在于利用，对于很多档案资料，能够使其发挥作用是档案管理工作的目的和核心所在。因此，要进一步提高档案管理的利用度，把“死档案”变成“活信息”、“活资源”，让档案能够最大限度地发挥其应有的价值，产生相应的社会效益和经济效益。对于档案管理工作来说，要能够从海量的档案资料里筛选出对现在社会发展有价值的东西，要能够推动社会进一步的发展。一方面要扩大档案资料对公众的开放程度，方便公众去档案管查阅相关的资料。另一方面要注重档案资料和现实的结合，对一些非保密信息进行公开，把对社会有益的东西充分挖掘利用起来，使其潜在价值得到充分实现，为推动经济社会发展发挥积极作用。

结束语

创新是事物发展的动力，档案管理工作也是如此，只有不断创新，与时俱进才能够顺应市场发展的需求，符合事物发展的规律。而在创新的过程中，管理人员要坚持以科学的发展观为基础，将制度的完善与自身能力的提升同时进行，最终达到提升档案管理质量与效率的目的，为用户提供更加优质、高效的服务。

作者：孙军颖 单位：大庆市杜尔伯特蒙古族自治县教师进修学校

参考文献:

[1]张建华.浅论档案管理的现代化[J].高等财经教育研究.内蒙古经济管理干部学院学报,2002(Z2).

[2]李军.激活•跳跃•发展——对当前形势下档案管理的思考[J].经营与管理,2002(06).