档案管理数字化范文

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第1篇

[关键词]档案管理 数字化

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0064-01

王丽（1982-），吉林德惠人，德惠市人力资源和社会保障局初级助理管员。

一、档案数字化管理的必然性

首先，档案数字化是时展的必然。计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，使分散于不同载体、不同地点的信息得以实现数字化存储。通过网络互通，实现共享利用，方便快捷，因此形成了大量的数字化档案。同时，数字化档案也有很多传统纸质档案所不能代替的优势，如数字化档案节省占地空间，查阅方便，节约了保管费用，避免了人力浪费。数字化档案传递快速，利用及时，大大提高了工作效率。因此，档案数字化将是未来时展的必然趋势。随着数字化档案的兴起，档案管理数字化必然应运而生。档案管理数字化是发展的必然要求，也是因为其有不可替代的作用。首先，数字化管理更有利于保护档案。因为在将传统档案资源数字化的过程中，必将能够发现档案中不完整和欠缺部分，便于及时补齐，同时档案的数字化存储还可以弥补纸张字迹模糊、污损的问题。档案数字化后成为原纸质档案的副本，相当于一个备份，极大限度地保护了原件资料的完整性。其次，档案管理数字化也有利于改进档案管理工作质量，提高归档、立卷、查询效率。

二、档案数字化管理的内容

数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设以及安全保障体系建设等内容。标准规范建设是指是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源各方面制定标准、规范，并指导实施的过程，对于确保数字化档案管理的安全、畅通具有十分重大的意义。

基础设施建设指网络和设备的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。应用系统建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，关系到档案数字化管理的速度与质量。档案信息化资源建设包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要指数据库建设。人才建设指专业人才，特别是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，是当前数字化档案管理工作所需要的。

最后是档案数字化管理所需的安全保障体系建设，档案数字化管理过程需要有强大的安全保障体系支撑，这是一项复杂而庞大的系统工程，主要应该由以下五个要素组成：法制标准保障、基础设施保障、组织管理保障、安全技术保障和灾难恢复机制。积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高，为信息化建设保驾护航。

三、档案管理数字化要把握的环节

我国的档案管理数字化建设刚刚发展，其中有需要改善的环节，也有需要注意避免的问题。

（一）避免资源的浪费

电子文件与纸质文件的双重保管容易造成资源的浪费，有些档案已经形成了广泛传播的电子文件，就没有必要转化成纸质文档再保存一次。因此，除了对已有珍贵档案进行数字化再传播和保存外，后续档案的管理就要注意避免资源浪费的问题。

（二）提高数字化档案利用率

数字化档案具有非常方便快捷的优势，这是纸质档案无法比拟的。其传播快捷、查阅快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高数字化档案的利用率，使之充分发挥作用。但现实往往不尽如人意，人们对于浩瀚的网络资源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高数字化档案的利用率，首先应该建立起档案电子化的系统工程，做好系统的总体设计，配套设备选型，档案管理软件的开发和采用，档案整理和录入，备份和安全措施也要做好。面对大量的查询和共享，档案管理系统的设备首先要选用双服务器的设备，并进行双备份，同时设置查询系统，为资源共享提供方便。

（三）提高档案管理人员队伍水平

档案管理要转变为数字化管理，档案管理工作也由原来的劳动密集型工作转变为知识技能型工作。这就要求档案管理人员的知识技能水平也要有相应的提高，这一方面包括档案整理者的宏观分析能力，准确识别有效档案进行归档；另一方面，根据众多使用者的要求提供准确的档案。这都要求档案管理者具有一定的知识技能水平，需要高素质技能的信息化人才。因此，管理部门要加强档案管理人员这方面的培训，提高电子文件管理意识，加快工作转型，提高档案管理水平。

四、档案管理数字化中对电子档案的管理

（一）电子档案的鉴定

在归档管理前，首先要对档案进行鉴定。鉴别档案的价值以确定管理期限，对无保存价值的电子文件进行删除和销毁。对电子档案的有效鉴别是保证档案管理工作准确、完整、系统的前提。

（二）电子档案的著录归档

对电子文件的著录包括。对归档前文件著录和归档后文件著录，归档前著录的文件有文件级与案卷级，归档后只需对案卷级文件进行著录。档案管理部门可以将需要的著录项目编成表格发放给档案形成单位，实现双方的衔接。

第2篇

（一）档案管理方法更加先进

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

四、结语

第3篇

【关键词】档案管理数字化；问题；标准；必要性

档案数字化管理是现代的一种新型管理模式，通过各种渠道来将档案资源进行转换，变成数字档案信息，用数字化的形式来进行保存，借助计算机和网络的便捷来进行传递和应用，建立一个庞大的档案信息库，提高档案的利用率，达到资源共享的目的。现阶段，我国的信息化程度比较高，电子商务等新型的商务模式相应出现，这是我国档案事业发展的最佳时代，档案数字化工作目前已经正式启动，在不断的深化当中。

1、数字化档案概述

自二十一世纪以来，电子技术、网络技术、通信技术的发展就越来越快，高科技时代已经到来。档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。资源转化市档案管理的重要方面，在资料的管理当中需要将纸质的资料转换为网络的文档形式，或者在资料整理的时候就以文档的形式进行板寸。档案数字化需要对其规范性进行统一，使用标准的档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化需要以实际为立足点，通过组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。

目前的信息化程度越来越高，如何快速的对信息服务进行利用，减少工作中的失误，让工作变得规范化、系统化、程序化，让我们的工作目标能够快速实现，降低工作成本，提升效益，这些是目前的档案管理部门所需要去思考的问题。档案信息过去是以纸质的形式来进行存储，使用和查阅都非常的不便，浪费人力和无力。因此，需要使用数字化档案信息管理来实现更加高效的应用，满足社会快速发展的需求。

2、目前档案管理数字化建设存在的问题

我国的数字化档案管理发展的比较晚，数字化档案管理系统还不健全，处于发展初级阶段。因此，存在很多问题：第一，没有有效的领导。科技的发展如此的快速，数字化档案管理体现的重要性已经得到大家的认可，但是领导对于数字化管理仍然有着太多的不足之处。因此，管理上要是摸索阶段，这样就缺乏一个系统的领导，来以科学和规范的档案管理制度和模式来对数字化档案管理系统进行管理；第二，没有完善的保障。数字化档案管理体系是以大量的档案管理人才和数字化档案管理人才组成的，目前的数字化档案管理工作中，人才比较缺乏。因此，人才的总量和结构存在一定的不合理。因此，高层次、高技术的人才缺口比较大，而数字化档案管理工作还不完善，没有足够的培养人才的能力，导致了发展缓慢。而且硬件跟不上时代，软件落后，兼容性差；第三，网络安全性低。网络是数字化档案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易导致信息的丢失，对于信息的应用是非常大的损失。

3、数字化档案管理的基本行为准则

数字化档案管理的工作原理主要是通过先进的计算机技术将档案资料储备在计算机内部进行档案资料的分类和管理。只有通过对这些档案资料的信息分类才能够促使数字化管理的有效性和合理性。总体而言，对数字化档案管理的基本行为准则的内容需要进行全面掌握，主要从以下几个关键点进行规范：第一、需要对计算机技术进行不断提高，对档案管理的人员进行计算机技术的培训，同时，不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。第二、在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。第三、数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。

4、数字化档案管理的重要意义

随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注。只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义。具体表现在三个方面：第一、可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻。第二、计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换。同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存。第三、计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以讲大量的信息同构文档的形式储备起来，促进工作的完成。关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平。总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。

5、数字化档案管理的优越性分析

数字化档案管理在各个方面都有很多需要注意的问题，其优越性白哦现在很多的地方，主要是为提高工作效率，储备信息的可靠性以及节省工作人员的工作量等多个方面，具体而言，首先，数字化档案管理的工作方法对档案管理的人员进行计算机技术的训练有助于不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。其次，在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。综合服务的管理体系是现代化企业管理发展的最终方向和追求目标。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。最后，数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。只有综合将数字化管理的方方面面进行整合才能够配合管理效率的提高，促进数字化档案管理的管理模式的改善。

6、总结分析

由文件处理向数字管理系统的转化和发展是数字化档案管理的目前发展现状，对于这个转变的完成非常需要建立数据库，建立数据库是进行资料保存和整理的关键，数字化档案管理的工作方法结合了计算机技术、网络技术以及现代的管理方法。只有综合在各个方面进行提高才能够将数字化档案管理的水平真正提高上去。我们应该知道，由于应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存，在很多方面都存在很多的优势，因此需要在各个领域进行推广。

参考文献

[1]李淑萍.关于数字化档案管理的对策探讨[J].中州大学学报，2009（4）.