档案管理数字化范文

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第1篇

[关键词]档案管理 数字化

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0064-01

王丽（1982-），吉林德惠人，德惠市人力资源和社会保障局初级助理管员。

一、档案数字化管理的必然性

首先，档案数字化是时展的必然。计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，使分散于不同载体、不同地点的信息得以实现数字化存储。通过网络互通，实现共享利用，方便快捷，因此形成了大量的数字化档案。同时，数字化档案也有很多传统纸质档案所不能代替的优势，如数字化档案节省占地空间，查阅方便，节约了保管费用，避免了人力浪费。数字化档案传递快速，利用及时，大大提高了工作效率。因此，档案数字化将是未来时展的必然趋势。随着数字化档案的兴起，档案管理数字化必然应运而生。档案管理数字化是发展的必然要求，也是因为其有不可替代的作用。首先，数字化管理更有利于保护档案。因为在将传统档案资源数字化的过程中，必将能够发现档案中不完整和欠缺部分，便于及时补齐，同时档案的数字化存储还可以弥补纸张字迹模糊、污损的问题。档案数字化后成为原纸质档案的副本，相当于一个备份，极大限度地保护了原件资料的完整性。其次，档案管理数字化也有利于改进档案管理工作质量，提高归档、立卷、查询效率。

二、档案数字化管理的内容

数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设以及安全保障体系建设等内容。标准规范建设是指是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源各方面制定标准、规范，并指导实施的过程，对于确保数字化档案管理的安全、畅通具有十分重大的意义。

基础设施建设指网络和设备的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。应用系统建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，关系到档案数字化管理的速度与质量。档案信息化资源建设包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要指数据库建设。人才建设指专业人才，特别是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，是当前数字化档案管理工作所需要的。

最后是档案数字化管理所需的安全保障体系建设，档案数字化管理过程需要有强大的安全保障体系支撑，这是一项复杂而庞大的系统工程，主要应该由以下五个要素组成：法制标准保障、基础设施保障、组织管理保障、安全技术保障和灾难恢复机制。积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高，为信息化建设保驾护航。

三、档案管理数字化要把握的环节

我国的档案管理数字化建设刚刚发展，其中有需要改善的环节，也有需要注意避免的问题。

（一）避免资源的浪费

电子文件与纸质文件的双重保管容易造成资源的浪费，有些档案已经形成了广泛传播的电子文件，就没有必要转化成纸质文档再保存一次。因此，除了对已有珍贵档案进行数字化再传播和保存外，后续档案的管理就要注意避免资源浪费的问题。

（二）提高数字化档案利用率

数字化档案具有非常方便快捷的优势，这是纸质档案无法比拟的。其传播快捷、查阅快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高数字化档案的利用率，使之充分发挥作用。但现实往往不尽如人意，人们对于浩瀚的网络资源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高数字化档案的利用率，首先应该建立起档案电子化的系统工程，做好系统的总体设计，配套设备选型，档案管理软件的开发和采用，档案整理和录入，备份和安全措施也要做好。面对大量的查询和共享，档案管理系统的设备首先要选用双服务器的设备，并进行双备份，同时设置查询系统，为资源共享提供方便。

（三）提高档案管理人员队伍水平

档案管理要转变为数字化管理，档案管理工作也由原来的劳动密集型工作转变为知识技能型工作。这就要求档案管理人员的知识技能水平也要有相应的提高，这一方面包括档案整理者的宏观分析能力，准确识别有效档案进行归档；另一方面，根据众多使用者的要求提供准确的档案。这都要求档案管理者具有一定的知识技能水平，需要高素质技能的信息化人才。因此，管理部门要加强档案管理人员这方面的培训，提高电子文件管理意识，加快工作转型，提高档案管理水平。

四、档案管理数字化中对电子档案的管理

（一）电子档案的鉴定

在归档管理前，首先要对档案进行鉴定。鉴别档案的价值以确定管理期限，对无保存价值的电子文件进行删除和销毁。对电子档案的有效鉴别是保证档案管理工作准确、完整、系统的前提。

（二）电子档案的著录归档

对电子文件的著录包括。对归档前文件著录和归档后文件著录，归档前著录的文件有文件级与案卷级，归档后只需对案卷级文件进行著录。档案管理部门可以将需要的著录项目编成表格发放给档案形成单位，实现双方的衔接。

第2篇

（一）档案管理方法更加先进

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

四、结语

第3篇

【关键词】档案管理数字化；问题；标准；必要性

档案数字化管理是现代的一种新型管理模式，通过各种渠道来将档案资源进行转换，变成数字档案信息，用数字化的形式来进行保存，借助计算机和网络的便捷来进行传递和应用，建立一个庞大的档案信息库，提高档案的利用率，达到资源共享的目的。现阶段，我国的信息化程度比较高，电子商务等新型的商务模式相应出现，这是我国档案事业发展的最佳时代，档案数字化工作目前已经正式启动，在不断的深化当中。

1、数字化档案概述

自二十一世纪以来，电子技术、网络技术、通信技术的发展就越来越快，高科技时代已经到来。档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。资源转化市档案管理的重要方面，在资料的管理当中需要将纸质的资料转换为网络的文档形式，或者在资料整理的时候就以文档的形式进行板寸。档案数字化需要对其规范性进行统一，使用标准的档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化需要以实际为立足点，通过组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。

目前的信息化程度越来越高，如何快速的对信息服务进行利用，减少工作中的失误，让工作变得规范化、系统化、程序化，让我们的工作目标能够快速实现，降低工作成本，提升效益，这些是目前的档案管理部门所需要去思考的问题。档案信息过去是以纸质的形式来进行存储，使用和查阅都非常的不便，浪费人力和无力。因此，需要使用数字化档案信息管理来实现更加高效的应用，满足社会快速发展的需求。

2、目前档案管理数字化建设存在的问题

我国的数字化档案管理发展的比较晚，数字化档案管理系统还不健全，处于发展初级阶段。因此，存在很多问题：第一，没有有效的领导。科技的发展如此的快速，数字化档案管理体现的重要性已经得到大家的认可，但是领导对于数字化管理仍然有着太多的不足之处。因此，管理上要是摸索阶段，这样就缺乏一个系统的领导，来以科学和规范的档案管理制度和模式来对数字化档案管理系统进行管理；第二，没有完善的保障。数字化档案管理体系是以大量的档案管理人才和数字化档案管理人才组成的，目前的数字化档案管理工作中，人才比较缺乏。因此，人才的总量和结构存在一定的不合理。因此，高层次、高技术的人才缺口比较大，而数字化档案管理工作还不完善，没有足够的培养人才的能力，导致了发展缓慢。而且硬件跟不上时代，软件落后，兼容性差；第三，网络安全性低。网络是数字化档案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易导致信息的丢失，对于信息的应用是非常大的损失。

3、数字化档案管理的基本行为准则

数字化档案管理的工作原理主要是通过先进的计算机技术将档案资料储备在计算机内部进行档案资料的分类和管理。只有通过对这些档案资料的信息分类才能够促使数字化管理的有效性和合理性。总体而言，对数字化档案管理的基本行为准则的内容需要进行全面掌握，主要从以下几个关键点进行规范：第一、需要对计算机技术进行不断提高，对档案管理的人员进行计算机技术的培训，同时，不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。第二、在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。第三、数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。

4、数字化档案管理的重要意义

随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注。只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义。具体表现在三个方面：第一、可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻。第二、计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换。同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存。第三、计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以讲大量的信息同构文档的形式储备起来，促进工作的完成。关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平。总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。

5、数字化档案管理的优越性分析

数字化档案管理在各个方面都有很多需要注意的问题，其优越性白哦现在很多的地方，主要是为提高工作效率，储备信息的可靠性以及节省工作人员的工作量等多个方面，具体而言，首先，数字化档案管理的工作方法对档案管理的人员进行计算机技术的训练有助于不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。其次，在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。综合服务的管理体系是现代化企业管理发展的最终方向和追求目标。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。最后，数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。只有综合将数字化管理的方方面面进行整合才能够配合管理效率的提高，促进数字化档案管理的管理模式的改善。

6、总结分析

由文件处理向数字管理系统的转化和发展是数字化档案管理的目前发展现状，对于这个转变的完成非常需要建立数据库，建立数据库是进行资料保存和整理的关键，数字化档案管理的工作方法结合了计算机技术、网络技术以及现代的管理方法。只有综合在各个方面进行提高才能够将数字化档案管理的水平真正提高上去。我们应该知道，由于应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存，在很多方面都存在很多的优势，因此需要在各个领域进行推广。

参考文献

[1]李淑萍.关于数字化档案管理的对策探讨[J].中州大学学报，2009（4）.

第4篇

［关键词］数字化；档案管理；信息安全

一、档案信息数字化的主要内容

档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。

二、档案信息数字化存在的安全隐患

（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。

三、档案信息数字化安全的具体措施

（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。

作者:杨玉宏 单位:内蒙古乌兰察布市微波总站

第5篇

【关键词】：数字化 档案管理 内涵 必要性 优点

信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案管理部门应提高网络信息社会条件下档案信息管理的服务和创新意识，增强责任感和使命感，提高档案管理者驾驭数字化档案信息系统的技能，推进各级档案管理工作数字化标准体系建设，实现档案管理与科技、时代的同步发展。

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

二、档案管理数字化的必要性

1.档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求

随着经济社会发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增长，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层、各部门之间对档案信息的交流也更加频繁，人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流的平台，实现档案馆际之间的档案信息资源共享。当前，数字化、电子网络技术日新月异，在社会各界得到广泛应用，实行数字化档案管理的需求不仅现实而且迫切。因此，实现档案管理数字化，是满足经济社会各阶层对档案信息资源需求的必由之路。

2.档案管理数字化是实现政府信息公开的迫切要求

《中华人民共和国信息公开条例》对档案信息开放提出了新的挑战，如何保障政府信息公开的顺利实施是各级档案馆面临的现实挑战，同时也是一种发展机遇。基于档案馆在保存政府公开信息方面具有的责任和优势，档案信息管理无疑应该对政府信息建立完整的数据库，为社会各界对政府公开信息资源的需求提供便捷有效地检索、查询和服务。实行档案管理数字化可以促成档案数字信息库与政府网站的对接，大大方便社会各界对政府公开信息的查询需求。

3.档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段

当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐，瞄准社会对档案信息资源的需求加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着“金山”找饭吃，无疑是不现实的。因此，档案工作只能坚持与时俱进。积极改善档案管理工作，加快服务创新，最大限度地发挥档案信息的增值作用，服务社会需求是各级档案管理部门的必然选择。数字化档案管理作为档案管理现代化的重要手段，使计算机通讯技术、网络数字技术以及多媒体技术等现代科技在档案管理中得到广泛应用，必将促进档案信息管理的巨大变革，也必然会促进实现档案管理现代化，满足社会各种对档案信息资源的需求，提升和发挥档案工作在信息化社会中的地位和作用。

三、数字化档案管理的优点

1.节省存储空间，信息管理数字化

利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.提高档案信息利用率，实现资源共享

档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3.缩短档案查找时间，实现信息管理智能化

档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.节约成本，提高工作效率

实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

5.缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。

手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。

结束语：

随着社会发展水平和科学技术的进步，档案越来越引起人们的重视，近年来我国已在各个省市陆续启动了中国数字化档案馆工程，一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正悄然形成。我们完全有理由相信，在科学发展观的理论指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功。

参考文献：

[1]张予军.刍议数字化档案管理[J].兰台世界，2011(8)

[2]刘惠霞.浅谈数字化档案管理[J].交流，2011（12）

第6篇

【关键词】房地产 直管房 保障房 档案管理 数字化

近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。

1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务

1.1 形成数字化管理思维

我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。

1.2 明确各构建阶段的内容与任务

数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：

（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。

（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。

（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。

1.3 制定与长期坚持构建原则

实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：

（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。

（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.

（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。

（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。

2 我国房地产档案管理数字化的策略

直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。

2.1 建立健全各项规章制度

直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。

2.2 加强档案数字化工作

首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。

2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。

2.4 加强前期资料的收集

据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。

2.5 注重人才的培养

从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台

为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：

（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。

（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。

（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。

（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。

（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。

参考文献

[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.

[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.

[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.

作者简介

杜海（1974-），男，现为吉林省四平市房产铁东经营管理处助理馆员。

第7篇

数字化病历档案室的建设要以病历档案使用需求为原则，以最大限度服务病历档案使用者为导向，建立一种多功能的数字化病历档案智能平台。数字化病历档案室主要由两部分组成：

（一）病历档案信息资料的数字化是数字化病历档案存在的基础

病历档案信息资料的收集是病历档案工作者的最基础工作。将病历档案信息资料数字化是数字化病历档案室存在的基础。数字化病历档案是传统病历档案管理通过“应用数字技术处理和存储病历档案”的方式来管理病历档案信息资料。它们的区别不只是处理和存储病历档案的方式上，同时也是在病历档案室发展阶段的不同上的区别。在电子病历后时代，数字化病历档案室是传统病历档案室发展的一个全新阶段。病历档案信息资料的数字化来源包括：

1.病历档案数字化影像处理系统:主要是将传统的纸质病历档案进行影像化处理，然后以文档和数据库的方式存储并配以加工、管理、应用的体系。目前我国纸质病历档案数字化技术主要有三种：翻拍、扫描、缩微扫描结合三种方案。数字化影像处理系统将纸质病历档案数字化后，存储成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空间比较小，易于传输与储存，也易于阅读和展现。一般医院都采用PDF格式存储。

2．电子病历系统：这是未来数字化病历档案室数据来源的主要形式。电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历系统则是采集、存储、传输、处理、使用电子病历的一整套工具和应用程序。在电子病历系统中，电子病历存储的格式通常有两种:一种是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是当前处理结构化文档信息的常用工具。另一种格式是PDF，电子病历可以采用虚拟打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持电子签名、支持带水印的显示输出，有助于保证数字化病历档案的安全性和合法性。一般医院都采用PDF来实现数字化病历档案的归档和存储。PDF是数字化病历档案的较理想存储格式。

3.病历档案数字化影像处理系统与电子病历系统相结合形成一份完整的电子化病历。根据卫生部电子病历基本规范：对目前还不能电子化的植入材料条形码、知情同意书等医疗信息资料，可以采取措施使之信息数字化后纳入电子病历并留存原件。因此，即便在电子病历时代，电子病历所无法包含的知情同意书等也必须通过数字影像化处理后，才能形成一份完整的电子化病历。故完整的数字化病历档案管理系统包括了数字化影像处理系统与电子病历这两种存储方式。

（二）数字化病历档案的管理与服务参照传统病历档案管理及三级医院评审要求，数字化病历档案室的病历档案管理与服务的应用应包括如下几系统：

1.病历档案管理系统：对病历档案资料、病历档案服务及对象进行管理。有病历档案信息管理模块；病历档案查询与检索模块；病历档案报表管理；病历档案科研检索模块等。

2．病历档案资料提供与服务系统：提供病历档案复印、复制及打印功能。还包括用户登记、身份证明资料存储、复印的病历档案资料项目登记及服务收费登记等。

3.智能数据平台。这是数字化病历档案室的终极目标。它是一个使用方便、界面友好的通用数字化病历档案智能信息服务平台。是基于电子化病历档案信息系统、电子医学图书馆、电子医学期刊及相关医疗信息及医疗法律法规等有关电子病历档案系列知识的一个综合性平台。主要是对病历档案信息进行二次开发，包括针对科学研究及统计分析建立的智能专题病历档案信息数据库。其功能包括：数据检索权限管理、智能数据应用导航、专题病历档案数据检索系统、自定义数据库设计及智能知识库检索系统等。当然，在医院数字化病历档案室的基础上，未来，还可建立区域数字化病历档案室。

（三）数据化病历档案室的实践

我院电子病历于2007年6月4日开始实施，至今其电子病历档案管理拥有的信息集成及应用系统有：

1.电子病历档案管理系统集成了如下几子系统：电子病历系统、医嘱子系统、手术麻醉子系统、检验系统、影像系统、护理系统、临床路径、日间手术等，基本涵盖了所有的病历资料。图片导入功能：对不能电子化的纸质病历档案案如知情同意书等进行扫描或拍摄导入电子病历系统，以保证病历档案的完整性。

2.电子病历档案管理工作站：含这几个模块：电子病历档案编码、审核模块；病历档案回退管理；病历档案归档管理；电子病历档案借阅管理：电子病历档案复印管理；电子病历档案封存管理；

3.数据化病历档案应用系统目前只有病历档案首页管理模块及综合查询模块。

（四）体会

数字化病历档案室提高了病历档案的服务能力，它是数字化医院的重要组成部分，是提升病历档案管理与信息利用水平的必由之路。

1.年轻化、专业化的人力资源队伍是实现数字化病历档案室的基础。我院是一所新发展起来的专科“三甲”妇幼保健医院，其病历档案室成员的专业化与年轻化是它的主要特点；和其它医院相比，它少了老医院病历档案室的种种冗余，多了观念的创新及病历档案信息新技术和主动服务技巧；同时，科室文化倡导积极主动的学习与参与意识，积极参与医院的各种有关病历档案建设；同时，努力按照PDCA管理模式精细化管理病历档案，力争打造一个服务型、学术型病历档案管理队伍。

2.专业素养的建立。病历档案管理是一门边缘学科，其管理人员除了具有病历档案管理及医学知识外，还必须具有计算机技术、网络技术及知识产权保护、法律法规等多方面知识的一种全新的复合型人才。

第8篇

农业水利开发档案在发展新型农业的时代背景下，随着农业开发项目的增加而不断的增多，其形式多种多样；新时代对信息的要求也越来越高，强调时效性，这些都要求农业水利档案必须顺应新形势的要求，快速实现数字化，为发展新型农业提供便利。

（1）农业水利科技飞速发展，其档案越来越繁多。传统的发展模式已经随着科技的发展逐步被淘汰，新型的开发项目不再单一地采用纸质材料指导，农业水利的发展，各种软件系统引入到农业水利开发当中，比如水利控制模拟系统，最优渠道控制算法系统等等。在水利治理项目中，其实施过程会产生大量的工程图纸，技术文档，包括工程开发设计图、项目过程档案图片、领导的视察指示文件以及重要会议音像记录等，这些对农业水利开发活动的真实、适时记录具有极强的保存价值，显然，我们不能有纸张去保存，而建立数字化的农业水利开发档案管理已成为刻不容缓的事情。

（2）随着社会的快速发展，人们的时间观念越来越强。所以，现代水利的发展需要融入现代的文化理念与办事习惯。发展农业水利建设，保障其顺利实施，项目的指导与决策是建立在详细的资料分析以及实地考察之上。领导负责人，需要快速得到所需要的相关资料，并进行分析与决策；各个与该开发项目有关的职能部门也需要及时获得各种项目信息，并及时准确地给予工作指导；这些都想档案管理的快速与便捷性方面提出了较高的要求。同时不断增加的农业水利开发档案也要求档案的管理者加快转变传统的档案管理模式，运用现代化的方式进行档案的归档、保存、检索和提供利用服务等。提高农业水利开发档案管理能力和效率、提供便捷及时的利用方式都要求农业水利开发档案的管理必须尽快地实现数字化。

（3）发展新型农业的必然要求。农业科技的发展使得新型农业迅速崛起，农业可开发项目迅速增多，而传统的档案管理模式费时费力，给新型农业的发展带来很多的不便。利用数字化的方式进行农业开发档案的录入与管理，可以节省项目开发者的工作时间、减少工作量，由此，工程进度便能顺利完成，提高了农业水利开发项目的社会与经济效益。

二、农业水利开发档案数字化管理的优势

以数字化为依托的农业水利开发档案管理有着众多的优势，更便于农业水利开发信息的管理与使用，能够为农业水利的发展提供大量的有用信息，节约农业水利项目开发的人工成本、减少不必要的开支，提供农业水利开发项目的效益。

（1）信息容量最大化。对农业水利开发档案进行数字化的管理，是把各种信息以数字化的形式保存在水利信息的数据库当中，而这个数据库的容量巨大，容纳的信息量比以往的纸质档案要大出很多；而它所占空间小，往往几台计算机便可以实现冗杂的信息管理，完全不用像以往那样考虑各种档案的存放空间问题。在农业水利开发项目实施的过程中，可以适时地录入开发项目的详细资料，以备查阅。并且在开发工程实施之前以及之后，各种与工程相关的资料都可以搜集起来，以信息为特征量，分类存放到数据库中，方便用户信息检索，为所开发的项目提供更好地借鉴。在对档案进行管理时，需注意把档案资料清晰归档，避免文件的混乱不宜查找。在搜集与补充资料的过程中，也要确保资料的真实性。在进行档案数字化整理的时候由于信息容量很大，各种数据资料可以尽可能地详实，保证档案资料的完整性以及长期可读性，以便于对历史资料的查询。

（2）信息利用便捷化。以数字化形式对农业水利开发档案的管理，是以网络中心为依托，实现对开发项目相关资源的共享的现代化档案管理模式。在档案中心，建设档案数据资源系统，以网络为基础，用户通过网络连线，访问信息资源。节省了翻阅开发档案的时间，而且不受时间的限制，真正做到了随时随地可以获取自己所需要的信息，节省时间、劳力又方便快捷。同时，由于数字化的农业水利开发档案管理，能够实现信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少会受到信息检索困难，或者是难以找到自己所需要的信息而带来的麻烦。当然，要做到这一点就需要信息录入过程中就详细地进行分类，并尽可能地录入一切相关并有用的数据资料，更好地服务于农业开发项目的设计、实施与应用。

（3）信息保存安全化。数字化的农业水利开发档案，是用数据库、光盘、U盘等形式进行保存，一般不会出现损坏或者其他保存载体出现意外等情况，减少了农业水利开发档案丢失或者损毁的风险。并且数字化的档案在归档、转移、管理以及利用等方面都是通过局域网站、专用网站、互联网等进行的，确保档案在传送的过程中不会出现错误或者丢失等。档案数据的安全性一直是档案管理的重要内容，为了确保农业水利开发档案的安全性，首先应该保证机房的安全，同时也应该做好日常维护工作，例如电子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁与防尘的工作；也要进行数据库的维护，防止网络病毒的入侵；做好重要文件的备份工作。

三、数字化的农业开发档案管理具体措施

农业水利开发档案进行数字化管理，要以需求为指导，并以方便信息的使用为管理宗旨，充分利用现代的计算机成果、发挥软件与硬件的功能，最大限度的保存，管理好开发档案的同时，也更好地发挥水利开发资源信息的利用价值。而做好以数字化为依托的农业水利开发档案管理工作也要做好一些基础性的工作。

（1）提高思想认识，关注档案的安全性与数字化管理的长效机制。农业水利开发档案的管理是实施开发项目、引进开发项目、尽心开发项目调整等工作的重要依据，对开发档案的管理，应该提上农业水利发展工作的议事日程。首先要加大农业水利开发档案重要性的宣传力度，使所有相关人员认识到档案有效管理工作的重要性。其次对数字化档案的管理工作要明确具体的负责人，严格把关农业开发档案管理工作的各个环节。再次是要对农业开发档案的数字化管理工作有着长远的统筹规划，不能流于形式或者搞面子工程，将所有的开发档案进行数字化的管理是一个繁琐庞大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要对原有的档案进行一一整理归类并录入。并且在数字化的过程中，要确保数据资料的真实性与完整性，在完整收入数据库之后也要保存原有档案的完整性。

（2）建设健全的农业水利档案管理体系。开发档案进行数字化管理对档案管理人员自身的知识素养也提出了更高的要求。首先应该创建起一支高素质的数字化档案管理队伍，这就需要培养起一批既熟悉水利开发项目，又具备档案管理知识以及计算机技能和网络技术的综合型人才，可以采用内部培训与外部培训等方式培养这样的人才，也可以请专家指导提高档案管理水平；此外也可以积极向外部招聘农业开发档案数字化管理的人才参与到数字化的农业水利开发档案管理工作当中来。其次要建立起完整的信息网络。关于农业水利开发项目的档案资料在搜集的过程中就要尽可能地全面并确保其真实性，档案资料的形式要丰富多样，涵盖图片、音频、视频等多种形式，全方位记录农业开发项目的内容。信息网络的覆盖面要大，设置专门的用户门户系统，网络的阅读、使用与下载等都能方便快捷。

（3）以严谨的态度开展农业水利开发档案的数字化管理工作。开发档案管理的工作像所有的档案管理工作一样冗杂，甚至更为繁琐，在对众多的档案进行数字化的扫描时要优化扫描仪的参数设置，把握数字档案的资料。其次在数字化的过程中也要各种材料进行有目的的选择，按照一定的原则确定需要进行数字化并收入数据库的资料。此外还要对所有档案数字化管理的各个环节进行控制，注重全面的质量检测。同时在数字化档案管理工作当中，也不可避免会遇到各种技术难题，这样的情况下一定不可以马虎过关，导致以后使用上的各种不便，一定要以严谨的科学态度进行解决。针对档案数字化管理工作也会出现各种前所未有的问题，需要参与档案管理工作的人员有着严谨的态度对待农业水利开发档案的管理。

四、结语

第9篇

国土资源管理部门在进行各项活动的过程中会生成各种信息，各类信息会会与不同的载体为依托，被保存起来，包括文字资料、图片资料、影像资料、声像资料、电子文件等，其中均包含了国土资源重要的历史信息记录，对该类国土资源档案管理则是国土资源部门重要的工作之一。现代科技的不断发展，计算机的普及，信息化技术的更新，使得国土资源档案的形式有了较大的变化，更加多样化，需要国土资源管理部门在管理方式上与时俱进的进行一系列的改革，提高国土资源档案的管理水平，使得国有土地的管理更加科学，更加充分、合理的利用国土资源。国家各类档案均在开展信息化建设，国土资源档案管理工作也需要顺利时代的发展，强化数字化建设的力度，促进经济建设活动及社会各项事业的顺利进行，对该课题进行深入的研究与探讨是十分有必要的。

1.国土资源档案数字化的内涵

国土资源档案数字化是指利用较为新型的数字化技术及设备，包括扫描仪、计算机、图像处理技术等，处置、管理普通载体的国土资源档案，是指最后成为数字档案信息资源。对国土资源档案进行有效的管理，能够促进国土管理工作的顺利推进，达到良好的管理效果，包括妥善解决土地纠纷、已发管理土地资源、合理开发资源、制定土地利用规划方案等，还更好的开展土地租金及国有土地使用税的缴纳[1]。

2.国土资源档案管理数字化建设的意义

2.1提高工作效率

实现档案数字化管理，能够有效的提升档案管理工作的效率。传统的档案一般需要管理人员亲自进行各项工作，包括档案保管、检索、利用等，其效率较低，而现代的档案数量巨大，信息储量越来越大，导致人员工作量大，容易出现失误，无法适应现代国土管理工作的发展，需要利用先进的信息技术，进行档案的管理工作，包括电子文件的采集、整理、分类、归档，有效的提升档案管理各项工作的效率及质量。

2.2国土归档的工作要求

各种土地档案文件材料，是在国土管理工作中逐步形成的，其也能够为国土管理的日常工作提供相应的材料，要实现数字化国土管理，就需要构建数字档案室。将电子文件妥善的整理归档，逐步成为了档案数字化建设的主要部分，且现代国土管理工作的办公自动化程度越来越高，且网上办公逐渐普及，包括土地申报、项目审批等，需要档案工作加快数字化进程。

2.3适应社会发展

过去对于档案的需求属于点信息及片信息，不具有连续性及整体性，为现代社会对于信息的利用更加深入，对档案的需求逐步转化为全面化的信息需求。现代城市的规划、建设等，均需要以土地资源为基础，所需全面的土地信息对其进行评估判断，需要大量的信息。要达到上述要求，需要做好数字化档案工作，才能适应社会的发展[2]。

3.国土管理档案数字化建设

3.1网络系统建设

信息各项活动均需要以网络作为依托，包括信息的传输、交换、信息资源共享等。因此需要建设国土管理档案数字化网络系统，其建设过程可以分为以下几点：①推广普及网络系统 当前的国土管理系统已经逐步构建了土地管理信息系统，其内容包括当前的土地利用情况、土地利用规划、遥感动态监测土地的使用情况、补充耕地、地籍数据库等，并有针对性的研发出了各种管理软件，如综合统计软件、大调查项目管理软件。各个国土管理部门需要灵活的运用该系统，并不断进行推广，在实践中积累经验，收集反馈信息，完善其功能，规范操作程序，并制定统一数据库标准，更好的发挥出系统的效能；②构建内部局域网 现在投入使用的办公自动化系统中，采用微机与局域网模式，有效的处理国土管理部门的内部信息资源，且你能够实现信息共享；③数字化建设 利用多种现代化技术实现档案处理的数字化，包括多媒体技术、光处理技术、数据库技术、数字化信息传播技术等，实现信息的传递、资源共享等更加方便、快捷。另外在进行国土管理档案数字化建设时还需要做好安全保密工作，可以采用现代较为先进且可靠的安全技术，保障信息系统的顺利运转及安全，避免信息泄露[3]。

3.2数字化标准体系建设

各个地区及等级的国土部门在土地管理档案的数字化建设方面的力度及水平均有较大的区别，许多部门还是处于初步探索的阶段，其运用方法也有所不同，因此很有必要构建完善的标准体系，其是保障国土管理档案数字化工程建设质量及效果的基本条件之一。在实践中构建统一的国土管理档案数字化技术标准体系时，需要严格遵循一定的原则，即主要是进行标准化建设，兼顾制度管理，并要求以internet网络的信息管理平台为就基础标准科学合理的建设标准体系，并具有实际的可操作性，实用性强。

3.3构建档案数据库及网站

构建档案数据库及网站是数字化建设的重要内容，具体措施如下：①档案数据库的构建。首先需要将案卷级及文件级目录输入数据库。国土管理的所有档案资料均需要把案卷级目录、文件级目录完整的录入数据库，保障档案数据库的全面性、准确性、真实性。还需要利用现代的设备将源文件的信息逐渐转变为数字化，包括扫描仪、数码相机等；②档案网站的建立。构建档案网站的作用在于，政府及社会人员能够利用互联网技术查询到档案信息及相关的政策法规。国土档案管理部门也可以吧经济及建设、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互联网进行展览。该网站需要和地方政府政务网及公众网进行联网，可以充分的利用信息资源[4]。

3.4数字化人才培养

数字化人才是进行国土管理档案数字化建设的中坚力量，需要重视其培养，主要的培养方向包括各国土管理专业人才、系统开发与维护技术人员、数字化加工与管理人员、标准化建设人才、数据库运行管理人才等，不断促进数字化建设的长期发展。

第10篇

关键词:档案管理 信息 数字化 网络化

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

作为档案信息化,我认为就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术,对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此,《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一。

一、档案信息网络化的必备条件

实现档案信息网络是一项复杂的系统工程,必须具备一定的条件才能实现。其主要条件是,一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备;二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律、法规和规章;三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现在就对这三个条件分析如下:

1. 档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网,一要有输入、输出的终端设备计算机;二要有储存、管理档案信息的中央处理器;三要有编辑档案信息的管理软件;四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。这四个设备的配置,关键就是领导的认识、重视和资金的投入。实现计算机的普及,互联网的开通,从大环境上讲,这些条件容易实现。但对于档案界这个小环境而言,还摆不上席位,档案工作的资金完全来源于财政,一些党政领导对这项工作还没有足够的重视,因此,在本来财政资金就困难的情况下,投入就更少,根本就无法购置现代化设备。人为的因素和资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用,所以许多档案管理还处于手检档案的低级阶段。

2. 制定统一的档案信息网络化管理规范。第一,档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档,就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则,形式各异的检索目录,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二,档案具有保密性,必须建立一个完整的管理体系,对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理,涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求,对重要的、保密的程序和数据要加密并备份,随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度,规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则,制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求,从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三,档案信息资源保管单位利益的保护,也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触,该收取的一切费用,就只好在网上进行,这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费,都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。

3. 建立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。

二、实现档案信息网络化的对策

随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。

1.加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。

2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。

3.加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败,档案事业发展与否,关键在人才。网络时代,档案管理人才必须重新更新自己的知识,争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才,争做网络档案信息管理人才,争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。

4.加强网上用档的法律、制度的制定。必须加强风上用档工作立法和制度的建设,用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。为此,需要从以下几方面进行规范:

(1)加强网上用档的立法规定,对那些非授权访问,冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子,要以法律为武器进行坚决的打击。(2)制定应急计划,进行安全检查和审计,撰写安全情况汇报的规定;(3)严格进行权限管理,包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定。(4)网上查阅档案信息目录的规定。(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。

三、如何保障档案信息资源网络安全

作为开放的信息交流平台,Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下,影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面:操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求,实现档案信息的网上传递,首先要解决操作系统的安全问题;硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性,亦应引起我们的关注;“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害:存储于网络的档案信息,会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此,利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施,保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要,健全相关的防火墙技术、VPN(虚拟专用网)技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等,以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。

参考文献：1.赵培慎;要想有地位必须有作为[J];档案管理;1994年02期

第11篇

档案管理数字化具有很多的有点和意义，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理数字化可以使得档案的储存空间变得更加简略，它可以节省很多文字信息的存放空间。我们可以利用现代的网络存储技术，将那些纷繁复杂的纸质的档案资料以数字化的形式放在计算机里面，这样可以避免纸质档案的残缺和破损；第二，档案管理数字化可以提高我们的档案信息管理的时效性，缩了我们在整理档案信息资料时的加工时间；第三，档案管理数字化把档案信息的利用率迅速提升。现在的网络技术如此发达，档案管理数字化可以将档案信息和最新的科学技术连接在一起，同时在以先进的网络技术和计算机技术为基础，可以充分得将档案管理数字化的功能发挥出来。我们可以利用现代网络系统将整理的档案信息的成果快速的发到各个部门，延展了我们的信息的可利用范围；第四，档案管理数字化可以缩短查找档案信息的查找时间。传统的手工档案信息在检索时，是需要大量的查找时间的，我们得先检索档案目录，在进一步查找，这个过程中需要很多的时间和浪费人力。而在档案管理数字化中，我们进入页面，只需要搜索相关信息的关键词就能快捷地找到相应的档案资料。

2、关于落实档案管理数字化的方法问题

2.1既然档案管理数字化能够给我们的生活带来这么多的方便和快捷，那么如何真正落实档案管理数字化的方法就是我们面临的重要问题。我们要保证档案的原件处于安全状态，同时要把档案信息的利用率提高。这样我们就得注重档案管理数字化，这是比较基础的工作。那么在进行档案数字化的管理时我们需要从以下几个原则上进行把握：第一，遵循方便利用的原则，这是数字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原则。在管理档案数字化中，我们要提前建立好每个文件的相关的目录数据库，这是数字化工作得以开展的基础，在目录数据库建立中，我们要注重质量，准确无误地对档案信息资料进行整理、著录、分类以及编页，这样就能可以建立一个质量很高的文件目录和案卷目录。同时我们也为档案数字化打下了牢固的基础，杜绝了数字化管理在源头上的错误。这一定程度也决定了管理档案数字化的胜负；第三，掌握复制克隆的基本原则。我们要在管理档案数字化中注意信息的完整性，在进行缩微、鉴定整理、数字化以及仿真复制这些工作中，要进行合理安排和布局，不要出现扫描错误，不能多次重复扫描。当然我们不能因为信息的敏感程度和重要程度不同而对有的信息进行删除，这样会造成档案的不完整性，从而给档案的利用带来不必要的麻烦。要尽可能地保持档案的原来面貌，减少损害档案原件的可能性。

第12篇

（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。

（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。

（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

二、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。

（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。

第13篇

关键词：数字；税收；档案；人才；安全；应用

一、引言

现代社会发展日新月异，税收档案工作也需要与时俱进，实现税收档案管理的有序发展，关键在于现代数字化技术的应用，能否辐射到税收档案管理之中，数字化技术是计算机、网络技术的整体化发展技术，这些技术可以实现税收档案管理工作效率的提升，可以进一步构建现代化的档案管理新次序，不断提高税收档案管理的服务能力。

二、税收档案数字化建设的必要性

首先，税收档案管理的工作效率进一步提升。计算机技术、网络技术在税收档案管理过程中应用之后，与原来的人员档案归档、整理等方式来说，电脑化的管理可以大大提高工作效率，实现管理人员工作量的大幅度降低，使得更多的税收档案管理人员从繁重的工作中解放出来。其次，税收档案整理的准确性进一步提升。税收档案管理具有严肃性，必要保证其客观、准确的记录，相关资料保存必须万无一失，数字化技术的应用之后，人员整理档案过程中的准确性将进一步提升。最后，实现税收档案资料保存的多元化。以前的档案管理工作在整理纸质档案的时候，相关资料保存相对比较单一，随着时间的推移，资料保存需要付出更多的精力和时间，同时在管理过程中需要进一步构建现代化的管理手段，将实现这些资料的有效保存，另外，一些其他形式资料可以进一步实现更好的保持效率，不断推进税收档案管理的多元化发展。

三、税收档案数字化建设的具体措施

1.管理人才数字化技术的培养。税收档案数字化管理主要就是解决的纸质档案管理过程中出现的标准不齐，内容不全，归档准确度不高等问题，实现数字化管理之后，税收档案的标准化、齐全性、准确性等大大提升，但是需要对相关人才进行有效提升。这些管理人员仅有高尚的道德、优良的职业准则是不能胜任具体税收档案管理工作的，从事税收档案管理工作需要有相对专业的技能。就管理人才的培养应该是一种系统化的管理，进一步提升他们日常化、指标化、数字化、累积化、导向化的管理。不同类型的档案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人员掌握相关的专业技能。现代化的数字化技术也是税收档案管理人员需必须掌握的专业知识，电脑、信息技术可以实现税收档案管理的高效性以及零误差，这样的管理可以使管理人员更加方便地管理档案。具体来说，针对不断优化的信息、计算机等技术，组织税收档案管理人员及时学习，不断更新他们的知识结构。多创造一些学习税收档案数字化技术，对应该学习了解的大数据、云存储等概念进行有效掌握运用。开展数字化技术学习的传帮带工作，让那些具有一定数字技术水平的人员帮助其他管理人员。2.构建税收档案管理网络安全屏障。税收档案管理需要对网络安全问题提高认识，因为很多税收档案信息都可能通过网络泄漏出去，这样的管理更多的需要管理部门进行系统化的网络安全措施应用，不断提升服务主机的安全性，全局性统一更新病毒库，同时严格遵守税收档案调阅的相关规章制度，更好的实现档案管理的有效开展。严格细化税收档案管理数字化在内部网络传递的级别，根据其信息的重要程度、核心程度设置不同的等级，这样可以保证一些核心税收档案管理信息不泄漏。同时需要进一步规范单位内外网的使用制度，不能将内外网进行互通使用。数字化的管理可以实现电子化的数据存储，虽然纸质的档案资料也保存，在查阅的时候，一般都选择电子化的查阅方式，这种方式更多方便、快捷，对于管理人员调取档案资料也相对简单。大大提高的工作效率，然而这种借阅、审批流程需要严格管理，保证每一次借阅的记录都可以查询到。提供更加优质的网络安全条件，这样的环境下，税收档案管理的网络化建设推进。3.强化税收档案数字化推进力度。税收档案的数字化发展需要进一步构建其相关纸质资料的电子化系统，稳步推进原始档案的整体化发展，组织相关技术人员对原始税收档案进行拍照、扫描。数字化的税收档案管理需要在企业中将相关事宜办结之后，及时进行扫描进入电脑，这种随时变化税务档案管理不再需要进行装订，只需要对其按照时间的先后顺序进行编号。一方面需要对原始资料的完整性进行有效保存，另一方面需要进一步加强这些资料电子化发展的推进，研究一套符合档案保存规律的措施和手段。具体的推进措施：第一，以“件”为单位确定税收档案管理的基本要求。可以将处理的一个业务环节所涉及到的所有资料作为一“件”。第二，将档案进行有效分类。根据档案管理的不同环节，将其进行有效分类，目前的主要种类有：税务登记、管理认定、纳税申报、税款征收、发票管理、会统核算、纳税评估、税务稽查。4.推进税收档案数字化发展的软硬件建设。现代的税收档案数字化管理扫描的清晰度相对就是比较高，企业法人的签字、相关部门的审核意见和公章相对都是比较清楚。在电脑上查阅这些税收档案，可以有效实现对档案的查阅，那些不全、申报的时候出现问题等，都是可以进行事前检查。税收档案数字化管理的这些优势需要通过其软硬件的完善实现。首先需要提高税收档案数字化基础设施建设的重视程度。不断强化部门领导对税收档案管理数字化工作的重视程度，这是现代税收档案数字化设施优化的基础和前提。其次，构建系统化的管理制度。管理制度是一项工作有效开展税收档案数字化发展的必要条件，例如调阅税收档案管理的具体规定可以降低档案的缺失率，使得更多的档案管理具有规范化、系统化。进一步构建税收档案数字化管理的具体流程，保密管理制度，信息查询和维护办法等。最后，进一步强化税收档案管理的设备更新，在条件允许的情况下，不断优化税收档案管理的硬件设施，实现档案设施的数字化，不断构建符合大数据时代特征的税收档案管理设备。目前税收档案整理工作基本电脑等硬件设施都已经配备齐全，大大提升了整理的工作效率。有时在网络信息化硬件推进的过程中需要进一步强化，不断提升网络速度，优化更加广阔的网络交流平台，有助于税收档案整理工作。这些硬件建设都是需要加大政府的财政支持，不断提高相关设备的政府采购力度，更好地满足税收档案管理的有序化发展。

四、结语

税收档案是政府对企业进行税务管理的有效依据，具有严肃性。同时随着企业数量的增加，税收档案管理工作成倍增加，数字化管理工作需要进一步加强人才培养，完善网络安全、有效推进工作力度、优化软硬件建设，从而避免出现人为档案管理误差，提升工作效率，进一步实现税收档案管理的质量。

参考文献：

[1]赵利民.科技档案数字化管理[A].煤矿自动化与信息化——第21届全国煤矿自动化与信息化学术会议暨第3届中国煤矿信息化与自动化高层论坛,2011,06:145-146.

[2]莫尚东.浅谈“问题导学”的内涵及模式解读,《导学案》规范制作,使用和管理[A].2015年9月现代教育教学探索学术交流会,2015,09:129-130.

第14篇

为了满足时展的需求，档案管理工作也迎来了新一轮的改革。信息技术在各个领域中已经高度普及，档案管理的数字化趋势已经成为了必然。而城建档案作为城市发展历史的“见证者”和“记录者”，其数字化建设的全面落实也显得更加迫切，本文针对城建档案数字化建设的问题进行几点研究。

【关键词】

城建档案；数字化建设；思考

引言

在城市建设和发展的过程中，城建档案是非常重要的依据和参考，它记录城市建设活动中的重要信息和事件，在社会进入了信息化时代之后，城建档案管理工作也开始向着全面落实数字化的趋势转变，实现档案管理的数字化，能够克服档案档案管理中存在的诸多问题，同时也能够缓解当前档案管理的诸多压力，促进城建档案工作的可持续发展。

1.城建档案管理数字化建设中存在的问题

任何事物的发展都不是一帆风顺的，在构建城建档案管理信息化的过程中，也会遭遇很多问题，管理人员必须要客观看待这些问题，并积极去解决这些问题，才能够更快、更好的实现档案数字化，下面针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行几点分析：

1.1我国在档案管理过程中，长期存在技术落后、管理制度不完善的问题，在实现数字化管理也是如此，计算机软件与硬件建设方面也非常薄弱，不能做到及时更新。信息时代档案资源更新换代非常快速，如果基础性建设不完善，那么数字档案信息也很难及时更新，同时也不利于信息储存的安全性与规范性。

1.2从城建档案管理的特点来看，其具有一定的法律价值，在以往的管理中，纸质档案是主要的记录载体，档案信息在被记录之后，改变比较困难，因此在保密性和安全性方面与数字化档案相比，存在明显优势。但是实行了数字化管理之后，网络技术本身存在很多安全隐患，加之我国在网络管理以及数字化档案管理方面的法律比较欠缺，数字档案信息的安全性得不到有力保障。

1.3数字化档案信息具有一定的共享性，也可以说信息共享是数字化管理的一个突出特征，实现了信息共享，就可以全面提升管理的效率和质量，可以节约大量沟通交流的时间，对于档案管理工作的意义非凡。但是实现共享的前提是数字档案形式的规范和统一，必须要统一所有的数字档案形式，才能够实现共享。但是目前我国并不具备统一的数字档案格式和规范，同时在数字化建设方面也比较欠缺，这样必然会影响日后的资源共享。

1.4传统档案虽然管理任务重，但是在保存上相对安全，并且也具有良好的稳定性，保存时间很长，因此传统的纸质档案与电子档案相比具有一定的优势。而数字化档案虽然实现了管理空间以及时间上的优化，为管理人员提供了极大的便利，但是缺乏对管理环境依赖性较大，必须要借助完善的信息化系统以及设备来实现，一旦系统环境出现了问题，信息数据就非常容易丢失，电子档案的稳定性与保存期限都不及传统档案，这也成为了我国城建档案数字化建设中的一大难题。

2.对做好城建档案数字化建设的基点思考

基于以上对城建数字化建设中存在问题的研究，可以看到制定更加完善的数字化策略已经非常迫切，在信息化的背景下，数字化建设在城建档案管理中的落实和普及已经成为了一个不可逆转的趋势，因此有计划、有目的的制定建设措施是非常必要的。

2.1前期的全面规划。全面、科学的规划是进行城建档案数字化建设的前提，科学的规划能够提成数字化建设的速度，也能够保障数字化管理的顺利进行。首先，要将有价值的纸质档案进行数字化文档的转化，这个转化工作的工作量非常大，因此管理人员必须要对整体馆藏有全面、具体的了解，做好调查分析，在这个前提下，对数字化档案的转化工作进行全面规划，转化需要依据一定的规范和程序进行，要掌握重点，主次分明，因此做好调查，合理规划是不可缺少的环节。

2.2加强标准规范建设。由于我国缺乏数字化档案管理的规范和依据，因此在建设方面遭遇了很多问题。所以在进行数字化建设的同时，必须要强化数字化建设的标准。针对文档资源共享的需求，建立相关的标准以及规范体系。具体来说包括信息化标准规范、数字档案的规范等等。

2.3加强信息系统建设。城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台纪合档案的管理和共享在这里要注意信息系统的安全性使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生保障信息系统和档案信息的安全。

2.4完善资源浑的建设。城建档案需要进行基本信息资源库的建设这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等的建设为了提高数字档案的专业性河以将工作的重点放在特色资源库的建设上将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库使数据库变得更加条理清晰一目了然提高数字档案的实用性肩利于档案管理工作的顺利进行。

2.5提高档案的使用效益。城建档案作为相关城市资料的提供者除了凭证需要还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。

结束语

城市建设的过程中城建档案的数字化建设是不可忽视的重要方面，并且发挥着不缺取代的作用。为了能够促进城市建设发展，必须要积极完善城建档案数字化建设的制度和规范，客观看待存在于建设过程中的问题，有目的、有针对性的制定建设措施，这样才能够以最快的速度实现城建档案的数字化建设，为城市的建设规范提供更加完善的数据支持。

作者：杨桂榕 单位：黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处

参考文献：

第15篇

一、数字化在城建档案管理中的必要性

就以往来说，城建档案主要是利用人工纸质的方法进行保存管理，其成套性的特点决定了城建档案存储占用面积大，且案卷之间密不可分的有机联系会使查阅档案时调卷量大，因而常常出现要查阅某个问题时需要调阅几卷甚至几十卷档案，且所需要的信息还要经过人工的方式再进行甄选，致使调阅耗时长，工作效率低下。其次，城建档案是在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，反过来又为城市规划、管理及新建、改扩建工程提供依据。随着城市建设的不断发展，城建档案调阅次数的递增会使纸质档案造成不同程度的破坏，尤其是比较久远的档案材料，其损坏几率会大大增加。再次，传统纸质档案材料有时因保管条件的限制，会导致字迹模糊；纸张发黄变脆，而一旦遭遇自然灾害(水灾、火灾等)侵袭，便会毁于一旦。最后，传统档案管理在广度及深度上存在一定的缺陷，只能实现馆室间的调阅查看，无法实现远程调阅，资源共享性及交换性较差。这一系列问题的存在使得城建档案的管理工作面临严重阻碍，城建档案存储量的不断增加，各级城建档案馆都面临着库房面积的不足、查找利用效率低下、纸质材料容易磨损等问题。但城建档案数字化既节省了档案存储空间又方便查找、利用，从而保护档案资料，提高档案管理工作的效率。

二、数字化在城建档案管理中存在的问题

就目前来看，数字化在城建档案管理中仍然存在一定的问题，其中最为严峻的问题便是档案的长期存取。传统纸质档案资料的存储载体及保存期限较佳，具有较高的可靠性。相比之下，数字化城建档案信息存储时间受物质载体性能的影响，其性能的优劣会对存储时间产生直接的影响，因而要对存储载体的使用性能以及稳定性能进行合理确定，避免出现数字档案无法正常使用的情况。其次，数字化城建档案信息完整性及安全性偏低，这是因为传统的档案管理借助纸质材料实现，纸张作为城建档案信息的重要载体，其信息完整性、安全性较高，因而具有较强的法律效益。相对而言，数字化信息管理的安全性和完整性较差，原始档案信息的保存风险较大，易受多种因素影响，因而其法律价值需要一段时间才会体现。数字化的档案管理需要实现资源的共享，因而需要制定统一的规范、标准对资源共享问题进行约束和规范，提高档案信息的安全性。但就目前来看，我国的数字化城建档案信息管理的相关约束规范还不健全，这在一定程度上对信息资源的交换和共享造成了一定的阻碍。另外，由于城建档案具有成套性的特点，决定了每套工程档案中有部分资料的利用率极低，可以说是只有工程不出现大的质量问题，在长长的保管期限内基本上处于休眠状态，这部分档案资料从数字化的成本和社会效益来看明显不匹配，因此从事城建档案数字化还应该从成本和社会效益两方面进行考虑。

三、提高数字化在城建档案管理中作用的举措

(一)落实档案前期准备工作

要想强化数字化城建档案管理的作用，首先应重视档案的前期规划准备工作，即将以往使用的纸质材料全部转化为数字材料，因而工作量较大，且存在一定的信息改变风险。因此，在使用数字化管理城建档案时，应先了解档案馆的馆藏，通过调查分析，实现对档案的归档及数字化的规划。在进行城建档案规划工作时，应严格按照相关的规范流程，捋顺工作重心，落实档案前期准备工作，奠定数字化的应用基础，强化其在城建档案管理中的重要作用。其次，还应根据数字文档资源共享的特点制定相关的规范标准，完善规范体系，一般包含：数字化档案规范管理体系、信息化标准规范体系等等。通过系列标准体系的建立实现对档案信息的采集、提取、整理以及安全维护，确保其安全完整性。最后，根据各工程项目的实际出发，对查找、利用率高的档案如：项目前期准备阶段及竣工验收文件、竣工图纸应及时进行数字化加工，对利用率极低、基本处于休眠状态的档案应考虑小部分或完全不进行数字化，以此来控制城建档案数字化成本。

(二)有效建立数字档案馆

城建数字档案馆对于推动数字化档案管理进程具有重要意义。档案信息存在的地方便是档案馆，有效建立档案馆能够推动数字化在档案管理中的应用。在城建档案管理过程中，数字化的应用能够从一定程度上转换档案管理模式，使其由以往的被动管理模式逐渐转化为主动的信息管理模式。为实现档案信息合理利用以及资源的共享，城建档案馆的建立具有极其重要的意义。以我国信息化建设要求来看，城建档案管理部门是较为重要的社会资源外在反映部分，因而应充分利用档案馆的信息共享平台，为信息资源提供展示场地，全面推动数字化城建档案管理工作的正常有序开展。

(三)提升相关档案管理人员素质

受以往档案管理模式的影响，部分档案管理人员对数字化档案管理模式的应用还存在认识上的不足，急需培养新型的档案管理专业人才。实际人才培养过程中，不仅要注重对档案管理人员业务素质的培养，还应注重现代化技术应用人才的培养，优化管理队伍结构，并及时更新领导阶层的管理知识，改变其知识结构，从而领导员工做好数字化档案管理工作。结合信息开发，实现数字化在城建档案管理中的重要作用。

四、结语