各部门档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质各部门档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。

1、房地产企业项目公司档案管理现状

1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。

1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。

1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。

1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。

1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。

2、就目前档案管理的现状，解决办法

2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。

2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。

2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。

2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。

2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。

3、总结

针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。

参考文献：

[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.

[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.

[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.

第2篇

档案资料的收集是医院档案信息资源建设的一项重要工作，是做好其他管理和利用工作的基础，直接影响医院档案管理的质量。尤其是涉及到信息的准确性、真实性与全面性，进而影响医院档案信息的有效使用，医院经济效益的提高。现实中有些部门的人员对材料归档认识不清，认为自己部门较为重要的材料理应由自己保管，不向档案部门移交。使本应归档的档案材料留存于个人手中，影响了档案信息的完整与全面。

面对存在的问题，我们医院与时俱进，将绩效考核工作引入到档案的收集工作中，对各部门档案工作进行科学合理的考核，促进了各部门档案收集工作的积极性，有效地解决了上述存在的这些问题。

一、绩效考核理论概述

绩效考核，最早由美国提出并实施。该理论主要关注考核主体的多元化问题，考核信息的来源包括与被考核者发生关注关系的多方主体，以此对被考核者进行全方位、多维度考核的过程。该考核理论较之于传统的绩效考核理论优势在于变传统的单一的考核主体为多元的考核主体，不再只把上级的考核作为被考核对象的唯一来源，而是将在组织内部与各部门之间有关的多方主体均作为绩效考核的来源。

绩效考核理论被应用于内部对各科室的考核过程中，因其科学性和客观性获得青睐。绩效考核可以按照档案工作的好坏来进行绩效考核，按分数的多少，发放绩效奖。

二、绩效考核理论在档案考核中的应用

在对各部门档案收集整理过程中，档案部门、各业务部门都是与被考核的部门相关的主体。据此，在对各部门档案考核过程中，考核主体应包括档案部门和其他平行业务部门。其中，档案部门作为指导和考核各部门档案工作的主要机构，在考核过程中占主导地位，属于被考核对象的上级指导机构，因此在考核中占较大权重（大于50%）。其他平行业务部门属于同级的考核机构，占较小权重。各部门在具体应用过程中，应根据本单位的具体情况确定不同的权重比例。

三、具体考核办法

对各部门档案工作的考核采用各部门自评、小组互评、档案室考核相结合的方式进行全方位立体式考核。同时，根据各部门和行政各部门形成档案性质的不同，逐科按接收标准分别进行考核。

（一）成立各部门的考核小组。被考核部门，经档案部门和各业务部门考核后，由档案部门将所得分值进行加权平均后，成为该部门最终的考核得分。比如：各行政部门之间相互考核，都有考核内容及相应的考核分数，按考核标准，如果达不到相应的标准，就要扣分，每个部门抽调一人，组成考核小组，各部门考核各部门的内容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根据考核得分，排成名次，每月对每个部门考核一次，按考核分值以此发放绩效奖励。这样就能够真正达到多劳多得、少劳就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常赞同。

（二）考核评定标准。档案部门对各业务部门的考核及各业务部门间的互评考核均包括 ：组织领导（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、归档（25分）、安全措施（10分）和加分项（10分）六个方面。组织领导主要考核业务部门领导对档案的重视程度及部门档案员的配置情况；收集、整理、立卷、归档是考核的重中之重，主要考核各业务部门移交档案的数量和整理质量，以加大档案收集的力度，促进部门立卷质量的提升；安全措施主要考核各业务部门档案的保存和对所管资料的保管条件，促进平行立卷的规范化；加分项考核档案创新和理论研究，以促进业务部门档案员参与档案编研和档案研究工作，进一步提升档案员素质。

（三）考核评定的特点

1.注重多元主体考核

变原来的仅由档案部门单一主体考核为现在的基层档案部门、类别小组、综合档案室共同参与的多元主体考核，充分调动了基层档案部门对档案的关注和参与医院档案管理的积极性。

2.注重量化考核

考核办法共分4个一级指标10个二级指标，每个指标对应不同的考核分值，考核内容涵盖了档案管理关注的全过程，杜绝了考核的主观性和随意性，促进了档案管理的规范化、科学化建设。使全员都能按考核指标及系数，拿到奖励，达到了公平性。

3.注重过程评价

坚持以评促建的工作理念，注重对基层档案工作的实时跟踪和评价。如一般考核的做法是年初移交档案后等到年底才组织开展考核。而我们医院则是在每个月都对各业务科室就档案的移交工作，是否完整、齐全分别进行考核，这样，可以让各基层部门都能及时了解和掌握本部门档案工作的质量以及存在的问题，以便整改提高。

四、考核的实践效果

自将绩效考核应用于我院的各项工作考核中，有效促进了各部门档案工作水平的提高，一定程度上提升了档案收集整理的质量，取得了较好的效果。

一是互评这一环节，通过对其他部门移交档案的实际观摩，使各部门档案员能够形象直观地了解各部门档案工作的现状，更好地促进档案员改进本部门档案工作。

二是各部门都积极履行职责，主动作为，全面加强对本部门档案的收集和归档工作，建立了相关工作协调机制，为顺利推进档案管理，起到了推动作用，为共同做好档案的接收和移交工作奠定了基础。

三是由于全方位多角度的对工作成果进行考核，考核结果公平性和可信度更高。我们将考核结果作为月绩效考核及年度绩效考核，以此发放绩效奖，作为奖励各部门移交档案的主要依据，并且得到了各部门的一致好评。

第3篇

1.档案管理规范化意义

档案是相关人类文化成果的积淀，是连接古往今来的纽带。而工程项目的档案不仅是工程项目的智慧结晶，也是项目施工企业的历史记录。在未来出现问题时，档案管理能通过提供相关证据和凭证，准确判断出症状所在。工程项目档案真实准确地反映了施工过程中的详细流程，并在一定程度上保证了工程的质量安全和人员安全，对于工程事故分析、责任认定以及管理办法等都有十分重要的意义。工程项目的档案管理还能为日后研究提供借鉴和经验，增强工程项目人员的自身素质，实现对档案规范化管理。通过对档案进行规范化管理，可将档案中所涉及的工程、科技成果转化成推动工程设计行业的实际生产力。

2.档案管理规范化办法

（1）加强管理人员专业水平。工程项目往往工期较长，工程人员较多，涉及专业范围较广，形成的档案材料内容不可避免地纷繁复杂，稍有疏漏，就对档案管理工作造成较大损失。为保证档案资料覆盖全面、资料内容准确规范，首先需要加强档案管理人员的相关能力。因而，在日常档案管理工作中，档案工作人员必须具备相关专业技术水平，经常补充学习档案管理工作的新知识新方法，并能应用现代化信息手段，对档案实行高效率的整理工作。其次是档案工作人员需要经常与各部门保持沟通联系，对各个部门需要收集的材料了然于胸，并熟悉各个部门的主要工作流程，了解不同部门档案管理要求，确保档案在归档时分类正确，并对各部门人员进行档案管理的培训工作，增强其对档案法律法规的了解和档案管理的责任意识。对施工过程中的各种图纸、文字等材料进行规范化操作培训，明确各部门档案收集、整理责任，优化档案管理模式，形成自上而下，从整体到局部的档案管理工作流程，确保档案管理的规范性，加快档案管理效率，提高档案准确性与真实性。

（2）建立健全档案管理规范化制度。工程项目档案的特点决定了档案管理的难度，首先是工程项目档案反映的是工程施工过程中形成的工程详细数据的汇总，是在日后进行维护管理、改建拆除等所必须具有的参照标准，收集数据的详实程度与丰富程度都是海量的，并且在数据图纸等的规范性和准确性要求都较高。其次是工程项目档案的形成过程与工程施工密切相关，在不同阶段档案管理方式又有不同，工程项目的施工由众多不同专业构成，如水电、机电、建筑、勘探、设计、施工等，这使得档案类别具有复杂多样性，档案管理需要各个阶段不同部门分工完成，这就要求各部门间的沟通协作能力有较高要求。因而必须形成一套符合工程项目自身特色的档案管理办法和制度，依照相关法律规范对档案实行规范化管理，并遵照国家档案收集要求，建立合理归档制度，明确各部门档案归档要求，实行全面交叉覆盖制，各部门档案归各部门分别收集，然后进行汇总，从而降低档案管理难度。

3.档案管理规范化措施

首先应明确档案管理人员的职责，由单位主管领导直接负责档案管理工作，逐级向下实现档案管理责任制，把档案管理制度的建设和办法的实行落实到个人。通过成立档案工作委员会的方式，指导、检查档案管理部门的工作情况，制定档案工作规划，确保档案管理工作与其他工作同步进行，为工程设计单位的档案管理日常运行提供质量保证。并设立专门档案室，由专业人员负责对整个单位的档案管理工作，从档案归档、整理、鉴定工作到统计和保管利用方面全程进行管控，从实际出发，对档案的保管期限和使用类别等详细档案数据，编制索引工具。并充分利用计算机网络系统和先进软件技术对档案信息实现信息化、规范化管理，有目的、有计划地加强对档案工作人员的规范化管理培训工作，使其能系统性地掌握专业技术和先进理念。构建一个利于档案管理工作发展的平台，注重对档案人员工作积极性的调动，通过组织交流沟通活动，建立起激励表彰机制，促进档案人员的积极性。按绩效对其进行考核，实行有竞争力和吸引力的晋升竞争机制，保证档案管理队伍的稳定和专业，使档案人员的工作更具成就感，以跟上单位档案管理规范化建设。

结语