档案系统管理范文
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第1篇
档案信息自动化系统，是一项需要综合的运用多个专业的知识、多个学科的概念，同时结合多个部门的工作进行协调的较为复杂的系统性工程。而系统的建设发展到目前阶段，在管理方面还存在有一些不足之处，诸如档案信息的规范化和标准化仍需进一步的提高，自动化系统的建设没有针对整体的水平进行改进，同时，在人才管理者一方面，也存在有一定的缺陷和不足。所以，深入细致的对存在的问题进行研究，并且提出加强系统管理的新思路，将是下一阶段工作当中的重点环节。
1. 推进自动化，提升档案的标准化以及规范化水平
全面的推进档案信息管理系统的自动化水平，首要的一点就是需要针对档案的规范化以及标准化的水平进行提高和改进，此项工作是展开一系列工作的基础性环节。就目前阶段而言，档案信息自动化系统的现状，是标准化和规范化的发展比较的滞后，并且相关的应用软件也比较乱，这些存在的问题都在很大程度之上制约了管理系统的发展和进步。而当前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有关设备的缺乏，而是针对硬件设备的功能，没有进行有效的开发，进而设备也就难以发挥其应有的效应。档案信息自动化，应该包含整个档案管理工作的各个细小的环节，最为重要的，是档案业务的规范化，同时针对档案标准的建立，也需要逐步的完善和落实，达到全面实施的目的和效果。档案规范化和标准化，其本身而言，也是一项系统性的工程，要想全面的推进档案管理的自动化建设发展，就必须要抓好档案标准化和规范化的工作，两者相辅相成、互相促进，进而合理的推动档案自动化系统的不断前进与改进。
2. 提升档案信息管理系统的整体性水平
根据当前阶段系统的思想理论以及集成化的具体需求，档案信息自动化的建设，应该是针对整个系统的水平进行发展，使得整个系统可以得到稳步的提高，并且其中各个组成的系统，横向以及纵向的发展都需要达到一定的标准和水平，以此为基础，通过网络来进行连通，发挥出系统的整体性的优势和效应，提升整个系统的综合运行能力。如果其中某一个节点或者是某一个极为重要的节点，存在有障碍，都可能会对整个系统的运营造成极大的不利影响。所以，还需要对每一个节点的应用能力和装备的水平进行提升，保证系统的稳定持续、健康的发展。在实践的工作当中，可以鼓励并且支持一些先进的单位首先提升自身的水平和能力，并且在一些较为先进的单位，进行水平较高的试点工作，来逐步的取得推广使用的效果和经验，并且对存在的问题进行实时的总结和归纳，得出系统发展的新思路。这样的工作，对于提升系统整体性的水平，有着巨大的帮助。
3. 加强数据库的建设
根据上文的详细阐述和分析，可以对当前阶段档案信息自动化系统管理的新思路有着大致上的了解和掌握。接下来，将针对数据库建设的加强以及人才管理工作的发展，进行全方位的研究，力求更进一步的为相关工作的进步和发展，奠定坚实的理论基础。
有重点、有针对性的对数据库的建设进行加强，是完善相关工作的一个必须的环节。从目前阶段档案信息自动化系统的整体性建设上来进行分析，文件的处理向信息管理过渡的这一个阶段，还存在有一定的问题和不足，而完善这一阶段工作的首要步骤，就是需要针对数据库的建设进行加强和整改。开发并且建设起完善健全的数据库，是国家档案信息工作的核心内容，同时也是一项基础性的工作项目。数据库的含义，是依靠现今发达的信息管理技术，对有关的档案信息资料等，进行科学化的管理，进而更加方便利用。建立其完善的数据库系统，是一项长期性的任务，并且较为复杂，还需要经过一个由低到高、由单个向整体发展的过程。经过相关的试点工作，数据库的检验还需要领导的高度重视，并且统一建设工作当中的相关认识，将计算机科学技术与档案信息管理的工作相互有机结合起来，有关的工作人员密切的配合，保证工作的万无一失。同时，建设的数据库系统，还需要面向应用和开发，使用频率以及数据效率的考核，来逐步的突出数据库系统的活性，突出系统的重点和要点，由单一的数据库系统逐步的向整体性的数据库系统发展。当前，需要将数据库的完善和提升与各个单位的目录库建立起来，并且通过网络的形式，将各个开放式的数据库群连接起来，进而使得系统自动化的效率可以大大的提升和改进。
4. 重视人才管理
最后，人才管理方面的工作，对于档案信息自动化系统的建设和完善，也具有重要的作用和意义。全面的推进档案信息自动化系统的建设，其关键，还是人才的建设。所以，在实践的工作当中，还需要不断的加强对于人才的培训和教育，进而造就一大批有着极强的工作能力、极佳的工作经验以及专业化的技术水平的人才队伍，这一点工作，现阶段也是受到了广泛的关注。档案信息自动化系统的建设，其骨干的力量，是计算机技术的队伍，所以，其专业技能水平的高低以及素质的高低，对于整个自动化系统的建设有着直接的影响。目前阶段部分单位的人才队伍不够稳定，人才流失的现象时有发生。所以，还需要针对这一方面进行必要的改进。同时，针对计算机技术人员的培训和教育，也是一个重要的工作，需要有针对性的对其进行思想政治教育，培养工作人员崇高的事业精神以及奉献精神，有组织、有计划的进行进修，掌握基础的计算机信息管理方面的知识，并且不断的学习新的知识，对知识的结构进行更新。在工作条件以及待遇之上，给予必要的关心和照顾，使得人才可以专注于日常的工作，同时，还需要形成人才成长以及流动的体系，掌握其中的规律，进而形成一套合理科学的人才结构，为自动化信息管理系统的建立和完善，打下坚实的基础。
5. 结束语
综上所述，根据对档案信息自动化系统管理和建设的新思路进行研究和分析，从实际的角度出发，深入并且细致的对存在的问题进行探究，并且对改进的方案对策进行了阐述，力求更进一步的为有关工作的发展和前进，做出积极的贡献。
参考文献
[1]张强.浅议现代化的档案信息自动化管理系统的建设和发展【M】.档案管理资讯，2009.10：45-46.
[2]何必群.试论档案管理工作的加强改进以及管理模式的革新【J】.民营科技，2011.11：223-225.
第2篇
Abstract: The system management of file information automation is discussed.
关键词:档案;信息自动化;管理
Key words:file;information automation;management
中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)03-0098-01
1推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平
目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。
4慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。
5实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题。
6充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项,档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决,为此耗费了各级档案部门领导很大精力。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理,有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用,这都有待于今后注意改进。
7重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神;有计划组织进修,掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧;研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上,还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力,例如引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等等。
第3篇
关键词:档案;信息;自动化;数据库
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察事业从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、有重点地抓好数据库建设
目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于与由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一部的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
四、实事求是的改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这一是研究自动化系统管理是必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务及时规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心结局方便实用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
五、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理镁用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。
六、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算仅技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给与关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
