档案的现代化管理范文

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第1篇

关键词：档案管理；现代化；要求

Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中图分类号：G271文献标识码：文章编号：

引言

随着社会的不断进步和信息技术的飞速发展，信息成为当今社会的宝贵资源，信息的价值将随着社会的发展进步不断上升，无论是个人生活还是企业发展、科学研究等都离不开信息。21世纪的档案，将是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作现代化、专业化、技术化、信息化程度越来越高，这就要求一切都要与时俱进。现代化的模式管理，现代化的规范操作，是和世界经济接轨的重要步骤。

一、档案管理现代化的内容

档案管理现代化从内容上讲主要包含有以下四方面的内容：档案资源的信息化、档案保护的现代化、管理手段的现代化以及档案管理的标准化等四点。但是从其概念的外延上讲，档案管理的现代化指的则是―个相对的、发展的、动态的概念范畴，因为在不同时期都会赋予档案管理现代化的各种内容。

（一）档案资源的信息化。在当前信息化的大时代背景下，信息化已逐渐地发展成为各行各业实现现代化发展内容的主导，因为以信息化的手段逐渐地推动现代化的进步是我国今后国民经济以及社会发展的主要趋势和方向。而在档案资源的管理领域实现信息化更是作为高科技的信息技术在档案管理领域层面所实施的创新实践，主要的工作内容和步骤是将档案资源以及与档案管理相关的各项管理程序，通过科技化的手段实现信息系统加工以及计算机网络整体的运转和传输，最终实现档案管理资源在整体上的合理配置和有效的开发利用，并进一步实现整个档案信息资源的全社会共享。

（二）档案保护的现代化。一般来讲，传统意义上针对档案保护的现代化主要指的是针对档案库房、与档案管理相关的设施设备以及档案载体保管保护的整体水平方面所实现的现代化。伴随着科技的进步和发展，新型存储介质快速发展以及现代化信息技术的持续涌现，发展出了一些新型的承载档案信息的载体，较有代表性的如机读档案、电子档案、声像档案等等，都是科技化发展的结果，较之原有的传统的信息存储方式，这些针对信息的记录和存储方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越来越多的人广泛应用。因为新型的载体档案在使用方式以及存储方面都和传统的档案信息的存储介质存在着显著的差距，所以，相关的档案管理部门应当着重加强针对新型载体的档案存储及管理的方式进行高效的研究，以便于使其更好地服务于档案管理的工作。

（三）管理手段的现代化。一般情况下，档案管理手段的现代化的内容主要包含有以下几个方面：首先是理论手段的现代化，这个具体指的是要实现档案现代管理方法的理论和应用层面的现代化，适当地通过开展针对已经形成规模的现代化管理方法的学习和借鉴，然后通过针对自己实际情况的结合，在实践中实现自身的提高和进步，并最终实现具有自己特色的档案管理现代化的理论体系。其次是要保证先进技术手段在档案管理实现现代化过程中的应用，在开展档案管理现代化的过程中一定要持续地将现代社会中较为先进的技术设备、手段以及相关的技术成果逐步地引入到档案管理现代化的实践过程中，最终全面、高效地实现档案管理的专业化和自动化。

（四）档案管理的标准化。从本质上讲，档案管理的标准化也作为档案管理实现现代化的重要基础而存在的，因为档案管理的现代化的实现基础是建立在先进的技术、严密的分工以及广泛协作的情况下的，而针对档案标准化的实现则主要是通过制定并积极贯彻相关的一系列的各种标准和规范，进一步使得相关的技术应用以及分工协作实现统―的标准和依据，最终可以保证档案管理的各项工作实现有机地联系和统一，并在最终的档案的管理下现代化的过程中取得最优的效益。

二、实现档案管理现代化的必要性

实现档案管理的现代化不仅仅是档案行业实现自身的突破和发展的需要，同时更是时展的需要。科技化的进步带动了一切相关行业的发展和进步，档案管理行业如果想要实现高效、科学的发展，那么就必须保证自己要时刻紧跟时展的步伐，同时在这个过程中逐渐地发展并完善自身，这样才有可能不在行业竞争中被淘汰。另外一个方面档案管理的现代化的实现也是迎合了时展的需要，在几乎所有行业都实现高科技化的腾飞发展的时候，如果档案管理行业还在固步自封，满足于自己的小进步的话，那么就不仅仅会跟整个时代脱轨，同时更会被狠狠地甩在时展的脉搏之后。

三、实现档案管理现代化的要求

目前我国的发展正处在一个转型时期，时代的进步和发展需要各方面齐头并进，关系到发展命脉的档案的存储和管理更需要十分重视。而要实现档案管理的现代化则主要可以从以下四个方面开始着手。

（一）实现档案馆管理现代化。这一过程的实现要求首先要实现管理思想的现代化，因为思想观念的现代化是保证实现档案管理现代化的基础和前提，所以，如果想要实现思想观念的现代化，那么就必须要保证解决人对于档案管理层面的相关认识问题的现代化。同时还要求所有档案馆的全体成员尤其是负责档案管理的直接责任人，一定要秉持认清形势，更新观念，解放思想，勇于改革的思想作风，同时还要不断研究新情况，探索新的管理模式和途径。

（二）必须做好档案馆各项基础工作。伴随着科技化、信息化社会的到来，人们在对于高效化、科学化地开发并利用档案管理信息方面的需求越来越旺盛，呼声也越来越高，在这种情况下，就要求档案馆在相关基础工作的开展方面必须要实现新的突破、更高层次的发展。因为只有把档案馆最基础的工作和步骤搞好了，才有可能最终顺利地实施档案管理的现代化，同时也才能使得现代化管理手段得到最好的发挥。同时从未来发展的角度来看，一旦搞好了档案馆的基础建设工作，那么不仅有利于当前人们对于相关信息的提供利用，同时也为现代化管理的实现奠定了坚实的基础。从工作内容上讲，要做好档案馆的基础工作，因为只有将基础工作做得越加地细致和全面，同时准备工作做得越充分，那么档案管理现代化的目标才越可能顺利地开展进行。

（三）全面地保管好各种内容、各种不同载体材料。在针对档案馆的相关信息进行管理的过程中，针对不同种类的信息所进行的档案管理，是最终实现档案管理现代化的核心内容。伴随着科学技术的全面进步和发展，针对档案的种类以及存储载体的不断更新，发展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有纸质档案外，另外还包含有照片、录像带、录音磁带以及磁盘等其他方面，这种情况的存在，就要求相关的档案管理人员必须要在此基础上研究出一套适合自己的管理方法，这样才能为最终实现档案管理现代化的发展趋势贡献力量。

（四）必须实现保管条件以及管理手段的现代化。在保证保管条件以及管理手段的现代化的方面主要应当做到以下四个方面。首先是要保证实现针对档案库房温湿度的自动控制，因为这是关系到未来能否实现现代化管理的一项重要内容。其次是要保证更新档案装具的现代化，这也同样决定之后是否可以顺利地实现档案管理现代化的一个十分重要的条件，再次是要全面保证实现档案载体在材料应用方面的小型化和缩微化，因为这关系到对于相关信息存储设备的移动和携带方面的便携性；最后是要求要广泛地应用电子计算机来针对相关的档案信息管理进行贮存和检索工作，这实现档案管理现代化的必要条件，同时也是大势所趋。

四、结束语

总之，在当前的时代背景下，实现档案信息管理的现代化不仅仅是档案馆生存发展的需要，同时更是契合时展的必要之举，所以这就要求相关的档案管理方面的工作人员在保证自身素质提高的同时，还要尽可能地实现相关管理手段的现代化，这样才能顺利、高效地实现档案管理现代化工作的全面实现。

参考文献：

[1]张磊.浅议档案管理工作的现代化[J].公用事业财会, 2008,02.

[2]金雷,毕鑫瑶.关于档案管理现代化的几点思考[J].松州, 2008,03 .

[3]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案, 2006,05 .

[4]王建萍.浅谈改进档案管理方式、拓宽档案管理思路[J].常州工程职业技术学院学报,2007,01.

[5]胡丽清,徐慎元.档案管理现状与改革研究[J].高校图书情报论坛, 2006,04 .

第2篇

关键词：计算机技术；档案管理；现代化

1 档案管理现代化的定义

档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。

2 档案管理现代化进程中的问题

2.1 档案标准化程度低

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

2.2 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

2.3 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

3 实现档案管理现代化的对策

3.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

3.2 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.3 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

3.4 强化管理意识，加大投入力度

首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

参考文献

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）.

第3篇

基于以上对当前档案管理中存在的问题及其成因分析，笔者认为可从以下几个方面着手应对：

（一）必须转变传统的档案管理观念，增强现代化意识

现代化档案管理必须要求有现代化的管理观念。档案管理的主要内容是要有现代化的管理思想。假如档案工作者不具备现代化思想意识，就会直接影响管理档案的现代化进度。没有现代化档案管理思想，即便是有先进的档案管理和保护设施，也不能被称作现代化的档案管理。在实现这种现代化管理的进程中，相关档案工作者一定要树立科学管理的思想观念，并建立起与时俱进的档案管理意识，彻底转变重管理轻利用和封闭保守等观念，将传统被动式服务的档案管理转变成主动式服务管理，由封闭式服务模式转化成开放式服务模式，更好的使档案工作适合社会主义现代化经济的发展。

（二）建设好硬件设施，具备现代化的技术和装备

在档案管理中，要充分运用现代科技，及时配备科技现代化所必须的计算机、光盘记录机和互联网等办公设备，开发新的档案管理软件，加快管理档案的现代化进程。这就要求政府增加财政支持的力度，相关档案部门也应大大提高工作水平，得到更多的财政支持；与此同时，相关档案部门应利用自身存有的档案资源，从各个方面挖掘潜力，开发出种类多样的档案信息来适应社会的需求，把档案的内在价值变成经济效益。

二、加大开发档案资源的力度

首先，要想迅速的获取档案信息，必须要凭借现代化科技手段。基于档案信息量的不断增加，再加上电子载体的大量涌现，档案工作必须应用计算机及多媒体技术，打破传统的纸质载体的信息储存方式，对档案信息进行文图声同时储存，实现现代化多层次、全方位的档案管理。要快速了解档案信息，就必须要选择统一标准的软件，软件要首先具备先进性，与此同时，还要符合我国的国情，使档案的管理达到现代化水平。其次，在档案的收集和管理中要介入电子文献。电子文献具有很多特性，比如信息共享、动态文件特征、载体稳定、不可识别性、依赖性、形式多样性等，再加上寿命短，体积小的特点，所以应尽快建立电子化信息管理系统，自其产生便对有关业务进行监督，从而来确保拥有持久性的信息。

三、结语