档案管理的基本要求范文

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第1篇

[关键词]档案管理、基本要求、解决对策

中图分类号：R661 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0356-01

一、档案管理存在的问题

1、当前不少单位没有建立综合档案室，各种门类载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重；历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭。

2、应当归档的文件材料没有及时收集归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。

二、培养档案管理意识

1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。

2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。

3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。

4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。

5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

三、如何做好档案管理工作

1、增强服务意识，提高服务水平。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。

2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传，使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看 ，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作 。

3、综合利用各种资源，实现档案现代化管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

4、加强教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

四、总结

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案，2016，（3）

[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学，2014

[3] 李淑艳.档案管理信息化探析[J].经济研究导刊，2014（18）.

第2篇

摘 要：档案收集整理是有效落实档案的关键所在，同时也得到了共识。由于收集管理工作在档案管理中扮演着重要的角色，倘若基础性工程没有做好，今后管理工作一定会存在不足之处。从这个立场来看，开展好档案收集管理工作势在必行，然而不可否认的是，相关部门没有对收集整理工作引起高度重视，致使诸多档案出现信息流失的情况。鉴于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案管理；收集整理；分析

相关部门可以采取诸多手段将档案收集管理质量加以提升，然而从当前的发展形势来看，加大宣传力度，增强相关人员的意识，倘若不存在意识，那么久无法付出行动。不仅仅如此，相关部门应当发挥出信息化技术的作用，并建立完善的管理系统，将责任制度落实到位，从而要求不同部门之间加以配合。

1 档案收集整理的意义

一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面：

第一，相关部门在开展档案收集整理工作的时候，一定要搜寻存在价值的信息。诸多信息的价值都是在前期整理工作中呈现出来的，依据这种信息来看，相关人员需要做好记录工作，为今后档案工作可以得到充分的利用提供重要的参考依据；第二，收集整理工作在档案工作中扮演着重要的角色，倘若没有收集整理工作，那么就不能形成档案，这样也会在某种程度上对档案的最终形成带来直接的影响。所以，相关人员应当对收集整理工作引起高度重视；第三，收集整理工作在档案管理中占有着重要的地位，由于档案管理最基本的管理方法是对档案进行收集管理，相关人员在对档案进行收集管理的时候，应当做好相应的分类、记录等，所以相关人员一定要做好自己的本职工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高档案收集整理水平的对策

2.1 树立档案收集整理意识

当前，仍然有诸多相关人员没有对档案收集整理的重要性引起必要的重视，从这些人口来讲，收集整理工作并不仅仅代表着档案管理的核心内容，由于没有投入很多的精力，这样在有些时期，档案收集整理制度不能发挥出充分的价值，如同摆设，这同样是档案收集整理质量往往不是主要因素。而正是由于档案收集整理工作不科学，致使存在价值的档案信息资源出现流失的情况，从而在某种程度上对档案管理事业带来不利影响。所以，相关部门应当加大对人员培养的力度，特别是相关人员一定要对收集整理知识做到熟练掌握，只有这样才可以促使档案收集整理工作达到规范化的效果。

2.2 完善档案收集整理体系、注重突出网络

不同部门之间需要依据本身的档案管理系统，并依据具体组织结构设置的具体状况开展好档案收集整理系统的建立，而在实际构建的时候，需要倾向于网络，在基于网络的时代下，促使档案收集整理工作面临着更严峻的挑战，而网络管理形式可以满足相关需要。确保档案收集整理系统不管是在哪一个环节都可以做到有人负责有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

2.4 积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

2.5 提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实F档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：管好档案工作的手段不只是一种，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作为基础性工作，档案资源仅仅需要前期的收集整理才可以进行归档工作，要不然就会出现零散的信息，建立不了完整的档案。档案管理工作简单的说是源于档案收集工作，档案收集管理质量会对相关机构带来直接的影响，这样就要求相关部门需要对档案收集管理工作引起必要的重视，从而推动档案事业的不断发展。

参考文献

[1]杨晓玲.从印章档案的特点解读印章档案收集难的问题[A].行与知――社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作[C].2012.

[2]张庆香.也谈档案收集[A].信息社会档案学理论与实践[C].2006.

[3]杜梅，赵丛.政策是收集工作的关键――国外档案收集政策解析[A].2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2013.

第3篇

【关键词】事业单位；档案管理；现代化；路径探讨

在现代信息社会的背景下，事业单位档案是社会公益事业的宝贵资源，发挥出事业单位档案的实用价值对促进社会事业发展有重要的意义。但是事业单位传统的档案管理方式还存在着问题，需要采用有效措施予以解决。本文在分析事业单位档案管理问题的基础上，探讨档案管理现代化的路径。

一、事业单位档案管理的主要问题

（一）缺乏科学的档案管理制度。当前事业单位档案管理存在的主要问题就是没能建立起适应现代档案管理工作需要的制度。这不仅影响档案使用效率，而且影响事业单位档案质量。首先，没能建立起符合现代信息化社会需要的档案管理模式，档案管理工作制作标准不规范、不统一，事业单位档案管理方式方法随意，浪费查询时间且工作成本较高。其次，档案管理在收集、保护、借阅方面缺乏严格的管理制度，制约了档案作用的发挥，没能为事业单位和公益事业的开展起到有效的助推作用。第三，档案管理制度执行的较为松散，制度执行普遍停留在表面，严重降低了档案管理工作的可靠性。（二）档案利用率相对较低。事业单位档案利用率相对较低，目前还没有实现事业单位档案的向社会免费开放，档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来，严重地浪费了档案资源。首先，事业单位档案的查阅程序较为烦琐，需要大量的申请和长时间等待才能查阅到相关档案，没能体现出信息传递的有效性和时效性。其次，档案检索工作较为落后，事业单位档案管理仍以纸制档案为主，没能体现出信息技术在档案查阅中的实际作用，缺乏科学现代化的信息检索工具，影响了事业单位档案的作用效率。第三，事业单位档案没能在经济社会发展建设中贡献力量，大量珍贵的社会信息被淹没在档案当中，事业单位没能有效地对档案信息进行开发利用。

二、档案管理现代化的基本要求

（一）无纸化管理。现代化的档案管理具有鲜明的时代特点，充分反映了现代信息技术的蓬勃发展趋势，要求档案管理工作与现代社会接轨，与现代信息传递方式接轨。首先，档案管理要求有效运用计算机技术，实现档案的多媒介形式保存，可以提供文字、图处、视频等多种形式的档案信息资源。其次，现代档案管理与保存更依赖互联网技术，纸制档案慢慢退出历史舞台，文字存储无纸化是档案管理的主要发展方向，力求发挥出无纸信息的快捷性优势。第三，把档案资源以链接形式融入互联网当中，形成虚拟化的档案管理，这将成为未来档案管理发展的主流趋势。（二）数字化管理。现代数字化的数据处理方式意味着信息质量的大幅提升。提高档案管理工作的质量同样需要引进数字化的概念。首先，要求档案管理借助标准化的管理方式对基础档案进行加工制作，使原始档案符合数字化传输的基本要求。其次，强调运用现代摄影技术把档案制作成可以高效传播的数码资料，微缩技术、数码技术、电子档案技术成为时代对档案管理的主流方式。第三，现代档案管理工作追求的数据压缩技术将最终取代传统的档案管理方式，同时有效避免了档案被蛀蚀等传统管理时代的问题。三、事业单位档案管理的现代路径（一）创新档案管理理念。事业单位受到技术、资源和经费等种种条件的制约，使事业单位档案管理现代化的步伐发展的较为缓慢。为了能够加快事业单位档案管理的现代化步伐，需要事业单位围绕实际情况制订科学的档案管理工作发展规划。首先，明确事业单位档案管理的近期与远期发展规划目标和工作步骤，在全面审视现实水平的基础上，制订出科学且符合实际的发展规划。其次，根据事业单位的实际情况，围绕档案管理工作法律法规，制订本单位的档案管理工作制度，在工作制度中要体现出现代化的管理方式方法。（二）使用现代化管理方法。实现事业单位档案管理工作的现代化目标，就必须长期坚持贯彻使用现代化的管理方法，力求日常管理操作上全面实现档案管理的现代化目标。首先，建立符合现代档案管理工作需要的事业单位档案管理工作操作标准，提升事业单位基础档案的制作质量，使事业单位档案更符合现代化的要求，为迎接信息时代的到来，做好基础性的准备工作。其次，利用信息技术手段全面提高事业单位档案管理服务工作的效率，同时加强档案管理的安全性、可靠性和真实性，加强电子档案的纠错能力，提高对事业单位档案的保护力度，为发挥事业档案单位作用做好准备。（三）提升档案服务工作水平。以开放促进服务水平的提高，以开放促进档案管理现代化工作的不断前进，只有实现事业单位档案向公众免费开放，才能加快事业单位档案管理的现代化步伐。首先，提出事业单位档案向社会开放的基本要求，在上级主管部门的主持下，加快推进事业单位的开放力度和开放水平，完善事业单位档案免费开放的具体措施。其次，普及提高事业单位信息化水平，全面提高事业单位档案电子化的应用，力求发挥出电子档案的优势，在配齐基础设备的基础上，由地方档案部门主持通用的基础性事业单位档案管理软件系统，不断促进事业单位档案管理信息化。

三、结束语

档案管理现代化是时代对事业单位提出的新要求，也是事业单位应对未来工作的重要使命。只有不断的改进档案管理的方法和手段，逐步引进先进的档案管理设备和人才，加强对档案管理操作办法的全面改革，才能发挥出基层事业单位档案的作用，使事业单位档案管理跟上时代步伐。

作者:周霞 单位:山东省泰安市供销培训中心

【参考文献】

第4篇

关键词 档案管理 新思路

中图分类号：D523.2 文献标识码：A

一、存在的问题

1、多数医院因为资金和人员配置的问题往往忽视医院档案的作用，通常缺乏明确的任务目标和具体的措施，档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高，而且因为各家医院档案隶属于不同的行政机关，所以相互之间联系很少，是各自为政的发展模式。

2、档案管理模式问题，馆藏资料和数据库“大不全，小不精”，既重复浪费又出现资源闲置。档案管理分散，不利于档案的完整和安全。各级医院在管理档案时没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

3、档案管理制度不健全，档案收集效率不高。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

4、档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高，档案用房狭小，不符合档案保管的标准，设备陈旧，技术落后，也制约了档案事业的发展。随着科技技术的发展，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。

5、人事管理体制和机制不完善，财力物力的匮乏。许多医院档案管理人员都面临这年龄偏大、专业不对口、学历参差不齐，只能进行一般工作。医院大部分的财力物力都被放在医院的医疗设备的更新、人才的培养和扩建病房等硬件建设上面。对档案管理这方面投资较少。

二、医院档案管理工作的基本要求及其工作的特点

（一）医院档案管理工作的基本要求。

1、医院档案管理的标准化要求。档案管理要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。制定各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施，还要通过法规手段来实现。

2、档案管理的基本原则。要达到完整性的要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样化，另一方面也要尽量保持医院档案间的历史联系。

3、医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运营中起决定作用。

4、医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，年代越久价值越大。尽可能延长档案的寿命，保护其安全性，避免医院档案中的机密泄露，是档案管理的基本任务之一。

5、现代医院档案管理工作要求现代化，要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理，使医院档案管理工作走向更高水平。

6、医院档案管理现代化已经成为了一种必然的发展趋势，各种现代化技术如计算机技术、复制技术、缩微技术、视听技术等应用在档案管理当中，可以大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案管理的水平。

（二）医院档案管理工作的特点。

1、医院档案管理过程可以分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。不同阶段档案的作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，方式也不同。档案具有凭证价值和过渡性，具有历史价值和科学文化价值。

2、医院档案管理工作直接关系到医院切身利益，它的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾。

3、医院档案管理活动对档案形成者的依附性。医院档案是在形成者活动过程所产生的，档案历来形成者所有与控制，价值和形成者有着密切的关系。

三、医院档案管理工作的新思路

（一）提高档案管理人员的素质，加强学习《档案法》，增强人们对档案管理的意识，提高依法归档的自觉性。

现代医院管理向科学化、现代化和标准化发展，对医院的档案工作实施全面的管理，在档案管理中起着领导、指导、决策、监督的作用。大力宣传档案工作，使得医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己的日常工作和生活的密切关系，更好的支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的行程。有些人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

（二）完善医院档案管理的体制建设和制度建设，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案管理的实际要求，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》来制定一系列的档案管理制度，统一管理，统一考核，促进医院发展。

（三）实现档案标准化是档案管理信息化的根本，档案管理现代化不仅仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。

加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质，加大投入，提高配备。通过专业培训、继续教育进修学习等提高业务和知识水平，深入临床一线调查研究，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。加大资金投入，引进现代化的技术和设备是必然条件。医院充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化和现代化。

（四）建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供更有利的依据，重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益。

档案管理的最终目标是使得档案得到充分利用，加强档案利用反馈信息的管理，实现医院信息的横向联系，实现资源共享，提高档案的利用率，充分发挥社会效益。

档案自古至今都在延续发展，从纸质到电子版，从理论到实践中，从工作手段到工作方法，从思想意识到管理模式，根据自身的发展特点，响应政府出台的各种优惠政策，用科学发展观的理论指导改革现行的管理体制，转换运行机制，根据自己情况联合档案管理体制，实现资源共享和个性化、多元化创新服务。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索只是经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的针对性的措施，这样有利于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院现代化的发展，实现档案管理的理论意义和应用价值。

（作者：河南省中医院第二附属医院审计室科员，主要研究方向：档案管理与审计）

参考文献：

[1]张新芳：《医院档案管理工作现状及对策》，《中国科技信息》2005年第21期。

第5篇

随着社会的发展和进步，电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理，成为档案管理领域的发展趋势。但我国档案管理机构和组织在实施电子档案管理过程中，经常会遇到这样那样的问题。本文首先对电子档案管理的基本要求展开分析，并总结了电子档案管理存在的几点问题，最后有针对性的提出电子档案管理的完善策略，为电子档案管理的进一步完善提供资料参考。

关键词：

电子档案管理；基本要求；完善策略

实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1电子档案管理的基本要求

1.1原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

1.4安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2电子档案管理存在的问题

2.1原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2真实性问题

在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。

2.3完整性问题

电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3电子档案管理的完善策略

3.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。

3.4规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。

作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心

参考文献

第6篇

促进文化水平的提升。档案管理的水平代表着我国的文化素质建设，档案的管理有多种方式，在政治、经济发展方面都有所涉及，并且也体现了我国优秀的文化。档案记载了我国悠久的历史文化，并且为档案的未来管理也提供了新的方向，并且档案中记载的文化也更加可靠。采用科学化的管理档案能够促进我国的文化水平建设，使得档案的价值得以彰显。

二、提升档案科学化管理水平的路径

（一）转变管理理念

想要采用科学化的管理手段，就需要改变传统的管理思想，充分的认识到传统管理的不足，了解科学化管理的重要性，从而树立起科学化档案管理的观念。只有管理理念转变，才能从根本上进行科学的档案管理。采用科学化的管理，首先需要进行一定的资金投入，进行档案室和管理设备的重建，并且开发使用软件设备管理。加大档案管理使用的设备和软件投入，实现档案管理的现代化建设，从而保证档案管理的高效性。积极的开发档案管理的信息化系统，实现档案的自动化管理，从而节约档案管理的时间。

（二）转变管理方式

传统的档案管理属于馆藏式管理，在管理中仅仅发挥了保存的作用，档案的保密性非常好，只有在人动时才会进行档案的转移，这种管理方式不使用于现代化的方案管理。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，实现档案资源的共享，提供用户的查询服务。档案的管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上有所见效，从而提升科学化档案管理的水平。政府要加大力度支持科学化管理模式的运用，在企业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分的发挥档案的存储空间。

（三）提升管理人员素质

提升科学化档案管理水平的重要任务之一，就是提升管理人员的素质。管理人员的素质直接决定了管理的效果。现代化的档案管理任务重，管理程序复杂，需要档案管理的人员具有优秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科学化管理的技术等，比如利用计算机来整理档案，对档案进行准确的分类和归档等。对于计算机的使用，管理人员也要熟练的掌握，比如软件的终端使用、数据库的录入、数据库的管理等，在进行档案管理时需要对管理人员进行素质培训，提升其管理能力，从而促进档案科学化管理的发展。

（四）健全科学化档案管理制度

每个单位的内部都要建立适合本单位的管理制度，不断的总结和完善制度，使得档案管理制度健全。采用责任化制度，符合科学化档案管理的基本要求。在管理中要明确管理人员的管理责任和任务，并且实行互相监督，多方面的进行档案管理。在建立制度时需要以国家法律、政府要求作为基本的规范指导，严格的执行管理制度，使得科学化的档案管理顺利发展。

三、结语

第7篇

关键词：基层医院 档案管理 问题 对策

一、基层医院档案管理存在的主要问题

（一）档案管理意识薄弱

现阶段，在基层医院发展的过程中，大部分领导的基层档案管理意识薄弱，不能够将档案管理纳入到医院发展规划之中，导致部分工作人员不重视档案管理环节，认为档案管理对医院的发展没有什么作用。此外，部分医务人员不能够熟悉和了解在档案管理材料中的一些具体要求，对档案的管理只是形式上的存在，并没有发挥实质上的作用。

（二）档案管理制度落后

现阶段，在基层医院发展的过程中，包括很多方面的管理制度，例如，医疗制度、护理制度以及财务制度等等，但是，大部分基层医院却没有设置档案管理制度。因此，在档案管理的过程中，医院没有明确档案管理的具体负责人员，进而无法实现档案管理的系统性，不能够将档案管理与医院发展的实际状况有机的结合在一起，这不利于加快基层医院的发展进程。

（三）档案管理人员的专业素养较差

伴随科学技术的快速发展，以及信息化时代的到来，在档案管理的过程中，医院对档案管理人员提出了更高的要求和标准，要求档案管理人员应不断提高自身的专业素养，以适应信息时展的要求。但是，现阶段，大部分档案管理人员的专业素养较差，部分档案管理人员是从其它部门调剂过来，因此，对档案管理缺少系统、理论化的管理，这已经无法适应信息时展的基本要求。

二、完善基层医院档案管理的对策

（一） 强化档案管理意识

目前，在基层医院发展的过程中，档案管理环节发挥重要作用，能够记录和承载单位的历史记录，是基层医院发展不可缺少的重要信息资源。因此，要想加快基层医院的发展进程，应强化基层医院领导基层对档案管理的重视，以使档案管理能够纳入到基层医院发展规划之中，并且还应大力宣传与档案法相关的基本条例，进而使基层医院领导充分认识到档案管理对医院发展的重要性，以使医院档案管理的进程不断加快。

（二）建立完善的档案管理制度

为了有效确保档案管理工作的顺利开展，要求基层医院应当建立健全档案管理制度，严格按照档案管理的具体要求，以及医院自身发展的实际状况，以使档案管理制度能够与医院发展的实际相结合，明确工作人员的具体职责，使医院的全体员工都能够加入到医院管理之中。此外，对于档案管理人员，医院应进行严格的考核，使考核与管理人员自身的利益融合在一起，从而调动管理人员工作的积极性，更好的投入到档案管理之中。

（三）提高档案管理人员的专业技能与专业素养

档案管理人员的专业技能与专业素养直接影响档案管理效率，因此，在基层医院档案管理的过程中，提高管理人员的专业技能与专业素养具有很重要的现实意义。这就要求医院应认识到提高档案管理人员专业素养的重要性，定期组织档案管理人员进行培训，培训方式可以由单一化转变为多样化，例如，可以通过专家讲座、座谈会议、交流会议等等，逐渐转变档案管理人员的认知水平。

此外，医院的领导阶层也应定期参加与档案管理相关的国际交流会议，吸收其先进的管理理念，引进专业素养较高的管理人员，为其提供良好的工作环境，使其能够更好的服务于医院的档案管理。

（四）明确档案管理人员的具体责任

目前，在基层医院档案管理的过程中，档案的交接环节至关重要，因此，医院的领导阶层应提高重视程度，将档案交接纳入到重要议程之中。因为在医院档案管理的过程中，涉及的内容比较多，并且部门分散、复杂，因此，档案具有很强的专业性和技术性，这就要求医院应建立全面、系统的档案交接制度，改进和完善档案材料的传递制度，实现档案的动态化管理，一旦发现任何问题，及时找到解决的对策。

（五）加强档案的开发效率

在基层医院档案管理的过程中，要求相关管理人员不应只是停留在整理、保管阶段，应始终坚持服务的基本理念，由以往的被动逐渐转向主动开发档案信息资源。

例如，档案管理人员应充分利用各种档案载体，使档案内容丰富、形式多样化，为基层医院开展文化建设提供有利的素材，以向工作人员弘扬医院文化，为医院的发展奠定良好的基础。

三、结语

综上所述，通过分析医院档案管理存在的主要问题，以及完善的基本对策，我们可以看出，在基层医院发展的过程中，档案管理环节至关重要，是基层医院得以生存和发展的基础，但是，由于受到多种因素的限制，在档案管理的过程中，仍旧存在诸多的缺陷，不利于加快基层医院的发展进程。因此，基于以上存在的问题，这就要求医院相关管理人员应充分认识到档案管理对医院发展的重要性，建立健全档案管理体制，提高档案管理人员的专业技能与专业素养，引进专业素养较高的档案管理人员，明确档案管理人员的具体职责，强化档案的开发效率，以使医院朝向更好、更快的方向发展。

参考文献：

[1]张红文，徐秀玲，刘丽丽等.浅谈基层医院如何实现档案管理的现代化[J].医学信息与管理，2011，（06）.

[2]李晓红，刘玉婷，张筱雨等.浅谈基层医院档案管理存在的主要问题以及完善的基本对策[J].人民教育出版社，2011，（08）.

第8篇

专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。专门档案是档案家族中的一大门类,它有专门的形成领域,比较稳定的文件名称、格式、各自独立的整理和管理方法，专门档案的形成规律不同于普通档案。

专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动。专门档案管理的一般规则,是以档案工作基本原则为指导,充分考虑专门档案的形成规律和特点以及专门档案信息用户的需要等方面的因素来设计的。我们社会的各个行业都有自己的“游戏规则 ”这个规则可以有效地约束和规范相关行为人从事某项工作活动的思想和行为,从而保证组织目标或系统目标的实现。

一 、前端控制规则

专门档案是一种现实性很强的专业管理工具。它是有关专业管理系统建设与运行的生命线。没有专门档案就没有这些管理系统。为了建立一个良好的现代化的专业信息系统，我们不仅要充分利用各种现代信息技术和正确的开发方法，同时还要注意做好专门档案的管理工作。

专门档案的前端控制规则，是一种有效解决专门档案质量问题，保证其工具意义的必要思想和行为准则。它要求做好以下几方面的工作：

第一,参与专门文件和记录的标准化、规范化管理。专门档案的管理主体必须积极参与有关专业系统开发前的论证和设计工作，帮助系统的设计与开发人员选择和制定符合专门档案管理要求的规范和标准。

第二，参与专门文件和记录的维护管理。专门档案的管理主体必须积极参与专门文件和记录的维护管理工作，监督有关人员做好专门文件和记录的修改工作，以便保证它们的质量和利用价值，防止给日后的专业性活动造成混乱和损失。

第三，参与专门文件和记录的跟踪管理活动。我们应当把专门档案的结果管理模式转变为过程管理模式，注意利用现代信息技术手段，监控专门文件和记录的形成过程、平时的存储保存和加工整序过程、鉴选归档过程。

第四，参与专门文件和记录的管理制度建设。一套专门文件和记录的管理制度是有效实施专门档案管理前端控制规则的必要保证，否则，前端控制活动就会流于形式。

二、连续性和整体性规则

专门档案的管理是一个以实现特定的目标而进行的连续性整体活动过程。从事专门档案管理必须要坚持连续性和整体性原则。

首先，根据本单位专门档案的管理目标设计连续性的整体工作方案。在专门档案的管理实践中，有关社会主体要根据自身的专门档案的具体管理目标，制定出相应的专门文档的管理方案，以便保证整个管理工作有序进行，并保证专门档案整体管理目标的实现。但是，我们也在实践中发现，一些单位的专门档案管理却选择了相反的工作步骤，即先派一些专门档案管理人员去学习有关单位的先进的管理经验，然后再照搬过来，开展本单位的专门档案管理方案的设计工作。诚然，学习其他单位的先进管理经验和管理方案是无可厚非的，但是学习者应当知道所学到的那些专门档案管理方案是有关单位根据自己的专门档案管理目标而设计的，而不是根据学习者所在的单位的管理目标设计的。

其次,根据本单位专门档案管理目标的变动情况修正专门档案的管理方案。专门档案管理的连续性和整体性规则就是要求专门档案的管理者根据管理目标的变化情况，及时对专门档案的管理方案作出相应的调整和变革。

三、 安全性和效益性规则

专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主体必须保证专门档案的实体安全,保证专门档案数据和信息的可存取性,保证专门档案内容的安全。保证专门档案的实体安全是安全性规则的最基本要求。专门档案的实体安全主要有两个方面的含义，一是专门档案的数量应当齐全完整，二是专门档案应当是一个由专门文件和记录构成的有机体系。保证专门档案数据和信息的可存取性，也是专门档案管理安全性规则的一项重要要求。如果专门档案的内容数据和信息无法正常存取，那么它的可据性和可靠性就无法保证，所以在专门档案的管理实践中，必须采取相应的措施，避免无法存取的“死文档”的出现，保证专门档案的内容安全，主要涉及两个方面的基本要求：一是保证需要控制使用的专门档案内容数据和信息不被非法查阅或访问，确保专门档案的内容不失密、不泄密：二是保证专门档案的内容不含有病毒。

专门档案管理的效益性规则要求专门档案的管理主体不要压制专门档案合理作用的发挥，不要使专门档案这种宝贵资源闲置，同时要使投入和效益成正比，否则将会造成这种管理活动的效益低下。如果专门档案的管理主体通过不适当的管理制度和管理方式，限制和阻碍了专门档案信息价值的实现，影响了其积极作用的发挥，那么就必然会造成专门档案管理效益的低下，甚至无效益而言，并最终使这项管理活动失去存在的基础和前提。

专门档案的管理必须讲求效益，档案工作者应当通过创造性的劳动和智慧，为专门档案价值的实现提供更为优质的服务条件。专门档案管理还要注意投入和效益之间的关系，一旦发现我们的某种管理理念、管理方式、管理方法和手段的经济投入(包括人、财、物等方面的投入)不能达到预期的良好的管理效益时，就应及时诊断，找出症结，并采取切实的政改措施。那种追求时髦、不问效果的管理理念和管理方式，必须得到及时纠正，否则就会给国家、集体造成更大的损失。

四、继承性和创新性规则

第9篇

关键词：农村合作医疗；档案管理

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2012）-12-0012-1

1 新农合现状

档案管理工作是新型农村合作医疗管理的基础工作，工作的好与差直接关系到新型农村合作医疗事业的健康发展。作为新型农村合作医疗档案管理人员如何根据新农合改革发展的新形势和新特点，做好档案管理工作等一系列基础工作是我们的首要任务。

据有关部门统计分，析2011年全国共有2637个县（市、区）开展了新农合工作。其中，东部地区有556个，中部地区有1039个，西部地区有1042个。2004～2011年，全国新农合参合人数由0.80亿人增加到8.32亿人，参合率由75.20%增加到97.48%。2011年，民政部门资助参加新农合的农村医疗救助对象人数4705.66万，占当年农村医疗救助对象总人数的92.05%，比2010年增加了约5个百分点。2011年，全国新农合当年筹资总额已达到2047.57亿元，其中，中央财政补助金额为771.97亿元，地方财政补助金额为955.79亿元，参合农民个人缴费301.62亿元。2011年，参合农民个人缴费中，由民政部门代缴的资金为13.42亿元。

新农合档案，是指各级新农合经办机构和定点医疗单位在开展新农合工作中形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的历史记录。上级要求新农合经办机构和定点医疗单位应将新农合档案工作纳入本单位档案综合管理体系，实行集中统一管理，确保新农合档案的齐全、完整、准确和安全，并积极提供利用，为新农合工作服务。

2 参保档案管理基本要求

（1）参保人员的个人信息，不能仅仅采用姓名作为参合的依据，这样做存在同音错名等各类情况，给部分参合人员就诊和报销带来很大麻烦，需要现在建立电子档案，进一步完善参合人员的信息，做到一人一账，实现了参合对象的参合信息与身份信息的全面对接。

（2）为统筹做好这项工作，身份核对要做到一个不漏、信息登记要做到一个不错，要采取上门登记、短信登记和个别身份信息调阅等多种形式收集参合人员的基本信息。所有参合对象对自己的门诊报销、住院补偿等信息了如指掌。

3 基金支付档案涉及的内容

（1）定点医疗机构、经办机构必须按照补偿范围、标准进行支付。

（2）经办机构应督促定点医疗机构实行患者就医实名制，患者就医诊疗记录、费用清单医生护士签字确认制。

（3）参合农民补偿信息，必须经过定点医疗机构初审、乡级经办机构首次复核、县级经办机构二次抽样复核三个环节，方可为定点医疗机构进行结算；对在县外就医的参合农民补偿信息，至少应在公示、入户复核后，方可给与补偿。

（4）县级经办机构应每月及时将审核、补偿业务开展情况、支出户基金使用情况报送财政部门。

4 新型农村合作医疗改革的基本要求

卫生部党组书记、国务院医改领导小组副组长张茅说：推进基本药物制度和基层医疗卫生机构综合改革是各地今年必须完成的硬任务。各地要根据地方实际，开展适合本地基层医疗卫生机构实际情况和基本药物实施条件的综合改革工作。他还要求有关地区创新思维，勇于探索适宜的改革路径方法等；采取针对性的策略和措施，加快建立基本药物规范采购机制，切实落实补偿政策，推行人事制度和收入分配制度改革，建立基层医疗卫生机构考核和激励机制，加强基层医疗卫生机构人才培养力度。卫生部、财政部、人力资源和社会保障部要求要根据工作数量、质量和服务对象满意度、居民健康状况改善等指标，对基层医疗卫生机构及医务人员进行综合量化考核，考核结果与基层医疗卫生机构补助和医务人员收入水平挂钩。

5 切实加强管理和督查，促进合作医疗工作规范运行

（1）规范全新型农村合作医疗的管理，管好用好农民的保命钱，建立新型农村合作医疗管理组织，设立办事机构，落实专职管理人员和专项工作经费，并统一规范了合作医疗相关规章制度和各类表格，明确从参保农民医药费票据的收集、登记、审核、测算、审批到补偿各个环节具体工作要求。按照新型合作医疗保险的要求，不断完善各项管理制度，重新修订或补充规定新型农村合作医疗制度实施细则或管理办法，提高合作医疗保险的抗风险能力和管理水平。

（2）加强新型农村合作医疗定点医疗机构档案管理。定点医疗机构评审档案、签订协议等等，对于少数定点服务机构不规范的服务行为，限期整改，整改不达标的取消定点资格的档案都要妥善保管。

第10篇

关键词：人事档案管理；信息化建设；思路分析；具体对策

信息时代已经到来，随着信息化的发展，市场的竞争也变得越来越激烈，各个领域要想在激烈的竞争中得到稳定的发展，就要从自身的角度出发，人事档案管理的信息化就是各个企事业单位应该考虑的重点，而且人事档案的管理水平也会影响企业的稳定运行。信息时代已经到来，将信息技术融入到人事档案的管理中，这样就可以减少人事档案的工作量，也可以最大限度的保证人事档案管理工作能够顺利的开展，因此一定要重视人事档案管理的信息化建设。

1 新时期人事档案管理还存在的问题

1.1 人事档案管理信息化制度不完善

在大多数的单位中，人事档案管理信息化主要是有专门的档案管理部门负责的，尽管有些单位已经制定了相关的制度，但是从人事档案管理信息化的方法和手段上来看却并不明确，并没有针对人事档案管理信息化制定相关的制度，或许者制定的制度并不完善，在这样的情况下，相关的管理人员在人事档案管理信息化的过程中就会变得随意，在没有制度的规范下，人事档案管理的信息化就会变得比较混乱。而且有很多的单位也没有向着具体化、实际化的方向进行人事档案管理信息化制度的制定，有些职能部门在人事档案的收集上也存在着不规范的行为，这样也就导致了原本应该被纳入到人事档案信息管理中的资料和信息度没有得到有效的保存，这样在人事档案进行变动的时候，就会出现工作移交不清楚或者是档案资料丢失的现象。初次之外，档案目录的标准不统一，在这样的情况下，各个管理部门就会根据自己的习惯和理解来进行人事档案的录入工作，但是各个部门在管理的方法上并没有统一，也就导致了人事档案管理信息化建设存在着很大的难度，尤其是在查找的过程中，是极为困难的。

1.2 制度的落实不到位

我国各个企事业单位在不断的改革，在新的时期，各个单位都必须要具备完善的机构，而且各个单位在落实的过程中，必须要不断的对考核目标和规章制度进行完善，这是新时期对企事业单位人事档案管理信息化的基本要求。但是在这些制度在具体执行的过程中并没有取得相应的效果。各项信息化设置都已经达到了相关的标准，但是在执行的过程中，却没有达到相应的标准，在实际的经营活动中也没有充分的发挥着人事档案管理的基本作用。各个部门也没有在沟通上达到一致，在处理基本的业务的时候，还要处理一些公共服务，也为人事档案管理的信息化带来了极大的难度。

1.3 档案管理人员的基本素质^低

人事档案的管理人员在档案信息化的过程中扮演着重要的角色，但是在人事管理的形势下，也缺乏相应的信息化管理人才，这样也就给人事档案管理信息化建设带来了安全性问题，从档案管理人员的角度来看，也无法得到信息化人员的基本要求，无法掌握相应的信息技术，在这样的工作状态下，信息的管理就会亮比较混乱，有些从业人员就会出现故意行为和操作失误的现象，而且档案管理的真实性也会出现比较严重的问题，风险性也极大。

2 新时期人事档案管理信息化建设的方法

2.1 提高管理队伍信息化的意识与制度建设

人事档案信息化建设工作的顺利进行，必须要从根本上提升人事档案管理人员的基本素质，作为企事业单位一定要强化员工的信息化管理意识，加大信息化的宣传力度，还要提升员工对于档案信息化的意识，还要积极的对资料进行整理和收集。从制度上来看，要想最大限度的保证人事档案管理的信息化，相关的法律法规必须要完善，这也是最大限度的保证人事档案管理信息化的基础，法律有着约束性的作用，可以保证员工和企业的根本权益不受损害。但是在制定制度的过程中，必须要从公司的实际情况出发，提升了人事档案管理的信息化意识，要建立相应的管理机制，作为企业必须要不断提升人事档案管理的信息化建设，做好信息化人才的储备工作。

2.2 加强基础设施建设

近几年来，很多企事业单位开始走上信息化人事档案的建设进程中，为实现人事档案信息化建设，首先就是要加强人事档案信息化建设的基础。一方面，要强化档案库房的档案保存环境，为电子档案的保存与信息化的设备提供环境基础。针对新建的档案库房制定新的标准，加大其信息化的设备建设，针对已有的建房应着重其改造。对纸质档案的库房管理应保证温度和湿度以及防尘因素，为人事档案的保存提供良好的环境。对于信息化的档案，应加强对信息化设备运营要求的环境建设，对网络中心机房、服务器、电子档案库房等基础设施进行完善。包括一些基本的防静电设施、防磁等基本设施，更要完善防信息泄露以及保密技术等。而对已建成的库房和已有的纸质档案，一定要分区进行保存，做好功能型结构的改造，并逐步完善相应设施。其次，对于档案信息化建设来说，网络环境是非常关键的条件，很多企事业单位在这一方面做得还不够好，网络布线凌乱、设备共享度低、安全隐患多等现象非常普遍。所以，我们必须采取一定的科学措施进行改善。

2.3 对单一档案管理方式进行改革

档案管理工作发展至今，由单一的档案管理方式发展为多类型的综合档案。随着企事业单位的改革不断深入，传统的企事业单位人事档案管理方式已经不能满足每天极速增加的人事档案数量。事实上，人事档案管理向信息化、网络化发展是未来的必然发展趋势，也必然是实现人事档案现代化的方向。所以，在实际的人事档案信息化建设工作中，应将现代化信息技术充分运用起来，切实从计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作，实现档案工作的现代化发展。同时，通过建立人事档案管理机制和责任机制、以及信息化建设机制，从多个方面共同规范企业的人事档案管理，促进信息化档案管理的建设。除此之外，还应加大对企事业单位人事档案管理的现代化信息技术的投入，并加快现代化管理进程的发展，以充分发挥人事档案的实际作用。

3 结论

总的来说，对于企事业单位的人事档案信息化建设，应充分结合企事业单位的实际情况，通过制定相关信息化建设的标准与相关制度规范信息化人事档案建设，加强信息化人事档案建设的基础设施建设，同时，提高相关人员的意识和档案管理工作人员的综合素质水平，以推进企事业单位人事档案信息化建设的进程。

参考文献

[1]朱庆华.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，

2014，23：79.

第11篇

关键词：信息网络环境 档案管理 特点与途径

所谓的档案信息化就是指在国家档案行政管理部门的规划管理指导下，将现代信息技术、网络技术等应用到档案管理实践活动中去，实现对档案信息资源的处理、管理以及开发和利用等服务项目的过程，它是一个由以档案实体保管向档案实体数字信息化服务模式的转变，是信息网络技术与传统档案管理模式的融合，符合当前我国档案信息化建设的根本目标。现阶段，我国档案信息化建设是以国家档案行政管理部门规划组织为基础，通过对现代信息网络技术的应用，推动档案信息上网的进程，实现档案信息资源最优化利用。

一、述当前在信息网络环境下档案管理的特点

（一）网络档案管理过程中注重双向收集、利用和交流

网络档案管理模式在实际的应用过程中具有一定的优势，其主要表现在以下几个方面。首先用户在使用过程中可以对查询材料的完整性进行识别，一旦发现档案材料缺失或者存在问题，用户会主动向相关的档案管理部分进行上报，而档案材料形成部分部门也会及时的完善材料，以满足客户的需要。其次档案工作人员也可以利用网络技术来了解和掌握用户在使用过程中的需求，进而结合用户的需求来不断完善档案材料内容，同时档案工作人员也可以通过对用户意见的分析来制定针对性档案信息管理措施。

（二）网络档案管理对立卷部门和用户在使用档案信息资源过程中的协作性要求较高

在网络档案管理以及资源利用过程中，各个相关部门地理位置比较分散，但是网络技术的应用却又将这些部门紧紧的联系在一起，实现了“面对面”交流和办公，形成了一个网络化的统一整体。基于此，各立卷部门在进行信息采集、录入和维护的过程中，应当加强与相关档案管理部门和用户等之间的合作和交流。

（三）网络档案管理可以为公众提供及时的信息查询服务

所有档案管理工作的最终目的就是实现利用价值，尤其是在社会经济快速发展的今天，人们对信息的要求越来越高，社会对信息的需求量也在不断的提升，这就要求网络档案管理部门应当与档案信息用户之间形成良好合作的关系，满足其对档案信息的要求。传统档案管理模式在实际应用中存在着一定的缺陷，例如在次年6月以前，文书档案归档工作才能完成，从这可以看出整个档案整理、立卷以及移交的时间周期比较长，且立卷部门的工作量也比较大，而在这期间将无法为用户提供更加快捷和方便的档案查阅服务，从而影响了档案信息有效的利用。网络档案管理则不同，它可以实现信息利用和档案整理工作同步进行的目标，例如用户在进行档案查阅时，在检索入口输入要查询的档案信息关键词，网络系统就是将有关的全部信息显示出来。

二、探究在信息网络环境下档案管理的途径

（一）建立数字档案馆

数字档案馆以现代化信息技术应用为依托，通过数字化手段的应用，实现数字档案信息的收集和管理，为超大规模、分布式档案信息资源数字系统的建立提供了基础。在数字档案馆建立之前，研究人员对电子档案馆、数字化档案馆以及无墙档案馆等进行了分析和研究，以寻求档案信息化的发展方向。其中电子档案馆是以电子媒介承载档案信息为基础，它更为注重单个档案馆对档案信息资源的服务；而无墙档案馆则是通过电子网络远程检索功能，实现对多个档案馆数字化馆藏的信息检索，它在使用过程中更加注重档案信息的广泛性，同时网络传输功能在其应用中也具有十分重要的作用。数字化档案馆与两者都存在着一定的差异，其更加注重馆藏的数字化，它在收集档案信息的过程中，一方面可以是经数字化处理过的传统档案信息，另一方面也可以是通过计算机系统处理后形成的档案，这些也是数字档案馆建设的必要条件。作为一种科技含量高的数字档案系统―数字档案馆是当前档案信息组织的基本模式，通过模拟整个技术的应用，实现了馆藏档案数字化的基本目标。另外在接受档案文件数据的过程中，可以实现文化流转的自动化管理；利用大数据库管理技术，实现了不同档案馆数字化馆藏的网络连接。

（二）创建网络环境

以服务对象和范围为参考，可以将档案网络化技术建设分为两个层次，即内网和公众网。而在信息化档案建设过程中应当将两种层次的网络进行物理隔离，保障其应用过程中的相对独立性。首先，所谓的内网就是指以支持内部服务的馆内网，它的主要工作内容有以下几点。第一，对采集档案信息、系统处理完成的档案信息等进行进一步的组织和存储；第二，直接想内网用户有关信息，并未其提供相关的服务，如检索、演示等；第三，为内部日常办公提供支持；第四，为政府网和公共网提供一定的档案信息资源；第五，对网络、数据信息以及用户等进行有效的管理。其次，所谓的外网就是指以服务大众为基础的公众网，其工作内容主要包括档案信息的采集、向互联网用户提供服务以及对网络、数据等进行维护和管理。

三、结语

综上所述，在我国信息技术快速发展的今天，如何在档案管理领域中加以利用是当下档案管理研究过程中应当思考的问题，而这也符合当下我国信息化建设的基本要求，以档案网络建设为依托，实现档案信息资源工程建设，为档案信息资源最佳化利用目标的实现打下了坚实的基础，同时也在一定程度上推动了我国的档案资源数字化发展和进步。

参考文献：

[1]王萍.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.

[2]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰――迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2000，（01）

[3]家真.电子文件管理理论与实践[M].北京：科学出版社，2007.

第12篇

摘要：档案管理是指国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录资料。医院档案管理工作主要有两方面的内容:首先是对医院档案资源的实体管理;其次是对医院档案的信息化管理。本文通过对医院档案管理工作基本要求、特点、工作内容等方面的综合叙述，最后提出医院档案管理工作的发展新思路，供业界同仁参考。

关键词:医院；档案管理；综述；发展思路Abstract：file management refers to the state organs, social organizations and individuals to form in the social activities in the original data, text, image, sound, save for future reference and other forms of. The hospital archives management mainly has two aspects: first is the entity management of hospital archives resources; second is the information management of hospital archives. Based on the management of hospital archives basic requirements, characteristics, work content comprehensive narrative aspect, finally put forward new ideas for the development of hospital archives management, for the industry reference.

Key words：hospital; File management; Review; The development ideas

中图分类号:R276文献标识码:A文章编号:1004-4949(2013)05-0150-03 医院档案管理工作是集医疗、教学、科研、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录资料的管理。它们既是医院宝贵的精神物质财富, 也是医生进行诊疗工作的可靠依据和参考资料。

1对于医院档案管理工作的基本要求

1.1医院档案的整体管理

医院档案管理的基本原则就是要保证档案的完整。保证档案集中保存、不致遗漏，前后关联的档案也要归类整理。

1.2医院档案的安全管理

保证医院档案不因为年代久远而损坏，延长医院档案的使用、保管寿命，避免因管理不善而泄露机密。

1.3医院档案的科学化管理

医院档案管理应遵循科学的理论和方法进行工作指导，建立系统的体系管理来促使医院档案管理工作逐步提高水平。

1.4医院档案的规范化管理

医院应通过制定相关各项管理技术和业务标准，来促进医院档案管理的规划统一，标准统一，资源共享统一。建立档案管理系统内部、系统之间的标准化，是实现医院档案管理工作向规范化、网络资源共享化的前提和基础。

1.5医院档案的经济性质管理

在医院的档案管理工作中，也要考虑到相关的经费对工作的影响作用。这就要求我们在工作中尽可能的做到低成本高效率，用尽可能少的投资达到效益最大化。

1.6医院档案的现代化管理

随着网络的普及应用，电算化技术、复制粘贴技术、可视技术等各种现代化技术越来越多的应用于现代化的医院档案管理之中。在提高医院档案管理工作效率的同时，也大大提高了档案管理的水平。

2对于医院档案管理工作的特点分析

医院档案管理工作与其它管理工作一样，是一种综合系统的信息控制，主要有以下四个方面的表现:

2.1医院档案管理的相对封闭性

医院档案从形成之日起，对于社会公众有一段时间的封闭期，这种封闭期有其形成的各种因素，也造成了档案管理和档案使用之间的矛盾。

2.2医院档案管理的阶段性

医院档案管理工作的阶段性可以分为档案的档案室管理和档案馆管理两个阶段。不同阶段的档案具有不同的服务对象、服务价值和服务作用、服务方式。档案处于档案室保管阶段时，主要是供档案的形成单位使用，需要经常性的调阅使用，具有过渡的属性；在档案馆的阶段时，档案的属性转变为具有研究价值，不仅仅为档案的形成单位服务，还要对整个系统形成资源共享。

2.3医院档案管理的依附性

医院的档案是由其形成者根据相关的数据，综合实际情况产生的。既包含客观实际，也包含了形成者的主观观点。因此医院的档案牢牢的依附于形成者的思想和价值观。

3医院档案管理工作的内容

3.1医院档案管理工作的负责部门

院级文件档案的管理工作由医院办公室负责。并负责监督检查下属各科室的档案管理情况。部门科室的档案管理由各个科室指派专人负责管理科室普通档案的借阅由本部门领导审批，院级档案的借阅由院长审批。由总经理（院长）负责审批机密文件的借阅、档案的复制及销毁工作。

3.2档案收集、归档

院办统一归档以医院名义收发的公文，涉及到部门的，由相关部门归档复印件。各部门的档案整理归档由部门档案管理员统一进行。涉及到几个部门科室的档案，由主要负责的部门收集整理，最终由院办归档。本部门负责收集归档本部门的会议纪要等文件。院办负责收集整理院级的会议纪要等文件档案。医院工作人员以单位名义的学习、考察调研、上级单位的业务学习等，需要归档档案的，由院办负责。

3.3档案立卷

统一存放于档案柜的档案，应由管理员分别根据类型进行立卷。档案立卷应明确条目，便于查找。案卷明细分类名称用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

归档的档案按年度立卷，立卷时核对归档档案的完整性、准确度。

归档档案应符合国家档案管理制度的要求，目录清楚、字迹工整。

3.4档案目录编制

档案文件的编号应遵循国家关于档案管理的统一规定编制目录。管理人员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》。

归档档案必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，以便查阅。《档案目录》内容包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

3.5档案保管权限、期限与类型

财务部保存涉及财务的档案，严格执行国家标准；人事部保存涉及人事的档案；总经理（院长）负责保存医院证、章、信；院办负责永久保存政府职能部门授予的各种许可证书、资格等级证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件。档案的保管期限一般为 3 年至到5 年。保密档案于失效当日即刻销毁。

第13篇

关键词：档案资源；信息化；数字化；管理制度

中图分类号：G271文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0014(C)-0305-02

一、档案信息化是指在档案管理活动中以数字化建设为核心，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发，管理和提供服务的过程，也即档案管理模式从面向档案实体保管向重点以档案数字化为社会提供服务转变

积极推进档案信息化管理，具有重要的现实意义。第一是为档案管理者提供了便利，建立档案信息化系统后，电脑代替人脑，有效地实现对档案信息资源统一有序的管理。第二是为档案利用者拓宽了空间。通过实现档案信息化，资源利用途径大大拓宽，人们不必亲临档案馆，只需通过身份认证，在网络上就能查到档案信息资料，方便了使用者。第三是提高了、社会档案意识。档案信息化能够档案的社会开放与利用程度，强化社会服务功能，从而使人们体验信息化的便利和社会档案的重要性，扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。

二、档案资源信息化建设的基本要求

（一）明确档案资源信息化建设的规划。档案资源的信息化建设，就是要利用计算机网络和数据库这个信息技术手段实现管藏各类档案的数字化，将网络化办公条件下的电子文档管理网络一体化。这就是通过办公网络，逐渐完成各种档案资源的数字化转换，并使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作。档案管理部门的信息管理人员应有权监督归档部门对电子的鉴定和归档情况，以杜绝有档不归、归档不全或者不及时不规范现象。

（二）提高档案资源数字化的技术要求。档案管理的基本特征就是求其保真、保密和保养三者的统一。这些基本要求并不能随着信息化的到来而丢弃，因此，档案信息化的技术水平也应当具有较高的要求。

首先，档案的数字化处理必须做到不可变更，即“固定化“。如纸质档案尽可能采用图片扫描，做到对页面内容的保真。录音录像的数字化必须保持原样永久存储。电子文档要做到草稿、修改稿、发文纸、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间、并做到整套归档的电子文件不可改变。

其次，档案资源数据库的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件，这就是档案管理的保密问题，其涉及三方面内容；一是存储安全，数字化档案的存储该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相连接，同时使用光盘库定期刻录备份，最好有第二个异地报管的备份；二是利用安全，数字化档案完全可以通过网络提供查询和利用，为了确保安全必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施；三是身份安全，通过登陆身份证安全认证、动态口令等方式，加强档案利用的保密工作。

（三）完善档案资源信息化的管理制度规范。档案信息的技术支撑必须满足信息维护的需要，在文档一体化方面要实现对档案数据库的自动维护，这就要求有较为健全完善的信息化管理制度为工作规范的共同标准。

首先，在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行的业务指导，执法监督都要变为日常的、全过程的指导监督，真正实现电子文件的归档的流水式作业。其次，在档案资源利用信息化、网络化条件下，档案信息查询利用更应当做到“开放”与“保收”的统一，即要做到主动服务，又要做到安全管理。为此，必须制定网络查询、利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。再次，档案的凭证作用是档案价值的根本所在，其法律效率显得十分重要，传统的法律凭证必须是各类档案的实物原件。《实施纲要》提出，要加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。

三、档案信息化管理过程中应注意的问题

（一）系统问题。在网络经济的今天，大多数单位局域网已建成。然而，单位的各部门之间管理软件数据接口困难，档案信息难于共享，造成了许多同一类档案信息不在同部门之间都开展了统计管理工作，重复劳动现象严重，，结果事倍功半，浪费了大量的人力、物力资源。一个单位的档案信息管理系统进行自行开发建设或购买时，应遵循以下两个基本原则。1、实用性与先进性。在系统建设中要正确处理技术的实用性与先进性之间的关系，采用的系统既要易于实施、易于操作，又易于管理和维护，既不盲目追求先进的技术，又要讲技术定位在一个较高的层次上，避免在短时间内实施系统的技术与设备被淘汰，造成重复建设与浪费。因此，在系统的选择上应坚持的原则是以最小成本获得最先进、最实用的系统。2、开放性与标准型。在总体设计中，应采用开放式系统结构，使网络易于扩充，使相对独立的分系统易于组合调整。网络选用的通信协议和设备要符合国际标准，，使网络的硬件环境、软件环境、操作平台之间的相互依赖减至最小，同时，要保证网络的互联性与兼容性，为档案信息资源在网络上的流通创造条件。

（二）信息资源问题。实现档案信息化，还存在一个很重要的问题，那就是档案馆所存在的信息资源还不丰富。要解决这个问题，一是从丰富馆藏入手，结合行业实际，开展名、特、优档案的收集，广揽社会信息，调整馆藏结构；要把电子档案、视频档案、音频档案、科技档案等接收进馆，增加档案门类。二是在进行数字化的时候，要对档案信息进行整合，也就是围绕特定的主题，把分散形成的档案进行信息资源集中，以集中反映某一实践领域或对象的基本情况，只有把这些经过二次加工的信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源、提高信息资源质量、提高档案信息资源的利用率，发挥档案馆档案信息资源、优势、实现档案信息化目的。

（三）档案信息管理人员的素质问题。档案信息化管理人才是实现档案信息化的主导力量，现有的各级各类档案管理机构中的档案工作者大部分是档案专业人员，而这些专业人员缺乏信息社会应用的信息素质，不适应高速发展的计算机网络工作环境。严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术、又精通档案业务的复合型人才，这些很不适应档案信息化建设和发展的需要。实现档案管理现代化，人才是关键，队伍建设刻不容缓。

首先，档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式教育等全面更新。第二，对在职人员进行各种形式的再教育，以适应教育发展的需要。第三，单一的人员结构已不能满足档案管理现代化的需要，应注意引进多方面的专业人才，充实档案人员队伍，建立复合型多层次的专业技术队伍，以适应档案管理现代化的需要，适应信息时代的挑战。

第14篇

一、SOA架构概述

（一）SOA的基本概念

“SOA”是“Service Oriented Architecture”的缩写，中文意为“面向服务的体系架构”。它是一个组件模型，“SOA”主要是一种涵盖架构风格、编程模型等一套新的分布式软件系统构造方法理论，主要包括这几个过程：从建模到开发，然后整合再部署，最后运行、管理。它将不同的服务通过接口联系起来，使得服务可以使用通用的方式进行管理。建立在以SOA基础上的信息系统，可以自行研发组织，具有良好的维护性、可用性和可扩展性。

（二）运用企业服务总线的方法（ESB）

支撑SOA的关键是其消息传递架构――企业服务总线（ESB）。ESB采用“总线”模式来管理和简化各服务应用之间的集成拓扑结构，在网络中起到一个连接的作用，以接受的开放准则作为支撑点，然后使得事件以及消息等动态之间能够相互关联和通畅，是一种在服务和应用之间标准的集成方式。ESB作为最基本的连接中枢，使得网络之间的连接能够更好的进行，是构筑企业神经系统最为根本的要素。ESB架构主要使得异地应用之间的消息能够发送和接收，除此之外，还能够通过ESB发送和接收消息。

二、在SOA的基础上建立高校人事档案管理系统

（一）建立高校人事档案管理系统的基本要求

高校人事档案管理涵盖了各个不同的部门和方面，建立高校人事档案管理系统的基本要求就在于能够使现有的各类管理系统能够完好的保存，以及让系统之间有所差异，这样能够让用户更好的查看个人信息。新的系统还应具有安全性和可靠性，能够很好地维护用户的信息安全。除此之外，新的高校人事档案管理系统还应最大程度的适应各个板块，使得各个板块之间能够自由的传输，能够屏蔽系统之间的差异性，

（二）高校人事档案管理系统体系结构

SOA系统能够很好的满足高校人事档案管理系统的基本要求，它能够将高校人事档案管理系统中的数据很好的连接起来，建立起一个完整的SOA高校人事档案管理系统的构架。主要可以分为几个方面，第一就是基础应用方面，组成各

个部分的主要是人事档案管理系统，主要包括教学、科研、工资、学生、图书、资产、办公、人事等各个方面，例如人事管理系统主要包括的是教师的基本信息，教务管理系统主要包括考试的工作以及科研两个方面，等等这些都是教师的基本信息，人事档案管理的最基本的就在于人事档案的数据与其他部门的数据共享。第二就是接口方面，主要的作用就是将上述的基础应用方面的应用程序以及共享数据等通过协议封装、接口为服务，将这些作为企业服务的总接口。第三就是企业总线方面，主要对日志、业务、安全、公用等方面的服务来进行管理，除此之外，还应增强业务方面的柔性，使得面向服务中的高校人事档案管理系统更加完善，第四就是流程方面，是各个部分的组件组成的，主要的工作任务就是负责服务的构建以及编排。第五就是表示层面，就是将高校人事档案管理系统的需要发送给客户，用户便可以通过这个快速查阅以及接受这些消息。最后就是接入的过程，可以通过多种电子产品，例如电脑、手机等等接入这个程序，这个也为当前的很多用户提供了一个接口，为以后的扩展奠定了一个良好的基础。

三、在SOA的基础上高校人事档案管理系统设计

系统在设计时要考虑到众多方面，例如安全性、可靠性、分散性等特点，在这种状况下，可以采用J2EE的方式。J2EE是一种全新的和不同于传统应用开发的技术架构，包括各类组件、服务架构和技术层次，最主要的作用就是通过各种共同的标准及规格，使得应用系统的开发与部署能够相互兼容，更加简化、规范化，提升了应用系统的可移植性、可靠性。J2EE核心就是能够让技术更规范化，让各个不同平台之间在J2EE的依靠下，能够具有包容性，使得原来企业后端使用的信息产品彼此之间无法兼容的问题能够得到很好地解决以及企业内部或外部不能相互贯通的困境也能得到更好的解决，J2EE组件和传统的Java类的存在很大的差异性：是被装配在一个J2EE应用中，使其能够有固定的格式并且要遵守J2EE规范，由J2EE服务器对其进行管理。J2EE本质上是一个分布式的服务器应用程序设计环境，J2EE结构以及J2EE程序的编写十分简单。它能够提供良好的机制，去组建灵活的、安全的、易维护的商务系统，因为业务逻辑被封装成可复用的组件，并且J2EE服务器以容器即一个实体的形式为所有的组件类型提供后台相关服务。J2EE体系结构提供中间层集成框架，在一个统一的开发平台之下，并将应用程序运行环境与操作系统隔离，支持打包和部署应用，添加目录支持，使得安全性和性能都能够得到提高。通过J2EE这个平台，可以更加完善在SOA的基础上高校人事档案管理系统设计。

第15篇

随着现阶段科技的发展和时代的进步，各个行业均已经开始采用信息化管理模式，档案管理工作也不例外。档案管理信息化具体是指在进行档案管理过程中，应用相应的信息化技术对档案资源进行合理的开发、利用、采集等等，最终实现档案资源的社会共享。但是追究现阶段档案管理的现状，却呈现出来管理现状不适应档案事业发展的特征，具体表现为档案业务的重心不合理。本文将系统分析现阶段档案信息化制约的因素，并针对这些制约因素提供具体应采纳的应对措施，具有一定的现实意义。

一、简析档案管理信息化的制约因素

现阶段档案管理信息化的制约因素主要表现在三个方面，其中最根本的问题是现阶段档案信息化管理的基础工作不牢靠，最核心的问题是档案管理工作的保密性极差，最亟待解决的问题是档案管理工作的工作人员素质普遍较低。事实上，制约档案管理信息化的因素有很多，但这三个因素为最需要解决的因素，只有从根本、核心和眼前的现状着手，才能够保证档案信息化管理的科学合理。

档案管理的信息化管理基础工作不牢靠方面，主要表现在硬件和软件两个方面。硬件方面存在的最主要问题为档案管理信息化的工具不健全，档案管理信息化原则上需要的工具有很多，包括光盘、打印机、扫描仪、相机、磁盘等等，这些硬件设施只有齐全了才能够保障档案管理工作的全面落实，保障工作时间和工作效率。由于资金的有限和档案管理信息化的配置有限，现阶段档案管理信息化的硬件设施一般都比较匮乏。软件方面存在的最主要问题为档案管理的各个操作环节没有一个标准化的流程管理，这样的要求不统一会使得工作效率差，增大工作强度，延缓工作进程。

档案管理的信息保密安全性差是现阶段档案信息化管理存在的最核心问题，具体表现为信息共享的保密性与共享性不能兼容。档案信息的共享是档案信息建设的基本要求之一，但是在共享的过程中，应用网络技术会使得病毒、黑客、木马入侵到档案内部，这样一来很容易出现信息外漏的现象。而由于信息化管理下的档案载体与下载的信息并不是一体的，这样档案信息即使丢失，管理人员方面也极难发现，因此对于档案信息的信息丢失问题，也无从进行补救工作的开展。

档案信息化管理人员素质低方面，主要表现在管理人员的能力不足。合格的档案信息化管理工作者要求具备的理论知识和专业技能有很多，理论知识方面要求其掌握计算机方面的相应技能，技能方面要求对档案信息进行加工和转化，但是这样的专业人才往往不满于档案信息化管理给与的待遇，难以被聘用，这就导致了现阶段我国档案信息化管理人才的缺乏。

二、实现档案信息化管理的有效对策

上文中笔者已经详细概述了现阶段我国档案信息化管理存在的一些制约因素，本部分针对这些制约性因素，笔者提供具的解决措施以实现我国档案的真正意义上的信息化管理。

针对档案信息化管理中存在的最根本问题，我们首先要采取的措施是夯实档案信息化管理的基础，对档案信息化管理的软件和硬件均加以完善，一方面加强硬件的配置，另一方面完善软件方面的配置。硬件方面档案部门要争取领导的注意，加大对电子设备的投入，配备档案信息化管理需要的各种机器，并定期加以维护。软件方面要制定一个合理的标准化流程，要求档案实行电子文件的制度化、专业化和规范化，确保电子档案格式、大小、样式的一致，只有这样，才能在硬件和软件两个方面从根本上保障信息化管理的科学有效。

针对档案信息化管理中存在的核心问题，我们要依赖计算机的网络的安全，保障档案信息化管理的安全运行。具体可以从三个方面做起，首先要对储备信息建立一个层次分明、角色明确的安全机制，并且配备合理的流程；其次要建立一个信息管理的管理系统和检验机制，最重要的是设置防火墙，采取技术手段保障计算机上的不安全隐患被隔离和网络系统的安全运行。

针对档案管理信息化工作人员素质低的问题，我们可以采取的措施有两个。首先要对现有的工作人员进行培训和知识的普及，使其能够掌握相应的专业技能，其次要加大对人才聘用的投资力度，进行专业人员的招聘，使得更多的专业人才加入到档案信息化管理中来，在管理的同时更带动人才的发展。