档案管理的基本要求范文

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第1篇

[关键词]档案管理、基本要求、解决对策

中图分类号：R661 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0356-01

一、档案管理存在的问题

1、当前不少单位没有建立综合档案室，各种门类载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重；历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭。

2、应当归档的文件材料没有及时收集归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。

二、培养档案管理意识

1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。

2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。

3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。

4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。

5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

三、如何做好档案管理工作

1、增强服务意识，提高服务水平。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。

2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传，使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看 ，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作 。

3、综合利用各种资源，实现档案现代化管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

4、加强教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

四、总结

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案，2016，（3）

[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学，2014

[3] 李淑艳.档案管理信息化探析[J].经济研究导刊，2014（18）.

第2篇

摘 要：档案收集整理是有效落实档案的关键所在，同时也得到了共识。由于收集管理工作在档案管理中扮演着重要的角色，倘若基础性工程没有做好，今后管理工作一定会存在不足之处。从这个立场来看，开展好档案收集管理工作势在必行，然而不可否认的是，相关部门没有对收集整理工作引起高度重视，致使诸多档案出现信息流失的情况。鉴于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案管理；收集整理；分析

相关部门可以采取诸多手段将档案收集管理质量加以提升，然而从当前的发展形势来看，加大宣传力度，增强相关人员的意识，倘若不存在意识，那么久无法付出行动。不仅仅如此，相关部门应当发挥出信息化技术的作用，并建立完善的管理系统，将责任制度落实到位，从而要求不同部门之间加以配合。

1 档案收集整理的意义

一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面：

第一，相关部门在开展档案收集整理工作的时候，一定要搜寻存在价值的信息。诸多信息的价值都是在前期整理工作中呈现出来的，依据这种信息来看，相关人员需要做好记录工作，为今后档案工作可以得到充分的利用提供重要的参考依据；第二，收集整理工作在档案工作中扮演着重要的角色，倘若没有收集整理工作，那么就不能形成档案，这样也会在某种程度上对档案的最终形成带来直接的影响。所以，相关人员应当对收集整理工作引起高度重视；第三，收集整理工作在档案管理中占有着重要的地位，由于档案管理最基本的管理方法是对档案进行收集管理，相关人员在对档案进行收集管理的时候，应当做好相应的分类、记录等，所以相关人员一定要做好自己的本职工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高档案收集整理水平的对策

2.1 树立档案收集整理意识

当前，仍然有诸多相关人员没有对档案收集整理的重要性引起必要的重视，从这些人口来讲，收集整理工作并不仅仅代表着档案管理的核心内容，由于没有投入很多的精力，这样在有些时期，档案收集整理制度不能发挥出充分的价值，如同摆设，这同样是档案收集整理质量往往不是主要因素。而正是由于档案收集整理工作不科学，致使存在价值的档案信息资源出现流失的情况，从而在某种程度上对档案管理事业带来不利影响。所以，相关部门应当加大对人员培养的力度，特别是相关人员一定要对收集整理知识做到熟练掌握，只有这样才可以促使档案收集整理工作达到规范化的效果。

2.2 完善档案收集整理体系、注重突出网络

不同部门之间需要依据本身的档案管理系统，并依据具体组织结构设置的具体状况开展好档案收集整理系统的建立，而在实际构建的时候，需要倾向于网络，在基于网络的时代下，促使档案收集整理工作面临着更严峻的挑战，而网络管理形式可以满足相关需要。确保档案收集整理系统不管是在哪一个环节都可以做到有人负责有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

2.4 积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

2.5 提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实F档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：管好档案工作的手段不只是一种，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作为基础性工作，档案资源仅仅需要前期的收集整理才可以进行归档工作，要不然就会出现零散的信息，建立不了完整的档案。档案管理工作简单的说是源于档案收集工作，档案收集管理质量会对相关机构带来直接的影响，这样就要求相关部门需要对档案收集管理工作引起必要的重视，从而推动档案事业的不断发展。

参考文献

[1]杨晓玲.从印章档案的特点解读印章档案收集难的问题[A].行与知――社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作[C].2012.

[2]张庆香.也谈档案收集[A].信息社会档案学理论与实践[C].2006.

[3]杜梅，赵丛.政策是收集工作的关键――国外档案收集政策解析[A].2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2013.

第3篇

【关键词】事业单位；档案管理；现代化；路径探讨

在现代信息社会的背景下，事业单位档案是社会公益事业的宝贵资源，发挥出事业单位档案的实用价值对促进社会事业发展有重要的意义。但是事业单位传统的档案管理方式还存在着问题，需要采用有效措施予以解决。本文在分析事业单位档案管理问题的基础上，探讨档案管理现代化的路径。

一、事业单位档案管理的主要问题

（一）缺乏科学的档案管理制度。当前事业单位档案管理存在的主要问题就是没能建立起适应现代档案管理工作需要的制度。这不仅影响档案使用效率，而且影响事业单位档案质量。首先，没能建立起符合现代信息化社会需要的档案管理模式，档案管理工作制作标准不规范、不统一，事业单位档案管理方式方法随意，浪费查询时间且工作成本较高。其次，档案管理在收集、保护、借阅方面缺乏严格的管理制度，制约了档案作用的发挥，没能为事业单位和公益事业的开展起到有效的助推作用。第三，档案管理制度执行的较为松散，制度执行普遍停留在表面，严重降低了档案管理工作的可靠性。（二）档案利用率相对较低。事业单位档案利用率相对较低，目前还没有实现事业单位档案的向社会免费开放，档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来，严重地浪费了档案资源。首先，事业单位档案的查阅程序较为烦琐，需要大量的申请和长时间等待才能查阅到相关档案，没能体现出信息传递的有效性和时效性。其次，档案检索工作较为落后，事业单位档案管理仍以纸制档案为主，没能体现出信息技术在档案查阅中的实际作用，缺乏科学现代化的信息检索工具，影响了事业单位档案的作用效率。第三，事业单位档案没能在经济社会发展建设中贡献力量，大量珍贵的社会信息被淹没在档案当中，事业单位没能有效地对档案信息进行开发利用。

二、档案管理现代化的基本要求

（一）无纸化管理。现代化的档案管理具有鲜明的时代特点，充分反映了现代信息技术的蓬勃发展趋势，要求档案管理工作与现代社会接轨，与现代信息传递方式接轨。首先，档案管理要求有效运用计算机技术，实现档案的多媒介形式保存，可以提供文字、图处、视频等多种形式的档案信息资源。其次，现代档案管理与保存更依赖互联网技术，纸制档案慢慢退出历史舞台，文字存储无纸化是档案管理的主要发展方向，力求发挥出无纸信息的快捷性优势。第三，把档案资源以链接形式融入互联网当中，形成虚拟化的档案管理，这将成为未来档案管理发展的主流趋势。（二）数字化管理。现代数字化的数据处理方式意味着信息质量的大幅提升。提高档案管理工作的质量同样需要引进数字化的概念。首先，要求档案管理借助标准化的管理方式对基础档案进行加工制作，使原始档案符合数字化传输的基本要求。其次，强调运用现代摄影技术把档案制作成可以高效传播的数码资料，微缩技术、数码技术、电子档案技术成为时代对档案管理的主流方式。第三，现代档案管理工作追求的数据压缩技术将最终取代传统的档案管理方式，同时有效避免了档案被蛀蚀等传统管理时代的问题。三、事业单位档案管理的现代路径（一）创新档案管理理念。事业单位受到技术、资源和经费等种种条件的制约，使事业单位档案管理现代化的步伐发展的较为缓慢。为了能够加快事业单位档案管理的现代化步伐，需要事业单位围绕实际情况制订科学的档案管理工作发展规划。首先，明确事业单位档案管理的近期与远期发展规划目标和工作步骤，在全面审视现实水平的基础上，制订出科学且符合实际的发展规划。其次，根据事业单位的实际情况，围绕档案管理工作法律法规，制订本单位的档案管理工作制度，在工作制度中要体现出现代化的管理方式方法。（二）使用现代化管理方法。实现事业单位档案管理工作的现代化目标，就必须长期坚持贯彻使用现代化的管理方法，力求日常管理操作上全面实现档案管理的现代化目标。首先，建立符合现代档案管理工作需要的事业单位档案管理工作操作标准，提升事业单位基础档案的制作质量，使事业单位档案更符合现代化的要求，为迎接信息时代的到来，做好基础性的准备工作。其次，利用信息技术手段全面提高事业单位档案管理服务工作的效率，同时加强档案管理的安全性、可靠性和真实性，加强电子档案的纠错能力，提高对事业单位档案的保护力度，为发挥事业档案单位作用做好准备。（三）提升档案服务工作水平。以开放促进服务水平的提高，以开放促进档案管理现代化工作的不断前进，只有实现事业单位档案向公众免费开放，才能加快事业单位档案管理的现代化步伐。首先，提出事业单位档案向社会开放的基本要求，在上级主管部门的主持下，加快推进事业单位的开放力度和开放水平，完善事业单位档案免费开放的具体措施。其次，普及提高事业单位信息化水平，全面提高事业单位档案电子化的应用，力求发挥出电子档案的优势，在配齐基础设备的基础上，由地方档案部门主持通用的基础性事业单位档案管理软件系统，不断促进事业单位档案管理信息化。

三、结束语

档案管理现代化是时代对事业单位提出的新要求，也是事业单位应对未来工作的重要使命。只有不断的改进档案管理的方法和手段，逐步引进先进的档案管理设备和人才，加强对档案管理操作办法的全面改革，才能发挥出基层事业单位档案的作用，使事业单位档案管理跟上时代步伐。

作者:周霞 单位:山东省泰安市供销培训中心

【参考文献】