档案工作精细化管理范文

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第1篇

关键词：高校档案;精细化管理;实践与探究

精细化管理是一种理念，一种文化。它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。这个概念最早被应用在企业管理上，对传统粗放型管理理念，进行集约化和规范化的管理。随着时代的不断进步，在高校档案管理工作中，精细化管理内容也得到了有效应用，为高校事业的改革与发展起到了巨大的推动作用。信息化时代的到来，也使得档案管理工作变得愈加重要，如何在当前这个大环境中，对高校档案中的相关信息内容进行精细化的管理，也是高校领导需要重视的内容。

1高校档案管理中存在的问题

1.1档案管理方法落后

在实际的调查中发现，尽管高校档案管理工作推行信息化已经许久，但是在部分高校中，由于对档案管理工作缺乏重视，所以采用的仍旧是传统型的档案管理方法，没能引入相应的档案管理人才对档案内容进行信息化的改进。信息技术的缺乏，导致档案内容的时效性的特点未能进行及时的应用，一些重要的档案在查找过程中极为不便既降低了工作效率，同时也难以在各个部门之间形成有效的沟通，甚至是这些档案还存在着一定的丢失风险。

1.2管理体制不够完善

在当前的高校管理工作中，由于校领导对于档案管理工作缺乏重视，所以容易对档案管理工作存在着忽视的情绪，导致部分高校未能根据实际的情况，制定出一套较为完善化的档案管理体制来，在实际的调查中发现，有一些学校甚至并未设置相应的档案管理人员，档案室也是和其他办公区域合用，导致档案管理工作存在着较大的管理风险。档案整理不及时，存档缺乏规范，档案信息出现遗漏问题，还有一些档案并未及时归还等问题也是层出不穷。

1.3管理设施建设滞后

档案管理的成败也和档案管理设施的建设情况有关。但是由于高校对于档案管理工作存在着误解，导致档案管理工作的资金严重不足，档案管理的硬件建设方面存在着较大的滞后性。在实际的调查中发现，一些档案在存储的环节上，档案室的设施破旧，存储的环境过于恶劣，给一些重要的档案文件造成了严重的破坏，甚至出现了无法挽回的损失。还有一些档案管理人员缺乏必要的安全意识，将重要的档案资料和危险品放置在一起，对档案资料的管理造成了较大的威胁。

2精细化管理理念的应用内涵

精细化管理理念本质上也是一种管理文化。在实施管理工作的时候，要坚持“精”、“准”、“严”和“细”等方面的原则内容。“精”，主要就是对档案管理工作要做到最优化的管理；“准”，是确保档案管理工程中，不出现一些错误的交接问题；“严”，主要指的是对于档案管理的相关制度、工作流程进行严格化的执行，加强管控措施；而“细”，主要值得是把档案管理工作做细，流程管细。在高校的档案管理工作汇总，精细化的管理措施要求在每一个细节上做到精益求精，争取营造出一个最佳的档案管理环境，对档案管理的环境、细节、成绩进行有效的营造和提升。精细化管理理念是一种对管理态度、意识和理念的结合，强调在管理过程中做到尽善尽美，将管理思想落实到管理的各个细节之中，在档案管理细节上，做到严谨、认真；精细化管理强调规则意识，任何一项操作都应该做到有规可循、违章必究，按照循环管理的思想，将档案管理制度系统化，人员管理责任明确化，对高校档案管理工作中的责任推诿、随意无序的工作状态进行改观，使得整个管理系统朝着更为协调化的方向发展。

3精细化管理内容在高校档案管理工作中的具体应用

3.1在高校学生档案管理中的应用

针对高校学生的档案进行精细化管理的时候，主要可以从以下这几个方面来进行：第一，在新生入学的时候，对于从各个省市招办邮寄过来的档案，要做好入档前的准备工作，避免出现疏漏。接收档案的时候做好相应的登记工作，并且根据新生名册情况，在其档案袋上标明院系、专业信息、学号，然后再按照学生所报考的院系进行整理存放；在进行装档工作的时候，要用黑色签字笔，将学生的相关信息内容，用正楷书写上去，避免不统一的情况出现。专业的简称要按照正式的规范格式进行书写，不能随意进行缩写；要通知院系的相关档案管理人员，并以书面的形式进行告知，约定归档的时间，注意归档中可能会涉及的问题。第二，在新生入学之后，各个院系要对学生自带的档案内容进行及时收取，并装入预先准备的档案袋中，按照院系、专业，学生的学号，来对档案进行分类存放；之后，还应该进行二次检查，看看档案中是否有错装、未报到者、夹带的问题，如果发现档案不全，要及时进行补齐。第三，学生在学校学习期间，可能会有一些新的资料需要归档，像入党资料、出国资料、社会实践活动资料、学籍变动情况以及相关的奖惩资料，这些内容也要及时进行归档，避免出现遗失的情况；在档案管理过程中，发现学生缺乏档案材料，那么要以书面的形式，令学生补齐档案。第四，在学生毕业离校之前，学校的档案管理部门应该和教务部门、就业管理部门加强联系，对应届毕业生的相关数据内容进行对照，确保毕业生的档案信息无误。对于那些休学、出国、退学的学籍异动情况，要将其档案单独抽出，进行微调化的处理；在学生毕业离校之后，则应该讲学生的档案进行归档、封存，档案管理部门应该下发档案装档通知说明，帮助学生对毕业材料的有关注意事项进行了解。

3.2在高校实物档案管理中的应用

在对学校的实物档案进行管理的时候，主要可以从以下几个方面入手：首先，建立其一套适合本单位的实物档案管理制度，将实物档案管理的工作内容，列入到单位和档案管理的部门职责中来。同时，根据相关的职校实物档案管理制度，对各院系的档案管理情况进行点评，对于表现优异的院系和个人，要进行必要的奖励。其次，要对专职档案人员的业务素质进行提升，帮助他们在精细化管理的内容之上，了解更多的专业知识，同时在档案管理室中，要解决档案管理人员兼职过多的问题，并争取创造更多的条件来，为学校档案管理人员的职称评定、薪酬待遇、福利水平进行有效的提升，为档案管理人员提供更多的保障。最后，学校实物档案管理要做到有规可循，对实物档案的管理方法进行细化处理，以件为立档单位，统一编号，一件一号，进行装盒、上柜的集中管理操作；对于那些不能装盒的实物档案，可以存放在档案柜之中；对各类的实物要进行拍照保管，同时将其相关的材料内容整理起来，完善整个档案材料，确保它们之间能够具备有机联系。保管档案材料的库房必须要具备整洁、干燥的环境条件，定期进行除尘，对温度、湿度等内容进行控制，避免环境对实物档案造成影响。一些贵重的实物档案不能轻易对外展示，尽可能以照片的形式进行提供。

3.3在高校教学档案管理中的应用

高校教学档案的管理区别于其它类型的档案管理内容，其具有较强的专业化和多样化特点，产生于教学管理活动中的多项环节内容之中。在对教学档案进行管理的时候，首先需要按照业务工作的内容，对其展开工序化的流程操作，并且进行必要的优化和改进策略。像流程内容的设定，就可以采用线性流程、责任矩阵流程、时间矩阵流程和空间矩阵流程的内容来记性。在实际的操作管理过程中，教学档案上的管理人员，可以通过职校的网络化管理内容，制定出教学档案管理流程，并按照相关的标准内容来进行考核和检查工作的进行。教学档案的管理也要顺应信息化时代的要求，以信息资源为核心，建立起电子教学档案数据库，将教学中的相关数据、文件以及所需要的师生档案整理为一个资源库，这样更方便广大师生对教学档案资源进行查阅。在教学档案的管理制度建设上，应该由学校里面一位分管这方面工作的校领导来带头，由高校档案室牵头草拟相关的制度，这样才能体现出专业性和科学性的特点来。

4结束语

精细管理的本质，就是其能够让高校的档案管理工作，可以进行有效发挥和贯彻，并对档案管理工作进行切实的提升。在实际的应用过程中，高校的相关领导需要按照“精细化”的管理发展思路，对档案管理中存在的关键问题、薄弱环节，分阶段进行查找和解决，每阶段性完成一个体系，便实施运转、完善一个体系，并牵动修改相关体系，只有这样才能将精细化管理的功能、效果、作用，进行全方位的发挥。

参考文献：

[1]张学.基于精细化管理模式下的职校档案管理探究[J].档案天地，2014(7):52-53.

[2]安岩.浅论职校档案的精细化管理[J].城建档案,2012(12):73-74.

第2篇

【关键词】企业;档案工作;精细化;管理

企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化，从业务工作、服务利用等方面推进档案工作流程化、规范化发展，才能跟上企业发展步伐，适应企业发展需要。

1．企业的档案管理

企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。企业档案的原始凭证性，决定了档案必须高质量、高稳定，特别是信息化建设速度加快、网络办公的普遍应用，这就要求要求从档案形成伊始就必须精细地管理，做到落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，每一个管理者都要到位、尽职。工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。这样，企业档案工作才能提升工作质量，才能体现企业管理的水平。

2.档案精细化管理的机构和队伍建设

要适应精细化管理的需要，首先要加强机构和队伍的建设。

(1)面对企业档案的多样化，企业档案管理应进行合理的规划和明细。企业要配备专门领导分管档案的工作。

(2)档案的机构设置。企业应该根据自身的规模和本身的管理模式对档案管理进行分析，从而设置专门的档案机构。对于大型企业，应该成立和设置适合企业本身的档案馆。一个企业的档案管理模式，并不适用于所有企业，面对不同的模式，企业管理者应该认真进行研究，制定出适用于自身的企业档案工作的管理模式，才能使档案工作管理更加完善和全面。

(3)企业档案管理人员的配备问题是很多企业值得思考的一个问题。企业的档案管理是企业发展和进步的一个至关重要的环节，所以对企业档案管理人员如何选择也就更值得研究。对于企业的研发、经营和管理以及企业的重大项目，应配备与其相关的专职的档案管理人员，并保持其稳定性。

3.档案精细化管理的制度建设

企业的档案管理部门，必须贯彻落实国家有关档案工作的相关法规和方针政策，建立健全的档案管理规章制度，完善相应的档案管理规定，制定详细具体的、可操作性强的管理措施，将档案管理纳入相应的企业发展规划和工作计划之中，为档案工作的持续稳步发展提供相应的保障。

(1)加强制度建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理长效机制。

(2)建立档案管理责任制。根据档案管理要求，对档案管理进行定岗定责，建立“领导主抓、部门分管、专人负责、全员配合”的多层次档案管理体系。

(3)健全档案管理制度。制订适合企业的《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等制度，逐项细化档案收集、整理、保管、利用等各个环节的操作要求。

(4)细化档案管理工作流程。制订《文件归档办法》、《文件资料归档范围和保管期限表》，建立档案收集渠道，明确相关责任人。以此要求全体员工在经营管理活动中积极介入档案工作的日常工作，移交应归档的文件资料，确保档案管理合法、规范、有序。

(5)将归档工作纳入企业的绩效考核指标。

4.档案精细化管理的重点建设

企业档案工作应该满足企业各项活动在信息和责任等方面的需求，为企业的管理提供有效和便利的服务。因此必须确保档案的完整性、准确性和安全性。

(1)必须要采取相应的手段和措施，确保企业档案不受到任何威胁和破坏。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案库房建设符合国家标准。

(2)在科技日益进步和发展的今天，计算机和网络技术成为了便利和快捷的代表，已普遍应用到在企业档案管理中。但因网络黑客的攻击或因计算机的寿命致使硬件损坏，将造成难以弥补的损失。所以，对计算机系统中的档案信息必须用光盘或移动硬盘定期备份；企业网络应与互联网实施物理隔离或实行局域网管理。作为重要的凭证，纸质档案是电子文件无法代替的，白纸黑字无疑是最好的档案保存方式，专门的档案库房和档案馆是企业保存档案途径的不二选择。

5.档案精细化管理的日常工作

企业档案工作的日常管理业务，其内容主要包括两个方面,即档案实体管理和档案信息管理。应加强日常管理，不断改进档案工作。

5.1档案实体管理

档案实体管理,是指以档案保管单位(卷、盒、件)为对象的管理工作,主要通过档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交等六个环节来完成;对于企业的档案管理，其文件整理是档案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是体现一个企业档案管理工作的重要途径。档案管理人员应将收集到的文件资料进行分类、排列与编目，从而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，档案整理工作亦是如此，只有从开始的点点滴滴做好，才会在以后慢慢累积的过程中不会感到档案卷宗的冗杂和散乱，便于对档案更好的整理。

档案管理人员在进行档案整理的时候，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生；检查的时侯，要核实档案数目和种类，要认真清点，杜绝任何错误的发生。

一个企业的档案相当于一个企业的历史，企业成立时间越长，历史就越长，档案就越多，档案保管人员就更应该小心谨慎，防火防潮，定期进行对档案上灰尘的擦拭，确保档案的完整和安全。对于因时间久远而破损和泛黄的纸张，档案的管理人员应该进行定期的修复和抄写，以确保档案系统的完整。当档案保管人员进行职位调整和交接的时候，双方要认真进行手续交接，填写交接表，清点档案数量，确保档案数目不会因为人员调度而出现混淆。

5.2档案信息管理

档案信息管理是以档案所蕴含的内容信息为对象的管理工作,是对档案深层次的智能管理,其目的在于采取有效手段,开发档案信息资源,充分发挥档案的作用,主要通过检索、编研和开发利用等三个环节来实现。

6.档案精细化管理的改进

企业档案业务部门作为企业的一个管理部门和基层单位，除了按其职责，做好日常工作，组织学习档案法律法规，提高员工的档案法制意识，宣传普及档案知识外，还应更细致地开展工作并加以进一步改进。

(1)关注公司重大业务，提前了解归档材料有关情况，提出档案收集和相应的文控管理建议。

(2)制定档案移交工作流程，提前向移交方发送详细、具体、可操作性强的归档要求，明确归档范围、书写材料、附件、移交目录等各个工作步骤的质量要求。

(3)制定档案整理工作流程，明确组卷、装订、编目、信息化等各个工作步骤的质量要求。

(4)主动沟通，跟踪了解归档文件的形成情况和工程进度等情况，针对具体问题给出指导意见。

(5)完善各项档案规章制度。

(6)提供优质的档案利用服务，跟踪统计利用效果，征求完善意见。

企业档案管理作为企业的一项基础管理工作，作为企业精细化管理的重要组成部分，就一定要从企业对精细化工作的管理要求入手，结合企业自身特点，落实、推进、持续完善精细化的制度、流程，使得企业档案管理水平得到提高，为公司的生产、经营打下稳步前进的基石。

【参考文献】

［1］刘晓莉.企业管理制度与企业内部规划[J].关于企业内部的档案管理制度的讨论,2009:45-46.

［2］覃兆刿.企业档案的价值与管理规范.企业档案究竟该怎样分类和管理,2012:77-79.

［3］刘朝天.我们身边的经济学2011.我国的经济体质变革[J].企业的管理制度与监督机制:78-79.

第3篇

【摘要】本文以基层单位档案工作为研究对象，根据笔者的理解和工作经验，对如何做到管理精细化作出一番探究，并提出建设性意见供参考。

关键词 基层单位；档案工作；管理；精细化；问题；措施

基层单位，在过去很长的一段时间内，其运行和管理工作都没有得到外界的关注和重视，作为记录基层单位工作和发展的主要文献资料——基层单位档案的管理有着十分重要的现实意义和社会价值。如何才能够做好基层档案工作管理、如何才能够在减少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建档、管理以及查阅等各项工作内容，如何才能够让基层单位档案工作与时俱进的同时最大程度地做好各项工作，管理精细化或许就是解决这些问题的答案。

一、基层单位档案工作管理存在的问题

档案的管理，是一个单位、企业十分重要的一项工作，但是对于绝大多数单位，特别是在人力资源以及软硬件等方面存在严重不足的基层单位来说，档案管理工作基本上都是名存实亡。就基层单位档案工作中存在的问题而言，主要分为以下几大类：第一，社会、单位到员工对于档案管理的重视程度不够，认识不够，投入也不够；在单位中，档案管理工作基本属于“冷门”，都不是大家愿意接手进行管理的工作；导致这一问题的原因有许多，上至企业领导下至每一个单位的职工都需要对自身的这种错误认识以及信息的传递负责。第二，基层单位档案管理体系不完善、管理意识不够强；大家认为档案管理是可有可无的内容，不到使用的时候基本不会接触到，同时对档案管理的相关方法以及措施也很少有所涉及，这些问题间接地反映出基层单位在档案管理工作中没有具体的管理措施，也没有日常的检查和管理工作，对于档案管理工作相关内容知识的培训机会也是少之甚少。第三，档案管理的软、硬实力都不够，在信息更新上严重滞后，没有专业的人才进行具体的工作管理，也没能做到与时俱进，引入先进的管理方法以及管理设备更是遥不可及，在档案管理上存在着严重的不标准、不到位等一系列的问题；专业人才的缺乏是基层单位档案管理工作中存在的最大问题之一，而企业档案工作管理认识不足的同时也导致企业中每个职工对于档案管理工作一知半解；而没有统一的管理措施和管理体系机制则使得管理方式落后，年限久一点的档案资料在保存的过程中发生丢失，给相关工作的展开带来了巨大的影响。总而言之，基层单位档案工作管理问题严重，发展以及改革势在必行，任重道远。

二、基层单位档案工作精细化管理措施

要想解决基层单位档案工作管理中存在的问题，那么对基层单位档案工作管理做出相应的改革是十分有必要的。具体言之，需要采取一系列的精细化管理的措施才能够将基层单位档案工作做好。首先，无论是基层社会、单位还是单位的职工都需要从思想上以及实际行动上对单位档案的管理工作提高重视以及关注度，投入更多的人力、物力和财力对本单位的档案管理工作进行全面的改革和管理，将档案管理工作列入日常的主要检查内容，而这项深入改革的措施则需要落到实处，如何才能做到让全体员工和整个社会都对基层单位档案工作能够有一个更高的关注度呢。第一，我们需要改变对档案管理工作的旧思想、过去式的认识，从社会认可度、岗位职称、工作内容重视度等方面给档案管理工作一个更为轻松的环境；在保证外部环境相对宽松的同时，我们需要从内在因素着手对基层单位档案工作管理展开改革，在统一对基层单位档案管理工作的重视思想的基础上，我们还需要在实际行动中有着强力的表现，这需要我们的单位领导发挥自身的带头作用，在日常工作中将档案管理工作放到一个较为重要的位置上，自己带头学习档案管理工作的相关知识和技能，自己带头对单位档案管理工作进行负责，甚至在人数不多的单位中，可以采取轮班的方式对档案工作进行管理。其次，引入专业的档案管理人才以及管理方法和手段，定期对单位的员工开设相关的讲座以及学习的机会，让职工对档案管理工作以及档案的认识有一个更为系统、全面的提高，使得档案管理工作能够在发展的过程中更好地传递下去。档案管理工作看似十分的简单，甚至在外人看来就是一个可有可无、没什么技术含量的工作，但是深入到具体的工作中会发现这是一个庞大的工作体系，包含了许多工作内容，需要我们从点滴做起，从小事做起，构建合理的管理方式和系统才能够将档案管理工作行之有效地一直延续下去。因此专业的技术人才对于档案管理工作是十分有必要的，而让每一个职工了解和认识档案管理工作的实质和内容则可以使得本单位的档案管理工作以及相关手续的办理更为高效。同时，完善档案管理的体系，结合互联网、计算机平台等先进的技术，让档案管理能够做到标准化、系统化，进一步推动档案信息化建设。

三、基层单位档案工作管理发展展望

基层单位由于自身的特殊性，在档案工作管理上存在较大的局限性，在发展中遗留下来的问题也非一朝一夕能够解决的。但是从发展的角度来看，只要我们能够从点滴做起，从小事做起，那么，将基层单位档案工作的管理做得更精细化、标准化乃至系统化并非痴人说梦。但是，这也需要我们把握好方向和原则，对基层单位档案工作管理存在的问题不能视而不见，应该痛下决心进行深层次的改革和完善，在改革的过程中应该克服各个方面的困难和问题，努力将各项改革措施和手段执行下去，推行开来。当改革措施取得一定成效后，需根据具体的实际情况，对管理措施进行适应性的调整，但工作不能够半途而废，而应推行到底。只有这样，发展之路才能走得更为长久；同时，对于档案管理工作我们需要在全国的基层单位建立一个适用性较为广泛的管理体系和机制，推行一些管理效率和较为先进的管理措施，让各个基层单位在档案工作管理中学习和参考，根据自身单位的自身具体情况，发展出符合自己单位实际情况和发展需求的档案工作管理方式，形成档案工作管理“百花齐放”的局面，让基层单位档案工作管理体系更全、更新、更好。

四、结语

通过上文，从基层单位档案工作管理存在的问题、基层单位档案工作精细化管理措施以及基层单位档案工作管理发展展望等方面展开一番剖析可以看出，我国基层单位档案管理工作在发展的过程中遗留下来许多的问题，深化改革难度较大，发展之路任重而道远，基于基层单位档案有着十分重要的价值，改革的形势更是刻不容缓，因此，在未来的发展过程中，我们需要从普及社会对档案管理的重视度、重新建立档案工作管理体系和机制，让其成为基层单位工作中的重要组成部分，并成为大家的共识，共同将单位的档案管理工作做得有声有色。

参考文献：

[1] 齐建华. 浅谈新时期档案和谐管理模式的构建[J]; 湖北档案，2008 年Z1 期.

[2] 林红棉. 我国机关档案管理模式改革研究[D]. 广西民族大学，2011 年.

第4篇

[中图分类号]：G27 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2016）-21--01

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管等提供利用服务活动的总称，是国家档案在事业单位最直接的表现形式。目前，工作是事业单位现代化管理中的重要组成部分，并对事业单位工作效率产生重要影响。但在实际上，受多种因素影响，事业单位在开展单位档案管理时存在管理不到位、管理方式落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。本文将以此为背景，对事业单位档案管理工作的相关内容进行分析。

一、事业单位档案管理中存在的问题

1.信息化水平较低

随着现代科学技术的发展，信息技术已经被广泛一应用在各项工作中，并有效提高了社会生产能力。但从事业单位档案管理工作来看，信息化水平较低时事业单位档案管理中普遍存在的一种问题，其突出表现为以下几方面：（1）信息化技术的应用水平有限。在档案管理中，一大批新的技术被应用，包括edoc文档管理系统、teamdoc文档管理软件等，这些系统具有强大的文档管理能力，但事业单位在系统应用过程中，只是开发应用了这些系统的基础部分，包括档案储存信息登记、档案查找等，系统中很多新的功能没有得到应用，在一定程度上影响了事业单位档案管理的整体水平。（2）档案管理人员的信息水平不高。事业单位的档案管理人员均接受过系统的档案管理培训，但是对于档案管理系统，很多档案管理人员不能熟练的对系统进行操作；系统运行过程中存在的问题也得不到及时解决，最终影响了事业单位档案管理的信息化水平。

2.档案管理体系不完善

当前很多事业单位不具备完整的档案管理体系，所制定的档案管理体系存在盲目照搬的现象，导致所制定的档案管理体系不能满足事业单位档案管理要求，产生不良影响。在这种情况下档案管理人员不能按照规定展开工作，对整个档案管理工作产生不良影响。例如，由于档案管理体系不完善，当前管理人员在工作中不能按照相关规定将收集到的资料进行归档、保存，在档案整理过程中，档案没有按照按照摆放，导致档案日常管理工作异常混乱。

二、事业单位开展档案管理的策略分析

1.制定科学的事业单位档案管理体系

对事业单位而言，制定科学的事业单位档案管理体系是保证档案管理工作顺利开展的保证，因此在档案管理过程中需要优先制定科学的管理制度，保证各项档案管理工作顺利进行。根据上文分析的内容，本文认为在制定事业单位档案管理制度时需要注意以下问题：（1）应该充分分析本事业单位在档案管理中存在的问题，了解本单位档案管理的实际情况，并以此为基础制定管理体系，确保管理制度的科学性。（2）在制定管理体系过程中，为了保证管理体系具有良好的实用性，需要充分听取档案管理人员的建议，通过分析档案管理人员的建议，并结合本单位管理工作的相关要求制定管理体系。（3）要确保档案管理制度能有效的约束各个员工的工作，并且能对领导干部的行为产生影响，必要时要鼓励领导干部发挥模范带头作用，率先遵守管理规定，进而带动其他人员遵守规定。

2.重视对档案管理人员的培训

开展档案管理人员的培训工作，这在提高其工作能力中发挥着重要作用，也可以为事业单位未来档案管理工作产生重要影响。因此在工作中，需要积极开展人员再学习活动，全面提高档案管理人员的综合素质。

在工作中，要采取自学与培训两种形式，一方面，鼓励全体档案管理人员在闲暇之余能学习与档案管理系统有关的知识，了解本单位档案管理系统的功能、操作方法，进而对整个系统运行做到心中有数。另一方面，采取轮岗制度、外出外培训制度，为员工创造良好的外出学习环境，以进一步提高员工的整体素质。

3.优化管理手段

在信息技术高速发展的大环境下，档杆管理工作也需要积极引进新的技术与方法，不断提高档案管理能力。例如，可以根据事业单位档案管理的要求，实现档案管理工作的信息化管理，使档案目录编制从人工操作转变为计算机操作，大幅提高了检索效率。首先需要建立基于本单位的数据库，并将纸质文档中的内容储存到数据库中，并按照既定的标准进行分类；在文档检索过程中，相关人员只需要在计算机中输入关键词，就能获取自己想要的信息，提高了档案的整体搜索能力。

第5篇

【关键词】档案信息化 资源共享 分析 探究

所谓的档案信息化，就是指必须在国家档案行政管理部门的的组织和管理下，应用现代信息技术，对档案信息资源做出一定的处理，使之可以为社会服务。档案信息化是加快国家信息化实现的必须手段。符合“十二五”规划中所提出来的：建设资源节约型、环境友好型社会，发展循环经济，加快转变经济增长的方式。这对于档案管理的发展起引导性作用。档案信息化的工作方式是信息化建设的总体目标之一，是完成现代化管理的重要组成部分。是实现“科学发展”的必经之路。

1.当前我国档案信息化管理发展状况

1.1档案信息化发展基础与背景

我国档案信息化发展整体呈现出发展较早，但发展水平落后的趋势。对于这种状况，各学界人士都在积极寻找解决方法。很多人认为，信息化发展不尽人意的原因在于缺少专业性人才，大家的重视不够，但主要是缺少资金和经验。对此，笔者也有自己的看法。档案信息化的实现所需要的资金主要来源于财政预算，对于后期资源的补充不足。这的确是个很难解决的问题，但是这并不是主要原因。事实上，对于档案信息化发展，各级财政都非常的重视。据统计：2003年全国省级以上档案馆用于档案信息化建设方面所投入的经费就高达5000多万元。根据几年的数据显示，国家的总投入量并不少。预算规划都在百万左右，在浙江省数字档案馆计划中预算高达1500万元。尽管如此重视档案信息化管理的建设，投入如此多的基金相对于档案信息化发展依然觉得缺乏，这说明资金没有合理的规划。“好钢用在刀刃上”资金预算并不能决定后期的发展，而是我们在于怎样做好做到细水长流的长期规划。

1.2档案信息化发展的特点

首先，构建起高度统一的档案管理网络。按照政府规定的“整体规划、统一管理”的要求，档案信息化的建设实现了各省各部门之间的档案公用化，并且与图书、媒体、等结合起来，形成了一个完整的一体化系统。实现了各数字档案管理网络，并适应不同部门的专业化需求，实现了档案之间的无缝衔接。

其次，构建起全面、及时与严谨的档案采集系统。档案管理系统选择了多级审批的档案采集流程，确保企业档案在采集过程中需要的完整性、真实性与准确性特征。

其三，构建起数字化、网络化的档案信息服务模式。以实用、快捷、高效为发展目标，实现了自身档案信息资源采集、存储、管理、利用等工作的网络化，促进整个档案信息服务的多元化管理，让档案管理工作与生产运营结合地更加紧密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我国档案信息化管理成绩显著。各地方，各部门的档案信息化程度显著提高，档案工作正经历着翻天覆地改革。不仅扩大了档案利用的范围，实现了各省各部门之间的档案公用化，是档案从一张陈旧的纸转化成了飞扬在服务界的信息。达成了全国档案之间的资源共享，自此之后，档案不仅仅只是为国家机构服务，还可以为全社会提供资料。通过档案信息化管理工作的实施，实现了档案资源的远程共享，为利用者提供了各种形式，各种题材的数据，图片，文章。但是档案信息化并不等于通俗化、网络化，它具有更为广泛的含义，包括了有序的整理档案资源、建设档案信息数据库、并建设档案信息网络、开发并利用档案信息资源、同时建设档案信息化人才队伍，还有促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准制定等，可以说这是一项长期而复杂的系统工程，需要全社会的共同努力。

2.当前我国档案信息化管理工作呈现的问题分析

现今社会，各行各业都缺乏专业人才。档案信息化建设也一样。如果管理人员不懂得专业知识，就会形成专业和管理分离的现象。导致管理工作难度增大，效率不高。信息化管理是创新型的一种工作，具有跨时代的意义、鲜明的时代特征。但是现实中，许多工作者具有思维定式，习惯于传统的工作模式真。在观念上和思想中难以适应这一跨时代的变化。很多工作者对于档案信息化管理不甚了解，甚至带有消极情绪。所以很多时候当单位购买了信息化管理所必需的设备，却没有人会操作，或依然延续传统做法，最终使信息化变成空想，造成了金钱和资源浪费。也使得档案信息化建设不全面，使得一些信息网不能链接以来，造成利用者的困扰。甚至有时会出现总说纷纭的情况，即没有一致的说法，原因在于各部门交流不便，和各自为政的社会制度。严重影响了档案信息化管理工作的进程。

3.新时期档案信息化管理工作思路探索

3.1转变传统观念，提高创新意识

在档案信息化管理实现的过程中，每个人都要从传统观念转变为现念。即要树立信息化管理和创新意识，把档案工作从藏馆中转向电脑前。各部门人员都要意识到档案信息化管理的优点，认识到发展档案信息化管理的重要性和必要性。切实把档案信息化管理提升到战略高度来看待。档案工作者们应看到前方的机遇与挑战，了解现代化管理思想，增加工作责任感，积极主动的用现代化技术管理档案信息。做到因地制宜，适应时展。

3.2构建档案信息管理中心，推行优质服务

档案工作是服务性工作，其目的就是为了国家，社会，经济的发展提供所需的信息。

通过现代化的信息网络， 档案的信息资源从一定程度上得到共享， 使得档案管理走向现代化。国家推崇建立庞大快捷的档案管理信息网，即把档案，信息，图书，等组合成一个信息管理中心。为管理者提供了更加全面的信息，充分发挥了信息化时代的快捷和高速。

3.3加强管理人才培养力度，优化管理队伍

档案信息化管理，需要管理与专业一体化的复合型人才，涉及到信息管理和网络建设等多领域专业知识。因此应摒弃传统的兼职模式，建立专门的组织机构人员机制，并设立完整的人员专业化培训，来提高工作质量和工作能力。只有加强人才培养的力度，提高管理者的水平，优化管理队伍质量，才是实现档案信息化管理工作的前提。

3.4构建信息网络，实现资源共享

实现信息化管理，就必须终止档案部门各自为政的政治体系。建立一个具有同一规格的体系，实现资源共享。使利用者可以清楚明了的获得所需要的信息。同时通过资源共享，使地方档案部门走上具有自我特色的档案信息化管理的道路，从而实现资源互补，相得益彰的效果。形成整体化，完整化的管理体系。

3.5走滚动发展战略，踏上中国特色化档案信息建设道路

信息化管理的实现是一个过程，不可能在短期内实现目标，就必须走滚动发展战略。现代信息技术发展迅猛，导致了档案管理需要不断更新，我们不是要求设备的先进，而是要求思想的进步性。无论是文字档案一体化，还是信息资源的整合化，都会是一个滚动发展的过程。通过滚动发展战略，形成不断更新的档案信息化发展，最终走出一条具有中国特色的档案信息化之路

4.结语

本文对档案信息化的发展状况与出现的问题做出分析与讨论，并对未来的发展提出了自己的看法。笔者认为：档案信息化建设是现代化发展的总趋势，信息化建设必须以局域网建设为前提，计算机管理为基础，校园网建设为依托。大力发展档案信息系统化，实现资源共享，提高工作效率，避免人工管理的错误，对我国社会发展和科技探究都有一定的影响。运用实践、总结、理论相互交替相互结合的理念；在原有的基础上，探索新的管理方法；有问题及时探讨，积极改正；这样才能加快档案信息化的发展，将会使档案的信息化管理工作变得更加轻松，更加高效！

参考文献：

[1] 杜晓宇.知识社会背景下的电子文件管理战略美国国家电子文件档案馆顶层设计研究.上海档案，2006（11）

[2]丁海斌等.电子文件管理基础[M].北京：中国档案出版社，2007（3）

[3]钱毅.中国电子文件管理标准体系现状与实施战略[J].档案学通讯，2009（6）

[4]丁立新.档案信息化的发展趋势[J].档案学研究，2009（4）

第6篇

关键词：事业单位；档案管理

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管等提供利用服务活动的总称，是国家档案在事业单位最直接的表现形式。目前，工作是事业单位现代化管理中的重要组成部分，并对事业单位工作效率产生重要影响。但在实际上，受多种因素影响，事业单位在开展单位档案管理时存在管理不到位、管理方式落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。本文将以此为背景，对事业单位档案管理工作的相关内容进行分析。

一、事业单位档案管理中存在的问题

1.信息化水平较低

随着现代科学技术的发展，信息技术已经被广泛一应用在各项工作中，并有效提高了社会生产能力。但从事业单位档案管理工作来看，信息化水平较低时事业单位档案管理中普遍存在的一种问题，其突出表现为以下几方面：

（1）信息化技术的应用水平有限。

在档案管理中，一大批新的技术被应用，包括edoc文档管理系统、teamdoc文档管理软件等，这些系统具有强大的文档管理能力，但事业单位在系统应用过程中，只是开发应用了这些系统的基础部分，包括档案储存信息登记、档案查找等，系统中很多新的功能没有得到应用，在一定程度上影响了事业单位档案管理的整体水平。

（2）档案管理人员的信息水平不高。

事业单位的档案管理人员均接受过系统的档案管理培训，但是对于档案管理系统，很多档案管理人员不能熟练的对系统进行操作；系统运行过程中存在的问题也得不到及时解决，最终影响了事业单位档案管理的信息化水平。

2.档案管理体系不完善

当前很多事业单位不具备完整的档案管理体系，所制定的档案管理体系存在盲目照搬的现象，导致所制定的档案管理体系不能满足事业单位档案管理要求，产生不良影响。在这种情况下档案管理人员不能按照规定展开工作，对整个档案管理工作产生不良影响。例如，由于档案管理体系不完善，当前管理人员在工作中不能按照相关规定将收集到的资料进行归档、保存，在档案整理过程中，档案没有按照按照摆放，导致档案日常管理工作异常混乱。

二、事业单位开展档案管理的策略分析

1.制定科学的事业单位档案管理体系

对事业单位而言，制定科学的事业单位档案管理体系是保证档案管理工作顺利开展的保证，因此在档案管理过程中需要优先制定科学的管理制度，保证各项档案管理工作顺利进行。根据上文分析的内容，本文认为在制定事业单位档案管理制度时需要注意以下问题：

（1）应该充分分析本事业单位在档案管理中存在的问题，了解本单位档案管理的实际情况，并以此为基础制定管理体系，确保管理制度的科学性。

（2）在制定管理体系过程中，为了保证管理体系具有良好的实用性，需要充分听取档案管理人员的建议，通过分析档案管理人员的建议，并结合本单位管理工作的相关要求制定管理体系。

（3）要确保档案管理制度能有效的约束各个员工的工作，并且能对领导干部的行为产生影响，必要时要鼓励领导干部发挥模范带头作用，率先遵守管理规定，进而带动其他人员遵守规定。

2.重视对档案管理人员的培训

开展档案管理人员的培训工作，这在提高其工作能力中发挥着重要作用，也可以为事业单位未来档案管理工作产生重要影响。因此在工作中，需要积极开展人员再学习活动，全面提高档案管理人员的综合素质。在工作中，要采取自学与培训两种形式，一方面，鼓励全体档案管理人员在闲暇之余能学习与档案管理系统有关的知识，了解本单位档案管理系统的功能、操作方法，进而对整个系统运行做到心中有数。另一方面，采取轮岗制度、外出外培训制度，为员工创造良好的外出学习环境，以进一步提高员工的整体素质。

3.优化管理手段

在信息技术高速发展的大环境下，档杆管理工作也需要积极引进新的技术与方法，不断提高档案管理能力。例如，可以根据事业单位档案管理的要求，实现档案管理工作的信息化管理，使档案目录编制从人工操作转变为计算机操作，大幅提高了检索效率。首先需要建立基于本单位的数据库，并将纸质文档中的内容储存到数据库中，并按照既定的标准进行分类；在文档检索过程中，相关人员只需要在计算机中输入关键词，就能获取自己想要的信息，提高了档案的整体搜索能力。

结束语：

主要研究了事业单位档案管理工作的相关内容，并对事业单位如何有优化档案管理策略进行分析。总体而言，事业单位在优化档案管理行为过程中，需要立足于单位实际情况，在充分了解单位在档案管理中存在的问题后，提出针对性的解决措施，为全面提高事业单位管理水平奠定基础。

参考文献：

[1]韩馨叶.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].产业与科技论坛，2013，09:217-218.

第7篇

[关键词] 信息化管理；档案工作；数码照片

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，尽管数码照片数量持续增加，在社会各领域的应用范围也越来越广，但就数码照片档案管理的现状来看，却显得有些不尽人意。实践中我们能够发现，当前国内并没有推行相对而言较为统一的管理标准和规范，从而导致数码照片管理水平始终得不到提升，此类档案信息的应用价值也大打折扣。所以，在信息化时代，建立科学、完善的数码照片档案管理制度势在必行。

1 数码照片档案特点分析

数码照片的范围相对来说比较广泛，即所有利用数码照相机和扫描仪产生的信息资料均可视为数码照片。此类信息资料的存储多以光盘、磁盘和磁带为载体，通过计算机系统将其数据读出来，经处理后在通信网络上形成静态的图像文件格式。与传统档案照片相比，数码照片档案无论是成像、处理、传输，还是编辑、查阅、归档，其操作方法都比较简单、方便，而且存储时间较长，不会出现褪色和变形等问题。但数码照片与传统档案照片相比，也存在一些不足之处，比如说，对软、硬件具有较强的依赖性；信息数据存在易改性以及数据标准欠缺等。

2 信息化时代数码照片档案的管理方法

大量的数码照片信息资料给档案管理人员带来的巨大的挑战，想要做好此类信息资料的管理工作，掌握科学、有效的管理方法是非常必要的。对于数码照片档案的管理，管理人员可以从以下几个方面入手：

2.1 数码照片档案分类与编号

在对数码照片进行收集的时候，为了保证材料质量，需要遵循以下几项原则：首先是剔除没有价值的数码照片。在诸多数码照片中，必定有多张照片反映的是同一场景，对于此类照片，一般只收集最具代表性的一张；其次是确定照片保管期限，并根据照片保管期限形成季度分类和年度分类，对其进行分别整理。最后是严格按照编号结构对数码照片进行编号，即：年度+流水号。一般来说，年度和流水号均为4位阿拉伯数字，如果不足4位，则在前补“0”。比如说：所需归档的数码照片是“2015年档案工作会议Dsc00039.jpg”的数码照片，此照片的编号为13，那么在对其命名的时候，则应该在13前加两个“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 编制照片档案文件级目录

文件级目录的编制是为了便于照片档案的查找，就目前照片档案文件级目录的编制来看，大致包括以下几个方面的内容，即全宗号、纸质目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、保管期限、盘号、数码照片号以及备注等。上述内容中，数码目录号、盘号和数码照片号仅用于著录数码照片。在编制过程中，档案管理人员需要严格按照目录内容对数码照片进行整理、归档。只有这样，才能够为日后的查找工作提供便利，确保数码照片的价值能够最大限度发挥出来。

2.3 光盘刻录

光盘刻录大多以年为单位，每一年度的数码照片都要刻录在一个或多个光盘中，光盘应为只写光盘，避免出现不同年度的数码照片刻录在同一光盘的情况，这样会导致数码照片放置混乱，不宜查找。此外需要注意，数码照片光盘的刻录需一式两份，一份供查阅利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考虑将光盘刻录三份。光盘的保管期限应该根据盘内刻录的数码照片保管期限来设定，确保光盘保管期限能够满足盘内照片的应用时限，避免出现使用数码照片时，相应光盘过期的情况。

2.4 储存与保管

数码照片的储存与保管直接关系数码照片信息材料的使用效率，所以，一定要对此项工作给予足够重视。对于数码照片档案的储存，应该选用质量好的光盘进行刻录，比如柯达、惠普、明基等，保证光盘刻录的质量和保存期限满足要求。而对于数码照片档案的保管，则应该制定一套科学、完善的管理制度，对于不使用的光盘，应该妥善保管到包装物中，待到使用时再取出，使用后及时放回原处，如需触摸光盘，应该带无纺棉质手套；如果光盘有污渍，应及时用酒精或中性清洁剂清洗，应做好《数码照片档案迁移登记表》的记录，作为数码照片档案管理材料予以保存。

3 如何准确采集数码照片信息

当从按下拍摄快门的一刻，每一张照片相关信息记录已经形成，具有不可修改的特点，在归档工作中，档案管理员可点击右键查询“详细信息”，了解相片相关信息，便于准确做好信息采集记录。

4 结 语

从本文的分析我们可以看出，在信息化时代，数码照片已经成为了档案管理工作的一项重要内容，与传统档案照片相比，数码照片的管理要求更为严格，需要工作人员从收集、整理、检索、保存等多方面着手，采取科学、完善的方法实现管理工作的全面性和系统性，并在此基础上对档案管理方法进行持续创新和完善。只有这样，才能够使数码照片档案管理目标顺利实现，将数码照片档案的信息最大限度发挥出来。

第8篇

[关键词] 信息化；高校学生档案管理；问题；措施

一、以往高校学生档案管理工作存在的问题

1、缺乏必要的制度保证

任何新的技术或者是新思想的形成都是需要一定的基础的，同样信息化技术在高校学生档案管理管理中的推行也是需要一定的制度基础的，现在高校管理学生档案缺乏一定的标准，有的分配给相应的院系来管理，还有的就是把整个学校的档案都放在一起，学生的档案管理工作实际上缺少一定的专门的管理部门，标准不一的管理形式，管理制度缺乏必要的标准，既没有相关的部门的保证，也没有相关人员的定额配置，档案管理工作的绩效、考勤、人员晋升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保证使得高校的学生档案管理工作不具备实行信息化的制度保证，既提出不了必要的场所设备，也提供不了专业的人才，也没有相应的人事管理制度做配套，学生档案管理的效率也无从保证。

2、管理方式比较陈旧

由于没有领导的重视，使得高校这个事业单位的改革无法得以进行，致使学校的学生档案管理活动仍然比较陈旧，管理的手段还是以手动方式为主，造成了档案管理人员大量的时间和精力都在进行调阅档案资料的过程中，大大影响了工作效率，以信息化技术为基础的新型的档案录入方式因为缺乏必要的引用渠道和认知，导致高校学生档案管理非常低效。

3、缺乏必要的设备

现在高校学生档案管理方面缺乏必要的计算机、扫描机等相关的设备基础，使得信息化档案管理工作没有物质基础。这和学校的资金投入比例方面有着很大的关系，同时也和现在的高校的扩招和基础设施建设占用了大量的资金有关，使得高校在采购必要的设备方面存在着相应的困难。

4、缺乏专业的人才

信息化的管理方式的建立，需要专业化的管理人才，但是目前在高校的档案管理工作上面人员一般都不专业，真正的档案管理专业的大学生的数量相对较少，而很多都是年龄比较大的管理人员，这对于信息技术的普及也存在很大的制约。

二、信息化背景下高校学生档案管理工作发展的趋势

1、建立新的管理制度

为了能够让信息技术在高校进行推广，就需要教育部门以及高校对高校学生的档案管理工作进行必要的制度，其中不但要包括档案管理的场所、人员、考核、升迁、管理方式等，还需要对技术的更新方面进行必要的规定，要形成一种相对完整的管理体系，并且能够及时对信息化技术进行及时的更新。

2、思想时代化

信息化技术的发展对于我国社会经济的发展来说是有目共睹的，但是在高校学生档案管理方面却没有能够看到其对于高校的影响，这主要是存在资源在社会的各个部分的影响程度相对来说并不一致，这可能是信息化技术在高校学生档案管理方面的滞后现象，但是这都是现实的，随着学生档案管理工作越来越复杂，要求越来越高，高校的档案管理部门就会产生加快档案管理动作的效率的要求。而这就会逐步解放人们的思想，高校学生档案管理工作没有被重视，不重视纵然是一方面的因素，但是社会资源调节的不一致性也是其重要的原因，随着人们对于档案工作紧迫性的认识不断加强，在高校档案管理工作方面思想的解放将很快出现。

3、管理方式科学化

随着计算机通讯技术的发展，相关先进的技术设备的不断更新，信息化的档案管理方式将逐步在高校间进行，并且同样伴随着人们认识水平的不断提高，对于信息化的认识不断深入，其对于信息化工作方式的了解也越来越深投入，对于在录入档案、归档、分类、编码、检索方面信息化所发挥的变革性的作用面前，就能够激发档案管理人员的学习兴趣，一方面促进了档案管理人员相关业务水平的进步，另一方面提高了高校学生档案管理水平。

4、基础设备齐全

资金和人才的大量流入，相应的设备也会逐步的完善，由于适合高校信息化、科学化的发展目标，更多的高校会为高校学生档案管理信息化工作投入更多的精力，相应的计算机的添置、扫描仪器等仪器也会随着信息化管理技术的不断完善而进入到高校学生档案管理工作中去，更大程度地提高高校学生档案管理工作的信息化水平。

三、总结

高校学生档案管理信息化是一个高校档案管理工作发展的一个趋势，只有充分看到以前我们高校学生档案管理工作中存在的问题，我们才能进一步分析高校学生档案管理工作的发展趋势，以此为相应的发展趋势而做出相应的准备，早日促进高校学生档案管理工作的新发展，使高校学生档案管理工作更加效率、科学。

参考文献：

[1]邹天兰.论高校系级档案“一体两翼”管理模式[J].科技情报开发与经济.2009（08）

[2]王言锋.信息时代下加强高校学生档案管理之我见[J].今日科苑.2009（17）

[3]崔凯.高校基建档案管理现状、特点与对策分析[J].科技信息.2010（18）

第9篇

【关键词】信息化环境；文书档案；管理；标准体系建设

一、基于信息化环境下文书档案管理工作的意义

（一）有利于文书档案管理效能的提高

在社会快速发展的新形势下，文书业务无论是数量还是种类都开始向多样化的趋势发展，这也使文书档案的重要性日益显现出来。在当前信息化环境下，传统文书档案管理模式发生了较大的变化，文书档案管理效率有了大幅度的进步。这就更需要充分的利用信息化技术的优势，加快推进文书档案信息化建设的步伐，使文书档案管理工作更具便捷性，确保文书档案管理效能的提高。

（二）有利于文书档案现代化管理水平的提升

文书档案管理作为行政管理的重要组成部分，通过加强文书档案信息化管理水平，有利于文书档案管理水平及建设质量的全面提升。在当前信息化环境下，文书档案工作应充分的利用信息化技术的优势，加快现代化管理目标的实现。作为文书档案管理部门，更需要在管理工作中不断进行创新，进一步对信息化管理流程进行规范和优化，确保工作效率的大幅度提升。

（三）加快了文书档案开发效益的实现

文书档案信息化管理的实现，不仅有利于档案资料原开发利用，而且加快促进了文书档案信息化管理平台的建设，为文书档案资源共享的实现奠定了良好的基础。而且在文书档案管理信息化推进过程中，有效的改变了档案的利用方式，文书档案公开度及利用效益都有了大幅度的提升，这为文书档案职能转变及更好的提供服务工作奠定了良好的基础。

二、信息化环境下文书档案管理的现状

（一）文书档案信息化管理工作有待于进一步规范

近年来，办公自动化已开始全面普及，这也有效的提升了文书档案管理工作的水平。但由于信息化办公平台处于不断更新和升级过程中，极有可能会对电子文件查询及信息数据安全带来一定的难度。同时要工作中也需要对各类文件梳理，以电子档案的要求做好文书档案的移交保管工作。但在实际工作，文书档案具有分散性，不仅统一管理难度大，而且数据容易丢失。特别是在当前无纸化办公的新形势下，更对电子文件的使用、保管及存档提出了更高的要求。

（二）文书档案信息化管理水平有待于进一步提高

搞好文书档案信息化管理工作，要有一支高素质的熟悉信息化知识技能的专业文书档案管理队伍。文书档案管理工作岗位人员既要熟悉文书业务知识，又要掌握计算机操作技术、熟悉网络数据维护知识、掌握信息利用与安全保密知识等。当前，加强办公人员信息技术培训，加快推进信息化工作进程，是提高文书档案管理水平的必由之路，要抓好抓实，并抓出成效，以适应时展需求。

（三）文书档案管理人员素质及资金有有待进一步加强

长期以来文书档案在管理工作中受传统思想影响较深，这也导致文书档案在收集、整理、归档及查阅等各处环节缺乏健全的规章制度作为约束，在档案管理一些环节工作中还采用手工操作的模式，严重影响了档案工作的效率。目前文书档案管理人员多是由办公室人员兼任，管理人员多没有经过系统的档案管理专业知识学习，业务能力不高，再加之档案管理人员年龄普遍偏大，对新技术和新知识接受能力较差，无法有效地满足现代文书档案信息化建设的要求，由于受制于人员素质的影响，文书档案管理工作无法与时展要求相适应。另外，在文书档案信息化管理推动过程中，由于其涉及的范围较广，在日常工作中还需要做好设备、软件及网站的日常维护工作和开发工作，这都需要大量的资金支持，但在实际工作中，不仅对文书档案信息化建设缺乏重视，而且经费严重不足，这在一定程度上制约了文书档案信息化管理工作的步伐。

三、加强信息化条件下文书档案管理的措施

（一）提高信息化条件下文书档案管理的认识

由于文书拟制工作涉及部门多，人员分散，加上一些部门和个人对文书档案管理重视度不够，文书档案管理工作一直较为薄弱。在纸质档案和实物档案普遍未能做到及时、全面归档。在电子档案方面，有的没有保存，有的保存的往往是最后一稿的电子文件，电子文件无法进行集中管理，很容易丢失。究其原因，主要是思想上未引起高度重视。因此必须要进一步提高信息化条件下文书档案管理的认识，制定科学的工作流程和工作制度，确保文书信息化管理落到实处。

（二）加强文书档案信息化标准体系建设

由于受档案实体管理模式和方法的影响，档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一，造成现在文书档案信息管理上标准不一，导致档案信息的传输、传递难度较大。因此，要积极构建科学的文书档案收集、整理、归档、利用的实施标准，进一步规范文书档案信息化管理工作。并积极依托专网系统建立文书档案管理信息化平台，加大文书档案信息化建设投入，推进文书档案管理信息化建设进程，进一步打牢文书档案管理基础。

（三）加大文书档案信息化建设力度

在当前文书档案信息化建设过程中，要以现代化办公自动化系统作为依托，并对其功能进行扩展，利用文书处理、文件管理及档案管理三个模块来将文书档案管理工作流程涵盖其中，并能够对收文发文进行预归档，对著录的文件和案卷进行整理，对归档的档案进行重新编目，做好文书档案的辅助管理工作，这不仅有利于文书档案信息化管理质量的提升，而且对推进文书档案信息化建设工作也具有极其重要的意义。

四、结束语

随着信息化技术在各行各业中的广泛应用，文书档案也加快了信息化建设的步伐，通过加强文书档案信息化管理，不仅有利于更好的满足人们的需求，而且有利于文书档案现代化和信息化水平的提高，使文书档案能够更好的适应时代的发展，为人们提供更优质、高效的服务。

第10篇

[关键词]档案；管理；理念；方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0320-02

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

（一）抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时，由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

（二）加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

（三）加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

（二）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆（室）只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

三、实现档案管理科学化分析

（一）档案管理科学化工作是一项系统工程。主要包括两方面：一是政府政策层面。积极完善和宣传档案法律法规，档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。二是机关单位自身层面。要构建科学化档案管理机制，只要符合国家档案法规，做到科学利用信息化手段，并实行集中统一管理原则，就会不断有利于档案工作开展。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

（二）明确定位。档案管理工作面向党委政府、社会大众提供专项服务。上至国家、下至公司单位，档案管理均为涉及到全局的重要任务，为中心工作提供服务。因此，应积极主动的将档案管理纳入中心，方能做到成绩斐然。在前期应做好充分准备，树立科学发展意识，进行明确定位，贯彻我党方针路线，把握当前形势的不断发展变化趋势，重视研究国情、地区发展状况与公司企业的现实状况。积极的由全局视角分析谋划，提升政治意识，全局意识以及安全责任意识。应明确着力点，在抓好常态工作的基础上，应有效的把握并调节阶段工作的核心重点，提升档案服务管理针对性以及综合效率。

（三）加强基础建设，提高管理水平。对于档案管理科学化建设的路径之一，信息技术已成为当前档案管理不可缺少的技术基础，在某种程度上，信息技术应用程度的高低与档案管理科学化水平的高低具有重要且密切的联系。因此，提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容。

加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理，建立、健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，提升档案管理的科学化水平。

（四）加强档案的服务建设。档案服务工作上，应积极的从以往封闭式形式发展转变为开放型模式。当前档案管理工作覆盖范畴广泛，涉及的受众面更大，显现为较强的全民性以及服务性。更多的公民大众为了获取丰富的信息资源，维护合法权益而来到图书馆，主动应用网络系统查询想要的资料、文献。为此，创建方便快捷、多元化、丰富性的资源系统变成现代化档案管理工作区别于传统档案工作的核心环节。新时期，档案管理只有全面联系社会实际，深入大众，提供优质服务，方能拓宽发展空间，提升科学化水平。应积极的更改以往档案信息利用率不高的状况，通过信息公开，有序合理的呈现档案目录、资料卷宗，组织人性化的资料陈列展览活动，确保各界人员更全面的了解以及有效的应用。服务管理措施应进一步优化，便于大众应用查阅。

（五）提高事业单位档案管理人员业务素质。要建立事业单位档案管理人员的业务培训体系，使事业单位档案管理人员全员接受业务培训和继续教育，也可以将档案管理的相关专家和学者请到事业单位中来，通过理论讲述、实际指导、经验传授等方式来切实提升事业单位档案管理人员的业务素质。

（六）加快事业单位档案管理的更新。要对事业单位传统的档案加强更新管理，建立起及时收集和整理的方法与管理体系，这样就可以对传统类型的信息与资料进行深入加工，满足事业单位的职能和服务等功能需要。要加强档案数据库建设，将各种音频、视频、图像资料机制加入事业单位档案数据库，以达到对事业单位档案库的及时更新和整理。

四、注重电子档案的发展

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

（一） 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（二）建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。二是子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

（三）提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献：

第11篇

Abstract： In recent years， the development of the information technology environment brings a good opportunity for file management， prompting the file toward the development of the professional， digital and economic direction， but in the process of the actual operation， due to various factors， prospecting units file information process is difficult to meet the social and economic development， the paper mainly discusses the impact of information environment on survey and design units' file management and proposes innovative management methods.

关键词： 信息化背景；勘察设计单位；档案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）13-0154-02

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作者简介：梁江华（1969-），男，山东宁阳人，本科学历，从事党务人事行政后勤管理工作，研究方向为档案管理。

0 引言

随着近些年来我国工程的发展，勘察设计单位也得到了长足的发展，作为勘察设计单位工作的重要组成部分——档案管理工作有着重要的作用，勘察设计单位的档案内容包括科技档案以及人事档案两部分，科技档案是勘察单位在勘测、规划、设计等活动过程中形成的需要归档保存的图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的科技材料，科技档案是勘察设计单位的历史记录，是珍贵的知识资源和信息资源，科技档案是勘察设计单位发展的重要依据，在规划设计以及生产建设过程中都有着重要的作用。人事档案则是人事管理活动中形成，用以记录和反应人才品德和经历的表现，用以考察的资料和文件，是勘察设计单位人才的学历、个人经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况的原始记录。目前，我国的大多数的工程勘察设计单位已经开始适应社会主义改革的体制要求逐渐开始由事业单位转变为科技型企业，在改革完成后，勘察设计单位的工作也设计着员工的安置、所有者权益处理以及债务处理等各种问题，这就导致勘察设计单位的档案管理工作也发生了一些变化，加上信息化环境的发展，档案管理工作也面临着巨大的变革，如何在信息化背景下做好勘察设计单位的档案管理工作已经成为相关管理人员研究的热点问题。

1 信息化环境对档案管理工作的影响

1.1 档案的经济化 随着信息化技术的发展，勘察设计单位的工作模式发生了较大的改变，这也在一定程度上改变了传统档案管理的理念和模式，与传统档案管理最大的不同之处在于，信息化环境下的档案管理工作已经不再与单位的发展向脱离，而是成为勘察设计经营经营管理的重要组成部分，档案成为具有具有经济学意义的重要资源。近些年来，勘察设计单位对档案的利用程度越来越高，也只有充分的利用其各类档案，才能掌握设备、工程、项目、人才管理的具体情况，确定相关的革新方向，有目标的制定技术创新目标。

1.2 档案的专业化 在市场经济社会之中，信息的流通速度十分迅速，这就促使勘察设计单位的档案信息管理工作朝着专业化和规范化的趋势发展，档案是在长期的经营和管理活动中形成的，内容繁多、种类繁杂，在信息化环境下，各个地区的勘察设计单位已经基本普及了计算机，这就为档案管理工作提供了较好的平台，档案管理工作逐渐走向专业化发展阶段。

1.3 档案的数字化 随着计算机的广泛应用以及信息技术的发展，办公自动化已经成为现代企业发展的理念，档案管理也由传统模式下的纸质档案管理转变为现阶段的数字档案管理，档案的数字化也使得档案管理工作的重心逐渐的由实体转移至信息。早在2005年，国家档案局就颁布了《关于加强企业档案信息建设的意见》，《意见》中明确指出，企业应该将档案的信息化建设列入未来发展的规划中，实现企业信息化的同步进行，在《意见》提出之后，我国各个勘察设计单位也积极的贯彻这一理念，档案数字化的雏形基本形成。

2 信息化环境下档案管理工作存在的问题

由于我国大部分勘察设计单位尚处于转型的关键性阶段，因此，在信息化环境中档案管理工作也出现了各种各样的不足，部分部门只注重眼前工作，没有对本部门的资料进行长远和系统的收集，也没有向档案管理部门进行移交，这就导致很多电子档案处于分散、无序的管理状态，难以实现电子档案的科学化利用。加上部分档案工作人员的管理观念仍然处于“重管理、轻应用”的思想观念上，导致档案的内容和数量虽然得以改善，但是实际的利用率却很小，没有发挥出档案的真正作用，因此，必须对勘察设计单位的档案管理工作进行创新。

3 信息化环境下提高勘察设计单位档案管理的措施

3.1 提高档案管理人员的专业水平 档案管理人员的专业素质水平在很大程度上影响着勘察设计单位档案管理工作的质量，档案的管理归根到底是人对于档案的管理，档案的收集工作、整理工作以及归类工作都需要人来完成，勘察设计单位的档案包括人事档案和科技档案，与人事档案相比较，科技档案的专业性很强，很多内容都有专业综合的特性，且档案的来源较多，不仅有电子版，也有很多的纸质资料，这就要求档案工作人员必须具有相关的勘察设计知识以及扎实的档案管理知识。因此，勘察设计单位要严格档案工作人员的准入制度，筛查一些专业知识过硬、服务意识优良的复合型人才。对于现有的档案工作人员，单位也要定期组织培训，为他们多创造一些进修条件，保证现有的工作人员可以掌握相关的计算机知识、文秘知识、勘察设计知识以及档案学知识，可以高质量的完成各项档案管理工作。

3.2 全面落实现代化管理方法

3.2.1 保证管理机制的顺畅性 管理机制的顺畅性是实现档案管理现代化的基础，因此，各个勘察设计单位必须严格的按照《档案法》以及《关于加强企业档案信息建设的意见》，保证相关的条款和制度可以顺利的实施，为此，在单位内部必须建立完善的档案管理领导责任制，将责任落实到人，保证档案管理部门与其他部门工作的协调性。

3.2.2 使用现代化管理设备 档案设备的现代化是促进档案管理工作现代化的物质基础，没有完善的设备，再好的制度、再专业的管理人员也是“巧妇难为无米之炊”。随着信息化环境的发展以及电子信息技术在档案管理工作中的广泛应用，档案保管工作也必须要紧贴时代步伐。在传统的档案管理模式下，对于档案的保护主要局限于档案库房、档案设备的防晒、防尘、防雨、防辐射的保护上，随着信息化环境的推进，在现阶段的档案管理工作中出现了声像档案、机读档案、电子档案等新型的档案类型，新型档案与传统档案相比，新型档案的利用方式、形成介质、存储方式都有着较大的不同，因此，必须根据新型档案的特点完善现代化的档案管理设备，全面推进档案管理工作的信息化。

3.3 推进档案的信息化，建立完善的电子档案管理系统 档案信息化是信息技术在档案管理工作内的创新性实践，可以保证各类档案资源通过系统加工可以实现资源的合理配置，进而实现信息资源的共享。

4 结语

档案是勘察设计单位资产的重要组成部分，属于典型的无形资产，在勘察设计单位的转型时期，档案已经成为单位内部核心竞争力的重要体现，信息化环境的发展为档案管理工作带来了良好的发展契机，促使档案朝着专业化、数字化以及经济化的方向发展，但是，在实际的操作过程中，由于各种因素的影响，勘察单位档案信息化进程还不难满足社会经济的发展，因此，提高档案管理的水平，是我们现阶段下必须要解决的一个重要问题，为此，必须从管理制度、设备改革、人员培养等各个方面入手，分析档案的特点，有针对性的制定措施，全面提高档案信息化水平。

参考文献：

[1]陆喜，史丹丹，宋哲.勘察设计单位档案信息综合利用的思考[J].新疆石油科技，2009，03（15）.

第12篇

关键词：成人教育；学生档案；信息技术

成人教育学生档案是成人学生在接受成人教育的过程中形成的原始信息资料，其中的资料信息可以真实反映出成人学生在校期间的学习情况，能体现出成人学生的综合素质。成人教育学生档案与常规高校教育中全日制在校生档案相比，两者存在较大的差异，成人教育学生档案具有其特有的特点与规律，我们首先要掌握其特点与规律，认识到信息技术对成教档案管理的重要意义，才能更好的实现成人教育学生档案信息化管理。

1信息技术对成教档案管理的重要意义

在成教档案管理工作中，档案多是由分散状态的文件按照一定逻辑规律整理而成，档案中的文件具有一定的信息价值，不仅是历史的证明，也是后续教育工作的重要参考。因此，做好成教档案管理工作，确保档案资料的详细、完整，以档案资料作为工作总结与分析的重要依据，才能更好的规划下一阶段的教育工作。

1.1提高文件的归档效率

在现代信息化背景下，传统的档案管理工作对文件的归档，效率较低，纸质文件资料的汇总与整理，需要投入大量人力与时间，归档业务复杂，这都让归档业务的最终效果差强人意。因此，成教档案管理必须尽快从传统的管理模式中转变出来，引入现代信息技术，有助于提高归档效率。将纸质文件的资料形式转变为电子数据，通过数据库实现存储，通过服务器强大的数据处理能力，完成对这些数据资料的高效分类、整理、归档，这就大大减少了档案管理人员的工作量，同时也能让档案管理的工作效率得以提升。另外，在现代信息技术的支持下，让电子数据化的档案资料通过电子邮件、飞信等方式传递，让网络为档案资料的汇总提供高效的途径，这有助于进一步提高工作效率。引入信息技术，实现档案信息化管理的转型，这也能够让高校更加关注专业化教学软件的应用，在成教档案管理中应用专业化教学系统软件，可以让学校的行政服务部门、各系教学部门、教师个人以及学生都能在一个大平台上查找到所需的学籍档案、教材资料、考试安排以及学科成绩等信息，这大大提升了档案资料的利用效率，这也是未来高校成人教育学生档案管理的发展方向。

1.2有助于实现学教联动一体化

高校的成教部门属于一个半封闭的办学机构，其有一套完整的体系，成教机构内部有专门的学生管理科室与教学管理科室，主要负责成人学生的生活管理、理论与实习课程安排、学籍管理以及教学督导等工作，这些工作都需要有大量档案的信息予以支持。做好成教档案管理信息化建设，有助于增强行政部门、教学系部以及上级领导机构的联系，同时也涉及成年学生个人的参与。缺乏相关部门与个人的支持，就会影响成教档案管理归档工作的顺利进行。将现代信息技术融入到成教档案管理工作之中，通过E-mail、钉钉、微信等信息传输、沟通交流渠道，可以大幅提升各部门之间以及学生个人的紧密联系，通过信息一体化的沟通，实现信息资料的快速汇总，完成信息资料的汇总后，在信息技术的支持下对信息资料进行整理、归档，这样都为后续工作创造了良好基础，从而达到学生管理、教学管理与各部门的工作联动。

1.3为信息资料的规范化管理提供保障

在传统的成教档案管理工作中，相应的文件资料往往存在填写不规范、不完整的情况，同时一些文件资料还可能出现管理不当引起的丢失或缺损，这都严重影响着信息资料的利用效果。文件资料无视标准化，可能造成档案资料的二次筛选、整理，這都占用了大量的人力资源与实践资源，这也是传统成教档案管理模式的弊端之一。为了更好的提高成教档案管理工作效率，实现信息资料的规范化管理，必须进一步加强信息化建设。形成成教档案信息化管理模式，通过管理系统软件为文件资料的填写提供标准模板，通过数据库为电子数据格式的文件资料提供安全的存储环境，这样就能达到成教档案规范化管理的目的。

2信息技术应用于成教学生档案管理的具体措施

2.1了解成教档案管理的特殊性

想要尽快实现成教档案信息化管理模式的转型，首先就要了解成教档案管理的特殊性，在成教档案管理工作中，涉及的档案内容较多，例如学生入学通知、考生登记表、入学成绩、在校期间的各学科成绩；升级、留级、退学转学等报批材料；学生在理论课与实践活动中的表现情况等资料等。上述这些文件资料内容设计广泛，确保这些文件档案的完整性，才能准确掌握学生的情况，同时也能对学校的办学质量、管理水平加以评估，为后续工作提供重要参考依据。

其次就是成教学生档案的形成阶段有所差异，在成教学生档案中，材料的形成有其固定的阶段。因为接受成人教育的学生，其学习层次、时间都各有不同，这也造成了学生档案的形成阶段存在多样性，所以只有在学生完成规定年限的学习任务后，相应的材料才能具备归档条件。

最后就是成教学生档案的材料来源比较分散，受到成教学生培养方式的影响，脱产、半脱产、函授、夜大等教培训方式决定着材料形成来源。另外，学生来源、分布也比较分散，都让成教学生档案的材料产生与形成具有比较分散的特点。

2.2建立完善的学生档案管理系统

为了更好的实现成教学生档案信息化管理，高校应该为其建立一个功能全面、系统稳定的管理平台，系统软件由软件公司开发制作，根据高校成人教育的实际工作要求，确定相应内的功能模块，系统设计要遵循国家档案实体分类法的相关规定，不能盲目套用其他系统软件，要符合高校实际情况。在系统开发完毕后，软件公司还应该为高校成教档案管理人员提供专业技能培训，确保管理人员能够熟练使用该系统，这样才能让管理系统在实际工作中发挥应有作用。管理人员在日常工作中，必须严格遵守相应的操作流程，这样才能让档案管理更加规范。

2.3确保学生档案资料的安全性与保密性

由于目前在我国高校中，成人教育系统分部较广，在涉及各校区之间的信息交流与传递工作时，成人教育的学生档案具有一定的开放性。但是这些文件资料中可能就涉及成人学生的个人隐私，不能做好对这些隐私信息的保密工作，就会侵犯成人学生的个人权益。因此，在进行成教学生档案管理的信息化建设时，必须确保系统软件具有较好的信息安全与保密功能，同时应该在学校内网中架设防火墙，设置安全，这样才能避免受到外网中的黑客攻击或病毒破坏，进而防止信息外泄、数据丢失等问题的发生，这对保护成年学生的个人隐私有重要意义。

第13篇

1 实现高校艺术档案精细化管理需转变管理理念

1.1 将效益观念放在首位。高校艺术档案的精细化管理是在确保资源质量及服务质量的前提下，最大限度地减少高校艺术档案管理过程中所耗资源，以降低管理成本为主要目标的现代化管理方式。因此，在高校艺术档案管理的过程中，应将管理效益作为主要评价和考量标准。在具体的工作中，应在保证齐全、完整的基础上，加大对利用率较高类型的高校艺术档案的重视和投入，提高管理资源的效益产出率；将提供利用工作作为管理质量的试金石，改革甚至革除有碍于提供利用工作效率和质量的环节，完善和细化有利环节；提高高校艺术档案的数字化比率和质量，利用先进的设备和系统实现信息化管理，提升高校艺术档案的管理和服务效率。

1.2 强化以人为本的理念。精细化管理是一种管理理念和文化，它的实现需要由相应的高校档案管理人员来完成。高校艺术档案的精细化管理要求将相应的管理责任明确化、具体化，使得每一个管理者都能够尽职尽责。因此，其内在的要求是对人的科学管理。传统的管理强调对客体即高校艺术档案本身的管理，对主体即高校艺术档案管理人员的管理相对较弱。而要实现高校艺术档案的精细化管理恰恰要求强化对主体的管理，以人为本，做到事事有安排、事事有标准、事事有人管、事事有考核。

2 实现高校艺术档案精细化管理需加强制度建设

精细化管理的基本原则之一就是对管理制度的严格制定和执行。因此，加强制度建设是实现高校艺术档案精细化管理的重要保障。

依据当前的管理实际并结合高校艺术档案精细化管理的需要，加强制度建设可从以下三个方面着手：第一，在高校档案管理制度的制定过程中应加大奖惩制度的分量，细化奖惩条款。高校艺术档案的精细化管理不仅要求具备规范的管理制度，而且要求通过考核保证其实施，科学的奖惩制度可有效达成这一目的。当前，高校档案馆（室）的相关管理制度较为重视管理职责的明确，而相应的奖惩条款却显得较为模糊，即便是在《高等学校档案管理办法》中亦是如此。第二，编制《岗位职责指导书》。高校档案馆（室）的工作人员相对较少，因此可结合其业务工作专业化、具体性描述工作权责、制定较为详细的考评标准，从而为每一位工作人员编制相应的《岗位职责指导书》并严格实施。第三，可结合各高校艺术档案的管理实践，依据《艺术档案管理办法》制定实施本校的《高校艺术档案管理办法》。

3 实现高校艺术档案的精细化管理需细化管理流程

精细化管理本质上是一种对管理目标分解细化和落实的过程，要求其管理规划能有效贯彻到每一个管理环节并发挥作用。因此，细化管理流程是实现高校艺术档案精细化管理的核心。

由于高校艺术档案在种类、内容、载体等方面均具有多样性，且在2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》的分类体系中没有独立出来，其分散存在于教学类、科研类、产品生产类、出版物类等高校档案类型中，因此其管理尚不能实现完全独立。不过，由于高校艺术档案具有独特的功能和特点，且国家文化部和档案局早在2002年就颁布实施了《艺术档案管理办法》，这就为高校艺术档案的独立化、系统化管理提供了切实的依据。当前，在高校档案馆（室）内部普遍实行的是职能制，即按照档案管理流程规划和设置档案业务部门。笔者认为，在职能制的基础上，每一个业务部门均制定相应精细的档案管理流程图，将业务管理每一个环节都纳入其中，并严格遵照实施。在此前提下，再按照档案类型进行分工管理方可最大限度地实现高校艺术档案的精细化管理，如可将与之相关类型档案的管理职责分配给固定工作人员专职负责。如此既可做到责任明确、职有专司，又可实现专业化管理，有效提升高校艺术档案管理效率。

4 实现高校艺术档案精细化管理需创新管理方法

第14篇

【关键词】精细化管理 高校档案 管理工作

一、前言

随着现在社会的发展和信息化的突飞猛进，管理模式、管理方法、管理技术都被人们所熟知，企业与企业之间竞争日趋白热化，要想击败对手，必须要采取更加有效的管理方法，由此精细化管理应运而生。从管理的概念上来说，精细化管理是相对于粗狂性管理而言的集约化、规范化管理方式；从内涵上面说，它具有“精、准、细、严”的特点。所谓“精”，简单的释义就是“精益求精”；“准”就是“准确无误”；“细”就是“细心细致”；“严”就是“严肃严谨”。目前精细化管理已经渗透到各个行业当中来，对行业的管理效益、效率、能动性有极大的提升，那么针对于高校档案管理来说，精细化管理应该把握哪些要点呢？

二、高校档案精细化管理内容

（一）精益求精

档案工作追求的是尽善尽美，无论从工作的性质、工作的重要性都要求我们力求完美；从高校档案工作的实际情况出发，笔者认为要重点专注于档案资源在整合上，从不同的角度去挖掘档案工作的实际意义；换而言之，我们要从高校档案工作的目的性上去加以分析，及时扩充档案工作的作用，充分履行档案工作管理的职能，在档案工作中发挥最大的效能。

（二）准确无误

现在档案工作有另外一个预测的职能；而档案工作用通俗的话来说，本身就是历史信息的记录；预测职能的发挥，讲求实效性，有利于人才及时的挖掘和培养。预测职能是建立在历史的记录之上，采取论证、推断的手段来进行的，如成绩、技能技巧、特长、信用等等。如果历史信息的记录出现偏差，那么预测的职能就将丧失；从这个方面来说，高校档案工作肩负着培养祖国未来所需人才的重任，一旦发生失误，那么后果不堪设想。

（三）细心细致

高校档案工作包含的内容很多，不仅仅是学生的数量众多而且还涵盖了大量的信息，对信息的及时、正确的处理需要我们档案工作者付出艰辛的劳动，每一条信息我们都要进行综合归类，避免出现“张冠李戴”错误，因此，细心细致必不可少。

（四）严肃严谨

高校档案工作来不得半点虚假，在对待工作的态度上，管理者必须严肃认真；缺乏务实严谨的工作作风，必然对档案工作带来不利的影响，有可能造成巨大的损失；事实求是、脚踏实地的工作作风是每一个高校档案工作管理者必须要遵循的准则，采取弄虚作假必然会触及法律的红线，同时也丧失了自身的伦理道德。

三、高校档案精细化管理流程、对策

（一）高校档案精细化管理流程

高校档案精细化管理要遵循一定的流程和步骤，从笔者的经验上来看，首先，高校档案工作者树立正确的管理思想，从档案管理精细化的内容上进行自身的批评与自我批评，从思想意识上重视高校档案工作，时刻警惕轻视、怠慢档案工作消极思想的侵入，保持良好的工作作风和工作态度。其次，要善于在高校档案工作的实践中及时总结经验和教训，运用正确的工作方法做好高校档案的管理；在自身档案工作管理能力上要加大学习力度，可以借鉴相关的参考文献研究成果进行工作能力上的培养和推进。第三，进行高校档案精细化管理的查漏补缺，针对于工作上的短板进行及时的弥补，发现问题及时处理，提高档案工作的能力和效率。第四，培养档案管理工作宏观和微观相结合的工作方法，站在不同的角度去分析工作中的疑难问题，换位思考疑难问题有可能带来的后果，细致全面的对问题进行剖析，不遗漏掉任何一个微小的细节。第五，加强高校档案工作之间的交流，与同行进行坦诚的讨论，借鉴他人身上成功的经验，用哲学发展的思想和实事求是的态度看待高校档案管理工作的新问题、新思路、新方法，以适应当今飞速发展的社会，更好地为高校档案工作作出贡献。

（二）高校档案精细化管理对策

目前高校档案管理工作大多数仍然处于粗放式管理阶段，也存在着不少管理上的漏洞和方法上的问题。每一个学校档案管理工作具有一定的特殊性，不能用“概而全”或者急于求成的思想彻底解决这些不足。作为管理者，首先也要进行精细化管理与过去粗放式管理的比较研究，首先要意识到两者的差异性，差异的点在什么地方必须要弄清楚。两者之间的转变依靠的是循序渐进改革方式，而不是急于冒进冲锋式。在明确这个态度的基础上，我们要坚持实事求是的态度，以自我改善、自我修正、自我检讨、自我批评的方式持续不断的更新观念和管理方法，进而不断地取得进步。同时，要加大高校档案工作管理人的思想和水平的教育培训，树立居安思危、不进则退的竞争意识，培养高校档案管理工作质量的概念，竞竞业业、扎扎实实从自身岗位做好细心细致的档案工作。高校档案工作管理者，一定要以身作则、突出表率作用，并协同相关人员制定出行之有效的档案管理制度，不断加大档案的收集力度和分类，利用科学技术手段简化档案的收集、管理和利用，使得高校档案精细化管理形成科学化、规范化、现代化、有效化的管理体系。

四、结语

时代的潮流不可阻挡，在新形势下，高校档案工作精细化管理势在必行；我们要善于发现高校档案工作中存在的矛盾，并针对矛盾找出可实施的方法，利用精益求精、准确无误、细致细心、严肃严谨精细化理念引导我们的思想，以期更好地为高校档案工作作出贡献。

参考文献：

[1] 林端庄. 高校基建档案管理对策浅议[J]. 城建档案. 2006（10）

第15篇

关键词：档案管理;精细化;档案服务;体制

在现代化的管理当中越来越注重精细化的管理模式，其作为一种全新的管理理念，涵盖了求精、准确、细致以及严谨的原则。简单来说便是要把工作做仔细，细致对流程等进行管理，严格遵守相应的章程和制度。

一、精细化管理的主要特征以及方法

1.精细管理存在的特征。精细化管理的主要内涵便是要细致进行工作，细致对流程进行管理，并严格遵守相应的规章制度。通过对内涵的分析可知，该项管理的方式存在的主要的特征为重视细节、重视过程、重视落实、重视质量以及最终的结果，这样的特征导致了应用该项管理方式对事物进行管理，可以做到非常专注，实现精益求精。2.精细化管理的方法。精细化管理为一种全新的管理技术以及理念，遵守非常系统的管理原则，可以应用非常多的管理手段，把事务当中存在的不同单元进行有序的组织，将复杂的流程进行简化，并使之流程化，实现更高效的管理效果。

二、当前事业单位档案管理中存在的主要问题

1.思想观念落后。在我国的大部分事业单位当中，相关的领导层并没有对档案的管理工作产生高度的重视，只将其视为简单的保管工作，没有设立专门的管理部门，在基础设施的建设以及资金的投入上明显不足，这便导致了在事业单位内部对档案进行管理的过程中，产生了较多的问题。2.事业单位档案分类的内部结构不科学。在全新的时代背景下，事业单位在对自身进行发展的过程已经逐渐开始对该项工序产生了重视，也对该项工作有了重新的认识，逐步实施了档案的编辑和整理工作。但在实际的工作过程中，会存在一些问题有待解决，例如档案采集的门类非常少、内部结构不科学、质量不过关等问题，对档案的编辑和相关的整理工作产生了较大的影响。3.档案信息利用效率比较低。在我国，社会的发展非常迅速，这便需要该项工作能够与时俱进，紧跟时代的发展脚步。大部分的管理人员在思想观念上以及专业能力上并没有紧跟时展的脚步，并且不能及时处理好开放性档案以及机密性档案之间的关系，使其不能将服务工作良好的发挥出来。

三、在事业单位档案的管理中开展精细化管理的途径

1.革新思想观念，实现理念的精细化管理。在事业单位内部对档案进行管理的过程中，事业单位要将其视为管理的基础性工作。其中，该项工序的好坏更是衡量管理水准的标尺。因此，事业单位当中的领导层首先要革新思想观念，加强对该项工作的重视，结合自身实际的发展情况，无论是从思想上还是从实际行动上，都要全面积极对该项工作进行统一管理，并将管理的过程和管理的成果纳入到对工作人员的绩效考核当中。2.明确管理标准，实现细节的精细化管理。事业单位在对该项工作进行管理的过程中，首先要制定管理工作的标准，从而将各项工作流程进行细化，实现合理的内部结构分类。把产生的每一项文件和和资料都进行采集，并详细的进行分类和编码、录入以及上柜等编辑和整理工作。并对事业单位内部每一项管理需要完成的要求进行详细的制定，实施有效的量化管理，以便全面保障每一个环节都能真正实现预计的标准。3.提升服务意识，实现人员的精细化管理。在对该项工作进行管理的过程中，要将服务的意识提升，提升对工作人员的培训力度，制定有效的奖励机制，构建高质量的人才队伍，以便将精细化的管理工作进行内化。精细化管理需要接受一系列的业务培训，掌握专业的管理知识以外，更要有较强的技术操作能力，并且要针对管理工作的实际情况，指导管理人员精细化管理工作的实施；且要定期对管理人员的业务能力进行培训，依照相应管理工作的实践，将管理业务的水平不断提升，加强对管理理论的研究，创新思想，从而探寻出更多管理的方式，落实精细化的管理工作。

四、结语

总之，事业单位当中的档案管理工作是非常重要的一项工作，单位的领导层要革新思想观念，重视该项管理工作，以便实现理念的精细化管理。同时，要明确管理标准，实现细节的精细化管理、提升服务意识，实现人员的精细化管理。这样，事业单位内部的档案管理工作才能有序的进行，提升事业单位的管理水平。

参考文献：

[1]凌灵.论档案管理中精细化管理思想的应用[J].经营管理者,2016,(21):296.

[2]张惠敏.在事业单位档案管理中推行精细化管理[J].机电兵船档案,2014,(04):24-26.