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人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的,明确了协议双方各自的权利和义务,以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件,称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证,是重要的民生档案。随着市场经济的发展,规范的交易行为促生了越来越多的合同,对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。
一、合同档案建立的必要性
著名法学家庞德有一句名言:“商业时代的财富,大部分是由合同构成的”。首先,企业应当建立合同档案管理制度的主要因素,是受到国家经济快速发展,以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下,企业管理者须顺应时展潮流,增强法制观念,积极参与到国际大平台中,与其他企业进行各种合作,取长补短,提高自身发展实力。但合作的同时,双方为了维护自身合法利益,在生产经营的过程中就要签订合同和协议,对同一类的合同文件进行管理,必然出现一系列合同档案,对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径,因此,企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外,企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范,当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决,所以,合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。
二、合同档案管理工作主要内容
(一)合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作,主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律,有些合同的履行时间较短,在几天左右就可以履行完合同约定内容;有的合同履行时间较长,如重大项目建设工程类合同,通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间,决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握,不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案,其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料,要齐全完整。主要包括三个方面:合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式,要从源头保证合同收集的齐全和完整。(二)合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类,现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理,不过不同企业单位中的分类方法各不相同,有的为合同档案设立了单独门类,并在系统中设置了档案模块,有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值,不同合同档案的保管期限划分标准不同,如文书类档案是永久、30年、15年;科技档案是永久、长期和短期。另外,合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后,要按照一定的顺序将其列入合同档案中,确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时,因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后,要对其进行编号以方便查阅,另外,合同的签订往往涉及多方,需责任者在合同档案上签字明确责任人,最后还要注明合同档案成立日期。
三、合同档案的规范化管理改进建议
(一)解决合同收集难的建议。《合同法》第32条:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此,签字和盖章是档案收集管理的关键点,公司可以在盖章时就对合同进行编号,方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单,审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息,审批单应该一式三联,在订立合同以后,第一联和合同一起到档案部门归档;第二联交给财务部门作为记账凭证;第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程,使档案收集过程更加严谨。(二)管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理,加强管理者的管理意识。第一,要做好档案管理的宣传工作;第二,加强对合同保管员的培训工作,增强其合同保管相关理论和责任意识;第三,要加强全公司对合同管理制度的认知,查阅要制度化,以免合同丢失或损坏,否则将追究负责人的责任,并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时,责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。(三)提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术,有助于对项目相关材料的收集和整理,把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理,不仅有利于合同需要人及时查阅,也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作,加大信息管理意识,营造良好的信息管理氛围。
四、结语
在合同档案管理中,还存在着很多急需解决的问题,这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质,还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责,充分认识到合同档案建立的必要性,从而采取有效措施,实现对合同档案的规范化管理。
【参考文献】
[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.
1.1合同签订方面存在的问题
1.1.1合同文本格式问题。
部分电力企业在签订合同时,没有对合同给以高度重视,致使合同出现内容不全、文字不严谨、条款格式不符等问题,使合同签订存在很大风险。在合同条款中,双方当事人的权利和义务没有得到明确,履约内容比较模糊,文本格式不标准等,使合同存在很多瑕疵,致使合同签订出现很多纠纷。
1.1.2合同签订不够慎重。
在签订合同时,电力企业的当事人没有对签约对方进行全面、仔细、深入的调查,没有按照我国《合同法》相关规定进行合同签订处理,致使合同签约存在不够慎重的问题,合同内容不够真实、可靠,最终给企业带来巨大经济损失。
1.2合同管理方面存在的问题
1.2.1合同管理认识不到位。
由于合同管理方面的法律规章制度还不够完善,致使电力企业对合同管理存在认识不到位的问题,导致合同管理只存在于表面形式化。在实践过程中,合同管理的相关制度得不到真正落实,合同管理根本无法渗透到企业生产、销售等过程中,给企业长远发展带来极大影响。
1.2.2合同管理机制不完善。
在电力企业运行过程中,合同管理没有完善的机制,没有根据公司的运营情况,制定相应的合同管理制度,致使合同管理工作人员的工作效率无法得到提高,导致各种合同管理问题出现。部分电路企业中,合同管理流程繁琐,致使合同会签无法快速完成,给企业正常运营带来严重影响,导致合同管理规范化和效率存在极大矛盾。
1.2.3合同管理模式不科学。
在进行合同管理时,电力企业采取的管理模式是根据合同编号进行,但没有对合同进行分类整理,也没有对合同设定相应的系统编码规则,致使合同管理工作量非常大、难度较高,给合同管理规范化发展造成极大阻碍。
1.2.4管理人员素质不够高。
电力企业合同管理中,工作人员普遍存在法律意识淡薄、责任心不强、专业技术水平较低等问题,致使合同管理工作人员的整体素质不够高,从而导致电力企业合同出现一些不必要的风险。
2电力企业合同管理规范化的策略
在实践过程中,电力企业合同管理规范化,需要注意以下几个方面:
2.1合同签订应注意的要点。
首先,在签订合同时,必须对资信和资格等进行全面、深入调查,同时,双方当事人要明确了解合同内容,以及应注意的相关事项。例如:企业的信誉情况、签约人的真实法定代表人身份等。然后,合同的格式,一般采用书面格式合同,签订时遵循足迹清晰、语句通顺、词意清晰等,并确保时间、地点等准确无误,同时,对价格、企业公章等进行确认,严禁不合法、不具备法律效益的情况出现。最后,根据我国《合同法》和《公司法》的相关规定进行合同签订,以清楚知道双方的义务、权利和违约责任等,避免合同无效和上当受骗等情况发生。
2.2合同管理应采取的策略。
首先,提高对合同管理的认识,从根本上重视合同管理规范化,增强全体工作人员的合同管理意识,以不断提高企业管理水平,促进企业经济效益不断提升。然后,根据电力企业实际运行情况,健全合同管理机制,制定相应的管理制度和考核标准,明确各部门的职责和义务,规范合同管理流程,以不断加强对合同管理人员的管理和监督,提高工作人员的工作效率。与此同时,注重合同管理工作人员的专业培训,让他们不断学习先进管理模式和技术,使合同管理相关制度得到真正落实,实现合同的全方位、系统化、动态管理。企业对合同管理工作人员进行专业培训,才能让工作人员的业务技能更加熟练、专业技能更强,为企业经济效益不断增长提供有力支持。最后,加强合同签订过程的风险方法,明确合同签订时双方的权利和义务,提高对法律顾问的重视,避免合同纠纷问题出现,让合同管理贯穿到企业整个生产、销售和服务的全过程,以促进电力企业合同管理规范化发展。另外,当违约情况出现时,企业必须采取有效策略,及时进行处理,在保障双方权益的情况下,合理进行赔偿支付,以降低企业的经济损失。
3结束语
1.1合同签订方面存在的问题
1.1.1合同文本格式问题。
部分电力企业在签订合同时,没有对合同给以高度重视,致使合同出现内容不全、文字不严谨、条款格式不符等问题,使合同签订存在很大风险。在合同条款中,双方当事人的权利和义务没有得到明确,履约内容比较模糊,文本格式不标准等,使合同存在很多瑕疵,致使合同签订出现很多纠纷。
1.1.2合同签订不够慎重。
在签订合同时,电力企业的当事人没有对签约对方进行全面、仔细、深入的调查,没有按照我国《合同法》相关规定进行合同签订处理,致使合同签约存在不够慎重的问题,合同内容不够真实、可靠,最终给企业带来巨大经济损失。
1.2合同管理方面存在的问题
1.2.1合同管理认识不到位。
由于合同管理方面的法律规章制度还不够完善,致使电力企业对合同管理存在认识不到位的问题,导致合同管理只存在于表面形式化。在实践过程中,合同管理的相关制度得不到真正落实,合同管理根本无法渗透到企业生产、销售等过程中,给企业长远发展带来极大影响。
1.2.2合同管理机制不完善。
在电力企业运行过程中,合同管理没有完善的机制,没有根据公司的运营情况,制定相应的合同管理制度,致使合同管理工作人员的工作效率无法得到提高,导致各种合同管理问题出现。部分电路企业中,合同管理流程繁琐,致使合同会签无法快速完成,给企业正常运营带来严重影响,导致合同管理规范化和效率存在极大矛盾。
1.2.3合同管理模式不科学。
在进行合同管理时,电力企业采取的管理模式是根据合同编号进行,但没有对合同进行分类整理,也没有对合同设定相应的系统编码规则,致使合同管理工作量非常大、难度较高,给合同管理规范化发展造成极大阻碍。
1.2.4管理人员素质不够高。
电力企业合同管理中,工作人员普遍存在法律意识淡薄、责任心不强、专业技术水平较低等问题,致使合同管理工作人员的整体素质不够高,从而导致电力企业合同出现一些不必要的风险。
2电力企业合同管理规范化的策略
在实践过程中,电力企业合同管理规范化,需要注意以下几个方面:
2.1合同签订应注意的要点。
首先,在签订合同时,必须对资信和资格等进行全面、深入调查,同时,双方当事人要明确了解合同内容,以及应注意的相关事项。例如:企业的信誉情况、签约人的真实法定代表人身份等。然后,合同的格式,一般采用书面格式合同,签订时遵循足迹清晰、语句通顺、词意清晰等,并确保时间、地点等准确无误,同时,对价格、企业公章等进行确认,严禁不合法、不具备法律效益的情况出现。最后,根据我国《合同法》和《公司法》的相关规定进行合同签订,以清楚知道双方的义务、权利和违约责任等,避免合同无效和上当受骗等情况发生。
2.2合同管理应采取的策略。
首先,提高对合同管理的认识,从根本上重视合同管理规范化,增强全体工作人员的合同管理意识,以不断提高企业管理水平,促进企业经济效益不断提升。然后,根据电力企业实际运行情况,健全合同管理机制,制定相应的管理制度和考核标准,明确各部门的职责和义务,规范合同管理流程,以不断加强对合同管理人员的管理和监督,提高工作人员的工作效率。与此同时,注重合同管理工作人员的专业培训,让他们不断学习先进管理模式和技术,使合同管理相关制度得到真正落实,实现合同的全方位、系统化、动态管理。企业对合同管理工作人员进行专业培训,才能让工作人员的业务技能更加熟练、专业技能更强,为企业经济效益不断增长提供有力支持。最后,加强合同签订过程的风险方法,明确合同签订时双方的权利和义务,提高对法律顾问的重视,避免合同纠纷问题出现,让合同管理贯穿到企业整个生产、销售和服务的全过程,以促进电力企业合同管理规范化发展。另外,当违约情况出现时,企业必须采取有效策略,及时进行处理,在保障双方权益的情况下,合理进行赔偿支付,以降低企业的经济损失。
近些年来传媒集团取得了突出的进步,集团内部管理的内容比较多,影响因素也随之增加,因此做好经济合同的规范管理工作至关重要。本次研究中以传媒集团经济合同管理现状为基础,结合具体情况,对如何强化合同的规范化管理进行分析。
在社会主义市场经济的影响下,各行各业的经营管理理念和管理机制出现了不同程度的变革,都是以市场经济为导向,对内容管理方案进行适当的调整。传媒集团的业务范围比较广,包括:传告传媒、互联网科技、影视投资、金融管理和休闲体育等方面,业务范围逐渐扩展,针对管理内容的多样性,在实践阶段必须落实有效的规范处理形式,满足合同管理的各项要求。
一、传媒集团经济合同管理现状
(一)所属机构管理混乱
集团发展中对不同的所属部门有不同的要求,由于下属的项目部比较多,包括:广告传媒部、策划部、人力资源管理部以及财务部等,因此需要对各个所属结构进行精细化管理,满足管理机制的整体要求。但是在实践阶段存在所属结构管理不合理的现象,部分项目缺乏有效的规划设计形式,增加整体管理难度。如果出现所属结构管理混乱的现象,必然导致合同项目流于形式。
(二)前期项目审核不合理
在签订合同前,需要了解对方是否具备主体资格,合同必须保证公平性和合理性。但是在传媒集团的经济合同审核阶段,存在前期项目评估不合理的现象,部分不具备资质的集团参与到活动中,最终导致签订的合同无效。前期项目的审核显得至关重要,缺乏完善的审核机制,必然会增加合同管理风险,甚至对集团的经济效益造成损失。
(三)法律机制约束不到位
传媒集团的经济合同起到明显的职业性作用,在合同签订之前需要考虑到法律形式的具体要求,确定有效的约束管理形式。但是实践阶段存在法律及时不健全的现象,项目负责人自身业务能力不足,习惯于使用对方主体提供的格式签订合同,部分工作人员则没有及时对项目进行检查就在合同上签字,导致合同评审流于形式。如果在履行合同的阶段,双方存在争议,无法按照约定履行合同,则无法根据合同要求,获得充分的索赔,增加了经济损失。
(四)合同资料管理失效
传媒集团的合同管理起到明显的控制作用,能及时对各项内容进行有效的约束。因此在实践阶段需要做好跟踪处理工作,及时对建设项目进行诊断。此外随着项目管理水平的不断提升,对工作人员的法律防范意识也有一定的要求。在具体管理中如果存在合同资料失效的现象,物资采购以及设备的租赁无法进行有效的管理,最终导致合同失去原有的意义。
(五)项目法律风险大
传媒集团项目部承担合同的签订工作,在签订前需要做好风险调查工作,考虑到所属项目的具体要求,对风险进行有效的评估和分析。但是在履行阶段,需要对合同项目进行变更的时候,由于部分条例是口头约定的,没有按照项目条例履行,事后对方不承认,如果没有其他有力的证据,则会导致没有理论依据,项目部需要承担更多的风险。项目部在合同管理和履行的阶段,如果忽视了对项目部门所属职责的有效划分,必然对后续管理造成影响。
二、集团经济合同的规范化管理措施
考虑到集团经济合同管理的特殊性和复杂性,在后续控制阶段,必须从实际情况入手,以现有的职责体系为例,做好不同阶段项目管理工作。以下将对集团经济合同的规范化管理措施进行分析。
(一)采用现代化管理手段
传媒集团的各项管理职责比较特殊,针对不同项目的特殊性,工作人员需要从实际情况入手,采用现代化的管理手段,对影响因素进行有效的评估和分析。当前在合同处理阶段会出现不同程度的经济纠纷的情况,企业外部形象受到影响,因此可以从实际情况入手,采用现代化的管理手段,及时对各项条例进行对比分析。
集团可以借助自身改革发展时机,结合市场经济的具体要求,做好规范化管理工作。计算机辅助管理技术起到了重要的作用,可以采用计算机技术实现合同管理的评审、签约和履行等程序的管理。分公司要对自身业务项目进行分析,按照合同机制的后续执行要求,进行动态管理,最终保证管理的有效性。
(二)提升工作人员管理意识
传媒集团在经济合同管理中可以聘请专业的管理人员进行管理,同时提倡全员管理形式。总公司和分公司需要了解规范化系统的要求,以责任考核形式为基础,对经济效益进行分析。分公司在所属指标划分阶段,要采用层层管理和层层加压的形式,项目负责人、经营人员和合同管理人员要明确自身分工,对法律变革形式进行分析。此外开展合同法律法规教育,通过企业内部媒体造势,宣传合同法和建筑法,通过开展“重合同、守信用”活动,强化全员
诚信意识。
(三)完善合同管理制度
传媒集团要建立有效的经济合同管理制度,对各项活动进行分析。考虑到规范经营活动的要求,要提升经济效益,防范各种风险,起到维护自身权益的目的。针对职责划分不明确以及岗位要求不明的现象,可以开展组织管理形式,对各个部门的具体工作进行细化处理,按照具体要求落实管理制度。在内部管理中涉及到科技形式的应用、品牌策划、影视管理、知识产权管理等方面因素,要对各类数据进行详细的分析,以数据为支撑,最终达到理想的管理效果。
(四)落实合同考察工作
传媒集团作为我国新型产业集团,其发展前景比较乐观,整体管理阶段,涉及到的内容有很多,但是受到内外因素的影响,在管理阶段会存在不同程度问题,增加后续管理难度,在前期必须做好基础考察工作。包括对方的经济能力,集团内部管理形式和未来发展趋势等,只有将各项工作落实到实践中,才能保证项目的有效性,避免出现严重的风险。如果合同包括附属条件,双方应在主合同中明确本合同的所有有效附件,经加盖双方印章后方具有同等法律效力。
(五)完善最后审核程序
律师和相关工作人员需要对涉及到的法律条款进行有效的处理,传媒集团在后续发展中会遇到很多风险,因此为了保证条例符合法律框架的基础要求,需要做好最后的审核工作。该环节也是合同管理的重要组成部分,要不断扩展执行力度,以绩效考核体系为基础,做好后续的跟踪管理,直到完整归档。同时传媒集团要根据不同项目的属性要求,制定出符合本集团发展的不要版本的合同,将关键注意事项纳入到合同中,最终保证集团的经济效益。
三、结束语
在市场经济的影响下,很多经济主体出现了改变。传媒集团需要从实际情况入手,以现有的风险管理体系为基础,结合行业性质和企业发展特点,对风险进行有效的评估。同时传媒企业要采用规范化管理的形式,构建项目合同管理防线,对各项影响因素进行分析,减少消极因素的影响。项目负责人要不断提升自身综合能力,从集团的经济效益入手,对合同进行有序的管理,完善管理章程,最终保证合同管理的有效性,促进集团的可持续发展。
【摘要】本文针对我国施工企业面临建筑业市场化、工程管理国际化的形势,从合同管理的重要性入手,分析了施工企业合同管理的现状,对树立合同观念,加强合同意识,设立合同管理机构、培养合同管理人才,完善合同管理体系及合同管理制度,建立合同管理信息系统进行了探讨。
【关键词】施工企业合同管理现状
1引言
随着我国经济体制改革的逐步深入,建筑市场逐步走向规范与完善。2004年11月11日,中国正式加入WTO满3周年了,这意味着中国加入世贸组织后的3年保护过渡期结束,2004年12月11日起建筑市场全面对外开放,中资、外资企业都将享受“国民待遇”。全球经济一体化是世界经济发展不可逆转的趋势,逐步对我国国民经济主要支柱的建筑业产生了重大影响,给国内建筑施工企业带来了较大的冲击,另外,市场经济的一个主要特征就是它的法律强制性,因此在建筑领域逐渐出台了《合同法》、《招投标法》、《建筑法》等以合同为主要内容的法律。合同是联系各合同主体的纽带,任何一方违反合同,必然要受法律的制裁,从建筑市场总体情况来看,目前建筑市场竞争激烈,建筑企业利润减少,合同的风险加大。只有重视合同,重视合同管理,才能有效的降低工程风险,增加企业利润。
2施工企业合同管理的现状
我国加入WTO后,施工企业与国际交往逐渐频繁,到国外承包的工程及在国内承包的国际投资项目也越来越多。严格的合同管理是这些国际工程的惯例,一般都严格使用FIDIC合同条件。
就目前国内施工企业合同管理的现状而言,主要存在以下几点问题:
(1)缺乏完全法制化的社会环境。建筑和合同法律体系不够完善,部分法律条文不够严谨,有空子可钻。另外,有法不依、执法不严的现象仍然存在。
(2)缺乏规范化的市场环境。业主利用买方市场的优势地位,提出苛刻的合同条件,施工单位为了生存不得不接受。业主在履行合同过程中随意性太强,存在不按合同、不按规则和惯例办事的现象。
(3)施工企业的合同法律意识和合同管理水平跟不上形势的发展。一般来说,施工企业管理层对投标、签约工作还比较重视,但合同履行过程中的监督、检查、统计、考核、奖惩还缺乏有效的措施和方法。
(4)合同管理人才缺乏,对合同管理人才培养不够重视。我国的合同管理起步较晚,合同管理人才缺乏。另外,由于外部环境不规范的因素太多,企业内部还没有形成重合同的意识和重视合同管理人才培养的环境。
在建筑市场上,不慎签订的一个合同就有可能给企业造成重大损失甚至面临破产的窘境,因此,施工企业必须加强合同管理,以提高企业的生存能力和抗风险能力。
3加强合同管理的几点建议
3.1树立合同观念,加强合同意识
企业要对管理人员加强法制教育,特别是企业负责人、项目负责人、合同管理人员,不但要学习《建筑法》,更要学习《招标投标法》、《合同法》,使他们在工程项目管理中处处以合同为依据,以合同管理为中心,只有这样,才能按合同办事,才能拿起法律的武器维护自身的合法权益。在国际工程中,合同管理更是项目管理的核心,尤其对承包商来讲,可以说其合同管理直接关系到项目实施是否顺利,自身的利益能否得到保护。
3.2设立合同管理机构、培养合同管理人才
一个合理的合同管理机构,以及对合同管理部门的权责及与其它职能部门之间的界面的合理界定,是合同管理成功与否的关键;合同管理人才,需要素质高、学习能力强、知识面广、责任心强,需进行在职培训,组织专题学习和讨论,学习的内容有《合同法》、建设工程施工合同示范文本、《最高法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》等;建立有效交流渠道,以达到互相促进、互补不足的目的,明确合同管理人员的责权利,建立完善岗位竞争机制和奖惩机制,以机制促进人,
3.3建立和完善企业的合同管理体系及合同管理制度
施工企业就合同管理全过程的每个环节建立和健全具体的可操作制度没,这些环节应包括:介绍信的开具、信息的跟踪、合同的草拟、洽谈、评审、用印、交底、责任分解、履约跟踪、变更、索赔、违约、解除、终止等。使合同管理有章可循,规范合同签订程序,减少失误。
3.4建立合同管理信息系统
信息是合同管理的窗口。为了能及时掌握合同的实施情况,合同文件、变更记录、补充协议、会议纪要、各方的来往函件等文件要及时传递给合同管理人员,在信息技术高速发展的今天,合同管理应建立在信息管理的基础上,施工企业要充分利用网络的优势进行合同管理,可以建立局域网,信息网站等。
4总结
合同管理是一项高智能的工作,是一个复杂的体系,是项目管理的核心。面对我国建筑领域市场化的推进以及我国建筑业国际化的趋势,没有有效的合同管理,就不能实行有效的工程项目管理,就不能顺利的完成工程预期目标,施工企业必须加强合同意识,只有合同管理规范化,才能在激烈的市场竞争中生存和发展。
参考文献
[1]金芳,工程量清单计价模式下施工企业的策略研究[D].武汉理工大学硕士论文,2005.
[2]韩风光,中小施工企业合同管理研究[J].中国科技论文在线.
关键词:规范;土地承包程序,加强;承包合同管理
Abstract: aiming at the village street, community assets contract of the existence of the contracting behavior is not standard, contract mechanism is not sound, contract signing of problems, innovation concept, strengthen supervision measures to ensure that the contract management steadily, and for to make streets to help lay the good foundation, to promote harmonious and stable. Regulate land contracting procedures, strengthen the contract management.
Keywords: standard; Land contracting procedures, strengthen; Contract management
中图分类号:F715.4文献标识码:A 文章编号:
一、当前农村承包合同管理存在的弊端
(一)合同形成程序不规范,存在少数干部个人说了算的问题。有些村干部上台后,为增加收入,为实现竞选前对个别村民的承诺,私自将公有财产贱价送人,乱签订合同、协议。
根据村务公开民主管理政策的规定,农村公有资产处置、建设工程发包和荒山、滩涂、土地、房屋等资源的租赁承包,都必须经过村两委会议和村民代表会议讨论,必须经过与会人员2/3通过,并要公开招、投标、拍卖和公示。但有的村未经过这些程序,及至承包人开始履行合同时,村民方才知道,同时在村组干部内部产生隔阂和矛盾,随之引起群众上访。
(二)村土地承包存在以租代征现象
有些村居乱签订土地承包价格和年限,土地承包价格依据国家征用价格承包,承包合同期限无期限。这既违背了《土地承包法》,又让村民受到了伤害。
(三)合同招标、竞标、投标不规范
合同招投标不规范,有些村名义上是承包招标、竞标,实际上是搞干部暗箱操作,引发不公,群众意见很大。
(四)合同内容和文本不规范,存在内容不全和表述不清的问题。经济合同法律性强,文本必须规范。但由于一些村组干部政策法律水平和文字能力有限,对合同的签订重视不够,过于草率,导致相当一部分合同文本五花八门,且要素不全,责任、义务过于空洞,约束性不强;有的文字表述不准确,存在歧义,法律约束力不强,对合同的管理和执行留下很多弊端和隐患。
(五)合同签订主体不规范,存在违法违规的问题。村民委员会作为村民自治组织,具有代表村民签订经济合同的法人代表的资格。目前,一些村干部为了增加村资金收入,根本不顾及土地承包法的规定,乱签订承包年限,乱改变土地用途。既违背了法律规定,也有失经济合同管理的严肃性,而且一旦发生合同纠纷时,将使合同成为无效合同。
(六)经济合同管理不规范,保存不完整。合同签订后,应该加盖村委公章,合同其中一份应该交由流转中心存档,但有的却没上交统一保存,而是直接保存在村组干部个人手中,这样带来了很多后患:一是街道无法监管合同的合法性;二是街道无法监管合同中的发包收入,甚至有些发包收入进了村书记的腰包;三是合同容易丢失,导致兑现合同无依据;四是村组干部调换时,一旦调下来后,少数干部不予交接,导致出现矛盾;五是给少数别有用心的人撕毁、篡改合同留下机会。给街道、村、社区的稳定留下了很多后患。
(七)合同兑现不规范,存在租赁承包款难收取的问题。在合同款征收中,尽管有合同约束,但由于相当一部分村民合同法律意识不强,不愿按合同上交应交的款项,或者扯皮少交,加之部分村组干部不坚持原则,乱充当好人,擅自表态减少合同款甚至免交合同款。久而久之,一则合同款年年积累,加大了征收难度;二则相互攀比,拒交抗交司空见惯,导致合同款难以征收,成为当前农村普遍存在的一个极其棘手的社会问题。
(八)合同管理存在漏洞,无法监管发包收入
合同签订后,承包费应该交由街道财政所农村财务管理办公室代管,但有些村干部为方便自己用钱,逃避代管,私自收承包费。有些村干部利用吃喝招待款与合同款相抵,更甚至,有些村干部自己平时的吃喝招待款直接塞在承包费里。这不仅牵扯合同承包管理,还会因为财务管理引发上访矛盾。
综上所述,目前农村经济合同管理已经上升为影响农村稳定、制约村级工作正常运行的热点难点问题,必须下大力气予以规范,这就要规范承包合同流程,确保合同管理不引发上访。
二、规范农村承包合同签订流程
承包合同签订流程
1、承包方申请承包承包方向土地流转中心提出申请并填写农村承包经营权转出委托申请,内容包括村名、户主姓名、面积、地名、四至、价格、期限、联系电话。
2、调查、核实
流转中心根据承包方申请对需要承包项目进行调查、核实。对发包项目的准确位置、面积、质量、有无权属纠纷等,对承包方主体资格、资信状况、土地用途等进行调查。留影像资料。
流转中心对承包方的经营能力和经营项目进行审核。
3、收益评估
流转中心评估承包项目收益,为确定发包价格提供参照依据,并将评估结果反馈给村。
4、组织洽谈
组织有意向的双方应在流转中心工作人员的主持下进行协商和洽谈,并作好详细记载。进对同一发包项目有多个需求主体的,由流转中心统一组织开展竞标活动。
5、召开会议
1、村集体拟定发包方案:由全体村班子参加讨论,拟定出发包项目、发包方式、年限和缴款方式,评估发包项目的收益情况作为标底等,做好会议记录,全体参会人员签名。留影像资料 2、召开村民代表会议;要召开两委、村民代表会议,充分讨论,经归纳修改后,与会人员2/3以上同意,本方案通过并签名确认。
6、公布已表决的方案:
在村政务公开栏张榜公示,接受村民监督。
7、公示
公示期不少于为3天。(留影像资料)
8、签订合同
对村集体提交来的合同方案形成的程序是否规范、合同内容是否真实和合理、手续是否完善等进行审核,审核无异议,由流转中心提供合同,签订山东省统一的合同文本,合同一式四份,流转中心存档一份。
9、登记台帐
关键词:和谐 劳动关系 规范 劳动合同 管理
一、劳动合同管理的重要性
1.避免劳动争议的发生。规定劳动合同是劳动者和企业依照法律签订的,其可以对劳动者双方的利益进行权衡,并确保劳动者与企业能够享有一定的义务与权利,使其受到法律的保护。除此之外,为了确保劳动者的合法劳动、和谐劳动关系,应避免劳动者与企业之间的纠纷,一定的法律约束力是劳动合同所具有的。
2.劳动力合理流动方式的实现。企业既要避免人员流失过小或者过大,具有合理流动性,还需要稳定性,才能获得正常的发展。企业在与劳动者签订合同时,对于不同期限的劳动合同,应根据劳动者要求来签订,这样就为人力资源管理配置的优化奠定了有利基础,并确保人员合理流动、达到稳定劳动力的目的。
3.企业劳动管理手段是劳动合同。在劳动过程中,劳动者的所有信誉报酬、劳动成果、荣誉等都涵盖于劳动合同范围内。工作实际中,按照劳动合同法,企业能够对劳动者自身合法权益进行维护,同时也强化了劳动者政治地位。劳动者的工作积极性在劳动合同的作用下激发出来,反过来促进企业发展。
4.劳动者劳动权保障。当劳动者与企业签订劳动合同后,确立了双方劳动关系,一方面,通过企业协商的方式,劳动者能够对自己各项劳动权利进行确定;另一方面,能够使劳动者的工作稳定下来。
二、如何规范劳动合同管理构建和谐劳动关系
1.加强对《劳动合同法》的学习。对于大型发电国企来说,和谐劳动关系的加强,必须从新的《劳动合同法》的学习方面入手,在对《劳动合同法》全面掌握的基础上,认识到市场经济的发展、劳资双方权益都离不开该法。《劳动合同法》在大型发电国企在用人方面给出了诸多的约束,从表面上,似乎是对企业用人的一种束缚,可能也增加了用人的成本,但是从长远来看,在市场经济发展的过程中,要求企业必须按照规矩办事。大型发电国企在用人方面要保证企业职工队伍的稳定,只有这样企业各项工作才能有序开展,才能提升企业的市场竞争力。所以,在企业的发展过程中,要通过加强对《劳动合同法》的学习,来构建和谐的劳动关系。
2.对劳动合同管理环节进行完善。首先,要按照大型发电国企自身的特点,结合法律依据,制定出与自身实际相符的劳动合同,合同内容要能保证劳资双方的基本权益。其次,对企业职工劳动合同管理台账、原始资料等,制定出工作准则,并且要从合同的签订、履行、监督等环节,不断进行完善,对各个环节的工作也要进行规范。劳动合同是用人单位约束劳动者和自身的一种行为,保证了合作双方的权益,最终使双方实现各自利益。
3.强化对劳动合同履行环节的管理。大型发电国企要在劳动合同履行环节的管理方面有所突破,在这个环节中,有来自企业的要求,也有来自政府的监督。作为企业,在和劳动者签订完合同时,要对合同中双方的权利与义务进行明确,在合同签订完成后职工的管理,就必须要严格按照合同规定办事,在劳动报酬、时间、休息、保障等方面必须严格执行。对大型发电国企在劳动合同的履行环节的管理主要表现在企业日常管理中;而对于政府来说,既然国家制定并颁布了新的《劳动合同法》,就必须要严格该法的落实情况,对落实情况也要进一步进行监督,保证该法能够落到实处。当然,主要的方面还是需要企业自身对劳动合同履行环节管理的加强。企业按照合同履行自己的职责时,企业职工也应该按照合同承担自己的义务,只有这样,企业和职工双方才能实现双赢,才能构建起和谐的劳动关系。
4.充分发挥工会组织的作用。工会组织是大型发电国企中重要组织部门,在构建和谐劳动关系的过程中,要加强对工会组织的建设。由于工会组织对保障劳动者权益有重要的作用,因此应该充分的发挥其作用。首先,为了提升工会组织的整体素养,要配置精兵强将,对管理者要加强培训,从而使工会组织中的工作人员的素质得到整体提升。在企业中,工会组织非常重要,并不是可有可无的组织,也不是仅仅存在于形式上,在实际工作中,也要真正地发挥出其应用的作用。其次,提高工会的入会率。作为大型发电国企来说,应该加大工会宣传的力度,让广大职工能够了解到工会组织的职能及重要性,这样职能才能明白,只有加入工会,自己的合法权益才能得到保障。最后,工会工作的独立性必须得到加强,企业工会组织是职工自己的组织,不能发展成党政附属部门,受企业管理者的支配,这样工会组织也会失去维护职工权益的作用。
参考文献
关键词:合同管理;防范;风险;和谐
中图分类号:D9
文献标识码:A
doi:10.19311/ki.1672-3198.2016.23.089
1 加强资格审查,把好授权关
1.1 控制人的数量
就基层站段而言,人的数量要适度,数量过多过滥,经营风险就会成倍增加,数量过少权力过于集中,容易造成工作效率低下。目前,人以掌握在行政副职一级为宜,权力适度集中,既容易“施控”又不易“失控”。
1.2 明确人的权限
授权包括任职性授权、年度职务性授权、专项授权三种。对委托人的权限如经济业务的范围、额度、时间等要予以明确,年初审查确定,经单位第一管理者签署后下达《授权委托书》,年内根据人员变化进行动态调整。被授权人在授权范围内从事活动,不得超越权限。禁止无权人签订合同,禁止车间、班组以自己的名义对外签订合同。
2 从严从细审核,把好合同签订关
2.1 主体资格要真实
对合同签约对方主体资格的审查,是签订合同的第一关,也是确保合同签订后能否正常履行的最重要一环。要审查对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证、授权委托书、资质证书、资信证明、业绩经历等,看是否真实、合法、有效。综合分析对方的实力、能力、信誉等因素,必要时可到对方单位实地查看、调研,对于不具备相应资格的要实行一票否决,避免为日后合同的履行留下隐患。
2.2 签订依据要充足
签订合同前,要进行经济技术论证,经济上要合理,要有文件、电报、命令、纪要、计划等依据,有相应的款源做保证,避免形成无预算、超预算支出;技术上要可行,避免形成资金的浪费,资产的闲置;安全上要可靠,安全系数与既有设施、设备相匹配,既不浪费能力,也足以保证安全。
2.3 会签程序要理顺
合同会签要严格按程序、按顺序进行,做到履行程序不简化,逐级把关不放松。合同文本由具体经办人起草,依次经科室负责人审核,相关科室(部门)把关,法律顾问、合同管理员推敲,主管领导审查,单位第一管理者审批后方可签订。会签顺序不能变,要逐级负责,分层控制,下级对上级负责,上级对下级监控,同级间分口把关。
2.4 合同措辞要准确
合同措辞不准确是引起合同双方意见分歧、造成合同纠纷的直接原因。合同文本的起草要坚持以我为主的原则,力求语言简练、用词严谨、表达准确,避免出现两种以上的理解。对合同文本中的术语、概念要加以注释。涉及的数字要注明是否包含本数,计量单位应采用公制计量单位,货币应注明币种。避免在合同执行上埋下隐患,在细节上留下破绽,给对方以可乘之机。
2.5 合同内容要全面
合同的内容包括当事人的名称(姓名)和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限地点和方式、违约责任、解决争议的方法等八要素,合同文本有统一格式的,应使用格式文本。合同的内容全面完整、具体准确是确保合同正常履行的重要条件。
3 认真跟踪督促,把好合同履行关
3.1 按约履行合同,把握主动权
合同一旦签订,双方应本着诚实守信的原则严格遵守,行使合同规定的权利,履行合同规定的义务。密切关注合同对方的动态,时刻掌握合同的履行情况,当合同相对人不履行或不全面、不适当履行合同时,要采取相应的措施。
3.2 逐项跟踪督促,提高履约率
经济合同是规范经济关系的重要凭证,经济合同的全面正常履行能够促进经济的和谐发展。合同签订后,要列表明示,逐项进行跟踪督促,逐条落实合同条款约定,从不落实的环节抓落实,找准症结,对症下药。双方没有约定或约定不明确的,主动协商补充;合同履行中出现分歧和争议时,应本着有利于合同履行的原则,双方主动让步达成和解;一方因种种原因不能履行合同时,应及时通知对方;当事人一方违约后,对方应采取措施防止事态扩大。通过合同双方的共同努力,促进合同的全面履行,提高履约率。
4 及时收集整理,把好合同归档关
4.1 建立合同台账,抓好日常管理
合同管理员日常要建立《合同管理台账》,按照台账规定的项目逐笔序时登记,编号保管。根据合同的履行情况,将合同分为三类,分别是已经履行完毕的、正在履行中的和尚未履行的。对已经履行完毕的合同重点是收集、整理、保管好相关资料以便查阅和归档,对正在履行中的合同重点是督促、指导、协调有关部门积极履行,对尚未履行的合同重点是提示有关部门为合同的正常履行创造条件、做好准备。
4.2 规范整理装订,按期集中归档
合同是重要的历史资料,要能够经受住历史的检验。在签订、履行合同的过程中形成的记录相关内容的所有文字资料都要集中归档。包括合同文本、会签审批表、上级批复文件、会议纪要、招投标资料、中标通知书、对方营业执照、税务登记证、法人代表或委托人身份证复印件、其他资料等。每项合同形成的文字材料按时间顺序排列,每年履行完毕的合同按时间先后顺序编号,按档案管理要求整理后于次年6月30日前移交档案室。
总之,只要严格按程序、按权限把好授权关、签订关、履行关、归档关,规范化管理,程序化运作,就能积极防范合同风险,不断提高经营管理水平,促进企业的和谐发展。
关键词:劳动合同法;房地产企业;人力资源管理
Abstract: "labor contract law" of the enterprise labor contract standardization put forward higher request, workflow to more careful and tight, increase the enterprise's illegal cost. How to solve the "labor contract law" at the beginning of the labor contract of published between them, to standardize enterprise of labor contract, dissolve the enterprise and employees about the labor contract between the conflict and contradiction problems, and promote the whole enterprise in the labor contracts standard, reasonable and legitimate, will all the accepting unit is necessary in the face of reality.
Key words: the labor contract law; Real estate enterprise; Human resources management
中图分类号:TU723.1文献标识码:A文章编号:
《中华人民共和国劳动合同法》自 2008 年 1 月 1 日起施行。《劳动合同法》的颁布施行是对劳动者和用人单位所产生劳动关系的调整,是对双方权利和义务的重新分配。这为房地产企业的劳动合同用工管理规范化提供了极强的法律依据,给房地产的劳动用工管理模式带来了深远影响。
1.目前房地产企业用工管理中存在的问题及原因分析
事实劳动关系。在房地产企业容易引发事实劳动关系包含以下两个方面:其一应签而未签订劳动合同,招用劳动者后未及时按规定订立劳动合同而形成事实劳动关系;其二与劳动者以前签订过劳动合同,但是劳动合同到期后同意劳动者继续在本单位工作却没有与其及时续订劳动合同而形成的事实延续劳动关系。在用工过程中,形成了事实劳动关系。不签订劳动合同将增加房地产企业违法用工的成本,还为将来可能发生的劳动纠纷埋下隐患。
对劳动合同的解除和终止条件缺乏了解。部分房地产企业用工管理人员没有认真研究思考劳动合同的解除和终止条件。认为签订了劳动合同就不能随意解除和终止劳动关系,否则,房地产企业就属于违约,还要承担违约责任。考虑到房地产企业与劳动者签订了长期劳动合同,如果房地产企业进行内部机构调整和精简时,劳动者不服从调配,将会使房地产企业的用工管理工作陷入被动。
对劳动合同的管理不完善。部分管理人员不清楚用工管理流程和规范化操作,致使签订了劳动合同就搁在一边,没有及时办理劳动合同的续签变更和终止手续;有的甚至造成了劳动合同的遗失。
对劳动者的考核不到位。有些房地产企业缺乏健全的规章制度,对劳动合同工缺乏严格考核,部分劳动者产生消极怠慢情绪。因碍于情面,对部分劳动者的考核大打折扣,不能对劳动者法定解除和终止劳动关系,该终止的终止不了,该解除的解除不了,给房地产企业的劳动合同用工管理带来了被动和掣肘。
社会保障不完善,引发劳动争议凸显。社会保险具有国家强制性,房地产企业应依法为劳动合同工足额缴纳社会保险。有些地方由于参保制度的不完善,地方劳动和社会保障部门一方面强调全员参保,另一方面又对农民工参保设置了许多障碍,如参保无法续保、距离法定退休年龄不足十五年的人员不让参保等,既影响了个人参保的积极性,也使得部分房地产企业未足额为劳动合同工参加社会保险,从而引发劳动争议。
2.推进房地产企业劳动合同用工管理规范化的对策
深入学习《劳动合同法》、领会精神实质。房地产企业用工管理人员,需深入学习《劳动合同法》,领会其精神实质,规范的实施劳动合同用工管理。通过学习,明确不签订劳动合同房地产企业将承担的不利后果,在招用劳动者后要及时签订书面劳动合同,并及时办理劳动合同的续签、变更、鉴证、终止、解除等相关手续,避免产生事实劳动关系。同时房地产企业深入探讨建立完整规范的劳动用工管理程序,依法建立劳动关系,避免由于劳动用工管理不规范带来的风险。
建立健全规章制度。房地产企业建立的规章制度是规范劳动合同工的行为准则,也是单位预防和解决劳动争议的依据。规章制度一定要程序民主、内容合法、条款清晰,表述准确,有较强的操作性。《劳动合同法》第三十九条规定,劳动者严重违反用人单位的规章制度或者严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损失的,用人单位可以解除劳动合同。无需支付经济补偿金。所谓“严重违反”,“严重失职”,“重大损失”都是模糊概念,要求用人单位立足于用工管理实际,对类似模糊概念加以明确和界定。只有建立健全对劳动合同工的考评制度、考核指标及岗位责任,才能在终止和解除劳动合同时有据可依、论据充分。
强化过程管理、提高证据意识。《劳动合同法》对用人单位课以更多的举证义务。根据《劳动争议调解仲裁法》规定与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应提供,用人单位不提供的,应当承担不利后果。如果用人单位无法举证证明自身行为的合法性,将承担败诉的风险。房地产企业劳动用工管理人员在平时工作中要注意证据的收集和保留,以免在发生劳动争议时,使房地产企业陷入不利地位。对劳动者符合签订无固定期限劳动合同,而本人主动要求订立固定期限劳动合同的情况时,房地产企业用工管理人员应以书面形式征询劳动者,并保留劳动者同意的书面证据,避免因劳动者事后反悔而出现的劳动纠纷。
建立有效的纠纷应对机制。《劳动合同法》更倾向于保护劳动者的利益,劳动者的维权意识也逐渐加强。由于劳动仲裁案件的诉讼成本降低,劳动者将更加频繁拿起法律武器保护自己的利益,引发越来越多的关于劳动报酬、社会保险、劳动合同解除等一系列纠纷。房地产企业应建立劳动关系预警和协调机制,争对日常管理中容易引发劳动争议的问题、环节和分歧采取必要的措施,提出相应的对策,消除劳动争议隐患,化解用工管理中出现的矛盾,增强企业预防控制劳动争议的能力。
3.结语
总之,企业的劳动合同用工管理工作任重而道远。企业应当吃透法律精神,增强法律意识,用足法律规定,在劳动合同用工管理过程中充分维护企业的权益并尊重劳动者的合法权利,按规定履行劳动合同的全部义务。并利用贯彻劳动合同法为契机,进一步提升劳动合同用工管理水平,建立规范有序、公正合理、科学长效的企业劳动用工管理模式。
参考文献:
[1]王学先,李永慧,吕毅然. 房地产公司的劳动合同规范化[J]. 管理案例研究与评论. 2010(04) .
关键词:合同管理存在问题完善管理
一、加强建设工程合同管理的现实意义
(一) 加强合同管理是市场经济的要求。
随着市场经济机制的发育和完善,要求政府管理部门打破传统观念束缚,转变政府职能,更多地应用法律、法规和经济手段调节和管理市场,而不是用行政命令干预市场;承包商作为建筑市场的主体,进行建筑生产与管理活动,必须按照市场规律要求,健全和完善内部各项管理制度。加强建设工程施工合同的管理,是社会主义市场经济规律的必然要求。
(二) 规范建设各方行为的需要。
目前工程建设的参与各方缺乏市场经济所必须的法制观念和诚信意识,不正当竞争行为时有发生,承发包双方合同自律行为较差,加之市场机制难以发挥应有的功能,从而加剧了建筑市场经济秩序的混乱。因此,政府行政管理部门必须加强建设工程施工合同的管理,规范市场主体的交易行为,促进建筑市场的健康稳定发展。
(三) 建筑业迎接国际性竞争的需要。
我国加入WTO后,建筑市场将全面开放。国外承包商进入我国建筑市场,如果业主不以平等市场主体进行交易,仍然盲目压价、压工期和要求垫支工程款,就会被外国承包商援引“非歧视原则”而引起贸易纠纷。另外,由于我们不能及时适应国际市场规则,将造成我国的建筑企业丧失大量参与国际竞争的机会。因此,承发包双方应尽快树立国际化意识,遵循市场规则和国际惯例,加强建设工程施工合同的规范管理,建立行之有效的合同管理制度。
二、 目前建设施工合同管理中存在的主要问题
目前我国建设市场发育尚不完善,建设交易行为尚不规范,使得建设施工合同管理中存在诸多问题,主要表现为:
(一) 合同双方法律意识淡薄,其主要表现在:
1、少数合同有失公正。合同文件存在合同双方权利、义务不对等现象。由于目前建筑市场的激烈竞争和不规范管理,大量的施工队伍与建设规模严重失衡,致使业主在建设工程承包中占据主导地位,提出一些苛刻和不平等的条件,将自身的风险转移到承包商身上。由于建筑市场处于买方市场,承包商为了获得工程,只好接受。个别承包商在实施这样的工程合同时,为了使自己的利益不受损失,就会采取偷工减料或非法分包甚至分非转包等手段,给工程建设带来隐患。
2、合同文本不规范。有些建设项目在签订合同时为了回避业主义务,不采用标准的合同文本,而采用一些自制的、不规范的文本进行签约。通过自制的、笼统的、含糊的文本条件,避重就轻,转嫁工程风险。有的甚至仍然采用口头委托和政府命令的方式下达任务,待工程完工后,再补签合同,这样的合同根本起不到任何约束作用。
3、“阴阳合同”充斥市场,严重扰乱了建筑市场秩序。有些业主以各种理由、客观原因,除按招标文件签订“阳合同”,供建设行政主管部分审查备案外,私下与承包商再签订一份在实际施工活动中被双方认可的 “阴合同”,在内容上与原合同相违背,形成了一份违法的合同。为合同履行埋下了隐患,将直接影响工程建设目标的实现,进而给业主带来不可避免的损失。
4、建设施工合同履约程度低,违约现象严重。有些工程合同的签约双方都不认真履行合同,随意修改合同,或违背合同规定。在工程建设中业主不按照合同约定支付工程进度款;建设工程竣工验收合格后,发包人不及时办理竣工结算手续,以种种理由拒付工程款,形成建设市场严重拖欠工程款的顽症;承包商不按期依法组织施工,不按规范施工,形成延期工程、劣质工程,严重影响工程建设市场。
5、合同索赔工作难以实现。建筑市场的过度竞争,不平等合同条件等问题,给索赔工作造成了许多干扰因素,再加上承包商自我保护意识差、索赔意识淡薄,导致合同索赔难以进行,受损害者往往是承包商。
6、违法承包人利用其它承包商名义签订合同或超越本企业资质等级签订合同的情况普遍存在。有些不法承包商在自己不具备相应建设项目施工资质的情况下为了达到承包工程的目的,非法借用他人资质参加工程投标。并以不法手段获得承包资格,签订无效合同。一些不法承包商利用不法手段获得承包资质,专门从事资质证件租用业务,非法谋取私利。严重破坏了建筑市场的秩序。
7、违法签订转包、分包合同情况普遍存在。一些承包商为了获得建设项目承包资格,不惜以低价中标。在中标之后又将工程肢解后以更低价格非法转包给一些没有资质的小的施工队伍。这些承包商缺乏对承包工程的基本控制步骤和监督手段,进而对工程进度、质量造成严重影响。
(二)不重视合同管理体系和制度建设
合同归口管理、分级管理和授权管理机制不健全,合同管理程序不明确,或有制度不执行,该履行的手续不履行,缺少必要的审查和评估步骤。缺乏对合同管理的有效监督和控制。
(三)专业人才缺乏也是影响建设项目合同管理效果的一个重要因素
建设合同涉及内容多,专业面广,合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和造价管理知识。很多建设项目管理机构中,没有专业技术人员管理合同,或合同管理人员缺少培训,一旦发生合同纠纷,缺少必要的法律支援。
(四)不重视合同归档管理,管理信息化程度不高,合同管理手段落后。
合同的归档程序、要求没有明确规定,合同履行过程中没有严格监督控制,合同履行后没有全面评估和总结。合同管理信息的采集、存储伽工和维护手段落后,合同管理应用软件的开发和使用相对滞后,建设项目合同管理的信息化程度偏低。
三、 完善建筑工程施工合同管理,应该做好以下几个方面工作:
(一) 加强对承包商的资质管理。
通过严把建筑承包商资质管理关,从总量上控制建筑施工队伍的规模,解决目前建筑市场上供求失衡与过度竞争问题。同时,各级建设行政主管部门要加强对承包商参与市场行为的监督管理,对承包商的违法行为要严肃处理,维护正常的建设市场环境,确保建筑市场的规范、健康发展。
(二)加强工程招投标管理,建立与工程量清单相配套的工程管理制度、合同管理制度。
国家已经出台了招投标法,并全力推行工程量清单报价体制。建议研究相应配套措施和管理办法,健全体制,完善操作。
(三) 借鉴国际经验,推行适用于市场经济的合同示范文本。
在合同管理方面,我们要不断借鉴国际先进经验,以加速建立和完善市场经济需求的合同管理模式。新的建设工程施工合同示范文本,较以往合同文本有较大的改进,有利于促进建筑市场的健康、有序发展,应该严格执行。
(四) 推行合同管理人员持证上岗制度。
加强建设项目合同管理队伍建设,加强合同管理人才的培养,实行合同管理人员持证上岗制度,亦是提高建设项目合同管理效果的重要举措。
(五)加大合同管理力度,保证施工合同全面履约。
为保证施工合同全面履行,建设行政管理部门应把施工合同管理工作列为整顿规范市场工作的重要内容。要在严把审查关的基础上,加大合同履约管理力度。,
(六) 加强合同法律意识,减少合同纠纷产生。
在签订合同过程中,承包商要对合同合法性、严密性进行认真审查,减少签订合同时产生纠纷的因素,把合同纠纷控制在最低范围内,以保证合同的全面履行。
(七) 加强合同管理体系和制度建设。
项目建设各方要重视合同管理机构设置、合同归口管理工作。做好合同签订、合同审查、合同授权、合同公证、合同履行的监督管理。建立健全合同管理制度,严格按照规定程序进行操作,以提高合同管理水平。
(八) 加强施工合同索赔管理工作,是培育和发展建设市场的一项重要内容。
提高索赔意识是承包商亟待解决的问题。施工合同是索赔的依据,索赔则是合同管理的延续。合同管理索赔要求承包商在签订合同时要充分考虑各种不利因素,分析合同变更和索赔的可能性,采取最有效的合同管理策略和索赔策略;在合同整个履行过程中,要随时结合施工现场实际情况,结合法律法规进行分析研究,以合理履行合同,这不仅有利于保护自己的合法权益。更重要的是有利于企业尽快适应国际工程建设规范,提高企业未来生存能力。
关键词:零星物资采购;合同管理;规范性;内部控制
引言
近些年来,国家为适应市场经济发展的要求,培养应用型合格人才,对高职院校办学加大了投资力度,促进了高职院校的发展。在政策的扶持下,高职院校得到了更多建设资金,在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购,但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题,特别是零星物资采购合同管理的规范性不够,制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用,而且也容易产生廉政风险[1]。高职院校必须认真研究,采取有效措施来加强零星物资采购合同管理,提高采购合同管理的规范性。
1高职院校零星物资采购的特点与方式分析
1.1高职院校零星物资采购的概念
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求,依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买,其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校,采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外,高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴[2]。
1.2高职院校零星物资采购的特点
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴,但是与一般的政府采购相比,有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大,单次采购一般在10万元以下,有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大,特别是在设备及维修工程上,参加采购的企业不多,有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算,其物质采购的资金需要在年度预算中体现,但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求,难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定[3],这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求,也就不好科学地安排零星物资的采购计划,使得其采购的计划性不强。
1.3高职院校零星物资采购的方式
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小,往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时,它又需要利用国家资金,因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式[4]。
2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题
2.1高职院校零星物资采购的合同管理
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高,但是长期累计的数量较多,其最终形成的价值也是可观的。例如,一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多,但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了,累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理,需要按照国家的法律法规和高职院校的制度,对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理[5],以保证采购合同的合法性与规范性,确保合同得到有效执行。
2.2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看,采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因,有以下几点:(1)重视度不够,缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强,造成了人们对其重视程度不足,认为能够买来使用即可,忽视对其规范性管理。在实际操作中,缺少合同归口管理部门,也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作,往往造成不适应现实情况的难题[6]。如选择公开招标方式进行采购,因单次采购的合同价值太小,供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证,工作准备不足,对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻,合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系,内部控制机制不规范,管理职责不清,合同风险控制不力,对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本,未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用,以及院校的教学与科研工作,而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容,关系到校风、党风建设,应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理,认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
3.1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作
高职院校应加强领导,明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理,可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
3.2建立与完善零星物资采购的合同管理制度
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设,听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见,集思广益,对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改,使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定,要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划,并将其列入年度预算。
3.3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作
由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告,实施统一公开招标,以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低,供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流,合理选择采购方式,根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式,尽量避免采用单一来源的采购方式[7]。
3.4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门,应认真履行内部控制职责,加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作[8]。在重要和价值较高的零星物资采购中,监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等,邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法,防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时,监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督,发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款,要立即指出并要求相关单位及时予以整改,以确保零星物资采购合同管理的规范性。
3.5合同的归口管理
各高职院校的专业与发展历史不同,管理机制也不一致,所设立的部门也不相同,这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同,有的学校由校长办公室管理,也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理,可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理,组织对物资进校后的检查和验收,并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与,各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
4结语
【关键词】 合同 管理 规范化
一、合同管理在企业中的重要性
合同是企业经营管理的重要内容,是实现经营行为的主要手段,是现代化管理的必然要求。如果要最大限度发挥合同的作用,就必须加强合同管理,加强合同的标准化管理。因为标准化是制度化的最高形式,是规范化的最高要求,是科学化的最佳途径。只有加强合同的标准化管理,才能避免合同风险,规范经营行为,实现经营目标,提高企业竞争实力。
二、企业合同管理中出现的问题
煤炭企业涉及合同方面的内容很多,其中大家最常见和熟悉的有物资管理合同、销售管理合同等。这些合同都有专门的单位或部室人员进行管理,这些合同基本都有相对的时间、客户、管理格式等,有一定的规律可循,所以管理相对较为容易。但是,机关和后勤等涉及的对外合同,由于涉及种类多,部门多,格式内容等也比较多,部分部室人员由于专业性的限制,对合同需要的各项资料不了解,往往存在资料确实缺失情况,管理起来存在一定难度,需要多个部门的联合把关,也需要专门部室人员的管理。尤其是各矿厂机关后勤,分公司购买的设备、搞的土建工程等,缺少专门部室管理和监管,给企业合同管理埋下隐患。迫切需要鑫龙煤业专门部室及专门人员进行管理。
为避免公司机关、后勤服务部门以及分公司购买的设备、搞的土建工程、进行的各项设备、设施维修、租赁等,涉及的对外合同缺少专门管理。存在以下问题:
1.缺乏必要的法律知识,部分内容存在法律风险。
2.合同的审查、签订不规范,乱,对合同的履行缺乏行之有效的监督。
3.缺乏供应商的资质的审查。
4.部分合同存在对合同双方在合同执行过程中的责任与权利约定不明确、表述不清等问题。
这些都给企业合同管理埋下隐患。鑫龙煤业企业规划部根据公司领导要求,于2014年5月起接手了鑫龙煤业机关、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作,并安排专门人员进行了管理,根据合同工作的各项要求,对后面所有的合同全面进行了规范化的管理。
三、合同规范化管理的主要做法
1.完善合同管理制度,优化合同管理流程。为规范各分公司、机关部室的合同管理工作、满足合同管理工作需要,实现合同管理的制度化,预防和减少合同纠纷的发生,维护公司合法权益,制订了《安阳鑫龙煤业(集团)有限责任公司合同管理办法》鑫煤〔2014〕207号,使各分公司、机关部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要内容包括:合同管理机构的建立及其职责的明确界定;合同签订前的供应商资格、价格、质量与履约能力审查;合同签订的程序、权限设定、法人授权委托书办法、合同专用章的管理;合同履行与纠纷的处理等具体内容。
2.及时启用“安阳鑫龙煤业(集团)有限责任公司合同专用章”,并予以公布,指定专门人员进行管理。
3.重点要求各责任单位在合同签订前,加强对供应商的资格审查。对供应商的资质、商品价格与质量、履约能力的审核。合同管理部门在对供应商材料进行审核并形成审核意见后,要将审核报告上报主管部门审核。
4.编制了安阳鑫龙煤业(集团)有限责任公司合同审批表,确保在合同签订过程中,各专业部门或领导及时发现问题,及时处理。
5.对不同合同规定不同的上报材料,加以区分。通过议标签订的合同,报合同会签单与会谈纪要;通过招标签订的合同,报合同会签单与中标通知书;通过领导批示签订的合同,报相关请示和领导批示。
6.编制了安阳鑫龙煤业集团有限责任公司合同管理台帐,涉及序号、合同名称、经办部门、经办人、签订日期、合同期限、合同价、对方单位、存档份数、归档日期、备注等11项内容,确保各项合同查找有据可依,查询方便。如下表:
7.合同查询时,做好查询、借用等相关手续(查询借用人员需要填写查询、借用登记表,并将借用、查询时间及归还时间填写清楚,借用时除了填写登记表外,还要打借条),防止合同备份资料的遗失。
四、实施效果
通过对公司机关部室及分公司涉外合同管理进行了规范管理以来,公司合同管理工作获得了长足发展。
1.通过制度的制定和完善,为机关部室及分公司涉外合同签订前、签订过程和签订后备案等工作提供了管理流程和依据。
2.规避了部分法律风险。
3.加强了机关部室及分公司涉外合同的监管工作。
合同是单位从事经济活动中取得经济效益的桥梁和纽带,同时也可能会产生经济纠纷。合同管理已成为目前现代公司法律管理制度非常重要的内容之一,它必须是全过程的、系统性的、动态性的。我们不仅要重视合同的洽谈、草拟、签订、生效开始的管理,更要重视合同生效履约期间出现情况变化及时对合同的修改、变更、补充或中止和终止的管理活动。能否实施有效管理把好合同关,是现化公司经营管理成败的一个重要因素。
【关键词】
合同管理的现状;规范合同法;强化法律意识
一、煤炭行业从合同签订到合同管理存在的主要问题
(一)合同的标的、价款等重要因素不够清晰
一些合同的条款过于简单,合同条款约定的意思不明确、不具体。合同法规定了在合同发生争议时采取协商、调解、仲裁和四种解决争议的方法,在合同条款中应尽量明确是采取那种解决争议的方法,同时更要明确当事人对于违约责任约定的定金罚则、违约金、赔偿损失等。另外,有的合同签订地点不详细很不明确。根据《民事诉讼法》规定:合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖,同时《合同法》又规定:合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。因此,合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院,否则是无效约定。
合同文字不严谨就是不准确,容易发生歧义和误解,导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同,应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确明晰的合同文字作载体。
(二)对合同的主体资格认知不够
合同当事人主体合格,是合同得以有效成立的前提条件之一,而合格的主体,首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。根据我国的《民法通则》、《合同法》等法律法规和司法解释的规定,法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格,同时作为法人职能内部科室是无权对外签订合同的。现实中一些公司的什么分部、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同。更有一些公司的销售员工直接代表法人对外签订合同,既无法人授权委托书,又无身份证明,一旦发生纠纷责任很难明确。这里要防止两种倾向:一是虽然具有相应的民事权利和民事行为两种能力,但不是合同当事人,即当事人错位,也是合同主体不当;二是虽然是合同当事人,但却不具有上述两种能力,同样也是合同主体不当。
(三)主从合同和无效合同的问题
主合同是指能够独立存在的合同,从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同,如保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同,是“无源之水”,而“无源之水”是不存在的《合同法》规定,违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同,而无效合同是不受法律保护的。目前公司与企业所签订的合同,有些是以合法形式掩盖非法目的的,实质也是无效合同。
(四)合同的生效与履行问题
一般情况下当事人应采用书面合同形式订立合同,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。有些合同约定自双方签字盖章之日起生效,但是合同上面仅有签字或盖章,而有的到底是法定代表人或其授权委托的人来签字加盖单位公章都不是很清楚。另外一些合同无明确合同的履行期限,这就很容易给合同安全埋下了隐患。
在履约过程中发生合同变更是正常的事情,问题在于不少负责履约的公司管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体的变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改,保障合同更好履行和一定目的实现。
《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权,应当行使的权利没有行使,但大多数公司不会行使。应当重视证据(资料)的法律效力的而却没得到足够的重视。并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据,应当是原件的、与事实有关的、有盖章和(或)签名的、有明确内容的、未超过期限的,不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。
(五)对合同管理认识不足重视不够
单位普遍认为合同签订后就万事大吉,没有建立有效的合同管理制度,不注重对合同原件的保管致使合同原件丢失或毁损。以至于合同产生变更、分包,中止、以及因不可抗力产生合同终止时等一系列问题纠纷时,无从维权。
二、对规范煤炭行业合同管理的建议及对策
(一)加强合同管理人员的培训教育,在合作中相互学习
全面提升合同管理人员的素质,坚持每年选送人员参加公司组织的合同业务培训和法律事务培训,加强合同管理部门对公司合同经办人,采取以会代训的形式,组织学习《合同法》和公司有关合同管理办法、规定,包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。同时,通过对每份合同的实际草拟、签订、修改,以例施教,提高合同经办人的业务水平,从而保证了合同的签订质量,较好地维护了企业的合法权益。
(二)从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制
建议单位内部设立法务部门或者合同管理岗位,对单位合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对格式化合同文本的订立,合同条款的检查,违约责任的合理设定,其他合同法律风险的防范等。法务部门或者合同管理岗位从合同的项目论证开始,监督、检查并指导当事人资信调查,合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程,预防合同纠纷的发生,减少合同纠纷中公司的损失,有效维护企业合法权益。
(三)加强合同管理档案和合同专用章管理,构建合同业务库与专人管理
合同档案应由单位设专人管理,或由合同章管理人员监管,并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度,凡经公司加盖了合同专用章的合同或其他文书都必须在公司备案或登记,绝不能再出现找不到合同等其他漏洞的出现。
关键词:建筑工程;施工;合同管理;规范化;
中图分类号:TU198 文献标识码:A 文章编号:
0引言
建筑工程施工合同作为明确建筑工程施工参与双方权利与义务的主要依据,也是保障建筑工程施工参与双方合法权益的重要法律文件。此外,建筑工程施工合同管理不仅是工程项目建设质量以及进度控制管理的依据,同时也直接关系到工程项目建设能否顺利按照预期目标完成。因此,这就要求建筑工程施工管理部门必须明确施工合同规范化管理的意义,在施工合同的签订以及履行各个阶段强化控制管理,以达到工程项目建设预期目标,实现建筑工程项目施工建设效益的最大化。
1建筑工程施工合同管理问题分析
(1)合同文本不够完善与规范。现阶段部分建筑工程施工企业在合同文本管理上不完善,签订的施工合同文本不够系统规范,对于合同双方的具体责任、权利以及违约后的处理措施缺乏详细的说明。甚至部分建筑工程施工企业签订的合同文本有失公平,对于建设单位的违约索赔等限制条款较少,导致建筑工程施工单位的合法权益得不到保障。此外,部分建筑工程施工单位对于合同文本中的风险问题认识不足,在合同文本中对于工程担保以及保险问题未给予详细的说明,因而也难以对合同风险进行有效的规避与控制。
(2)建筑工程施工合同管理机构设置不全面。建筑工程项目施工合同的执行管理必须依靠完善的合同管理机构来执行,如果合同管理机构设置不完善,势必造成合同的审查、监管以及执行检查得不到有效的贯彻落实,制约合同管理工作的顺利开展。当前建筑工程施工合同管理机构不完善的主要表现为机构设置不全面,合同管理人员不足,岗位职责不清晰,分级管理以及相应的授权管理机制不健全,这些问题造成合同管理力度不足,难以形成规范化、标准化的合同管理体系。
(3)建筑工程施工合同管理人员能力水平有待提高。建筑工程施工合同管理工作内容系统复杂,要求合同管理人员除了必须掌握涉及到合同管理的经济、法律、财务等专业知识外,还必须熟悉建筑工程工程技术知识。目前建筑工程施工单位在合同管理上正是缺少这样的复合型人才,合同管理人员由于缺乏相应的培训教育以及项目实践锻炼,导致合同管理工作队伍的整体能力水平不高,制约了合同管理工作的顺利开展。
2建筑工程施工合同规范化管理措施研究
(1)规范合同文本形式。首先合同文本的制定应当遵循《建设工程合同(示范文本)》、《广东省建设工程施工合同范本》(2009版)中的相关规定,遵循公平合法、全面完备、自愿协商的原则制定合同文本,能够规范指导建筑工程承发包双方的交易行为。在具体合同内容的制定上,应该在示范文本的基础之上,进一步的完善建筑工程施工总承包、专业分包以及劳务分包等方面合同条款的制定,同时结合建筑工程项目建设实际特点,针对可能存在的各种问题形成补充条款。其次,在建筑工程合同文本种类上,应该遵循构建完整的合同体系的原则,分别签订承包商与业主、承包商与分包商以及承包商与材料或机械供应商之间的合同,确保合同体系的完备齐全。第三,应该在合同文本中充分体现合同文本的实用性以及权威性,将合同文本作为建筑工程发包与承包双方权利、义务协定的依据,确保合同条款得到有效执行,在合同文本制定上实现合同管理的规范化。
(2)完善机构设置,建立规范的建筑工程施工合同管理制度。规范完善的合同管理机构以及规章制度是指导建筑工程施工合同管理工作开展的重要依据,也是实现合同管理工作有章可循的基础。针对建筑工程施工合同管理工作,首先应该建立相应的上报制度,将工程施工期间的合同履行情况及时上报施工管理部门,以便于通过合同履行实际情况及时的调整施工各部门工作计划。其次,应该建立建筑工程项目合同沟通交底制度,在合同履行过程中及时的与项目管理人员或者是业主单位进行沟通,使其明确合同的履行情况以便于调整工作内容,确保建筑工程项目建设的顺利完成。
(3)构建高水平、高效率的施工合同管理工作团队。施工合同管理工作人员作为建筑工程施工合同签约以及履行的直接操作管理者,其能力水平也直接关系到建筑工程合同管理工作质量以及效率,因此规范合同管理工作也必须重视对合同管理工作团队的规范化建设。建筑工程施工合同管理部门应该选拔具有一定的建筑工程施工管理经验,同时熟悉工程项目建设相关法律以及政策的管理人员,并通过对工作人员开展专业的培训教育,提高其业务能力,确保建筑工程施工合同管理工作质量与工作效率。
(4)强化建筑工程施工合同的履行管理。合同的履约作为建筑工程施工合同的主要内容,也是建筑工程施工合同管理的重点。确保建筑工程施工合同得到有效的履行应该重点在以下几方面进行控制:协调工程施工参与各方,严格按照合同规定开展建筑工程施工作业,确保项目建设能够有计划有秩序的开展;定期开展合同履行评价通过动态的监测分析,及时掌握合同履行的最新状况,同时将履约情况与实施计划进行比较,调整施工作业计划;严格遵守建筑工程施工合同对于项目建设标的、价格、进度以及工程质量的要求,并做好质保要求条款的履行管理。通过强化建筑工程施工合同履行阶段的管理,将施工合同中的各项规定贯彻落实,实现建筑工程施工合同的规范化管理。
(5)强化合同法律意识,做好合同索赔管理工作。为了避免工程施工合同纠纷的发生,建筑工程施工合同管理部门应该在合同签订之前,认真审核仔细推敲合同条款的具体要求,尤其是对于涉及到违约责任划定以及违约处理等方面规定,减少合同签订之后由于条款认识因对条款的理解存在差异所造成的合同纠纷。此外,在建筑工程施工合同履行过程中,合同管理部门应该结合施工现场的实际情况,妥善的处理各种合同变更以及合同索赔处理规定,既要确保合同的权威性与约束性,同时也要保护自身的合法权益,形成规范、科学、合理的合同管理体系。
结语
合同管理作为建筑工程施工项目管理的重要内容,直接关系到建筑工程项目建设效益。作为一项复杂的系统工程,规范合同管理必须充分认识合同管理工作的动态、系统以及全过程特点,并在合同的签订以及履行过程中,严格按照法律政策以及合同条款执行管理,确保建筑工程合同实现预期目标,实现建筑工程项目建设应有的经济与社会效益。
参考文献:
[1] 李涛. 关于对建设工程施工合同纠纷案件司法解释若干问题的理解[J]. 科技信息. 2010(29)
[2] 连伟军,郑文峰. 关于建筑工程项目管理关键问题的探讨[J]. 科技信息(科学教研). 2007(28)
关键词:规范;合同管理;规避;法律风险
合同作为一种实现合同当事人利益的手段或者工具,具有动态性,双方当事人通过合同确定的权利义务的履行。根据我公司近几年来诉讼案例来看,因建筑工程施工合同引起的纠纷占到了80%以上,因此,如何对合同全过程进行管理,来降低或者规避企业法律风险,成为目前企业合同管理的重点。下面笔者从合同审核、签订、履行、收尾管理及证据的收集来论述如何规范合同管理。
一、合同签订前法律风险的防范
(一)签订前对合同主体资格的审核
首先合同相对人应该具备民事行为能力和权利能力,尤其具备独立的责任能力。合同相对人不应为法人的职能部门、未办理营业执照的分支机构或直属机构。拿劳务分包合同来说:签订劳务合同的主体必须有相应的资质,对劳务分包合同重审核以下内容:审查营业执照、资质等级、公司业绩、履约能力、信誉状况等情况。
合格的工程施工分包合同分包方主体必须具备:经过当年年检的营业执照、资质证书、安全许可证和法人委托书及工程技术人员上岗证等五证――这五证是一个建筑施工单位的主体资格和履约能力的基本标志。
(二)对合同委托人的身份及权限的审核
首先审查委托人身份和委托资格。要注意审核负责签订合同的单位或个人是否已取得相应的合法授权,以防无权或超越权限订立合同。合同签订人不应为无权、超越权或权过期的人员。其次授权的权限要明确到具体事务,不能用全权负责等表述。另外要注意合同履行过程中要注意履行的主体要与签订合同的主体保持一致。
(三)对合同形式的审查
要以合同对方资质的合法性、合同价格的经济性、合同条款的完备性、合同内容的严密性合法性为主要审核内容做好合同管理评审和审查工作。企业要下发的合同示范文本,要避免权利义务严重不对等合同,防止纠纷的产生。
(四)对合同内容的审查
(1)合同必备条款的审查:首先合同用语要明确,尤其是对下对外合同的标的及数量、质量、价款及支付方式、履行期限、地点和方式要约定明确,不得模棱两可。
(2)关于违约责任:应当注意审查对方起草的合同中有无不平等的违约责任条款和加重企业责任的违约责任条款。对于违约金和利息的约定,如果要约定只能是同期存款或贷款利息。
(3)管辖条款约定,不能既选择诉讼又选择仲裁。约定诉讼管辖地,应约定为企业工商注册所在地的人民法院。约定仲裁的,必须明确具体的仲裁机构名称。
二、合同履行中风险的防范
应充分注意合同的法定期限和约定的期限。主要是指企业因超过法定规定的期限而丧失合同法规定的一些法定权利的行使权。因此,企业合同管理部门应定期经翻阅和审核合同备案件,一旦发现问题就及时向领导汇报,并采取相应的补救措施。
(1)严禁将外部队伍管理纳入企业的管理序列。首先不要将一些分包队伍以文件、会议纪要、发放工牌、安放标志牌等形式进行“内部队伍序号”管理,以防以企业名义签订合同或购买货物,发生债务后一走了之,企业可能承担“表见”法律责任。
(2)做好农民工的管理工作。一方面将农民工工资发放到每个人手里。另一方面贯彻执行安全质量管理办法,减低人身伤害的发生,要求分包方为农民工购买人身伤害保险,从结果处理降低损失费用。
收集好劳务队与农民工签订的劳动合同,并做好现场劳务人员的登记工作。农民工工资的发放应不定期进行核实,保证与登记在册的人员一致。
(3)授权管理。合同对工程计价程序要做出明确约定,每次计价确定的工程价款在《验工计价单》上签章确认人必须持有分包方有效的书面授权委托书。分包方进行原地面标高移交,施工方的签字处应该是“确认人”或“对表格以上内容确认无异议”,并且签字人员须持有分包方出具的有效的书面授权委托。工程技术部门在核定工程量时,《工程量汇签表》上必须设定企业工程技术人员及分包方的签章处,并且签字人员须持有分包方出具的有效的书面授权委托,以确保工程量汇签表的有效性。
对于物资设备合同而言,合同中必须约定对材料供应商所供材料数量的确认以项目授权人员并加盖项目公章的收货单为准,材料员出具的收据、欠条等不能作为材料供应商供应材料的依据。
财务部门向分包方支付工程价款或办理借款时,领款人须持有分包方出具的有效的书面授权委托,并且付款备注中详细写明是关于双方某年某月签订的合同的付款。
(4)结算办理。定价不定量的合同,在合同必须要按实际供应的数量进行决算。定价定量的合同,没有履行完毕或不履行的,要及时签订终止履行合同的协议。
对分包方必须另行签订书面《决算协议》,在结算书必须写明基于本工程项目,双方不再有债权债务关系,也不存在工程量及工程价款方面的任何异议。
在合同履行中最重要的是及时履行合同约定的各项义务,做好沟通;如因客观原因确实无法按合同约定履行义务,及时和合同相对人沟通,签订补充协议或者要求对方提供不追究企业违约责任的书面承诺。同时,要注意收集对方违约的各项材料,并及时向对方书面通知其违约情况,保留追究其违约责任的权利。
三、合同收尾阶段的管理及证据收集
项目合同收尾工作要作为项目管理经营责任指标之一加以考核。对合同资料进行收集、整理与归档,并对合同的变更与增减情况、合同履行情况、合同的付款情况、合同争议的解决情况以及合同的终止情况进行评价和总结。
做好收尾阶段的合同管理同事要时刻保持收集证据意识,注意及时收集、保管合同书正副本、资信调查、项目资格审查、意向书、招投标文件、合同交底和工程量表、预(结)算报表、工程图纸、技术标准、规范、工程技术(安全)交底、计价单、结算单、领款单、领料单、借据、签证、日志,以及通知、传真、电子邮件、双方会议纪要、信函往来等所有原始书面资料纪录,必要时,报法律事务部门咨询、协助处理。资料保存的时间从合同履行完毕之日起计算,不得少于2年期限。
参考文献:
[1]《建设工程合同纠纷》[S].中国法律出版社,2013年4月