合同规范管理范文

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第1篇

【关键词】合同档案；规范化法

人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.

第2篇

1.1合同签订方面存在的问题

1.1.1合同文本格式问题。

部分电力企业在签订合同时，没有对合同给以高度重视，致使合同出现内容不全、文字不严谨、条款格式不符等问题，使合同签订存在很大风险。在合同条款中，双方当事人的权利和义务没有得到明确，履约内容比较模糊，文本格式不标准等，使合同存在很多瑕疵，致使合同签订出现很多纠纷。

1.1.2合同签订不够慎重。

在签订合同时，电力企业的当事人没有对签约对方进行全面、仔细、深入的调查，没有按照我国《合同法》相关规定进行合同签订处理，致使合同签约存在不够慎重的问题，合同内容不够真实、可靠，最终给企业带来巨大经济损失。

1.2合同管理方面存在的问题

1.2.1合同管理认识不到位。

由于合同管理方面的法律规章制度还不够完善，致使电力企业对合同管理存在认识不到位的问题，导致合同管理只存在于表面形式化。在实践过程中，合同管理的相关制度得不到真正落实，合同管理根本无法渗透到企业生产、销售等过程中，给企业长远发展带来极大影响。

1.2.2合同管理机制不完善。

在电力企业运行过程中，合同管理没有完善的机制，没有根据公司的运营情况，制定相应的合同管理制度，致使合同管理工作人员的工作效率无法得到提高，导致各种合同管理问题出现。部分电路企业中，合同管理流程繁琐，致使合同会签无法快速完成，给企业正常运营带来严重影响，导致合同管理规范化和效率存在极大矛盾。

1.2.3合同管理模式不科学。

在进行合同管理时，电力企业采取的管理模式是根据合同编号进行，但没有对合同进行分类整理，也没有对合同设定相应的系统编码规则，致使合同管理工作量非常大、难度较高，给合同管理规范化发展造成极大阻碍。

1.2.4管理人员素质不够高。

电力企业合同管理中，工作人员普遍存在法律意识淡薄、责任心不强、专业技术水平较低等问题，致使合同管理工作人员的整体素质不够高，从而导致电力企业合同出现一些不必要的风险。

2电力企业合同管理规范化的策略

在实践过程中，电力企业合同管理规范化，需要注意以下几个方面：

2.1合同签订应注意的要点。

首先，在签订合同时，必须对资信和资格等进行全面、深入调查，同时，双方当事人要明确了解合同内容，以及应注意的相关事项。例如：企业的信誉情况、签约人的真实法定代表人身份等。然后，合同的格式，一般采用书面格式合同，签订时遵循足迹清晰、语句通顺、词意清晰等，并确保时间、地点等准确无误，同时，对价格、企业公章等进行确认，严禁不合法、不具备法律效益的情况出现。最后，根据我国《合同法》和《公司法》的相关规定进行合同签订，以清楚知道双方的义务、权利和违约责任等，避免合同无效和上当受骗等情况发生。

2.2合同管理应采取的策略。

首先，提高对合同管理的认识，从根本上重视合同管理规范化，增强全体工作人员的合同管理意识，以不断提高企业管理水平，促进企业经济效益不断提升。然后，根据电力企业实际运行情况，健全合同管理机制，制定相应的管理制度和考核标准，明确各部门的职责和义务，规范合同管理流程，以不断加强对合同管理人员的管理和监督，提高工作人员的工作效率。与此同时，注重合同管理工作人员的专业培训，让他们不断学习先进管理模式和技术，使合同管理相关制度得到真正落实，实现合同的全方位、系统化、动态管理。企业对合同管理工作人员进行专业培训，才能让工作人员的业务技能更加熟练、专业技能更强，为企业经济效益不断增长提供有力支持。最后，加强合同签订过程的风险方法，明确合同签订时双方的权利和义务，提高对法律顾问的重视，避免合同纠纷问题出现，让合同管理贯穿到企业整个生产、销售和服务的全过程，以促进电力企业合同管理规范化发展。另外，当违约情况出现时，企业必须采取有效策略，及时进行处理，在保障双方权益的情况下，合理进行赔偿支付，以降低企业的经济损失。

3结束语

第3篇

    1.1合同签订方面存在的问题

    1.1.1合同文本格式问题。

    部分电力企业在签订合同时,没有对合同给以高度重视,致使合同出现内容不全、文字不严谨、条款格式不符等问题,使合同签订存在很大风险。在合同条款中,双方当事人的权利和义务没有得到明确,履约内容比较模糊,文本格式不标准等,使合同存在很多瑕疵,致使合同签订出现很多纠纷。

    1.1.2合同签订不够慎重。

    在签订合同时,电力企业的当事人没有对签约对方进行全面、仔细、深入的调查,没有按照我国《合同法》相关规定进行合同签订处理,致使合同签约存在不够慎重的问题,合同内容不够真实、可靠,最终给企业带来巨大经济损失。

    1.2合同管理方面存在的问题

    1.2.1合同管理认识不到位。

    由于合同管理方面的法律规章制度还不够完善,致使电力企业对合同管理存在认识不到位的问题,导致合同管理只存在于表面形式化。在实践过程中,合同管理的相关制度得不到真正落实,合同管理根本无法渗透到企业生产、销售等过程中,给企业长远发展带来极大影响。

    1.2.2合同管理机制不完善。

    在电力企业运行过程中,合同管理没有完善的机制,没有根据公司的运营情况,制定相应的合同管理制度,致使合同管理工作人员的工作效率无法得到提高,导致各种合同管理问题出现。部分电路企业中,合同管理流程繁琐,致使合同会签无法快速完成,给企业正常运营带来严重影响,导致合同管理规范化和效率存在极大矛盾。

    1.2.3合同管理模式不科学。

    在进行合同管理时,电力企业采取的管理模式是根据合同编号进行,但没有对合同进行分类整理,也没有对合同设定相应的系统编码规则,致使合同管理工作量非常大、难度较高,给合同管理规范化发展造成极大阻碍。

    1.2.4管理人员素质不够高。

    电力企业合同管理中,工作人员普遍存在法律意识淡薄、责任心不强、专业技术水平较低等问题,致使合同管理工作人员的整体素质不够高,从而导致电力企业合同出现一些不必要的风险。

    2电力企业合同管理规范化的策略

    在实践过程中,电力企业合同管理规范化,需要注意以下几个方面:

    2.1合同签订应注意的要点。

    首先,在签订合同时,必须对资信和资格等进行全面、深入调查,同时,双方当事人要明确了解合同内容,以及应注意的相关事项。例如:企业的信誉情况、签约人的真实法定代表人身份等。然后,合同的格式,一般采用书面格式合同,签订时遵循足迹清晰、语句通顺、词意清晰等,并确保时间、地点等准确无误,同时,对价格、企业公章等进行确认,严禁不合法、不具备法律效益的情况出现。最后,根据我国《合同法》和《公司法》的相关规定进行合同签订,以清楚知道双方的义务、权利和违约责任等,避免合同无效和上当受骗等情况发生。

    2.2合同管理应采取的策略。

    首先,提高对合同管理的认识,从根本上重视合同管理规范化,增强全体工作人员的合同管理意识,以不断提高企业管理水平,促进企业经济效益不断提升。然后,根据电力企业实际运行情况,健全合同管理机制,制定相应的管理制度和考核标准,明确各部门的职责和义务,规范合同管理流程,以不断加强对合同管理人员的管理和监督,提高工作人员的工作效率。与此同时,注重合同管理工作人员的专业培训,让他们不断学习先进管理模式和技术,使合同管理相关制度得到真正落实,实现合同的全方位、系统化、动态管理。企业对合同管理工作人员进行专业培训,才能让工作人员的业务技能更加熟练、专业技能更强,为企业经济效益不断增长提供有力支持。最后,加强合同签订过程的风险方法,明确合同签订时双方的权利和义务,提高对法律顾问的重视,避免合同纠纷问题出现,让合同管理贯穿到企业整个生产、销售和服务的全过程,以促进电力企业合同管理规范化发展。另外,当违约情况出现时,企业必须采取有效策略,及时进行处理,在保障双方权益的情况下,合理进行赔偿支付,以降低企业的经济损失。