标准化工作规划范文

前言：我们精心挑选了数篇优质标准化工作规划文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、工作目标

确保政务公开工作覆盖行政权力运行全过程和政务服务全流程，大幅提高基层政务公开标准化规范化水平，进一步健全完善政务公开工作机制、公开平台，显著提升政务公开的能力和水平。

二、主要任务

（一）推行政务公开事项标准化管理

对照上级部署和全县政务公开重点工作任务分工要求，结合本单位权责清单，全面梳理细化相关领域政务公开事项，编制完成本级政务公开事项标准目录，并在政府信息门户网站公开。目录包括公开事项的名称、内容、依据、时限、主体、方式、渠道、公开对象等要素。编制目录因地制宜、实事求是，体现地区和领域特点，避免公开事项及标准“一刀切”，确保权力运行到哪里、公开和监督就延伸到哪里。

（二）规范建设基层政务公开平台

1．发挥门户网站“主阵地”作用。利用好政府网站作为我镇政务公开第一平台，维护政府信息公开专栏和政务公开重点工作专栏，集中本单位应当主动公开的政府信息，并设置统一的互动交流入口和在线办事入口。逐项对照编制完成的政务公开事项标准目录，全面优化本单位网站栏目设置，增强信息公开的准确性、权威性。

2．加强线下阵地建设。结合本单位实际，设立政务公开栏，定期应主动公开的规范性文件及重要政策文件，集中公布在政务公开栏，提高公众知晓率。依托镇便民服务大厅中集中的窗口单位设立的政务公开专区，提供政府信息查询服务，促进线上线下优势互补、融合发展，不断优化栏目设置，让权力运行更加阳光透明。

（三）建立健全政务公开长效机制

1．健全政府信息管理动态调整机制。严格按照《中华人民共和国政府信息公开条例》以及公文管理要求，规范政府信息的制作、获取、保存、处理相关流程，加强“全周期”管理。严格落实政府信息公开属性源头认定机制，文件起草时要明确公开属性，对不予公开的政府信息要进行定期评估审查，因情况变化可以公开的要及时公开。

2．完善基层行政决策公众参与机制。要结合职责权限，明确公众参与行政决策的事项范围和方式，并向社会公开。对涉及人民群众切身利益、需要社会广泛知晓的公共政策措施、公共建设项目，要采取座谈会、实地走访、向社会公开征求意见等多种方式，充分听取公众意见，扩大公众参与度。对社会普遍关心的问题要进行解释说明，及时回应公众关切。增进人民群众对政府工作的认同和支持。

3．完善基层政务公开与村务公开协同推进机制。推动基层政务公开标准化规范化向农村延伸，指导支持村民委员会依法公开属于自治范围内的事项，有效衔接政务公开与村务公开；相同事项的公开内容要对应一致，通过微信群、短视频、政务公开栏等，重点公开脱贫攻坚、乡村振兴、村级财务、惠农政策、养老服务、社会救助、保障性住房、农村危房改造、义务教育、医疗卫生等方面内容。

三、保障措施

（一）坚持依法依规。严格执行《中华人民共和国政府信息公开条例》和有关法律法规，履行政府信息公开法定职责，运用法治思维和法治方式全面推进基层政务公开标准化规范化，全面推进基层政务决策、执行、管理、服务、结果“五公开”，让公开成为自觉、透明成为常态，依法保障人民群众知情权、参与权、表达权、监督权。

第2篇

［关键词］ 档案工作 规范化 标准化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40％～65％，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

六、加强对声像档案的管理和保护

第3篇

【关键词】规范化标准化档案工作公文制发立卷归档

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是当前实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，且具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的人口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题，产生一连串的连锁反应。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次，要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位名称是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。再次是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长期保管利用。最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化、国际化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档；而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下，确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料的差别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组装在同一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

第4篇

加强基础工作是档案管理现代化的前提

一）档案管理基础工作存在的主要问题分析众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征，就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

二）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3、结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4、统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，应首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率，但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会，简称为市计生委而不能都简称为市计委，还要统一题名中应具备的要素。结合计算机检索需要在著录过程中，将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三）加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理，这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

二、如何推行档案工作规范化标准化发展

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

第5篇

关键词：档案 规范 标准

中图分类号：F239 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0032-01

任何一项事业的蓬勃发达与持续兴旺，都无一例外地是把一些在实践中形成并被证明是行之有效的工作经验、工作形式固定下来，上升为具有普遍意义的制度和规范，进而推动工作实践不断向前迈进。档案工作规范化与标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化与标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿。所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草似公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有未完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保质同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

第6篇

To guarantee the lifeful development of China’s cotton textile industry, China Cotton Textile Industry Association has formulated the 12th Five-Year Plan for China’s Cotton Textile Standardization grounded on the targets and requirements prompted by The Outline of the 12th Five-Year Plan for the Technological Development of China Textile Industry and the 12th Five-Year Plan for the Standardization of China Textile Industry. This paper presented a detailed introduction of this Planning.

加强棉纺织标准化工作，是纺织行业工作的重要内容之一，规范技术、方法、产品和产业发展，必须依靠科学、严谨的技术标准。为了保障科学发展观在棉纺织行业顺利实施，促进产业的健康发展，根据《纺织工业“十二五”科技发展纲要》、《纺织工业标准化“十二五”发展规划》提出的目标和要求，特制定《棉纺织标准化工作“十二五”规划》。

一、“十一五”棉纺织标准化工作回顾

1．主要工作进展

“十一五”期间的棉纺织标准化工作整体上按照计划实施，较好地完成了主要工作任务，基本满足了棉纺织行业产品发展的需要。主要工作包括如下几个方面。

（1）完成了现行纱布标准的清理、分析和评价

以提高现行产品标准的时效性、适用性与协调性为目的，着眼于科技进步和生产需要，组织行业专家，对现行的多项产品标准进行清理、分析和适应性评价，提出了整体性评价意见，为今后的标准化工作打下了较好的基础。

（2）产品标准向国际标准看齐

随着客户对产品质量要求的不断提高，新纤维的不断涌现，棉纺织纱、布新产品不断增加，棉纺织制定新产品标准数量不断增多。“十一五”期间已有本色纱布标准 74 项（表 1）、色织布标准 16 项、牛仔布标准 5 项，其中国家标准 14 项，行业标准 81 项，全部为推荐性标准。其中产品标准 66 项，方法标准、基础标准 29 项。相应配套的方法标准和基础标准大多是等同、等效、参照ISO标准，基本适应各大类常规品种的需要。

（3）建立了标准化工作新机制与标准系列化制修订模式

为适应标准化工作新形势要求，提高标准质量和适用性，按照新的标准化工作思路，基本建立了由生产、科研、管理等多方面专家参与，专职与兼职标准化专家协同的标准化工作新机制。基本形成了相关标准系列化同步制修订模式，促进了标准之间的协调统一。

（4）跟踪国内棉纺织新技术，积极参与国际标准化活动

“十一五”期间，我国棉纺织行业的发展已完成了由传统技术向数字化控制技术的转化，而且正在向信息化技术体系过渡。纺织标准化紧跟新技术发展的步伐，积极跟踪国内外新技术的发展，密切关注国外科技发展和相关技术标准信息；加强与ISO及其他国际标准组织的联系，积极参与了国际标准化活动；组织翻译、出版了国际标准汇编和国外标准化动态信息；对已成熟且符合我国国情的国际标准，予以转化或直接采纳为我国国家标准，逐步缩小了与国际标准化水平的差距。

（5）加强了标准宣传和信息服务

建立了“中国棉纺织行业协会网站”，及时宣传标准制定、、实施等信息，咨询、解释标准技术问题，网上征集标准反馈意见，畅通了标准信息渠道，提供了标准化信息服务。为今后棉纺织产品信息标准化工作的开展打下了基础。

（6）组织有关标准的培训工作

与中国纺织工业协会科技发展部、纺织人才交流培训中心联合举办全国棉纺织（色织）行业标准学习班，分析国内外标准的差异，传授应对国外技术壁垒的基本方法。

（7）组织起草节能降耗水平标准

中国棉纺行业虽然长期以来为国民经济的发展和人民生活水平的提高做出了巨大贡献，但也属于能源消耗和原料消耗的大户之一。近几年来，随着中国加入WTO和全球经济化的发展，我国纺织工业的生存发展又一次面临着新的机遇与挑战。原材料不断涨价，水、电成本急剧攀升，棉纺企业发展形势更加严峻。中国棉纺织行业协会“十一五”期间在节能减排工作中号召企业“向科学管理要能源，向技术进步要能源”，坚定不移地竖立科学发展观，加强能源基础管理，狠抓设备改造和节能技术措施的实施，并取得了一定的节能、降本、增效的成果。在标准制修订上也结合企业意见，重新制定纯棉纱布单耗标准水平。让企业能够找到目前企业在节能方面，在行业内所处的地位。

2. 存在的主要问题

“十一五”期间，我国棉纺织标准化工作取得了较快的发展，但是，仍然存在一些问题，主要表现在如下几个方面。

（1）信息更新和应用服务标准建设的力度相对薄弱

棉纺织新技术的飞速发展对标准化的需求无论在广度和深度上都在不断增加，而新技术标准相对滞后的问题依然存在。“十一五”期间基于新技术、新工艺应用，但在标准的建设上仍然滞后于生产。

（2）标准化工作的经费投入依然不足

标准化工作是公益性工作，具有明显的社会效益。“十一五”期间虽然加大了标准化经费投入，但当前标准制修订成本高，标准化需求范围明显增大，标准化经费仍显不足，影响了标准制修订的进度和宣传贯彻的质量。

（3）标准之间的协调和统一不够充分

“十一五”期间对现行标准进行了认真的评价和清理，特别是采用同类标准系列化同步制订的方式，增强了相关标准之间的协调和统一。但是，由于标准制修订方式的改革需要一个过程，标准体系还不完善，系统化和相互间的协调性还不够。

（4）标准还缺乏系统管理机制

目前棉纺织行业从产品管理项目中包括本色纱、本色布、染纱线、色织布、牛仔布等产品，在协会管理章程中，色织布技术委员会、牛仔布技术委员会是中国棉纺织行业协会的分支机构，但上述产品标准归口单位却不是一个单位，很难形成统一管理体系。尤其近年来色织布、牛仔布归口单位启用修订标准的起草单位，在行业内为不知名中小企业，标准也没有在全国范围内进行试套工作，修订后标准很难代表广大企业产品质量要求。

二、“十二五”标准化指导思想和基本原则

1．指导思想

继续用科学发展观统领棉纺织企业的发展，推进结构调整和产业升级，保持棉纺织业的稳定、健康、可持续发展。建立和完善标准化体系，加快关键技术、产品标准的制修订，不断提高标准的科学性、时效性、实用性和协调性。

2．基本原则

（1）需求为牵引，应用为导向

以棉纺织行业科学发展应用的需求为牵引，以提高纱布标准在行业发展中的适用性为导向，大力推动棉纺织标准化工作。

（2）统一规划，分步实施

在中国纺织工业协会科技发展部标准处统一规划和协调下，整体构建棉纺织标准体系框架，完善相应的标准系列；采用同类标准系列化同步制修订方式，按照基础先行，急用先上，分步实施的方针，加快标准制修订步伐。

（3）采用最新科技成果，提高标准水平

充分吸纳国内外棉纺织领域的最新研究和实践成果，加快制定新技术、新产品标准，提高标准的时效性、适应性和技术水平。

（4）标准制定为主，兼顾急需技术规定

为加快标准制定效率，提高标准的适用性，对某些尚未完全成熟的技术在先期技术试验和生产验证的基础上，及时制定、暂行技术规定或指导性技术文件，再转化为正式的技术标准。

三、总体目标、重点任务与具体措施

1．总体目标

建立并不断完善动态、科学的棉纺织标准体系；面向国家产业发展等重点领域，制修订一批急需、适用的基础性和专业性标准，初步解决标准数量不足、严重滞后于生产的矛盾；加大标准的宣传、培训力度，促进标准的贯彻执行，提高我国棉纺织标准化水平。

2．重点任务

（1）建立和完善棉纺织标准体系，加快关键基础性标准制修订

根据棉纺织技术发展和成果应用与服务的特点，在深入分析和研究各类标准的定位、作用和相互关系的基础上，提出棉纺织标准体系的结构和内容，基本建立具有整体性、系统性、可扩展性、协调性以及结构化的棉纺织标准体系，并不断完善和更新。同时要加快基础性标准的先行研究和制修订，重点开展国家基本技术规定、名词基本术语等方面标准的制定和修订。

（2）理顺棉纺织产品标准管理机构

本色纱布标准在现有管理基础上，根据国家标准委员会要求，成立棉纺织标准分技术委员会。协会要协调好与牛仔布、色织布归口单位关系，色织布和牛仔布技术委员会要参与到标准管理当中去。

（3）促进与国际标准的接轨

继续跟踪国际科技发展和标准化工作动态，保持与ISO及其他国际标准化组织的联系，积极参加、承担国际标准的制定工作。同时，对于成熟且符合我国国情的国际标准，加快向我国国家标准的转化，进一步缩小与国际先进水平的差距。

3．具体措施

（1）以市场为导向，进一步调整棉纺织标准结构，缩短制修订标准周期，增强标准的时效性，保证标准的覆盖面。重点制定市场急需的标准，逐步拓宽新标准制定的领域，使标准在规范市场中发挥更大的作用。

（2）加快采用国际标准步伐，到2015年，80% 产品标准要基本与国际标准或国外先进标准接轨。

（3）逐步拓宽棉纺织标准范围，全方位开展棉纺织标准化工作，到2015年，棉纺织标准要基本建立适应市场经济发展需要的标准管理体系及灵活、高效，统一协调的机制。

（4）到2015年，棉纺织标准的总体水平要达到或接近国际水平，标准化人员素质，标准化管理水平再上一个新的台阶。为我国棉纺织行业的发展服务。

四、保障措施

1．加强标准前期研究

适应棉纺织科学与技术迅速发展的现状，加强棉纺织标准化前期基础研究，掌握技术发展趋势，做好前期技术准备，每年召开棉纺织的标准年会，为提高标准的制修订效率和适用性打下良好基础。

2．积极推进标准化管理体制的创新

加强对棉纺织标准化工作的统一管理与协调，完善标准形成机制。充分发挥各有关部门、科研院所、大专院校、生产单位和高新技术企业的积极性，建立开放型的标准制修订工作机制和技术协调机制；密切标准制修订与基础项目的联系，加快有关项目成果向标准转化；建立国家、行业、地方标准之间合理的衔接与互补关系，发挥各自的作用。

3．加强高素质标准化人才队伍建设

适应我国加入WTO以及参与国际标准化活动的需要，在稳定原有标准化人才队伍的同时，大力培养具有很好的外语表达能力、较高的专业技术素质和较强的社会交往能力、具备国际标准化知识的标准化专门人才。工作方式在主要依靠标准化专业队伍的基础上，发挥协会专家技术委员会和生产技术骨干的作用。

4．进一步争取国家财政的支持

多渠道争取立项，加大政府公共财政投入力度，争取对标准基础研究优先支持、标准体系建设、重点技术法规和标准制修订工作。同时，调动各方参与标准制修订工作的积极性，促进棉纺织产业发展。

第7篇

关键词：图书馆 工作 标准化 规范化

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0023-01

一、图书馆工作标准化

1.图书馆标准化建设的意义

标准化是实现图书馆工作的一项重要措施，是保证图书馆功能最佳必要条件。标准化是历史发展的必然结果，是图书馆自身发展规律所决定的。以前，各图书馆都接触过标准化工作，但是把图书馆工作（全部）作为标准对象而加以研究的不多，自然对其规律也认识不足，这已经在工作中体现出来，并且制约着图书馆的发展。长期以来，各图书馆管理图书只限于借借还还，很大程度是靠“经验”管理，但由此带来许多弊病，随意性强，浪费资源，各图书馆各自为政，分馆也是各干各的，没有标准可依据，彼此建设好的东西无法通用。随着大数据和云端的发展，标准化显得尤为重要。

图书馆是提供信息的园地。标准化是有序地开展图书馆工作，是促进图书馆现代管理推动图书馆发展的重要手段。没有标准化管理，图书馆就没有良好的工作秩序，就没有高质量高效率的服务。图书馆是服务性行业，服务直接面向读者，服务的好坏取决于提供服务的员工和提供服务的系统功能，整个服务系统的标准化可以提高服务效率，节约办馆成本，提高信息技术应用水平，树立高效服务的形象。

2.知识经济时代图书馆标准化的作用

随着科技的发展和知识经济的到来，图书馆不再是传统意义的信息提供和知识传播场，而是开放型的兼有知识生产，智力开发，社会教育功能的复合型图书馆。

标准化在图书馆的具体作用：一、标准化能实现资源的最佳利用，节约成本。图书馆资源建设在知识经济时代是一个重要工作，资源多少决定了其价值的大小创新能力的强弱，而按照传统方式去扩大馆藏，建立数据库，肯定会浪费资金，增加工作量。通过标准化已有的数据库与大数据下其他标准数据库资源共享，即可达到优化利用资源，节约成本的目的。二、标准化保证了知识的适用性，流通性。目前，限制大数据下信息利用和数字图书馆发展的关键问题是标准化问题。三、标准化提高了工作效率，提高了服务质量。图书馆功能的作用和体现，需要有高效，统一，固定的程序和工作方法。通过标准化管理对其混乱繁杂事物的改变，使系统功能达到最佳。

3.图书馆标准化工作开展的建设与措施

积极开展标准化知识的普通宣传教育，不断提高图书管理员标准化意识。标准化工作的开展是全民参与工作，首先要制定本馆的相关工作标准，管理标准。其次要实施相关国际国家标准。标准制定得是否合理科学，贯彻得是否及时认真，主要取决于人的因素。

二、图书馆工作规范化

1.图书馆工作规范化的原因

当前，人们对图书馆的重视程度不够，甚至不知图书馆与新华书店的区别，错误的认识使得图书馆的规范化发展受到严重影响，服务逐渐形式化。图书馆的资源，设备及资金有限，并且不能与群众的实际需要相符合，缺乏创新力和活力，对读者的吸引力不够。诸多不规范不合理的地方，已不利图书馆的发展与建设。图书馆工作规范化是图书馆工作的重要一环，做好规范化工作管理，利于读者提高主动性，利于图书馆管理水平的提高，利于全社会整体文化素质的整体提升。

2.实现图书馆工作规范化的对策

（1）增强责任感，通过召开座谈会，举办专家讲座等方式，向图书馆管理人员详细讲解图书馆工作规范化的重要性，使他们在今后工作中提高认识，将图书馆规范化工作当作重要一环来抓。

（2）强化人才队伍建设，首先，图书馆管理部门要加强人才队伍建设，分清管理责任人。其次根据自身条件，加强图书管理人员的素质教育。积极创造条件，选派管理人员到高等院校深造，也可以请上级馆专家对图书管理人员进行短期培训，切实提高业务水平。

（3）体现人本思想，图书馆是为群众提供图书，阅览文献资源服务的。在工作中应坚持人本主义的思想，实现人文关怀，努力健全规范化图书馆管理工作。人文关怀应该是全面的，不能局限某一环节。图书馆管理人员进行前台服务，在读者咨询时，管理人员应该仔细，耐心，热心解答。同时，对图书馆馆内的信息资源定期检索，发现缺失或不足的图书应及时上报，进行资源采购。

（4）规范图书管理人员的言行举止，图书馆应该努力规范管理人员的言行举止，保证图书馆工作的规范化开展。与读者交流时注意方式方法，注意语音的准确，严谨，最好一次性告知，专业术语的使用要恰当，避免交流不畅，影响双方的交流和互动。读者来自五湖四海，对待不同的读者须区别对待，以表达对读者的尊重与友好。图书馆管理人员应该统一着装，着装整齐，干净。而且应该保持良好的仪态仪表，给读者以整洁雅致的良好现象。

（5）规范图书馆的布局和环境，图书馆应满足各阶层读者的需求，为读者营造良好的环境氛围。图书馆应为读者提供立体，平面示意图，为读者提供便利。将图书馆的入馆须知，开放时间，借阅规则通过微信，微博，QQ群发送给读者，让读者在最短的时间找到自己所需图书和文献的位置，节省读者时间。

（6）规范图书馆工作时间，图书馆管理人员应急读者所急，想读者所想，应该在读者休息日或者节假日保持开放，甚至包括春节，端午节，中秋节等重大节日，规范开放时间，特别是晚上开放时间，以满足不同读者不同时段的需求。

第8篇

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

第9篇

关键词:档案工作;规范化;标准化

档案工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要,所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构,在管理一些日常文书性档案的同时,还有大部分档案是在日常工作中形成的,这类档案管理原来以科室负责为主,但实践表明,此种管理模式不利于工作开展,于是各科室执法档案也由所统一管理,这样既符合档案工作的基本原则,又能满足卫生监督业务开展的需要,是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化,笔者以为应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则,首先要加强硬件的建设,存放档案必须有专门库房,并设有专柜便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,以免发生火灾,做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。其次,建立档案工作网络,由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,具体制定业务档案的各项管理制度,对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案,档案室人员应深入各科室,了解各科主要业务活动,以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切,便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量,首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

第10篇

关键词：档案管理；标准化；规范化

档案管理发展中，档案管理的规范化以及标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节，只有在档案管理标准化与规范化的基础上，才能够促进档案管理的现代化发展，提升档案管理的效率与水平。基于此，在具体落实档案管理的过程中，应当做好相关规章制度的完善、档案管理工作的规划、档案管理人员的配备、档案管理硬件设施的建设等等，从而按照相关要求，规范化、合理化、标准化落实档案管理，以便充分发挥档案管理的作用，保证档案的使用价值。所以，档案管理工作规范化、标准化落实是非常有意义的。

一、档案管理工作规范化、标准化建设中存在的问题

基于现阶段我国一些企业、单位档案管理的实际情况来看，可以确定的是档案管理标准化、规范化程度不高。究其原因，主要是档案管理工作规范化、标准化建设过程中存在一些问题，使得档案管理规范化、标准化程度低。具体为：

（一）认识方面存在问题

现代化的今天，依旧有很多单位领导及管理者没有认识到档案管理规范化、标准化落实的重要性，而是一味的追求档案管理的信息化、数字化。其实，档案管理的确需要借助于先进的科学技术，如计算机技术、信息技术、互联网技术等等，从而实现信息化、数字化的档案管理。但是，相对来说，规范化、标准化的档案管理应当是数字化、信息化档案管理的前提条件。只有规范好各项档案管理工作，在按照相关标准落实各项档案管理工作，并在具体落实档案管理过程中借助先进技术如此才能真正提高档案管理质量。如若没有落实规范化、标准化的档案管理，而直接落实信息化、数字化档案管理，那么档案管理将难以切合实际，真正发挥作用[1]。

（二）存在资金方面的问题

目前很多企业或单位在进行档案管理规范化标准化建设的过程中存在经费不足的情况，这也使得档案管理规范化、标准化程度低。究其根本，一方面是政府对档案管理部门的经费支持能力有限；另一方面是档案管理部门融资渠道少，难以通过融资来职称档案管理规范化、标准化建设。

（三）存在政策方面的问题

落实规范化标准化的档案管理，需要由相关法律法规的支持，如此才能保障档案管理有依有据、有章有法的落实，使广大人民群众信服。但遗憾的是目前我国政府并没有针对档案管理，颁布相关政策或法规，这使得档案管理工作缺乏完善的法律法规及标准的制度规范。

二、强化档案管理工作规范化、标准化的有效措施

为了改变当前档案管理工作规范化、标准化程度低的情况，笔者的建议是：

（一）做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作

出于落实规范化、标准化档案管理工作的考虑，在强化档案管理工作的过程中，首先要做好档案管理工作中规范化、标准化的基础工作。具体工作内容是：其一，做好公文制发。公文作为档案的前身，多数档案资料都是有公文转化形成的。所以，为了保证档案资料的规范化和标准化，应当加强工作制发的监督与管理，从而提高公文制发的质量。其二，做好公文、文书的档案收率管理。也就是在制发公文的过程中，对公文签发手续、公文审批、公文标题设定、公文内容等相关方面进行详细的了解与检查，及时发现错误，及时纠正错误，保证公文完好、规范、标准。其三，做好公文书写。为了保证公文规范和标准，在制发公文的过程中，应当按照制发公文的相关要求，采用标准的文种，并规范格式，进而书写公文，保证公文简洁、标准、规范[2]。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，保证档案的时效性是非常重要的，这可以保证档案的使用价值，这也使得档案管理有意义。当然，要想保证档案时效性特征，应当注意及时进行档案案卷清理。也就是在档案保管的过程中，应当结合档案文件的保管价值作用及特征，采取适合管理方式予以保管。在一段时间之后，对档案案卷进行清理，确定没有价值的档案予以销毁，对于永久性保存价值的档案文件，则需要查看，确定是否完整、保存是否良好，以此来保证档案时效性特征。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理

在现代化的今天进行到案管理规范化标准化建设，建立电子档案数据库是必不可少的。因为电子档案数据库的建立，可以将企业或单位的档案以电子的方式存储，如此可以保证档案的安全性，且规范化、标准化管理档案。另外，查阅或使用档案也会变得更加方便、快捷。那么，如何构建电子档案数据库，推进规范化标准化档案管理？即借助计算机技术、信息技术、互联网技术等，构建电子档案管理数据库，设置为档案管理数据库的软硬盘，使其能够对档案进行快速的收录、分类、存储，如此可以保证档案管理更加标准化、规范化、有效化。结束语档案材料对于—个单位来说，也是一种重要的历史见证以及明智决策的重要依据，对于本单位人力资源管理工作也能够提供重要的资源保障。所以，强化标准化、规范化档案管理是非常必要的。对于当前我国档案管理存在一些问题的情况，笔者的建议是做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作；及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征；构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理等。希望对于提高档案管理规范化、标准化水平有所帮助[3]。

参考文献：

[1]丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J].档案学研究.2010（3）.

[2]王德俊.国家档案事业领导档案学术学问大家——冯子直著《论档案事业与档案事业管理》读后感[J].档案学研究.2011（6）.

第11篇

关键词： 企业； 档案工作； 标准化

中图分类号： G275.9 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）04-0025-01

一、做好文书处理工作

档案由公文转化而来。公文制发的质量高低，直接影响着档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。在公文制发过程中，要重视做好以下几项工作：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，必须符合《国家行政机关公文格式》规定。排版形式为横写横排，双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。二是要检查制发公文是否履行了签发手续，公文标题是否规范、准确，主送单位和抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固、清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是各种记录、报表、签字、批注等，要尽可能用碳素墨水或蓝黑墨水，不要用纯蓝墨水，更不要用圆珠笔、铅笔书写，以保证字迹鲜明、清晰。打印时要保证印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划，以有利于日后长久保管利用。四是文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字及简化字等，以利于今后规范化、标准化检索手段的实施。

二、做好档案的收集工作

档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，实现档案工作的规范化、标准化具有重要意义。在档案收集中，要做好以下几项工作：一是及时、全面地把档案收集进馆（室）。收集时不仅要注意归档文件的齐全完整，而且要注意所接收的档案质量。二是档案人员应持有积极的态度，为档案工作主动“开源”，应采取各种有效措施，把凡属于应由本馆（室）管理的各种档案文件收集起来，以丰富馆（室）藏，保证档案的齐全、完整。三是加强馆（室）外的调查和指导。档案人员应及时掌握企业的机构变动、调整等情况，了解各职能部门的业务涉及的范围、内容及建档情况，保存档案的数量及整理、保管情况，以便合理安排档案接收事宜。四是要注意研究和掌握档案形成规律和档案发挥作用的规律性，处理好从文件形成到归档，从形成单位到档案馆（室）的档案形成周期，既要防止把档案形成单位尚在经常使用期间的档案过早地集中起来，又要防止忽视整体的需要，把需要集中信息的档案当作某部门的“小家底”。五是要明确规定案卷验收的质量标准，案卷封面和卷内编目的内容、格式和要求，以推行档案的规范化、标准化，改善和提高归档和入馆（室）档案的案卷题名，卷内文件目录的填写及备考表、卷脊的编目等，都有明确的规定，并在验收时严格按照规定执行，推进了档案管理工作的规范化、标准化。

三、做好档案的归档工作

文件归档要以本企业形成的文件为主。在文件的归档中要做好以下几项工作：一是明确归档范围。要认真遵照国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定执行，并要结合具体情况，制定本机关文件归档与不归档的范围。凡是本企业生产经营活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会、基建等工作中形成的各种形式和载体的文件，均应归档。尤其是近年来计算机的广泛应用形成了许多非纸质载体的文件，如存储在磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等介质上的会计数据和文件、信息等。这些数据和文件、信息也都是有关立档单位经济活动的真实记录，也应当及时归档。此外，为了保证这些数据和文件、信息的可读性，必须在归档时注意将相关的支持软件及其说明材料等一并归档保存。二是明确归档时间。如支书档案，要求在第二年的头三个月之内由文书部门整理后向档案室移交；会计档案要在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后在三个月之内，由会计机构编制移交清册一式两份向档案室移交。三是维护全宗的完整性。在归档工作中必须要把一个单位的档案作为全宗集中在档案室内，不允许把一个全宗的档案人为地分割。如有些单位要抽走另行集中，应以复制本代替，原件仍须回原全宗进行集中管理，要保持全宗的不可分散性。四是对那些内容庞杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能地将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组过程中还应对那些无档号章、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，提高案卷的规范化、标准化和利用效率。

第12篇

1.文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

2.公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

第13篇

[关键词]档案工作；规范化；标准化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。文书工作与档案工作的关系文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点，文书处理工作是机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，围绕公文的撰写、印制、收发、办理及立卷、归档等一系列环节所进行的许多具体的文书工作。它反映了各个处理环节之间的紧密衔接关系，也反映了公文在机关单位内运转的全部过程。

一、建立健全的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。

三、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。

1.在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

2.要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

3.明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

第14篇

1 全面普查案卷

对案卷进行全面的普查是实现档案标准化和规范化管理的首要工作。主要原因是多年来相关管理部门大对案卷的普查工作做的比较少，移交给档案保管部门的档案的保管期限的划分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和内容存在缺陷和不足，存在标题不规范的现象，严重的话，还存在未标注标题的问题，目录的排列和案卷的组卷存在混乱的情况，因此案卷存在一定的重复率，在其中还存在相当大一部分不具有保存价值的文件材料，因此需要进行普查工作，首先将无用的和不具有保存价值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重复的情况，避免影响计算机管理的工作效率。

2 重新组合案卷

对存在缺陷和不足的案卷进行重组工作，尤其是那些内容较为复杂和没有保存价值的案卷。将存在联系的案卷尽可能的联系到一起是重组案卷过程中需要秉持的原则。而对于没有标题和目录，或者是标题较为模糊和无页码的案卷需要进行重新审查和加工处理，从而使案卷呈现标准和规范的状态，这样一来，可以使馆藏得到优化，同时能够实现档案的科学保管，计算机管理档案后的利用率能够得到有效的提高。

3 用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

4 实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

5 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

6 档案管理人员素质的提高

档案资源的安全需要档案管理人员需要负直接的责任，为了充分提高档案管理的规范化和标准化建设，对档案管理工作人员的专业素质提出了较高的要求，因此档案管理人员必须具有较高的综合素质。首先是政治素质，档案管理工作是国家社会管理工作中的一个重要的组成部分，对提升国民经济是建设水平具有较大的促进作用，因此档案管理人员的政治责任心需要较强，并且需要具有全心全意为人民服务的精神态度，并且需要对档案管理事业具有较高的热情，能够积极主动的参与到档案管理工作中，从而保证档案管理工作的质量；其次是业务素质，较强的业务素质是最好档案管理工作的基础和保证，因此，档案管理人员需要了解和掌握档案管理的理论知识，并全面的熟悉档案保管的内容，还需要对档案法规做综合的了解，只有这样，档案管理的规范化和标准化才能够得到有效的提升；最后是文化素，档案管理人员需要具有较高的文化素质，这样一来，能够在管理档案的过程总结经验和教训，掌握做好档案管理工作的规律，从而提升自身的档案管理水平。另外，档案管理工作人员需要具有敏锐的观察能力和洞察力，善于观察别人，帮助别人，为用户提供高水平的档案服务。

第15篇

【关键词】 文书档案工作；规范化；标准化；管理

一、文书档案在企业运行的过程中有着不可忽视的作用

文书档案是单位在行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料，它对一个单位而言，是其成长和发展历程的见证，也是其宝贵的经验积累。文书档案管理工作的规范化和合理化，是对一个单位档案管理的基本要求。文书档案管理工作又分为两部分，分别是文书处理和档案工作，这两者之间既有区别又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作又是文书处理的必然归宿。所以对于一个单位来说，要想尽可能好的保存自己的经验财富，首先要做的就是文书处理工作。但是随着办公自动化、无纸化等现代化事物的出现和信息化逐步的发展，如何提高文书档案的管理水平，及时、准确、快捷地提供档案信息，也成为了对文书档案管理工作规范化和标准化的新要求。我们在工作中必须要进一步强化管理意识，在文书档案管理工作中，严格遵循规范化和标准化的要求，从文书处理到档案管理，一步一步做好基础和保存。

二、做好文书处理，为档案工作打好基础

文书处理工作是档案管理的前提和基础，因此这一部分工作尤为重要。在一般的单位中，普通文件必须要经过收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研等等一系列程序才能成为真正的档案，才能有利用价值。如何将文书转化为文书档案，每一个单位都有自己不同的行文标准和纸张要求，因此，我们更从基础出发，一步一步认真做好文书处理工作，力求规范标准，提高文书整体质量，为之后的档案管理工作打好基础。

1、统一规定文件打印规格

一是公文用纸质量要好，陕西广播电视台统一使用70克复印纸；二是打印文件时幅面尺寸规格要统一：A4纸，横排，左侧装订；三是打印文件的格式有具体规定：版面题目为二号黑体，公文内容字体为三号仿宋；四是在排版中，如最后一页没有文字，则需要空白一页，可以写上此页无正文，在年月日处盖印既可。

2、把好公文制发关

首先要仔细检查，确保按照单位规定的文件签发手续制发文件，同时还要检查所制发文件是否符合单位的审批权限。具体为公文标题是上行文还是下行文，有没有严格按照单位的标准行文，拟稿单中的主送单位和抄送单位对不对，有没有按照上行文和下行文的标准制文。

3、保证文件打印质量

为了利于长期保存，公文打印要用高质量黑墨，签发时也尽量使用黑色签字笔，字迹工整为佳。

三、保存案卷采用 “一事一档” 方法

一份文件的立卷是积累本单位档案的开端，我们在整理文件过程中，必须依据文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，依照“一事一档”的办法来整理立卷。

一是按照文件内容和特征立卷，比如说把同一事物、同一项工作，组成一个案卷的方法，这种方式也是我们所说的“一事一档”法，这种方法简单方便，使用广泛。同一件事情对外有独立性，对内又有连续性，方便检索和查阅，有效地提高了档案的利用率。根据本单位实际，采取 “事件独立性”法将文书分别整理归类，也是档案整理很重要的一部分，这将在很大程度上促进单位档案整理的规范化和标准化。我们在整理文书档案过程中，采取了“事件独立性”法立卷归档。“事件独立性”法立卷归档就是把本单位形成的文件，按照一事一档来整理，不管本单位有多少个部门来拟写文书文本，我们都严格按照此方法，这样就保证了文书档案的前后连续性和独立性，便于查找，检索方便。除此之外，我们在整理工作中，还要遵循以下几点：

1、准确把握公文的立卷时效性

要严格遵守国务院办公厅下发的《不归档文件销毁办法》的要求，按照一年一档的方法，准确把握公文的立卷时效性，将现行任务完成的档案予以立卷归档。

2、严格区分文件、合同、文本、资料文本

我们在实际工作中，必须严格区分文件、合同、文本、资料。根据实际，公文都是有拟稿单1份、原件1份、制成文件2份、年月日盖印章2枚，合同一般都是各个部门与外单位签订的具有法律效益的、盖有双方印章的文本。文本是由本单位向单位职工提供的有证明职工身份或者是职工个人收入等主要是对单位内部使用的，我们将这些统一称为文本类档案。

3、尽量减少文书档案的重复和冗余

在工作中我们也要坚持灵活多变、具体问题具体分析的要求，尽量减少文书档案的重复和冗余，提高一个单位的档案利用效率度和效果度。但是我们必须明白，“具体问题具体分析”是建立在坚持“一事一档”原则、坚决维护文书档案的完整性的基础之上的。

4、坚持按类别存档

在工作过程中，我们还要对所有档案进行妥善保管，避免遗失。这要求我们在前期的整理归档工作中，就要把同类的、具有内在联系的文件材料组装在一个卷内，根据文件材料的时效性和连续性，要坚决做到一个事件或案例的前因后果全部在一个档案链上，这样一方面能保证档案不缺失不杂乱，另一方面也能提高档案的利用价值。

四、要保证案卷整理和保存的高质量

严格按照“一事一档”原则进行文书档案整理归档、保证文书档案的完整和连续，这是文书档案管理工作的基础和前提，要想使单位的档案管理有一个高质量的进行和使用，文书档案的立卷方法和案卷装订质量才是操作性因素。因此我们还必须要做到：（1）用科学的方法对档案进行分类管理，以便于档案的检索更加方便快捷；（2）注意对案卷进行高质量的装订，小到装订是使用的装订针，大到卷宗题目的书写，都必须有相对应的规范和要求，这样才能使档案管理工作更加规范和标准。

五、进行文书档案管理工作的注意事项

1、档案收集工作有时会有阻力

文书档案收集是文书档案业务基础工作中的基础，做不好文书档案的收集工作，就没有完整的文书档案，也就不会有健全的文书档案工作。目前还有很多工作人员不愿意将各自有保存价值的文书档案交予档案部门保存，导致很多珍贵材料因为人员调动、部门调整而缺失。

2、文书档案管理模式太过老旧，不能适应社会信息化的发展

当前随着社会信息化的快速发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，文书档案的形成方式也发生了很大变化。我们现有的文书档案传统的工作模式和当前技术水平已不适应。因此要运用现代化管理手段使文书档案规范化、标准化任重要道远。

总之，文书档案是单位的独有经验累积，也是社会的重要历史资源。因此档案管理部门应该更加努力地加强文书档案管理工作的实施和改进。实现文书档案管理规范化、标准化，最终目标就是通过规范文书档案管理过程，梳理档案管理业务，改善档案资源结构，提高档案管理的效率和质量，为本单位领导决策、行政管理等提供一流的服务。

【参考文献】

[1] 叶南.如何衡量“档案收集齐全、完整”[J].档案时空，1991.01.

[2] 刘越男.电子文件检索初探[A].西部大开发科教先行与可持续.

[3] 发展—中国科协2000年学术年会文集[C].2000.